Overeenkomst voor het gebruik van AG EB Online
Overeenkomst voor het gebruik van AG EB Online
Versie voor de werkgever
Tussen
AG NV
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxx
Vertegenwoordigd door:
Xxxxxx Xxxxxxx, Managing Director AG Employee Benefits/Health Care, Lid van het Directiecomité. Hierna genoemd als “AG”.
en
Naam van de Klant:
Straat en nummer:
Postcode Gemeente:
Hierna genoemd als “Klant”.
De Klant en AG worden in de hierna volgende overeenkomst de “Partijen” genoemd.
Aangezien AG online-diensten verleent aan de Klant in het kader van de verzekeringscontracten die de Klant bij AG heeft onderschreven, dat de Klant gebruik wil maken van deze online-diensten, dat AG wenst en bereid is deze diensten te verlenen overeenkomstig de hieronder bepaalde voorwaarden,
komen de Partijen het volgende overeen:
1. Algemeen
1-1 De online-diensten worden aangeboden in het kader van de groepsverzekeringsovereenkomsten en de collectieve verzekeringsovereenkomsten die de Klant heeft onderschreven bij AG, Emile Jacqmainlaan 53 te 0000 Xxxxxxx.
2. Toepassing van deze overeenkomst
2-1 Deze overeenkomst heeft betrekking op de gegevensuitwisseling via de beveiligde website AG EB Online. De bepaling 5-11 is ook van toepassing in geval van gegevensuitwisseling via andere communicatiekanalen.
2-2 Deze beveiligde website is toegankelijk via het internetadres xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3. Toegang tot de diensten
3-1 De diensten zijn toegankelijk met behulp van een digipass en een gebruikersnaam. De werkgever identificeert zich door zijn gebruikersnaam in te geven en een paswoord dat gegenereerd werd door de digipass. Bij elke verbinding moet er een nieuw paswoord gegenereerd worden met behulp van de digipass.
3-2 Als de werkgever vijf keer na elkaar een verkeerde gebruikersnaam en/of paswoord invoert, wordt zijn toegang tot de diensten geblokkeerd. In dat geval dient hij contact op te nemen met de AG EB Online Helpdesk.
3-3 De digipass wordt geactiveerd door een pincode in te geven die eraan verbonden is. De oorspronkelijke pincode van de digipass wordt onder afzonderlijke omslag verstuurd naar de werkgever. Vóór de werkgever zijn digipass voor de eerste keer gebruikt, moet hij die oorspronkelijke pincode vervangen door een nieuwe pincode die hij zelf kiest (6 cijfers). Als de werkgever vijf keer een verkeerde
pincode ingeeft, wordt de digipass geblokkeerd. In dat geval moet de digipass worden vervangen. Daartoe dient de werkgever contact op te nemen met de AG EB Online Helpdesk.
4. Omvang van de diensten
4-1 De Klant, de eventuele Tussenpersonen en AG kunnen informatie en documenten uitwisselen betreffende het beheer van de verzekeringscontracten die tussen de Klant en AG zijn afgesloten.
4-2 De website AG EB Online levert onder meer de volgende diensten:
– Xxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxx: consultatie, aansluiting, wijziging van de gegevens nodig voor het beheer van de aangeslotenen of vertrek van een aangeslotene. Consultatie van de status van de doorgestuurde transacties (enkel voor de plannen Classical Life en Healthcare). Beveiligde bestandsuitwisseling bij de salarisherziening. De volgende diensten zijn enkel beschikbaar voor de plannen e-volulife en Pension@work: simulatie en keuze van de verzekerde waarborgen.
– Consultatie van contracten: toegang tot de groepsverzekeringsreglementen (pdf-formaat).
– Consultatie van financiële informatie: premieborderellen, betalingsopdrachten en facturen, RSZ-documenten, overzicht van de betalingsstatus, enz.
– Consultatie van de contactpersonen bij AG en de Tussenpersoon.
– Beheer van de gebruikers: een geheel van taken voor het beheer van de gebruikers en toegangsrechten.
5. Verantwoordelijkheden van de Klant
5-1 De Klant en AG erkennen dat elke identificatie aan de hand van de toegangsmiddelen (Digipass en gebruikersnaam ) uitgaat van de Klant zelf en het bewijs vormt – conform artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek – van de identiteit van de Klant en van zijn instemming met de inhoud van de uitgevoerde aanpassingen of operaties.
