SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 2 do SIWZ

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

dla

Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa im. prof. dr hab. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx we Wrocławiu

I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA DLA ZAMÓWIENIA PODSTAWOWEGO

1. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia

„Dostawa, instalacja i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego do obsługi kadrowo płacowej, finansowo – księgowej, obsługi magazynu dla Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa im. prof. dr hab. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx we Wrocławiu”.

1.1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Dostawa, instalacja i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego do obsługi kadrowo płacowej, finansowo – księgowej, obsługi magazynu dla Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa im. prof. dr hab. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx we Wrocławiu oraz w oddziałach terenowych Legnica, Głogów, Lubin.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

2.1. Zgodność przepisami prawa:

2.2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351).

2.3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm.).

2.4. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 z późn. zm.).

2.5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 z późn. zm.).

2.6. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.).

2.7. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.).

2.8. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).

2.9. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 lipca 2015 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców (Dz. U. poz. 1126).

2.10. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864).

2.11. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami (Dz. U. z 2011 r. nr 151 poz. 896)

2.12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 z późn. zm.).

2.13. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.).

2.14. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 z późn. zm.).

2.15. Ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1371 z późn. zm.)

2.16. Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2190 z późn. zm.).

2.17. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 z późn. zm.).

2.18. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300 z późn. zm.).

2.19. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 z późn. zm.).

2.20. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 z późn. zm.).

2.21. Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1924).

2.22. Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1376 z późn. zm.).

2.23. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 511 z późn. zm.).

2.24. Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 118).

2.25. GMP Aneks 11 Systemy skomputeryzowane.

2.26. GMP Aneks 15 Kwalifikacja i walidacja.

2.27. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.).

2.28. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247).

2.29. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 986 z późn. zm.).

2.30. Ustawa z dnia 8 czerwca 2017 r. o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych (Dz. U. poz. 1473 z późn. zm.).

2.31. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

2.32. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 z późn. zm.).

2.33. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2017 r. w sprawie określenia kwalifikacji oraz stażu pracy wymaganych od osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych publicznej służby krwi oraz wykazu stanowisk w poszczególnych działach i pracowniach tych jednostek (Dz. U. z 2017 r. poz. 1724)

2.34. Zgodność z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (t.j.: Dz.U. z 2016 r., poz. 1047)

2.35. Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 997 z późn. zm.).

2.36. Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2177).

2.37. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.).

2.38. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.).

2.39. Rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania (DZ.U z 2015 r., poz.1979 oraz DZ.U. z 2017 poz.1349) wraz z późn. zmianami.

2.40. Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r.o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U.2018. poz. 2191 z późn. zm.).

− Wraz z przepisami wykonawczymi do ww. ustaw.

3. Specyfikacja funkcjonalna i konfiguracyjna systemu.

3.1. Baza danych

3.1.1. Wykonawca zapewni, że do utrzymania baz danych zastosowane zostaną powszechnie znane na rynku, komercyjne silniki bazodanowe z wykupioną bezterminową licencją, gwarantującą

dostęp dla wszystkich użytkowników (np. licencja na lokalizację) lub liczby użytkowników wskazanej przez Zamawiającego (np. licencja na użytkownika), a utrzymanie ww. silników u Zamawiającego musi być możliwe, przez co najmniej dwa inne podmioty niezależne od Wykonawcy.

3.1.2. Dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi być ogólnodostępnym rozwiązaniem komercyjnym., umożliwiającym obsługę baz innych systemów i aplikacji dostępnych na rynku.

3.1.3. Serwer bazy danych pracuje w środowisku systemowym 64 bitowym.

3.1.4. Baza danych musi spełniać warunki zgodności ze standardem ANSI SQL92 oraz zapewniać mechanizmy transakcyjne klasy SQL realizowane wg kryteriów ACID.

3.1.5. System posiada możliwość uruchamiania wielu instancji serwera bazy danych na jednym serwerze (jednostce sprzętowej lub maszynie wirtualnej).

3.1.6. System posiada możliwość podłączenia wielu baz danych do jednej instancji serwera bazy danych, przy czym każda baza może zawierać wiele schematów danych.

3.1.7. Oprogramowanie bazy danych udostępnia narzędzia pozwalające administratorowi na strojenie i optymalizację baz danych oraz zapytań.

3.1.8. System bazodanowy posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i kostek OLAP oraz wbudowane mechanizmy ETL.

3.1.9. Baza danych musi zapewnić przechowywanie minimum 1 TB danych.

3.1.10. Umożliwienie dostępu do danych w bazie za pomocą, co najmniej następujących sterowników baz danych: ODBC, JDBC, OLEDB.

3.1.11. Możliwość wykorzystania relacyjnej bazy danych jako silnika relacyjnej bazy danych, wielowymiarowej bazy danych oraz platformy bazodanowej dla wielu aplikacji, narzędzi raportowania i analiz biznesowych.

3.1.12. Relacyjna baza danych musi pozwalać na kompresję kopii zapasowej danych (backup) od razu w czasie jej tworzenia. Cecha niezależna od funkcji systemu operacyjnego ani od sprzętowego rozwiązania archiwizacji danych.

3.1.13. Wsparcie dla technologii XML - relacyjna baza danych musi udostępniać mechanizmy składowania i obróbki danych w postaci struktur XML. Zakres wsparcia: udostępnianie typu danych do przechowywania kompletnych dokumentów XML w jednym polu tabeli, udostępnianie mechanizmu walidacji struktur XML-owych względem jednego lub wielu szablonów XSD, - udostępnianie języka zapytań do struktur XML, udostępnianie języka modyfikacji danych w strukturach XML (dodawanie, usuwanie i modyfikację zawartości struktur XML), - udostępnianie możliwości indeksowania struktur XML w celu optymalizacji wykonywania zapytań.

3.1.14. Dedykowana sesja administracyjna - musi pozwalać na zdalne połączenie sesji administratora systemu bazy danych w sposób niezależny od normalnych sesji klientów.

3.2. Administracja

3.2.1. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia dokumentacji technicznej i projektowej.

3.2.2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia dokumentacji dla administratora wraz z opisem procedury instalacji i aktualizacji systemu.

3.2.3. Dostawca gwarantuje dostarczenie dokumentacji użytkowej, systemowej i instalacyjnej, zgodnej ze stanem faktycznym.

3.2.4. System posiada możliwość wykonywania kopii zapasowych baz danych bez konieczności wylogowania użytkowników, z możliwością odtworzenia backupu przyrostowego do dowolnego punktu w czasie z wykonanych wcześniej kopii zapasowych.

3.2.5. Zamawiający będzie miał możliwość swobodnego ustalania harmonogramu automatycznego tworzenia kopii zapasowych baz danych. Poza mechanizmem automatycznym obowiązkowe jest umożliwiać wykonanie kopii zapasowych w dowolnej chwili, na żądanie administratora.

3.2.6. System musi umożliwiać planowe wykonywanie kopi zapasowych baz danych, w postaci pełnej lub przyrostowej.

3.2.7. Narzędzia pozwalające tworzyć samodzielnie niestandardowe raporty (ad hoc) i własne analizy danych.

3.2.8. System posiada wbudowany mechanizm do zarządzania raportami, w tym możliwość wykonywania kopii raportów i udostępniania ich wszystkim lub wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników.

3.2.9. System posiada wbudowany mechanizm tworzenia analiz wielowymiarowych.

3.2.10. System posiada możliwość automatycznego pobierania aktualnych wersji aplikacji z zasobu sieciowego (w tym uniemożliwia pracę na niespójnych komponentach).

3.2.11. System posiada mechanizm rejestrowania zmian wykonywanych na obiektach systemu przez użytkowników z poziomu aplikacji oraz z poziomu innych programów korzystających z obiektów systemu (w szczególności z poziomu narzędzi serwera bazy danych).

3.2.12. System musi posiadać dziennik zdarzeń systemu (tzw. LOG) – narzędzie pozwalające administratorowi systemu weryfikację działań poszczególnych użytkowników w systemie i raportowanie zdarzeń w różnych zakresach czasowych do celów kontrolnych.

3.3. Bezpieczeństwo

3.3.1. System wyposażony jest w zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Zabezpieczenia muszą funkcjonować na poziomie klienta (aplikacji) i serwera (serwera bazy danych).

3.3.2. System musi umożliwić w sposób jawny prezentację osób wykonujących operacje na dokumentach. Jawny sposób prezentacji danych umożliwia jednocześnie wyszukiwanie dokumentów wprowadzonych lub zatwierdzonych przez konkretnego użytkownika.

3.3.3. Posiada mechanizm rejestrowania zmian wykonywanych na obiektach systemu przez użytkowników z poziomu aplikacji oraz przez inne programy korzystające z obiektów systemu.

3.3.4. System umożliwia stosowanie polityki silnego hasła (tj. wymuszania odpowiedniej budowy hasła), wymuszanie zmiany hasła oraz ustawianie daty ważności konta. Wymuszanie zmiany hasła co 30 dni , hasło składać się musi z 8 znaków w tym jedna duża litera i jedna cyfra. Możliwość samoistnego wylogowania użytkownika przez system po określonym czasie bezczynności.

3.3.5. System uniemożliwia kasowanie kont użytkowników. Niepotrzebne konta użytkowników mogą być jedynie deaktywowane.

3.3.6. System pozwala na definiowanie dowolnej liczby użytkowników; weryfikacja licencji (w przypadku udzielania ograniczonej liczby licencji) oparta jest o ilość jednocześnie zalogowanych użytkowników do systemu.

3.3.7. System umożliwia definiowanie grup użytkowników.

3.3.8. System umożliwia nadawanie uprawnień na poziomie grup użytkowników oraz na poziomie pojedynczych użytkowników.

3.3.9. Przy modyfikowaniu posiadanych uprawnień możliwość określenia, czy edytowane uprawnienie jest nadawane lub odbierane.

3.3.10. Możliwość przypisywania użytkowników systemu do wielu zdefiniowanych grup.

3.3.11. System umożliwia nadawanie uprawnień do akcji i obiektów systemowych dla użytkowników i grup użytkowników.

3.3.12. Możliwość generowania raportów dotyczących nadanych uprawnień konkretnym użytkownikom poprzez wpisanie imienia i nazwiska (wykaz dostępnych uprawnień – raport wg osób) oraz raport według modułów funkcjonalnych( raport dla modułu danego modułu np. Kadry-Płace -wykaz użytkowników, którzy mają uprawnienia do danego modułu).

3.4. System

3.4.1. Zapewnienie powiązań logicznych pomiędzy modułami systemu oraz wykorzystywanie wspólnych danych w obrębie bazy danych na serwerze.

3.4.2. System posiada konstrukcję modułów ze ściśle zdefiniowanymi powiązaniami i interfejsami międzymodułowymi oraz posiada możliwość rozbudowy.

3.4.3. System przechowuje dane w relacyjnej bazie danych SQL i do komunikacji z serwerem baz danych wykorzystuje zapytania SQL zwracające wiele rekordów z Żądanego zakresu danych. Serwer baz danych musi posiadać deklarowaną wysoką zgodność ze standardem co najmniej ANSI SQL-92 w zakresie tworzenia struktur danych (DDL) jak i modyfikacji danych (DML) oraz posiadać wiele interfejsów dostępu do danych (np. ODBC, JDBC, OLEDB, XXX.XXX)

3.4.4. Oferowane rozwiązanie musi pracować na jednej platformie bazodanowej.

3.4.5. System musi mieć możliwość ewidencjonowania transakcji w równych walutach z automatycznym przeliczaniem wartości na PLN.

3.4.6. Możliwość zmiany waluty podstawowej na EURO i dalszej pracy w EURO (w przypadku przystąpienia Polski do unii walutowej).

3.4.7. System umożliwia wprowadzenie innego roku obrotowego niż rok kalendarzowy.

3.4.8. System musi być wielodostępny i wielostanowiskowy, z mechanizmami kontroli współużytkowania danych/dokumentów, wykluczającymi możliwość powstawania konfliktów czy utraty

informacji podczas jednoczesnego podglądu/edycji tych samych danych/dokumentów przez więcej niż jednego użytkownika.

3.4.9. Poprawna praca serwera na systemie operacyjnym Windows Server 2019 i wyższych wersjach (Zamawiający dopuszcza systemy równoważne z zastrzeżeniem przepisu wynikającego z art. 30 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych).

3.4.10. Poprawna praca aplikacji klienckiej w środowisku graficznym na systemie operacyjnym Windows 7 i wyższych wersjach (Zamawiający dopuszcza systemy równoważne z zastrzeżeniem przepisu wynikającego z art. 30 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych).

3.4.11. System musi umożliwiać zachowanie w całym zintegrowanym systemie zasady jednokrotnego wprowadzania danych (dane wprowadzone w jednym zakresie funkcjonalnym będą widoczne w innych zakresach funkcjonalnych systemu, w tym zintegrowany katalog kontrahentów, pracowników, stawek VAT itp.).

3.4.12. System musi mieć możliwość założenia dowolnego definiowanego słownika i wykorzystanie go we wszystkich obszarach systemu.

3.4.13. Możliwość współpracy z systemami bankowości elektronicznej oraz z typowymi systemami wymaganymi przez polskie prawo co najmniej z Programem Płatnik.

3.4.14. System musi pozwalać na swobodne definiowanie własnych typów/szablonów dokumentów oraz wykorzystywanie ich u Zamawiającego.

3.4.15. Eksport danych w standardowych formatach, co najmniej plik tekstowy, System MS Office, XML.

3.4.16. System posiada menu tekstowe i menu graficzne.

3.4.17. Menu graficzne – pasek narzędzi przedstawiający skróty do podstawowych funkcji w postaci ikon z możliwością nadania własnych nazw.

3.4.18. System umożliwia pracę w trybie klient-serwer jak również pracę terminalową.

3.4.19. Możliwość pracy zdalnej z wykorzystaniem protokołu VPN.

3.4.20. Tworzenie profili dla użytkowników pozwalających na personalizację systemu dla użytkowników równych obszarów i równych funkcjonalności (np. udostępnianie najczęściej używanych funkcji).

3.4.21. Możliwość tworzenia wielu spersonalizowanych profili dla jednego użytkownika i możliwość przełączania się pomiędzy nimi bez konieczności przelogowania.

3.4.22. Graficzny interfejs użytkownika systemu.

3.4.23. System dysponuje graficznym interfejsem użytkownika typu MDI (Multi Document Interface) lub podobnym, pozwalającym na jednoczesną prace nad wieloma dokumentami w równych oknach systemu.

3.4.24. System komunikuje się z użytkownikiem w języku polskim, udostępniając możliwość korzystania z pomocy kontekstowej w języku polskim.

3.4.25. System udostępnia kontekstową pomoc w języku polskim wywoływaną klawiszem skrótu (np. F1).

3.4.26. System musi posiadać dokumentację w języku polskim (w postaci wydruku oraz na nośniku CD / DVD) pozwalającą na samodzielną naukę obsługi każdego obszaru (modułu).

3.4.27. Możliwość łatwego przemieszczania się w systemie w kontekście danego zakresu informacji

– łącza między powiązanymi dokumentami i operacjami.

3.4.28. Możliwość uruchamiania formularzy z kilku obszarów funkcjonalnych w jednej instancji aplikacji, bez konieczności przerywania pracy i uruchamiania kolejnych kopii programu.

3.4.29. System dysponuje wbudowanym komunikatorem tekstowym, umożliwiającym wymianę informacji między użytkownikami oraz wysyłanie informacji do użytkowników przez system, przekazywanie linków do dokumentów w systemie.

3.4.30. System musi umożliwiać wykonywanie odwracalnych operacji w trybie testowym (np. do sprawdzenia skutków księgowania) lub ich realizację na bazie testowej z aktualnymi danymi i konfiguracją.

3.4.31. System pozwala na przekazywanie wyników sprawozdań i analiz w postaci elektronicznej do modułów pakietu MS Office lub równoważnego.

3.4.32. System przygotowuje wyniki sprawozdań i analiz w postaci plików w formacie zgodnym z MS Office w wersji nie starszej niż MS Office 2003 (np. MS Excel) oraz automatycznie (mechanizm OLE) uruchamia wybrany moduł pakietu MS Office prezentuje w nim przygotowane wyniki w opracowanej przez użytkownika formie (tabela, wykres, pismo itp.).

3.4.33. System umożliwia przenoszenie danych pomiędzy oprogramowaniem aplikacyjnym i innymi programami uruchomionymi na stacji roboczej z zastosowaniem technik Windows (poprzez schowek, mechanizmy OLE lub Active X).

3.4.34. System musi posiadać możliwość samodzielnego ograniczenia przez użytkownika zakresu danych poprzez zastosowanie łatwych w obsłudze filtrów, a także możliwość pracy na wyselekcjonowanej grupie danych .

3.4.35. System musi przechowywać wystawione dokumenty (w szczególności faktury, wezwania do zapłaty) umożliwiające w przyszłości wydrukowanie dokumentu w identycznej postaci, jak w momencie jego pierwotnego wydruku.

3.4.36. System musi wykonywać wszystkie zadania samodzielnie, bez konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania komercyjnego, chyba, że zostało ono uwzględnione w cenie oferty.

3.4.37. System powinien posiadać definiowalne symbole i maski numeracji rodzajów i typów dokumentów

3.4.38. System gwarantuje stałą, pełną zgodność wszelkich realizowanych funkcji/algorytmów rozliczeń/formatów sprawozdań z obowiązującym prawem (prowadzenie działalności gospodarczej, rachunkowość, sprawozdawczość finansowa, prawo bankowe, działalność jednostek służby zdrowia i in.).

3.4.39. Stanowiska robocze powinny pracować w trybie graficznym , na bazie systemu Microsoft Windows 7 lub późniejszych wersji (Zamawiający dopuszcza systemy równoważne z zastrzeżeniem przepisu wynikającego z art. 30 ust. 5 ustawy).

3.4.40. System umożliwia wykorzystanie serwera bazy danych w zwirtualizowanym środowisku.

3.4.41. System umożliwia zainstalowanie w zwirtualizowanym środowisku serwera terminalowego.

3.4.42. System posiada wbudowane mechanizmy do administrowania prawami użytkowników oraz grup użytkowników, w tym dziedziczenia, nadawania i odbierania (zakazywania) uprawnień.

3.4.43. Prawa dostępu wg opisu stanowisk w danej grupie odzwierciedlające aktualną w danym momencie strukturę zarządzania.

3.4.44. System umożliwia nadawanie użytkownikom praw do wybranych zakresów danych (np. konkretnych kont księgowych, magazynów, komórek kosztowych, szablonów dokumentów itp.)

3.4.45. System jest zintegrowany pod względem przepływu informacji. Informacja raz wprowadzona do systemu w jakimkolwiek z modułów jest wielokrotnie wykorzystywana we wszystkich innych bez potrzeby ponownego wprowadzania

3.4.46. Wszystkie moduły systemu wykorzystują zintegrowany katalog kontrahentów, pracowników, stawek VAT itp.

3.4.47. Swobodne definiowanie własnych typów/szablonów dokumentów oraz wykorzystywanie ich u Zamawiającego

3.4.48. Podgląd do listy dokumentów związanych

3.4.49. System zapewnia udostępnianie danych innym systemom w formie i zakresie ustalonym w trakcie wdrożenia, w sposób automatyczny lub na żądanie administratora w określonym czasie, wykorzystując jeden ze standardowych formatów wymiany danych np. csv, xml, txt, xls, html.

3.4.50. Wykonawca zapewnia inicjalne zapełnienie systemu danymi z systemów podlegających wymianie, w tym: a) import słownika dostawców i odbiorców,

b) import księgowego bilansu otwarcia,

c) import sald dwustronnych nierozliczonych rozrachunków,

d) import katalogu towarów i usług,

e) import magazynowego bilansu otwarcia (ilościowo i wartościowo),

f) import katalogu środków trwałych, niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

g) import bilansu otwarcia środków trwałych, niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

Zamawiający dostarczy dane z systemów podlegających wymianie w formie i formacie uzgodnionym z Wykonawcą na etapie analizy.

3.4.51. Sygnalizacja czasu wykonywania operacji, np. czas wyszukiwania danych sygnalizowany standardowym wskaźnikiem zajętego kursora.

3.4.52. Wymiana danych z systemami bankowości elektronicznej, systemem Płatnik.

3.4.53. Mechanizmy umożliwiające eksport danych w formatach: txt, csv, xls, xml, pdf.

3.4.54. Mechanizmy umożliwiające import danych do systemu: txt, csv, xls, xml.

3.4.55. Generator raportów:

System powinien umożliwiać tworzenie nowych raportów lub modyfikowanie standardowych ustawień istniejących raportów w sposób przyjazny dla użytkownika. Wymagana jest:

- możliwość dodawania nowych parametrów raportu poprzez wybór wartości pól ze zbiorów danych, na których oparty jest raport lub zbiorów danych z nimi powiązanych,

- określenie w sposób czytelny dla użytkownika nazw zbiorów danych (tabel), na których oparty jest raport,

- określenie w sposób czytelny dla użytkownika nazw zbiorów danych (tabel) powiązanych,

- przedstawienie zbiorów danych w formie rozwijanych list do wyboru

- określenie w sposób czytelny dla użytkownika nazw pól ze zbioru danych - nazwy te powinny być zgodne z tymi, które funkcjonują… na formatkach ekranowych aplikacji,

- przedstawienie list pól danej tabeli w formie rozwijanych list do wyboru,

- możliwość wprowadzania równych kryteriów zawężania danych wybranych pól (np. mniejsze, większe, zakres danych, logiczne ‘lub’),

- możliwość określania pól, według których raport ma być posortowany, rosnąco czy malejąco,

- możliwość definiowania dla wybranych pól sum częściowych i sumy końcowej,

- możliwość wielokrotnego wykorzystania raz wprowadzonych definicji ustawień raportu,

- możliwość skierowania raportu na ekran, drukarkę, lub zapis do pliku w formacie XLS, RTF, XML, HTML, PDF.

ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE (GWARANTOWANE)

4. Moduł Kadry - Płace

4.1. Zapewnienie ochrony danych osobowych - gromadzenie i rejestrowanie danych osobowych, zgodnie z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

4.2. Funkcjonalność Kadry

4.2.1. Wbudowane słowniki, x.xx.:

4.2.1.1. Kody ZUS, klasyfikacja zawodów GUS zgodnie z obowiązującymi przepisami

4.2.1.2. Kontrola zgodności wprowadzonych PESEL, NIP

4.2.1.3. Wbudowany katalog nieobecności chorobowych

4.2.1.4. Definiowanie różnych rodzajów absencji przez użytkownika systemu

4.2.1.5. Definiowanie dowolnej ilości własnych słowników

4.2.2. Kartoteka osobowa zawiera w szczególności następujące dane:

4.2.2.1. Każdy pracownik musi mieć numer akt osobowych nadawany przez użytkownika systemu.

4.2.2.2. Dane osobowe indentyfikacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami x.xx.: imię, nazwisko, drugie imię, XXXXX, XXX, nazwisko xxxxxx, xxxx)

4.2.2.3. Przy wprowadzaniu numeru PESEL lub NIP system powinien sprawdzać, czy dany pracownik był już wcześniej wprowadzony. W przypadku pracownika znajdującego się już w systemie w związku z wcześniejszym zatrudnieniem w ramach dowolnej umowy system musi umożliwić edycję danych i ich aktualizację oraz podpięcie danemu pracownikowi nowego zatrudnienia

w ramach dowolnej umowy.

4.2.2.4. Dane adresowe i kontaktowe: adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do PIT, telefon służbowy, telefon wewnętrzny, telefon prywatny, adres e-mail

4.2.2.5. Inne dane:

4.2.2.5.1. Personel, grupa zawodowa, rodzaj stanowiska (robotnicze, nierobotnicze), kadra kierownicza (tak/ nie)

4.2.2.5.2. Dane o podstawowym / dodatkowym miejscu pracy

4.2.2.5.3. Dane o niepełnosprawności – stopień niepełnosprawności (lekki, umiarkowany, znaczny), okres, na który niepełnosprawność została

orzeczona; wprowadzona informacja o stopniu niepełnosprawności umiarkowanym i znacznym musi mieć odzwierciedlenie w normie czasu pracy oraz ustaleniu prawa do urlopu dodatkowego i naliczeniu jego wymiaru

4.2.2.5.4. Dane o pracy w warunkach szczególnych

4.2.2.5.5. Uprawnienia – SEP, kierowanie pojazdem służbowym

4.2.2.6. Dane dot. warunków zatrudnienia:

4.2.2.6.1. Podstawowe dane dotyczące warunków umowy określone w obowiązujących przepisach – Kodeksie pracy i Kodeksie cywilnym x.xx.: rodzaj umowy, data zawarcia umowy, okres umowy, wymiar etatu, wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy, stawka, kategoria zaszeregowania

4.2.2.6.2. Definiowanie kategorii zaszeregowania pracowników według kryteriów płacowych

4.2.2.6.3. Kontrolowanie wynagrodzenia pracownika w obrębie kategorii zszeregowania wraz kontrolą poprawności przy zmianie wynagrodzenia / kategorii

4.2.2.6.4. Dane dotyczące dodatków do wynagrodzenia w ujęciu procentowym wynagrodzenia zasadniczego i kwotowym:

4.2.2.6.4.1. Dodatek stażowy – system musi mieć kalkulator dodatku za staż pracy wskazujący wysokość dodatku według stanu na bieżącą datę, wyliczenie daty,

od której staż jest liczony, wyliczenie daty wzrostu dodatku 4.2.2.6.4.2. Dodatek funkcyjny

4.2.2.6.4.3. Dodatek naukowy

4.2.2.6.4.4. Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w przypadku zatrudniania pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy – możliwość definiowania dobowego i tygodniowego przekroczenia czasu pracy, po którym następuje wypłata dodatku (w godzinach i minutach)

4.2.2.6.4.5. Premia

4.2.2.6.4.6. Nagroda

4.2.2.6.4.7. Nagroda jubileuszowa

4.2.2.6.4.8. Inne dodatki - możliwość definiowania przez użytkownika nowych dodatków do wynagrodzenia bez udziału producenta oprogramowania

4.2.2.6.5. System umożliwia zatrudnienie pracowników w oparciu o umowy przewidziane w obowiązujących przepisach prawa – Kodeksie pracy i Kodeksie cywilnym (umowy o pracę i umowy cywilnoprawne)

4.2.2.6.6. Ewidencja danych dot. warunków zatrudnienia w oparciu o różne rodzaje umów odbywa się w jednej kartotece pracownika.

4.2.2.6.7. System musi ostrzegać przy wprowadzaniu kolejnej umowy na czas określony niezgodny z przepisami prawa pracy.

4.2.2.6.8. System umożliwia zatrudnianie pracownika w kilku różnych komórkach organizacyjnych w ramach jednego zatrudnienia oraz zapisanie dwóch lub więcej jednocześnie trwających zatrudnień pracownika w różnych komórkach organizacyjnych.

4.2.2.6.9. System umożliwia wprowadzenie informacji o powierzeniu pracownikowi innych obowiązków ze wskazaniem komórki organizacyjnej, do której pracownik został oddelegowany, czasu trwania powierzenia; system musi pilnować czasu trwania oddelegowania na czas nie dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym

4.2.2.6.10. System umożliwia rozwiązanie umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie definiowalnych słowników sposobów rozwiązania umowy.

4.2.2.6.11. System umożliwia generowanie zestawienia na zadany okres z pracownikami, którym przysługuje nagroda jubileuszowa wraz z definiowalną wysokością procentową przysługującej nagrody.

4.2.2.7. Historia zatrudnienia:

4.2.2.7.1. Wprowadzanie zmian w zakresie warunków zatrudnienia pracownika, tj. w zakresie stawki, kategorii zaszeregowania, dodatków do wynagrodzenia, stanowiska, komórki organizacyjnej, wymiaru etatu, dodatków

4.2.2.7.2. Wydruk przeszeregowania pracownika z uwzględnieniem zmiany jednego lub kilku parametrów zatrudnienia pracownika

4.2.2.7.3. Dokonywanie grupowego przeszeregowania pracowników z możliwością wydruku aneksów imiennych dotyczących tych zamian

4.2.2.7.4. Ewidencja historii zmian w zakresie warunków zatrudnienia pracownika, tj. w zakresie stawki, kategorii zaszeregowania, dodatków do wynagrodzenia stanowiska, komórki organizacyjnej, wymiaru etatu

4.2.2.7.5. Ewidencja historii zatrudnienia z uwzględnieniem różnych rodzajów umów (umowy

o pracę, umowy cywilnoprawne) w jednej kartotece pracownika

4.2.2.7.6. Ewidencja danych dotyczących rozwiązania umowy, tj. sposób rozwiązania, data rozwiązania, inicjatywa rozwiązania umowy (pracodawcy / pracownika), okres wypowiedzenia

4.2.2.7.7. System zapewnia ewidencję i naliczanie stażu pracy u pracodawcy z uwzględnieniem stażu aktualnego oraz okresów włączeń np. urlop bezpłatny

4.2.2.8. Przebieg pracy zawodowej:

4.2.2.8.1. Dane dotyczące zatrudnienia w poprzednich zakładach pracy, tj. nazwa zakładu pracy, określenie rodzaju zakładu pracy (zakład prywatny / publiczny), okres zatrudnienia - daty od - do, staż pracy - ilość lat-miesięcy- dni, sposób rozwiązania umowy, okresy wyłączone (urlopy bezpłatne itp.)

4.2.2.8.2. Automatyczne wyliczanie stażu pracy na podstawie wprowadzonego okresu zatrudnienia

4.2.2.8.3. Ewidencjonowanie danych dotyczących okresów zaliczenia do świadczeń pracowniczych tj. dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa

4.2.2.8.4. System umożliwia definiowanie reguł dotyczących zasad zaliczenia do świadczeń pracowniczych oraz ręczne wprowadzanie okresów zaliczenia do świadczeń pracowniczych. Staże z poprzednich zatrudnień muszą być odrębnie zliczane jako: staż pracy ogółem, staż do nagrody jubileuszowej, staż prawa do urlopu i jego wymiaru, staż do emerytury/renty.

4.2.2.8.5. Staż pracy jest ewidencjonowany według stanu na dzień zatrudnienia oraz aktualnie na dzień przeglądu.

4.2.2.8.6. System umożliwia sporządzenie oraz wydruk raportu dotyczących przebiegu pracy zawodowej z podziałem na okresy zaliczenia do poszczególnych świadczeń pracowniczych, w szczególności staż pracy do nagrody jubileuszowej.

4.2.2.9. Dane dotyczące ubezpieczeń:

4.2.2.9.1. Ewidencja informacji o obowiązku i zakresie ubezpieczenia

4.2.2.9.2. Kod tytułu ubezpieczenia

4.2.2.9.3. Ewidencja danych o nabyciu praw do świadczeń emerytalno – rentowych: oznaczenie emeryt / rencista wraz z numerem świadczenia i datą przyznania świadczenia

4.2.2.9.4. System umożliwia wprowadzenie danych wymaganych do sporządzenia dokumentów zgłoszeniowych dla potrzeb ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, dokumentów zmiany i wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz eksport danych do dokumentów do programu ZUS – Płatnik.

4.2.2.10. Dane dzieci pracowników i członków rodzin pracowników:

4.2.2.10.1. Ewidencjonowanie informacji o członkach rodziny pracownika do celów ubezpieczeniowych

4.2.2.10.2. System umożliwia wprowadzenie danych wymaganych do sporządzenia dokumentów zgłoszeniowych dla potrzeb ubezpieczenia zdrowotnego i wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz eksport danych do dokumentów do programu ZUS –Płatnik.

4.2.2.10.3. Ewidencjonowanie informacji o dzieciach pracownika w celu kontroli wykorzystania uprawnień przewidzianych w Kodeksie Pracy.

4.2.2.11. Wykształcenie – ewidencja danych tj.: nazwa i rok ukończonej szkoły, specjalność (możliwość ewidencjonowania min. 2 rodzajów szkół i 2 specjalizacji)

4.2.2.12. Badania lekarskie:

4.2.2.12.1. ewidencjonowanie danych o badaniach lekarskich - wstępnych, okresowych, kontrolnych, san-epid, szczepieniach, tj. rodzaj badania, data badania, data ważności

4.2.2.12.2. tworzenie raportów imiennych i ilościowych informujących o kończących się badaniach lekarskich w wybranym miesiącu, kwartale, roku lub w innym wybranym dowolnie okresie czasu z możliwością generowania zestawienia w podziale na komórki, podkomórki organizacyjne, grupy pracownicze

4.2.2.12.3. ewidencja zagrożeń występujących na stanowisku pracy pracownika 4.2.2.12.4. możliwość przygotowania skierowań na badania lekarskie na podstawie

danych osobowych pracownika zawartych w kartotece osobowej i ich wydruku

4.2.2.13. Prowadzenie ewidencji absencji w jednej kartotece w podziale na rodzaj absencji - urlopy, inne przewidziane przepisami prawa zwolnienia od pracy: 4.2.2.13.1. Możliwość wprowadzania absencji godzinowych np. opieka nad zdrowym

dzieckiem do lat 14

4.2.2.13.2. Import elektronicznych zwolnień lekarskich

4.2.2.13.3. Kontrola limitów absencji – brak możliwości wprowadzenia absencji ponad przewidziany prawem pracy limit: urlopy, opieka, zwolnienia lekarskie, świadczenia rehabilitacyjne i rodzicielskie, okres zasiłkowy; w przypadku wprowadzania absencji, których limit narzucony jest przepisami prawa system samodzielnie powinien wstawić maksymalną datę końcową

4.2.2.13.4. Brak możliwości dwóch różnych rodzajów absencji w jednym dniu np. urlop i zwolnienie lekarskie

4.2.2.13.5. Możliwość korekty błędnie wprowadzonych absencji

4.2.2.13.6. Po wprowadzeniu absencji powodujących zawieszenie stosunku pracy system musi automatycznie odliczać je ze stażu pracy

4.2.2.13.7. Urlopy pracownicze:

4.2.2.13.7.1. Automatyczne obliczanie wymiaru należnego urlopu oraz ilości wykorzystanego urlopu; dla osób nabywający prawo do pierwszego urlopu system automatycznie nalicza 1/12 wymiaru urlopu przysługującego z upływem każdego miesiąca; dla osób zatrudnionych na czas określony system musi naliczać ilość dni proporcjonalnie do czasu trwania umowy

4.2.2.13.7.2. System musi zapewniać naliczanie i kontrolę wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z kodeksem pracy; wymiar urlopu wypoczynkowego powinien naliczać się automatycznie zgodnie

z kodeksem pracy

4.2.2.13.7.3. Możliwość generowania informacji o urlopie na dany dzień z podziałem na urlop bieżący i urlop zaległy

4.2.2.13.7.4. System musi zapewniać ewidencję wymiarów urlopów dodatkowych (szkoleniowych, dodatkowych)

4.2.2.13.7.5. Tworzenie planów urlopowych z uwzględnieniem przysługujących limitów w układzie indywidualnym oraz z podziałem na komórki organizacyjne / podkomórki / grupy pracownicze

4.2.2.13.7.6. System automatycznie wylicza ilość dni i godzin urlopu za które przysługuje ekwiwalent

4.2.2.13.8. Możliwość wydruku kart ewidencji czasu pracy pracowników w układzie miesięcznym, kwartalnym oraz rocznym dla każdego pracownika oddzielnie zgodnie z wymogami prawa pracy z

uwzględnieniem informacji o godzinach pracy w postaci przedziału czasowego (od – do) oraz ilości przepracowanych godzin

4.2.2.13.9. Wszystkie absencje nanoszone w module kadrowym musza być widoczne w module płacowym

4.2.2.14. Tworzenie i wydruk dokumentów dotyczących stosunku pracy i umów cywilnoprawnych, przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa

4.2.2.14.1. Tworzenie i wydruk dokumentów tj. umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, zaświadczenia o pracy i absencji, przeszeregowanie, oddelegowanie, świadectwo pracy

4.2.2.14.2. Tworzenie dokumentów odbywa się na podstawie zdefiniowanego szablonu

z możliwością jego edycji, naniesienia ręcznych uwag i dodatkowych informacji

4.2.2.14.3. Sysłem umożliwia zapisanie dokumentów do plików w formatach .doc i .pdf 4.2.2.14.4. Możliwość ewidencji dokumentów w wersji elektronicznej w kartotece

pracownika wraz z funkcjonalnością elektronicznej teczki pracowniczej 4.2.2.14.5. Tworzenie raportów i wydruku dowolnych danych zapisanych w kartotece

pracownika; filtrowanie danych na podstawie jednego lub kilku parametrów zapisanych w module kadrowym

4.2.3. Wprowadzone i zatwierdzone dane muszą być widoczne u wszystkich uprawnionych użytkowników systemu. Wszystkie zmiany związane z kartoteką pracownika nanoszone w module kadrowym musza być od razu widoczne w module płacowym.

4.2.4. Monitorowanie ważnych terminów:

4.2.4.1. Monitorowanie pomocą powiadomień i raportów generowanych jako alerty w systemie oraz na portalu pracowniczym lub za pomocą przypominaczy mailowych, w tym: upływu umowy okresowej, badań okresowych i kontrolnych, szkoleń BHP, uprawnień, osiągnięcia wieku emerytalnego, nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej, dodatku za wysługę lat, zmianie limitów urlopowych

4.2.4.2. System powinien mieć możliwość elastycznego definiowania terminów generowania powiadomień, np. na 14, 30, 60 lub 90 dni przed upływem terminu

4.2.4.3. System powinien mieć możliwość elastycznego definiowania nowych przypominaczy przez użytkownika systemu.

4.2.4.4. System umożliwia modyfikowanie komunikatów w zakresie treści i odbiorców wiadomości.

4.2.4.5. Automatyczne powiadamianie dla uprawnionych użytkowników o zbliżającym się terminie ważności uprawnień dla poszczególnych pracowników – automatyczna kontrola ważności uprawnień

4.2.5. Możliwość generowania zestawień i sprawozdań statystycznych:

4.2.5.1. Możliwość generowania zestawień dotyczących pracowników według dowolnie wybranych parametrów opisujących pracownika, x.xx.:

4.2.5.1.1. Lista pracowników korzystających z uprawnień określonych w art. 188 kodeksu pracy,

4.2.5.1.2. Lista emerytów zatrudnianych na podstawie umowy o pracę,

4.2.5.1.3. Lista osób, dla których kończy się okres zatrudnienia,

4.2.5.1.4. Lista pracowników z uwzględnieniem hierarchii organizacyjnej według wybranego poziomu

4.2.5.1.5. Lista pracowników z podziałem na rodzaj personelu, grupy zawodowe lub inne zdefiniowane grupy pracownicze

4.2.5.1.6. Lista pracowników z podziałem na formę zatrudnienia

4.2.5.1.7. Lista pracowników nabywających prawa emerytalne w zadanym okresie czasu

4.2.5.1.8. Lista pracowników przebywających na urlopach z podziałem na rodzaj urlopu, przebywających na zwolnieniach lekarskich lub posiadających wybrany rodzaj absencji w zadanym okresie czasu

4.2.5.1.9. Lista pracowników, którym należy się nagroda jubileuszowa w zadanym okresie czasu

4.2.5.1.10. Lista pracowników z historią stawek, dodatków 4.2.5.1.11. Lista pracowników z historią komórek organizacyjnych

4.2.5.1.12. Lista pracowników z historią rodzajów zatrudnienia

4.2.5.1.13. Możliwość budowania własnych raportów z pól dostępnych w kartotekach systemu

4.2.5.2. Generowanie statystyki pracowniczej w etatach, osobach, przeciętnego zatrudnienia w różnych układach np. w podziale na komórki organizacyjne,

4.2.5.3. Możliwość generowania zestawień dot. ważnych terminów opisanych w pkt. 2.2.9 jako raporty imienne zbiorcze oraz raporty z podziałem na komórki organizacyjne, podkomórki, grupy pracownicze

4.2.5.4. Możliwość generowania sprawozdań GUS: X-00, X-00, X-00, X-00, XXX-00

4.2.5.5. Możliwość generowania sprawozdań MZ: XX-00, XX-00

4.2.5.6. Możliwość eksportu zestawień do programów MS Office – Word, Excel, w formacie PDF i CSV

4.2.5.7. Możliwość generowania danych do deklaracji PFRON.

4.3. Funkcjonalność Grafiki

4.3.1. Definiowanie parametrów czasu pracy przez uprawnionych użytkowników systemu tj. pora nocna, okres rozliczeniowy, definiowanie nieograniczonej ilości zmian roboczych, definiowanie nominalnego czasu pracy, limitu nadgodzin, tolerancji spóźnień i wcześniejszych wyjść

4.3.2. Obsługa różnych systemów czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami

4.3.3. Uwzględnienie różnych norm czasu pracy x.xx. 7:35, 8:00, 12:00 godzin

4.3.4. Tworzenie planów grafików w 3 miesięcznym okresie rozliczeniowym w układzie indywidualnym oraz dla grupy pracowników zgodnie ze strukturą podległości; planowanie pracy poprzez określenie godzin pracy dla poszczególnych osób na bazie wbudowanego w systemie kalendarza oraz na podstawie parametrów określonych przez użytkownika

4.3.5. Alerty zgodności z przepisami prawa pracy x.xx. normy czasu pracy, okresy odpoczynku, limity nadgodzin

4.3.6. Kontrolowanie, czy pracownik wypracowuje zdefiniowany nominalny czas pracy; system musi podpowiadać, jaka wartość czasu pozostaje do uwzględnienia w planie pracy

4.3.7. Ewidencja i rozliczanie czasu pracy w dni wolne i święta, soboty, niedziele; rozliczanie nadgodzin 50%

i 100%, rozliczanie godzin nocnych zgodnie z parametrami określonymi przez użytkownika; ewidencja

i rozliczanie wyjść prywatnych i służbowych pracownika

4.3.8. Import absencji pracowniczych z modułu kadrowego

4.3.9. Możliwość importu danych z systemu RCP

4.3.10. Blokowanie rozliczonych okresów przed niepowołanymi zmianami

4.3.11. Obsługa procesu urlopowego - wniosek pracownika, akceptacja przełożonych, ewidencja zatwierdzonego urlopu w karcie czasu pracy, wydruk wniosku urlopowego

4.3.12. Przenoszenie zaplanowanych urlopów do bieżących grafików na podstawie zatwierdzonych planów urlopowych

4.3.13. Automatyczne generowanie wniosków urlopowych na podstawie zatwierdzonych planów urlopowych

z możliwością ich edycji i korekty

4.3.14. Raportowanie o urlopach poza planem

4.3.15. Generowanie zestawienia różnic plan / wykonanie / normy.

4.4. FUNKCJONALNOŚĆ PŁACE

4.4.1. Gromadzenie danych podatkowych dotyczących pracownika:

4.4.1.1. informacje o przynależności do urzędu skarbowego

4.4.1.2. Informacje o stopie podatku

4.4.1.3. Informacje o przysługujących pracownikowi kosztach uzyskania przychodu

4.4.1.4. Informacje o przysługujących pracownikowi ulgach podatkowych

4.5. Gromadzenie zbiorczych informacji o naliczonych podstawach składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy w układzie rocznym

4.6. Zdefiniowanie schematu rozliczenia wynagrodzeń, poprzez przypisanie pracownikowi odpowiednich składników definiowanych indywidualnie przez użytkownika systemu. Operacja jednorazowa zaraz po przyjęciu pracownika.

4.7. Aplikacja musi umożliwiać rozliczanie zasiłków chorobowych, wynagrodzeń chorobowych oraz innych absencji pokrewnych zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w dniu oddania systemu do eksploatacji.

4.8. System musi kontrolować z jakich podstaw należy rozliczać dany rodzaj zasiłku, kontrolować czy dany pracownik nabył uprawnienia do zasiłku, podpowiadać odpowiednie procenty, badać okres zasiłkowy, uwzględniać zmiany wymiaru etatu i brać wysokość podstawy w poszczególnych miesiącach.

4.9. System powinien kontrolować limitowane zwolnienia lekarskie w danym roku oraz automatycznie dzielić absencję na odpowiednie części (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) z uwzględnieniem zwolnień rozliczonych u poprzedniego pracodawcy.

4.10. Aplikacja na bieżąco musi liczyć podstawy do zasiłków chorobowych i do urlopów.

4.11. System prawidłowo rozlicza (również waloryzacja podstawy) i pilnuje czas trwania okresu zasiłkowego (182 dni), systemem powiadomień o zbliżającym się końcu okresu zasiłkowego.

4.12. System musi rozliczać urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatnie inne,

4.13. Wybrany użytkownik aplikacji musi mieć możliwość - absencje:

4.13.1. Definiowania nowych absencji, w dowolnym momencie eksploatacji systemu - absencje

4.13.2. Definiowania wpływu absencji na rozliczenie innych składników, w dowolnym momencie eksploatacji systemu –absencje

4.13.3. Definiowania elementów, które wchodzą do podstawy absencji chorobowych według zasad określonych przez użytkownika, w dowolnym momencie eksploatacji systemu - absencje

4.13.4. Definiowania elementów, które wchodzą do podstawy absencji urlopowych według zasad określonych przez użytkownika, w dowolnym momencie eksploatacji systemu – absencje.

