Regulamin Uczestnictwa w strefie targowej
Regulamin Uczestnictwa w strefie targowej
towarzyszącej 29. Międzynarodowemu Festiwalowi Komiksu i Gier
Definicje
Organizator zwany też Wynajmującym - „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi, xx. Xxxxxxx 0/0, 90- 002 Xxxx, XXX 0000000000, REGON 100522238, instytucja kultury wpisana do rejestru pod nr RIK/2/2008 przez Urząd Miasta Łodzi, reprezentowana przez Xxxx Xxxxxxx Modera – Dyrektora.
Wystawca zwany też Najemcą - może być osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, której przysługuje zdolność prawna, która w wyznaczonym terminie zgłosi swój udział w wydarzeniu poprzez wysłanie Formularza Zgłoszeniowego, i po dokonaniu zatwierdzenia zgłoszenia przez Organizatora (Wynajmującego) dokona wpłaty określonej w przesłanym zatwierdzeniu.
Targi – strefa targowa towarzysząca 29. Międzynarodowemu Festiwalowi Komiksu i Gier, odbywającemu się w dniach 14-16 września 2018 r. w Miejskiej Arenie Kultury i Sportu Sp. z o.o. przy xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000, Xxxx, Xxxxxx, realizowanemu przez Organizatora, mającemu na celu prezentację i promocję sztuki komiksowej i gier komputerowych.
Formularz zgłoszeniowy – formularz zawierający niezbędne dane Wystawcy, będący podstawą rejestracji Wystawcy oraz dokonania jego ostatecznego zatwierdzenia przez Wynajmującego i zawarcia z nim Umowy Najmu Powierzchni Wystawienniczych w następstwie dokonania wpłaty określonej w zatwierdzeniu.
Zatwierdzenie zgłoszenia – informacja przesłana przez Wynajmującego do Wystawcy, za pośrednictwem poczty email, na adres email wskazany w Formularzu zgłoszeniowym, zawierająca potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i zgodę Organizatora na zawarcie umowy najmu powierzchni wystawienniczej na warunkach wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym i w postanowieniach niniejszego regulaminu, oraz wskazująca termin i wysokość wpłaty, jaką musi uiścić Wystawca aby taka umowa została zawarta z datą dokonania takiej wpłaty, wraz ze wskazaniem kodu identyfikującego wpłatę który musi być wskazany w tytule wpłaty.
Umowa Najmu Powierzchni Wystawienniczych – umowa zawarta między Wynajmującym a Najemcą na czas wydarzenia w celu jego właściwego zorganizowania, określająca prawa i obowiązki Wynajmującego i Najemcy, zawierana w trybie niniejszego regulaminu, za pośrednictwem korespondencji email i poprzez dokonanie wpłaty określonej w przesłanym zatwierdzeniu, na którą to umowę składają się odpowiednio do tego Formularz zgłoszeniowy, zatwierdzenie zgłoszenia i dowód wpłaty kwoty określonej w przesłanym zatwierdzeniu zgłoszenia.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin, zwany dalej ”Regulaminem uczestnictwa”, określa zasady zgłaszania udziału w strefie targowej towarzyszącej 29. Międzynarodowemu Festiwalowi Komiksu i Gier i tryb zawarcia i warunki umowy najmu powierzchni wystawienniczej.
2. Strefa targowa towarzysząca 29. Międzynarodowemu Festiwalowi Komiksu i Gier – impreza, której tematem jest promocja sztuki komiksowej i ilustratorskiej, odbywająca się w dniu i miejscu na zasadach określonych w „Regulaminie Uczestnictwa”, zwana dalej Targami.
3. Dane Organizatora: „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi, ul. Targowa 1/3, 90-002 Łódź, NIP 725 1972744, REGON 100522238, instytucja kultury wpisana do rejestru pod nr RIK/2/2008 przez Urząd Miasta Łodzi, reprezentowana przez Xxxx Xxxxxxx Modera - Dyrektor, zwanego także Wynajmującym
4. Dane kontaktowe: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xx0xxxx.xx 500546653.
5. Wystawcą (zwany także Najemcą) może być osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, której przysługuje zdolność prawna.
