Umowa nr BDG … /2017 („Umowa”)

Umowa nr BDG … /2017 („Umowa”)

zawarta w Warszawie w dniu ........................................................... 2017r. pomiędzy:

Skarbem Państwa – Ministerstwem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, przy
xx. Xxxxxxxxxx 00/00, kod xxxxxxxx 00 - 000, XXX 000-00-00-000, reprezentowanym przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska – Panią Xxxxx Xxxxxxxxx, w imieniu i na rzecz której działa na podstawie pełnomocnictwa nr 75 z dnia 8 lipca 2016 r. Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora do spraw Informatyki w Biurze Dyrektora Generalnego,

zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

,

zwaną dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej również z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”,

o następującej treści:

1. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest zapewnienie przez Wykonawcę obsługi serwisowej, zwanej dalej „Obsługą serwisową”:

1. urządzeń wielofunkcyjnych zainstalowanych w siedzibie Zamawiającego, tworzących centralny system wydruku, zwanych dalej „Sprzętem”, których wykaz jest określony w Załączniku nr 1 do Umowy;

2. oprogramowania komputerowego, działającego w ramach centralnego systemu wydruku u Zamawiającego, zwanego dalej „Systemem”, którego wykaz jest określony w Załączniku Nr 2 do Umowy.

2. Szczegółowy zakres Obsługi serwisowej jest określony w § 5.

2. Oświadczenia, podwykonawstwo, zobowiązania

1. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne kwalifikacje i dysponuje wykwalifikowanym personelem oraz narzędziami wymaganymi do należytej realizacji Umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu Umowy będzie kierował się najlepszą dostępną wiedzą, etyką zawodową, obowiązującymi przepisami oraz należytą starannością.

3. Wykonawca oświadcza, że jest producentem*/autoryzowanym partnerem producenta Sprzętu*.

4. Zamawiający oświadcza, że Sprzęt oraz System są objęte gwarancją XEROX Polska Sp. z o.o. Kopie kart gwarancyjnych stanowią Załącznik nr 3 do Umowy.

5. Ze względu na objęcie Sprzętu i Systemu gwarancją, Wykonawca może powierzyć zrealizowanie kluczowych części Umowy, tj. wykonanie Obsługi serwisowej, innemu podmiotowi, wyłącznie będącemu autoryzowanym partnerem producenta Sprzętu, zwanemu dalej „Podwykonawcą”.

6. Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za działania lub zaniechania wszystkich osób zatrudnionych przez siebie do wykonywania przedmiotu Umowy, a także za działania i zaniechania Podwykonawców, jak za własne działania lub zaniechania.

7. Opóźnienie w wykonaniu przedmiotu Umowy lub jego części przez Podwykonawców nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za naruszenie terminów przewidzianych Umową.

8. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia i utrzymywania przez okres trwania Umowy portalu elektronicznego służącego do dokonywania zgłoszeń serwisowych, o których mowa w § 5
   („Portal zgłoszeniowy”).

* niepotrzebne skreślić

3. Terminy realizacji Umowy

Umowa jest zawarta na czas określony 48 miesięcy liczonych od dnia zawarcia Umowy, chyba że kwota określona w § 6 ust. 1 wyczerpie się wcześniej.

4. Odbiory

1. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zostanie dokonany przez Strony odbiór Obsługi serwisowej poprzez podpisanie protokołu odbioru Obsługi serwisowej, który będzie obejmował rozliczenie świadczonej przez Wykonawcę Obsługi serwisowej w poprzednim miesiącu.

2. Protokół odbioru Obsługi serwisowej będzie zawierał raport ilościowy wydruków, o którym mowa w § 6 ust. 4 oraz ewidencję wykonanych czynności serwisowych i informację o zdalnych logowaniach do Systemu.

5. Obsługa serwisowa

1. Wykonawca, w ramach realizacji Umowy i w ramach wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1, zobowiązuje się zapewnić Obsługę serwisową u Zamawiającego.