4.14. Wszystkie zmiany związane z umową nanoszone będą w module kadrowym (obejmują one między innymi: zmiany stanowiska, zmiany rodzaju umowy, zmiany wysokości stawki zaszeregowania, zmiany wartości dodatków periodycznych takich jak dodatki funkcyjne, dodatki specjalne, zmiana wysokości procentu/kwoty premii/nagrody regulaminowej, zmiana wymiaru zatrudnienia,zmiana komórki organizacyjnej) maja być od razu widoczne w module płacowym.

4.15. Ewidencja potrąceń takich jak: ubezpieczenia grupowe, lub potrącenia stałe, które co miesiąc są potrącane w stałej kwocie lub stałym procencie, będzie odbywać się jednorazowo w systemie.

4.16. System będzie ujmował potrącenia stałe każdorazowo na liście płac.

4.17. Potrącenia stałe będą nanoszone kwotą lub procentowo

4.18. Potrącenie raty z ZFŚS – pracownicy zajmujący się obsługą funduszu socjalnego wprowadzają zadłużenie i harmonogram spłat, system sam pilnuje, aby pożyczka była potrącana automatycznie do wysokości zadłużenia.

4.19. Ewidencja alimentów i zajęć komorniczych. Alimenty i zajęcia komornicze będą ewidencjonowane jednorazowo. System będzie kontrolował maksymalną kwotę potrącenia określoną dla danego komornika z uwzględnieniem możliwych progów potrąceń. System musi pilnować progu minimalnego wynagrodzenia, jakie pracownik dostaje do wypłaty.

4.20. Dodatki nocne (ilość godzin nocnych razy stawka zasadnicza za godzinę) – wprowadzana będzie ilość godzin, system sam naliczy wynagrodzenie na podstawie stawki zaszeregowanie i nominalnego czasu pracy. System powinien wyliczać dodatki nocne od stawki wynagrodzenia zasadniczego

4.21. Nagrody jubileuszowe – według zasad określonych w regulaminie.

4.22. Odprawy emerytalne – wyliczana automatycznie na podstawie zadanej ilości miesięcy, z możliwością wprowadzenia kwoty.

4.23. Odprawy pośmiertne, pieniężne i emerytalne – wyliczana automatycznie na podstawie zadanej ilości miesięcy, z możliwością wprowadzenia kwoty.

4.24. Zapomogi opodatkowane, dofinansowania, będą wprowadzane przez osoby zajmujące się obsługa funduszu socjalnego do modułu działalności socjalnej, po wprowadzeniu będą automatycznie gotowe do ujęcia na listach płac w celu rozliczenia podatku oraz ewentualnej wypłaty przez listę płac, w przypadku wypłat przez listę płac powinna to być lista dodatkowa.

4.25. Obliczanie listy powinno być możliwe wielokrotnie, za każdym przeliczeniem powinny być ujmowane nowo naniesione zmiany np. przez kadry (zmiana stawki, dodatków, nowe absencje), przez płace (nowe lub zmienione absencje, naniesione dodatki), osoby zajmujące się działalnością socjalną (zapomogi, dofinansowania).

4.26. Musi istnieć możliwość ujmowania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na listach dodatkowych.

4.27. Obliczanie musi być możliwe każdorazowo po zmianie do momentu ostatecznego zamknięcia listy.

4.28. Z list obliczonych, a jeszcze niezamkniętych powinna być możliwość wygenerowania raportów dostępnych w systemie.

4.29. System powinien mieć raport lub inną formę informowania użytkownika, kto i kiedy wykonywał operacje ponownego przeliczania listy, jakie osoby zostały przeliczone oraz jakie składniki uległy zmianie z podaną kwotą przed i po zmianie.

4.30. W systemie musi istnieć raport weryfikujący elementy (stawka zaszeregowania, dodatki funkcyjne, dodatki specjalne, procenty/kwoty premii/nagrody regulaminowej, absencje, kończąca się umowa), które uległy zmianie w stosunku do poprzedniego miesiąca.

4.31. System musi mieć możliwość zdefiniowania wydruku listy płac, paska, zbiorówki z listy wynagrodzeń przez użytkownika.

4.32. Możliwość wydruków dowolnych składników z listy.

4.33. Musi istnieć możliwość zdefiniowania tak paska wynagrodzeń, aby mógł zastąpić RMUA.

4.34. Musi istnieć możliwość zdefiniowania tak wydruku paska, aby była możliwość wydruku na kopercie utajnionej.

4.35. Powinna istnieć możliwość druku listy, paska, zbiorówki z listy wynagrodzeń w dowolnym momencie niezależnie od statusu listy (przeliczona, zamknięta).

4.36. Zamknięcie listy płac – Zamknięcie listy powinno blokować listę przed ponownym przeliczeniem.

4.37. Definiowanie różnych rodzajów list płac, tworzenie własnych szablonów list.

4.38. Dla każdego pracownika powinna istnieć możliwość zdefiniowania dowolnej ilości kont bankowych i określenie między nimi procentowego bądź kwotowego podziału wypłaty.

4.39. System powinien umożliwić eksport przelewów do pliku. Użytkownik systemu sam musi mieć możliwość zdefiniowania dowolnie formatów przelewu w postaci pliku tekstowego.

4.40. Na podstawie list płac system musi pozwalać na sporządzenie przelewów na komorników i inne potrącenia.

4.41. System powinien automatycznie dekretować listę płac. System powinien zapewnić użytkownikowi systemu FK samodzielny pobór zadekretowanego dokumentu do modułu finansowo księgowego.

4.42. Stosowanie kosztów na prawach autorskich w stosunku do wszystkich pracowników i w stosunku do wszystkich składników stanowiących brutto. W każdym składniku stanowiącym brutto w kontekście pracownika musi być możliwy do zdefiniowania procentowy podział na część stanowiącą koszty uzyskania na prawach autorskich i część opodatkowaną na zasadach ogólnych. Koszty na prawach autorskich nie powinny obejmować absencji pracownika.

4.43. W systemie muszą być ewidencjonowane różne rodzaje umów (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne) dla jednego pracownika. System musi automatycznie w trakcie rozliczenia danej umowy uwzględniać wypłaty z innych rodzajów umów i wypłat w kontekście podatku dochodowego i składek ZUS. Rozliczenia różnych rodzajów umów, list płac i tytułów wypłat w jednym miesiącu musi skutkować wygenerowaniem zbiorczej deklaracji do ZUS z prawidłowo wyliczonymi składkami ZUS w ramach miesiąca wypłaty tak, aby nie powstały zaokrąglenia.

4.44. Musi być możliwe wygenerowanie jednej deklaracji PIT dla pracownika niezależnie od tego ile i jakich okresów zatrudnienia oraz jakich tytułów wypłat w roku podatkowym posiadał.

4.45. Użytkownik systemu musi mieć możliwość samodzielnie określać składni wchodzących do podstawy średniej urlopowej w dowolnym momencie eksploatacji systemu.

4.46. Musi istnieć mechanizm, który pozwoli ponownie przeliczyć podstawy urlopowe wstecz w przypadku zmiany składników wchodzących do podstawy lub zmiany wysokości składników wynagrodzenia pracownika (np. stawka zasadnicza).

4.47. System wyliczając wynagrodzenie urlopowe powinien ujmować prawidłowo okres zatrudnienia pracownika.

4.48. W raz z dostarczeniem nowej wersji systemu muszą zostać dostarczone pisemne informacje na temat zmian w systemie.

4.49. System musi przechować historię zmian: stanowisk, umów, komórek organizacyjnych, stawek zaszeregowania, wymiarów etatu, dodatków, miejsca powstawania kosztów tak, aby była możliwość w dowolnym momencie sprawdzenia historycznych danych oraz sporządzenia raportów na zadaną datę wstecz.

4.50. Baza składników płac musi być otwarta.

4.51. Użytkownik systemu posiadający odpowiednie uprawnienia musi mieć możliwość zdefiniowania nowych składników wynagrodzeń.

4.52. Użytkownik musi mieć możliwość dowolnej zmiany algorytmów istniejących składników. Zmiana algorytmów składników powinna być możliwa bez zaangażowania producenta oprogramowania.

4.53. Baza składników musi być łatwa w obsłudze.

4.54. Podwyżki – System powinien umożliwiać rozliczenie podwyżek, które zostały udzielone wstecz. System powinien pozwolić na wyrównanie zasiłków, nagród jubileuszowych, odprawa emerytalnych ora innych składników.

4.55. Ewidencja list płac – Dla każdego pracownika w danym miesiącu musi istnieć możliwość zdefiniowania jednej listy głównej oraz nieograniczonej ilości list dodatkowych.

4.56. Każda lista ma mieć swój numer, tytuł oraz informację, za jaki okres będzie rozliczana, w którym miesiącu będzie wypłacana, kiedy zostanie przekazana do ZUS i kiedy zostanie zaksięgowana.

4.57. System musi generować plik z deklaracjami do programu płatnik RCA, RSA, RZA, DRA.

4.58. System musi mieć możliwość zaczytywania wartości składników płacowych na kartoteki z plików tekstowych, z arkuszy Excel.

4.59. System powinien mieć możliwość zaewidencjonowania przychodów pracownika z zatrudnieni w innych firmach tak, aby ta informacja była uwzględniona w kontroli przekroczenia progu podatkowego i przekroczenia progu ZUS.

4.60. System musi umożliwiać rozliczenie zwrotu składek ZUS z lat poprzednich i z roku bieżącego. Składki z lat poprzednich nie są ujmowane w deklaracjach rozliczeniowych do ZUS.

4.61. System musi zapewnić rozliczenie świadczeń rzeczowych. Świadczenia są opodatkowane i stanowią przychód pracownika, nie są fizycznie wypłacane.

4.62. System musi zapewnić prawidłowe obliczenie podatku dochodowego.

4.63. System musi umożliwiać definiowanie zaniechania poboru podatku, naliczania indywidualnego podatku.

4.64. System musi zapewniać kontrolę progów podatkowych wraz z wykazem przekroczeń.

4.65. System musi zapewnić definiowanie kosztów uzyskania przychodu.

4.66. System musi zapewnić rozliczenia roczne podatku dochodowego.

4.67. System musi generować następujące sprawozdania i raporty:

4.68. Asygnata zasiłkowa z podstawami miesięcznymi,

4.68.1. Raporty GUS z03, z06 , z12, s12, (dział 3 i 4)

4.68.2. Raport Rp-7,

4.68.3. Deklaracje PIT11, PIT40, PIT4r, PIT8B, PIT8C, IFT1 – zmiana stanowiska, komórki organizacyjnej nie powinna powodować generacji odrębnego dokumentu dla pracownika,

4.68.4. Wydruk kart zasiłkowych,

4.69. Listy płac – zgodnie z wymaganiami Pracodawcy

4.70. Paski – zgodnie z wymaganiami Pracodawcy

4.71. Wydruk paska w postaci koperty utajnionej zawierający informacje zgodne z RMUA tak by istniała możliwość zastąpienia druku RMUA paskiem,

4.72. Zestawienia zbiorcze z list płac – zgodnie z wymaganiami Pracodawcy

4.73. Karta wynagrodzeń – użytkownik powinien mieć możliwość zdefiniowania samodzielnie, jakie składniki płacowe chce widzieć w momencie wydruku na karcie wynagrodzeń,

4.74. Zaświadczenie o zarobkach – użytkownika powinien mieć możliwość definiowania, jakie elementy wynagrodzenia będą pokazywane na zaświadczeniu, jaki jest cel zaświadczenia, okresu zaświadczenia.

4.75. Raporty z wynagrodzeń na podstawie zadanego okresu z grupowaniem według: stanowisk, tytułów i stopni naukowych, komórek organizacyjnych, według klasyfikacji GUS.

4.76. Zestawienia na potrzeby rozliczenia ZUS

4.77. Wydruk wybranych przez użytkownika składników płacowych.

4.78. Raport na potrzeby określenia możliwości udzielenia pożyczek z działalności socjalnej.

4.79. Gromadzenie zbiorczych informacji o naliczonych podstawach składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy w układzie rocznym

4.80. Zapewnienie możliwości przygotowania i emisji przelewów dla naliczonych wynagrodzeń:

4.80.1. Wydruk przelewów w formie papierowej

4.80.2. Wydruk przelewów zbiorczych

4.80.3. Emisji przelewów w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej

4.81. Wydruk podstawowych zestawień na podstawie szablonów dostępnych w programie:

4.81.1. Wydruk listy płac

4.81.2. Wydruk pasków wynagrodzeń dla pracowników

4.81.3. Wydruk karty wynagrodzeń dla pracownika

4.81.4. Wydruk karty zasiłkowej dla pracownika

4.81.5. Wydruk zastępczej asygnaty zasiłkowej

4.81.6. Wydruk formularzy rozliczeniowych PIT

4.81.7. Możliwość tworzenia dowolnych szablonów i ich rejestrowania

4.82. Emisja dokumentów płacowych (pism, zaświadczeń) na podstawie danych o naliczonych wynagrodzeniach

4.83. Prowadzenie rejestru dochodów:

4.83.1. Przegląd danych o dochodach pracownika naliczonych na listach płac w układzie miesięcznym

4.83.2. Automatyczne uzupełnianie rejestru dochodów podczas generacji list płac

4.84. Wymagana operacja zamykania poszczególnych list płac powiązana z poniżej wymienioną kontrolą:

4.84.1. Rozliczenia na listach płacowych wszystkich przygotowanych składników wypłat

4.84.2. Przekroczenia przez pracowników progów podatkowych

4.84.3. Zakończenia stosunków pracy rozliczanych na listach płacowych

4.85. Korzystanie w trakcie wypełniania informacji o pracownikach i listach płac ze słowników uzupełnianych przez użytkownika, pozwalających na systematyczne grupowanie wprowadzanych danych

4.86. Definiowanie złożonych dekretów (księgowanie składnika listy płac na kilka kont kosztowych) składników listy płac przy pomocy zdefiniowanych szablonów, jak również przy pomocy dedykowanych funkcji.

4.87. Dekretacja powinna umożliwiać rozbicie wynagrodzenia pracownika wg podziału % lub kwotowego uzupełnionego przed naliczaniem listy. Powinna być możliwość niezależnego od stałego wynagrodzenia, księgowania na inne konta kosztów składników typu premia, wynagrodzenie za dyżur, godziny nadliczbowe, nagroda, etc.

4.88. Rozksięgowanie kosztów dotyczy zarówno płacy brutto, jak i składek społecznych ZUS płaconych przez zakład pracy

4.89. Wymiana danych w ramach systemu:

4.90. Pewna integracja z modułem kadrowym

4.91. zapis informacji wartościowych o wynagrodzeniach pracowników na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych modułu FK

4.92. Przygotowanie i eksport danych dla dokumentów rozliczeniowych ZUS dla pracowników i ich stosunków do programu ZUS-Płatnik

4.93. Współpraca z systemami bankowości elektronicznej

4.94. Automatyczna kontrola przedziałów podatkowych, możliwość wprowadzenia informacji o obniżeniu lub podwyższeniu podatku dla określonego przedziału czasowego

4.95. Możliwość automatycznego generowania i wydruku PIT 11 przy wykorzystaniu oryginalnego formularza wbudowanego w system.

4.96. Możliwość automatycznego rozliczania PIT 40 wraz z wydrukiem deklaracji z systemu, przy wykorzystaniu skanu oryginalnego formularza wbudowanego w system. W wyniku takiej operacji możliwość rozliczenia na listach płac zwrotów i zaliczenia nadpłaty podatku oraz dokonania pobrania na poczet podatku.

4.97. Automatyczna kontrola rocznego ograniczenia podstaw składek na ubezpieczenie społeczne oraz wprowadzania ręcznego kwot podstaw emerytalno-rentowych z innych zakładów.

4.98. Pilnowanie przez system zaokrągleń składek społecznych i zdrowotnych, tak by w programie Płatnika nie pojawiały się różnice pomiędzy danymi wyeksportowanymi, a zweryfikowanymi.

4.99. Możliwość generowania przelewów płacowych na więcej niż jedno konto bankowe oraz z więcej niż jednego konta źródłowego.

4.100. Wydruk zbiorczych zestawień z list płac dla potrzeb kontroli należności wobec US i ZUS.

4.101. Możliwość wykonywania dodatkowych wydruków z list płac dla wybranych składników, komórek organizacyjnych. Możliwość łatwego budowania przez Użytkownika własnych zestawów wydruków z list płac, np. wydruków samych potrąceń.

4.102. Ewidencja i automatyczna aktualizacja danych w kartotece przychodów pracownika po wygenerowaniu kolejnych list płac również w przypadku wypłacenia kilku list płac dla danego pracownika w miesiącu.

4.103. Naliczenie podstawowej listy płac wszystkimi występującymi składnikami wynagrodzeń dotyczącymi stosunku pracy.

4.104. Naliczenie dodatkowych list płac dla premii i innych dodatkowych wypłat poszczególnych składników wynagrodzeń.

4.105. Naliczenie list płac z tytułu wszystkich typów umów cywilno – prawnych.

4.106. Sprawdzanie kompletności dekretacji list płac w trakcie naliczania poszczególnych składników.

4.107. Generowanie komunikatów dla operatora systemu.

4.108. Automatyczne wyliczanie średnich urlopowych, ekwiwalentów za urlop, premii/nagród procentowych innych sparametryzowanych składników płac w oparciu o dane wprowadzone w module kadrowym oraz z wypłaconych list płac

4.109. Obsługa naliczeń i potrąceń wynikających z korzystania z Funduszu Świadczeń Socjalnych.

4.110. Obsługa potrąceń alimentacyjnych

4.111. Obsługa potrąceń komorniczych

4.112. Tworzenie wydruków zestawień z dokonanych na listach płac potrąceń.

4.113. Możliwość modyfikowania listy składników płacowych wraz z ich algorytmami obliczania.

4.114. Obsługa potrąceń z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia na życie

4.115. Tworzenie dokumentacji RPA z danych płacowych do Płatnika

4.116. Możliwość tworzenia raportów o średnich wynagrodzeniach w różnych przedziałach czasowych według różnych zmiennych kadrowych x.xx. grup zawodowych, stanowisk, komórek organizacyjnych, podkomórek itp.

4.117. Możliwość tworzenia raportów o kosztach cząstkowych wynagrodzeń np. koszt minuty, godziny pracy np. różnych zmiennych kadrowych.

4.118. Możliwość tworzenia zmiennych składników wynagrodzenia nie mniej niż 20.

5. MODUŁ - FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

5.1. Ogólne

Moduł obsługujący funkcjonalności finanse-księgowość stanowi integralną część oferowanego systemu

5.2. Księga Główna

5.2.1. Integracja z modułem Majątek trwały, Gospodarka magazynowa, Kalkulacja koszów procedur na poziomie korzystania ze wspólnych słowników: kontrahentów, pracowników, magazynów, rodzajów kosztów, banków, placówek, ośrodków powstawania kosztów, itp.

5.2.2. Wymóg prowadzenia księgi głównej (konta syntetyczne), ksiąg pomocniczych (księgi analityczne) i ewidencji pozabilansowej (konta pozabilansowe)

5.2.3. Dokumentowanie wszelkich zapisów w sposób umożliwiający identyfikację dowodów, oraz osoby dokonującej zapisu i przeprowadzającej jego modyfikację w systemie

5.2.4. Prowadzenie zapisów księgowych równocześnie w polskich złotych, walucie transakcji (np. euro, dolar itp.)

5.2.5. System powinien umożliwić prowadzenia dziennika księgowego oraz dzienników cząstkowych

5.2.6. Generowanie dziennika księgowań dla transakcji księgowanych na kontach Zakładowego Planu Kont

5.2.7. Generowanie kartotek kont, zawierających zapisy na kontach w kolejności chronologicznej

5.2.8. Księgowania w dzienniku w czasie rzeczywistym z natychmiastowym uaktualnianiem sald na kontach

5.2.9. Uaktualnienie sald i obrotów na kontach w czasie rzeczywistym w momencie dekretacji dokumentu

5.2.10. Możliwość edycji treści dokumentu księgowego lub pojedynczych pozycji bez konieczności usuwania i ponownego wprowadzania całego dokumentu

5.2.11. Kontrola księgowania dowodu (bilansowanie stron WN i MA, zamknięcie kręgu kosztów z możliwością włączenia zespołu „6” w krąg kosztowy, a także z możliwością wyłączenia niektórych rodzajów dekretów (np. memoriały)

5.2.12. Rejestracja transakcji walutowych równolegle w walucie i w PLN, z zapisem kursu wymiany

5.2.13. Jednoczesny dostęp do danych z poszczególnych lat umożliwiających ich porównanie bez konieczności przelogowywania się lub uruchamiania kopii programu/archiwum

5.2.14. Możliwość kopiowania i automatycznego stornowania dowodów księgowych

5.2.15. Stornowanie dokumentów poprzez wartości ujemne zapisane po tej samej stronie konta księgowego

5.2.16. System musi posiadać możliwość tworzenia folderów lub grup dekretów pozwalających na dzielenie typów dekretów w celu uporządkowania dokumentów księgowych

5.2.17. Podpowiedź podczas dekretacji planu kont wraz z nazwami kont

5.2.18. Możliwość tworzenia automatów księgujących, pobierających dane z kont księgowych i plików zewnętrznych z formatu np. XML, TXT, XLS itp.

5.2.19. Automatyczna dekretacja dokumentów przy użyciu mechanizmu szablonów dekretów

5.2.20. Definicja automatów przeksięgowujących koszty według zadanego klucza podziału

5.2.21. Wbudowany mechanizm tworzenia automatów przeksięgowujących dane z kont księgowych na inne konta księgowe w oparciu o klucze podziałowe zapisane w formularzach MS Excel lub w innej formie elektronicznej np. spisane liczniki energii elektrycznej, spisane liczniki przebiegu samochodów

5.2.22. Automatyczne powiązanie kont Zakładowego Planu Kont z kontami równoległych ewidencji księgowych

5.2.23. Możliwość modyfikacji szablonów dekretów księgowych w trakcie roku księgowego

5.2.24. Możliwość automatycznego dekretowania w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym (automatyczna kontrola kręgu kosztowego)

5.2.25. Możliwość udokumentowania algorytmów dekretów automatycznych w tym algorytmów archiwalnych (dla poprzednich okresów)

5.2.26. Możliwość wprowadzenia opisu dowodu – dokumentu księgowego w nagłówku minimum 50 znaków

5.2.27. Możliwość wygenerowania wydruku z wszystkimi zapisami na koncie lub zakresie kont

5.2.28. Możliwość wygenerowania wydruku z zapisami na koncie lub zakresie kont z użyciem filtrów na kwoty i opisy

5.2.29. Możliwość wyszukiwania kont księgowych i przeglądania obrotów wg filtrów definiowanych na podstawie wprowadzonej struktury konta księgowego

5.2.30. Możliwość wygenerowania wydruku z zapisami wprowadzonymi w walutach na koncie lub zakresie kont (np. euro, dolar, itp.)

