NR. DP-23032021-CS009/POR
NR. DP-23032021-CS009/POR
I N V I T A Ţ I E
Achizitie servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”
Persoană juridică achizitoare CONFERENCE SYSTEMS SRL, cu sediul în Bucuresti, Str. Episcop Xxxxxxx nr. 14, email: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, Tel: + 0000000000/0000000000, cod unic înregistrare RO 13093672, în baza contractului de finanțare POR 6440 pentru implementarea „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie” cod SMIS: 130873, proiect finanțat prin Programul Operațional Regional 2014-2020,
solicită oferte de preț pentru Achizitia de servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”, Cod SMIS: 130873.
Obiectul contractului il reprezintă servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii
SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”, Cod SMIS: 130873.
Cod CPV 72224000-1 - Servicii de consultanta privind gestionarea proiectelor
Tipul contractului: servicii
Locul de desfășurare a serviciilor: Bucuresti
Valoare estimată : 40.000 lei fara TVA
Durata contractului de achiziție: 12 luni, dar nu mai tarziu de data de 31.01.2022.
Data și ora limită de depunere a ofertelor: 30.03.2021, ora 16:00
Procedura aplicată pentru atribuirea contractului: Achizitie directa conform ordinului nr. 1284/2016.
Conditii contract: Se va incheia un contract de servicii, cu un singur operator economic. Nu se vor face plati in avans. Plata se va face în termen de maxim 60 zile de la înregistrarea facturii la Beneficiar. Factura se emite pe baza raportului de activitate si a procesului verbal de receptie a serviciilor
Investim în viitorul tău! Proiect cofinanţat din Fondul European
de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Regional 2014-2020
xxx.xxxxxxxxx.xx | xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx.xx
Cerințe de eligibilitate: Ofertanții trebuie să prezinte un certificat constatator, emis de Oficiul Registrului Comertului/autorizatie de functionare/altele echivalente care sa dovedeasca forma de înregistrare. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului. Încadrarea în situaţiile prevăzute la art. art. 14 din OUG 66/2011, atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului.
Adresa la care se transmit ofertele: CONFERENCE SYSTEMS SRL Bucuresti, Str. Episcop Xxxxxxx nr. 14.
Pentru mai multe detalii ne puteți contacta la adresa de e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.
SPECIFICAȚII TEHNICE
1. DATE GENERALE DESPRE PROIECT
Denumirea Proiectului: „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”, cod SMIS 2014+: 130873
Obiectivele proiectului:
Obiectivul general al proiectului este dezvoltarea prin diversificare a SC CONFERENCE SYSTEMS SRL intr-un nou domeniu de activitate in vederea cresterii competitvitatii.
Obiectivele specifice:
OS1: Infiintarea si dotarea unui punct de lucru in orasul Scornicesti, Regiunea Sud Vest Oltenia prin achizitionarea de echipamente performante inovative de inalta tehnologie pentru noua activitate de productie audio – video , cinematografica si de televiziune , in termen de 12 luni.
In cadrul proiectului se va asigura infiintarea unui punct de lucru in orasul Scornicesti, Reginea Sud Vest Oltenia, prin obtinerea noului cod CAEN aferent activitatii de productie audio-video, de cinematografie si televiziune la locul de implementare a proiectului si prin obtinerea tuturor avizelor necesare. Totodata, punctul de lucru va fi igienizat si dotat cu mobilier, birotica si toate cele necesare functionarii, din resurse proprii ale societatii. Dotarea cu echipamentele de productie necesare pentru aceasta noua activitate aferenta punctului de lucru infiintat va fi realizata prin achizitionarea in cadrul proiectului. De asemenea, personalul care va deservi aceste echipamente va fi instruit in cadrul proiectului. Promovarea si publicitatea proiectului se va asigura in conformitate cu Manualul de Identittate Vizuala prin achizitonarea si montarea unei placi permanente pentru sediul punctului de lucru precum si prin utilizarea de autocolante personalizate ce vor fi montate pe echipamente.
Prin indeplinirea Obiectivului Specific OS1, se va realiza Obiectivul General al proiectului creandu-se premisele logistice si de dotare necesare desfasurarii noii activitati a societatii, activitate destinata cresterii cotei de piata si imbunatatirii competitivitatii sale.
