UMOWA Nr /2020
Załącznik nr 6 do SIWZ
UMOWA Nr /2020
zawarta w dniu 2020 r. w Warszawie pomiędzy:
Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków w Warszawie, z siedzibą: 00-000 Xxxxxxxx xx. Xxxx Xxxxx 00/00,
NIP: 000-00-00-000, REGON: 006374351,
reprezentowanym przez:
Panią Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Zastępcę Mazowieckiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, działającą na podstawie aktu powołania nr BKOP-III2110.31.2018, oraz upoważnienia nr WOU-SO.057.269.2018 z dnia 07.08.2018 r.,
zwaną w treści umowy ZAMAWIAJĄCYM
a
,
,
zwaną w dalszej części Wykonawcą, reprezentowaną przez: zwanych łącznie Stronami,
w wyniku udzielenia zamówienia publicznego nr WOU-SO.272.5.2020 na świadczenie usług administrowania systemem informatycznym na potrzeby Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Warszawie oraz delegatur w trybie przetargu nieograniczonego, w oparciu o art. 39 i n. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity:
Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) - o wartości szacunkowej zamówienia nie przekraczającej
w złotych równowartości kwoty 139.000 euro, została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1.
1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługę polegającą na administrowaniu systemem informatycznym Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Warszawie oraz Delegaturach w Płocku, Siedlcach, Radomiu, Ciechanowie i Ostrołęce.
2. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało w szczególności:
1) administrowanie serwerami urzędu;
2) administrowanie stroną internetową xxx.xxxx.xx, w tym aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji;
3) administrowanie stroną internetową w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) xxx.xxx.xxxx.xx, w tym aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji;
4) aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji na stronie ePUAP;
5) zarządzanie domenami urzędu (w tym tworzenie nowych kont domenowych, przyłączaniu komputerów do domeny organizacji);
6) wsparcie systemu EZD;
7) prowadzenie i aktualizacja dokumentacji teleinformatycznej (sieciowej, sprzętowej, uprawnień pracowników, przydziału sprzętu IT, dostępu do haseł systemowych);
8) administrowanie siecią teleinformatyczną, w tym urządzeniami sieciowymi;
9) zabezpieczenie i ochrona antywirusowa i antyspamowa zasobów teleinformatycznych Urzędu;
10) archiwizowanie i zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania danych (kopie zapasowe);
11) zapewnienie właściwej eksploatacji, sprawności technicznej i napraw bieżących sprzętu teleinformatycznego;
12) prowadzenie bieżącej konserwacji i aktualizacji posiadanego oprogramowania użytkowego, narzędziowego oraz systemów operacyjnych, w tym prowadzenie ewidencji posiadanych licencji;
13) instalację nowego oprogramowania i konfiguracji sprzętu teleinformatycznego;
14) nadawanie/odbieranie uprawnień IT pracownikom na zlecenie przełożonych;
15) pomoc pracownikom Urzędu w zakresie sprzętu i oprogramowania IT (helpdesk);
16) doradztwo w zakresie doboru sprzętu i oprogramowania dla Urzędu oraz współudział w planowaniu oraz nadzorowaniu wyposażenia Urzędu w technikę teleinformatyczną i komputerową;
17) wdrożenia sprzętu i oprogramowania;
18) tworzenie nowych zasobów sieciowych oraz zarządzanie już istniejącymi.
§ 2.
Zadania realizowane przez Wykonawcę w zakresie świadczonych usług muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz uwzględniać, w trakcie trwania umowy wszystkie zmiany w tym zakresie. Kwestie dotyczące ochrony i przetwarzania danych w ramach wykonywania niniejszej umowy zostaną uregulowane
w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych, stanowiącej integralny załącznik do niniejszej umowy (Załącznik Nr 3).
§ 3.
1. Usługa będzie realizowana poprzez:
1) wizyty pracowników Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Nowy Świat 18/20, 3 razy w tygodniu po 8 godzin w poniedziałki, środy i piątki;
2) wizyty pracowników Wykonawcy w Delegaturach Urzędu w Płocku, Siedlcach, Radomiu, Ciechanowie oraz Ostrołęce, w każdej z nich raz w miesiącu po 6 godzin;
3) zdalnie poprzez łącza teleinformatyczne i drogą elektroniczną.
