Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia Dla części I wynosi 280 000,00 PLN brutto Dla części II wynosi 250 000,00 PLN brutto

oznaczenie sprawy: DA.261.01.22

ZATWIERDZAM

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SWZ)

na:

Kompleksowa obsługa podróży służbowych na potrzeby Zamawiającego.

Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

Dla części I wynosi 280 000,00 PLN brutto

Dla części II wynosi 250 000,00 PLN brutto

Rozdz. 1

Informacje o Zamawiającym

Nazwa Zamawiającego:

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność
Adres: xx. Xxxxxx 00,
00-000 Xxxxxxxx. tel. 00 00 00 000, faks 00 00 00 000

Email: xxxxxx@xxxx.xx
Godziny pracy 9:00 – 17:00 od poniedziałku do piątku.

Adres strony internetowej, na której dostępna jest SWZ oraz publikowane są informacje w związku
z przedmiotowym postępowaniem: xxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/.

Rozdz. 2

Tryb udzielenia zamówienia. Informacje ogólne

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. 2021 poz. 1129 ze zm.), zwanej dalej ustawą.
Wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego.
Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia mają obowiązek ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie należytego jej zabezpieczenia.
W każdym przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy.
Informacje wymagane przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zawiera załącznik nr 3 do SWZ. Wykonawca przystępując do postępowania jest obowiązany do wyrażenia zgody na przetwarzanie informacji zawierających dane osobowe oraz do poinformowania i uzyskania zgody każdej osoby, której dane osobowe będą podane w ofercie, oświadczeniach i dokumentach złożonych w niniejszym postępowaniu. Na tę okoliczność Wykonawca złoży oświadczenie zawarte w formularzu „OFERTA”, stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.
Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeśli Wykonawca nie dopełni obowiązków wynikających z ustawy, Zamawiający będzie miał podstawę uznania, że zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest bezskuteczne i w związku z tym potraktuje daną informację, jako niepodlegającą ochronie i niestanowiącą tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Wykonawcę obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.), przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osoby do realizacji przedmiotu Umowy.

Rozdz. 3

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Zamawiającego polegająca na świadczeniu usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych oraz autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach krajowych i zagranicznych oraz polegające na świadczeniu usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą.
Projektowane postanowienia umowy stanowią załącznik nr 2 do SWZ.
Kody i nazwy Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) opisujące przedmiot zamówienia:

63500000-4 usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

Część nr 1 –

6 0400000-2 usługi transportu lotniczego

63512000-1 usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych,

63510000-7 usługi biur podróży i podobne

Część nr 2

55110000-4 hotelarskie usługi noclegowe

63512000-1 usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych,

63510000-7 usługi biur podróży i podobne

Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w formularzu „OFERTA”, stanowiącym załącznik nr 4, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.
Zamawiający dopuszcza podwykonawstwo zgodnie z zapisami Projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.
Zamawiający nie przewiduje opcji.
Wizja lokalna: Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia wizji lokalnej.

Rozdz. 4

Opis części zamówienia

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Część nr 1 - świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych oraz autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach krajowych i zagranicznych.

Część nr 2 - świadczenie usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą.

UWAGA !!! Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub wszystkie części zamówienia.

Rozdz. 5

Informacja o zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia

Rozdz. 6

Oferty wariantowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

Rozdz. 7

Termin wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie:

Dla części I - do dnia wyczerpania kwoty określonej w § 4 ust. 8 projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 2 do SIWZ dla części I), ale nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2022 r.

Dla części II - do dnia wyczerpania kwoty określonej w § 4 ust. 6 projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 2 do SIWZ dla części II), ale nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2022 r.

Rozdz. 8

Informacja o warunkach udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności technicznej tj. o wykonanie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

Dla części nr 1: Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje 1 (jedną) usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. usługa pośrednictwa w zakupie usług transportu lotniczego krajowego i międzynarodowego przy uwzględnieniu, że całkowita wartość wynosiła co najmniej 100 000,00 PLN brutto (słownie: sto tysięcy złotych).

Dla części nr 2: Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje 1 (jedną) usługę odpowiadającą przedmiotowi zamówienia, tj. usługa pośrednictwa w zakupie noclegów co najmniej na kwotę 100 000,00 PLN brutto (słownie: sto tysięcy złotych).

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 58 ustawy. Zgodnie z art. 117 ust. 1 ustawy, warunek określony w ust. 1 pkt 1 niniejszego Rozdziału może zostać spełniony przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; warunek określony w ust. 1 pkt 2 niniejszego Rozdziału może zostać spełniony przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 3 ustawy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi objęte przedmiotem zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy.
Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
Zamawiający odrzuci ofertę złożoną przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Rozdz. 9

Podstawy wykluczenia Wykonawcy z postępowania

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.
Wykonawca jest zobowiązany wykazać, że nie podlega wykluczeniu z postępowania.
W przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, Zamawiający zbada, czy nie zachodzą wobec podmiotów udostępniających te zasoby podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1.

Rozdz. 10 Podmiotowe środki dowodowe - składane na wezwanie Zamawiającego

Zamawiający - przed wyborem najkorzystniejszej oferty – z zastrzeżeniem art. 274 ust. 4 ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych zgodnie z załącznikami nr 6 do SWZ: potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w niniejszym rozdziale oraz w rozdziale 14 ust. 6, muszą spełniać wymagania określone w ustawie i w przepisach rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23.12.2020 r. ws. podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, a także wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. ws. sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

Rozdz. 11

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej i informacja o osobach wyznaczonych do kontaktu

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Adres strony internetowej prowadzonego postępowania, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia - xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx
Pytania do SWZ należy zadawać drogą mailową, na adres xxxxxx@xxxx.xx (ze wskazaniem w tytule wiadomości numeru postępowania). Wielkość załączonego do pojedynczej wiadomości pliku nie może przekraczać rozmiaru 10MB.
Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności:
1. wymiana informacji,
2. przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym,

odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu:

miniPortalu, który dostępny jest pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/,
ePUAPu dostępnego pod adresem skrzynki Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność
poczty elektronicznej.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularza do komunikacji” wynosi 10 MB.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal: „Formularz do komunikacji”. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (DA.261.01.22).
Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
musi posiadać konto na ePUAP.

Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do „Formularza do komunikacji”.

Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki.

Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń za pomocą poczty elektronicznej.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415).

Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
Korespondencja w postępowaniu prowadzona jest w języku polskim. Oznacza to, że wszelka korespondencja w języku obcym winna być złożona wraz z tłumaczeniem na język polski.
Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Język postępowania i wymagania w tym zakresie:

postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
dopuszcza się używanie w ofercie, oświadczeniach i dokumentach określeń obcojęzycznych w zakresie określonym w art. 11 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.
podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przez upływem terminu składania ofert, z zastrzeżeniem art. 284 ust. 5 ustawy.
Osoby wyznaczone do kontaktu z wykonawcą:

w sprawach merytorycznych – xx Xxxxxxxx Xxxxx tel.: 000 000 000

w sprawach proceduralnych – Xxxx Xxxxx tel. 000 000 000

email: xxxxxx@xxxx.xx, x00 00 00 00 000

Rozdz. 12

Forma dokumentów

Wnioski, oferty, oświadczenia i inne dokumenty składane w postępowaniu muszą być zgodne z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).
Zamawiający dopuszcza następujące formaty składanych dokumentów elektronicznych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .odt, .xls, .xlsx, .jpg, .tiff, XAdES.

Zamawiający, określając dopuszczalne formaty danych w jakich Wykonawca może przedłożyć dokumenty lub oświadczenia, korzysta z katalogu formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram lnteroperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
(Dz. U. z 2017 r., poz. 2247).

W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zamawiający dopuszcza następujące formaty plików zawierających skompresowane dane: .rar, .zip, .7z

Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

• dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,

• dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.

Zalecamy stosowanie podpisu otaczającego (wewnętrznego), który polega na tym, że jest zapisany łącznie z podpisywanym dokumentem (tworzą jeden plik), a nie oddzielnie (plik podpisywany i plik podpisu). Jeżeli w wyniku podpisywania pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym zostanie utworzony dodatkowy plik z podpisem, Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu oba pliki (plik podpisywany i plik z podpisem).

Szczegółowy sposób utworzenia podpisu otaczającego (wewnętrznego) zawarty jest w instrukcji użytkownika programu, za pomocą którego składany jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku programów Sigillum Sign 4, Sigillum Sign 5, Szafir 2.0, proCertum SmartSign oraz PEM-HEART 3.9 można również skorzystać ze wskazówek zawartych na stronie internetowej:

xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxx-xxxxxx-x-xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx-xxxxxx-xxx-xx-x-xxx-xx-xxxxxx/xxx-xxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxx

UWAGA

Zgodnie z art. 137 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 1797) do podpisywania ofert w systemie oraz plików dokumentów załączanych do oferty oraz pozostałych składanych postępowaniu rekomenduje się użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wykorzystującego funkcję skrótu SHA-2.

Zalecenia dotyczące podpisu osobistego :

W przypadku składania wniosku lub oferty w postaci elektronicznej (podpisywania dokumentów podpisem osobistym), wykonawca musi posiadać (dotyczy postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne):

• E-dowód osobisty osoby składającej wniosek lub ofertę ;

• Włączona w przeglądarce opcja obsługi JavaScript;

• Zainstalowane na komputerze środowisko uruchomieniowe ORACLE JAVA (dla systemu Windows - w wersji 32 oraz 64 bitowej – do po-brania ze strony producenta w sekcji Java SE Runtime Environment 8u202 - Windows x86 Offline oraz Windowsx64, dla systemu Mac - do pobrania ze strony producenta w sekcji Xxxx XX Xxxxxxxxxxx Xxx 0x000 - Xxx XX X x00; alternatywnie do oprogramowania ORACLE - JAVA w wersji OpenJDK)

• Zainstalowana aplikacja Szafir Host;

• Zainstalowane oprogramowanie do obsługi e-dowodu E-dowód menadżer dostępne na stronie xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/x-xxxxx;

• Podłączony lub wbudowany w komputer czytnik karty e-dowód.

Prawidłowość zainstalowania w/w komponentów można zweryfikować po zalogowaniu do OnePlace, po kliknięciu przycisku „SPRAWDŹ PODPIS”.

Zalecenia dotyczące podpisywania profilem zaufanym:

W przypadku składania wniosku lub oferty w postaci elektronicznej (podpisywania dokumentów profilem zaufanym), wykonawca musi posiadać:

• Profil zaufany osoby składającej wniosek lub ofertę.

• Dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PA-dES;

Jeżeli w wyniku podpisywania pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym zostanie utworzony plik z podpisem, Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu oba pliki (plik podpisywany i plik z podpisem).

Rozdz. 13

Termin związania ofertą

Wykonawca jest związany ofertą do dnia 2 czerwca 2022 r.

