SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENTE NOORDENVELD EN ENERGIE COÖPERATIE NOORDSEVELD U.A.
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENTE NOORDENVELD EN ENERGIE COÖPERATIE NOORDSEVELD U.A.
De ondergetekenden:
1. de publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE NOORDENVELD, zetelend te gemeente Noordenveld, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, daartoe bevoegd ingevolge artikel 171 eerste lid Gemeentewet, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Noordenveld d.d. 16 februari 2021, hierna aan te duiden als: “de Gemeente”;
en
2. de coöperatie ENERGIECOÖPERATIE NOORDSEVELD U.A., statutair gevestigd te Langelo (gemeente Noordenveld) en kantoorhoudende te (9333 PH) Langelo aan de Steeg 5, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 53344995, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heren R. Xxx en J Niezen, hierna aan te duiden als: “ECN”.
De Gemeente en de ECN hierna gezamenlijk aan te duiden als: “Partijen” en ieder afzonderlijk ook als: “Partij”.
OVERWEGENDE ALS VOLGT:
A. de Gemeente heeft de ambitie om in 2040 een klimaatneutrale gemeente te zijn;
B. de Gemeente kan haar duurzame ambitie niet alleen halen, daarvoor is het nodig om met derden samen te werken en om kennis en ervaringen te delen;
C. ECN is een maatschappelijk (of burger-) initiatief, om de energietransitie naar een duurzame energievoorziening te versnellen en daarbij de betrokkenheid van en zeggenschap over die energievoorziening door gebruikers in het algemeen en Noordenveldse burgers in het bijzonder, te organiseren;
D. ECN is in de afgelopen periode een belangrijke samenwerkingspartner voor de Gemeente gebleken, die in staat is om op professionele wijze projecten te verwezenlijken en te managen, waaronder het project ‘Energieke Buurten’;
E. de Gemeente en ECN merken dat het met steeds meer verschillende projecten en beleid van belang is dat er sprake is van herkenbaarheid voor de burgers;
F. de uitvoering van de samenwerking tussen de Gemeente en ECN krijgt daarom vorm door het opzetten van één gezamenlijk projectbureau (hierna: “Projectbureau”); en
G. Partijen wensen de tussen hen gemaakte afspraken vast te leggen in deze overeenkomst (hierna: “Overeenkomst”).
KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:
Artikel 1 – Doel samenwerking
Het doel van deze Overeenkomst is om een projectbureau (het Projectbureau) in te richten om als partijen gezamenlijk uitvoering te geven aan de duurzame energietransitie in de Gemeente in de vorm van een integrale aanpak van de bebouwde woonomgeving en de duurzame energie-infrastructuur.
Artikel 2 – Inrichting en taken Projectbureau
2.1 Het Projectbureau bestaat uit de samenwerking van partijen waarbij medewerkers van de gemeente en vrijwilligers van ECN – elk voor eigen rekening en risico -als volgt worden ingezet:
A. Coördinator (ECN);
B. Programmaregisseur (gemeente);
C. Energiecoaches (ECN);
D. Projectleiders (gemeente);
E. Communicatiemedewerker (gemeente);
F. Project-assistent (gemeente).
De rollen en taken van deze medewerkers zijn vastgelegd in bijlage 1 bijgevoegd aan deze overeenkomst en daarmee onderdeel uitmakend van deze overeenkomst.
2.2 De belangrijkste taken van het Projectbureau zijn: projectleiding, procesmanagement, organisatie, projectbeheersing en communicatie.
2.3 De Coördinator en de Programmaregisseur dragen er zorg voor dat er jaarlijks een uitvoeringsprogramma (inclusief begroting) voor het komende kalenderjaar en een financiële verantwoording wordt opgesteld over het afgelopen kalenderjaar. Het uitvoeringsprogramma moet gebaseerd zijn op de door de Gemeente vastgestelde gemeentelijke Programmabegroting voor dat jaar.
2.4 Het uitvoeringsprogramma (inclusief begroting) voor het komende kalenderjaar en de financiële rapportage van het lopende jaar moeten uiterlijk voor 15 december van het lopende kalenderjaar worden voorgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders en Dagelijks Bestuur (DB) van ECN.
