RAAMOVEREENKOMST, OPENBARE PROCEDURE

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Bestuur Laboratoria

OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN

RAAMOVEREENKOMST, OPENBARE PROCEDURE

Bestek nr. FAVV_DGLABO_CPM_2020

voor het uitvoeren van analyses voor rekening van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Opdrachtgever:	naam: adres:	Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Xxxxxxxxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxx
Contactpersoon:	naam: adres: tel.: e-mail	Xxxxxxx Xxxxxx K/04/120210, Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx x00 (0)0 000 00 00 Xxxxxxx.Xxxxxx@xxxx-xxxxx.xx
Bijzonder lastenboek	referentie:	FAVV_DGLABO_CPM_2020
	prijs:	Gratis
Opening van de offertes	datum: plaats:	29/08/2019, 10u00 Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx

INHOUDSTAFEL

A. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS 4

1. Borgstelling (art. 25) 4

2. Boetes en straffen (art 45, 46 en 154) 5

3. Oplevering en waarborgen (art. 64, 65 en 156) 5

4. In gebreke blijven en sancties en ambtshalve maatregelen (art. 44, 47 en 155) 5

B. ALGEMENE BEPALINGEN 6

1. Voorwerp en aard van de opdracht 6

2. Duur van de overeenkomst 7

2.1 Duur van de raamovereenkomst 7

2.2 Duur van de overeenkomsten gesloten op basis van de raamovereenkomst 7

3. Aanbestedende overheid 7

4. Bijkomende informatie 7

4.1 Informatiesessie 7

5. Indiening van de offertes 8

5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst 8

5.2 Indieningsrecht en indieningswijze van de eindoffertes voor elke plaatsingsprocedure opgestart op basis van de raamovereenkomst 9

5.2.1 Offertes ingediend via elektronische middelen 10

5.3 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 10

5.3.1 Wijziging of intrekking van een offerte die reeds was ingediend via elektronische middelen 10

6. Leidend ambtenaar 11

7. Beschrijving van de te presteren diensten 11

7.1 Algemeen kader 11

7.2 Aspecten met betrekking tot de procedure 12

7.3 Enkele aandachtspunten met betrekking tot de uitvoering van de opdrachten afgesloten op basis van de raamovereenkomst 15

7.4 Praktische aspecten bij specifieke opdrachten 16

8. Documenten van toepassing op de opdracht 17

8.1 Wetgeving 17

8.2 Opdrachtdocumenten 17

8.2.1 Voor de raamovereenkomst 17

8.2.2 Voor elke overeenkomst die op basis van de raamovereenkomst zal worden gesloten 17

8.2.3 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen 17

9. Offertes 17

9.1 In de offerte te vermelden gegevens 18

9.1.1 De offerte in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst 18

9.1.2 De offerte in het kader van de procedures op basis van de raamovereenkomst 19

9.2 Geldigheidsduur van de offerte 20

9.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden 20

9.3.1 Documenten te voegen bij de offerte in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst 20

9.3.2 Documenten te voegen bij de eindoffertes in het kader van de procedures op basis van de raamovereenkomst 20

10. Prijzen 21

10.1 Prijzen 21

10.2 Prijsherzieningclausule 21

11. Selectie ‐ Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria. 21

11.1 Offertes ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst 21

11.1.1 De selectie 21

11.1.1.1 Uitsluitingscriteria 21

11.1.1.2 De kwalitatieve selectie 22

11.1.1.3 Selectiecriteria inzake de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen 22

11.1.1.4 Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver 23

11.1.1.5 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver 23

11.1.2 Regelmatigheid van de offertes 24

11.1.2.1 Gunningscriteria die zullen worden gehanteerd bij de evaluatie van de offertes ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst 24

11.1.2.2 Eindquotatie 25

11.2 Beoordeling van de eindoffertes ingediend door de geselecteerde deelnemers bij de procedures op basis van de raamovereenkomst 26

11.2.1 Overzicht van de procedure 26

11.2.2 Regelmatigheid van de eindoffertes. 26

11.2.3 Criteria gehanteerd bij de evaluatie van de eindoffertes 26

11.2.3.1 Lijst van de gunningscriteria 26

11.2.3.2 Eindquotatie 26

12. Borgtocht 27

13. Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht 28

13.1 Vervanging van de opdrachtnemer 28

13.2 Aanvullende diensten 29

13.3 Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag 29

13.4 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer in het nadeel van de opdrachtnemer 29

13.5 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer in het voordeel van de opdrachtnemer 30

13.6 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 30

13.7 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 30

14. Opleveringen – Keuring van de uitgevoerde diensten 31

14.1 Keuring van de uitgevoerde diensten 31

14.2 Keuringskosten 31

15. Uitvoering van de diensten en termijnen 32

15.1 Termijnen 32

15.2 Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00

15.2.1 Schorsing, intrekking erkenning en/of verlies accreditatie voor bepaalde analyse of gehele scope van de deelnemer 33

15.3 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten 33

15.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten 33

16. Facturatie en betaling 34

17. Aansprakelijkheid van de dienstverlener 35

17.1 Aansprakelijkheid van de dienstverlener 35

17.2 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener 35

18. Geschillen 35

C. BIJLAGE 35

BESTEK nr. FAVV_DGLABO_CPM_2020

RAAMOVEREENKOMST, OPENBARE PROCEDURE

VOOR HET UITVOEREN VAN ANALYSES

VOOR REKENING VAN HET FEDERAAL AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN

A. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

Er wordt afgeweken van de algemene uitvoeringsregels vastgelegd door het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten zoals die van toepassing zijn op de opdrachten op basis van deze raamovereenkomst, voor wat betreft de volgende bepalingen:

1. Borgstelling (art. 25)

Gelet op het feit dat het aantal plaatsingsprocedures op basis van de raamovereenkomst geschat wordt op meer dan 400;

Gelet op het feit dat het beheer van dit proces zowel voor de inschrijvers als de aanbestedende overheid een zware administratieve belasting met zich mee zal brengen, en dit zonder toegevoegde waarde;

Gelet op het feit dat voor de meeste monsters niet-dringende analyses zullen gevraagd worden, waardoor voor een analyseplanlijn / plaatsingsprocedure de budgettaire omvang van percelen 1 en 2 in de regel veel groter zal zijn dan deze van percelen 3 en 4;

Gelet op het feit dat elke plaatsingsprocedure een uitvoeringstermijn zal omvatten van maximum 2 jaren;

Gelet op het feit dat het overgrote deel van de meer dan 400 opdrachten die op basis van de raamovereenkomst zullen uitgevoerd worden, slechts een beperkte waarde hebben;

Gelet op het feit dat het binnen het kader van deze raamovereenkomst ook mogelijk is budgettair omvangrijkere opdrachten te sluiten;

Wordt beslist om

- een forfaitaire borgstelling in te voeren voor het geheel van de budgettair minder omvangrijke opdrachten, meer bepaald

o voor de percelen 1 en 2 van de analyseplanlijnen waarvan de totale waarde van de analyseplanlijn geraamd wordt op minder dan 85.000 €, en

o voor de percelen 3 en 4 van alle analyseplanlijnen ongeacht de geraamde waarde van de analyseplanlijn.

Elke inschrijver die weerhouden wordt in het kader van het afsluiten van de raamovereenkomst en waarvan minstens één eindofferte werd weerhouden voor de hierboven vermelde percelen voert een forfaitaire borgstelling uit ten belope van 5.000,00 €;

- aanvullend op bovenstaande, per budgettair omvangrijkere opdracht een bijkomende borgstelling in te voeren die gerelateerd is aan de waarde van de gegunde opdracht.

Elke inschrijver die weerhouden wordt in het kader van het afsluiten van de raamovereenkomst en waarvan minstens één eindofferte werd weerhouden voor de percelen 1 en 2 van de analyseplanlijnen met een geraamde waarde van meer dan 85.000 €, voert een borgstelling uit van 5% van de geraamde waarde (excl. BTW) van het gegunde perceel. De waarde van het gegunde perceel wordt geraamd door de opgegeven eenheidsprijs te vermenigvuldigen met het naar boven afgerond getal bekomen door het indicatief monsteraantal voor de betreffende controleplanlijn te delen door 2. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental euro. Indien een opdracht aan meerdere inschrijvers werd gegund, wordt de

borg verdeeld onder de inschrijvers in verhouding tot de omvang van de hun respectievelijk gegunde opdrachten.

2. Boetes en straffen (art 45, 46 en 154)

Gelet op het feit dat de aantallen die meegedeeld worden tijdens de plaatsingsprocedures na het afsluiten van de raamovereenkomst ramingen zijn, en dat het jaarlijks in zijn globaliteit over alle overeenkomsten op basis van de raamovereenkomst heen, over ongeveer 15.000 monsters gaat;

Gelet op het feit dat het voor het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen van belang is om per genomen monster de resultaten tijdig te verkrijgen;

Gelet op het feit dat de aanbestedende overheid van oordeel is dat het laattijdig meedelen van een resultaat van 1 monster geen aanleiding kan geven tot een afhouding op de globale te verwachten aannemingssom;

Gelet op het feit dat de toepassing van de artikelen 45, 46 en 154 een enorme administratieve belasting met zich mee zal brengen gezien het grote aantal monsters;

Wordt beslist om het boetestelsel zoals beschreven in punt 15.4. toe te passen.

3. Oplevering en waarborgen (art. 64, 65 en 156)

Gelet op het feit dat de verschillende overeenkomsten die op basis van de raamovereenkomst gesloten worden, elk op zichzelf, per opdracht in de tijd kunnen gespreid zijn en dat de uitvoering van de verschillende opdrachten door elkaar heen zullen lopen gedurende het jaar, maar dat in de regel de monsters binnen een overeenkomst in het bezit zullen zijn van de dienstverlener op 31/12/2020, maar dat de aanbestedende overheid, indien zij dit wenselijk acht, de looptijd van de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst kan verlengen tot uiterlijk 31/12/2021;

Gelet op het feit dat het een enorme administratieve belasting met zich mee zou brengen om elke overeenkomst, geschat op een 400-tal per jaar, steeds afzonderlijk te behandelen, dit zowel voor de aanbestedende overheid als voor de opdrachtnemer;

Wordt beslist dat de evaluatie zal uitgevoerd worden conform punt 15.4.

4. In gebreke blijven en sancties en ambtshalve maatregelen (art. 44, 47 en 155)

Gelet op het feit dat conform

- artikel 12 van de Verordening (EG) Nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake officiële controles op de naleving van de wetgeving inzake diervoeders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn, en

- artikel 37 van de Verordening (EU) Nr. 2017/625 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad van 15 maart 2017 betreffende officiële controles en andere officiële activiteiten die worden uitgevoerd om de toepassing van de levensmiddelen- en diervoederwetgeving en van de voorschriften inzake diergezondheid, dierenwelzijn, plantgezondheid en gewasbeschermingsmiddelen te waarborgen, tot wijziging van de Verordeningen (EG) nr. 999/2001, (EG) nr. 396/2005, (EG) nr. 1069/2009, (EG) nr. 1107/2009, (EU) nr. 1151/2012, (EU)

nr. 652/2014, (EU) 2016/429 en (EU) 2016/2031 van het Europees Parlement en de Raad, de Verordeningen (EG) nr. 1/2005 en (EG) nr. 1099/2009 van de Raad en de Richtlijnen 98/58/EG, 1999/74/EG, 2007/43/EG, 2008/119/EG en 2008/120/EG van de Raad, en tot intrekking van de Verordeningen (EG) nr. 854/2004 en (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad, de Richtlijnen 89/608/EEG, 89/662/EEG, 90/425/EEG, 91/496/EEG, 96/23/EG, 96/93/EG en 97/78/EG van de Raad en Besluit 92/438/EEG van de Raad

de aanbestedende overheid verplicht is te werken met laboratoria die geaccrediteerd zijn conform ISO 17025;

Gelet op het feit dat conform het koninklijk besluit (KB) van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen, de laboratoria moeten erkend zijn om in het kader van de opdrachten van het FAVV analyses te kunnen uitvoeren;

Gelet op het feit dat enerzijds de opdrachtnemer zijn accreditatie kan verliezen en deze bijgevolg niet meer voldoet aan de eisen van de Verordeningen 882/2004 en 2017/625;

Gelet op het feit dat het niet respecteren van de eisen opgenomen in het KB aanleiding kan geven tot een schorsing of een intrekking of een inkrimping van de erkenning van de opdrachtgever en deze bijgevolg niet meer voldoet aan de eisen van het KB;

Gelet op artikel 37, §2 van Verordening (EU) 2017/625 dat bepaalt dat de laboratoria die zich niet op het Belgische grondgebied bevinden, slechts taken in de context van de officiële controles en andere activiteiten kunnen uitvoeren, indien deze laboratoria door de bevoegde overheid van de lidstaat op wiens grondgebied zij gelegen zijn, aangesteld werden als officieel laboratorium, van toepassing is vanaf 14 december 2019;

Wordt beslist om een ambtshalve regel zoals beschreven in punt 15.2 in te voeren.

