Beheersovereenkomst tussen de Stad Brussel en i-CITY
Beheersovereenkomst tussen de Stad Brussel en i-CITY
Ontwerp van beheersovereenkomst
Versie van 13 mei 2020
Inhoudstafel
Identificatie van de Partijen 4
Voorwoord 4
TITEL I. Algemene bepalingen 6
Artikel 1. Definities 6
Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst 6
Artikel 3. Samenstelling van de overeenkomst 6
Artikel 4. Duur van de overeenkomst 6
Artikel 5. Grote strategische pijlers van de beheersovereenkomst 2020-2025 6
Artikel 6. Core business van i-CITY 7
Artikel 7. Algemene verbintenissen van i-CITY 7
Artikel 8. Algemene verbintenissen van de Stad 8
Artikel 9. Taken van de actoren 8
Artikel 10. Algemene principes bij de uitvoering van de overeenkomst 8
TITEL II. Respectieve taken van i-CITY en van de Stad 10
Hoofdstuk 1. Opdrachten en taak van i-CITY 10
Artikel 11. Opdrachten van i-CITY 10
Hoofdstuk 2. Welslagen van de digitale transformatie van Xxxxxxx 00
Artikel 12. Strategische oriëntaties 11
Artikel 13. Tenuitvoerlegging van de digitale strategie van de Stad 11
Artikel 14. Nieuw administratief centrum 11
Artikel 15. Gegevensbeheer en gegevensbeveiliging 12
Hoofdstuk 3. De evolutie naar een smart city ondersteunen 12
Artikel 16. Strategische oriëntaties 12
Artikel 17. Bestrijding van de digitale kloof 13
Artikel 18. Dienstencatalogus 13
Artikel 19. Advies- en expertise-opdracht 13
Hoofdstuk 4. De kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening van de
Stad garanderen 14
Artikel 20. Strategische oriëntaties 14
Artikel 21. Kwaliteit van de dienstverlening 14
Artikel 22. Behoud van het bestaande 14
Artikel 23. Beheer van de telefonie 14
Artikel 24. Leveringen en diensten 15
Artikel 25. Interventietermijnen 15
Artikel 26. Continuïteit van de dienstverlening 15
Hoofdstuk 5. De werking en het gebruik van de middelen optimaliseren 15
Artikel 27. Strategische oriëntaties 15
Artikel 28. Principe van werking tegen kostprijs 15
Artikel 29. Aankoopcentrale 15
Hoofdstuk 6. Opdrachten en taak van de Stad 17
Artikel 30. Strategische oriëntaties 17
Artikel 31. Planning 17
Artikel 32. Taak van de Stad 17
Artikel 33. Coördinatie van het netwerk van informaticacorrespondenten 18
Artikel 34. Relaties met andere Xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 00
TITEL III. Bestuur en beheersinstrumenten 19
Hoofdstuk 1. Bestuur 19
Artikel 35. Algemene bestuursbeginselen 19
Artikel 36. Beheersorganen en delegatie 19
Artikel 37. De Raad van Bestuur 19
Artikel 38. De bestuurders 19
Artikel 39. Transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de openbare mandatarissen 20
Artikel 40. Interne audit 20
Artikel 41. Beheerscontrole 21
Artikel 42. Overheidsopdrachten 21
Artikel 43. Beheer van de human ressources 21
Artikel 44. Niet-wervingsbeding 22
Artikel 45. Cel strategische en financiële analyse en ondersteuning 22
Artikel 46. Informatie aan de voogdijoverheid 22
Hoofdstuk 2. Beheersinstrumenten 23
Artikel 47. Boordtabel en indicatoren 23
Artikel 48. Opvolging en reporting van de projecten 23
Artikel 49. Ondernemingsplan en jaaractieplan 23
Artikel 50. Meting van de tevredenheidsgraad 23
Artikel 51. Klachtenbeheer 24
TITEL IV. Financiering 25
Artikel 52. Budgettering en informatie 25
Artikel 53. Financiering van i-CITY 25
Artikel 54. Financiële transparantie en financiële reporting 26
Artikel 55. Financiële waarborgen en opvolging van de schuldenlast 27
Artikel 56. Financieel evenwicht en efficiëntie 27
Artikel 57. Werkkapitaal 27
Artikel 58. Inventaris van de goederen 27
TITEL V. Tenuitvoerlegging en opvolging van het Contract 29
Artikel 59. Samenwerking tussen de partijen 29
Artikel 60. Xxxxxxxxxxx 00
Artikel 61. Opvolgingscomité van de overeenkomst 29
Artikel 62. Evaluatieverslag van de uitvoering van de overeenkomst 29
TITEL VI. Wijzigingen en beëindiging van de overeenkomst 31
Artikel 63. Aanpassing van de overeenkomst ingevolge contextuele veranderingen 31
Artikel 64. Aanhangsel bij de overeenkomst 31
Artikel 65. Beëindiging van de overeenkomst 31
TITEL VII. Slotbepalingen 32
Artikel 66. Inwerkingtreding van de overeenkomst 32
Artikel 67. Bijlagen bij de overeenkomst 32
Bijlagen 35
Bijlage 1. Indicatoren 35
Bijlage 2. Dienstencatalogus van i-CITY per 1 januari 2020 38
Bijlage 3. Service Level Agreement (SLA) Template 62
Bijlage 4. Operationalisering van de taken van D&O en i-CITY 63
Identificatie van de Partijen
Identificatie van de Partijen
Deze beheersovereenkomst wordt gesloten tussen:
• de Stad Brussel, vertegenwoordigd door haar College van burgemeester en schepenen, in naam waarvan handelen de burgemeester, de heer Xxxxxxxx Xxxxx en de stadssecretaris, de xxxx Xxx Xxxxxxx, hierna "de Stad" genoemd;
en
• de vzw GIAL / i-CITY met maatschappelijke zetel gevestigd in de Emile Jacqmainlaan 95 in 1000 Brussel (btw BE 0449.971.914 RRP), geldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, voorzitter en mevrouw Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx, algemeen directeur, krachtens de beslissing van de Raad van Bestuur van 10 december 2018, hierna "i-CITY" genoemd.
Hierna gezamenlijk "de partijen" genoemd.
Voorwoord
***
De Stad wenst een ambitieuze transitie te realiseren naar een "smart city in dienst van iedereen" die op transversale wijze alle actiedomeinen van het beleid en alle technologische middelen integreert. Deze transitie naar een smart city omvat het ambitieuze project van de verhuis van de diensten van het gemeentebestuur naar een nieuw gebouw, de tenuitvoerlegging van nieuwe werkings- en werkwijzen (new ways of working) en van het geheel van de informatica-architectuur waarop ze gebaseerd zijn of de ontwikkeling van nieuwe wijzen van interactie met de burger. In dit kader kan de taak van i-CITY evolueren. Enerzijds moet het succes van de transformatie en van de verhuis op het vlak van informatica-architectuur worden gegarandeerd en anderzijds moeten nieuwe werkmethoden worden gepromoot, innoverende klant- en gebruikersbenaderingen worden voorgesteld. Daarnaast moet nog meer gebruik worden gemaakt van de beschikbare technologieën en moet een dienstverleningsaanpak worden ontwikkeld die alle burgers omvat.
Om dit digitale beleid uit te voeren en het welslagen van het project Bxl 2021 te garanderen, zal de Stad een beroep doen op i-CITY en in deze beheersovereenkomst de volgende grote strategische oriëntaties opnemen.
Ten eerste willen de Stad en i-CITY de activiteit van i-CITY hercentreren. Waar i-CITY in het verleden zowel diensten verleende aan de Stad als aan andere lokale entiteiten en ook heel wat IT-oplossingen en IT-tools ontwikkelde, wil ze in het kader van deze beheersovereenkomst haar activiteit hercentreren, enerzijds door zodanige opdrachten uit te voeren dat zet een echte leverancier van digitaliserings- en digitale oplossingen wordt, en anderzijds door zich te concentreren op de Stad en de verbonden vzw's.
Ten tweede wensen de partijen in het kader van deze overeenkomst de recente evoluties die bekend zijn bij i-CITY voort te zetten en te consolideren, met het doel de beginselen van goed bestuur te garanderen en de transparantie binnen i-CITY te versterken.
De uitwerking van deze beheersovereenkomst 2020-2025 tussen i-CITY en de Stad komt er dus op een scharniermoment in de evolutie van de organisatie. Via deze overeenkomst wensen de partijen de richtlijnen van de verwachte transformatie te preciseren, zowel op het vlak van dienstenaanbod als op het vlak van bestuur, organisatie en werking van i-CITY om de strategische doelstellingen van de Stad op het vlak van digitalisering en in het digitale domein te bereiken.
*
Gelet op de gezamenlijke ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de
Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 14 december 2017 “betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen;
Gelet op het gezamenlijk uitvoeringsbesluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie houdende uitvoering van artikel 5, § 1, van de ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 14 december 2017 betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen;
Gelet op de ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten;
Gelet op de nota over de hervorming van het bestuur van de Stad Brussel betreffende zijn instellingen van 6 juli 2017;
Gelet op de statuten van i-CITY die zijn bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 22 januari 2019;
Gelet op het meerderheidsakkoord 2018-2024 van de Stad Brussel: "Een harmonieuze en solidaire internationale stad";
Gelet op het strategisch ICT-meerjarenplan 2018-2023 van de Stad Brussel;
Overwegende dat tussen de Stad en i-CITY een beheersovereenkomst moet worden gesloten teneinde de wederzijdse rechten en plichten van de partijen te bepalen in het kader van de uitvoering van de opdrachten en taken die de Stad toevertrouwt aan i-CITY.
Hebben de partijen deze overeenkomst vastgesteld.
***
TITEL I. Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
In het kader van deze overeenkomst moet worden verstaan onder:
Overeenkomst: Deze beheersovereenkomst gesloten tussen de Stad Brussel en i-CITY.
Ordonnantie van 14 december 2017: De gezamenlijke ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen;
GPDR: Verordening EU 2016/679, de Algemene Verordening Gegevensbescherming
SLA: Service Level Agreement.
Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst bepaalt de regels en de voorwaarden volgens welke i-CITY de opdrachten uitvoert die haar worden toevertrouwd door de Stad.
Deze overeenkomst omvat de opdrachten die zijn toegewezen aan i-CITY, de doelstellingen, verplichtingen en verbintenissen van de partijen, de middelen die i-CITY ter beschikking worden gesteld om de door de overeenkomst gedragen doelstellingen te bereiken en de modaliteiten voor de uitvoering, opvolging, controle en herziening van de overeenkomst.
Artikel 3. Samenstelling van de overeenkomst
De hierna volgende documenten worden bij deze overeenkomst gevoegd en maken er wezenlijk deel van uit:
• Bijlage 1. Opvolgingsindicatoren van de overeenkomst
• Bijlage 2. Dienstencatalogus van i-CITY op 1 januari 2020
• Bijlage 3. Service Level Agreement (SLA) Template
• Bijlage 4. Operationalisering van de respectieve rollen van D&O en i-CITY.
In geval van afwijkende interpretaties primeert de overeenkomst op alle andere documenten die bij de overeenkomst zijn gevoegd.
Er wordt overeengekomen dat elke bijlage bij de overeenkomst die wordt opgesteld na de ondertekening van de overeenkomst, er automatisch wezenlijk deel van zal uitmaken zodra ze door de partijen is goedgekeurd.
De overeenkomst en de bijlagen ervan weerspiegelen de totaliteit van de overeenkomsten van de partijen inzake het voorwerp van de overeenkomst en vernietigen en vervangen alle voorgaande schriftelijke of mondelinge verbintenissen of overeenkomsten die betrekking hebben op hetzelfde voorwerp.
Artikel 4. Duur van de overeenkomst
De duur van deze overeenkomst is vastgesteld op 6 jaar vanaf de datum van inwerkingtreding die is bedoeld in Artikel 66, behoudens vervroegde herziening van de overeenkomst waartoe in onderling akkoord tussen de partijen wordt beslist.
Artikel 5. Grote strategische pijlers van de beheersovereenkomst 2020-2025
De Stad Brussel heeft een ambitieuze smart city-strategie vastgelegd. De tenuitvoerlegging van deze strategie veronderstelt een grondige transformatie binnen i-CITY en in de relaties tussen i-CITY en de Stad. Deze transformatie vindt plaats op twee niveaus: evolutie van de werkingswijzen en vakgebieden
van i-CITY en globale aanpassing van het dienstenaanbod om de steeds veranderende kwaliteits- en tevredenheidsniveaus van de gebruikers te bereiken.
Deze transformatie strekt ertoe om te beantwoorden aan de evoluties van de digitale sector in haar geheel, maar ook aan de grote werven die de Stad wil opzetten, namelijk het project voor de bouw van het nieuwe administratief centrum, de evolutie van de relatie met de burgers en de oprichting van een performant bestuur en van een smart city. Naast deze verregaande mutaties, bestaat de uitdaging er ook in om tegelijk de continuïteit van de bestaande dienstverlening en de tevredenheid van de gebruikers te garanderen.
Artikel 6. Core business van i-CITY
De core business van i-CITY bestaat erin om digitale diensten en oplossingen te leveren aan de Stad en haar verbonden organisaties. I-CITY heeft bijgevolg de taak om:
• De oplossingen en diensten van morgen voor een digitale Stad te bedenken en voor te stellen.
• Iedereen (burgers, personeel en gebruikers van de Stad) een eenvoudige, betrouwbare, efficiënte en continu toegang te bieden tot de geautomatiseerde diensten van de Stad
• Op te treden als een in de Stad geïntegreerde dienst en de departementen van de Stad de mogelijkheid te bieden om zo goed mogelijk te functioneren
• De Stad te begeleiden bij het realiseren van haar projecten van concept tot uitvoering en bijwerking.
I-CITY zet haar organisatie en operationele middelen in voor de uitvoering van haar verplichtingen en verbintenissen. Ze werkt in samenwerking met de Stad een programma uit voor de ontwikkeling van haar dienstenaanbod en wordt vervolgens belast met de uitvoering van dit programma. i-CITY treedt bovendien op als expert en adviseur ten aanzien van de Stad voor onderwerpen die verband houden met digitalisering en IT in de ruime betekenis van het woord.