2. OS2 : Cresterea cu minimum 50% a cifrei de afaceri a SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin dezvoltarea activitatii de productie audio-video, cinematografica si de televiziune, precum si a serviciilor inovatoare oferite, in termen de 12 luni. In urma investitiei de baza in echipamente si licente, la nivelul societatii se va realiza diversificarea productiei prin realizarea de produse in domeniul media, publicitate , televiziune digitala si cinematografie. Aceste produse vor fi comercializate pe piata in cadrul unuor servicii complexe, inovatoare care includ intreg ciclul de la concepere, story- telling, subtitrare, procesare video pana la transmitere live, inclusiv live-streaming, In acest mod, societatea SC CONFERENCE SYSTEMS SRL va acoperi o plaja larga de clienti inclusiv corporatii, institutii, ONG-uri , societati comerciale si beneficiari individuali, din varii domenii de activitate aflate in plina expansiune (industria media si de publicitate, cultura, educatie inclusiv e-learning, MICE – Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions, sectorul medical, industria farma, productia de detergenti , industria modei, proiecte de dezvoltare comunitara, institutionala, etc).Imediat dupa achizitionarea si montarea echipamentelor si licentelor, respectiv instruirea personalului nou angajat pentru aceasta activitate, societatea va trece la productia propriu-zisa si la comercializarea serviciilor inca din luna a 6-a a proiectului, asigurandu-se conditiile pentru valorificarea comerciala a investitiei si cresterea cu peste 50% a cifrei de afaceri a societatii la finalul proiectului. Prin realizarea OS2 se va asigura OG al proiectului, respectiv cresterea competitivitatii societatatii in urma dezvoltarii unei noi activit.
3. OS 3 : Cresterea cu 50% a numarului de angajati ai firmei prin infiintarea si mentinerea a 5 locuri de munca pentru noua activitate creata in vederea diversificarii produselor si serviciilor oferite pe piata, in termen de 12 luni. Prin indeplinirea acestui obiectiv se va asigura angajarea, instruirea si mentinerea unui numar de 5 persoane in meserii aferente productiei audio-video, cinematografica si de televiziune, din care minimum 50% vor fi persoane din categorii defavorizate.Categoriile avute in vedere la angajarea persoanelor din categorii defavorizate sunt urmatoarele:
(a) nu a avut un loc de munca stabil remunerat în ultimele 6 luni;
(b) are vârsta cuprinsa între 15 si 24 de ani;
(c) nu a absolvit o forma de învatamânt liceal sau nu deþine o calificare profesionala (Clasificarea Internationala Standard a Educatiei 3) sau se afla în primii doi ani de la In luna a 6-a a proiectului se vor angaja primele doua persoane, urmand ca pana la finele proiectului sa se mai angajeze progresiv inca 3 persoane. Personalul nou angajat va fi instruit in cadrul proiectului in vederea utilizarii echipamentelor inovative de inalta tehnologie achizitionate, atat din punct de vedere teoretic (in concordanta cu instructiunile furnizorilor /producatorilor acestora), cat si in mod practic. Cele 5 noi locuri de munca vor fi mentinute si in perioadade durabilitate a proiectului, respectiv 3 ani de la realizarea platii finale in cadrul contractului de finantare.
2. OBIECTUL ACHIZITIEI
Obiectul achiitiei il reprezinta achizitia de servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”, Cod SMIS 2014+: 130873.
3. SPECIFICATII TEHNICE MINIME
Activitatea firmei de consultanta in implementarea si monitorizarea proiectului (Consultantul) consta in realizarea tuturor activităţilor manageriale necesare atingerii obiectivelor propuse in cadrul proiectelor şi implementării cu succes a acestora .
Activitati specifice
• monitorizarea proiectului prin folosirea de instrumente specifice pentru masurarea evolutiei proiectului –
raportul de progres;
• pe baza datelor din raport se va analiza masura in care proiectul se incadreaza in limitele stabilite prin buget;
• monitorizarea riscurilor, astfel incat, in eventualitatea materializarii acestora se se puna in lucru planurile de actiune stabilite prin managementul de risc;
• controlul costurilor si incadrarii in duratele planificate se va face pe baza datelor obtinute din monitorizarea, cu scopul de a diminua diferentele si abaterile identificate;
• pregatirea si realizarea cererilor de plata;
• asistenta acordata Beneficiarului pentru solicitarile Autoritatilor de Management legate de derularea proiectului.
În cadrul activităţii de management al proiectului se realizeaza monitorizarea internă şi controlul intern al proiectului, coordonarea şi administrarea acestuia.Consultantul în managementul implementării proiectului asimileaza în totalitate informaţia din documentaţia proiectului si coordoneaza intreaga activitate in conformitate cu prevederile legislative si
cu instrucţiunile, normele, notificările emise de catre autoritatea de management.Pentru realizarea unui management
performant al proiectului, consultantul asigura următoarelor activităţi:
1. Monitorizarea proiectului
Realizarea monitorizării activităţilor proiectului:
• urmărirea gradului de îndeplinire a activităţilor conform graficului de activităţi al proiectului şi informarea în scris a Autorităţii Contractante cu privire la orice întârziere în derularea proiectului şi propuneri clare de remediere şi readucere a graficului activităţilor în parametrii iniţiali;
• monitorizarea din punct de vedere cantitativ şi calitativ a proiectului cu respectarea şi încadrarea în bugetul proiectului şi în graficul de activităţi al acestuia;
• monitorizarea activităţii tuturor prestatorilor implicaţi în proiect prin urmărirea rapoartelor de activitate ale acestora, asigurarea încadrării în preţul contractului şi respectării obligaţiilor contractuale;
• urmărirea termenelor de livrare a rezultatelor proiectului, a documentelor oficiale şi de efectuare a plăţilor şi
notificarea în timp util a echipei de proiect în acest sens;
• notificarea în scris în timp util a echipei de proiect despre eventualele nereguli, întârzieri, abateri privind
activitatea prestatorilor sau a activităţilor proiectului şi elaborarea de propuneri de soluţionare a acestora;
• gestionarea eventualelor modificări, situaţii neprevăzute, dispoziţii de şantier în scopul aprobării şi decontării serviciilor/lucrărilor de către Autoritatea de Management
• elaborarea de rapoarte lunare privind progresul proiectului din punct de vedere cantitativ şi calitativ, care să cuprindă o raportare globală referitoare la activitatea tuturor prestatorilor .
2. Executia si Managementul Proiectului
Cuprinde consultanta in management, consultanta juridica si monitorizare tehnica:
• Asistenta beneficiarului de proiect pe toata durata implementarii acestuia;
• Planificarea activitatilor
• Asistenta la organizarea – selectia – achizitia – contractarea serviciilor / lucrarilor / bunurilor necesare implementarii proiectului
• Asistenta financiara ce include (Intocmirea fluxului de numerar al proiectului)
• Asistenta la realizarea Rapoartelor
• Orice alt tip de asistenta acordata beneficiarului pentru implementarea cu succes a proiectului.
• Elaborarea rapoartelor de progres în conformitate cu cerinţele finanţatorului. Aceste rapoarte vor respecta cu stricteţe formatele tip impuse de Autoritatea de Management (AM)
• Elaborarea cererilor de plata/rambursare în conformitate cu cerinţele finanţatorului. Aceste cereri vor respecta cu stricteţe formatele tip impuse de Autoritatea de Management (AM)
• Asigurarea respectării legalităţii şi conformităţii tuturor activităţilor şi acţiunilor din cadrul proiectului:
a) urmărirea şi verificarea eligibilităţii tuturor cheltuielilor efectuate;
b) informarea imediată a Autorităţii Contractante în cazul depistării unor cheltuieli neeligibile efectuate de prestatorii implicaţi în proiect, sugerând şi măsuri ce pot fi luate pentru reglementarea situaţiei.
• Realizarea şi actualizarea, în urma discuţiilor cu membrii echipei de proiect, a Planului de implementare a proiectului:Consultantul dezvolta şi actualizeaza împreună cu echipa de proiect din cadrul Autorităţii Contractante Planul de implementare a proiectului.Acest plan descrie în detaliu toţi paşii ce urmează a fi parcurşi până la finalizarea proiectului si va conţine în mod obligatoriu şi analiza de risc pentru proiect şi elaborarea de propuneri pentru gestionarea adecvată a riscurilor.
• Colaborarea cu membrii echipei de proiect în derularea tuturor activităţilor:
• Consultantul menţine un contact permanent cu Autoritatea Contractantă, cu managerul de proiect şi cu echipa
de implementare a proiectului;
• Consultantul participa cel puţin o dată pe săptămână, la o dată stabilită de comun acord cu beneficiarul, la şedinţele operative ale membrilor echipei de proiect;
• Consultantul participa la şedinţele lunare de progres în cadrul cărora se analizeaza evoluţia proiectului din punctul de vedere al cheltuielilor, utilizării resurselor, implementării activităţilor, obţinerii rezultatelor şi managementul riscurilor;
• Consultantul asigura prezenţa unuia dintre experţii săi, ori de cate ori va fi nevoie, la o dată stabilită de comun acord cu beneficiarul, la sediul Autorităţii Contractante;
Toată corespondenţa purtată între părţile contractante se va purta în scris.