2. Przed podpisaniem umowy Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z programami działającymi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Warszawie oraz jego delegaturach i zapewni pracowników przygotowanych do ich obsługi. W przypadku pojawienia się potrzeby szkolenia pracowników obsługi informatycznej, koszty szkolenia pokrywa Wykonawca.
3. Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z umowy na rzecz osoby trzeciej, bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 4.
W ramach realizacji usługi stanowiącej przedmiot umowy Wykonawca będzie wykonywał także:
1) aktualizację dokumentacji rozwiązania informatycznego i sieci komputerowej,
2) rejestrację modyfikacji rozwiązania informatycznego i sieci komputerowej. Wykonawca zdeponuje hasła administracyjne umożliwiające pełny dostęp do rozwiązania informatycznego i sieci komputerowej w zapieczętowanej kopercie u Zamawiającego. Otwarcie wyżej wymienionej koperty zwalnia Wykonawcę z odpowiedzialności za poprawne działanie rozwiązania informatycznego i sieci komputerowej.
§ 5.
1. Umowę zawiera się na okres 24 miesięcy od dnia podpisania umowy, tj. od dnia 1 sierpnia 2020 r. do dnia 31 lipca 2022 r.
§ 6.
1. Zamawiający z tytułu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1, zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości ……………… zł netto miesięcznie plus należny podatek VAT, łącznie ……………… zł brutto (słownie złotych
……………………………………….).
2. Wartość wynagrodzenia za całkowity okres obowiązywania umowy, tj. 24 miesiące (od 1 sierpnia 2020 r. do 31 lipca 2022 r.) wyniesie: ……………………… zł netto (słownie ), plus należny podatek VAT, łącznie
……………… zł brutto (słownie złotych …………………………………………………….
…………………………………………………….…….).
3. Wynagrodzenie wymienione w § 6 ust. 1 i 2 obejmuje wszelkie koszty, niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, nawet jeśli nie zostały one wprost wyszczególnione w treści niniejszej umowy i załącznikach.
4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania powyższych usług zgodnie z treścią Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
5. Płatność wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1 nastąpi na podstawie poprawnie wystawionej faktury VAT złożonej lub przesłanej przez Wykonawcę Zamawiającemu na adres jego siedziby w Warszawie, xx. Xxxx Xxxxx 00/00.
6. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT w terminie (……………..……………..) dni od daty wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
7. Za dzień płatności uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 7.
1. Wykonawca skieruje do świadczenia usługi osoby niekarane za przestępstwa, na potwierdzenie czego przedłoży oświadczenie o niekaralności, najpóźniej w dniu podpisania umowy.
2. Zamawiający wymaga do wszystkich czynności wchodzących w zakres przedmiotu umowy, zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę lub na innej podstawie prawnej (np. samozatrudnienie).
3. W trakcie realizacji umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub na innej podstawie prawnej (np.
samozatrudnienie) osób wykonujących czynności objęte przedmiotem umowy. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
4. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub na innej podstawie prawnej (np. samozatrudnienie) przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących prace w trakcie realizacji zamówienia:
a) oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy;
b) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;
5. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących prace objęte przedmiotem umowy Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 5 % wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 2. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności objęte przedmiotem umowy.
6. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
7. Zmiana osób wskazanych w Załączniku nr 4 wymaga każdorazowo uzgodnienia i pisemnej akceptacji Zamawiającego, nie stanowi zmiany umowy.
§ 8.
1. W przypadku awarii lub niepoprawnego funkcjonowania systemów informatycznych i sprzętu komputerowego, uniemożliwiających sprawną pracę w okresie kolejnych trzech dni roboczych, spowodowanych zaniechaniem lub niewłaściwą realizacją przez administratora Wykonawcy, zobowiązań wynikających z zamówienia, Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia brutto za każde takie zdarzenie.
2. W przypadku przedłużenia się awarii na kolejne dni robocze, Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 3% miesięcznego wynagrodzenia brutto za obsługę techniczną danej lokalizacji za każdy dzień trwania awarii lub niepoprawnego funkcjonowania.