Bij het aanbrengen van oplossingen en diensten verbindt i-CITY zich ertoe om de voorkeur te geven aan de werking als opdrachtgever, de managed services en de cloud, en dus meer gestandaardiseerde en algemene oplossingen voor de verschillende departementen van de Stad te bevorderen.
Artikel 7. Algemene verbintenissen van i-CITY
De belangrijkste algemene verbintenissen van i-CITY in het kader van deze beheersovereenkomst zijn:
• Een efficiënte IT-dienstverlening creëren, verlenen en garanderen voor de Brusselse burgers, het personeel en de gebruikers van de Stad;
• De kwaliteit van de openbare dienstverlening bevorderen en de toegang tot alle diensten garanderen;
• Evolueren naar een meer proactieve rol op het vlak van advies en innovatie in digitale aangelegenheden zodat de Stad een ware referentie kan worden voor het gebruik van de nieuwe technologieën in de relatie met de burgers en zo nieuwe benaderingen en werkingswijzen kan lanceren;
• Technische expertise bieden aan de Stad maar de Stad ook de mogelijkheid bieden om een referentie te worden inzake smart city;
• Steeds sterkere competenties ontwikkelen op het vlak van cybersecurity en beheer van de vertrouwelijkheid van de gegevens;
• Het beleid van de Stad inzake digitalisering efficiënt ten uitvoer leggen en bij de uitvoering van de opdrachten rationeel gebruik maken van de ter beschikking gestelde middelen;
• De gegevens waarover ze beschikt regelmatig overmaken aan de Stad om de opvolging van de uitvoering van deze overeenkomst te garanderen, onder meer via de indicatoren die zijn voorzien in Artikel 47.
Artikel 8. Algemene verbintenissen van de Stad
De belangrijkste algemene verbintenissen van de Stad in het kader van deze beheersovereenkomst zijn:
• De strategie inzake digitalisering uitwerken en deze vertalen in duidelijke prioriteiten ten aanzien van i-CITY;
• De prioritaire opdrachten van i-CITY vastleggen via deze overeenkomst en i-CITY de nodige financiële middelen verschaffen voor de uitvoering van haar opdrachten;
• I-CITY de middelen ter beschikking stellen die nodig zijn voor de uitvoering van haar opdrachten, dit binnen de middelen die ter beschikking staan;
• De transversaliteit en coherentie van de genomen beslissingen en van de vragen van de verschillende diensten van de Stad aan i-CITY garanderen;
• Haar diensten aanmoedigen om zo gestandaardiseerd mogelijke diensten en informaticatoepassingen te gebruiken en zo ad hoc ontwikkelingen beperken;
• Indien nodig ad hoc reglementaire kaders bepalen;
• Optreden als voogdijoverheid ten aanzien van i-CITY;
• Alle informatie verstrekken die nuttig is voor de goede uitvoering van de opdrachten van i- CITY.
Artikel 9. Taken van de actoren
Deze overeenkomst strekt ertoe de taken van de verschillende tussenkomende partijen te verduidelijken bij de uitwerking van de strategie, de ambities, de operationele doelstellingen en bij de uitvoering, opvolging en controle van de opdrachten. In dit opzicht:
• is het College van burgemeester en schepenen onder meer belast met de bepaling van de strategische oriëntaties die moeten worden gevolgd en van de ambities die het wil waarmaken via de diensten van i-CITY;
• is het directiecomité van de Stad belast met de identificatie en consolidatie van de noden, met de priorisatie van deze noden en met de opvolging en controle van de opdrachten van en vragen aan i-CITY. De praktische modaliteiten voor de indiening van de projecten worden gepreciseerd in bijlage 4 bij deze overeenkomst;
• is i-CITY belast met het aanbrengen, aanbieden en onderhouden van de efficiënte en performante informaticaoplossingen voor de Stad, het personeel, de verbonden structuren en de gebruikers, met het adviseren van de Stad in al deze aangelegenheden en met het voorstellen van innoverende oplossingen.
Artikel 10. Algemene principes bij de uitvoering van de overeenkomst
i-CITY verbindt zich ertoe om haar opdrachten uit te voeren in overeenstemming met, enerzijds de volgende principes van openbare dienstverlening:
• Gelijke behandeling van personen en universaliteit in de openbare dienstverlening, zonder enige discriminatie op grond van (niet-beperkende opsomming) nationaliteit, geslacht, sociale of culturele herkomst, filosofische overtuiging of godsdienst, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid;
• Continuïteit en aanpasbaarheid van de openbare dienstverlening;
• Aanpassing aan de maatschappelijke en technologische evoluties en veranderingen met het doel om het algemeen belang te dienen en de gebruikers tevreden te stellen.
Anderzijds verbindt i-CITY zich ertoe om bij de uitvoering van haar opdrachten de volgende algemene principes te respecteren:
• "Klant- en resultaatsgerichtheid": I-CITY verbindt zich ertoe om diensten te verlenen die zijn aangepast aan de behoeften en de types van behoeften van de begunstigden (bestaande of toekomstige) en om bijzondere aandacht te besteden aan de kwaliteit van de verleende dienst door te focussen op de tevredenheid van de begunstigden. Bovendien dient i-CITY te zorgen voor een organisatie die volledig gericht is op het bereiken van de resultaten;
• Goed bestuur: i-CITY verbindt zich ertoe om erop toe te zien dat haar beheers- en directieorganen de activiteiten beheren volgens duidelijk vastgelegde beslissingsprocessen en voortdurend trachten om de efficiëntie en de kwaliteit van de globale actie te verbeteren. Daarnaast verbindt i-CITY zich ertoe om blijk te geven van transparantie in haar werking, haar interne processen (beslissingsmechanismen, vaststelling van de bezoldigingen, ...) en haar financiering.
***
TITEL II. Respectieve taken van i-CITY en van de Stad
Hoofdstuk 1. Opdrachten en taak van i-CITY
Artikel 11. Opdrachten van i-CITY
In overeenstemming met de statutaire bepalingen stelt i-CITY zich tot doel om informatica-, kantoor- en telecommunicatietoepassingen te beheren, te ontwikkelen en te exploiteren en om de digitale kloof binnen de bevolking te verkleinen.
Daartoe heeft de Stad i-CITY de volgende algemene opdrachten toevertrouwd:
• Het beheer van alle informatica-infrastructuren;
• De vaste en mobiele werkposten (desktops, laptops, tablets, smartphones, ...) en hun accessoires en randapparatuur (scanners, printers, ...), de algemene bureauticasoftware (virusbescherming, bureauticapakket, ...). ;
• Het beheer van de gedeelde infrastructuren en de daarmee verbonden diensten: de applicatie-, veiligheids-, directory-, bestands-, printerservers, alle bedrijfsapplicaties en websites die worden onderhouden of gehost door i-CITY;
• Het beheer van de back-ups en gegevensherstel in geval van nood (DRP) volgens de specificaties die zijn voorzien in de SLA;
• Het beheer van de informaticabeveiliging en van het gegevensbeheer;
• Het beheer van de netwerken en datacoms;
• Het beheer van de telefonie volgens de modaliteiten die zijn voorzien inArtikel 23;
• Het beheer van de applicatiesoftware;
• Het beheer van de persoonsgegevens in overeenstemming met de normen die zijn vastgelegd in de GDPR;
• De opleiding in het IT-domein;
• Technologische monitoring.
Het beheer van deze voornoemde aspecten betreft het ontwerp, de tenuitvoerlegging, de bijstand, de depannage en het onderhoud en, in voorkomend geval, de aankoop en de administratieve opvolging van de leveranciersfacturen.
De Stad kan i-CITY ook bijzondere opdrachten toevertrouwen inzake informaticastudies en informaticaprojecten.
Deze verschillende opdrachten worden uitgevoerd volgens de oriëntaties die zijn geformuleerd in deze overeenkomst.
De komende zes jaar dient i-CITY bij de uitvoering van haar opdrachten de volgende grote doelstellingen te bereiken:
• Welslagen van de digitale transformatie van Brussel
• De evolutie naar een smart city ondersteunen
• De continuïteit van de dienstverlening van de Stad garanderen
• De werking en het efficiënte gebruik van alle middelen optimaliseren.
i-CITY staat dus voor een drievoudige uitdaging waartoe ze zich verbindt om die aan te gaan, namelijk
(i) welslagen van de transformatie van haar eigen organisatie en de mutatie van GIAL naar i-CITY concreet maken, (ii) welslagen van het project Bxl 2021 en (iii) geleidelijke inbedrijfstelling van deze
transformatie door nieuwe en oude technologieën met elkaar te combineren en tegelijk de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
De verwachte oriëntaties van de opdrachten van i-CITY voor de komende zes jaar zijn verder in deze overeenkomst gepreciseerd op basis van deze vier doelstellingen en verwachte resultaten.
***
Hoofdstuk 2. Welslagen van de digitale transformatie van Brussel
Artikel 12. Strategische oriëntaties
De taak en de opdrachten van i-CITY in het kader van de digitale transformatie van Brussel, en meer bepaald de tenuitvoerlegging van het project Bxl 2021, beantwoorden aan de volgende strategische oriëntaties:
• i-CITY wordt de hoeksteen van de digitalisering in de Stad, voor de burgers, de gebruikers en voor alle diensten van de Stad. In die zin verbindt i-CITY zich ertoe om haar opdrachten vooral in dienst te stellen van de Stad en de verbonden vzw's om zo bij te dragen tot een upgrade van de dienstverlening aan de burgers. i-CITY dient de dienstverlening aan de burgers voorop te stellen. i-CITY dient zich ook te concentreren op haar strategische basisopdrachten;
• i-CITY vervult een cruciale rol in het welslagen van het project Bxl 2021 om de transitie naar nieuwe werkmethodes mogelijk te maken, de informatica-architectuur van de Stad grondig te hervormen en alle investeringen in informatica te garanderen;
• i-CITY dient toe te zien op het gegevensbeheer en te voorzien in de nodige systemen en tools om de gegevens van de Stad optimaal te beheren, met naleving van de op dat vlak toepasbare regels;
• i-CITY verbindt zich er tevens toe om de informaticabeveiliging van de gegevens en systemen van de Stad te garanderen;
• De evolutie naar een meer oplossings- en resultaatgerichte werkwijze en naar innoverende oplossingen. In die zin verbindt i-CITY zich ertoe om op het vlak van digitalisering een advies- en expertiserol te vervullen ten aanzien van de structuren van de Stad. De Stad koestert de ambitie om een referentie te worden voor een moderne relatie tussen administratie en burgers en om de recentste technologieën te gebruiken om een dienstverlening aan te bieden die beter beantwoordt aan de noden en verwachtingen van de burgers en gebruikers;
• i-CITY verbindt zich ertoe om alle voorziene investeringen te verrichten in informatica.
Ten slotte verbindt i-CITY zich ertoe om een cultuur te versterken die gericht is op resultaten en op het voldoen aan de noden van de gebruikers.
Artikel 13. Tenuitvoerlegging van de digitale strategie van de Stad
i-CITY verbindt zich ertoe om de voorwaarden te formuleren voor de operationalisering van de digitale strategie van de Stad Brussel en om de Stad haar expertise te bieden inzake digitalisering, teneinde haar te adviseren over innoverende en performante oplossingen die zo goed mogelijk beantwoorden aan de doelstellingen van de Stad.
Artikel 14. Nieuw administratief centrum
In het kader van de bouw van het nieuwe administratief centrum van de Stad verbindt i-CITY zich ertoe om de Stad bij te staan bij het ontwerp van de hele informatica-architectuur en -infrastructuur. i-CITY verbindt zich ertoe om de bijstand bij en de tenuitvoerlegging van de projecten Bxl 2021 die het aangaan voort te zetten en om haar adviesrol jegens de Stad te versterken voor de ontwikkeling van nieuwe werkmethodes met behulp van aangepaste technologieën. i-CITY verbindt zich ertoe om de
operationalisering van de oplossingen en van de gebruikte technologieën te garanderen.
In die zin verbindt i-CITY zich ertoe om werkoplossingen voor te stellen en ten uitvoer te leggen die de grootst mogelijke flexibiliteit mogelijk maken voor het personeel en de gebruikers. Hiervoor worden met name telewerkoplossingen ingevoerd; i-CITY is verantwoordelijk voor de aanpassing van de werkposten om deze werkwijze mogelijk te maken.
i-CITY verbindt zich ertoe om de oprichting van platformen met een toegevoegde waarde voort te zetten. Deze platformen worden de burger ter beschikking gesteld om bepaalde administratieve formaliteiten van op afstand te vervullen in een gebruiksvriendelijke omgeving (CiRM CM, burgerportaal en andere functionele modules). i-CITY zal met de hulp van de Stad nagaan of de verschillende bestaande softwaretools al dan niet moeten worden geïntegreerd in deze platformen.
Artikel 15. Gegevensbeheer en gegevensbeveiliging
15.1 Gegevensbeveiliging
De Stad koestert de ambitie om de administratieve formaliteiten voor de burgers en gebruikers voortdurend te vereenvoudigen en te verbeteren en om diensten aan te bieden met een toegevoegde waarde. In die zin moeten verschillende platformen, applicaties en functionele modules worden gelanceerd. Het gebruik van deze tools en de dematerialisatie van de administratieve formaliteiten vergt het gebruik van talrijke gegevens, vaak persoonsgegevens.
In die zin verbindt i-CITY zich ertoe om samen met de Stad een gedetailleerd gegevensbeheersysteem uit te werken en om de tenuitvoerlegging van dat systeem binnen de diensten van de Stad op te volgen. Dit gegevensbeheer omvat tevens het beheer van alle toegangen tot de systemen, de gebruiksmogelijkheden van deze gegevens en de modaliteiten voor de opslag van deze gegevens.
i-CITY stelt de Stad een gegevensbeveiligingsbeleid voor en ziet toe op de beveiliging van alle systemen.
15.2 GPDR
De verwerking van persoonsgegevens is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), aan de wet van 30 juli 2018 en, voor bepaalde gegevensverwerkingen, aan andere bepalingen van het recht van de Europese Unie of van de wetgeving van de lidstaten inzake gegevensbescherming. Deze verwerking wordt uitgevoerd in het kader van de relatie tussen de Stad en i- CITY die wordt beheerd door deze overeenkomst.
De Stad en i-CITY verbinden zich ertoe om te handelen in overeenstemming met de toepasbare bepalingen in dit domein. Dat impliceert met name de identificatie van het doel waarmee deze verwerking wordt verricht.
