ZAPYTANIE OFERTOWE
XX-XXX.000.00.0000.XX Warszawa, 2018-08-09
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wynajęcie sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem noclegów i wyżywieniem na potrzeby organizacji szkolenia dotyczącego nowego Systemu Informacji Oświatowej SIO w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zakupu oraz Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – Wzór umowy.
2. Termin wykonania zamówienia:
Organizacja szkolenia w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r.
3. Miejsce realizacji zamówienia:
4. Warunki płatności:
Zgodnie z § 2 i § 3 Wzoru umowy (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego).
5. Termin i sposób składania ofert:
Ofertę można złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20 sierpnia 2018 r. do godziny 09.00 w wersji elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx
Oferta otrzymana po wymaganym terminie nie będzie rozpatrywana.
6. Do oceny oferty stosowane będą następujące kryteria:
Cena oferty brutto – 100%,
Przy dokonywaniu oceny komisja przetargowa przyzna punkty we wskazany niżej sposób:
a) dla kryterium „cena oferty brutto” punkty zostaną obliczone wg wzoru: C= Cn / Co x 100 pkt x 100%
gdzie:
C = przyznane punkty
Cn = najniższa cena ofertowa (brutto) spośród ważnych ofert Co = cena oferty ocenianej
W kryterium tym Wykonawca może otrzymać maksymalnie 100 pkt.
7. Inne szczegółowe wymagania Zamawiającego:
Zamawiający wymaga aby sala konferencyjna, zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników szkolenia w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r. usytuowane były w jednym budynku.
8. Oferta musi zawierać:
Wypełniony Formularz ofertowy – Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego oraz Kosztorys oferty (Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego).
9. Informacje dodatkowe:
1) Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych.
2) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, nie jest aukcją ani przetargiem w rozumieniu art. 701 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zakupu bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
Klauzula informacyjna – zamówienia realizowane na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018)
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
▪ administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Edukacji Narodowej;
▪ dane kontaktowe do inspektora ochrony danych w Ministerstwie Edukacji Narodowej: Ministerstwo Edukacji Narodowej, xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, adres e-mail: xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx;
▪ Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przeprowadzeniem postępowania o dokonanie zakupu;
▪ odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zapytania ofertowego, na ich wniosek. W zakresie obsługi informatycznej zebrane dane osobowe będą przetwarzane przez Centrum Informatyczne Edukacji – jednostkę podległą Ministrowi Edukacji Narodowej.
▪ Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Ministerstwa Edukacji Narodowej przez okres 5 lat od dnia zakończenia umowy;
▪ obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o dokonanie zakupu;
▪ w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
▪ posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
▪ nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o dokonanie zakupu ani zmianą umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania,
w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
W załączeniu:
1. Opis przedmiotu zakupu,
2. Wzór umowy z załącznikiem Wzorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
3. Formularz ofertowy,
4. Kosztorys oferty.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego
Opis przedmiotu zakupu
Wynajęcie sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem noclegów i wyżywieniem na potrzeby organizacji szkolenia dotyczącego nowego Systemu Informacji Oświatowej SIO w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r.
Zamawiający opłaca:
1) wynajęcie sali konferencyjnej na 2 dni szkolenia w Warszawie (nie dalej niż 20 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, nie dłużej niż 60 min dojazdu z dworca centralnego PKP w Warszawie komunikacją miejską w godzinach porannych - zgodnie ze stroną Google Maps (xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxx) w terminie 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r., która pomieści 40 osób, wyposażona w komputer z oprogramowaniem oraz rzutnik do wyświetlania prezentacji materiałów, ze sprawnym dostępem do Internetu o przepustowości minimum 10Mbit/s pobieranie danych oraz 3Mbit/s wysyłanie danych,
2) min. 2 przerwy kawowe w czasie 2 dni szkolenia w terminie 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r. dla 40 osób,
3) 8 noclegów w pokoju dwuosobowym z dwoma oddzielnymi łóżkami (dla 16 osób) oraz 16 noclegów w pokoju jednoosobowym (dla 16 osób) z 25.09.2018 r. na 26.09.2018 r. o standardzie spełniającym co najmniej wymogi hotelu dwugwiazdkowego w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166)
4) wyżywienie: śniadanie (26.09.2018 r.,): 32 os., xxxxxx (25.09.2018 r. oraz 26.09.2018 r.): 2 x 40 os.= 80, kolacja (25.09.2018 r.): 40 os.
