Porozumienie
Załącznik nr 5
do zarządzenia nr …. Prezydenta Miasta Krakowa z dnia ………………
Kraków, dnia
Nr rej.
Porozumienie
w przedmiocie powierzenia przetwarzania danych osobowych („Porozumienie”)
zawarte pomiędzy:
Urzędem Miasta Krakowa / Gminą Miejską Kraków1 z siedzibą Xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx 0-0, 00-000 Xxxxxx, zwanym/ą dalej także „UMK/GMK”, reprezentowanym/ą przez
, działającą/ym na podstawie pełnomocnictwa nr Prezydenta Miasta Krakowa z dnia
a
z siedzibą , zwaną dalej „Jednostką”, reprezentowaną przez
Zważywszy, że:
1) Prezydent Miasta Krakowa odrębnym zarządzeniem określił zasady i tryb publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
2) Gmina Miejska Kraków dąży do zapewniania standaryzacji publikacji informacji publicznej w ramach platformy Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
3) Gmina Miejska Kraków wyraziła zgodę na utworzenie na platformie Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa strony podmiotowej Jednostki;
4) Urząd Miasta Krakowa nieodpłatnie świadczy Jednostce usługi utrzymania i udo- stępniania strony podmiotowej Jednostki w Biuletynie Informacji Publicznej na platformie Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
5) w związku z realizacją strony podmiotowej Jednostki w Biuletynie Informacji Publicznej na platformie Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa będą przetwarzane dane osobowe, których administratorem jest Jednostka, a Urząd Miasta Krakowa będzie podmiotem przetwarzającym dane osobowe
Strony postanawiają, co następuje:
1 W przypadku porozumienia między miejską jednostką organizacyjną Gminy Miejskiej Kraków stroną porozumienia jest Urząd Miasta Krakowa; w przypadku innych jednostek lub spółek, stroną porozumienia jest Gmina Miejska Kraków.
§ 1
Definicje
Użyte w Porozumieniu określenia oznaczają:
1) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);
2) BIP MJO – strona podmiotowa Biuletynu Informacji Publicznej Jednostki;
3) platforma BIP MK – platforma Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa, w ramach której prowadzona jest strona podmiotowa Jednostki;
4) Regulamin – Regulamin publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa, stanowiący załącznik do aktualnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa określającego zasady i tryb publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa.
§ 2
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. W ramach Porozumienia Jednostka jako administrator, zgodnie z art. 28 RODO powierza UMK przetwarzanie danych osobowych, a UMK zobowiązuje się przetwarzać je zgodnie z zakresem i celem, a także w sposób określony poniżej. Niniejsze postanowienia stanowią udokumentowane polecenie administratora w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a) RODO.
2. Celem przetwarzania powierzonych danych osobowych jest świadczenie usługi utrzymania i udostępniania BIP MJO na platformie BIP MK oraz realizacja usług zintegrowanych bezpośrednio lub pośrednio z platformą BIP MK.
3. Zakres powierzonych danych osobowych obejmuje dane umieszczone w BIP MJO oraz na platformie BIP MK. Jednostka oświadcza, że dane osobowe, które powierza, przetwarza w oparciu o stosowne przesłanki legalizacyjne, o których mowa w RODO oraz – gdy ma to zastosowanie – w oparciu o przepisy prawa polskiego.
4. Rodzaj powierzonych danych osobowych: dane zwykłe / dane szczególnych kategorii.
5. Kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy Jednostki, osoby zarządzające, kierujące lub reprezentujące Jednostkę, osoby ubiegające się o zatrudnienie w Jednostce, klienci Jednostki, kontrahenci oraz osoby trzecie.
6. Kategorie przetwarzań: gromadzenie, utrwalanie, organizowanie, modyfikowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, ograniczanie, usuwanie.
7. Charakter przetwarzania: przetwarzanie ma charakter stały, związany z realizacją BIP MJO na platformie BIP MK.
§ 3
Oświadczenia Jednostki
1. Jednostka oświadcza, iż są jej znane obowiązki administratora nałożone na nią przez przepisy RODO, wdrożyła stosowne polityki ochrony danych osobowych i stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne służące przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z przepisami RODO.
2. Jednostka, zgodnie z Regulaminem, odpowiada za prawidłowość, aktualność i zgodność z prawem wszystkich treści publikowanych w BIP MJO, w tym także za wyłączenie jawności informacji, gdy jest to wymagane przepisami prawa.
3. Jednostka jest właściwa w sprawie rozpatrywania skarg, wniosków oraz żądań w zakresie danych osobowych w BIP MJO, w szczególności do rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą, na podstawie art. 15–22 RODO.
§ 4
Oświadczenia Urzędu Miasta Krakowa
1. Przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych UMK przestrzega zasad wskazanych w Porozumieniu, Regulaminie oraz w RODO.
2. Do przetwarzania powierzonych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych udzielone przez Urząd Miasta Krakowa.
3. UMK zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. b) RODO.
4. UMK zobowiązuje się do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania powierzonych danych osobowych, zgodnie z art. 30 ust. 2 i 3, z zastrzeżeniem art. 30 ust. 5 RODO.
5. UMK oświadcza, że podjął środki zabezpieczające na mocy art. 32 RODO, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. c) RODO.
6. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, UMK w miarę możliwości pomaga Jednostce, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, a której dane zostały powierzone do przetwarzania na mocy Porozumienia, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. e) RODO; UMK pomaga także Jednostce wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32—36 RODO, uwzględniając dostępne mu informacje oraz charakter przetwarzania.