De Stad en i-CITY verbinden zich ertoe om een methode uit te werken waarmee ze beiden kunnen beantwoorden aan hun verplichtingen in het kader van de verwerking van persoonsgegevens.
***
Hoofdstuk 3. De evolutie naar een smart city ondersteunen
Artikel 16. Strategische oriëntaties
In het kader van de ondersteuning bij de evolutie naar een smart city volgt i-CITY de hierna volgende strategische oriëntaties:
• i-CITY ontwikkelt haar dienstenaanbod met het oog op een dienstverlening aan de klant en gericht op de burger. De 'smart city'-strategie van de Stad Brussel impliceert nieuwe vormen van samenwerking en nieuwe vormen van contact met de burgers en gebruikers. De diensten van i-CITY worden ontwikkeld met het oog op een optimale dienstverlening aan de gebruikers (burgers en personeelsleden van de Stad);
• i-CITY ziet erop toe dat iedereen toegang heeft tot de voorziene oplossingen;
• i-CITY verbindt zich ertoe om haar dienstenaanbod aan de Stad aan te passen en alle nodige maatregelen te nemen om de kwaliteits- en tevredenheidsniveaus over de dienstverlening te verbeteren;
• In het kader van de sectorale en technische evoluties in de digitalisering , verbindt i-CITY zich ertoe om nieuwe werkmethodes te ontwikkelen en een meer wendbare aanpak in deze werkmethodes te implementeren;
• Bij de uitvoering van al haar opdrachten verbindt i-CITY zich ertoe om een meer duurzame en meer verantwoordelijke opvatting van het digitale domein te bevoorrechten. Om bij te dragen tot de ontwikkeling van de Stad als smart city, verbindt i-CITY zich ertoe om de milieu-impact van haar activiteiten tot een minimum te beperken.
Ten slotte verbindt i-CITY zich ertoe om een cultuur te versterken die gericht is op het voldoen aan de noden en verwachtingen van de gebruikers.
Artikel 17. Bestrijding van de digitale kloof
De Stad wil van de bestrijding van de digitale kloof een beleidsprioriteit maken. Via de directie Ontwikkeling & Organisatie verbindt ze zich ertoe om de maatregelen die ze wil invoeren om dat doel te bereiken en de verwachtingen ten aanzien van i-CITY te verduidelijken binnen 12 maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst.
In het algemeen verbindt i-CITY zich ertoe om zo intuïtief mogelijke user-friendly benaderingen door te voeren en aan te moedigen.
Artikel 18. Dienstencatalogus
De dienstencatalogus van i-CITY die dateert van 1 januari 2020 wordt bij deze overeenkomst gevoegd. De partijen verbinden zich ertoe om deze dienstencatalogus te herzien en bij te werken binnen zes maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst. Deze bijwerking van de dienstencatalogus geeft met name de prioriteiten aan die moeten worden gegeven aan de verschillende diensten en hun criticiteit voor de Stad Brussel.
Deze dienstencatalogus wordt vertaald in SLA's die heel nauwkeurig de diensten aangeven die worden aangeboden door i-CITY, de serviceniveaus waarmee deze diensten moeten worden verleend en de voorwaarden en middelen voor de tenuitvoerlegging. Deze SLA's vermelden ook de nodige en relevante waarden voor de kalibratie van de verleende diensten, rekening houdend met de criticiteit van de dienst, met de impact van de dienst op de gebruikers en met de continuïteit van de openbare dienstverlening. In voorkomend geval kunnen aan de diensten van de Stad verschillende priorisaties worden toegekend naargelang hun omvang en de bevolking die bij deze diensten is betrokken.
i-CITY verbindt zich ertoe om het standaardmodel van SLA bij te werken binnen zes maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst. Dit model zal na het akkoord van de partijen bij deze overeenkomst worden gevoegd.
Artikel 19. Advies- en expertise-opdracht
i-CITY verbindt zich ertoe om ten behoeve van de structuren van de Stad een volwaardige advies- en expertiseopdracht te vervullen inzake digitalisering. i-CITY zal de Stad advies verlenen en haar expertise uitrollen om de Stad zo goed mogelijk bij te staan, met name bij haar technologische keuzes voor de digitalisering.
In dit opzicht verbindt i-CITY zich ertoe om een proactieve benadering te ontwikkelen en de Stad behoorlijk te adviseren over de investeringen en ontwikkelingen die moeten worden gerealiseerd om een referentie te worden op het vlak van smart city en dienstverlening aan de burgers. i-CITY zal deze competenties ontwikkelen door haar personeel op te leiden, de ad hoc expertise te rekruteren, prospectie te voeren, benchmarking of door deel te nemen aan seminaries of congressen.
***
Hoofdstuk 4. De kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening van de Stad garanderen
Artikel 20. Strategische oriëntaties
Zoals reeds gezegd staat i-CITY voor de uitdaging om de digitale transformatie van de Stad te doen welslagen met behoud van het bestaande en de geleidelijke tenuitvoerlegging van deze transformatie door nieuwe en oude technologieën met elkaar te combineren.
Voor de continuïteit van de dienstverlening worden de volgende strategische keuzes gevolgd:
• i-CITY verbindt zich ertoe om een eerstelijnsdienst te blijven aanbieden aan de Stad en daarbij de kwaliteits- en tevredenheidsniveaus van de dienstverlening te verbeteren;
• i-CITY verbindt zich ertoe om haar middelen te concentreren op en haar opdrachten uit te voeren voor de Stad Brussel en de verbonden organisaties. In die zin verbindt i-CITY zich ertoe om de hercentrering van haar opdrachten die in 2018 van start ging voort te zetten;
• i-CITY verbindt zich er tevens toe om wanneer mogelijk vooral gebruik te maken van standaardoplossingen en applicaties en om een aantal historische applicaties van de Stad te decommissioneren. Dat impliceert dat de taak om functionele oplossingen op maat te ontwikkelen wordt verminderd en dat eerder gebruik wordt gemaakt van de op de markt beschikbare applicaties, maar ook dat de taak op het vlak van advies en technologische monitoring wordt versterkt. i-CITY verbindt zich ertoe om haar taak op het vlak van aanbesteding en coördinatie van overheidsopdrachten voor rekening van de Stad verder uit te bouwen.
Artikel 21. Kwaliteit van de dienstverlening
i-CITY verbindt zich ertoe om de implementatie van verschillende technieken verder te zetten om het niveau van functionele kwaliteit, performantie en ergonomie van haar dienstverlening op te volgen. De ambitie tijdens de looptijd van deze overeenkomst bestaat erin om de tevredenheid van de gebruikers voortdurend te verbeteren. De modaliteiten voor de opvolging van de tevredenheid over de dienstverlening zijn opgesomd in Artikel 50 van deze overeenkomst.
Artikel 22. Behoud van het bestaande
i-CITY verbindt zich ertoe om de bestaande diensten beschikbaar te houden volgens de planning van de transformatie. i-CITY verbindt zich er tevens toe om haar opdracht op het vlak van het beheer van gegevensback-up, gegevensherstel en informaticabeveiliging voort te zetten op basis van de bestaande procedures.
i-CITY zet ook het beheer van de netwerken en datacom, de telefonie (tot eind 2020) en de applicatiesoftware verder.
Zoals reeds gezegd beoogt het behoud van het bestaande de continuïteit van de dienstverlening van de Stad en de transitie naar de geleidelijke tenuitvoerlegging van de nieuwe werkmethodes en digitale tools. In dit kader zal i-CITY er in het bijzonder op toezien dat zo min mogelijk ad hoc en op maat gemaakte oplossingen voor de Stad worden ontwikkeld. De Stad van haar kant verbindt zich ertoe om haar aanvragen te prioriseren en in de mate van het mogelijke gestandaardiseerde oplossingen te gebruiken. De ontwikkeling van aanvullingen op ad hoc oplossingen of applicaties beoogt uitsluitend de continuïteit van de dienstverlening.
Artikel 23. Beheer van de telefonie
i-CITY verbindt zich ertoe om vanaf 2021 de volledige telefonie van de Stad te beheren. i-CITY verbindt zich ertoe om de finalisatie van de migratie naar VoIP te begeleiden voor 2020 en om het beheer van de mobiele telefonie te garanderen. De installatie, het onderhoud en het fleet management zullen vanaf 2021 volledig worden beheerd door i-CITY.
Artikel 24. Leveringen en diensten
In overeenstemming met de wet op de overheidsopdrachten en basis van de doelstellingen en noden die zijn geformuleerd door de vakexperts van de Stad, zal i-CITY instaan voor de keuze, de aankoop, de installatie en het beheer van de leveringen en diensten van derden en voor het onderhoud, de uitrol, het beheer van de informaticastocks en de beveiligde hosting van de uitrustingen en met name van de websites. In het kader van haar adviesopdracht ten aanzien van de Stad, zal i-CITY de Stad de recentste applicatiestandaards voorstellen die op de markt beschikbaar zijn.
i-CITY is verantwoordelijk voor het beheer van de stock van informaticamaterieel en beheert die als een goed huisvader op basis van een bijgewerkte inventaris die de prijzen vermeldt. i-CITY houdt ook een softwarecatalogus bij.
Bovendien verbinden de partijen zich ertoe om de uitvoerbaarheid te onderzoeken van de oprichting van een i-CITY store in het administratief centrum waar de medewerkers van de Stad eenvoudig alle mobiele materieel vinden dat ze nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten.
Artikel 25. Interventietermijnen
De behandelings- en oplossingstermijnen zijn vastgesteld in de SLA's. i-CITY verbindt zich ertoe om de incidenten op te lossen en de interventietermijnen te hanteren die zijn vastgelegd in de SLA's.
Artikel 26. Continuïteit van de dienstverlening
Om de continuïteit van de dienstverlening van de Stad te garanderen, bepalen de partijen gezamenlijk de soorten onderhoud die moeten worden uitgevoerd, evenals de periodes waarin dit onderhoud hoofdzakelijk moet worden georganiseerd.
In het kader van de bijwerking van de SLA's en van de dienstencatalogus, moeten ook de urgentieprocedure en het disaster recovery plan worden bijgewerkt binnen maximaal 6 maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst.
***
Hoofdstuk 5. De werking en het gebruik van de middelen optimaliseren
Artikel 27. Strategische oriëntaties
In het kader van de uitvoering van deze overeenkomst verbindt i-CITY zich ertoe om haar interne werking verder aan te passen en om bij de ontwikkeling van zijn activiteiten financiële efficiëntie na te streven.
i-CITY verbindt zich er tevens toe om haar rol op het vlak van aanbesteding en coördinatie van overheidsopdrachten in het domein van de informatica, voor rekening van de Stad Brussel, verder uit te bouwen.
Artikel 28. Principe van werking tegen kostprijs
De werking en de levering van diensten door i-CITY aan de Stad geschieden tegen kostprijs. i-CITY zal bij de ontwikkeling van haar activiteiten geen winst nastreven.
Om deze wil te vertalen en de naleving van deze verbintenis te blijven garanderen, zal i-CITY geleidelijk aan een Activity Based Costing invoeren.
Artikel 29. Aankoopcentrale
Zoals bepaald in Artikel 6 dient i-CITY haar activiteiten hoofdzakelijk te concentreren op de Stad en de verbonden vzw's. i-CITY heeft bijgevolg niet langer de taak om in hoofdzaak aankopen te ontwikkelen voor andere Belgische overheden. In voorkomend geval, met het oog op goed bestuur en een goed
beheer van de overheidsmiddelen, kunnen hoofdzakelijk Brusselse of andere gelijkaardige overheden (SMALS, ETNIC, CIBG, enz.) zich aansluiten bij opdrachten die door deze aankoopcentrale worden geplaatst, bijkomend ten aanzien van de vragen van de Stad Brussel.
***
Hoofdstuk 6. Opdrachten en taak van de Stad
Artikel 30. Strategische oriëntaties
De belangrijkste oriëntaties van de opdrachten van de Stad in het kader van deze overeenkomst zijn:
• De bepaling door de Stad van de strategische prioriteiten en van de ambities die de komende zes jaar zullen moeten worden nagestreefd in het digitale domein. In die context dient de Stad de inbreng en de bijdrage die ze in het kader van deze strategie verwacht van i-CITY duidelijk te identificeren;
• De oprichting van beslissingscircuits of ad hoc bestuursorganen om de priorisatie en arbitrage tussen de verschillende digitaliseringsprojecten of informatica-ontwikkelingen te garanderen en duidelijke vragen te formuleren ten aanzien van i-CITY;
• De uitvoering van vlotte beslissingsprocedures en de mededeling van duidelijke prioriteiten aan i-CITY. In voorkomend geval zal bij de verschillende procedures die worden uitgewerkt tussen de Stad en i-CITY ook rekening worden gehouden met de impact op de burgers, en dit bij de uitwerking van procedures voor het oplossen van incidenten en het bepalen van prioriteiten bij de projecten;
• In het kader van een evolutie naar het gebruik van meer gestandaardiseerde informatica- oplossingen, verbindt de Stad zich ertoe om de gepaste beslissingsmechanismen in te voeren en om de vragen intern op te volgen. Daarvoor moeten maatregelen worden genomen om de systemen en informatica-oplossingen te harmoniseren, evenals maatregelen voor het beheer van en de begeleiding bij de verandering;
• De Stad bepaalt de verschillende taken binnen haar organisatie in de relatie met i-CITY en verbindt zich ertoe om de nodige competenties aan te trekken om haar noden duidelijk te formuleren. De operationalisering van deze taakverdeling is in detail beschreven in bijlage 4 van deze overeenkomst;
• De Stad zorgt ook voor de uitwerking van ad hoc reglementaire kaders indien nodig en voor de terbeschikkingstelling van de financiële middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van i-CITY.
Artikel 31. Planning
De planning van de digitale strategie van de Stad en van de acties die daaruit voortvloeien omvat drie niveaus die elkaar aanvullen:
• De algemene strategische planning van de digitalisering wordt door de Stad verzekerd via haar College van burgemeester en schepenen;
• De tactische planning, in overeenstemming met de algemene strategische planning van de digitalisering, wordt gezamenlijk verzekerd door de Stad, via haar directiecomité, en door i- CITY;
• De operationele planning inzake de digitale exploitatie wordt verzekerd door i-CITY.
