Voorwaarden abonnement InCoop (Motive Community BV) (versie 2018)
Voorwaarden abonnement InCoop (Motive Community BV) (versie 2018)
1. Algemeen
1.1 Een InCoop abonnement (hierna te noemen: Abonnement) bij Motive Community BV is een bindende overeenkomst tussen de klant (hierna te noemen: Abonnee) en Motive Community BV te Dordrecht.
1.2 Onder abonnement wordt in deze voorwaarden verstaan: het door Motive Community BV vanaf een server van Motive Community BV (of een derde) via internet ter beschikking stellen van de volgende diensten ten behoeve van Abonnees: het dagelijks technisch operationeel houden van InCoop (software ten behoeve van Inkoop), het online beschikbaar stellen van de functionaliteiten van InCoop, de opslag en back up van InCoop en de data van Abonnee, data recovery, het beveiligen van de server waarop InCoop beschikbaar wordt gesteld en het beveiligen van de data van Abonnee, het uitvoeren van onderhoud en beheer op InCoop inclusief het steeds geïnstalleerd houden van de meest recente versie en release van InCoop en alle updates daarvan, een en ander tot de omvang en als in d eze abonnementsvoorwaarden bepaald. In deze voorwaarden worden deze diensten genoemd: InCoop.
1.3 Door ondertekening van het aanmeldingsformulier voor het Abonnement en door het gebruik
van XxXxxx verklaart de Abonnee deze voorwaarden gelezen en begrepen te hebben en zich akkoord te verklaren met de toepasselijkheid en inhoud van deze voorwaarden op het Abonnement.
2. Gebruik van InCoop
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van InCoop van Motive Community BV door Abonnee. Als Xxxxxxx niet akkoord gaat met deze voorwaarden mag Abonnee InCoop niet gebruiken.
2.2 InCoop zijn het (intellectueel) eigendom van Motive Community BV dan wel aan haar gelieerde betrekking tot intellectuele en industriële vermogensrechten zoals auteursrecht. Onder InCoop wordt in deze voorwaarden tevens verstaan de door Motive Community BV beschikbaar gestelde of toegankelijk gemaakte documentatie, databasestructuur, user interface, scherm – lay-out, templates en toebehoren. Abonnee dient InCoop te behandelen als elk ander door intellectueel eigendomsrecht beschermd materiaal. Het ter beschikking stellen van InCoop strekt niet tot overdracht van één of meer van deze rechten.
2.3 Personeelsgegevens van Abonnee die door de Abonnee worden gebruikt ten behoeve van InCoop, zijn het (intellectueel) eigendom van Xxxxxxx. Na beëindiging van het Abonnement (ongeacht de reden) staat deze data ter beschikking van Xxxxxxx en zal Motive Community BV deze data op eerste verzoek (tot maximaal drie maanden na beëindiging Abonnement) aan Xxxxxxx retourneren, zonder een kopie achter te houden. Motive Community BV ziet erop toe dat ook eventuele hulppersonen (zoals de beheerder van het computersysteem waarop de data zijn opgeslagen) van Motive Community BV zich aan deze verplichting houden. Gegevens die door Abonnee geplaatst worden, met als doel inkoopinformatie ter beschikking te stellen aan andere Abonnees van InCoop worden door plaatsing op InCoop eigendom van Motive Community BV. Deze data zal door Motive Community BV niet geretourneerd worden.
2.4 Onverlet overige rechten van Motive Community BV in geval van schending van haar intellectuele eigendomsrechten, eindigt het recht om toegang te krijgen tot InCoop en om die te gebruiken van rechtswege zodra Abonnee handelt in strijd met het Abonnement of een onderdeel daarvan.
2.5 Motive Community BV verleent Abonnee op grond van en gedurende de looptijd van het Abonnement onder verrekening van de daarvoor geldende en daarvoor vooraf door Xxxxxxx betaalde vergoedingen, het niet-exclusieve, niet overdraagbare recht om InCoop, inclusief door Motive Community BV algemeen beschikbaar gestelde nieuwe versies daarvan, te raadplegen en te gebruiken conform de onderhavige voorwaarden, uitsluitend voor eigen gebruik. Onder eigen gebruik wordt in dit verband verstaan gebruik door Geautoriseerde Gebruikers van Abonnee ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering van Abonnee. Het is Abonnee niet toegestaan anderen dan de Geautoriseerde Gebruikers toegang tot InCoop te verlenen, of de rechten uit dit Abonnement geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.
2.6 Ten behoeve van de hiervoor genoemde dienstverlening, krijgen de Geautoriseerde Gebruikers toegang tot de op de server(s) van Motive Community BV, beschikbaar gestelde InCoop.
