dotyczącego zamówienia

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

Istotne postanowienia umowy

zawarta w dniu 2018 r. w Poznaniu pomiędzy :

Województwem Wielkopolskim z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, XXX 0000000000;

REGON: 631257816

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………...……..

zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”, a

…………………………………………………………………………………………… reprezentowaną przez:

…………………………………………………………………………………………….. zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”

wspólnie zwanymi w dalszej części umowy „Stronami”

na podstawie zapytania ofertowego znak DA-V-2-2.2601.1.2018

dotyczącego zamówienia

o wartości nie przekraczającej kwoty 30.000 euro, wyłączonego z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

(Dz. U. z 2018 r. 1986 ze zm.) Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8, zgodnie z ofertą Wykonawcy

wybraną jako najkorzystniejsza przy zastosowanych kryteriach oceny ofert zawarto umowę o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług sukcesywnego odbioru oraz bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej oraz nośników danych, zwanych w dalszej części umowy „danymi”, w roku 2019 na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

§ 2

Obowiązki Wykonawcy

1. Zamawiający zleca Wykonawcy sukcesywne dostarczanie bezpiecznych pojemników z indywidualnym zamkiem do zbiórki danych, w terminie do dni (nie dłuższym

niż do 4 dni) roboczych od dnia zamówienia złożonego w formie elektronicznej na adres e-mail Wykonawcy ………………………………... .

2. Wykonawca zobowiązuje się do terminowego odbioru zapełnionych pojemników, nie później niż w terminie do 3 dni roboczych od zgłoszenia przez Zamawiającego możliwości ich odbioru, wysłanego na adres e-mail Wykonawcy wskazany w ust. 1.

3. Wykonawca oświadcza, że każdorazowego odbioru zapełnionych pojemników oraz ich wywozu w zamkniętym pojeździe dokonywać będą uprawnieni konwojenci wyszczególnieni w załączniku nr 2 do niniejszej umowy, legitymujący się identyfikatorem.

4. Wykonawca zobowiązuje się do wywozu przekazanych przez Zamawiającego danych, stanowiących w świetle obowiązujących przepisów odpady, w sposób zgodny z Rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 07 października 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla transportu odpadów ( Dz. U. z 2016 r., poz. 1742).

5. Wykonawca zobowiązuje się do całkowitego zniszczenia odebranych od Zamawiającego nośników danych utrwalonych w formie pisemnej, optycznej lub magnetycznej, w zabezpieczonej przed dostępem osób trzecich i wglądem do treści danych, przemysłowej instalacji niszczącej.

6. Wykonawca odpowiada za bezpieczeństwo danych przekazanych w ramach niniejszej umowy, od chwili ich odbioru z siedziby Zamawiającego do chwili ich udokumentowanego zniszczenia.

7. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania każdorazowego odbioru od Zamawiającego danych poprzez sporządzenie i podpisanie przez Xxxxxx protokołu odbioru uwzględniającego ilość i rodzaj odebranych pojemników oraz do wystawienia certyfikatu zniszczenia przekazanych danych. Na podstawie protokołów, Zamawiający raz w miesiącu sporządzi protokół odbioru przedmiotu umowy zgodnie z załącznikiem nr 4 do umowy. Podpisany przez Xxxxxx protokół bez zastrzeżeń stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury.

8. Wykonawca zobowiązuje się do podpisywania kart przekazania odpadów oraz do spełniania innych wymogów związanych z odbiorem i transportem odpadów przewidzianych przez przepisy obowiązujące w trakcie realizacji niniejszej umowy.

9. Wykonawca oświadcza, że posiada opłaconą polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości minimum 100.000,00 zł. Kserokopia polisy poświadczona „za zgodność z oryginałem” stanowi załącznik nr 3 umowy. W przypadku wygaśnięcia przedłożonej polisy w czasie trwania niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązuje się do przedłużenia lub zakupienia nowej polisy OC z terminami obowiązywania co najmniej na okres obowiązywania niniejszej umowy oraz przedłożenia jej Zamawiającemu.

10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy.

11. Wykonawca oświadcza, iż posiada zezwolenie na zbieranie oraz przetwarzanie odpadów, zgodnie z ustawą z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. 2018 r. poz. 992 ze zm.).

§ 3

Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający przy każdorazowym składaniu zamówienia, o którym mowa w § 2 ust. 1 wskaże osoby upoważnione do odbioru pojemników.

2. Zamawiający zobowiązuje się do wyznaczania miejsc odbioru zapełnionych pojemników, zapewniających swobodny dostęp Wykonawcy, w uzgodnionym terminie odbioru z uwzględnieniem zapisów § 2 ust. 2 niniejszej umowy.

3. Zamawiający zobowiązuje się do utrzymania dostarczonych pojemników w należytym porządku oraz składowania w nich wyłącznie materiałów, do których są przeznaczone.

4. Zamawiający zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Wykonawcy o możliwości zwrotu pojemników po rozwiązaniu lub zakończeniu obowiązywania niniejszej umowy, a Wykonawca zobowiązuje się do ich niezwłocznego odbioru.

5. Zamawiający odpowiada za bezpieczeństwo danych umieszczanych w pojemnikach od chwili ich podstawienia do czasu udokumentowanego odbioru przez Wykonawcę, o którym mowa w § 2 ust.6.

§ 4

Wartość umowy i zasady rozliczenia

1. Maksymalna wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu wykonania niniejszej umowy nie może przekroczyć w okresie związania umową kwoty

……………….. zł netto (słownie …………………….), tj zł

brutto (słownie ………………………..) w tym należny podatek w kwocie…….(słownie ).

2. Za wykonaną usługę Wykonawcy przysługuje comiesięczne wynagrodzenie, płatne z dołu, uzależnione od zakresu świadczonych usług (tj. ilości i rodzaju odebranych pojemników) w okresie pełnego miesiąca kalendarzowego, w kwotach zgodnych z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 1 do umowy (formularz ofertowy).

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany tj. zwiększenia lub zmniejszenia ilości zamówienia w zakresie każdego z asortymentu w stosunku do przewidywanego zapotrzebowania określonego w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do umowy z zastrzeżeniem ust. 1.

4. Z tytułu różnicy pomiędzy przewidywaną ilością zamówienia oraz maksymalną wartością umowy, a faktycznym wykorzystaniem, w oparciu o uprawnienie Zamawiającego wynikające z ust. 3, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia uzupełniające czy odszkodowawcze.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamiany asortymentu pomiędzy poszczególnymi pozycjami określonymi w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy w ramach ogólnej wartości zamówienia wskazanej w ust. 1. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do dostawy skorygowanych (zamienionych) pozycji asortymentowych z zachowaniem ich cen jednostkowych określonych w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.

6. Wynagrodzenie objęte umową jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.

7. Rozliczenie między Stronami umowy będzie realizowane wyłącznie w złotych polskich.

8. Ceny nie mogą wzrosnąć w okresie realizacji umowy.

9. Wynagrodzenie określone w ust. 1 zaspokaja wszystkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania niniejszej umowy.

10. Wynagrodzenie, za wykonaną usługę, płatne będzie przelewem z rachunku bankowego Zamawiającego na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.

11. Faktura zostanie wystawiona najpóźniej w miesiącu następującym po realizacji przedmiotowej części zamówienia na dane: Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, XXX 0000000000.

12. Faktura winna być doręczona na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, Departament Administracyjny, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, pokój 650.

13. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

14. Strony umowy wyłączają możliwość przelewu wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na osoby trzecie.

§ 5

Termin obowiązywania umowy

1. Niniejsza umowa zostaje zawarta od dnia 02 stycznia 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r.

2. Strony umowy ustalają, że obowiązywanie niniejszej umowy zakończy się przed wskazanym wyżej terminem w przypadku, gdy przed datą 31 grudnia 2019 r. Zamawiający wykorzysta maksymalną wartość umowy tj. kwotę brutto określoną w § 4 ust. 1.

§ 6

Polityka Bezpieczeństwa Informacji

1. Zamawiający oświadcza, że przekazywane Wykonawcy materiały zawierają dane osobowe oraz nie zawierają informacji niejawnych w rozumieniu Ustawy o ochronie informacji niejawnych z dnia 05 sierpnia 2010 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 412 ze zm.).

2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych przekazywanych Wykonawcy.

3. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych polegające na niszczeniu papierowych, optycznych i magnetycznych nośników danych, zgodnie z normą DIN 66399 przewidzianą dla niszczenia danych osobowych.

4. Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i będzie przestrzegać „Wytycznych bezpieczeństwa informacji” obowiązujących u Zamawiającego. Powyższe dokumenty stanowiące integralną część niniejszej umowy zostały przekazane drogą elektroniczną na adres e-mail Wykonawcy wskazany w § 2 ust.1.

5. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w trakcie wykonywania prac i nie ujawniania ich bez zgody Zamawiającego. Zachowanie poufności obowiązuje również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy.

6. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu wyszczególnionym w § 2 oraz w zakresie wyszczególnionym w niniejszej umowie zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej RODO.

7. Zamawiający powierza Wykonawcy dane osobowe klientów, kontrahentów, interesantów i pracowników Zamawiającego zamieszczone na nośnikach danych przekazywanych do niszczenia.

8. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z ww. rozporządzeniem, w tym:

1) Zastosować adekwatne do zagrożeń środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające przetwarzanie danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do powierzonych danych osobowych.

2) Zachować poufność, integralność, dostępność i odporność systemów przetwarzania.

3) Zachować zdolność do szybkiego przywrócenia funkcjonalności systemów przetwarzania i danych osobowych.

4) Regularnie testować, mierzyć i oceniać skuteczność organizacyjnych i technicznych środków mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

5) Dopuszczać do przetwarzania tylko osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

6) Zobowiązać upoważnione do przetwarzania danych osobowych osoby do zachowania tajemnicy przetwarzanych przez nich danych osobowych i sposobów ich zabezpieczeń.

7) Informować niezwłocznie Zamawiającego o naruszeniach danych osobowych, a w przypadku wystąpienia zwłoki, przedłożyć uzasadnienie jej wystąpienia.

8) Informować Zamawiającego o kontrolach przeprowadzanych przez upoważnione do nich instytucje oraz wykazanych w ich wyniku niezgodności przetwarzania danych osobowych.

9) Zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych oraz wdrażać zalecenia wskazane w wyniku wyżej wymienionych kontroli.

10) Nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego bez pisemnej zgody Zamawiającego. Na uprawnione inne podmioty przetwarzające przez Zamawiającego Wykonawca nakłada prawa i obowiązki nie mniejsze niż określone w niniejszej umowie.

11) Zachować w tajemnicy powierzone dane osobowe oraz środki ich ochrony.

12) Udostępnić Zamawiającemu wszelkie niezbędne informacje do wykazania zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO.

13) Udostępnić Zamawiającemu wszelkie niezbędne informacje do spełnienia obowiązku informacyjnego oraz realizować prawa i obowiązki osób fizycznych których dane osobowe dotyczą.

14) Umożliwiać Zamawiającemu lub osobom przez niego upoważnionym przeprowadzenie audytów zgodności przetwarzania danych osobowych i przyczyniać się do nich.

§ 7

Kary umowne i odstąpienie od umowy

1. W przypadku nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania umowy lub nienależytego wykonywania umowy, Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym w terminie 30 dni od dnia powzięcia przez Zamawiającego informacji o zdarzeniu będącym podstawą odstąpienia.

2. Nie dochowanie przez Wykonawcę wymogów nałożonych niniejszą umową, w szczególności wskazanych w § 2 ust. 4 i 8 oraz takich, które zostaną wprowadzone przez przepisy w trakcie realizacji umowy, traktowane będzie jako nienależyte wykonywanie umowy, stanowiące podstawę do odstąpienia od umowy w trybie wskazanym w ust.1.

3. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych z tytułu opóźnienia w wykonaniu każdorazowego zamówienia w wysokości:

a) 15% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust.1 umowy za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

b) 0,5% maksymalnego wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia w realizacji zgłoszonego zapotrzebowania.

4. Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku uchybienia przez Wykonawcę temu terminowi Zamawiający ma prawo potrącić kwotę wynikającą z noty obciążeniowej oraz powstałych odsetek z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.

5. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, jeżeli szkoda przewyższy wysokość kar umownych.

6. Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych jak też kar umownych .

