Algemene Voorwaarden Administratie- en Belastingadviesburo Kooistra
Algemene Voorwaarden Administratie- en Belastingadviesburo Kooistra
1. Algemeen
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Opdrachtgever: de partij die de opdracht geeft.
1.2 Opdrachtnemer: Administratie- en Belastingadviesburo Kooistra
1.3 Opdracht c.q. Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht, waarbij Xxxxxxxxxxxxx zich jegens Opdrachtgever verbindt werkzaamheden te verrichten
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle dienstverlening door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever, behoudens voor zover van de inhoud van deze algemene voorwaarden in de opdrachtbevestiging wordt afgeweken.
2.2 De toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden van Opdrachtgever wordt door Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 De overeenkomst wordt gevormd door deze algemene voorwaarden tezamen met de opdrachtbevestiging.
3.2 Indien de Opdracht mondeling is verstrekt, wordt de Opdracht geacht te zijn totstandgekomen onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden op het moment dat Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van de Opdracht is gestart.
3.3 De overeenkomst komt in plaats van, en vervangt, alle eerdere voorstellen, correspondentie of afspraken, schriftelijk dan wel mondeling gedaan.
3.4 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende Opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
4. Medewerking door de Opdrachtgever
4.1 Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor correct en tijdig uitvoeren van de verleende Opdracht, tijdig en in de door Opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld.
4.2 Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat Opdrachtnemer onverwijld wordt geïnformeerd over feiten en omstandigheden die in verband met de correcte uitvoering van de Opdracht van belang kunnen zijn.
4.3 Tenzij uit de aard van de Opdracht anders voortvloeit, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.
4.4 De uit de vertraging in de uitvoering van de Opdracht voort vloeiende extra kosten en extra honoraria, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verzochte gegevens, bescheiden of faciliteiten zijn voor rekening van Opdrachtgever.
5. Uitvoering van de opdracht
5.1 Alle werkzaamheden die door Opdrachtnemer worden verricht, worden uitgevoerd naar zijn beste inzicht en vermogen overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Ten aanzien van de beoogde werkzaamheden is sprake van een inspanningsverbintenis aan de zijde van Opdrachtnemer, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.
5.2 Indien Opdrachtgever derden bij de uitvoering van de Opdracht wenst te betrekken, zal hij daartoe slechts overgaan na daarover met Opdrachtnemer overeenstemming te hebben bereikt, daar het op directe of indirecte wijze betrekken van een derde bij de uitvoering van de Opdracht belangrijke invloed kan hebben op de mogelijkheden van Opdrachtnemer om de Opdracht correct uit te voeren. Het bepaalde in de vorige volzin is van overeenkomstige toepassing op Opdrachtnemer.
6. Geheimhouding
6.1 Tenzij enige wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel haar daartoe verplicht, is Opdrachtnemer/zijn de door Opdrachtnemer ingezette medewerk(st)er(s) verplicht tot geheimhouding tegenover derden ten aanzien van vertrouwelijke informatie die is verkregen van Opdrachtgever. Opdrachtgever kan ter zake ontheffing verlenen.
6.2 Behoudens schriftelijke toestemming van Opdrachtgever is Opdrachtnemer niet gerechtigd de vertrouwelijke informatie die aan haar door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval Opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele- of strafprocedure waarbij deze van belang kan zijn.
6.3 Tenzij sprake is van enige wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel die Opdrachtgever verplicht tot openbaarmaking of daartoe door Opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal Opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al dan niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer, niet aan derden openbaren.
6.4 Opdrachtnemer en Opdrachtgever zullen hun verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hen in te schakelen derden.
7. Intellectuele eigendom
7.1 Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van intellectuele eigendom voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de Opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van intellectuele eigendom heeft of geldend kan maken.
7.2 Het is de opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van Opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking en/of exploitatie is slechts na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer toegestaan. Opdrachtgever heeft het recht de schriftelijke documenten te vermenigvuldigen voor gebruik binnen zijn eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de Opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de Opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.