B. ALGEMENE BEPALINGEN

1. Voorwerp en aard van de opdracht

De onderhavige opdracht betreft het uitvoeren van analyses voor rekening van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen.

De procedure beoogt het afsluiten van een raamovereenkomst met meerdere ondernemers, volgens een openbare procedure, waarbij de specifieke opdrachten later opnieuw voor mededinging worden opengesteld.

De raamovereenkomst kan onderverdeeld worden in 4 percelen die zich onderscheiden voor wat betreft de dispatchingcentra waar de monsters aangeboden worden (Melle en Gembloux) en de dringendheid waarmee de monsters dienen geanalyseerd te worden:

- Perceel 1: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle, te analyseren binnen een niet-dringende, “standaard” doorlooptijd;

- Perceel 2: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Gembloux, te analyseren binnen een niet-dringende, “standaard” doorlooptijd;

- Perceel 3: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle, dringend te analyseren;

- Perceel 4: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Gembloux, dringend te analyseren.

Dit is een gemengde opdracht (KB van 18 april 2017, art. 2,6°).

Bij het opnieuw voor mededinging openstellen van de opdrachten, i.e. voor de plaatsingsprocedures op basis van de gesloten raamovereenkomst, zal, gekozen worden voor de openbare procedure.

Varianten zijn niet toegestaan.

Het is de inschrijver niet toegestaan één of meerdere prijskortingen of één of meerdere verbeteringsvoorstellen aan te bieden, in het kader van zijn offerte, voor het geval dat hem meerdere percelen zouden worden gegund.

2. Duur van de overeenkomst

2.1 Duur van de raamovereenkomst

De raamovereenkomst vangt aan op 1 oktober 2019 en wordt afgesloten voor een periode tot en met eind december 2021. Een verlenging van de geldigheidsduur van de raamovereenkomst is niet voorzien.

De raamovereenkomst met een bepaalde deelnemer kan worden verbroken in toepassing van een maatregel van ambtswege. In dit geval kan het opzeggen van de raamovereenkomst worden beperkt tot de deelnemer tegen wie de maatregel van ambtswege wordt genomen.

2.2 Duur van de overeenkomsten gesloten op basis van de raamovereenkomst

Een opdracht gegund op basis van de raamovereenkomst, begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode tot 15 januari 2021, tenzij anders bepaald in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen voor de betreffende opdracht.

Conform artikel 57 van de wet van 17 juni 2016, heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid de opdrachten die gesloten worden op basis van de raamovereenkomst éénmalig en voor een periode van maximaal 12 maand te verlengen, tenzij zij in de uitnodiging voor het indienen van eindoffertes voor een specifieke opdracht (1) een andere en kortere maximale verlengingstermijn voorziet, of (2) uitdrukkelijk afziet van de mogelijkheid om een opdracht te verlengen.

Indien de aanbestedende overheid voor de opdrachten waarvoor zij bij in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen niet uitdrukkelijk afgezien heeft van de mogelijkheid tot het verlengen van de opdracht, effectief de opdracht wenst te verlengen zal zij, ten laatste 1 (één) maand voor het verstrijken van de overeenkomst, bij middel van een aangetekend schrijven laten weten dat de opdracht wordt verlengd en voor hoelang.

De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijnen, in overeenstemming met punt 15.1.

3. Aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid is het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxx, Gedelegeerd Bestuurder FAVV, FSC, 8ste verdieping, Xxxxxxxxxxxxx 00,0000 Xxxxxxx, Xxxxxx.

Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij: Xxxxxxx Xxxxxx, Directeur Externe Laboratoria van het Bestuur Laboratoria,

x00 0 000 00 00, xxxxxxx.xxxxxx@xxxx-xxxxx.xx en xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Zolang de aanbestedende overheid geen beslissing heeft genomen over de selectie, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om af te zien van de gunning van de opdracht, hebben de inschrijvers of derden geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de offertes en de interne documenten van de aanbesteder.

4. Bijkomende informatie

4.1 Informatiesessie

De aanbestedende overheid heeft beslist om tussen de aankondiging van de opdracht in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen, enerzijds, en de dag van de opening van de offertes anderzijds, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat- inschrijvers.

Deze informatiesessie zal doorgaan op 08/08/2019 van 13u30 tot 16u op het volgende adres: zaal K08/110321 op de 8e verdieping van het Food Safety Center, Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.

Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de raamovereenkomst en de overeenkomsten die op basis van de raamovereenkomst zullen worden gesloten. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen.

Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de potentiële inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid uitsluitend via mail te bezorgen (met “FAVV_DGLABO_CPM_2020” in het onderwerp van de mail). Het e- mailadres is xxxxxxxxxxxxxx@xxxx-xxxxx.xx. Enkel de vragen die ten laatste twee dagen voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord.

Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om hun identiteit en deze van de onderneming die zij vertegenwoordigen, alsook hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst.

Naderhand zal de aanbestedende overheid het proces-verbaal van de informatiesessie overmaken aan de deelnemers en publiceren op zijn website.

5. Indiening van de offertes

5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen.

Voor de toepassing van deze rubriek wordt elke deelnemer aan een combinatie van ondernemers wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten diegene aanduiden die de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

Wanneer het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) moet worden ingevuld is deze vermelding opgenomen in het deel II.B van het UEA.

Wanneer de inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten als bedoeld in paragraaf 1, van artikel 73 van het KB van 18 april 2017, dan antwoordt de inschrijver op de vraag bedoeld in deel II, C, van het UEA. Hij vermeldt tevens voor welk deel van de opdracht hij beroep doet op deze draagkracht, alsook welke andere entiteiten hij voorstelt.

De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte.

De offertes moeten ten laatste op 29/08/2019 om 10 uur in het bezit zijn van de aanbestedende overheid.

De communicatie en de informatieuitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes dient, in alle fasen van de plaatsingsprocedure, plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.

De elektronische offertes moeten verstuurd worden via de internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden bepaald in artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.

De aanbestedende overheid maakt de inschrijvers opmerkzaam op het feit dat een offerte verzonden via mail niet voldoen aan de voorwaarden van artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016, wat betekent dat het niet is toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.

Het indienen van de offerte via e-tendering moet verplicht voldoen aan de bepalingen voorzien in artikels 42 §1, 43 §1 en 44 §1 van het KB van 18 april 2017: op het ogenblik van het opladen op het elektronisch platform e-tendering dient de inschrijver de offerte, de bijlagen en het UEA niet afzonderlijk te ondertekenen. Deze documenten worden op een globale manier ondertekend op het erbij horende indieningsrapport door de gekwalificeerde elektronische handtekening van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver te verbinden.

Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.

Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0) 0 000 00 00.

Na het ontvangen van de offertes ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst zal door de aanbestedende overheid een evaluatie gebeuren van deze offertes. Na deze evaluatie zal de aanbestedende overheid over een lijst beschikken van inschrijvers die in het verdere verloop van de procedure zullen aangeschreven worden in het kader van de tweede fase, i.e. de plaatsingsprocedures op basis van de raamovereenkomst.

5.2 Indieningsrecht en indieningswijze van de eindoffertes voor elke plaatsingsprocedure opgestart op basis van de raamovereenkomst

Voor elke plaatsingsprocedure op basis van de raamovereenkomst zullen in de regel alle deelnemers, opgenomen in de raamovereenkomst, worden uitgenodigd om enerzijds een eindofferte in te dienen in de gratis ter beschikking gestelde LABNET-applicatie.

De aanbestedende overheid behoudt zich echter het recht voor om bij bepaalde analyses met sterk vertrouwelijk karakter – zoals bv. analyses op verboden substanties in het kader van de hormonenbestrijding – enkel de laboratoria uit te nodigen die erkend zijn voor deze analyses.

De uitnodiging zal gebeuren via e-procurement, eventueel nadien aangevuld met een uitnodiging via een dienstnota verstuurd per e-mail, en ze zal minstens de volgende punten duidelijk aangeven:

- de gehanteerde plaatsingsprocedure (openbare procedure)

- de uiterste datum en uur voor het vervolledigen van de registratie in LABNET

- de limietdatum waarbinnen, en de wijze waarop, de eindofferte (i.e. het document “Procedures raamovereenkomst analyses”) aan de aanbestedende overheid dient overgemaakt te worden

Indien meerdere plaatsingsprocedures gelijktijdig worden gelanceerd zal de aanbestedende overheid één einddatum vastleggen voor alle gelijktijdig gelanceerde plaatsingsprocedures.

Na het verstrijken van de periode van intekenen via de LABNET-applicatie kan de inschrijver via deze applicatie het document “Procedures raamovereenkomst analyses”, met daarin de door hem per analyseplanlijn (en dus per plaatsingsprocedure) ingevulde prijs en maximale doorlooptijd, opvragen.

Om reden van administratieve vereenvoudiging zal dit document enkel de prijzen en doorlooptijden per analyseplanlijn hernemen en niet de technische benodigde informatie die desgevallend moet ingevuld worden in de LABNET-applicatie.

Indien meerdere plaatsingsprocedures gelijktijdig verlopen zal alles op 1 document “Procedures raamovereenkomst analyses” hernomen zijn.

Indien de inschrijver bemerkt dat de prijzen en / of doorlooptijden die hij in de LABNET-applicatie ingevuld heeft (en dus in het document “Procedures raamovereenkomst analyses” hernomen zijn), foutief zijn, dan is het hem toegelaten op dit document de gewenste correcties duidelijk aan te brengen. Desgevallend zullen de gecorrigeerd prijzen / doorlooptijden door de aanbestedende overheid in rekening genomen worden bij de beoordeling van de eindofferte.

Enkel de deelnemers waarmee de raamovereenkomst werd afgesloten kunnen een eindofferte indienen. Elke deelnemer kan per opdracht slechts één offerte indienen.

Indien de raamovereenkomst werd afgesloten met een combinatie van ondernemers, dan zal slechts de combinatie, en niet de individuele deelnemers aan de combinatie ondernemers, een eindofferte kunnen indienen voor een specifieke opdracht.

5.2.1 Offertes ingediend via elektronische middelen

De aanbestedende overheid stelt het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van offertes verplicht op straffe van nietigheid van de offerte.

De mededeling zal duidelijk melding maken van de uiterste datum en uur voor enerzijds, het vervolledigen van de registraties in LABNET, en anderzijds, het indienen van het document “Procedures raamovereenkomst analyses” via e-tendering.

