ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY (zmiany – 14.11.2019 r.) Przedmiot Umowy

Załącznik nr 2 do SIWZ

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY (zmiany – 14.11.2019 r.)

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest dostawa i wdrożenie, serwera z oprogramowaniem, akcesoriów dla systemu wideokonferencji (zwanych dalej „sprzętem”), oraz licencji na system wideokonferencji w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców („UDSC”) wraz ze świadczeniem gwarancji i wsparcia technicznego oraz przedłużenie wsparcia technicznego i gwarancji na cały, obecnie eksploatowany w UDSC system wideokonferencji, zakupiony na podstawie umowy nr 1592/UDSC/18 z dnia 13 listopada 2018 r.

2. Przedmiot Umowy, o którym w ust. 1, będzie realizowany w następujących lokalizacjach Zamawiającego:

1. Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxxx 00 – sala konferencyjna, serwerownie i gabinet Szefa Urzędu;

2. Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxx 00;

3. Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxx 00 - serwerownia i sala konferencyjna;

3. Zakres przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1, obejmuje:

1. dostawę sprzętu do wszystkich lokalizacji, o których mowa w ust. 2;

2. montaż i instalację sprzętu oraz licencji na system wideokonferencji we wszystkich lokalizacjach, o których mowa w ust. 2,

3. wdrożenie, uruchomienie i testy systemu;

4. dostarczenie dokumentacji powykonawczej;

5. przeprowadzenie instruktażu dla 7 administratorów systemu..

4. W ramach Umowy Wykonawca zobowiązuje się udzielić 36-miesięcznej gwarancji i wsparcia technicznego na przedmiot Umowy, o którym mowa w ust. 1 oraz na cały, obecnie eksploatowany w UDSC system wideokonferencji, zakupiony na podstawie umowy nr 1592/UDSC/18 z dnia 13 listopada 2018 r. , od daty podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ust. 1stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, który stanowi integralną cześć Xxxxx.

§ 2

Obowiązki Stron

1. Wykonawca oświadcza, że:

1. posiada konieczne doświadczenie i profesjonalne kwalifikacje oraz potencjał produkcyjny niezbędny do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy i zobowiązuje się do jej wykonania z zachowaniem należytej staranności;

2. sprzęt, licencje i oprogramowanie jest zgodny z Umową i spełnia wszystkie wymagania opisane w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy;

3. sprzęt, licencje i oprogramowanie jest w pełni wartościowy i samodzielny, tzn. jest możliwe uzyskanie wymaganej funkcjonalności bez konieczności zakupu dodatkowych akcesoriów, oprogramowania oraz licencji;

4. udziela Zamawiającemu bezterminowej licencji na oprogramowanie i sprzętu;

5. urządzenia oraz wymagane akcesoria (w tym uchwyty ścienne oraz kable sygnałowe), niezbędne do ich prawidłowego działania, są fabrycznie nowe, nie noszące śladów uszkodzeń oraz mogą być przeznaczone do wykorzystania w budynkach użyteczności publicznej, ich konstrukcja jest wykonana starannie, z dużą dbałością o szczegóły,
   z materiałów wysokiej jakości.

2. Sprzęt, licencje i oprogramowanie są fabrycznie nowe, nieużywane, wolne od jakichkolwiek wad fizycznych i prawnych oraz nie toczy się żadne postępowanie, którego jest przedmiotem, jak również nie jest obciążony zastawem, zastawem rejestrowym ani zastawem skarbowym ani żadnymi innymi ograniczonymi prawami rzeczowymi lub roszczeniami osób trzecich.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania Umowy kopii certyfikatów potwierdzających ukończone szkolenia w zakresie instalacji i konfiguracji systemu wideokonferencji, przez każdą z osób realizującą przedmiot Umowy, wskazaną w załączniku nr 7 do Umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z:

1. wymaganiami Zamawiającego określonymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy.

2. ofertą Wykonawcy złożoną w postępowaniu, stanowiącą załącznik nr 6 do Umowy.

5. Zamawiający zobowiązuje się do:

1. umożliwienia Wykonawcy dostępu do wszystkich informacji, zasobów, danych i dokumentów niezbędnych do wykonania Umowy, z zachowaniem postanowień o zachowaniu tajemnicy określonych w Umowie w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej Umowy,

2. potwierdzenia wykonania Umowy na zasadach i w terminach określonych w niniejszej Umowie.

5. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia, iż dostarczony przedmiot Umowy, o którym mowa
   w § 1 będzie kompatybilny z eksploatowaną przez Zamawiającego infrastrukturą teleinformatyczną oraz siecią LAN opartą na technologii Ethernet.

6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia we własnym zakresie i w ramach wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, wszystkich ewentualnych pozwoleń, zgód, certyfikatów wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy.

7. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone, w trakcie realizacji przedmiotu Umowy, określonego w § 1, Zamawiającemu i osobom trzecim oraz zobowiązany jest do usunięcia tych szkód.

8. Strony wyznaczają osoby odpowiedzialne za realizację Umowy, upoważnione m. in. do podpisania protokołu odbioru:

1. ze strony Zamawiającego:…………………….…….tel.:………………………e-mail:…………………………..

2. ze strony Wykonawcy:…………………….…….tel.:………………………e-mail:…………………………..

3. zmiana osób wskazanych w ust. 8 pkt 1 i 2 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy.

§ 3

Potwierdzenie oraz sposób wykonania Umowy

1. W ramach realizacji Umowy, przy uwzględnieniu terminu określonego w § 4 ust. 1 Umowy, Wykonawca dostarczy do określonych lokalizacji przedmiot Umowy, o którym mowa w § 1, przy użyciu własnych środków transportu i na własny koszt, ponosząc także koszt załadunku, rozładunku, wniesienia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, odpowiedniego opakowania i zabezpieczenia przed uszkodzeniami podczas transportu tak, aby zapewnić ich nienaruszalność i wydanie w należytym stanie. Za szkody powstałe wskutek nienależytego opakowania lub transportu odpowiedzialność ponosi Wykonawca.

2. Dostarczenie sprzętu oraz jego odbiory będą realizowane w dni robocze, tj. do poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od godz. 8.15 do godz. 16.15.

3. Wykonawca powiadomi Zamawiającego o planowanym terminie każdej z dostaw sprzętu, na co najmniej 2 dni robocze przed planowanym terminem, telefonicznie lub przesyłając informację faksem lub pocztą elektroniczną, na numer telefonu/faxu lub na adres e-mail wskazany w § 2 ust. 9 pkt 1 Umowy. Wykonawca zobowiązany jest uzyskać od Zamawiającego akceptację tego terminu.

4. Zamawiający potwierdzi akceptację terminu dostawy, przesyłając informację drogą elektroniczną na adres e-mail Wykonawcy, wskazany w § 2 ust. 9 pkt 2 Umowy.

5. Sprzęt musi być oznakowany przez producenta w taki sposób, aby możliwa była identyfikacja zarówno sprzętu, jak i producenta.

6. Przedmiot Umowy podlega odbiorowi na podstawie podpisanych przez Xxxxxx następujących Protokołów Odbioru:

1) Protokołu Odbioru Ilościowego,

2) Protokołu Odbioru Jakościowego,

3) Protokołu Odbioru Końcowego.

Wzór protokołu odbioru ilościowego i jakościowego stanowi załącznik nr 5 do Umowy, wzór protokołu odbioru końcowego stanowi załącznik nr 2.

7. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie czynności odbiorcze, w tym również związane
   z uwzględnianiem uwag i zastrzeżeń Zamawiającego zostały zakończone w terminie określonym
   w § 4 ust. 1 Umowy. Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu przedmiot Umowy w terminie umożliwiającym dokonanie przez Zamawiającego czynności odbiorczych.

8. Zamawiający dokona odbioru ilościowego i jakościowego w każdej lokalizacji wskazanej w § 1 ust. 2 Umowy.

9. Po dostarczeniu sprzętu przez Wykonawcę, Zamawiający dokona odbioru ilościowego sprzętu lub zgłosi uwagi lub zastrzeżenia uzasadniające odmowę dokonania odbioru. Odbiór ilościowy sprzętu zostanie potwierdzony poprzez podpisanie Protokołu Odbioru Ilościowego.