Rozdz. 14

Opis sposobu przygotowywania oferty

Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami określonymi w SWZ i wzorem wskazanym
w załączniku nr 4 do SWZ.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie z postanowieniami SWZ.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez Wykonawcę jest dostępny dla wykonawców na miniPortalu. W formularzu oferty/wniosku Wykonawca zobowiązany jest podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem.
Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu
Ofertę należy sporządzić zgodnie ze wzorem formularza „OFERTA” – załącznik nr 4 do SWZ i złożyć pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji, określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej. W celu opatrzenia oferty podpisem zaufanym Zamawiający rekomenduje wykorzystać stronę: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxx/xxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxx .
Do oferty dołącza się oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy, zgodne ze wzorem zawartym w załączniku nr 5 i 5a do SWZ.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z tych wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wykonawca przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania Zamawiający żąda złożenia:

pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego);
postanowienie pkt 1 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
postanowienia pkt 1-2 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.

Rozdz. 15

Wadium

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Rozdz. 16

Sposób oraz termin składania ofert

Miejsce składania ofert: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/
Termin składania ofert: dnia 5 maja 2022r o godz. 14:00.

Decyduje data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

Termin otwarcia ofert: dnia 5 maja 2022r o godz. 14:30
Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje dotyczące:
1. nazw albo imion i nazwisk oraz siedzib lub miejsc prowadzonej działalności gospodarczej albo miejsc zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte,
2. cen zawartych w ofertach.

Rozdz. 17

Sposób obliczenia ceny. Informacje dotyczące walut obcych

Wykonawca określi cenę netto w „OFERCIE”.
Cenę brutto oferty należy wskazać w „OFERCIE”, przy zastosowaniu odpowiedniej stawki podatku VAT.
Cena brutto oferty powinna obejmować wszystkie elementy cenotwórcze realizacji zamówienia, warunki i obowiązki umowne określone w Projektowanych postanowieniach umowy oraz ma zawierać wszelkie opłaty publicznoprawne, w tym z uwzględnieniem postanowień ust. 5.
Cena oferty i składniki cenotwórcze podane przez Wykonawcę będą stałe przez okres realizacji Umowy i nie będą mogły podlegać zmianie, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w Projektowanych postanowieniach umowy.
Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium Ceny Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. Wykonawca w „Formularzu ofertowym” (wzór w załączniku nr 4 do SWZ) ma obowiązek:
1. poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego,
2. wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego,
3. wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;
4. wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.
Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
Cena oferty ma być wyrażona w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza, to znaczy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie oraz oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie i uwzględni konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek, w następujący sposób:
1. w przypadku, gdy Wykonawca poda cenę oferty, ceny jednostkowe z dokładnością większą niż do dwóch miejsc po przecinku lub dokonał ich nieprawidłowego zaokrąglenia, Zamawiający dokona przeliczenia podanych w ofercie cen do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: podane w ofercie kwoty zostaną zaokrąglone do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostaną pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyżej zostaną zaokrąglone do 1 grosza,
Zamawiający informuje, że nie przewiduje możliwości udzielenia Wykonawcy zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

Rozdz. 18

Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

Oceniane będą wyłącznie oferty nie odrzucone.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się niżej opisanymi kryteriami:
1. Dla Części 1.

Kryterium	Waga	Symbol
cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego – 60% (C) – max. 60 pkt	60%	C1
cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego – 20% (C) – max. 20 pkt	20%	C2
wysokość upustu cenowego wyrażonego w % od cen proponowanych przez przewoźników, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu lotniczego – 20% (U) – max. 20 pkt	20%	U

Sposób oceny w zakresie poszczególnych kryteriów:

W kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego:

Najniższa zaoferowana Cena brutto opłaty transakcyjnej

za wystawienie jednego biletu lotniczego

C1 = ------------------------------------------------------------------------------- x 60 pkt

Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu

lotniczego zaproponowana w badanej Ofercie

W kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego:

Najniższa zaoferowana Cena brutto opłaty transakcyjnej

za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego

C2 = ---------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- x 20 pkt

Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu

Kolejowego lub autokarowego zaproponowana w badanej Ofercie

W kryterium wysokość upustu cenowego wyrażonego w % od cen proponowanych przez przewoźników, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu lotniczego

Wysokość upustu od ceny biletu lotniczego

przewoźnika zaproponowana w badanej Ofercie

U = ----------------------------------------------------------------------------------------------------- x 20 pkt

Najwyższa zaoferowana wysokość upustu od ceny biletu lotniczego przewoźnika

Wysokość upustu może być równa 0%

Wysokość upustu nie może być ujemna.

Liczba punktów przyznanych ofercie = C1 + C2 + U

b Dla Części 2.

Kryterium	Waga	Symbol
cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup usług zakwaterowania– 60% (C) – max. 60 pkt	60%	C
wysokość upustu od ceny usługi zakwaterowania wyszukanej i zaproponowanej przez Wykonawcę, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i wykupie tych usług– 20% (U) – max. 20 pkt	20%	U
czas odpowiedzi na złożone zamówienie – 20% (O) – max. 20 pkt	20%	O

Sposób oceny w zakresie poszczególnych kryteriów:

W kryterium cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup usług zakwaterowania

Najniższa zaoferowana Cena brutto opłaty transakcyjnej

za zakup usług zakwaterowania

C = --------------------------------------------------------------------------------------- x 60 pkt

Cena brutto opłaty transakcyjnej

za zakup usług zakwaterowania zaproponowana w badanej Ofercie

W kryterium wysokość upustu od ceny usługi zakwaterowania wyszukanej i zaproponowanej przez Wykonawcę, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i wykupie tych usług

Wysokość upustu od ceny zakwaterowania

w kraju i za granicą, zaproponowana w badanej Ofercie

U = ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 20 pkt

Najwyższa zaoferowana wysokość upustu od ceny zakwaterowania

w kraju i za granicą

Wysokość upustu może być równa 0%

Wysokość upustu nie może być ujemna.

Wartość punktowa kryterium nr 3 – „Czas odpowiedzi na złożone Zamówienie” (O) jest wyliczana w następujący sposób:

- 20 punktów otrzyma oferta Wykonawcy, który zaoferuje czas odpowiedzi na złożone Zamówienie do 1h

- 10 punktów otrzyma oferta Wykonawcy, który zaoferuje czas odpowiedzi na złożone Zamówienie w przedziale powyżej 1h do 2h

- 0 punktów otrzyma oferta Wykonawcy, który zaoferuje czas odpowiedzi na złożone Zamówienie w terminie powyżej 2 h.

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta w kryterium oceny ofert jakim jest Czas odpowiedzi na złożone Zamówienie wynosi – 20 pkt.

Czas odpowiedzi na złożone Zamówienie:

- należy podać w godzinach roboczych, w pełnych jednostkach liczbowych w zaokrągleniu do zera miejsc po przecinku

W przypadku niewskazania w ofercie przez Wykonawcę czasu odpowiedzi na złożone Zamówienie Zamawiający przyjmie najdłuższy możliwy czas tj. powyżej 2 h roboczych.

Liczba punktów przyznanych ofercie = C + U + O

Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione powyżej kryteria.

Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch (2) miejsc po przecinku, stosując powszechne zasady zaokrąglania.

Przy ocenie ofert wartość wagowa wyrażona w procentach będzie wyrażona w punktach (1% = 1 pkt). Punkty w ramach kryterium oceny ofert przyznane zostaną do 2 miejsca po przecinku (na zasadzie „odcięcia” kolejnych cyfr).
Za najkorzystniejszą ofertę uważa się ofertę, która uzyska największą liczbę punktów będącą sumą punktacji w obu kryteriach wskazanych w ust. 2.
Zamawiający jako najkorzystniejszą ofertę wybierze ofertę Wykonawcy, która uzyska największą liczbę punktów w ramach kryteriów oceny ofert.

Rozdz. 19

Informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Rozdz. 20

Informacja o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy ws. zamówienia publicznego

Zamawiający zawiadomi o wyniku postępowania, zgodnie z przepisami ustawy, poprzez stronę zamawiającego.
Z wybranym Wykonawcą Zamawiający podpisze Umowę o wykonanie zamówienia, w terminie określonym w art. 308 ustawy.
Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania Umowy w sposób podany w ust. 1.
Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może zażądać przed podpisaniem Umowy kopii umowy regulującej ich współpracę w zakresie obejmującym wykonanie zamówienia. Z treści powyższej umowy powinny w szczególności wynikać: zasady współdziałania, zakres współuczestnictwa i podział obowiązków Wykonawców w wykonaniu przedmiotu zamówienia.
Przed zawarciem Umowy, wybrany Wykonawca:
1. przekaże Zamawiającemu informacje niezbędne do wpisania do treści Umowy, np. imiona i nazwiska uprawnionych osób, które będą reprezentować Wykonawcę przy podpisaniu umowy, koordynacji itp.;
2. przekaże wszelkie informacje, oświadczenia lub dokumenty istotne dla określenia skutków na gruncie rozliczeń publicznoprawnych.

Rozdz. 21

Projektowane postanowienia umowy ws. zamówienia publicznego

Zamawiający wymaga od wybranego Wykonawcy zamówienia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.
Projektowane postanowienia umowy przed zawarciem zostaną uzupełnione o niezbędne informacje dotyczące w szczególności Wykonawcy oraz wartości umowy.

Rozdz. 22 Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy

Wykonawcy oraz innemu podmiotowi przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale IX ustawy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do której Zamawiający był zobowiązany na podstawie ustawy.

Rozdz. 23

Postanowienia końcowe

Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Przywołane w SWZ załączniki stanowią jej integralną część i są udostępnione przez Zamawiającego w wersji edytowalnej.

