INFORMACJE WSTĘPNE, ZAŁOŻENIA KONKURSU
„odLOTTOwe ferie 2022”
§ 1
INFORMACJE WSTĘPNE, ZAŁOŻENIA KONKURSU
1. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa warunki i zasady udziału w konkursie
„odLOTTOwe ferie 2022”, zwanym dalej Konkursem.
2. Organizatorem Konkursu jest Fundacja LOTTO im. Haliny Konopackiej z siedzibą w Warszawie (03-728) przy xx. Xxxxxxxx 00, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000345434, zwana dalej Fundacją.
3. Uczestnikami Konkursu mogą być organizacje pozarządowe (w tym fundacje i stowarzyszenia) oraz osoby prawne i jednostki organizacyjne, które prowadzą działalność pożytku publicznego w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2022.1327 t.j. z dnia 2022.06.24), które w swoich celach statutowych mają działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci i młodzieży, zarejestrowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz jednostki sektora finansów publicznych określone w art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2021.305 t.j. z dnia 2021.02.18) prowadzące działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci i młodzieży (np. jednostki samorządu terytorialnego, szkoły, jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe i samorządowe instytucje kultury), a także podmioty prawa handlowego prowadzące niepubliczne szkoły podstawowe, zwane dalej Organizatorami.
4. W ramach Konkursu, Organizatorzy mogą ubiegać się o wsparcie finansowe organizacji obozów zimowych, które mają służyć podejmowaniu i wspieraniu działań służących rozwojowi indywidualnemu oraz podnoszeniu poziomu wiedzy i jakości życia zwane dalej Dofinansowaniem, przy założeniu że:
a) obóz jest organizowany w formie stacjonarnej (tj. bez noclegów);
b) uczestnikami obozu mogą być wyłącznie dzieci i młodzież w wieku od 6 do 14 lat
(uczniowie szkół podstawowych);
c) obóz może być realizowany wyłącznie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w terminach zgodnych z terminami ferii zimowych ogłoszonych przez MEiN na 2023 rok w każdym województwie, tj.:
• 16 – 29 stycznia 2023 r., województwa: lubelskie, łódzkie, podkarpackie, pomorskie, śląskie,
• 23 stycznia – 5 lutego 2023 r., xxxxxxxxxxx: xxxxxxxxx, xxxxxxxxx-xxxxxxxxx,
0
• 30 stycznia – 12 lutego 2023 r., województwa: kujawsko-pomorskie, lubuskie,
małopolskie, świętokrzyskie, wielkopolskie,
• 13 – 26 lutego 2023 r., województwa: dolnośląskie, mazowieckie, opolskie,
zachodniopomorskie;
d) obóz może trwać od 5 (pięć) do 10 (dziesięć) dni, a przerwa weekendowa (sobota- niedziela) może, ale nie musi być zaliczana do czasu trwania obozu;
e) dzienny czas zajęć nie może być krótszy niż 4 (cztery) godziny zegarowe;
f) program obozu musi mieć charakter wypoczynkowy, może zawierać zajęcia sportowe,
kulturalne, edukacyjne i rekreacyjne;
g) plan zajęć musi obejmować cały czas pobytu uczestników na obozie, nie uwzględnia się tzw. „czasu wolnego”;
h) każdego dnia obozu Organizator jest zobowiązany do zapewnienia uczestnikom
przynajmniej jednego ciepłego posiłku;
i) kadra prowadząca zajęcia na obozie musi składać się wyłącznie z osób posiadających
uprawnienia zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
j) w trakcie trwania obozu mogą być organizowane wewnętrzne zawody, turnieje, konkursy, a także wycieczki, wydarzenia sportowe i kulturalne, itp.;
k) udział środków własnych Organizatora lub środków pochodzących z innych źródeł
finansowania wynosi co najmniej 5% (pięć procent) łącznych kosztów obozu;
l) do kosztów ze środków własnych Organizator może zaliczyć opłaty za prąd oraz ogrzewanie o ile zajęcia odbywają się w stałej siedzibie Organizatora;
m) stawka Dofinansowania do obozu przypadająca na jednego uczestnika nie może przekroczyć kwoty 50 zł (słownie: pięćdziesiąt złotych) za dzień, jednak nie więcej niż
500 zł (słownie: pięćset złotych) za cały okres obozu, z przeznaczeniem wyłącznie na: wyżywienie, wynajem obiektów sportowych, wynagrodzenie kadry, bilety na atrakcje, materiały niezbędne do prowadzenia zajęć (w tym drobny sprzęt sportowy, gry planszowe, materiały plastyczne), materiały promocyjne, nagrody w konkursach, transport w ramach dojazdu do obiektów/miejsc nie będących stałym miejscem odbywania się zajęć i ubezpieczenie NNW uczestników i kadry oraz ubezpieczenie OC kadry;
n) Dofinansowanie może dotyczyć nie więcej niż 50 (pięćdziesiąt) uczestników obozu
(w trakcie obozu nie może następować wymiana uczestników);
o) liczba uczestników obozu oraz zasady jego realizacji muszą być zgodne z obowiązującymi
w tym zakresie przepisami prawa.
