UMOWA Nr ..……… /2021 (wzór)

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego

UMOWA Nr ..……… /2021 (wzór)

na świadczenie usług w zakresie organizacji i obsługi konferencji podsumowującej realizację projektu „Rozwój Systemu Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych w Sprawach Karnych (iSDA2.0)”

zawarta w dniu …………………, w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa - Prokuraturą Krajową z siedzibą w Warszawie (02-676) przy
ul. Postępu 3, posługującą się numerem NIP: 5213725847, REGON: 363918998, zwaną dalej „ZAMAWIAJĄCYM”,

reprezentowaną przez: …………………………………………………………………………

a

…………………………………………………………………………………………………..,

zwanym/zwaną dalej „WYKONAWCĄ”,

reprezentowaną przez: …………………………………………………………………………..

zwanymi dalej łącznie „STRONAMI” albo każdą z osobna „STRONĄ”

§ 1. Definicje

1. Poniżej wskazanym terminom lub zwrotom pisanym w treści Umowy z wielkiej litery Strony nadają następujące znaczenie:

Termin	Definicja
Baza konkurencyjności	internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów, realizujących projekty współfinansowane z funduszy unijnych, dostępna pod adresem WWW: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Dzień Roboczy	Dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1920).
Instytucja Kontrolująca	Instytucja Kontrolująca – oznacza Instytucję Pośredniczącą, ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, instytucję audytową w rozumieniu art. 5 pkt. 4a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2021 r. poz. 1057), a także inne podmioty upoważnione do dokonywania kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
Instytucja Pośrednicząca	Instytucja Pośrednicząca – oznacza Centrum Projektów Polska Cyfrowa z siedzibą w Warszawie, adres do doręczeń: 00-000 Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxx 00x, będące stroną porozumienia o dofinansowanie Projektu.
Kodeks Cywilny	Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r., poz. 1740).
Oferta	Oferta Wykonawcy złożona przez Wykonawcę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, zamieszczone w Bazie Konkurencyjności, stanowiąca załącznik nr 2 do Umowy.
OPZ	Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik nr 1 do Umowy, zawierający szczegółowe wymagania dotyczące sposobu wykonania obowiązków przez Wykonawcę.
PEF	Platforma Elektronicznego Fakturowania
Projekt	Projekt „Rozwój Systemu Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych w Sprawach Karnych (iSDA2.0)” nr POPC.02.01.00-00-0097/18-03 finansowany ze środków Działania 2.1. „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych” Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa realizowany na podstawie porozumienia o dofinansowanie z dnia 7 marca 2019 r.
Przedmiot Umowy	Obowiązki Wykonawcy związane z organizacją i obsługą jednodniowej konferencji podsumowującej Projekt.
Umowa	Niniejsza Umowa w sprawie wykonania zamówienia zawarta między Zamawiającym a Wykonawcą wraz ze wszystkimi aneksami i Załącznikami.
Wynagrodzenie	Całość wynagrodzenia brutto (z podatkiem VAT), o którym mowa w § 7 Umowy.
Wymagania	Określony sposób wykonania usług, określone w umowie, OPZ oraz udokumentowanych uzgodnieniach między Stronami.
Załącznik	Każdy Załącznik do niniejszej Umowy.

2. Wszystkim pojęciom pisanym z wielkich liter, używanym w Załącznikach do Umowy Strony nadają brzmienie zgodne z Umową, chyba że Załącznik wprost definiuje inne znaczenie używanego pojęcia.

W przypadku sprzeczności postanowień Umowy z brzmieniem Załączników pierwszeństwo ma Umowa.

§ 2. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego za wynagrodzeniem usługi w zakresie organizacji i obsługi jednodniowej konferencji, podsumowującej realizację Projektu.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot Umowy zgodnie z Wymaganiami.

3. Wykonawca zrealizuje Przedmiot Umowy w grudniu 2021 r. w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Strony uzgodnią termin konferencji do 5 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz ilość uczestników na 5 dni przed ustalonym terminem konferencji.

§ 3. Ogólne zasady realizacji Umowy

1. Wykonawca jest zobowiązany realizować Umowę:

1. zgodnie z Wymaganiami, Ofertą, przepisami prawa powszechnie obowiązującego, regulacjami wewnętrznymi Zamawiającego, aktami regulującymi zasady realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, w szczególności wytycznymi w sprawie promocji i stosowania oznaczeń związanych ze współfinansowaniem Projektu ze środków funduszy unijnych;

2. z należytą starannością, przy uwzględnieniu profesjonalnego charakteru działalności;

3. przy wykorzystaniu posiadanego doświadczenia.

2. Strony ustalają, iż językiem Umowy będzie język polski. Wszelkie oświadczenia i dokumenty będą składane w języku polskim. Wszelkie spotkania odbywać się będą w języku polskim.

