ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Umowa nr … na kompleksową organizację oprawy dwudniowej konferencji zwana dalej „Umową”
13/POIR/2018 Załącznik nr 3
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Umowa nr …
na kompleksową organizację oprawy dwudniowej konferencji
zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:
Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000109744, NIP 000-00-00-000, REGON 012001533, reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
firmą…,
reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Wykonawcą”,
łącznie zwanymi Stronami,
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z udziałem laureatów Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (z Polski i z zagranicy) realizujących projekty w ramach programu „FIRST TEAM” FNP finansowanego z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, działanie 4.4, obejmująca:
aranżację sali, w której będzie się odbywać spotkanie (wraz z wynajmem niezbędnych mebli i sprzętów),
sprzęt oraz osobę/osoby niezbędne do realizacji dźwięku,
sprzęt oraz osobę/osoby niezbędne do realizacji obrazu,
organizację kolacji pierwszego dnia konferencji,
obsługę recepcyjną podczas konferencji,
koordynację działań podwykonawców,
osobę do kontaktu z Zamawiającym.
Zamawiający oświadcza, że zamówienie w ramach niniejszej Umowy jest finansowane ze środków Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Sposób wykonania zamówienia określony jest w Zapytaniu ofertowym nr 13/POIR/2018, które stanowi załącznik nr 3 do Umowy oraz w załącznikach do tego Zapytania.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i zakres zamówienia, który Wykonawca zobowiązuje się zrealizować w ramach niniejszej Umowy zawarty jest w Załączniku nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ).
W związku z tym, że środki unijne mają na celu x.xx. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu, a cel ten osiągany jest poprzez wydatkowanie tych środków w sposób zapewniający tworzenie x.xx. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, przepisów prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska.
§ 2
Realizacja zamówienia
Nazwa i adres miejsca realizacji kolacji (z Formularza ofertowego) ……………………………………………
Osobą odpowiedzialną za organizację konferencji ze strony Wykonawcy będzie (zgodnie ze złożoną ofertą) ………………………… (imię i nazwisko), tel. ………………, email: ………………….
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
Wykonawca odpowiada za działania bądź zaniechania podwykonawców jak za swoje własne.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych przez niego w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz niewykorzystywania ich do celów innych, niż związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie w tajemnicy ww. informacji przez podmioty, o których mowa w ust. 4.
Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o stanie realizacji przedmiotu zamówienia na każde jego żądanie.
Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i odpowiednie doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.
§ 3
Termin realizacji zamówienia
Termin realizacji zamówienia: Od dnia zawarcia Umowy do końca drugiego dnia konferencji.
Planowana data konferencji: 06-07.12.2018r.
§ 4
Wynagrodzenie
Za należyte wykonanie całości przedmiotu zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto w kwocie …………… zł (słownie: ………… zł).
Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, przewiduje możliwość wypłaty Wykonawcy zaliczki na poczet wykonania przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że wysokość zaliczki nie przekroczy 20% kwoty wskazanej w ust. 1.
Po zawarciu Umowy zaliczka zostanie wpłacona na wskazany przez Wykonawcę w fakturze proforma rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury proforma oraz przedłożeniu zabezpieczenia zaliczki. Zaliczka zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia.
Warunkiem wypłaty zaliczki jest wniesienie 100% zabezpieczenia zaliczki.
Zabezpieczenie zaliczki może być wniesione w formie:
gwarancji bankowej,
gwarancji ubezpieczeniowej,
poręczenia bankowego.
Zabezpieczenie zaliczki będzie bezwarunkowe i płatne na pierwsze żądanie Zamawiającego. Wykonawca zapewni, że termin wygaśnięcia zabezpieczenia nie będzie krótszy niż do 31.12.2018r.
Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie zaliczki niezwłocznie po podpisaniu Protokołu odbioru.
Wynagrodzenie, pomniejszone o kwotę wypłaconą w ramach zaliczki, będzie płatne za należycie wykonany przedmiot zamówienia na podstawie stawek wynikających z Formularza ofertowego.
Wynagrodzenie w odniesieniu do usługi cateringowej w ramach kolacji zostanie obliczone według cen zawartych w Formularzu ofertowym, jako iloczyn liczby uczestników kolacji i wynagrodzenia należnego za przygotowanie kolacji dla jednego uczestnika konferencji.
Strony uzgadniają, że Zamawiający może zmniejszyć lub zwiększyć wskazaną liczbę uczestników konferencji, informując o tym Wykonawcę najpóźniej na 48 godzin przed planowanym terminem konferencji. Zgłoszenie zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji, dokonane po terminie określonym w zdaniu poprzednim, nie będzie miało wpływu na wysokość wynagrodzenia. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może się zmniejszyć lub zwiększyć o maksymalnie 20% liczb podanych w ust. 4 OPZ.
Dowodem realizacji przedmiotu zamówienia jest Protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy.
Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku w terminie do 7 dni od momentu podpisania Protokołu odbioru.
Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności zaoferowanej usługi z warunkami zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej umowie.