Het indienen van de offerte via e-tendering moet verplicht voldoen aan de bepalingen voorzien in artikels 42 §1, 43 §1 en 44 §1 van het KB van 18 april 2017:

In het kader van de openbare procedure dient de inschrijver het document “Procedures raamovereenkomst analyses”1 en andere documenten die volgens de opdrachtdocumenten eventueel dienen toegevoegd te worden, niet afzonderlijk te ondertekenen wanneer deze opgeladen worden op het elektronisch platform e-tendering. Deze documenten worden op een globale manier ondertekend op het erbij horende indieningsrapport door de gekwalificeerde elektronische handtekening van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver te verbinden.

Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.

Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0) 0 000 00 00.

5.3 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

5.3.1 Wijziging of intrekking van een offerte die reeds was ingediend via elektronische middelen

De wijzigingen of intrekking van een reeds ingediende offerte moet de voorwaarden van art. 43, §2 van het KB van 18 april 2017 respecteren.

Voor de wijzigingen aan een offerte die tussenkomen na de ondertekening van het indieningsrapport, alsook voor de intrekking van de offerte, wordt een nieuw indieningsrapport opgemaakt dat met een gekwalificeerde elektronische handtekening getekend wordt.

Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

1 Indien nodig, kan het document “Procedures raamovereenkomst analyses” na correctie van eventuele fouten, alsook eventuele andere documenten die volgens de opdrachtdocumenten dienen toegevoegd te worden, als pdf ingescand worden, zodanig dat het (ze) via e-tendering kan (kunnen) ingediend worden.

Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking bedoeld in het eerste lid, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, dan brengt dit de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.

6. Leidend ambtenaar

Voor elke overeenkomst die op basis van de raamovereenkomst zal worden gesloten, is de leidend ambtenaar de Directeur-generaal van het bestuur Laboratoria van het FAVV.

7. Beschrijving van de te presteren diensten

7.1 Algemeen kader

De opdracht bestaat uit

- het afhalen van de monsters in één van de Dispatchingcentra van het FAVV

- het uitvoeren van analyses, waarbij de continuïteit van de dienstverlening wordt gewaarborgd gedurende de volledige looptijd van opdracht

- het rapporteren van de analyseresultaten

- het bewaren van de monsters

en dit in opdracht van het FAVV en conform zijn instructies.

Deze analyses zijn voornamelijk analyses in het kader van het jaarlijkse controleprogramma opgesteld door het FAVV, maar ook, in functie van de behoefte, ad hoc analyses naar aanleiding van klachten, hercontroles, incidenten, crisissen, enz. Het FAVV kan autonoom beslissen of er voor zeer specifieke analyses aparte overheidsopdrachten opgestart worden.

Gelet op de opdracht van het FAVV (cf. Wet van 4 februari 2000 houdende oprichting van het federaal Agentschap voor de Veiligheid van de voedselketen), is het evident dat bij het uitvoeren van de diensten voorzien in het onderhavig bestek voldaan moet zijn aan

- de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen (cf. xxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/ ; xxx.xxxxxxxx.xxxx.xxxx.xx), waaronder de referenties opgenomen in de “Inventaris acties en actiegrenzen en voorstellen voor harmonisering in hat kader van officiële controles” : “Deel 1 - Actiegrenzen voor chemische contaminanten” en “Deel 2 - Actiegrenzen voor microbiologische contaminanten in levensmiddelen” (cf. xxxx://xxx.xxxx.xx/);

- de eventueel door Europa of nationale overheden opgelegde technische richtlijnen, onder meer SANTE/11813/2017 “Guidance document on analytical quality control and method validation procedures for pesticides residues analysis in food and feed”, en de dienstnota’s die door het Bestuur Laboratoria hiertoe werden gericht aan de erkende laboratoria (cf. xxxxx://xxxxxxxx.xxxx- xxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx/).

Het is evident dat tijdens de uitvoering van de opdracht, de gekozen inschrijvers er aan gehouden zijn zich continu in lijn te stellen met de evolutie van deze wettelijke bepalingen en de door de Europese of nationale overheden opgelegde technische richtlijnen, opdat de geleverde diensten bruikbaar blijven in de context van officiële controles. Indien deze verplichting leidt tot een ontwrichting van het contractueel evenwicht, dan zijn de clausules opgenomen in 13.4 en 13.5 zijn van toepassing.

Tevens zullen de aspecten die de reactiviteit van het Agentschap bij zijn opdracht tot het bewaken van de veiligheid van de voedselketen beïnvloeden, in rekening gebracht worden bij het beoordelen van de geschiktheid van offertes. Het gaat dan onder meer over

- de doorlooptijd (i.e. de tijd tussen het ter beschikking stellen van het monster, en het rapporteren van het resultaat, zie 7.2), waarbij de aanbestedende overheid zich bij het beoordelen zal laten leiden door het al dan niet voldoen aan de eisen opgelegd door de dienstnota’s van het FAVV (zie dienstnota’s RV/LABO/193571, d.d. 26-11-2007, RV/LABO/1369764, d.d. 27-06-2016, GJ/LABO/1526616, d.d. 31- 07-2018, of hun geactualiseerde versies geldig op datum van publicatie van de opdracht, indien van toepassing) of de vereisten geformuleerd tijdens de plaatsingsprocedures;

- de beschikbaarheid van de laboratoria gedurende het jaar (buiten de weekends en officiële feestdagen) met het oog op een gegarandeerde continue dienstverlening.

7.2 Aspecten met betrekking tot de procedure

De analyses in het kader van het jaarlijkse controleprogramma worden aangeboden aan de inschrijver via de elektronische toepassing LABNET, die gratis ter beschikking gesteld wordt aan de deelnemers van deze raamovereenkomst.

In het kader van deelneming aan de overeenkomsten op basis van de raamovereenkomst is het laboratorium verplicht om generieke informatie in LABNET in te geven en up to date te houden (contactgegevens, accreditatiescope, analytische details, …).

In LABNET worden op geregelde tijdstippen analyses, die niet uitgevoerd kunnen worden in de eigen FAVV-laboratoria of waarbij de capaciteit van de eigen FAVV-laboratoria ontoereikend is, aangeboden. Deze analyses worden aangeboden per analyseplanlijn. Elke analyseplanlijn is minimaal samengesteld uit een beschrijving van de matrix, de analyses en het aantal verwachte monsters voor deze lijn.

Elke analyseplanlijn wordt aanzien als een aparte overeenkomst bestaande uit 2 of 4 percelen (naargelang het feit of dringende analyses al dan niet pertinent kunnen zijn), ook al worden diverse lijnen gezamenlijk aangeboden.

De onderverdeling in percelen is terug te brengen naar het feit dat

o de monsters via 2 dispatchingcentra worden aangeboden;

o per analyseplanlijn aangegeven zal worden of een dringende analyse kan gevraagd worden.

Indien voor een analyseplanlijn geen dringende analyses gevraagd worden, zal de opdracht bestaan uit 2 percelen:

-perceel 1: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle;

-perceel 2: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Gembloux.

Indien voor een analyseplanlijn is aangegeven dat dringende analyses kunnen gevraagd worden, zal de opdracht bestaan uit 4 percelen:

-perceel 1: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle (en te analyseren binnen een standaard doorlooptijd van toepassing voor niet-dringende monsters);

-perceel 2: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Gembloux (en te analyseren binnen een standaard doorlooptijd van toepassing voor niet-dringende monsters);

-perceel 3: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle (en waarvoor een dringende analyse gevraagd wordt);

-perceel 4: monsters aangeboden via het dispatchingcentrum te Gembloux (en waarvoor een dringende analyse gevraagd wordt).

De evaluatie van de eindoffertes en de toewijzing van de opdracht gebeurt perceel per perceel en analyseplanlijn per analyseplanlijn, de evaluatie / gunning met betrekking tot een lijn heeft geen invloed op de evaluatie / gunning voor andere analyseplanlijnen.

Met andere woorden, elke lijn in het analyseplan wordt aanzien als een aparte plaatsingsprocedure bestaande uit 2 of 4 percelen.

De opdrachten die op basis van de raamovereenkomst geplaatst zullen worden hebben betrekking op de analyse van ongeveer 15.000 monsters, waarvan mogelijk een 400-tal dringend zou geanalyseerd dienen te worden. Deze monsters zouden voor analyse beschikbaar worden gesteld ten laatste op 31 december 2020 of, voor de opdrachten waarvoor de aanbestedende overheid een verlenging voorziet, desgevallend ten laatste op 31 december 2021. Het aantal monsters dat op basis van de verlenging van de opdrachten ter analyse kan aangeboden worden, wordt geraamd op ca. 5.000 (dit aantal is inbegrepen in het geraamde aantal van 15.000 monsters dat eerder vermeld werd).

De monsters per overeenkomst gesloten op basis van deze raamovereenkomst kunnen verspreid over de looptijd van de opdracht ter uitvoering aangeboden worden aan de inschrijvers. Wanneer monsters worden aangeboden in het kader van perceel 3 of 4, zal per monster aangegeven zijn dat een dringende analyse gevraagd is.

De hoeveelheden vermeld in dit bestek voor wat betreft de raamovereenkomst enerzijds en het aantal monsters opgegeven in de aparte overeenkomsten te sluiten op basis van de raamovereenkomst zijn geraamde hoeveelheden per kalenderjaar, tenzij anders vermeld. De hoeveelheden zijn zuiver indicatief en houden geen enkel engagement in van de aanbestedende overheid.

De hoeveelheden kunnen hoger of lager zijn. Een verhoging of verlaging van deze hoeveelheden kan tot geen enkele schadevergoeding aanleiding geven en tot geen enkele prijsaanpassing.

In de eerste fase, i.e. de procedure met het oog op het afsluiten van de raamovereenkomst, wordt aan de inschrijvers gevraagd om een aantal gegevens, onder meer de kostprijs van de duurste analyse en de keuze van het dispatchingcentrum / de dispatchingcentra waar de inschrijver de aangeboden monsters zou afhalen, in de offerte mee te delen (zie punten 9.1, 9.1.1. en 9.3.1). Na verificatie van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie (uitsluitings- en selectiecriteria; zie punt 11.1.1) zal de raamovereenkomst afgesloten worden met elke inschrijver die een aan de gunningscriteria getoetste regelmatige offerte indiende (zie punt 11.1.2). De inschrijvers waarmee de raamovereenkomst wordt gesloten, krijgen toegang tot de tweede fase.

In de tweede fase, i.e. de plaatsingsprocedure per analyseplanlijn op basis van de gesloten raamovereenkomst, moet de inschrijver dan in de applicatie zijn meest gunstige eenheidsprijs exclusief BTW opgeven per te analyseren monster, waarbij alle kosten inbegrepen zijn, met uitzondering van de kosten verbonden aan mogelijke bijkomende analyses die op vraag van de aanbestedende overheid verder moeten worden uitgevoerd in het kader van een verdacht of niet–conform eerste resultaat, tenzij in onderstaand geval.

Indien laboratoria inschrijven met een analysetechniek die niet uitdrukkelijk alleen voor screeningsdoeleinden gebruikt wordt, en indien wettelijke bepalingen vereisen dat een eerste potentieel niet-conform resultaat bekomen met een dergelijke techniek bevestiging behoeft door middel van een tweede, onafhankelijke analyse (e.g. analyse van dioxines en dioxine-achtige PCB’s, analyse van pesticidenresidu’s), dan wordt deze tweede analyse niet als een bijkomende analyse beschouwd, en zit het uitvoeren van deze tweede analyse reeds verrekend in de opgegeven eenheidsprijs.