§ 8

Osoby upoważnione do współpracy

1. Do bieżącej współpracy w zakresie wykonywania niniejszej umowy, w tym do odbioru kluczy do podstawianych pojemników oraz do podpisywania protokołów, o których mowa w § 2 ust. 7 umowy Zamawiający wyznacza:

1) Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, tel. 000 000 00 00, email: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx,

2) Xxxxxxx Xxxxxxxx, tel. 000 000 00 00, email: xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx,

3) Xxxxxx Xxxxxx, tel.: 000 000 00 00, e-mail: xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx,

4) Xxxx Xxxxxxxx – Wikariak, tel. 000 000 00 00, email: xxxx.xxxxxxxx- xxxxxxxx@xxxx.xx

1. Do bieżącej współpracy w zakresie wykonywania niniejszej umowy, w tym do podpisywania protokołu odbioru przedmiotu umowy, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy Wykonawca wyznacza:

1) ………………………………….., tel: …………………… , e-mail: ………….………

§ 9

Zmiany postanowień umowy

1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

3. Zmiany niniejszej umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej.

4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany niniejszej umowy w przypadku, gdy:

a) zmianie ulegnie ustawowa stawka podatku VAT lub inna należność publicznoprawna, bądź inny regulowany prawem składnik cenotwórczy wpływający na zobowiązanie pieniężne Zamawiającego – w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy za cenę odpowiednio pomniejszoną bądź powiększoną o ww. składnik cenotwórczy, względem cen ujętych w jego ofercie.

b) z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, których nie mógł wcześniej przewidzieć, zaszła konieczność zmiany terminu wykonania niniejszej umowy - w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia w innym, jednostronnie wskazanym przez Zamawiającego terminie, uwzględniającym jednak możliwości techniczne i organizacyjne Wykonawcy.

5. Nie stanowią zmiany umowy:

a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego),

b) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między Stronami.

Informacje o zmianach wskazanych w ust. 5 pkt. a) i b) zostaną przekazane przez Strony drogą elektroniczną na adresy wskazane w § 8 ust.1 i 2.

§ 10

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000), ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2018 r. poz. 992 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 07 października 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla transportu odpadów (Dz. U. z 2016 r. poz. 1742) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1), od chwili jego obowiązywania.

2. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych, o których dowiedziały się w związku z wykonywaniem niniejszej umowy.

3. Strony uzgadniają, że informacją poufną jest każda informacja dotycząca danej Strony, jej działalności oraz klientów i współpracowników, a w szczególności stosowanych przez nią rozwiązań organizacyjnych, handlowych, technicznych lub prawnych, która została przekazana między Stronami w trakcie lub w ramach współpracy zmierzającej do zawarcia niniejszej umowy oraz w związku lub w trakcie wykonywania niniejszej umowy.

4. Informacjami poufnymi w rozumieniu niniejszej umowy nie są jednak informacje:

1) powszechnie znane oraz te, które zostały podane do publicznej wiadomości, bez naruszania postanowień niniejszej umowy lub obowiązujących przepisów prawa,

2) przekazywane lub upublicznianie w wykonaniu obowiązku wynikającego z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

3) znane stronom przed podpisaniem niniejszej umowy, a uzyskane w sposób zgodny z prawem, bez naruszania jakichkolwiek klauzul zobowiązujących do zachowania poufności,

4) na których rozpowszechnianie pisemną zgodę wyraziła strona, której dotyczą.

5. Strony zobowiązują się podjąć wszelkie niezbędne kroki dla zapewnienia zachowania w tajemnicy informacji poufnych przez osoby mające do nich dostęp, a w szczególności zadbać o to, żeby żadna z tych osób nie naruszyła postanowień niniejszej umowy.

6. Ewentualne sporne kwestie wynikłe w trakcie realizacji umowy Strony poddadzą najpierw polubownym negocjacjom z udziałem swoich przedstawicieli w siedzibie Zamawiającego, w uzgodnionym terminie. W przypadku braku porozumienia Xxxxx, spory wynikłe z umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

7. Umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym (1) dla każdej ze Stron.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

..................................................... ……..…...........................................

Akceptacja warunków przez Wykonawcę

……………………………………….

Załączniki:

załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (zgodny z załącznikiem nr 1 do Zapytania ofertowego)

załącznik nr 2 – Lista kierowców-konwojentów (dostarczona przez Wykonawcę najpóźniej w dniu podpisania umowy)

załącznik nr 3 – Polisa ubezpieczeniowa (dostarczona przez Wykonawcę najpóźniej w dniu podpisania umowy)

załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru przedmiotu umowy.

Sporządził:

Podpis …………………..