Afsprakenkader Samenwerking Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal

Versie: definitief, 3 april 2012

Inleiding

De Huurdersbelangenverenigingen (HBV's) en Portaal hechten groot belang aan een goede overlegstructuur. Voor de HBV's is participatie van belang omdat zij ten behoeve van het behartigen van de belangen van de huurders invloed willen uitoefenen op het beleid van Portaal. Voor Portaal is huurdersparticipatie van belang omdat zij als sociaal verhuurder haar klanten centraal stelt. Participatie doet recht aan de positie van huurders en draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van producten en dienstverlening.

Er zijn drie niveaus waarop participatie plaatsvindt; het bestuurlijke niveau, verder te noemen 'centraal niveau' (gezamenlijke HBV's — Portaal)1, het regionale niveau (HBV — Regiodirecteur) en het buurt en/of complex niveau (individuele huurders/ bewonerscommissies/ Klankbordgroepen etc. — Portaal). Naast de huidige (geformaliseerde) participatiemogelijkheden, worden er door de HBV's en Portaal ook andere vormen van bewonersparticipatie overwogen. Dit gebeurt om zo breed en goed als mogelijk klanten te betrekken bij hetgeen Portaal onderneemt. Het belang daarvan wordt onderstreept wanneer huidige, geformaliseerde participatiemogelijkheden (deels) ontbreken. In dit afsprakenkader worden met name de eerste twee niveaus verduidelijkt en geregeld.

Verhouding centraal en regionaal niveau

Primair geven de HBV's vanuit de regio invulling aan de belangenbehartiging en beleidsbeïnvloeding binnen Portaal. Dat is ook het niveau waarop de beleidsbeïnvloeding het meest direct kan plaatsvinden. Daarmee komt het zwaartepunt van de beleidsbeïnvloeding op regionaal niveau te liggen. In aansluiting daarop geeft Portaal de garantie dat de meningen en standpunten van de HBV's, ook op centraal niveau zullen worden meegewogen. De regiodirecteuren zijn ervoor verantwoordelijk dat dit ook gebeurt. De HBV ontvangt hiervan een rapportage waarin de argumenten en de weging daarvan in de besluitvorming staan benoemd.

Voor informatie betreffende het mandaat van de regiobedrijven zie BIJLAGE 1 (Reglement Directeuren Stichting Portaal).

Hoewel het zwaartepunt van de beleidsbeïnvloeding op regionaal niveau ligt, moet hiervoor ook op centraal niveau ruimte zijn. De HBV's worden daartoe al in de ontwikkelingsfase van beleid betrokken, dat wil zeggen in de aanloop naar het opstellen van concept beleidsnotities. Zeker bij wezenlijke onderwerpen van volkshuisvestelijke aard, die Portaalbreed spelen, is overleg op centraal niveau wenselijk c.q. noodzakelijk.

In samenspraak met de HBV’s wordt bepaald op welk niveau een onderwerp wordt besproken.

1 De gezamenlijke HBV’s worden op centraal niveau niet vertegenwoordigd in een juridisch orgaan, dus formeel is het ondertekenen van deze overeenkomst door alle individuele HBV’s noodzakelijk.

Samenwerking op regionaal niveau

Voor de samenwerking op regionaal niveau tussen de HBV en het regiobedrijf van Portaal, is een standaard samenwerkingsovereenkomst geformuleerd. Deze overeenkomst bevat onder andere de voorwaarden waaronder Portaal de HBV subsidieert. Deze overeenkomst wordt, indien door beide partijen gewenst, in iedere regio door de HBV en de regiodirecteur met procesafspraken geconcretiseerd en getekend.

Samenwerking op centraal niveau

De HBV's en Portaal zijn de volgende uitgangspunten overeengekomen:

1. De HBV's en Portaal vergaderen twee keer per jaar op centraal niveau; een voorjaars- en een najaarsoverleg. De onderwerpen kunnen door beide partijen worden aangedragen. Deze kunnen over alles gaan wat raakt aan of inhoud geeft aan de belangen van een corporatie of huurders. Beleidskaders die leiden tot knelpunten in de (regionale) praktijk of tot onoverkomelijke verschillen van inzicht, worden in ieder geval geagendeerd.

2. Deelnemers aan het voor- en najaarsoverleg zijn: vertegenwoordigers van de HBV's, de Raad van Bestuur van Portaal. De Raad van Commissarissen van Portaal sluit hier 1x per jaar tijdens het najaarsoverleg bij aan.