Naast deze prijs, die betrekking heeft op de niet-dringende analyses en in de LABNET-module in de gelijknamige kolom dient ingevuld te worden, is de inschrijver verplicht om in voorkomend geval steeds volgende informatie mee te delen in de LABNET-module:

• Doorlooptijd. Deze doorlooptijd wordt gedefinieerd als zijnde het maximaal aantal werkdagen dat een inschrijver nodig heeft om een niet-dringende analyse uit te voeren waarbij het resultaat conform zou zijn. De doorlooptijd start de werkdag volgend op de dag dat de inschrijver per e-mail op de hoogte gebracht is van het beschikbaar zijn van het betreffende monster in het door de inschrijver gekozen dispatchingcentrum;

Dit houdt dus in dat indien er door de inschrijver bevestigingsanalyses of bijkomende analyses moeten uitgevoerd worden, deze niet meegerekend worden in de doorlooptijd opgegeven in de offerte/LABNET2;

• Binnen een parametergroep de parameters die kunnen geanalyseerd worden;

• CCalfa: verplicht voor de analyses die uitgevoerd worden in het kader van Richtlijn 96/23/EG van de Raad van 29 april 1996 inzake controlemaatregelen ten aanzien van bepaalde stoffen en residuen daarvan in levende dieren en in producten daarvan en tot intrekking van de Richtlijnen 85/358/EEG en 86/469/EEG en de Beschikkingen 89/187/EEG en 91/664/EEG;

• CCbeta: verplicht voor de analyses die uitgevoerd worden in het kader van Richtlijn 96/23/EG van de Raad van 29 april 1996 inzake controlemaatregelen ten aanzien van bepaalde stoffen en residuen daarvan in levende dieren en in producten daarvan en tot intrekking van de Richtlijnen 85/358/EEG en 86/469/EEG en de Beschikkingen 89/187/EEG en 91/664/EEG;

• LOD: in voorkomend geval;

• LOQ: in voorkomend geval;

2 zie echter de bijkomende bepalingen op volgende blz. die van toepassing zijn op de doorlooptijd wanneer bijkomende identificatie- of bevestigingsanalyses dienen uitgevoerd

• Accreditatie (volledig, gedeeltelijk, niet) voor de specifieke gevraagde analyses;

• Erkenning (geheel, gedeeltelijk, niet) voor de specifieke gevraagde analyses;

• Techniek 1: keuzelijst met de gebruikte technieken;

• Techniek 2: keuzelijst met de gebruikte technieken.

Voor analyseplanlijnen waarvoor dringende analyses pertinent kunnen zijn, dienen ook opgegeven te worden:

• Prijs dringend: Prijs, zoals gedefinieerd in bovenstaande paragrafen, maar dan voor dringende analyses;

• Doorlooptijd dringend: Doorlooptijd, zoals gedefinieerd in bovenstaande paragrafen, maar dan voor dringende analyses.

Indien een eindofferte opgemaakt wordt, geldt de opgegeven (niet-dringende) prijs en (niet-dringende) doorlooptijd voor zowel het perceel 1 als het perceel 2, terwijl de dringende prijs en de dringende doorlooptijd geldt voor zowel het perceel 3 als het perceel 4. M.a.w. het is niet toegelaten een verschillende eenheidsprijs of een verschillende doorlooptijd te hanteren naargelang de monsters worden aangeboden via het dispatchingcentrum te Melle of Gembloux.

In het kader van de plaatsingsprocedures binnen de raamovereenkomst zal het aan een inschrijver niet toegelaten zijn om een hogere prijs in te dienen dan de duurste prijs opgegeven voor het afsluiten van de raamovereenkomst:

-De “prijs” (niet-dringend) opgegeven voor een analyseplanlijn mag niet hoger zijn dan de “kostprijs van de duurste analyse, uitgevoerd in standaardomstandigheden” opgegeven in de offerte voor het afsluiten van de raamovereenkomst (met betrekking tot Percelen 1 en 2);

-De “prijs dringend” opgegeven voor een analyseplanlijn mag niet hoger zijn dan de “kostprijs van de duurste analyse, wanneer een dringende analyse is gevraagd” opgegeven in de offerte voor het afsluiten van de raamovereenkomst (met betrekking tot Percelen 3 en 4).

Indien een laboratorium inschrijft met een analysetechniek die wel alleen voor screeningsdoeleinden gebruikt wordt, dan dient het bij de offerte tevens een lijst te voegen met de eenheidsprijzen van de eventuele identificatie- of bevestigingsanalyses die nodig kunnen zijn om tot een finaal resultaat te komen, behoudens voor opdrachten waarvoor expliciet in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen is aangegeven dat het uitvoeren van de identificatie- of bevestigingsanalyses buiten de opdracht valt die in het kader dit bestek wordt geplaatst.

Indien de bedoelde identificatie- of bevestigingsanalyses niet expliciet uitgesloten werden, en voor deze analyses reeds in het kader van een andere overheidsopdracht een overeenkomst met de inschrijver werd gesloten waarop de inschrijver zich voor de opdracht in het raam van deze overheidsopdracht wenst te beroepen voor wat betreft de prijs, dan voegt de inschrijver een duidelijke referentie toe van die eerder aan haar gegunde overheidsopdracht, zodanig dat de betreffende prijzen ondubbelzinnig kunnen geïdentificeerd worden. De eenheidsprijzen van de identificatie- of bevestigingsanalyses die opgegeven worden (of waarnaar verwezen wordt) zullen gelden voor de gehele uitvoeringstermijn van de betreffende opdracht.

Als de inschrijver niet zelf alle analyses uitvoert die nodig zijn om tot een finaal resultaat te komen dat het FAVV in staat stelt de conformiteit van het monster te beoordelen, terwijl de identificatie of bevestigingsanalyses niet expliciet werden uitgesloten van de opdracht, dan is het toegelaten om in voorkomend geval die identificatie- of bevestigingsanalyse te laten uitvoeren in een laboratorium erkend voor deze analyse. De identiteit van de voorziene onderaannemers voor elk van de voorzienbare identificatie- of bevestigingsanalyses dient desgevallend gecommuniceerd te worden als onderdeel van de eindofferte. Het niet zelf uitvoeren van identificatie- of bevestigingsanalyses ontslaat de inschrijver niet van de verplichting tot het communiceren van de eenheidsprijzen van de betreffende analyses.

Als de inschrijver niet zelf alle analyses uitvoert die nodig zijn om tot een finaal resultaat te komen dat het FAVV in staat stelt de conformiteit van het monster te beoordelen, of wanneer FAVV-instructies voorschrijven dat eventuele identificatie- of bevestigingsanalyses door de Nationale Referentielaboratoria dienen uitgevoerd te worden, dan staat de inschrijver in voor het transport van een adequaat bekomen extract of deelstaal / adequaat geïsoleerde stam (al naargelang) naar het andere laboratorium.

Indien de inschrijver slechts de screeningsanalyse uitvoert, en eventueel bijkomende identificatie- of bevestigingsanalyses in een derde laboratorium plaatsvinden, dan blijft de inschrijver verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de volledige opdracht, inclusief de rapportage van de finale resultaten in EXTLAB.

In bovenstaande werd aangegeven dat indien er door de inschrijver reglementair noodzakelijke bevestigingsanalyses of bijkomende analyses moeten uitgevoerd worden, deze niet meegerekend worden in de doorlooptijd zoals deze in LABNET werd ingevuld.

De aanbestedende overheid preciseert dat, tenzij anders is aangegeven in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen (of in FAVV instructies die gecommuniceerd waren op het moment van het versturen van die uitnodiging om eindoffertes in te dienen), in dergelijk geval de maximale aanvaardbare doorlooptijd verlengd wordt met 5 werkdagen, of met de opgegeven doorlooptijd voor de initiële analyse, al naargelang wat het kortste is, en voor zover daarmee de eventueel bij dienstnota vastgelegde maximale totale doorlooptijd niet overschreden wordt (zie bv. dienstnota’s RV/LABO/193571, d.d. 26-11-2007, RV/LABO/1369764, d.d. 27-06-2016, GJ/LABO/1526616, d.d. 31-07-2018).

Deze beperking op de verlenging van de maximaal aanvaardbare doorlooptijd geldt niet bij de aanlyse van plantenziekten in het geval het noodzakelijk is om bijkomende fytopathogeniciteitstesten uit te voeren.

Aangezien met het oog op het plaatsen van de opdracht per analyseplanlijn op basis van de gesloten raamovereenkomst gebruik gemaakt wordt van de openbare procedure, onderzoekt de aanbestedende overheid de ingediende eindoffertes op vlak van regelmatigheid enerzijds, en op inhoudelijk vlak anderzijds. Substantieel onregelmatige offertes of inadequate/ongeschikte offertes worden uitgesloten, en de geschikte, regelmatige offertes worden getoetst aan de gunningscriteria (cf. 11.2.3). De aanbestedende overheid zal mogelijk bijkomende inlichtingen vragen aan de inschrijvers, maar de verstrekte informatie zal in geen geval aanleiding kunnen geven tot wijziging van de offerte.

7.3 Enkele aandachtspunten met betrekking tot de uitvoering van de opdrachten afgesloten op basis van de raamovereenkomst

Bij het indienen van een eindofferte verbindt de inschrijver zich er toe:

- de monsters af te halen in het in de raamovereenkomst gekozen dispatchingcentrum;

- de resultaten te rapporteren via de EXTLAB-module en, indien gewenst, door middel van elektronische of papieren beproevingsverslagen of volgens een elektronische vorm die in lijn is met de instructies van het FAVV voor wat betreft de rapportage;

- de monsters te bewaren conform de instructies van het FAVV;

- de continuïteit van de dienstverlening te voorzien gedurende de looptijd van de opdracht. Indien door omstandigheden (bv. vakantie van het laboratoriumpersoneel, technische pannes, sluiting van het laboratorium [buiten de weekends en officiële feestdagen]) de inschrijver desalniettemin de engagementen aangegaan in de einofferte niet kan naleven, is hij gehouden hiervoor, in akkoord met het FAVV, een oplossing te vinden, waarbij de eventuele bijkomende kosten ten zijne laste vallen.

Bovenvermelde lijst van verplichtingen is niet exhaustief.

Bij de uitvoering van de opdracht kan het FAVV eventueel vragen aanvullende analyses uit te voeren (bv. ingevolge onvoorziene omstandigheden, wanneer de aanvullende diensten technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar voor de aanbestedende overheid, wanneer de bijkomende analyses alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan).

Gelet op het specifiek karakter van een dergelijke aanvullende opdracht en het feit dat onmogelijk op voorhand kan geweten zijn dat een bijkomende analyse zal moeten uitgevoerd worden, zal tijdens de evaluatiefase zoals beschreven onder 15.4., de aanbestedende overheid de meerkost verbonden aan deze extra analyses beoordelen en evalueren. Deze onvoorzienbare extra kosten moeten opgegeven worden conform de bestaande instructies bij het ingeven van de resultaten in de EXTLAB-module en maken integraal deel uit van deze opdracht.

Behoudens anders vermeld in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen, behoudt de de aanbestedende overheid zich de mogelijkheid voor om een opdracht afgesloten op basis van de raamovereenkomst eenmalig te verlengen (tot ten laatste 31/12/2021).

Ten slotte dient verduidelijkt dat dit bestek betrekking heeft op de analyse van FAVV-monsters in zoverre de betreffende analyses ten laste van het FAVV zijn. Vanzelfsprekend vallen analyses die door de operatoren betaald worden, zoals bijvoorbeeld deze in het kader van verplichte importcontroles (Verordening (EG) 669/2009), niet onder het bestek.

Op te merken valt dat de lijnen met betrekking tot deze door de operatoren te betalen analyses ter kennisgeving in LABNET kunnen gepubliceerd worden voor alle erkende laboratoria, en dus niet enkel voor de laboratoria waarmee in het kader van dit bestek een raamovereenkomst wordt afgesloten.

7.4 Praktische aspecten bij specifieke opdrachten

Voor specifieke, bij de publicatie als dusdanig geïdentificeerde analyseplanlijnen, verbindt de inschrijver bij het indienen van een eindofferte zich er toe om financiële verslagen over te maken indien de aanbestedende overheid hierom verzoekt.