10. W terminie 2 dni roboczych od dnia podpisania Protokołu Odbioru Ilościowego Zamawiający dokona odbioru jakościowego sprzętu lub zgłosi uwagi lub zastrzeżenia uzasadniające odmowę dokonania odbioru. Odbiór jakościowy sprzętu zostanie potwierdzony poprzez podpisanie Protokołu Odbioru Jakościowego.

11. Zamawiający ma prawo odmówić odbioru odpowiednio ilościowego lub jakościowego całego sprzętu w szczególności w przypadku stwierdzenia niekompletności dostawy, wad wybranego sprzętu, stwierdzenia, że dostarczony sprzęt nie spełnia wymogów określonych w Umowie, w tym w Załączniku nr 1 do Umowy, uchybienia innym obowiązkom Wykonawcy w realizacji Umowy.

12. W przypadku odmowy dokonania odbioru odpowiednio ilościowego lub jakościowego sprzętu, Zamawiający przekaże Wykonawcy uwagi lub zastrzeżenia. Uwagi lub zastrzeżenia Zamawiający przekaże Wykonawcy na piśmie lub faksem lub pocztą elektroniczną na adresy wskazane w § 2 ust. 9 pkt 2 Umowy.

13. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń ze strony Zamawiającego, Zamawiający wyznaczy termin na ich usunięcie, w którym Wykonawca na własny koszt i ryzyko obowiązany jest do ich uwzględnienia w całości. W takim przypadku procedura odbioru zostanie przeprowadzona ponownie, stosownie do postanowień niniejszego paragrafu.

14. W przypadku nieuwzględnienia uwag lub zastrzeżeń przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie lub uwzględnienia ich niezgodnie z tym, co zgłosił Zamawiający, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od Umowy w całości lub w części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, bez wyznaczania Wykonawcy dodatkowego terminu w tym zakresie oraz ma prawo żądania kary umownej, o której mowa odpowiednio w § 8 ust. 3.

15. Warunkiem przystąpienia przez Zamawiającego do odbioru końcowego przedmiotu Umowy, jest podpisanie bez uwag Protokołów Odbioru Ilościowego i Jakościowego przez Zamawiającego oraz wykonanie przez Wykonawcę bez zastrzeżeń czynności, o których mowa w § 1 ust. 3.

16. W wyniku odbioru przedmiotu Umowy sporządzony zostanie Protokół Odbioru Końcowego podpisany przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron (wzór Protokołu Odbioru Końcowego określa Załącznik nr 2 do Umowy, wzór upoważnienia określa Załącznik nr 3 do Umowy).

17. Protokół Odbioru Końcowego powinien być podpisany w terminie określonym w § 4 ust. 1 Umowy.

18. Z chwilą podpisania przez Strony Protokołu Odbioru Końcowego na Zamawiającego przechodzi prawo własności dostarczonego sprzętu i nośników, na których znajduje się dokumentacja.
    Z chwilą podpisania przez Strony Protokołu Odbioru Końcowego na Zamawiającego przechodzą korzyści i ciężary dotyczące sprzętu.

19. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w czynnościach odbiorczych osób trzecich jako ekspertów, specjalistów lub biegłych.

20. Wszelkie dokumenty, w tym protokoły związane z realizacją odbioru, sporządzane będą wyłącznie w postaci pisemnej.

21. Zamawiający przekaże w sposób ustalony z Wykonawcą niezbędne elementy graficzne z obszaru identyfikacji wizualnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, które będą musiały zostać zamieszczone na dokumentacji wytworzonej w wyniku wykonania przedmiotu Umowy, oraz wskaże miejsca ich umieszczenia na etapie realizacji Umowy.

22. Oznakowanie musi być zgodne z wytycznymi Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, dostępnych pod adresem: xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-0000-0000/xxxx/ :

1. logotyp FAMI, pobrany z witryny internetowej: xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-0000-0000/xxxx/xxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx/ ;

2. logo Urzędu do Spraw Cudzoziemców, pobrane z witryny internetowej: xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxxxx/xxxx_xxxx/ ;

3. nazwa projektu: FAMI „Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców”;

4. hasło podkreślające wartość dodaną, jaką stanowi wkład Unii Europejskiej o treści „Bezpieczna przystań”;

5. informacja o współfinansowaniu w ramach projektu z Programu Krajowego FAMI z zastosowaniem następujących sformułowań: Projekt współfinansowany z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji.