2. Do Obsługi serwisowej należy:

1. wykonywanie bieżącej obsługi gwarantującej zapewnienie ciągłej pracy Systemu i Sprzętu, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego nie krótszym niż 3 dni, chyba że Strony zgodnie ustalą termin krótszy; bieżąca obsługa obejmuje:

1. dokonywanie okresowych konserwacji Sprzętu na wezwanie Zamawiającego, w przypadku zasygnalizowania potrzeby konserwacji przez Sprzęt,

2. dokonywanie okresowych aktualizacji Systemu;

1. dostarczanie i instalowanie wszelkich niezbędnych części zużywających się podczas pracy Sprzętu (ulegających naturalnemu zużyciu), nieobjętych gwarancją, a także dostarczanie i instalowanie materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru), w szczególności fotoreceptorów, modułów drukujących, nośnika, tonera, modułów utrwalających, elementów pobierania oraz transportu papieru, pasów lub rolek transferowych;

2. odbieranie i zagospodarowywanie celem utylizacji wszelkich zdemontowanych części zużywających się podczas pracy Sprzętu oraz pojemników po materiałach eksploatacyjnych niezwłocznie po ich zdemontowaniu, z wyłączeniem nośników danych;

3. wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 13-14.

3. Obsługa serwisowa Sprzętu będzie świadczona przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego.

4. Obsługa serwisowa Systemu może być świadczona przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia VPN (Virtual Private Network).

5. Wykonawca będzie przyjmował zgłoszenia serwisowe Zamawiającego, w ramach Obsługi serwisowej, za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę Portalu zgłoszeniowego, a w przypadku niedziałania Portalu zgłoszeniowego na podane w § 12 ust. 1 pkt 2 – numer faksu lub adres e-mail, przez cały czas trwania Umowy, w dni robocze w godzinach 8:15 – 16:15.

6. Niezbędne części zużywające się podczas pracy Sprzętu oraz materiały eksploatacyjne (z wyjątkiem papieru) zostaną dostarczone na koszt i ryzyko Wykonawcy.

7. W przypadku potrzeby wymiany niezbędnych części zużywających się podczas pracy Sprzętu Wykonawca zobowiązany jest do zainstalowania elementów oryginalnych, fabrycznie nowych.

8. Wykonawca zapewni, że wszystkie wersje i aktualizacje oprogramowania w Systemie będą zgodne z dokumentacją, o której mowa w ust. 18.

9. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za monitorowanie i raportowanie liczby wykonywanych wydruków.

10. W przypadku „Awarii Systemu” (przerwania pracy Systemu, przejawiającego się całkowitym brakiem możliwości korzystania z funkcjonalności; Zamawiający nie ma możliwości zastosowania środków zastępczych w celu obejścia błędu) Wykonawca zapewni Zamawiającemu w terminie …… od zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę Portalu zgłoszeniowego, a w przypadku niedziałania Portalu zgłoszeniowego na podane w § 12 ust. 1 pkt 2 – numer faksu lub adres e-mail, stałą dostępność usługi wydruku, kopiowania i skanowania.

11. W ramach Obsługi serwisowej, Wykonawca zapewni, aby w siedzibie Zamawiającego, w ciągłej dostępności, było ……. kompletów materiałów eksploatacyjnych do drukowania, do Sprzętu typu I, o którym mowa w Załączniku nr 1 do Umowy, oraz ……. komplety materiałów eksploatacyjnych do drukowania, do Sprzętu typu II, o którym mowa w Załączniku nr 1 do Umowy.

12. Wykonawca zobowiązuje się, w przypadku potrzeby wymiany części zużywających się podczas pracy Sprzętu lub materiałów eksploatacyjnych lub potrzeby uzupełnienia zapasów materiałów eksploatacyjnych do poziomu, o którym mowa w ust. 11, odpowiednio dostarczyć i zainstalować albo dostarczyć w celu uzupełnienia, fabrycznie nowe niezbędne części zużywające się podczas pracy Sprzętu lub materiały eksploatacyjne zalecane przez producenta Sprzętu, w terminie 2 dni roboczych, po zgłoszeniu takiej potrzeby przez Zamawiającego za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę Portalu zgłoszeniowego, a w przypadku niedziałania Portalu zgłoszeniowego na podane w § 12 ust. 1 pkt 2 – numer faksu lub adres e-mail.

