Porozumienie o przyjęciu rezydenta nr ……./ IT/2022 zawarte w Warszawie w dniu …….. 2022 roku (zwane dalej jako „Porozumienie”)

Porozumienie o przyjęciu rezydenta nr ……./ IT/2022

zawarte w Warszawie w dniu …….. 2022 roku

(zwane dalej jako „Porozumienie”)

pomiędzy

Instytutem Teatralnym im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowanym w Rejestrze Instytucji Kultury prowadzonym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pod numerem RIK 54/03, NIP 000-00-00-000, REGON 015508468

reprezentowanym przez: Panią Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxx – Dyrektora, lub na podstawie upoważnienia przez Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych lub przez Pana Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. programowych,

zwanym dalej jako „Instytut”

a

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ z siedzibą w _ _ _ _ _ _ _ _ _ przy ul. _ _ _ _ _ _ _ _ _, _ _ - _ _ _ _ _ _ _, zarejestrowaną w _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ pod numerem KRS/RIK_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , NIP _ _ _ _ _ _ _ , REGON _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

reprezentowanym przez _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ – _ _ _ _ _ _ _ _ _

zwanym/zwaną dalej jako „Instytucja Przyjmująca”

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub każdy z osobna „Stroną”.

Zważywszy, że:

1. Instytut realizuje program rezydencji artystycznych (zwany dalej jako „Program”) w ramach, którego Instytut planuje udzielić rezydencję artystyczną przedstawicielkom i przedstawicielom zawodów kreatywnych posiadającym obywatelstwo białoruskie lub ukraińskie bądź status rezydenta Białorusi lub Ukrainy, którzy złożyli prawidłowy wniosek (elektroniczny formularz) do Programu i spełniali wszystkie kryteria,

2. Na realizację Programu Instytut uzyskał dotację celową z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego zgodnie z umową dotacyjną nr 53/DF-VII/2022

3. Instytucja Przyjmująca oświadcza, że została poinformowana o zasadach i warunkach Programu oraz, że je akceptuje,

4. Instytucja Przyjmująca zgłosiła się do Instytutu poprzez wypełnienie ankiety zgłoszeniowej do Programu. (zwanej dalej „Ankietą”) na zasadach określonych w Regulaminie.

Xxxxxx postanowiły zawrzeć niniejsze Porozumienie, którego przedmiotem jest określenie zasad przyjęcia Rezydenta przez Instytucję Przyjmującą w ramach Programu o następującej treści:

§ 1

Przedmiot Porozumienia

1. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do realizacji Porozumienia zgodnie z Regulaminem programu rezydencji artystycznych z dnia 08.03.2022 r. (zwanym dalej „Regulaminem”), którego treść dostępna jest na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx (zakładka ДЛЯ УКРАЇНИ),

2. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do sprawowania opieki merytorycznej nad Rezydentem/Rezydentami, jak i przebiegiem całej rezydencji.

3. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do realizacji rezydencji w oparciu o Plan Rezydencji, który Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się stworzyć we współpracy z Rezydentem/z Rezydentami (dla każdego Rezydenta oddzielny Plan) i uzyskać akceptację przez Rezydenta/Rezydentów i Instytutu w terminie nie późniejszym niż 2 tygodnie od dnia podpisania Porozumienia. Wzór planu Rezydencji dostępny na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx (zakładka ДЛЯ УКРАЇНИ),

4. W związku z Programem Instytut wytypował, a Instytucja Przyjmująca przyjmuje do odbycia rezydencji następujących Rezydentów:

1. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ,_ _ _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _ (imię i nazwisko, zawód)

2. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,_ _ _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _

3. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,_ _ _ _ _ _ _ _, tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _.

5. Okres pobytu na rezydencji będzie trwał następująco:

1. rezydencja osoby wskazanej w ust. 1 lit. a. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2022 roku,

2. rezydencja osoby wskazanej w ust. 1 lit. b. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2022 roku,

3. rezydencja osoby wskazanej w ust. 1 lit. c. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2022 roku.

6. Strony w celu realizacji przedmiotu Porozumienia zobowiązują się wzajemnie informować na bieżąco o okolicznościach mających wpływ na realizację Porozumienia.

§ 2

Zobowiązania Instytucji Przyjmującej

1. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do zapewnienia (wybrać właściwą wersję) :

1) Rezydentowi/Rezydentom przez pełny czas trwania rezydencji, zakwaterowania w pokoju gościnnym należącym/pokojach gościnnych należących do Instytucji Przyjmującej

albo

2) zobowiązuje pomóc Rezydentowi/ Rezydentom w znalezieniu zakwaterowania.

2. Instytucja Przyjmująca wyznaczyła Pana/Panią _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, który/która zajmując stanowisko _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, e-mail _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, telefon _ _ _ _ _ _ _, będzie odpowiedzialny/odpowiedzialna za przebieg rezydencji oraz realizację Planu Rezydencji Artystycznej.

