Bestuursovereenkomst ambtelijke samenwerking
Bestuursovereenkomst ambtelijke samenwerking
op het terrein van geografische informatie
tussen
Gemeente Leudal
&
Gemeente Nederweert
&
Gemeente Roermond
&
Gemeente Weert
Inhoudsopgave pagina
ARTIKEL 1: BEGRIPSBEPALINGEN 4
ARTIKEL 2: DOELEN VAN DE OVEREENKOMST 4
ARTIKEL 3: START EN DUUR XXX XX XXXXXXXXXXXX 0
ARTIKEL 4: AANWIJZEN UITVOEREND PARTNER 4
ARTIKEL 5: TAAKGEBIED 5
ARTIKEL 6: AFSPRAKEN TUSSEN PARTNERS OVER UITVOERING VAN TAKEN . 5 ARTIKEL 7: BEVOEGDHEDEN 6
ARTIKEL 8: COÖRDINATIE EN TRANSPARANTIE 6
ARTIKEL 9: AANSTURING 6
ARTIKEL 11: FINANCIËN 7
ARTIKEL 12: INFORMATIEVOORZIENING 7
ARTIKEL 13: WIJZIGING XXX XX XXXXXXXXXXXX 0
ARTIKEL 14: TOETREDING TOT DE OVEREENKOMST 8
ARTIKEL 15: UITTREDEN UIT EN OPHEFFEN XXX XX XXXXXXXXXXXX 0
ARTIKEL 16: ONVERBINDENDHEID 8
ARTIKEL 17: ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN 9
ARTIKEL 18: AANSPRAKELIJKHEID 9
ARTIKEL 19: EVALUATIE 9
ARTIKEL 20: TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN 9
ARTIKEL 21: CITEERTITEL 9
ARTIKEL 22: INZENDING 9
Versie 7 augustus 2017
pagina 2 van 11
Paraaf Leudal Paraaf Nederweert Paraaf Roermond Paraaf Weert
ONDERGETEKENDEN
De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van Leudal, Nederweert, Roermond en Weert, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
AFZONDERLIJK GENOEMD GEMEENTE, GEZAMENLIJK GENOEMD PARTIJEN
OVERWEGENDE
- dat Partijen als partners intensiever willen gaan samenwerken bij de uitvoering van werkzaamheden ten aanzien van geografische informatie;
- dat Partijen met de samenwerking voordelen willen behalen op het gebied van kwaliteit, borging van continuïteit, klanttevredenheid en kosten;
- dat de voorkeur van Partijen uit gaat naar een flexibele ambtelijke samenwerking waarbij vooralsnog geen rechtspersoon wordt opgericht;
- dat Partijen er voor kiezen bepaalde uitvoerende taken te bundelen en onder te brengen bij een Gemeente die deze taken gaat uitvoeren voor alle Partijen;
- dat Partijen er voor kiezen advies- en beleidstaken vooralsnog niet te bundelen;
- dat bundeling van uitvoerende taken naar verwachting ook zal leiden tot harmonisatie van werkprocessen en ook zal doorwerken in afstemming van advies- en beleidstaken;
- dat de voorgenomen samenwerking naar verwachting zal kunnen leiden tot andere vormen van structurele samenwerking tussen Partijen op het gebied van geografische informatie;
- dat Partijen deze samenwerking willen vastleggen in deze bestuursovereenkomst.
IN AANMERKING NEMENDE
- de verleende toestemming van de gemeenteraden van Partijen aan hun colleges van burgemeester en wethouders en burgemeesters voor het aangaan van de samenwerking als bedoeld in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht.
BESLUITEN
tot het vastleggen van de ambtelijke samenwerking tussen Partijen in deze bestuursovereenkomst.
Artikel 1: Begripsbepalingen
Afnemend partner : Een Gemeente, als bedoeld in artikel 8, vierde lid Wet
gemeenschappelijke regelingen, die taken opdraagt aan de Uitvoerend partner
Bestuursorgaan : Het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester Collectieve kosten : Kosten die gemaakt worden voor uitvoering van de Collectieve
taken
Collectieve taken : Taken die door de Uitvoerend partner worden uitgevoerd voor de gezamenlijke Afnemend partners.
College : Het college van burgemeester en wethouders Gemeente : De gemeente Leudal, Nederweert, Roermond of Weert
Individuele kosten : Kosten die gemaakt worden voor uitvoering van de Individuele taken
Individuele taken : Taken die door de Uitvoerend partner worden uitgevoerd voor één van de Afnemend partners
Overeenkomst : Deze bestuursovereenkomst
Uitvoerend partner : De gemeente, als bedoeld in artikel 8, vierde lid Wet
gemeenschappelijke regelingen, die taken in mandaat, machtiging of volmacht uitvoert namens de Afnemend partner
Artikel 2: Doelen van de Overeenkomst
1. Het vastleggen van afspraken tussen Partijen in het kader van de samenwerking bij de uitvoering van het taakgebied geografische informatie.