13. W ramach Obsługi serwisowej Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania comiesięcznej analizy stanu liczników i ustawienia Sprzętu w budynku Zamawiającego („Analiza”). Wykonawca zobowiązuje się przedstawić wyniki Analizy Zamawiającemu, na podane w § 12 ust. 1 pkt 1 – numer faksu lub adres e-mail, na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 2 dni od dnia jego zgłoszenia na podane w § 12 ust. 1 pkt 2 – numer faksu lub adres e-mail.

14. Na podstawie Analizy Wykonawca, na zlecenie Zamawiającego zgłoszone za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę Portalu zgłoszeniowego, a w przypadku niedziałania Portalu zgłoszeniowego na podane w § 12 ust. 1 pkt 2 – numer faksu lub adres e-mail, dokona zamiany lokalizacji Sprzętu („Przemieszczenie”), w terminie 3 dni od dnia zgłoszenia zlecenia przez Zamawiającego. Wzajemna zamiana lokalizacji dwóch urządzeń uznawana jest za jedno Przemieszczenie.

15. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania, w ramach wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1, 20 Przemieszczeń w trakcie trwania Umowy.

16. Do Obsługi serwisowej nie zalicza się dostawy papieru, która należy do obowiązków Zamawiającego.

17. Koszty dojazdu do Zamawiającego ponosi Wykonawca.

18. Dokumentacja dotycząca centralnego systemu wydruku zostanie udostępniona przez Zamawiającego Wykonawcy, w formie elektronicznej, w dniu zawarcia Umowy.

6. Wynagrodzenie

1. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie Obsługi serwisowej nie przekroczy łącznie kwoty brutto: ………………..……… złotych (słownie złotych: ………………………………..), zawierającej podatek od towarów i usług, naliczony według obowiązujących przepisów.

2. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie Obsługi serwisowej będzie płatne w okresach miesięcznych, z dołu za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy i będzie obliczane na podstawie stawek określonych w ust. 3, zgodnie z ilością faktycznie wykonanych wydruków lub kopii.

3. Stawki za wykonane wydruki lub kopie przedstawiają się następująco:

1. …………………….. złotych brutto za 1 jednostronny wydruk lub kopię A4 zadrukowaną w czerni (mono), w tym podatek od towarów i usług, naliczony według obowiązujących przepisów;

2. ……………………...złotych brutto za 1 jednostronny wydruk lub kopię A4 zadrukowaną w kolorze, w tym podatek od towarów i usług, naliczony według obowiązujących przepisów.

4. Liczba wydruków i kopii będzie potwierdzona raportem ilościowym, wygenerowanym z Systemu.

5. Dla formatów innych niż A4 stosuje się następujące przeliczniki proporcjonalnie do zadrukowanej powierzchni:

1. jednostronne A5 = 1/2 x A4;

2. jednostronne A3 = 2 x A4.

6. W przypadku, gdy kwota o której mowa w ust. 1 nie zostanie wykorzystana w całości na realizację Umowy, nie spowoduje to po stronie Wykonawcy roszczenia o zapłatę części niezrealizowanej wartości Umowy, jak również roszczenia o przedłużenie Umowy.

7. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2, będzie dokonywana przez Zamawiającego przelewem bankowym na konto Wykonawcy, w terminie 30 dni kalendarzowych, od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury wraz z naniesionym numerem Umowy.

8. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr: …………………………………………………………………………

9. Zmiana numeru rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 8, następuje przez złożenie pisemnego oświadczenia przez Wykonawcę i nie wymaga aneksu do Umowy.

10. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień złożenia przez Zamawiającego dyspozycji przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy.

11. W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury niezgodnie z Umową lub z obowiązującymi przepisami prawa, Zamawiający ma prawo do wstrzymania zapłaty wynagrodzenia, bez negatywnych skutków finansowych dla Zamawiającego.

