CAIETUL DE SARCINI

CAIETUL DE SARCINI

1. INTRODUCERE

Sunt prezentate indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.

2. SCURTĂ DESCRIERE

Serviciile solicitate în caietul de sarcini, respectiv servicii de recreere, culturale şi sportive, cu ocazia organizării evenimentelor: Miss Targu Mures 2017, Zilele Targumuresene, Simfonii de Toamna 2017.

Astfel, se doreşte achiziţia serviciilor de: scenotehnică, dotări scenă, logistică, precum şi orice alte servicii necesare pentru realizarea concertelor de muzică prevăzute.

La fel ca în fiecare an la evenimentele mentionate participă zeci de mii de târgumureşeni

3. OBIECTUL CONTRACTULUI

Obiectul contractului este achiziţia de servicii de sonorizare, scena, lumini si efecte speciale necesare la actiunile organizate de Primaria Municipiului Targu Mures – Cod CPV 92000000-1, respectiv:Miss Targu Mures 2017, Zilele Targumuresene, evenimentul Simfonii de Toamna 2017, in conformitate cu Caietul de Sarcini.

4. SURSA DE FINANTARE

Bugetul Local

5. CALENDARUL DE APLICARE AL PROCEDURII:

5.1. Data si ora limita de depunere a ofertelor: 17.05.2017 ora 10

5.2. Data deschiderii ofertelor:17.05.2017 ora 12

5.3. Data si ora limita pentru solicitarea clarificarilor: 12.05.2017 ora 14.30.

5.4. Data si ora limita de raspuns la clarificari:15.05.2017 ora 15.

6.CRITERIUL DE ATRIBUIRE

Pentru determinarea celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic autoritatea contractantă va aplica criteriul de atribuire - cel mai bun raport calitate-preţ.

Factori de evaluare în procesul de determinare a ofertei:

Barem punctaj maxim 100 puncte

⮚ Factorul Preţ: 80 puncte

⮚ Factorul calitate: 20 puncte

Factorul preț - obține un punctaj maxim, ofertantul cu cea mai avantajoasă ofertă financiară. Factorul calitate: obține un maximum de 20 puncte ofertantul care:

Face propunerea tehnică în detaliu, prin dovada unui document care să conţină planificarea fiecărui eveniment. Planificarea evenimentelor (Proiectarea evenimentelor sub aspect de timp şi spaţiu) se va face prin prisma următoarelor aspecte:

⮚ să prezinte detalierea etapelor necesare punerii în funcţiune a tuturor echipamentelor necesare inclusiv personalul specializat implicat

⮚ planificarea traseelor necesare intrării sau ieşirii de pe scenă a artiştilor astfel încât să se elimine timpii morţi şi perioada de aşteptare

⮚ pregătirea echipamentelor astfel încât să nu existe suprapuneri sau decalari

⮚ perioada de timp necesară debarasării spaţiului după încheierea evenimentului

Punctajul se acordă astfel pentru fiecare eveniment:

- fiecare aspect tratat ( detaliat) pe eveniment primește 5 puncte

- fiecare aspect doar enumerat/ pe eveniment primește 1 punct

- fiecare aspect neenumerat sau netratat (nedetaliat) pe eveniment primește 0 puncte

Punctajul factorul calitate se va face prin însumarea punctajelor acordate pe fiecare eveniment și aplicarea următoarelor formule:

Pc1 (punctaj calitate ev.1)= Pa1/1+Pa2/1+Pa3/1+Pa4/1

Pa= punctajul pentru fiecare aspect din planificarea evenimentului Pc2 (punctaj calitate ev.2)= Pa1/2+Pa2/2+Pa3/2+Pa4/2

Pc3 (punctaj calitate ev.3)= Pa1/2+Pa2/2+Pa3/2+Pa4/2

Pc total= Pc1+Pc2+Pc3 Pc total- punctaj calitate total

3

La factorul preţ - cel mai mic preţ ofertat primeşte 80 puncte. Pentru alte preţuri mai mari punctajul se acordă cu formula:

Punctaj preţ ofertat= preţ minim ofertat x 80 puncte

preţ ofertat

7.CERINELE PRIVIND ELIGIBILITATEA

În vederea participării la procedura internă de atribuire a serviciilor, fiecare ofertant va depune o singură ofertă in plic inchis care să conțină:

- Scrisoare de înaintare

- Declaratie pe propria raspundere ca nu se afla in niciuna din situatiile de excludere mentionate art.59, art.60, art.164, art.165 si art.167 din Legea 98 privind achizitiile publice.

