Staflid Kanselarij (m/v)

Het departement DAR werft aan met een werfreserve van 2 jaar in contractueel dienstverband:

Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (m/v)

Afdeling: Kanselarij

Beleidsdomein: Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid

Niveau: B1

Graad: Deskundige

Standplaats: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx

WAT HOUDT DE FUNCTIE IN

De afdeling Kanselarij is het eerste aanspreekpunt voor de kabinetten van de Vlaamse Regering. Wij hebben nood aan een dynamische en vakbekwame collega die de dienstverlening van onze afdeling optimaal mee uitbouwt. Wij zetten in op maximaal gebruik van ICT-technologie.

Je taak bestaat er in het afdelingshoofd en de verschillende teams te ondersteunen. Wat dit precies inhoudt is te lezen in de functiebeschrijving.

Wij rekenen op een flexibele collega die bereid is zich voortdurend verder te bekwamen.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Zie bijlage onderaan dit document

DEELNEMINGSVOORWAARDEN

JE DIPLOMA

▪ Je hebt een bachelordiploma

Indien je beschikt over een anderstalig diploma of getuigschrift, dien je je taalkennis te bewijzen aan de hand van een examen dat je hebt afgelegd bij Selor.

Indien je beschikt over een in het buitenland behaald diploma dien je een attest van gelijkwaardigheid voor te leggen.

JE KENNIS EN WERKERVARING

▪ ICT-ervaring is een pluspunt

▪ goede kennis van de standaard ICT pakketten zoals MS Office, Sharepoint en (basis)kennis van

o.m. Drupal en Documentum

▪ kennis van sociale media

▪ kennis van webtechnologie en webtoepassingen

▪ kennis van bureauticatoestellen en toepassingen (vb. PC’s, MFP’s, scanners, tablets, …)

ONS AANBOD

▪ Je krijgt een contract onbepaalde duur

▪ Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar.

▪ Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.

▪ Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.

▪ Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

▪ Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.

▪ Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.

▪ Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal, in contract van onbepaalde duur.

▪ Je aanvangssalaris is minimaal 26 828 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

▪ Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren.

▪ Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode.

▪ De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

HOE SOLLICITEREN?

Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Xxxxxxx daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat.

Solliciteren kan tot en met zondag 14 september

MEER WETEN ?

▪ Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Xxxx Xxxxxxxxxx, Afdelingshoofd Kanselarij

Tel. : 02/000 00 00

E-mail: xxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

▪ Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met

Team P&O

Tel. : 00 000 00 00

E-mail : xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

SELECTIEPROCEDURE

▪ Screening van cv’s: Dinsdag 16 september 2014

De selectie gebeurt op basis van de deelnemingsvoorwaarden.

Bij de cv-screening zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, , werkervaring, IT-kennis,… De 20 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde

▪ Selectietesten: Dinsdag 23 september 2014

Selectietesten in de vorm van een case waarbij gepeild worden naar de functiespecifieke kennis. De 6 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde

▪ Selectiegesprek: Dinsdag 30 september 2014

Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie, motivatie en werkervaring. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen.

▪ Werfreserve:

Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking.

Functiebeschrijving: Staflid

Entiteit: departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid

Graad: Deskundige

Standplaats: Brussel

Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 7/07/2013 door MOD DAR-iV

DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE

1.1. ORGANISATIE

- Entiteit: departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid

- Afdeling: Kanselarij

1.2. FUNCTIECONTEXT

1.2.1. Entiteit:

Het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) biedt strategische en operationele ondersteuning aan de minister-president en aan de Vlaamse Regering voor haar algemeen beleid en haar dagelijkse werking.

Het departement richt zich op algemene beleidsthema's, om in dialoog met de andere beleidsdomeinen, de andere bestuursniveau's, het maatschappelijk middenveld en de burger, mee te werken aan een slagkrachtige en klantgeoriënteerde overheid. Hiermee bouwt het departement mee aan een duurzame en open samenleving in Vlaanderen en speelt daarbij in op bestaande en nieuwe maatschappelijke uitdagingen.

Het departement DAR is een professionele organisatie die aan haar medewerkers maximale ontwikkelingskansen biedt en die de werking van haar organisatie voortdurend verbetert.

1.2.2. Afdeling:

De afdeling Kanselarij ondersteunt de algemene werking van de Vlaamse Regering en is het eerste aanspreekpunt. De afdeling Kanselarij bestaat uit de volgende teams:

- secretarie Vlaamse Regering

- team ondersteuning Vlaamse regering en Betekeningen

- team administratief beheer kabinetten

- team protocol

- team juridische dienstverlening

- team vertalingen

- team taaladvies

- beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur

1.2.3. Team:

De functie is niet verbonden aan een team, doch beoogt een vorm van algemeen gevarieerde ondersteuning op afdelingsniveau

1.3. FUNCTIEFAMILIE

Gespecialiseerd ondersteunend

Profielbeschrijving

Functietitel

Staflid

Functiedoel

Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne

Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. De specialisatie is verworven via schoolse opleiding of door een gelijkwaardige training-on-the-job

Resultaatgebieden

Voorbereiding

De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen

Voorbeelden van activiteiten:

- Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken eigen aan de functie

- Uitvoeren van een behoeftenanalyses

- Instaan voor de voorbereiding en opvolging van businesscontinuiteit en disaster recovery trajecten - Meedenken over het efficiënt gebruik van ICT en van andere middelen binnen de afdeling en de teams van de afdeling, signaleren van verbeterpunten

- Captatie van ICT-behoeften binnen de afdeling

- Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van een opdracht en/of ter voorbereiding van bv. werkaanvragen, projecten, …

- Contacteren van klanten en andere betrokkenen, bv. de teams van de afdeling, de MOD, de ICT-partner, andere entiteiten, ...