12. Wykonawca nie może przelać wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez pisemnej zgody Zamawiającego.

13. Podstawą rozliczenia faktury, o której mowa w ust. 7, jest dokonanie przez Xxxxxx odbioru Obsługi serwisowej, stwierdzone protokołem, o którym mowa w § 4.

7. Kary umowne

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę Umowy w całości lub części, w szczególności niewykonania bieżącej obsługi, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 lub niedostarczenia i niezainstalowania niezbędnych części zużywających się podczas pracy Sprzętu lub materiałów eksploatacyjnych lub nieuzupełnienia materiałów eksploatacyjnych w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 12, lub nieprzedstawienia Analizy lub niewykonania Przemieszczenia w terminach wskazanych odpowiednio w § 5 ust. 13 i 14, Zamawiający, z zastrzeżeniem ust. 2-3/5*, może:

1. wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, albo

2. wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin na wykonanie lub należyte wykonanie określonych czynności wynikających z Umowy i zażądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 0,1 % wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, a w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę dodatkowego terminu, skorzystać z uprawnienia o którym mowa w pkt 1 albo 3;

3. odstąpić od wykonania przez Wykonawcę danej czynności i zażądać kary umownej w wysokości 2000 zł.

2. W przypadku niezapewnienia przez Wykonawcę dostępności usługi wydruku, kopiowania lub skanowania podczas Awarii Systemu Zamawiający może żądać od Wykonawcy kary umownej w wysokości 150 zł za każdą godzinę braku dostępności usługi wydruku, kopiowania lub skanowania podczas Awarii Systemu.

3. W przypadku każdorazowego naruszenia zobowiązań wynikających z Umowy w zakresie postanowień dotyczących poufności informacji lub ochrony danych osobowych Zamawiający może:

1. zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 4 % wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, za każdy przypadek naruszenia, albo

2. wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1.

4. W przypadku nieudokumentowania lub nienależytego udokumentowania przez Wykonawcę w terminie, o którym mowa w § 15 ust. 2 lub ust. 3, że Wykonawca zatrudnił co najmniej 1 osobę niepełnosprawną w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy o pracę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł (słownie: sto złotych) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostarczeniu dokumentów wskazanych w § 15 ust. 2 lub ust. 3.

5. W przypadku niezatrudniania przez Wykonawcę przez cały okres trwania Umowy co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy o pracę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł (słownie: sto złotych) za każdy rozpoczęty dzień niezatrudniania tej osoby.

(ust. 4 i 5 dotyczą sytuacji gdy Wykonawca zadeklarował w ofercie zatrudnienie osoby niepełnosprawnej)

6. W przypadku opóźnienia Wykonawcy w wykonaniu lub należytym wykonaniu Umowy i nieskorzystania przez Zamawiającego z uprawnień wskazanych w ust. 1, Zamawiający może żądać od Wykonawcy kary umownej w wysokości 0,1 % wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w wykonaniu określonych czynności wynikających z Umowy. Postanowienia zdania poprzedniego stosuje się niezależnie od wskazania w protokole odbioru, że doszło do opóźnienia.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącania naliczonych kar umownych z wierzytelności Wykonawcy.

8. Niezależnie od powyższych roszczeń, w przypadku gdyby Zamawiający poniósł szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, może on dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

9. Kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie, tj. naliczenie kary umownej z jednego tytułu nie wyłącza możliwości naliczenia kary umownej z innego tytułu.

8. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1. Wykonawca wniósł przed zawarciem Umowy zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w formie ……………………… na kwotę …………………….. co stanowi 5% kwoty wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, zwane dalej „Zabezpieczeniem”.

2. Kopia dokumentu potwierdzającego wniesienie Zabezpieczenia stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.

3. Zabezpieczenie służy zaspokojeniu wszelkich roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę. W szczególności Zamawiający jest upoważniony do potrącania z Zabezpieczenia należytego wykonania Umowy kar umownych, o których mowa w § 7. Zamawiający, przed potrąceniem jakichkolwiek kwot z Zabezpieczenia, zobowiązany jest pisemnie zawiadomić o tym fakcie Wykonawcę.

4. Zabezpieczenie zostanie zwrócone Wykonawcy w terminie ……… dni od dnia podpisania ostatniego protokołu odbioru Obsługi serwisowej.