• Colaborarea cu toţi prestatorii implicaţi în realizarea proiectului în scopul îndeplinirii sarcinilor contractuale:
• Consultantul menţine legătura cu prestatorii implicaţi în proiect prin intermediul echipei de proiect pentru a-şi putea îndeplini obligaţiile contractuale faţă de Autoritatea Contractantă.
• Monitorizarea pistelor de audit corespunzătoare activităţilor şi subactivităţilor din proiect, astfel încât să permită posibilitatea verificării documentelor originale ale proiectului de către reprezentanţii Autorităţii de Management (AM), Organismului Intermediar (OI), Comisiei Europene, ale Biroului European Anti -Fraudă şi de către Curtea Europeană a Auditorului. Pistele de audit vor respecta un format recomandat de AM/OI POR.
3. Oferirea de consultanţă juridică în cadrul proiectului:
• Consultantul asigura consultanţă în ceea ce priveşte relaţiile contractuale dintre Autoritatea Contractantă şi
prestatorii din cadrul proiectului;
• Consultantul va atenţiona echipa de proiect asupra potenţialelor aspecte litigioase din cadrul relaţiilor contractuale cu prestatorii şi va elabora propuneri de soluţionare a acestora;
• Informarea Autorităţii Contractante asupra eventualelor modificări legislative ce privesc serviciile solicitate, de îndată ce acestea apar, şi corelarea documentaţiilor ce trebuie întocmite conform acestor modificări.
• Elaborarea de documente solicitate de Organismului lntermediar (OI), Autoritatea de Management (AM) si de alte
organisme care vor solicita date şi informatii privind derularea Contractului de finanţare:
a) Elaborarea de documente la solicitarea echipei de proiect privind derularea Contractului de finanţare (ex: notificări, acte adiţionale, alte situaţii etc) şi derularea contractelor de achiziţie publică aferente acestuia;
b) Refacerea şi adaptarea tuturor documentelor de mai sus, conform cerinţelor Autorităţii Contractante, respectiv în conformitate cu cerinţele primite din partea Autorităţii de Monitorizare sau din partea Organismului Intermediar (OI);
4. Alte activităţi şi obligaţii ale Consultantului
• Sprijinirea echipei de proiect şi participarea la toate activităţile şi evenimentele derulate pe parcursul implementării proiectului;
• Participarea la vizitele de monitorizare şi de verificare efectuate de Organismul Intermediar/ Autoritatea de Management şi/sau alte structuri cu atribuţii de control/ verificare/ audit a finanţărilor nerambursabile din fondurile structurale;
• Participarea la misiunile de audit realizate de auditorul extern;
• Întocmirea notificărilor şi a altor documente necesare implementării proiectului, solicitate de Autoritatea
Contractantă;
• Cunoaşterea contractului de finanţare dintre Autoritatea Contractantă şi Autoritatea de Management/Organismul Intermediar şi a legislaţiei în vigoare privind instrumentele structurale şi implementarea proiectului.
• Consultarea surselor de informare cu privire la noile reglementări publicate de AM către Beneficiarii de finanţare în cadrul Programului Operaţional Regional 2007-2013 şi informarea în timp util a autorităţii contractante.
• Consultantul are in vedere si asigurarea şi promovarea egalitatii de şanse şi de tratament între angajaţi, femei şi bărbaţi, în cadrul relaţiilor de muncă de orice fel, inclusiv prin introducerea de măsuri şi dispoziţii pentru interzicerea discriminărilor bazate pe criterii de sex, apartenenţă la grupuri minoritare, rasă, religie, dizabilităţi, etc.
4. CRITERII DE ATRIBUIRE
Contractul va fi atribuit ofertantului a cărui oferta prezinta pretul cel mai scazut.
Nota:
Pentru toate produsele de comunicare realizate în cadrul proiectului se vor utiliza si respecta indicațiile tehnice menționate în Manualul de Identitate vizuală.
Informații suplimentare:
1. Oferta va cuprinde propunerea tehnica, propunerea financiară si documentele solicitate (Anexa 1, 2 si 3) semnate de reprezentantul legal/imputernicitul ofertantului.