5.2.31. Możliwość wydruku dekretu księgowego w postaci noty księgowej, polecenia księgowana

5.2.32. Możliwość nadawania uprawnień do typów dekretów

5.2.33. Możliwość wykonywania raportów i sprawozdań przed ostatecznym zatwierdzeniem dekretów

5.2.34. Możliwość importu księgowań z systemów zewnętrznych w uzgodnionym formacie np. xls, csv, txt

5.2.35. Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych w systemie bezpośrednio w oknie bez konieczności wykonania podglądu raportu

5.2.36. Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych w systemie w układzie miesięcznym i narastającym

5.2.37. Możliwość przeglądania obrotów kont walutowych w walucie PLN i walutach obcych (np. euro, dolar itp.)

5.2.38. Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych w wartościach, a magazynowych w wartościach i ilościach

5.2.39. Możliwość dynamicznego podsumowywania obrotów wskazanego zbioru kont z listy

5.2.40. Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych z użyciem filtrów opartych o meta znaki i słowniki systemowe. Trwałe zapisywanie stworzonych filtrów

5.2.41. Możliwość przeglądania obrotów i sald w tym sald dwustronnych dla kont rozrachunkowych

5.2.42. Wbudowane zestawienia i raporty zapewniające pełną informację syntetyczną i analityczną o obrotach, saldach i transakcjach dla wybranych lub wszystkich kont

5.2.43. Możliwość pracy w tzw. buforze danych z generowaniem raportów z danych zaksięgowanych jak i z bufora typu obroty kont, rachunek wyników, bilans na dzień, etc.

5.2.44. Możliwość wydruku wszystkich raportów dostępnych w systemie zarówno dla dokumentów księgowych zaksięgowanych i/lub będących w buforze

5.2.45. Możliwość przeglądania zapisów na danym koncie z poziomu obrotów księgowych

5.2.46. Podgląd zestawienia obrotów i sald z poziomu systemu i wydruk raportu obrotów i sald z uwzględnieniem filtru na zakres kont

5.2.47. Możliwość wykonania raportu z zestawieniem obrotów i sald na podstawie zapisanych filtrów wskazujących numery kont księgowych

5.2.48. Możliwość wykonania raportu z zestawieniem obrotów i sald na konkretny dzień roku obrotowego

5.2.49. Możliwość wykonania raportu obrotów i sald dla dowolnych poziomów analityki

5.2.50. Możliwość zapisu zestawienia obrotów i sald, jako plik w jednym z popularnych formatów np. MS Excel (lub równoważnym), HTML, tekstowym, itp.

5.2.51. Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie dokumentów, x.xx.:

5.2.51.1. Tworzenie pozycji nowego dokumentu na podstawie wcześniej wprowadzonego,

5.2.51.2. Możliwość automatycznego przeksięgowania obrotów wybranych kont

5.2.51.3. Możliwość automatycznego lub ręcznego rozliczania rozrachunków, w tym rozrachunki częściowe

5.2.51.4. Kontrola kompletności wprowadzania danych: bilansowanie się dekretu, dekretacja na ostatnim poziomie konta, wypełnienie danych identyfikacyjnych dla rozrachunków;

5.2.52. Obsługa w pozycji dokumentu księgowego długich identyfikatorów obcych minimum 50 znaków i opisów minimum 200 znaków

5.2.53. Automatyczne zamknięcie kont wynikowych na wynik na koniec roku obrotowego

5.2.54. Automatyczne generowanie BO bez potrzeby zamykania kont wynikowych roku poprzedniego - tzw. BO próbne. Możliwość generowania BO wielokrotnie

5.2.55. Możliwość wysyłki faktury elektronicznej ustrukturyzowanej z platformy e-faktura w dostępnych formatach.

5.3. Kursy Walut

5.3.1. Możliwość tworzenia dowolnej ilości tabel walut i kursów wymiany w rozbiciu na banki oraz na kurs kupna, średni i sprzedaży dla danego banku

5.3.2. Możliwość ręcznego wprowadzania kursów walutowych na określony dzień

5.4. Noty odsetkowe

5.4.1. Możliwość przypisania odsetek wg podstaw prawnych (Kodeks cywilny, ustawa o transakcjach handlowych) do grup kontrahentów (podmiotów sfery finansów publicznych wg Kodeksu cywilnego, przedsiębiorców wg ustawy o transakcjach handlowych)

5.4.2. Możliwość wygenerowania not odsetkowych zgodnie z powyższymi definicjami

5.4.3. Generowanie ręczne not odsetkowych dla danego kontrahenta i możliwość automatycznego generowania not odsetkowych w ramach ustawionego progu

5.4.4. Możliwość generowania not odsetkowych dla kompensat

5.4.5. Automatyczna dekretacja not odsetkowych zgodnie ze zdefiniowanym szablonem dekretacji

5.4.6. Możliwość grupowania not odsetkowych

5.4.7. Możliwość wygenerowania noty odsetkowej w postaci raportu dla kontrahenta

5.5. Bank i kasa

5.5.1. Możliwość prowadzenia przynajmniej 4 kas również w walutach obcych

5.5.2. Możliwość współpracy z systemami bankowości elektronicznej w zakresie eksportu i importu pozycji przelewów oraz importu pozycji wyciągów bankowych.

5.5.3. Możliwość przypisania konta księgowego do danego rachunku bankowego i kasy

5.6. Obsługa kasy

5.6.1. Bieżąca ewidencja dokumentów kasowych rozchodu i przychodu gotówki w dowolnej walucie

5.6.2. Numeracja dokumentów przychodu / rozchodu wg definicji użytkownika

5.6.3. Obsługa kasy Możliwość wydruku dokumentów KP i KW

5.6.4. Automatyczne tworzenie raportu kasowego – praca w kontekście raportu kasowego

5.6.5. Praca kasjera zawsze w kontekście otwartego raportu kasowego

5.6.6. Możliwość jednoczesnej pracy minimum 4 stanowisk kasowych

5.6.7. Mechanizm ewidencji i rozliczania zaliczek pracowniczych

5.6.8. Możliwość rozliczenia rozrachunku z poziomu wprowadzania raportów kasowych

5.6.9. Możliwość zdefiniowania własnych rodzajów dokumentów kasowych, w celu rozróżnienia typów operacji (np. zwrot kosztów podróży dawcom, wpłaty od odbiorców, wpłaty pracownicze)

5.6.10. Mechanizm przepisujący stan zamknięcia raportu kasowego jako stan otwarcia nowo otwieranego raportu kasowego

5.6.11. Możliwość wydruku raportu kasowego, w tym historycznego

5.6.12. Automatyczna dekretacja raportów kasowych na podstawie zdefiniowanych szablonów dekretacji

5.7. Obsługa płatności bankowych

5.7.1. Możliwość automatycznego generowania różnic kursowych metodą FIFO z rachunków bankowych prowadzonych w walucie

5.7.2. Możliwość emisji (wydruku) pojedynczych przelewów w formie papierowej, z wyborem konta bankowego zleceniodawcy (obsługa wielu rachunków bankowych)

5.7.3. Emisja (eksport) wybranych przelewów w formie elektronicznej do systemów bankowości elektronicznej

5.7.4. Elastyczne definiowanie elektronicznych formatów przelewów, akceptowalnych przez systemy bankowości elektronicznej

5.7.5. Możliwość automatycznego generowania przelewów dla komorników, związków zawodowych, potrąconych składek branżowych naliczonych na listach płac

5.7.6. Możliwość automatycznego generowania i przesłania przelewów z dokumentów zakupowych z określonym formatem zgodnym z wymogami banku obsługującego użytkownika

5.7.7. Możliwość wyboru danych do przelewu ze wstępnie przygotowanej listy płatności

5.7.8. Wbudowane mechanizmy kontroli formatu IBAN w numerach rachunków bankowych

5.7.9. Możliwość modyfikacji kont bankowych beneficjenta i płatnika z poziomu przelewów

5.7.10. Możliwość zaewidencjonowania wielu rachunków bankowych kontrahenta, przypisanie polecenia zapłaty konkretnemu rachunkowi kontrahenta

5.7.11. Mechanizm grupowania/łączenia transakcji w jedno zbiorcze polecenie przelewu dla kontrahenta (jeden przelew za kilka faktur)

5.7.12. Możliwość podziału przelewów na kilka mniejszych

5.7.13. Zmiana daty emisji przelewów TAK

5.7.14. Możliwość wydruku przelewów, zbiorczych przelewów,, zestawień przelewów na wybrany dzień

5.7.15. Możliwość obsługi przelewów w różnych walutach np. euro, dolar itp.

5.7.16. Możliwość podania kodu SWIFT przy przelewach międzynarodowych

5.7.17. Mechanizm parametryzacji funkcji eksportu przelewu, w przypadku podpisania umowy z innymi bankami w przyszłości

5.7.18. Możliwość nadawania priorytetów ważności wysyłanych przelewów

5.7.19. Możliwość wygenerowania komunikatu w momencie utworzenie przelewu do faktury, do której przelew był już wcześniej napisany

5.8. Okresy sprawozdawcze

5.8.1. Możliwość automatycznego wygenerowania bilansu otwarcia na podstawie zapisów z roku poprzedniego

5.8.2. Definiowalny przez użytkownika słownik okresów sprawozdawczych

5.8.3. Możliwość zdefiniowania własnych lat obrotowych (przesunięcie względem roku kalendarzowego)

5.8.4. System musi pozwalać na równoczesną pracę w dwóch otwartych latach obrotowych

5.8.5. Księgowanie w bieżącym roku bez konieczności zamknięcia poprzedniego roku obrotowego

5.8.6. Księgowanie w kilku otwartych okresach jednocześnie, np. styczeń, luty roku bieżącego i grudzień roku poprzedniego

5.8.7. Możliwość blokady (czasowego zamknięcia) i trwałego zamykania okresów rozrachunkowych

5.8.8. System musi posiadać funkcjonalność zamykania roku obrotowego wraz z automatycznym przeksięgowaniem kont wynikowych

5.9. Plan Kont

5.9.1. Możliwość definiowania zakładowego planu kont (konta zespołów od 0 do 9)

5.9.2. Elastyczne tworzenie planu kont:

5.9.3. Określenie sposobu budowy kont analitycznych (budowy segmentów kont) dla poszczególnych kont syntetycznych

5.9.4. Określenie liczby i długości segmentów kont analitycznych

5.9.5. Ręczne tworzenie segmentów kont analitycznych

5.9.6. Automatyczne tworzenie segmentów kont analitycznych na podstawie zdefiniowanego zestawu grup analitycznych x.xx.: katalogu kontrahentów, katalogu pracowników, katalogu ośrodków powstawania kosztów, stawek

5.9.7. Definiowanie dowolnej liczby kont księgowych, w tym kont pozabilansowych

5.9.8. Obsługa numerów kont księgowych w postaci alfanumerycznej

5.9.9. Możliwość prowadzenia kont księgowych z alfanumeryczną analityką np.: użycie identyfikatorów alfanumerycznych kontrahentów przy budowie kont analitycznych zespołu ”2”

5.9.10. Możliwość zdefiniowania dowolnej struktury konta.

5.9.11. Możliwość definiowania różnych długości segmentów analityk w numerze konta dla różnych kont

5.9.12. Brak ograniczeń na ilość tworzenia poziomów analityk

5.9.13. Możliwość stosowania różnych separatorów analitycznych w planie kont – minimum „-” (myślnik)

5.9.14. Możliwość budowania planu kont w oparciu o dowolne słowniki systemowe (np. kont kontrahentów, magazynów, kont bankowych itp.) Pozycje słownikowe są pobierane automatycznie podczas dekretacji ze wskazanego słownika

5.9.15. Automatyczne zakładanie nowych analitycznych kont kosztowych i przychodowych w przypadku rozpoczęcia realizacji nowego tematu (projektu) najpóźniej w momencie księgowania pierwszego dokumentu dotyczącego nowego tematu

5.9.16. Możliwość nadawania praw dostępu dla użytkowników na poziomie konta księgowego

5.9.17. Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby słowników własnych i wykorzystania ich jako analityk w strukturze konta

5.9.18. Mechanizm kopiowania planu kont między poszczególnymi latami i automatyzacji generowania bilansu otwarcia

5.9.19. Możliwość definiowania dla pozycji dekretu oraz dla konta księgowego wielu atrybutów/wymiarów celem utworzenia struktury wielowymiarowej umożliwiającej szczegółowy opis operacji gospodarczych, ułatwiającej analizy i raportowanie bez potrzeby zwiększania ilości analityk na zdefiniowanych kontach

5.10. Podatek VAT

5.10.1. Możliwość definiowania w systemie proporcji odliczenia VAT od zakupów w danym roku na podstawie art. 90 ustawy o VAT

5.10.2. Automatyczne tworzenie rejestru VAT

5.10.3. Obsługa rejestrów VAT zakupu, sprzedaży, nabycia i dostawy wewnątrzwspólnotowej, importu i eksportu usług

5.10.4. Możliwość weryfikacji dokumentów, modyfikacji parametrów dokumentu (np. data obowiązku VAT przy korekcie, rodzaj podatku)

5.10.5. Mechanizm automatycznej generacji deklaracji VAT i VAT UE

5.10.6. Możliwość sporządzania rejestru VAT sprzedaży i zakupu z podziałem na zakupy służące sprzedaży opodatkowanej, do odliczenia wskaźnikiem VAT i zwolnionej

5.10.7. Wydruk rejestrów VAT cząstkowych i całościowych, w dowolnym momencie za dowolny okres (również część okresu VAT)

5.10.8. Wydruk deklaracji w wersji obowiązującej w danym okresie, w tym historycznej

5.10.9. Możliwość definicji / aktualizacji stawek podatku VAT

5.10.10. System prowadzi ewidencję faktur zakupu i sprzedaży nieprzydzielonych do danego okresu VAT i umożliwia automatyczne umieszczenie takiego dokumentu w rejestrze VAT w momencie wypełnienia okresu VAT dla tego dokumentu np. faktury korygujące

5.10.11. Możliwość generowania Intrastat

5.10.12. Możliwość obsługi wskaźników i ich roczna korekta odliczenia VAT od zakupu poszczególnych środków trwałych w okresach 5-cio i 10-cio letnich zgodnie z art. 91 ustawy o VAT

5.10.13. Możliwość ujęcia dokumentów w innym okresie memoriałowym i innym okresie podatku VAT

5.10.14. Możliwość przesyłania w formie elektronicznej deklaracji podatkowych: minimum VAT-7, VAT-UE

5.10.15. Możliwość ręcznego uzupełnienia i modyfikacji rejestrów VAT zakupu i sprzedaży, wraz z aktualizacją deklaracji VAT

5.11. Rachunek kosztów

5.11.1. Ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie rodzajowym .

5.11.2. Ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie funkcjonalnym

5.11.3. Możliwość kalkulowania i przetwarzania kosztów na podstawie odpowiednich kluczy podziałowych.

5.11.4. Możliwość rozrzutu kosztów do oddziału lub innej jednostki organizacyjnej

5.11.5. Możliwość symulowania rozrzutu kosztów

5.11.6. Możliwość definiowania typów kosztów nośników kosztów

5.11.7. Automatyczna aktualizacja nośników kosztów

5.11.8. Rozrzut kosztów na poziomie stanowisk kosztowych/ centrów kosztów osób odpowiedzialnych i innych

5.11.9. Rozrzut kosztów wg kluczy statystycznych (np. ilości, kwot, procentów)

5.11.10. Możliwość zaksięgowania zadekretowanych wyników rozrzutu kosztów

5.11.11. Wyniki rozrzutu kosztów dostępne dla raportowania

5.11.12. Rozrzut kosztów na podstawie wyników bieżącego okresu, wyników od początku kwartału do dzisiaj, wyników półrocznych i wyników rocznych

5.11.13. Zdefiniowane współczynniki rozrzutu przechowywane do powtórnego wykorzystania w przyszłości

5.11.14. Historia rozrzutu kosztów dla celów raportowania porównawczego

5.11.15. Ewidencja informacji kosztowych dla potrzeb rachunku kosztów:

5.11.15.1. Gromadzenie informacji o schemacie organizacyjnym zakładu – miejscach powstawania kosztów (katalog miejsc powstawania kosztów - MPK)

5.11.15.2. Ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie rodzajowym

5.11.15.3. Ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie kalkulacyjnym

5.11.15.4. Możliwość automatycznego dekretowania w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym (kontrola kręgu kosztowego)

5.11.15.5. Bieżąca i okresowa informacja o poziomie kosztów poszczególnych MPK

5.11.15.6. Bieżąca i okresowa informacja o poziomie kosztów dowolnej grupy miejsc powstawania kosztów (definiowania grup MPK)

5.11.16. Ewidencja informacji kosztowych dla potrzeb rachunku kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, w zakresie gromadzenia bieżącej i okresowej informacji o poziomie kosztów dowolnej grupy miejsc powstawania kosztów (możliwość tworzenia grup MPK)

5.11.17. Mechanizmy wspomagające automatyczne przeksięgowanie zapisów miedzy kontami wg wyliczonych wskaźników

5.11.18. Mechanizmy wspomagające przeksięgowanie zapisów wg podanych rozdzielników (zakup mediów)

5.11.19. Automatyczne rozliczenie na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika rozliczeń międzyokresowych kosztów (RMK)

5.11.20. Możliwość rozpisania na okresy przyszłe RMK (i ich modyfikacja)

5.12. Rozrachunki

5.12.1. Możliwość przeglądania i wykonania operacji rozliczeń rozrachunków z odbiorcami, dostawcami, pracownikami, bankami, urzędem skarbowym, urzędem celnym, ZUSem, bez konieczności zaewidencjonowania dekretu w Księdze Głównej z uwzględnieniem waluty operacji

5.12.2. Możliwość rozliczania rozrachunków wg. zdefiniowanych strategii, co najmniej wg zgodności identyfikatora dokumentu, kwoty rozliczeń +/-x gdzie x –procent odchylenia, terminu płatności +/- x gdzie x –ilość dni, możliwość doboru kolejności kwot rosnąco lub malejąco

5.12.3. Możliwość automatycznego rozpoznania kontrahenta i przeprowadzenia rozliczenia rozrachunku na podstawie informacji zapisanych w koncie bankowym z którego wpłynęła płatność np. numer w koncie zgodny z numerem kontrahenta, cechy dodatkowe np. numer umowy, itp.

5.12.4. Klasyfikacja zapisów rozrachunkowych według definiowanych tytułów rozrachunków

5.12.5. Wbudowany mechanizm automatycznego rozliczania pozycji rozrachunkowych na podstawie strategii rozliczeń

5.12.6. Obsługa kompensat, automatyczna dekretacja wg zdefiniowanych szablonów, możliwość wydruku dokumentu kompensaty

5.12.7. Możliwość wygenerowania raportu struktura wiekowa należności i zobowiązań

5.12.8. Możliwość definiowania przedziałów np. kwartalnych wykorzystywanych w raporcie struktury wiekowej należności i zobowiązań

5.12.9. Możliwość przeglądania rozliczonych rozrachunków i wykonania operacji anulowania rozliczenia

5.12.10. Możliwość wygenerowania raportu historii rozliczeń

5.12.11. Możliwość wykonania częściowego rozliczenia rozrachunków

5.12.12. Możliwość przeglądania i wykonania operacji rozliczeń rozrachunków wg różnych tytułów rozrachunkowych np. rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi, rozrachunki z kontrahentami krajowymi, itp.

5.12.13. Możliwość przeglądania i wykonania operacji rozliczenia rozrachunków wg statusu np. nierozliczone, częściowo rozliczone, rozliczone

5.12.14. Możliwość przeglądania i wykonania operacji rozliczenia rozrachunków wg stanu na dzień

5.12.15. Możliwość prezentowania stanu rozrachunków na dowolny dzień, bez uwzględniania rozrachunków wykonanych w późniejszym terminie

5.12.16. Prowadzenie rozrachunków na podstawie zatwierdzonych dokumentów (znajdujących się w tzw. buforze) bez wymogu ich zaksięgowania na kontach

5.12.17. Prowadzenie rozrachunków, w sposób ciągły (wieloletni), nie wymagający przeniesienia BZ na BO

5.12.18. Możliwość poprawienia rozliczeń rozrachunków po zaksięgowaniu dokumentu

5.12.19. Możliwość kontroli naliczenia odsetek dla zobowiązań w celu sprawdzenia otrzymanych przez Zamawiającego not odsetkowych

5.12.20. Możliwość ewidencji naliczonych not odsetkowych

5.12.21. Możliwość prowadzenia rozrachunków na podstawie wprowadzonych ręcznie dekretów księgowych obejmujących konta rozrachunkowe

5.12.22. Możliwość nadawania dodatkowych statusów użytkownika poszczególnym pozycjom rozrachunkowym np. u komornika, w sądzie, wysłane wezwanie, itp.