2.8 Motive Community BV behoudt zich het recht voor om juiste nakoming van deze abonnementsvoorwaarden te (doen) controleren.
2.9 Het is Abonnee niet toegestaan: • InCoop te gebruiken voor andere doeleinden dan in deze voorwaarden is omschreven, dan wel om de onderliggende programmatuur na te bootsen, of op enig wijze verandering in InCoop aan te brengen; • InCoop aan een derde ter beschikking te stellen • InCoop te wijzigen of te hacken of een andere website te wijzigen om te pretenderen dat die web site gerechtigd zou zijn tot InCoop; • tekens en kenmerken van intellectuele
eigendomsrechten te verwijderen van InCoop; • InCoop te gebruiken ter promotie van, doorverwijzing naar, of verstrekking van onrechtmatig verkregen software, voor het begaan van en / of ter aanmoediging van het begaan van strafbare feiten door Xxxxxxx, diens personeel of derden.
3. Duur van het Abonnement en verlenging
3.1 Het Abonnement geldt als aangegaan indien Motive Community BV het volledig en correct ingevuld en rechtsgeldig ondertekend aanmeldingsformulier heeft geaccepteerd, zoals blijkt hetzij 1) uit het verzenden van de factuur voor de door Abonnee opgegeven hoeveelheid personeelsleden en initiële duur, hetzij 2) uit afboeking van het verschuldigde bedrag van de rekening van Xxxxxxx na machtiging daartoe door Abonnee.
3.2 De initiële duur (hierna: “de Initiële Duur”) bedraagt minimaal één vol kalenderjaar. Indien Abonnee in de loop van een kalenderjaar een Abonnement sluit, is de Initiële Duur derhalve gelijk aan de resterende periode van dat kalenderjaar plus het volle kalenderjaar daarna.
3.3 Onverwijld na ontvangst van de door Xxxxxxx verschuldigde vergoeding als bedoeld in artikel 7, stuurt Motive Community BV Abonnee de autorisatiecode waarmee de Geautoriseerde Gebruikers toegang krijgen tot de InCoop en Abonnee gebruik kan maken van de rechten uit het Abonnement.
3.4 Het Abonnement geldt voor de periode als vermeld op het aanmeldingsformulier, met een minimum van de Initiële Duur. Abonnee kan aanspraak maken op de rechten op grond van het Abonnement vanaf de datum waarop Motive Community BV een autorisatiecode aan Abonnee heeft verstrekt.
3.5 Na afloop van de Initiële Duur, wordt het Abonnement telkens voor één jaar en onder dezelfde voorwaarden verlengd, echter met inachtneming van het bepaalde in artikel 7.
3.6 Indien Abonnee het Abonnement wil beëindigen, dient Abonnee dat dan telkens uiterlijk drie
(3) maanden voor afloop van de lopende Abonnementsperiode aan Motive Community BV te bevestigen. Opzegging dient schriftelijk te geschieden aan het postadres van Motive Community BV: Xxxxxxxxxxxxxx 00X – 0000 XX xx Xxxxxxxxx. Tussentijdse opzegging door Abonnee is niet mogelijk; het bepaalde in artikel 7: 408 lid 1 BW wordt uitgesloten.
3.7 Motive Community BV kan het Abonnement met inachtneming van een termijn van drie (3) maanden opzeggen tegen het einde van de Initiële Duur dan wel tegen het einde van een verlengde duur.
4. Het Abonnement
4.1 Gedurende het Abonnement houdt Motive Community BV InCoop voor Abonnee alle dagen 24 uur per dag beschikbaar op de InCoop-server, met dien verstande dat Motive Community BV geen enkele garantie verstrekt met betrekking tot beschikbaarheid. Beschikbaarheid kan onderbroken worden door allerlei voorziene en niet – voorzienbare oorzaken zoals storingen, onderhoud, systeembeheer, beschermingsmaatregelen tegen netwerkaanvallen, installeren van nieuwe releases, van buiten komende oorzaken. Motive Community BV. zal Abonnee indien redelijkerwijs mogelijk vooraf informeren (bij voorziene omstandigheden) over dergelijke activiteiten en zal spoedig als mogelijk de dienstverlening hervatten.
4.2 Motive Community BV zal steeds alle gedurende de duur van het Abonnement door Motive Community BV algemeen uitgegeven tussentijdse versies en updates van InCoop installeren op de InCoop-server.
4.3 Gedurende het Abonnement zal Motive Community BV naar beste kunnen eventuele gebreken in InCoop herstellen. Vermeende gebreken kunnen worden gemeld op de wijze beschreven in artikel 5.