3 De definitieve agenda en de stukken voor het voor- en najaarsoverleg worden uiterlijk 2 weken voor de vergadering verstuurd. Een concept agenda en het verzoek om agendapunten in te dienen, wordt uiterlijk 8 weken voor de vergadering door Portaal aan de HBV's verstuurd. Dit geeft de HBV's de mogelijkheid om de inbreng bij inhoudelijke agendapunten onderling voor te bereiden. Ter voorbereiding van een inhoudelijk agendapunt kan tijdelijk een themawerkgroep van vertegenwoordigers van de HBV's en Portaal in het leven worden geroepen. Per thema wordt het mandaat vooraf bepaald. Tevens wordt vooraf bepaald hoe de uitslag gebruikt gaat worden.

4. Ten behoeve van een effectieve en efficiënte samenwerking tussen Portaal en de HBV's

t.a.v. het ontwikkelen en implementeren van nieuw of gewijzigd beleid, zal Portaal jaarlijks een beleidsagenda opstellen met onderwerpen die in het betreffende jaar op centraal niveau aan de orde komen en waarover de HBV's in het kader van de Overlegwet en gemaakte afspraken moeten worden geïnformeerd dan wel om advies worden gevraagd. De HBV’s hebben conform de Overlegwet de mogelijkheid om gevraagd- en ongevraagd gekwalificeerd advies te geven. Een limitatieve opsomming van de onderwerpen is hierbij niet noodzakelijk. Daarnaast hebben HBV's instemmingsrecht. Dit recht geldt enkel bij instemming van tweederde meerderheid van de erkende HBV's en alleen voor de volgende onderwerpen:

- Het wijzigen van het servicekostenbeleid.

- Overeenkomsten waarbij de HBV medeondertekenaar is (denk aan het Reglement klachtencommissie en de Samenwerkingsovereenkomst).

5. Conform artikel 13 lid 3 e.v. van de statuten van Portaal en het daarin genoemde reglement, zijn de betrokken HBV's bevoegd om voor de benoeming van de twee leden van de Raad van Commissarissen een bindende voordracht te doen.

6. Op verzoek van de HBV's kan jaarlijks een informeel overleg plaatsvinden tussen de HBV's en de door de HBV's in de Raad van Commissarissen afgevaardigde commissarissen.

7. Portaal ontwikkelt in nauw overleg met de HBV's nieuwe vormen van bewonersparticipatie en -raadpleging, zoals klantenpanels, klankbordgroepen, klanttevredenheidsonderzoeken etc. Deze nieuwe vormen van participatie worden ontwikkeld naast de bestaande vormen van bewonersparticipatie. De informatie die deze vormen van bewonersparticipatie overlevert, wordt gedeeld met de HBV's.

8. Indien de partijen dit nuttig achten, kan er jaarlijks een landelijke themadag voor bestuurders van de HBV's, leden Bewonerscommissies en eventuele andere bewonersgroepen worden georganiseerd. Het thema voor deze bijeenkomst wordt in het najaarsoverleg vastgesteld voor het daarop volgende jaar. De themabijeenkomst wordt gezamenlijk door de HBV's en Portaal voorbereid. Tevens kunnen de HBV's op regionaal niveau jaarlijks een eigen themabijeenkomst organiseren voor de bestuurders van de HBV's en bewonerscommissies. Portaal kan ondersteuning bieden bij de inhoudelijke invulling van dergelijke regionale themabijeenkomsten.

9. Portaal Centraal biedt de HBV's de mogelijkheid voor het inhuren van professionele ondersteuning in het kader van onderhavig afsprakenkader. Deze ondersteuning betreft in de eerste plaats het zogenaamde Onderling Overleg van de HBV's (coördinatie, voorbereiden agenda's, inhoudelijke advisering, notuleren). In de tweede plaats betreft het het voorbereiden van gezamenlijke adviezen en het schrijven van notities en adviezen

t.b.v. het voor- en najaarsoverleg. Over het benodigde aantal uren worden in het najaarsoverleg afspraken gemaakt. Deze ondersteuning staat los van de lokale afspraken over professionele ondersteuning op regionaal niveau.

Zie voor de standaard overeenkomst voor bewonersondersteuning van de gezamenlijke HBV's BIJLAGE 2.