Uitvoering

Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit

Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften

Voorbeelden van activiteiten:

- Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data

- Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten

- Bijstand en ondersteuning leveren aan personeelsleden van de afdeling bij eenvoudige ICT

gerelateerde vragen mbt hardware en software

- Ondersteuning leveren bij het gebruik van bv. tablets en smartphones

- Het paswoorden- en toegangsbeheer verzorgen voor de ICT-toepassingen van de afdeling

- Fungeren als IT-contactpunt voor de Koolstraat en optreden als back-up van het IT-contactpunt van de Boudewijnlaan

- Fungeren als applicatiebeheerder voor ICT-toepassingen

- Fungeren als back up van de boekhoudkundige functie binnen de afdeling

- Faciliteren, begeleiden en opvolgen van (nieuwe) ICT-projecten van de afdeling

- Uitvoeren van ad hoc opdrachten

Verslag uitbrengen

Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de leidinggevende in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen

Voorbeelden van activiteiten:

- Verzorgen van de opvolging, met inbegrip van de budgettair aspect, van de werkaanvragen

- Verslag uitbrengen over ICT-projecten binnen de afdeling, evt. in samenspraak met de projectleider of van de ICT-dienstverlener

- Verzorgen van het ICT-kostenbeheer van de afdeling

- Signaleren van knelpunten en bijzondere gebeurtenissen

Beheer van materiaal en/of gegevens

Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over een degelijk en bruikbaar ICT-park

Voorbeelden van activiteiten:

- Regelmatig de werking van toestellen controleren

- Contacten leggen en onderhouden met leveranciers en dienstverleners

- Instaan voor het beheer en de actualisatie van de inventarisgegevens

- Ism de MOD instaan voor de fysieke afvoer van afgeschreven materiaal

Informeren

Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft i.h. gebruik en de mogelijkheden ervan

Context: vanuit de specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden

Voorbeelden van activiteiten:

- Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten en collega's

- Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen

- Verspreiden van documentatie naar collega's en/of externe klanten

- Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, etc.

- Gebruikershandleidingen (mee) opstellen

- Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, projectgroepen, gebruikersgroepen edm. en hierover verslag uitbrengen

- Zich informeren over geplande ICT-werkzaamheden binnen de Vlaamse overheid die een impact hebben op applicaties of beschikbaarheid van servers en toepassingen en de passende acties ondernemen

Kennis m.b.t. het vakgebied

Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie

van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren

Voorbeelden van activiteiten:

- Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen

- Informatie-uitwisseling met vakgenoten

- Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied

- Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied

Vaktechnische competenties

Diploma Bachelordiploma Ervaring

ICT-ervaring is een pluspunt

Functiespecifiek

▪ goede kennis van de standaard ICT pakketten zoals MS Office, Sharepoint en (basis)kennis van o.m. Drupal en Documentum

▪ kennis van sociale media

▪ kennis van webtechnologie en webtoepassingen

▪ kennis van bureauticatoestellen en toepassingen (vb. PC’s, MFP’s, scanners, tablets, …)

Gedragscompetenties

Organiseren n1

De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning.

Organiseert het eigen werk:

- Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af

- Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden

- Pakt de zaken efficiënt aan

- Kan inspelen op wijzigende omstandigheden

- Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht

Voortgangscontrole n1

Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega's of medewerkers.

Bewaakt de voortgang van het eigen werk:

- Controleert eigen werk

- Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd

- Rapporteert spontaan over de voortgang van zijn werk

- Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast

- Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan

Probleemanalyse n1

Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie.

Ziet de essentie van het probleem:

- Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken

- Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem

- Omschrijft duidelijk de kern van het probleem

- Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek

- Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem

Flexibel gedrag n1

De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.

Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist:

- Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften

- Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken

- Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was

- Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

Nauwgezetheid n2

Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Xxxxxx met oog voor detail correct werk af:

- Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit

- Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in

- Blijft aandachtig bij routineuze taken

- Controleert het eigen werk

- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

Resultaatgerichtheid n1

Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen.

Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen:

- Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen)

- Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer)

- Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling

- Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen

- Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid

Voortdurend verbeteren n2

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.

Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken:

- Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, etc.)

- Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, etc.)

- Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk

- Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden

- Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen

Xxxxxxxxxxxxxxxx x0

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.

Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen:

- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen

- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze

- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant

- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp

- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

Samenwerken n2

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.

Helpt anderen en pleegt overleg:

- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen

- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht

- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen