Collegebesluit
Collegebesluit
Onderwerp Start aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte | |
Nummer | 2021/154156 |
Portefeuillehouder | Rog, M.R.J. |
Programma/beleidsveld | 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit |
Afdeling | PCM |
Auteur | Xxxx, X. |
Telefoonnummer | 023-5113991 |
Kernboodschap | De huidige contracten voor dagelijks en groot onderhoud van de openbare ruimte van Haarlem lopen af in 2022. Het uitgangspunt is dat de werkwijze van de gemeente Haarlem, waarbij veel werk middels langlopende contracten wordt uitgezet bij marktpartners, wordt gehandhaafd. Dit betekent dat gestart moet worden met de voorbereiding van nieuwe contracten. Met dit collegebesluit wordt de startnotitie van dit proces vastgesteld. |
Behandelvoorstel voor commissie | Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie beheer. In de startnotitie staat toegelicht op welke wijze de commissie in het proces wordt betrokken. |
Relevante eerdere besluiten | Verlenging en jaarlijkse evaluatie contracten groot onderhoud en ingenieursdiensten, besproken in de commissie van 8 april 2021. |
Besluit College d.d. 13 april 2021 | Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De startnotitie van de aanbesteding van de nieuwe contracten voor onderhoud van de openbare ruimte vast te stellen. de secretaris, de burgemeester, |
1. Inleiding
Voor het onderhouden van de openbare ruimte werkt de gemeente Haarlem met langlopende contracten. Voor dagelijks onderhoud zijn contracten afgesloten op de verschillende domeinen (groen, verhardingen, kunstwerken en oevers, etc.) en voor groot onderhoud voor ingenieursdiensten en aannemers. Deze werkwijze is gekozen, omdat:
• daarmee de kennis van de markt optimaal wordt benut;
• de kennis van de markt optimaal ingezet kan worden voor het bereiken van projectoverstijgende doelen (bijvoorbeeld duurzaamheid en SROI);
• langdurige samenwerking leidt tot uitgebreide kennis van de gemeentelijke organisatie en tot lokale kennis, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening wordt vergroot;
• door het gebruik van langlopende contracten de kosten (tijd en geld) voor aanbesteden (wat dan niet meer per project hoeft) worden geminimaliseerd.
De huidige contracten voor dagelijks onderhoud zijn gestart in 2015 en die voor groot onderhoud in 2017. De contracten zijn diverse keren verlengd binnen de mogelijkheden van het contract, lopen allemaal af in 2022 en kunnen niet meer verlengd worden. Dit betekent dat gestart moet worden met de voorbereiding van nieuwe contracten. Het uitgangspunt is dat de werkwijze van de gemeente Haarlem in grote lijnen wordt gehandhaafd, maar dat wel gekeken worden naar optimalisatiemogelijkheden die voortvloeien uit diverse evaluaties in de afgelopen jaren. Bij alle interne betrokkenen, partners en andere deskundigen (bijvoorbeeld andere gemeentes) zal input opgehaald worden voor verdere verbeteringen in de werkwijze en verwerking daarvan in de nog op te stellen contracten.
In de startnotitie (bijlage 1) is aangegeven hoe de afstemming met college en raad gedurende het proces gaat plaatsvinden. Daarnaast zijn de belangrijkste doelstellingen die nu al bekend zijn opgenomen. De hoofddoelstelling is het doelmatig, kostenbewust en efficiënt onderhouden van de openbare ruimte. Duurzaamheid, SROI en goede samenwerking met de stad zullen in de aanbesteding een grote rol spelen. Met een technische sessie zullen tijdig bij de commissie aanvullende doelstellingen opgehaald worden. Tenslotte zijn de planning en financiering van het traject toegelicht.
2. Besluitpunten college
Besluit:
1. de startnotitie van de aanbesteding van de nieuwe contracten voor onderhoud van de openbare ruimte vast te stellen.
3. Beoogd resultaat
Doorlopend, compleet en goed onderhoud van de openbare ruimte. Goede dienstverlening aan opdrachtgever (de gemeente) en burger staat daarbij centraal.