3. Instytucja Przyjmująca, o której mowa w ust. 2 powyżej, będzie zobowiązana przesyłać comiesięczny raport z przebiegu rezydencji na adres e-mail osoby do kontaktu wskazanej w § 3 ust. 1 lit. a. Porozumienia. Wzór raportu dostępny jest na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx (zakładka ДЛЯ УКРАЇНИ),

4. Po zakończeniu rezydencji w terminie przewidzianym w § 6 ust. 5 Regulaminu Instytucja Przyjmująca, będzie zobowiązana przesłać na adres e-mail osoby do kontaktu wskazanej w § 3 ust. 1 lit. a. Porozumienia protokół, którego wzór dostępny jest na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx (zakładka ДЛЯ УКРАЇНИ).

5. Instytucja Przyjmująca w miarę możliwości zobowiązuje się pomagać Rezydentowi/Rezydentom w sprawach życiu codziennego, w szczególności w założeniu polskiego rachunku bankowego, umówieniu na szczepienie przeciw COVID-19 w razie wyrażenia chęci zaszczepienia się przez Rezydenta, czy objęciu Rezydenta/Rezydentów zbiorowym ubezpieczeniem zdrowotnym.

6. Instytut nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone przez Rezydenta/Rezydentów wynikające z nieprzestrzegania przepisów prawa i regulaminów obowiązujących w Instytucji Przyjmującej bądź dopuszczenia się przez Rezydenta czynu zabronionego lub innego rażącego naruszenia zasad współżycia społecznego.

7. W związku z opieką merytoryczną nad każdym z Rezydentów, o której mowa w § 1 ust. 2 powyżej, Instytucji Przyjmującej zostaną przekazane środki za poniesione koszty obsługi merytorycznej w rozumieniu § 1 ust. 1 lit. k) Regulaminu, w postaci kosztów wynagrodzeń osób sprawujących opiekę nad Rezydentem/Rezydentami lub innych kosztów, których zasadność poniesienia został zatwierdzony przez pracowników Instytutu, w wysokości 1 500,00 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych 00/100) miesięcznie za opiekę nad jednym Rezydentem/Rezydentką, które Instytut przeleje po wystawieniu noty obciążeniowej na następujący numer rachunku bankowego należący do Instytucji Przyjmującej: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _. Instytut zastrzega, że czas na realizację przelewu będzie wynosić co najmniej 7 dni roboczych.

8. W związku z zakwaterowaniem Rezydenta/Rezydentów, o którym mowa w § 2 ust. 1 powyżej, Instytut zobowiązuje się przekazać środki Instytucji Przyjmującej na numer rachunku bankowego wskazanego w ust. 7 powyżej w wysokości _ _ _ złotych (słownie: _ _ _ _ _ _ złotych 00/100) brutto miesięcznie w ramach częściowego zwrotu kosztów zakwaterowania płatnych na dany miesiąc z góry do końca poprzedniego miesiąca kalendarzowego.

9. Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana do zamieszczenia we wszelkich efektach rzeczowych, powstałych ze znacznym udziałem merytorycznym Rezydentów/Rezydentek logotypu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, logotypu Instytutu, logotypu Programu oraz informacji “Rezydencje Artystyczne. Białoruś i Ukraina”.

10. Logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego należy pobrać ze strony: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx, natomiast logotyp Instytutu oraz logotyp Programu należy pobrać ze strony: xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/.

11. Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana do zamieszczenia na swojej stronie internetowej oraz profilu w mediach społecznościowych informacji o uzyskaniu dofinansowania w formie zapisu "Instytucja X bierze udział w organizowanym przez Instytut Teatralny im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx programie rezydencji artystycznej dla twórców i twórczyń z Białorusi i Ukrainy", gdzie “Instytucja X” to nazwa Instytucji Przyjmującej. Instytut może zwolnić Instytucję Przyjmującą z działań informacyjnych na podstawie złożonego ówcześnie wniosku.

12. W przypadku niewywiązania się przez Instytucję Przyjmującą ze zobowiązań ujętych w ust. 9-11, Instytut może naliczyć karę umowną w wysokości 1% otrzymanych środków finansowych.

13. Instytucja przyjmująca jest zobowiązana poinformowania IT w przypadku znaczących zmian w Planie Rezydencji, w tym nieobecności Rezydenta/ Rezydentki oraz udziale w innych programach wsparcia.

§ 3

Osoby do kontaktu

1. Strony oświadczają, że osobami odpowiedzialnymi za realizację Porozumienia są:

a. ze strony Instytutu:

• koordynacja – Xxxx Xxxxxxxxxx, tel. x00 000000000, e‑mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx,

b. ze strony Instytucji Przyjmującej: _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _, e-mail: _ _ _ _ _.