Deze nieuwe samenwerkingsafspraken gaan in op 4 april 2012. Jaarlijks wordt in het najaarsoverleg kort aandacht besteed aan de sfeer, de kwaliteit en het resultaat van de samenwerking. Deze afspraken worden geëvalueerd twee jaar na invoering (begin 2014). Wijzigingen van de afspraken vinden plaats op basis van wederzijdse instemming. Na de evaluatie wordt dit afsprakenkader aangegaan voor onbepaalde tijd.

Afsprakenkader Samenwerking Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal

Versie: definitief, 3 april 2012

Getekend te Utrecht op 4 april 2012.

lE1 Ei Ir

CleWO.gRSVEREMIGI%

Bewonersvereniging Hestia

•I r . 4r

de klink t

lik1

HBV Xx Xxxxx

xxx Xxxxxx

XXX Xxxxxx

v . . NN_.

V.H.O.S.

PORT/k

Portaal, Raad van Bestuur

BIJLAGE 1

Reglement Directeuren Stichting Portaal

artikel 1 ALGEMEEN

1. De Stichting Portaal (hierna: "Stichting") kent:

o regiodirecteuren;

o de directeur(en) Portaal Vastgoed Ontwikkeling,

o overige directeuren, waaronder directeur Strategie & Onderzoek.

2. Op grond van artikel 7, lid 3 van de Statuten van de Stichting (hierna: "Statuten") kan de Raad van Bestuur van de Stichting ook aan andere functionarissen de titel van directeur toekennen.

3. Waar in dit reglement over de "Raad van Bestuur" wordt gesproken, wordt zowel gedoeld op de leden van Raad van Bestuur gezamenlijk als ieder lid van de Raad van Bestuur afzonderlijk.

artikel 2

TAKEN REGIODIRECTEUR

1. De directeur van een regiobedrijf is belast met de algehele leiding van een regiobedrijf. Hij onderhoudt onder meer contacten met huurders, huurders-belangenorganisaties, alsmede lokale en regionale overheidsinstanties en andere stakeholders en partners.

2. Voorts behoren in ieder geval tot zijn taken: het doen van voorstellen aan de Raad van Bestuur tot verbetering, vergroting, verkleining of aanpassing van de woningvoorraad van het regiobedrijf;

het volledig beheer waaronder het verhuren en onderhouden van de woningen conform de daarvoor vastgestelde (klant)processen;

het opstellen van het regionale meerjarenplan uitgaande van de huisvesting van de doelgroepen en op basis van de afweging van verschillende strategieën, ter verwerking in de meerjarenverkenning,

het opstellen van het regionale jaarplan en de regiobegroting, ten behoeve van het jaarplan en de begroting van de Stichting als geheel en het aandragen van gegevens ter opstelling van de in artikel 25 van het Besluit beheer sociale huursector genoemde stukken;

het personeelsbeleid, waaronder het aantrekken van personeel, met dien verstande dat hij voor wat betreft het aantrekken van managers tevoren het voorstel voor benoeming met de Raad van Bestuur bespreekt. Het recht op het schorsen en ontslaan van onder de leiding van de regiodirecteur werkzame personen, komt uitsluitend toe aan de Raad van Bestuur.

het opstellen van rapporteringen, waaronder de jaarrekening en jaarverslag ten dienste van de Raad van Bestuur en de (externe) verslaglegging;

het aanleveren van informatie ten behoeve van de liquiditeitsprognose bij de afdeling informatievoorziening;

het deelnemen aan het regiodirecteurenoverleg.

De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd de in dit artikel van vervatte taakomschrijving te verruimen of te beperken. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur(en).

artikel 3

TAKEN DIRECTEUR PORTAAL VASTGOED ONTWIKKELING

1. De directeur Portaal Vastgoed Ontwikkeling is belast met de algehele leiding van de werkorganisatie Portaal Vastgoed Ontwikkeling. In opdracht van de regiodirecteur onderhoudt hij onder meer contacten met opdrachtnemers en betrokkenen bij de vastgoedprojecten.

