Umowa na realizację usług obsługi technicznej i serwisowej dla systemu CRPIP (Centralny Rejestr Pielęgniarek i Położnych)

Projekt

Umowa na realizację usług obsługi technicznej i serwisowej

dla systemu CRPIP (Centralny Rejestr Pielęgniarek i Położnych)

zawarta w Warszawie, dnia ………………………….. 2018 roku pomiędzy:

Naczelną Izbą Pielęgniarek i Położnych z siedzibą w Warszawie (02-757), xx. Xxxx 00/00,
XXX 000-00-00-000, REGON 010001339, dalej zwaną Zamawiającym w imieniu i na której rzecz działają:

- Prezes Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych – Xxxxx Xxxxx

- Skarbnik Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych – Xxxxxx Xxxxxx

1. a

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

, dalej zwaną Wykonawcą, reprezentowaną przez:

- ………………………………………..

§ 1. Przedmiot Umowy. Ogólne.

1. Przedmiotem Umowy jest realizacja usług obsługi technicznej i serwisowej dla systemu CRPIP (Centralny Rejestr Pielęgniarek i Położnych), dalej „System”, stworzenie nowych funkcjonalności oraz określenie na jakich warunkach Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych.

2. Umowa jest zawierana na skutek wyboru przez Zamawiającego oferty Wykonawcy w drodze postępowania prowadzonego jako „Zapytanie ofertowe 2/2018”. Zapytanie ofertowe i oferta Wykonawcy stanowi Załącznik nr 4 i 5 do niniejszej Umowy. W przypadku sprzeczności treści oferty z niniejszą Umową, rozstrzygające są postanowienia niniejszej Umowy.

3. Niniejsza Umowa obejmuje określenie zasad realizacji przez Wykonawcę zadania określonego
   w zapytaniu ofertowym.

4. Zamawiający oświadcza, z zastrzeżeniem ust. 5, że posiada pełne prawa autorskie do Systemu.

5. Zamawiający oświadcza, że posiada sublicencję do korzystania z Platformy Internetowej Serum funkcjonującej w ramach Systemu uzyskaną od licencjobiorcy Skarbu Państwa – Ministra Zdrowia. Sublicencja upoważnia Zamawiającego do korzystania bezterminowo, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w zakresie obejmującym wyłącznie funkcjonowanie Platformy Internetowej Serum w ramach Systemu i udostępniania jej wszystkim użytkownikom końcowym, z którymi Zamawiający będzie współpracował w ramach funkcjonowania Systemu, na polach eksploatacji określonych w § 3 ust. 3 Umowy sublicencji. Umowa sublicencji stanowi załącznik nr 6 do niniejszej Umowy.

6. Zamawiający oświadcza, że jest Współadministratorem danych osobowych w Systemie oraz, że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierzył je Wykonawcy.

7. Wykonawca oświadcza że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej profesjonalnie zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych, posiada w tym zakresie niezbędną wiedzę, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz daje rękojmię należytego wykonania niniejszej Umowy.

8. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca okaże Zamawiającemu stosowne referencje, wykaz doświadczenia, informacje finansowe lub inne dowody, iż Wykonawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

§ 2. Usługi obsługi technicznej i serwisowej dla Systemu i stworzenie nowych funkcjonalności

1. Usługi obsługi technicznej i serwisowej dla Systemu i stworzenie nowych funkcjonalności obejmują:

1. Bieżącą obsługę techniczną i serwisową dla Systemu obejmującą:

1. naprawę usterek technicznych Systemu uniemożliwiających jego pracę – w ciągu 24 godzin;

2. naprawę pozostałych usterek technicznych Systemu – w ciągu 3 dni roboczych;

3. wykonanie raportów statystycznych w ciągu 14 dni;

4. utrzymanie, nadzór i zarządzanie bazą danych Systemu oraz administracja serwerami – realizowane zdalnie bez limitów działań pod warunkiem zapewnienia przez Zamawiającego zdalnego dostępu administracyjnego do serwera;

5. zarządzanie kontami administracyjnymi Systemu;

6. udzielanie konsultacji telefonicznych i e-mailowych pracownikom Zamawiającego oraz innym użytkownikom w związku z eksploatacją Systemu;

7. monitorowanie parametrów związanych z wydajnością i efektywnością pracy systemu (samego Systemu, bazy danych, serwera aplikacji, serwera bazy danych, systemu operacyjnego oraz sprzętu);

8. wykonanie w każdy dzień roboczy archiwizacji danych Systemu na wskazaną przez Zamawiającego lokalizację.