8. Honorarium
8.1 Indien na totstandkoming van de Overeenkomst, doch voordat de Opdracht geheel is uitgevoerd, tariefbepalende factoren zoals bijvoorbeeld lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is Opdrachtnemer gerechtigd het eerder overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen.
8.2 Het honorarium van Opdrachtnemer is exclusief onkosten van Opdrachtnemer en exclusief declaraties van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden.
8.3 Alle tarieven zijn exclusief omzetbelasting en andere heffingen welke van overheidswege (kunnen) worden opgelegd.
9. Betaling
9.1 Betaling door Opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
9.2 Bij overschrijding van de onder 9.1 genoemde termijn, is Opdrachtgever, na door Opdrachtnemer ten minste éénmaal te zijn aangemaand om binnen een redelijke termijn te betalen, van rechtswege in verzuim. In dat geval is Opdrachtgever, vanaf de datum waarop de verschuldigde som opeisbaar is geworden tot aan het tijdstip van betaling, over het verschuldigde wettelijke rente verschuldigd. Daarnaast komen alle kosten van invordering, nadat Opdrachtgever in verzuim is, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, ten laste van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste 15% van de hoofdsom en rente, onverminderd het recht van Opdrachtnemer de werkelijke buitengerechtelijke kosten die dit bedrag te boven gaan, te vorderen. De gerechtelijke kosten omvatten de volledige door Opdrachtnemer gemaakte kosten, ook indien deze het wettelijke liquidatietarief te boven gaan.
9.3 Ingeval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn Opdrachtgevers voor zover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het volledige factuurbedrag.
10. Reclames
10.1 Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 60 dagen na verzenddatum van de stukken of informatie waarover Opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 60 dagen na de ontdekking van het gebrek, indien Opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan Opdrachtnemer kenbaar te worden gemaakt.
10.2 Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op. Opdrachtgever is in geen geval gerechtigd op grond van een reclame met betrekking tot een bepaalde dienst betaling uit te stellen of te weigeren van andere geleverde diensten van Opdrachtnemer waarop de reclame geen betrekking heeft.
11. Opzegging
11.1 Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen de Overeenkomst te allen tijde (tussentijds) per aangetekend schrijven opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, tenzij de redelijkheid en billijkheid zich tegen beëindiging of beëindiging op een dergelijke termijn verzetten. Partijen dienen in elk geval een opzegtermijn van ten minste één maand in acht te nemen.
11.2 De Overeenkomst mag door ieder der partijen per aangetekend schrijven (tussentijds) worden opgezegd zonder inachtneming van een opzegtermijn in het geval de andere partij niet in staat is om haar schulden te voldoen of indien een curator, bewindvoerder of vereffenaar is benoemd, de andere partij een schuldsanering treft, of om enige andere reden haar activiteiten staakt of indien de andere partij het ontstaan van een van de bovengenoemde omstandigheden bij de ene partij redelijkerwijs aannemelijk acht of indien er een situatie is ontstaan die onmiddellijke beëindiging rechtvaardigt in het belang van de opzeggende partij.
11.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst dient ieder der partijen alle in haar bezit zijnde goederen, zaken en documenten die in eigendom toebehoren aan de ander partij onverwijld aan die andere partij ter hand te stellen.
12. Aansprakelijkheid
12.1 Opdrachtnemer zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van Opdrachtnemer kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien Opdrachtgever aantoont dat zij schade heeft geleden door een fout van Opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is die aansprakelijkheid als volgt begrensd:
a. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, voor zover deze door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt, is beperkt tot het bedrag van de door de verzekeraar gedane uitkering.
b. Indien de verzekeraar in enig geval niet tot uitkering overgaat of schade niet door de verzekering wordt gedekt, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot tweemaal de factuurwaarde van de Opdracht, althans dat gedeelte van de Opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
c. In afwijking van hetgeen hierboven in lid b van dit artikel is bepaald, wordt bij een Opdracht met een langere looptijd dan drie maanden, de aansprakelijkheid verder beperkt tot het over de laatste drie maanden verschuldigde honorariumgedeelte.
12.2 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten die haar is toe te rekenen dan wel is veroorzaakt door opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid van Opdrachtnemer.
12.3 De in lid 1 van dit artikel neergelegde aansprakelijkheidsbeperkingen worden mede bedongen ten behoeve van de door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Opdracht ingeschakelde derden, die hierdoor een rechtsreeks beroep op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen doen.
13. Internetgebruik
13.1 Tijdens de uitvoering van de Opdracht zullen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op verzoek van één van hen door middel van elektronische mail met elkaar kunnen communiceren. Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever erkennen dat aan het gebruik van elektronische mail risico’s kleven zoals – maar niet beperkt tot – vervorming, vertraging en virus.
13.2 Opdrachtgever en Opdrachtnemer stellen hierbij vast jegens elkaar niet aansprakelijk te zullen zijn voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen tengevolge van het gebruik van elektronische mail. Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s. In het geval van twijfel inzake de juistheid van de door Opdrachtgever of Opdrachtnemer ontvangen mail, is de inhoud van de door de verzender verzonden mail bepalend.
14. Beveiliging en privacy
14.1 Opdrachtgever geeft door het aangaan van een overeenkomst toestemming aan Opdrachtnemer om zijn persoonsgegevens te verwerken. Deze persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor Opdrachtnemer en worden niet aan derden verstrekt, tenzij Opdrachtnemer hiertoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is.
14.2 Opdrachtnemer legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.
14.3 Een verwerkersovereenkomst (zie bijlage) maakt onderdeel uit van deze algemene voorwaarden.
15. Toepasselijk recht en forumkeuze
15.1 Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Tenzij andere partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen, worden alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, door de bevoegde rechter beslecht in het arrondissement waaronder de vestigingsplaats van Opdrachtnemer valt
VERWERKERSOVEREENKOMST
Deze verwerkersovereenkomst maakt – evenals de algemene voorwaarden – integraal deel uit van iedere overeenkomst inzake diensten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (Adm.-en Belastingadviesburo Kooistra gevestigd in Franeker met XXX.xx. 01107236)
In het kader van deze verwerkersovereenkomst wordt opdrachtgever verder aangemerkt als
Verantwoordelijke (U)en Adm.- en Belastingadviesburo als Verwerker.
In aanmerking nemende dat:
1. dat Verantwoordelijke de uitvoering van haar wettelijke taken (verwerken van boekhouding in een boekhoudprogramma, verwerken van geautomatiseerde boekhouding tot een boekhoudrapport resp. opstellen van IB/VPB/LB-aangiften) heeft uitbesteed aan Verwerker
2. dat ABK is aan te merken als Verwerker in de zin van de wet AVG en Verantwoordelijke is aan te merken als verantwoordelijke in de zin van de AVG, aangezien eerstgenoemde ten behoeve van laatstgenoemde gegevens verwerkt, zonder aan diens rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en deze Verantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt
3. dat Verwerker op grond van zijn dienstverlening aan Verantwoordelijke, persoonsgegevens verwerkt
4. dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Verantwoordelijke in de zin van die wet verplicht een Verwerkersovereenkomst te sluiten met een Verwerker
5. dat zowel Verantwoordelijke als Verwerker groot belang hechten aan het beschermen van de privacy
6. dat de gegevens die door de Verantwoordelijke aan de Verwerker worden verstrekt privacygevoelig zijn
7. dat de AVG aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat de Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen
8. dat de AVG daarnaast aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1: Opvolgen van opdracht en instructies door Xxxxxxxxx
1. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens slechts in opdracht van de
Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
2. De Verwerker verwerkt gegevens ten behoeve van de Verantwoordelijke, en onder diens verantwoordelijkheid. De Verwerker kan voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden Sub-verwerkers inschakelen. Met het aangaan van deze overeenkomst geeft U toestemming voor het inschakelen van deze Sub-verwerkers.