5.12.23. Możliwość podglądu dokumentu źródłowego z poziomu podglądu pozycji rozrachunkowej

5.12.24. Możliwość przeglądania jednocześnie należności i zobowiązań gdy kontrahent jest jednocześnie odbiorcą i dostawcą

5.12.25. Możliwość wygenerowania potwierdzeń sald na dowolny dzień roku w walucie obcej i PLN

5.12.26. Możliwość wygenerowania raportu prowadzonych rozliczeń z kontrahentami jako stanu na dzień

5.12.27. Możliwość bieżącej kontroli (przeglądu) stanu rozrachunków bez konieczności uruchamiania dodatkowych raportów i zestawień

5.12.28. Przechowywanie w systemie historii wezwań do zapłaty wygenerowanych dla danego kontrahenta

5.12.29. Możliwość modyfikacji przez Użytkownika formularzy: potwierdzenia sald, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty

5.12.30. Możliwość kontroli naliczenia odsetek dla niezapłaconych należności

5.12.31. Możliwość rozliczenia jednej pozycji płatności z wieloma fakturami i jednej faktury z wieloma płatnościami (jeden do wielu/wiele do jednego)

5.12.32. Możliwość rozliczenia delegacji w PLN i walucie obcej

5.12.33. Możliwość rejestracji zaliczki na zakupy bieżące i rozliczenia tej zaliczki

5.13. Różnice kursowe

5.13.1. Możliwość generowania przewalutowania dla rozrachunków i płatności na dowolny dzień w roku bez ograniczenia ilości takich operacji

5.13.2. Obsługa różnic kursowych z rozrachunków, rachunków bankowych i kas prowadzonych w walucie obcej. Automatyczna dekretacja wg zdefiniowanych szablonów oraz możliwość wprowadzenia przewalutowania

5.13.3. Obsługa różnic kursowych na rachunkach bankowych w kasach z wykorzystaniem minimum algorytmu FIFO

5.13.4. Możliwość wydrukowania raportu różnic kursowych wraz z opisem zastosowanego algorytmu

5.14. Sprawozdawczość wewnętrzna

5.14.1. Możliwość wykonywania zestawień i raportów z kont księgowych i dzienników za dowolny okres księgowy (w tym za lata ubiegłe)

5.14.2. Możliwość wykonywania zestawień i raportów z kont księgowych i dzienników za zadany okres z dowolnego zakresu dat

5.14.3. Możliwość wykonywania zestawień i raportów z kont księgowych i dzienników dla wybranego zakresu kont, dla więcej niż jednego konta syntetycznego, dla wybranego typu dowodu, dla wybranych typów dokumentów

5.14.4. Możliwość wykonywania zestawień i raportów z kont księgowych i dzienników dla uprzednio zdefiniowanej grupy kont i/lub komórek organizacyjnych (MPK), grupy te muszą być edytowalne przez użytkowników

5.15. Sprawozdawczość zewnętrzna

5.15.1. Definiowanie sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości: bilans jednostek organizacyjnych, rachunek zysków i strat wariant kalkulacyjny i porównawczy, przepływy pieniężne, zmiany w stanie kapitałów

5.15.2. Wsparcie przygotowania sprawozdań zgodnie z wymogami GUS: np. F-03. Z-06

5.15.3. Wsparcie przygotowania sprawozdań zgodnie z wymogami budżetowymi: np. Rb-Z, Rb-N, RbU-Z, RbU-N

5.15.4. Możliwość skojarzenia konta księgowego do pozycji sprawozdań (np. rachunek zysków i strat, bilans, , F-03 itp.) z poziomu definiowania planu kont.

5.15.5. Możliwość definiowania przez użytkownika własnych szablonów sprawozdań.

5.15.6. Możliwość automatycznego przypisania skojarzeń konta księgowego do pozycji sprawozdania

5.16. Struktura organizacyjna

5.16.1. Obsługa hierarchicznej struktury organizacyjnej (wielopoziomowej)

5.16.2. Możliwość definiowania komórek kosztowych z poziomu struktury organizacyjnej

5.16.3. Możliwość przypisania konta księgowego do danej komórki ze struktury organizacyjnej

5.17. Jednolity Plik Kontrolny

5.17.1. Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego zgodnie z wymogami Ordynacji Podatkowej. Struktura plików JPK musi być zgodna z art. 193a §2 Ordynacji podatkowej i powinna zawierać poniższe grupy danych:

5.17.1.1. Księgi rachunkowe

5.17.1.2. Wyciągi bankowe

5.17.1.3. Magazyn

5.17.1.4. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT

5.17.1.5. Faktura VAT

5.17.2. Dane do wysyłki JPK są pobierane bezpośrednio z systemu, podlegają kompresji, szyfrowaniu zgodnym z wymogami oprogramowania interfejsowego Ministerstwa Finansów oraz podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (certyfikat podpisu nie jest elementem dostawy)

5.18. Wyciągi bankowe

5.18.1. Możliwość wprowadzania w systemie wyciągów bankowych wraz z pozycjami nie będącymi przelewami (np. pobrane opłaty za podjęcie gotówki z rachunku, przypisanie odsetek od lokat )

5.18.2. Możliwość importu wyciągów bankowych w formie elektronicznej (także pozycji nie będących przelewami) poprzez system bankowości elektronicznej wraz z możliwością ręcznego wprowadzania dokumentów wyciągów bankowych do dziennika modułu FK

5.18.3. Ręczne lub automatyczne (poprzez import wyciągów w formie elektronicznej) potwierdzanie statusu przelewów (np. „wysłany”, „potwierdzony”)

5.18.4. Tworzenie zestawień wykonanych przelewów dla kontrahentów i pracowników

5.18.5. Możliwość rozliczenia rozrachunku z poziomu wprowadzania wyciągów bankowych i raportów kasowych

5.18.6. Automatyczna dekretacja wyciągów bankowych na podstawie zdefiniowanych szablonów dekretacji

5.18.7. Możliwość zaimportowania do systemu całego wyciągu bankowego wraz z pozycjami z pliku tekstowego

5.18.8. Mechanizm parametryzacji funkcji importu wyciągów, w przypadku podpisania umowy z innymi bankami w przyszłości.

5.18.9. Mechanizm wyznaczający opisy pozycji wyciągu i automatyzujący proces księgowania

6.19.10. Mechanizm przepisujący stan zamknięcia wyciągu bankowego jako stan otwarcia nowo otwieranego wyciągu

5.19. Wydruk sprawozdań rocznych:

5.19.1. Bilansu

5.19.2. Rachunku zysków i strat (metodą kalkulacyjną i/lub metodą porównawczą)

5.19.3. Możliwość definiowania własnych szablonów sprawozdań przez użytkownika

5.19.4. Zapis zestawień do zbioru tekstowego i w formacie arkusza MS Excel

5.19.5. Możliwość drukowania własnych szablonów sprawozdań przez użytkownika lub wsparcie przy zasileniu arkuszy Excel danymi.

5.20. Moduł wspomagania decyzji

5.20.1. Moduł wspomagania decyzji dla kierownictwa:

5.20.1.1. Budowa i emisja sprawozdań opartych na informacjach zawartych w księdze głównej i księgach pomocniczych modułu FK

5.20.1.2. Tworzenie i zapis szablonów sprawozdań w formacie MS Excel

5.20.1.3. Możliwość budowania sprawozdań w zewnętrznych narzędziach np. Excel z wykorzystaniem formuł operujących na stanach i obrotach kont, stanach i obrotach grup kont oraz stanach i obrotach rozrachunków z wielu okresów

5.20.1.4. Budowanie sprawozdań w oparciu o wybrane okresy sprawozdawcze

5.20.1.5. Możliwość analizy danych rozrachunkowych z podziałem na kontrahentów

5.20.2. Generowanie i wydruk dokumentu potwierdzenie salda dla kontrahentów, urzędów, innych instytucji

5.20.3. Tworzenie i zapis formuł wyliczania wskaźników ekonomicznych

5.20.4. Analiza w oparciu o wskaźniki ekonomiczne:

5.20.5. Swobodne korzystanie z już zdefiniowanych formuł wskaźników

5.20.6. Budowanie wskaźników w oparciu o wybrane okresy sprawozdawcze

5.20.7. Wydruk dowolnej strony dziennika księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych

5.20.8. Wydruk wskaźników

5.21. Wymiana danych w ramach systemu

5.21.1. Wymiana danych w ramach systemu:

5.21.1.1. Wspomaganie dekretacji dokumentów z innych modułów poprzez definiowalne schematy księgowania z możliwością różnicowania schematów księgowań np. w ramach okresów rozliczeniowych oraz przechowywanie schematów archiwalnych

5.21.1.2. System w pełni zintegrowany, automatyczna wymiana danych pomiędzy modułami systemu na poziomie np.: słownika kontrahentów, ośrodków powstawania kosztów, słownika komórek, pracowników itp.

(eliminacja potrzeby wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych modułach)

5.21.1.3. Możliwość definiowania dla pozycji dekretu oraz dla konta księgowego wielu atrybutów/wymiarów celem utworzenia struktury wielowymiarowej umożliwiającej szczegółowy opis operacji gospodarczych, ułatwiającej analizy i raportowanie bez potrzeby zwiększania ilości analityk na zdefiniowanych kontach

5.21.1.4. Obsługa SAD, rejestracja, dekretacja, rozliczenie z Urzędem Celnym

6. MODUŁ MAJĄTEK TRWAŁY

6.1. Ogólne

6.1.1. Moduł obsługujący majątek trwały stanowi integralną część oferowanego systemu

6.2. Zgodność z przepisami

6.2.1. Zgodność modułu Ewidencji Środków Trwałych z poniższymi aktami prawnymi:

6.2.1.1. Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości cyt. na wstępie

6.2.1.2. Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, cyt. na wstępie

6.3. Ewidencja Majątku

6.3.1. Prowadzenie ewidencji kart składników majątku trwałego wg: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, składników "niskocennych", wyposażenia, sprzętu medycznego

6.3.2. Prowadzenie ewidencji ilościowej oraz ilościowo-wartościowej na oddzielnych stanowiskach

6.3.3. Możliwość definiowania uprawnień dostępowych dla użytkowników do kartoteki majątku trwałego w zakresie: operacji finansowych, operacji przemieszczeń środków trwałych, operacji walidacji środków trwałych

6.3.4. Obsługa ilościowo – wartościowa licznych (wiele sztuk identycznych) składników majątku trwałego

6.3.5. Obsługa ilościowo-wartościowa wieloskładnikowych środków trwałych (zestawów)

6.3.6. Prowadzenie kartotek składników majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych (ilościowo-wartościowych), z uwzględnieniem następujących cech:

6.3.6.1. Przynależności klasyfikacyjnej KŚT

6.3.6.2. Informacji dotyczących przyjęcia majątku środka trwałego

6.3.6.3. Stawki i metody amortyzacji (automatyczne naliczanie amortyzacji z określeniem metody: jednorazowa, liniowa, liniowa przyspieszona i spowolniona, degresywna). Wyznaczenie planu amortyzacji na wszystkie lata użytkowania.

6.3.6.4. Bieżącego stopnia zużycia (umorzenia)

6.3.6.5. Osoby odpowiedzialnej

6.3.6.6. Miejsca użytkowania

6.3.6.7. Powiązania składnika majątku trwałego z miejscami powstawania kosztów

6.3.6.8. Możliwości przypisania kilku komórek kosztowych dla jednego środka trwałego z podziałem procentowym kosztów

6.3.6.9. Obsługi wielu źródeł finansowania środków z możliwością definicji udziału współfinansowania procentowego, kwotowego.

6.3.7. Możliwość tworzenia własnych słowników np. form własności, przeznaczenia, itp.

6.3.8. Elastyczne nadanie własnego numeru inwentarzowego z możliwością określenia schematu jego automatycznej budowy

6.3.9. Możliwość definiowania komórek kosztowych środków trwałych pobieranych ze struktury organizacyjnej oraz dodatkowo definiowania własnych oraz przypisania procentowego jednego środka do kilku miejsc użytkowania

6.3.10. Możliwość definiowania słownika osób odpowiedzialnych (słownika pracowników) za środek trwały

6.3.11. Możliwość zdefiniowania słownika źródeł finansowania

6.3.12. Możliwość przypisania konta księgowego do słownika źródeł finansowania i stanowisk kosztów środków trwałych

6.3.13. Wbudowana klasyfikacja środków trwałych (KŚT)

6.3.14. Możliwość dołączenia plików (skany dokumentów, zdjęcia, itp.) do kartoteki majątku trwałego

6.3.15. Możliwość eksportu i importu struktury klasyfikacji KŚT do formatu np. XML, txt, itp.

6.3.16. Podział składników majątku trwałego według grup Klasyfikacji Środków Trwałych, oraz definiowanych własnych klasyfikacji

6.3.17. Możliwość definiowania szablonów numeracji majątku trwałego np. podział na rodzaj majątku, rok przyjęcia, grupę KŚT

6.3.18. Możliwość przeglądania danych wprowadzonych na dokumencie przyjęcia do używania z poziomu ewidencji majątku trwałego

6.3.19. Możliwość generowania etykiet kodów kreskowych dla majątku trwałego z wykorzystaniem drukarki kodów kreskowych

6.3.20. Możliwość generowania karty majątku trwałego z informacjami o wszystkich zmianach (zmiana miejsca użytkowana, zmiana osoby odpowiedzialnej, podpięte / odłączone elementy składowe, itp.)

6.3.21. Możliwość generowania zestawienia wartościowego majątku trwałego wg źródeł finansowania, miejsc użytkowania, osoby odpowiedzialnej, wartości, daty wprowadzenia , okresu gwarancji.

6.3.22. Możliwość wyszukiwania środka trwałego po numerze inwentarzowym lub numerze fabrycznym

6.3.23. Obsługa automatycznego nadawania numerów inwentarzowych z możliwością definiowania struktury numeru

6.3.24. Obsługa cech dodatkowych środka trwałego (nr fabryczny, rok produkcji, nr licencji, typ urządzenia, charakterystyka, dostawca i data dostawy, data przyjęcia na ewidencję, numer i data dokumentu zakupu)

6.3.25. Możliwość przeglądania historii zmian osoby odpowiedzialnej, stanowiska kosztowego i miejsca użytkowania z poziomu ewidencji majątku trwałego

6.3.26. Możliwość zdefiniowania przez użytkownika ewidencji dodatkowych ŚT na potrzeby różnych zestawień (np. ŚT wg grup KŚT lub definiowanych przez użytkownika, nie starsze niż 5 letnie do ubezpieczenia majątku)

6.3.27. Możliwość modyfikacji wyceny początkowej środka trwałego przed jego ostatecznym zatwierdzeniem

6.3.28. Możliwość prowadzenia odpisów nieplanowanych z tytułu utraty wartości ŚT – zmiana umorzenia ŚT oraz ewidencja historii tych zmian

6.3.29. Możliwość budowania struktury (słownika) miejsc użytkowania uwzględniającej i/lub rozszerzającej strukturę organizacyjną

6.3.30. Wydruki i zestawienia uwzględniające przyporządkowanie składnika do danej jednostki organizacyjnej i źródła finansowania

6.3.31. Ewidencja z uwzględnieniem źródeł finansowania dla każdego ze składników, wpływająca na późniejszą dekretację naliczonych odpisów amortyzacyjnych

6.3.32. Możliwość przypisania jednocześnie miejsca użytkowana i kilku komórek kosztowych

6.3.33. Ewidencja części składowych poszczególnych składników majątku trwałego (komponentów) z możliwością wprowadzenia wartości tych części.

6.3.34. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych (grupowania danych składników majątku trwałego według ksiąg inwentarzowych)

6.3.35. Prowadzenie i wydruk dziennika dokumentów w układzie miesięcznym (wprowadzanie, księgowanie dokumentów z aktualizacją kartotek składników majątku trwałego)

6.3.36. Dowolne metody wyszukiwania i przeglądania majątku trwałego (wg miejsc użytkowana, osób odpowiedzialnych, klasyfikacji rodzajowej, ośrodków kosztów, kont ewidencji rodzaju umorzeń), dat wprowadzenia , numerów fabrycznych lub inwentarzowych

6.3.37. Ewidencjonowanie oprócz podstawowych informacji również: atestu, typu produktu, roku produkcji, dodatkowej charakterystyki, okresu gwarancji, kosztów eksploatacji (remontów, przeglądów, napraw z podaniem numeru i daty faktury)

6.3.38. Wyróżnianie majątku dzierżawionego i oddanego w dzierżawę, użytkowanego na podstawie innych tytułów prawnych

6.3.39. Podział majątku na sprzęt medyczny i niemedyczny

6.3.40. Ewidencja zmian w kartotekach składników majątku trwałego na podstawie dokumentów pierwotnych:

6.3.40.1. przyjęcia składnika majątku trwałego (środka trwałego)

6.3.40.2. ulepszenia, zmiany wartości składnika majątku trwałego

6.3.40.3. kosztów eksploatacji ( napraw, przeglądów, remontów)

6.3.40.4. wycofania składnika majątku trwałego z ewidencji bilansowej z uwzględnieniem sposobu wycofania: likwidacja środka trwałego, nieodpłatne przekazanie środka trwałego, sprzedaż środka trwałego

6.3.40.5. zmian informacji ewidencyjnych w kartotece składnika majątku trwałego

6.3.40.6. naliczenia odpisów umorzeniowych składników majątku trwałego

6.3.40.7. zmiany miejsca użytkowania: składników majątku trwałego, części składowych składników majątku trwałego

6.3.40.8. zmiany osoby odpowiedzialnej

6.3.41. Możliwość przypięcia do karty dokumentów w formie elektronicznej (np. pliki pdf, pliki MS Office, zdjęcia JPG)

6.3.42. Likwidacja (całkowita i częściowa) i sprzedaż majątku z automatyczną zmianą wartości i planu, ze zmniejszeniem liczby sztuk z odpowiednich miejsc użytkowania

6.3.43. Możliwość ewidencji środków "niskocennych" (wpisanych na tzw. kartotekę działową), wyposażenia oraz operacji z nimi związanych: przychód, likwidacja, zmiana miejsca

6.4. Inwentaryzacja

6.4.1. Możliwość przygotowania i wydruku arkuszy spisu z natury

6.4.2. Możliwość przygotowania i wydruku czystych lub wypełnionych arkuszy spisowych wg zadanych kryteriów np. miejsca użytkowania, pracownika odpowiedzialnego za środek, innych

6.4.3. Możliwość prowadzenia inwentaryzacji dla dowolnego miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej

6.4.4. Możliwość prowadzenie spisów inwentaryzacyjnych i rozliczenie inwentaryzacji

6.4.5. Wprowadzenie rzeczywistych ilości składników majątku trwałego na podstawie spisu z natury i ich porównanie z wartościami księgowymi

6.4.6. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – protokół różnic inwentaryzacyjnych

6.4.7. Możliwość automatycznego wygenerowania dokumentów przyjęcia, likwidacji, zamiany miejsca użytkowania z poziomu dokumentu inwentaryzacji

6.4.8. Możliwość prowadzenia inwentaryzacji przy pomocy czytników kodów kreskowych, inwentyzatorów oraz innych urządzeń wspomagających inwentaryzację.

6.5. Operacje Import bilansu otwarcia – ilościowo wartościowego stanu składników majątku trwałego na dzień rozpoczęcia pracy systemu

6.6. Możliwość automatycznego wygenerowania dokumentu przyjęcia do używania z dokumentu zakupu środka trwałego

6.7. Możliwość wprowadzenia symbolu klasyfikacji GUS, formy zakupu, formy własności, źródeł finansowania, kilku systemów amortyzacji, (co najmniej podatkowego i bilansowego), osób odpowiedzialnych, miejsca użytkowania i komórki kosztowej w dokumencie przyjęcia do używania

6.8. Możliwość wygenerowania protokołu zdawczo-odbiorczego z dokumentu zmiana osoby odpowiedzialnej

6.9. Rejestracja dokumentów zmiany miejsca użytkowania

6.10. Rejestracja dokumentów zmiany stawki amortyzacji oraz zmiany dodatkowych informacji o środku (np. zmiana przypisania do pracownika, stanowiska kosztów)

6.11. Rejestracja dokumentów likwidacji i częściowej likwidacji środka

6.12. Możliwość przeglądania historii operacji prowadzonych na majątku trwałym z poziomu ewidencji majątku trwałego

6.13. Możliwość przeglądania wszystkich prowadzonych operacji w majątku trwałym

6.14. Możliwość automatycznego wygenerowania dokumentu amortyzacji dla wszystkich systemów amortyzacji dla kolejnego miesiąca okresu sprawozdawczego

6.15. Możliwość generowania kilku dokumentów amortyzacji w jednym miesiącu

6.16. Możliwość definiowania szablonów numeracji dla poszczególnych typów dokumentów

6.17. Możliwość przeprowadzenia modyfikacji wykonanych operacji

6.18. Możliwość automatycznej dekretacji dokumentów (co najmniej przyjęcia do używania, przyjęcia częściowego, dokumentu BO, zmiana wartości, zmiana umorzenia, likwidacja, amortyzacja) majątku trwałego według zdefiniowanych szablonów

6.19. Plany Amortyzacji

6.19.1. Automatyczne generowanie planu amortyzacji

6.19.2. Możliwość definiowania co najmniej 2 systemów amortyzacji podatkowego i bilansowego

6.19.3. Równoległa ewidencja amortyzacji i stanów dla różnych systemów amortyzacji (co najmniej dwóch: podatkowy, bilansowy), z uwzględnieniem wprowadzonych informacji o źródłach finansowania wpływających na księgowanie odpisów amortyzacyjnych.

6.19.4. Przygotowanie i prowadzenie tabel amortyzacyjnych dla każdego składnika majątku trwałego zawierających:

6.19.5. Informacje nt. planowanych w danym roku odpisów umorzeniowych (plany amortyzacji)

6.19.6. Informacje o realizacji planu amortyzacji – faktycznie dokonanych odpisach umorzeniowych (tabele amortyzacji)

6.19.7. Możliwość określenia daty rozpoczęcia naliczania amortyzacji

6.19.8. Możliwość przeliczenia i wydruku planu amortyzacji na dany rok i w perspektywie kilkuletniej

6.19.9. Możliwość przeglądania planów amortyzacji w układzie rocznym i miesięcznym

6.19.10. Możliwość przeglądania planów amortyzacji co najmniej wg klasyfikacji GUS, zdefiniowanych własnych klasyfikacji dodatkowych, rodzajów amortyzacji, stanowiska kosztów, osoby odpowiedzialnej, itp. z poziomu ewidencji majątku trwałego

6.19.11. Możliwość przeglądania wygenerowanego planu amortyzacji dla roboczego dokumentu przyjęcia do używania

6.19.12. Możliwość automatycznego wstawienia stawki amortyzacji na podstawie podanej grupy KŚT

6.19.13. Wykonanie miesięcznego wydruku naliczonej amortyzacji z możliwością podziału na ośrodki powstawania kosztów

6.20. Remonty

6.20.1. Możliwość ewidencji kosztów eksploatacji tj.: napraw, przeglądów technicznych walidacji i remontów majątku trwałego

6.20.2. Możliwość automatycznego wygenerowania dokumentu zawieszenia czasowego amortyzacji na czas remontu środka trwałego

6.20.3. Możliwość wskazania i sygnalizowania daty następnego remontu lub przeglądu, terminu walidacji wraz z możliwością wygenerowania i wydruku zestawienia terminów przeglądu , walidacji.