2. Voorts behoren in ieder geval tot zijn taken:

het ontwikkelen en realiseren van vastgoedprojecten, en het onderhouden van contacten met opdrachtgevers, opdrachtnemers en betrokkenen bij de vastgoed projecten.

het zorgdragen voor het opstellen en realiseren van het Portaal Vastgoed Ontwikkeling beleid, passend binnen het overkoepelende Portaal beleid, teneinde Portaalbreed uniformiteit, efficiëntie, kwaliteit en kostenbeheersing in de vastgoedontwikkeling te bevorderen, alsmede

adequate beleidsvoorbereiding en besluitvorming ten dienste van de Portaal bedrijfsonderdelen en de Raad van Bestuur mogelijk te maken;

_ het opstellen van het jaarplan en de begroting van de werkorganisatie Portaal vastgoed ontwikkeling ter verwerking in de begroting en de jaarrekening van de Stichting als geheel en hij draagt gegevens aan ter opstelling van de in artikel 25 van het Besluit beheer sociale huursector genoemde stukken;

het personeelsbeleid, waaronder het aantrekken van personeel, met dien verstande dat hij voor wat betreft het aantrekken van senior ontwikkelaars tevoren het voorstel voor benoeming met de Raad van Bestuur bespreekt. Het recht op het schorsen en ontslaan van onder de leiding van de regiodirecteur werkzame personen, komt uitsluitend toe aan de Raad van Bestuur.

het opstellen van rapporteringen ten dienste van de Raad van Bestuur; het aanleveren van informatie ten behoeve van de verantwoording en sturing

vastgoedprojecten.

artikel 4

TAKEN OVERIGE DIRECTEUREN

Indien aan een andere functionaris de titel van directeur wordt toegekend, worden zijn taken vervat in een aan hem te verstrekken taakomschrijving.

De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd de in dit artikel van vervatte taakomschrijving te verruimen of te beperken De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur(en).

artikel 5

INTERNE BEVOEGDHEDEN DIRECTEUREN

1. Elke directeur is bevoegd om al die besluiten te nemen die nodig zijn om zijn/haar taak naar behoren te kunnen vervullen, mits hij/zij daarbij blijft binnen het kader van:

(a) de Statuten van de Stichting,

(b) het procuratiereglement,

(d) het beleid zoals vervat in begrotingen en jaarplannen of enig ander voor de Stichting verbindend voorschrift, zoals reglementen en overheidsvoorschriften, en

(e) zodanige besluit overigens redelijkerwijs binnen het kader van de normale bedrijfsuitoefening van het bedrijfsonderdeel past waaraan hij/zij als directeur leiding geeft, dan wel

(f) indien het besluit wordt genomen binnen het kader van een andere taak die specifiek aan hem/haar is opgedragen.

De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd, onverlet latend haar overige rechten, de in dit lid gestelde kaders in te perken dan wel te verruimen. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur(en).

2. Ieder besluit van een directeur tot het — geheel of gedeeltelijk - verkrijgen en/of vervreemden van onroerende zaken en/of of het (geheel dan wel gedeeltelijk) bezwaren en/of het verlenen van zakelijke rechten daarop, een en ander in de ruimste zin des woords, is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur.

3. De Raad van Bestuur kan een besluit van een directeur te allen tijde schorsen of vernietigen, echter niet dan nadat de desbetreffende directeur over het voornemen om tot schorsing of vernietiging over te gaan is gehoord, tenzij zulks omwille van redenen van dringende spoed of anderszins in redelijkheid niet kan worden verwacht. Een besluit tot schorsing dat niet binnen een maand gevolgd wordt door een besluit tot vernietiging, vervalt door het verloop van die termijn. De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd "haar" eigen besluit in de plaats van het vernietigde besluit stellen.

4. De aan een directeur verleende (interne) bevoegdheden als bedoeld in lid 1 van dit artikel, kunnen te allen tijde door de Raad van Bestuur worden herroepen althans ingetrokken, geheel dan wel gedeeltelijk, echter niet dan nadat de desbetreffende directeur door de Raad van Bestuur omtrent zijn voornemen is gehoord, tenzij zulks omwille van redenen van dringende spoed of anderszins in redelijkheid niet kan worden verwacht.

Artikel G

EXTERNE VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID DIRECTEUREN

1. Met inachtneming van het bepaalde in dit reglement en meer in het bijzonder artikel 5 alsmede lid 2 van dit artikel, is een directeur bevoegd de Stichting — extern — te vertegenwoordigen bij rechtshandelingen ter uitvoering van besluiten die met in achtneming van het in de artikel 5 bepaalde zijn genomen. 0.Xx vertegenwoordigingsbevoegdheid van een directeur strekt zich uitdrukkelijk niet uit tot:

het aangaan van overeenkomsten waarbij de Stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt;het stellen van zekerheid;

het verrichten van rechtshandelingen als genoemd in artikel 5 lid 2 het ter leen opnemen of het ter leen verstrekken van gelden;

het oprichten van rechtspersonen, het deelnemen daarin of het beëindigen van een deelneming;

het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten gericht op structurele samenwerking met andere instellingen en/of ondernemingen of het beëindigen van zodanige overeenkomsten het sluiten van vaststellingsovereenkomsten althans het aangaan van enige overeenkomst

strekkende tot beëindiging van een geschil of gerechtelijke procedure; het schorsen of ontslaan van werknemers;

iedere rechtshandeling welke een belang van € 1 min te boven gaat.

De Raad van Bestuur is, onverlet latend haar overige rechten, te allen tijde gerechtigd (a) het aan het slot van lid 2 genoemde bedrag opwaarts dan wel neerwaarts aan te passen. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur(en).

3. De Raad van Bestuur is, onverlet latend het overige rechten, te allen tijde gerechtigd, de lijst van rechtshandelingen als genoemd in lid 2 te beperken of uit te breiden. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur(en).

artikel 7 SUBMANDAAT

1. Een directeur kan een submandaat verstrekken alsmede (al dan niet voorlopig) herroepen althans intrekken aan onder zijn leiding werkzame personen, voor zover dit voor de uitoefening van hun functie in de rede ligt. Het submandaat wordt vervat in een aan de desbetreffende persoon schriftelijk uit te reiken taakomschrijving en houdt mede in de bevoegdheid de Stichting te vertegenwoordigen voor zover zulks is vereist. Het submandaat is als vanzelfsprekend onderworpen aan dezelfde beperkingen welke van toepassing zijn op de desbetreffende directeur ter zake verleende bevoegdheid. Het submandaat zal overigens niet verder strekken dan redelijkerwijs nodig is, zulks opdat de sub-gemandateerde naar behoren de hem/haar opgedragen taken kan vervullen.

2. De in lid 1 bedoelde personen zijn voor de uitoefening van het hen verleende submandaat verantwoording schuldig aan de desbetreffende directeur.

3. Een directeur brengt een door hem verstrekte submandaat ter kennis van de Raad van Bestuur.

4. De Raad van Bestuur is te allen tijde bevoegd ter zake nadere richtlijnen te verstrekken en beperkingen te stellen.

5. De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd om de bevoegdheid tot verlening van een submandaat aan een directeur in te trekken, althans te herroepen, al dan niet voorlopig. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de betreffende directeur.

6. De Raad van Bestuur is te allen gerechtigd, onverlet latend haar overige rechten, het door de directeur verstrekte submandaat in te trekken althans te herroepen, al dan niet voorlopig. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen aan de directeur en de sub- gemanteerde.

artikel 8 VERANTWOORDING

Directeuren zijn voor de uitoefening van hun functie verantwoording schuldig aan de Raad van Bestuur.

Zij zijn gehouden de Raad van Bestuur — zowel actief als passief - periodiek te informeren over de relevante ontwikkelingen binnen de regio en het regiobedrijf en zij verstrekken desgevraagd aan de Raad van Bestuur terstond alle nodige inlichtingen.

De directeuren dienen zich te onthouden van uitingen die Portaal schade kunnen berokkenen. Bij communicatie-uitingen worden de door de Stichting gehanteerde waarden en normen kaderstellend geacht.

artikel 9 NEVENFUNCTIES

Directeuren aanvaarden geen nevenfuncties, betaald dan wel onbetaald, dan na vooraf verkregen schriftelijke goedkeuring van de Raad van Bestuur, e.e.a. zoals nader uiteen gezet in het beleidsdocument inzake integriteits-vereisten.

artikel 10 SLOTBEPALINGEN

De directeur op wie dit reglement van toepassing is, verklaart bekend te zijn met de in dit reglement genoemde documenten.

De Raad van Bestuur is te allen tijde gerechtigd het onderhavige directiereglement — geheel dan wel gedeeltelijk - aan te passen, te wijzigen en/of te herroepen althans in te trekken. De Raad van Bestuur zal zulks schriftelijk mededelen.