3. Wypowiedzenie umowy nie ogranicza możliwości dochodzenia kar umownych. Kary umowne mogą być dochodzone i naliczane niezależnie z różnych tytułów. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z bieżących należności Wykonawcy za dany miesiąc lub z należności za następne miesiące.
4. Zamawiający może zlecić wykonanie zadań niezrealizowanych przez Wykonawcę a wynikających z niniejszej umowy osobom trzecim, obciążając kosztami ich wykonania Wykonawcę. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie wprowadzenia innego Wykonawcy, przed tym terminem.
§ 9.
1. Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym z ważnych powodów, tj. w szczególności:
a) w przypadku nieświadczenia przez Wykonawcę usług w całości lub części,
b) w przypadku powzięcia wiadomości o:
- wykreśleniu Wykonawcy z właściwej ewidencji,
- otwarciu likwidacji Wykonawcy,
- zajęciu majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu realizację przedmiotu umowy.
Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o wystąpieniu zdarzeń opisanych w § 9 ust. 1 pkt b) i c) niniejszego ustępu w ciągu 24 godzin od ich zaistnienia.
2. W przypadku wypowiedzenia niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust.2.
3. W przypadku niewywiązania się z powierzonych obowiązków przez pracownika Wykonawcy, Zamawiający wystawi pisemne upomnienie. W przypadku stwierdzenia drugiego uchybienia ze strony pracownika Wykonawcy, jest on zobowiązany do wymiany danego pracownika lub w momencie zaniechania wymiany personelu stanowi to podstawę wypowiedzenia umowy, ze skutkami jak w § 9 ust. 2.
4. W przypadku nieotrzymania przez Zamawiającego w danym roku środków budżetowych od dysponenta właściwego stopnia, koniecznych do realizacji niniejszej umowy, Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym lub odpowiednio zmniejszyć jej zakres. Konsekwencje określone w § 9 ust. 2 nie mają w tym przypadku zastosowania, a Wykonawcy przysługuje jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy.
5. Strony dopuszczają możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych.
6. Strony dopuszczają możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, bez skutków określonych w § 9 ust. 2. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za zrealizowaną część zamówienia.
§ 10.
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
2. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania osób, którym powierzy wykonanie zlecenia lub z których pomocą wykonuje zlecenie, jak za swoje własne działania i zaniechania.
3. Wykonawca zobowiązuje się do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem przyczyn, które nie leżą po stronie Wykonawcy.
4. Żadna ze stron umowy nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie swoich zobowiązań w ramach umowy, jeśli i w stopniu, w jakim opóźnienie w jej działaniu lub inne niewykonanie jej zobowiązań w ramach umowy jest wynikiem Siły Wyższej. Siła Wyższa oznacza wydarzenie poza kontrolą Strony, występujące po wejściu w życie umowy, uniemożliwiające wykonaniu przez tę Stronę jej obowiązków, nieobejmujące winy własnej lub nienależytej staranności tej Strony, i nieprzewidywalne. Takie wydarzenia mogą obejmować w szczególności wojny, rewolucje, pożary, powodzie, epidemie, embarga przewozowe, ogłoszone strajki generalne w odnośnych gałęziach przemysłu, oraz oficjalne decyzje organów władzy i administracji państwowej. Jeśli powstanie sytuacja Siły Wyższej, Strona, której te
okoliczności bezpośrednio dotyczą, bezzwłocznie zawiadomi drugą Stronę na piśmie o jej zaistnieniu i przyczynach oraz dołoży wszelkich starań aby w terminie do 7 (siedmiu) dni od daty zawiadomienia przedstawić drugiej Stronie dokumentację, która wyjaśnia naturę i przyczyny zaistniałej okoliczności Siły Wyższej, w takim zakresie w jakim jest ona możliwie osiągalna. Jeżeli po zawiadomieniu Strony nie uzgodnią inaczej w formie pisemnej, każda ze Stron będzie wykonywała zobowiązania umowne, w stopniu, w jakim jest to możliwe. Jeśli niemożność wykonania przez jedną ze Stron jej zobowiązań w wyniku Siły Wyższej w istotny sposób wpływa na możliwość wykonania przez drugą Stronę jej zobowiązań w ramach Umowy, ta Strona również nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie swoich zobowiązań. Xxxxxx, która zawiadomiła o zaistnieniu okoliczności Siły Wyższej nie ponosi odpowiedzialności wobec drugiej Strony za szkody, poniesione przez tę drugą Stronę, od daty zawiadomienia, i w toku realizacji przez Stronę zawiadamiającą jej zobowiązań umownych, objętych okolicznością Siły Wyższej.