Zamawiający wymaga aby sala konferencyjna, zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników szkolenia w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r. usytuowane były w jednym budynku.
W przypadku powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, zostanie dodatkowo podpisana Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta nie będzie konieczna, jeżeli Umowa zostanie zawarta z podmiotem świadczącym bezpośrednio usługę hotelarską w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1553 z późn. zm.).
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG NR MEN/2018/DWST/…..
Zawarta w Warszawie w dniu ……………….. 2018 roku pomiędzy Skarbem Państwa – Ministerstwem Edukacji Narodowej z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxx 00, zwanym w treści umowy "Zamawiającym", w imieniu którego działa Pani/Pan
………………………………………………………..…….…. – a
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………, zwanym w treści umowy "Wykonawcą",
o następującej treści:
§ 1
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest wynajęcie sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem noclegów i wyżywieniem na potrzeby organizacji szkolenia w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r. w hotelu (nazwa i adres) …………………………..…………….
o standardzie …………………….………. (minimum spełniającym wymogi dwugwiazdkowe).
2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania zamówienia, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy „Opis przedmiotu zakupu”.
3. W zakwaterowaniu, o którym mowa w ust. 1 weźmie udział maksymalnie 32 uczestników (16 osób w pokojach dwuosobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami oraz 16 osób w pokojach jednoosobowych). Liczba uczestników szkolenia wyniesie maksymalnie 40 osób. Zapewnienie min. 2 przerw kawowych i wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy „Opis przedmiotu zakupu”.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób korzystających z noclegów i wyżywienia maksymalnie o 4 osoby, a w konsekwencji obliczenia i wypłacenia Wykonawcy ostatecznego wynagrodzenia w oparciu o koszty udziału rzeczywistej liczby uczestników.
5. Ostateczną liczbę korzystających z noclegów i wyżywienia zamawiający określi nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia szkolenia.
6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone wykonawcy lub innym podmiotom przez uczestników. Ewentualne koszty dodatkowe oraz odpowiedzialność za szkody ponoszą uczestnicy.
7. Zamawiający nie ponosi kosztów korzystania przez uczestników z minibarów, kosztów rozmów telefonicznych, TV oraz dodatkowych usług hotelowych, o czym Wykonawca jest obowiązany poinformować uczestników.
§ 2
1. Za wykonanie usługi, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto w maksymalnej wysokości …………………………….zł (słownie złotych
…………………………………………………………………………….………………….)
2. Wykonawca określi jednostkowy koszt uczestnictwa w zakwaterowaniu i wyżywieniu. Koszt jednostkowy za 1 uczestnika:
Wariant1 - nocleg w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem z dnia 25 na 26.09.2018 r.- tj. 1 doba hotelowa, 1 kolacja 25.09.2018 r. oraz 2 obiady 25 i 26.09.2018 r.) zł
(słownie złotych) ………………………………………..
Wariant2 - nocleg w pokoju 2-osobowym ze śniadaniem z dnia 25 na 26.09.2018 r.- tj. 1 doba hotelowa, 1 kolacja 25.09.2018 r. oraz 2 obiady 25 i 26.09.2018 r.) zł
(słownie złotych) ……………………………………….
3. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników warsztatów, zgodnie z postanowieniami
§1 ust. 4, ostateczna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy wskazana w ust. 1 zostanie pomniejszoną o kwotę stanowiącą iloczyn kosztów zakwaterowania i wyżywienia 1 osoby (w wariancie 1 lub wariancie 2) i liczby osób, o którą ulega zmniejszeniu grupa uczestników szkolenia. Podstawą obliczenia ostatecznego wynagrodzenia wykonawcy będą ceny jednostkowe wskazane w ust. 2.
4. W przypadku niewyczerpania kwoty, o której mowa w ust. 1, Wykonawca zrzeka się roszczeń odszkodowawczych z tytułu utraconych korzyści.
§ 3
1. Wynagrodzenie będzie płatne na rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony przez
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………..…………………………………………………………….. w terminie 21 dni od dnia przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury.
2. Podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie potwierdzenie należytego wykonania usługi przez Zamawiającego, w imieniu którego działał xxx Xxxxx Xxxxxxxxx.
3. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
§ 4
1. Wykonawca nie może powierzyć wykonania usługi innej osobie bez uprzedniej zgody Zamawiającego.
2. W razie naruszenia postanowień ust. 1, Zamawiający może od umowy odstąpić ze skutkiem natychmiastowym.
§ 5
1. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn określonych w §4, jak również w przypadku nienależytego wykonania umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia.
2. Za nienależyte wykonanie umowy rozumieć należy: niezapewnienie Zamawiającemu zamówionej liczby i rodzaju pokojów hotelowych, niezapewnienie Zamawiającemu usług restauracyjnych (śniadania, obiady, kolacje, przerwy kawowe), niezapewnienie sali konferencyjnej wraz ze sprzętem w umówionym terminie i wskazanej ilości.
3. W przypadku szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
4. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącania kar umownych, o których mowa powyżej z należnego wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 6
Wykonawca oświadcza, że posiada należyte kwalifikacje do realizacji zlecenia i zobowiązuje się wykonać je z najwyższą starannością.
§ 7
Załącznik nr 1 do umowy stanowi jej integralną część. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.
§ 8
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
§ 9
Spory mogące powstać w związku z realizacją niniejszej umowy strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze wzajemnych negocjacji, a dopiero w przypadku ich niepowodzenia, przed sądem powszechnym właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
§ 10
Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach - w dwóch dla Zamawiającego i w jednym dla Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załączniki:
1. Opis przedmiotu zakupu.
2. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Umowa zostanie sfinansowana z Budżet zadaniowy Cz. 30, dz. 801, rozdz. 80195, § 4000, podziałanie nr 3.1.1.1.15
Załącznik nr 2 do Umowy nr MEN/2018/DWST/…..
z dnia 2018 r.
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH NR…
Zawarta w Warszawie, w dniu 2018 r. pomiędzy:
Skarbem Państwa – Ministrem Edukacji Narodowej z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-918) przy al. J. Ch. Szucha 25, NIP 7010015610, REGON 000177939, zwanym dalej
„Powierzającym”, w imieniu którego działa:
…………… - ……………., a
…………, zwanym dalej „Wykonawcą”.
W związku z zawarciem w dniu …………………. 2018 r. pomiędzy powyżej wymienionymi Stronami umowy nr ……….., której przedmiotem jest wynajęcie sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem noclegów i wyżywieniem na organizację szkolenia, zwanej dalej „Umową”, Strony zawierają dodatkowo umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zwaną dalej „Umową powierzenia”.
§ 1
Przedmiot Umowy powierzenia
1. Powierzający, stosownie do art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu wykonania przedmiotu Umowy, a Wykonawca powierzenie przetwarzania danych osobowych przyjmuje na warunkach określonych w Umowie powierzenia.
2. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje imiona i nazwiska pracowników Ministerstwa Edukacji Narodowej, Centrum Informatycznego Edukacji oraz pracowników kuratoriów oświaty, biorących udział w szkoleniu organizowanym przez Powierzającego.
3. Na powierzonych danych osobowych będą wykonywane w szczególności następujące operacje przetwarzania: utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, udostępnianie podmiotom świadczącym usługi hotelarskie, usuwanie.
4. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie powierzonych danych osobowych odbywało się zgodnie z przepisami RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, wyłącznie w zakresie i w celu przewidzianym w Umowie powierzenia.
5. Umowa powierzenia wygasa po zakończeniu realizacji Umowy.
6. W przypadku korzystania z usług Podwykonawcy Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania Podwykonawcy, w szczególności jeżeli Podwykonawca nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, pełna odpowiedzialność wobec Powierzającego za wypełnienie obowiązków Podwykonawcy spoczywa na Wykonawcy.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 Wykonawca zobowiązuje się zapewnić, w szczególności stosując należyte zapisy w pisemnych umowach zawieranych z Podwykonawcą, iż Podwykonawca spełni wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 32 RODO. Jednocześnie Wykonawca nałoży na Podwykonawcę obowiązek,
zgodnie z którym niezwłocznie – nie później niż w ciągu 24 godzin od wystąpienia – Podwykonawca zgłosi Wykonawcy i Powierzającemu (jednocześnie) stwierdzenie naruszenia ochrony danych osobowych lub jego podejrzenie, zgodnie z art. 33 ust. 2 RODO.
