TANS Automatiseringsoplossingen voor transport en logistiek

<.. image(Afbeelding met tekst, boom, weg, scène Automatisch gegenereerde beschrijving) removed ..>

Transport en Automotive Network Systems X.X.

Xxxx 0X, Xxxxxxxxx xxx.xxxx.xxx

TANS Automatiseringsoplossingen voor transport en logistiek

Efficiencyverbetering, kwaliteitsverbetering en inspelen op de informatiebehoefte van klanten, partners en medewerkers, zijn de voornaamste voordelen van het werken met onze producten en diensten. TANS levert sinds 1985 aan honderden bedrijven in Europa haar back-officetoepassingen in nagenoeg alle deelmarkten van transport en logistiek.

Visie

TANS heeft een duidelijk visie voor wat betreft de ontwikkeling en levering van haar producten: TANS bedenkt, ontwikkelt, verkoopt en ondersteunt modulair opgebouwde standaardsoftware, die door zijn flexibiliteit in hoge mate aangepast kan worden aan de wensen van de klant. De voordelen van een standaardproduct ten opzichte van maatwerk zijn duidelijk: Snelle implementaties, lage kosten en gewaarborgde updates tegen een vooraf bekende prijs.

Samenwerking met partners

De wereld van transport en logistiek wordt gekenmerkt door de vele sectoren waarvoor deze branche actief is. Farmacie, Food, Bouw, Automotive zijn voorbeelden van sectoren die allemaal hun eigen regels en gebruiken kennen. Daarnaast zijn er tal van leveranciers die toepassingen of applicaties leveren, waarmee gekoppeld moet worden. Denk maar aan boordcomputers, Apps, financiële pakketten, etc. TANS heeft met meer dan 30 vooraanstaande leveranciers koppelingen en dat aantal groeit nog steeds. Door altijd de samenwerking aan te gaan kunnen klanten van TANS kiezen voor een best of breed oplossing terwijl de kwaliteit bewaakt wordt.

Kennis en ervaring

De medewerkers van TANS hebben jarenlang ervaring in de branche en zijn daarom ook de juiste gesprekspartner voor een advies op maat. Daarnaast werkt TANS samen met kennisinstituten en brancheorganisaties, waardoor zij op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen. Door met klanten en leveranciers regelmatig bijeenkomsten te organiseren is er een platform ontstaan waar kennis ook vanuit de praktijk gedeeld wordt.

Investering

Sinds de oprichting van het bedrijf besteedt TANS 25% van haar bedrijfskosten aan Research en Ontwikkeling. Daardoor weten de klanten zeker dat ze een partner hebben die mee gaat met de tijd en nieuwe ontwikkelingen snel implementeert. Dat maakt een investering in onze producten meer dan rendabel.

Toekomstvisie

TANS staat altijd vooraan bij nieuwe ontwikkelingen. Voorbeelden daarvan zijn de eerste planning tool met CO2 berekening, het eerste TMS dat met euro’s werkte en sinds 2018 de integratie met de digitale vrachtbrief: TransFollow, die door de IRU wordt omarmd.

Product en diensten

TANS heeft een uitgebreid assortiment aan producten en diensten. Zo zijn er een TMS, een WMS, alerting- en schedulingtools en standaardinrichtingen voor business intelligencesystemen. Een aantal producten is leverbaar in meerdere talen. De consultants van TANS implementeren de software, helpen gebruikers met vragen op de helpdesk en geven gebruikerscursussen, eventueel op locatie.

Service en support

De klanten van TANS ervaren meerwaarde door de manier waarop TANS service verleent. Iedere klant heeft een onderhouds- en servicecontract, waardoor gratis updates kunnen worden afgenomen en de helpdesk snel ondersteuning biedt. De gemiddelde afhandeltijd is 20 minuten.

“Wij zijn trots op de leverancierstrouw van onze klanten. Samen met hen hebben wij er voor kunnen zorgen dat zij efficiënt werken en een zekere toekomst in gaan”.

Inhoudsopgave

OPDRACHTENADMINISTRATIE                                     4 GEÏNTEGREERDE ROUTEPLANNER: XSERVER                           6 GRAFISCHE RITPLANNING                                       8 FACTURERING                                            

11

FACTUURMETHODEN                                         13 WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEEM                               15 URENADMINISTRATIE                                        

18

EMBALLAGE                                               20 TANS DELLVERY APP                                         22 ALERTING / TALIX                                            24 TALIX PORTAL                                             26 FLEXTOOLS                                              

28

OPDRACHTENADMINISTRATIE

De opdrachtenadministratie vormt het hart van het transport management systeem (tms). Opdrachten kunnen worden geïmporteerd of handmatig worden ingevoerd, er kunnen tarieven aan gekoppeld worden en de zogenaamde “activiteitregels” zijn de basis voor de planning.

MEERDERE NIVEAUS

De opdrachtenadministratie heeft maximaal

3 niveaus. Het zogenaamde Opdrachtkop,

Opdrachtdetail en Werkzaamheid niveau. Bij

de inventarisatie door de adviseur wordt besproken hoeveel niveaus u nodig heeft. Als u bijvoorbeeld wilt gaan plannen dan heeft u naast het kopniveau ook het detailniveau nodig. Als u Warehouse- mutaties wilt doen vanuit TMS dan heeft u alle niveaus nodig. Aan elke opdracht(kop) kunnen één of meerdere activiteiten gekoppeld worden. U kunt zelf bepalen welke activiteiten u wilt gebruiken. Een containervervoerder heeft net als een verhuizer veel meer verschillende activiteiten, dan een bedrijf dat alleen aan kiepautovervoer doet. De consultant bepaalt samen met u, hoe de invoerschermen en activiteiten ingericht worden en welke velden u wilt gebruiken. Naast de standaard velden, kunt u ook gebruik maken van zogenaamde vrije velden, die tijdens de implementatie aangemaakt kunnen worden.

TALIS voldoet aan de nieuwste standaarden zoals OTM5 en eCMR.

Het is ook mogelijk om met de inhoud van velden te rekenen. Bijvoorbeeld pallets omrekenen naar laadmeters, of de eindstand af te trekken van de beginstand, om het aantal kilometers te kunnen berekenen. Het is ook mogelijk om zogenaamde hyperlink velden te definiëren, waarmee gescande documenten, mails, afbeeldingen of WhatsApp berichten gekoppeld kunnen worden.

VERKOOP EN INKOOPTARIEVEN

Aan elke opdracht of opdrachtactiviteit kunt u 1 of meerdere Verkoop T en/of Inkooptarieven I koppelen. Dit kan zijn voor 1 of voor meerdere debiteuren of vervoerders. De tarieven worden, nadat u ze heeft gecontroleerd met de functie “Aanmaken Facturen”, doorgeboekt naar de module “Facturering”, waar ze worden geprint en doorgeboekt naar de financiële administratie. Nadat de facturen zijn aangemaakt, kunt u nog nieuwe tarieven of creditnota’s aan de opdracht toevoegen, zolang de opdracht nog niet naar de historie is geschreven.

FILTEREN IN GRIDS EN RAPPORTEN

De hoeveelheid aan verschillende gegevens maakt het noodzakelijk dat u snel en gemakkelijk een filter kunt toepassen, om alleen die informatie te krijgen die op dat moment noodzakelijk is. TALIS® heeft een uitgebreid systeem waarmee u in rapporten en grids kunt filteren. U kunt velden gemakkelijk in een zogenaamde filterdefinitie slepen en deze toepassen. Als u een filter vaker gebruikt kunt u het onder een eigen naam opslaan. De filtertechnieken geven zeer veel mogelijkheden. Een uitleg door de consultant of een workshop, zijn daarom ook erg nuttig en noodzakelijk om TALIS® optimaal te kunnen gebruiken.