5-2 De digipass is strikt persoonlijk en op naam.
5-3 De werkgever verbindt zich ertoe alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om de veiligheid van de toegangssleutels te verzekeren. Wat de pincodes betreft, verbindt hij zich ertoe deze uit het hoofd te leren, ze niet te noteren op een document, voorwerp of andere support en zich te onthouden van deze op eender welke manier mee te delen. De werkgever is verantwoordelijk voor elk onrechtmatig gebruik van de toegangssleutels die hem ter beschikking werden gesteld. Hij verbindt zich er toe deze toegangssleutels niet ter beschikking van derden te stellen.
5-4 De Klant zal een personeelslid aanstellen dat toeziet op de goede naleving van deze conventie door de Klant en ‘maximale rechten’ krijgt. De Klant zal de gegevens van deze persoon meedelen aan AG via deze overeenkomst. Dit personeelslid is de enige gebruiker die formeel door AG wordt erkend en beheerd voor de Klant. Daarom moet de Klant elke wijziging in verantwoordelijkheden of bevoegdheden van deze gebruiker schriftelijk melden aan AG, zodat de nodige aanpassingen kunnen worden gedaan. Binnen
AG EB Online wordt naar deze gebruiker verwezen als de ‘Supergebruiker’.
Onder ‘maximale rechten’ wordt begrepen: de volledige toegang tot de aangeboden functionaliteiten zoals aangegeven in 4-2 en dit voor alle verzekeringscontracten die op AG EB Online worden gepubliceerd.
5-5 Dit personeelslid (de Supergebruiker) heeft de exclusieve bevoegdheid de andere gebruikers te creëren, te beheren en indien nodig te verwijderen als gebruiker.
5-6 De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van de door hem of op zijn verzoek gecreëerde gebruikers anders dan de Supergebruiker. Dit veronderstelt een adequaat beheer door de Klant van de toegangsrechten van alle gebruikers die de Klant vertegenwoordigen: voor gebruikers die nieuwe verantwoordelijkheden krijgen, dienen de toegangsrechten te worden aangepast. Gebruikers die niet langer actief zijn of de onderneming verlaten, moeten door de Klant worden verwijderd. Digipassen of andere authentificatiemiddelen die door AG werden verstrekt, moeten door de Klant worden terugbezorgd aan AG. Als deze procedures niet worden nageleefd, vallen de verrichtingen die eventueel nog werden uitgevoerd door de niet meer geautoriseerde betrokkenen, onder de verantwoordelijkheid van de Klant.
5-7 De Klant zorgt voor een aangepaste en adequate infrastructuur voor het gebruik van de online diensten bij de Klant (zie 8-3). De Klant installeert een virusbescherming, firewall en bescherming tegen spyware. De Klant doet eveneens alle nodige inspanningen om zijn infrastructuur up-to-date te houden en aan te passen aan de evolutie van de standaarden op de markt.
5-8 De Klant ziet erop toe dat de gebruikers de op hen toepasselijke interne gedragscodes voor het gebruik van hardware, software, bestanden, e-mail en internet toepassen.
5-9 Als de Klant een onregelmatigheid in de schermen of processen van de online-diensten ontdekt, dan zal hij AG daarvan op de hoogte brengen. AG zal vervolgens alles in het werk stellen wat redelijkerwijze mogelijk is om de fout op te lossen. Indien er sprake is van een defect met impact op de gebruiker of de beveiliging zal AG alle betrokken klanten verwittigen. De Klant moet AG inlichten over elke aanpassing of operatie die zonder zijn instemming werd uitgevoerd, alsook van elke fout of onregelmatigheid die hij in het beheer van de diensten vaststelt, en dit zodra hij ervan op de hoogte is. Bovendien bevestigt hij deze elementen schriftelijk aan de AG EB Online Helpdesk.
5-10 De Klant en AG verbinden zich ertoe de onlinediensten te gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
AG is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de onlinediensten van AG EB Online.
