Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego

UMOWA nr …………………..

podpisana w dniu w Kielcach pomiędzy:

Skarbem Państwa - Świętokrzyskim Urzędem Wojewódzkim w Kielcach, mającym swą siedzibę przy al. IX Wieków Kielc 3 25-516 Kielce, NIP 000-00-00-000 reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………….. zwanym dalej „Zamawiającym”

a

……………………………………………………………………………………………… zwanym w dalszej części umowy „Wykonawcą”

w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w formie zapytania ofertowego pn.”Utworzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej dedykowanej FAMI”.

Postępowanie o udzielenie zamówienia zostało przeprowadzone w oparciu Porozumienie Finansowe nr PL/2018/FAMI/OG.8.2 z 15 stycznia 2018 roku zawarte pomiędzy Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji a Wojewodą Świętokrzyskim na realizację Projektu nr 2/8-2017/OG- FAMI „Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie świętokrzyskim” współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji (FAMI) oraz zgodnie z wytycznymi zawartymi w Podręczniku Beneficjenta projektu finansowego w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Przedmiotem Umowy jest realizacja usługi polegającej na zaprojektowaniu, utworzeniu, uruchomieniu, pozycjonowaniu, bieżącej aktualizacji i utrzymaniu strony internetowej dedykowanej FAMI, w ramach Projektu nr 2/8-2017/OG-FAMI pn. „Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie świętokrzyskim” współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, w okresie 21 miesięcy, począwszy od dnia podpisania umowy do 30 września 2020 roku.

2. Zamawiający zastrzega możliwość przesunięcia terminu realizacji zadania z zachowaniem okresu jego realizacji (21 miesięcy), przy czym zakończenie zadania nastąpi nie później niż 31 grudnia 2020 roku.

3. Zakres rzeczowy przedmiotu Umowy oraz szczegółowe uregulowania dotyczące sposobu jego realizacji określone zostały w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

4. Zamawiający oświadcza, iż działając w dobrej wierze dołożył należytej staranności w celu ustalenia terminów wykonywania usługi wskazanej w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, czego Wykonawca jest w pełni świadomy.

5. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami oraz oferta Wykonawcy stanowią integralną część umowy.

6. Zamawiający i Wykonawca zgodnie oświadczają, iż niniejsza Umowa ma charakter ryczałtowy, co oznacza, że Wykonawca za uzgodnione wynagrodzenie zrealizuje całość zamówienia bez względu na dodatkowe koszty, które mogą wystąpić po jego stronie w trakcie realizacji usługi, w wyniku działania Zamawiającego, który działa w dobrej wierze i z należytą starannością.

7. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy, oświadcza, że posiada wiedzę, uprawnienia i doświadczenie w świadczeniu usług projektowania, uruchamiania i utrzymywania stron internetowych, gwarantujące wykonanie Umowy z najwyższą starannością, nadto dysponuje pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji Umowy, a przedmiot Umowy zostanie wykonany zgodnie z zasadami sztuki oraz obowiązującymi przepisami.

8. Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość praw autorskich do strony internetowej bez ograniczenia czasowego i terytorialnego, na wszystkich polach eksploatacji. Przeniesienie to ma charakter nieodpłatny i następuje z chwilą zaakceptowania przez Zamawiającego strony internetowej, o czym mowa w §4 ust.6.

9. Wykonawca zapewni, że zarówno część, jak i całość strony internetowej, nie zostały przekazane żadnej osobie trzeciej ani, o ile mu wiadomo, nie zostały opublikowane w inny sposób. Wykonawca zapewnia, że tylko on dysponuje prawami opisanymi powyżej, że treść strony nie narusza praw osób trzecich, że strona nie jest obciążona żadnymi roszczeniami i innymi prawami osób trzecich oraz, że jest on w pełni uprawniony do przeniesienia na Zamawiającego praw, o których mowa powyżej.

10. W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z naruszenia jej praw, Wykonawca zobowiązany jest do ich zaspokojenia i zwolnienia Zamawiającego od obowiązku świadczeń z tego tytułu.

11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy nastąpiło z powodu siły wyższej, lub z wyłącznej winy Zamawiającego.

§ 2

Przedmiot Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi polegającej na zaprojektowaniu, utworzeniu, uruchomieniu, bieżącej aktualizacji, pozycjonowaniu i utrzymaniu strony internetowej dedykowanej FAMI, zgodnie z zakresem przedstawionym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (SOPZ).