§ 11.
1. Mając na uwadze fakt, że działalność Zamawiającego podlega szczególnym regulacjom prawnym w zakresie poufności przekazywanych informacji, Wykonawca zobowiązuje się przestrzegania powyższych zasad ze szczególnym uwzględnieniem charakteru działalności Zamawiającego. Ujawnienie jakichkolwiek informacji, do której dostęp ma lub może mieć Wykonawca, w sposób pośredni lub bezpośredni, pociąga za sobą możliwość dochodzenia przez Zamawiającego kary umownej w wysokości 200.000,00 PLN (słownie: dwustu tysięcy złotych).
2. Wszystkie informacje w jakiejkolwiek formie, przekazane sobie przez Xxxxxx w ramach tej umowy lub do których Strony miały dostęp pozostają własnością Strony która te informacje ujawniła drugiej Xxxxxxx. Informacje te, o ile Strona ujawniająca nie postanowi inaczej na piśmie, mają być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i nieupoważnionych pracowników drugiej Strony oraz używane tylko dla celów związanych z niniejszą umową.
3. Żadna ze Stron niniejszej umowy nie może, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony, kopiować, rozpowszechniać ani ujawniać komukolwiek informacji dotyczących drugiej Strony lub jej interesów, finansów lub działań włącznie ze wszelkimi danymi technicznymi, kosztowymi i tajemnicami handlowymi niezależnie od źródeł tych informacji chyba, że taka informacja jest powszechnie znana lub musi być ujawniona uprawnionemu organowi lub osobom działającym w ramach obowiązujących przepisów prawnych. W takim przypadku
Strona ujawniająca jest zobowiązana niezwłocznie poinformować drugą Stronę o żądaniu ujawnienia takiej informacji. Wykonawca zobowiązany jest do przetwarzania i przechowywania jakichkolwiek informacji Zamawiającego z najwyższą starannością wymaganą dla przetwarzania i przechowywania informacji poufnych. Dla uniknięcia wątpliwości wszystkie informacje przekazywane Wykonawcy należy traktować jako poufne.
§ 12.
1. Administratorem danych osobowych wskazywanych niniejszej umowie oraz udostępnionych w celu jej realizacji jest Mazowiecki Wojewódzki Konserwator Zabytków z siedzibą przy xx. Xxxx Xxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 00 00 000, fax 00 00 00 000, e-mail: xxxx@xxxx.xx.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod nr. tel.: 00 00 00 000 oraz drogą elektroniczną: xxx@xxxx.xx.
3. Zamawiający oświadcza, że dane osobowe uzyskane od Wykonawcy w związku z realizacją umowy będą przetwarzane przez Zamawiającego zgodnie z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Strony zobowiązują się do:
a) wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów i informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z wykonywanym przedmiotem umowy zarówno w trakcie jej trwania jak i po ustaniu stosunku wynikającego z umowy; wszelkie dokumenty będą ujawniane jedynie w zakresie niezbędnym, związanym z realizacją przedmiotu umowy, po wyrażeniu zgody przez drugą Stronę;
b) zabezpieczania przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem wszelkich otrzymanych dokumentów (w tym na mobilnych nośnikach) związanych z przedmiotem umowy;
c) niewykorzystywania zebranych informacji prawnie chronionych dla celów innych niż wynikające z realizacji umowy;
d) niezwłocznego przekazywania drugiej Stronie informacji o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy informacji prawnie chronionych lub o ich niewłaściwym użyciu.
§ 13.
