BEHEERSOVEREENKOMST
STEUNPUNT Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
2021 - 2026
Inhoud
1.1 De ondertekende partijen 5
1.2 Voorwerp van de overeenkomst 5
1.3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 5
1.4.1 Functioneel bevoegde minister 6
1.4.3 Deelnemende instelling: 6
1.4.5 Meerjarenprogramma (MJP) en jaarplan 6
1.4.6 Extra onderzoeken binnen meerjarenprogramma (MPJ-EF) 7
1.4.7 Extra onderzoeken met extra financiering (=EF) 7
2. Engagementen van het steunpunt 8
2.1 Verantwoordelijkheden van het steunpunt 8
2.2 Samenwerkingsovereenkomst 8
2.3 Opdrachten van het steunpunt 8
3. Beheersstructuur en aansturingsmogelijkheden 10
3.1 De promotor-coördinator 10
3.4.2 Bevoegdheden van de centrale stuurgroep 11
3.4.3 Samenstelling van de centrale stuurgroep 11
3.4.4 De voorzitter van de centrale stuurgroep 11
3.4.5 De secretaris van de stuurgroep 11
3.5 Plannings- en opvolgingsinstrumenten 12
3.5.1 Het jaarplan en de begroting 12
3.5.2 Het jaarverslag en financieel verslag 13
3.5.3 Beschikbaarheid van informatie 13
3.5.4 Opvolging en aansturing van het onderzoek 14
3.5.5 Globale evaluatie van het steunpunt 14
3.6 Briefwisseling en communicatie 14
4. Financiering van het steunpunt 15
4.1 Jaarlijkse financiering door de Gemeenschap 15
4.1.1 Voorziene financiering 15
4.1.2 Indexering van de financiering 16
4.1.3 Betalingsmodaliteiten 16
4.2 Aanwending van de financiering door het steunpunt 17
4.2.4 Centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten 18
4.3 Inzet van eigen middelen 18
5.1.3 Gebruik door de andere deelnemende instellingen en de Gemeenschap 20
5.2 Vertrouwelijke informatie 20
5.4 Actieve informatieverstrekking naar het brede publiek 21
5.4.2 Goedkeuring van publicatie 21
5.4.3 Voorwaarden voor mededeling 22
5.4.4 Informatieverstrekking door het steunpunt 22
5.4.5 Informatieverstrekking door de Gemeenschap 22
5.5 Vlaams Openbare Statistieken 22
5.6 Samenwerking met andere steunpunten. 23
6.2 Behoorlijk personeelsbeleid 24
6.2.1 Waarborgen voortvloeiend uit het Europese Handvest voor onderzoekers 24
6.2.2 Waarborgen voortvloeiend uit de Europese Gedragscode voor de rekrutering van onderzoekers 24
6.2.3 Non-discriminatiebeginsel 24
6.2.4 Overheidsopdrachtenwetgeving 24
7.4 Vrijwaring en exoneratie 26
7.5 Betwistingen, Arbitrage 26
7.6 Uitdrukkelijk ontbindend beding 27
8. Slotbepaling en ondertekening 28
8.1 Aanpassing van de beheersovereenkomst 28
• “de Gemeenschap” zijnde,
de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van:
o De xxxx Xxxxxx Xxxx, Minister van Xxxxxxx, Volksgezondheid en Gezin
• “de Initiator” zijnde,
[universiteit of hogeschool], vertegenwoordigd door
o [De rector/algemeen directeur/…]
KOMEN OVEREEN WAT VOLGT:
1.2 VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
In uitvoering en met inachtneming van:
• de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën en het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019;
• het Decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en technologisch innovatiebeleid;
• artikel 53 tot en met 57 van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof artikel 8bis van het decreet van 22 februari 1995 betreffende de wetenschappelijke of maatschappelijke dienstverlening door de universiteiten of de hogescholen en betreffende de relaties van de universiteiten en de hogescholen met andere rechtspersonen;
• het besluit van de Vlaamse Regering van 15 september 2006 betreffende de Steunpunten voor Beleidsrelevant Onderzoek, verder omschreven als het Steunpuntenbesluit;
regelt deze beheersovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van de Gemeenschap en door de Initiator vertegenwoordigde instellingen, in het kader van de erkenning als Steunpunt voor Beleidsrelevant Onderzoek voor het thema Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, verder omschreven als “het Steunpunt WVG” of “het steunpunt”.
1.3 INWERKINGTREDING EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST
Deze beheersovereenkomst gaat in op 1 juli 2021 en eindigt op 30 juni 2026. Binnen deze termijn worden de onderzoeken uit het meerjarenprogramma afgewerkt.
Daarnaast voorziet deze beheersovereenkomst ook in de mogelijkheid om mits toekenning van extra middelen, ook extra onderzoeken aan het Steunpunt WVG toe te kennen, zie punt. 4.1. Deze extra onderzoeken worden toegekend binnen de looptijd van deze overeenkomst en kunnen maximaal 1 jaar na beëindiging van deze beheerovereenkomst doorlopen om zo de continuïteit van het onderzoek te garanderen.