Wykaz załączników do SWZ:

załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,

załącznik nr 2 - Projektowane postanowienia umowy dla części I i II zamówienia,

załącznik nr 3 - Informacje wymagane przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,

załącznik nr 4 – OFERTA

załącznik nr 5 - Oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,

załącznik nr 5a - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

załącznik nr 6 - Wykaz usług

Załącznik nr 1 do SWZ

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność w zakresie zapewnienia rezerwacji, nabywania (zakupu) i dostarczania do miejsc i w terminach wskazanych przez Zamawiającego:
1. biletów lotniczych na loty krajowe i zagraniczne (europejskie i pozaeuropejskie),
2. biletów kolejowych na przejazdy krajowe i zagraniczne,
3. biletów autokarowych na przejazdy krajowe i zagraniczne,
4. miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą,
5. dodatkowych usług hotelowych, usług towarzyszących.
Zamawiający przewiduje rocznie:
1. do 150 przelotów zagranicznych na trasach europejskich,
2. do 17 przelotów zagranicznych na trasach pozaeuropejskich,
3. do 2 przelotów na trasach krajowych,
4. do 90 przejazdów kolejowych krajowych i zagranicznych,
5. do 417 noclegów w kraju i za granicą.
6. Zamawiający zastrzega sobie, że ilość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza lub większa niż określona w pkt 2. Liczba i kierunki zamówionych u Wykonawcy biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz miejsc noclegowych wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego i mogą różnić się od przewidywanych.
Wykonawca zobowiązany jest do regulowania należności za bilety lotnicze, kolejowe i autokarowe oraz miejsca noclegowe. Zamawiający dokona zapłaty za bilety lotnicze, kolejowe i autokarowe oraz miejsca noclegowe po otrzymaniu od Wykonawcy faktury VAT.
Wykonawca zobowiązany jest do oferowania biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz miejsc noclegowych w cenie obejmującej wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym, w tym należne podatki i opłaty obowiązkowe.
Zakup przez Zamawiającego biletów na przewozy lotnicze lub kolejowe nie zawsze będzie połączony z jednoczesną rezerwacją miejsc noclegowych. Zamówienia miejsc noclegowych będą zlecane przez Zamawiającego opcjonalnie, zależnie od potrzeb danej podróży.
W celu zapewnienia sprawnej komunikacji z Zamawiającym, Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia:
1. minimum 3 (trzech) linii telefonicznych dedykowanych dla Zamawiającego, działających w dni robocze,
2. całodobowego numeru telefonu alarmowego komórkowego (7/24), dostępnego także w dni wolne od pracy i dni świąteczne. Opłaty za połączenia nie mogą podlegać tzw. podwyższonej taryfikacji,
3. minimum 3 (trzy) adresy mailowe dedykowane dla Zamawiającego dla poszczególnych usług objętych Przedmiotem Umowy.
Wykonawca obowiązany jest dochować szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia.
Wykonawca będzie pośredniczył w sprawach reklamacyjnych pomiędzy Zamawiającym a przewoźnikiem, hotelem.
Wykonawca zapewni kompleksową obsługę, w ramach Przedmiotu Umowy, w zakresie doradztwa, administrowania i wykorzystywania programów lojalnościowych oferowanych przez przewoźników i hotele.
Przy zakupie biletów lotniczych na krajowe i zagraniczne połączenia lotnicze Zamawiający będzie wymagać od Wykonawcy:
1. kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji biletów lotniczych i realizacji połączeń krajowych i zagranicznych,
2. zapewnienia wysokiej jakości usług, w tym:
  1. przedstawiania optymalnych cenowo i czasowo połączeń na trasie wskazanej przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że połączenie nie jest w jego ocenie najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej propozycji,
  2. możliwości dokonywania rezerwacji, jej zmiany lub wykupu biletu, 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, również w dni wolne od pracy i dni świąteczne,
  3. możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży oraz danych pasażera, zgłoszonych Wykonawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży,
  4. wystawiania i dostarczania biletów do miejsca, w formie i w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
  5. w przypadku dostarczania biletów elektronicznych będą one przekazywane Zamawiającemu bezpośrednio z terminala Globalnego Systemu Dystrybucji GDS, który powinien być użytkowany przez Wykonawcę,
  6. dokonywania rezerwacji biletów w klasach zlecanych przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz przesyłania na wskazane adresy e‑mail informacji o dokonanych rezerwacjach, zawierających x.xx. dane pasażera, plan podróży i ceny biletów,
  7. niezwłocznego informowania o wszelkich zmianach w założonych rezerwacjach ukazujących się w systemach rezerwacyjnych oraz o zbliżających się terminach wykupu biletów, w formie uzgodnionej z Zamawiającym,
  8. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania przez Wykonawcę jakichkolwiek zmian elementów danych dotyczących ceny biletów wygenerowanych za pośrednictwem użytkowanego przez Wykonawcę systemu GDS.
3. Przy zakupie biletów kolejowych na krajowe i zagraniczne połączenia kolejowe, Zamawiający będzie wymagać od Wykonawcy:
  1. kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji biletów kolejowych, realizacji optymalnych połączeń krajowych i zagranicznych,
  2. zapewnienia wysokiej jakości oferowanych usług, w tym:
    1. przedstawiania optymalnych czasowo i cenowo połączeń na trasie wskazanej przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że połączenie nie jest w jego ocenie najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej propozycji,
    2. możliwości dokonywania rezerwacji, jej zmiany lub wykupu biletu, 7 dni
      w tygodniu, 24 godziny na dobę, również w dni wolne od pracy i dni świąteczne,
    3. możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży, zgłoszonych Wykonawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży,
    4. wystawiania i dostarczania biletów do miejsca, w formie i w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
    5. dokonywania zakupu biletów w klasach zlecanych przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz przesyłania na wskazane przez Zamawiającego adresy e-mail informacji o dokonanych zakupach, planach podróży i cenach biletów.
  3. Przy zakupie miejsc noclegowych, Zamawiający będzie wymagać od Wykonawcy:
    1. przedstawiania optymalnych jakościowo i cenowo miejsc noclegowych o standardzie wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że oferta nie jest w jego ocenie najkorzystniejsza, to zażąda od Wykonawcy nowej propozycji,
    2. zapewniania usługi śniadania w hotelu bądź możliwości rezygnacji z usługi śniadania w hotelu i w takich przypadkach obciążania Zamawiającego wyłącznie kosztem ceny za nocleg w pokoju,
    3. możliwości dokonywania rezerwacji, jej zmiany lub wystawiania dokumentu potwierdzającego rezerwację miejsc noclegowych 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, również w dni wolne od pracy i dni świąteczne,
    4. zapewniania realizacji zamówienia na usługę noclegową złożonego także w dniu rozpoczęcia podróży,
    5. możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany terminu, danych gościa, standardu noclegu, zgłoszonych Wykonawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży,
    6. wystawiania i dostarczania dokumentów potwierdzających rezerwację miejsc noclegowych (np. voucherów) do miejsca, w formie i w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
    7. niezwłocznego informowania o wszelkich zmianach w założonych rezerwacjach ukazujących się w systemach rezerwacyjnych oraz o zbliżających się terminach wykupu dokumentów potwierdzających rezerwację miejsc noclegowych, formie uzgodnionej z Zamawiającym,
    8. zapewnienia, po wcześniejszym zgłoszeniu takiej potrzeby przez Zamawiającego, usług towarzyszących (zapewnienie sali konferencyjnej, przerw kawowych, posiłków, transferów taxi do i z hotelu, etc.).

Przewidywane kierunki wyjazdów oraz liczba uczestników

l.p.	kierunek / skąd-dokąd	środek transportu	liczba pasażerów	rodzaj noclegu	liczba noclegów [osoby x noce]
l.p.	kierunek / skąd-dokąd	środek transportu	liczba pasażerów	rodzaj noclegu	liczba noclegów [osoby x noce]
1	Polska( warszawa)- Japonia (tokio)	samolot	7	hotel	49
2	Tokio- Osaka-Tsuruga	pociag	7	hotel	7
4	Warszawa- Bełżec	autokar	2	hotel	10
6	Warszawa - Bukareszt	samolot	7	hotel	30
7	Warszawa - Sibiu	samolot, autobus	7	hotel	42
8	Warszawa - Triest	samolot	7	hotel	42
10	Warszawa - Bruksela	samolot	5	hotel	30
12	Warszawa-Londyn	samolot	3	hotel	30
13	Warszawa - Monachium	samolot	7	hotel	21
16	Warszawa - Europa	samolot	30	hotel	150
17	Tel -Awiw- Tokio	samolot	2	hotel	6
18	Warszawa- Kowno	samolot/pociag	15	-	-
19	Berlin- Kowno	samolot/pociag	15	-	-
20	Barcelona-Kowno	samolot	1	-	-
21	Xxxxxxxxxx- Xxxxx	xxxxxx/xxxxxxx	00	-	-
00	Xxxxxxxx-Xxxxxx	samolot/pociag	18	-	-
23	Bratysława-Wieden	pociag	10	-	-
24	Berlin- Wiedeń	pociag/samolot	10	-	-
25	Wiedeń-Nowy Jork	samolot	1	-	-

Zamawiający zastrzega, że ww. kierunki wyjazdów oraz liczba uczestników – mają jedynie charakter orientacyjny i pomocniczy dla wykonawcy. Nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do zamawiania usług w zakresie identycznym jak wyżej wskazano. W związku z tym pewne modyfikacje, ograniczenia i rozszerzenia w zakresie kierunków i liczby uczestników nie mogą stanowić jakiejkolwiek podstawy roszczeń wykonawcy.

Załącznik nr 2 do SWZ

PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

Załącznik nr 2 – Projekt umowy dla części I

Umowa nr ……………………/2022

Niniejsza Umowa została zawarta w Warszawie w dniu ……. 2022 roku pomiędzy:

Instytutem Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność z siedzibą w Warszawie, adres: xx. Xxxxxx 00, Xxxxxxx X, XX xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK 90/2015, posiadającym NIP: 701 045 62 60, REGON: 360483100,

reprezentowanym przez:

Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx - Dyrektora,

- zwanym dalej „Zamawiającym”,

………………

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub odpowiednio „Stroną”.

Strony postanawiają, co następuje:

Niniejsza umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu ………………………………o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Xx. X. x 0000 r., poz. 1129 z późn. zm.).

§ 1

Przedmiot Umowy

Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług zgodnie z ofertą z dnia ……………………………, która stanowi załącznik nr 1 do Umowy, oraz zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, których przedmiotem jest………………………………………..
Wykonawca w ramach świadczonych usług zobowiązuje się do: rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych wraz z ich przekazaniem.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do Umowy (Opis Przedmiotu Zamówienia).

§ 2

Czas trwania Umowy

Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego począwszy od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2022 r. lub do chwili wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia.

§ 3

Prawa i obowiązki Stron

Wykonawca winien przy sprzedaży biletów stanowiących przedmiot zamówienia stosować minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie z zachowaniem uczciwości handlowej oraz zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży.
Szczegóły dotyczące dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych określa Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 2 do Umowy.
Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, a w szczególności do:
1. podania formy i terminu dostarczenia biletów i voucherów oraz innych dokumentów niezbędnych do realizacji podróży;
2. niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o akceptacji/wyborze przedstawionej przez Wykonawcę oferty/wariantu oferty albo zgłoszenia zastrzeżeń/odrzuceniu;
3. niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wszelkich zmianach dotyczących przedmiotu zamówienia;
4. żądania niezwłocznego (nie dłużej niż 2 h) potwierdzenia przez Wykonawcę otrzymania zamówienia;
5. żądania od Wykonawcy doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży;

4. Składanie rezerwacji na realizację usługi sprzedaży biletów będzie się odbywało na podstawie potwierdzenia rezerwacji w wiadomości e-mail opartego na informacjach zawartych w rezerwacji złożonej w wiadomości e-mail przekazywanej przez osoby upoważnione do składania rezerwacji ze strony Zamawiającego. W przypadku konieczności dokonania zmian zarezerwowanych usług lub anulacji usług wymaga to dokonania odpowiednich zmian w potwierdzeniu rezerwacji.