RAPPORTEN EN BONNEN PRINTEN EN MAILEN

Vanuit de Opdrachtenadministratie kunt u eenvoudig rapporten, of bonnen, printen of mailen. Bij bonnen moet u denken aan een Dossierblad, een Laadopdracht voor de charter, of een CMR. Er worden een aantal standaard bonnen meegeleverd, maar uw consultant kan ook specifiek bonnen voor u inrichten. Rapporten zijn meer flexibel van karakter, omdat zij vaak ad-hoc worden gebruikt en geen onderdeel zijn van het standaard proces. Ook voor Rapporten geldt, dat er een aantal standaard meegeleverd worden en dat de consultant of u, ze zelf kunt wijzigen met behulp van FlexReports, een van de optioneel verkrijgbare tools.

VASTE OPDRACHTEN EN KOPIEËREN VAN (HISTORISCHE) OPDRACHTEN

Het komt regelmatig voor dat u voor uw klant dezelfde opdrachten heeft. Als de klant de opdrachten niet elektronisch aanlevert, moet u ze steeds opnieuw invoeren. De meeste gegevens zoals laad- en losplaats en het tarief blijven vaak hetzelfde. Daarom zit er in de “Opdrachtenadministratie” een

zogenaamde kopieerfunctie, waarmee u bestaande opdrachten kunt kopiëren naar een nieuwe opdracht ook als die opdracht al historisch is.

TARIEFMETHODEN EN FACTUURMETHODEN

Deze optie geeft u de mogelijkheid om vooraf per debiteur vast te leggen hoe dat er gefactureerd wordt en welke waardes uit de logistieke regel, als basis dienen voor de factuurregel. Bijvoorbeeld: 10 pallets laden is 10 pallets factureren. Er kan met diverse toeslagen gewerkt worden en tarieven zijn datumafhankelijk.

INFORMATIE OPDRACHTEN

Het programma “informatie opdrachten” is een overzichtsprogramma, waarmee u alle opdrachten en daaraan gerelateerde gegevens kunt filteren, sorteren en exporteren naar Excel. Hierdoor ontstaat een schat aan management informatie.

GEGEVENSUITWISSELING

Het importeren van opdrachten, of het versturen van opdrachten, naar bijvoorbeeld een scanner of boordcomputer, zijn functies die met behulp van de module Gegevensuitwisseling kunnen plaats vinden. Het aantal mogelijkheden is onbeperkt en te veel om hier op te sommen. Voor de mogelijkheden verwijzen wij naar de aparte productbrief “Gegevensuitwisseling”.

VOORCALCULATIE

Met de zogenaamde X-server koppeling kunnen geavanceerde functies gebruikt worden, zoals het vooraf kunnen berekenen van tijd, afstand, tol of CO2. Met de functie “Geocoderen” kunt u adressen voorzien van zogenaamde x en y coördinaten. Deze coördinaten zijn nodig om te kunnen navigeren, maar ook om een route te kunnen berekenen. Als u de module “Ritplanning” gaat gebruiken, dan kunt u alle nog te plannen adressen, op de kaart tonen en er snel een rit van maken.

Er zijn specifieke TALIS inrichtingen ontwikkeld voor: Distributie en Groupage, Expeditie, Fourage, Exceptioneel en Verticaal Transport. Door gebruik van deze basisinrichtingen is de implementatietijd kort en kunt u meeliften op de expertise die uw collega’s hebben. Zij hebben immers de inrichtingen

mede ontwikkeld. De “Opdrachtenadministratie” van TALIS® heeft veel verschillende verschijningsvormen. Geen opdrachtgever is hetzelfde en dus ook de automatisering niet. Het flexibele karakter van TALIS® maakt het mogelijk snel in te spelen op wijzigingen, bijvoorbeeld bij een nieuwe opdrachtgever of een nieuwe activiteitsoort.

Geïntegreerde routeplanner: xServer

Wat is een TMS zonder een routeplanner? TALIS biedt de meest moderne technologie op het gebied van kaartmateriaal. Met de xServers van PTV, kunt u adressen voorzien van zogenaamde X- en Y- coördinaten, ten behoeve van de voorcalculatie, tijd-, afstand-, tol- berekeningen en communicatie met boordcomputers. Zo kunt u snel een offerte maken, of de afstand van de ingekochte rit controleren. Er zijn 3 xServer componenten beschikbaar, met uiteenlopende functionaliteiten.

X-LOCATE EN X-MAP

Met xLocate worden adressen voorzien van zogenaamde geocoördinaten. Deze coördinaten zijn nodig, als de adressen bijvoorbeeld naar een boordcomputer gestuurd worden om te navigeren. Binnen TALIS® kunnen vaste adressen, zoals laad- en losplaatsen individueel of collectief van een geocode worden voorzien. Om xLocate zinvol te kunnen gebruiken is xMap noodzakelijk. Bij het importeren van opdrachten, zal TALIS de reeds aanwezige opdrachten doorzoeken op identieke adressen, die reeds zijn voorzien van coördinaten. Bij aanwezigheid van een dergelijk adres, wordt het adres van de te importeren opdracht, niet opnieuw van coördinaten voorzien maar overgenomen, vanuit een eerdere opdracht. Dit mechanisme werkt alleen indien de importdefinitie is voorzien van Geocodering secties.

Xxxxx ziet u het selectiescherm voor Geocoderen. Hier kunt u dan het adres selecteren, of eerst op de kaart raadplegen, door op het wereldbolletje te klikken. Het is ook mogelijk om op de kaart een andere plaats aan te klikken, bijvoorbeeld de achterkant van een gebouw, waar gelost moet worden. Dit adres wordt dan desgewenst overgenomen in TALIS.

XMAP

xMap bevat het kaartmateriaal. TALIS® gebruikt de TLN-kaart van PTV. Deze kaart omvat alle adressen binnen Europa op postcode, straatnaam en huisnummerniveau en alle straten en wegen in Europa, op postcodeniveau. xMap wordt toegepast bij Laad-Losplaatsen, in de Opdrachtenadministratie en in de Grafische Plannings-module. xLocate en xMap worden altijd samen geleverd. De postcode is beperkt tot 4 posities. Rechtstreeks Geocoderen vanuit de opdracht is mogelijk door op een button de klikken. U hoeft dus niet eerst alle adressen te Geocoderen, als u opdrachten aan het invoeren bent. Daarvoor heeft u vaak niet voldoende tijd.

XROUTE

Met xRoute is het mogelijk om afstand, tijdsduur, tol en CO2 te berekenen. Dit kan in de Opdrachtenadministratie als u 2 adressen heeft, of in de Rittenadministratie waar u ritten met meer dan 2 adressen kunt laten berekenen. Als u een route heeft berekend, kan die op de kaart getoond of geprint worden.

CO2 PROOF

Met TALIS® kunt u op opdrachtniveau, of op ritniveau de CO2 uitstoot vooraf berekenen. Het is een kwestie van tijd, voor dat u wettelijk verplicht bent de CO2 uitstoot in kaart te brengen en uw klant daarover te informeren. Met TALIS® bent u er nu al op voorbereid en kunt u uw opdrachtgever er al aan laten wennen.

XSEQUENCE

Met de optie xSequence wordt de rit voor u geoptimaliseerd en het resultaat teruggezet in de Rit. Bij het berekenen wordt rekening gehouden met de venstertijden bij de laad-losplaats. De vertrektijd van de rit wordt aangepast, zodat u als planner kan zien hoe laat de chauffeur moet vertrekken om zijn eerste adres te halen. Indien u de Cloudversie gebruikt, wordt er eventueel ook rekening gehouden met historische verkeersinformatie.

PRIJSSTRUCTUUR EN MODEL

Het kaartmateriaal en de data draaien in de Cloud of op uw eigen server. Bij de cloudoplossing betaalt u per transactie en heeft u geen omkijken naar updates en installaties. U dient wel te beschikken over een internetverbinding. U kunt de programmatuur en data op uw eigen server installeren. Per gebruiker betaalt u dan een aanschafbedrag en een jaarlijks bedrag voor onderhoud en updates. U dient dan rekening te houden met installatiekosten en goede back-up procedures.