6. Każda osoba przystępując do uczestnictwa w targach zobowiązana jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem, zaś dokonanie wpłaty na rachunek Organizatora (Wynajmującego) po otrzymaniu przesłanego za pośrednictwem email zatwierdzenia zgłoszenia i zgodnie z treścią tego zatwierdzenia, jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z tym regulaminem, akceptacją jego postanowień i skutkuje zawarciem umowy najmu na warunkach wynikających z niniejszego regulaminu.
§ 2. Rodzaje i zakres świadczonych usług
1. Organizator umożliwia Wystawcy najem powierzchni wystawienniczej na czas oznaczony trwaniem 29. Międzynarodowego Festiwalu Komiksu i Gier oraz świadczy dodatkowe usługi w zakresie określonym w Umowie Najmu powierzchni wystawienniczej.
2. Za pośrednictwem „Formularza zgłoszeniowego”, prowadzona jest rejestracja Wystawców, w wyniku której zawierana jest Umowa Najmu powierzchni wystawienniczych na czas trwania Targów.
3. Umowa zawierana jest między Organizatorem a Wystawcą.
4. Warunkiem udziału w Targach i zawarcia umowy najmu jest przesłanie Formularza zgłoszeniowego i dokonanie zapłaty za najem powierzchni wystawienniczej. Data wpłaty jest datą zawarcia umowy najmu, na warunkach wynikających z Formularza zgłoszeniowego, zatwierdzenia przesłanego przez Wynajmującego i postanowień niniejszego regulaminu. Warunkiem zawarcia umowy w opisany sposób jest zgodność wpłaty z treścią zatwierdzenia jakie prześle Organizator (Wynajmujący) w szczególności zgodność danych identyfikujących tytuł wpłaty z danymi wskazanymi w zatwierdzeniu. Dokonanie wpłaty przed uzyskaniem zatwierdzenia lub niezgodnie z treścią zatwierdzenia nie skutkuje zawarciem umowy i nie rodzi po stronie Organizatora żadnych zobowiązań względem osoby która dokona takiej wpłaty, za wyjątkiem obowiązku dokonania zwrotu takiej wpłaty wedle przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu i zwrocie nienależnego świadczenia.
5. Wystawca potwierdza, iż przyjął do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych, które mogą wyniknąć z uczestnictwa Wystawcy w Targach.
6. Organizator nie gwarantuje Wystawcy liczby uczestników Targów.
7. Organizator nie odpowiada za naruszenia i działania niezgodne z prawem podejmowane przez innych Wystawców oraz przez osoby trzecie na ich stoiskach.
8. Szczegółową lokalizację powierzchni objętej najmem na terenie gdzie odbywają się Targi ustala Organizator.
§ 3. Zasady uczestnictwa w Targach
1. Wszystkie ceny powierzchni wystawienniczych, podawane w Formularzu zgłoszeniowym są w złotych polskich i zawierają podatek VAT.
2. Warunkiem udziału w Targach jest:
a. zarejestrowanie się poprzez wysłanie emaila na adres Organizatora: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx zawierającego wypełniony Formularz zgłoszeniowy, co stanowi też potwierdzenie zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu i akceptację jego postanowień;
b. opłacenie pełnej kwoty opłaty za stanowisko, w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia Formularza, zgodnie z treścią przesłanego zatwierdzenia, co skutkuje zawarciem umowy powierzchni wystawienniczej na warunkach wynikających z niniejszego regulaminu. Wskazane wpłaty należy uiszczać na rachunek Organizatora tj.:
96 1440 1231 0000 0000 1041 6965
c. w przypadku Wystawcy będącego osobą fizyczną – wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, stanowiącej załącznik [załącznik nr 5] do niniejszego regulaminu po zapoznaniu się z Obowiązkiem informacyjnym wystawcy - [załącznik nr 4]
3. Wysłanie Formularza zgłoszeniowego oznacza złożenie oferty uczestnictwa w Targach przypadku Wystawców. Zgłoszenia zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu należy dokonywać do dnia 14 sierpnia 2018. W przypadku Wystawcy będącego osobą fizyczną do formularza zgłoszeniowego musi być załączone wypełnione i podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. Brak załączenia w/w oświadczenia będzie skutkował pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania.