5. Obozy, o Dofinansowanie których ubiegać się będą Organizatorzy, muszą mieć charakter
niekomercyjny – nie mogą zakładać osiągnięcia dochodu przez Organizatorów.
§ 2
WARUNKI UCZESTNICTWA W KONKURSIE
1. Warunkiem udziału w Konkursie ”odLOTTOwe ferie 2022”, jest złożenie przez Organizatora poprzez system informatyczny, do którego odnośnik znajduje się na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxx/, wniosku zwanego dalej Wnioskiem o Dofinansowanie.
2. Wniosek o Dofinansowanie należy złożyć nie później niż na 2 (dwa) dni przed rozpoczęciem
obozu.
3. Wniosek o Dofinansowanie powinien zawierać:
a) szczegółowy program obozu wraz z opisem realizacji, liczbą uczestników z ewentualnym podziałem na grupy zajęciowe;
b) szczegółowy opis miejsca realizacji obozu z uwzględnieniem warunków dotyczących przeprowadzania zajęć, wyżywienia uczestników i warunków sanitarnych;
c) opis składu kadry wraz z przewidywanym zakresem obowiązków każdego z członków
kadry;
d) opis innych działań realizowanych w trakcie obozu takich jak wewnętrzne zawody,
turnieje, wycieczki krajoznawcze, wydarzenia kulturalne, atrakcje itp.;
e) opis źródeł finasowania ze szczególnym uwzględnieniem wpłat wniesionych przez uczestników.
4. Do profilu organizacji w generatorze wniosków należy dołączyć odpis KRS lub innego rejestru, w którym Organizator jest zarejestrowany (ewentualne inne dokumenty poświadczające sposób reprezentacji Organizatora), z datą wydania nie wcześniejszą niż 3 (trzy) miesiące przed datą złożenia Wniosku o Dofinansowanie.
5. Do formularza Wniosku o Dofinansowanie należy dołączyć:
a) podpisane przez osoby uprawnione sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2021;
b) regulamin uczestnictwa w obozie;
c) szczegółowy budżet kosztów obozu.
6. Przystąpienie do Konkursu poprzez wykonanie czynności, o których mowa w ust. 1, jest równoznaczne z akceptacją warunków Regulaminu i stanowi zobowiązanie Organizatora do przestrzegania wszystkich jego postanowień.
7. Organizator ma prawo ubiegać się o wsparcie finansowe tylko jednego obozu.
§ 3
HARMONOGRAM I TERMINY
1. Konkurs realizowany jest w terminie od 20 grudnia 2022 r. do 30 kwietnia 2023 r.
2. Nabór Wniosków o Dofinansowanie trwa od 20 grudnia 2022 r. do 11 lutego 2023 r. lub do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację Konkursu.
§ 4
OCENA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE I WYBÓR LAUREATÓW
1. Wnioski o Dofinansowanie zgłoszone w ramach Konkursu podlegają ocenie przez dwóch niezależnych ekspertów, która składa się z części formalnej i merytorycznej.
2. Ocena Wniosków o Dofinansowanie odbywa się w sposób ciągły, zgodnie z terminami składania wniosków.
3. Część formalna oceny Wniosku o Dofinansowanie polega na analizie jego treści w zakresie kompletności wymaganych informacji i dokumentów oraz ich zgodności z Regulaminem.
4. Wnioski o Dofinansowanie, które nie spełniają warunków formalnych, w szczególności gdy:
a) organizator nie jest uprawniony do udziału w Konkursie i/lub
b) wniosek o Dofinansowanie nie zawiera wymaganej dokumentacji i załączników i/lub
c) termin złożenia wniosku nie jest zgodny z § 2 ust. 2 i/lub
d) termin realizacji obozu nie jest zgodny z terminem ferii zimowych w danym województwie
zgodnie z § 1 ust. 4 lit. c) i/lub
e) budżet obozu zawiera błędy rachunkowe bądź Organizator wnioskuje o wsparcie finansowe innych kategorii kosztów niż wskazane w § 1 ust. 4 lit. m) i/lub
f) udział własny Organizatora wynosi mniej niż 5% (pięć procent) kosztów obozu i/lub
g) obóz nie spełnia warunków określonych w Konkursie,
zostaną odrzucone z przyczyn formalnych, o czym Fundacja zawiadomi Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej.
