ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Umowa nr … na kompleksową organizację dwudniowej konferencji zwana dalej „Umową”
Załącznik nr 5
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Umowa nr … na kompleksową organizację dwudniowej konferencji
zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:
Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000109744, NIP 000-00-00-000, REGON 012001533, reprezentowaną przez:
Zwaną dalej „Zamawiającym”
a
firmą ………………………………………………………… ul. …………………………………….., wpisaną do …………………………………………. prowadzonego przez …………………………….., pod nr ………………………., NIP …………………….., REGON …………………….., reprezentowaną przez …………………………………………..
Zwaną dalej „Wykonawcą”
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji
z udziałem laureatów i stypendystów Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (z Polski i z zagranicy) realizujących projekty w ramach programów FNP finansowanych z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój obejmująca:
zapewnienie miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja wraz z niezbędnym wyposażeniem i aranżacją,
zapewnienie realizacji dźwięku wraz z niezbędną obsługą,
zapewnienie profesjonalnego oświetlenia wraz z niezbędną obsługą,
zapewnienie realizacji wizji wraz z niezbędną obsługą,
usługę cateringową w trakcie konferencji (w tym organizację kolacji pierwszego dnia konferencji),
produkcję materiałów konferencyjnych i informacyjno-promocyjnych,
organizację szatni i jej obsługę,
obsługę recepcyjną podczas konferencji,
oznakowanie miejsc, w których będzie się odbywać konferencja i kolacja, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego,
odbiór materiałów konferencyjnych i promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie ich w miejsce, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego,
koordynację działań podwykonawców,
kontakt z Zamawiającym.
Zamawiający oświadcza, że zamówienie w ramach niniejszej Umowy jest finansowane ze środków Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Zasady oraz sposób wykonania zamówienia określone są w dalszej części Umowy oraz Zapytaniu ofertowym nr 16/POIR/2017, stanowiącym załącznik nr 5 do Umowy i załącznikach do tego Zapytania.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i zakres zamówienia, którą Wykonawca zobowiązuje się zrealizować w ramach niniejszej Umowy zawarty jest w Załączniku nr 3 – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz Załączniku nr 4 – Ramowy program konferencji.
§ 2
Realizacja zamówienia
Zapytanie ofertowe nr 16/POIR/2017 stanowi załącznik nr 5 do Umowy i zawarte tam warunki obowiązują Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia.
Nazwa i adres organizacji konferencji (z Formularza ofertowego) ……………………………………………
Nazwa i adres organizacji kolacji (z Formularza ofertowego) ………………………………………………………
Osobą odpowiedzialną za organizację konferencji ze strony Wykonawcy będzie (zgodnie ze złożoną ofertą) ………………………… (imię i nazwisko).
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
Wykonawca odpowiada za działania bądź zaniechania podwykonawców jak za swoje własne.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych przez niego w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz niewykorzystywania ich do celów innych, niż związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie w tajemnicy ww. informacji przez podmioty, o których mowa w ust. 4.
Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o stanie realizacji przedmiotu zamówienia na każde jego żądanie.
Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i odpowiednie doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.
§ 3
Termin realizacji zamówienia
Termin
realizacji zamówienia: Od dnia podpisania Umowy do 22
listopada 2017 r. (dodatkowy dzień roboczy na przewiezienie do
siedziby Zamawiającego materiałów konferencyjnych
i
promocyjnych, które zostaną po organizacji konferencji).
Data konferencji: 20-21 listopada 2017r. (poniedziałek i wtorek):
20 listopada 2017r. – konferencja w godz. 10:00-18:15 oraz kolacja w godz. 19:00-21:30,
21 listopada 2017r. – konferencja w godz. 9:30-15:30.
§ 4
Wynagrodzenie
Za należyte wykonanie całości przedmiotu zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto w kwocie …………… zł (słownie: ………… zł).
Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, przewiduje możliwość wypłaty Wykonawcy zaliczki na poczet wykonania przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że wysokość zaliczki nie przekroczy 20% kwoty wskazanej w ust. 1.
Po zawarciu Umowy zaliczka zostanie wpłacona na wskazany przez Wykonawcę w fakturze proforma rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury proforma oraz przedłożeniu zabezpieczenia zaliczki. Zaliczka zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia.
Warunkiem wypłaty zaliczki jest wniesienie 100% zabezpieczenia zaliczki.
Zabezpieczenie zaliczki może być wniesione w formie:
gwarancji bankowej,
gwarancji ubezpieczeniowej,
poręczenia bankowego.
Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa przekazana na poczet zabezpieczenia będzie bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie Zamawiającego. Wykonawca zapewni, że termin wygaśnięcia zabezpieczenia nie będzie krótszy niż do 31.12.2017r.
Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie zaliczki niezwłocznie po podpisaniu Protokołu odbioru bez uwag.
Wynagrodzenie, pomniejszone o kwotę wypłaconą w ramach zaliczki, będzie płatne za należycie wykonany przedmiot zamówienia na podstawie stawek wynikających z Formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy.