4. W Formularzu zgłoszeniowym Wystawca zobowiązany jest podać odpowiednio w takim zakresie w jakim go to dotyczy następujące dane i załączyć poniższe informacje:
a) imię i nazwisko Xxxxxxxx/nazwa firmy Wystawcy
b) dane do faktury NIP, REGON / NIP lub Pesel w przypadku osób fizycznych
c) adres e-mail, numer telefonu
d) specyfikację zamówienie stoisk standardowego, powierzchni niezabudowanej, stolika na giełdzie kolekcjonerskiej lub liczby metrów zabudowanych i wyposażenia dodatkowego
e) napis na fryzie
f) prezentowane podczas Targów produkty
5. W celu zawarcia Umowy Organizator dokona weryfikacji zgłoszenia i rozpozna ofertę Wystawcy, po wykonaniu czego odpowiednio do swojego uznania dokona:
a) Zatwierdzenia przez Organizatora Formularza zgłoszeniowego w ciągu 5 dni roboczych od wpływu tego formularza do Organizatora, wraz ze wskazaniem Wystawcy warunków dokonania wpłaty, która będzie skutkować zawarciem umowy,
b) pozostawi Formularz zgłoszeniowy bez rozpoznania, co będzie równoznaczne z brakiem zainteresowania ofertą Wystawcy.
6. W przypadku wątpliwości, lub potrzeby pozyskania dodatkowych informacji Organizator może zwrócić się do Wystawcy o uzupełnienie stosownych danych.
7. O zatwierdzeniu Formularza zgłoszeniowego Wystawca zostanie poinformowany drogą elektroniczną, na adres e-mail podany w Formularzu.
8. Przesyłając Formularz zgłoszeniowy, Wystawca wyraża zgodę na używanie swojego logotypu oraz oznaczenia firmy przez Organizatora dla celów związanych z organizacją imprezy
targowej. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz oznaczenie firmy przekazane Organizatorowi stanowią własność Wystawcy i nie narusza praw osób trzecich.
§ 4. Rezygnacja z uczestnictwa
1. Po dokonaniu wpłaty zgodnie z warunkami przekazanymi w zatwierdzeniu zgłoszenia ewentualna rezygnacja przez Wystawcę z uczestnictwa w Targach nie skutkuje rozwiązaniem umowy i nie uprawnia go do żądania zwrotu wpłaconej kwoty.
2. Za rezygnację z udziału w Targach uważa się również brak zagospodarowania przestrzeni wystawienniczej przez Wystawcę do godziny 12:00 w dniu rozpoczęcia Targów.
3. Zatwierdzenie uczestnictwa Wystawcy w Targach traci moc, jeżeli Wystawca nie dokona wpłaty w wyznaczonym w zatwierdzeniu zgłoszenia terminie. W takim przypadku osoba zainteresowana uczestnictwem może ponownie dokonać zgłoszenia na ogólnych zasadach określonych w niniejszym regulaminie.
4. Organizator może odwołać zatwierdzenie w każdym czasie także po dokonaniu wpłaty i tym samym będzie to skutkować rozwiązaniem umowy, w przypadku nieprzestrzegania przez Wystawcę przepisów Regulaminu, dobrych obyczajów lub zasad uczciwej konkurencji.
5. W powyższych przypadkach Organizator może: rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym oraz żądać naprawienia szkody.
§ 5. Zasady organizacyjne
1. Urządzanie stoisk przez Wystawców odbywa się 13 września (czwartek) w godz. 17.00 – 21.00 oraz 14 września (piątek) w godz. 8.00 – 12.00. Montaż stoiska nie może odbywać się w godzinach otwarcia Targów dla pozostałych uczestników, w szczególności kupujących.
2. Zakończenie najmu powierzchni wystawienniczej następuje z dniem 16 września 2018 r. (niedziela) o godzinie 18.00 i Wystawca ma obowiązek opuścić stoisko i usunąć wszelki sprzęt i materiały stanowiące jego mienie oraz przekazać stoisko Organizatorowi w stanie niepogorszonym i zgodnym z postanowieniami niniejszego regulaminu najpóźniej do godziny
21.00. W przypadku nie wykonania tego obowiązku lub jego nienależytego wykonania będzie sporządzona przez Organizatora stosowna dokumentacja (fotografia, protokół, notatka, itp.) obrazująca stan stoiska i będzie to stanowić podstawę dochodzenia dalszych roszczeń względem Najemcy, przy czym:
a) Za każdą godzinę przedłużonego zajmowania stoiska po godzinie 21:00 (16.09.2018) będzie naliczana opłata w wysokości 100 złotych brutto,
b) Jeżeli zaś na skutek takiego przedłużonego zajmowania stoiska Organizator nie będzie mógł zakończyć demontażu całej strefy targowej i wydania obiektu MAKS Sp. z o.o. do godziny 12.00 dnia 17.09.2018 r., wówczas Organizator będzie uprawniony dodatkowo do żądania ewentualnego dalszego odszkodowania jeżeli wysokość szkody przekroczy kwotę naliczoną w sposób opisany w pkt. a powyżej.