2.5 De Coördinator en Programmaregisseur zijn samen verantwoordelijk voor de aansturing op de uitvoering van taken op basis van het uitvoeringsprogramma.
2.6 De Coördinator draagt zorg voor de dagelijkse aansturing van het Projectbureau. Dit wordt afgestemd met de Programmaregisseur. De aansturing geschiedt op basis van overleg tussen Coördinator en Programmaregisseur over activiteiten die volgen uit het uitvoeringsprogramma.
2.7 De Coördinator en Programmaregisseur dragen halverwege het jaar gezamenlijk zorg voor het opstellen van een tussenrapportage over de voortgang van de werkzaamheden en leggen deze uiterlijk 1 juli voor aan de verantwoordelijk portefeuillehouder en het dagelijks bestuur van ECN.
2.8 De Gemeente kan externen inhuren voor de werkzaamheden/projecten van het Projectbureau.
Artikel 3 – Opdracht aan en rapportage van het Projectbureau
3.1 Het Projectbureau zal in elk geval een bijdrage leveren aan de doelstelling om, via het project Energieke Buurten, bij te dragen aan het doel om 20% van de woningvoorraad in Noordenveld voor 2030 aardgasvrij te maken. Daaronder vallen ook werkzaamheden die voortvloeien uit de Warmtevisie Noordenveld die in 2021 wordt vastgesteld.
3.2 Jaarlijks, halverwege het kalenderjaar, vindt overleg plaats over de opdracht en het functioneren van het projectbureau tussen de verantwoordelijk portefeuillehouder, de coördinator ECN, programmaregisseur en/of projectleider EB. Onderwerpen die hierin aan de orde komen zijn de inhoud van de opdracht, de samenwerking en de voortgang. De rapportage uit artikel 2.7 vormt hiervoor de basis.
3.3 Er vindt een bestuurlijk overleg plaats als partijen op basis van het overleg uit artikel 3.2 concluderen dat hiervoor aanleiding is.
Artikel 4 – Financiering Projectbureau
4.1 De Gemeente zal financieel bijdragen aan het Projectbureau op basis van de vastgestelde ruimte in de gemeentelijke begroting en/of ander gemeentelijke besluiten.
4.2 ECN zal in beginsel conform projectplan jaarlijks € 3.000 bijdragen aan het Projectbureau. Partijen kunnen hierover nieuwe afspraken maken. Eventuele wijzigingen ten opzichte van deze Overeenkomst kunnen ofwel in een addendum ofwel een nieuwe Overeenkomst worden vastgelegd.
4.3 Beide partijen zullen zich inspannen om ten behoeve van het Projectbureau ander financieringsbronnen aan te boren. Partijen zullen onderzoeken welke andere financieringsvormen mogelijk zijn (bijdrage van inwoners, bedrijven et cetera). Voor projecten zullen partijen, voor zover mogelijk, zoveel mogelijk project-specifieke subsidies aanvragen.
Artikel 5 – Overige verplichtingen Partijen
5.1 Partijen zullen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst hun kennis en ervaring inzetten ten behoeve van het Projectbureau.
5.2 De Gemeente zal gedurende de looptijd van deze Overeenkomst haar beleidsinstrumenten en bestuurlijke en ambtelijke netwerken inzetten ten behoeve van het Projectbureau.
5.3 ECN zal gedurende de looptijd van deze Overeenkomst haar kennis en ervaring, haar netwerk in de coöperatieve energiesector en haar maatschappelijk netwerk en vrijwilligers inzetten ten behoeve van het Projectbureau.
Artikel 6 – Publiekrechtelijke verantwoordelijkheid Gemeente
6.1 De Gemeente behoudt bij de nakoming van hetgeen in deze Overeenkomst is bepaald volledig haar verantwoordelijkheid ten aanzien van het publiekrechtelijke besluitvormingsproces. Dit houdt in dat er van de zijde van de Gemeente geen sprake van wanprestatie zal zijn indien het handelen naar deze verantwoordelijkheid eist dat de Gemeente (publiekrechtelijke) rechtshandelingen verricht die niet in het voordeel zijn van de aard of de strekking van deze Overeenkomst of van de realisatie van het Projectbureau.