9. Wykonanie w każdy pierwszy dzień miesiąca kopii danych umożliwiających odbudowę instancji oraz odbudowy instancji, na wskazaną przez Zamawiającego lokalizację. Czynności wymagające fizycznego dostępu do serwera bazy danych wykona Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą.

10. Wykonanie w każdy pierwszy dzień miesiąca kopii aplikacji na wskazaną przez Zamawiającego lokalizację.

11. przeprowadzanie testów odtworzeniowych w środowisku testowym 2 razy do roku i ich udokumentowanie, prezentacja wyników Zamawiającemu oraz określenie i wdrożenie ewentualnych działań korekcyjnych;

12. monitorowanie działania Systemu, bazy danych, serwera aplikacji, serwera bazy danych, systemu operacyjnego pod kątem wykrywania incydentów naruszenia bezpieczeństwa i informowanie o wykrytych niebezpieczeństwach;

13. realizowanie przez Wykonawcę okresowych konsultacji w zakresie rozbudowy i zmiany konfiguracji systemu. Opiniowanie przydatności i możliwości nowych rozwiązań technologicznych dotyczących Systemu. Wykonywanie uzgodnionych z Zamawiającym modyfikacji Systemu;

14. dostosowywanie Systemu do przepisów prawa, których respektowanie jest dla Zamawiającego obowiązkowe – w ciągu 14 dni;

15. wykonanie zmian bieżących w systemie w ciągu 30 dni;

16. aktualizacja dokumentacji Systemu w związku ze zmianami wprowadzonymi
    w Systemie oraz przekazywanie jej wraz z kodami źródłowymi Systemu według stanu na ostatni dzień każdego kwartału – w ciągu 30 dni od zakończenia kwartału;

17. dostosowywanie Systemu do nowych technologii;

18. przeprowadzenie analizy ryzyka Systemu przetwarzania powierzonych danych osobowych i udostępnienie jej Zamawiającemu oraz stosowania się do jej wyników, co do organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych.

2. Stworzenie w terminie do dnia 30 czerwca 2019 r.:

1. systemu (funkcjonalności) wystawiania elektronicznych zaświadczeń o niekaralności dostępnych on-line,

2. systemu (funkcjonalności) „Rejestr obywateli państw członkowskich UE wykonujących w RP czasowo i okazjonalnie zawód pielęgniarki lub położnej” dla 45 okręgowych izb pielęgniarek i położnych, zgodnego z zakresem wskazanym w art. 49 Ustawy o zawodach pielęgniarki i położnej.

2. Usługi określone w ust. 1 pkt 1 lit. n-q i pkt 2 nie będą obejmowały dokonywania zmian czy modyfikacji Platformy Internetowej Serum. Wykonawca dla potrzeb realizacji umowy będzie korzystał z Platformy Internetowej Serum w zakresie określonym w § 3 ust. 3 lit. a-c Umowy sublicencji, po uzyskaniu od Zamawiającego dostępu do korzystania z Platformy.

3. Wykonanie zadań przedmiotu Umowy będzie potwierdzane miesięcznym raportem wykonanych prac w zakresie usług wskazanych w ust. 1 ust. 1. Wzór raportu stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy.

§ 3 Przetwarzanie danych osobowych.

1. Charakter przetwarzania danych osobowych określony jest rolą podmiotu przetwarzającego pełnioną przez Wykonawcę polegającą na zapewnieniu obsługi technicznej i serwisowej dla Systemu.