2. Strona internetowa FAMI w okresie realizacji zadania prowadzona będzie w czterech wersjach językowych: polskiej, angielskiej, rosyjskiej i ukraińskiej, zgodnie z wymaganiami określonymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawca zobowiązany jest do aktualizacji informacji na stronie internetowej przez okres

20 miesięcy począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła akceptacja przez Zamawiającego przedmiotu umowy w części wynikającej z IV.1. SOPZ, związanej z uruchomieniem strony internetowej dedykowanej FAMI.

§ 3

Osoby wyznaczone do kontaktów w sprawie realizacji Umowy

1. Osobą odpowiedzialną za merytoryczną realizację Umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołu odbioru ze strony Zamawiającego jest ………………………………………………....

2. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołów odbioru ze strony Wykonawcy jest:

…………………………………………………… tel……………………………………………

e-mail ………………………………………………………

3. Zamawiający wyznacza jako Przedstawiciela Zamawiającego, który reprezentuje jego interesy i jest upoważniony do wydawania dyspozycji Wykonawcy ,

tel. ………………….., e-mail:………….. a w przypadku jego nieobecności

……………………………………….,tel.……………………e-mail: ……………………………

4. Wykonawca wskazuje do realizacji usługi będącej przedmiotem niniejszej Umowy:

Imię i nazwisko:…………………………………tel……..……,e-mail:…………………………

a w przypadku jego nieobecności

Imię i nazwisko:…………………………………tel……..……,e-mail:…………………………

5. Wszelkie uzgodnienia w sprawach dotyczących realizacji usługi, które rodzą skutki finansowe lub powodują istotną zmianę zakresu rzeczowego Umowy przekazywane będą na piśmie i będą podpisywane wyłącznie przez osoby upoważnione zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Zamawiającego i Wykonawcy.

6. Doręczanie pism, o których mowa w ust. 5 dokonywane będzie na wskazane w komparycji Umowy adresy Zamawiającego i Wykonawcy.

§4

Wykonanie usług

1. Zamawiający i Wykonawca ustalają, że za wykonanie usługi uważa się:

a) prawidłowe wykonanie usługi w zakresie wskazanym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia;

b) zaakceptowanie jakości i zakresu usługi świadczonej przez Zamawiającego w formie protokołów odbiorów.

2. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia na wskazany w §3 ust. 4 umowy adres e-mail Wykonawcy, w terminie 2 dni roboczych od daty podpisania umowy z Wykonawcą, wszelkich materiałów i informacji, niezbędnych do wykonania i wdrożenia strony internetowej FAMI, będących w posiadaniu Zamawiającego, jednocześnie wskazując Wykonawcy lokalizacje dla tych informacji (nazwa zakładki).

3. Wykonawca zobowiązuje się zarejestrować, skonfigurować i opłacić w imieniu i na rzecz Zamawiającego domenę oraz ochronę antywirusową na okres realizacji zadania, od dnia podpisania niniejszej umowy.

4. Przy realizacji tłumaczeń informacji uzyskanych od Zamawiającego, o których mowa w ust. 2 na j. rosyjski, ukraiński i angielski, Wykonawca zobowiązany jest do korzystania z usług tłumacza. Zamawiający przewiduje w okresie realizacji zadania wykonanie ok. 84 stron (a4) tłumaczeń (dla każdej wersji językowej), przy czym zastrzega możliwość zmniejszenia liczby tłumaczonych stron. Zmniejszenie liczby stron podlegających tłumaczeniom nie wpływa na ustalenie wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w §5 ust. 1 niniejszej umowy.

5. Uruchomienie strony we wszystkich wymaganych wersjach językowych nastąpi w terminie …. dni roboczych od daty dostarczenia Wykonawcy przez Zamawiającego informacji, o których mowa w ust. 2. Uruchomienie strony internetowej FAMI Wykonawca potwierdzi dostarczając Zamawiającemu w w/w terminie na wskazany w §3 ust. 3 umowy adres e-mail: print screeny poszczególnych zakładek strony internetowej FAMI; potwierdzenie wykupienia domeny oraz ochrony antywirusowej strony FAMI (wyciąg z konta) na okres realizacji zadania; wykonane tłumaczenia wraz z podaniem danych tłumaczy wykonujących tłumaczenia.