5. W przypadku dokonania jakiegokolwiek potrącenia z Zabezpieczenia przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 dni roboczych, od dnia poinformowania Wykonawcy o dokonaniu potrącenia, uzupełnić Zabezpieczenie do kwoty, o której mowa w ust. 1.

6. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w ust. 5, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym.

9. Klauzule waloryzacyjne

1. Strony przewidują możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, w przypadku zmian zaistniałych w trakcie obowiązywania Umowy dotyczących:

1. stawki VAT;

2. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

3. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

– jeżeli Strona, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zmian w powyższym zakresie, zwróci się w tej sprawie do drugiej Strony z wnioskiem, w którym odpowiednio Zamawiający wykaże wpływ zmian na zmniejszenie kosztów wykonywania Umowy przez Wykonawcę, co powinno skutkować zmniejszeniem kwoty wynagrodzenia, albo Wykonawca wykaże wpływ zmian na zwiększenie kosztów wykonywania Umowy, co powinno skutkować zwiększeniem kwoty wynagrodzenia.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, wymaga zgody stron i aneksu do Umowy.

3. W dniu zawarcia Umowy Wykonawca złoży pisemne oświadczenie dotyczące:

1. liczby osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie albo innej umowy o świadczenie usług, które będą zaangażowane w realizację umowy oraz wymiaru czasu pracy albo liczby godzin świadczonych usług, które dana osoba będzie przeznaczać na wykonanie Umowy;

2. określenia jaki procent wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, za wykonanie Obsługi serwisowej przypada na miesięczne wynagrodzenie poszczególnych osób, o których mowa w pkt 1.

4. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, będą skutkowały podwyższeniem wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem co najmniej 1- miesięcznego terminu wypowiedzenia.

10. Poufność i przetwarzanie danych osobowych

1. Umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

2. Wykonawca, jego personel zatrudniony przy realizacji Umowy, a także Podwykonawcy, zobowiązani są do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim wszystkich informacji lub dokumentów, w których posiadanie weszli w związku z wykonywaniem Umowy. Dane udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego zostaną wykorzystane jedynie przez niego lub jego personel zatrudniony przy realizacji Umowy lub Podwykonawców do celów realizacji Umowy i nie zostaną ujawnione osobom trzecim, bez zgody Zamawiającego.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania, przy wykonywaniu Umowy, wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawa związanych z ochroną danych, a także z ochroną informacji niejawnych.

4. Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich wszelkie urządzenia oraz dane, informacje i dokumenty, przy pomocy których będzie realizował Umowę.

5. Wykonawca nie może, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać, upubliczniać lub udostępniać danych i informacji określonych w ust. 2 w innych celach niż wynikające z Umowy.

6. Postanowienia ust. 5 nie dotyczą informacji publicznych, informacji powszechnie znanych oraz informacji, których udostępnienie następuje na żądanie organów administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego, sądów, prokuratury lub instytucji organizacji międzynarodowych, w zakresie w jakim te organy lub instytucje są uprawnione do żądania danych na podstawie odrębnych przepisów.

7. Zasady powierzania przetwarzania danych osobowych określa Załącznik nr 5 do Umowy.

11. Osoby do kontaktu

1. Strony ustalają, że osobami reprezentującymi Strony w zakresie realizacji Umowy są:

1. ze strony Zamawiającego:

1. ……………………………………………,

2. ……………………………………………;

2. ze strony Wykonawcy:

1. …………………………………………….,

2. …………………………………………… .

2. Wykonawca ma możliwość zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2, gdy jest to uzasadnione obiektywnymi okolicznościami, o czym jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Zamawiającego drogą mailową na adres wskazany w § 12 ust. 1 pkt 1.

3. Wykonawca jest zobowiązany dokonać zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2
   i powiadomić o tym Zamawiającego na adres wskazany w § 12 ust. 1 pkt 1, na żądanie Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia powiadomienia Wykonawcy o potrzebie zmiany drogą mailową na adres wskazany w § 12 ust. 1 pkt 2.