Artikel 32. Taak van de Stad
De Stad heeft als beleidsoverheid met name de taak om een beleidsstrategie en de planning van het informatica- en digitale beleid, in de ruime betekenis van het woord, te bepalen voor de Stad en voor de structuren die ervan afhangen.
De Stad dient ook de dienstverplichtingen te bepalen die i-CITY moet naleven en i-CITY te financieren om haar de passende middelen te geven voor de uitvoering van haar opdrachten en verplichtingen.
Bovendien controleert en evalueert de Stad de prestaties van i-CITY voor wat de verplichtingen en
verbintenissen betreft die zijn opgenomen in deze overeenkomst.
32.1 Taak van het College van burgemeester en schepenen
Het College van burgemeester en schepenen is belast met de voogdij van de Stad over i-CITY.
Wat het reglementaire kader en de strategische en beleidsoriëntaties betreft, berusten zowel het initiatief als de bevoegdheid voor de uitwerking van de strategie en de bepaling van de grote oriëntaties bij het College van burgemeester en schepenen.
Het College van burgemeester en schepenen staat in voor de controle en opvolging van de uitvoering van deze overeenkomst via het Opvolgingscomité van de beheersovereenkomst zoals is voorzien door Artikel
61. De indicatoren voorzien in deze overeenkomst worden halfjaarlijks overgemaakt door i-CITY.
32.2 Taak van de administratie van de stad
De administratie van de stad is belast met de tactische planning en de vertaling van de strategie die is vastgelegd door het College van burgemeester en schepenen.
Teneinde een priorisatie en arbitrage tussen de verschillende digitaliseringsprojecten of informatica- ontwikkelingen te garanderen en duidelijke vragen te formuleren ten aanzien van i-CITY, verbindt de Stad zich ertoe om de nodige maatregelen te nemen om de communicatie tussen haar departementen en i-CITY vlotter te laten verlopen en te verbeteren. In die zin heeft het directiecomité van de Stad de taak om de verschillende vragen van de directies en departementen van de Stad te prioriseren en arbitreren.
Bovendien verbindt de Stad zich ertoe om de nodige expertises en competenties aan te trekken voor de transversale analyse en formulering van haar noden.
Ten slotte verbindt de Stad zich ertoe om bij voorkeur standaardoplossingen en -applicaties aan te kopen die op de markt beschikbaar zijn, in voorkomend geval in een aangepaste vorm, in plaats van eigen oplossingen te ontwikkelen.
Artikel 33. Coördinatie van het netwerk van informaticacorrespondenten
De Stad - via haar directie Ontwikkeling & Organisatie – is verantwoordelijk voor de coördinatie van de informaticacorrespondenten.
De Stad verbindt zich ertoe om de functie en de taak van deze informaticacorrespondenten in het kader van de herstructurering van de diensten van de Stad te herzien en te verduidelijken. Deze verduidelijking moet worden gegarandeerd tegen uiterlijk de oprichting van het nieuwe administratief centrum.
Minstens driemaal per jaar zullen vergaderingen met i-CITY worden georganiseerd om te communiceren en te praten over de nieuwe projecten, nieuwe technologieën, enz.
Artikel 34. Relaties met andere Brusselse overheidsactoren
Krachtens de principes van mutualisatie en goed bestuur met de andere overheden (mutualisatie, synergie, enz.), verzoekt de Stad i-CITY om met name voor het beheer van haar infrastructuren meer samen te werken met andere Brusselse instellingen (met name het CIBG en Irisnet).
***
TITEL III. Bestuur en beheersinstrumenten
Hoofdstuk 1. Bestuur
Artikel 35. Algemene bestuursbeginselen
i-CITY organiseert haar activiteiten op een transparante, doelmatige en doeltreffende manier, zowel intern als ten opzichte van de Stad en de controleorganen. Onverminderd de reportingplichten die zijn voorzien in deze overeenkomst, verbindt i-CITY zich ertoe om binnen de wettelijke grenzen alle informatie te verstrekken die haar door de Stad zou worden gevraagd opdat ze haar opdrachten zou kunnen vervullen.
i-CITY verbindt zich er tevens toe om de optimale werking van haar beheersorganen te garanderen, in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 36. Ten slotte verbindt i-CITY zich ertoe om de communicatie en de dialoog met de stedelijke overheden zo goed mogelijk te onderhouden.
Wat de interne werking betreft verbindt i-CITY zich ertoe om de transformatie van haar organisatie voort te zetten en de mutatie van GIAL tot i-CITY concreet te maken.
Artikel 36. Beheersorganen en delegatie
i-CITY garandeert de optimale werking van haar beheersorganen en een permanente communicatie tussen deze organen. In dit opzicht verbindt i-CITY zich ertoe:
• De relevantie te evalueren om de huidige delegatieniveaus te herzien met het oog op een gezond beheer en een pragmatische aanpak;
• De autonomie van de verschillende organen of verantwoordelijken van i-CITY op het vlak van delegatie te verduidelijken.
Artikel 37. De Raad van Bestuur
In overeenstemming met de ambities in het kader van de hervorming van het bestuur van de Stad, verbindt de Raad van Bestuur zich ertoe om, uiterlijk twee jaar na zijn installatie, de evaluatie van zijn werking te laten evalueren door een extern organisme dat erkend is inzake opleiding en bevordering van goed bestuur.
De Stad verbindt zich ertoe om de nodige middelen ter beschikking te stellen voor deze evaluatie en, in voorkomend geval, voor een raamovereenkomst voor het geheel van de vzw's. De partijen verbinden zich ertoe om na te denken over de mogelijkheid om de Raad van Bestuur open te stellen voor onafhankelijke bestuurders.
Artikel 38. De bestuurders
Een 'Handvest van de bestuurder' dat de opdrachten, rechten en plichten en een deontologische code vastlegt, zal worden goedgekeurd binnen 12 maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst.
i-CITY verbindt zich ertoe om binnen zes maanden vanaf de installatie van de Raad van Bestuur een specifieke opleiding te organiseren voor de bestuurders, gericht op de volgende punten:
• De wettelijke, sociale en economische context waarin i-CITY haar opdracht uitvoert en de belangrijkste wettelijke teksten die betrekking hebben op haar werking, waaronder met name de begrotingsregels en de wetgeving inzake overheidsopdrachten;
• Het begrip van de financiële reporting van i-CITY en de noden op het vlak van overheidsfinanciën;
• Een sensibilisering tot de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van de bestuurders.
Artikel 39. Transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de openbare mandatarissen
i-CITY respecteert de bepalingen van de ordonnantie van 14 december 2017.
39.1 Bezoldiging van de openbare mandatarissen
De partijen verbinden zich ertoe om erop toe te zien dat eventuele bezoldigingen van openbare mandatarissen van i-CITY in overeenstemming zijn met de bepalingen van de Ordonnantie van 14 december 2017 en met het Besluit van 7 september 20171. In dit kader verbindt i-CITY zich ertoe om de Stad alle elementen te bezorgen waarmee ze de naleving van deze bepalingen kan controleren.
Bovendien verbindt i-CITY zich ertoe om de door de Stad bepaalde richtlijnen na te leven betreffende de bestuurders die zetelen in de raden van bestuur van de structuren van de Stad. De bestuurders van i- CITY worden bezoldigd met de zitpenning van de Gemeenteraad. Het maximum aantal bezoldigde vergaderingen is beperkt tot 20 per jaar.
39.2 Bezoldigingscomité
De Raad van Bestuur stelt in zijn midden een benoemings- en bezoldigingscomité in dat belast is met het voorstellen van de regels inzake de bezoldiging, benoeming en evaluatie van de leden van het directiecomité.
In dit comité zetelt minstens één onafhankelijke bestuurder. De statuten bepalen de relatie tussen de Raad van Bestuur en het bezoldigings- en benoemingscomité.
39.3 Jaarverslag over het bestuur en de transparantie
In overeenstemming met de bepalingen van de ordonnantie van 14 december 2017 verbindt i-CITY zich ertoe om, binnen zes maanden vanaf het einde van elk kalenderjaar, een jaarverslag te publiceren over het bestuur en de transparantie. Dit verslag bevat:
• Een gedetailleerd overzicht van de aanwezigheden tijdens de vergaderingen, van de bezoldigingen, voordelen van alle aard en van alle representatievergoedingen die aan de openbare mandatarissen toegekend zijn;
• Een lijst met alle reizen waaraan iedere openbare mandataris in het kader van de uitoefening van zijn functies heeft deelgenomen;
• Een inventaris van alle overheidsopdrachten die de openbare instelling toegewezen heeft, met vermelding, per opdracht, van de begunstigden en de vastgelegde of geraamde bedragen, ongeacht of de opdracht met of zonder bevoegdheidsdelegatie toegewezen is.
i-CITY verbindt zich ertoe om dit verslag te publiceren op haar website en om het over te maken aan het controleorgaan dat is bedoeld in de Ordonnantie van 14 december 2017. De Stad verbindt zich ertoe om dit verslag voor te leggen aan de Gemeenteraad en om het te publiceren op haar website. Dit verslag kan worden bijgevoegd bij het jaarverslag dat is bedoeld in Artikel 60.
Artikel 40. Interne audit
i-CITY verbindt zich ertoe om de oprichting van een auditcomité voort te zetten in overeenstemming met de bepalingen van de nota over de hervorming van het bestuur en met de bepalingen die zijn voorzien in haar statuten. De Raad van Bestuur stelt in zijn midden een intern auditcomité aan dat is belast met de budgettaire en financiële aangelegenheden en met de risicocontrole.
1 Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende uitvoering van artikel 5 van de ordonnantie van 12 januari 2006 betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen.
In dit comité zetelt minstens één onafhankelijke bestuurder. Het auditcomité mag niet worden voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Artikel 41. Beheerscontrole
i-CITY voert een beheerscontrole om de best mogelijke toewijzing van de middelen van de instelling te garanderen, met name door het verstrekken van de nodige informatie voor de meting van de efficiëntie van de activiteiten.
Artikel 42. Overheidsopdrachten
42.1 Algemene principes
i-CITY verbindt zich ertoe om maatregelen in te voeren om de naleving van de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten en de beginselen van transparantie, niet-discriminatie en mededinging te garanderen bij de toewijzing van haar overheidsopdrachten. i-CITY publiceert jaarlijks een inventaris van de overheidsopdrachten die werden toegekend, zoals is voorzien in artikel 39.3.
In overeenstemming met het Charter van de overheidsopdrachten dat i-CITY heeft goedgekeurd, dient elke persoon die deelneemt aan de voorbereiding, selectie en uitvoering van een overheidsopdracht dit charter te ondertekenen.
42.2 Specifieke verbintenissen
Om haar beheersing van de overheidsopdrachten te versterken met het oog op goed bestuur, verbindt i- CITY zich ertoe om:
• Een volledig kadaster bij te houden van de lopende overheidsopdrachten en toe te zien op de conformiteit en de goede opvolging ervan;
• De aanbestedingsprocessen uit te werken die van toepassing zijn op de hele organisatie en om beslissingscircuits te bepalen binnen 6 maanden vanaf de goedkeuring van deze overeenkomst;
• Een end to end opvolging en beheer van de overheidsopdrachten in te stellen, met tevens het beheer van de kwaliteit van de overheidsopdrachten. Naast de invoering van aanbestedingsprocedures die voldoen aan de geldende wetgeving, verbindt i-CITY zich ertoe om instrumenten en procedures uit te werken waarmee ze de opdrachten kan opvolgen nadat ze zijn toegekend. Dit omvat tevens de controle van de kwaliteit van de geleverde prestaties in het kader van deze overheidsopdrachten, en het opleggen van financiële boetes en/of het instellen van eventuele rechtsgedingen indien de opdrachtnemers in gebreke blijven;
• Een ad hoc opvolgingsinstrument te voorzien, evenals indicatoren betreffende overheidsopdrachten zoals het aantal ontvangen offertes in antwoord op de opdrachten, de opvolging van de recurrentie van de leveranciers (totaal aantal opdrachten per leverancier, type opdracht, frequentie) of de recurrentie van bepaalde soorten opdrachten.
Artikel 43. Beheer van de human ressources
i-CITY verbindt zich ertoe om, in een context van evoluerende activiteiten en benadering ten aanzien van de gebruikers, om ad hoc competenties te ontwikkelen en de competenties van het personeel verder uit te bouwen.
i-CITY verbindt zich ertoe om een benchmark uit te voeren van haar HR- en loonbeleid ten opzichte van andere gelijkaardige marktspelers en in de IT-sector. i-CITY zal ook de kwestie van eventuele prestatiebonussen voor haar personeel herzien om zeker te zijn dat ze stroken met de prestatiedoelstellingen van de hele organisatie en om eventuele omgekeerde effecten te vermijden.
i-CITY verbindt zich er tevens toe om indicatoren in te voeren voor de opvolging van het absenteïsme.
Artikel 44. Niet-wervingsbeding
Behoudens akkoord tussen de partijen verbinden i-CITY en de Stad zich ertoe om niet rechtstreeks personeelsleden of consultants van de andere partij te werven, in welke vorm ook, onverminderd het beginsel van vrije mededinging, en dit tijdens de hele duur van deze overeenkomst en gedurende een periode van één jaar vanaf de beëindiging van de overeenkomst om gelijk welke reden.
Bij schending van dit artikel zal de betrokken partij een forfaitaire schadevergoeding betalen die overeenstemt met zes maanden loon die het personeelslid of de consultant zou hebben geïnd, onverminderd het recht voor de andere partij om een bijkomende schadevergoeding en intresten te vorderen.
Artikel 45. Cel strategische en financiële analyse en ondersteuning
Om de tenuitvoerlegging van de praktijken van goed bestuur te ondersteunen, richt de Stad een strategische en financiële cel op die zal instaan voor de transversale opvolging en voor de uitwerking van een financiële strategie voor alle instellingen waarmee ze een beheersovereenkomst heeft gesloten. Deze cel beoogt ook een strategische en transversale visie van alle participaties van de Stad. Ze biedt ondersteuning, opleidingen en expertise bij het werk van de bestuurders.
Artikel 46. Informatie aan de voogdijoverheid
In overeenstemming met de ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten, verbindt i-CITY zich ertoe om de Brusselse Hoofdstedelijke Regering de akten over te maken die zijn bedoeld in deze Ordonnantie. Deze akten worden doorgestuurd binnen twintig dagen nadat ze zijn genomen, vergezeld van alle stukken die vereist zijn om te controleren of ze beantwoorden aan de wet en aan het algemeen belang.
***
Hoofdstuk 2. Beheersinstrumenten
Artikel 47. Boordtabel en indicatoren
i-CITY zet de tenuitvoerlegging van een resultaat- en klantgerichte cultuur en de systematische evaluatie van haar werking voort met behulp van onder meer indicatoren. De boordtabel van de indicatoren is opgenomen in Bijlage 1 van deze overeenkomst. i-CITY zal deze boordtabel periodiek opvolgen en het niveau van verwezenlijking en de evolutie van de indicatoren aangeven en becommentariëren. i-CITY preciseert tevens de berekeningswijze van de indicatoren.
i-CITY verbindt zich ertoe om deze boordtabel om het half jaar over te maken aan het College van burgemeester en schepenen, aan de Raad van Bestuur en aan het Opvolgingscomité (bedoeld in Artikel 61) en om het niveau van verwezenlijking en de evolutie van de indicatoren aan te geven en te becommentariëren. Bij de mededeling van deze indicatoren wordt een toelichtende nota gevoegd (die verband houdt met de gerealiseerde acties).
In het kader van de evaluatie van de uitvoering van de overeenkomst zoals bedoeld in Artikel 62, zullen de indicatoren ieder jaar worden onderworpen aan een analyse en eventueel worden herzien om hun relevantie ten aanzien van de doelstellingen van de in de overeenkomst vermelde opdrachten en hun uitvoerbaarheid op het vlak van sturing te garanderen. Tijdens de looptijd van de beheersovereenkomst kunnen met het akkoord van de partijen dus nieuwe indicatoren worden vastgelegd.
Artikel 48. Opvolging en reporting van de projecten
i-CITY verbindt zich ertoe om aan de Stad systematisch en regelmatig verslag uit te brengen over de projecten.
Artikel 49. Ondernemingsplan en jaaractieplan
i-CITY verbindt zich ertoe om, binnen 6 maanden vanaf de ondertekening van deze overeenkomst, een strategisch ondernemingsplan uit te werken over een periode van 5 jaar. Dit ondernemingsplan vertaalt de belangrijkste doelstellingen van de beheersovereenkomst en vermeldt de middelen die i-CITY zal aanwenden om haar opdrachten te vervullen en de in deze overeenkomst vastgelegde doelstellingen na te streven.
i-CITY verbindt zich ertoe om dit ondernemingsplan jaarlijks te vertalen en bij te werken in een operationeel jaaractieplan, parallel met de begrotingscyclus en de evaluatie van de tenuitvoerlegging van de beheersovereenkomst zoals bedoeld in Artikel 62.
Artikel 50. Meting van de tevredenheidsgraad
In het kader van een 'kwaliteits- en 'klantgerichtheid' verbindt i-CITY zich ertoe om de nadruk te leggen op de tevredenheid van de begunstigden.
Om te beschikken over de nodige beheerstools om de tenuitvoerlegging van deze oriëntatie te ondersteunen, zal i-CITY regelmatig een tevredenheidsonderzoek uitvoeren onder haar begunstigden. Deze meting van de tevredenheid wordt uitgevoerd volgens twee niveaus:
• Een eerste snelle analyse van de tevredenheid van de gebruikers met behulp van korte vragenlijsten die na elk gebruik van de diensten van i-CITY en/of van het burgerportaal rechtstreeks naar de gebruiker wordt gestuurd;
• Een tweede analyse door het regelmatig houden (bv om de twee jaar) van een meer gedetailleerde enquête over de tevredenheid van alle gebruikers, om met name de evolutie van deze tevredenheid te kunnen evalueren ten aanzien van het bestaande baselineonderzoek.
De methodologie voor het tevredenheidsonderzoek moet worden besproken en goedgekeurd in het Opvolgingscomité van deze overeenkomst. De meting van de tevredenheid van de begunstigden wordt
opgenomen in de boordtabel van deze overeenkomst zoals bedoeld in Artikel 47.
Artikel 51. Klachtenbeheer
In het kader van het beheer van de kwaliteit van de dienstverlening en de klantentevredenheid, voert i- CITY een procedure in voor het beheer van de eventuele klachten die verband houden met haar dienstverlening. Met het oog op transparantie zal i-CITY de Stad op de hoogte houden van deze procedure.
i-CITY zal aan het Opvolgingscomité van deze overeenkomst regelmatig verslag uitbrengen over het klachtenbeheer.
Indien een antwoord van i-CITY op een klacht van een van de diensten van de Stad onbevredigend zou zijn of indien geen gevolg zou worden gegeven aan een klacht, dan zal deze door de betrokken informaticacorrespondent worden doorgestuurd naar de directie Ontwikkeling & Organisatie. De directie Ontwikkeling & Organisatie zal de klacht onderzoeken en een oplossing voorstellen in overleg met i-CITY.
***
TITEL IV. Financiering
Artikel 52. Budgettering en informatie
i-City verbindt zich ertoe om tijdens de jaarlijkse periode van opmaak van de begroting van de Stad of in een periode dat de oorspronkelijke verwachtingen worden bijgesteld, de begrotingsverwachtingen verbonden aan de door de Stad gedragen uitgaven over te maken, zowel voor de gewone dienst als voor de buitengewone dienst van de begroting. Deze verwachtingen moeten gedetailleerd worden uitgewerkt volgens de analytische informatie die wordt gevraagd door de Stad en rekening houdend met de objectieve realiteit van de prestaties, de contracten en de lopende of te realiseren ontwikkelingen.
Elke noodzakelijke herziening van de uitsplitsing van de vastgestelde begrotingsenveloppes, uitgevoerd buiten het begrotingsproces van de Stad, moet worden meegedeeld op uiterlijk 15 september van het betrokken jaar.
De lijst en de agenda van de toewijzing van overheidsopdrachten door i-CITY voor rekening van de Stad, incl. de opdrachten voor een beperkt bedrag, moeten permanent kunnen worden geraadpleegd door de dienst(en) van de Stad belast met de opvolging. De documenten betreffende de toewijzing van nieuwe opdrachten door i-CITY voor rekening van de Stad en het detail van de betrokken begrotingsenveloppes zullen worden meegedeeld naarmate de formele beslissingen worden genomen.
Artikel 53. Financiering van i-CITY
53.1 Facturatiesysteem
i-CITY verbindt zich ertoe om de gepresteerde diensten die door de Stad werden gevraagd in het kader van de aankoop van informaticalicenties, de prestaties van het eigen personeel van i-CITY voor het onderhoud van de software en het informaticapark van de Stad, de intern gerealiseerde informatica- ontwikkelingen en alle andere daarmee gelijk gestelde werkingsuitgaven waarvan de kredieten zijn ingeschreven op de gewone begroting van de Stad Brussel, te factureren.
i-CITY verbindt zich ertoe om de reële kosten van de aankoop van informatica-en telefoniematerieel voor de activiteiten van de Stad, de uitvoering van de door de Stad gevraagde nodige bekabelingswerken op de exploitatieplaatsen en de leveringen van goederen en diensten door externe personen in het kader van de grote informaticaprojecten van de Stad Brussel waarvan de kredieten zijn ingeschreven op de buitengewone begroting van de Stad Brussel te factureren.
53.2 Beheer van de kasmiddelen
Een gezond kasmiddelenbeheer en de handhaving van een bevredigend thesaurieniveau van i-CITY zijn van wezenlijk belang om de in deze overeenkomst vastgelegde kwaliteitsdoelstellingen te bereiken. Er moeten ook voldoende liquide middelen aanwezig zijn om gezonde relaties met de leveranciers te onderhouden en om de kwaliteitsdoelstellingen te bereiken op het vlak van efficiënte en snelle dienstverlening maar ook op het vlak van globale efficiëntie van de overheidsopdrachten. De partijen verbinden zich ertoe om i-CITY de mogelijkheid te geven om te beschikken over het noodzakelijke thesaurieniveau voor het bereiken van haar doelstellingen.
Aangaande de betaling van de facturen van haar leveranciers en dienstverleners verbindt i-CITY zich ertoe om zich te houden aan de betalingsvoorwaarden die zijn vastgesteld door de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en door het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Voor de uitgaven die zijn ingeschreven op de gewone begroting van de Stad komen de partijen overeen om te werken met voorschotten waarvoor i-CITY facturen zal opmaken.
Elk voorschot vertegenwoordigt een deel van de begroting die is toegekend voor het betrokken jaar of, indien de begroting van de Stad nog niet is goedgekeurd door de voogdijoverheid, een deel van de toegekende begroting van het voorgaande jaar.
Het College van burgemeester en schepenen van de Stad Brussel beslist over het deel van de toegekende begroting en over de periodiciteit van de betaling van de voorschotten.
Indien de uitgaven van i-CITY lager zijn dan de totale toegekende begroting en er voorschotten voor werden betaald zoals hiervoor is beschreven, verbindt i-CITY zich ertoe om een creditnota op te maken ten gunste van de Stad. Bovendien verbindt i-CITY zich ertoe om de Stad het te veel geïnde voorschotbedrag terug te betalen dat overeenstemt met deze creditnota.
Aangaande de uitgaven die zijn ingeschreven op de buitengewone begroting van de Stad, komen de partijen overeen dat i-CITY:
• Voor de facturatie in het kader van de informaticaprojecten van de Stad een factuur zal opmaken per project en per overheidsopdracht, vergezeld van een samenvattende bijlage volgens een analytisch detail dat is bepaald op basis van de behoeften van de Stad op het gebied van opvolging en controle;
• De lijst zal bezorgen van de identificatienummers van het materiaal dat is opgenomen in elke factuur voor de aankoop van informaticamaterieel;
• Bij de facturatie in het kader van de uitgevoerde bekabelingswerken de volledige contactgegevens zal vermelden van de betrokken sites.
Elke factuur is betaalbaar binnen uiterlijk dertig dagen vanaf de datum waarop de Stad de factuur heeft ontvangen of vanaf de datum waarop de Stad de gefactureerde leveringen of prestaties heeft aanvaard na vervulling van de nazichtmodaliteiten.
i-CITY verbindt zich ertoe om in haar beheer alles in het werk te stellen om een zekere regelmaat te hanteren in haar facturaties aan de Stad, dit om een gezond kasmiddelenbeheer te vrijwaren.
De Stad verbindt zich ertoe om in haar beheer alles in het werk te stellen om de facturen van i-CITY zo vlug mogelijk te vereffenen en minstens binnen de gestelde betalingstermijnen, dit om een gezond kasmiddelenbeheer van i-CITY te vrijwaren.
53.3 Evolutie van de financieringswijze van i-CITY
De partijen verbinden zich ertoe om de uitvoerbaarheid van de evolutie van de financieringsmodaliteiten van i-CITY te bespreken en te evalueren binnen zes maanden vanaf de inwerkingtreding van deze overeenkomst en uiterlijk tegen de goedkeuring van de begroting 2021. Deze analyse van de uitvoerbaarheid van de wijziging van de financieringsmodaliteiten betreft met name de mogelijke evolutie van de financiering van i-CITY op basis van een dotatie voor de activiteiten die zijn ingeschreven op de gewone begroting en een liquidatie op basis van schuldvorderingen en een facturatiesysteem tegen kostprijs voor de prestaties die zijn ingeschreven op de buitengewone begroting. In voorkomend geval zal het kasmiddelenbeheer dienovereenkomstig worden aangepast.
Dit voorstel van een nieuwe financieringswijze zal worden onderzocht in een ad hoc werkgroep bestaande uit afgevaardigden van de kabinetten van de bevoegde schepenen (Financiën en Smart City), van de administratie (departement Financiën en departement Organisatie) en van i-CITY.
Artikel 54. Financiële transparantie en financiële reporting
54.1 Financiële transparantie
i-CITY verbindt zich ertoe om ten aanzien van haar Raad van Bestuur, het College van burgemeester en schepen en de Gemeenteraad van de Stad Brussel en de administratieve diensten een financiële transparantie te handhaven over de door de Stad toegekende middelen en de besteding ervan.
i-CITY verbindt zich ertoe om de administratieve diensten van de Stad Brussel de reportings ter beschikking te stellen die zijn opgesomd in deze overeenkomst.
54.2 Financiële reporting
i-CITY verbindt zich ertoe om aan de administratieve diensten van de Stad Brussel om de drie maanden een reporting "Opvolging van de gewone uitgaven van de Stad" over te maken tegen uiterlijk 15 april, 15 juli en 15 september van het beschouwde jaar en uiterlijk 15 februari van het volgende jaar. Bedoeling is om de evolutie te evalueren van de uitgaven die zijn ingeschreven op de gewone begroting van de Stad, met een nauwkeurigheid die afhangt van de behoefte aan opvolging en controle door de Stad Brussel.
Artikel 55. Financiële waarborgen en opvolging van de schuldenlast
55.1 Financiële waarborgen
De Stad kan, op verzoek en onder voorbehoud van een beslissing van de Gemeenteraad, borg staan voor de leningen van i-CITY.
55.2 Opvolging van de schuldenlast
Indien de Stad zich hoofdelijk borg zou stellen, verbindt i-CITY zich ertoe om aan de bevoegde diensten de nodige informatie te verstrekken voor de opvolging van het resterende verschuldigde saldo van de leningen waarvoor de Stad zou borg staan, evenals alle gegevens waarmee de gewestelijke voogdijoverheid de schuldenlast van i-CITY kan opvolgen.
Artikel 56. Financieel evenwicht en efficiëntie
56.1 Financieel evenwicht
i-CITY verbindt zich ertoe om jaarlijks te streven naar een financieel evenwicht van haar activiteiten. i- CITY zal haar resultatenrekening ieder jaar in evenwicht brengen, onder voorbehoud van buitengewone of abnormale gebeurtenissen die zich zouden voordoen na de inwerkingtreding van deze overeenkomst, die onafhankelijk zijn van de wil van de partijen, redelijkerwijs onmogelijk te voorspellen waren en de handhaving van het financieel evenwicht aanzienlijk zouden bemoeilijken.
56.2 Financiële efficiëntie
i-CITY verbindt er zich toe om, zowel in haar hoedanigheid van opdrachtgever als van systeembeheerder, de kosten en prijzen zo goed mogelijk te beheersen om het beste resultaat te verzekeren voor de Stad, haar burgers en haar gebruikers.