3. Lokalizacja i przestrzeń wystawiennicza Wystawcy wyznaczane są przez Organizatora.
4. Poprawa lub zmiana ekspozycji oraz inne działania organizacyjne Wystawcy mogą być dokonywane tylko w godzinach, w których Targi są nieczynne dla innych uczestników.
5. Demontaż stoiska nie może zostać rozpoczęty przed godziną zakończenia Targów wskazaną w programie imprezy targowej dostępnym u Organizatora.
6. W przypadku braku doprowadzenia do stanu pierwotnego powierzchni wystawienniczej po demontażu stoiska, Organizator zleci czynności porządkujące na koszt i ryzyko Wystawcy.
7. Powierzchnia wystawiennicza bez przygotowanego stoiska do godz. 12.00 w dniu rozpoczęcia Targów może zostać objęta przez innego Wystawcę lub zaaranżowana bezpośrednio przez Organizatora. Koszty uczestnictwa w takim wypadku nie podlegają zwrotowi stosunku do Wystawcy.
8. Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska materiałów reklamowych techniką, która może je uszkodzić. Do ścian stoiska nie wolno niczego przybijać i przykręcać. Do ścian można przyklejać tylko papierowe plakaty taśmą, którą dysponuje Organizator. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia Organizator obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami ścian.
9. Organizator informuje że w obszarze hali Atlas Areny znajduje się parking, przy czym zasady korzystania z tego parkingu określa zarządca tego obiektu MAKS Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi.
10. Poziom hałasu na stoisku nie może wpływać na swobodne i komfortowe korzystanie z innych stoisk, chyba, że Wystawca ustalił z Organizatorem inaczej.
11. Wystawca ma obowiązek zabezpieczyć swoje mienie przed kradzieżą i zniszczeniem w czasie trwania Targów.
12. Wystawca oświadcza, iż w razie pozyskiwania na stoisku danych osobowych oraz przeprowadzania losowania nagród, posiada w tym celu stosowne zgody, w tym organów państwa.
13. Wystawca obowiązany jest do współudziału w promocji Targów, w szczególności poprzez stosowną reklamę na swojej stronie internetowej i w kanałach social media.
14. Wystawca nie może podnajmować lub oddawać do bezpłatnego używania powierzchni wystawienniczej innym podmiotom.
15. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych przez osoby i firmy niebędące Wystawcami w miejscu trwania Targów.
16. Wystawca zobowiązuje się do niepodłączania innych niż zgłoszone Organizatorowi urządzeń elektrycznych.
17. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk podczas Targów oraz do skorzystania z tych materiałów dla celów własnych. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie. Wykorzystanie wizerunku Wystawców wymaga zdobycia przez Organizatora odrębnej zgody.
§ 6. Zasady bezpieczeństwa
1. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów porządkowych, BHP i przeciwpożarowych budynku, w którym mają miejsce Targi.
2. Wystawca nie może blokować ciągów komunikacyjnych i wyjść ewakuacyjnych, umieszczać oświetlenia i innych urządzeń termicznych bezpośrednio na posadzce i w pobliżu materiałów łatwopalnych, samodzielnie podpinać energii elektrycznej i przeprowadzać kable przez ciągi komunikacyjne. Podłączenia energii elektrycznej może wykonać tylko osoba upoważniona przez Organizatora.
3. W okresie montażu i demontażu powierzchni wystawienniczej, jak i w okresie trwania Targów, Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko eksponatów, sprzętu oraz urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub ubytkami.
4. Wystawca prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie obejmującym szkody mogące powstać podczas Targów.
5. Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Organizatora o wszelkich zagrożeniach i szkodach.