1. Wszystkie spory wynikłe z realizacji umowy Strony będą rozstrzygać na drodze polubownej, a w przypadku nieosiągnięcia porozumienia spory te będą podlegać rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Wszystkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej. Zgodnie z art. 144 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty w przypadku:
a) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia;
b) zmian treści o charakterze informacyjno-instrukcyjnym, niezbędnych dla sprawnej realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem § 13 ust. 4;
c) poprawienie oczywistej pomyłki pisarskiej lub rachunkowej;
d) konieczność wprowadzenia zmian wskutek zmiany stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie kwota VAT oraz wynagrodzenie brutto.
4. Nie stanowi zmiany umowy:
a) zmiana adresów Wykonawcy i Zamawiającego;
b) zmiana adresów do korespondencji, o których mowa w § 13 ust. 8;
c) zmiana osób reprezentujących lub/i powołanych do nadzorowania umowy i bieżących kontaktów u Wykonawcy i Zamawiającego;
d) utrata mocy lub zmiana aktów prawnych przywoływanych w treści umowy. W każdym takim przypadku Wykonawca ma obowiązek stosowania się do aktualnych w danym czasie aktów prawa.
5. Zmiany wskazane w § 13 ust. 4 pkt 1-3 dokonywane są w drodze jednostronnego pisemnego oświadczenia danej Strony i wywołują skutek od dnia doręczenia go drugiej Stronie.
6. Zamawiający powołuje do nadzorowania wykonania umowy i bieżących kontaktów z Wykonawcą , numer tel. , e-mail .
7. Wykonawca powołuje do nadzorowania wykonania umowy i bieżących kontaktów z Zamawiającym , numer tel. , e-mail .
8. Wszelka zawiadomienia i korespondencja związana z umową powinna być kierowana na następujące adresy:
a) dla Zamawiającego - Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Warszawie, ul. Nowy Świat 18/20, 00-373 Warszawa,
b) dla Wykonawcy - .
9. Integralną część niniejszej umowy stanowi Oferta Wykonawcy z dnia r.,
(Załącznik Nr 2), Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 1), wzór umowy powierzenia danych osobowych (Załącznik Nr 3), Wykaz osób (Załącznik Nr 4).
§ 14.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy
…………………….. ……………………..
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
2. Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia
3. Załącznik nr 3 – Umowa powierzenia danych osobowych
4. Załącznik nr 4 – Wykaz osób
Załącznik nr 3 do umowy
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(zwana dalej „Umową”)
zawarta dnia pomiędzy:
Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków w Warszawie, ul. Nowy Świat 28/30, 00-000 Xxxxxxxx, XXX 000-00-00-000
reprezentowanym przez Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxx – Mazowieckiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
zwanym w dalszej części Umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”
a
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………… reprezentowanym przez
………………………………………………………………………………………………….
zwanym w dalszej części Umowy „Podmiotem przetwarzającym” lub „Przetwarzającym”
zwanymi dalej „Stronami”
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, dotyczącymi ochrony praw osób, których dane dotyczą w związku z realizacją umowy na Świadczenie usług administrowania systemem informatycznym na potrzeby Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Warszawie oraz delegatur (dalej umowa główna).
3. Przetwarzający oświadcza, że stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.
§ 2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał w sposób elektroniczny, dane zwykłe i szczególnych kategorii, a także informacje o wyrokach i naruszeniach prawa zawarte w systemach informatycznych Administratora w związku z jego zadaniami, powierzone na podstawie niniejszej umowy, w szczególności dane: osób składających pisma i wnioski, interesantów, stron i uczestników postępowań prowadzonych w WUOZ, pracowników i współpracowników WUOZ, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub z nią związanych, innych przedsiębiorców i osób z nimi związanych, przedstawicieli instytucji, osób fizycznych wykonujących zadania na rzecz administratora, dane i informacje zawarte w wiadomościach mailowych. Zakres powierzonych do przetwarzania danych może obejmować x.xx.: imiona, nazwiska, nazwiska xxxxxx, numery PESEL, daty urodzenia, adresy zamieszkania, adresy korespondencyjne, informacje o stanie zdrowia, oświadczenia dotyczące niekaralności, numery telefonu, adresy mailowe, informacje dotyczące wykształcenia i inne dane znajdujące się w systemach informatycznych i sieci WUOZ.