5. Wykonawca będzie świadczył usługi rezerwacji biletów, będące przedmiotem umowy, zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowe Stowarzyszenia Transportu Lotniczego).

6. Wykonawca oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniową w zakresie prowadzonej działalności , której kopia stanowi załącznik nr 4 do umowy. W przypadku wygaśnięcia ważności polisy w okresie obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć dowód wniesienia składki za okres do dnia obowiązywania niniejszej umowy.

§ 4

Wynagrodzenie i płatności

Z tytułu realizacji przedmiotu Umowy o którym mowa w § 1 Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości:
1. ………………………. zł [słownie: ……………] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego,
2. ………………………. zł [słownie: ……………] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego,
3. ………………% wysokość upustu cenowego wyrażonego od cen proponowanych przez przewoźników, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu lotniczego

Wszelkie ustalenia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN na warunkach określonych w potwierdzeniu rezerwacji.
Poza wynagrodzeniem określonym w ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest pokryć należności wynikające z ceny biletu według cen (taryf) przewoźników.
Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za bilety będzie wyliczona na podstawie faktycznie zakupionych biletów z uwzględnieniem opłat dodatkowych (np. lotniskowych)i podatków.
Cena biletu musi być ceną z dnia rezerwacji zgodnie z przepisami taryfowymi IATA.
Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za bilety będzie wyliczona na podstawie faktycznie zakupionych biletów i dokonanych rezerwacji z uwzględnieniem upustów/rabatów określonych w ofercie Wykonawcy, opłat i podatków lotniskowych i innych niezbędnych do odbycia podróży
Opłata transakcyjna o której mowa w ust. 1 pkt 1 obejmuje x.xx.: koszt rezerwacji i wystawienia biletu lub voucheru, dostawę biletu lub voucheru Zamawiającemu, przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletu lub opłaceniu rezerwacji, oferowanie wariantów połączenia, składanie ewentualnych odwołań i reklamacji do stosownych przewoźników, podatek VAT, wystawianie i dostarczanie dokumentów rozliczeniowych wskazanych w § 3 i Opisie Przedmiotu Zamówienia.
Łączna wartość wynagrodzenia w ramach niniejszej Umowy nie przekroczy kwoty …………………….zł brutto (słownie: . złotych) przy czym Zamawiający zastrzega możliwość niewykorzystania kwoty przedmiotowego wynagrodzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.
Wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat transakcyjnych, za wyjątkiem opłat wynikających z taryf przewoźników wyłącznie w przypadku rezygnacji lub zmiany pasażera, trasy, terminu przejazdu, o ile nastąpiło to po okresie umożliwiającym bezkosztową zmianę lub anulację usług.
Jeżeli zmiana parametrów jednostkowego zamówienia wiązać się będzie z koniecznością zmiany ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów ewentualnej różnicy w cenie, wynikających z zastosowanej taryfy.
Wykonawca dokona zwrotu opłat za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń i opłat manipulacyjnych oraz transakcyjnych pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy.
Należność za każdą wykonaną usługę uregulowana będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w PLN w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej przez Zamawiającego faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień dokonania przelewu przez Zamawiającego na konto Wykonawcy.
W przypadku biletów lotniczych Wykonawca wystawi fakturę VAT nie wcześniej niż w dniu potwierdzenia rezerwacji przez Zamawiającego.
Faktura poza wymogami formalno-rachunkowymi powinna zawierać wyszczególniony dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy wyrażoną w PLN z tytułu realizacji przedmiotu umowy, x.xx.:

numer umowy,
cenę jednostkową biletu,
wysokość opłaty lotniskowej/dodatkowej
podatek VAT,
opłatę transakcyjną zgodną z ofertą Wykonawcy,
wartość udzielonego rabatu/upustu (w% i PLN),

Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur za wykonane usługi dotyczące rezerwacji, wystawienia i dostarczenia biletów w języku polskim bądź w przypadku Wykonawcy zagranicznego w języku wystawcy.
Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
Prawidłowo wystawiona faktura za usługi wykonane w grudniu 2022 r. musi być dostarczona do siedziby zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24 grudnia 2022 r., z zastrzeżeniem że Zamawiający może dopuścić wydłużenie tego terminu. Zmiana polegająca na wydłużeniu tego terminu nie wymaga zmiany niniejszej Umowy, a informacja o takiej możliwości będzie przekazana Wykonawcy drogą e-mailową, na adres wskazany w § 5 ust. 4.

§ 5

Formy komunikacji

Osobami uprawnionymi do zamawiania biletów ze strony Zamawiającego są osoby wymienione w załączniku nr 3 do umowy, które są jednocześnie upoważnione ze strony Zamawiającego do zgłaszania reklamacji i uwag.
Pozostała korespondencja dotycząca realizacji niniejszej umowy będzie dodatkowo kierowana na adres: ………………………………………………………………………………………….. Warszawa, adres e-mail: ……………………………………………………
Nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego sprawują:
1. ……………………………., tel. ………………………, e-mail: ……………………………………………………..
2. ……………………………., tel. ………………………, e-mail: ……………………………………………………..
Ze strony Wykonawcy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy są:
1. ………………………….., tel. …………………………, e-mail: ......................., fax: ……………………………..
2. …………………., tel. ……………………, e-mail: ............................., fax: …………………………
Wykonawca zapewni następujące kanały komunikacji w zakresie realizacji Umowy:
1. telefon: ……………………………. kom. ……………………………,
2. całodobowy numer telefonu alarmowego komórkowego (7/24), dostępnego także w dni wolne od pracy i dni świąteczne: …………………………………
3. mail: ................................ , ..................................
Osoby wymienione w ust. 1, 3 i 4 wraz z załącznikiem nr 3 do Umowy nie są uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxx, ani do podejmowania innych wiążących rozstrzygnięć wymagających zachowania formy pisemnej.
W przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów drogą elektroniczną miejscem dostarczenia: dokumentów podróży oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego.
1. dokumenty podróży powinny być dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego);
2. wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny zostać dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego).

§6

Przetwarzanie i ochrona danych osobowych

Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe dotyczące/związane z rezerwacją i sprzedażą biletów wraz z ich przekazaniem, w szczególności: imię, nazwisko, nr telefonu, adres elektroniczny i data urodzenia.
Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę w szczególności przy wykorzystaniu systemów elektronicznych użytkowanych przez Wykonawcę.

§7

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych

Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych iw sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE -dalej RODO, powierzanych w rozumieniu i na zasadach określonych w przepisach RODO.
Zamawiający jako Administrator danych powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe, które zgromadził zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych, w zakresie i celu określonym niniejszą Umową.
Wykonawca nie będzie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku pisemnej zgody Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Zamawiającemu możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian w ciągu 5 dni roboczych od dnia poinformowania.
W przypadku zgody Xxxxxxxxxxxxx, o której mowa w ust. 4, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia w formie pisemnej odrębnych umów, zawierających adekwatne elementy treści ujęte w Umowie.
Wykonawca przekazuje Zamawiającemu, na każde jego żądanie, wykaz podmiotów, o których mowa w ust. 4, którym zostało powierzone przetwarzanie danych osobowych.
Wykonawca prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
Zamawiający zobowiązuje się, na zasadach wynikających z RODO, do wykonania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO.
Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, które:
1. posiadają imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez Wykonawcę - wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie oraz
2. podpisały, przy nadaniu im upoważnienia, oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
Odwołania upoważnienia dokonuje Wykonawca. Nie wyklucza to jednak uprawnienia Zamawiającego do odwołania upoważnienia w uzasadnionych przypadkach.
Wykonawca ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
W przypadku zgody Xxxxxxxxxxxxx, o której mowa w ust. 4, Zamawiający umocowuje Wykonawcę do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa w ust. 4, do wydawania i odwoływania upoważnień do dalszego przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca oraz gdy ma to zastosowanie, podmioty określone w ust. 4, prowadzą ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
w szczególności do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa,
a w szczególności prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
Wykonawca:
1. zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do:
  1. pracowania jedynie z danymi osobowymi niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z Umowy,
  2. przechowywania danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy oraz jedynie w czasie jej obowiązywania lub w okresie wskazanym w dokumentach programowych funduszu europejskiego, z którego dofinansowywane są koszty realizacji niniejszej umowy, w zależności od tego, który z powyższych okresów będzie dłuższy,
  3. nietworzenia kopii danych osobowych innych niż niezbędne do realizacji umowy,
  4. zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczania, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Wykonawcą,
  5. zabezpieczenia danych osobowych przed dostępem do nich osób nieupoważnionych, przetwarzaniem z naruszeniem regulacji wynikających z RODO, ich nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
2. oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Zamawiającego w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
Strony zobowiązują się do dokonywania wszelkich działań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych, w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.
Wykonawca zobowiązuje się do sprawowania nadzoru nad osobami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych.
Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania powierzonych danych osobowych dla celów innych niż określone w Umowie.
Wykonawca niezwłocznie informuje Xxxxxxxxxxxxx o wszelkich wypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności wynikających z RODO.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
Wykonawca, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Zamawiającemu każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Zamawiającemu określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Wykonawca może je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Zamawiającego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Wykonawca bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy.
Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 i 32-36 RODO oraz umożliwić przeprowadzenie kontroli przez Zamawiającego. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Wykonawcy co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.
Wykonawca umożliwi zamawiającemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu o którym mowa w ust. 21, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z RODO lub Umowy.
Wykonawca zobowiąże podmioty przetwarzające, o których mowa w ust. 1, do umożliwienia Zamawiającemu, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu zobowiązań wynikających z RODO, dokonania niezapowiedzianej kontroli.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO w zakresie danych osobowych powierzonych Wykonawcy.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
Zamawiający ma w szczególności prawo do:
1. wstępu, w godzinach pracy Wykonawcy, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa;
2. żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wysłuchania osób w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3. wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4. przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych.
Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawności jakości zabezpieczeń oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku kontroli, o której mowa w ust. 24.
Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania na mocy niniejszej umowy, prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, innymi uprawnionymi organami i podmiotami, policją lub przed sądami.

§8

Odpowiedzialność Wykonawcy

Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność w stosunku do Zamawiającego oraz osób trzecich, w tym odpowiedzialność odszkodowawczą, za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, osobom nieupoważnionym.