De verwijzing in deze beheersovereenkomst naar mannelijke vormen is sekseneutraal en dit voor de leesbaarheid van de tekst.
Voor de toepassing van deze beheersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.4.1 Functioneel bevoegde minister:
Conform art. 8 §1 van het Steunpuntenbesluit is de functioneel bevoegde minister de Vlaamse minister die conform de bevoegdheidsverdeling in de schoot van de Vlaamse Regering bevoegd is voor het beleidsdomein of het beleidsveld waarbinnen het steunpunt actief is, en die de werking van het steunpunt financiert.
Indien er slechts één minister functioneel bevoegd is voor het steunpunt is deze minister meteen ook de functioneel aansturende minister.
1.4.2 Initiator:
Indien het steunpunt is opgericht in de schoot van meerdere universiteiten of hogescholen duiden deze instellingen onderling een coördinerende instelling aan, deze instelling is de initiator. De aanduiding van deze initiator wordt in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen en is via de samenwerkingsovereenkomst gemachtigd om de deelnemende instellingen te vertegenwoordigen. De taken van de initiator omvatten onder meer: het ondertekenen van de beheersovereenkomst, het ontvangen van de volledige financiering van het steunpunt en het op basis van de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst verdelen van de middelen aan de deelnemende instellingen.
1.4.3 Deelnemende instelling:
Een deelnemende instelling is een instelling die voldoet aan de bepalingen in art. 1 §1 of art. 1 §3 van het Steunpuntenbesluit en die deel uitmaakt van het steunpunt door ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.
1.4.4 Verantwoordelijke:
Aan iedere aan het steunpunt deelnemende entiteit van de deelnemende instelling wordt een inhoudelijk verantwoordelijke aangesteld die de samenwerkingsovereenkomst mee ondertekent, kortweg de verantwoordelijke genoemd.
1.4.5 Meerjarenprogramma (MJP) en jaarplan
Het meerjarenprogramma is gebaseerd op het onderzoeksplan dat bij de oproep van het SWVG meegegeven wordt. Het wordt opgemaakt door het Steunpunt WVG en in overleg met het Overlegplatform Wetenschappelijk Onderzoek bijgestuurd waar nodig. Het wordt goedgekeurd door de Beleidsraad.
Dit meerjarenprogramma vormt de basis van het jaarplan, dat bij de start van ieder werkjaar voorgelegd wordt en moet goedgekeurd worden volgens de bepalingen in punt 3.5. Het meerjarenprogramma is opgedeeld in 3 clusters, zoals bij de oproep gedefinieerd wordt en wordt gefinancierd via de basisfinanciering, zoals voorzien in punt 4 van deze beheersovereenkomst.
1.4.6 Extra onderzoeken binnen meerjarenprogramma (MPJ-EF)
Binnen een jaarplan van het meerjarenprogramma, kunnen er bijkomende middelen toegekend worden voor extra onderzoek dat niet opgenomen was in het meerjarenprogramma bij de start van de erkenningsperiode. Om deze te realiseren, kunnen bij de goedkeuring extra middelen toegevoegd worden aan de jaarlijkse basisfinanciering. Deze extra middelen zullen specifiek aan een cluster toegekend worden en dan ook exclusief voor onderzoek binnen deze cluster aangewend worden. De bepalingen rond financiering en betaalkalender van deze onderzoeken zijn dezelfde als deze uit het meerjarenprogramma (MJP).
Het aldus vastgelegde jaarplan zal voorgelegd worden aan de beleidsraad (zie punt 3.5.1.2.)
1.4.7 Extra onderzoeken met extra financiering (=EF)
Daarnaast kan er mits extra financiering steeds extra onderzoek gevraagd worden, dat niet voorzien kon worden bij de opmaak van het jaarplan. Dit soort onderzoek met extra financiering kan op elk moment van de erkenning gevraagd worden, en kon niet gedefinieerd worden bij de start van het werkjaar. Het geheel van deze onderzoeken met extra financiering mag echter nooit meer zijn dan 50
% van de financiering van het betreffende werkjaar.
2. ENGAGEMENTEN VAN HET STEUNPUNT
2.1 VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET STEUNPUNT
Telkens deze beheersovereenkomst verwijst naar “het steunpunt”, wordt daarmee verwezen naar de door of namens de initiator aangewezen en behoorlijk gemachtigde persoon die ten aanzien van het steunpunt gerechtigd is om de in deze beheersovereenkomst bedoelde taken waar te nemen. Dit is de promotor-coördinator van het steunpunt. Deze is verantwoordelijk voor de naleving, van de in deze beheersovereenkomst omschreven plichten in hoofde van het steunpunt.
