Załącznik nr 4 UMOWA o świadczenie usług pocztowych Nr Adm.VI-281/3/19

Załącznik nr 4

UMOWA

o świadczenie usług pocztowych

Nr Adm.VI-281/3/19

zawarta w dniu ………………………2019r. w Krakowie pomiędzy:

Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Krakowie z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, posiadającym NIP: 000-00-00-000 oraz REGON 356774935, zwanym w treści umowy Zamawiającym, którego reprezentują:

…………………………. ……………………………

………………………… ……………………………

a

…………………………………………………………………………………………………

reprezentowanym przez:

…………………………….. ………………………..

Umowa zostaje zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na tzw. usługi społeczne prowadzonego w trybie art. 138o, ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r., poz. 1986).

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych przez Wykonawcę na potrzeby WSA w Krakowie w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, przesyłki kurierskie), jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U z 2017 poz. 1481) wraz z usługą odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego z dokumentami nadawczymi.

2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

1. przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne,

2. przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem lub potwierdzeniem odbioru - krajowe i zagraniczne,

3. paczki krajowe i zagraniczne – przesyłki rejestrowane, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r., w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. poz. 545), przekazy pocztowe, przesyłki kurierskie.

4. ewentualnie inne przesyłki wg cen wynikających z cennika Wykonawcy.

§ 2

Obowiązki wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązany będzie:

1. odbierać przesyłki do doręczenia w budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie przy ul. Rakowickiej 10, dziennik podawczy – parter, pok. nr 012, nie później niż do godziny 12.00 każdego dnia roboczego - inne niż przesyłki kurierskie z deklarowanym terminem doręczenia D+1,

2. zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru, do budynku Sądu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie przy ul. Rakowickiej 10, dziennik podawczy – parter, pok. nr 012, każdego dnia roboczego,

3. doręczać wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe do budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie przy ul. Rakowickiej 10, dziennik podawczy – parter, pok. nr 012, każdego dnia roboczego, zgodnie z harmonogramem doręczeń przyjętym u Wykonawcy, jednak nie później niż do godziny 10:30 (z wyłączeniem przesyłek kurierskich),

4. przesyłki kurierskie z deklarowanym terminem doręczenia D+1, odbierane będą z siedziby Zamawiającego po wcześniejszym zgłoszeniu odbioru, za pośrednictwem infolinii lub strony internetowej Wykonawcy, nie później niż do 3 godzin po dokonaniu zgłoszenia. Wykonawca umożliwi również Zamawiającemu, po wcześniejszym uzgodnieniu, nadanie przesyłek kurierskich bezpośrednio w placówce wykonawcy.

1. Wykonawca odpowiedzialny będzie za prawidłową, zgodną z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i zasadami realizację umowy, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą wyłącznie przez ustanowionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

§ 3

Okres obowiązywania umowy

Umowa zostanie zawarta na czas określony z okresem obowiązywania od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

§ 4

Wartość umowy

1. Maksymalna wartość przedmiotu umowy wynosi brutto …………………… PLN (słownie: ………………………………………………………………………………./100)

2. Zamawiający zobowiązuje się do kontroli wydatkowanej kwoty, a Wykonawca nie będzie wnosił roszczeń z tytułu nieosiągnięcia w czasie obowiązywania umowy maksymalnej wartości określonej w ust. 1.

3. .Opłaty wyliczone będą na podstawie „Formularza cenowego” stanowiącego załącznik nr 1 do umowy. Ceny zawarte w Formularzu cenowym są stałe w całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem sytuacji opisanych w § 8 ust. 3. W zakresie cen usług nie ujętych w „Formularzu cenowym“ zastosowanie będzie miał cennik usług pocztowych Wykonawcy.

4. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz miesięczna opłata za odbiór korespondencji.

5. Zamawiający będzie sporządzał w dwóch egzemplarzach pocztowe książki nadawcze – dla przesyłek rejestrowanych i paczek pocztowych, wpisując każdą przesyłkę kolejno w oddzielną pozycję oraz zestawienia ilościowe przesyłek listowych nierejestrowanych. Wykonawca natomiast będzie sporządzał w dwóch egzemplarzach pocztowe dokumenty oddawcze przesyłek zwracanych z powodu braku możliwości ich doręczenia – po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy.

6. Okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc kalendarzowy.

7. Usługi będą opłacane w formie opłaty z dołu. Do dnia 10-go następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi faktury VAT wraz ze specyfikacją ilościowo-wartościową poszczególnych przesyłek pocztowych do każdej faktury. Faktury będą płatne w terminie do 21 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

8. Faktury z zaznaczeniem Nadawcy, będą wystawiane na:

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie

xx. Xxxxxxxxx 00

00-000 Xxxxxx

NIP 000-00-00-000,

9. Załącznikiem do wystawianych faktur VAT będzie specyfikacja ilościowo – wartościowa faktycznie wykonanych usług.

§ 5

Sposób realizacji umowy

1. Zamawiający będzie umieszczać na przesyłkach oznaczenia potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci nadruku lub odcisku pieczęci o treści: „Opłata pobrana…” wg wzoru wskazanego przez Wykonawcę.

2. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

3. Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druku potwierdzenia/pokwitowania odbioru – załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2015.1222 j.t.).