- Fisa de informatii generale

7.1 Formulare standard: (Anexa 4)

1. Scrisoare de înaintare – Formularul 1

3. Fisa de informatii generale – Formularul 2

4. Formular de ofertă financiară – Formularul 3

5. Proiect de contract insusit de catre operatorul economic – Formularul 4

7.2. Modul de prezentare a ofertei:

Documentele de calificare numerotate, semnate pe fiecare pagina cu semnatura olografa a reprezentantului legal al societatii in original sau cu mentiunea « conform cu originalul » (in cazul certificatului de clasificare/sau alte certificate) vor fi prezentate in plic inchis cu mentiunea

« Documente de calificare »

Propunerea tehnica si financiara in original, numerotata, stampilata, semnata pe fiecare pagina cu semnatura olografa a reprezentantului legal al societatii vor fi prezentate in plic inchis cu mentiunea

« Propunerea tehnica si propunerea financiara »

Plicul cu mentiunea « Documente de calificare » impreuna cu plicul cu mentiunea « Propunerea tehnica si financiara » vor fi introduse in plic exterior cu mentiunea « Achizitia de servicii de sonorizare, scena, lumini si efecte speciale necesare la actiunile organizate de Primaria Municipiului Targu Mures, respectiv: Miss Targu Mures 2017, Zilele Targumuresene, evenimentul Simfonii de Toamna 2017» A nu se deschide inainte de data de 17.05.2017 ora 12.

Plicul exterior va fi insotit de scrisoarea de inaintare completata corespunzator.

Plicul continand Documentele de calificare si Propunerea tehnica si financiara va fi depusa la sediul Primariei Municipiului Targu Mures situat in Xxxxx Xxxxxxxxx, xx.0 Registratura institutiei, camera 13, pana in data de 17.05.2017 ora 10.

7.3. Sedinta de deschidere a ofertei :

Sedinta de deschidere a ofertei va avea loc la sediul Primariei Municipiului Targu Mures situat in Piata Victoriei, nr.3, cam.45, in data de 17.05.2017 ora 12.

Reprezentantii legali ai operatorilor economici participanti la procedura sau imputerniciti ai acestora pot participa la sedinta de deschidere a ofertei .

8. Modul de elaborare si de prezentare a propunerii tehnice si financiare

Pentru evenimentul Miss Targu Mures 2017 care va avea loc în data de 22.05.2017 :

Ofertanţii vor propune spre analiză echipamentele necesare si calitatea acestora prevăzând soluţii de rezervă în caz de avarie si situatii neprevazute specifice evenimentelor având ca şi ghid următoarele cerinţe minime:

Scena

- Podiumul modular va avea următoarele caracteristici/specificaţii tehnice minime: lăţime 12m, adâncime 18m, înălţime reglabilă (1m-2m). Structura fiecărei podine de scenă se va realiza astfel încât să asigure rigiditatea şi stabilitatea necesară desfăşurării în bune condiţii a tuturor reprezentaţiilor artistice pe perioada evenimentului şi să reziste la minim 400 kg/ m2. Structura portanta va fi formata din schele de aluminiu si va fi configurabila in functie de specificul locului de desfasurare. Va fi sustinuta de 8 picioare de schela motorizate cu si va trebui să poată suporta în condiţii de siguranţă un echipament de minimum 4 tone. Se va avea in vedere o lungime de minim 20m, o latime de minim 14m si o inaltime de minim 8 m

- Amenajarea spaţiului, pe lângă componenta de gestionare a fluxurilor de persoane, va include si realizarea unei zone pentru invitaţi speciali, a unei zone de acces pentru participanti si artişti precum si a unui spatiu cu dotari adecvate pentru machiaj si garderoba.

Sonorizare

- 1 sistem de sunet tip line-array 40 kW,

- 2 seturi standard de back-line (amplificatoare pentru instrumente, set tobe complet),

- sistem de monitorizare cu minim 6 monitoare a câte 1 kw fiecare,

- 2 buc. mixer digital de minimum 64 canale,

- cutie de distribuţie digitală a semnalelor de scenă cu trei căi(monitorizare, înregistrare, control regie) ,

- minim 8 microfoane cu emiţătoare,

- minim 2 seturi de microfoane pentru captare formaţii live,

- minim 2 CD-player profesional,

- minim 2 laptop.