Artikel 7 – Duur overeenkomst
7.1 Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 5 jaar ingaande op 01-03-2021 en eindigend op 01-03-2026.
7.2 Elk der partijen kan een half jaar voor afloop van deze periode overleg over eventuele verlenging van de samenwerking initiëren. Wordt er geen overleg geïnitieerd of tijdens dat overleg geen overeenstemming over de wijze van verlenging door partijen bereikt, dan eindigt deze Overeenkomst van rechtswege op de in artikel 7.1 genoemde datum.
7.3 Iedere Partij heeft het recht deze Overeenkomst op te zeggen tegen het einde van ieder kalenderjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden.
7.4 Partijen zullen in het overleg genoemd in artikel 3.2 de samenwerking c.q. het functioneren van het Projectbureau evalueren. Indien daartoe aanleiding bestaat zal de wijze van samenwerken
c.q. de werkwijze van het Projectbureau worden aangepast. Eventuele wijzigingen ten opzichte van deze Overeenkomst kunnen ofwel in een addendum ofwel een nieuwe overeenkomst worden vastgelegd.
Artikel 8 – Tussentijdse beëindiging
8.1 Deze Overeenkomst kan te allen tijde door een Partij worden opgezegd indien de andere Partij tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst, nadat de andere Partij in gebreke is gesteld en ook binnen de redelijke termijn die is gegeven om de verplichtingen alsnog na te komen, niet is nagekomen.
8.2 De Gemeente is bevoegd deze Overeenkomst middels een aangetekend schrijven aan ECN te ontbinden, zonder dat enige ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst is vereist:
i. indien aan ECN surséance van betaling wordt verleend;
ii. indien gerechtelijke schuldsanering van ECN is aangevraagd;
iii. in geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, feitelijke liquidatie of ontbinding van de rechtspersoon van ECN;
iv. indien er executoriaal beslag wordt gelegd op zaken of vermogensrechten van ECN, die ECN heeft dan wel rechtstreeks zal verkrijgen uit een ten tijde van het beslag bestaande rechtsverhouding; of
v. indien ECN een onderhands akkoord voorbereidt met haar schuldeisers.
Artikel 9 – Gevolgen beëindiging
9.1 Indien deze Overeenkomst tot een einde komt als bedoeld in artikel 7 en artikel 8 gaan Partijen in goed overleg afspraken daarover maken voor wat betreft de lopende projecten en eventuele andere rechten en verplichtingen waar iets mee gedaan moet worden.
Artikel 10 – Aanbesteding
10.1 Partijen zullen opdrachten aan derden zoveel mogelijk conform de regels voor decentrale overheden aanbesteden nu het om – grotendeels – gesubsidieerde opdrachten zal gaan.
10.2 Partijen zullen in ieder project dan aandacht besteden aan de vraag welke opdrachten aan derden verstrekt worden en op welke wijze deze in de markt gezet moeten worden.
Artikel 11 – Staatssteun
11.1 Het Projectbureau zal zelf geen economische activiteiten verrichten (dat wil zeggen het aanbieden van goederen of diensten op de markt) en de financiering van het Projectbureau kan derhalve geen mededinging op een markt verstoren, laat staan de handel tussen de lidstaten van de Europese Unie beïnvloeden.
11.2 Ten aanzien van de individuele projecten zal per project onderzocht worden of de financiering daarvan een staatssteunrisico in zich bergt.
Artikel 12 - Overige bepalingen
12.1 Deze overeenkomst vormt de gehele overeenkomst tussen Partijen met betrekking tot de daarin geregelde onderwerpen. De onderhavige overeenkomst vervangt de afspraken tussen Partijen met betrekking tot de in de onderhavige overeenkomst geregelde onderwerpen, die voor de onderhavige overeenkomst zijn gemaakt.
12.2 Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd, aangevuld of anderszins worden aangepast en van enige bepaling van deze overeenkomst kan slechts afstand worden gedaan door middel van een schriftelijk document waarin uitdrukkelijk wordt verwezen naar deze overeenkomst. Dit schriftelijke document dient te zijn ondertekend door Partijen, behoudens in geval van afstand van recht, in welk geval het document slechts dient te zijn ondertekend door de Partij die afstand van enig recht doet. Onder schriftelijk wordt in het kader van de overeenkomst mede verstaan e-mailberichten.