In de financiële verslagen, te rapporteren in een model vastgelegd door de aanbestedende overheid, dient bijvoorbeeld gedetailleerde informatie opgenomen te zijn over het aantal uitgevoerde testen, het tijdsgebruik (i.e. tijdstaten), per individuele test de kostprijs en kostenstructuur (i.e. uitsplitsing naar kosten voor testkits, reagentia, verbruiksgoederen, algemene kosten, personeelskosten – salarissen, sociale lasten en pensioenbijdragen).

Dergelijke financiële verslagen worden doorgaans opgevraagd wanneer de betreffende analyseplanlijn kadert in een (gecoördineerd) controleplan dat partieel gefinancierd wordt door de Europese Unie. Voorbeelden van dergelijke programma’s, zonder hierbij volledig te willen zijn, zijn deze ingesteld door:

-Uitvoeringsbesluit 2013/653/EU van de Commissie van 12 november 2013, betreffende financiële steun van de Unie voor een gecoördineerd controleplan voor de monitoring van antimicrobiële resistentie bij zoönoseverwekkers in 2014,

in uitvoering van “Uitvoeringsbesluit 2013/652/EU van de Commissie van 12 november 2013, betreffende de monitoring en rapportage van antimicrobiële resistentie bij zoönotische en commensale bacteriën”;

-Uitvoeringsbesluit 2013/722/EU van de Commissie van 29 november 2013 betreffende goedkeuring van de door de lidstaten voor 2014 ingediende jaarlijkse en meerjarenprogramma’s en van de financiële bijdrage van de Unie voor de uitroeiing, bestrijding en bewaking van bepaalde dierziekten en zoönosen,

in uitvoering van “Beschikking 2009/470/EG van de Raad van 25 mei 2009 betreffende bepaalde uitgaven op veterinair gebied”.

De aanbestedende overheid wijst er tevens op dat, in het kader van de uitvoering van de Europese Verordeningen 882/2004 en 2017/625 met betrekking tot het aanduiden van Nationale Referentielaboratoria - welke ook een bevoegdheid is van het FAVV - of elke aanpassing aan deze Verordeningen, de aanbestedende overheid een aantal monsters per analyseplanlijn kan toewijzen aan het Nationaal Referentielaboratorium dat voor deze matrix/parametercombinatie bevoegd is. Indien de aanbestedende overheid dit wil toepassen voor bepaalde opdrachten dan zal dit aangegeven zijn in de LABNET-applicatie bij de uitnodiging tot het indienen van de eindoffertes, en ook in de gemotiveerde gunningsbeslissing. De hierdoor minder ontvangen monsters kunnen onder geen beding het voorwerp uitmaken van een schadevergoeding van de inschrijver, die de specifieke analyseplanlijn krijgt toegewezen, ten opzichte van de aanbestedende overheid.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met het oog op het operationeel houden van voldoende analysecapaciteit, of in het kader van mogelijke crisissen te beslissen om voor bepaalde analyseplanlijnen de opdracht toe te wijzen aan meerdere indieners, waarbij een billijke verdeling gedurende het jaar zal uitgewerkt worden (naargelang de complexiteit van de opdrachten en de prijsvoorwaarden, alsook de specialisatie en de beschikbaarheid van de deelnemers). Indien de aanbestedende overheid dit wil toepassen zal dit aangegeven zijn in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen.

Conform art. 58 §2 van de wet van 17 juni 2016, kan de aanbestedende overheid het aantal percelen dat per opdracht aan één inschrijver wordt toegewezen beperken. Als de aanbestedende overheid voor een bepaalde opdracht van deze mogelijkheid gebruik wil maken, dan zal dit beschreven zijn in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen. In de uitnodiging zal dan ook het maximaal aantal percelen vermeld worden dat aan een inschrijver kan gegund worden. Desgevallend vermeldt de aanbestedende overheid in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen de objectieve en niet-discriminerende criteria of

regels die zij voornemens is toe te passen om te bepalen welke percelen zullen worden gegund indien de toepassing van de gunningscriteria zou leiden tot de gunning van meer percelen dan het maximumaantal aan eenzelfde inschrijver.

In de uitnodiging om eindoffertes in te dienen kan de aanbestedende overheid bij specifieke opdrachten

aanvullende vereisten / bepalingen formuleren.

8. Documenten van toepassing op de opdracht

8.1 Wetgeving

- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies;

- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren ;

- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;

- Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Publicatieblad van de Europese Unie.

8.2 Opdrachtdocumenten

8.2.1 Voor de raamovereenkomst

- Onderhavig bestek nr. FAVV_DGLABO_CPM_2020;

- Het bijgevoegde offerteformulier

- het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

8.2.2 Voor elke overeenkomst die op basis van de raamovereenkomst zal worden gesloten

- Onderhavig bestek nr. FAVV_DGLABO_CPM_2020;

- De uitnodiging om eindoffertes in te dienen

- De door de inschrijver en door de aanbestedende overheid goedgekeurde, registraties die in het raam van de raamovereenkomst per analyseplanlijn werden vervolledigd in de LABNET- applicatie

- De door de aanbestedende overheid goedgekeurde offerte (het document “Procedures raamovereenkomst analyses” dat via de applicatie LABNET bekomen wordt, en eventueel aanvullende documenten).

8.2.3 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen

De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming, maken integraal deel uit van het huidige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

9. Offertes

9.1 In de offerte te vermelden gegevens

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de algemene principes van de artikelen 4 t.e.m. 7 en 11 van de wet van 17 juni 2016, die op deze plaatsingsprocedure van toepassing zijn.

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om de ter beschikking gestelde offerteformulieren te gebruiken (ofwel, het document dat zich in bijlage van het huidige bestek bevindt voor wat betreft de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst; ofwel, het document “Procedure raamovereenkomst analyses” als het gaat over de procedures die op basis van de raamovereenkomst worden gevoerd). Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het desbetreffende formulier.

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten.

De kosten die dit bezoek met zich meebrengt zijn ten laste van de inschrijver en worden berekend overeenkomstig punt 14.2 van dit bestek. Het maximaal aantal deelnemers aan het onderzoek is 4 personen voor een periode van maximum 3 dagen.

9.1.1 De offerte in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst

Bovenvermelde bepalingen zijn onverkort van toepassing op de offerte ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst.

De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst:

• Forfaitaire eenheidsprijs in letters en in cijfers (exclusief BTW) voor het uitvoeren van de duurste analyse in niet-dringende omstandigheden (met betrekking tot de offerte voor percelen 1 & 2);

• Forfaitaire eenheidsprijs in letters en in cijfers (exclusief BTW) voor het uitvoeren van de duurste analyse in dringende omstandigheden (met betrekking tot de offerte voor percelen 3 & 4);

• Het gehanteerde BTW aanslagvoet of, desgevallend, de aanslagvoet voor de verlegde BTW;

• De langste doorlooptijd (in werkdagen) wanneer de analyse uitgevoerd wordt in standaardomstandigheden (met betrekking tot de offerte voor percelen 1 & 2);

• De langste doorlooptijd (in werkdagen), wanneer een dringende analyse is gevraagd (met betrekking tot de offerte voor percelen 3 & 4);

• Het voornemen om de monsters af te halen in:

o Dispatchingcentrum gelegen te Melle;

o Dispatchingcentrum gelegen te Gembloux;

o Beide dispatchingcentra (Melle en Gembloux);

• De handelsnaam of benaming van de inschrijver, zijn rechtsvorm, nationaliteit, maatschappelijke zetel, en desgevallend, voor Belgische inschrijvers, het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen;

• De handtekening van het indieningsrapport geplaatst door een persoon / personen die bevoegde of gemandateerd is/zijn, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;

• De hoedanigheid van de persoon (of van de personen) die de offerte ondertekent (ondertekenen);

Voorts wordt ook de volgende informatie bijgevoegd:

• Een verwijzing naar een publiek beschikbaar document op de website van het accreditatie- organisme waarin de accreditatiescope (ISO 17025) van de inschrijver beschreven is;

• Een verklaring in verband met de erkenning van de deelnemer conform het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen, en de erkende scope (eventueel via verwijzing naar de “lijst van de Erkende laboratoria en erkende analyses” beschikbaar op de website van het FAVV);

• Een verklaring betreffende de eventuele ISO 14001 of EMAS certificatie (met toevoeging van de bewijsstukken)

9.1.2 De offerte in het kader van de procedures op basis van de raamovereenkomst

De volgende inlichtingen worden vermeld in elke eindofferte die de deelnemer op verzoek van de aanbestedende overheid zal indienen met het oog op de gunning van een overeenkomst op basis van deze raamovereenkomst:

• De forfaitaire eenheidsprijs in cijfers (exclusief BTW) voor het uitvoeren van de analyses gevraagd voor de betreffende analyseplanlijn op 1 monster;

• De van toepassing zijnde BTW-voet, of, desgevallend, de aanslagvoet voor de verlegde BTW;

• De maximale tijd (in werkdagen) waarin de gevraagde analyses uitgevoerd en gerapporteerd zullen worden, zijnde de doorlooptijd zoals beschreven in punt 7.2;

• De (door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening, of door middel van een op andere wijze) ondertekende offerte of het indieningsrapport (naargelang het geval, beschreven in

5.2.1 en 5.3.1), ondertekend door een persoon/personen die bevoegd of gemandateerd is/zijn, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;

• De hoedanigheid van de persoon (of van de personen) die de offerte ondertekent (ondertekenen);

• De datum waarop voormelde persoon (personen) de offerte / het indieningsrapport heeft (hebben) ondertekend;

• Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).

Voor de opdrachten waarvoor dringende analyses pertinent zijn en dit als zodanig zal zijn aangegeven in de LABNET-module, worden de volgende bijkomende inlichtingen vermeld in de eindofferte die de deelnemer op verzoek van de aanbestedende overheid zal indienen met het oog op de gunning van een overeenkomst op basis van de raamovereenkomst:

• De forfaitaire eenheidsprijs in cijfers (exclusief BTW) voor het dringend uitvoeren van de gevraagde analyses op 1 monster;

• De maximale tijd (in werkdagen) waarin de gevraagde dringende analyses uitgevoerd en gerapporteerd zullen worden, zijnde de doorlooptijd zoals beschreven in punt 7.2.

Indien meerdere plaatsingsprocedures gezamenlijk worden gepubliceerd, mag deze offerte alle plaatsingsprocedures gezamenlijk bevatten waarbij slechts 1 maal moet ondertekend worden.

Indien een laboratorium voor een specifieke opdracht inschrijft met een analysetechniek die alleen voor screeningsdoeleinden gebruikt wordt, dan dient het bij de offerte tevens een lijst te voegen met de eenheidprijzen (exclusief BTW, met de van toepassing zijnde BTW-voet) van de eventuele identificatie- of bevestigingsanalyses die nodig kunnen zijn om tot een finaal resultaat te komen, behoudens voor opdrachten waarvoor expliciet in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen is aangegeven dat het uitvoeren van de identificatie- of bevestigingsanalyses buiten de opdracht valt die in het kader dit bestek wordt geplaatst.

Indien het laboratorium niet zelf alle bedoelde identificatie- en bevestigingsanalyses uitvoert, dan communiceert het in zijn eindofferte de identiteit van de voorziene onderaannemers voor elk van de voorzienbare identificatie- of bevestigingsanalyses.

9.2 Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst.

Voor elke plaatsingsprocedure op basis van de raamovereenkomst geldt dezelfde verbintenistermijn voor de eindoffertes. Deze termijn begint te lopen vanaf de eerste kalenderdag die volgt op de uiterste dag waarop de eindoffertes moesten worden ingediend.