2. Celem przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie Zamawiającemu wywiązywanie się z prawnych obowiązków związanych z prowadzeniem Systemu, a także w celu prowadzenia przez okręgowe rady pielęgniarek i położnych okręgowych rejestrów pielęgniarek i położnych.

3. Przetwarzanie danych osobowych obejmować będzie następujące rodzaje danych osobowych:

Dane zwykłe:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. nazwisko xxxxxx;

3. imiona rodziców;

4. płeć;

5. miejsce i datę urodzenia;

6. numer PESEL, a w przypadku jego braku - cechy dokumentu potwierdzającego tożsamość: nazwę i numer dokumentu oraz kraj wydania;

7. numer identyfikacji podatkowej (NIP);

8. obywatelstwo (obywatelstwa);

9. adres miejsca zamieszkania;

10. tytuł zawodowy;

11. numer zaświadczenia o prawie wykonywania zawodu albo o ograniczonym prawie wykonywania zawodu oraz numery poprzednich zaświadczeń o prawie wykonywania zawodu z określeniem organu wydającego zaświadczenie i daty wydania;

12. informację o posiadaniu prawa wykonywania zawodu w innym państwie niż Rzeczpospolita Polska;

13. informację o ograniczeniach w wykonywaniu zawodu;

14. nazwę ukończonej szkoły pielęgniarskiej lub szkoły położnych, numer dyplomu i datę jego wydania oraz rok ukończenia tej szkoły;

15. datę rozpoczęcia wykonywania zawodu;

16. datę i miejsce rozpoczęcia i ukończenia stażu podyplomowego - jeżeli dotyczy;

17. datę i rodzaj ukończonego kształcenia podyplomowego, nazwę organizatora kształcenia wydającego zaświadczenie oraz w przypadku szkolenia specjalizacyjnego - numer dyplomu oraz datę jego wystawienia;

18. stopień naukowy, datę jego uzyskania oraz nazwę organu nadającego stopień;

19. tytuł naukowy, datę jego uzyskania oraz nazwę organu nadającego tytuł;

20. nazwę pracodawcy oraz datę zatrudnienia i stanowisko, poczynając od daty rozpoczęcia wykonywania zawodu;

21. informację o prowadzeniu indywidualnej, indywidualnej specjalistycznej lub grupowej praktyki wraz z numerem wpisu do właściwego rejestru;

22. informację o zaprzestaniu wykonywania zawodu;

23. informację o czasowym zaprzestaniu wykonywania zawodu, o którym mowa w art. 26a;

24. informację o zawieszeniu prawa wykonywania zawodu;

25. informację o przyczynie wygaśnięcia prawa wykonywania zawodu;

26. stosunek do służby wojskowej - w odniesieniu do obywateli Rzeczypospolitej Polskiej;

27. informację o skreśleniu z rejestru pielęgniarek lub rejestru położnych prowadzonego przez właściwą okręgową radę pielęgniarek i położnych;

28. datę zgonu;

29. adres pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

30. cechy identyfikacyjne zaświadczenia wydanego przez odpowiednie władze lub organizacje państwa członkowskiego Unii Europejskiej, potwierdzającego wykonywanie zawodu pielęgniarki lub położnej w tym państwie;

31. cechy identyfikacyjne zaświadczenia wydanego przez odpowiednie władze lub organizacje państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie jednego z dyplomów, świadectw lub innych dokumentów potwierdzających posiadanie formalnych kwalifikacji do wykonywania zawodu pielęgniarki lub położne;

32. cechy identyfikacyjne polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dotyczącej wykonywania zawodu pielęgniarki lub położnej lub innego dokumentu potwierdzającego indywidualne lub zbiorowe środki zabezpieczenia w zakresie odpowiedzialności zawodowej;

33. okres, o ile jego określenie jest możliwe, miejsce i charakter zamierzonego okazjonalnego i czasowego wykonywania zawodu.