6. Zamawiający dokonuje weryfikacji poprawności funkcjonowania strony internetowej w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania informacji, o których mowa w ust. 5. W powyższym terminie Zamawiający dokonuje akceptacji strony internetowej FAMI (w formie protokołu odbioru) lub zgłasza zastrzeżenia do jej funkcjonowania na adres e-mail Wykonawcy wskazany w §3 ust. 4 niniejszej umowy. W przypadku wniesienia zastrzeżeń przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić zastrzeżenia w terminie 2 dni roboczych od ich dostarczenia przez Zamawiającego, a w sytuacji wystąpienia obiektywnych okoliczności uniemożliwiających uwzględnienie zastrzeżeń poinformować w terminie jw. o powodach ich nieuwzględnienia.

7. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącej aktualizacji, pozycjonowania i utrzymania strony internetowej dedykowanej FAMI w ramach Projektu pn. „Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie świętokrzyskim” współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji w okresie 20 miesięcy, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła akceptacja przez Zamawiającego przedmiotu umowy w zakresie uruchomienia strony internetowej, zgodnie z ust. 6.

8. Bieżące aktualizowanie informacji na stronie we wszystkich wymaganych wersjach językowych w okresie realizacji Projektu następować będzie nie później niż w terminie 10 dni od daty

dostarczenia przez Zamawiającego na adres e-mail Wykonawcy wskazany w §3 ust. 4 umowy, informacji do zamieszczenia na stronie internetowej FAMI.

9. Po każdej aktualizacji strony Wykonawca zobowiązany jest w terminie 2 dni roboczych wykonać i dostarczyć na wskazany w §3 ust. 3 umowy e-mail Zamawiającego print screeny dokumentujące wykonanie aktualizacji. W przypadku informacji podlegających tłumaczeniom Wykonawca jest zobowiązany dodatkowo dostarczyć Zamawiającemu w w/w terminie zrealizowane tłumaczenia wraz z podaniem danych tłumaczy wykonujących tłumaczenia.

10. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w bieżącym funkcjonowaniu strony lub błędów na stronie, o której mowa w §1 ust.1, Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich usunięcia w terminie 2 dni roboczych, do czego Wykonawca się zobowiązuje. Zgłoszenie nieprawidłowości nastąpi telefonicznie lub na adres e-mail wskazany przez Wykonawcę w §3 ust. 4 niniejszej Umowy i musi zostać potwierdzone przez obie strony. Po każdorazowym usunięciu usterki Wykonawca zobowiązany jest wykonać print screen(y) strony internetowej FAMI lub zakładek, w których stwierdzono usterkę oraz przesłać plik(i) w terminie 2 dni roboczych od daty usunięcia usterki lub awarii na adres e-mail Zamawiającego wskazany w § 3 ust. 3 umowy.

11. Dostarczenie Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 5, 9, 10 stanowi podstawę do wystawienia przez Zamawiającego protokołów odbioru.

§5

Wynagrodzenie Wykonawcy

1. Z tytułu należytego wykonania Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie zgodne ze złożoną przez Wykonawcę ofertą w kwocie .................. (słownie: ..............................) brutto, z czego:

a. Tytułem wykonania usługi polegającej na zaprojektowaniu, utworzeniu oraz uruchomieniu strony internetowej dedykowanej FAMI, zgodnie z pkt IV.1 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, Zamawiający wypłaci Wykonawcy jednorazowo kwotę w wysokości zł brutto;

b. Tytułem wykonywania usługi polegającej na utrzymaniu, pozycjonowaniu i bieżącej aktualizacji strony internetowej dedykowanej FAMI, zgodnie z pkt IV.2

szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, Zamawiający wypłaci Wykonawcy kwotę w wysokości zł brutto za każdy miesiąc realizacji usługi.

2. Rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy, w oparciu o kwoty wskazane w pkt 1 i 2 formularza ofertowego.

3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 jest stałe i obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu Umowy. Zamawiający nie przewiduje zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy w ramach niniejszej Umowy. Ryzyko polegające na zmianie okoliczności formalno-prawnych oraz faktycznych realizacji usługi skutkujące zmianami kosztów po stronie Wykonawcy ponosi wyłącznie Wykonawca. W przypadku ustawowego zwiększenia stawki podatku od towarów i usług VAT kwota brutto wynagrodzenia nie podlega zmianie.

4. Zamawiający bierze pod uwagę wystąpienie okresów, w których nie będzie podstaw do aktualizowania informacji na stronie internetowej z uwagi na brak realizacji poszczególnych działań merytorycznych w ramach Projektu pn. „Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie świętokrzyskim” współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji. W takiej sytuacji podstawą do wystawienia protokołu(ów) odbioru jest dokonana przez Zamawiającego weryfikacja utrzymania strony internetowej przez Wykonawcę.

5. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT z tytułu wykonania czynności wskazanych w ust. 1 będą podpisane przez Zamawiającego protokoły odbioru.

6. W przypadku nieobecności przedstawiciela Wykonawcy w czynnościach przyjęcia-odbioru, Zamawiający ma prawo sporządzić protokół jednostronnie, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę przesyłając na adres e-mail wskazany w §3 ust. 4 niniejszej umowy w terminie 2 dni roboczych od daty podpisania protokołu skan protokołu odbioru. Ustalenia protokołu są wiążące dla Wykonawcy.

7. Strony wyłączają możliwość przelewu wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na osobę trzecią.

8. Wykonawca wystawi fakturę VAT na: Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach, al. IX Wieków Kielc 3 00-000 Xxxxxx,

XXX 000-00-00-000

9. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana przez Zamawiającego przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury VAT, na wskazane w niej konto Wykonawcy, przy czym fakturę VAT za miesiąc grudzień Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć do 10 grudnia każdego roku, w okresie obowiązywania umowy.

10. Wykonawca wystawi fakturę po otrzymaniu informacji o wydanej decyzji przyznającej środki Zamawiającemu.

11. Za dzień zapłaty rozumie się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

12. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminów płatności w przypadku niedostępności środków na rachunku Zamawiającego. Zmiana terminu płatności wymaga niezwłocznego poinformowania Wykonawcy i nie skutkuje zobowiązaniem Zamawiającego do zapłaty Wykonawcy odsetek ustawowych jak za zwłokę.

§6

Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność względem Zamawiającego za wyrządzone szkody będące następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań objętych niniejszą Umową, oceniane w granicach przewidzianych dla umów starannego działania z uwzględnieniem zawodowego charakteru wykonywanych czynności, w szczególności:

a) wykonawca przyjmuje odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu, poprzez niewykonanie bądź nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej Umowy

b) wykonawca odpowiada - jak za własne - za działania bądź zaniechania osób, bądź podmiotów, którymi się posługuje bądź którym zlecił wykonanie czynności objętych przedmiotem niniejszej Umowy.

2. Jeżeli Zamawiający poniesie szkody w wyniku czynności podjętych przez Wykonawcę, względnie w wyniku zaniechania czynności przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania do wysokości poniesionej szkody na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem postanowień §7 niniejszej Umowy.

§7

Kary umowne

1. Zamawiający i Wykonawca ustalają, że obowiązującą formę odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy stanowią kary umowne. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

a) w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 lit. a Umowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, albo bez zasadnego rozwiązania umowy lub odstąpienia od niej przez Wykonawcę lub odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn zależnych od Wykonawcy.

b) w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 lit. a Umowy za każdy dzień - w przypadku opóźnienia w uruchomieniu strony internetowej;

c) w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 lit. b Umowy za każdy dzień - w przypadku opóźnienia w bieżącym aktualizowaniu treści na stronie internetowej;

d) w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 lit. b Umowy za każdy dzień - w przypadku opóźnienia w usunięciu awarii i usterek strony internetowej.

2. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego mu wynagrodzenia.

3. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach kodeksu cywilnego, jeżeli szkoda przewyższy wysokość kar umownych.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w razie:

a) nieuzyskania dofinansowania na realizację Projektu z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji

b) wstrzymania przez Wykonawcę realizacji przedmiotu zamówienia bez uzasadnionych przyczyn lub braku kontynuacji realizacji Umowy, pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego

c) wykonywania przez Wykonawcę Umowy niezgodnie z określonymi w niej istotnymi postanowieniami

d) pisemnego oświadczenia Wykonawcy, że nie wykona przedmiotu umowy.

5. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili podpisania umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

§8

Zmiany Umowy

1. Wszelkie istotne zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

2. Nie stanowi istotnej zmiany umowy:

a) Zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana rachunku bankowego),

b) Zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między stronami.

§9

Rozwiązywanie sporów

Ewentualne spory wynikłe na tle wykonywania niniejszej Umowy Zamawiający i Wykonawca rozstrzygać będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia poddadzą pod rozstrzygnięcie sądowi właściwemu rzeczowo i miejscowo dla Zamawiającego.

§ 10

Zastosowanie Kodeksu Cywilnego

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Zamawiający nie dopuszcza korespondencyjnego zawarcia umowy.

2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron Umowy.

Zamawiający Wykonawca

…………………………….. ………..…………………..

(imię, nazwisko, podpis, xxxxxxx) (imię, nazwisko, podpis, pieczęć)