Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta dnia _ pomiędzy:
……………………………………………
zwaną/zwanym w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym” reprezentowanym przez:………………………………………………………………..
oraz
Polską Organizacją Turystyczną z siedzibą w Warszawie (00-613) przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, NIP: 525 21 50 196, REGON: 016213775,
adres do korespondencji:
Departament Polskiego Bonu Turystycznego xx. Xxxxxxxx 00
00-000 Xxxxxxxxx
zwaną w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”
reprezentowaną przez: Xxxx Xxxxxxxxxxx - Xxxxxx - Wiceprezesa POT, działającą na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezesa POT
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.
§2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie umowy dane zwykłe oraz dane szczególnych kategorii:
a) osób uprawnionych do świadczenia w formie bonu oraz dodatkowego świadczenia w formie bonu;
b) dzieci, na które przysługuje osobom uprawnionym świadczenie w formie bonu;
c) osób fizycznych upoważnionych do reprezentowania osób uprawnionych;
d) przedsiębiorców turystycznych będących osobami fizycznymi;
e) osób fizycznych upoważnionych do reprezentowania przedsiębiorców turystycznych niebędących osobami fizycznymi, dokonujących rejestracji na profilu informacyjnym w systemie teleinformacyjnym;
f) pracowników POT;
g) osób fizycznych – pracowników innych organów publicznych, których dane osobowe widnieją na pismach w ramach współpracy między podmiotami w toku prowadzonych postępowań;
h) osób trzecich, względem których nie jest prowadzone postępowanie, a których dane są przekazywane w toku postępowania.
w postaci następujących kategorii danych osobowych, które przetwarzane są przez Administratora
imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – rodzaj, numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej i numer telefonu, wartość udzielonego świadczenia wychowawczego lub dodatku wychowawczego;
informacje dotyczące złożenia przez osobę uprawnioną wniosków, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 lub w art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia z dnia 15 lipca 2020 r. o Polskim Bonie Turystycznym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 839 z późn. zm.)(dalej: ustawa o PBT); informacje dotyczące wydania przez wojewodę decyzji, o których mowa w art. 4 ust. 3 lub w art. 4 ust. 4 ustawy o PBT;
informacja o legitymowaniu się orzeczeniem, o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy o PBT;
imię i nazwisko, nazwa lub firma, adres zamieszkania, lub adres wykonywania działalności, numer NIP, numer REGON, numer PESEL, numer rachunku bankowego, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, inne informacje zawarte w CEIDG oraz KRS;
informacje o wpisie do właściwej ewidencji, o której mowa w art. 38 ust. 1-3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, lub właściwego rejestru, o którym mowa w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych;
dane dotyczące umocowania;
dane dotyczące stanu cywilnego, karalności, orzeczonych środków zabezpieczających i zapobiegawczych w postępowaniach karnych, zdolności do czynności prawnych;
dane dotyczące władzy rodzicielskiej, pieczy, opieki oraz kontaktów między rodzicami a dziećmi;
informacje o stanie zdrowia;
informacje o innych przyznanych świadczeniach.
2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji umowy z dnia …………….… nr ……… w zakresie świadczenia usługi kompleksowego przygotowania, tj. uporządkowania, zewidencjonowania i przekazania do archiwum zakładowego dokumentacji wytworzonej przez Polską Organizację Turystyczną - Departament Polskiego Bonu Turystycznego.
§3
Obowiązki podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
6. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
7. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi w ciągu 24 godzin.
§4
Prawo kontroli
1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum pięciodniowym jego uprzedzeniem.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.
4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§5
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych, chyba że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w §5 ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 6
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.
§7
Czas obowiązywania umowy
1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas obowiązywania Umowy głównej.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę na warunkach przewidzianych w Umowie zawartej w dniu ………………..
§8
Rozwiązanie umowy
1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych.
§9
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
§10
Postanowienia końcowe
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora danych.
……………………………………………………………… …………………………………………………..
Administrator danych Podmiot przetwarzający