7. Moduł Logistyka- Magazyn

7.1.1. Moduł spełniający funkcje modułu Logistycznego i stanowi integralną część oferowanego systemu.

7.1.2. Możliwość określania ilości magazynów , a także obsługa magazynów własnych i obcych.

7.1.3. Możliwość stworzenia magazynu materiałów wyjściowych i odczynników o statusie kwarantanny z dostępem upoważnionych pracowników Działu Zapewnienia Jakości dalej DZJ.

7.1.4. Możliwość definiowania sposobu wyceny rozchodu materiałów na poszczególne magazyny w oparciu o ceny rzeczywiste FIFO, ceny rzeczywiste – wybór konkretnej dostawy, ceny średnioważone, ceny ewidencyjne oraz możliwość definiowania materiałów wyjściowych do produkcji na podstawie najkrótszego terminu przydatności do użycia- wiekowanie zapasów w oparciu o ceny rzeczywiste – wybór z konkretnej dostawy.

7.1.5. Możliwość nadawania uprawnień do magazynów dla konkretnych użytkowników(pracownicy magazynu ogólnego oraz pracownicy posiadający podmagazyny materiałów wyjściowych).

7.1.6. Możliwość rozliczania korekt wszystkich dokumentów magazynowych zgodnie z ich historią rozchodów.

7.1.7. Możliwość wyboru nazwania asortymentu ewidencjonowanego w indywidualnych magazynach.

7.1.8. Tworzenie protokołu przyjęcia wyrobu medycznego o konkretnym numerze przez upoważnionego pracownika magazynu.

7.1.9. Możliwość stworzenia magazynu materiałów wyjściowych do produkcji typu wyroby medyczne określone w ustawie o wyrobach medycznych, w którym znajdują się wyroby medyczne, które są dopuszczone przez Dział Zapewnienia Jakości po kwarantannie.

7.1.10. Możliwość przyjęcia materiałów wyjściowych do produkcji podzielonych wg serii i ich daty ważności.

7.1.11. Możliwość kontrolowania terminów ważności materiału/materiałów wyjściowych do produkcji, wyświetlenie komunikatu materiał/materiał wyjściowy do produkcji z terminem ważności krótszym niż określony, bezpośrednio po uruchomieniu programu przez operatora.

7.1.12. Możliwość tworzenia protokołu przyjęcia wyrobu medycznego…….. nr, ……. z magazynu materiałów typu wyroby medyczne przez upoważnionego pracownika magazynu.

7.1.13. Protokół przyjęcia wyrobu medycznego winien zawierać minimum n/w/ informacje: nazwa produktu, producent, nr katalogowy, ilość, nr serii, data ważności, data dostawy, firma dostarczająca wyroby medyczne, status dostawy kwarantanna, identyfikacja pracownika wprowadzającego zmiany, pobierania prób Kontroli Jakości.

7.1.14. Możliwość tworzenia raportu dopuszczenia/ odrzucenia wyrobu medycznego, nr… z magazynu materiałów typu wyroby medyczne przez upoważnionego pracownika Działu Zapewnienia Jakości.

7.1.15. Raport dopuszczenia wyrobu medycznego winien zawierać minimum n/w informacje: nazwa produktu producent, nr katalogowy, ilość, nr serii, data ważności, data dostawy, firma

dostarczająca wyroby medyczne, status dostawy (dopuszczony, niedopuszczony), identyfikacja pracownika wprowadzającego zmiany zgodnie z jego uprawnieniami, nr świadectwa Kontroli Jakości (opcjonalnie).

7.1.16. Protokół kwalifikacji dostawy materiałów wyjściowych/ odczynników dostępny dla pracowników DZJ z możliwością wydruku. Protokół powinien zawierać numer serii LOT, numer katalogowy REF, rodzaj materiału, pracownia odbierająca, nazwa oficjalna materiału, dostawca, producent, data produkcji/sterylizacji, data dostawy, data ważności, rodzaj opakowania, warunki przechowywania, wielkość dostawy, nazwa certyfikatu producenta, data i wynik kwalifikacji, uwagi, sporządził, kwalifikował.

7.1.17. Automatyczna blokada wydania wewnętrznego z magazynu materiału typu wyroby medyczne, wyrobu który nie ma statusu jako zwolniony.

7.1.18. Możliwość włączenia kontroli stanów minimalnych i maksymalnych.

7.1.19. Możliwość nadawania statusu nieaktywny kontrahentom oraz materiałom z możliwością późniejszej ich edycji.

7.1.20. Możliwość importu bazy indeksów magazynowych z obecnego systemu informatycznego.

7.1.21. Ewidencja obrotu materiałowego w cyklu miesięcznym (prowadzenie dziennika wprowadzonych dokumentów).

7.1.22. Możliwość wprowadzenia bilansu otwarcia (ilościowo-wartościowego stanu zapasów materiałowych na dzień rozpoczęcia pracy systemu).

7.1.23. Możliwość automatycznego przeniesienia bilansu otwarcia (ilościowo-wartościowego) z uwzględnieniem różnych cen dostaw dla danego materiału z obecnego systemu informatycznego.

7.1.24. Możliwość dokonania korekty bilansu otwarcia wraz z możliwością automatycznej korekty rozchodów dokonanych na podstawie bilansu.

7.1.25. Powiązanie dokumentu przychodu zewnętrznego z fakturą zakupu rejestrowaną w module zakupów.

7.1.26. Możliwość wykonywania korekt przychodów ilościowo-wartościowych wraz z automatyczną korektą rozchodów, dokonanych na podstawie skorygowanych dostaw.

7.1.27. Kontrola kolejności wprowadzanych dokumentów magazynowych - uniemożliwienie wydania materiałów z magazynu z datą wcześniejszą niż data ich przyjęcia na ten magazyn.

7.1.28. Możliwość sporządzenia i zatwierdzenia dokumentu PZ ( przyjęcia do magazynu ) wyrobu medycznego przed otrzymaniem faktury ( z dokumentu WZ) i możliwość wydania tego wyrobu dopuszczonego przez DZJ przed otrzymaniem faktury.

7.1.29. Możliwość wykonywania korekt rozchodów ilościowo-wartościowych.

7.1.30. Rozbijanie pojedynczych pozycji rozchodu dla celów rachunku kosztów w różnych przekrojach.

7.1.31. Wydruk dokumentu przekazania materiał/materiał wyjściowy do produkcji na podstawie dokumentu rozchodu wewnętrznego.

7.1.32. Możliwość przechowywania dokumentów magazynowych w buforze do czasu ich zatwierdzenia przez magazyniera wraz z rezerwacją materiałów wyjściowych do produkcji.

7.1.33. Ewidencja zwrotów od odbiorcy zewnętrznego i wewnętrznego.

7.1.34. Ewidencja przesunięć międzymagazynowych materiałów.

7.1.35. Wydruk dokumentów związanych z obrotem materiałowym.

7.1.36. Integracja z modułem finansowo-księgowym na poziomie korzystania ze wspólnych słowników: kontrahentów, magazynów, rodzajów kosztów, banków, placówek, ośrodków powstawania kosztów.

7.1.37. Przenoszenie wartościowego, syntetycznego zapisu obrotu materiałowego na konta księgi głównej w module finansowo-księgowym

7.1.38. Możliwość przygotowania szablonów dekretacji księgowej i automatycznego przesyłania danych do modułu Finansowo-Księgowego (elastyczne tworzenie wzorców eksportu danych do modułu Finansowo-Księgowego).

7.1.39. Definiowanie przez Użytkownika budowy identyfikatora dokumentów zakupu, sprzedaży oraz magazynowych,

7.1.40. Możliwość automatycznej numeracji dokumentu kolejno w ramach magazynu , w układzie miesięcznym.

7.1.41. System umożliwia automatyczne generowanie rejestrów zakupu i sprzedaży dla poszczególnych typów dokumentów.

7.1.42. Ewidencja, przeglądanie i drukowanie zamówień do dostawcy (możliwość stosowania indeksów dostawcy).

7.1.43. Automatyczne generowanie dokumentów dostawy na podstawie wprowadzonych zamówień do dostawcy.

7.1.44. Możliwość generowania dokumentu PZ na podstawie dokumentu WZ lub faktury od dostawcy lub na podstawie innego dokumentu dostawy od danego dostawcy.

7.1.45. Możliwość dostosowania formularzy dokumentów do potrzeb Użytkownika.

7.1.46. Wspieranie obsługi inwentaryzacji stanów magazynowych na poziomie indeksów lub partii.

7.1.47. Możliwość wykonania inwentaryzacji dla wybranych pozycji materiałowych lub całego magazynu.

7.1.48. Możliwość prowadzenia inwentaryzacji ciągłej.

7.1.49. Możliwość blokowania magazynu na okres inwentaryzacji.

7.1.50. Możliwość podziału na arkusze o wybranej ilości pozycji.

7.1.51. Możliwość podziału arkuszy na magazyny.

7.1.52. Definiowanie komisji inwentaryzacyjnych wraz z przyporządkowaniem do arkusza spisu z natury.

7.1.53. Wprowadzenie rzeczywistych stanów magazynowych na podstawie spisu z natury i ich porównanie ze stanami księgowymi.

7.1.54. Możliwość rozliczania różnic inwentaryzacyjnych i automatycznej generacji dokumentu niedoborów.

7.1.55. Możliwość rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych i automatycznej generacji dokumentu nadwyżek.

7.1.56. Możliwość wspomagania inwentaryzacji poprzez zastosowanie czytników kodów kreskowych.

7.1.57. Zapewnienie bieżącej informacji o stanach magazynowych.

7.1.58. Podgląd i wydruk historii obrotu materiałowego dla poszczególnych asortymentów materiałów za dowolnie wybrany okres.

7.1.59. Podgląd i wydruk stanów magazynowych dla wybranych lub wszystkich magazynów na dowolnie wybrany dzień .

7.1.60. Kontrola przekroczenia stanów minimalnych i maksymalnych.

7.1.61. Podgląd i wydruk raportu wiekowej struktury stanów magazynowych z możliwością podania własnych przedziałów czasowych.

7.1.62. Zestawienia na podstawie rozchodów dla wybranych materiałów, dla wybranych grup materiałów, dla wybranych ośrodków powstawania kosztów za dany okres.

7.1.63. Zestawienia na podstawie przychodów: dla wybranych magazynów, wybranych materiałów, dla wybranych grup materiałów , dla jednej lub wybranych serii - materiał/materiał wyjściowy do produkcji dla wybranych rodzajów kosztów, dla wszystkich lub wybranych kontrahentów, za dany okres - z możliwością samodzielnego definiowania zakresu informacji podanych na wydruku.

7.1.64. Wykonanie raportu stanu magazynowego na koniec okresu , w podziale na rodzaje: materiałów/ materiałów wyjściowych do produkcji, serie materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji ,nazwy materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji, daty ważności, numery katalogowe (REF.), dostawców (kontrahentów), magazyny z podaniem dat dostaw, cen materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji, wartości z możliwością samodzielnego definiowania zakresu informacji podanych na wydruku,

7.1.65. Wykonanie raportu obrotu magazynowego za dany okres w podziale na: rodzaje materiałów/ materiałów wyjściowych do produkcji, serie materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji

, nazwy materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji, daty ważności, numery katalogowe (REF.), dostawców ( kontrahentów), magazyny z podaniem dat dostaw, cen materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji, wartości z możliwością samodzielnego definiowania zakresu informacji podanych na wydruku.

7.1.66. Wykonanie raportów dokumentów magazynowych dla poszczególnych rodzajów dokumentów.

7.1.67. Wykonanie zestawienia dokumentów zewidencjonowanych dla poszczególnych magazynów z możliwością samodzielnego definiowania informacji podanych na zestawieniu.

7.1.68. Możliwości generowania zestawień rotacji materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji za dany okres w układzie: magazyn, materiał/materiał wyjściowy do produkcji, kontrahent, za dany okres, itp.- podsumowanie co : możliwości dowolnego definiowania przez użytkownika (

np. za dany okres, katalog materiał/materiał wyjściowy do produkcji, magazyn, materiał/materiał wyjściowy do produkcji, kontrahent itp),

7.1.69. Możliwość generowania i drukowania historii wskazanego materiału/materiału wyjściowego do produkcji (daty zakupu, ilości, rozchody z podaniem ilości, serii materiał/materiał wyjściowy do produkcji u kontrahenta ( odbiorcy), wartości itp.)

7.1.70. Możliwość generowania i drukowania historii dokumentów dostawy i rozchodów dla wskazanego materiału/materiału wyjściowego do produkcji wg kryteriów j.w.

7.1.71. Wykonanie karty materiałowej: ilościowej i ilościowo-wartościowej.

7.1.72. Możliwość definiowania przez Użytkownika własnych raportów i analiz .

7.1.73. Możliwość budowy analiz Użytkownika przy użyciu EXELA.

7.1.74. Dowolna budowa kodu indeksu magazynowego (ograniczenie jedynie na długość kodu), maksymalna długość kodu indeksu materiałowego to 20 znaków.

7.1.75. Możliwość przyporządkowania kodów klasyfikacyjnych PKWiU.

7.1.76. Możliwość zastosowania przeliczników jednostek miar.

7.1.77. Możliwość współpracy z czytnikami kodów kreskowych: generowanie kodów kreskowych, odczyt kodów kreskowych poprzez wykorzystanie skanerów kodów kreskowych.

7.1.78. Ewidencja, przeglądanie i drukowanie kartoteki indeksów magazynowych.

7.1.79. Wymiana danych w ramach systemu.

7.1.80. Przenoszenie wartościowego, syntetycznego zapisu obrotu materiałowego na konta księgi głównej w module Finansowo-Księgowym.

7.1.81. Elastyczne tworzenie wzorców eksportu danych do modułu Finansowo-Księgowym.

7.1.82. Integracja z modułem finansowo-księgowym na poziomie korzystania ze wspólnych słowników: kontrahentów, pracowników, magazynów, rodzajów kosztów, banków, placówek, ośrodków powstawania kosztów.

7.1.83. Automatyczna dekretacja dokumentów zakupu, sprzedaży oraz magazynowych zgodnie z ustalonymi szablonami dekretów dla poszczególnych typów dokumentów.

7.1.84. Możliwość automatycznego tworzenia dekretu w ramach jednego typu dokumentu z podziałem na konta księgowe odpowiadające np. Miejscom Powstawania Kosztów, rodzajom kosztów, grupom asortymentowym lub rodzajom produktów.

7.1.85. Dostępne statusy dla zamówienia co najmniej: robocze, zatwierdzone, częściowo zrealizowane, w całości zrealizowane.

7.1.86. Możliwość umieszczenia numeru katalogowego (REF) produktu/materiału/materiału wyjściowego do produkcji widocznego w osobnej rubryce na dokumentach magazynowych.

7.2. Funkcjonalność Zakupy i Sprzedaż

7.2.1. Moduł realizujący funkcje zakup i sprzedaż stanowi integralną część oferowanego systemu.

7.2.2. Możliwość grupowania kontrahentów i produktów wg zdefiniowanych słowników (np. kont, grup etc.)

7.2.3. Możliwość używania alfanumerycznych identyfikatorów kontrahentów.

7.2.4. Możliwość wprowadzania numeru NIP, NIP-UE nadanego w Polsce jak i w dowolnym kraju należącym do Unii Europejskiej .

7.2.5. Sprawdzanie NIP-u kontrahenta bez uwzględnienia podziału na segmenty i użyte separatory

.

7.2.6. Możliwość definiowania i obsługi kontrahentów będących zarówno dostawcami jak i odbiorcami .

7.2.7. Możliwość pracy z kartoteką kontrahentów w podziale na dostawców, odbiorców.

7.2.8. Możliwość zdefiniowania wielu (minimum 3) adresów dla kontrahenta np. podstawowego, do fakturowania, do wysyłki, itp.

7.2.9. Możliwość definiowania dodatkowych cech kontrahentów i produktów. Każda z cech powinna mieć kontrolę typu wprowadzanych danych (data, liczba, tekst, pozycja z listy wartości) oraz ich formatu.

7.2.10. Możliwość definiowania dowolnej liczby kont bankowych dla dostawców prowadzonych w różnych bankach i różnych walutach.

7.2.11. Możliwość wprowadzenia nowego kontrahenta do kartoteki podczas rejestracji faktury bez utraty już wprowadzonych danych.

7.2.12. Możliwość zdefiniowania kartotek kontrahentów zawierających minimum: identyfikator i nazwę, dane adresowe, dane do komunikacji (w tym adres email, telefon, fax, osoba kontaktowa), domyślną walutę do transakcji z kontrahentem, domyślne warunki płatności,

sposób liczenia terminu płatności (minimum: od wystawienia, od otrzymania faktury), dane dotyczące rachunków bankowych, przypisanie dostawców i odbiorców do grup.

7.2.13. Możliwość tworzenia jednorazowych dostawców i odbiorców.

7.2.14. Możliwość blokowania dostawcy i odbiorcy w systemie (np. w celu blokowania płatności czy sprzedaży).

7.2.15. Prowadzenie dziennika dokumentów zakupu.

7.2.16. Możliwość połączenia ewidencji dokumentów zakupu z elektronicznym obiegiem dokumentów (obieg wewnętrzny ERP lub zewnętrzny system EOD/Workflow).

7.2.17. Możliwość podpięcia do dokumentów danych multimedialnych np. tekst umowy, zdjęcie inwestycji, skan faktury itp.

7.2.18. Możliwość wskazania na etapie wprowadzania dokumentu zakupu miejsc kosztowych (komórka kosztowa, pracownik,) wykorzystanych później przy dekretacji dokumentów.

7.2.19. Możliwość definiowania różnych typów dokumentów zakupu – materiałów, usług, środków trwałych, inwestycji.

7.2.20. Mechanizm automatycznej dekretacji dokumentów zakupu z możliwością utworzenia oddzielnych szablonów dla różnych typów dokumentów zakupu.

7.2.21. Możliwość wprowadzenia opisów zakupu do pozycji i opisu dokumentu zakupu i przeniesienie tych opisów do dekretów księgowych.

7.2.22. Możliwość określenia sposobu numeracji dokumentów zakupu (określenie postaci symbolu dokumentu zakupu).

7.2.23. Prowadzenie dziennika dokumentów sprzedaży.

7.2.24. Grupowanie dokumentów sprzedaży i powiązanie grup dokumentów sprzedaży z grupami dokumentów oprogramowania finansowo-księgowego.

7.2.25. Możliwość określenia sposobu numeracji dokumentów sprzedaży (określenie postaci symbolu dokumentu sprzedaży).

7.2.26. Wprowadzanie dokumentów sprzedaży z możliwością obsługi VAT.

7.2.27. Wystawianie faktury korygującej na podstawie dokumentu korygowanego.

7.2.28. Możliwość zdefiniowania własnych typów dokumentów sprzedaży w celu rozróżnienia rodzaju działalności.

7.2.29. Rejestracja i rozliczenie faktur zaliczkowych.

7.2.30. Monitorowanie rozrachunków w momencie wystawiania faktury.

7.2.31. Obsługa umów z odbiorcami w celu automatycznego tworzenia miesięcznych faktur na stałe usługi lub dostawy.

7.2.32. Określenie formy płatności, typu wystawianego dokumentu oraz nabywcy.

7.2.33. Dostęp do katalogu kontrahentów i pracowników zapisanych w systemie.

7.2.34. Obsługa własnych wzorów wydruku dokumentu sprzedaży, załączników i faktur w języku obcym.

7.2.35. Możliwość prowadzenia sprzedaży za granicę (wewnątrz Unii Europejskiej i poza obszar wspólnotowy) z uwzględnieniem wymogów dla dokumentu potwierdzającego taką sprzedaż.

7.2.36. Możliwość automatycznej generacji faktur na podstawie dokumentów wydania WZ lub zamówień od odbiorców.

7.2.37. Możliwość ręcznej modyfikacji cen w momencie wystawiana dokumentów sprzedaży.

7.2.38. Ewidencja VAT sprzedaży, tworzenie rejestru VAT.

7.2.39. Możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży, gdzie pozycjami będą produkty z magazynu i usługi. Automatyczna dekretacja takiego dokumentu.

7.2.40. Możliwość sporządzania zestawień i rejestrów ułatwiających analizę sprzedaży wg struktury sprzedaży, rodzaju materiał/materiał wyjściowy do produkcji lub usługi, kontrahenta, daty sprzedaży, za okres itp.

7.2.41. Możliwość określenia uprawnień do grupy dokumentów sprzedaży dla konkretnych użytkowników systemu

7.2.42. Obsługa sprzedaży usług medycznych, produktów, materiał/materiał wyjściowy do produkcji, złomu , prowadzenie katalogów (cenników) sprzedawanych składników: usług, produktów, materiałów, środków trwałych, grupowanie dokumentów sprzedaży i powiązanie grup dokumentów sprzedaży z grupami dokumentów oprogramowania finansowo-księgowego.

7.2.43. Możliwość sprzedaży usług, towarów i wyrobów gotowych wyliczanych od cen netto lub brutto.

7.2.44. Obsługa szczególnych momentów powstawania obowiązku podatkowego VAT.

7.2.45. Określenie formy płatności, typu wystawianego dokumentu oraz nabywcy .

7.2.46. Wykorzystanie katalogu kontrahentów i pracowników zintegrowanego z modułem Finansowo- Księgowym.

7.2.47. Współpraca z modułem Finanse – Księgowość na poziomie dekretów do Księgi głównej.

7.2.48. Rejestr sprzedaży, z możliwością wprowadzenia faktur zaliczkowych i ich rozliczania.

7.2.49. Mechanizm ułatwiający (np. kreator) wprowadzanie zmian stawek podatku VAT w całym systemie.

7.3. Funkcjonalność – Zapotrzebowanie

7.3.1. Moduł realizujący funkcje Zapotrzebowań stanowi integralną część oferowanego systemu.

7.3.2. Rejestracja zapotrzebowań (zamówień wewnętrznych) wraz z możliwością wskazania komórki, projektu, zadania, (zlecenia remontowego, inwestycyjnego, innego).

7.3.3. Rejestracja zamówień do dostawców z możliwością kontroli stanu realizacji zamówienia.

7.3.4. Automatyczna generacja zamówień na podstawie zapotrzebowani.

7.3.5. Możliwość łączenia zapotrzebowani dla konkretnego zamówienia od różnych użytkowników.

7.3.6. Możliwość tworzenia planów zakupowych na podstawie wydań magazynowych z danego roku kalendarzowego.

7.3.7. Możliwość generowania planu zakupów na podstawie wydań magazynowych z danego roku kalendarzowego.

7.3.8. Możliwość dołączenia nowego zapotrzebowania do istniejącego planu zakupów , aktualizacji istniejącego planu na podstawie nowego zapotrzebowania.

7.3.9. Możliwość ręcznej edycji planów zakupowych.

7.3.10. Możliwość stworzenia planów zakupowych w rozbiciu miesięcznym i rocznym.

7.3.11. Możliwość przeglądania danych nt. wszystkich zakupów pod kątem dowolnego okresu z przeszłości (kod materiał/materiał wyjściowy do produkcji / usługi; ilość; wartość; nazwa dostawcy; data zakupu) , numer katalogowy(REF.).

7.3.12. Możliwość rejestrowania automatycznego (z zapotrzebowania) oraz ręcznego zamówienia zakupu

7.3.13. Możliwość wprowadzania numeracji dokumentów do automatycznego numerowania zamówień zakupu połączonego z numerami/numerem danego/danych zapotrzebowania/zapotrzebowań

7.3.14. Możliwość umieszczenia numeru umowy oraz numeru sprawy na zamówieniu zakupu (numer sprawy-nadawany jest automatycznie, który łączy zapotrzebowania lub kilka zapotrzebowań w jedno zamówienie.

7.3.15. Możliwość definiowania różnych typów zamówień zakupu w celu wyróżnienia rodzajów zamówienia.

7.3.16. Możliwość odwołania się z poziomu zamówienia generowania zamówienia do listy kwalifikowanych dostawców.

7.3.17. Przy realizacji zamówienia wymagana jest informacja z datą realizacji dostawy w systemie.

7.3.18. Możliwość wykorzystania jednostek miary wraz z przelicznikami na jednostki pochodne.

7.3.19. Możliwość wprowadzania adnotacji/opisu do zamówienia zakupu.

7.3.20. Możliwość zdefiniowania stałego (długoterminowego) zamówienia zakupu wraz z harmonogramem dostaw.

7.3.21. Możliwość systemowego połączenia faktur i dokumentów magazynowych z zamówieniem.

7.3.22. Możliwość automatycznego przesyłania zamówienia zakupu do dostawcy za pomocą faksu lub w formie załącznika do maila.

7.3.23. Możliwość definiowania warunków dostawy.

7.3.24. Możliwość przypisania do zamówień warunków dostawy i wymagań związanych z potwierdzeniem odbioru.

7.3.25. Generowanie wybranego miejsca dostawy (adresu dostawy) na zamówieniu zakupu.

7.3.26. Możliwość wyszukiwania dostawców według dostarczanych numerów katalogowych danego produktu stosowanych u danego dostawcy.

7.3.27. Możliwość dostępu do historii zamówień.

7.3.28. Możliwość monitorowania terminów dostaw.

7.3.29. Weryfikacja zamówienia z dostawą, informacja o rozbieżnościach.

7.3.30. Dostęp do historii cen zakupu wg dostawcy/ indeksu.

7.3.31. Raport realizacji zamówień (poprzez bezpośrednie powiązanie zamówienia z fakturą zakupu).

7.3.32. Możliwość konfiguracji automatycznej weryfikacji ilość/wartość pomiędzy zamówieniem zakupu a dokumentem dostawy i fakturą zakupową.

7.3.33. Możliwość uzyskania danych statystycznych o dostawach zrealizowanych na czas i opóźnionych.

7.3.34. Możliwość uzyskania danych statystycznych o dostawach zrealizowanych w zadanym okresie czasu.

7.3.35. Ewidencja umów powstałych z zapotrzebowani.

7.3.36. Możliwość ewidencji podpisanych umów z dostawcami materiałów i usług.

7.3.37. Rozliczanie umów i kontrola ich realizacji.

7.3.38. Kontrola ilości i wartości podczas realizacji umów.

7.3.39. Raportowanie realizacji umów wg dostawców i zamawianych materiałów.

7.3.40. Możliwość zdefiniowania daty obowiązywania umów.

7.3.41. Możliwość generowania zapotrzebowani lub zamówień bezpośrednio z poziomu umowy.

7.3.42. Możliwość powiązania dokumentów dostaw oraz faktur zakupu z umową.

7.3.43. Możliwość określenia numerowania umów.

7.3.44. Możliwość przeglądania umów z dostawcami pod kątem przedmiotów dostawy.

7.3.45. Możliwość raportowania zamówień i dostaw, stanu realizacji umowy przypisanych do danej umowy.

7.4. Zamówienia Publiczne – umowy.

7.4.1. Realizowane funkcje obsługi zamówień publicznych stanową integralną część oferowanego systemu.

7.4.2. Ewidencja umów powstałych z zamówień publicznych.

7.4.3. Możliwość ewidencji podpisanych umów z dostawcami materiałów i usług .

7.4.4. Rozliczanie umów i kontrola ich realizacji.

7.4.5. Kontrola ilości i wartości podczas realizacji umów.

7.4.6. Raportowanie realizacji umów wg dostawców i zamawianych materiałów możliwość obsługi planów zakupów.

7.4.7. Rozliczanie zamówień i kontrola ich realizacji.

7.4.8. Automatyczne rozliczanie zamówień i kontrola ich realizacji .

7.4.9. Szczegółowe raportowanie realizacji umów wg dostawców i zamawianych materiałów

/materiałów wyjściowych do produkcji z możliwością importowania danych do programu Exel.

7.4.10. Integracja z modułem zakupów w zakresie automatyzacji wprowadzania na stan materiałów/materiałów wyjściowych do produkcji dostarczonych w ramach umów dostępnych w tym module , a w szczególności automatycznej kontroli zgodności faktury dostawy z warunkami umowy.

7.4.11. Możliwość samodzielnego projektowania zawartości raportów, zestawień z użyciem wszystkich danych w nim dostępnych.

7.4.12. Możliwość rozliczania zakupionych materiałów wyjściowych do produkcji wg asortymentu, nr katalogowego z podziałem na poszczególne działy, pracownie, samodzielne stanowiska pracy i oddziały terenowe.

7.4.13. Możliwość przenoszenia danych do programu Exel.

8. Dostawa Kolektorów Danych i Czytników Kodów Kresowych

8.1. Wymagania bezwzględne dla Kolektora:

8.1.1. przyjęcia i wydania towarów, skanowanie etykiet logistycznych GS1,wydawanie towarów na poszczególne magazyny, identyfikacja magazynów i stref w nich stworzonych, nadzór nad przesunięciami produktów, nadzór nad zapasami,

8.1.2. operacje magazynowe, kompletacja zamówień, weryfikacja towarów, ilości i cen,

8.1.3. Integracja z modułami funkcjonalnymi,

8.1.4. skanowanie etykiet adresowych,

8.1.5. inwentaryzacja – spis z natury – skanowanie etykiet inwentaryzacyjnych.

8.1.6. Dodatkowo posiada:

8.1.7. wytrzymałą obudowę zapewniającą długi okres bezawaryjnej pracy,

8.1.8. wodoodporność

8.1.9. ergonomiczną klawiaturę, która nie opóźnia wprowadzania danych,

8.1.10. opcjonalny uchwyt pistoletowy, który zapobiega zmęczeniu rąk podczas długotrwałej pracy,

8.1.11. skaner kodów kreskowych,

8.1.12. wizyjny skaner magazynowy kodów kreskowych 2D, QR Code, Data Matrix,

8.1.13. czytnik RFID,

8.1.14. obsługa sieci Wi-Fi, Bluetooth, GSM

8.1.15. bezprzewodowy

8.1.16. wytrzymała bateria

8.1.17. wbudowana pamięć na min. 5000 kodów

8.1.18. Integracja z zakupionym programem informatycznych (ZSI)

8.2. Wymagania bezwzględne dla Czytnika

8.2.1. operacje magazynowe, kompletacja zamówień, weryfikacja towarów, ilości i cen,

8.2.2. rejestracja zleceń produkcyjnych, wyrobów,

8.2.3. skanowanie etykiet adresowych,

8.2.4. wytrzymała bateria

8.2.5. wbudowana pamięć na min. 5000 kodów

8.2.6. Integracja z zakupionym programem informatycznych (ZSI)

9. SZKOLENIE PERSONLEU

9.1. Szkolenie ma odbyć się dwuetapowo : szkolenie ogólne i szkolenie stanowiskowe. Podczas szkolenia użytkowników musi zostać przekazana niezbędna wiedza w zakresie poprawnego użytkowania ZSI w

obrębie poszczególnych modułów w zakresie funkcjonowania, obsługi, administrowania i utrzymania ZSI.

9.2. Zakres szkoleń musi obejmować praktyczną obsługę wszystkich funkcjonalności ZSI, z uwzględnieniem specyfikacji wymagań użytkownika dotyczących danego obszaru wdrożenia.

9.3. Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym przedstawi do zatwierdzenia szczegółowy konspekt szkoleń.

9.4. Szkolenia muszą być prowadzone przez Personel Wykonawcy, posiadający niezbędną wiedze fachową w zakresie tematyki szkoleń

9.5. Szkolenia będą musiały być przeprowadzane w siedzibie oraz na dokumentach Zamawiającego.

9.6. Wykonawca opracuje i dostarczy materiały szkoleniowe dla uczestników poszczególnych szkoleń w formie papierowej i elektronicznej.

9.7. Szkolenie powinno odbywać się w terminach ustalonych z Zamawiającym.

9.8. Szkolenie specjalne dla Administratora Zamawiającego (2 osoby).

9.8.1. Szkolenie ma mieć na celu wykwalifikowanie 2 użytkowników Zamawiającego, w procesie nadawania uprawnień, konfiguracji ról użytkowników, śledzenie zmian historii użytkownika, instalacja wszystkich modułów funkcjonalnych określonych w SIWZ Rozdział II pkt.6 itp.

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBEJMUJĄCY PRAWO OPCJI

Zamawiający zastrzega sobie prawo skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 ustawy Pzp, tj. zwiększenia zakresu przedmiotu zamówienia. Część przedmiotu zamówienia objęta jest prawem opcji, w związku z tym Zamawiający może, ale nie musi zlecić Wykonawcy wykonanie części zamówienia objętej prawem opcji. Wykonawcy nie przysługują z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, żadne roszczenia.

Dodatkowe Funkcjonalności opcjonalnie:

Moduł Kadry – Płace:

10. Funkcjonalność ZFŚS

10.1.1. Słownik rodzajów świadczeń – system musi pozwalać na definiowanie przez użytkowania systemu dowolnej ilości świadczeń

10.1.2. Rejestracja deklarowanych progów dochodowych pracownika – możliwość definiowania przez użytkownika różnych przedziałów dochodów pracownika i ich ewidencja

10.1.3. Możliwość określenia maksymalnego rocznego limitu dofinansowania i monitowanie w przypadku przekroczenia limitu świadczenia

10.1.4. Automatyczne rozliczanie świadczeń socjalnych - naliczanie dofinansowania i potrąceń z wynagrodzenia

w zadanym okresie czasu:

10.1.4.1. Ewidencja miesięcznej wysokości dofinansowania w ramach danego świadczenia

10.1.4.2. Ewidencja miesięcznej kwoty potrąceń z wynagrodzenia za cześć świadczenia nie podlegającą dofinansowaniu z ZFŚS

10.1.4.3. Definiowanie okresu czasu, w którym dofinansowanie oraz potrącenia mają być naliczane

10.1.5. Kartoteka świadczeń udzielonych pracownikowi z możliwością generowania raportu:

10.1.5.1. Definiowanie zapomóg bezzwrotnych losowych oraz ekonomicznych opodatkowanych

i nieopodatkowanych

10.1.5.2. Dofinansowanie do wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą)

10.1.5.3. Bony towarowe

10.1.5.4. Dofinansowanie do działalności kulturalno- oświatowej i sportowo – rekreacyjnej

10.1.5.5. Pożyczki:

10.1.5.5.1. Ewidencja kwoty pożyczki, ilości rat, wysokości poszczególnych spłat 10.1.5.5.2. Możliwość ustalenia algorytmu do obliczenia wysokości oprocentowania

pożyczki

10.1.5.5.3. Tworzenie harmonogramu spłaty pożyczki z możliwością przesunięcia lub prolongaty spłaty

10.1.5.5.4. System sam pilnuje, aby pożyczka była potrącana automatycznie z wynagrodzenia pracownika do wysokości zadłużenia

10.1.5.5.5. Monitorowanie ilości podżyrowań przez jednego pracownika

10.1.5.6. Inne rodzaje dofinansowań zgodnie z wprowadzonym przez użytkownika słownikiem świadczeń

10.1.6. Opodatkowanie świadczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami

10.1.7. Tworzenie raportów dotyczących świadczeń socjalnych według dowolnego kryterium, x.xx.:

10.1.7.1. Lista pracowników wraz z deklarowanymi progami dochodowymi

10.1.7.2. Lista pracowników korzystających z danego rodzaju świadczenia w danym roku kalendarzowym

10.1.7.3. Wydruk kartoteki świadczeń dla poszczególnych pracowników z podziałem na rodzaj świadczenia i jego wysokość wraz z sumą wszystkich wpłaconych świadczeń w danym roku kalendarzowym

10.1.7.4. Imienna lista zbiorcza wszystkich świadczeń udzielonych pracownikom z podziałem na rodzaj świadczenia i jego wysokość z sumą wszystkich wpłaconych świadczeń w danym roku kalendarzowym

11. Funkcjonalność Portal Pracowniczy – funkcjonalność zapewniająca pracownikom wgląd do ich danych zgromadzonych w systemie kadrowo-płacowym z uwzględnieniem struktury organizacyjnej oraz zgodnie z uprawnieniami nadanymi przez administratora systemu. Każdy pracownik musi mieć możliwość wglądu w swoje dane, a przełożony w dane podległych pracowników. Portal ma być przystosowany dla 260 użytkowników.

11.1.1. Portal musi być udostępniony wszystkim aktualnym pracownikom

11.1.2. Każdy pracownik musi posiadać indywidualny profil z wglądem do swoich danych:

11.1.2.1. Dane zapisanych w kartotece osobowej

11.1.2.2. Dane dot. planu i rozliczenia czasu pracy, generowanie i wydruk wniosków urlopowych, zestawienie wykorzystanych urlopów i stanów urlopowych, karta ewidencji czasu pracy,

11.1.2.3. Informacje i powiadomienia o wystawieniu skierowania na badania lekarskie, terminach badań lekarskich, szkoleniach BHP i innych, uprawnieniach i terminach umów,

11.1.2.4. Dane i informacje o terminach związanych z oceną okresową (termin samooceny, termin rozmowy z przełożonym), wyniki oceny, dostęp i możliwość wypełniania arkusza samooceny

11.1.2.5. Dostęp do aktualnej karty kompetencyjnego opisu stanowiska pracy

11.1.2.6. Dostęp i składanie wniosków szkoleniowych do akceptacji przełożonego zgodnie ze worem przekazanym przez Zamawiającego, dostęp i możliwość wypełnienia do ankiety satysfakcji ze szkolenia

11.1.2.7. Dostęp i możliwość wypełnienia wniosków o świadczenia socjalne oraz ich wydruku; dostęp do aktualnego Regulaminu ZFŚS oraz tabeli dofinansowań, ewidencja udzielonych świadczeń socjalnych z wglądem do kartoteki pożyczkowej (harmonogram spłat, poręczenie pożyczek)

11.1.2.8. Dane płacowe – karty wynagrodzeń, PIT, RMUA;

11.1.3. Każdy przełożony musi mieć wgląd w dane podwładnych zgodnie ze strukturą organizacyjną

i nadanymi uprawnieniami tj.

11.1.3.1. Dane dotyczące wszystkich warunków umowy ,historia zarunienia u pracodawcy, wykształcenie, inne dane np. dane o niepełnosprawności, pracy w szczególnych warunkach, uprawnieniach; dane o wykorzystanych urlopach i stanach urlopowych; informacje i powiadomienia o terminach badań lekarskich, szkoleniach BHP i innych, uprawnieniach i terminach umów,

11.1.3.2. Dane i informacje o terminach związanych z oceną okresową (termin samooceny pracowniczej, terminy rozmów z podwładnymi), dostęp i możliwość wypełniania arkuszy oceny okresowej, wyniki ocen okresowych podwładnych

11.1.3.3. Dostęp do aktualnych kart kompetencyjnych opisów stanowisk pracy w danej komórce

/ podkomórce organizacyjnej zgodnie ze strukturą organizacyjną i nadanymi uprawnieniami

11.1.3.4. Możliwość tworzenia i składania planów szkoleń, akceptacji wniosków szkoleniowych pracowników,

11.1.3.5. Informacje i powiadomienia o terminach badań lekarskich, szkoleniach BHP i innych, uprawnieniach i terminach umów,

11.1.4. Dane zapisane w modułach kadrowym, HR i płaconym muszą automatycznie być widoczne w Portalu Pracowniczym; dane widoczne w portalu musza być aktualne

11.1.5. Dane muszą być dostępne „z zewnątrz” tj. również przebywając poza siedzibą firmy z poziomu wszystkich popularnych przeglądarek WWW

11.1.6. Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się na portalu

11.1.7. Zapewnienie kontroli uprawnień dostępu do danych – widoczne są tylko te dane, które zostaną określone przez administratora

12. Tworzenie pełnej hierarchii organizacyjnej:

12.1. Możliwość definiowania struktury organizacyjnej, definiowania nazw nowych komórek organizacyjnych i dokonywania zmian w strukturze organizacyjnej bez udziału producenta oprogramowania.

12.2. Prezentacja i wydruk struktur w układzie drzewa hierarchii w układzie Pion – Komórka – Podkomórka – Grupa pracownicza np. pracownicy techniczni, z możliwością wydruku struktury (w całości lub wskazanego fragmentu).

12.3. Prezentacja i wydruk struktury organizacyjnej w ujęciu historycznym pozwalającym spojrzeć na strukturę z dowolnego punktu czasowego. Użytkownik musi mieć dostęp do wybranych struktur aktualnych i archiwalnych.

12.4. W systemie domyślnie musi być widoczna aktualna struktura organizacyjna. Możliwość zaznaczenia komórek nieaktywnych.

12.5. Przy raportach muszą być uwzględniane dane z aktualnych i archiwalnych komórek organizacyjnych.

12.6. Możliwość ewidencji dowolnej ilości dodatkowych danych pracownika np. prawo jazdy, posiadane klucze do pomieszczeń, dodatkowe uprawnienia.

12.7. Ewidencja zagrożeń występujących na stanowisku pracy pracownika

Funkcjonalność HR

13. Rekrutacja:

13.1.1.1. Prowadzenie rejestru rekrutacji zawierającego dane tj.: data złożonego wniosku o rozpoczęcie procedury rekrutacji, data akceptacji wniosku o rozpoczęcie procedury rekrutacji, numer ewidencyjny rekrutacji, informację do której komórki jest prowadzony nabór (nazwa Pionu, komórki / podkomórki organizacyjnej), nazwa stanowiska służbowego, na który prowadzony jest proces rekrutacji, oznaczenie rodzaju prowadzonej rekrutacji wewnętrzna / zewnętrzna / oba rodzaje jednocześnie, ilość etatów do obsadzenia w danym procesie rekrutacyjnym liczba szukanych osób, wymiar etatu, informacja o terminie składania ofert, powód przeprowadzenia naboru (np. zwiększenie zatrudnienia, wakat z możliwością wskazania po którym Pracowniku, ponowienie naboru,

utworzenie nowego stanowiska itd.), dodatkowe uwagi, skład komisji rekrutacyjnej, etap prowadzonego naboru (tj. pole z możliwością ręcznego wprowadzenia np. nabór na etapie oceny formalnej itp.),

13.1.1.2. Ewidencjonowanie danych wszystkich kandydatów (imię, nazwisko, adres do korespondencji, dane kontaktowe; numer telefonu, e-mail do systemu, oznaczanie zgody na udział

w przyszłych rekrutacjach z zaznaczeniem na wybrane lub dowolne stanowisko oraz wskazanie okresu czasu, przez jaki ważna jest zgoda

13.1.1.3. Ewidencjonowanie informacji z jakiego powodu poszczególni kandydaci zostali odrzuceni na etapie oceny formalnej

13.1.1.4. Ewidencjonowanie i monitorowanie terminów związanych z procesem rekrutacyjnym, tj.: data zakończenia oceny formalnej, terminy rozmów rekrutacyjnych z podziałem na etapy: etap wstępny, etap testów kwalifikacyjnych, etap końcowy, data publikacji ogłoszenia rekrutacyjnego

13.1.1.5. Ewidencjonowanie danych o wynikach procesu rekrutacyjnego, tj. wyniki testów kwalifikacyjnych poszczególnych kandydatów, wyniki przeprowadzonych rozmów (x.xx. wyłonienie kandydata, ponowienie naboru, anulowanie naboru wraz ze wskazaniem uzasadnienia) osoba/osoby rekomendowane do zatrudnienia, data podjęcia decyzji o wyniku naboru, data sporządzenia protokołu końcowego, rekomendowana data zatrudnienia poszczególnych kandydatów

13.1.1.6. Generowanie dokumentów tj. ogłoszenie rekrutacyjne, protokół z rekrutacji na podstawie danych wprowadzonych do systemu zgodnie ze wzorem dokumentów przekazach przez Xxxxxxxxxxxxx

13.1.1.7. Możliwość „podpięcia” opisu stanowiska pracy, na który prowadzony jest proces rekrutacyjny

13.1.1.8. Ewidencjonowanie informacji oraz tworzenie raportów i wydruków dot.: ilość ofert, które wpłynęły łącznie w poszczególnych procesach rekrutacyjnych; ilość ofert, które wpłynęły w terminie składania ofert; ilość ofert, które wpłynęły po terminie; ilość ofert, które spełniły wymogi formalne, ilość ofert, które nie spełniły wymogów formalnych wraz z nazwiskami wszystkich kandydatów w przypadku niezakończonych procesów rekrutacyjnych; zestawienia dot. procesów rekrutacyjnych prowadzonych w danym okresie czasu z uwzględnieniem rodzaju prowadzonej rekrutacji, wyników rekrutacji z podziałem na Pion komórki i podkomórki.