3. Oświadczenia związane z realizacją Umowy składane są drugiej Stronie w formie elektronicznej (e- mail), na adres wskazany w § 5 ust 1, o ile Umowa nie wymaga do ich ważności formy pisemnej.

4. Realizacja niniejszej Umowy wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę. W celu zapewnienia aby to przetwarzanie było zgodne z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Strony zobowiązują się do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.

§ 4. Oświadczenia i zobowiązania Stron

1. Strony współpracują w dobrej wierze w celu realizacji Umowy.

2. W celu uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że jeśli Strony zidentyfikowały określone działanie jako niezbędne do realizacji Przedmiotu Umowy i nie przypisano wyraźnie obowiązku jego realizacji Zamawiającemu lub podmiotowi trzeciemu, zobowiązanym do wykonania takiego działania jest Wykonawca.

3. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania, na żądanie Zamawiającego lub Instytucji Pośredniczącej, informacji związanych z realizacją Umowy, w szczególności informacji dotyczących postępów prac, przyczyn ewentualnych opóźnień lub nienależytego wykonywania Umowy. W ramach tego obowiązku Wykonawca przedstawi Zamawiającemu lub Instytucji Pośredniczącej wszelkie dane i dokumenty związane z realizacją Umowy, a także zapewni udzielenie wyjaśnień przez członków personelu Wykonawcy.

4. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o pojawieniu się jakichkolwiek okoliczności zagrażających należytemu lub terminowemu wykonaniu Umowy, niezwłocznie po ich rozpoznaniu.

5. Strony potwierdzają, że ilekroć Umowa przewiduje uprawnienie Zamawiającego do żądania od Wykonawcy udzielenia informacji, uprawnienie to przysługuje także Instytucji Kontrolującej. Instytucja Kontrolująca może ponadto żądać udzielenia jej informacji, do której udzielenia Zamawiającemu Wykonawca jest zobowiązany bez uprzedniego żądania.

6. Wykonawca zobowiązuje się do poddania kontrolom w zakresie sposobu, jakości i terminowości realizacji Umowy, prowadzonym przez Instytucję Kontrolującą lub Zamawiającego – za pośrednictwem ich personelu lub z wykorzystaniem osób trzecich. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego:

1. zaprezentowania i udostępnienia Instytucji Kontrolującej lub Zamawiającemu rezultatów prowadzonych prac w ramach realizacji Umowy;

2. przedstawienia Instytucji Kontrolującej lub Zamawiającemu wszelkich informacji i dokumentów związanych z realizacją Umowy, w szczególności rachunków i faktur, umów z podwykonawcami, protokołów, oświadczeń i raportów;

3. udzielenia Instytucji Kontrolującej lub Zamawiającemu niezbędnych wyjaśnień.

7. Wykonawca zapewni osobom prowadzącym kontrolę z ramienia Instytucji Kontrolującej lub Zamawiającego dostęp do pomieszczeń i infrastruktury, w tym teleinformatycznej, związanych z realizacją Umowy. Osoby prowadzące kontrolę z ramienia Instytucji Kontrolującej będą uprawnione do przeprowadzenia niezbędnych oględzin.

8. Jeśli Strony będą korzystać z systemu teleinformatycznego służącego do prowadzenia komunikacji i rejestrowania decyzji w ramach realizacji Umowy, Instytucja Kontrolująca będzie uprawniona do żądania wglądu do takiego systemu, jak również uzyskania kopii jego zawartości.

9. Instytucja Pośrednicząca jest uprawniona do uczestniczenia we wszelkich procedurach odbiorowych – dotyczących zarówno rezultatów poszczególnych faz realizacji Umowy, jak i rezultatów całości Umowy (odbioru końcowego). W tym celu Instytucja Pośrednicząca uzyska dostęp do niezbędnych dokumentów i informacji oraz będzie uprawniona do żądania wyjaśnień.

10. Wykonawca zobowiązany jest, na wezwanie Zamawiającego lub Instytucji Pośredniczącej, wziąć udział w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych.

§ 5. Zasady współdziałania Stron

1. Do bieżących kontaktów w ramach realizacji Umowy, w tym do składania wszelkich oświadczeń związanych z realizacją Umowy oraz do podpisania protokołu odbioru, Strony wyznaczają następujące osoby:

ze strony Zamawiającego:

1. Pan/Pani , tel , adres e-mail:

   0. , lub

2. Pan/Pani , tel , adres e-mail:

……………………………

ze strony Wykonawcy:

Pan/Pani , tel. ……………………………., adres e-mail: ……….

2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, danych dotyczących ich numerów telefonów oraz adresów e-mail, następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony Umowy i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy.