Dane szczególnych kategorii i dane karne:

1. dane o orzeczeniach ograniczających zakres czynności w wykonywaniu zawodu;

2. dane o orzeczeniach zawieszających prawa wykonywania zawodu;

3. dane o orzeczeniach pozbawiających prawa wykonywania zawodu.

4. Przetwarzanie danych osobowych będzie dotyczyć następujących kategorii osób:

1. pracownicy Naczelnej Izby Pielęgniarek i Położnych obsługujący System;

2. pracownicy Okręgowych Izb Pielęgniarek i Położnych obsługujący System;

3. pielęgniarki i położne posiadające prawo wykonywania zawodu pielęgniarki lub położnej.

5. Wykonawca przedstawił Zamawiającemu informacje i dokumenty potwierdzające, że Wykonawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obie Xxxxxx zachowują kopie przedstawionych dokumentów i dowody przedstawienia informacji, dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności.

6. Strony ustalają poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Systemie na wysoki w rozumieniu Rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2004 r. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

§ 4 Sposób świadczenia usług

1. Usługi, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 będą świadczone w dni robocze, w godz. od 8:00 do 16:00.

2. Zgłoszenia dotyczące formułowania wszelkich zleceń i realizacji usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 będą przekazywane przez Zamawiającego Wykonawcy w formie wiadomości elektronicznej na adres: ……………………………………….

3. Zlecenie Zamawiającego dotyczące realizacji usług powinno zawierać: opisy, słowniki, schematy i algorytmy niezbędne do prawidłowego wykonania zadania, a także priorytet i oczekiwany termin jego wykonania. Zamawiający jest zobowiązany do przekazania wyczerpujących danych, w innym przypadku Wykonawca ma prawo do odrzucenia zlecenia w ciągu 2 dni roboczych. Odrzucenie zlecenia musi wskazywać powód, uniemożliwiający jego realizację.

4. Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego kompletnego zlecenia ma obowiązek zatwierdzić je do realizacji w ciągu 3 dni roboczych. Termin realizacji zlecenia jest liczony od dnia jego zatwierdzenia przez Wykonawcę do realizacji.

5. Zgłoszenie zlecenia po godz. 16.00 dnia roboczego oraz w dni wolne od pracy (w tym w sobotę), powoduje rozpoczęcie biegu terminu zatwierdzenia do realizacji od następującego po nim dnia roboczego. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zmian wytycznych do zlecenia w trakcie jego realizacji, termin realizacji zlecenia zostaje liczony od dnia zaakceptowania zmian przez Wykonawcę.

6. Zgłoszenie przez Zamawiającego zmian do wykonanej przez Wykonawcę usługi zgodnie ze zleceniem, powodujących konieczność ponownego przystąpienia do realizacji zlecenia od podstaw, będzie traktowane przez Wykonawcę jako odrębne zlecenie z terminie realizacji biegnącym na nowo.

7. Wykonawca zapewnia w okresie obowiązywania niniejszej umowy bezawaryjne funkcjonowanie Systemu uwzględniające dokonane zmiany Systemu wynikające z realizacji niniejszej umowy w zakresie § 2 ust. 1 pkt 1 i 2.

8. Wykonawca przenosi niniejszym na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do rezultatów zmian wynikające z realizacji niniejszej umowy w zakresie § 2 ust. 1 pkt 1 i 2, w tym do zmienionych elementów kodu źródłowego, w szczególności na następujących polach eksploatacji:

1. wszelkie i nieograniczone korzystanie w dowolnym celu;

2. czasowa bądź trwała eksploatacja rezultatów na innym serwerze aniżeli przedstawiony do instalacji;

3. pobieranie i użytkowanie nowych wersji rezultatów, ich modyfikacji oraz aktualizacji bądź adaptacji;

4. dokonywanie wszelkich innych zmian w rezultatach;

5. pobieranie i odczytywanie danych poprzez sporządzenie własnych raportów oraz wyciągów z baz danych;

6. dekompilacji, odtwarzania, reprodukowania lub modyfikowania elementów rezultatów, w tym struktury ich baz danych w całości lub części;

7. sporządzania kopii w jakiejkolwiek formie w całości lub części;

8. użytkowanie oryginału oraz kopii zapasowej;

9. wprowadzanie zmian lub adaptacji rezultatów lub ich układu bez zgody Wykonawcy;

10. sprzedaży rezultatów, oddawanie w najem, leasing, odstępowanie nieodpłatne lub odpłatne, dzielenia się lub zbywania w całości lub w części;

11. udostępnianie w całości lub części osobom trzecim;

12. zawierania umów o ustanowieniu zastawu, którego przedmiotem byłyby prawa do rezultatów, wynikające z niniejszej Umowy;

13. cesja, transfer lub przeniesienie w inny sposób na osobę trzecią praw do rezultatów nabytych na podstawie Umowy, w tym do udzielania sublicencji bez zgody Wykonawcy w każdym z wymienionych w niniejszym ustępie przypadków;

14. wprowadzanie do pamięci komputera, do sieci komputerowej i/lub multimedialnej w nieograniczonej ilości i wielkości nakładów;

15. utrwalanie na jakimkolwiek nośniku, w szczególności na: dyskach komputerowych, nośnikach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego;

16. zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką, w tym: techniką magnetyczną na kasetach video, dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą i cyfrową, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

17. publiczne udostępnianie dzieła w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym;

18. wykorzystywanie na stronach internetowych Zamawiającego;

19. sporządzanie wersji obcojęzycznych;

20. wykorzystywanie fragmentów tych rezultatów do celów promocyjnych.

§ 5 Obowiązki Stron

1. Strony zobowiązują się niezwłocznie przekazywać wszelkie dane i informacje mogące mieć istotne znaczenie dla realizacji zobowiązań wynikających z Umowy w terminach i formie pozwalającej na skuteczne wypełnianie tych zobowiązań.

2. Strony dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom RODO .

3. Wykonawca zobowiązany jest do:

1. świadczenia usługi, będącej przedmiotem Umowy, z zachowaniem należytej staranności, wymaganej od podmiotów zajmujących się zawodowo usługami tego rodzaju;

2. poinformowania niezwłocznie Zamawiającego o organizacyjnych i technicznych konsekwencjach wprowadzanych zmian i modyfikacji;

3. wskazania pracowników wyznaczonych do współpracy z Zamawiającym (Załącznik nr 1).

4. przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania wykonawca informuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

5. zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;

6. podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO;

7. przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego;

8. pomocy Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;

9. pomocy Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;

10. usunięcia wszelkich danych osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, w ciągu 90 dni od zakończenia świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;

11. udostępniania Zamawiającemu wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Zamawiającemu lub audytorowi upoważnionemu przez Zamawiającego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich;

12. informowania niezwłocznie Zamawiającego, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych;

13. zastosowania się do wymogu projektowania prywatności o którym mowa w art. 25 ust. 1 RODO, planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Zamawiającego o planowanych zmianach w taki sposób i terminach, aby zapewnić Zamawiającemu realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Wykonawcę zmiany w opinii Zamawiającego grożą uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa danych osobowych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę;

14. ograniczania dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do danych jest potrzebny dla realizacji Umowy i posiadających odpowiednie upoważnienie.

15. prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych, w tym rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych. Wykonawca udostępniania na żądanie Zamawiającego prowadzony rejestr kategorii czynności przetwarzania danych Wykonawcy, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę handlową innych klientów Wykonawcy;

16. informowania Zamawiającego jeżeli Wykonawca wykorzystuje w celu realizacji Umowy zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, Wykonawca informuje o tym Zamawiającego w celu i w zakresie niezbędnym do wykonania przez Zamawiającego obowiązku informacyjnego;

17. zapewnienia osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych;

powiadamiania Zamawiającego o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych nie później niż w 24 godziny od pierwszego zgłoszenia, umożliwia Zamawiającemu uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Zamawiającego o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia. Powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Zamawiającemu spełnienie obowiązku powiadomienia organ nadzoru.

