Porozumienie w sprawie odbioru faktur w formie elektronicznej

Porozumienie w sprawie odbioru faktur w formie elektronicznej

z dnia ………………….

Zawarte w …………………………

pomiędzy:

PKP CARGO Spółka Akcyjna z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000027702, NIP: 000-00-00-000, REGON: 277586360, kapitał zakładowy: 2.239.345.850,00 PLN w całości wpłacony.

reprezentowaną przez:

…………………………………..

……………………………………

zwaną dalej „Odbiorcą” a

……………………...………,

…………………………………… reprezentowaną przez:

…………………………………………..

zwaną dalej „Wystawcą”

zwane również wspólnie „Stronami”.

Niniejsze Porozumienie, zwane dalej Porozumieniem, jest zgodne z ustawą z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz.1054 j.t. ze zm.)

§ 1

Przedmiot porozumienia

1. Odbiorca akceptuje odbiór faktur wraz z załącznikami (w formie elektronicznej) zwanymi dalej dokumentami elektronicznymi.

2. Wystawca zobowiązuje się do przekazywania dokumentów elektronicznych Odbiorcy tylko w jeden, wybrany z poniższej listy następujących sposobów dystrybuowania:

1) ☐ Przesyła dokumenty w formacie PDF (Portable Document Format) na adres e-mail Odbiorcy xxxxxxxx.xxxxx@xxx-xxxxx.xx z następującego adresu e-mail:

………………………………………………………

☐ Wystawia dokument elektroniczny na formularzu na portalu PKP CARGO S.A.

☐ Wstawia plik EWD w formacie TXT wraz z fakturą w formacie PDF na portal PKP CARGO S.A.

☐ Wstawia na portal PKP CARGO S.A. fakturę w formacie PDF.

3. Dokumenty elektroniczne będą przekazywane w formacie PDF, których nazwa musi odpowiadać numerowi faktury. W przypadku przekazywania załączników ich nazwa musi zawierać numer faktury, jedno z wymienionych słów kluczowych: „zal”, „zał”, „ap”, „at”, „spec”, „sup”, „wyk”,

„kat”, „tic”, „li”, „br” oraz znak odróżniający od siebie kolejne załączniki faktury. Przekazywane dokumenty elektroniczne nie mogą być skompresowane w plikach ZIP.

4. Strony Porozumienia zgodnie oświadczają, iż z chwilą wejścia w życie niniejszego Porozumienia tracą moc postanowienia dotyczące formy i sposobu przesyłania faktur określone w umowie nr

……………………………………………….. zawartej pomiędzy Stronami niniejszego Porozumienia.

5. Pozostałe warunki umowy, wskazanej w ust. 4 pozostają bez zmian.

6. Odbiorca zobowiązuje się przyjmować dokumenty elektroniczne w formie papierowej, w szczególnych przypadkach uzasadnionych przeszkodami technicznymi uniemożliwiającymi Wystawcy przesłanie lub Odbiorcy odbiór dokumentów elektronicznych.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, dokumenty w formie papierowej przesyłane będą na adres: PKP CARGO S.A. xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx.

8. Odbiorca oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych przez Wystawcę wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przesyłania dokumentów elektronicznych obejmującej ich przechowywanie i dystrybucję.

9. Za datę dostarczenia do Odbiorcy przez Wystawcę dokumentów elektronicznych uznaje się moment ich wejścia na e-serwis PKP CARGO S.A.

10. Potwierdzeniem dostarczenia Odbiorcy dokumentów elektronicznych jest automatycznie wygenerowana zwrotna wiadomość pocztowa, z której treści będzie wynikać, że dokumenty elektroniczne zostały dostarczone do Odbiorcy.

11. W przypadku dostarczenia dokumentów, o których mowa w ust. 9, w sobotę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy, Strony Umowy uznają, że terminem dostarczenia tych dokumentów jest pierwszy dzień roboczy przypadający po sobocie lub dniu ustawowo wolnym od pracy.

§ 2

Zasady zachowania poufności

Strony zobowiązują się do wzajemnego przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa.

§ 3

Wypowiedzenie porozumienia

1. Każda ze Stron może rozwiązać niniejsze Porozumienie za 3 miesięcznym wypowiedzeniem ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

2. Wypowiedzenie należy przesłać listem poleconym (z potwierdzeniem odbioru) na adres wskazany w ust.3. lub inny pisemnie wskazany przez Xxxxxx.

3. Wszelkie pisma związane z zawarciem oraz wykonaniem niniejszego Porozumienia przesyłane będą na adres:

Odbiorca:…………………………………………….

Wystawca: …………………………………………..

§ 4

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Porozumienie wchodzi w życie z dniem ……………………………. i zostaje zawarte na czas nieokreślony.

3. Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

Odbiorca Wystawca