9.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden

9.3.1 Documenten te voegen bij de offerte in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst

De inschrijvers voegen bij hun offerte ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst:

- Alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria, uitsluitingscriteria (al naargelang) en gunningscriteria, bij voorbeeld;

- Een verklaring omtrent de financiële draagkracht van de inschrijver, meer in het bijzonder voor wat betreft de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren (zie 11.1.1.4, rubriek a);

- Een verklaring omtrent de financiële draagkracht van de inschrijver, meer in het bijzonder voor wat betreft de omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren met betrekking tot de leveringen die in dit bestek worden beschreven (zie 11.1.1.4, rubriek b);

- De goedgekeurde jaarrekeningen van de 3 laatste boekjaren, behalve indien deze beschikbaar zijn via het elektronisch loket van de Nationale Bank van België (zie 11.1.1.4)

- Eventuele ISO 14001 of EMAS certificaten;

- Een verklaring met betrekking tot de gegarandeerde continuïteit van de dienstverlening (i.e. de beschikbaarheid van de laboratoria gedurende het jaar [buiten de weekends en officiële feestdagen])

- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen.

- Desgevallend voegt de gemachtigde bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid om de inschrijver te verbinden blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Eventueel verwijst hij naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is bekendgemaakt.

9.3.2 Documenten te voegen bij de eindoffertes in het kader van de procedures op basis van de raamovereenkomst

Inschrijvers die voor het van kracht worden van artikel 37, §2 van Verordening (EU) 2017/625 niet hebben aangetoond dat zij door de bevoegde overheid van het land waar zij gesitueerd zijn als officieel laboratorium zijn aangesteld, voegen als bewijs hiervoor de nodige documenten toe bij het indienen van eindoffertes die betrekking hebben op opdrachten die niet afgewerkt zijn voor 14 december 2019.

Indien een laboratorium voor een specifieke opdracht inschrijft met een analysetechniek die alleen voor screeningsdoeleinden gebruikt wordt, dan dient het bij de offerte een lijst te voegen met de eenheidprijzen (exclusief BTW, met de van toepassing zijnde BTW-voet) van de eventuele identificatie- of bevestigingsanalyses die nodig kunnen zijn om tot een finaal resultaat te komen, behoudens voor opdrachten waarvoor expliciet in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen is aangegeven dat het uitvoeren van de identificatie- of bevestigingsanalyses buiten de opdracht valt die in het kader dit bestek wordt geplaatst.

Eventueel andere stukken die bij de eindoffertes in het kader van de overeenkomsten die zullen gesloten worden op basis van deze raamovereenkomst zullen moeten worden gevoegd, zullen in elke uitnodiging aan de deelnemers om een eindofferte in te dienen, worden vermeld.

Indien meerdere plaatsingsprocedures gezamenlijk worden uitgevoerd is het voldoende om al de stukken eenmalig te bezorgen voor alle gezamenlijk lopende procedures.

10. Prijzen

10.1 Prijzen

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een gemengde opdracht.

De inschrijver wordt geacht in zijn meest gunstige eenheidsprijs zoals gevraagd in het kader van de gunningscriteria, alle mogelijke kosten, die op de diensten wegen, te hebben begrepen, met uitzondering van de kosten voor bijkomende analyses aangevraagd door het FAVV en van de BTW. Dit geldt zowel voor de offertes ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst als voor elke eindofferte ingediend in het raam van de plaatsingsprocedures op basis van de raamovereenkomst.

Wat betreft de offerte ingediend door de inschrijver in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst, moet de prijs en de BTW door de inschrijver op het offerteformulier worden ingevuld in overeenstemming met de bepalingen opgenomen in de punt 9.1.1 van dit bestek.

De forfaitaire eenheidsprijzen (exclusief BTW) die door de deelnemer in zijn eindofferte in het kader van de procedures op basis van de raamovereenkomst worden vermeld, vermeerderd met de van toepassing zijnde BTW (of de verlegde BTW, al naar gelang) mogen niet hoger zijn dan de eenheidsprijzen (BTW inbegrepen) door hem vermeld in zijn offerte ingediend in het kader van de procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst, verhoogd of verlaagd ingevolge de toegestane of opgelegde prijsherzieningen. Eindoffertes die niet beantwoorden aan deze bepaling zullen niet in aanmerking komen voor de gunning van de opdrachten.

10.2 Prijsherzieningclausule

Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

11. Selectie - Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria

11.1 Offertes ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst

11.1.1De selectie

De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de hieronder opgenomen selectiecriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes o.b.v. de gunningscriteria vermeld in dit bestek, voor zover de ingediende offertes regelmatig zijn.

11.1.1.1 Uitsluitingscriteria

De bepalingen van deze paragraaf zijn van toepassing op elke

- individuele inschrijver

- deelnemer aan een combinatie van ondernemers die gezamenlijk een offerte hebben ingediend

- andere entiteit op wiens draagkracht beroep gedaan wordt in overeenstemming met artikel 73, § 1 van het KB van 18 april 2017

Verplichte uitsluitingsgronden:

1° deelneming aan een criminele organisatie; 2° omkoping;

3° fraude;

4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.

De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.

De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:

a) geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of

b) die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.

Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v.m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.

11.1.1.2 De kwalitatieve selectie

Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij verplicht voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem ter beschikking staan.

Indien de inschrijver de intentie heeft te willen werken met onderaanneming, dan moet hij het deel van de opdracht dat hij eventueel in onderaanneming wil laten uitveren, preciseren evenals de gegevens met betrekking tot de voorgestelde onderaannemers.

Het sluiten van de raamovereenkomst met een inschrijver die de intentie tot het werken met onderaanneming heeft aangegeven, houdt in geen enkel geval in dat daarmee de toelating voor het uitbesteden zoals bedoeld in punt 15.3 is gegeven.

11.1.1.3 Selectiecriteria inzake de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen

Artikel 37 van Verordening (EU) 2017/625 bepaalt dat de bevoegde overheid, officiële laboratoria aanwijst voor de uitvoering van de laboratoriumanalyses, -tests en -diagnoses op monsters die worden genomen bij officiële controles en andere officiële activiteiten. De betreffende laboratoria zijn gelegen op het grondgebied van de lidstaat waarvoor de betreffende overheid controlebevoedheid heeft, al kan de bevoegde autoriteit een in een andere lidstaat of in een derde land dat partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte gevestigd laboratorium als officieel laboratorium aanwijzen, mits het laboratorium door de bevoegde overheden van de land waarin het is gevestigd reeds als officieel laboratorium is aangewezen.

Een op het Belgisch grondgebied gevestigd laboratorium dat door het FAVV erkend is conform het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen, wordt in het kader van deze opdracht beschouwd als een door de bevoegde overheid aangewezen officieel laboratorium, waardoor het voldoet aan het het selectiecriterium “geschiktheid”.

Een in een andere lidstaat of in een derde land dat partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte gevestigd laboratorium dat door het FAVV erkend is conform het Koninklijk Besluit

van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen, en dat door de bevoegde overheden van het land waarin het is gevestigd als officieel laboratorium is aangewezen, wordt in het kader van deze opdracht eveneens beschouwd als een door de bevoegde overheid aangewezen officieel laboratorium, waardoor het voldoet aan het selecticriterium “geschiktheid”.

In overeenstemming met bovenstaande wordt gevraagd dat de inschrijvers gevestigd in de Europose Unie of in een derde land dat partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, aantonen dat zij in hun land van herkomst aangewezen zijn als officieel laboratorium voor de uitvoering van de laboratoriumanalyses, -tests en -diagnoses op monsters die worden genomen bij officiële controles en andere officiële activiteiten.

Indien de inschrijver een combinatie van ondernemers is, dan geldt het criterium inzake de geschiktheid van de inschrijver voor elke individuele deelnemer aan die combinatie.

Dit selectiecriterium treedt in voegen vanaf het van kracht worden van het genoemde artikel 37 van Verordening (EU) 2017/625, i.e. vanaf 14 december 2019.

11.1.1.4 Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver

Indien de inschrijver een combinatie van ondernemers is, dan gelden de selectiecriteria inzake de financiële draagkracht voor het geheel van de deelnemers aan de combinatie. De verplichting tot het voorleggen van de documenten die de financiële draagkracht moeten bewijzen, geldt voor elke individuele deelnemer aan de combinatie.

a) 1e financieel criterium

De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een totale omzet hebben gerealiseerd die ten minste 200.000 EURO bedroeg. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, in zoverre deze omzet niet vermeld wordt in de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geconsulteerd (het gaat hier over de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd)

b) 2e financieel criterium

De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een omzet hebben gerealiseerd van 100.000,00 euro inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de leveringen die in dit bestek worden beschreven. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren.

Indien de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren (nog) niet bij de Nationale Bank van België werden neergelegd, dan zijn de inschrijvers verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekeningen die onlangs werden goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werden gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is.

Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.

11.1.1.5 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver

Enige criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver.

De inschrijver dient erkend te zijn conform het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen.

Indien de inschrijver een combinatie van ondernemers is, dan geldt het enige criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver voor elke individuele deelnemer aan die combinatie.

11.1.2 Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.

Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria die worden gehanteerd voor de raamovereenkomst.

11.1.2.1 Gunningscriteria die zullen worden gehanteerd bij de evaluatie van de offertes ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst

Voor de keuze van de deelnemers die voor elke plaatsingsprocedure op basis van de raamovereenkomst kunnen worden uitgenodigd om een eindofferte in te dienen, worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan de hieronder opgegeven criteria getoetst.

De criteria die zullen worden gehanteerd in het raam van de raamovereenkomst zijn de volgende:

1) Erkenning:

: heeft de indiener bij het FAVV een erkenning bekomen voor de analyse(s) gevraagd voor een bepaald lot; mogelijke antwoorden:

- niet erkend (score: 0,6)

- erkend voor een deel van de analyses (score: 0,85)

- erkend voor alle gevraagde analyses (score: 1,0)

2) Accreditatie:

: worden de analyses uitgevoerd in een laboratorium dat ISO 17025 geaccrediteerd is voor de analyse(s) betreffende de parameters gevraagd voor een bepaald lot; mogelijke antwoorden:

- Niet geaccrediteerd (score: 0,6)

- Geaccrediteerd voor een deel van de analyses (score: 0,85)

- Geaccrediteerd voor de analyse / alle analyses (score: 1,0)

3) Afhaling Dispatching:

: in welk dispatchingcentrum zal de indiener de monsters komen ophalen; mogelijke antwoorden

- In het dispatchingcentrum waar de monsters die voor het betreffende perceel genomen worden, verzameld worden (score: 0)

- In het andere dispatchingcentrum (score: 1)

4) Doorlooptijd:

: maximale doorlooptijd waarbinnen de aanvrager de resultaten op de door het FAVV aangegeven wijze rapporteert (in werkdagen, te tellen vanaf de werkdag volgend op de dag dat het monster beschikbaar is in het dispatchingcentrum door de aanvrager gekozen)

Voor percelen 1 en 2 is de maximale doorlooptijd waarbinnen de gevraagde niet- dringende analyses gerapporteerd worden.

Voor percelen 3 en 4 is de maximale doorlooptijd waarbinnen de gevraagde dringende analyses gerapporteerd worden.

Uit wordt een “gecorrigeerde maximale doorlooptijd” berekend, die in rekening brengt of al dan niet tijd verloren gaat doordat het FAVV bijkomend monstertransport dient te organiseren naar het dispatchingcentrum waar de aanvrager de monsters komt ophalen:

Uit de gecorrigeerde doorlooptijden van de technisch geschikte biedingen voor het betreffende perceel, wordt een gemiddelde gecorrigeerde doorlooptijd berekend.

Met behulp van , wordt uit een “genormaliseerde maximale doorlooptijd” berekend:

Voor percelen 1 en 2 wordt als volgt berekend:

o Indien , dan

o Indien, dan

Voor percelen 3 en 4 wordt als volgt berekend:

o Indien , dan

o Indien, dan

5) Eenheidskost:

: Eenheidskost voor de analyse van het monster (€, inclusief BTW)

Tenzij anders gepreciseerd, is de eenheidskost die in rekening gebracht wordt, de eenheidsprijs per monster zoals die door de inschrijver in offerte vermeld wordt (i.e. desgevallend wordt de kostprijs van de eventuele aanvullende identificatie- of bevestigingsanalyses niet in rekening gebracht).