Wynagrodzenie w odniesieniu do cateringu ulegnie proporcjonalnej zmianie w związku ze zmianą liczby uczestników konferencji i zostanie obliczone według cen zawartych w Formularzu cenowym, jako iloczyn zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji
i wynagrodzenia należnego za przygotowanie cateringu dla jednego uczestnika konferencji.Strony uzgadniają, że Zamawiający może zmniejszyć lub zwiększyć wskazaną liczbę uczestników konferencji, informując o tym Wykonawcę najpóźniej na 48 godzin przed planowanym terminem konferencji. Zgłoszenie zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji, dokonane po terminie określonym w zdaniu poprzednim, nie będzie miało wpływu na wysokość wynagrodzenia. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może się zmniejszyć lub zwiększyć o maksymalnie 20% liczby podanej w Zapytaniu ofertowym.
Dowodem należytej realizacji przedmiotu zamówienia jest Protokół odbioru bez uwag, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy.
Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku w terminie do 7 dni od momentu podpisania Protokołu odbioru bez uwag.
Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności zaoferowanej usługi z warunkami zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej umowie.
§ 5
Przetwarzanie danych osobowych
Zamawiający, jako administrator danych osobowych, powierza Wykonawcy w trybie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych tj. z dnia 13 czerwca 2016r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.) przetwarzanie danych osobowych uczestników spotkania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
Zamawiający nie upoważnia Wykonawcy do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych w imieniu i na rzecz Zamawiającego.
Zakres danych osobowych uczestników spotkania, powierzonych Wykonawcy przez Zamawiającego do przetwarzania obejmuje: imię i nazwisko, miejsce pracy.
Wykonawca oświadcza, że wykonując umowę będzie przestrzegał przepisów ustawy, o której mowa w ust. 1 i aktów wykonawczych do tej ustawy.
Wykonawca zobowiązuje się do:
przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celu wykonywania umowy;
zastosowania przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ww. ustawy, w celu zabezpieczenia danych, w szczególności przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie do pracowników i podwykonawców posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wydane przez Wykonawcę;
zobowiązania swoich pracowników oraz podwykonawców do zachowania powierzonych do przetwarzania danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia w tajemnicy;
trwałego i nieodwracalnego usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych uczestników spotkania ze wszystkich nośników będących w posiadaniu Wykonawcy nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Umowy.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich jak i wobec Zamawiającego, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy, o której mowa w ust. 1, oraz za przetwarzanie powierzonych do przetworzenia danych osobowych niezgodnie z Umową.
Nieprzestrzeganie przez Wykonawcę przepisów prawa obowiązującego i postanowień niniejszej Umowy w zakresie ochrony danych osobowych stanowi nienależyte wykonanie Umowy i upoważnia Zamawiającego do wypowiedzenia niniejszej umowy w trybie natychmiastowym.
§ 6
Kary umowne
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 w przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 7 ust. 1.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z elementów przedmiotu Umowy (w tym niezgodności wykonanej usługi z przedmiotem zamówienia zgodnie z warunkami opisanymi w Zapytaniu ofertowym), Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 50% wartości tego elementu przedmiotu Umowy określonym zgodnie z Formularzem cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy.
Łączny limit kar umownych ze wszystkich tytułów określonych w tym paragrafie wynosi 50% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1.
Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.
W przypadku rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 7
Odpowiedzialność Wykonawcy
Jeżeli zamówienie jest wykonywane w sposób wadliwy i wady nie dadzą się usunąć przed terminem, o którym mowa § 3 i z tego powodu wykonanie zamówienia utraci całkowicie lub w przeważającym stopniu znaczenie dla Zamawiającego, Zamawiający może od Umowy odstąpić w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
§ 8
Dane kontaktowe stron
Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.Zamawiający wskazuje Wykonawcy ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy.Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.
Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.
§ 9
Istotne zmiany postanowień zawartej Umowy
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu Stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej Umowy:
w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, należnego za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Cena brutto umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT, bez zmiany ceny netto umowy,
w zakresie zwiększenia bądź zmniejszenia zakresu zamówienia (w zależności od zaistniałych potrzeb), z tym że Zamówienie może być zwiększone do 30% kwoty zamówienia, o której mowa w § 4 ust. 1,
polegające, w uzasadnionych przypadkach, na zmianie osoby, o której mowa w § 2 ust. 4 inną osobą, za zgodą Zamawiającego, z tym zastrzeżeniem, że zaproponowana nowa osoba musi spełniać warunki z Zapytania ofertowego w co najmniej takim samym stopniu jak osoba zmieniana w szczególności ma posiadać doświadczenie zawodowe nie mniejsze niż osoba zmieniana.
§ 10
Postanowienia końcowe
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – Formularz cenowy,
Załącznik nr 3 – Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 4 – Ramowy program konferencji,
Załącznik nr 5 – Zapytanie ofertowe nr 16/POIR/2017,
Załącznik nr 6 – Wzór protokołu odbioru,
Załącznik nr 7 – Identyfikacja wizualna Zamawiającego.
Załącznik nr 8 - potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie pełnomocnictw dla osób podpisujących Umowę ze strony Zamawiającego,
Załącznik nr 9 - KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Zamawiający Wykonawca
6
z
6