§9

Poufność informacji

Z zastrzeżeniem postanowienia ust. 2, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich dotyczących Zamawiającego danych i informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób (zamierzony lub przypadkowy) w związku z wykonywaniem Umowy, bez względu na sposób i formę ich przekazania, nazywanych dalej łącznie „Informacjami Poufnymi”.
Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do danych
i informacji:
1. dostępnych publicznie;
2. otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;
3. które w momencie ich przekazania przez Zamawiającego były już znane Wykonawcy bez obowiązku zachowania poufności;
4. w stosunku do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie.
W przypadku, gdy ujawnienie Informacji Poufnych przez Wykonawcę jest wymagane na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o przyczynach i zakresie ujawnionych Informacji Poufnych. Poinformowanie takie powinno nastąpić w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, chyba że takie poinformowanie Zamawiającego byłoby sprzeczne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Wykonawca zobowiązuje się do:
1. dołożenia właściwych starań w celu zabezpieczenia Informacji Poufnych przed ich utratą, zniekształceniem oraz dostępem nieupoważnionych osób trzecich;
2. niewykorzystywania Informacji Poufnych w celach innych niż wykonanie Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania każdej z osób, przy pomocy których wykonuje Umowę i które będą miały dostęp do Informacji Poufnych, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania poufności, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania poufności. Za ewentualne naruszenia tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.
W przypadku utraty lub zniekształcenia Informacji Poufnych lub dostępu nieupoważnionej osoby trzeciej do Informacji Poufnych, Wykonawca bezzwłocznie podejmie odpowiednie do sytuacji działania ochronne oraz zobowiązuje się do poinformowania o sytuacji Zamawiającego. Poinformowanie takie, w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, powinno opisywać okoliczności zdarzenia, zakres i skutki utraty, zniekształcenia lub ujawnienia Informacji Poufnych oraz podjęte działania ochronne.
Po wykonaniu umowy oraz w przypadku rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca bezzwłocznie zwróci Zamawiającemu lub komisyjnie zniszczy wszelkie Informacje Poufne.
Ustanowione Umową zasady zachowania poufności Informacji Poufnych, jak również przewidziane w Umowie kary umowne z tytułu naruszenia zasad zachowania poufności Informacji Poufnych, obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu.

§ 10

Kary umowne i odszkodowanie

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:
1. za zwłokę w wykonaniu jednostkowego zamówienia w terminie, o którym mowa w pkt. 1 ppkt 1.1 – 1.3 Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy - w wysokości odpowiednio 100 zł. brutto za każdą godzinę zwłoki, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
2. za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jednostkowego zamówienia - w wysokości 10% wartości brutto biletu/biletów, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
3. w przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §4 ust. 8 Umowy;
4. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę rabatu/upustu od ceny biletu lotniczego lub wystawienia faktury bez zastosowania tego rabatu/upustu, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kare umowną w wysokości dwukrotności różnicy pomiędzy ceną z zastosowaniem rabatu upustu, o którym mowa w § 4 ust. 14 pkt. 6 i bez jego zastosowania. Kara będzie naliczana za każde zdarzenie osobno;
5. za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §4 ust. 8 Umowy;
6. w przypadku ujawnienia nieupoważnionym osobom trzecim jakichkolwiek Informacji Poufnych, a także w przypadku ich wykorzystania w celach innych niż wykonanie Umowy - w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §4 ust. 8;
7. w przypadku niemożności odbycia podróży z winy Wykonawcy, Wykonawca zwróci Zamawiającemu poniesione przez Zamawiającego koszty, w tym koszt biletów oraz usług hotelarskich.
W przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów drogą elektroniczną miejscem dostarczenia: biletów, dokumentów podróży oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego:
1. bilet oraz dokumenty podróży powinny być dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 5 ust. 1, 2 i 3, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego);
2. wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny zostać dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 5 ust. 1,2 i 3, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego).

Kary pieniężne naliczane będą niezależnie od siebie.
Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może przekroczyć 20 % łącznego wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 8.
Wykonawca zapłaci kary umowne na podstawie noty obciążeniowej.
Kary umowne zostaną przez Wykonawcę uiszczone na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany na nocie obciążeniowej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od Zamawiającego noty obciążeniowej.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość nałożonych na Wykonawcę kar umownych na zasadach ogólnych.

§ 11

Potencjał kadrowy

Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.), przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osoby do realizacji przedmiotu Umowy i na okres nie krótszy niż do końca obowiązywania niniejszej Umowy. Dodatkowo Wykonawca oświadcza, że skieruje do realizacji Umowy osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy) w liczbie niezbędnej do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy na okres nie krótszy niż do końca obowiązywania niniejszej Umowy.
Wymagania w zakresie zatrudnienia, o których mowa powyżej odnoszą się do bezpośredniego zaangażowania wymienionych osób do realizacji przedmiotu Umowy w zakresie świadczenia usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, stosownie do zakresu i rodzaju prac wskazanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie osoby którymi Wykonawca będzie się posługiwał przy realizacji przedmiotu Umowy objęte były odpowiednio w całym okresie obowiązywania Umowy- ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym.
Wykonawca jest zobowiązany, na każde żądanie Zamawiającego do składania Zamawiającemu pisemnego oświadczenia o spełnieniu wymogu, o którym mowa w ust. 1. Oprócz oświadczenia Zamawiający ma prawo, na każdym etapie realizacji umowy, do żądania przedstawienia dokumentów potwierdzających zatrudnienie osób wykonujących zamówienie na podstawie umowy o pracę.
Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres realizacji przedmiotu umowy utrzymywać stan ciągłości zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i w wymiarze czasu pracy przez wskazaną liczbę osób, o której mowa w ust. 1 z zastrzeżeniem ust. 5.
W przypadku rozwiązania stosunku pracy, w trakcie obowiązywania niniejszej Umowy, z którąkolwiek z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, o których mowa w ust. 1 i wskazanych w „Wykazie osób”, stanowiącym Załącznik nr 8 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do niezwłocznego wyznaczenia na to miejsce innej osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Proponowana osoba przed skierowaniem jej do realizacji przedmiotu Umowy musi zostać zaakceptowana przez Xxxxxxxxxxxxx oraz posiadać kwalifikacje/doświadczenie zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Taka sama procedura dotyczy konieczności zastąpienia czasowego którejkolwiek z ww. osób.
Nieprzedłożenie przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 Umowy będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę, o którym mowa w ust. 1.
Wykonawca ma obowiązek okazać do wglądu w przypadku takiego żądania przez Zamawiającego dokumenty potwierdzające zatrudnienie osób, o których mowa w ust. 1.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.), przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osoby do realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w niniejszym paragrafie lub naruszenia zobowiązania wynikającego z ust. 3 lub 5 powyżej, Wykonawca zapłaci karę umowną na rzecz Zamawiającego w wysokości 1000 zł brutto za każdy stwierdzony przypadek.

§ 12

Zmiana i rozwiązanie Umowy

Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
1. gdy zostaną naliczone kary umowne w wysokości, o której mowa w § 10 ust. 4 Umowy;
2. trzykrotnego powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o nienależytym wykonaniu usługi, ze wskazaniem w jakim zakresie doszło do zaniedbań (w szczególności zwłoki w przekazaniu wariantów połączeń, dokonaniu rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów, dostarczeniu biletu niezgodnego z zamówieniem jednostkowym, wystawieniu biletu w cenie wyższej niż cena oferowana innym podmiotom na warunkach ogólnych, niezatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących przedmiot Umowy);
3. W przypadku utraty przez Wykonawcę akredytacji IATA.
Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy powinno zostać złożone drugiej stronie w formie pisemnej w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wypowiedzenie.
W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu Stron.
Zmiana Umowy w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmującego przedmiot Umowy dopuszczalna jest jedynie w następujących przypadkach i zakresie:
1. zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację świadczenia;
2. zmiany przepisów prawa w oparciu, o które realizowana będzie Umowa;
3. wydłużenia okresu realizacji umowy w przypadku wydłużenia okresu realizacji projektu;
4. wydłużenia okresu realizacji umowy w przypadku niewykorzystania puli środków przewidzianych na jej sfinansowanie, o okres nie dłuższy niż 24 miesięcy;
5. zmiany źródła finansowania umowy.
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Zmianie ulegnie cena brutto, uwzględniająca nową stawkę podatku.
W rozumieniu Umowy zmiany nie stanowią:
1. zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca lub Zamawiający realizuje przedmiot Umowy;
2. zmiana danych teleadresowych Stron;
3. zmiana danych rejestrowych Stron;
4. aktualizacja „Wykazu osób” w przypadku zmiany obsady osób wykonujących przedmiot Umowy. Każda zmiana osób realizujących przedmiot Umowy wymaga akceptacji Zamawiającego, zgodnie z § 11 ust. 5 Umowy

– zaistnienie powyższych okoliczności wymaga dla swej skuteczności jedynie niezwłocznego zawiadomienia w formie elektronicznej lub pisemnej drugiej Strony.

Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej (aneks) pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem ust. 6 oraz ust. 8.
Zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego Strony zgodnie potwierdzają, że złożenie oświadczenia, przez którąkolwiek ze Stron, w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest tożsame z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej i stanowi zachowanie wymogu co do formy pisemnej określonej w Umowie. Wszelka korespondencja, zawiadomienia oraz inne oświadczenia związane z Umową dla których zastrzeżono formę pisemną, składane będą osobiście przez Stronę za pokwitowaniem odbioru lub listem poleconym na adres korespondencyjny drugiej Strony podany w komparycji Umowy, pod rygorem uznania za niedoręczoną. Strony zgodnie potwierdzają, że w przypadku zmiany Umowy poprzez złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przesłania go za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail drugiej Strony, o którym mowa w § 13 ust. 1, takie oświadczenie jest tożsame z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej i dostarczeniem go do siedziby Strony. W takiej sytuacji Xxxxxx, która otrzymała oświadczenie, zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić drugiej Stronie otrzymanie oświadczenia w formie elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez konieczności dodatkowego posługiwania się listem poleconym. Wszelkie zmiany adresów Strony będą komunikowane drugiej Stronie i aktualizowane niezwłocznie pod rygorem uznania korespondencji za nie doręczoną. Strony oświadczają, że ich aktualne adresy korespondencyjne określone są w § 13 ust. 1.

§13

Postanowienia końcowe

Wszelka korespondencja, dokumenty i oświadczenia stron związane z realizacją niniejszej Umowy (z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w §5), prowadzona będzie pisemnie i przesyłana listem poleconym, pocztą kurierską albo doręczana osobiście na adres:
1. dla Zamawiającego:

ul. Zielna 37, Xxxxxxx X, 0 xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx

tel. (00) 00 00 000

fax. (00) 00 00 000

email: xxxxxx@xxxx.xx

dla Wykonawcy:

………………………………………

tel.: ……………………. ………………….,

fax: ………………………………...

email: ..................................., ...........................................,

Wszelkie wierzytelności Wykonawcy powstałe w związku z Umową Wykonawczą lub w wyniku jej realizacji nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego przeniesione przez Wykonawcę na osoby trzecie ani uregulowane w drodze potrącenia.
W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.)
Wszelkie spory wynikłe w związku z niniejszą Umową rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Umowa została sporządzona języku polskim w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy.
Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

Załącznik nr 1 - Oferta Wykonawcy

Załącznik nr 2 - Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 3 – Lista osób upoważnionych

Załącznik nr 4 – Polisa ubezpieczeniowa

Zamawiający

………………………………………..