§ 6. Realizacja i odbiór przedmiotu Umowy

1. Podstawą przyjęcia wykonania Przedmiotu Umowy będzie podpisany przez Xxxxxx protokół odbioru, którego wzór stanowi Załącznik Nr 7 do Umowy.

2. W ramach odbioru przedmiotu Umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie materiały przygotowane w ramach niniejszej Umowy, zgodnie z OPZ.

3. Dokonanie odbioru przez Xxxxxxxxxxxxx jest równoznaczne z akceptacją przedstawionego kosztorysu powykonawczego.

4. Zamawiający dokona odbioru Przedmiotu Umowy w terminie 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do dokonania odbioru Przedmiotu Umowy. Wraz ze zgłoszeniem gotowości do dokonania odbioru Wykonawca przekazuje Zamawiającemu kosztorys powykonawczy, obejmujący wszelkie koszty związane z realizacją Przedmiotu Umowy.

§ 7. Wynagrodzenie

1. Za należyte wykonanie Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości określonej w zaakceptowanym przez Zamawiającego kosztorysie powykonawczym, przekazanym zgodnie z § 6 ust 4.

2. Wynagrodzenie określone w ust 1 obejmuje:

1. Wynagrodzenie z tytułu dostarczonych zestawów materiałów konferencyjnych określone w oparciu o stawkę …………… zł brutto za dostarczenie jednego zestawu materiałów konferencyjnych;

2. Wynagrodzenie z tytułu dostarczonych posiłków dla uczestników konferencji określone w oparciu o stawkę …………. zł brutto za dostarczenie posiłków dla jednego uczestnika konferencji;

3. Wynagrodzenie z tytułu realizacji pozostałych usług związanych z realizacją konferencji w wysokości ……….. zł brutto.

3. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy nie przekroczy …………… złotych brutto (słownie ……………).

4. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca w związku z wykonywaniem Umowy.

5. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w fakturze VAT.

6. Podstawę wystawienia faktury VAT stanowić będzie, sporządzony przez Strony, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, Protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do Umowy.

7. Warunkiem zapłaty wynagrodzenia jest pozytywna weryfikacja rachunku bankowego Wykonawcy na tzw. białej liście podatników VAT prowadzonej przez odpowiednie organy skarbowe.

8. Strony za dzień zapłaty wynagrodzenia Strony ustalają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego należną kwotą.

9. Wykonawca może wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą o fakturowaniu”.

10. W przypadku wystawienia faktury, o której mowa w ust. 9, Wykonawca jest obowiązany do wysłania jej do Zamawiającego za pośrednictwem PEF.

11. Wystawiona przez Wykonawcę ustrukturyzowana faktura elektroniczna winna zawierać elementy, o których mowa w art. 6 Ustawy o fakturowaniu, x.xx. musi zawierać informacje dotyczące odbiorcy płatności (Zamawiającego) i umowy, której dotyczy, poprzez wskazanie numeru umowy.

12. Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną należy wystawić Zamawiającemu za pośrednictwem PEF podając numer PEPPOL (NIP Zamawiającego: 5213725847).

13. Za chwilę doręczenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej uznawać się będzie chwilę wprowadzenia prawidłowo wystawionej faktury, zawierającej wszystkie elementy, o których mowa w ustępie 12 powyżej, do konta Zamawiającego na PEF, w sposób umożliwiający Zamawiającemu zapoznanie się z jej treścią.

§ 8. Kary umowne

1. W przypadku niewykonania przedmiotu Umowy w terminie określonym w § 2 ust. 3 Umowy, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 25 % wynagrodzenia brutto, wskazanego w § 7 ust. 3.

2. W razie nienależytego wykonania przedmiotu Umowy, polegającego na niezapewnieniu któregokolwiek z elementów przedmiotu Umowy lub zapewnieniu ich w sposób niezgodny z wymaganiami określonymi w OPZ oraz w Umowie, Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy, a Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości wskazanej w ust. 1.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia Wykonawcy z należnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 7 ust. 1 Umowy, zastrzeżonych kar umownych.

4. Niezależnie od roszczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, Zamawiający może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych określonych w przepisach Kodeksu cywilnego.

§ 9. Prawa własności intelektualnej

1. Wykonawca oświadcza, że przysługują mu wszelkie majątkowe prawa autorskie do przekazanych w ramach realizacji Przedmiotu niniejszej umowy Prac, będących utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2021 r.poz. 1062) dalej „Utwory”.