4. W przypadku dokonywania zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2, nowa osoba powinna posiadać kompetencje nie niższe niż osoba wymieniana.

5. Zamawiający może dokonać zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1, w każdym momencie, o czym powiadomi Wykonawcę drogą mailową na adres wskazany w § 12 ust. 1 pkt 2.

6. Zmiana osób, wymienionych w ust. 1, nie wymaga aneksu do Umowy.

12. Doręczenia

1. Strony wskazują następujące dane kontaktowe, na które należy kierować korespondencję:

1. xxxx Xxxxxxxxxxxxx:

1. xx. Xxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, Ministerstwo Środowiska, Biuro Dyrektora Generalnego,

2. tel. …………………..,

3. fax. ………………….,

4. e-mail: ………………………………..;

2. dane Wykonawcy:

1. ………………………………………..,

2. tel. …………………………,

3. fax. ………………………...,

4. e-mail: ………………………………………….

2. Strony mają obowiązek niezwłocznego informowania się wzajemnie o każdej zmianie danych kontaktowych w formie pisemnej i na adres mailowy drugiej Strony wskazany w ust. 1. Powyższa zmiana nie wymaga aneksu do Umowy. Korespondencja wysłana na ostatnio podane dane kontaktowe Strony uznawana będzie za skutecznie doręczoną drugiej Stronie.

3. O ile Strony nie postanowią inaczej korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 4, Strony będą doręczać sobie pocztą kurierską lub listem poleconym lub pocztą elektroniczną lub faksem, na ostatnio podane przez Stronę dane kontaktowe.

4. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od Umowy, musi mieć formę pisemną i być doręczone drugiej Stronie listem poleconym lub pocztą kurierską, na ostatnio podany przez Stronę adres.

5. Korespondencję wysyłaną pocztą elektroniczną uważa się za doręczoną w momencie jej wysłania odpowiednio – w przypadku korespondencji kierowanej do Zamawiającego – na adres e-mail wskazany w ust. 1 pkt 1, a w przypadku korespondencji kierowanej do Wykonawcy – na adres e-mail wskazany w ust. 1 pkt 2.

6. Listy polecone, adresowane na ostatnio podany adres Strony, zwrócone przez pocztę lub firmę kurierską ze względu na niepodjęcie przez adresata w terminie, będą traktowane jako skutecznie doręczone z upływem czternastego dnia od dnia pierwszej próby doręczenia.

13. Siła wyższa

1. Strony nie są odpowiedzialne za naruszenie obowiązków wynikających z Umowy w przypadku, gdy wyłączną przyczyną naruszenia jest działanie Siły wyższej.

2. Przez Siłę wyższą należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, którego Strony nie mogły przewidzieć i któremu nie mogły zapobiec, uniemożliwiające wykonanie Umowy w całości lub części, na stałe lub na pewien czas, któremu Strona nie mogła przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności i które nie wynikło wskutek błędów lub zaniedbań Strony dotkniętej jej działaniem.

3. Na czas działania Siły wyższej obowiązki Strony, która nie jest w stanie wykonać danego obowiązku ze względu na działanie Siły wyższej, ulegają zawieszeniu.

4. W przypadku zaistnienia Siły wyższej Strona, której dotyczy działanie Siły wyższej, zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę na piśmie o wystąpieniu Siły wyższej, ze wskazaniem przewidywanego czasu trwania przeszkody w realizacji wynikających z Umowy obowiązków z powodu działania Siły wyższej.

14. Polityka Środowiskowa i Polityka Bezpieczeństwa

1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej Zamawiającego, zamieszczonej na stronie xxx.xxx.xxx.xx (zakładka: Środowisko/Systemy Środowiskowe/System Ekozarządzania i Audytu (EMAS)/EMAS w Ministerstwie), oraz że jest świadomy znaczenia zgodności realizacji postanowień Umowy z Polityką Środowiskową.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów powstałych w wyniku realizacji Umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

3. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką Bezpieczeństwa Zamawiającego udostępnioną przez Zamawiającego przed podpisaniem Umowy.