Wykonawca

…………………………………………

Załącznik nr 2 – Projekt umowy dla części II

Umowa nr …………………………

Niniejsza Umowa została zawarta w Warszawie w dniu ……. …………….. 2022 roku pomiędzy:

reprezentowanym przez:

Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx - Dyrektora,

- zwanym dalej „Zamawiającym”,

…………………….

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub odpowiednio „Stroną”.

Strony postanawiają, co następuje:

Niniejsza umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu nr ……………………… o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.).

§ 1

Przedmiot Umowy

Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług zgodnie z ofertą z dnia ……………………………, która stanowi załącznik nr 1 do Umowy, oraz zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, których przedmiotem jest………………………………………..
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do Umowy (Opis Przedmiotu Zamówienia).

§ 2

Czas trwania Umowy

Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego począwszy od dnia zawarcia Umowy do dnia 31.12.2022 r. lub do chwili wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia.

§ 3

Prawa i obowiązki Stron

Wykonawca winien, przy sprzedaży usług hotelarskich i hotelarskich usług towarzyszących, stanowiących przedmiot zamówienia, stosować minimalne ceny dostępne w danym terminie w danej lokalizacji z zachowaniem uczciwości handlowej oraz zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu noclegu i usług towarzyszących.
Szczegóły dotyczące dokonywania rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych określa Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 2 do Umowy.
Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, a w szczególności do:
1. wskazania danych oraz parametrów zamówienia takich jak: liczba i dane osobowe członka delegacji, miejsce przeznaczenia, minimalny standard i położenie hotelu, termin połączenia lotniczego, ewentualne wymagania specjalne;
2. podania formy i terminu dostarczenia dokumentów niezbędnych do realizacji podróży;
3. niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o akceptacji/wyborze przedstawionej przez Wykonawcę oferty/wariantu oferty albo zgłoszenia zastrzeżeń/odrzuceniu;
4. niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wszelkich zmianach dotyczących przedmiotu zamówienia;
5. żądania niezwłocznego (nie dłużej niż 2h) potwierdzenia przez Wykonawcę otrzymania zamówienia;
6. żądania od Wykonawcy doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży;
7. żądania od Wykonawcy miesięcznego raportu o stanie realizacji zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy.
Składanie rezerwacji na realizację usług hotelarskich i hotelarskich usług towarzyszących będzie się odbywało na podstawie potwierdzenia rezerwacji w wiadomości e-mail opartego na informacjach zawartych w rezerwacji złożonej w wiadomości e-mail przekazywanej przez osoby upoważnione do składania rezerwacji ze strony Zamawiającego.
W przypadku konieczności dokonania zmian zarezerwowanych usług lub anulacji usług wymaga to dokonania odpowiednich zmian w potwierdzeniu rezerwacji.
Lista osób upoważnionych do składania rezerwacji ze strony Zamawiającego stanowi załącznik nr 3 do Umowy.
Wykonawca oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniową w zakresie prowadzonej działalności , której kopia stanowi załącznik nr 4 do umowy. W przypadku wygaśnięcia ważności polisy w okresie obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć dowód wniesienia składki za okres do dnia obowiązywania niniejszej umowy.

§ 4

Wynagrodzenie i płatności

Z tytułu realizacji przedmiotu Umowy o którym mowa w § 1 Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości:

……………………zł cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup usług zakwaterowania.

Cena noclegu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika hotelu, cennika systemu rezerwacji hotelowych lub cennika promocji) hotelu z uwzględnieniem upustu wyrażonego w %, zgodnie z ofertą. Upusty są stałe przez cały okres trwania umowy i wynoszą:

………… upustu od ceny usługi zakwaterowania wyszukanej i zaproponowanej przez Wykonawcę, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i wykupie tych usług.

Poza wynagrodzeniem określonym w ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest pokryć należności wynikające z realizacji zamówionych usług hotelarskich i hotelarskich usług towarzyszących.
Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za usługi hotelarskie i hotelarskie usługi towarzyszące będzie wyliczona na podstawie faktycznie dokonanych rezerwacji.
Opłata transakcyjna o której mowa w ust. 1 pkt 1 obejmuje x.xx.: koszt oferowanych wariantów rezerwacji hotelu i usług towarzyszących, składanie ewentualnych odwołań i reklamacji, podatek VAT, wystawianie i dostarczanie dokumentów rozliczeniowych wskazanych w § 3 i Opisie Przedmiotu Zamówienia.
Łączna wartość wynagrodzenia w ramach niniejszej Umowy nie przekroczy kwoty

….. zł brutto. (słownie: ……..) przy czym Zamawiający zastrzega możliwość niewykorzystania kwoty przedmiotowego wynagrodzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

Wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat transakcyjnych, za wyjątkiem opłat wynikających z taryf hoteli wyłącznie w przypadku rezygnacji lub zmiany osoby dla której dokonano rezerwacji, termin realizacji usługi, o ile nastąpiło to po okresie umożliwiającym bezkosztową zmianę lub anulację usług.
Jeżeli zmiana parametrów jednostkowego zamówienia wiązać się będzie z koniecznością zmiany ceny hotelu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów ewentualnej różnicy w cenie, wynikających z zastosowanej taryfy.
Wykonawca dokona zwrotu opłat za niewykorzystane lub anulowane rezerwacje hotelowe bez żadnych potrąceń i opłat manipulacyjnych oraz transakcyjnych pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami rezerwacyjnymi danego miejsca hotelowego.
Należność za każdą wykonaną usługę uregulowana będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w PLN w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej przez Zamawiającego faktury VAT. Za termin dokonania przelewu zapłaty uważa się dzień dokonania przelewu przez Zamawiającego na konto Wykonawcy.
Za usługi hotelowe i towarzyszące Wykonawca wystawi fakturę VAT nie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej objętej zleceniem.
Do faktury VAT winien być dołączony załącznik zawierający: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłatą transakcyjną, imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę hotelu, datę pobytu. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny zakupu miejsc noclegowych, a następnie doliczana jest opłata transakcyjna. Dodatkowo w załączniku zostanie wskazane imię i nazwisko osoby zamawiającej usługę. Zamawiający ma prawo do żądania, pod rygorem wstrzymania płatności za daną fakturę, dokumentów potwierdzających udzielenie rabatu zgodnie z umową.
W przypadku faktur za hotele zagraniczne w załączniku, o którym mowa w ust 12 wymagane jest podanie kwoty za dany nocleg w walucie zarówno przed naliczeniem upustu, jak i po upuście.
W przypadku płatności za noclegi zagraniczne, obliczenie należności nastąpi po przeliczeniu waluty obcej na PLN, z zastosowaniem tabeli kursów średnich, zgodnie z ustawą z dnia 27 lipca 2002 r. Xxxxx xxxxxxxx (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 poz. 309 z późn. zm.) z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury, o której mowa w ust. 11.
Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur za wykonane usługi dotyczące rezerwacji hotelowych i usług towarzyszących w języku polskim bądź w przypadku Wykonawcy zagranicznego w języku wystawcy.
Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
Prawidłowo wystawiona faktura za usługi wykonane w grudniu 2022 r. musi być dostarczona do siedziby zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24 grudnia 2022 r., z zastrzeżeniem że Zamawiający może dopuścić wydłużenie tego terminu. Zmiana polegająca na wydłużeniu tego terminu nie wymaga zmiany niniejszej Umowy, a informacja o takiej możliwości będzie przekazana Wykonawcy drogą e-mailową, na adres wskazany w § 5 ust. 4.

§ 5

Formy komunikacji

Osobami uprawnionymi do rezerwacji hoteli ze strony Zamawiającego są osoby wymienione w załączniku nr 3 do umowy , które są jednocześnie upoważnione ze strony Zamawiającego do zgłaszania reklamacji i uwag.
Pozostała korespondencja dotycząca realizacji niniejszej umowy będzie dodatkowo kierowana na adres e-mail: ……………………………………… lub na adres: …………………………………….ul. ………………………………… Warszawa.
Nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego sprawują:
1. ……………………………., tel. ………………………, e-mail: ……………………………………………………..
2. ……………………………., tel. ………………………, e-mail: ……………………………………………………..
Ze strony Wykonawcy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy są:
1. ……………………………, tel. ………………………….., e-mail: ..................................., fax: …………………………….
2. ……………………………, tel. ………………………….., e-mail: ..................................., fax: …………………………….
3. ……………………………, tel. ………………………….., e-mail: ..................................., fax: …………………………….
Wykonawca zapewni następujące kanały komunikacji w zakresie realizacji Umowy:
1. telefon: ……………………………. kom. ……………………………,
2. całodobowy numer telefonu alarmowego komórkowego (7/24), dostępnego także w dni wolne od pracy i dni świąteczne: …………………………………
3. mail: ................................ , ..................................
Osoby wymienione w ust. 1,3 i 4 wraz z załącznikiem nr 3 do Umowy nie są uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxx, ani do podejmowania innych wiążących rozstrzygnięć wymagających zachowania formy pisemnej.
W przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów drogą elektroniczną miejscem dostarczenia: dokumentów podróży oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego.
1. dokumenty podróży powinny być dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego);
2. wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny zostać dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego).

§6

Przetwarzanie i ochrona danych osobowych

Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe dotyczące/związane z rezerwacją i sprzedażą miejsc hotelowych wraz z ich przekazaniem, w szczególności: imię, nazwisko, nr telefonu, adres elektroniczny i data urodzenia.
Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę w szczególności przy wykorzystaniu systemów elektronicznych użytkowanych przez Wykonawcę.