4. Wykonawca będzie korzystał z wzoru zawiadomień adresata o pozostawieniu przesyłki (awizo) stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym.

5. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu przesyłek poleconych według wzoru druku Zamawiającego – załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym. Przesyłki nierejestrowane i paczki nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek. Zestawienia (wykazy) sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego.

6. Przesyłki będą nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

7. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.

8. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub usunięcia nieprawidłowości w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym, po wyjaśnieniu oraz usunięciu nieprawidłowości.

9. Wykonawca będzie dokonywał doręczeń zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1369) oraz innych właściwych w tym zakresie przepisów prawa.

10. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia:

1. w dniu następnym, jednak nie później niż w 4-tym dniu roboczym po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii,

2. w dniu następnym, jednak nie później niż w 6-tym dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii,

3. przesyłki priorytetowe oraz ekonomiczne zaliczone do powszechnych usług pocztowych doręczane będą zgodnie ze standardem jakościowym określonym Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545), wydanego na podstawie ustawy Xxxxx Xxxxxxxx.

11. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji usług od Zamawiającego na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U.2017 poz. 1481 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U.2013.1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.2017.459).

12. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

13. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w terminach wskazanych w umowie.

14. Strony zobowiązane są do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się, przesyłką poleconą priorytetową za potwierdzeniem odbioru, o zmianach adresów i nazw określonych w umowie, bez konieczności sporządzania aneksu do umowy.

§ 6

Kary umowne

1. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania powszechnej usługi pocztowej, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, o którym mowa w art. 88 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r - Prawo Pocztowe ( Dz. U. z 2017 r., poz.1481). Ponadto Zamawiający ma prawo do naliczenia poniższych kar umownych:

1. Zamawiającemu przysługuje kara umowna za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 50 zł za każdy stwierdzony przypadek,

2. w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia za wykonanie niniejszej umowy pomniejszonego o łączne wynagrodzenie brutto należne za wykonaną bez zastrzeżeń część umowy,

2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przesyłek jeżeli brak realizacji usługi spowodowany jest przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę.

3. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej.

§ 7

Rozwiązanie umowy

1. Każda ze Stron ma prawo do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku istotnego naruszenia obowiązków wynikających z umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego jednostek Wykonawcy w zakresie spełnienia warunków określonych w ogłoszeniu. Negatywny wynik przeprowadzonej weryfikacji jednostek Wykonawcy będzie skutkować rozwiązaniem umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

2. Strony zastrzegają sobie możliwość wcześniejszego rozwiązania Umowy za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, w przypadku nienależytego wykonywania istotnych postanowień umowy, pomimo pisemnych zastrzeżeń.

3. W przypadku wygaśnięcia umowy lub jej rozwiązania, Strony zobowiązują się do dokonania, w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy, rozliczenia liczby nadanych/zwróconych przesyłek, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących VAT.

§ 8

Zmiany umowy

1. Zamawiający przewiduje zgodnie z art.144 ust. 1 ustawy Pzp., w trakcie realizacji zamówienia możliwość wprowadzenia następujących istotnych zmian postanowień umowy:

1. zmiany warunków i terminów płatności,

2. zmiany sposobu realizacji zamówienia, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy.

2. Zmiany, o których mowa w pkt 28 ppkt 1) i 2) mogą nastąpić w przypadku:

1. w przypadku zmiany przepisów krajowych lub unijnych dotyczących obrotu pocztowego;

2. gdy zmiany te są korzystne dla Zamawiającego,

3. gdy zmiany te spowodowane są zmianami organizacyjnymi Zamawiającego (między innymi zmiany związane z wprowadzeniem nowego programu elektronicznego obiegu dokumentów, zmiany organizacji pracy Zamawiającego).

3. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w ofercie nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy, z dwoma wyjątkami:

1. ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,

2. ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

4. Wykonawca wnioskujący o zmianę Umowy, przedłoży Zamawiającemu pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy.

5. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 9

Postanowienia końcowe

Zasady korzystania z usług pocztowych oraz odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług, uprawnienia Zamawiającego i adresata, jak też procedury reklamacyjne, a także zasady, tryb i sposób doręczania korespondencji określają akty prawne, w szczególności:

1. ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2017r. poz. 1481),

2. rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U.2013.1468),

3. rozporządzenie Ministra Administracji Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013r. poz. 545),

4. ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. z 2017 r., poz. 1369.),

5. ustawa z dnia 17 listopada1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2016. poz. 1822 j.t.),

6. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2015 poz. 1222 j.t.),

7. ustawa z dnia 14 czerwca1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Xx. X. x 0000 r., poz. 1257),

8. Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. 2015, poz 1522),

9. Regulamin dotyczący Paczek pocztowych sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. – Światowy Związek Pocztowy, (Dz.U. z 2007 r., Nr 108, poz. 745),

10. Regulamin Poczty Listowej sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. - Światowy Związek Pocztowy, (Dz.U. z 2007 r., Nr 108, poz. 744),

11. Regulamin świadczenia usług Wykonawcy.

§ 10

Ewentualne spory mogące wyniknąć ze stosowania niniejszej umowy rozstrzygane będą polubownie przez zainteresowane strony. W przypadku znacznych rozbieżności stanowisk spory między stronami rozstrzygane będą na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 11

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa pocztowego.

§ 12

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Zamawiający Wykonawca

7