5. Część merytoryczna oceny Wniosków o Dofinansowanie będzie dokonywana, według poniższych kryteriów:
a) ocena poprawności przedstawienia wszystkich elementów merytoryczno-finansowych projektu (np. błędy rachunkowe, pisarskie i nieścisłości informacyjne) – max. 10 (dziesięć punktów;
b) przygotowanie programu i harmonogramu obozu pod względem różnorodności zajęć
i wypełnienia czasu – max. 35 (trzydzieści pięć) punktów;
c) pomysłowość i innowacyjność proponowanych zajęć – max. 10 (dziesięć) punktów;
d) zasoby kadrowe Organizatora pod względem kompetencji i liczby opiekunów/ wychowawców – max. 5 (pięć) punktów;
e) warunki lokalowe i sanitarne oraz sposób i warunki zapewnienia posiłków – max. 5 (pięć) punktów;
f) zasoby rzeczowe Organizatora oraz dostęp do infrastruktury sportowej lub kulturalnej,
wskazujące na możliwość realizacji obozu – max. 5 (pięć) punktów;
g) udział w realizacji zadania środków finansowych jednostek samorządu terytorialnego, środków z funduszy z UE oraz środków własnych lub pochodzących z innych źródeł – max. 5 (pięć) punktów;
h) wysokość odpłatności lub brak odpłatności po stronie uczestników obozu (rodziców/ opiekunów prawnych) – max. 10 (dziesięć) punktów;
i) oszczędność i racjonalność kalkulacji kosztów – max. 5 (pięć) punktów;
j) zakres wykorzystania w realizacji projektu wolontariuszy – max. 5 (pięć) punktów;
k) doświadczenie przy realizacji zadań o podobnym charakterze i zasięgu – max. 5 (pięć) punktów.
6. Wnioski o Dofinansowanie, które uzyskają min. 60 (sześćdziesiąt) punktów w ocenie merytorycznej, pod warunkiem niewyczerpania środków finansowych przeznaczonych na Konkurs, zostaną skierowane do realizacji, a z Organizatorami zostaną zawarte umowy dofinansowania, zwane dalej Umowami.
7. O wyniku oceny Organizator zostanie poinformowany przez Fundację za pośrednictwem
poczty elektronicznej.
8. Organizator nie ma dostępu do dokumentacji dotyczącej oceny jego Wniosku o Dofinansowanie na żadnym etapie Konkursu, jak również po jego zakończeniu. Fundacja nie informuje Organizatora o powodach negatywnej oceny Wniosku o Dofinansowanie, w jakiejkolwiek formie.
9. Wynik oceny Wniosku o Dofinansowanie przez Fundację jest ostateczny. Regulamin nie przewiduje procedury odwoławczej. Fundacja nie jest zobowiązana do przedstawiania i wyjaśniania punktowej oceny Wniosków o Dofinansowanie.
10. Pełna lista Organizatorów, którzy otrzymali Dofinansowanie, będzie dostępna w siedzibie
Fundacji oraz na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
§ 5
REALIZACJA PROGRAMU
1. Szczegółowe prawa i obowiązki Fundacji oraz Organizatora w związku z przyznanym Dofinansowaniem określa Umowa.
2. Dofinansowanie obozu zostanie przyznane na podstawie Umowy, która wysłana będzie Organizatorowi na adres poczty elektronicznej podany w generatorze. Organizator ma obowiązek dostarczyć podpisaną Umowę wraz z załącznikami do biura Fundacji w terminie 14 (czternaście) dni od jej otrzymania. Brak odesłania Umowy bądź przesłanie niekompletnej dokumentacji w określonym powyżej terminie jest równoznaczne z rezygnacją przez Organizatora z Dofinasowania.
3. Kwota Dofinansowania zostanie przekazana przez Fundację na wskazany przez Organizatora
rachunek bankowy w terminie do 14 (czternaście) dni od daty zawarcia Umowy.