Voor percelen 1 en 2 is de eenheidskost voor de niet-dringende analyse uitgevoerd in standaardomstandigheden.

Voor percelen 3 en 4 is de eenheidskost voor het dringend uitvoeren van de gevraagde analyses.

Uit wordt een “gecorrigeerde kost” berekend, die in rekening brengt of het FAVV al dan niet moet instaan voor bijkomend monstertransport naar het dispatchingcentrum waar de aanvrager de monsters komt ophalen:

6) EMAS- of ISO 14001-certificaat:

: beschikt de inschrijver over een EMAS- of ISO 14001-certificaat; mogelijke antwoorden:

- Beschikt over één van de voornoemde certificaten (score: 1)

- Beschikt niet over één van de voornoemde certificaten (score: 0,98)

11.1.2.2 Eindquotatie

Uit de quotaties voor de 6 criteria wordt aan de hand van volgende formule een globale score berekend voor het Perceel 1 en het Perceel 2:

Voor het Perceel 3 en het Perceel 4 wordt de globale score berekend met de volgende formule:

De raamovereenkomst zal worden gesloten met alle inschrijvers die voldoen aan alle specificaties en criteria die zijn opgesteld in onderhavig bestek, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van elke inschrijver de juistheid van zijn verklaring in het kader van het UEA geverifieerd heeft door na te gaan of de inschrijver zich niet in een uitsluitingsgrond bevindt en of hij aan alle selectiecriteria voldoet.

11.2 Beoordeling van de eindoffertes ingediend door de geselecteerde deelnemers bij de procedures op basis van de raamovereenkomst

11.2.1Overzicht van de procedure

Aangezien met het oog op het gunnen van de opdracht per analyseplanlijn op basis van de gesloten raamovereenkomst wordt gekozen voor de openbare procedure, onderzoekt de aanbestedende overheid de ingediende eindoffertes op vlak van regelmatigheid enerzijds, en op inhoudelijk vlak anderzijds, waarbij de bepalingen geformuleerd onder punt 7.1 als leidraad dienen. Bij het onderzoek van de regelmatigheid van de offertes zijn Artikels 76, §1, §2, §3 van het KB van 18 april 2017 van toepassing. Substantieel onregelmatige offertes of inadequate/ongeschikte offertes worden uitgesloten, en de geschikte, regelmatige offertes worden getoetst aan de gunningscriteria. In deze procedure zal de aanbestedende overheid mogelijk bijkomende inlichtingen vragen aan de inschrijvers, maar de verstrekte informatie zal in geen geval aanleiding kunnen geven tot wijziging van de offerte.

11.2.2 Regelmatigheid van de eindoffertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers in het kader van een openbare procedure zullen onderzocht worden op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel de regelmatige offertes worden in aanmerking genomen om aan de gunningscriteria getoetst te worden.

11.2.3 Criteria gehanteerd bij de evaluatie van de eindoffertes

Conform Art. 43, §6 van de wet van 17 juni 2016 zijn de gunningscriteria en hun overeenkomstige weging gebaseerd op deze gebruikt in het kader van de afsluiten van de raamovereenkomst.

De aanbestedende overheid wenst te precisern dat zij zich de mogelijkheid voorbehoudt om bij de berekening van de eenheidkost, , andere kosten dan de eenheidsprijs per monster zoals die door de inschrijver in eindofferte vermeld wordt in rekening te brengen. Het kan dan gaan om de kosten verbonden aan eventueel uit te voeren aanvullende identificatie- of bevestigingsanalyses, naar aanleiding van een verdacht of niet–conform eerste resultaat, in het geval de inschrijver ingeschreven heeft met screeningsmethoden. Indien de aanbestedende overheid van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken zal zij dit aangeven in de uitnodiging tot het indienen van eindoffertes, en zal zij in die uitnodiging ook aangeven hoe zij de supplementaire kosten van dergelijke bijkomende analyses in rekenining zal brengen bij het bepalen van de eenheidkost .

11.2.3.1 Lijst van de gunningscriteria

Regelmatige eindoffertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria zoals beschreven in punt 11.1.2.1

11.2.3.2 Eindquotatie

Uit de quotaties voor de 6 criteria wordt aan de hand van volgende formule een globale score berekend voor het Perceel 1 en het Perceel 2:

Voor het Perceel 3 en het Perceel 4 wordt de globale score berekend met de volgende formule:

In regel zal de opdracht worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie en dit per perceel.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met het oog op het operationeel houden van voldoende analysecapaciteit, of in het kader van mogelijke crisissen te beslissen om voor bepaalde analyseplanlijnen de opdracht toe te wijzen aan meerdere indieners, waarbij een billijke verdeling gedurende het jaar zal uitgewerkt worden (naargelang de complexiteit van de opdrachten en de prijsvoorwaarden, alsook de specialisatie en de beschikbaarheid van de deelnemers). Indien de aanbestedende overheid dit wil toepassen zal dit aangegeven zijn in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen.

Conform art. 58 §2 van de wet van 17 juni 2016, kan de aanbestedende overheid het aantal percelen dat per opdracht aan één inschrijver wordt toegewezen beperken. Als de aanbestedende overheid voor een bepaalde opdracht van deze mogelijkheid gebruik wil maken, dan zal dit beschreven zijn in de uitnodiging om eindoffertes in te dienen. De uitnodiging zal dan de volgende gegevens vermelden

- het maximaal aantal percelen dat aan een inschrijver kan gegund worden

- de objectieve en niet-discriminerende criteria of regels die zullen toegepast worden om te bepalen welke percelen zullen worden gegund indien de toepassing van de gunningscriteria zou leiden tot de gunning van meer percelen dan het maximumaantal aan eenzelfde inschrijver.

12. Borgtocht

Een onder punt 1. bepaalde borgstelling (zie Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels) (forfaitair, of

– voor budgettair omvangrijker opdrachten - proportioneel aan de geraamde waarde van de gegunde opdracht) wordt geëist van de weerhouden inschrijver in het kader van het sluiten van de raamovereenkomst wanneer deze in kennis wordt gesteld van de gunning van minstens één opdracht.

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [cf. xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx#x0 ] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht.

Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als:

1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht;

2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.

13. Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht

Deze opdracht kan, behoudens toepassing van één van onderstaande herzieningsclausules, niet gewijzigd worden zonder nieuwe plaatsingsprocedure.

13.1 Vervanging van de opdrachtnemer

Bij rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel kan, conform artikel 38/3, 2° van het KB van 14 januari 2013, een nieuwe opdrachtnemer de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund, vervangen voor zover de nieuwe opdrachtnemer voldoet aan de selectie- en uitsluitingscriteria die opgenomen zijn in dit document.

Ook in andere gevallen is een vervanging van de opdrachtnemer mogelijk indien de nieuwe opdrachtnemer voldoet aan de selectiecriteria en de uitsluitingscriteria zoals bepaald in dit bestek.

De opdrachtnemer dient desgevallend zijn vraag (voor het zich laten vervangen als opdrachtnemer) zo vlug mogelijk in per aangetekend schrijven, met een verduidelijking van alle redenen voor de vervanging. Hiervoor bezorgt hij een gedetailleerde inventaris met de uitgevoerde leveringen/diensten, met de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer en met de nodige documenten en certificaten waarover de aanbestedende overheid niet gratis kan beschikken.

Deze vervanging zal het voorwerp uitmaken van een bijakte gedateerd en gehandtekend door de drie partijen. De oorspronkelijke opdrachtnemer blijft verantwoordelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid voor de resterende uitvoering van de opdracht.

13.2 Aanvullende diensten

Conform art. 38/1 van het KB van 14 januari 2013, kunnen aanvullende diensten worden overeengekomen zonder dat daarvoor een nieuwe plaatsingsprocedure dient doorlopen te worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om het uitvoeren van bevestigingsanalyses of om aanvullende analyses die noodzakelijk zijn geworden (als gevolg van de resultaten van de initiële analyses), zonder dat deze expliciet in de initiële opdracht ware opgenomen.

13.3 Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag

Conform art. 38/8 van het KB van 14 januari 2013, kan de opdrachtnemer zich beroepen op wijzigingen van heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag op voorwaarde dat de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat.

In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht. In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.

De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de termijnen voorzien in het art. 38/16 van het KB van 13 januari 2013.

13.4 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer in het nadeel van de opdrachtnemer

Conform art. 38/9 van het KB van 14 januari 2013 kan de opdracht kan voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder. De opdrachtnemer kan zich slechts op de toepassing van deze herzieningsclausule beroepen, indien hij kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan.

Wijzigingen, in de loop van de uitvoering van de opdracht(en), van de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen of de technische richtlijnen opgelegd door de Europese of nationale overheden, zouden als een niet restrictief voorbeeld van de bedoelde wijzigingen kunnen aangehaald worden. Het is evident dat de analyses uitgevoerd door de opdrachtnemer in lijn moeten blijven met de technische vereisten die voortvloeien uit de wettelijke bepalingen en technische richtlijnen (zie 7.1). Het zou dus noodzakelijk kunnen zijn om de methode(n) voorzien in de offerte aan te passen, wat tot een verhoging van de kosten van de aannemer zou kunnen leiden, of tot een verlenging van de termijn waarbinnen de analyses kunnen worden uitgevoerd.

De opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de ingeroepen feiten of omstandigheden en geeft gedetailleerd weer op welke wijze deze het verloop en de kostprijs van de opdracht beïnvloeden. De verplichting van de opdrachtnemer om de aanbesteder binnen de vermelde termijn te informeren geldt ongeacht of de aanbesteder op de hoogte is van de feiten of omstandigheden. De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de termijnen voorzien in art. 38/16 van het KB van 14 januari 2013.

De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de opdracht in kwestie. Dit nadeel moet ten minste vijftien procent bedragen van het initiële opdrachtbedrag.

Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de opdrachtnemer een verlenging van de doorlooptijd (zoals gedefinieerd in 7.2) of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, de verbreking van de opdracht bekomen.

Er dient opgemerkt dat de opdrachtnemer het in gebreke blijven van een onderaannemer slechts kan aanvoeren in zoverre deze laatste zich kan beroepen op omstandigheden die de opdrachtnemer zelf had kunnen inroepen indien hij zich in een gelijkaardige toestand zou hebben bevonden.

13.5 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer in het voordeel van de opdrachtnemer

Conform art. 38/10 van het KB van 14 januari 2013 kan de opdracht het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.

De aanbesteder die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

De omvang van het door de opdrachtnemer genoten voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de opdracht in kwestie. Dit voordeel moet ten minste vijftien procent bedragen van het initiële opdrachtbedrag. Als de aanbesteder zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet hij dit doen binnen de termijnen voorzien in art. 38/17 van het KB van 14 januari 2013.

Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de aanbesteder een verkorting van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel, een andere vorm van herziening van de opdrachtsbepalingen of de verbreking van de opdracht bekomen.

13.6 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer

Wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden, kan de aanbesteder of de opdrachtnemer, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, één of meerdere van volgende maatregelen bekomen:

1° de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;

2° een schadevergoeding;

3° een verbreking van de opdracht

De aanbesteder of de opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

De verplichting van de opdrachtnemer om de aanbesteder binnen de vermelde termijn te informeren geldt ongeacht of de aanbesteder op de hoogte is van de feiten of omstandigheden.