5-11 Wanneer de Klant en AG mededeling hebben verkregen van sociale gegevens van persoonlijke aard, mogen zij daarover slechts beschikken gedurende de tijd nodig voor de toepassing van de wet op de aanvullende pensioenen (wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid) en zijn ze ertoe gehouden maatregelen te treffen om het vertrouwelijke karakter van de gegevens te verzekeren en om ervoor te zorgen dat ze uitsluitend worden aangewend voor de doeleinden vastgelegd door of krachtens deze wet of voor het
vervullen van hun wettelijke verplichtingen (wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid).
5-12 De Klant verbindt zich ertoe de gebruikers van de online-diensten in te lichten over hun verplichtingen en verantwoordelijkheden beschreven in deze overeenkomst.
5-13 De toegangsmiddelen (digipass, pincode, paswoord en gebruikersnaam) zijn bestemd voor exclusief gebruik door de Klant.
5-14 Zodra de Klant op de hoogte is van het verlies, de diefstal of elk daarmee vergelijkbaar risico van misbruik van de toegangsmiddelen, meldt hij de feiten zo spoedig mogelijk en tijdens de kantooruren aan zijn beheerder bij AG. Bovendien bevestigt hij deze feiten schriftelijk of digitaal aan de AG EB Online Helpdesk. Indien de Supergebruiker niet de mogelijkheid heeft de toegang te blokkeren
d.m.v. de verkregen toegangsmiddelen, is het mogelijk een tussenkomst te vragen aan AG.
6. Tussenpersonen
6-1 Als Tussenpersoon beschouwt AG elke door de ’Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten’ (FSMA) officieel erkende verzekeringstussenpersoon die door zijn Klant gemandateerd is.
6-2 Als de Tussenpersoon toegang heeft tot AG EB Online, kan hij toegang verkrijgen tot de gegevens van de klant. Daartoe moet hij zijn klant het schriftelijk mandaat ‘Mandaat inzake de gegevensuitwisseling’ laten ondertekenen.
6-3 De Klant heeft de keuze tussen twee types van mandaten: het mandaat dat aan de Tussenpersoon enkel toegangsrechten geeft om gegevens te consulteren, en het mandaat dat aan de Tussenpersoon toegangsrechten geeft om gegevens te consulteren en te wijzigen, wat de Tussenpersoon toelaat verrichtingen in naam van de Klant uit te voeren.
6-4 AG zorgt ervoor dat de online relatie tussen de Tussenpersoon en de Klant een weerspiegeling is van de werkelijke situatie. Hierbij kunnen de verleende toegangsrechten voor de Tussenpersoon voor een bepaalde Klant nooit ruimer zijn dan de rechten zoals door AG gekend op grond van het aan AG overgemaakt schriftelijk mandaat van deze Klant.
6-5 De Klant kan via AG EB Online consulteren welke Tussenpersoon welke toegang heeft tot zijn gegevens en kan op elk moment een aanpassing van de toegangsrechten vragen aan de AG EB Online Helpdesk.
7. Actualisering en nieuwe dienstverlening
7-1 AG streeft ernaar de kwaliteit van de diensten te verbeteren (actualisering) en de omvang van het dienstenpakket zoals dat is beschreven in clausule 4, uit te breiden om in te spelen op de behoeften van de Klant, de marktomstandigheden en de nieuwe mogelijkheden.
7-2 Actualiseringen en uitbreidingen zoals beschreven in clausule 7-1 zijn beschikbaar voor de Klant.
7-3 Alleen AG beslist over de doelgroep, omvang en planning van de nieuwe diensten of de verbetering van bestaande diensten.
8. Niveaus van dienstverlening
8-1 AG besteedt de beste zorg aan de uitwerking van de programma’s en software voor de toegang tot de diensten. Het streeft naar een continuïteit van de diensten. Het mag de diensten echter zonder schadeloosstelling onderbreken om de bestaande apparatuur of software te onderhouden of om nieuwe versies van de software te installeren, op voorwaarde dat de onderbreking niet langer duurt dan strikt noodzakelijk en dat AG de Klant op voorhand digitaal op de hoogte heeft gesteld van dergelijke onderbreking, inclusief de redelijkerwijze te verwachten duur van de onderbreking.
8-2 De in clausule 4-2 beschreven diensten zijn minstens 95 % van de tijd beschikbaar. Het betreft hier een beschikbaarheid op maandbasis tijdens welke de dienst effectief functioneert van 7 tot 22 uur.