Handtekening directeur Naam:

BIJLAGE 2

Standaard contract ondersteuning Huurdersorganisaties Portaal

Bewonersondersteuner (invullen naam en adresgegevens) en

Regionale Huurdersorganisatie (invullen naam en adresgegevens) en

Stichting Portaal Xxxxxxx 000

0000 XX Xxxxxxxxxx. komen het volgende overeen:

1. Contractpartijen

Regionale HBV (invullen naam) zal optreden als contractpartij namens de gezamenlijke huurdersorganisaties van Stichting Portaal; De huurdersorganisaties bestaan uit:

HBV Leiden, Leiden,

HESTIA, v. Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, VHOS, Xxxxxxxxxxxxxx 000x, 0000 XX Xxxxx, De Klink, Xxxxxxxxxx 000, 00 XX Xxxxxxxx,

De Sleutel, Xxxxxx Xxxx 000, Xxxxxx.

Het secretariaat van de gezamenlijke huurdersorganisaties van Portaal kan worden ondergebracht bij de regionale HBV of op het kantoor van (de werkgever van) de bewonersondersteuner (invullen naam).

2. Xxxx van de werkzaamheden

Deze overeenkomst heeft betrekking op levering van adviesuren ten behoeve van de ondersteuning van de gezamenlijke huurdersorganisaties van Stichting Portaal te Baarn:

1. Het ondersteunen, adviseren en organiseren van het onderlinge overleg tussen de huurdersorganisaties;

2. Het ondersteunen en adviseren van contacten en overleggen met de Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen, de directeuren en het centrale kantoor van Portaal.

3. Het opstellen van adviezen voor de gezamenlijke huurdersorganisaties van Portaal.

4. Secretariaat gezamenlijke huurdersorganisaties.

Voor Portaal is ten behoeve van het gezamenlijk overleg met de huurdersorganisaties één aanspreekpunt beschikbaar, te weten de bewonersondersteuner.

3. Duur van de overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor 1 jaar, zijnde het jaar (invullen jaartal).

4. Xxxxxxxxxx werkzaamheden

Voor een adequate ondersteuning wordt uur beschikbaar gesteld. Deze uren worden

globaal als volgt ingevuld:

Intern

1. 2 x per jaar regulier onderling overleg huurdersorganisaties uur

2. Onderlinge communicatie/ vraagbaakfunctie uur

3. Secretariaat uur

Subtotaal

Extern

1. Regulier voor/najaarsoverleg

2. Coördinatiegroep Portaal

.... uur

Subtotaal

Ondersteuning bij opstellen adviezen*

1. Opstellen adviezen uur

2. Ondersteuning bij overleg over adviezen uur

.... uur

Bovenstaande urenraming is inclusief voorbereiding, maken verslagen en reistijd.

* Deze adviezen betreffen nadrukkelijk de adviezen ten behoeve van het gezamenlijk overleg van de huurdersorganisaties. Voor ondersteuning bij het opstellen van regionale adviezen, maken de huurdersorganisaties individuele subsidieafspraken met hun regiodirecteur van Portaal.

Binnen de urenraming mag met uren geschoven worden. Indien een overschrijding dreigt van het aantal uren zal dit tijdig door de bewonersondersteuner (invullen naam) worden gemeld. Eventuele overschrijdingen moeten worden gemotiveerd. Portaal vult deze overschrijdingen alleen aan na goedkeuring.

5. Kosten

Als uurtarief wordt gehanteerd het uurtarief van de bewonersondersteuner. Dit uurtarief kan jaarlijks opnieuw worden vastgesteld.

De gezamenlijke huurdersorganisaties kunnen op hun Onderlinge Overleg besluiten om een deel (maximaal 50% van de kosten) van de advisering door andere adviseurs te laten uitvoeren.

De totale kosten voor ondersteuning en advies zullen echter niet hoger zijn dan de kosten voor het hierboven overeengekomen aantal uur ondersteuning door de vaste bewonersondersteuner.

Indien de gezamenlijke huurdersorganisaties besluiten om een deel van de advisering uit te besteden zal een (andere) huurdersorganisatie als opdrachtgever fungeren en de factuur sturen aan de vaste bewonersondersteuner. De vaste bewonersondersteuner zal deze factuur voldoen en declareren bij Portaal. De factuur wordt voldaan mits de totale declareerbare kosten niet worden overschreden.

De HBV's kunnen kosteloos gebruik maken van vergaderfaciliteiten (incl. videoconference) in het Huis van Portaal te Utrecht.

6. Subsidievoorwaarden

Voorwaarden verbonden aan het ter beschikking stellen c.q. bekostigen door Portaal van de adviesuren van een bewonersondersteuner:

1. Een budget voor adviesuren worden enkel verstrekt op basis van een gespecificeerde offerte die mede ondertekend is door de voorzitter van de HBV die optreedt als vertegenwoordiger namens de gezamenlijk HBV's.