UP TO DATE!

Als u het kaartmateriaal en de data in de Cloud gebruikt, dan bent u verzekerd van actueel kaartmateriaal en tolgegevens. Ook de data voor de Belgische kilometerheffing is beschikbaar. xServer wordt gebruikt in de TALIS Opdrachtenadministratie en de Planningsmodules. In de planning kunt u met behulp van xServer meerdere routes tegelijkertijd doorrekenen en of optimaliseren. Voor prijzen en beschikbaarheid verwijzen wij u naar de recente prijslijst van TANS.

EFFICIENCY

Veel bedrijven gebruiken Google Maps om afstanden te berekenen. De resultaten zijn echter niet geschikt voor gebruik in de transportsector. Daarnaast wordt er door veel planners gebruik gemaakt van de TLN Planner. Het nadeel is dat gegevens dan overgetypt moeten worden. De xServer functies bieden een oplossing voor beide problemen.

GRAFISCHE RITPLANNING

Met de Ritplanningsmodule van TALIS® kunt u op een snelle en eenvoudige manier de opdrachtregels, aan een wagen en/of chauffeur koppelen, d.m.v. het drag and drop principe. Het grafische planbord is flexibel instelbaar van 1 tot 8 dagen. Geavanceerde functies zoals omkoppelen, depotplanning en routeberekening maken het tot een efficiënte en onmisbare tool voor de planning. De planningsmodule is voorbereid op de toekomst. Uw opdrachtgevers willen in de toekomst wellicht graag een CO2-opgave, waar de planners graag file informatie in het planbord willen zien.

SPECIALE UITBREIDING VOOR VERTICAAL-TRANSPORT PLANNERS

Sinds de overname van Promatie door TANS, zijn meerdere wensen bij TANS neergelegd. Een daarvan is de functionaliteits-uitbreiding, waarmee het mogelijk wordt om direct vanuit het planbord een opdracht aan te maken. Sinds kort is deze functionaliteit toegevoegd aan de TALIS Ritplanning. Het mooie van deze functionaliteit is, dat een planner zowel vanuit het planscherm kan werken, als vanuit de opdrachtenadministratie om nieuwe opdrachten in te voeren.

OVERZICHT EN INFORMATIE

De planner wil snel kunnen handelen en ook snel en overzichtelijk informatie kunnen krijgen; In één oogopslag moet hij kunnen zien welke partijen er nog gepland moeten worden en waar de laad- en losplaatsen zijn. Hij kan filteren op bijvoorbeeld land of soort vervoer. Hij kan overzichten op het scherm krijgen van plaatsen waar wagens leeg aan komen en van de capaciteit in een bepaalde rit. Vanuit het planscherm kan de planner opdrachten wijzigen en hij heeft de mogelijkheid een ritbon of een SMS bericht (optie) aan te maken, of de rit naar de boordcomputer te sturen. Als er een rit is samengesteld kan de ritvolgorde gewijzigd worden, zodat de optimale rit ontstaat.

FLEXIBILITEIT

Bij de installatie wordt bepaald welke extra gegevens getoond moeten worden, bijvoorbeeld: de keuringsdatum of het laadvermogen van de wagen. I.c.m. de Urenmodule kan ook het weekgemiddelde van de werkuren getoond worden. M.b.v. de zogenaamde kolomeditor kunt u zelf bepalen welke kolommen u wilt zien. Daarnaast beschikt u over een flexibele filterfunctie waarmee u kunt filteren op alle velden van de database. Het planscherm kan per gebruiker anders ingesteld worden. Het is mogelijk de planning te switchen van materieel naar oplegger of chauffeur. U kunt dus zelf kiezen vanuit welke invalshoek u de planning wilt bekijken.

RITINFOSCHERM

TALIS is standaard uitgerust met informatie-schermen. In een dergelijk overzicht kunt u gemakkelijk sorteren, groeperen en filteren. Het is ook mogelijk om de gegevens te exporteren naar Microsoft Excel.

MEERDERE CHAUFFEURS OP 1 RIT

Soms is het noodzakelijk om meerdere chauffeurs of hulpmiddelen op 1 rit te plannen. Binnen TALIS® kunnen er een oneindig aantal personen, of materieel (hulpmiddelen) aan 1 rit gekoppeld worden.

AFSPRAKEN VASTLEGGEN

U kunt in de Ritplanning afspraken vastleggen voor materieel en personeel. Denkt u hierbij maar aan APK keuringen, of verlof van medewerkers. De afspraken kunnen ook op lijsten geprint worden zodat u een keurig overzicht heeft van alle afspraken.

NACALCULATIE (TERUGKOPPELING)

Nadat de rit is uitgevoerd, kan de nacalculatie starten. De gegevens worden handmatig of via de boordcomputer ingevoerd, waarna de berekening start. De nacalculatie wordt gebruikt voor de verwerking naar de Facturering, de Emballage-administratie, de Brandstofregistratie en/of de Uren van de chauffeurs. Nacalculatie vindt plaats op rit en/of op zendingsniveau. Als u gebruik maakt van de optie Omkoppelen dan kunt u elk deel van het traject nacalculeren. Met behulp van FlexCalc is het mogelijk om berekeningen uit te laten voeren in de ritten. Bijvoorbeeld voor Emballage, de Ritduur of het aantal Kilometers. Nadat de gegevens zijn ingevoerd kunt u de rit afmelden. De rit en alle gegevens zijn altijd weer oproepbaar met de juiste datum. Vanuit de rit kunt u gemakkelijk de gegevens voor de facturatie aanpassen.

RAPPORTEN EN BONNEN

Van alle bestanden kunnen rapporten geprint worden. Standaard worden er meerdere rapporten meegeleverd, zoals een ritoverzicht per dag per chauffeur. Vanuit de planning kunt u ook ritbonnen printen eventueel voorzien van barcodes.

INGEBOUWD KAARTMATERIAAL OP BASIS VAN X-SERVER (OPTIONEEL) VOOR CALCULATIE

Voordat de rit wordt uitgevoerd, is het goed om te weten of die rit iets gaat opleveren. Door de rit te laten berekenen met een routeplanner wordt een berekening gemaakt van de tijd, de afstanden en de maut en wordt de rit eventueel ook getoond op de kaart. Het is ook mogelijk om de route te laten optimaliseren. Door het aantal km’s en uren te vermenigvuldigen met de kostprijs van het materieel en/of personeel, krijgt u een voorcalculatorische kostprijs van de rit.

TALIS RITPLANNING HEEFT TALVAN HANDIGE FUNCTIES:

Omkoppelen en Depotplanning zijn standaard functies van de ritplanning. Daarnaast zijn er diverse uitbreidingen; Koppeling Ritoptimalisatie; Koppeling TransFollow; TALIS Delivery App; Boordcomputer.

FACTURERING

De factureringsmodule kan losstaand worden gebruikt, maar kan ook worden gevuld vanuit de TALIS- modules opdrachten, meldingen, dossiers en WMS. Er zijn diverse opties zoals prijsstaffels en prijsafspraken. Verder is het mogelijk om diverse financiële pakketten te koppelen, inclusief verdeling tot op kostenplaatsniveau. Daarnaast is het mogelijk om met meerdere divisies te werken.

EENVOUDIGE INVOER

De module Facturering kenmerkt zich door zijn gebruiksgemak. U heeft altijd een compleet overzicht van de reeds ingevoerde factuurregels en het totaalbedrag inclusief de btw en de toeslagen. Het grid van de factuurkop kunt u zelf aan uw eigen wensen aanpassen.

TARIEVEN

Al uw regelmatig terugkerende tarieven en omschrijvingen kunt u vastleggen in de Algemene Bestanden en naar wens oproepen in TALIS® Facturering. In de tarieven kunt u naast de prijs ook andere standaardwaarden opnemen zoals factuuromschrijving, grootboekrekening, etc. Als u aan particulieren levert, kunt u ook facturen incl. btw maken.

BOEKEN VAN KM’S EN UREN

Het is mogelijk om per factuurregel een splitsing te maken op grootboek- en kostenplaatsniveau. Daarnaast kunt u per boekingsregel het aantal km’s, de wagen, het aantal uren en de chauffeur ingeven. Op deze manier kunt u management rapportages produceren, zeker als u de gegevens exporteert naar bijvoorbeeld Excel of een andere rapportagetool.

RAPPORTEN

Standaard worden er met de facturering een aantal rapporten meegeleverd, zoals een factuurregister en een omzetoverzicht per debiteur. Daarnaast kan de consultant op uw verzoek rapporten aanpassen.

MEERDERE LAY-OUTS

Het is mogelijk om meerdere lay-outs te gebruiken voor bijvoorbeeld verschillende opdrachtsoorten of verschillende debiteuren. Standaard wordt er één lay-out met het systeem meegeleverd. U kunt ook met meerdere talen werken, afhankelijk van de klant.

FACTUURMETHODEN.

TANS biedt optioneel een uitgebreide methode voor het automatisch toekennen van SLA’s Hiervoor verwijzen wij u naar de uitgebreide folder.

PRIJSAFSPRAKEN

Om de invoer nog verder te vereenvoudigen en de kans op fouten te minimaliseren, kunt u de tarieven koppelen aan de debiteur. Hiermee krijgt u alleen de voor de gekozen debiteur geldende tarieven te zien en de “algemene”, niet debiteur gebonden tarieven.

TARIEVEN EN PRIJSSTAFFELS

Binnen TALIS® kan met zogenaamde Prijsstaffels gewerkt worden. Elke staffel heeft een aantal parameters gemeen zoals voettarief, minimum aantal, minimum- en maximumbedrag. De tariefeenheden kunt u zelf bepalen en vastleggen zoals uren, gewichten, kilometers en colli. Er zijn zes verschillende soorten staffels: het staffeltarief, matrixtarief, dubbel tarief, hoogste of laagste tarief en het getrapte tarief.

TOESLAGEN

Naast de tarieven kent TALIS ook toeslagen. Beiden zijn datumafhankelijk. In combinatie met de module Factuurmethoden kunnen er per opdrachtgever zeer uitgebreide afspraken vastgelegd worden. Dit werkt alleen vanuit de Opdrachtenmodule.

PRIJSWIJZIGINGEN

TALIS® heeft een functie om collectief prijswijzigingen door te voeren. Dit kan met een bepaald bedrag of met een percentage. U kunt bij de functie prijswijzigingen ook aangeven of het nieuwe bedrag afgerond moet worden.

FINANCIЁLE KOPPELING

De koppeling naar een financieel pakket kan op diverse manieren plaatsvinden. Er kan sprake zijn van een zogenaamde batchkoppeling, waarbij gegevens uit TALIS® geëxporteerd worden en in het financiële pakket geïmporteerd worden. Er moeten dan twee handelingen verricht worden. Bij de meeste koppelingen worden ook de debiteuren- en grootboekgegevens meegenomen, zodat de kans op fouten relatief klein is. Als er gebruik gemaakt wordt van een zogenaamde COM-koppeling dan is het exporteren naar een financieel pakket een stuk eenvoudiger. Dit is het geval bij Multivers van Unit4, waar TANS dealer van is. De gegevens worden hierbij rechtstreeks in de database van het financiële pakket geschreven, zonder het financiële pakket eerst op te starten. Als u wilt weten met welke pakketten gekoppeld kan worden, dan is een telefoontje naar TANS voldoende. Er zijn nu al koppelingen met: Afas, Accountview, Exact, Grote Beer, iMuis, King, Multivers en BOB.

OPTIE: IMPORT EXCEL STAFFELS

Vaak worden verkooptarieven in Excel gemaakt om ze vervolgens in TALIS® over te typen. Dit is een omslachtige taak met een grote foutkans. Om deze taak te verlichten heeft TANS een importfunctie ontwikkeld, waarmee u snel en eenvoudig de inhoud van de cellen van een Excel werkblad kunt kopiëren naar de cellen van de Prijsstaffel.

OPTIE: TARIEVEN VANUIT OPDRACHTEN, DOSSIERS OF MELDINGEN

Als u gebruik maakt van de “Opdrachtenadministratie” van TALIS®, dan kunt u in die module tarieven aanmaken en doorboeken naar de facturering. Het factuurnummer wordt teruggeschreven naar de “Opdracht”. Vanuit die koppeling is het ook mogelijk om verzamelfacturen te maken. Er kan vanuit de “Opdracht” een kenmerk zoals opdrachtnummer of referentienummer meegegeven worden, zodat u aan de factuur gemakkelijk kunt zien waar die betrekking op heeft. Binnen de “Opdrachtenadministratie” kunt u ook met complexe Tariefmethoden werken. Bijvoorbeeld tarieven per activiteit of per debiteur, waarbij de aantallen uit de logistieke regel dienen als input voor het aantal in de factuurregel.

FACTUURMETHODEN

Met de Factuurmethoden “FM”, is het mogelijk om vooraf in de instellingen van TALIS vast te leggen waarmee het tariferen en factureren snel en betrouwbaar kan worden afgehandeld. Vooraf ingestelde waarden worden toegepast bij het toevoegen van tarieven in de opdracht, melding of het dossier.

Een klein voorbeeld: Stel dat u voor een bepaalde opdrachtgever alle ritten naar Duitsland wilt afrekenen op basis van km’s, dan kunt u een factuurmethode instellen, die voor de betreffende opdrachtgever altijd het kilometertarief toepast als het losland Duitsland is. Het aantal km’s in de tariefregel kan dan automatisch gevuld worden uit het aantal in de opdracht (voorcalculatie), of uit de ritregel.

De Factuurmethoden (FM) wordt gebruikt binnen de modules Dossiers, Meldingen en Opdrachten (niet

binnen de module Facturering). De werking van FM is voor elke module hetzelfde. U kunt FM vastleggen voor individuele Debiteuren of voor Debiteurgroepen. FM kan gecombineerd gebruikt worden met Toeslagen, Prijsstaffels (Optie), Prijsafspraken Debiteuren (Optie), Tariefmethoden (Optie) en Buitenlandse omschrijvingen.

FM BASIS

Standaard krijgt iedere gebruiker van Opdrachten, Dossiers of Meldingen (DMO) de Basis FM.

• Aan een FM kunnen 1 of meerdere tariefregels gekoppeld worden, door gebruik te maken van Tariefcodes.

• Aan een tariefregel kunnen toeslagregels gekoppeld worden.

• Indien de optie Tariefmethoden is geïnstalleerd, kan bij een Tariefregel een veld uit de opdracht gekozen worden voor vulling Aantal-1 of Aantal- 2. Bijvoorbeeld: het aantal in het Veld

“Gewicht” in de opdracht wordt gekopieerd naar het veld Aantal in de Tariefregel. Dit kan voor maximaal 2 velden, bij gebruik van de optie Staffels.

FM UITGEBREID

De uitgebreide FM, die optioneel verkrijgbaar is, kent meer functionaliteit:

• Er kunnen meerdere FM aangemaakt worden per identieke code. Bijvoorbeeld per Laadland.

• De Tariefkop is muteerbaar; o.a. Verzamelen, Verzamelen per en Voorwaarden.

• Tariefregels; elke Tariefkop en -Regelveld kan handmatig ingevoerd of gevuld worden vanuit een ander veld.

• Tariefcodes is mede daardoor niet verplicht.

• Aan een Tariefregel kunnen Toeslagregels gekoppeld worden. U kunt voorwaarden toekennen aan de Tariefkop, Tariefregels en Toeslagregels. Bijvoorbeeld: Alleen toepassen bij ADR zendingen als er een wagen met kooi-aap wordt gebruikt.

VERZAMELEN PER

Hier kan desgewenst een veld gekozen worden op basis waarvan een extra verzameling dient plaats te vinden.