Lumini

- minim 30 de capete mobile tip “beam” cu lămpi minim 5R ,

- minim 20 de capete mobile tip “wash”cu leduri minim 15w RGBW,

- minim 40 proiectoare tip “fresnell” cu lămpi 2kw,

- 2 lumini de urmărire cu lămpi 2,5 Kw hmi,

- minim 4 stroboscoape cu lămpi de 3 Kw,

- 4 seturi de blindere cu 4 lămpi de 1 kw,

- 2 comenzi de lumini cu 6 ieşiri DMX,

- minim 40 canale de dimmer.

Video

- 3 ecrane modulare cu leduri de dimensiuni 4 m x 3 m cu o rezolutie de minim P 7.62

Oferta tehnică şi financiară se va face pe eveniment astfel:

-scenă

-sonorizare

-efecte de lumini

-video

Ofertantul va avea in vedere punerea la dispozitie pentru 1 zi a echipamentelor profesionale pentru spectacole.

Pentru evenimentul Zilele Targumuresene care va avea loc în perioada de 23.05.2017 – 28.05.2017: Ofertanţii vor propune spre analiză dotările necesare prevăzând soluţii de rezervă în caz de avarie, si situatii neprevazute specifice evenimentelor având ca şi ghid următoarele cerinţe minime:

Scene Scena 1

Scena modulară, acoperita cu prelată care va avea următoarele caracteristici/specificaţii tehnice minime: lăţime 16m, adâncime 16m, înălţime reglabilă cu motoare de minim 10m. De asemenea acoperisul trebuie să poată suporta în condiţii de siguranţă un echipament de minimum 6 tone. Structura fiecărei podine de scenă se va realiza astfel încât să asigure rigiditatea şi stabilitatea necesară desfăşurării în bune condiţii a tuturor reprezentaţiilor artistice pe perioada evenimentului şi să reziste la minim 400 kg/ m2. Se va avea în vedere adaptarea scenei la condiţiile meteo şi la locaţie. Se va avea in vedere reconfigurarea elementelor din care este constituita la necesitatile evenimentului.

Scena 2

Scena modulară, acoperita cu prelată care va avea următoarele caracteristici/specificaţii tehnice minime: lăţime 12 m, adâncime 10m, înălţime reglabilă cu motoare de minim 10m. De asemenea acoperisul trebuie să poată suporta în condiţii de siguranţă un echipament de minimum 4 tone. Structura fiecărei podine de scenă se va realiza astfel încât să asigure rigiditatea şi stabilitatea necesară desfăşurării în bune condiţii a tuturor reprezentaţiilor artistice pe perioada evenimentului şi să reziste la minim 400 kg/ m2. Se va avea în vedere adaptarea scenei la condiţiile meteo şi la locaţie. Se va avea in vedere reconfigurarea elementelor din care este constituita la necesitatile evenimentului.

Scena 3

Scena modulară, acoperita cu prelată care va avea următoarele caracteristici/specificaţii tehnice minime: lăţime 8m, adâncime 8m, înălţime reglabilă cu motoare de minim 8m. De asemenea acoperisul trebuie să poată suporta în condiţii de siguranţă un echipament de minimum 4 tone. Structura fiecărei podine de scenă se va realiza astfel încât să asigure rigiditatea şi stabilitatea necesară desfăşurării în bune condiţii a tuturor reprezentaţiilor artistice pe perioada evenimentului şi să reziste la minim 400 kg/ m2. Se va avea în vedere adaptarea scenei la condiţiile meteo şi la locaţie. Se va avea in vedere reconfigurarea elementelor din care este constituita la necesitatile evenimentului.

- Amenajarea spaţiului, pe lângă componenta de gestionare a fluxurilor de persoane, va include realizarea unei zone pentru invitaţi speciali, zona de acces pentru artişti cu un spatiu şi dotari adecvate pentru asteptare, costume, etc.