6. Wystawca wraz z zawarciem umowy w trybie opisanym w niniejszym regulaminie (w tym zwłaszcza w § 2 ust. 4 regulaminu) potwierdza zapoznanie się z treścią regulaminu obiektu, instrukcji postepowania w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, które podlegały udostepnieniu wraz z niniejszym regulaminem na stronie internetowej Organizatora.
§ 7. Odpowiedzialność
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Wystawcy z winy nieumyślnej i odpowiada za szkody wyłącznie w granicach rzeczywistych strat poniesionych przez tego Wystawcę.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie nienależytej staranności, szkody majątkowe i niemajątkowe lub uszkodzenia ciała oraz jakiekolwiek inne straty Wystawcy w czasie trwania Targów, z wyjątkiem szkód powstałych z winy Organizatora.
3. Okoliczność, że działanie lub zaniechanie Organizatora, z którego szkoda wynikła, stanowiło niewykonanie lub nienależyte wykonanie istniejącego uprzednio zobowiązania, wyłącza roszczenia o naprawienie szkody z tytułu czynu niedozwolonego.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania stoiska, w tym za szkody wyrządzone przez Wystawcę innym uczestnikom Targów i kupującym. W przypadku roszczeń osób trzecich, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty Organizatora.
5. Na wyłączenia odpowiedzialności Organizatora nie wpływa podejmowanie przez niego środków ostrożności i zabezpieczenia Targów.
6. Organizator nie odpowiada za działania niezgodne z prawem podejmowane na stoisku przez Wystawcę.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca lub czasu Targów, a także do ich odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Wystawca o zmianie tej i okolicznościach zostanie poinformowany niezwłocznie telefonicznie, bądź na adres e-mail, podane w Formularzu. ystawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia, za wyjątkiem zwrotu wpłaconej kwoty w przypadku odwołania Targów.
8. Wystawca ponosi odpowiedzialność za prezentowane przez siebie wizerunki i utwory (plastyczne, muzyczne, audiowizualne) w czasie trwania Targów. W przypadku roszczeń osób trzecich lub instytucji, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty Organizatora oraz zwolnić go z wszelkie odpowiedzialność w tym zakresie.
9. Wystawca ponosi odpowiedzialność za realizowaną przez siebie reklamę w czasie trwania Targów. 10. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni wystawienniczej.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, w tym zwłaszcza przepisy regulujące umowę najmu, oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
2. Wszelkie dodatkowe i indywidualne porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W przypadku nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, z wyjątkiem postanowień, których treść - po wyłączeniu postanowień nieważnych - nie da się w sposób racjonalny pogodzić z resztą Umowy.
Nieważne postanowienia Regulaminu zostaną zastąpione ważnymi postanowieniami, których treść w sposób jak najbardziej zbliżony odpowiadać ich gospodarczemu celowi. Powyższe znajduje odpowiednie zastosowanie także w przypadku częściowej nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu.
4. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności prawnych lub organizacyjnych. W przypadku dokonania zmian w Regulaminie, Organizator poinformuje Użytkowników o wprowadzonych zmianach, w dniu ich nastąpienia. W razie braku akceptacji zmienionego Regulaminu, Wystawca ma możliwość rezygnacji z uczestnictwa w Targach w czasie 14 (czternastu) dni od uzyskania informacji o zmianie Regulaminu. Rezygnacja powinna być złożona poprzez wysłanie jej na adres e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5. Wszelkie spory Organizator i Wystawca zobowiązują się rozwiązywać działając w dobrej wierze i w poszanowaniu słusznego interesu obu stron, a w przypadku niemożności rozwiązania sporu w sposób polubowny, w stosunkach z Wystawcami prowadzącymi działalność gospodarczą sądem właściwym będzie Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
6. Integralną część niniejszego regulaminu stanowią wzory Formularzy zgłoszeniowych i zawarte tam cenniki. Zgodnie z powyższym załącznikami do niniejszego regulaminu są:
a) Formularz zamówienia stoiska standardowego [załącznik nr 1]
b) Formularz zamówienia stoiska niestandardowego [załącznik nr 2]
c) Formularz zamówienia – giełda kolekcjonerska [załącznik nr 3]
d) Obowiązek informacyjny dla osoby fizycznej [załącznik nr 4]
e) Formularz zgody – w przypadku osoby fizycznej [załącznik nr 5]