8-3 AG garandeert dat AG EB Online werkt op een computer waarop een gangbare webbrowser (zoals Microsoft Internet) en de applicatie Adobe Acrobat Reader zijn geïnstalleerd. De schermen zijn geoptimaliseerd voor een resolutie van 1024x768 pixels. Deze specificaties kunnen veranderen volgens de technologische evolutie van de marktstandaarden.
8-4 AG zal alles in het werk stellen om elke fout of onregelmatigheid in het beheer van zijn online-diensten te vermijden. In geen geval kan AG aansprakelijk worden gehouden voor eender welke directe of indirecte schade die het gevolg is van de slechte werking van het materiaal van de werkgever, de telecommunicatiediensten of een onderbreking van de diensten onafhankelijk van zijn wil of die het gevolg zijn van een schuldig verzuim van de werkgever.
8-5 Defects. AG garandeert dat de online-diensten operationeel zijn onder de voorwaarden die vermeld zijn in deze overeenkomst. Er wordt nauwgezet toegezien op de kwaliteit van de nieuwe versies en vooraleer een versie verspreid wordt, ondergaat deze een reeks testen. De Klant aanvaardt evenwel dat de online-diensten foutjes (‘defects’) kunnen vertonen en stemt ermee in dat de
aanwezigheid van dergelijke ‘defects’ in de toepassing geen reden zijn voor het verbreken van de overeenkomst, op voorwaarde dat de impact van een ’defect’ niet van die aard is dat de Klant geen normaal en volledig gebruik kan maken van de online-diensten
en met garantie van de correcte verwerking en volstrekt vertrouwelijke behandeling van de ingevoerde gegevens. AG garandeert bovendien dat de ‘defects’ - van zodra zij zijn ontdekt - zo snel mogelijk zullen worden opgelost en houdt de Klant op de hoogte van de vooruitgang van het herstel.
8-6 Virus. AG garandeert niet dat de online-diensten virusvrij zijn, maar doet alle mogelijke inspanningen om de applicatie na te zien op de aanwezigheid van de meest voorkomende en nieuwe virussen. Als er virussen opduiken die de werking van de applicatie
aantasten, garandeert AG dat de werking wordt hersteld binnen een redelijke termijn. De Klant en AG zijn echter elk verantwoordelijk voor de gevolgen van virussen die opduiken in hun eigen systemen. Ongeacht het systeem waarin een virus is ontstaan, informeert AG de Klant onmiddellijk wanneer het vaststelt dat de online-diensten worden aangetast door een virus. Indien het risico bestaat dat de online-diensten worden aangetast door een virus, neemt het onmiddellijk alle nodige maatregelen om (potentiële) schade te vermijden. De Partijen werken samen om de impact van het virus zoveel mogelijk te beperken.
8-7 AG registreert de gegevens van de operaties die in het kader van de diensten worden uitgevoerd.
8-8 In geval van betwisting door de Klant in verband met een operatie waartoe opdracht gegeven werd in het kader van de diensten en zonder afbreuk te doen aan een bewijs van het tegendeel van de Klant, komen de Klant en AG overeen dat de afdruk van de
geregistreerde gegevens het bewijs vormt van de aanvraag van de operatie door de Klant, op voorwaarde dat AG het bewijs overlegt dat de operatie werd uitgevoerd nadat alle stappen ter identificatie van de Klant (digipass, pincode en gebruikersnaam) werden doorlopen.
9. Prijs en betaling
9-1 Het gebruik van de online-diensten is gratis.
9-2 Elke gebruiker bij de Klant ontvangt van AG een persoonlijke toegang en de noodzakelijke middelen die nodig zijn voor een beveiligde verbinding, en mag dit niet delen met een andere gebruiker. Indien een digipass of gelijkaardig toestel wordt gebruikt voor de identificatie, geldt dat maximaal tien toestellen inbegrepen zijn. Vanaf het elfde toestel kan een extra kost worden aangerekend.
De Klant vereffent de factuur binnen de 30 dagen na ontvangst.
9-3 Communicatiekosten, kosten van uitrusting en van de internetaansluiting zijn voor rekening van de Klant en zijn bijgevolg uitgesloten van deze overeenkomst.
10. Duur en einde
10-1 De overeenkomst is van onbepaalde duur, met dien verstande dat de toegang voor de Klant tot de online-diensten onderworpen is aan het bestaan van minstens 1 (een) contract bij AG, bij gebreke waarvan deze overeenkomst automatisch wordt stopgezet en de toegang tot de online-diensten wordt beëindigd.