13.7 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd. In voorkomend geval kan de doorlooptijd (zoals gedefinieerd in 7.2),

voor de monsters die in het laboratorium wachten op analyse, verlengd worden met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet is verstreken. Het is echter ook mogelijk om, voor zover de analyses niet reeds begonnen zijn, dat de aanbesteder de monsters zonder bijkomende kost recupereert van de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder onder cumulatieve voorwaarden beschreven in art. 38/12 van het KB van 14 januari 2013.

Binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de aanbesteder ze normaal had moeten kennen, maakt de opdrachtnemer de feiten of omstandigheden bondig kenbaar aan de aanbesteder en beschrijft hij gedetailleerd hun invloed op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

14. Opleveringen – Keuring van de uitgevoerde diensten

14.1 Keuring van de uitgevoerde diensten

De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart.

14.2 Keuringskosten

De reis-, logements- en verblijfskosten ten gevolge van een eventuele audit uitgevoerd door één of meerdere door de Directeur-generaal Laboratoria gemachtigde ambtena(a)r(en) vallen ten laste van de inschrijver. De maximale waarde van deze kosten is als volgt vast te stellen:

Verplaatsingskosten

Voor verplaatsingen onder 300 km:

• ofwel de kosten van het treinticket 2e klas als er met de trein gereisd wordt,

• ofwel de vergoeding van de verreden kilometers aan het wettelijk vastgelegd tarief conform artikel 74 van het Koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt.

Voor verplaatsingen boven 300 km:

• ofwel de kosten van het vliegtuigticket in Economy Class als de vlucht xxxxxx is dan 5 uur of in Business Class als de vlucht xxxxxx is dan 5 uur,

• ofwel de kosten van het treinticket HST Business Class.

De vertrekplaats om de afstand te berekenen, is in alle gevallen de administratieve zetel van het FAVV, Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, Xxxxxx.

Alle andere kosten (parking, tol, ferry,…) worden ook doorgerekend aan de inschrijver.

Logementskosten

Buitenland

De logementsvergoedingen worden uitbetaald op basis van de daadwerkelijke verrichte en bewezen uitgaven en ten belope van de per land vastgestelde maximumprijzen voor de personeelsleden van categorie 1 die zijn weerhouden in de bijlage bij het Ministerieel Besluit van 15 september 2017 houdende de vaststelling van de verblijfsvergoedingen toegekend aan de afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel, en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, of het Ministerieel Besluit dat dit zou vervangen. De omrekening in euro wordt gedaan aan de hand van de gemiddelde koers van

de maand voorafgaand aan deze van het vertrek of aan de koers toegepast door de kredietmaatschappijen.

België

In geval van noodzaak van overnachting worden de vergoedingen bepaald overeenkomstig de vergoedingen in het Buitenland met als referentie Nederland.

Verblijfskosten

Buitenland

De bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfskosten komen overeen met de bedragen van categorie 1 weergegeven in de bijlage bij het Ministerieel Besluit van 15 september 2017 houdende de vaststelling van de verblijfsvergoedingen toegekend aan de afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel, en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, of het Ministerieel Besluit dat dit zou vervangen. De omrekening in euro wordt gedaan aan de hand van de gemiddelde koers van de maand voorafgaand aan deze van het vertrek of aan de koers toegepast door de kredietmaatschappijen.

Voor onvolledige dagen worden op de verblijfsvergoedingen de volgende coëfficiënten toegepast:

• vertrek na 20.00 u of terugkeer vóór 14.00 u: 1/3;

• vertrek tussen 14.00 u en 20.00 u of terugkeer tussen 14.00 u et 18.00 u: 2/3;

• vertrek vóór 14.00 u of terugkeer na 18.00 u: 3/3.

België

Deze worden berekend op eenzelfde wijze als de forfaitaire vergoedingen in het buitenland met Nederland als referentie.

Voor wat betreft de keuringen in België zal de noodzaak tot overnachting in overleg met de inschrijver bepaald worden.

Er zullen maximaal 4 leden deel uitmaken van het auditteam.

De praktische regeling van de heen- en terugreis en van het verblijf en de afrekening van de kosten zullen op het ogenblik van de keuringsaanvraag worden overeengekomen in onderling overleg tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid.

15. Uitvoering van de diensten en termijnen

15.1 Termijnen

De inschrijver is er toe gehouden om binnen een week na betekening van een overeenkomst gesloten op basis van de raamovereenkomst te kunnen starten met de analyses van de monsters binnen de specifieke overeenkomst. Hiervan kan afgeweken worden in het kader van crisissen en/of verplichte implementatie van nieuwe technologieën om de analyses te kunnen uitvoeren.

Indien meerdere overeenkomsten simultaan gegund worden, zal de aanbestedende overheid in het kader van de administratieve vereenvoudiging 1 betekening sturen, bevattende een overzicht van de gegunde overeenkomsten.

De diensten moeten uitgevoerd worden binnen de doorlooptijd die de inschrijver geacht wordt te vermelden in zijn offert. Deze doorlooptijd stemt overeen met de termijn nodig voor het uitvoeren van de analyses volgend de definitie gegeven in punt 7.2.

Aangezien de doorlooptijd een gunningscriterium is, heeft het niet vermelden van deze termijn als gevolg dat de offerte substantieel onregelmatig is.

15.2 Uitvoeringsvoorwaarden

15.2.1Schorsing, intrekking erkenning en/of verlies accreditatie voor bepaalde analyse of gehele scope van de deelnemer

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om analyseplanlijnen toegewezen aan een dienstverlener te schrappen en opnieuw in concurrentie te stellen aan de andere deelnemers als:

• De erkenning of de accreditatie volgens de NBN EN ISO 17025 of gelijkwaardig, van de dienstverlener (gedurende een bepaalde periode) wordt opgeschort;

• De erkenning, van de dienstverlener wordt ingetrokken wegens niet voldoen aan de erkenningsvoorwaarden opgenomen in het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen;

• De dienstverlener, waarvan het laboratorium zich niet op Belgisch grondgebied bevindt, niet voldoet aan de vereisten vermeld in artikel 37, §2 van Verordening (EU) 2017/625 op moment dat dit artikel van kracht wordt (14 december 2019).

15.3 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten

De analyses dienen uitgevoerd op een vestigingseenheid van de opdrachtnemer. Het is de opdrachtnermer niet toegelaten zonder voorafgaande toestemming de analyses deels of volledig uit te besteden aan een ander laboratorium, dit conform NBN EN ISO 17025:2017, §7.1.c).

15.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten

Gelet op het feit dat zeker kan gesteld worden dat per leverancier meerdere overeenkomsten door elkaar heen zullen lopen en dat het zowel voor de aanbestedende overheid als voor de dienstverlener een zware administratieve belasting zou zijn om elke overeenkomst apart te evalueren zal het volgende evaluatiesysteem toegepast worden voor alle overeenkomsten afgesloten met één dienstverlener.

Bij het begin van de maand X zullen alle monsters binnen de diverse overeenkomsten afgesloten met één dienstverlener afgewerkt in de maand X-1 waarop analyses zijn aangevraagd ten laste van het FAVV, geëvalueerd worden door de aanbestedende overheid. Bij de evaluatie zal nagegaan worden of de analyses behoorlijk zijn uitgevoerd en of de prijs correct is, rekening houdend met eventuele meerprijzen voor bijkomende analyses die uitgevoerd dienen te worden aan marktconforme prijzen.

Bij deze evaluatie zal rekening gehouden worden met de effectieve doorlooptijden. De inschrijver is immers per analyseplanlijn verplicht om een doorlooptijd op te geven (zie 11.2.3 lijst van de gunningscriteria).

Deze doorlooptijd wordt gedefinieerd als zijnde het maximaal aantal werkdagen dat een opdrachtnemer nodig heeft om een analyse uit te voeren waarbij het resultaat conform zou zijn. De doorlooptijd start de dag nadat de inschrijver een e-mail heeft ontvangen, waarbij in het overzicht van de voor de opdrachtnemer beschikbare monsters in het dispatchingcentrum, waaraan hij is verbonden, het monster is opgenomen.

Dit houdt dus in dat indien er door de opdrachtnemer bevestigingsanalyses of bijkomende analyses moeten uitgevoerd worden, deze niet meegerekend worden in de doorlooptijd.

Indien vastgesteld wordt dat deze doorlooptijd wordt overschreden en de opgegeven reden door de aanbestedende overheid als niet afdoende wordt beschouwd, wordt volgende boeteclausule van toepassing.

• Overschrijden van de doorlooptijd ≤ 3 werkdagen: boete van 30% op het betreffende monster;

• Overschrijden van de doorlooptijd > 3 werkdagen en ≤ 7 werkdagen: boete van 50% op het betreffende monster;

• Overschrijden van de doorlooptijd > 7werkdagen en ≤ 10 werkdagen: boete van 80% op het betreffende monster;

• Overschrijden van de doorlooptijd > 10 werkdagen: 100% boete op het betreffende monster.

Vermits de context van de opdracht in de meeste gevallen niet toelaat om de geleverde diensten te herbeginnen, zal de aanbestedende overheid, ingeval de diensten niet behoorlijk of niet conform werden uitgevoerd, deze niet behoorlijk of niet conforme diensten ook niet vergoeden.

Indien gebrekkig geleverde diensten aanleiding geven tot bijkomende kosten voor de aanbestedende overheid, kunnen deze kosten verhaald worden op de opdrachtnemer. Hieronder worden, onder meer, begrepen: foutieve of gebrekkige rapportering via de EXTLAB-module; verlies van stalen; traceerbaarheidsproblemen die aanleiding geven tot foutieve of onbetrouwbare analyseresultaten.

De evaluatie zal praktisch gezien als volgt verlopen:

De coördinator of de adjunct-coördinator belast met de opvolging van de opdrachtnemer evalueert alle monsters afgewerkt in de maand X-1 in de maand X. Hiervan wordt een rapport verstuurd naar de inschrijver.

De opdrachtnemer wordt verzocht zijn opmerkingen te geven op dit rapport en dit dan terug te sturen naar de coördinator of de adjunct-coördinator.

De opmerkingen worden geëvalueerd door de coördinator die indien gewenst nog bijkomende vragen kan stellen aan de opdrachtnemer, waarop deze dan opnieuw dient te antwoorden.

Na evaluatie van alle antwoorden door de coördinator, zal de inschrijver een document ontvangen, getiteld definitieve bestelbon, dat een samenvatting is van de geëvalueerde monsters afgewerkt in de betreffende periode. Op dit document staat tevens een uniek nummer en de naam van de dossierbeheerder die moeten gebruikt worden als referentie bij facturatie voor de uitgevoerde diensten. Dit document moet aanzien worden als het Proces-Verbaal van de tijdens deze periode uitgevoerde en goedbevonden diensten.

16. Facturatie en betaling

De opdrachtnemer is gehouden zijn facturen enkel via elektronische weg in te dienen.

De opdrachtnemer verstuurt, per definitieve bestelbon, één factuur naar xxxxxx-xxxxxx@xxxx-xxxxx.xx .

De factuur bevat verplicht volgende informatie:

1. Referentie van de factuur;

2. Referentie van de bestelbon

3. Facturatieperiode;

4. Inlichtingen betreffende de opdrachtnemer;

5. Inlichtingen betreffende de aanbestedende overheid, de naam van de dossierbeheerder;

6. Instructies m.b.t. de betaling;

7. Inlichtingen betreffende kortingen of bijkomende kosten;

8. Totale bedragen van de factuur, in EURO;

Enkel behoorlijk en correct uitgevoerde diensten kunnen gefactureerd worden.

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

17. Aansprakelijkheid van de dienstverlener

17.1 Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.

De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

17.2 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.

18. Geschillen

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

C. BIJLAGE

- één offerteformulier.

GOEDGEKEURD, 24/07/2019

Xxxxxx Xxxxxxx (get.) Gedelegeerd Bestuurder FAVV 0000 Xxxxxxx

Document Metadata

Table of Contents

RAAMOVEREENKOMST, OPENBARE PROCEDURE

Document Metadata