8. Ani Wykonawca, ani Podwykonawca nie ma prawa przekazywania powierzonych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
§ 2
Zobowiązania i oświadczenia
1. Wykonawca przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora. Za udokumentowane polecenie administratora uznaje się Umowę powierzenia.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi, które umożliwiają prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych przez Powierzającego w zakresie przewidzianym Umową powierzenia.
3. Wykonawca realizując zadania wynikające z Umowy:
a) zastosuje środki zabezpieczenia określone w art. 32 RODO, przy czym wdrożone środki zabezpieczenia muszą być adekwatne do zidentyfikowanych ryzyk dla zakresu powierzonego przetwarzania danych,
b) udzieli pomocy Powierzającemu w zakresie:
- realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
- zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z art. 32 – 36 RODO,
c) niezwłocznie – nie później niż w ciągu 24 godzin od jego wystąpienia – zgłosi Powierzającemu każde naruszenie danych osobowych lub jego podejrzenie, którego będzie uczestnikiem lub o którym poweźmie informację,
d) udostępni Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO,
e) zobowiązuje się niezwłocznie, na wniosek Powierzającego, udzielić wszelkich informacji lub okazać wszelkie niezbędne dokumenty związane ze sposobami zabezpieczenia danych osobowych, o których mowa w lit. a powyżej, systemami informatycznymi, w których będą przetwarzane dane osobowe i osobami upoważnionymi,
f) zobowiązuje się umożliwić Powierzającemu przeprowadzenie kontroli, audytu lub inspekcji Powierzającego, na każde żądanie, w zakresie zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych oraz aktywnie w nich uczestniczyć,
g) zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Powierzającego, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych obowiązujących przepisów,
h) zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Powierzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych określonych w Umowie powierzenia, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i audytach dotyczących tych danych osobowych.
4. Postanowienia ust. 3 obowiązują również po zakończeniu Umowy.
5. Wykonawca upoważni osoby wykonujące z jego ramienia usługi na rzecz Powierzającego do przetwarzania danych osobowych przekazanych na podstawie Umowy powierzenia jedynie w zakresie i celu koniecznym dla prawidłowej realizacji Umowy powierzenia. Wykonawca będzie prowadził ewidencję wydanych upoważnień, o których mowa wyżej. Na każde żądanie Powierzającego Wykonawca przedstawi listę osób, którym udzielono (cofnięto) upoważnienia, zawierającą ich imiona i nazwiska, zakres rzeczowy upoważnienia oraz datę rozpoczęcia obowiązywania upoważnienia i jego zakończenia.
6. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby upoważnione wykonujące z jego ramienia usługi na rzecz Powierzającego zostaną zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie. Osoby te zobowiązane są do przestrzegania
przepisów o ochronie danych osobowych oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.
7. W przypadku wygaśnięcia niniejszej Umowy powierzenia, Wykonawca niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 3 dni, zobowiązuje się zwrócić lub, w porozumieniu z Powierzającym, usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników i systemów elektronicznych pozostających w jego dyspozycji.
§ 3
Wynagrodzenie
Wszelkie czynności związane z wykonaniem Umowy powierzenia Wykonawca wykonuje w ramach wynagrodzenia przysługującego mu zgodnie z Umową. Powierzający nie jest zobowiązany do zwrotu Wykonawcy jakichkolwiek kosztów lub wydatków związanych z realizacją przez niego Umowy powierzenia.
§ 4
Odpowiedzialność Wykonawcy
1. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową powierzenia, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym.
2. W przypadku naruszenia przepisów RODO, oraz innych obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych lub Umowy powierzenia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie czego Powierzający, jako administrator danych osobowych, zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą pieniężną, Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Powierzającego z tak powstałych zobowiązań, a w sytuacji gdyby nie było to możliwe, pokryć lub zwrócić Powierzającemu poniesione z tego tytułu straty i koszty.
§ 5
Postanowienia końcowe
1. W zakresie przestrzegania przepisów RODO (w zakresie ich obowiązywania) Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.
2. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Ministra Edukacji Narodowej lub osób trzecich w wyniku przetwarzania danych osobowych niezgodnego z Umową powierzenia.
3. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszystkich sporów powstałych w związku z wykonywaniem Umowy powierzenia. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w drodze polubownej, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Ministra Edukacji Narodowej.
4. Wszelkie zmiany Umowy powierzenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowa powierzenia została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, trzy egzemplarze dla Powierzającego.