10-2 Elke Partij kan de overeenkomst beëindigen via een aangetekende brief met ontvangstbewijs gericht aan de andere Partij mits het respecteren van een opzegtermijn van 30 dagen.
10-3 Beide Partijen kunnen zonder opzegtermijn en met onmiddellijke uitwerking deze overeenkomst stopzetten in geval van misbruik, bedrog of grove tekortkomingen ten opzichte van de verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst. In dat geval moet de opzegging worden bevestigd via een aangetekende brief met ontvangstbewijs gericht aan de andere Partij, met vermelding van de redenen voor de onmiddellijke opzegging.
10-4 Bij stopzetting van deze overeenkomst moeten de middelen voor de beveiligde verbinding (zoals de digipassen) worden terugbezorgd aan AG binnen de 30 dagen.
11. Toepasselijk recht
11-1 Het Belgische recht is op de overeenkomst van toepassing. Elk eventueel geschil behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.
12. Online Helpdesk
12-1 Voor ondersteuning bij het gebruik van de online-diensten kunnen de gebruikers terecht bij de AG EB Online Helpdesk. 12-2 De AG EB Online Helpdesk is binnen de normale kantooruren bereikbaar per telefoon (x00(0)0 000 00 00),
of e-mail (xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx).
Het postadres is AG, AG EB Online Helpdesk, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
13. Intellectuele eigendom
13-1 AG behoudt het geheel van de intellectuele eigendomsrechten op de online-diensten die ter beschikking gesteld worden van de Klant. Die intellectuele eigendomsrechten hebben zowel betrekking op de inhoud van de online-diensten als op de auteursrechten die daaraan zijn verbonden.
13-2 De inhoud van de online-diensten moet beschouwd worden als het geheel van alle informatie, publicaties en gegevens waaruit deze diensten zijn opgebouwd. Elke overdracht, verkoop, verspreiding of reproductie van deze gegevens, op gelijk welke manier en onder gelijk welke vorm, is verboden.
13-3 De online-diensten die ter beschikking worden gesteld door AG aan de Klant zijn het resultaat van de creatieve activiteit van AG. Die diensten werden immers geformaliseerd op een originele manier. Zij worden als dusdanig beschermd door het auteursrecht.
Opgesteld op / / te Brussel in twee exemplaren waarvan elke Partij door haar handtekening erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor AG, Voor de Klant,
Xxxxxx Xxxxxxx Managing Director
AG Employee Benefits/Health Care
Gelieve deze infofiche te ondertekenen en terug te sturen naar: AG, AG EB Online Helpdesk, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx E-mail: XXXxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Infofiche werkgever
Betreffende het gebruik van AG EB Online bij AG
Gegevens van de Klant
Naam van de Klant:
Btw-nummer:
Gegevens van de supergebruiker
De Supergebruiker is de enige gebruiker bij de Klant die door AG wordt beheerd (creatie, wijziging) en daarom is het belangrijk dat wij van elke wijziging met betrekking tot deze persoon op de hoogte worden gesteld.
Naam: | Voornaam: | ||||||
E-mail: | Tel.: | ||||||
Taal*: Geslacht*: | NL | M | FR | V | EN |
Adres voor het opsturen van de digipass:
Straat*: Nr: Bus:
Postcode*: Stad*: Land*:
Opgesteld op / / te Brussel in twee exemplaren waarvan elke Partij door haar handtekening erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor AG Insurance, Voor de Klant,
Xxxxxx Xxxxxxx Managing Director
AG Employee Benefits/Health Care
Gelieve deze infofiche te ondertekenen en terug te sturen naar: AG, AG EB Online Helpdesk, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx E-mail: XXXxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Convention_Client_V10_NL-21092020-vP
AG Insurance (afgekort AG) NV - X. Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx - xxx.xxxxxxxxxxx.xx - xxxx@xxxxxxxxxxx.xx - IBAN: XX00 0000 0000 0000 - BIC: XXXXXXXX - RPR Brussel BTW BE 0404.494.849 - Belgische verzekeringsonderneming toegelaten onder code 0079, onder toezicht van de Nationale Bank van België, de Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx
p. 6/6