§7

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych

Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych iw sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE -dalej RODO, powierzanych w rozumieniu i na zasadach określonych w przepisach RODO.
Zamawiający jako Administrator danych powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe, które zgromadził zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych, w zakresie i celu określonym niniejszą Umową.
Wykonawca nie będzie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku pisemnej zgody Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Zamawiającemu możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian w ciągu 5 dni roboczych od dnia poinformowania.
W przypadku zgody Xxxxxxxxxxxxx, o której mowa w ust. 4, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia w formie pisemnej odrębnych umów, zawierających adekwatne elementy treści ujęte w Umowie.
Wykonawca przekazuje Zamawiającemu, na każde jego żądanie, wykaz podmiotów, o których mowa w ust. 4, którym zostało powierzone przetwarzanie danych osobowych.
Wykonawca prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
Zamawiający zobowiązuje się, na zasadach wynikających z RODO, do wykonania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO.
Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, które:
1. posiadają imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez Wykonawcę - wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie oraz
2. podpisały, przy nadaniu im upoważnienia, oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
Odwołania upoważnienia dokonuje Wykonawca. Nie wyklucza to jednak uprawnienia Zamawiającego do odwołania upoważnienia w uzasadnionych przypadkach.
Wykonawca ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
W przypadku zgody Xxxxxxxxxxxxx, o której mowa w ust. 4, Zamawiający umocowuje Wykonawcę do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa w ust. 4, do wydawania i odwoływania upoważnień do dalszego przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca oraz gdy ma to zastosowanie, podmioty określone w ust. 4, prowadzą ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
w szczególności do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa,
a w szczególności prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
Wykonawca:

zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do:
1. pracowania jedynie z danymi osobowymi niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z Porozumienia,
2. przechowywania danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy oraz jedynie w czasie jej obowiązywania lub w okresie wskazanym w dokumentach programowych funduszu europejskiego, z którego dofinansowywane są koszty realizacji niniejszej umowy, w zależności od tego, który z powyższych okresów będzie dłuższy,
3. nietworzenia kopii danych osobowych innych niż niezbędne do realizacji umowy,
4. zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczania, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Wykonawcą,
5. zabezpieczenia danych osobowych przed dostępem do nich osób nieupoważnionych, przetwarzaniem z naruszeniem regulacji wynikających z RODO, ich nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Zamawiającego w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

Strony zobowiązują się do dokonywania wszelkich działań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych, w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.
Wykonawca zobowiązuje się do sprawowania nadzoru nad osobami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych.
Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania powierzonych danych osobowych dla celów innych niż określone w Umowie.
Wykonawca niezwłocznie informuje Xxxxxxxxxxxxx o wszelkich wypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności wynikających z RODO.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
Wykonawca, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Zamawiającemu każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Zamawiającemu określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Wykonawca może je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Zamawiającego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Wykonawca bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy.
Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 i 32-36 RODO oraz umożliwić przeprowadzenie kontroli przez Zamawiającego. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Wykonawcy co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.
Wykonawca umożliwi zamawiającemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu o którym mowa w ust. 21, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z RODO lub Umowy.
Wykonawca zobowiąże podmioty przetwarzające, o których mowa w ust. 4, do umożliwienia Zamawiającemu, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu zobowiązań wynikających z RODO, dokonania niezapowiedzianej kontroli.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO w zakresie danych osobowych powierzonych Wykonawcy.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
Zamawiający ma w szczególności prawo do:

wstępu, w godzinach pracy Wykonawcy, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych bada lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa;
żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wysłuchania osób w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych.

Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawności jakości zabezpieczeń oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku kontroli, o której mowa w ust. 24.
Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania na mocy niniejszej umowy, prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, innymi uprawnionymi organami i podmiotami, policją lub przed sądami.

§8

Odpowiedzialność Wykonawcy

§9

Poufność informacji

Z zastrzeżeniem postanowienia ust. 2, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich dotyczących Zamawiającego danych i informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób (zamierzony lub przypadkowy) w związku z wykonywaniem Umowy, bez względu na sposób i formę ich przekazania, nazywanych dalej łącznie „Informacjami Poufnymi”.
Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do danych
i informacji:
1. dostępnych publicznie;
2. otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;
3. które w momencie ich przekazania przez Zamawiającego były już znane Wykonawcy bez obowiązku zachowania poufności;
4. w stosunku do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie.

W przypadku, gdy ujawnienie Informacji Poufnych przez Wykonawcę jest wymagane na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o przyczynach i zakresie ujawnionych Informacji Poufnych. Poinformowanie takie powinno nastąpić w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, chyba że takie poinformowanie Zamawiającego byłoby sprzeczne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Wykonawca zobowiązuje się do:
1. dołożenia właściwych starań w celu zabezpieczenia Informacji Poufnych przed ich utratą, zniekształceniem oraz dostępem nieupoważnionych osób trzecich;
2. niewykorzystywania Informacji Poufnych w celach innych niż wykonanie Umowy.

Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania każdej z osób, przy pomocy których wykonuje Umowę i które będą miały dostęp do Informacji Poufnych, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania poufności, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania poufności. Za ewentualne naruszenia tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.

W przypadku utraty lub zniekształcenia Informacji Poufnych lub dostępu nieupoważnionej osoby trzeciej do Informacji Poufnych, Wykonawca bezzwłocznie podejmie odpowiednie do sytuacji działania ochronne oraz zobowiązuje się do poinformowania o sytuacji Zamawiającego. Poinformowanie takie, w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, powinno opisywać okoliczności zdarzenia, zakres i skutki utraty, zniekształcenia lub ujawnienia Informacji Poufnych oraz podjęte działania ochronne.

Po wykonaniu umowy oraz w przypadku rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca bezzwłocznie zwróci Zamawiającemu lub komisyjnie zniszczy wszelkie Informacje Poufne.

Ustanowione Umową zasady zachowania poufności Informacji Poufnych, jak również przewidziane w Umowie kary umowne z tytułu naruszenia zasad zachowania poufności Informacji Poufnych, obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu.

§ 10

Kary umowne i odszkodowanie

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:
1. za zwłokę w wykonaniu jednostkowego zamówienia, o którym mowa w pkt. 1 ppkt 1.4 i 1.5 Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy - w wysokości odpowiednio 100 zł. brutto za każdą godzinę zwłoki, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
2. za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jednostkowego zamówienia - w wysokości 10% wartości zamówienia brutto jednostkowego zamówienia, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
3. za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o której mowa w §4 ust. 6 Umowy;
4. w przypadku ujawnienia nieupoważnionym osobom trzecim jakichkolwiek Informacji Poufnych, a także w przypadku ich wykorzystania w celach innych niż wykonanie Umowy - w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o której mowa w §4 ust. 6;

W przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów drogą elektroniczną miejscem dostarczenia: dokumentów podróży oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego:
1. wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny zostać dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 5 ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego).

Kary pieniężne naliczane będą niezależnie od siebie.

Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może przekroczyć 20 % łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 6.

Wykonawca zapłaci kary umowne na podstawie noty obciążeniowej.

Kary umowne zostaną przez Wykonawcę uiszczone na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany na nocie obciążeniowej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od Zamawiającego noty obciążeniowej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość nałożonych na Wykonawcę kar umownych na zasadach ogólnych.

§ 11

Potencjał kadrowy

Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.), przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) co najmniej 2 (dwóch) osób do obsługi zleceń w ramach przedmiotu Umowy i na okres nie krótszy niż do końca obowiązywania niniejszej Umowy. Dodatkowo Wykonawca oświadcza, że skieruje do realizacji Umowy osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy) w liczbie niezbędnej do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy – zgodnie ze złożonym Formularzem ofertowym i na okres nie krótszy niż do końca obowiązywania niniejszej Umowy.
Wymagania w zakresie zatrudnienia, o których mowa powyżej odnoszą się do bezpośredniego zaangażowania wymienionych osób do realizacji przedmiotu Umowy w zakresie świadczenia usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących, stosownie do zakresu i rodzaju prac wskazanych w Opisie przedmiotu zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie osoby którymi Wykonawca będzie się posługiwał przy realizacji przedmiotu Umowy objęte były odpowiednio w całym okresie obowiązywania Umowy - ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym.
Wykonawca jest zobowiązany, na każde żądanie Zamawiającego do składania Zamawiającemu pisemnego oświadczenia o spełnieniu wymogu, o którym mowa w ust. 1. Oprócz oświadczenia Zamawiający ma prawo, na każdym etapie realizacji umowy, do żądania przedstawienia dokumentów potwierdzających zatrudnienie osób wykonujących zamówienie na podstawie umowy o pracę.
Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres realizacji przedmiotu umowy utrzymywać stan ciągłości zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i w wymiarze czasu pracy przez wskazaną liczbę osób, o której mowa w ust. 1 z zastrzeżeniem ust. 5.
W przypadku rozwiązania stosunku pracy, w trakcie obowiązywania niniejszej Umowy, z którąkolwiek z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, o których mowa w ust.1, Wykonawca będzie zobowiązany do niezwłocznego wyznaczenia na to miejsce innej osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Proponowana osoba przed skierowaniem jej do realizacji przedmiotu Umowy musi zostać zaakceptowana przez Xxxxxxxxxxxxx oraz posiadać kwalifikacje/doświadczenie zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Taka sama procedura dotyczy konieczności zastąpienia czasowego którejkolwiek z ww. osób.
Nieprzedłożenie przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 Umowy będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę, o którym mowa w ust. 1.
Wykonawca ma obowiązek okazać do wglądu w przypadku takiego żądania przez Zamawiającego dokumenty potwierdzające zatrudnienie osób, o których mowa w ust. 1.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.), przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osoby do realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w niniejszym paragrafie lub naruszenia zobowiązania wynikającego z ust. 3 lub 5 powyżej, Wykonawca zapłaci karę umowną na rzecz Zamawiającego w wysokości 1000 zł brutto za każdy stwierdzony przypadek.

§ 12

Zmiana i rozwiązanie Umowy

Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
1. gdy zostaną naliczone kary umowne w wysokości, o której mowa w § 10 ust. 4 umowy,
2. trzykrotnego powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o nienależytym wykonywaniu usługi, ze wskazaniem w jakim zakresie doszło do zaniedbań (w szczególności opóźnienia w przekazaniu wariantów pobytów hotelowych, dokonaniu rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu usług hotelowych i towarzyszących).

Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy powinno zostać złożone drugiej stronie w formie pisemnej w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wypowiedzenie.

W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu Stron.

Zmiana Umowy w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmującego przedmiot Umowy dopuszczalna jest jedynie w następujących przypadkach i zakresie:
1. zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację świadczenia;
2. zmiany przepisów prawa w oparciu, o które realizowana będzie Umowa;
3. wydłużenia okresu realizacji umowy w przypadku wydłużenia okresu realizacji projektu;
4. wydłużenia okresu realizacji umowy w przypadku niewykorzystania wszystkich środków o okres nie dłuższy niż 24 miesiące;
5. zmiany źródeł finansowania umowy.

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Zmianie ulegnie cena brutto, uwzględniająca nową stawkę podatku.

W rozumieniu Umowy zmiany nie stanowią:
1. zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca lub Zamawiający realizuje przedmiot Umowy;
2. zmiana danych teleadresowych Stron;
3. zmiana danych rejestrowych Stron;

– zaistnienie powyższych okoliczności wymaga dla swej skuteczności jedynie niezwłocznego zawiadomienia w formie elektronicznej lub pisemnej drugiej Strony.

Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej (aneks) pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem ust. 6 oraz ust. 8.

Zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego Strony zgodnie potwierdzają, że złożenie oświadczenia, przez którąkolwiek ze Stron, w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest tożsame z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej i stanowi zachowanie wymogu co do formy pisemnej określonej w Umowie. Wszelka korespondencja, zawiadomienia oraz inne oświadczenia związane z Umową dla których zastrzeżono formę pisemną, składane będą osobiście przez Stronę za pokwitowaniem odbioru lub listem poleconym na adres korespondencyjny drugiej Strony podany w komparycji Umowy, pod rygorem uznania za niedoręczoną. Strony zgodnie potwierdzają, że w przypadku zmiany Umowy poprzez złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przesłania go za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail drugiej Strony, o którym mowa w § 13 ust. 1, takie oświadczenie jest tożsame z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej i dostarczeniem go do siedziby Strony. W takiej sytuacji Xxxxxx, która otrzymała oświadczenie, zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić drugiej Stronie otrzymanie oświadczenia w formie elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez konieczności dodatkowego posługiwania się listem poleconym. Wszelkie zmiany adresów Strony będą komunikowane drugiej Stronie i aktualizowane niezwłocznie pod rygorem uznania korespondencji za nie doręczoną. Strony oświadczają, że ich aktualne adresy korespondencyjne określone są w § 13 ust. 1.

§13

Postanowienia końcowe

Wszelka korespondencja, dokumenty i oświadczenia stron związane z realizacją niniejszej Umowy (z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w §5), prowadzona będzie pisemnie i przesyłana listem poleconym, pocztą kurierską albo doręczana osobiście na adres:
1. dla Zamawiającego:

ul. Zielna 37, Xxxxxxx X, 0 xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx

tel. (00) 00 00 000

fax. (00) 00 00 000

email: xxxxxx@xxxx.xx

dla Wykonawcy:

………………………….

ul. ………………………….., ……………………...................

tel.: ……………………... ………………………………,

fax: …………………………………..

email: ..................................,...................................,

Wszelkie wierzytelności Wykonawcy powstałe w związku z Umową Wykonawczą lub w wyniku jej realizacji nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego przeniesione przez Wykonawcę na osoby trzecie ani uregulowane w drodze potrącenia.

W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawę dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Xx. X. x 0000 r., poz. 1129 z późn. zm.)

Wszelkie spory wynikłe w związku z niniejszą Umową rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

Umowa została sporządzona języku polskim w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy.

Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

Załącznik nr 1 – Oferta Wykonawcy

Załącznik nr 2 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 3 – Lista osób upoważnionych

Załącznik nr 4 – Polisa ubezpieczeniowa

Zamawiający

………………………………………..

Wykonawca

…………………………………………

Załącznik nr3

Informacja dla Wykonawców

dot. Przetwarzania danych osobowych w postępowaniu o udzielenie

zamówienia prowadzonego

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników zamówień publicznych realizowanych w trybie Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych – powyżej 130 000 zł

W trybie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), dalej RODO, informuję:

Administratorem państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność

Mogą się Państwo z nami kontaktować w następujący sposób: mailowo: xxx.xxxx@xxxx.xx

listownie na adres: Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

Administrator przetwarza dane osobowe w trybie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z Ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. 2021 poz. 1129 z późn. zm.), w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Z Inspektorem można się skontaktować mailowo: xxx.xxxx@xxxx.xx
Administrator, może przekazać dane osobowe wyłącznie upoważnionym podmiotom tylko na podstawie i w granicach przepisów prawa.
Dane osobowe będą przechowywane w trybie art. 78 ust. 1 Ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
Osobom, które w postępowaniu podały swoje dane osobowe przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych. Prawo do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

W przypadku przekazywania zamawiającemu danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, Wykonawca zobowiązany jest do podania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 14 ust. 1-2 RODO.
Podanie danych osobowych w zakresie prowadzonego postępowania nie jest obowiązkowe, jest jednak warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Wynika to z faktu, iż w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w zgodności z art. 77 RODO.

Załącznik nr 4 do SWZ

Oferta

Sygnatura postępowania

DA.261.01.22

Nazwa postępowania

Kompleksowa obsługa podróży służbowych na potrzeby Zamawiającego.

Dane wykonawcy/wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

Lp.	Nazwa wykonawcy	Adres wykonawcy / województwo / NIP	E-mail wykonawcy	Czy Wykonawca jest mikroprzedsiębiorstwem albo małym albo średnim przedsiębiorstwem ¹⁾
1.				Mikroprzedsiębiorstwo – Małe przedsiębiorstwo – Średnie przedsiębiorstwo –
2.
….

¹⁾ Mikroprzedsiębiorstwo: przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów EUR.

Małe przedsiębiorstwo: przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów EUR.

Średnie przedsiębiorstwa: przedsiębiorstwa, które nie są mikroprzedsiębiorstwami ani małymi przedsiębiorstwami i które zatrudniają mniej niż 250 osób i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EUR.

Oferuję/my wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ:

Część nr 1:

LP	NAZWA	WARTOŚĆ
1.	Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego
2.	Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego
3.	Wysokość upustu cenowego wyrażonego w % od cen proponowanych przez przewoźników, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu lotniczego

Część nr 2:

LP	NAZWA	WARTOŚĆ
1.	Cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup usług zakwaterowania
2.	Wysokość upustu od ceny usługi zakwaterowania wyszukanej i zaproponowanej przez Wykonawcę, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i wykupie tych usług
3.	Czas odpowiedzi na złożone zamówienie

Oświadczam/y, że zapoznałem/liśmy się z wymaganiami zamawiającego, dotyczącymi przedmiotu zamówienia, zamieszczonymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia wraz z załącznikami i nie wnoszę/wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń.
Oświadczam/y, że uważam/y się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
Oświadczam/y, że jestem/-śmy mikro przedsiębiorcą^**/ małym przedsiębiorcą^**/ średnim przedsiębiorcą^**
Oświadczam/y, że zrealizuję/emy zamówienie zgodnie ze Specyfikacją Warunków Zamówienia.
Oświadczam/y, że informacje i dokumenty zawarte w Ofercie na stronach od nr ........................ do nr ......................... stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i zastrzegamy, że nie mogą być one udostępniane. Informacje i dokumenty zawarte na pozostałych stronach oferty są jawne.

(W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1913 ze zm.).

Oświadczam/y, że zamierzamy powierzyć realizację następujących części zamówienia podwykonawcom**^*

Lp.	Część zamówienia powierzona do realizacji podwykonawcy	Nazwa/firma podwykonawcy

Oświadczam/y, że wypełniłem/wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO¹ wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem/liśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.²
Oświadczamy, że w podanych cenach uwzględniliśmy wszelkie koszty niezbędne do pełnej i terminowej realizacji zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Oświadczam/y, że w razie wybrania naszej oferty jako najkorzystniejszej zobowiązuję/emy się do podpisania umowy na warunkach określonych we wzorze umowy.
Zarejestrowane nazwy i adresy wykonawców występujących wspólnie**^*: …………………………………………………………………………………………………………………………
Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty, są:

………………………………………..….
.............................................................

…………………………………..

(miejsce, data)

………………………………………………..

(podpis osoby/-ób uprawnionej/-ych

do reprezentowania wykonawcy)

Załącznik nr 5 do SWZ

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(pełna nazwa/firma, adres, w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, REGON Wykonawcy / Podmiotu, na którego zasoby powołuje się wykonawca / każdego z Wykonawców w przypadku składania oferty wspólnej)

OŚWIADCZENIE O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU***

składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.)

(zwane dalej: ustawa Pzp),

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WYKONAWCY *

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA* OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE KAŻDEGO Z WYKONAWCÓW W PRZYPADKU SKŁADANIA OFERTY WSPÓLNEJ *

(*NIEWŁAŚCIWE SKREŚLIĆ)

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Kompleksowa obsługa podróży służbowych na potrzeby Zamawiającego. , oświadczam, co następuje:

Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp.**

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych
w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze**:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

**niewłaściwe skreślić

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższy oświadczeniach są aktualne
i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

***dokument składany wraz z ofertą odrębnie przez Wykonawcę, Podmiot, na którego zasoby powołuje się wykonawca / każdego z Wykonawców w przypadku składania oferty wspólnej)

Załącznik nr 5 a do SWZ

OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU**

składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.)

(zwane dalej: ustawa Pzp),

Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Kompleksowa obsługa podróży służbowych na potrzeby Zamawiającego, oświadczam, co następuje:

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WYKONAWCY *

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA*

KAŻDEGO Z WYKONAWCÓW W PRZYPADKU SKŁADANIA OFERTY WSPÓLNEJ*

(*NIEWŁAŚCIWE SKREŚLIĆ)

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu wskazane przez zamawiającego
w Rozdziale 8 ust. 1 SWZ .
Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższym oświadczeniu są aktualne
i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

**dokument składany wraz z ofertą odrębnie przez Wykonawcę, Podmiot, na którego zasoby powołuje się wykonawca / każdego z Wykonawców w przypadku składania oferty wspólnej)

Załącznik nr 6 do SWZ

(wzór)

WYKAZ USŁUG

Nazwa zamówienia: Kompleksowa obsługa podróży służbowych na potrzeby Zamawiającego.

Wykonawca __________________________________________________________________________________________

(nazwa i adres Wykonawcy)

Przedstawiamy wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres działalności jest krótszy – w tym okresie) dla wykazania spełnienia warunku zdolności technicznej, zawartego w rozdz. 8 ust. 1 pkt 1) SWZ.

L.p

Przedmiot

(szczegółowy opis zakresu zrealizowanej usługi stosownie do treści warunku udziału w postępowaniu)

Podmiot, na rzecz którego wykonano usługę (nazwa
i adres)

Daty wykonania

Dowody

Informacje uzupełniające

dd-mm-rrrr

Zasoby innego podmiotu

Nazwa innego podmiotu

………….

……………

…………………….

…………….……

……….……

……………

…………………….

…………….……

……….……

Do wykazu należy załączyć dowody określające czy powyższe usługi zostały wykonane należycie.
Dowodem, o którym mowa w pkt 1 są:

referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane
oświadczenie wykonawcy– jeżeli z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o którym mowa w pkt 1,

Uwaga do kol. 6. Wpisać nazwę dowodu (dokumentu) potwierdzającego, że zamówienie zostało wykonane należycie.

Uwaga do kol. 7

Zaznaczyć znakiem „X”, tylko w przypadku, gdy wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału na zasadach określonych w art. 118 ustawy.
Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby.

Uwaga do kol. 8 Wpisać nazwę podmiotu u

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

2 Niepotrzebne skreślić, w przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO.

Document Metadata

Table of Contents

Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia Dla części I wynosi 280 000,00 PLN brutto Dla części II wynosi 250 000,00 PLN brutto

Document Metadata