15. Klauzule społeczne

1. Wykonawca zobowiązuje się skierować do wykonywania Umowy, co najmniej 1 osobę niepełnosprawną, o której mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnoprawnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2046, z późn. zm.) zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, w wymiarze co najmniej pół etatu i powierzenia tej osobie czynności związanych z realizacją Umowy na rzecz Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kopii umowy o pracę z osobą niepełnosprawną, o której mowa w ust. 1, zgłoszenia do ZUS oraz dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność tej osoby, zanonimizowanych w zakresie danych osobowych, z zastrzeżeniem
   że zanonimizowanie nie dotyczy imienia i nazwiska oraz okoliczności potwierdzającej niepełnosprawność tej osoby, w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy oraz na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia żądania.

3. Wykonawca zatrudni osobę, o której mowa w ust. 1, na okres realizacji Umowy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę niepełnosprawną lub przez Wykonawcę przed zakończeniem tego okresu zobowiązuje się do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej, na warunkach określonych w ust. 1 i dostarczenia Zamawiającemu kopii umowy o pracę z osobą niepełnosprawną, zgłoszenia do ZUS oraz dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność tej osoby w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia umowy o pracę z poprzednią osobą niepełnosprawną.

(ust. 1-3 dotyczą sytuacji gdy Wykonawca zadeklarował w ofercie zatrudnienie osoby niepełnosprawnej)

16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa.

2. Strony oświadczają, że przy zawieraniu Umowy został zachowany tryb określony w Ustawie Prawo zamówień publicznych, o którym mowa w art. 39.

3. Wszelkie spory wynikłe na tle Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy według siedziby Zamawiającego.

4. Wszelkie zmiany postanowień Umowy, z zastrzeżeniem § 11 ust. 2, ust. 3 i ust. 5 wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

6. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

Z A M A W I A J Ą C Y W Y K O N A W C A

ZAŁĄCZNIK NR 1

do Umowy ………….

z dnia ………………

Typ I –Wielofunkcyjne urządzenia drukujące czarno-białe – 25 szt. – A4

Producent: Xerox

Model: WorkCentre 3655

Lp.	Nr seryjny	Stan licznika na dzień …………….
1.	3354301570
2.	3354301600
3.	3354301260
4.	3354301180
5.	3354301465
6.	3354301619
7.	3354301589
8.	3354301171
9.	3354301210
10.	3354301228
11.	3354301368
12.	3354301406
13.	3354301155
14.	3354301279
15.	3354301457
16.	3354301201
17.	3354301252
18.	3354301295
19.	3354301562
20.	3354301350
21.	3354301520
22.	3354301163
23.	3354301430
24.	3354301597
25.	3354301341

Typ II –Wielofunkcyjne urządzenia drukujące kolorowe – 15 szt. – A3

Producent: Xerox

Model: WorkCentre 7835

Lp.	Nr seryjny	Stan licznika na dzień ……………
1.	3922107210
2.	3922107270
3.	3922107121
4.	3922107059
5.	3922106869
6.	3922107253
7.	3922107245
8.	3922107199
9.	3922106842
10.	3922107024
11.	3922107261
12.	3922107156
13.	3922107229
14.	3922107083
15.	3922107237

ZAŁĄCZNIK NR 2

do Umowy ……………..

z dnia ………………….

Szczegółowe informacje dotyczące oprogramowania działającego w ramach Systemu

Producent	Nazwa	Ograniczenia użytkowania
OptimiDoc s.r.o.	Optimidoc ver.6	Brak
Xerox Polska Sp. z o.o.	Xerox CentreWare Web	Brak
Xerox Polska Sp. z o.o.	Sterowniki	Brak
ABBYY	Abbyy FineReader Enterprise	Limit przetwarzanych stron – 250000 / 1 rok

ZAŁĄCZNIK NR 5

do Umowy …………

z dnia ……………...

Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Definicje

1) Administrator Xxxxxx Xxxxxxxxx – Minister Środowiska, podmiot decydujący o celach
i środkach przetwarzania danych osobowych;

2) przetwarzanie danych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie,
a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

§ 2. Przedmiot

1. Zamawiający działający z upoważnienia Administratora Danych Osobowych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych.