4. Zamawiający zobowiązuje się do:

1. wskazania pracowników wyznaczonych do współpracy z Wykonawcą – w tym Koordynatora Systemu ze strony Zamawiającego (Załącznik nr 2);

2. współdziałania z Wykonawcą w wykonaniu Umowy i udzielania odpowiedzi na pytania i wnioski Wykonawcy w każdorazowo uzgodnionych terminach;

3. wykonywania, w związku z realizacją przedmiotu Umowy archiwizacji danych w uzgodniony z Wykonawcą sposób, w uzgodnionym zakresie oraz we wskazanych terminach.

§ 6 Wynagrodzenie

1. Za wykonanie przedmiotu Umowy, w tym stałą gotowość do świadczenia usług będących jej przedmiotem, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia w wysokości …………………… PLN netto (słownie: …………………. złotych, ……… groszy), tj. …………………. PLN brutto (słownie: …………………………………………. złotych, …………. groszy). Łączne wynagrodzenie Wykonawcy w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. wynosi ……………………. PLN brutto (słownie: ……………………….. złotych, 00/100 groszy). W ramach tego wynagrodzenia mieści się także realizacja usług określonych w § 2 ust. 1 pkt 2.

2. Kwota, o której mowa w ust. 1 stanowi całkowite wynagrodzenie Wykonawcy jakiego mógłby się spodziewać w związku z zawarciem lub wykonaniem niniejszej Umowy, w tym wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, opłaty, należności publicznoprawne, ubezpieczenia, koszty przejazdów, opłaty z tytułu przeniesienia praw autorskich i inne.

3. Ostatniego roboczego dnia miesiąca kalendarzowego Wykonawca przygotuje raport , o którym mowa w § 2 ust. 3, za ten miesiąc i doręczy go Zamawiającemu w terminie do 7-go (siódmego) dnia miesiąca następnego. Zamawiający w terminie 7 dni od otrzymania raportu, o którym mowa w zdaniu poprzednim raport ten zaakceptuje lub zgłosi co do niego uwagi, przy czym brak doręczenia w tym terminie Wykonawcy pisemnego stanowiska Zamawiającego co do raportu uważane będzie za jego zaakceptowanie przez Zamawiającego bez uwag. Zaakceptowany jak w zdaniu poprzednim raport, a w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag – poprawiony raport po uprzedniej realizacji uwag Zamawiającego stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury VAT na wynagrodzenie za usługi za miesiąc, którego on dotyczy. Doręczenia raportów i uwag, o których mowa w niniejszym punkcie będą doręczane w formie elektronicznej wiadomości na adres: xxxxx@xxxxx.xx.

4. Płatność będzie dokonywana w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury VAT Zamawiającemu, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

5. Za datę zapłaty uważa się dzień przekazania bankowi przez Xxxxxxxxxxxxx polecenia przelewu na wskazany na fakturze rachunek bankowy Wykonawcy.

§ 7 Czas trwania Umowy. Wypowiedzenie umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas określony z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2019 roku
   do 31 grudnia 2019 roku.

2. Przetwarzanie danych osobowych będzie wykonywane w okresie obowiązywania umowy.

3. Umowa może być wcześniej rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze Stron z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:

1. rozpoczęcia procedury likwidacji Wykonawcy;

2. zgłoszenia wniosku o upadłość Wykonawcy;

3. nie wykonywania usług lub nieprawidłowego wykonywania usług będących przedmiotem Umowy, mimo jednokrotnego pisemnego wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego do usunięcia nieprawidłowości i bezskutecznego upływu terminu 21 dni od doręczenia tego wezwania. Za zgłoszenie takie uznawane będzie również zgłoszenie przez Zamawiającego uwag do raportu w trybie określonym w § 6 ust. 3.

§ 8 Odpowiedzialność

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za dołożenie należytej staranności w wykonaniu wszelkich usług objętych przedmiotem Umowy.