2. Zmiana danych osób do kontaktu nie wymaga aneksowania Porozumienia.

§ 4

Kontrola realizacji Porozumienia

1. Instytut uprawniony jest do sprawowania kontroli prawidłowości realizacji zobowiązań przez Instytucję Przyjmującą.

2. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 1, upoważnieni pracownicy Instytutu mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, a także żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości realizacji zobowiązań przez Instytucję Przyjmującą.

§ 5

Odstąpienie od Porozumienia

1. Strony zgodnie oświadczają, że Instytut jest uprawniony do odstąpienia od Porozumienia w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o zdarzeniu stanowiącym podstawę odstąpienia, tj. w przypadku:

1. umieszczenia przez Instytucję Przyjmującą nieprawdziwych informacji w Ankiecie, o nieprawdziwości których Instytut uzyska informacje w trakcie trwania rezydencji,

2. nie wypełniania przez Instytucję Przyjmującą obowiązków wynikających z Porozumienia.

2. W przypadku odstąpienia od Porozumienia Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana zwrócić środki, o których mowa w § 2 ust. 7 powyżej, w wysokości odpowiadającej ilości pozostałego czasu trwania rezydencji oraz pokryć koszt powrotu Rezydenta/Rezydentów, o ile nie będzie możliwości przeniesienia Rezydenta/Rezydentów do innej Instytucji Przyjmującej.

3. W przypadku nienależytej realizacji zobowiązań określonych Porozumieniem Instytut jest uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każde zgłoszone przez Rezydenta/Rezydentów naruszenie na podstawie noty obciążeniowej płatnej w terminie 7 dni od dnia jej doręczenia.

§ 6

Informacja RODO

1. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017 poz. 1219 z późn. zmianami), Instytut informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji jest Instytut Teatralny im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, ul. Jazdów 1, 00-467 Warszawa, który wpisany jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem - 54/2003 i posiada osobowość prawną.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych, z którym można kontaktować się za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: xx. Xxxxxx 0 , 00-000 Xxxxxxxx lub drogą e-mailową pod adresem: xxx@xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx.

3. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji są przetwarzane na podstawie i w następujących celach:

- umożliwienia prawidłowej realizacji niniejszego Porozumienia i porozumienia o rezydencję artystyczną przyznaną w ramach wsparcia MKiDN w tym x.xx. podpisania, realizacji i rozliczenia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

- związanych z dochodzeniem ewentualnych roszczeń wynikających z porozumienia o rezydencję artystyczną zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.) oraz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

- umożliwienia realizacji celu Programu rezydencji artystycznych dla artystów i artystek teatralnych pochodzących z Białorusi i Ukrainy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i prawidłowej realizacji porozumienia i wywiązywania się z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych.

5. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji będą udostępnione Rezydentowi w porozumieniu o rezydencję artystyczną.

6. Dane osobowe będą przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub na podstawie umowy zawartej z Administratorem danych, w szczególności: Urząd Skarbowy, bank, sądy, instytucje państwowe, doradcy prawni i podatkowi, dostawcy usług IT.

7. Dane osobowe przechowywane będą do czasu realizacji celów wskazanych powyżej, a po tym czasie dla celów archiwalnych przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia umowy chyba, że odpowiednie przepisy prawa przewidują dłuższy obowiązek przechowywania.

2. Osobie odpowiedzialnej za przebieg rezydencji przysługują następujące uprawnienia:

1. Prawo do żądania od Administratora danych dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

2. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

3. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji nie będą przekazane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

4. Instytut informuje, że nie korzysta z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

5. Instytut oświadcza również, że dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji będą przetwarzane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Krakowskie Przedmieście 15/17 00-071 w Warszawie, o czym informuje Załącznik Porozumienia, który to Instytucja Przyjmująca będzie zobowiązana przesłać niezwłocznie po podpisaniu Porozumienia na adres Instytutu, a skan na adres e-mail osoby do kontaktu wskazanej w § 3 ust. 1 lit. a. Porozumienia.

6. Instytut informuje, że wywiązał się z obowiązku poinformowania o przetwarzaniu danych osobowych Rezydenta/Rezydentów oraz z faktu, że jego/ich dane osobowe będą udostępnione Instytucji Przyjmującej. Instytucja Przyjmująca będąc odrębnym administratorem danych osobowych jest zobowiązana do udzielenia Rezydentowi/Rezydentom odpowiedniej informacji o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z własnymi celami.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Zmiany i uzupełnienia niniejszego Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych Porozumieniem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

3. Spory wynikające z Porozumienia będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Instytutu.

4. Porozumienie zostało sporządzone w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron.

5. Załączniki stanowią integralną część Porozumienia.

Załączniki:

Wzór informacji RODO o przetwarzaniu danych osobowych przez Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego („Informacja dla osoby, której dane zostały pozyskane w inny sposób, niż od osoby której dotyczą”).

Za Instytut Za Instytucję Przyjmującą

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

6