§ 4

Terminy

1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1,
   w nieprzekraczalnym terminie ….dni od dnia podpisania Umowy(zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 6 do Umowy), jednak nie później niż do dnia 23.12.2019 r.

2. Miejscem dostawy i wdrożenia są następujące lokalizacje obiektów Zamawiającego:

1. siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców - xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

2. siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców - xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

3. siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców - xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

3. Warunkiem dochowania przez Wykonawcę terminu, o którym mowa w ust. 1, jest podpisanie przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron w terminie wskazanym w ust. 1, protokołu odbioru końcowego przedmiotu Umowy bez zastrzeżeń.

§ 5

Wynagrodzenie

1. Za prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie ………………. zł netto (słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

2. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie za:

1. licencje w kwocie…zł netto(słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

2. serwer z OS w kwocie…zł netto(słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

3. prezentację w kwocie…zł netto(słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

4. OPS w kwocie…zł netto(słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

5. Xxxxxx w kwocie…zł netto(słownie: ………………..), tj. ……………….. zł brutto (słownie: ……….).

3. Przedmiot Umowy o którym mowa w § 1 ust 1 w części dotyczącej dostawy i wdrożenia licencji będzie współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w zakresie Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji – „Bezpieczna przystań”.

4. Wynagrodzenie powyższe jest ryczałtowe i obejmuje wszystkie koszty, jakie powstaną i mogą powstać w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1.

5. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, będzie podpisane przez przedstawicieli obu Stron bez uwag Protokołu Odbioru Końcowego.

6. Płatność dokonana będzie w terminie 45 dni od daty wpływu do Urzędu do Spraw Cudzoziemców prawidłowo wystawionej faktury z załączonym Protokołem Odbioru Końcowego przedmiotu Umowy wraz z załącznikami (Protokół Ilościowy, Protokół Jakościowy) podpisanym przez obie Strony w oryginale. Prawidłowo wystawiona faktura wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłową realizacje Umowy musi zostać dostarczona do Zamawiającego w terminie do dnia 2316.12.20198 r.

7. Termin płatności, o którym mowa w ust. 6, uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu płatności.

8. Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formacie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174).

9. Faktury elektroniczne będą Zamawiającemu wysyłane na adres e-mail: ……………………………… Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o każdorazowej zmianie ww. adresu mailowego.

10. Zamawiający dopuszcza wystawianie i dostarczanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług za pośrednictwem platformy elektronicznej, zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno - prawnym z dnia 9 listopada 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2191).

11. Faktury elektroniczne, o których mowa w ust. 8 wysyłane są za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

12. W przypadku przesyłania faktur w sposób, o którym mowa w ust. 8-11, dokumenty potwierdzające należyte wykonanie czynności przez Wykonawcę (Protokół Odbioru Końcowy, Protokół Ilościowy, Protokół Jakościowy), Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do Zamawiającego w formie oryginału w dniu przekazania faktury w wersji elektronicznej.

§ 6

Odstąpienie od Umowy

1. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od Umowy, gdy:

1. dostarczony przez Wykonawcę przedmiot zamówienia nie spełnia wymagań w zakresie parametrów i funkcjonalności określonych w szczegółowym opisie przedmiotu Umowy (załącznik nr 1 do Umowy),

2. stwierdzone w trakcie odbioru wady nie kwalifikują się do usunięcia i uniemożliwiają użytkowanie przedmiotu Umowy zgodnie z przeznaczeniem,

3. przedmiot Umowy nie zostanie dostarczony w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 1.

4. Wykonawca nie uwzględni uwag lub zastrzeżeń dotyczących realizacji przedmiotu Umowy, zgłoszonych przez Zamawiającego w momencie odbioru, w wyznaczonym terminie, o którym mowa § 3 ust. 13, lub uwzględnieni je niezgodnie z tym, co zgłosił Zamawiający,

5. zostanie wszczęte wobec Wykonawcy postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe.

2. W przypadkach określonych w ust. 1 Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiedzy o powyższych okolicznościach.

3. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn wskazanych w ust. 1 Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w § 5.

4. Odstąpienie od Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 7

Gwarancja

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakości na dostarczony sprzęt, a także na poprawne działanie wdrożonego przez Wykonawcę Systemu Wideokonferencji na czas wskazany w§ 1 ust. 4.

2. Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z naprawami gwarancyjnymi w tym: wszelkie koszty diagnostyki, usuwania awarii, błędów, uszkodzeń sprzętu objętego gwarancją w tym koszty transportu, dojazdu pracowników Wykonawcy.

3. W przypadku naprawy, gwarancja ulega przedłużeniu o czas naprawy, natomiast w przypadku wymiany sprzętu lub jego elementów gwarancja ulega przedłużeniu o pierwotny okres gwarancji.

4. Nie podlegają uprawnieniom z tytułu gwarancji wady powstałe wskutek:

1. działania siły wyższej albo wyłącznie z winy użytkownika lub osoby trzeciej, za którą Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności,

2. normalnego zużycia urządzenia lub jego części,

3. winy użytkownika, w tym uszkodzeń mechanicznych oraz eksploatacji i konserwacji urządzenia w sposób niezgodny z zasadami eksploatacji.

1. Zamawiający wymaga aby gwarancja świadczona była na następujących warunkach:

1. obejmowała nielimitowaną ilość zgłoszeń;

2. dostęp do wsparcia w rozwiązywaniu problemów przez lokalnego partnera lub bezpośrednio u producenta rozwiązania;

3. nieograniczony dostęp (w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00) do dedykowanej przez producenta urządzenia strony www pozwalający na uzyskanie pomocy technicznej, wykonywanie aktualizacji i uaktualnień oprogramowania wbudowanego w sprzęt w zakresie posiadanych przez Zamawiającego licencji;

4. zgłoszenia o uszkodzeniach, błędach i awariach będą przyjmowane w trybie całodobowym (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) –fax ………………, e-mail …..……………….… od przedstawicieli Zamawiającego. Wykonawca niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, o którym mowa powyżej, prześle Zamawiającemu potwierdzenie jego przyjęcia do realizacji faksem lub
   e-mailem. Zamawiający w terminie najpóźniej 14 dni od dnia podpisania niniejszej Umowy przekaże listę swoich przedstawicieli upoważnionych do ww. zgłoszeń oraz wszelkie dane kontaktowe w tym nr telefonów, faxów oraz e-mail.

5. usunięcie awarii, uszkodzenia lub błędu poprzez naprawę lub wymianę urządzenia nastąpi w terminie do 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia uszkodzenia, awarii lub błędu;

6. naprawy gwarancyjne będą się odbywały w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy, każdorazowo będzie to ustalane przez Strony;

6. Dla celów realizacji niniejszej Umowy ustala się następującą klasyfikację nieprawidłowości w funkcjonowaniu dostarczonych urządzeń:

1. Awaria/uszkodzenie może dotyczyć obiektu tj. urządzenia informatycznego, grupy urządzeń informatycznych (maszyn), systemu informatycznego (zespół urządzeń i oprogramowania) lub oprogramowania na te urządzenia.

2. Awaria - Stan niesprawności obiektu uniemożliwiający jego funkcjonowanie, występujący nagle i powodujący jego niewłaściwe działanie lub całkowite unieruchomienie. Moment wystąpienia awarii nie jest możliwy do określenia z góry, przeważnie nie sposób przewidzieć również jej zasięgu;

3. Błąd - Usterka oprogramowania powodująca jego nieprawidłowe działanie;

4. Uszkodzenie - Przypadek losowy, powodujący utracenie chwilowe lub stałe zdatności obiektu. Uszkodzenie następuje wtedy, gdy wartości parametrów danego obiektu eksploatacji nie są w normie i przekraczają jego graniczne wartości wytrzymałości.

6. W przypadku braku możliwości dotrzymania terminu, o którym mowa w ustępie 5 pkt 5, Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego, nie później niż w pierwszym dniu trwania naprawy, przesyłając faksem lub drogą mailową informację o nowym terminie usunięcia awarii, błędu lub uszkodzenia z podaniem przyczyny jego przesunięcia. Nowy termin wymaga akceptacji Zamawiającego, wyrażonej w formie pisemnej lub mailowej. Brak akceptacji jest równoznaczny z koniecznością dotrzymania terminu 3 dniowego.

7. W szczególnych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 5 pkt. 5, może być za zgodą Zamawiającego przedłużony.

8. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości gwarancji i świadczeń gwarancyjnych w wypadku zakończenia działalności swojego przedsiębiorstwa w czasie, na który została udzielona gwarancja, w tym w szczególności przekazania Zamawiającemu danych umożliwiających skuteczne zgłaszanie awarii, uszkodzeń lub błędów.

9. Fakt usunięcia uszkodzenia, błędu lub awarii obiektu potwierdzony zostanie protokołem, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.

10. Wszelkie uszkodzone nośniki danych pozostają u Zamawiającego.

§ 8

Kary umowne

1. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu Umowy w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w wykonaniu Umowy w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień kalendarzowy przekroczenia terminu.

2. W przypadku opóźnienia w dostarczeniu kopii certyfikatów, o których mowa w § 2 ust. 3 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto,
   o którym mowa w § 5 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień kalendarzowy przekroczenia terminu.

3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1-5, w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1, z zachowaniem prawa do naliczenia kar, o których mowa w ust. 1

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącania kar umownych z wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy.

5. Zapłata kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy nie wyłącza prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania przewyższającego kary umowne na zasadach ogólnych, jeżeli szkoda Zamawiającego jest większa od zastrzeżonych kar umownych.

6. W przypadku nieusunięcia awarii, błędów lub uszkodzeń w terminie określonym w § 7 ust. 5
   pkt 5, z uwzględnieniem ust. 7 i 8, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości
   0,1 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 za każdy rozpoczęty kalendarzowy dzień opóźnienia w usunięciu awarii, błędu lub uszkodzenia w stosunku do terminu wskazanego w § 7 ust. 5 pkt 5.

7. W przypadku niedostarczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru końcowego przedmiotu Umowy wraz z załącznikami, w terminie o którym mowa w § 5 ust. 5, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 zł brutto, za każdy kalendarzowy dzień opóźnienia.

8. W przypadku nie zapewnienia ciągłości gwarancji i świadczeń gwarancyjnych w czasie, na który została udzielona gwarancja, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 2% wartości umowy za każdy rozpoczęty miesiąc okresu gwarancyjnego.

§ 9

Licencje

1. Wykonawca obowiązany jest do udzielenia licencji na oprogramowanie, które zostanie zastosowane na potrzeby realizacji niniejszej Umowy, na warunkach i w zakresie, w jakim licencji takich udziela producent oprogramowania, niezbędnych do prawidłowego korzystania z przedmiotu Umowy. Za udzielenie licencji Wykonawcy nie przysługuje odrębne wynagrodzenie, a koszty ich pozyskania uwzględnione są w wynagrodzeniu, o którym mowa w § 5 ust. 1.

2. Licencja, o której mowa w ust. 1 powyżej, uprawnia do korzystania z oprogramowania na polach eksploatacji określonych w licencji producenta dostarczonej wraz z oprogramowaniem.

3. Licencja jest udzielona bezterminowo.

4. Wykonawca oświadcza, że posiada niczym nieograniczone prawa do udzielenia licencji na oferowane oprogramowanie. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu, że udzielając licencji na dostarczone oprogramowanie nie narusza żadnych praw osób trzecich oraz, że nie zachodzą jakiekolwiek podstawy do zgłoszenia przez osoby trzecie roszczeń do tych praw. Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich kroków prawnych zapewniających należytą ochronę przed roszczeniami osób trzecich oraz do pokrycia wszelkich kosztów i strat z tym związanych, jak również związanych z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231).

5. W razie powstania w trakcie wykonywania Umowy lub po jej wykonaniu jakichkolwiek roszczeń osób trzecich Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich z tytułu szkód materialnych lub na osobie oraz z tytułów, o których mowa w ust. 4, a wynikłych z nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę lub jego podwykonawców.

§ 10

Poufność

1. Strony niniejszej Umowy zobowiązują się do zachowania, z zastrzeżeniem przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1429), tajemnicy w zakresie związanym z przedmiotem Umowy. Wykonawcy nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, ujawnić treści Umowy ani jakiejkolwiek specyfikacji, planu, rysunku, wzoru, lub informacji dostarczonej przez Zamawiającego lub na jego rzecz w związku z tą Umową, jakiejkolwiek stronie trzeciej.

2. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do:

1. przestrzegania wytycznych Zamawiającego w przedmiocie ochrony udostępnionych informacji,

2. zachowania tajemnicy związanej z przedmiotem Umowy przez 5 lat po zrealizowaniu zamówienia,

3. nieudostępniania podmiotom trzecim dokumentacji udostępnionej przez Zamawiającego, ani jej fragmentów,

4. przestrzegania wytycznych Zamawiającego związanych z przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04 maja 2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych jest Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców z siedzibą przy ul. Koszykowej 16 w Warszawie, adres do korespondencji: Xx. Xxxxxxxx 00 00-000 xxxxxxxx email: xxxx@xxxx.xxx.xx ;

2. kontakt z administratorem danych jest możliwy za pośrednictwem inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców email: xxx@xxxx.xxx.xx , tel. 00 000 00;

3. przekazane przez Wykonawcę dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę i wdrożenie systemu wideokonferencji w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;

4. odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), dalej „ustawa Pzp”, oraz o ust. 1 § 9 Porozumienia finansowego nr PL/2017/FAMI/BK.1.6 dotyczącego projektu nr 6/1-2015/BK-FAMI „Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców”, dofinasowanego ze środków Xxxxxxxx Xxxxx, Migracji i Integracji;

5. przekazane przez Wykonawcę dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z pkt 7 ust. 2 § 5 Porozumienia finansowego nr PL/2017/FAMI/BK.1.6 dotyczącego projektu nr 6/1-2015/BK-FAMI „Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców”, dofinasowanego ze środków Funduszy Azylu, Migracji i Integracji, przez okres 6 lat od zatwierdzenia przez Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji raportu końcowego z realizacji Projektu;

6. podanie danych dotyczących Wykonawcy jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7. przekazane przez Wykonawcę dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu ani profilowaniu;

8. Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają prawo:

1. dostępu do danych osobowych ich dotyczących;

2. do sprostowania przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych;

3. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

1. nie przysługuje osobom, których dane osobowe dotyczą:

1. prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;

2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3. prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10. gdy osoby, których dane osobowe dotyczą uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO przysługuje osobom, których dane osobowe dotyczą, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 11

Podwykonawstwo

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części działań realizowanych w ramach Umowy podwykonawcy, w zakresie określonym w ofercie.

2. Wykonawca nie może rozszerzyć podwykonawstwa poza zakres wskazany w ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności.

3. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji Umowy (o ile już są znane) poda nazwy albo imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe podwykonawców.

4. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca zawiadamia Zamawiającego o wszelkich zmianach danych, o których mowa w ust. 3, a także o zmianie lub wprowadzeniu nowego podwykonawcy.

5. Wszelkie zapisy niniejszej Umowy odnoszące się do Wykonawcy stosuje się odpowiednio do podwykonawców, za których działania lub zaniechania Wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.

§ 12

Kontrola

Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym o kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi na podstawie niniejszej Umowy działaniami w trakcie trwania Umowy oraz po jej zakończeniu.

§ 13

Postanowienia Końcowe

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z zawarcia i wykonania niniejszej Umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego.

2. Wykonawcy nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać jakichkolwiek dokumentów lub informacji, w innych celach niż wykonanie Umowy.

3. Jakiekolwiek dokumenty inne niż Umowa, pozostają własnością Zamawiającego i podlegają zwrotowi na żądanie Zamawiającego wraz ze wszystkimi kopiami oraz nośnikami, na których dokumenty zostały zapisane w wersji elektronicznej po zakończeniu realizacji Umowy.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, a w szczególności: Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

5. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Dopuszcza się następujące zmiany Umowy:

1. zmiana: firmy Wykonawcy, adresu, statusu prawnego;

2. zmiana podwykonawcy przy pomocy, którego Wykonawca realizuje przedmiot Umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego;

3. zmiany w wykazie osób stanowiącym załącznik nr 7 do Umowy, mogą nastąpić na uzasadniony wniosek Wykonawcy, po uzyskaniu zgody Zamawiającego, przy czym nowo wskazane osoby, realizujące przedmiot Umowy muszą posiadać co najmniej takie same kwalifikacje jak osoby pierwotnie wskazane przez Wykonawcę na potwierdzenie spełniania warunków udziału
   w postępowaniu;

7. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

8. Wszelkie załączniki do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część.

9. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

1. Załączniki:

Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 – Protokół odbioru końcowego (wzór)

Załącznik nr 3 – Upoważnienie (wzór)

Załącznik nr 4 – Protokół usunięcia awarii (wzór)

Załącznik nr 5 – Protokół odbioru ilościowego/jakościowego

Załącznik nr 6 – Oferta Wykonawcy

Załącznik nr 7 – Wykaz osób wskazanych do świadczenia usługi

Załącznik nr 2

Protokół końcowy (wzór)

PROTOKÓŁ ODBIORU KOŃCOWEGO

UMOWA NR ……………………………………

Z DNIA ………………………………

Data przeprowadzenia odbioru: ………………………………………………………….

Miejsce przeprowadzenia odbioru: ………………………………………………………

Osoby dokonujące odbioru:

Przedstawiciele Kupującego: …………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

Przedstawiciele Sprzedającego: …………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

Przedmiot Umowy:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Zgodność realizacji przedmiotu Umowy z warunkami Umowy: .

Uwagi .

.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Załącznik nr 3

Upoważnienie (wzór)

UPOWAŻNIENIE

Działając na podstawie Umowy ………………. z dnia ……………... upoważniam Pana(ią) …… legitymującego(ą) się dowodem osobistym:

Seria i numer:

Wydanym przez:

Nr ewidencyjny PESEL:

Zatrudnionego(nią) w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców na stanowisku ………… do dokonania odbioru przedmiotu Umowy.

Warszawa, dnia …………………………

Dyrektor Generalny

Urzędu do Spraw Cudzoziemców

Załącznik nr 4
Protokół usunięcia awarii (wzór)

PROTOKÓŁ USUNIĘCIA AWARII / BŁĘDU / USZKODZENIA

Nr zgłoszenia …………………………… Data zgłoszenia………………

Charakterystyka nieprawidłowości :…………………………………………………………

Sposób usunięcia awarii

………………………………………………………………………………………………………………

Naprawę/wymianę urządzenia wykonał (imię i nazwisko przedstawiciela Wykonawcy) …………….

Uwagi dotyczące awarii i jej usuwania:

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

Termin usunięcia awarii…………………………………………………..........

(data i godzina)

Sprawdzenia dokonał: ………………………………………………………………………......

Opis testowania……………………………………………………………………………….....

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

Testowanie zakończono: ……………………………………………………………………......

(data i godzina)

Wyniki testowania: ………………………………………………………………………….....

(system sprawny/ niesprawny)

Termin przekazania wyników testowania do serwisu, jeśli system niesprawny : ……...............

(data i godzina)

Wyniki testu przyjął :…………………………………………………………………………..

(nazwisko i imię, data, xxxxxxx)

Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy: Upoważniony przedstawiciel Zamawiającego:

Załącznik nr 5

Protokół ilościowy/jakościowy (wzór)

PROTOKÓŁ ODBIORU ILOŚCIOWEGO/JAKOŚCIOWEGO

UMOWA NR ……………………………………

Z DNIA ………………………………

Data przeprowadzenia odbioru: ………………………………………………………….

Miejsce przeprowadzenia odbioru: ………………………………………………………

Osoby dokonujące odbioru:

Przedstawiciele Kupującego: …………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

Przedstawiciele Sprzedającego: …………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

L.p.	Specyfikacja dostawy	Numery fabryczne
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Wykonano testy sprawdzające.

Strony potwierdzają, że sprzęt w ilości……………. Szt. pracuje prawidłowo i użytkownik przyjmuje je do eksploatacji bez zastrzeżeń.

Sprzętu w ilości ….szt. nie przyjmuje do eksploatacji z powodu:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Usterki, wady, awarie stwierdzone przy odbiorze jakościowym sprzętu zostaną usunięte przez Wykonawcę do dnia…………………………………………………………………………………………

Dostarczono wymagane zgodnie z umową dokumenty.

Zgodność realizacji przedmiotu umowy z warunkami umowy: .

Uwagi .

.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Załącznik nr 7

WYKAZ OSÓB, KTÓRE BĘDĄ UCZESTNICZYĆ W WYKONYWANIU ZAMÓWIENIA

(wykaz zostanie uzupełniony po podpisaniu umowy)