Artikel 57. Werkkapitaal
i-CITY kan de Stad Brussel een werkkapitaal vragen voor het beheer van haar kasmiddelen, onder voorbehoud van de beslissing van de Gemeenteraad en van de budgettaire en financiële uitvoerbaarheid voor de Stad.
De toekenning van een werkkapitaal zal worden geëvalueerd in het licht van de verbintenissen van i- CITY die zijn opgesomd in TITEL IV van deze overeenkomst en in het licht van de objectieve realiteit van de vraag.
De toekenning van een werkkapitaal moet worden overeengekomen tussen de beide partijen.
Bij de ondertekening van deze overeenkomst beschikt i-CITY al over een werkkapitaal van 3.700.000 € dat door de Stad werd toegekend op beslissing van de Gemeenteraad van 16 april 2012. De overeenkomst die de partijen daarvoor sloten is geldig voor een periode van tien jaar vanaf 10 april 2012.
Artikel 58. Inventaris van de goederen
De Stad stelt i-CITY lokalen ter beschikking in het kader van de uitvoering van haar opdrachten.
i-CITY houdt een inventaris bij van de aankopen van materieel ten laste van de Stad Brussel dat ze in stock hield voor uitrol op de diensten van de Stad, met een analytisch detail dat is bepaald op basis van
de behoeften van de Stad op het gebied van opvolging en controle
***
TITEL V. Tenuitvoerlegging en opvolging van het Contract
Artikel 59. Samenwerking tussen de partijen
De partijen verbinden zich ertoe om hun verbintenissen in het kader van deze overeenkomst te goeder trouw uit te voeren en om solidair samen te werken bij het nakomen van de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst.
Artikel 60. Jaarverslag
Uiterlijk op 30 juni van ieder jaar legt i-CITY het College van burgemeester en schepenen en de Gemeenteraad een jaarverslag voor op basis van de indicatoren die zijn beschreven in Bijlage 1 van deze overeenkomst.
Artikel 61. Opvolgingscomité van de overeenkomst
Er wordt een opvolgingscomité van de overeenkomst opgericht. Het opvolgingscomité stelt zich tot taak om de verbintenissen en verplichtingen en de uitvoering van deze overeenkomst door de beide partijen op te volgen.
Het opvolgingscomité is samengesteld uit:
• De leden van het Directiecomité van i-CITY;
• De burgemeester of zijn afgevaardigde en de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde als vertegenwoordiging van het College van burgemeester en schepenen;
• 2 afgevaardigden van het Directiecomité van de Stad.
Om deze beheersovereenkomst centraal te plaatsen in de relatie tussen i-CITY en de Stad, vergadert het opvolgingscomité vier keer per jaar om de uitvoering van de overeenkomst op te volgen, de lopende projecten van i-CITY te onderzoeken, de financiële reporting en de indicatoren van de overeenkomst op te volgen. Jaarlijks wordt de uitvoering van de overeenkomst geëvalueerd tijdens de eerste vergadering in het begin van het jaar.
i-CITY organiseert het Opvolgingscomité en staat in voor het secretariaat.
Artikel 62. Evaluatieverslag van de uitvoering van de overeenkomst
62.1 Jaarlijks evaluatieverslag
Het opvolgingscomité van de overeenkomst maakt jaarlijks tegen uiterlijk 31 maart, op voorstel van i- CITY en in samenwerking met de administratie, een verslag op over de uitvoering van deze overeenkomst en maakt het over aan de Raad van Bestuur en aan het College van burgemeester en schepenen van de Stad.
Dit jaarlijks evaluatieverslag heeft betrekking op de uitvoering van de acties van het voorbije jaar (met inbegrip van de realisaties verbonden aan de verbintenissen van de Stad), met name op basis van de indicatoren die zijn voorzien in Bijlage 1. Het stelt zich tot doel om de uitvoering van de beheersovereenkomst te analyseren. Dit verslag wordt opgemaakt in een strategische en analytische optiek. Het maakt het mogelijk om de actie van de instelling in het voorbije jaar in perspectief te plaatsen ten opzichte van de doelstellingen die zijn vastgelegd in de overeenkomst. Het jaarlijks evaluatieverslag van de uitvoering van de overeenkomst bevat systematisch de verwijzingen naar de beheersovereenkomst en brengt verslag uit over de uitvoering van de verbintenissen ten opzichte van de oorspronkelijke doelstellingen.
Bij de afsluiting van elk boekjaar omvat dit verslag een bijwerking en een eventuele uitbreiding van de indicatoren die zijn voorzien in bijlage 1. Het bevat eventueel de suggesties voor de wijziging van de lijst van deze indicatoren en/of de wijziging van het verwachte resultaat van de verschillende prestatie- indicatoren.
62.2 Tussentijdse evaluatie
Drie jaar na de inwerkingtreding van de overeenkomst laat het opvolgingscomité van de beheersovereenkomst overgaan tot een tussentijdse evaluatie van de overeenkomst ten behoeve van de Raad van Bestuur en van de Gemeenteraad.
Deze tussentijdse evaluatie moet het in voorkomend geval mogelijk maken om de opdrachten van i-CITY bij te stellen ten aanzien van de werkelijke vorderingen, met name in het kader van het project Bxl 2021 maar ook om rekening te houden met de organische evolutie van de vzw.
62.3 Finaal evaluatieverslag
Uiterlijk zes maanden vóór de afloop van de overeenkomst laat het Opvolgingscomité van de Beheersovereenkomst overgaan tot een finale evaluatie van de overeenkomst ten behoeve van de Raad van Bestuur en van de Gemeenteraad.
De partijen verbinden zich ertoe om dit finaal evaluatieverslag voor te leggen aan de gemeenteraadsleden om een democratisch debat binnen de Gemeenteraad te bevorderen. Deze overeenkomst en de uitvoering ervan worden op basis van het voornoemde verslag geëvalueerd door de Gemeenteraad, in aanwezigheid van de voorzitter van de Raad van Bestuur van i-CITY.
Het finale evaluatieverslag van de beheersovereenkomst dient als basis voor de uitwerking van de volgende beheersovereenkomst.
***
TITEL VI. Wijzigingen en beëindiging van de overeenkomst
Artikel 63. Aanpassing van de overeenkomst ingevolge contextuele veranderingen
Wanneer bepaalde elementen van de context waarin deze overeenkomst wordt gesloten wijzigen of wanneer de inhoud van de wettelijke bepalingen die i-CITY moet toepassen of die op haar betrekking hebben een substantiële wijziging van de overeenkomst vereisen, kan de meest gerede partij de herziening van de overeenkomst vragen.
Artikel 64. Aanhangsel bij de overeenkomst
Geen enkele substantiële wijziging van deze overeenkomst, met uitzondering van de bijlagen 1 en 2, kan worden doorgevoerd zonder dat ze vooraf is opgenomen in een aanhangsel. Elke substantiële wijziging van de gedelegeerde opdrachten maakt het voorwerp uit van een aanhangsel bij deze overeenkomst.
De bijlagen 1 en 2 kunnen tijdens de looptijd van de overeenkomst worden gewijzigd met het akkoord van de partijen. De andere bijlagen (3 en 4) kunnen, nadat ze zijn goedgekeurd, enkel worden gewijzigd bij aanhangsel.
De partijen kunnen beslissen om deze overeenkomst te wijzigen tijdens de looptijd ervan, met name als gevolg van:
• De jaarlijkse evaluatie en het jaarlijkse evaluatieverslag van de uitvoering van de overeenkomst zoals bedoeld in Artikel 62;
• Onvoorziene omstandigheden die zich voordoen buiten de wil van de partijen en die de uitvoering van deze overeenkomst tijdelijk of definitief aanzienlijk bemoeilijken of onmogelijk maken.
Artikel 65. Beëindiging van de overeenkomst
Deze overeenkomst neemt een einde uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de Gemeenteraad.
Deze overeenkomst kan worden vernieuwd op voorstel van de Stad. In voorkomend geval legt de Stad i- CITY zes maanden vóór het einde van de overeenkomst een ontwerp van een nieuwe beheersovereenkomst voor.
Indien op de vervaldatum van de overeenkomst geen enkel nieuwe beheersovereenkomst werd gesloten, wordt deze overeenkomst automatisch verlengd voor de periode van één jaar, met een maximum van twee automatische verlengingen.
***
TITEL VII. Slotbepalingen
Artikel 66. Inwerkingtreding van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2020.
Artikel 67. Bijlagen bij de overeenkomst
De hierna volgende documenten worden bij deze overeenkomst gevoegd:
• Bijlage 1. Indicatoren
• Bijlage 2. Dienstencatalogus van i-CITY op 1 januari 2020
• Bijlage 3. Service Level Agreement (SLA) Template
• Bijlage 4. Operationalisering van de respectieve taken van D&O en i-CITY.
***
Opgemaakt te Brussel op [dag-maand-jaar], in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn. Elke partij erkent haar exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Stad Brussel,
De heer Xxxxxxxx Xxxxx
Burgemeester
De xxxx Xxx Xxxxxxx
Stadssecretaris
Voor i-CITY,
De xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Voorzitter
Mevrouw Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx
Algemeen directeur
Bijlagen
Bijlage 1. Indicatoren
De indicatoren verbonden aan de uitvoering van de beheersovereenkomst, zoals voorgesteld, strekken zich tot doel om de kwaliteit van de dienstverlening te evalueren, evenals de resultaten die door i-CITY werden bereikt bij de uitvoering van deze overeenkomst.
i-CITY verbindt zich ertoe om de tabel van de indicatoren tijdens de hele duur van de overeenkomst te leveren in hetzelfde reportingformaat. De tabel van de indicatoren van de beheersovereenkomst moet een synoptische tabel zijn in een gestandaardiseerd formaat. Ze moet het mogelijk maken om de belangrijke indicatoren van de actie van i-CITY regelmatig op te volgen en te vergelijken met de resultaten die werden bereikt tijdens een voorgaande periode op hetzelfde tijdstip (vergelijking met hetzelfde kwartaal van het jaar n-1) en met de jaarresultaten (cumulatief effect van de resultaten behaald
sinds het begin van het jaar ‘year-to-date’), op basis van de hierna volgende richtlijnen.
Nr
.
Indicator
Uitsplitsing / Vertaling
Resultaten – Realisatie van de transformatie van de Stad en continuïteit van de dienstverlening
1. Realisatie van het IT-platform nodig voor de digitalisering van de producten & diensten die zijn opgenomen in de catalogus van de producten en diensten
● % diensten en producten die de burger ter beschikking worden gesteld in het nieuwe platform, volgens de priorisatie van de PGB
2. Verwezenlijken van de digitale transformatie van de Stad
● % 'telewerkposten' (posten die zich lenen voor telewerk) die klaar zijn voor telewerk
● % infrastructuren die zijn verhuisd naar een cloud waarvan de 'business critical' platformen zijn geïntegreerd in een DRP
● Aantal gedigitaliseerde processen
● Aantal gedigitaliseerde documenten (via eDRMS)
3. Ondersteuning van de Smart City-visie van de Stad
● % gerealiseerde 'Smart City'-projecten die zijn geïntegreerd in de roadmap (door de PSB)
4. Garanderen van de continuïteit van de dienstverlening
● % in gemeenschappelijk overleg geïdentificeerde diensten waarvan de functionaliteiten zijn gegarandeerd / beveiligd
● % beschikbaarheid van de gegarandeerde / beveiligde diensten tijdens de transformatie (uptime)
● Realisatie van het beveiligingsplan
Stakeholders en tevredenheid
5. Bijdragen tot de digitale strategie, in nauwe samenwerking met de Stad
● Focus Group Index (= tevredenheidsgraad van de betrokken stakeholders)
● Tevredenheidsgraad van de eindgebruikers van de Stad via een grootschalige tevredenheidsenquête
(uit te voeren door de Stad)
6. Eenvoudige en betrouwbare toegang voor de burgers tot de gedigitaliseerde diensten van de Stad
▪ Quality User Interface Index (= tevredenheidsgraad van een referentiegroep van gebruikers-burgers)
7. Bijdragen tot het verkleinen van de digitale kloof
▪ % aantal BXL2021-projecten die systematisch de UX-logica integreren (user experience)
▪ Aantal geherconditioneerde pc's die via vzw's zijn verdeeld onder het doelpubliek
8. Verbetering van de kwaliteit van de IT- diensten
● % beschikbaarheid van de IT-diensten (uptime + eventueel andere KPIs ITIL: # incidenten, resolution time, …), overeenkomst de dienstverleningsakkoorden
● # incidenten en evolutie van de backlog
● # service requests en evolutie van de backlog
● Tijd voor het oplossen van ernstige incidenten (op basis van de SLA's)
● % afgesloten en weer geopende tickets
● % opgeloste service requests op basis van de SLA's
9. Verbetering van het professionele beheer van de leveranciers
● % contracten met een SLA en gerecenseerd door i- CITY en conform de SLA's die zijn voorzien in de beheersovereenkomst
● Globaliseren van de bestellingen van goederen en diensten
10.