GEEN STANDAARD TOESLAGEN

Met dit veld kan bij de toepassing van de FM aangegeven worden, dat er geen gebruik gemaakt moet worden van standaard toeslagen. De gedachte hierachter is dat de toeslagen veelal alleen gedefinieerd worden in de Toeslaggroep en Toeslag.

TARIEVEN

Op dit niveau kan de vulling van de Tariefregels gedefinieerd worden. Bij de FM basis licentie is dit beperkt tot de keuze van een tariefcode. Indien tevens de optie Tariefmethoden van toepassing is, kan er ook een afwijkende vulling van het aantal velden opgegeven worden. In het linker panel staan de mogelijke tariefcodes vermeld. Alleen de tariefcodes die aan de Debiteur zijn gekoppeld, Debiteurloos zijn (optie Prijsafspraken) of waarvan de valutacode niet overeenkomt met die van het vorige niveau.

TOESLAGEN

Dit is het niveau waarop Toeslagen toegekend kunnen worden aan de tarieven binnen de FM. Dit niveau is alleen beschikbaar in FM uitgebreid en indien Toeslagregels is aangezet. Zowel de tarieven als ook de toeslagen zijn datumafhankelijk. U kunt dus vóór de nieuwe tariefdatum de nieuwe tarieven en toeslagen in TALIS invoeren.

TOEPASSING FM

Na aanpassing FM moet DMO opnieuw gestart worden alvorens de aanpassingen verwerkt worden.

De FM wordt alleen toegepast indien er nog geen Tariefkop aanwezig is in de DMO, of wanneer er vanuit het Tariefkop niveau een nieuwe Tariefkop wordt aangemaakt. Uit deze beschrijving kunt u opmaken dat het gebruiken van Factuurmethoden veel werk kan besparen en veel fouten kan

voorkomen. Of en in welke mate de optie Factuurmethoden in uw bedrijf toepasbaar is, zal blijken nadat een consultant van TANS samen met u de diverse werkwijzen in uw bedrijf heeft geanalyseerd. Wij raden u dan ook aan vooraf een inventarisatie te laten doen of een proefinstallatie te nemen.

CURSUS FACTUURMETHODEN

Er is een speciale cursus “Factuurmethoden” ontwikkeld, waarin u samen met collega’s de werking en de mogelijkheden kunt ervaren. Deze cursus is ook aan te bevelen voordat u besluit om Factuurmethoden te gaan gebruiken. U kunt dan ervaren wat het voor uw organisatie kan gaan betekenen.

WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEEM

Met het WMS van TALIS® kunt u op een snelle en eenvoudige manier, de mutaties in uw warehouse registreren. Het WMS kan als zelfstandige module gebruikt worden, maar het is ook mogelijk om vanuit het TMS van TALIS® in- en of uitslagmutaties te genereren. Opslag en Facturatie van de activiteiten zijn in een handomdraai te realiseren, evenals het blokkeren van voorraad en verplaatsingen.

OPDRACHTGEVERS

Per opdrachtgever kunt u artikelen en tarieven vastleggen. Per artikel geeft u aan of het betreffende artikel gefactureerd moet worden en zo ja bij welke actie dit moet gebeuren. Bijvoorbeeld wel factureren bij de inslag maar niet bij de uitslag. Een artikel kan aan meerdere opdrachtgevers worden gekoppeld.

ARTIKELEN EN ARTIKELGROEPEN

Een artikel, dat een alfanumeriek nummer heeft van maximaal 20 posities, kan gekoppeld zijn aan een artikelgroep. Naast het artikelnummer, kan bijvoorbeeld ook een EAN nummer of barcode toegekend worden. Per artikel kunnen op 3 niveaus rekeneenheden vastgelegd worden, kunt u bijhouden wat de afmetingen zijn en of het eventueel aan een vaste locatie gekoppeld is. Ook de verpakkingseenheid en de opslageenheid kunnen vastgelegd worden. Aan een artikel kunt u ook een afbeelding koppelen.

EENHEDEN

De werking van het WMS systeem is gebaseerd op eenheden. Bij zowel de boekingen van de voorraad, als ook bij de tarifering kunnen per artikel, per opdrachtgever, 3 eenheden toegepast worden. Bijvoorbeeld: In 1 doos zitten 12 flacons en er staan 8 dozen op 1 pallet. Alle mutaties worden op 3 niveaus bijgehouden, waardoor u nauwkeurig kunt registreren en factureren.

TARIFERING (OPTIE)

Omdat niet iedereen de opslagmutaties wil factureren, is de functie Tarifering optioneel verkrijgbaar. Per opdrachtrelatie kunt u per artikel vastleggen met welke frequentie, tegen welk tarief er gefactureerd moet worden, voor een bepaalde activiteit. Met het programma “Aanmaken facturen” worden per opdrachtgever, per periode, de facturen aangemaakt en doorgesluisd naar de module Facturering van TALIS®. Daar kunt u de facturen controleren, eventueel wijzigen, printen en doorboeken naar een financieel pakket.

LOCATIES

Het locatiesysteem kan geheel flexibel opgezet worden. Per locatie kunt u aangeven, of de locatie uniek is voor een artikelgroep.

OPSLAGSOORTEN

In een aparte tabel kunt u de zogenaamde opslagsoorten vastleggen. In deze soorten wordt vastgelegd of het een inslag, of uitslagmutatie betreft. Soorten opslag zijn bijvoorbeeld inslag, uitslag, locatieverplaatsingen, reserveringen, quarantaine, etc. Een soort is voorbehouden om de beginsaldi vast te leggen.

OPSLAGMUTATIES

In het WMS kunt u handmatig boekingen doen, maar het is ook mogelijk, mutaties met behulp van bijvoorbeeld een barcodesysteem in te lezen. Het boekingsscherm is flexibel in te richten, zodat u zelf bij uw voorraadmutaties bepaalde gegevens kunt vastleggen, zoals bijvoorbeeld een serienummer of batchnummer. Om het handmatig boeken van mutaties snel te laten verlopen, kunt u gebruik maken van een zogenaamd sjabloon. Er zijn verschillende boekingsschermen, onder andere voor de inslag- en uitslagmutaties en voor de overige mutaties zoals, blokkeren/deblokkeren voorraad, locatieverplaatsingen, etc. Bij het boeken van de uitslag kunt u kiezen uit de reeds eerder opgeslagen partijen.

INFORMATIE VOORRAAD OF LOCATIE

Er zijn verschillende mogelijkheden om informatie op te vragen van onder andere de mutaties, de voorraad per artikel per datum, per locatie, per batchnummer, etc. Vanuit de informatie grids kunt u snel en eenvoudig exporteren naar Microsoft Excel.

RAPPORTAGE

Standaard wordt TALIS® WMS geleverd, met een aantal vooraf gedefinieerde lijsten. Voor het printen is het mogelijk om nog diverse filters toe te passen. Ook kunt u zelf voorraadlijsten definiëren met de zogenaamde FlexReports, deze optie is een onderdeel van de TALIS FlexTools.

OPTIES

• Data-invoer met behulp van een scanner via TALIS® Mobile

• Gegevensuitwisseling met opdrachtgevers

• Douane entrepot functie voor AEO gecertificeerde bedrijven

KENMERKEN

• Diverse boekingsschermen, per gebruiker, per mutatiesoort of per opdrachtgever

• Koppeling met TALIS TMS

• Tarifering op basis van diverse opslagmethoden, per opdrachtgever

• Uitslag volgens FEFO, FIFO en LIFO

• Flexibel locatiesysteem en boekingsscherm, met sjabloon functie

WMS

De module WMS is ontwikkeld voor transportondernemers die aan hun klanten beperkte WMS functies willen bieden. Het WMS is vriendelijk geprijsd en biedt een aantal basisfuncties die voor de meeste opdrachtgevers in het MKB ruimschoots voldoende zijn. Met name door gebruik te maken van scanners kan het inslag- en uitslagproces snel en betrouwbaar plaats vinden. TANS heeft ook mooie oplossingen voor signaleringen van bijvoorbeeld de minimumvoorraad of bereikte expiratiedatums.