13.1.2. Kompetencyjny opis stanowiska pracy:

13.1.2.1. Ewidencjonowanie kompetencji wraz z określeniem poziomu referencyjnego kompetencji pracowniczych (poziom liczbowy w skali od 1 do 5); tworzenie słowika kompetencji

13.1.2.2. Możliwość wyszukiwania pracowników według kryterium kompetencji wraz ze wskazaniem poziomu referencyjnego (jednoczesne wyszukiwanie co najmniej 5 kompetencji)

13.1.2.3. Tworzenie opisów stanowisk pracy zawierających dane zgodne ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego (z możliwością modyfikacji wzoru przez Zamawiającego), zawierających dane tj. nazwa i kod stanowiska, nazwa i kod komórki organizacyjnej, przełożony wyższego szczebla i bezpośredni przełożony (stanowisko, nazwisko i imię), Pion, zakres obowiązków, zadania organizacyjne i zadania z zadania z zakresu BHP, ogólne zasady zarządzania, uprawnienia, odpowiedzialność, stosunki służbowe – współpraca, wymagania kwalifikacyjne – zatrudnieniowe, profil kompetencji ogólny oraz profil kompetencji na danym stanowisku pracy (nazwa kompetencji, poziom referencyjny kompetencji, wykres radarowy profilu kompetencyjnego), uwagi i dodatkowe informacje dot. stanowiska pracy;

13.1.2.4. Możliwość przypisania opisu stanowiska do konkretnej osoby (imię i nazwisko) lub automatycznie do danej grupy stanowisk z możliwością wydruku karty imiennej

13.1.2.5. Możliwość trwałego usunięcia danych kandydatów, którzy nie zostali wyłonieni w procesie rekrutacji, chyba że znaczono zgodę an dalsze przetwarzanie danych do przyszłych procesów rekrutacyjnych

13.1.2.6. Możliwość przeniesienia danych kandydata do modułu kadrowego celem zatrudnienia i dalszego ewidencjonowania danych jako pracownika.

13.1.3. Ścieżki kariery:

13.1.3.1. System musi posiadać moduł planowania ścieżek kariery na podstawie kompetencji oraz profili kompetencyjnych pracowników oraz wskazywać luki kompetencyjne pracowników na podstawie wytycznych Zamawiającego

13.1.4. Ocena Okresowa:

13.1.4.1. System musi zapewniać możliwość przygotowania i generowania arkuszy ocen okresowych na podstawie danych z modułu kadrowego - zgodnie z wytycznymi i wzorami przekazanymi przez Zamawiającego

13.1.4.2. System musi prowadzić rejestr, który będzie zawierał następujące dane:

13.1.4.2.1. Wszystkich pracowników podlegających ocenie okresowej: nazwisko i imię, komórka, podkomórka organizacyjna, stanowisko, , rodzaj umowy, okres umowy, datę od kiedy pracownik zatrudniony jest na aktualnym opisie stanowiska pracy, cel stanowiska pracy – zgodnie z kompetencyjnym opisem stanowiska pracy, staż pracy ogółem, staż pracy u pracodawcy liczba dni nieobecności w ocenianym okresie czasu (na podstawie parametrów nieobecności określonych przez Zamawiającego)

13.1.4.2.2. Informacje o oceniającym imię i nazwisko, stanowisko służbowe, komórka organizacyjna, podkomórka organizacyjna

13.1.4.2.3. Wyniki oceny okresowej: suma punktów w 3 poszczególnych kryteriach oceny, łączna liczba punktów, przyznana ocena, data jej przeprowadzenia, 13.1.4.2.4. Dane do analizy porównawczej z wynikami poprzedniej oceny pracowniczej: suma punktów w 3 poszczególnych kryteriach oceny, łączna

liczba punktów, przyznana ocena, data jej przeprowadzenia, 13.1.4.2.5. Uwagi oceniającego

13.1.4.2.6. Uwagi ocenianego

13.1.4.2.7. Uwagi dot. działań rozwojowych lub ewentualnych obszarów do poprawy, poszczególnych kompetencji,

13.1.4.2.8. Dane dot. odwołań od oceny (data odwołania, termin na podjęcie decyzji przez oceniającego)

13.1.4.3. Możliwość filtrowania pracowników wg kryterium uzyskanej oceny okresowej oraz umożliwić generowanie raportu o pracownikach, którzy po raz drugi uzyskali ocenę negatywną

13.1.4.4. System umożliwia tworzenie raportów i wykresów dot. wyników oceny z podziałem na Pion, komórki i podkomórki organizacyjne.

13.1.5. Szkolenia i podnoszenie kwalifikacji zawodowych:

13.1.5.1. Definiowanie słownika szkoleń i ewidencja szkoleń, zawierająca następujące dane: data szkolenia, nazwa szkolenia, rodzaj szkolenia: wewnętrzne / zewnętrzne, firma szkoląca, ocena szkolenia, czy szkolenie zostało uwzględnione w planie rocznym

/ szkolenie poza planem

13.1.5.2. Możliwość filtrowania bazy szkoleń oraz tworzenia imiennych raportów i wydruków według powyższych parametrów w podziale na Piony, komórki, podkomórki i grupy pracownicze

13.1.5.3. Tworzenie kartoteki szkoleń dla każdego pracownika

13.1.5.4. Ewidencjonowanie danych, czy pracownik wypełnił i dostarczył ankietę satysfakcji ze szkolenia oraz czy dostarczył dokument potwierdzający udział w szkoleniu / podniesienie kalifikacji zawodowych

13.1.5.5. Ewidencjonowanie informacji o szkoleniach grupowych i ofertowanych warunkach szkoleń: nazwa szkolenia, szkolenie zgodnie z planem / poza planem, termin szkolenia, planowana ilość uczestników i grup szkoleniowych, ilość dni szkoleniowych, miejsce szkolenia, kiedy i do jakich firm skierowano zapytanie ofertowe, kiedy i od kogo otrzymano oferty szkoleniowe, imię i nazwisko trenera, dane kontaktowe w sprawie oferty, koszt szkolenia, możliwość wprowadzenia dodatkowych informacji / uwag

13.1.5.6. Tworzenie planów szkoleń na podstawie zgłoszonych potrzeb szkoleniowych przez kierowników komórek organizacyjnych za pomocą x.xx. portalu pracowniczego

13.1.5.7. Ewidencjonowanie informacji o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, tj. forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych (studia, staż specjalizacyjny), rodzaj studiów, kierunek studiów / stażu, nazwa uczelni, czas trwania podnoszenia kwalifikacji

zawodowych (ilość lat studiów / semestrów/ okres stażu), określenie czy podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się w we własnym zakresie pracownika, czy na skierowanie przez pracodawcę, numer umowy

o ponoszenie kwalifikacji zawodowych, okres umowy, stopień i koszt dofinansowania pracodawcy

13.1.5.8. Możliwość generowania umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych na podstawie wzoru przekazanego przez Xxxxxxxxxxxxx

13.1.5.9. Tworzenie raportów i wydruków z imienną listą pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z uwzględnieniem okresu ważności umowy (możliwość wybrania tylko aktualnych umów lub zawartych w danym roku kalendarzowym), stopnia i kosztu dofinansowania w podziale na Pion, komórki i podkomórki organizacyjne

13.1.5.10. Ewidencjonowanie terminów ważności szkoleń związanych z uprawnieniami pracowniczymi,

w tym szkoleń BHP

13.1.6. Staże, praktyki, wolontariat:

13.1.6.1. Prowadzenie kartoteki osób odbywających staż / praktykę / wolontariat, zawierającej dane tj.: imię, nazwisko, nr dowodu osobistego (wraz z informacją przez xxxx został wydany) PESEL, datę urodzenia, adres zamieszkania, dane kontaktowe (telefon, mail), nazwa ukończonej szkoły/uczelni, wykształcenie, maksymalny czas trwania stażu, nazwa PUP lub innej instytucji, numer porozumienia/umowy z PUP lub z inną instytucją (ewentualnych aneksów), data rozpoczęcia stażu, data zakończenia stażu, miejsce odbywania stażu tj. Pion, komórka organizacyjna, podkomórka, informacje nt. opiekuna x.xx. imię i nazwisko, stanowisko

13.1.6.2. Generowanie umowy na podstawie wzoru przekazanego przez Zamawiającego

13.1.6.3. Rejestrowanie informacji nt. dokumentów wymaganych i dostarczonych przez stażystę / praktykanta (do 10 pól).

13.1.6.4. Generowanie zestawień i wydruków dotyczących osób, które w danym okresie odbywały/odbywają staż / praktykę.

13.1.7. Monitorowanie ważnych terminów – generowanie powiadomień i raportów jako alerty w systemie

(w module HR oraz portalu pracowniczym) lub za pomocą przypominaczy mailowych:

13.1.7.1. Monitorowanie terminów związanych z rekrutacją , np. terminy rozmów rekrutacyjnych

13.1.7.2. Monitorowanie terminów związanych z oceną okresową, tj.: termin samooceny, termin rozmowy z przełożonym, termin zakończenia ocen, terminy związane z odwołaniem od oceny

13.1.7.3. Monitorowanie terminów związanych ze szkoleniami i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, tj.: terminy ważności szkoleń oraz terminy zaplanowanych szkoleń grupowych, terminy zakończenia umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

13.1.8.  Tworzenie raportów i wydruków dowolnych danych zapisanych w kartotece pracownika z możliwością zawężenia danych np. do wybranych komórek organizacyjnych, przedziału czasowego, stanu na dany dzień; filtrowanie danych na podstawie jednego lub kilku parametrów zapisanych w module kadrowym oraz HR

13.1.9. Integracja danych zapisanych w module HR z modułem kadrowym.

14. Funkcjonalność KALKULACJE KOSZTÓW

14.1.1. Ogólne

14.1.1.1. Realizowane funkcje obsługi produkcji i kalkulacji kosztów procedur stanową integralną część oferowanego systemu ERP

14.1.1.2. System ma umożliwić definiowanie procedur prostych i złożonych. Procedura złożona składa się z kilku lub kilkudziesięciu procedur prostych, np. (procedura prosta: rejestracja dawcy; procedura złożona: rejestracja dawcy + pobranie próbki krwi + badanie lekarskie

+ …)

14.1.2. Kalkulacje kosztów

14.1.2.1. System ma umożliwić wygenerowanie raportu kalkulacji kosztów normatywnych z procedury. Dane do raportu o kosztach materiałów mają być pobierane bezpośrednio z

magazynów według ustalonych algorytmów (wskazane poniżej w podpunkcie). W czasie generowania raportu system ma umożliwić podanie następujących parametrów:

14.1.2.1.1. uwzględnianie kosztów materiałów i/lub urządzeń i/lub uwzględnianie kosztów pracy ludzi

14.1.2.1.2. wybrany algorytm liczenia kosztów dla produktów magazynowych, co najmniej: - cena średnioważona - cena maksymalna - cena ostatnia - cena ewidencyjna - cena średnia z 3 miesięcy - cena średnia z 6 miesięcy

14.1.2.1.3. Narzut kosztów ogólnych, narzut na koszty pracy ludzi i urządzeń, narzut na koszty materiałów. Raport ma wskazywać jakie są koszty wszystkich składników bez narzutów, jaka jest wartość narzutu i jaki jest pełny koszt normatywny i jaki jest koszt normatywny na produkt

14.1.2.2. System ma umożliwić zapisanie przeprowadzonej kalkulacji kosztów normatywnych w systemie, w bazie produktów.

14.1.2.3. System ma umożliwiać przeglądanie kalkulacji kosztów normatywnych bezpośrednio z poziomu słownika produktów

14.1.2.4. System ma umożliwić definiowanie czasu trwania kontroli jakości produktów

14.1.2.5. System ma umożliwić tworzenie procedur złożonych na podstawie procedur prostych w taki sposób, by przy definiowaniu procedury złożonej, podpowiadane były do wyboru procedury proste, po ich wskazaniu przenoszone jako kolejne operacje procedury złożonej (np. numerowanie operacji 1000, 1100,…1900, 2000,…). Jeżeli procedura prosta zawierała kilka operacji, wówczas wszystkie operacje procedury prostej (01...99) stają się operacjami procedury złożonej (1001...1030; kolejna 1101..1140, następna 1201...1299, itd.). Procedury proste zawierają do kilkudziesięciu pozycji.

14.1.2.6. System ma umożliwić wpisywanie ilości wykonanych procedur złożonych, oraz ilości wykonanych procedur prostych, poza procedurami złożonymi

14.1.3. Rozliczanie kosztów

14.1.3.1. System ma umożliwić zdefiniowanie automatu księgującego, który na podstawie kalkulacji kosztów normatywnych i ilości wykonanych procedur dokona przeksięgowania kosztów bezpośrednich, wyliczenia odchyleń i rozliczenia kosztów pośrednich.

14.1.3.2. System ma umożliwić użytkownikowi samodzielną modyfikację automatu księgującego bez potrzeby wprowadzania zmian w kodzie źródłowym systemu/modułu

14.1.3.3. System ma umożliwić definiowanie wielu etapów algorytmu rozliczania kosztów i uruchomienia ich w zdefiniowanej przez użytkownika kolejności.

14.1.3.4. Kolejność uruchamiania etapów, może być przez użytkownika dowolnie zmieniana (kolejność nie może być zapisana w definicji algorytmu)

15. PLAN FINANSOWI I ANALIZY

15.1. Plan finansowy – Budżetowanie i Controlling

15.1.1. Możliwość tworzenia planów finansowych przychodów i kosztów (np. wg. miejsc powstawania kosztów, prowadzonych projektów, realizowanych zadań, itp.) – wykorzystujących automatyczną konsolidację i dekompozycję danych.

15.1.2. Możliwość definiowania własnej struktury planu finansowego niezależnie od układu wynikającego z Planu Kont – Budżet Zarządczy

15.1.3. Możliwość tworzenia planu finansowego na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej – tworzenie indywidualnych budżetów komórkowych, jak i zbiorczego budżetu skonsolidowanego

15.1.4. Automatyczne nanoszenie wykonania (realizacji) planu finansowego na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie (zarówno już zaksięgowanych, jak i zaksięgowanych wstępnie).

15.1.5. Możliwość wglądu w realizację planu finansowego dla większej liczby pracowników, z uwzględnieniem ograniczeń dostępu do danych.

15.1.6. Mechanizm parametryzowanych raportów, w tym z elementami graficznymi, przedstawiających stan ich realizacji i odchylenia.

15.1.7. Mechanizmy ułatwiające tworzenie kolejnych wersji planu finansowego w oparciu o automatyczne procesy sterowane wskazanymi parametrami – np. tworzenie budżetu w oparciu o proporcje wynikające z wykonania roku poprzedniego

15.1.8. Możliwość dodawania komentarzy i notatek do formularzy planu finansowego

15.1.9. Możliwość załączania dokumentów zewnętrznych (Word., Excel) i ich dystrybucja do użytkowników systemu

15.1.10. Możliwość eksportowania szablonów i zestawień planu finansowego do formatów xls i pdf.

15.1.11. Możliwość dokonywania zmian w strukturze planu finansowego (dodawanie, przenoszenie komórek organizacyjnych, dodawanie usuwanie kategorii budżetowych) w dowolnym momencie

15.1.12. Tworzenie budżetu na podstawie historycznego budżetu i danych historycznych.

15.1.13. Tworzenie budżetu na podstawie historycznego planu finansowego oraz rzeczywistych i procentowych danych o wzrostach i zmniejszeniach.

15.2. Budżetowanie i kontroling

15.2.1. Możliwość planowania budżetu

15.2.2. System umożliwia wprowadzenia planów kont, grup kont księgi głównej dla celów planowania

15.2.3. Wsparcie definiowania i obsługi procesu uzgadniania i zatwierdzania planu finansowego wewnątrz jednostki

15.2.4. Możliwość zastosowania technologii Drill Down (drążenie danych, od ogółu do szczegółu) we wszystkich wersjach i wariantach planowania

15.2.5. Mechanizmy umożliwiające alokację wybranych wartości ekonomicznych do wskazanych komórek organizacyjnych i kategorii planu finansowego (np. alokacja kosztów ogólnych na wybrane komórki organizacyjne, czy Umowy)

15.2.6. Dystrybucja dedykowanych szablonów planowania do wskazanych użytkowników

15.2.7. Mechanizmy zarządzania rolami i uprawnieniami użytkowników z dokładnością do poszczególnych elementów struktur planowania . Możliwość definiowania indywidualnych praw dostępu do danych oddzielnie w sferze zapisu i odczytu.

15.2.8. Możliwość ręcznego wprowadzania danych o planie finansowym i jego wykonaniu

15.2.9. Możliwość planowania planu finansowego w układzie "od dołu" i "od góry"

15.2.10. Możliwość planowania i rozliczania zakupów wg zdefiniowanych kategorii zakupów (planowanie zakupów ilościowe i wartościowe)

15.2.11. Możliwość kontroli ilościowej i/lub wartościowej realizacji zakupów

15.2.12. Możliwość zasilania planu na podstawie wprowadzonych planów Zakupowych

15.2.13. Możliwość określenia Dysponenta dla danej kategorii kosztowej z obsługa przypisania prawa do edycji oraz zatwierdzania planu kategorii dla całej instytucji

15.2.14. Automatyczne blokowanie środków pod realizacje zakupów

15.2.15. Automatyczne zwalnianie zablokowanych i niewykorzystanych w procesie zakupów środków w planie

15.2.16. Możliwość tworzenia planu w układzie zadaniowym i źródeł finansowania

15.2.17. Planowanie zakupów na przyszły rok na podstawie obrotów magazynowych w danej komórce kosztowej

15.3. Analizy zarządcze

15.3.1. Możliwość tworzenia dowolnych analiz wskaźnikowych z automatyczną aktualizacją wartości wskaźników

15.3.2. Możliwość zapisywania stworzonych przez użytkownika raportów i analiz

15.3.3. Możliwość tworzenia raportów sięgających bezpośrednio do danych z budżetu i innych modułów źródłowych

15.3.4. Możliwość tworzenia zestawień i analiz sięgających do wielu komórek organizacyjnych i pozwalających na konsolidację danych finansowych

15.3.5. Możliwość tworzenia zestawień i analiz obejmujących wiele lat obrotowych

15.3.6. Możliwość tworzenia wielowymiarowych analiz w technologii OLAP, ze szczegółowym dostępem do wymiarów planu kont i lat obrotowych

15.3.7. Możliwość budowania zestawień z dowolnym przedziałem dat, innym jak rok obrotowy

15.3.8. Możliwość wprowadzania do raportów elementów wyliczanych na bazie algorytmów

15.3.9. Możliwość eksportowania raportów do formatu xls.

15.3.10. Możliwość tworzenia hierarchicznej struktury centrów kosztów i przychodów

15.3.11. Możliwość różnorodnej graficznej prezentacji danych. (Wykresy, drzewa dekompozycji, grafy rozkładu strukturalnego itp.)

15.3.12. Możliwość definiowania Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI). Automatyczne wskazywanie ich trendów przy pomocy symboli graficznych

15.3.13. Możliwość tworzenia wskaźnikowych kart wyników (zbiorcze zestawienia KPI) dla dowolnych zdefiniowanych obszarów działalności instytutu.

15.3.14. Możliwość tworzenia Pulpitów Menadżerskich zawierających kluczowe raporty, analizy, karty wyników, grafy dedykowanych dla użytkowników systemu

15.3.15. Mechanizmy zarządzania rolami i uprawnieniami użytkowników

15.3.16. Możliwość generowania zestawień kosztów według zadanych kryteriów

15.4. Analizy finansowe

15.4.1. Możliwość elastycznego definiowania przez użytkownika zestawień dotyczących zbiorczych informacji na temat rozliczonych kosztów komórki organizacyjnej.

15.4.2. Analiza kosztów bezpośrednich w rozbiciu na koszty rodzajowe.

15.4.3. Analiza kosztów pośrednich w rozbiciu na koszty rodzajowe.

15.4.4. Analiza kosztów całkowitych (bezpośrednich + pośrednich) w rozbiciu na koszty rodzajowe.

15.5. Sprawozdawczość i analizy finansowe

15.5.1. Przygotowywanie zestawień kosztów w różnych układach, np. według zużycia poszczególnych rodzajów materiałów.

15.5.2. Zestawianie przychodów według grup, miejsc ich powstania itp.

15.5.3. Możliwość zdefiniowania wzorców wspomagających rozliczanie.

15.5.4. Rozliczanie kosztów ogólnych firmy, np. według zatrudnienia, powierzchni, kosztów wynagrodzeń.

15.5.5. Wyliczanie danych do deklaracji VAT7, z proporcją rozliczenia VAT.

15.5.6. Wyliczanie danych do miesięcznej informacji podsumowującej VAT-UE

15.5.7. Naliczanie i drukowanie deklaracji CIT-8 z możliwością ich przesyłania do Urzędu Skarbowego w formie elektronicznej.

15.5.8. Bezpośredni wybór kont z planu kont oraz pozycji bilansu i rachunku zysków i strat.

15.5.9. Dane do sprawozdania F01 zgodnie z wymaganiami GUS.

15.5.10. Gotowe wzory deklaracji podatkowych VAT-7, VAT-UE, CIT-8, CIT-ST, w układzie zgodnym z wymaganiami Urzędów Skarbowych.

15.5.11. Wzorcowe arkusze obrotów kont i sald.

15.5.12. Xxxxxxx bilansu, rachunku zysków i strat w dowolnych przedziałach czasu.

15.5.12.1. Arkusz do przygotowania sprawozdania przepływów środków pieniężnych metodą pośrednią

15.5.12.2. Arkusz do przygotowania sprawozdania ze zmian w kapitale własnym.

15.5.13. Możliwość raportowania dokumentów na przestrzeni kilku lat obrachunkowych.

15.5.14. Modyfikowanie wzorcowych szablonów i dostosowywanie ich do własnych potrzeb.

15.5.15. Automatyczne wczytywanie danych do zdefiniowanych raportów i zestawień.

15.5.16. Dwupoziomowa ochrona przechowywanych danych - poprzez wprowadzenie hasła użytkownika oraz zabezpieczenie przed przeglądaniem bądź modyfikowaniem danych za pomocą innych programów.

15.5.17. Możliwość tworzenia przez Użytkownika dowolnych zestawień w oparciu o dane zgromadzone na kontach księgowych w MS Excel lub w innej formie elektronicznej umożliwiającej prezentację graficzną danych oraz możliwość zmian tych danych na raporcie przez Użytkownika.

15.5.18. Wbudowany mechanizm tworzenia wielowymiarowych zestawień w oparciu o dane zgromadzone w bazie danych systemu, na przykład zestawienia kosztów, przychodów, zobowiązań, należności i sprzedaży

15.5.19. Wbudowany mechanizm tworzenia wielowymiarowych tabel w technologii OLAP w oparciu o dowolne dane zgromadzone w bazie danych systemu, na przykład zestawienia kosztów, przychodów, zobowiązań, należności i sprzedaży

15.5.20. Możliwość tworzenia wielowymiarowych analiz kosztów w podziale na wszystkie składniki analityki kosztów.