2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych przez Zamawiającego i niemożność ich odtworzenia, jeżeli są one następstwem:

   1. utraty przez Zamawiającego kopii zapasowych Systemu;

   2. awarii sprzętu komputerowego;

   3. działania wirusa komputerowego;

   4. działania siły wyższej;

   5. działań zawinionych przez osoby, za których działanie Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

   6. innych okoliczności, za których zaistnienie Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.

3. Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Wykonawcę lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zamawiającego lub wbrew tym instrukcjom. Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub nie zastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.

4. Jeżeli Podprzetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wypełnienie obowiązków przez Podprzetwarzającego spoczywa na Wykonawcy.

§ 9 Kary umowne

1. W celu zabezpieczania należytego wykonania przedmiotu Umowy, Strony ustalają następujący system kar umownych:

a) za odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po drugiej Stronie Umowy - 15% wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1;

b) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za nieterminową realizację usług w wysokości 0,15% wartości rocznego wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1 - za każdy dzień opóźnienia w realizacji danego zlecenia lub usługi określonej w § 2 ust. 1 pkt 2. Suma kar umownych nie może przekroczyć kwoty wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1.

2. Zastrzeżenie ani zapłata kar umownych nie wyłączają uprawnienia Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.

§ 10 Poufność

1. Wszystkie dane udostępnione przez Zamawiającego Wykonawcy są wyłączną własnością Zamawiającego.

2. Każda Strona zobowiązana jest zapewnić poufność informacji dotyczących drugiej Strony uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy.

3. Każda Xxxxxx zobowiązuje się wykorzystywać informacje, o których mowa w paragrafie niniejszym wyłącznie w celu należytego wykonania Umowy.

4. Każda Xxxxxx zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z realizacją niniejszej Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do zapewnienia, by wszelkie informacje uzyskane w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy nie zostały przekazane innym osobom, aniżeli osoby, przy pomocy których wykonuje on niniejszą Umowę, jak również by informacje te były zabezpieczone w sposób uniemożliwiający wejście w ich posiadanie osobom nieuprawnionym.

5. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich warunków Umowy oraz wszelkich ustaleń pisemnych i ustnych dokonanych pomiędzy Stronami.

6. Z chwilą wykonania Umowy, bądź z chwilą podjęcia przez Wykonawcę informacji o odstąpieniu od Umowy, jej rozwiązaniu albo uchyleniu się przez którąkolwiek Stron od jej skutków, Wykonawca przekaże Zamawiającemu protokolarnie wszelkie dokumenty oraz kopie i fotokopie, jakie on, bądź inne osoby uzyskały bądź wykonały w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy. Jednocześnie Wykonawca zobowiązuje się do zniszczenia wszelkich posiadanych informacji, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, na jakichkolwiek nośnikach czy w systemach oraz zobowiązuje się do zapewnienia, by to samo uczyniły wszystkie osoby, którymi posługiwał się podczas lub w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy.

7. Obowiązek zachowania poufności przewidzianej w niniejszym paragrafie obowiązywać będzie bezterminowo, również po wykonaniu Umowy.

8. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy przypadków ujawniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i ustaw regulujących obrót instrumentami finansowymi, jak również na żądanie uprawnionych organów publicznych. Strona niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o zamiarze ujawnienia informacji, organie, któremu informacje mają zostać ujawnione oraz zakresie ujawnienia, ponadto Strona ta zobowiązuje się do przekazania drugiej Xxxxxxx, na jej żądanie, kopii dokumentów związanych z ujawnieniem.

9. Strony zobowiązują się do zachowania poufności treści i warunków niniejszej Umowy.

§ 11 Kontrola sposobu przetwarzania danych osobowych

1. Zamawiający może przeprowadzić audyt, w tym inspekcje sposobu przetwarzania powierzonych danych osobowych po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy o planowanym audycie/inspekcji. Zamawiający lub wyznaczone przez niego osoby są uprawnione do:

1. wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe;

2. wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych.