URENADMINISTRATIE

Met de TALIS® urenadministratie kunt u op een snelle en eenvoudige manier de uren van rijdend, technisch, of administratief personeel invoeren en volgens de cao van tln laten berekenen. ook het bijhouden van verlofsaldi, tvt en onkosten is mogelijk in deze module. u kunt per maand, of per week werken, of per week met overuren per 4 weken.

IMPORT UIT DE RIT, BOORDCOMPUTER OF DIGITACH

Naast het handmatig invoeren van gegevens, kunt u ook gegevens van de Digitale Tachograaf importeren. Na het importeren kunt u nog wijzigingen aanbrengen. Nadat een periode is afgesloten is het mogelijk met een zogenaamde ODBC koppeling, gegevens uit TALIS® te halen en aan te bieden aan een salarispakket. De meeste salarispakketten beschikken over flexibele importmogelijkheden.

COLLECTIEVE ARBEIDSOVEREENKOMST

TANS levert de standaard CAO mee, maar u kunt zelf altijd van deze CAO afwijken. Indien er grote wijzigingen komen, zal TANS u van een update voorzien. Kleinere wijzigingen, zoals bijvoorbeeld de hoogte van de dagvergoeding, kunt u zelf aanpassen. Naast de standaard uursoorten A t/m H, kunt u zelf ook uursoorten toevoegen, bijvoorbeeld voor de registratie van uren van technisch of administratief personeel. Als er een nieuwe CAO komt, dan zorgt TANS uiteraard voor de update.

RAPPORTEN

Van alle bestanden kunnen rapporten geprint worden. Standaard worden er meerdere rapporten meegeleverd, zoals een mutatieoverzicht, een loonlijst en een verlofkaart. Uw consultant kan rapportages aanpassen of nieuwe rapporten maken.

INFORMATIE UREN

Nadat de uren zijn ingeboekt kan er na de periodeberekening, informatie opgevraagd worden. TALIS® totaliseert per jaar, maand, week en dag. U kunt op elk moment inzoomen op alle mutaties.

OVERZICHT GEMIDDELDE WEEKTOTALEN

Conform de nieuwe 48 urige werkweek, moet een transportbedrijf een opgave kunnen verstrekken van het gemiddeld aantal gewerkte uren, over een referentieperiode van 26 weken. Vanaf versie 6.02 is dit mogelijk in TALIS®. Er is een informatieprogramma, waarmee de gegevens op het scherm getoond kunnen worden en een overzichtprogramma, waarmee de gegevens geprint kunnen worden. Het weekgemiddelde kan ook getoond worden bij de chauffeur, in de module Grafische Planning.

ONDERDEEL VAN EEN TMS

De Urenmodule is een onderdeel van het TMS maar kan ook als losstaande module gebruikt worden. Het is in sommige situaties mogelijk, om de uren die u in de Rit boekt over te nemen in de Urenmodule. Hierdoor voorkomt u dubbele invoer. In combinatie met de Rittenadministratie kunt u ook een zogenaamd “patronaal attest” maken.

FLEXIBILITEIT

TANS levert een standaard versie van de Urenadministratie, maar door het flexibele karakter van TALIS® kunt u in overleg met de

supportafdeling van TANS, ook een andere opmaak gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld codes aanmaken voor bepaalde projecten of opdrachtgevers, teneinde te kunnen beoordelen hoeveel tijd er in een bepaald project of klant gaat zitten. Naast de standaard uursoorten zoals, rijden, rusten wachten, etc. kunt u ook zelf uursoorten aanmaken.

INSTELLINGEN

Er zijn diverse instellingen mogelijk. Bijvoorbeeld het aantal uren voor het weekgemiddelde en wachtdagen die meetellen in de basis. U kunt aangeven of de week voor u op zondag, of maandag begint en er is een handige kopieerfunctie voor regelmatig terugkerende boekingsregels.

DE URENMODULE

Met de Urenmodule van TALIS® heeft u een krachtige tool, om de urenboekingen en CAO-berekeningen te doen. De invoer is eenvoudig en er zijn mogelijkheden om gegevens te importeren, uit bijvoorbeeld een boordcomputer en te exporteren naar een salarispakket. Door het flexibele karakter, kan het voor veel doeleinden gebruikt worden en extra management informatie verstrekken.

EMBALLAGE

Met de emballage-module beschikt u over een krachtige tool om de mutaties in de emballage te registreren, saldo’s te berekenen en overzichten hiervan te genereren.

HANDMATIGE OF DIGITALE INVOER

U kunt de mutaties handmatig invoeren, maar het is ook mogelijk om ze te laten importeren uit bijvoorbeeld een boordcomputer of een gescande vrachtbrief. Per mutatie kunt u standaard de relatie, de laadplaats, losplaats, kenteken, chauffeur en emballagesoort invoeren. Als u andere gegevens wilt vastleggen, is dit mogelijk nadat de consultant extra velden op uw scherm heeft toegevoegd.

Het invoerscherm kan aangepast worden aan uw specifieke wensen. Welke velden verplicht zijn kan ook door de consultant vastgelegd worden. Als u gegevens invoert met een repeterend karakter, dan kunt u gebruik maken van de zogenaamde sjabloonfunctie. Er komen bijvoorbeeld meerdere ritten met pallets van een klant binnen. U kunt dan de klantnaam en datum invoeren en het sjabloon activeren, waarna u van alle mutaties alleen maar het aantal en kenteken hoeft in te vullen.

INFORMATIE EMBALLAGE

Er is een aparte informatiefunctie beschikbaar, waarmee u op allerlei mogelijke manieren informatie kunt opvragen. U kunt gebruik maken van filters om maar een deel van de mutaties te zien, zoals een bepaalde maand, klant of emballagesoort. U kunt op elke kolom sorteren en het is mogelijk om snel kolommen aan en uit te schakelen. Met de groepeerfunctie kunt u mutaties per groep bij elkaar zetten en subtotalen laten berekenen. Nadat u de informatie op de juiste manier gegroepeerd heeft, kunt u het resultaat exporteren naar Excel, of als html of txt file.

OPTIE: IMPORT MUTATIES

Met de optie “Import mutaties” kunt u de mutaties automatisch laten invoeren. Er zijn importmogelijkheden vanuit boordcomputers, of vanuit gescande documenten. Met deze functie bespaart u veel tijd en is de kwaliteit van de data van een hoog niveau.

EMBALLAGEBONNEN

Soms is het nodig om bonnen te printen van Emballagemutaties. Met deze optie kunt u een bon printen die door de supportmedewerker van TANS voor u is ingericht.

De Emballagemodule is ook geschikt voor verladers, handelsondernemingen of verhuurbedrijven. Doordat de consultants van TANS snel en eenvoudig aanpassingen kunnen doen, kan de Emballagemodule geschikt gemaakt worden voor veel verschillende bedrijven.

TANS DELlVERY APP

De TANS Delivery app is een toepassing voor bezorgers van goederen, maar ook voor installateurs of monteurs. De functionaliteit is gericht op leveringen van goederen en dienstverlening aan consumenten en bedrijven. De app is geschikt voor Android-smartphones en robuuste Windows- en Android- tablets.

Lage aanschafkosten en een vast bedrag per dag waarop de app gebruikt wordt, maken deze oplossing betaalbaar.

De Delivery App wordt geïnstalleerd op een Android device, bijvoorbeeld een Smartphone of Tablet. Afhankelijk van de mogelijkheden en de instellingen van het apparaat, zijn bepaalde functies beschikbaar. Denk hierbij aan het maken van foto’s, scannen van barcodes of het opslaan van de GPS-positie. De consultant van TANS bepaalt samen met u het zogenaamde vragenpad, de gegevens die vanuit TALIS TMS of IMPACT naar de App verstuurd worden en terug komen in TALIS of IMPACT.

Elke gebruiker heeft een eigen loginnaam en code. Deze komt overeen met de code in het Personeelbestand van TALIS of IMPACT. Aan de hand van deze code wordt in TALIS of IMPACT bepaald naar welke chauffeur de opdracht verstuurd wordt.

Na het invoeren van de opdracht of het maken van een planning in TALIS of IMPACT, worden de gegevens (eventueel automatisch) naar de App gestuurd. Nadat de chauffeur zich heeft aangemeld, ziet hij de ritten, de stops en de eventuele opdrachten die hij dient uit te voeren. Vanuit de App kan de klant gebeld worden als er bijvoorbeeld een vertraging is. De App kan niet alleen gebruikt worden voor het registreren van goederen, maar ook voor andere logistieke of technische werkzaamheden, zoals het repareren van een apparaat of het installeren van een wasmachine.

Bij het ophalen of afleveren van goederen of het uitvoeren van diensten kan de ontvanger een handtekening plaatsen. Deze handtekening is niet juridisch geldig voor het beroepsgoederenvervoer volgens de CMR condities. Ook de verzekering van goederen wordt hierbij niet geregeld, er is immers geen CMR opgemaakt. Naast het zetten van een handtekening kan de chauffeur een foto maken en eventueel een Pin betaling laten doen vanuit de App. De planner kan met behulp van de Insight monitor zien waar de gebruiker van de App zich bevindt.

Bij het aftekenen kan de klant met een smiley aangeven of hij tevreden is. Deze informatie kunt u dan weer gebruiken voor informatie aan uw opdrachtgever.

Mocht er toch iets fout gaan, dan kan er een foto gemaakt worden. Afhankelijk van het apparaat kunnen er meerdere functies gebruikt worden, zoals barcodescanning.

Als uw opdrachtgever realtime informatie wil hebben, dan kan hij beschikken over een rittenmonitor met daarin informatie over de rit en of de status.

De App biedt ook de mogelijkheid om uren te registeren, eventueel gekoppeld aan een opdracht. Extra activiteiten die niet gekoppeld zijn aan een opdracht of rit, Bijvoorbeeld de wagen schoonmaken of een bezoek aan de garage.

De App verzamelt geen informatie uit de Canbus of de tachograaf en daardoor is deze toepassing niet te vergelijken met een boordcomputer. Het is wel mogelijk om op de App werkuren te registreren en in de rit de opdracht of de Urenmodule van TALIS te importeren.

Het gebruik van de TANS Delivery App is relatief goedkoop. U heeft een Smartphone(Android) of Tablet met een Simkaart nodig. Verder betaalt u per aansluiting een eenmalig bedrag en een bedrag voor elke dag dat de App in gebruik is. Afhankelijk van de complexiteit en omvang van het vragenpad, worden er eenmalige inrichtingskosten in rekening gebracht.

ALERTING / TALIX

In een complexe omgeving als de logistiek moet u bij de uitvoering veel verschillende dingen in de gaten houden en controleren. TALIX® staat voor TALIS® extra. TALIX® is een zogenaamde Taskmanager, een softwaretoepassing die op de achtergrond actief is en vooraf ingestelde taken volledig automatisch kan uitvoeren, zonder tussenkomst van de mens. Bijvoorbeeld een mailtje sturen naar de opdrachtgever als de zending gelost is, signaleren bij wachttijd- of venstertijd overschrijdingen.

TAKEN EN ACTIES

Voordat u een taak kunt laten uitvoeren moet u hem eerst goed definiëren. Aan de hand van een taakdefinitie, wordt een taak in verschillende achtereenvolgende stappen uitgevoerd. Het is mogelijk om meerdere taken in TALIX® onder te brengen. De verschillende stappen van elke taak worden in TALIX® vastgelegd door uw consultant. Onderstaand een voorbeeld van een taak die uit verschillende stappen bestaat: “Stuur een mailtje als de wagen vertrokken is”

1. TALIX® kijkt om de 10 seconden in de database van TALIS® of de status van de rit op rijden of vertrokken staat. Als het antwoord “Ja” is dan volgt de volgende stap.

2. Haal gegevens uit de database van TALIS®. In TALIX® kunnen we vastleggen dat bijvoorbeeld het ritnummer, het kenteken van de oplegger, de naam van de chauffeur, de verwachte aankomsttijd en het e-mailadres van de opdrachtgever uit de database opgehaald moet worden.

3. Zet de informatie in een PDF formulier.

4. Stuur het PDF formulier naar het e-mailadres van de opdrachtgever.

5. Sla het e-mailbericht op.

Dit is een eenvoudig voorbeeld van een taak met de 5 bijbehorende stappen. Als u eenmaal ontdekt heeft wat TALIX® allemaal voor u doet dan zult u al snel zelf nieuwe ideeën krijgen, om XXXXX® ook voor andere taken in te zetten. Op deze manier kunt u met relatief lage kosten een enorme efficiencyslag maken in uw bedrijf.

VOOR GROOT EN KLEIN

TALIX® is er voor zowel grote als ook voor kleine bedrijven. Of u honderden medewerkers heeft of slechts enkele, het maakt voor TALIX® niet uit. Het automatiseren van taken is voor elk bedrijf voordelig en nuttig.

SOORTEN TAKEN EN ACTIES

Events Bepalen wanneer een taak uitgevoerd moet worden. (Scheduler en SMTP event zoals een inkomend e-mail bericht).

Input Inputtools verzamelen de gegevens die bewerkt moeten worden. (Database Query)

Format Formattools bieden de mogelijkheid om de verzamelde gegevens op te maken. (Format als Text, CSV, XML, XXX, HTML; Crystal Reports (optioneel); MS Word merge).

Output Outputtools zijn er om gegevens te verspreiden. (Send e-mail - SMTP; Print - Save as file - FTP; File Transfer Protocol; Send fax; Send SMS (e-mail).

Execute Deze tools zijn er om externe programma’s of procedures aan te roepen. (Call COM object; Run program (hiermee kunt u een extern programma opstarten: *.exe of *.bat)

Algemeen Dit zijn algemene tools die niet bij een van de bovenstaande behoren. (Data filter; Decision Box; Text Parser)

INSTALLATIE EN INRICHTING

De installatie en inrichting van TALIX® is voorbehouden aan de consultants van TANS. Enerzijds omdat er SQL kennis vereist is en anderzijds omdat het maken van dit soort taken, een impact heeft op de procedures binnen het bedrijf. U heeft geen aparte hardware nodig om TALIX® te kunnen laten werken. Op uw server moet MS Server (expres) geïnstalleerd worden.

KOSTEN EN OPBRENGSTEN

TALIX® kost per tien taken € 1.500,00 en per jaar € 400,00. Als 1 persoon dagelijks één taak moet doen die 5 minuten duurt, dan heeft u de kosten er al na 1 jaar uit. Als 2 personen dagelijks 2 taken moeten doen dan heeft u de investering er al na 3 maanden uit. Naast dit voordeel is er nog een ander groot voordeel: U maakt minder fouten dan bij een handmatige taak. Een derde voordeel is de consistente opmaak. Uw rapporten en berichten zien er altijd hetzelfde uit, als u gebruik maakt van TALIX®.

TASKMANAGER

TALIX® is, zoals gezegd, een taakmanager die tal van taken voor u automatisch kan uitvoeren. De terugverdientijd is kort en u kunt uw processen beter beheren. Met TALIX® kunt u uw efficiency enorm verbeteren door de foutkans te verkleinen en door tijd te besparen.

TALIX Portal

Met de komst van het internet zijn we in staat om op een snelle en eenvoudige manier, informatie met elkaar te delen. Vaak gebeurt dit via een e-mail bericht, of door het bezoeken van een specifieke website. Maar hoe kunnen we op een veilige

en eenvoudige manier, vertrouwelijke informatie uit TALIS delen met onze relatie of medewerkers? Het gebruik van een Portal vermindert het telefoonverkeer met uw opdrachtgever aanzienlijk.