2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji umowy głównej, x.xx.:
a) administrowanie serwerami urzędu;
b) administrowanie stroną internetową xxx.xxxx.xx, w tym aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji;
c) administrowanie stroną internetową w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) xxx.xxx.xxxx.xx, w tym aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji;
d) aktualizacja i wprowadzanie nowych informacji na stronie ePUAP;
e) zarządzanie domenami urzędu (w tym tworzenie nowych kont domenowych, przyłączaniu komputerów do domeny organizacji);
f) wsparcie systemu EZD;
g) prowadzenie i aktualizacja dokumentacji teleinformatycznej (sieciowej, sprzętowej, uprawnień pracowników, przydziału sprzętu IT, dostępu do haseł systemowych);
h) administrowanie siecią teleinformatyczną, w tym urządzeniami sieciowymi;
i) zabezpieczenie i ochrona antywirusowa i antyspamowa zasobów teleinformatycznych Urzędu;
j) archiwizowanie i zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania danych (kopie zapasowe);
k) zapewnienie właściwej eksploatacji, sprawności technicznej i napraw bieżących sprzętu teleinformatycznego;
l) prowadzenie bieżącej konserwacji i aktualizacji posiadanego oprogramowania użytkowego, narzędziowego oraz systemów operacyjnych, w tym prowadzenie ewidencji posiadanych licencji;
m)instalację nowego oprogramowania i konfiguracji sprzętu teleinformatycznego;
n) nadawanie/odbieranie uprawnień IT pracownikom na zlecenie przełożonych;
o) pomoc pracownikom Urzędu w zakresie sprzętu i oprogramowania IT (helpdesk);
p) doradztwo w zakresie doboru sprzętu i oprogramowania dla Urzędu oraz współudział w planowaniu oraz nadzorowaniu wyposażenia Urzędu w technikę teleinformatyczną i komputerową;
q) wdrożenia sprzętu i oprogramowania;
r) tworzenie nowych zasobów sieciowych oraz zarządzanie już istniejącymi.
§ 3
Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający, zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) danych przetwarzanych przez osoby,
które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni. O fakcie realizacji zwrotu lub usunięcia danych informuje Administratora na piśmie.
6. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
7. Podmiot przetwarzający, po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi danych w czasie nie dłuższym niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia. Zgłoszenie dokonywane jest drogą telefoniczną 22 44 30 405 i/lub elektroniczną: xxx@xxxx.xx.
§ 4
Prawo kontroli
1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli lub przeprowadzenia audytu czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający dane przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia niniejszej umowy.
2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli i audytu w godzinach pracy Przetwarzającego dane z minimum 7 dniowym jego uprzedzeniem.
3. Przetwarzający dane zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 14 dni.
4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§ 5
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Przetwarzającego dane prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Przetwarzający dane. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający dane informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Przetwarzającego w niniejszej umowie.
4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora danych za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 6
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający, danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym dane tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez pracowników upoważnionych przez organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.
§ 7
Czas obowiązywania umowy
Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas trwania umowy głównej.
§ 8
Rozwiązanie umowy
1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Przetwarzający dane :
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli i audytu nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez wiedzy i zgody Administratora danych.
2. Niezależnie od przypadków określonych w ust.1 niniejsza umowa ulega rozwiązaniu bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń w przypadku rozwiązania lub wypowiedzenia zasad dotyczących współdziałania w związku z umową główną.
§ 9
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie niniejszej umowy lub umowy głównej, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub niniejszej umowy.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
2. Strony ustalają następujące dane osób kontaktowych wskazanych do realizacji obowiązków wynikających z niniejszej umowy:
a. ze strony Administratora: Xxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx, e-mail xxx@xxxx.xx,
b. ze strony Podmiotu przetwarzającego… e-mail
………………………………………
3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Rozporządzenia.
5. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla Administratora danych.
Administrator danych Podmiot przetwarzający dane