Sonorizare

- 1 sistem de sunet tip line-array 120 kW,

- 1 sistem de sunet tip line-array 60 kW

- 1 sistem de sunet tip line-array 40 kw

- 2 sisteme de sunet 5 kw

- 4 seturi standard de back-line (amplificatoare pentru instrumente, set tobe complet),

- 1 sistem de monitorizare cu minim 16 monitoare a câte 1 kw fiecare,

- 2 sisteme de monitorizare cu minim 6 monitoare a câte 1 kw fiecare,

- 2 buc. mixer digital de minimum 32 canale,

- 2 buc. mixer digital de minimum 72 canale,

- 1 cutie de distribuţie digitală a semnalelor de scenă cu trei căi(monitorizare, înregistrare, control regie) ,

- 2 cutii de distribuţie semnalelor de scenă cu 2 căi(monitorizare, control regie)

- minim 16 microfoane cu emiţătoare,

- minim 2 seturi de microfoane pentru captare formaţii live,

- minim 1 set de microfoane pentru captare orchestra simfonica

- minim 4 CD-player profesional,

- minim 4 laptop.

Lumini

- minim 80 de capete mobile tip “beam” cu lămpi minim 5R ,

- minim 36 de capete mobile tip “wash”cu leduri minim 15w RGBW,

- minim 20 proiectoare tip “fresnell” cu lămpi 2kw,

- 4 lumini de urmărire cu lămpi 2,5 Kw hmi,

- minim 12 stroboscoape cu lămpi de 3 Kw,

- 18 seturi de blindere cu 4 lămpi de 1 kw,

- 4 comenzi de lumini cu 6 ieşiri DMX,

- minim 40 canale de dimmer.

Oferta tehnică şi financiară se va face pe eveniment astfel:

-scenă,

-sonorizare ,

-efecte de lumini,

Ofertantul va avea in vedere punerea la dispozitie pentru o perioda de 6 zile a echipamente profesionale pentru spectacole

Pentru evenimentul Simfonii de Toamna 2017 va avea loc la finalul lunii octombrie:

Ofertanţii vor propune spre analiză dotările necesare prevăzând soluţii de rezervă în caz de avarie si situatii neprevazute specifice evenimentelor având ca şi ghid următoarele cerinţe minime:

Scena

- Scena modulară, acoperita cu prelată, cu următoarele caracteristici/specificaţii tehnice minime: lăţime 16m, adâncime 16m, înălţime reglabilă cu motoare de minim 10m. De asemenea acoperisul trebuie să poată suporta în condiţii de siguranţă un echipament de minimum 6 tone. Structura fiecărei podine de scenă se va realiza astfel încât să asigure rigiditatea şi stabilitatea necesară desfăşurării în bune condiţii a tuturor reprezentaţiilor artistice pe perioada evenimentului şi să reziste la minim 400 kg/ m2. Se va avea în vedere adaptarea scenei la condiţiile meteo şi la locaţie. Daca va fi cazul se va avea in vedere reconfigurarea elementelor din care este constituita la necesitatile evenimentului.

- Amenajarea spaţiului, pe lângă componenta de gestionare a fluxurilor de persoane, va include realizarea unei zone pentru invitaţi speciali, zona de acces pentru artişti cu un spatiu şi dotari adecvate pentru asteptare, costume, etc.

Sonorizare

- 1 sistem de sunet tip line-array 120 kW,

- 2 seturi standard de back-line (amplificatoare pentru instrumente, set tobe complet),

- 1 sistem de monitorizare cu minim 16 monitoare a câte 1 kw fiecare,

- 2 buc. mixer digital de minimum 72 canale,

- 1 cutie de distribuţie digitală a semnalelor de scenă cu trei căi(monitorizare, înregistrare, control regie) ,

- minim 10 microfoane cu emiţătoare,

- minim 2 seturi de microfoane pentru captare formaţii live,

- minim 1 set de microfoane pentru captare orchestra simfonica

- minim 2 CD-player profesional,

- minim 2 laptop.

Lumini

- minim 40 de capete mobile tip “beam” cu lămpi minim 5R ,

- minim 30 de capete mobile tip “wash”cu leduri minim 15w RGBW,

- minim 20 proiectoare tip “fresnell” cu lămpi 2kw,

- 2 lumini de urmărire cu lămpi 2,5 Kw hmi,

- minim 6 stroboscoape cu lămpi de 3 Kw,

- 8 seturi de blindere cu 4 lămpi de 1 kw,

- 2 comenzi de lumini cu 6 ieşiri DMX,

- minim 40 canale de dimmer.

Oferta tehnică şi financiară se va face pe eveniment astfel:

-scenă,

-sonorizare ,

-efecte de lumini,

Ofertantul va avea in vedere punerea la dispozitie pentru o perioda de 4 zile a echipamentelor profesionale pentru spectacole.

Propunerea tehnică pentru fiecare eveniment trebuie să mai conțină o planificare a evenimentului.

-Planificarea evenimentelor (Proiectarea evenimentelor sub aspect de timp şi spaţiu) -aspecte:

⮚ să prezinte detalierea etapelor necesare punerii în funcţiune a tuturor echipamentelor necesare inclusiv personalul specializat implicat

⮚ planificarea traseelor necesare intrării sau ieşirii de pe scenă a artiştilor astfel încât să se elimine timpii morţi şi perioada de aşteptare

⮚ pregătirea echipamentelor astfel încât să nu existe suprapuneri, intarzieri sau decalarea neprogramată ale interpretărilor

⮚ perioada de timp necesară debarasării spaţiului Caracteristici generale pentru evenimente:

Pe lângă echipamentele menţionate mai sus ofertantul va asigura următoarele :

- Toate cablurile şi distribuţiile de curent necesare funcţionării echipamentelor

- Toate cablurile de semnal şi distribuţiile de semnal necesare funcţionării echipamentelor

- Protecţie cabluri de curent, semnale audio şi DMX

- Cort regie de xxxxx xx xxxxxx.

- Fundale scena, fustă scena şi soluţii de ancorare a acesteia în caz de vreme nefavorabilă.

- Toate materialele utilizate să fie în conformitate cu standardele europene privind calitatea materialelor şi siguranţa în exploatare.

- Prestatorul îşi asumă răspunderea pentru buna funcţionare a aparaturii pentru perioada evenimentelor.

- Prestatorul are obligaţia de a monta/demonta şi a pune în funcţiune, echipamentele de sonorizare şi lumini în locul desfăşurării evenimentului. Oferta trebuie să încludă toate echipamentele necesare pentru montarea

şi buna funcţionare a scenelor, sistemelor de sonorizare si efectelor de lumini ca un tot unitar, chiar dacă acestea nu au fost solicitate în mod expres în caietul de sarcini.

- Prestatorul are obligaţia de a garanta că toate produsele ofertate sunt în stare foarte bună de funcţionare, în acord cu normele PSI şi cu normele legale în vigoare.

- Se va asigura transportul echipamentelor către locaţia de desfăşurare a evenimentului.

- La amplasarea scenei, dupa caz, se va avea în vedere asigurarea stabilitătii terenului, cât şi pozitionarea ei corectă în relatie cu căile de acces si de evacuare. De asemenea în tot procesul de montat, respectiv de demontat şi în exploatare, se va respecta legislatia în domeniu la data respectivă.

- Dezasamblarea scenei şi eliberarea locaţiei se vor face în termen de 24 ore de la terminarea

Pot surveni modificări cu privire la data, necesarul tehnic şi locațiile de desfășurare a evenimentelor în funcţie de condiţiile meteo, eventuale solicitări speciale ale artiştilor.

Autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a solicita orice informatie, document sau specificaţii tehnice necesare procesului de evaluare a ofertelor.

9.Durata de valabilitate a ofertei este de 90 de zile

10.Modul de comunicare a rezultatului procedurii

Autoritatea contractanta va informa operatorii economici implicati in procedura de atribuire despre deciziile referitoare la rezultatul selectiei/atribuirea contractului.

Dupa intocmirea de catre comisia de evaluare a raportului procedurii si aprobarea acestuia de catre conducatorul autoritatii contractante, se vor transmite catre ofertanti adresele de comunicare a rezultatului procedurii.

Adresa de comunicare a rezultatului procedurii se va transmite prin e-mail/posta la adresa indicata e catre ofertant.

Nota:

Plata se va efectua în termen de 30 de zile de la data emiterii facturilor în limita fondurilor bugetare alocate.

Durata contractului: 7 luni de la semnarea contractului, respectiv până la finalizarea evenimentelor propuse.

Termenul de prestare: Autoritatea contractantă va transmite comandă fermă privind prestarea serviciilor cu minim 48 de ore înainte.