12.3 Het is geen van Partijen toegestaan zijn/haar rechten en/of verplichtingen uit deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Het in dit artikellid geformuleerde verbod heeft goederenrechtelijke werking (ex. artikel 3:83 lid 2 Burgerlijk Wetboek).
12.4 Het achterwege blijven door een Partij van een beroep op een of meer artikelen van deze Overeenkomst zal niet worden aangemerkt als afstand door die Partij vanuit die bepaling(en) voor haar voortvloeiende rechten, noch als afstand van het recht om in voorkomende gevallen wel een beroep te doen op die bepalingen.
12.5 Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij(en) aan een derde over te dragen. Deze
toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De toestemming verlenende Partij(en) kan(kunnen) in dat kader aan het verlenen van deze toestemming redelijke voorwaarden verbinden.
12.6 Indien één of meer bepalingen van deze overeenkomst nietig, dan wel niet rechtsgeldig zijn of worden, zal de overeenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen die nietig of niet rechtsgeldig zijn of worden overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen die zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepalingen, met inachtneming van de bedoeling van Partijen ten aanzien van die oorspronkelijke bepalingen.
Artikel 13 – Toepasselijk recht, geschillen
13.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen tussen Partijen die mochten ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of de beëindiging van deze overeenkomst zullen in eerste instantie uitsluitend worden beslecht door de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen, onverminderd het recht van Partijen op hoger beroep en cassatie.
ALDUS OPGEMAAKT IN TWEEVOUD EN ONDERTEKEND:
Bijlage 1 (art. 2 lid 1)
Taken en rollen medewerkers projectbureau:
• Coördinator ECN: Verzorgt de afstemming met de eigen organisatie, de gemeente en werkt samen met de regisseur van de gemeente. Zorgt ervoor dat de voorwaarden die nodig zijn voor de uitvoering van de projecten aanwezig zijn (tijd, geld, capaciteit). Stelt halfjaarlijks rapportages op en stelt telkens het uitvoeringsprogramma voor het volgende jaar op.
• Regisseur gemeente: Verzorgt de afstemming met de gemeentelijke organisatie en het bestuur op hoofdlijnen. Stemt continu af met de coördinator ECN. Is verantwoordelijk voor de financiering door de gemeente en eventuele subsidiegevers. Is opdrachtgever voor externe opdrachten. Organiseert jaarlijks bestuurlijke afstemming tussen ECN en gemeente.
• Projectleider EB: Verzorgt de dagelijkse aansturing en uitvoering van de EB projecten. Is de schakel tussen de bewoners en het projectbureau. Zorgt voor de facilitering van het bewonersproces, is voorzitter van de bijenkomsten van de bewonersplatforms en organiseert de inzet van de communicatie. Organiseert activiteiten die voortkomen uit het project. Stemt regelmatig af met bovengenoemde personen.
• Projectleider wijkuitvoeringsplannen en onderzoeken: Verzorgt de aanbesteding en uitvoering van wijkuitvoeringsplannen en onderzoeken naar mogelijkheden voor geothermie, warmtenetten en groengas. Doet dit waar mogelijk in nauw overleg met EB/ projectleider EB. Vertaalt de resultaten van de onderzoeken en plannen naar besluitvorming. Stemt regelmatig af met bovengenoemde personen.
• Communicatiemedewerker: Verzorgt de communicatie: uitwerken en verspreiden van nieuwsbrieven, persberichten, websites en denkt mee over de effectiviteit van de projecten en processen en het draagvlak bij deelnemers en overige inwoners en bedrijven.
• De project-assistent verzorgt de borging van afspraken, verslaglegging, contacten met en coördinatie van vrijwilligers en de registratie van contacten met bewoners, de CRM. Ook coördineert de project-assistent de energiemonitoring en de actie Speur de energieslurper.
• Energiecoach: Deze vrijwilligers vervullen de loketfunctie richting de inwoners. Zij zoeken de mensen op, doen de intake van vragen, maken desgewenst energiegedragsscan of verrichten een warmtescan, interesseren bewoners voor de acties zoals de energieslurper en de energiemonitoring.