§ 5
Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Jednostka wyraża zgodę na korzystanie przez UMK z usług dalszych podmiotów przetwarzających w celu przetwarzania danych osobowych objętych Porozumieniem. Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych jest związane z asystą techniczną i hostingiem platformy BIP MK oraz z realizacją usług zintegrowanych bezpośrednio lub pośrednio z platformą BIP MK.
2. Wykaz dalszych podmiotów przetwarzających, aktualny na dzień zawarcia Porozumienia, jest dostępny w formie elektronicznej pod ustalonym adresem URL: ,
przekazanym Jednostce w chwili zawarcia Porozumienia. Wykaz, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, będzie na bieżąco aktualizowany.
3. Jednostka potwierdza, że zapoznała się z wykazem, o którym mowa w ust. 2.
4. Jednostka może wyrazić sprzeciw wobec każdego nowego dalszego podmiotu przetwarzającego, z którego usług UMK zamierza skorzystać i który zostanie umieszczony w wykazie, o którym mowa w ust. 2. Sprzeciw może zostać wyrażony w terminie 14 dni od dnia powiadomienia Jednostki o zmianie w ww. wykazie. Sprzeciw kierowany jest do
Redakcji Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa adres e-mail: xxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
5. UMK zobowiązuje się na bieżąco informować Jednostkę o zmianach w wykazie dalszych podmiotów przetwarzających, o którym mowa w ust. 2.
§ 6
Współdziałanie stron i wzajemne informowanie
1. W przypadku stwierdzenia jakiejkolwiek sytuacji stanowiącej w ocenie UMK naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych do przetwarzania, UMK zobowiązuje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 36 godzin:
1) poinformować o tym Jednostkę, podając wszelkie niezbędne informacje dotyczące takiego naruszenia;
2) w miarę istniejących możliwości technicznych ustalić przyczynę i miejsce naruszenia;
3) podjąć wszelkie dostępne i zasadne czynności mające na celu usunięcie naruszenia i zabezpieczenie danych osobowych w sposób należyty przed dalszymi naruszeniami;
4) zebrać dostępne dane i dokumenty, które mogą pomóc w ustaleniu okoliczności naruszenia i przeciwdziałaniu podobnym naruszeniom w przyszłości i w tym celu współpracować z Jednostką na każdym etapie wyjaśniania sprawy.
2. Strony ustalają, że podczas realizacji Porozumienia będą ze sobą ściśle współpracować za pośrednictwem wyznaczonych przedstawicieli, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Porozumienia, a także
o wszelkich kontrolach i korespondencji z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, mających związek lub mogących mieć wpływ na przetwarzanie danych osobowych powierzonych do przetwarzania na mocy Porozumienia. Odpowiedzi na wystąpienia każdej ze Stron powinny zostać udzielone w przeciągu 48 godzin, przypadających w trakcie dni roboczych.
§ 7
Usuwanie danych
1. W przypadku konieczności usunięcia danych osobowych z BIP MJO, Jednostka powiadamia o powyższym Koordynatora BIP MJO w UMK.
2. Koordynator BIP MJO w UMK podejmuje działania zmierzające do niezwłocznego usunięcia danych osobowych, zgodnie z dostępną technologią.
3. Po usunięciu danych Koordynator BIP MJO w UMK informuje o tym fakcie Administratora BIP MJO.
§ 8
Okres obowiązywania
1. Porozumienie zostaje zawarte na czas realizacji BIP MJO na platformie BIP MK.
2. W przypadku decyzji o zakończeniu przez Jednostkę realizacji BIP MJO, Jednostka zobowiązana jest do przeprowadzenia analizy i ustalenia, które dane osobowe ulegają usunięciu, a które będą przechowywane zgodnie z prawem Unii lub prawem polskim.
Urząd Miasta Krakowa w terminie 14 dni od dnia otrzymania wyników analizy usunie wskazane dane osobowe powierzone do przetwarzania na podstawie Porozumienia.
§ 9
Zmiana Stron Porozumienia
1. W przypadku zmian polegających na:
1) podziale Jednostki na dwie lub więcej innych jednostek;
2) połączeniu Jednostki z inną jednostką lub jednostkami i utworzeniu w ten sposób nowej jednostki
– stroną Porozumienia staje się Jednostka, która kontynuuje realizację BIP MJO.
2. W przypadku zaprzestania realizacji BIP MJO, Porozumienie zostaje rozwiązane z dniem zarchiwizowania BIP MJO.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. W zakresie przetwarzania danych osobowych ze strony Jednostki wyznaczony do kontaktu jest Administrator BIP MJO.
2. W zakresie przetwarzania danych osobowych ze strony UMK wyznaczony do kontaktów jest Koordynator BIP MJO w UMK.
3. Zmiany Porozumienia oraz jego rozwiązanie wymagają zachowania formy pisemnej albo elektronicznej, pod rygorem nieważności. Nie dotyczy to przypadku, o którym mowa w § 9 ust. 1.
4. W zakresie nieuregulowanym w Porozumieniu stosuje się obowiązujące w Polsce przepisy o ochronie danych osobowych i przepisy o udostępnianiu informacji publicznej.
5. Porozumienie zostało zawarte w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron / w formie elektronicznej.
za Jednostkę | za Urząd Miasta Krakowa / Gminę Miejską Kraków |