Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een
Dossierverantwoordelijke Tewerkstellingsmaatregelen Jeugd en Cultuur
contractueel onbepaalde duur Niveau: A
Rang: Adjunct van de directeur Graad: A111
Met standplaats: Xxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxx
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 DE VACATURE IN HET KORT
Je analyseert en verwerkt dossiers met betrekking tot tewerkstellingsmaatregelen. In het bijzonder voer je de Vlaams Intersectorale Akkoorden (VIA-akkoorden) uit. In die VIA-akkoorden leggen de werkgevers- en werknemersorganisaties samen met de Vlaamse overheid afspraken vast om de arbeidsvoorwaarden in de sectoren Cultuur en Jeugd te verbeteren.
Je stelt samen met collega’s complexe subsidieberekeningen op die de basis vormen van subsidiedossiers voor de Vlaamse Regering. Na een korte inwerkperiode kun je vlot beleidsvragen beantwoorden over tewerkstelling binnen de sectoren Cultuur en Jeugd. Na een langere inwerkperiode word je een expert in tewerkstelling en neem je voor het Departement Cultuur, Jeugd en Media deel aan onderhandelingen, bijvoorbeeld voor de sluiting van een nieuw Vlaams-Intersectoraal Akkoord. Samengevat heeft de functie 2 componenten die elkaar versterken:
-complexe dossieropvolging
-beleidsvragen oplossen of distilleren uit de beschikbare gegevens over tewerkstelling.
Je taken :
- Je beheert de dossiers van de VIA-middelen
- Je berekent en betaalt subsidies uit binnen het PC 000 (Xxxxxxxx Xxxxxx voor de Kunsten), hiervoor overleg je met het Sociaal Fonds voor de Podiumkunsten;
- Je berekent en betaalt subsidies uit binnen het PC 329.1 (Paritair Comité Sociaal-Cultureel Werk);
- Je beantwoordt allerhande beleidsvraagstukken in overleg met het kabinet van de bevoegde minister ;
- Je geeft input voor de onderhandeling van nieuwe Vlaams Intersectorale akkoorden, je verzorgt het secretariaat van werkgroepen die hiervoor worden opgericht;
- Je coördineert de kernwerking ‘Werk’ binnen het team Transversaal & Bovenlokaal
- Je bewaakt (mee) de budgetvoering binnen het team Transversaal & Bovenlokaal
2 FUNCTIECONTEXT
Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid wat betreft cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven.
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit:
3 afdelingen
1. Kennis en Beleid
2. Subsidiëren en erkennen
3. Waarborgen en beheren
2 ondersteunende teams
1. Team Personeel
2. Team IT
en 3 diensten
1. Communicatiedienst
2. Financiële dienst
3. Stafdienst
Je werkt samen met je collega’s van het Team Transversaal en bovenlokaal dat is gesitueerd binnen de Afdeling Subsidiëren en Erkennen. Binnen het team Transversaal en bovenlokaal werken 4 collega’s aan de tewerkstellingsdossiers. Het hele team Transversaal en bovenlokaal staat in voor de volgende subsidielijnen binnen de context van cultuur en jeugdwerk:
- Uitvoering van de volgende regelgevingen: het (nieuwe) decreet betreffende de bovenlokale cultuurwerking, het Participatiedecreet, het decreet Bovenlokaal Jeugdwerk, het Transitiereglement voor bovenlokale culturele projecten, Jeugdverblijfcentra, het reglement voor projecten van jeugdhuizen, facultatieve subsidies in het kader van middelen die worden verkregen van de Nationale Loterij, het decreet Lokaal Cultuurbeleid, het decreet Lokaal
Jeugdbeleid, ondersteuning van tewerkstelling in de vorm van DAC, GESCO en de Vlaams Intersectorale akkoorden (VIA), Innovatieve partnerprojecten, GESCO, het Leenrecht, de ondersteuning van het bibliotheeklandschap in de vorm van een Bovenlokaal Bibliotheekbeleid;
- Aansturing en evaluatie van transversale en (boven)lokale bovenbouworganisaties.
- Uitbouw en onderhoud van (internationale, interdepartementale en intra-Belgische) sectorale contacten.
- Opbouw, ontsluiting en delen van beleidsrelevante kennis van deze sectoren in functie van beleidsadvisering en relevante projecten.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren.
Context:
Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je ingewerkt bent, zal je takenpakket bestaan uit :
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. | - Gegevens verwerken, omzetten in codes en invoeren in de computer - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek,…) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen in de procedurestappen - Administratieve controle van vragen - Checklist opmaken voor financiële gegevens - … |
Analyse | - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering |
Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, … | - Aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Analyse van de gegevens, budgetsituatie inschatten en dan de juiste actie ondernemen - … |
(Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie of de functiehouder tijdig een correcte uitspraak te laten doen over het dossier. | - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in onderbouwde en objectieve adviezen en processen- verbaal - Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - Initiëren van de uitvoering van de beslissing - … |
Communicatie en contacten Xxxxxx de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. | - Vragen over het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier - Parlementaire vragen beantwoorden - … |
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. | - Kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring helpen bij de aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten - … |
Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. | - Checken of de termijnen gerespecteerd worden - Checken of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen over het dossier behandelen - … |
Beleidsvoorbereiding Proactief verzamelen, genereren en verwerken van informatie en uitbouwen, onderhouden en consulteren van | - Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek - Contacten onderhouden met kennisleveranciers en studiecentra |
netwerken met als doel het beleid met kennis en data te onderbouwen, te adviseren over de wenselijke richting van het beleid en proactief behoeften, opportuniteiten of knelpunten te identificeren. | - Verzamelen van informatie bij collega’s of externe en interne onderzoekers - Opvolgen van internationale trends - Identificeren en in kaart brengen van kennis, trends, maatschappelijke ontwikkelingen - Interpreteren en verwerken van de verzamelde gegevens - Dossiers voorbereiden voor de beleidsverantwoordelijken - Aftoetsen met het werkveld - … |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:
1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma.
Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je de selectieverantwoordelijke contacteren (Xxx Xxxxxxx, Xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 02 553 42 90)
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je hebt een passie voor cijfers en je kunt die ook vertalen naar beleidsadviezen. Omgekeerd kun je beleidsmaatregelen vlot cijfermatig onderbouwen en kun je geschikt advies uitbrengen over de effecten van een maatregel.
• Je gebruikt vlot courante informaticatoepassingen zoals Word, PowerPoint, Outlook. Je bent zeer ervaren in het gebruik van Excel;
• Je kent het regelgevend kader over tewerkstellingsondersteunende maatregelen (bv. VIA, DAC, Gesco,
Sociale Maribel) of je bent bereidt dit snel aan te leren
• Ervaring met het uitvoering van complexe (loon)berekeningen is een pluspunt;
• Inzicht in de structuur, cultuur en werking van de Vlaamse overheid is een pluspunt.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Extra informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je werkt in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar je kunt het werk optimaal combineren met de privésituatie: je hebt 35 dagen vakantie per jaar (als je 100% werkt), je hebt ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.
• Je kunt je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van de werkgever . Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten.
• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag: 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro betaal je zelf, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je loon valt in de salarisschaal van de graad van Adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). De lijnmanager kan relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige erkennen op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.268,73 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index, aan een tewerkstellingspercentage van 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Als je slaagt, kun je later meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. EERSTE SCREENING
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Op basis van je sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) controleren we of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden van hoofdstuk 4.1. .
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 1 maart 2021.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Via een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• je relevante ervaring
• je motivatie en verwachtingen
• je technische competenties
De beoordeling gebeurt in de week van 1 maart 2021. Deze voorselectie is eliminerend.
Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn.
6.2. VERKENNEND GESPREK MET INHOUDELIJKE OPDRACHT
Vlak voor het gesprek krijg je een inhoudelijke opdracht die je moet voorbereiden voor het gesprek.
• Dit is een eerste toetsing van de technische competenties. Je krijgt een aantal vraagstukken in MS Excel.
Tijdens deze selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en afgevaardigden van de wervende entiteit de volgende punten:
• Je relevante werkervaring
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je motivatie en verwachtingen
• Je technische competenties
Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke.
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op 12 maart 2021. (datum onder voorbehoud).
6.3. JURYGESPREK MET SELECTIETESTEN
Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voor het gesprek zal je een aantal selectietesten, waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst, moeten opmaken.
Tijdens deze selectiefase beoordelen we aan de hand van het gesprek en de persoonlijkheidsvragenlijst:
- Je persoonsgebonden competenties
- Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op 19 maart 2021 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld ben je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ voor de functie. De lijnmanager beslist, in samenspraak met de jury, wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. De andere geschikte personen worden opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de Vlaamse overheid? En werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties? Dan kunnen we je eerdere testresultaten hergebruiken. De selector en de lijnmanager beslissen daarover. Voeg bij je sollicitatie. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 februari 2021 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren. Anders is ze niet geldig en kunnen we ze niet beoordelen.
Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx. Stuur het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, ter attentie van Xxxxxxxx Xx Xxxxx.
We accepteren je kandidatuur alleen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op 28 februari 2021 hebt ingediend. Voor papieren sollicitaties is de datum van de poststempel het bewijs.
8 VRAGEN
Als je extra uitleg over de functie-inhoud wil, contacteer dan: Xxxxx Xxxx
Teamverantwoordelijke Team Transversaal en bovenlokaal xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx
tel 0000 000 000
Als je extra uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, contacteer dan:
Xxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke Xxx.Xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 00 000 00 00
Voor extra uitleg over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 25 maart 2021.
Wil je feedback op je resultaat?. Stuur dan een mail naar Xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan. We houden dus een lijst van geschikte kandidaten voor de functie van Dossierverantwoordelijke Tewerkstellingsmaatregelen Jeugd en Cultuur bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media.
Deze wervingsreserve is 1 jaar geldig en start vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Departement Cultuur, Jeugd en Media kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierverantwoordelijke. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze wervingsreserve te verlengen.
Departement Cultuur, Jeugd en Media kan kandidaten uit de wervingsreserve uitnodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Als je een aanbod accepteert, maar dan je mening verandert en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de wervingsreserve.
Zodra je in dienst bent, behoor je niet langer tot de wervingsreserve.