4. Argumenten
1. Door nu te starten is er voldoende tijd om het proces zorgvuldig te doorlopen.
Het proces om te komen tot nieuwe contracten duurt lang. Niet alleen omdat uitwerken van aanbestedingsdocumenten en het aanbesteden zelf tijd kosten, maar ook omdat vooraf de huidige contracten worden geëvalueerd, zodat geleerde lessen goed meegenomen kunnen worden en de samenwerking met de markt geoptimaliseerd kan worden. Intern en bestuurlijk overleg zijn nodig
voor het bepalen van de doelstellingen en de raakvlakken met vigerend beleid. Daarnaast moet marktonderzoek plaatsvinden.
2. Voor het uitwerken van de contracten moet budget beschikbaar worden gesteld.
Voor het uitwerken van de contracten zijn externe partijen nodig om documenten op te stellen en het proces te begeleiden. Bovendien worden intern kosten gemaakt. Hiervoor is een budget geraamd van € 800.000. Deze kosten zijn opgebouwd uit interne kosten (uren) en externe kosten voor de begeleiding van het proces, het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, het begeleiden van de aanbesteding(en) en juridisch advies.
Deze kosten worden gedekt uit het budget voor dagelijks en groot onderhoud. Het geïnvesteerde bedrag wordt tenslotte in principe teruggewonnen in toekomstige projecten, doordat aanbesteding daar niet meer nodig is en de partijen ons goed leren kennen en daardoor efficiënter werken. Ter
illustratie: een aanbesteding van een middelgroot project kan al gauw € 10.000,- kosten. In de looptijd van de grootonderhoudscontracten worden naar verwachting meer dan 100 projecten (van klein tot groot) aanbesteed. Daarnaast worden voor dagelijks onderhoud ongeveer 10 contracten opgesteld en aanbesteed, met een totale waarde van meer dan 40 miljoen per jaar. De relatieve kosten voor aanbesteding zijn daarom laag. De kosten voor de aanbesteding worden lager ingeschat dan de voorgaande aanbesteding van de groot onderhoudscontracten, aangezien al ervaring is opgedaan met de manier van werken in de organisatie en er deels gebruik kan worden gemaakt van al bestaande contractstukken zoals beschreven resultaatsbladen.
De benodigde extra middelen in 2021 en 2022 worden gedekt uit de reserve beheer en onderhoud. Deze onttrekking wordt voorgelegd in de Voortgangsrapportage 2021.
5. Risico’s en kanttekeningen
1. De nieuwe contracten zijn niet op tijd actief.
Voor dagelijks onderhoud is het essentieel dat de contracten op 1 januari 2023 (daags nadat de vorige contracten zijn beëindigd) actief zijn. Daarom wordt tijdig gestart met de voorbereiding van het proces. De contracten voor groot onderhoud kennen hoogstwaarschijnlijk een overgangsfase. Deze lopen af op 17 mei 2022, maar er wordt onderzocht of het mogelijk is de nieuwe contracten voor groot onderhoud ook op 1 januari 2023 in te laten gaan. Voordeel van gelijktijdig afsluiten van alle contracten voor het onderhoud van de openbare ruimte is dat de afstemming tussen de contracten geoptimaliseerd kan worden. Mogelijk zijn er dus ruim een half jaar geen langlopende contracten voor groot onderhoud. Momenteel wordt bekeken of voor de tussenliggende periode nog maatregelen nodig zijn. Waarschijnlijk kan dit door goed plannen worden opgevangen, in de huidige contracten is opgenomen dat opdrachten die voor afloop van het contract zijn gegeven kunnen doorlopen na einde van het contract.
De komende periode wordt een plan van aanpak opgesteld voor dit traject. Hierin zal ook een risicoanalyse worden opgenomen.
6. Uitvoering
Er zal een ambtelijk projectteam samengesteld worden, waarna gestart wordt met het opstellen van een plan van aanpak. In de startnotitie (bijlage 1) is aangegeven op welke manier het bestuur betrokken wordt bij het vervolg.
7. Bijlage
Bijlage 1: Startnotitie Aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte.