Algemene voorwaarden voor deelname 2020
Algemene voorwaarden voor deelname 2020
Definities
E-bike Challenge: Evenement voor mensen die zich oriënteren op de aanschaf van een elektrische fiets, hierna te noemen EBC.
Organisator: degene die de EBC organiseert, te weten Holcus Buiten BV, gevestigd te Diemen, hierna te noemen de Organisator
Deelnemer(s): bedrijven, instellingen of organisaties die een inschrijfformulier hebben ingeleverd bij de Organisator en wiens aanvraag door de Organisator is gehonoreerd waardoor zij expositieruimte huren gedurende de EBC.
Bezoeker(s): degene(n) die de EBC bezoek(t)en
Eigen stand: stand waarbij de deelnemer zelf voor de standbouw zorgt. Beursstandbouw: Stand met standbouw die door de Organisator wordt geleverd.
1. Deelnemers
Deelnemers kunnen uitsluitend bedrijven, instellingen of organisaties zijn die:
1.1 producent, leverancier, agent of importeur zijn op het gebied van elektrische fietsen, of van toebehoren en accessoires voor elektrische fietsen.
1.2 voorlichting, instructies of publicaties verzorgen op het gebied van of ten behoeve van het gebruik van de producten zoals genoemd onder 1.1.
1.3 aanbieders zijn van specifieke producten en/of activiteiten die naar hun mening thuishoren op de EBC, dit ter beoordeling van de Organisator.
2. Plaats en tijdstip
Het evenement vindt plaats op zaterdag 15 en zondag 16 februari 2020 in Flanders Expo te Gent.
3. Openingstijden
Bezoekers: de EBC is voor bezoekers toegankelijk op beide dagen van 10.00 uur tot 17.00 uur.
Deelnemers: een uur voorafgaand tot een half uur na de openingstijden voor bezoekers, tevens is het beursgebouw toegankelijk tijdens de opbouw- en afbraakperiode.
4. Opbouw- en afbraakperiode
Deelnemers met eigen standbouw kunnen de donderdag vooraf vanaf 12:00 uur beginnen met de opbouw van hun stand. Deelnemers met beursstandbouw kunnen de vrijdag vooraf vanaf 12:00 uur beginnen met de inrichting van hun stand. De opbouw van de stand moet uiterlijk vrijdag om 21:00 uur klaar zijn, tenzij anders is overeengekomen met de Organisator. Na dit tijdstip is de Organisator gerechtigd om op kosten van de exposant ten minste een achterwand te laten plaatsen en tapijt te leggen. De inrichting van de stand kan ook na dit tijdstip worden afgerond. Demontage en afbraak begint zondag om 17:30 uur. Vanaf 19:00 uur mogen auto's de hallen in en kan daadwerkelijk begonnen worden met het afbreken van de stands. De hallen moeten ’s nachts om 24:00 uur leeg worden opgeleverd. Beursstands dienen 19:00 uur leeg en schoon te worden opgeleverd. De afbraak van eigen stands dient uiterlijk om 21:00 uur te zijn begonnen. Na dit tijdstip is de organisator gerechtigd de betreffende stand te demonteren
Demontage en afbraak van alle stands dient te geschieden op deze voorgeschreven tijden. De Organisator publiceert alle informatie op zijn exposantenwebsite.
Indien de stand niet op tijd is afgebroken dan wel in de oorspronkelijke staat is teruggebracht, zijn de hierdoor veroorzaakte kosten voor rekening van de deelnemer.
Gedurende de opbouw en afbraak gelden veiligheidsvoorschriften.
5. Standbouw en inrichting
5.1 Een beursstand is ten minste drie meter diep. Het oppervlak van zowel een eigen stand als een beursstand is minimaal 15 vierkante meter
5.2 De deelnemer dient bij de bouw en inrichting van zijn stand nadrukkelijk de door de Organisator beoogde uitstraling en sfeer van de EBC in acht te nemen, zoals enige vorm van standbouw (een pop-up-tent voldoet) en vloerbedekking. Het gebruik van geluidsinstallaties en andere audiovisuele middelen dient zodanig beperkt te worden, dat andere deelnemers hiervan geen hinder ondervinden bij hun reguliere presentatie op de EBC. Een en ander ter beoordeling van de Organisator.
5.3 De door de deelnemer in de door hem gehuurde stand aan te brengen materialen mag de grenzen van de gehuurde ruimte niet overschrijden. Testfietsen waarop niet gereden wordt dienen te allen tijde in de afgenomen omgeving te staan. De deelnemer dient te allen tijde de aanwijzingen door of vanwege de Organisator op te volgen. Tevens dient de deelnemer zich te houden aan de regels die in het beursgebouw gelden. Deze zijn te vinden op de website van de Organisator. De maximale bouwhoogte is drie meter, mits de ruimte het toelaat. De organisatie kan toestemming verlenen van de bouwhoogte af te wijken. Een schriftelijk verzoek hiertoe dient uiterlijk twee maanden voor aanvang van de EBC ingediend te worden bij de Organisator. Bij te late of geen indiening van verzoek is de schade, in geval van weigering en/of vereiste aanpassing van de standbouw, geheel voor risico van de deelnemers. Op de beursstands zullen door de Organisator letters en/of nummers worden aangebracht ter aanduiding van de plaats. De zichtbare buitenzijde van de stand dient te worden afgewerkt.
5.4 De ontwerpen van de eigen stands moeten in overeenstemming zijn met de door de Organisator beoogde uitstraling en sfeer van de EBC en dienen uiterlijk twee maanden voor aanvang van de EBC ter goedkeuring aan de Organisator te worden voorgelegd. Bouwkundige ontwerpen zullen aan de betreffende afdeling van de lokale overheid worden voorgelegd. Het is niet toegestaan om zelf voorwerpen aan het plafond en/of de kapconstructie te bevestigen.
5.5 De deelnemer is gehouden de door hem gehuurde stand na gebruik, op het tijdstip zoals de Organisator dit zal aangeven, in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem ter beschikking is gesteld. Indien de stand na gebruik niet in de oorspronkelijke staat verkeert en/of hierin zaken of goederen zijn achtergelaten, is de Organisator gerechtigd deze voor rekening en risico van de deelnemer te herstellen en/of te verwijderen.
5.6 De stand dient gedurende de openingstijden van het even steeds volledig ingericht en bemand te zijn.
5.7 De Organisator behoudt zich het recht voor om standruimte naar eigen inzicht toe te kennen aan deelnemers. Aan indelingen (plattegrond) kunnen geen rechten worden ontleend. De Organisator kan op ieder door haar gewenst moment de indeling van de standruimtes wijzigen.
5.8 Het is de deelnemer niet toegestaan op enigerlei wijze te voorzien in de catering van de bezoekers zonder uitdrukkelijke toestemming van de Organisator.
6. Technische voorzieningen
De aanleg van de elektriciteits- en watervoorziening binnen de stand dient via de webwinkel het daartoe bestemde formulier en volgens de vermelde procedure te worden aangevraagd bij de hiervoor, door de Organisator, ingeschakelde firma's. Deze firma's verzorgen ook de aanleg van de aangevraagde elektriciteits- en watervoorzieningen. Het is de deelnemers niet toegestaan zelf de elektriciteits- en watervoorzieningen aan te leggen en/of zelf wijzigingen of uitbreidingen aan te brengen. Deelnemers hebben de plicht om de regels die staan vermeld op de website stipt op te volgen.
7. Betaling
7.1 Betaling van de huurprijs door de deelnemer dient te geschieden binnen 21 dagen na ontvangst van de factuur. Indien de factuurdatum minder dan 21 dagen voor aanvang van de opbouw is, dan ten laatste op de woensdag voorafgaand aan de beursdatum. De factuur wordt toegezonden na ontvangst door de Organisator van het ondertekende inschrijvingsformulier van de deelnemer.
7.2 Indien geen tijdige betaling plaatsvindt, heeft de deelnemer geen recht op deelname aan de EBC. De deelnemer blijft in een dergelijk geval wel verplicht de huurprijs te betalen.
7.3 Later aangevraagde voorzieningen zullen in aanvullende facturen worden verrekend. Deze dienen ook binnen 21 dagen te zijn voldaan.
8. Annuleren
Annuleren door een deelnemer kan uitsluitend schriftelijk door middel van een aangetekende brief aan de Organisator. De datum van het poststempel geldt als annuleringsdatum. Bij annulering zijn de onderstaande annuleringskosten verschuldigd:
• bij annulering uiterlijk vier weken vóór aanvang opbouw (16 januari 2020) en binnen 14 dagen na ontvangst factuur: 50% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
• bij annulering uiterlijk twee weken vóór aanvang opbouw, te weten 30 januari 2020: 75% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
• bij annulering op of na 30 januari 2020: 100% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
In geval van de speciale “re-book” korting zijn de annuleringskosten:
• bij annulering voor de deadline van 1 april 2019: 5% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
• bij annulering na 31 maart 2019, maar voor 1 september 2019: 50% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
• bij annulering na 31 augustus 2019: 100% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
9. Aansprakelijkheid
9.1 Iedere deelnemer is aansprakelijk voor de schade die uit zijn deelname aan de EBC voortvloeit voor derden of de Organisator.
9.2 De Organisator is niet aansprakelijk voor beschadiging of vermissing van goederen tijdens de EBC of de opbouw- en afbraakperiode.
9.3 De Organisator is niet aansprakelijk voor schade die is toegebracht door bezoekers van de EBC.
9.4 De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of letsel ten gevolge van een gebrek in de constructie van een stand of daarin aangebrachte installatie.
10. Verzekering
De deelnemer dient gedurende de EBC en de opbouw- en afbraakperiode te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
11. Verkoop
Het is uitsluitend toegestaan om binnen de grenzen van de gehuurde stand producten, diensten of promotiemateriaal aan de bezoekers aan te bieden. Tenzij speciaal toegestaan, is tijdens de EBC verkoop van enig artikel door de deelnemer aan een bezoeker, ongeacht diens hoedanigheid, tegen gelijktijdige of nagenoeg gelijktijdige afgifte van het verkochte goed, verboden. Bij overschrijding van bovenstaande is het de Organisator toegestaan aanwijzingen te geven die de deelnemer gehouden is op te volgen.