2. Het bepalen welke taken worden uitgevoerd door een andere Gemeente (Uitvoerend partner) en welke taken door de eigen Gemeente (Afnemend partner) uitgevoerd blijven worden met als doel voordeel te behalen op kwaliteit, kwetsbaarheid, klanttevredenheid en kosten.
Artikel 3: Start en duur van de Overeenkomst
1. Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de dag waarop de Colleges de Overeenkomst bekend hebben gemaakt.
2. De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 4: Aanwijzen Uitvoerend partner
Partijen bepalen gezamenlijk voor welke periode welke Gemeente als Uitvoerend partner fungeert.
Artikel 5: Taakgebied
1. Het taakgebied zoals bedoeld in artikel 2 heeft betrekking op de taken:
• Inwinnen: verzamelen en registreren van relevante geografische gegevens;
• Verstrekken: ter beschikking stellen en/of bewerken van geografische gegevens;
• Gegevensbeheer: verwerken van geografische gegevens in een systeem;
• Functioneel applicatiebeheer: onderhouden van de specifieke applicaties en koppelingen;
• Advies met betrekking tot geografische informatie.
2. Voor de taken die binnen deze Overeenkomst worden opgedragen zijn alle Partijen partner (Uitvoerend, dan wel Afnemend).
3. De af te nemen taken worden per Partij gespecificeerd in een opdracht van de Afnemend partner aan de Uitvoerend partner (vraagsturing).
Artikel 6: Afspraken tussen partners over uitvoering van taken
1. Het Bestuursorgaan van de Afnemend partner dat taken, als bedoeld in artikel 2, wil laten uitvoeren door een Bestuursorgaan van de Uitvoerend partner, maakt daartoe afspraken met het Bestuursorgaan van die Uitvoerend partner.
2. Partijen leggen alvorens de uitvoering start afspraken vast over:
• Het moment waarop een Partij de uitvoering van een taak werkelijk opdraagt;
• De kaders waarbinnen uitvoering aan de taken wordt gegeven;
• De Collectieve en Individuele taken die de Uitvoerend partner gaat leveren aan de Afnemend partner;
• De verdeling van de te maken kosten op basis van de bepalingen in artikel 10;
• De kwaliteitseisen waaraan de uitvoering van taken moet voldoen;
• De resultaten die geleverd moeten worden door de Uitvoerend partner;
• Welke functionarissen als aanspreekpunt fungeren bij de Partijen;
• Bij welk onderdeel van de Uitvoerend partner de taken zijn ondergebracht;
• De wijze waarop managementinformatie wordt verstrekt en de behaalde resultaten worden verantwoord;
• De wijze van gebruik van elkaars databestanden, bescherming privacy en archivering van documenten.
Artikel 7: Bevoegdheden
1. Het Bestuursorgaan van de Afnemend partner draagt aan het Bestuursorgaan van de Uitvoerend partner alle bevoegdheden in mandaat op die nodig zijn voor de verwezenlijking van de doelen als genoemd in artikel 2 en het uitvoeren van de taken die voor de verwezenlijking van die doelen benodigd zijn.
2. Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op het verlenen van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door de Uitvoerend partner namens de Afnemend partner of het verlenen van een machtiging voor het verrichten van feitelijke handelingen door de Uitvoerend partner namens de Afnemend partner.
3. De bevoegdheden die krachtens deze Overeenkomst worden opgedragen, worden in een mandaat-, machtigings- en volmachtsregeling opgenomen.
4. De mandaat-, machtigings- en volmachtsregeling wordt op dezelfde wijze bekendgemaakt als deze Overeenkomst.
Artikel 8: Coördinatie en transparantie
1. Het organisatieonderdeel van de Uitvoerend partner waar de taken als bedoeld in artikel 2 worden ondergebracht, is als zodanig duidelijk herkenbaar als zijnde onderdeel dat werkzaam is in het kader van deze Overeenkomst.
2. De Uitvoerend partner coördineert de facilitering van de uitvoering van deze Overeenkomst.
3. Deze Overeenkomst wordt vastgesteld en gewijzigd door eensluidende besluiten van de Colleges en burgemeesters van Partijen.
Artikel 9: Aansturing
1. De secretarissen van Gemeenten zijn gezamenlijk strategisch verantwoordelijk voor draagvlak en kwaliteit van de samenwerking als bedoeld in deze Overeenkomst.