4. Organizator jest zobowiązany do:
a) organizacji obozu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym x.xx. ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży oraz wytycznymi GIS, MZ i MEN;
b) przeprowadzenia rekrutacji uczestników obozu;
c) zebrania od rodziców lub opiekunów prawnych uczestników obozu oświadczeń o braku przeciwskazań zdrowotnych do uczestnictwa w obozie oraz innych oświadczeń wymaganych przepisami prawa;
d) ubezpieczenia uczestników obozu i członków kadry w zakresie NNW;
e) poinformowania rodziców lub opiekunów prawnych uczestników obozu o uzyskanym Dofinansowaniu oraz uzyskania potwierdzenia tej czynności w formie oświadczenia;
f) przeprowadzenia obozu zgodnie z opisem zawartym we Wniosku o Dofinansowanie i Umowie.
5. Organizator zobowiązany jest przedstawić w imieniu Fundacji obowiązek informacyjny dostępny w formularzach wniosków na xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx w zakładkach
„Oświadczenia i Zgody”, w stosunku do wszystkich uczestników oraz członków kadry, których dane osobowe przekazał w związku z uczestnictwem w obozie, jednocześnie wskazując siebie jako źródło pochodzenia danych osobowych oraz poinformować o zakresie przekazanych danych do Fundacji.
6. Organizator jest zobowiązany do realizacji obozu zgodnie z założeniami zawartymi we Wniosku o Dofinansowanie. Każde odstępstwo od w/w wniosku (np. zmiana terminu, zmiana miejsca realizacji, zmiana kadry, harmonogramu obozu, sposobu wydatkowania środków w stosunku do przedstawionego we Wniosku o Dofinansowanie szczegółowego budżetu kosztów obozu, zmiana udziału wolontariuszy w realizacji obozu) podlega zgłoszeniu Fundacji, na adres mailowy: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx minimum na 3 (trzy) dni przed zaistnieniem odstępstwa i wymaga akceptacji Fundacji. W przypadku braku możliwości dokonania zgłoszenia
z zachowaniem terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, zgłoszenia należy dokonać niezwłocznie.
7. Fundacja, przez upoważnionych przedstawicieli, ma prawo dokonywać czynności:
a) mających na celu monitorowanie i kontrolę sposobu realizacji obozu, w tym poprzez niezapowiedziane, doraźne wizje lokalne umożliwiające x.xx. sporządzenie dokumentacji fotograficznej;
b) mających na celu kontrolę sposobu wydatkowania środków Dofinansowania oraz
kontrolę dokumentacji związanej z organizacją obozu.
Uprawnienia, o których mowa w niniejszym ustępie, Fundacja nabywa z chwilą złożenia przez
Organizatora Wniosku o Dofinansowanie.
8. Organizator jest zobowiązany umożliwić Fundacji przeprowadzenie czynności, o których mowa w ust. 7, a także zapewnić obecność w trakcie ich przeprowadzania osoby kierującej obozem i/lub odpowiadającej za finanse i dokumentację Organizatora.
9. Organizator jest w szczególności zobowiązany do prowadzenia przejrzystej ewidencji księgowej dotyczącej obozu. Zapisy księgowe powinny odzwierciedlać aktualne koszty dotyczące realizacji obozu z podziałem na koszty finansowane ze środków Dofinansowania i koszty pozostałe. Organizator jest zobowiązany udostępnić upoważnionym przedstawicielom Fundacji wszelkie dokumenty i księgi rachunkowe związane z realizacją obozu.
10. O wynikach czynności, o których mowa w ust. 7, Fundacja poinformuje Organizatora, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekaże mu wnioski i zalecenia mające na celu ich wdrożenie.
11. Organizator jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 7 (siedem) dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń, o których mowa w ust. 10, do ich wdrożenia/wykonania i pisemnego powiadomienia o tym Fundacji.
12. W przypadku niezastosowania się przez Organizatora do postanowień ust. 6, 8 i 11, Fundacja może zażądać zwrotu części lub całości Dofinansowania lub odstąpić od zawarcia Umowy, w przypadku gdy nie została ona jeszcze zawarta.
§ 6
SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI OBOZU I ROZLICZENIE KOSZTÓW
1. W terminie określonym w Umowie Organizator jest zobowiązany do złożenia sprawozdania merytorycznego i finansowego poprzez system informatyczny, do którego odnośnik znajduje się na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxx/.