Bedenken en leveren van de oplossingen van morgen voor digitaal Brussel (Infra, platform, DB, apps, portaal)
● # innoverende oplossingen die zijn voorgesteld door de PSB met naleving van de procedure, geïntegreerd in de roadmap en geleverd
Interne processen
11. Welslagen van een uniek PMO en ● beheer van de roadmap van de transformatie
12. Professioneel beheer van de gegevens en de informatie
● % gecertificeerde gegevens via een authentieke bron (van alle gegevens die 'certificeerbaar' zijn via een authentieke bron)
● % geleverde reportings en indicatoren waarvan de aanvraag aanvaard is
13. Ontwikkeling en aanvulling van de IT- dienstencatalogus
● % IT-diensten die zijn opgenomen, gedocumenteerd en bijgewerkt in een dienstencatalogus
14. IT-proces E2E bepaald en "lean" in samenwerking met de Stad
● % vereenvoudigde processen ("lean") op operationeel niveau, op basis van een inventaris
die is goedgekeurd door de Stad en i-CITY
15. Coördinatie overheidsopdrachten als opdrachtgever
● % opdrachten >= 30kEUR die werden toegewezen volgens een procedure met bekendmaking
● % opdrachten >= 30kEUR die zijn opgenomen in het kadaster van de lopende opdrachten
● % opdrachten waarvan de uitvoering volledig wordt opgevolgd, met inbegrip van o.m. de budget variance, de naleving van de termijnen
● Aantal opdrachten met een waarde onder de 30kEUR
Beheer en middelen
16. Optimaal gebruik van de financiële middelen
● # diensten die financieel werden gemeten via de ABC-methode (volgens een nog te bepalen roadmap)
● % verschil gebruikt versus begroot (budget variance)
17. Efficiënte toewijzing van human resources
● Totaal aantal VTE
● Toewijzing van de middelen: % verschil tussen geraamd aantal VTE (en aantal dagen per VTE) en daadwerkelijk ingezet aantal VTE (en aantal dagen per VTE), volgens de toewijzing aan de verschillende vakgebieden / opdrachten / projecten
● Aandeel van de overhead VTE in het totale personeelsbestand
● Verzuimpercentage
18. "Corporate Social Responsibility" ▪ Verkrijgen van het label 'ecodynamisch'
▪ Systematische toevoeging van een criterium 'ecoverantwoordelijke aankoop' in de bijzondere bestekken
▪ % verlaging van de CO2-uitstoot via de activiteiten (met inbegrip van het woonwerktraject van de werknemers)
Bijlage 2. Dienstencatalogus van i-CITY per 1 januari 2020
Dienst Portofolio | |||||||||||
This is a confidential document. | |||||||||||
Produced by BWI. Reviewed by XXX. | |||||||||||
Dienst ID Number | Service Name FR | Omschrijving FR | Service Name NL | Critic ality | Status | Last Public ation Date | Le ad | Staat van vertal ing | Owner | Commen taar | SDM (nieuwe org) |
SC-CO- 001 | Business Intelligence | De dienst Business Intelligence biedt de eindgebruiker de mogelijkheid om de strategische en cruciale informatie te vinden voor het goede beheer van de onderneming. | Business Intelligence | NC | 2b. te valideren: D&O | B W I | EBR | x | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-CO- 002 | Centre d'Appels (*) | De dienst Callcenter levert de infrastructuur die nodig is voor een call center. | Callcenter (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-CO- 003 | Collaborative Site (*) | De dienst Collaborative Site biedt de mogelijkheid om documenten collaboratief te beheren op een infrastructuur die wordt gehost bij GIAL. | Collaborative Site (*) | C | 4. in bedrijf | 26- maart 18 | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-CO- 004 | Connexion au Registre national (*) | Deze dienst staat in voor de verbinding met het rijksregister. | Verbinding met het Rijksregister (*) | C | 0b. gedesactiv eerd | B W I | DIE Ag | ||||
SC-CO- 005 | Dématérialisati on de Documents (*) | Deze dienst verstrekt een platform voor de dematerialisati e van documenten. | Dematerialisa tie van documenten (*) | C | 2b. te valideren: D&O | B W I | EBR | emilienne / genin(pro gram manager master data mgmt) / DIE / | |||
SC-CO- 006 | IMACD (*) | De dienst IMACD (Install, Move, Add, Change and Disposal) dekt alle activiteiten die van dag tot dag zijn verbonden met de planning en installatie van hard- en software, | IMACD (*) | C | 0a. te doen | M A B | DED | XXXXXX XXXXXXXX |
wijzigingen in de configuratie, de installatie of herinstallatie van de uitrustingen en het recyclageproces . | |||||||||||
SC-CO- 007 | Internet (*) | De dienst Internet zorgt voor een beveiligde internettoegan g. | Internet (*) | C | 0a. te doen | M A B | VBK | XXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-CO- 008 | Messagerie (*) | De dienst Berichtenverke er maakt de dagelijkse elektronische communicatie van de gebruikers mogelijk: berichten, agenda, contacten, webmail en Largemail. | Berichtenverk eer (*) | C | 4. in bedrijf | 26- maart 18 | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-CO- 009 | Mobilité (*) | De dienst Mobiliteit biedt de mobiele gebruiker dezelfde functionaliteite n als diegene waarover de gebruiker beschikt die rechtstreeks is | Mobiliteit (*) | C | 1. in uitvoering | M A B | FR | te verduidelij xxx | XXXXXX XXXXXXXX |
verbonden met het netwerk. | |||||||||||
SC-CO- 010 | Network (*) | De dienst Network stelt de gebruiker een performant, beveiligd en customized netwerk ter beschikking om de verschillende taken van zijn werk optimaal te kunnen uitvoeren. | Network (*) | C | 0a. te doen | M A B | VBK | XXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-CO- 011 | Personal Files (*) | De dienst Personal Files verstrekt de eindgebruiker een beveiligde werkdirectory met de nodige rechten om eventueel bestanden te delen met andere gebruikers. | Personal Files (*) | C | 0b. gedeactive erd | verduidelij ken hoewel niet echt relevant | |||||
SC-CO- 012 | Poste de Travail Web Sécurisé (*) | De dienst Secure Web Desktop biedt de eindgebruiker een beveiligde lichte werkpost met een | Secure Web Desktop (*) | C | 0b. gedeactive erd |
internettoegan g tot de diensten waarop hij recht heeft. | |||||||||||
SC-CO- 013 | Radio- Identification (*) | De dienst Radio- Identification (RFID) laat toe om passief en/of actief items of producten te identificeren. | Radio- Identification (*) | C | 0b. gedeactive erd | B W I | PAP | RFID specif. Biblio, te controlere n - lees het BB | |||
SC-CO- 014 | Reporting | De dienst Reporting verstrekt de eindgebruiker standaardrapp orten gebaseerd op de selectiecriteria en de gewenste standaard databanken. | Reporting | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-CO- 015 | Service Desk (*) | De Service Desk is het single point of contact tussen GIAL en de gebruikers. Hij beheert de incidenten en de dienstaanvrage n, evenals de communicatie met de gebruikers. | Service Desk (*) | C | 4. in bedrijf | 20/09/ 2018 | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX |
SC-CO- 016 | Téléphonie (*) | De dienst Telefonie staat in voor de dagelijkse telefonische communicatie van de gebruikers. | Telefonie (*) | C | 4. in bedrijf | 26/03/ 2018 | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-CO- 017 | Web Content Management (*) | De dienst Web Content Management beheert de content van een website. | Web Content Management (*) | C | 1. in uitvoering | FR | EBR | - term te verduidelij ken - pauze | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-CO- 018 | Web Hosting (*) | De dienst Web Hosting levert de nodige hard- en software- infrastructuur voor de hosting van een website. | Web Hosting (*) | C | 1. in uitvoering | FR | xxxxx | XXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-CO- 019 | Wireless Communication (*) | De dienst Wireless Communicatio n verleent alle diensten of een deel ervan een wifitoegang tot het klassieke bedrade netwerk. | Wireless Communicati on (*) | C | 0a. te doen | M A B | VBX | XXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-CO- 020 | Impressions (*) | De dienst Afdrukken levert de infrastructuur nodig voor de afdrukactiviteit en. | Afdrukken (*) | C | 1. in uitvoering | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX |
SC-CO- 021 | Office 365 Online | De dienst Office 365 Online verleent toegang tot de verschillende producten van Office 365 Online via het Microsoft- portaal. | Office 365 Online | C | 4. in bedrijf | 26 maart 2018 | M A B | FR | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-MA- 001 | Account Management (*) | De dienst Account Management staat in voor het volledige beheer van de gebruikersacco unts. | Account Management (*) | C | 4. in bedrijf | 5 dec. 17 | M A B | FR/N L | XXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-MA- 002 | Case Management | De dienst Case Management biedt managementop lossingen voor een uniek elektronisch loket dat de burger wegwijs maakt in de verschillende diensten van de administratie. | Case Management | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-MA- 003 | Centrale d'Achat | Deze dienst biedt een organisatie de mogelijkheid om aan te sluiten bij een aankoopcentral e, volgens de overeengekome | Aankoopcentr ale | NC | 0a. te doen | B W I | XXXXXXXX XXXXXXXX |
n modaliteiten. | |||||||||||
SC-MA- 004 | Development - Analyst | De dienst Development - Analyst levert de geschoolde human resources om de analyseopdrach ten te vervullen voor rekening van de gebruikers. | Development - Analyst | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-MA- 005 | Development - Developer | De dienst Development - Developer levert de geschoolde human resources om voor rekening van gebruikers developmentop drachten te vervullen op basis van de analyses die ze verstrekken. | Development - Developer | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-MA- 006 | Facilities Management | De dienst Facilities Management verstrekt tools voor facilities management die innoverend zijn op het vlak van het | Facilities Management | NC | 0b. gedeactive erd |
intelligente beheer van gebouwen en hun uitrustingen. | |||||||||||
SC-MA- 007 | Formations | De dienst Opleidingen organiseert de logistiek nodig voor de organisatie van opleidingen. | Xxxxxxxxxxx | XX | 0x. te doen | M A B | XXXXXXX XXXXXXX | ||||
SC-MA- 008 | Local Support (*) | De dienst Local Support organiseert de technische interventies ter plaatse die nodig zijn om door de gebruiker gemelde incidenten op te lossen. Hij is een aanvulling op de dienst Central Support. | Local Support (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-MA- 009 | Logistic Management | De dienst Logistic Management verstrekt tools voor logistic management die innoverend zijn op het vlak van het intelligente beheer van de logistiek. | Logistic Management | NC | 0b. gedeactive erd |
SC-MA- 010 | Security Analysis | De dienst Security Analysis realiseert de analyses of de veiligheidsaudi ts op een gegeven infrastructuur. | Security Xxxxxxxx | XX | 0x. gedeactive erd | ||||||
SC-MA- 011 | Support Central (*) | De dienst Central Support organiseert de monitoring van de infrastructuren en de technische interventies van op afstand die nodig zijn om door de gebruiker gemelde incidenten op te lossen. Hij is een aanvulling op de dienst Local Support. | Central Support (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-MA- 012 | Workplace Management | De dienst Workplace Management levert werkposten volgens de gebruikersprofi elen. | Workplace Management | NC | 0a. te doen | M A B | XXXXXX XXXXXXXX |
SC-MA- 013 | Gestion d'Équipe | Deze dienst omvat de activiteiten van HR- management in het kader van de terbeschikkings telling van een team- of projectcoördin ator. | Team Management | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-SO- 001 | Apprentissage des Langues (*) | De dienst Taaltools levert applicatieoplos singen voor het leren van talen voor verschillende niveaus. | Taaltools (*) | C | 0a. te doen | M A B | Xxx | XXXXXXX XXXXXXX | |||
SC-SO- 002 | Calcul des Salaires et Traitements (*) | Deze dienst levert applicatieoplos singen voor de berekening van de lonen en salarissen. | Berekening van Xxxxx en Salarissen (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | LRM | ||
SC-SO- 003 | Caméras de Surveillance (*) | De dienst Bewakingscam era's maakt bewaking mogelijk met camera's in een IP-netwerk, evenals de bewaring en de raadpleging van de gemaakte beelden tijdens | Bewakingsca mera's (*) | C | 0a. te doen | M A B | elite | XXXXXXX XXXXXXX |
een bepaalde periode. | |||||||||||
SC-SO- 004 | Collaborative Solutions (*) | De dienst Collaborative Solutions verstrekt applicatieoplos singen van het collaboratieve type, steunend op de dienst Commoditeiten : Collaborative Site. | Collaborative Solutions (*) | C | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-SO- 005 | Contrôle d'Accès (*) | Deze dienst levert een oplossing voor toegangscontro le. | Toegangscont role (*) | C | 1. in uitvoering | B W I | LRM | te doen | XXXXXXX XXXXXXX | ||
SC-SO- 006 | Coordination d'Activités pour la Sécurité Publique (*) | Deze dienst levert een oplossing voor de coördinatie van activiteiten voor de openbare veiligheid. | Coördinatie Openbare Veiligheid (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-SO- 007 | Coordination des Chantiers sur la Voie Publique (*) | Deze dienst verstrekt een oplossing voor de coördinatie van werven op de openbare weg. | Coördinatie van Werven op de Openbare Weg (*) | C | 0b. gedeactive erd | B W I | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-SO- 008 | Délivrance des Documents d'Identité (*) | Deze dienst levert een oplossing voor de afgifte van | Afgifte van Identiteitsdoc umenten (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | benoit |
identiteitsdocu menten. | |||||||||||
SC-SO- 009 | Délivrance des Renseignement s Urbanistiques (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het verstrekken van stedenbouwku ndige inlichtingen. | Verstrekking van Stedenbouwk undige Inlichtingen (*) | C | 1. in uitvoering | B W I | EBR | uitgesteld in afwachtin g van de ontwikkeli ng van CityGIS | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-SO- 010 | E-Guichet (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het online verstrekken van documenten van de dienst Bevolking. | E-Loket (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | benoit | |
SC-SO- 011 | Gestion d'Academies des Arts (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een kunstacademie. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxx ies (*) | C | 0a. te doen | M A B | Xxx | XXXXXXX XXXXXXX | |||
SC-SO- 012 | Gestion d'Espaces Publics Numériques (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een openbare computerruimt e (EPN). | Beheer van Openbare Computerrui mtes (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXXX XXXXXXX | ||||
SC-SO- 013 | Gestion d'Etablissement s de Promotion Sociale (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van instellingen voor sociale | Beheer van Instellingen voor Sociale Promotie (*) | C | 0a. te doen | M A B | Xxx | XXXXXXX XXXXXXX |
promotie. | |||||||||||
SC-SO- 014 | Gestion des Demandes d'Organisation d'Évènements en Lieu Public (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van aanvragen voor de organisatie van evenementen op een openbare plaats. | Beheer van Evenementaa nvragen (*) | C | 0a. te doen | B W I | EBR? | XXXXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-SO- 015 | Gestion des Centres Psycho- Médico-Sociaux (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van psychomedisch e en sociale centra (PMSC). | Beheer van Psycho- Medische- en Sociale Centra (*) | C | 0a. te doen | M A B | project? | XXXXXXX XXXXXXX | |||