Powierzający: Wykonawca:
........................... ..............................
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa i adres Wykonawcy:
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
NIP .................................................... REGON ........................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
...................................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: …………............................................
Numer telefonu: (**) ................................................................................................................
Numer faksu: (**) .....................................................................................................................
e-mail: ......................................................................................................................................
Nazwa i siedziba Zamawiającego:
Ministerstwo Edukacji Narodowej, xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
Odpowiadając na zapytanie ofertowe na „wynajęcie sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem noclegów i wyżywieniem na organizację szkolenia dotyczącego nowego Systemu Informacji Oświatowej SIO w dniach 25.09.2018 r. – 26.09.2018 r.” – postępowanie nr XX-XXX.000.00.0000.XX” oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z zapytaniem ofertowym oraz Wzorem umowy, który został zawarty w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.
CENA BRUTTO* | ………….………………………………………..….złotych brutto (słownie: …………………………………………………………… ………………………………………………………………………..) |
LOKALIZACJA SZKOLENIA | Zapewniamy salę szkoleniową wraz z wyżywieniem i zakwaterowaniem w Warszawie, ul. …………….…….. nr domu ………… nr lokalu ** Czas przejazdu z dworca centralnego PKP w Warszawie w godzinach porannych obliczony zgodnie ze stroną Google Maps (xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxx) ……………………….. (zgodnie z pkt. 3 zapytania ofertowego). |
* Należy wpisać cenę z pozycji „Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy” w kosztorysie oferty.
** Należy wpisać jedną lokalizację. Niedopuszczalne jest złożenie oferty wariantowej.
OŚWIADCZENIA:
1) zamówienie zostanie zrealizowane w terminach i na warunkach określonych w Zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy;
2) w cenach wskazanych w kosztorysie ofertowym i obliczonej na ich podstawie cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia, również te wprost niewymienione;
3) zapoznałem się ze wzorem umowy i nie wnoszę do nich zastrzeżeń oraz przyjmuję warunki w nich zawarte;
4) Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*
Załącznikami do niniejszej oferty są:
1) Kosztorys oferty (Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego).
Oświadczam, że jestem upoważniony/a do złożenia niniejszej oferty w imieniu Wykonawcy.
……………………………… ………….……………………………..………………………
(miejscowość i data) (imię, nazwisko i podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)
1) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
* W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia Wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego
KOSZTORYS OFERTY
KOSZTY STAŁE | ||||
ZADANIE | Liczba dni szkoleniowych | Cena jedn. brutto jednego dnia szkolenia [PLN] | Wartość brutto dwóch dni szkolenia [PLN] (B x C) | |
Lp. | A | B | C | D |
1. | Wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem na potrzeby 1 dnia szkoleniowego dla 40 osób | 2 | ||
2. | Min. 2 przerwy kawowe podczas 1 dnia szkoleniowego dla 40 osób | 2 | ||
KOSZTY ZMIENNE | ||||
ZADANIE | Maksymalna liczba uczestników | Cena jedn. brutto za jednego uczestnika [PLN] | Wartość brutto [PLN] (B x C) | |
Lp. | A | B | C | D |
1. | Nocleg w pokoju dwuosobowym (2 oddzielne łóżka, doba hotelowa) - dla 1 osoby | 16 | ||
2. | Nocleg w pokoju jednoosobowym (doba hotelowa) | 16 | ||
3. | Śniadanie w dniu 26.09.2018 r. | 32 | ||
4. | Obiad w dniu 25.09.2018 r. | 40 | ||
5. | Obiad w dniu 26.09.2018 r. | 40 | ||
6. | Kolacja w dniu 25.09.2018 r. | 40 | ||
Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy (suma kosztów stałych oraz maksymalnej wartości kosztów zmiennych): | ……………PLN |
UWAGA:
Ceny należy określić z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania, tj.:
a) ułamek, w którym trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 zaokrąglić należy w dół,
b) ułamek, w którym trzecia cyfra po przecinku jest większa lub równa 5 zaokrąglić należy w górę. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z usługą z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków. Cena musi być podana w złotych polskich. Cena jednostkowa brutto zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegać zmianom. Wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie wyliczone na podstawie ww. cen za faktyczny zakres realizacji przedmiotu umowy.
….................................................. ..............................................................................
(miejscowość, data) (imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)