2. De offerte wordt door Portaal naast het Overlegprogramma c.q. de Beleidskalender gelegd, om in te kunnen schatten of de activiteiten m.b.t. in- en externe ondersteuning en het opstellen van adviezen en de daaraan verbonden uitgaven, redelijkerwijs overeenkomen.

3. In de offerte zijn ten minste de volgende posten opgenomen:

a. Ondersteuning t.b.v. interne activiteiten.

b. Ondersteuning t.b.v. externe activiteiten.

c. Ondersteuning t.b.v. het opstellen van adviezen.

4. Na het bereiken van overeenstemming over de offerte tussen de contractpartij en Portaal, bevestigt Portaal dit schriftelijk aan de contractpartij en de HBV die optreedt als vertegenwoordiger van de gezamenlijke HBV's. Alle gemaakte afspraken worden jaarlijks vastgelegd in een document en/of de offerte. Deze wordt ondertekend door de contractpartij, de HBV die optreedt als vertegenwoordiger van de gezamenlijke HBV's en Portaal.

5. De contractpartij declareert per kwartaal de feitelijk gemaakte uren bij Portaal. Ook hier geldt medeondertekening door de voorzitter van de HBV die optreedt als vertegenwoordiger namens de gezamenlijke HBV's. Dit ter controle van de gemaakte uren.

6. In het eerste kwartaal mag de contractpartij een voorschot ter dekking van de te maken kosten declareren. Dit voorschot wordt met de declaratie over het vierde kwartaal verrekend. Dit voorschot bedraagt niet meer dan 25% van het overeengekomen budget.

7. De contractpartij legt tweemaal per jaar (halverwege en na afloop van het kalenderjaar) verantwoording af over de gemaakte kosten en de besteding van de door Portaal ter beschikking gestelde middelen.

8. Over tussentijdse extra kostenposten die een overschrijding van de offerte betekenen, vindt vooraf overleg plaats tussen de contractpartij en Portaal. Alleen in geval van het goedkeuren van deze overschrijding en het vastleggen van aanvullende eisen

hieromtrent, is overschrijding toegestaan.

7. Opdrachtgever en declaratie van kosten

De regionale huurdersorganisatie (invullen naam) is namens de huurdersorganisaties van Stichting Portaal opdrachtgever voor de inzet van de bewonersondersteuner. Voor de regionale huurdersorganisatie (invullen naam) zijn aan deze overeenkomst geen kosten verbonden.

Het voldoen van de facturen zal gebeuren volgens de vaste betalingsvoorwaarden van de werkgever van de bewonersondersteuner, tenzij anders overeengekomen.

De facturen/ declaraties zullen met onderbouwing/ urenoverzicht en na goedkeuring door de regionale HBV naar Stichting Portaal gezonden worden; de regionale HBV (naam invullen) en het secretariaat van de gezamenlijke huurdersorganisaties ontvangen per email een kopie. De facturen zullen gezonden worden aan:

Portaal Baarn Afdeling A110

t.a.v. de xxxx X. Xxxxxxx

Verplichtingsnummer: OR-2011000225 Xxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxxxx.

8. Geschillen

De eindverantwoordelijkheid over de beoordeling van de inzet en het functioneren van de betrokken adviseur ligt bij het bestuur van de regionale HBV (invullen naam) als vertegenwoordiger van de gezamenlijke huurdersorganisaties.

De eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het werk van de ondersteuner ligt bij de werkgever van de ondersteuner.

Onverhoopte wrijvingen tussen de adviseur en de regionale HBV (naam invullen) worden in eerste instantie opgelost door goed onderling overleg. Indien dat onvoldoende resultaat heeft, kan contact worden opgenomen met de leidinggevende van de adviseur voor bemiddeling.

9. Geldigheid van de overeenkomst De geldigheid van deze overeenkomst is een maand na dagtekening. (invullen plaatsnaam en datum)

Voor akkoord, Voor akkoord,

Werkgever bewonersondersteuner Namens de gezamenlijke huurdersorganisaties,

(invullen naam en functie) (invullen naam en functie regionale HBV) Voor akkoord, Stichting Portaal,

(invullen naam en functie)

Document Metadata

Table of Contents

Afsprakenkader Samenwerking Huurdersbelangenverenigingen en Portaal Centraal

Document Metadata