§ 5
Kary umowne
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
w wysokości 100% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 w przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 6 ust. 1.W przypadku, gdy Zamawiający od Umowy odstąpił w trybie § 6 ust. 1 lub gdy zamówienie zostało całkowicie lub w przeważającej części wykonane nienależycie Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 100% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 Umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z elementów przedmiotu zamówienia. Łączny limit kar umownych w takim przypadku wynosi 100% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 Umowy.Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.
W przypadku rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 6
Odpowiedzialność Wykonawcy
Jeżeli zamówienie jest wykonywane w sposób nienależyty i z tego powodu wykonanie zamówienia utraci całkowicie lub w przeważającym stopniu znaczenie dla Zamawiającego, Zamawiający może od Umowy odstąpić w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
§ 7
Poufność
Wykonawca jest obowiązany zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi wszelkie informacje o Zamawiającym oraz informacje, co do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy i ma prawo je wykorzystywać tylko w celu wykonania przedmiotu Umowy.
Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 wiąże Zamawiającego i Wykonawcę także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę zaangażowaną do realizacji Umowy, w tym podwykonawcę związanego z wykonaniem Umowy o obowiązku zachowania tajemnicy.
§ 8
Przetwarzanie danych osobowych
W celu prawidłowej realizacji Umowy Zamawiający, jako Administrator Danych Osobowych, powierza Wykonawcy na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „rozporządzenie”) przetwarzanie danych osobowych w celu niezbędnym do realizacji postanowień niniejszej Umowy.Fundacja na rzecz Nauki Polskiej oświadcza, że jest Administratorem Danych Osobowych, które powierza Wykonawcy.
Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu prawidłowej realizacji Umowy.
Powierzone dane osobowe zawierają w szczególności chronione informacje o pracownikach Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP) oraz o uczestnikach konferencji.
Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy, następujące kategorie danych osobowych, jak np.: imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres i nazwa miejsca pracy.
Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego dane osobowe bez uprzedniej szczegółowej lub pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku ogólnej pisemnej zgody Wykonawca informuje Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających. Zamawiający może wyrazić sprzeciw wobec zaproponowanych przez Wykonawcę zmian.
Wykonawcy przysługuje prawo do przetwarzania danych osobowych w terminie od dnia ich otrzymania do dnia zakończenia realizacji niniejszej Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego, chyba że obowiązek przetwarzania w inny sposób nakładają na Wykonawcę przepisy prawa.
Wykonawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy w związku z powierzonymi do przetwarzania danymi osobowymi.
Wykonawca podejmuje wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane w rozporządzeniu w celu optymalnego zabezpieczenia powierzonych mu danych osobowych. Ponadto, pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określnych w rozporządzeniu w zakresie zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego oraz zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych.
Wykonawca przestrzega wszelkich warunków określonych w rozporządzeniu w zakresie ewentualnego korzystania z usług innego podmiotu zewnętrznego.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą
w zakresie przysługujących jej praw.Wykonawca, w przypadku zakończenia niniejszej Umowy, niezwłocznie, ale nie później niż
w terminie wygaśnięcia Umowy lub upływu terminu wypowiedzenia Umowy, zobowiązuje się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone,
w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji.Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym paragrafie oraz umożliwia audytorowi oraz Zamawiającemu przeprowadzenie audytów, inspekcji.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków, które nakłada niniejsza Umowa, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zamawiającego lub wbrew tym instrukcjom. Ponadto, Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową,
a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym.W przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia lub niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w następstwie, czego Zamawiający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, wykonawca zobowiązuje się pokryć Zamawiającemu poniesione z tego tytułu straty i koszty.
§ 9
Dane kontaktowe stron
Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.Zamawiający wskazuje Wykonawcy ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy.Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.
Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.
§ 10
Istotne zmiany postanowień zawartej Umowy
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu Stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej Umowy:
w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, należnego za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Cena brutto umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT, bez zmiany ceny netto umowy;
w uzasadnionych przypadkach, polegającej na zmianie miejsca gdzie odbędzie się kolacja, które jest określone w §2 ust. 1 Umowy, z tym zastrzeżeniem, że nowe miejsce organizacji kolacji musi spełniać wymogi, o których mowa w ust. 3 OPZ;
polegającej, w uzasadnionych przypadkach, na zmianie osoby, o której mowa w § 2 ust. 2 inną osobą, za zgodą Zamawiającego, z tym zastrzeżeniem, że zaproponowana nowa osoba musi spełniać warunki z Zapytania ofertowego w co najmniej takim samym stopniu jak osoba zmieniana w szczególności ma posiadać doświadczenie zawodowe nie mniejsze niż osoba zmieniana;
polegającej, w wyjątkowej sytuacji, na zmianie daty realizacji konferencji, o czym Wykonawca zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.
§ 11
Postanowienia końcowe
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 3 – Zapytanie ofertowe nr 13/POIR/2018,
Załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru,
Załącznik nr 5 - KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy.
……………………………………… ………………………………………
Zamawiający Wykonawca
7
z
7