3. De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel van de verwerking van persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze overeenkomst komt nimmer bij de Verwerker te berusten.
Artikel 2: Ondertekenen overeenkomsten
Overeenkomsten betreffende levering van gegevens door Verantwoordelijke ten behoeve van de uitvoering van haar wettelijke taken worden ondertekend door Verantwoordelijke en Verwerker.
Artikel 3: Geheimhoudingsplicht
Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van deze overeenkomst en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze regeling de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.
Artikel 4: Beveiligingsmaatregelen
De Verwerker neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de aard van de persoonsgegevens die de Verwerker verwerkt. Als Verantwoordelijke de wijze waarop ABK de beveiligingsmaatregelen naleeft wil inspecteren, dan kan een verzoek hiertoe bij ABK gedaan worden. De eventuele kosten van een inspectie komen voor rekening van Verantwoordelijke.
Artikel 5: Verantwoordingsplicht
1. De Verwerker voorziet Verantwoordelijke van de noodzakelijke informatie waardoor hij/zij een oordeel kan vormen over de naleving door de Verwerker van deze overeenkomst.
2. De Verwerker rapporteert, bij wijzigingen, jaarlijks over de opzet en werking van het stelsel van maatregelen en procedures, gericht op de naleving van deze overeenkomst.
Artikel 6: Datalekken
Als er sprake is van een data-lek dan stelt ABK de Verantwoordelijke daarvan op de hoogte binnen een termijn van 48 uur na het ontdekken van het data-lek, of zo snel mogelijk nadat Sub-verwerkers zijn geïnformeerd. Ook meldingen van Sub-verwerkers zendt ABK aan U door. Melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventuele betrokkenen is een verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke. Dit geldt ook voor het bijhouden van een register van Datalekken.
Artikel 7: Aansprakelijkheid
Indien de Verwerker schade veroorzaakt door het niet naleven van de afspraken in deze overeenkomst, de wettelijke regels en voorschriften op het gebied van bescherming van persoonsgegevens of het beveiligingsbeleid, is de Verwerker voor deze schade aansprakelijk. Een eventuele schadevergoeding is beperkt tot maximaal de vergoeding die ABK voor zijn diensten heeft ontvangen van Verantwoordelijke.
ABK is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door U niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van Xxxxxx op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de kosten die ABK in verband met eventuele juridische procedures moet maken maar ook voor eventuele boetes die aan ABK worden opgelegd ten gevolge van Uw handelen.
Artikel 8: (Gedeeltelijke) opzegging, beëindiging overeenkomst
1. Elk van de partijen is gerechtigd de overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van twee weken schriftelijk op te zeggen.
2. Elk van de partijen is gerechtigd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen ingeval van overmacht, waaronder mede wordt begrepen een zodanige wijziging van de wettelijke regels dat een verdere voortzetting van de overeenkomst niet kan worden verlangd.
3. Bij het beëindigen van de verwerkersovereenkomst met onmiddellijke ingang wordt in de brief de reden van beëindiging vermeld.
4. Na het beëindigen van de overeenkomst ontvangt Verantwoordelijke alle Persoonsgegevens terug. Eventuele achtergebleven Persoonsgegevens worden op een zorgvuldige en veilige manier vernietigd, hetzij na een verzoek van U of na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.
Artikel 9: De overeenkomst
1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode dat de Verwerker de wettelijke en overeengekomen taken voor de Verantwoordelijke uitvoert.
2. Deze overeenkomst kan slechts met instemming van beide partijen worden gewijzigd.
3. Zodra de samenwerking is beëindigd, verwijderd Verwerker de persoonsgegevens die hij van de Verantwoordelijke heeft ontvangen uiterlijk binnen 12 maanden, tenzij partijen iets anders overeenkomen.
5. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.