2. De secretarissen vormen tezamen het Secretarissenoverleg.
3. De secretarissen stellen begroting, tarieven en jaarverslag van de samenwerking uiterlijk in maart van het voorafgaand jaar vast, na instemming door Partijen.
4. De hoofden bedrijfsvoering van Gemeenten zorgen voor de afstemming van de dagelijkse ambtelijke aansturing van de samenwerking binnen deze Overeenkomst.
5. De hoofden bedrijfsvoering zijn binnen hun Gemeente eindverantwoordelijk voor de juiste formulering en naleving van de gemaakte afspraken.
6. De hoofden bedrijfsvoering vormen tezamen het Hoofdenoverleg.
7. Het Hoofdenoverleg stuurt op inhoud, kwaliteit en processen waarbij zo veel mogelijk uniformiteit wordt nagestreefd in de aansturing.
8. Het Hoofdenoverleg heeft als taken:
a. Voorbereiding van bespreking in Secretarissenoverleg;
b. Vaststelling van de Producten- en Dienstencatalogus;
c. Besluitvorming over uitvoering van Collectieve taken binnen de kaders uit de begroting.
9. Het voorzitterschap in de overleggen zoals benoemd in lid 2 en 6 wordt vervuld door het lid van de Uitvoerend partner.
10. De stemverhoudingen in de overleggen zoals benoemd in lid 2 en 6 zijn gelijk aan de kostenverdeling van de Collectieve taken conform de bepalingen in artikel 10, lid 2.
11. De eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse ambtelijk aansturing en het behalen van het afgesproken resultaat berust integraal bij het management van de Uitvoerend partner.
12. Personeel van Partijen dat belast is met de uitvoering van taken als bedoeld in artikel 2, blijven in dienst van hun eigen Gemeente maar worden voor de uitvoering van die taken gedetacheerd bij de Uitvoerend partner.
Artikel 10: Financiën
1. De Collectieve kosten die gemoeid zijn voor de uitvoering van artikel 6 van de Overeenkomst, komen in eerste instantie volledig voor rekening van de Uitvoerend Partner.
2. De Collectieve kosten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel worden over Partijen omgeslagen op basis van de verdeelsleutel:
a. 20% op basis van afname van uren in het jaar voorafgaand aan het jaar van realisatie;
b. 40% op basis van landoppervlakte op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar van realisatie;
c. 40% op basis van aantal inwoners op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar van realisatie.
3. Partijen dragen volgens de in lid 2 van dit artikel genoemde verdeelsleutel het risico van de in lid 1 van dit artikel genoemde kosten.
4. De Individuele kosten worden tussen Partijen apart verrekend op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst van opdracht.
5. De Individuele kosten als bedoeld in het vierde lid van dit artikel zijn opgebouwd uit een uurtarief vermenigvuldigd met een gestandaardiseerd productkental óf de feitelijk bestede uren. Afspraken hierover worden gemaakt in de in het vierde lid van dit artikel benoemde privaatrechtelijke overeenkomst van opdracht.
6. Het tarief als bedoeld in lid 5 van dit artikel wordt gelijktijdig met de begroting, zoals bedoeld in artikel 9 derde lid, vastgesteld.
7. Facturatie vindt door partijen plaats in december op basis van werkelijke besteding. De Uitvoerend partner verzorgt hiervoor de administratie en rapporteert per kwartaal aan de Afnemend partners over realisatie ten opzichte van begroting.
8. Partijen leggen ieder via hun jaarrekening verantwoording af over de middelen die gemoeid zijn met de uitvoering van deze Overeenkomst.
Artikel 11: Informatievoorziening
1. De Afnemend partner levert op aanvraag van de Uitvoerend partner alle informatie aan die de Uitvoerend partner voor de uitoefening van haar taken en opdracht als bedoeld in deze Overeenkomst nodig heeft.
2. Het College van de Uitvoerend partner geeft de Colleges van de Afnemend partner schriftelijk de door deze Colleges gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken daarvan in strijd is met de wet of het openbaar belang.
3. Tussentijdse bestuurlijke terugkoppeling over de uitvoering van deze Overeenkomst vindt plaats via het Secretarissenoverleg.
4. De Uitvoerend partner rapporteert zowel inhoudelijk als financieel binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar in een jaarverslag over de behaalde resultaten in relatie tot de uitgevoerde taken in het kader van de Overeenkomst.
Artikel 12: Wijziging van de Overeenkomst
1. Deze Overeenkomst kan door de Colleges en de burgemeesters van Partijen op voorstel van een Gemeente worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt en nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van hun gemeenteraden.
2. De wijziging van de Overeenkomst treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door de Colleges is bekendgemaakt.
Artikel 13: Toetreding tot de Overeenkomst
1. Toetreding tot deze Overeenkomst door een andere partij is toegestaan.
2. Voor toetreding tot deze Overeenkomst is goedkeuring van de gemeenteraden van Partijen vereist.
3. Indien een besluit tot toetreding, bedoeld in het tweede lid, wordt genomen, geven de Colleges een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een toetredingsplan op te stellen waarin de gevolgen van de toetreding, o.a. financieel en juridisch, worden weergegeven.
Artikel 14: Uittreden uit en opheffen van de Overeenkomst
1. Uittreding van een Gemeente is gedurende een periode van twee jaren na het aangaan van de Overeenkomst niet mogelijk, tenzij Partijen in overleg gezamenlijk anders overeenkomen.
2. Indien een Gemeente deze Overeenkomst geheel of op onderdelen wil beëindigen, treden de overige Gemeenten in overleg om te bepalen of de Overeenkomst zonder de uittredende Gemeente, of op onderdelen gewijzigd, wordt voortgezet en zo ja, op welke wijze.
3. Deze Overeenkomst wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de Colleges van Partijen.
4. Indien een besluit tot uittreding, bedoeld in het eerste lid, dan wel opheffing als bedoeld in het derde lid wordt genomen, geven de Colleges een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een uittredingsplan dan wel een opheffingsplan op te stellen.
5. Het uittredings- of opheffingsplan, bedoeld in het vierde lid, voorziet in ieder geval in de verplichting van Partijen tot deelneming in de financiële gevolgen van de uittreding of opheffing van de Overeenkomst en in de personele gevolgen van de uittreding of opheffing.
6. Voor uittreding als bedoeld in dit artikel geldt een opzegtermijn van 12 maanden na aankondiging van de uittreding in het Secretarissenoverleg.
Artikel 15: Onverbindendheid
1. Indien één of meer bepalingen van de Overeenkomst onverbindend zou(den) blijken te zijn, dan blijven de overige bepalingen van kracht.
2. Partijen verbinden zich om de niet-verbindende bepalingen te vervangen door bepalingen die wel verbindend zijn en zo min mogelijk, gelet op het doel en de strekking van deze Overeenkomst, afwijken van de niet-verbindende bepalingen.
Artikel 16: Onvoorziene omstandigheden
In alle gevallen waarin deze Overeenkomst niet voorziet, treden de Uitvoerend partner en de betreffende Afnemend partner(s) in overleg. Dit wordt gemeld en/of geagendeerd tijdens de eerstvolgende bijeenkomst van het Secretarissenoverleg.
Artikel 17: Aansprakelijkheid
1. De aansprakelijkheid voor de Uitvoerend partner voor schade veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming bij de uitvoering van de in deze Overeenkomst opgenomen taken, wordt beperkt tot het bedrag dat de Uitvoerend partner voor haar werkzaamheden heeft ontvangen, tenzij haar grove schuld of opzet kan worden verweten.
2. Elke Gemeente is individueel aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van de betreffende Gemeente.
Artikel 18: Evaluatie
1. Deze Overeenkomst en de uitvoering daarvan wordt in 2019 geëvalueerd onder verantwoordelijkheid van het Secretarissenoverleg.
2. De evaluatie resulteert in een evaluatieverslag dat wordt aangeboden aan de Colleges.
3. De Colleges brengen het evaluatieverslag en hun zienswijzen daarbij onder de aandacht van hun gemeenteraden.
Artikel 19: Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze Overeenkomt is Nederlands recht van toepassing
2. Een geschil bestaat als een Gemeente dat schriftelijk aan het Secretarissenoverleg kenbaar heeft gemaakt.
3. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (geschillenbeslechting door Gedeputeerde Staten), zullen Partijen trachten geschillen over deze Overeenkomst in onderling overleg of via mediation op te lossen.
Artikel 20: Citeertitel
Deze Overeenkomst wordt aangehaald als Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW.
Artikel 21: Inzending
Het college van de Uitvoerend partner dat is belast met de coördinatie zoals bedoeld in artikel 8, zorgt voor inzending van de Overeenkomst aan Gedeputeerde staten van de provincie Limburg.
ALDUS BESLOTEN DOOR
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal in de vergadering van [datum]
De secretaris
[naam]
De burgemeester
[naam]
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nederweert in de vergadering van [datum]
De secretaris
[naam]
De burgemeester
[naam]
pagina 10 van 11
Paraaf Leudal Paraaf Nederweert Paraaf Roermond Paraaf Weert
Concept
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond in de vergadering van [datum]
De secretaris
[naam]
De burgemeester
[naam]
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert in de vergadering van [datum]
De secretaris
[naam]
De burgemeester
[naam]
pagina 11 van 11
Paraaf Leudal Paraaf Nederweert Paraaf Roermond Paraaf Weert