4.4 Gedurende het Abonnement heeft Abonnee toegang tot de helpdesk als hierna in artikel 5 bedoeld.
4.5 Motive Community BV zal dagelijks (in de nachtelijke uren) een back up (doen) maken van de IIS metabase, WWW-data en SQL-data. Eens per week wordt daarnaast een back up naar een andere locatie gestuurd.
4.6 Veiligheid en integriteit van het systeem, de configuratie en applicatie zullen worden beheerd en geverifieerd conform de Motive Community BV-policy.
5. Helpdesk
5.1 Er kunnen twee soorten calls geplaatst worden bij de help desk: de calls voor ondersteuning bij gebruik en de calls om vermeende gebreken te melden.
5.2 Op de online helpdesk xxxxxxx@xxxxxx.xx kan Abonnee te allen tijde vragen plaatsen met betrekking tot (de wijze van) gebruik van de InCoop en met betrekking tot vermeende gebreken. Vragen en meldingen worden in behandeling genomen op werkdagen (uitgezonderd openbare feestdagen) tussen 09.00 tot 17.00 uur.
5.3 Motive Community BV zal zo spoedig mogelijk op de vraag en / of melding reageren. Indien Motive Community BV een call moet overdragen naar een andere partij (bijvoorbeeld een toeleverancier van de Motive Community BV), zal Motive Community BV Abonnee op de hoogte houden van de voortgang en erop toezien dat de toeleverancier de fout zo snel mogelijk oplost.
5.4 Opdat Motive Community BV de hiervoor genoemde support services zo goed mogelijk kan verrichten, dient Abonnee aan de volgende voorwaarden te voldoen: a) de Geautoriseerde Gebruikers moeten voldoende zijn getraind in gebruik van InCoop; de key user heeft de training van Motive Community BV op gebied van InCoop gevolgd, b) alle redelijke aanwijzingen van Motive Community BV met betrekking tot het gebruik van InCoop worden in acht genomen en c) de melding op xxxxxxx@xxxxxx.xx is volledig en correct ingevuld. Voorkeur per Abonnee 2 key-users dit ivm continuïteit gedurende vakanties en ziekteperiode etc.
6. Voorwaarden gebruik InCoop
6.1 De software van Abonnee, waarmee Abonnee gebruik gaat maken van InCoop, dient een verbinding te kunnen maken met de server waarop InCoop beschikbaar worden gesteld.
6.2 Abonnee verklaart de “Acceptable use policy” (AUP) en de privacy verklaring van Motive Community BV gelezen te hebben.. Abonnee zal ervoor zorgdragen dat InCoop niet gebruikt worden op een wijze die in strijd is met de AUP. Indien derden die gebruik maken van InCoop van Abonnee handelen in strijd met de AUP, is Xxxxxxx daarvoor verantwoordelijk.
6.3 Onverlet haar overige rechten, is Motive Community BV te allen tijde gerechtigd de uitvoering van InCoop geheel of gedeeltelijk op te schorten of te staken, waaronder het verwijderen van de data van Abonnee van haar systeem, indien Abonnee handelt in strijd met de AUP of Motive Community BV goede grond heeft te vrezen dat dergelijk handelen aan de orde is. Abonnee zal Motive Community BV vrijwaren tegen en schadeloos stellen voor alle kosten en schaden van Motive Community BV in verband met de schending van de AUP.
6.4 De locatie van de server van Motive Community BV kan veranderen en daarmee ook de gebruikte IP nummers.
7. Prijzen en betalingswijze
7.1 De voor het Abonnement verschuldigde tarieven worden door Motive Community BV periodiek vastgesteld.
7.3 De voor een Abonnementsperiode (initiële dan wel een verlenging) verschuldigde vergoedingen, zijn ineens en bij vooruitbetaling verschuldigd.
7.4 Betaling is verschuldigd binnen 30 dagen na factuurdatum. In geval van niet – tijdige betaling (ongeacht of die veroorzaakt is door oorzaken niet toerekenbaar aan Abonnee), is Xxxxxxx vanaf vervaldatum van de factuur een rente verschuldigd gelijk aan de dan geldende handelsvertragingsrente (artikel 6: 119a BW). Daarnaast is Motive Community BV gerechtigd incassokosten in rekening te brengen van 10% van de hoofdsom, met een minimum van
€250,00.
7.5 Motive Community BV is gerechtigd een jaarlijkse prijsverhoging op de abonnementsprijzen toe te passen op basis van het actuele prijsindexcijfer (CBS Consumentenprijsindex).
7.6 Alle genoemde prijzen en tarieven zijn exclusief BTW De door Xxxxxxx verschuldigde vergoedingen dienen met deze belastingen en heffingen verhoogd te worden. Prijsverhogingen worden minimaal 3 maanden van tevoren gecommuniceerd.
8. Privacy/Wet bescherming persoonsgegevens
8.1 Voor zover een Abonnement verwerking van persoonsgegevens door Motive Community BV met zich meebrengt fungeert Motive Community BV hierbij als bewerker. Door het aangaan van het Abonnement verleent Abonnee aan Motive Community BV opdracht om persoonsgegevens te verwerken. Verwerking van persoonsgegevens die niet onder het Abonnement vallen, zal Motive Community BV alleen uitvoeren in opdracht van Xxxxxxx of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
8.2 In de hoedanigheid van bewerker zal Motive Community BV voldoen aan de op haar rustende wettelijke verplichtingen. Motive Community BV zal zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
8.3 Abonnee staat er jegens Motive Community BV voor in dat alle wettelijke voorschriften betreffende de verwerking van persoonsgegevens, daaronder begrepen de vereisten en voorschriften op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens, strikt worden nageleefd en dat alle voorgeschreven aanmeldingen zijn verkregen.
8.4 Motive Community BV is niet verantwoordelijk en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de verwerkte gegevens.
9. Overige voorwaarden
9.1 De hier genoemde voorwaarden en de daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen worden beheerst door het Nederlands recht. Geschillen voortvloeiende uit, dan wel betrekking hebbende op deze voorwaarden worden voor arbitrage voorgelegd aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) te Rijswijk en behandeld conform het toepasselijke reglement van de SGOA, tenzij partijen mediation overeenkomen in welk geval mediation eveneens bij de SGOA zal plaatsvinden conform het toepasselijke SGOA reglement.
9.2 Motive Community BV verstrekt geen expliciete dan wel impliciete garantie met betrekking tot InCoop, zoals beschikbaarheid, functioneren zonder onderbreking of gebreken of geschiktheid voor bepaalde doeleinden. Motive Community BV staat niet in voor de juistheid en / of de volledigheid van InCoop. Gebruik van InCoop is voor eigen risico van Abonnee.
9.3 Behoudens in geval van opzet of grove schuld aanvaardt Motive Community BV geen aansprakelijkheid voor schade ten gevolge van of verband houdend met het gebruik of niet of niet - volledig kunnen gebruiken van InCoop of met de uitvoering of niet - juiste of niet - tijdige uitvoering van een Abonnement. Onverminderd het voorgaande zal de aansprakelijkheid van Motive Community BV jegens een Abonnee altijd beperkt blijven tot het Abonnementsgeld, betaald voor het jaar waarin de geleden schade zich voordeed.
9.4 Abonnee vrijwaart Motive Community BV tegen claims van derden, waaronder haar personeel, verband houdend met of voortvloeiend uit enig handelen of nalaten van de Abonnee en/of haar medewerkers waaronder vermeende inbreuk op intellectuele eigendomsrechten die berusten bij de Abonnee zoals ten aanzien van de content, wegens schending van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, het niet naleven van de beveiligingsprotocollen en/of de AUP.
9.5 Vernietiging of nietigheid van één der bepalingen van dit Abonnement tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen niet aan.
9.6 Motive Community BV kan van tijd tot tijd de onderhavige voorwaarden aanpassen en deze aangepaste voorwaarden zullen dan van toepassing zijn wanneer een Abonnement wordt verlengd. Indien de Abonnee niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, kan Abonnee het Abonnement opzeggen op de wijze als in artikel 3 beschreven. De steeds geldende voorwaarden staan gepubliceerd op xxx.xxxxxx.xx en zijn door Abonnee te downloaden en te printen.
Acceptable Use Policy Motive Community BV (Versie 2018)
1. Inleiding
Deze acceptable use policy bevat een aantal regels voor het gebruik door Abonnees van de on line diensten van Motive Community BV gevestigd te Dordrecht. De acceptable use policy is ingesteld ter bevordering van beveiliging en controle bij gebruik door de Abonnees van Motive Community BV van de on line diensten. Met het aangaan van de overeenkomst met Motive Community BV voor de on line services, verklaart Xxxxxxx zich akkoord met de acceptable use policy. Indien wordt vastgesteld dat de regels uit de acceptable use policy worden overtreden, kan dit leiden tot tijdelijke stopzetting en/of beëindiging van InCoop door Motive Community BV
2. Netiquette
Op de onderhavige acceptable use policy zijn de regels uit de Netiquette van toepassing. De Netiquette omvat een groot aantal richtlijnen voor het gebruik van internet. Deze hebben tot doel het internet tussen gebruikers goed en geordend te laten verlopen. Deze Netiquette richtlijnen zijn te raadplegen op xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxx/xxx0000.xxxx.
3. Disclaimer
Tenzij specifiek anders is overeengekomen kan Motive Community BV op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor de gegevens (“content”) die door de Abonnees bij het gebruik van InCoop, worden ingevoerd en verwerkt. Motive Community BV behoudt zich het recht voor om de door Abonnees aangeboden content te wijzigen en/of te verwijderen, indien deze in strijd is met de wet, goede zeden, openbare orde, de overeengekomen voorwaarden en/of deze acceptable use policy. Motive Community BV is niet aansprakelijk jegens Abonnees dan wel derden voor enigerlei schade als gevolg van activiteiten in strijd met deze acceptable use policy dan wel de uitvoering van de acceptable use policy.
4. Verplichtingen Abonnee - wachtwoord
• Abonnee zal de identificatiegegevens, adresgegevens en codes met de uiterste zorgvuldigheid bewaren.
• Abonnee is verantwoordelijk voor het geheim houden van zijn identificatiegegevens, adresgegevens en codes.
• Identificatiegegevens, adresgegevens en codes mogen niet met anderen worden gedeeld.
• Abonnee is verantwoordelijk en aansprakelijk voor (de gevolgen van) misbruik door Xxxxxxx en/of haar medewerkers en/of derden van de identificatiegegevens en wachtwoorden van Abonnee.
5. Verboden activiteiten Abonnee - netwerkgebruik
• Abonnee zal de systemen in het netwerk niet verstoren.
• Abonnee zal de netwerkdiensten of netwerkcommunicatie niet verstoren.
• Abonnee zal veiligheidsmaatregelen niet verstoren.
• Abonnee zal andere gebruikers niet hinderen.
• Abonnee zal zichzelf geen toegang verschaffen tot data, die niet voor de Abonnee is bestemd.
6. Verboden activiteiten Abonnee – e-mail
• Abonnee zal geen ongevraagde commerciële en/of bulk e-mail sturen aan internet gebruikers via een netwerkverbinding van Motive Community BV.
• Abonnee zal niet onbevoegd via een netwerkverbinding van Motive Community BV e-mail gebruiken dan wel vervalsen.
• Abonnee zal via een netwerkverbinding van Motive Community BV geen piramides of kettingbrieven produceren dan wel doorsturen.
7. Verboden activiteiten Abonnee - webruimte
• Abonnee zal geen buitensporig gebruik maken van geheugen, sessietijd en diskruimte.
• De hiervoor genoemde verplichtingen en verboden zijn niet limitatief.
Privacy verklaring Motive Community BV (Versie 2018)
Persoonlijke gegevens van gebruikers van on line diensten van Motive Community BV worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. Motive Community BV houdt zich aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
1. Vastleggen en verwerking van gegevens
De door Xxxxxxx verstrekte gegevens komen onder de verantwoordelijkheid van Motive Community BV te vallen. De gegevens van Abonnee worden niet verstrekt aan bedrijven en instellingen buiten Motive Community BV. Motive Community BV gebruikt de gegevens van Abonnee uitsluitend voor de uitvoering van het Abonnement voor InCoop en/of om Abonnee te informeren over andere producten en diensten van Motive Community BV indien Abonnee daarop prijs stelt. Hierbij tracht Motive Community BV rekening te houden met de voorkeuren van Abonnee. Als Abonnee geen prijs stelt op informatie over producten en diensten van Motive Community BV kan Abonnee dit aangeven bij aanmelding voor een InCoop Abonnement, of schriftelijk melden bij Motive Community BV xxxx@xxxxxx.xx.
2. Beveiliging gegevens
Motive Community BV maakt gebruik van uitgebreide veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens.
3. Gebruik van Cookies
Motive Community BV maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies om Abonnees te identificeren en daarmee de toegang tot de site gemakkelijker te maken. Een geregistreerde die geen cookies accepteert van het domein xxx.xxxxxx.xx heeft slechts beperkte toegang tot deze site. Motive Community BV gebruikt de informatie uit de cookies niet op individueel niveau.
4. Links naar websites en cookies van andere partijen
Op de site staan hyperlinks naar andere websites. Motive Community BV is niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van websites waarnaar Motive Community BV verwijst.
5. Wijzigingen
Motive Community BV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacy verklaring. De steeds geldende versie staat op xxx.xxxxxx.xx.
6. Vragen
Vragen over het privacybeleid kunt u richten aan xxxx@xxxxxx.xx.
BIJZONDERE VOORWAARDEN BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS ABONNEMENT INCOOP MOTIVE COMMUNITY BV (VERSIE 2018)
1. Algemeen
1.1 Deze bijzondere voorwaarden bescherming persoonsgegevens behorend bij het abonnement InCoop, label van Motive Community BV (hierna: “Bijzondere Voorwaarden”) zijn een nadere uitwerking van het bepaalde in artikel 8 van de Voorwaarden abonnement InCoop behorend bij Motive Community BV (hierna: ”Voorwaarden”) en maken als zodanig integraal onderdeel uit van de Voorwaarden en daarmee van het tussen Abonnee en Motive Community BV gesloten Abonnement. De bepalingen in de Voorwaarden zijn onverkort van toepassing op deze Bijzondere Voorwaarden; waarbij in geval van tegenstrijdigheid tussen een bepaling in deze Bijzondere Voorwaarden en een bepaling in de Voorwaarden, de bepaling in deze Bijzondere Voorwaarden prevaleert.
1.2 Indien en voor zover de opdracht onder het Abonnement het verwerken van Persoonsgegevens door Bewerker ten behoeve van Verantwoordelijke omvat, is het bepaalde in deze Bijzondere Voorwaarden daarop van toepassing.
1.3 Motive Community BV fungeert voor de verwerkingen in opdracht van opdrachtgever als bewerker (hierna ook aangeduid als “Bewerker” en Abonnee als verantwoordelijke in de zin van de geldende wetgeving ter zake het beschermen van persoonsgegevens (hierna ook aangeduid als “Verantwoordelijke”), aangezien eerstgenoemde ten behoeve van de laatstgenoemde persoonsgegevens verwerkt, zonder aan diens rechtstreeks gezag te zijn
onderworpen en Verantwoordelijke het doel en de middelen van de verwerking vaststelt, met dien verstande dat details van de middelen door Bewerker kunnen worden bepaald gezien diens deskundigheid ter zake.
1.4 In deze Bijzondere Voorwaarden worden de begrippen betrokkene, bewerker, verantwoordelijke, persoonsgegevens en verwerken gehanteerd zoals bedoeld in de zin van de geldende wetgeving ter zake het beschermen van persoonsgegevens, in het bijzonder de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
2. Uitvoering verwerking
2.1 Bewerker zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken in overeenstemming met de op haar als Bewerker rustende verplichtingen uit deze Bijzondere Voorwaarden en de geldende wetgeving ter zake het beschermen van persoonsgegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het juist en volledig aanleveren van Persoonsgegevens. Verantwoordelijke is tevens gehouden verwerkte Persoonsgegevens op juistheid en volledigheid te controleren.
2.3 Verantwoordelijke staat er jegens Bewerker voor in dat de inhoud, het gebruik door of namens Verantwoordelijke en/of de opgedragen verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van betrokkenen alsmede dat de Persoonsgegevens zijn verkregen op een wijze die overeenstemt met de geldende wettelijke voorschriften.
2.4 Bewerker zal haar medewerking verlenen aan Verantwoordelijke om (i) betrokkenen een afschrift van of anderszins inzicht te laten verkrijgen in hun verwerkte Persoonsgegevens (ii)
Persoonsgegevens te verwijderen, te corrigeren of aan te vullen, en/of (iii) aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn. Bewerker heeft het recht de redelijke kosten tegen normale commerciële tarieven die hiermee gemoeid zijn in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
3. Beveiliging Persoonsgegevens & toezicht
3.1 Bewerker zal toepasselijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de door de Verantwoordelijke aangegeven aard van de te verwerken Persoonsgegevens en de opdracht waarin de gegevens worden gebruikt, ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige verwerking, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de Voorwaarden en deze Bijzondere Voorwaarden.
3.2 De Verantwoordelijke zal Bewerker tijdig op de hoogte stellen van de (gewijzigde) risico’s die samenhangen met alsmede de (gewijzigde) risicoklasse behorende bij de door de Bewerker te verwerken Persoonsgegevens.
3.3 Verantwoordelijke zal Bewerker onmiddellijk op de hoogte stellen van een aanwijzing of andere mededeling gegeven door een daartoe bevoegde autoriteit (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens) betreffende de Persoonsgegevens zoals verwerkt door Xxxxxxxx in opdracht van Verantwoordelijke.
3.4 De door of namens de Bewerker te treffen maatregelen zoals bedoeld in artikel 3 zullen bestaan uit: a) het naleven van de in artikel 4 genoemde geheimhoudingsverplichting; b) het installeren en ‘up to date’ houden van een systeem waarmee de toegang tot de Persoonsgegevens wordt beveiligd door middel van een authenticatiemiddel.
Verantwoordelijke zal zorg dragen dat haar medewerkers de ‘best practices’ behorende bij voornoemde authenticatiemiddelen naleven, waaronder in ieder geval zorg dragen het vertrouwelijk behandelen van wachtwoorden; c) het beveiligen van het systeem waarmee de Bewerker de Persoonsgegevens verwerkt door middel van ‘up to date’ virussen, trojans en andere malware detectie software; d) monitoring van toegang tot het systeem; e) het aanwijzen van personen die met de uitvoering van de verwerking zijn belast en geautoriseerd zijn om zichzelf toegang te verlenen op een ‘need to know’ basis; f) het zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is, doch uiterlijk binnen 50 uur na ontdekking aan Verantwoordelijke melden van beveiligingsincident(en) waarvan het redelijke vermoeden bestaat dat het/de incident(en) nadelige gevolgen zal hebben en/of heeft dan wel een aanzienlijke kans daartoe bestaat voor de bescherming van Persoonsgegevens van één of meerdere betrokkenen
(hierna: “Datalek”); g) Bewerker zal zo spoedig mogelijk de maatregelen nemen die
redelijkerwijs van haar kunnen worden verwacht om de nadelige gevolgen van het Datalek in voorkomend geval te herstellen, dan wel zoveel mogelijk te beperken; h) de kennisgeving aan de Verantwoordelijke omvat in ieder geval de aard van de inbreuk en de maatregelen die de Bewerker heeft getroffen of voorstelt te treffen om deze gevolgen te verhelpen, dan wel zoveel mogelijk te beperken; i) Daarnaast zal Bewerker aan Verantwoordelijke waar mogelijk haar medewerking verlenen bij het opstellen van een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van het Datalek voor de verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van de meldplicht van Verantwoordelijke en waar nodig - naar het oordeel van
Verantwoordelijke - aan de betrokkenen; j) bijhouden van documentatie waarin geregistreerd is aan welke derden de Persoonsgegevens verstrekt worden; k) adequate fysieke bescherming van de betreffende ruimtes waarin en de apparatuur waarop de Persoonsgegevens opgeslagen staan (zoals toegangsbeveiliging, temperatuurregeling, maatregelen ter voorkoming en bestrijding van brand en waterschade); l) Partijen kunnen in overeenstemming besluiten tot het treffen van additionele maatregelen (in aanvulling op de maatregelen zoals genoemd in artikel 3.3 a tot en met k); m) periodiek evalueren van de maatregelen.
3.5 Behoudens voorafgaande toestemming van Verantwoordelijke, zal Bewerker de Persoonsgegevens alleen opslaan op een locatie in een land dat een passende beschermingsniveau biedt, hiertoe behoren de landen binnen de Europese Economische Ruimte en de landen waarvan de Europese Commissie heeft bepaald dat deze landen een passende beschermingsniveau bieden. Bewerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek informeren over de plaats(en) van opslag. Bewerker maakt thans gebruik van een datacentrum in Nederland.
3.6 Bewerker stelt de desbetreffende toezichthouder (zoals het College Bescherming Persoonsgegevens/Autoriteit Persoonsgegevens) op diens verzoek – eerst na voorafgaand overleg met Verantwoordelijke - in de gelegenheid tot het uitvoeren van controle op de verwerking zoals plaatsheeft door Bewerker onder het Abonnement.
3.7 Bewerker zal in alle redelijkheid en tegen vergoeding van haar redelijke commerciële tarieven aan het onder 3.6 bedoelde onderzoek haar medewerking verlenen.
3.8 De kosten van het onder 3.6 bedoelde onderzoek komen voor rekening van Verantwoordelijke tenzij en voor zover uit voornoemd onderzoek aantoonbaar blijkt dat Xxxxxxxx toerekenbaar tekort is geschoten in het bepaalde onder 3.3, in welk geval de redelijke werkelijke kosten van het onderzoek - tegen redelijke interne tarieven - voor rekening van Bewerker zullen zijn onder overlegging van de daaraan ten grondslag liggende facturen, een en ander voor zover verband houdende met de aan Bewerker toerekenbare tekortkoming.
3.9 Verantwoordelijke en Bewerker zullen zo nodig in overleg treden om te bezien of en in welke mate aanpassingen van de organisatorische en beveiligingsmaatregelen noodzakelijk zijn om te voldoen aan de alsdan geldende dwingendrechtelijke wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens en wie welke kosten daarvan zal dragen.
3.10 Partijen zullen zo spoedig mogelijk na het ontvangen van een bindende aanwijzing van de bevoegde toezichthouder tot het treffen van aanpassingen van de organisatorische en beveiligingsmaatregelen in overleg treden teneinde de noodzakelijke maatregelen vast te stellen om te voldoen een de aanwijzing en wie welke kosten daarvan zal dragen.
3.11 Teneinde Verantwoordelijke in staat te stellen toe te zien op de naleving van de onder 3.3 genoemde maatregelen, stelt Bewerker aan Verantwoordelijke, op diens verzoek, eenmaal per jaar en tegen de daarvoor geldende vergoeding, ter beschikking een kopie van de certificeringsverklaring van de geaccrediteerde externe deskundige die de door of namens Bewerker getroffen maatregelen in het datacentrum periodiek toetst aan de ISO 27001 en ISO 9001 normen.
4. Geheimhouding
4.1 Bewerker is verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die door Verantwoordelijke aan haar worden verstrekt. Het is Bewerker niet toegestaan de Persoonsgegevens aan enige derde te tonen, verstrekken of anderszins ter beschikking te stellen, tenzij dit noodzakelijk of toegestaan is ingevolge de opdracht zoals neergelegd in het Abonnement, de Voorwaarden en/of deze Bijzondere Voorwaarden, voortvloeit uit een aanvullende opdracht van Verantwoordelijke of uit een wettelijke verplichting, een bevoegd gegeven rechterlijk bevel, een door het bevoegd gezag gegeven last, een bevoegd gegeven aanwijzing of verzoek van de relevante toezichthouder (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens), ingeval van een fusie of overname of hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke is verkregen.
4.2 Bewerker draagt ervoor zorg dat een ieder die onder diens gezag handelt, verplicht is tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan hij/zij kennis neemt.
4.3 Indien de Bewerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de Bewerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal de Bewerker de Verantwoordelijke, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren. Tenzij toepasselijke geldende wet- en regelgeving dit verbiedt.
5. Aansprakelijkheid
5.1 Verantwoordelijke draagt volledige verantwoordelijkheid en is uit dien hoofde volledig aansprakelijk voor het gestelde doel van verwerking, het gebruik en de inhoud van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden, de duur van de opslag van de Persoonsgegevens, de wijze van verwerking en de daartoe gehanteerde middelen, behoudens voor zover toerekenbaar aan Bewerker.
5.2 Verantwoordelijke vrijwaart Bewerker tegen iedere (schade)vordering of boete, uit welke hoofde dan ook, van betrokkenen of derden wegens schending van de geldende wetgeving ter zake het beschermen van persoonsgegevens of overige toepasselijke geldende wettelijke verplichtingen alsmede de in deze Bijzondere Voorwaarden opgenomen verplichtingen, tenzij en voor zover de (schade)vordering of boete gebaseerd is op enige aan Bewerker toerekenbaar handelen en/of nalaten.
5.3 Bewerker zal Verantwoordelijke vrijwaren tegen iedere aanspraak, uit welke hoofde dan ook, van betrokkenen wegens schending van de geldende wetgeving ter zake het beschermen van persoonsgegevens of overige toepasselijke geldende wettelijke verplichtingen voor zover de (schade)vordering gebaseerd is op enige aan Bewerker toerekenbaar handelen en/of nalaten, een en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 5.4.
5.4 Bewerker is jegens Verantwoordelijke aansprakelijk zoals bepaald in (artikel 9 van) de Voorwaarden.
6. Duur en gevolgen beëindiging (bewaartermijn)
6.1 De duur van deze Bijzondere Voorwaarden is gelijk aan de duur van het Abonnement, tenzij partijen anders zijn overeengekomen dan wel duurt voort zolang de Bewerker Persoonsgegevens van de Verantwoordelijke onder zich heeft conform het bepaalde in artikel 6.3.
6.2 Bewerker bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk doch uiterlijk tot het einde van het Abonnement op grond waarvan de gegevens worden verwerkt of indien tussen Partijen een andere bewaartermijn is overeengekomen dan wel het bepaalde in artikel
6.3 van toepassing is, niet langer dan deze termijn, waarna de gegevens door Bewerker zo spoedig mogelijk verwijderd zullen worden.
6.3 Op verzoek en redelijke kosten van Verantwoordelijke zal Bewerker binnen redelijke termijn na het einde van het Abonnement een back-up van de Persoonsgegevens verstrekken zoals zich op het systeem (onder beheer) van Bewerker bevinden in een alsdan leesbaar standaard formaat op een gangbaar medium. Een dergelijk verzoek dient voor het einde van het Abonnement te worden gedaan, tenzij dit redelijkerwijs niet van Verantwoordelijke kan worden verwacht, in welk geval het verzoek tot uiterlijk 60 kalenderdagen na het einde van het Abonnement kan worden gedaan.