2. Celem powierzenia jest realizacja Umowy na rzecz Zamawiającego.

3. Zakres przetwarzania obejmuje dane osobowe, w systemach informatycznych i dokumentacji papierowej osób, których dotyczy Umowa, tj:

1. imiona i nazwiska;

2. imiona rodziców;

3. data i miejsce urodzenia;

4. obywatelstwo;

5. adres;

6. wykształcenie;

7. zawód;

8. nazwy poprzednich miejsc pracy;

9. nr dokumentu potwierdzającego tożsamość (paszport);

10. PESEL/ NIP;

11. ewentualnie stopień niepełnosprawności;

12. stan rodzinny;

13. nr telefonu;

14. informacje o emeryturze/xxxxxx;

15. dane z książeczki wojskowej;

16. dane dot. wynagrodzenia;

17. miejsce pracy;

18. wykształcenie;

19. zawód;

20. seria i nr dowodu osobistego.

§ 3. Zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie.

2. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki techniczne i organizacyjne, przewidziane w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922), zwanej dalej: „Ustawą”.

3. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego spełnić wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
(Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanego dalej „Rozporządzeniem”.

§ 4. Szczegółowe zobowiązania Wykonawcy dla powierzonych danych osobowych, wynikające
z realizacji wymagań art. 36-39a Ustawy

1. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony, o których mowa w § 3 ust. 2 i ust. 3 lub wyznacza do tego Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

2. Wykonawca zobowiązuje się dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

3. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

4. Wykonawca zapewnienia, że osoby, które zostaną przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych, zobowiążą się do zachowania w tajemnicy tych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.

5. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i wdrożenia Polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia.

§ 5. Dodatkowe zobowiązania Wykonawcy wynikające z realizacji wymagań art. 36-39a Ustawy

1. Wykonawca w przypadku powierzania danych osobowych Podwykonawcom zobowiązany jest zapewnić przestrzeganie przez nich zasad przetwarzania danych osobowych.

2. Po rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wygaśnięciu Umowy Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie trwale usunąć dane osobowe z wszystkich nośników, zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej. Zobowiązanie obejmuje również te podmioty, które przetwarzają dane na zlecenie Wykonawcy, jako Podwykonawcy.

3. Wykonawca zobowiązuje się w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia usunięcia danych przekazać Zamawiającemu protokoły zniszczenia danych osobowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych na żądanie Zamawiającego.

5. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli Wykonawcy w zakresie przestrzegania wymagań art. 36-39a Ustawy. Kontrola taka może się odbywać w godzinach pracy Wykonawcy po uprzednim jego powiadomieniu.

6. Po kontroli Zamawiający może przekazać Wykonawcy pisemne zalecenia pokontrolne wraz
z terminem ich realizacji.

7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu administracyjnym lub sądowym, decyzji administracyjnej, orzeczeniu, zapowiedzianych kontrolach i inspekcjach, jeśli dotyczą one danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego.

§ 6. Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż podczas realizacji Umowy w zakresie przestrzegania przepisów art. 36-39a Ustawy, ponosi odpowiedzialność jak Administrator Danych Osobowych.

2. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż w związku z realizacją Umowy, może być poddany kontroli zgodności przetwarzania danych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z zastosowaniem odpowiednio przepisów art. 14 – 19 Ustawy.

3. Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały
w związku z nienależytym przetwarzaniem przez niego powierzonych danych osobowych.

4. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy w ramach realizacji Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie którego Zamawiający lub Administrator Danych Osobowych zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, prawomocnym wyrokiem lub decyzją właściwego organu, Wykonawca zobowiązuje się do zwrócenia równowartości odszkodowania lub grzywny poniesionych przez Zamawiającego lub Administratora Danych Osobowych i wydatków poniesionych w związku z tym przez Zamawiającego.

§ 7. Stosowanie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady

Wykonawca będzie zobowiązany do dostosowania przetwarzania danych osobowych do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE z dnia 4 maja 2016 r. L 119/1), od dnia 25 maja 2018 r.

15