Met de TALIX Portal beschikt u over een modern en veilig systeem, om informatie op een eenvoudige wijze te delen met al uw relaties en/of uw medewerkers. Door gebruik te maken van de geavanceerde technologie van TALIX Taskcentre, is synchronisatie én integratie met TALIS TMS/WMS eenvoudig op te zetten en te beheren. U bepaalt zelf welke informatie u beschikbaar wilt stellen en hoe u deze informatie wenst te presenteren. Tevens kunt u in de TALIX Portal eigen webformulieren definiëren, zodat u op een eenvoudige manier met uw relaties of medewerkers kunt communiceren. Voorbeelden daarvan zijn:

● Opdrachten / Opdracht statussen bekijken ● Verlof aanvragen door medewerkers

● CMR opvragen of uploaden ● Urenoverzichten bekijken door medewerkers

● Facturen raadplegen of downloaden als PDF ● Vragen (laten) stellen

● Voorraad of emballagesaldi opvragen ● Eigen bedrijfsgegevens opvragen

TOEGANG VANUIT UW EIGEN WEBSITE

Het is mogelijk om op uw eigen website een link te plaatsen naar de Portal, met behulp van uw website beheerder. De klant hoeft dan alleen maar uw website te bezoeken, om van daaruit alle functies te kunnen gebruiken.

NIEUWE PORTAL GEBRUIKERS

Als uw opdrachtgever nieuwe gebruikers heeft kunnen deze via e-mail in de Portal aangemaakt worden. Na het aanmaken van de contactpersoon, in TALIS, wordt er een bevestigingsmail naar de nieuwe gebruiker gestuurd en wordt deze beschikbaar in de Portal.

VOORLICHTING AAN UW RELATIES

Het installeren van een Portal is snel gedaan, maar het succes wordt bepaalt door het gebruik van de Portal door uw klanten. U zult uw klanten moeten informeren over het bestaan van de Portal. Als hij daarvan op de hoogte is zou u bij alle vragen die dan nog telefonisch gesteld worden kunnen verwijzen naar de Portal.

VEILIG EN BETROUWBAAR

Omdat uw klant niet rechtstreeks in de database van TALIS werkt is een Portal een veilige manier van communiceren. U kunt dus met een gerust gevoel uw klant gebruik laten maken van TALIX Portal.

INSTALLATIE EN IMPLEMENTATIE

TALIX Portal werkt samen met TALIX. U heeft dus minimaal TALIX nodig. Daarnaast dient uw server uitgerust te zijn met een MS SQL Server of een MS SQL Server Express. Uw server moet tevens als Internet Server geconfigureerd zijn. Het is van belang dat uw systeembeheerder bovenstaande configuratie heeft ingesteld en dat de consultant van TANS, voldoende rechten heeft om de TALIX Portal te installeren. De snelste en beste manier om tot een goede installatie te komen is om een gezamenlijke afspraak te maken, met de systeembeheerder en de consultant van TANS. Voor installatie van de benodigde softwarecomponenten zijn de consultant en uw systeembeheerder normaal gesproken beiden 1 dag bezig.

AANPASSEN AAN UW HUISSTIJL

TALIX Portal kan aangepast worden aan uw huisstijl en voorzien worden van uw logo.

PRIJZEN EN BESCHIKBAARHEID

Uw verkoopadviseur kan u informeren over de prijzen van TALIX en TALIX Portal. Beide producten zijn standaard leverbaar en kunnen snel geleverd worden.

FlexTools

Tans heeft een aantal hulpprogramma’s ontwikkeld, waarmee de applicatiebeheerder zijn applicatie geschikt kan maken voor de organisatie. in feite vormen de FlexTools een verzameling programmeerhulpjes, die door elke computergebruiker gehanteerd kunnen worden. de opzet en het gebruik zijn zeer eenvoudig, maar tegelijkertijd bent u hiermee in staat om geavanceerde dingen te doen. het aanschaffen van flextools is niet verplicht; als u de fFlexTools niet aanschaft, kunnen de supportmedewerkers het systeem voor u inrichten.

FLEXBASE

FlexBase is een hulpmiddel waarmee u zelf onbeperkt nieuwe velden en tabellen, aan de database kunt toevoegen. U kunt zelf aangeven wat voor type veld het betreft, bijvoorbeeld Numeriek, Alfanumeriek, datumvelden, memovelden, velden met bijvoorbeeld foto’s of gescande vrachtbrieven. Nadat u de velden heeft benoemd, kunt u ze met de module FlexForms op een invoerscherm plaatsen.

GEEN MAATWERK, TOCH..?

Door het gebruik van FlexTools lijkt het alsof u maatwerk heeft. Voor u als gebruiker klopt dat ook wel, maar volgens de echte definitie niet. Als er een nieuwe versie wordt geleverd, worden alle specifieke velden en inrichtingen meegenomen naar de nieuwe versie. Dat geeft een gerust gevoel en vertrouwen in de toekomst.

FLEXUSERS (ZIT BIJ DE APPLICATIE INBEGREPEN)

Met FlexUsers heeft de applicatiebeheerder de mogelijkheid om gebruikers aan te maken, deze rechten te geven en schermen en lijsten aan die gebruikers te koppelen. U kunt op een eenvoudige manier schermen toevoegen en verwijderen. Naast gebruikers zijn er in FlexUsers ook zogenaamde rollen. Een rol is een verzameling rechten voor diverse tabellen. Door gebruik te maken van rollen blijft de rechtentoewijzing binnen de database beheersbaar.

FLEXGRIDS (ZIT BIJ DE APPLICATIE INBEGREPEN)

Met FlexGrids kan de beheerder de grids voor elke gebruiker aanpassen. Alle velden die op een “form” staan kunnen ook in een grid getoond worden. Daarnaast kunnen calculatievelden (systeemvelden) in een grid getoond worden.

FLEXFORMS

Met FlexForms kan de applicatiebeheerder zelf invoerschermen maken. Er is een module FlexForms voor de algemene tabellen en één voor de orderinvoer- en informatieschermen.

Door met de muis een rubriek uit de tabel op een formulier te slepen, kan snel en foutloos een scherm samengesteld worden. Zo kunt u bijvoorbeeld een scherm voor een specifieke klant, of voor een aparte opdrachtsoort maken. Een scherm kan uit één of meerdere pagina’s bestaan. Elk formulier kan in FlexUsers aan één, of meerdere gebruikers of groepen gekoppeld worden. Per veld kunt u een standaardwaarde meegeven.

FLEXREPORTS

De filosofie van TANS gaat uit van de zelfwerkzaamheid van de klant. Dit geldt zeker op het gebied van het maken van rapportages. Op basis van een zeer uitgebreide bestaande Reportingtool, heeft TANS een voor het pakket aangepaste lijstgenerator ontwikkeld. Hiermee kan de applicatiebeheerder zelf zijn lijsten en rapporten definiëren. In de module FlexUsers kunnen de vooraf gedefinieerde lijsten aan de gebruiker beschikbaar gesteld worden. Naast het printen van rapporten kunnen er ook grafieken geprint worden.

FLEXCALC

Met FlexCalc kan de applicatiebeheerder zelf rekenformules maken, die in de diverse forms toegepast worden. In de rekenformule kunnen velden met elkaar rekenen, of met bijvoorbeeld een vaste waarde. Tevens kan aangegeven worden wanneer de berekening toegepast moet worden en aan welke voorwaarden een veld moet voldoen. Het is mogelijk om in de rekenformules met een tussen-resultaat te werken, waardoor u zeer complexe berekeningen kunt uitvoeren. Met FlexTools kan de consultant

van TANS uw specifieke inrichting samenstellen. De FlexTools kunt u ook voor eigen gebruik aanschaffen. Alle FlexTools-modules zijn los te koop en ook verkrijgbaar in een voordelige bundel.

De klanten van TANS (september 2021)

De klanten met een paarse aanduidingen zijn kraanbedrijven.

xxx.xxxx.xxx

31