SC-SO- 016 | Gestion de la petite Enfance et des milieux d'accueil | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een kinderopvangpl aats. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxx g (*) | C | 4. in bedrijf | 26 maart 2018 | M A B | FR | |||
SC-SO- 017 | Gestion de Dispositifs de Signalisation (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van signaalinrichtin gen. | Beheer van Signaalinricht ingen (*) | C | 0a. te doen | B W I | TDV | - EBR: niets | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-SO- 018 | Gestion de Files d'Attente (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 1/10/2 018 | B W I | DIE Ag | Benoît |
wachtrijen. | |||||||||||
SC-SO- 019 | Gestion de la Population et de l'État-Civil (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de bevolking en de burgerlijke stand. | Beheer van de Bevolking en de Burgerlijke Stand (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | benoit | |
SC-SO- 020 | Gestion de Réunions | De dienst Beheer van Meetings levert applicatieoplos singen voor het beheer van meetings. | Beheer van Meetings (*) | NC | 0b. gedeactive erd | ||||||
SC-SO- 021 | Gestion de Services de Promotion de la Santé à l'École (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een dienst voor gezondheidsbe vordering op school. | Beheer van diensten voor de Gezondheids bevordering op School (*) | C | 0a. te doen | M A B | Xxx | XXXXXXX XXXXXXX | |||
SC-SO- 022 | Gestion de Stages et Espaces (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van stages en ruimtes. | Beheer van Stages en Ruimtes (*) | C | 0a. te doen | M A B | ? | GAEL PIRART | |||
SC-SO- 023 | Gestion des Bibliothèques (*) | De dienst Bibliotheekbeh eer levert applicatieoplos singen voor het interne beheer van bibliotheken | Bibliotheekbe heer (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | PAP |
en/of voor de lezers. | |||||||||||
SC-SO- 024 | Gestion des Bons de Travaux (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de werkorders. | Beheer van Werkorders (*) | C | 4. in bedrijf | 1/10/2 018 | B W I | PJJ | perf | ||
SC-SO- 025 | Gestion des Caisses (*) | Deze dienst levert een oplossing voor de opvolging van de financiële transacties die worden verricht aan de loketten van de dienst Bevolking. | Xxxxxx xxx Xxxxx'x (*) | C | 4. in bedrijf | 20/09/ 2018 | B W I | DIE Ag | Gaël | ||
SC-SO- 026 | Gestion des Casiers Judiciaires (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de strafregisters. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 26- maart- 18 | B W I | FR | DIE | ||
SC-SO- 027 | Gestion des Cimetières (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de begraafplaatse n. | Beheer van Begraafplaats en (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | isabelle | |
SC-SO- 028 | Gestion de Demandes Diverses en Matière de Voirie (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van toelatingsaanvr agen | Beheer van Diverse Toelatingsaan vragen Betreffende de Openbare | C | 2b. te valideren: D&O | B W I | GEP?: xxx xx xxxx 0, | xxxx |
xxxxxxxxxxx de openbare weg. | Weg (*) | ||||||||||
SC-SO- 029 | Gestion des Élections (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de verkiezingen. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 20 sept. 18 | B W I | DIE Ag | Ermando | ||
SC-SO- 030 | Gestion des Espaces Verts | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de groene ruimten. | Beheer van Groene Zones | NC | 0a. te doen | B W I | EBR | vandaag niet gebruikt / binnenkor t nieuwe versie | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-SO- 031 | Gestion des Établissements Scolaires (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een onderwijsinstel ling. | Beheer van Onderwijsinst ellingen (*) | C | 1. in uitvoering | M A B | FR | XXXXXXX XXXXXXX | |||
SC-SO- 032 | Gestion des Étrangers (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de burgers van buitenlandse origine. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 22- august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | isabelle | |
SC-SO- 033 | Gestion des Inscriptions Scolaires (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de inschrijvingen in onderwijsinstel lingen. Hij kan steunen op de | Beheer van Inschrijvinge n in Onderwijsinst ellingen (*) | C | 4. in bedrijf | 26- maart 18 | M A B | FR |
dienst type Commoditeiten : Callcenter. | |||||||||||
SC-SO- 034 | Plateforme de travail collaboratif scolaire (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van klasagenda's. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxx'x (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXXX XXXXXXX | ||||
SC-SO- 035 | Gestion des PLACIERS, AMBULANTS ET HORECA (*) | De dienst Beheer van marktmeesters beheert een klantendataban k, de plaatsen op de markt, de betalingen en de schuldvorderin gen. | Beheer van marktmeester s, marskramers en horeca (*) | C | 2b. te valideren: D&O | B W I | Xxxxxx | ||||
SC-SO- 036 | Gestion des Achats (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de overheidsopdra chten. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 20 nov. 18 | B W I | GEP | xxxxxx x. / titel zou beter zijn (beheer van de aankopen) | ||
SC-SO- 037 | Gestion des Permis d'Urbanisme, de Lotir et d'Environneme nt (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de stedenbouwku ndige, verkavelings- en milieuvergunni ngen. | Beheer van Stedenbouwk undige-, Verkavelings- en Milieuvergun ningen (*) | C | 1. in uitvoering | B W I | EBR | NOVA / CIBG / te bekijken met Xxxxxxx Xxxxxxx | XXXXXXXX XXXXXXXX |
SC-SO- 038 | Gestion des Piscines (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de zwembaden. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxx (*) | X | 0x. te doen | M A B | GAEL PIRART | ||||
SC-SO- 039 | Gestion des Rendez-vous (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de afspraken. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 22- august us 18 | B W I | FR | DIE Ag | isabelle | |
SC-SO- 040 | Gestion des Ressources Humaines (*) | Deze dienst levert applicatieoplos singen voor het beheer van de human resources. | Beheer van Human Resources (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | LRM | ||
SC-SO- 041 | Gestion des Sanctions Administratives (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de administratieve sancties. | Beheer van Administratie ve Sancties (*) | C | 0a. te doen | B W I | GEP | XXXXXXXX XXXXXXXX | |||
SC-SO- 042 | Gestion des Stationnements (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het parkeerbeheer. | Parkeerbehee r (*) | C | 0a. te doen | B W I | DIE Ag | erm - niets? Gewest - mobilefor - sigmax / te verduidelij ken | GAEL PIRART | ||
SC-SO- 043 | Gestion des Taxes et Redevances (*) | Deze dienst levert applicatieoplos singen voor het beheer van belastingen en heffingen. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxx en Heffingen (*) | C | 4. in bedrijf | 26 maart 2018 | M A B | FR |
SC-SO- 044 | Gestion du Pointage (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de werktijd. | Beheer van Werktijd (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | LRM | ||
SC-SO- 045 | Gestion du Ravitaillement des Véhicules (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van het bijtanken van voertuigen. | Beheer van het Bijtanken (*) | C | 0a. te doen | M A B | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||||
SC-SO- 046 | Gestion d'un Parc Automobile (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van een wagenpark. | Beheer van een Wagenpark (*) | C | 2b. te valideren: D&O | B W I | sadin | ||||
SC-SO- 047 | Gestion Financière (*) | Deze dienst levert applicatieoplos singen voor het financieel beheer. | Xxxxxxxxxx Xxxxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | GEP | xxxxxx xxx. | |
SC-SO- 048 | Gestion Immobilière (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van het onroerend goed. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxx Xxxx (*) | C | 4. in bedrijf | 1 okt. 18 | B W I | DIE Ag | Xxxxxx | ||
SC-SO- 049 | Mise à Disposition d'Archives (*) | Deze dienst levert een oplossing voor de terbeschikkings telling van archieven, intern en/of extern. | Terbeschikki ngstelling van Archieven (*) | C | 1. in uitvoering | B W I | EBR | EBR: betere naam: Gedigitalis eerde archieven | GAEL PIRART |
SC-SO- 050 | SIG (*) | De dienst GIS (Geografisch Informatiesyste em) levert applicatieoplos singen voor inzameling, opslag, verwerking, analyse, beheer en presentatie van de ruimtelijke en geografische gegevens. | GIS (*) | C | 2b. te valideren: D&O | B W I | EBR | x | XXXXXXXX XXXXXXXX | ||
SC-SO- 051 | Gestion des Assemblées (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van vergaderingen. | Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx n (*) | C | 4. in bedrijf | 26 maart 2018 | B W I | FR | |||
SC-SO- 052 | Gestion des Bulletins (*) | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van schoolrapporte n. | Beheer van Schoolrappor ten (*) | C | 4. in bedrijf | 26 maart 2018 | M A B | FR | |||
SC-SO- 055 | Gestion des Examens Médicaux | Deze dienst levert een oplossing voor het beheer van de medische onderzoeken. | Beheer van Medisch Onderzoeken | C | 4. in bedrijf | 22 august us 18 | B W I | FR | LRM | ||
SC-SO- XXX | Gestion Budgetaire RH | Deze dienst levert een oplossing voor het budgettair beheer van HR. | Budgettair Beheer HR | 1. in uitvoering | B W I | FR | LRM | wachten op code voorzien | XXXXXXX XXXXXXX |
SC-SO- XXY | Beheer van de administratieve en geldelijke loopbanen | LRM | Kan worden opgenome n in de algemene dienst HR. VBX dient er geen afzonderlij ke dienst van te maken. Bij de registratie van de tickets is het echter nuttig om de betrokken 'modules' te kunnen identificer en (loon, GTA/Afwe zigheid, opleiding, enz.). | ||||||||
SC-SO- XXZ | Publicatie van HR-document | LRM | è betreft de communic atiecel. Niet nuttig om er een aparte dienst van te maken. | ||||||||
SC-SO- XYX | beheer van de arbeidsongevall en | LRM | in de toekomsti ge 1840- |
235 studie | |||||||||||
Beheer van de promotie- examens | LRM | in standby | |||||||||
Bijhouden van de pensioendossier s van vóór 1983. | LRM |
Bijlage 3. Service Level Agreement (SLA) Template
Goedkeuring binnen 6 maanden vanaf de ondertekening van de overeenkomst.
Bijlage 4. Operationalisering van de taken van D&O en i-CITY.
1. D&O is verantwoordelijk voor de bepaling van de Smart City-strategie en strategie voor de digitale transformatie van de Stad die ze voorlegt aan het College van burgemeester en schepenen. i-CITY draagt bij tot deze strategiebepaling in haar opdracht inzake advies en monitoring ten aanzien van de Stad.
2. Initiatie van de projecten in het digitale domein en in het kader van het Smart City- beleid
De departementen van de Stad (met uitsluiting van IP Peda) dienen aanvragen voor projecten in bij het PMO (Stad en i-CITY). De aanvragen van de departementen worden geanalyseerd door de ‘business process analists’ van D&O die erop toezien dat deze projecten compatibel zijn met de strategie, de architectuur en de prioriteiten van de Stad. Ze staan ook in voor de transversaliteit van de behoeften. i-CITY wordt tijdens deze initiatiefase geraadpleegd en staat indien nodig in rechtstreeks contact met de aanvragende departementen.
PMO doet vervolgens een voorstel van prioritering van de projecten en behoeften aan de directie van de Stad, die de eventueel noodzakelijke arbitrages doorvoert en dit voorstel valideert. Het comité van de Stad heeft de eindverantwoordelijkheid voor de prioritering van de behoeften en voor de formulering ervan ten aanzien van i-CITY, zoals is voorzien in Artikel 9 van de overeenkomst.
3. Zoektocht naar subsidies in het kader van Smart City en het digitale domein
D&O zoekt proactief externe financiering voor innoverende projecten in het kader van Smart City en in het digitale domein (type Horizon 2020, EFRO enz.). i-CITY draagt bij tot de montage van gesubsidieerde projecten voor de IT-oplossingen.
4. Opvolging van de lopende projecten
D&O is verantwoordelijk voor de opvolging van de transversale en departementale projecten die het mogelijk maken om veranderingen te realiseren voor de Stad.
5. Bestuur van de projecten en programma's
De Stad is betrokken bij het bestuur van de projecten die worden beheerd door i-CITY (ze is bv betrokken bij de eventuele stuurgroepen die werden opgericht). De Stad valideert de deliverables van programma's en projecten op basis van de criteria die werden vastgelegd.
6. Beheer van de informatica-aanvragen en -incidenten
i-CITY is verantwoordelijk voor het beheer van de informatica-aanvragen en incidenten van de departementen. D&O is verantwoordelijk voor de uitwerking van de standaarden.
Om de informatica-aanvragen en bestellingen van de departementen te vergemakkelijken en de kwaliteit van de dienstverlening aan de departementen te verbeteren, is het belangrijk dat:
• een softwarecatalogus wordt opgemaakt en bijgehouden door i-CITY dat erop toeziet dat alle nodige software voor de goede werking van de dienst erin wordt opgenomen;
• Dat een hardwarecatalogus wordt opgemaakt en bijgehouden door i-CITY met prijsaanduiding;
• Dat de standaarden voor hard- en software worden beschreven door D&O en ontwikkeld worden in overleg met de technische experts van i-CITY en met de verschillende departementen van de Stad. i-CITY staat in voor de technologische monitoring en deelt de Stad, in het kader van haar adviesopdracht, de laatste standaarden mee die op de markt van kracht zijn;
• Dat de informatica-aanvragen en incidenten rechtstreeks worden behandeld bij i-CITY. De informaticacorrespondenten sturen de aanvragen en incidenten rechtstreeks naar de Call desk.
i-CITY voorziet tegen eind juni 2020 een portaal voor deze aanvragen van de informaticacorrespondenten. Het antwoord op de aanvragen van de departementen moet overeenstemmen met de geldende standaarden;
• Dat i-CITY aan het Opvolgingscomité van de beheersovereenkomst verslag uitbrengt over de kwaliteit van de dienstverlening en de tevredenheid van de klanten.
7. Coördinatie van het netwerk van informaticacorrespondenten
D&O is verantwoordelijk voor de coördinatie van het netwerk van informaticacorrespondenten. Minstens driemaal per jaar worden er vergaderingen georganiseerd waarop i-CITY wordt uitgenodigd om te communiceren over de nieuwe projecten, nieuwe technologieën, enz.
8. Begrotingsbeheer en beheerscontrole
De directie D&O is verantwoordelijk voor het administratieve beheer van het budget voor informatica en Smart City van de administratie van de Stad (begrotingsprincipes, vastleggingen, betaling van de facturen, begrotingscontrole).
D&O beheert niet de begroting van de Grondregie noch van IP Peda (scholen en bibliotheken), noch van andere klanten van i-City zoals Bravvo. De begroting van IP Peda zal worden beheerd door de IP Admin maar blijft onder de verantwoordelijkheid van het lid van het College van burgemeester en schepenen dat bevoegd is voor Smart City. Bedoeling is om vanaf 2021 te beschikken over verschillende begrotingsartikelen voor IP Peda.