2. Wykonawca, w ramach Wynagrodzenia, o którym mowa w §7 ust 1, z chwilą jego zapłaty, przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Utworów, na wskazanych niżej polach eksploatacji:

1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Utworu — wytwarzanie określoną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową nośników utworu i jego egzemplarzy, wprowadzanie do pamięci komputera, przekazywanie Utworu pomiędzy komputerami i serwerami na całym świecie, przy pomocy wszelkich środków technicznych bez ograniczeń ilościowych;

2. w zakresie obrotu oryginałem lub egzemplarzami Utworu – wprowadzanie oryginału lub egzemplarzy Utworu do obrotu, a także ich najem, dzierżawa lub użyczenie;

3. w zakresie innego rozpowszechniania Utworu – publiczne wykonanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie za pomocą wizji przewodowej lub bezprzewodowej przez stację naziemną lub za pośrednictwem satelity, w tym nadawanie poprzez sieć telekomunikacyjną, re-emitowanie, zapewnienie dostępu w miejscu i czasie indywidualnie wybranym, w szczególności poprzez umieszczenie w Internecie lub innej sieci telekomunikacyjnej;

3. Przeniesienie praw, o którym mowa w ust. 2 powyżej, obejmuje:

1. prawo do wyrażania zgody na rozporządzanie i korzystanie z opracowań Utworu, (zgoda na wykonywanie praw zależnych), w tym prawa do dokonywania jego tłumaczenia na języki obce oraz wykorzystywania w związku z innymi kampaniami reklamowymi lub promocyjnymi, a także prawo do udzielania zgody na wykonywanie praw zależnych.

2. zgodę na wprowadzanie do Utworu przez Zamawiającego oraz inne podmioty, którym Zamawiający udzieli licencji na korzystanie z Utworu lub przeniesie na nie prawa do Utworu, wszelkich zmian i modyfikacji koniecznych w celu wykorzystania Utworu przez Zamawiającego lub inne podmioty w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej.

4. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na Zamawiającego powoduje jednocześnie przejście własności nośników, na których Utwory zostały utrwalone.

§ 10. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy na zasadach określonych w Umowie o zachowaniu poufności, stanowiącej Załącznik nr 6 do Umowy.

2. Wszelkie ustanowione w Umowie zobowiązania Stron do nieujawniania informacji poufnych nie dotyczą Instytucji Kontrolującej. Jest ona uprawniona do dostępu do wszelkich informacji poufnych należących do Zamawiającego lub Wykonawcy, związanych z realizacją Umowy.

§ 11. Odpowiedzialność Stron

1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od uzyskania wiadomości o tych okolicznościach.

2. Niezależnie od uprawnienia określonego w ust. 1 Zamawiający może odstąpić od Umowy, bez wyznaczania dodatkowego terminu, w przypadku naruszenia istotnych postanowień Umowy przez Wykonawcę, w terminie 14 dni od dnia, w którym Zamawiający dowiedział się o przyczynie odstąpienia, w szczególności w sytuacji w której Wykonawca nie podjął wykonania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy lub przerwał ich wykonanie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

3. Odstąpienie od Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz podania przyczyny odstąpienia.

4. W przypadku odstąpienia od Umowy Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia za należycie wykonaną i odebraną przez Zmawiającego części umowy do momentu otrzymania od Zamawiającego zawiadomienia o odstąpieniu od Umowy.

§ 12. Zmiana Umowy

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Strony przewidują możliwość dokonania następujących z zmian w Umowie:

1. w przypadku gdy przepisy prawa lub sytuacja epidemiologiczna związana z COVID-19 uniemożliwią przeprowadzenie konferencji przy udziale uczestników w siedzibie Zamawiającego Strony mogą wyłączyć z zakresu Umowy obowiązki Wykonawcy związane z obsługą uczestników konferencji w siedzibie Zamawiającego oraz dostosować odpowiednio wynagrodzenie Wykonawcy przy uwzględnieniu stawek jednostkowych określonych w formularzu ofertowym lub też dokonać zmiany terminu w którym wykonany zostanie Przedmiot Umowy;

2. w przypadku zidentyfikowania dodatkowych potrzeb Zamawiającego Strony przewidują możliwość rozszerzenia obowiązków Wykonawcy o dodatkowe obowiązki związane z obsługą konferencji oraz związaną z tym zmianę wysokości Wynagrodzenia Wykonawcy do wysokości wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 7 ust 3.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.

2. W sprawach nieuregulowanych Umową, zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

3. Spory mogące wyniknąć na tle realizacji niniejszej Umowy, Xxxxxx zobowiązują się rozstrzygać polubownie, a w razie braku porozumienia – oddać pod rozstrzygniecie sądowi powszechnemu właściwemu miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

4. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach — dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załączniki do Umowy:

1. Załącznik Nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia;

2. Załącznik Nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia ………;

3. Załącznik nr 3 – Kosztorys powykonawczy;

4. Załącznik nr 4 - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;

5. Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna RODO;

6. Załącznik nr 6 – Umowa o zachowaniu poufności.

7. Załącznik Nr 7 – Wzór protokołu odbioru.

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa

Strona 11 z 11