2. Zamawiający uprawniony jest do żądania od Wykonawcy udzielania informacji dotyczących przebiegu przetwarzania danych osobowych, oraz udostępnienia rejestrów przetwarzania.

3. Wykonawca współpracuje z urzędem ochrony danych osobowych w zakresie wykonywanych przez niego zadań.

4. Wykonawca:

1. udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Zamawiającego z przepisami RODO;

2. umożliwia Zamawiającemu lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytów lub inspekcji. Przetwarzający współpracuje w zakresie realizacji audytów lub inspekcji.

§ 12 Podwykonawstwo

Wykonawca nie może powierzyć realizacji usługi obsługi technicznej i serwisowej dla Systemu i stworzenia nowych funkcjonalności innemu podmiotowi, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

§ 13 Podpowierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Wykonawca może powierzyć konkretne operacje przetwarzania danych osobowych („podpowierzenie”) w drodze pisemnej umowy podpowierzenia („Umowa Podpowierzenia”) innym podmiotom. („Podprzetwarzający”), pod warunkiem uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Zaakceptowani Podprzetwarzający. Lista Podprzetwarzających zaakceptowanych przez Zamawiającego stanowi Załącznik nr 7 do Umowy – Lista Zaakceptowanych Podprzetwarzających.

3. Zamawiający może z uzasadnionych przyczyn zgłosić udokumentowany sprzeciw względem powierzenia danych osobowych konkretnemu Podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu Wykonawca musi niezwłocznie zakończyć podpowierzenie temu Podprzetwarzającemu. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych konsekwencji Wykonawca zgłosi Zamawiającemu w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania.

4. Dokonując podpowierzenia Wykonawca ma obowiązek zobowiązać Podprzetwarzającego do realizacji wszystkich obowiązków Wykonawcy wynikających z niniejszej Umowy, z wyjątkiem tych, które nie mają zastosowania ze względu na naturę konkretnego podpowierzenia.

5. Wykonawca ma obowiązek zapewnić, aby Podprzetwarzający złożył Zamawiającemu zobowiązanie do wykonania obowiązków, o których mowa w poprzednim ustępie. Może to zostać wykonane przez podpisanie stosownego oświadczenia adresowanego do Zamawiającego wraz z podpisaniem Umowy Podpowierzenia, zawierającego listę obowiązków Podprzetwarzającego.

6. Wykonawca nie ma prawa przekazać Podprzetwarzającemu całości wykonania Umowy.

§ 14 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie dokumenty związane z realizacją Umowy (notatki, raporty, ustalenia odnośnie realizacji dostosowań) winny być poświadczone przez upoważnionych pracowników każdej ze Stron.

2. Z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 i 3 oraz § 6 ust. 3 wszelkie zawiadomienia wynikające z Umowy muszą być skierowane do Stron w formie pisemnej na ich odpowiednie adresy przedstawione w Umowie, lub na inny wskazany. Zawiadomienie wysłane na ostatnio wskazany adres uważane będzie za skuteczne.

3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia tej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i winny być dokonane w formie aneksu.

4. W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, ustawy Prawo autorskie oraz RODO.

5. Sądem właściwym dla rozstrzygnięcia ewentualnych sporów jest sąd powszechny właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego.

6. Do Umowy dołączono następujące załączniki:

1. Załącznik nr 1 Wykaz pracowników Wykonawcy upoważnionych do realizacji Umowy,

2. Załącznik nr 2 Wykaz pracowników Zamawiającego upoważnionych do realizacji Umowy,

3. Załącznik nr 3 Wzór Raportu wykonanych prac,

4. Załącznik nr 4 Zapytanie ofertowe,

5. Załącznik nr 5 Oferta Wykonawcy,

6. Załącznik nr 6 Umowa sublicencji,

7. Załącznik nr 7 Lista Zaakceptowanych Podprzetwarzających.

7. Załączniki nr 1-3 do Umowy stanowią jej integralną część.

8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Zamawiający Wykonawca

12