2. Autoritatea contractanta va selecta ofertele care respecta toate cerințele solicitate in specificațiile tehnice.
3. In cazul in care se depun oferte cu acelaşi preț, autoritatea contractanta are dreptul sa solicite ofertanților o noua propunere financiara, caz in care câștigător va fi declarat ofertantul cu propunerea financiara cu prețul cel mai scăzut.
4. NU se accepta oferte alternative la oferta de baza.
5. NU se accepta oferte întârziate.
6. NU se accepta oferte parțiale.
7. Oferta va fi considerată fermă și se va menține timp de 30 de zile de la ofertare.
MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE
Propunerea tehnica va fi elaborata astfel încât să rezulte ca sunt îndeplinite toate cerinţele menţionate în Specificatiile
tehnice.
Modul de prezentare a ofertei financiare
Oferta financiară va avea perioada de valabilitate de 30 zile, având caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al conținutului pe toata perioada de valabilitate
Formular 1 OFERTANT/OFERTANT ASOCIAT
DECLARAŢIE
privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 13 și 14 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancționarea neregulilor apărute în obținerea si utilizarea fondurilor europene si sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, cu modificările si completările ulterioare
Subsemnatul , în calitate de Ofertant la procedura de atribuire a contractului de furnizare având ca
obiect Achizitie servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie” declar pe proprie răspundere, sub sancțiunea falsului in declarații, așa cum este acesta prevăzut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările si completările ulterioare, că nu mă încadrez în ipotezele descrise la art.13 și 14 din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări si completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările si completările ulterioare.
Subsemnatul ................, declar că voi informa imediat Beneficiarul – CONFERENCE SYSTEMS SRL, dacă vor interveni modificări în prezenta declarație.
De asemenea, declar că informațiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si înțeleg că firma CONFERENCE SYSTEMS SRL are dreptul de a solicita, in scopul verificării și confirmării declarației, orice informații suplimentare.
Înțeleg că în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.
Data completării
Nume și prenume reprezentant legal Semnătură
Formular 2
OPERATOR ECONOMIC
(denumirea/numele)
Declarație privind situația personala
Procedura: Achizitie servicii de consultanta pentru implementarea proiectului „Cresterea competitivitatii SC CONFERENCE SYSTEMS SRL prin diversificarea activitatilor si investitii inovative in productie”
[acest Formular va fi completat de către fiecare operator economic care are calitatea de ofertant unic, lider al asocierii, partener al asocierii sau subcontractant]
Subsemnatul, [introduceți nume și prenume], în calitate de
reprezentant al ................................................................ [introduceți denumirea operatorului economic], declar pe propria răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, așa cum este acesta prevăzut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, că [introduceți denumirea operatorului economic] nu se află în nici
una din situațiile ce determină excluderea de la procedura de achiziție a serviciilor de consiere și orientare profesională, și anume:
a) ……………………… [introduceți denumirea operatorului economic] nu se află în stare de faliment și nu face obiectul unei proceduri de lichidare sau de administrare judiciară, nu au încheiat concordate judiciare, nu și-a suspendat activitatea economică și nu face obiectul unei proceduri în urma acestor situații și nu se află în situații similare în urma unei proceduri similare prevăzute de legislația sau de reglementările naționale;
b) ……………………… [introduceți denumirea operatorului economic] sau persoanele care au putere de
reprezentare, decizie sau control asupra [introduceți denumirea operatorului economic] nu au fost condamnate printr-o hotărâre cu valoare de res judicata a unei autorități competente a unui stat membru pentru un delict legat de conduita profesională;
c) ……………………… [introduceți denumirea operatorului economic] nu a comis în conduita profesională greșeli
grave;
d) ……………………… [introduceți denumirea operatorului economic] sau persoane cu putere de reprezentare, decizie sau control asupra ……………………… [introduceți denumirea operatorului economic] nu au fost condamnate printr-o hotărâre cu valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, participare la o organizație criminală, spălare de bani sau participare la orice alte activități ilegale în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene.
De asemenea, declar că informațiile furnizate sunt complete și corecte în fiecare detaliu și înțeleg că CONFERENCE SYSTEMS SRL are dreptul de a solicita, în scopul verificării și confirmării declarației, orice informații suplimentare.
Înțeleg că în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.
Data
Numele și funcția persoanei autorizate
Semnătura persoană autorizată