2. Do sprawozdania należy dołączyć:
a) imienną listę uczestników obozu zawierającą dane osobowe jednoznacznie identyfikujące uczestnika oraz imię i nazwisko, a także nr telefonu rodzica lub opiekuna prawnego uczestnika obozu;
b) imienne dzienne listy obecności uczestników zajęć wraz z liczbą godzin, które uczestnik
spędził na obozie każdego dnia;
c) dziennik zajęć według wzoru stanowiącego załącznik do Umowy lub w formie takiej jak obowiązuje u Organizatora;
d) oświadczenia podpisane przez rodziców lub opiekunów prawnych uczestników obozu, o których mowa w § 5 ust 4. lit. e) Regulaminu;
e) w przypadku zaangażowania w organizację obozu wolontariuszy, ich oświadczenia potwierdzające wykonaną pracę;
f) rozliczenie kosztów organizacji obozu – na formularzu do pobrania z systemu informatycznego Fundacji;
g) dowody księgowe dokumentujące wydatki pokrywane ze środków Dofinansowania;
h) 10 (dziesięć) szt. zdjęć dokumentujących realizację obozu, w tym 1 (jeden) prezentujące całą grupę uczestników obozu, w oryginalnym formacie zapisu z uwzględnieniem miejsc realizacji obozu.
3. Fundacja ma prawo żądać wszelkich wyjaśnień i uzupełnień w zakresie sporządzonego przez
Organizatora sprawozdania.
4. Fundacja zatwierdza prawidłowo sporządzone sprawozdanie w terminie 30 (trzydzieści) dni od daty jego przekazania przez Organizatora. Przy zatwierdzaniu sprawozdania brane będą pod uwagę:
a) terminowość złożenia sprawozdania;
b) zgodność realizacji obozu z warunkami jego realizacji zawartymi we Wniosku o Dofinansowanie i Umowie;
c) prawidłowość wykorzystania Dofinansowania, zgodnie z przeznaczeniem określonym
w Umowie;
d) kompletność informacji oraz wszystkich opisanych w Regulaminie załączników.
5. Organizator jest zobowiązany do zwrotu niewykorzystanych środków Dofinansowania na rachunek bankowy Fundacji wskazany w Umowie, w terminie zgodnym z terminem złożenia sprawozdania z realizacji obozu.
6. W przypadku stwierdzenia przez Fundację nieprawidłowości w złożonym sprawozdaniu, zwłaszcza co do sposobu realizacji obozu i wydatkowania środków Dofinansowania, Fundacja może odrzucić sprawozdanie i w zależności od stopnia stwierdzonych nieprawidłowości, pisemnie wezwać Organizatora do zwrotu części lub całości Dofinansowania.
7. Zwrot środków Dofinansowania na podstawie ust. 6, następuje na rachunek bankowy Fundacji,
w terminie wskazanym w wezwaniu Fundacji.
§ 7
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Kontrolę nad prawidłowością przebiegu Konkursu sprawuje Fundacja.
2. Regulamin jest dostępny na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxx/ oraz w siedzibie Fundacji.
3. Umowa może zostać wypowiedziana przez Fundację ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wystąpienia zdarzenia/zdarzeń, jakich nie da się przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, ani im zapobiec i na które żadna ze Stron nie będzie miała wpływu (Siła Wyższa), w szczególności takich jak: ogłoszenie stanu nadzwyczajnego, stanu wojennego, stanu wyjątkowego lub stanu klęski żywiołowej, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz związanych z tym ograniczeń, w tym ograniczeń kontaktów bezpośrednich (zachowanie dystansu społecznego), co skutkować będzie brakiem możliwości zrealizowanie obozu na warunkach wynikających z Umowy.
4. Umowa może być również rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Fundacja i/lub Organizator nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie Umowy. W przypadku, gdy do rozwiązania Umowy dojdzie po przekazaniu przez Fundację środków Dofinansowania, porozumienie Stron będzie zawierać zapisy dotyczące zwrotu środków Dofinansowania, z uwzględnieniem postanowień
§ 6 ust. 5 i 7 Regulaminu.
5. Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, z zastrzeżeniem, iż zmiana nie spowoduje pogorszenia warunków uczestnictwa w Konkursie dla Organizatora. Ponadto, zmiana Regulaminu może wynikać z okoliczności, które były niemożliwe do przewidzenia w chwili jego wprowadzania. Zmieniony Regulamin zostanie niezwłocznie opublikowany na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxx/.
6. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za działania osób trzecich, uniemożliwiające
lub zakłócające udział Organizatora w Konkursie.
7. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane podaniem przez Organizatora nieprawdziwych danych.
8. Wszystkie treści zawarte w materiałach reklamowo-promocyjnych mają charakter jedynie informacyjny.
9. Konkurs organizowany jest na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Warszawa, dnia 22 grudnia 2022 r.