2.2 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST1
De samenwerkingsovereenkomst, als vermeld in artikel 1, tweede lid, van het Steunpuntenbesluit, wordt conform artikel II.173. §1 van de Codex Hoger Onderwijs afgesloten tussen en ondertekend door de aan het steunpunt deelnemende instellingen en de verantwoordelijken. Zij omvat, naast de financiële verantwoordelijkheden van de instellingen en de bevoegdheden aangaande de organisatie en de werking van het steunpunt, volgende aangelegenheden:
1) de aanduiding van de initiator en de vertegenwoordiging;
2) het onderschrijven van de bepalingen van deze beheersovereenkomst;
3) de afspraken in verband met de verdeling van de financiële middelen in het kader van het steunpunt;
4) een kaderovereenkomst omtrent intellectuele eigendomsrechten, met inachtneming van de bepalingen van luik 5. “Kennisbeheer” als vermeld in luik 5.1.”Achtergrondkennis”;
5) een generiek kader omtrent vergaderritmes en –processen en stemverhoudingen in de schoot van het dagelijks bestuur;
6) een organogram van het steunpunt, met een duidelijke allocatie van verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden, beslissings- en vertegenwoordigingsbevoegdheden en rapporterings- verplichtingen.
Het steunpunt bezorgt deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan onverwijld aan de functioneel aansturende minister en de Beleidsraad WVG.
2.3 OPDRACHTEN VAN HET STEUNPUNT
2.3.1 Algemeen
Het Steunpunt WVG heeft de volgende opdrachten:
1) het verzamelen, analyseren en ontsluiten van beleidsrelevante gegevens;
1 Dit luik van de beheersovereenkomst over de samenwerkingsovereenkomst geldt slechts voor zover er meerdere instellingen aan het steunpunt deelnemen. In dat geval schrijft art. 1, §1, tweede lid van het Steunpuntenbesluit voor dat een samenwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten.
2) het uitvoeren van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek;
3) het verlenen van wetenschappelijke dienstverlening.
De opdrachten worden uitgevoerd conform het tijdskader dat via een jaarplan bepaald wordt. Dit plan is de vertaling van de onderzoeken die voortvloeien uit het thematische onderzoeksbeleidsplan. Daarnaast kunnen in overleg, ook extra onderzoeken afgesproken worden (binnen en buiten het meerjarenprogramma), waarvoor er eventueel extra middelen toegekend worden. Dit alles wordt jaarlijks voorgelegd aan de voorzitter van de stuurgroep.
De data/gegevens die verzameld worden door het Steunpunt WVG, voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek, zullen via een data-uitwisselingsprotocol ter beschikking gesteld worden van de opdrachtgever (administratie).
3. BEHEERSSTRUCTUUR EN AANSTURINGSMOGELIJKHEDEN
De promotor-coördinator heeft naar de Vlaamse overheid toe de rol van vertegenwoordiger en uniek aanspreekpunt van het steunpunt.
1) De promotor-coördinator heeft de competenties en de bevoegdheden om het steunpunt daadwerkelijk te sturen.
2) De promotor-coördinator is aanspreekbaar, voldoende gemandateerd en verantwoordelijk tegenover de Vlaamse overheid als opdrachtgever.
3) De persoon die de functie van promotor-coördinator opneemt, is een personeelslid van een deelnemende instelling voor hoger onderwijs.
Het Steunpunt WVG stelt [naam], kantoorhoudende te [adres] aan als promotor-coördinator.
Het bestuur van het steunpunt wordt opgedragen aan een dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur wordt belast met de volgende taken:
1) de bewerkstelliging van een structurele interactie tussen de onderzoekers en onderzoeksgroepen, over de betrokken instellingen heen;
2) de bewerkstelliging van een structurele betrokkenheid van de onderzoeksgroepen bij de beslissingen op het vlak van:
a. het institutioneel concipiëren van het steunpunt;
b. de inhoud van het georganiseerde wetenschappelijk beleidsrelevant onderzoek.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de inhoudelijk verantwoordelijken van de deelnemende instellingen. Het voorzitterschap van het dagelijks bestuur wordt waargenomen door de promotor-coördinator.
De Beleidsraad WVG beslist over de inhoudelijke elementen van het wetenschappelijk onderzoek binnen WVG, door de goedkeuring van het jaarplan. Daarnaast keurt de Beleidsraad WVG de extra onderzoekvragen die met extra financiering (binnen en buiten het meerjarenprogramma) aan het steunpunt WVG gesteld worden, principieel goed.
De Beleidsraad zal ook minstens de eindevaluatie, voorbereid door de centrale stuurgroep, goedkeuren.
De promotor-coördinator van het Steunpunt WVG heeft de expliciete opdracht om op vraag van de Beleidsraad WVG het steunpunt op een Beleidsraad te vertegenwoordigen.
3.4.1 Omschrijving
De centrale stuurgroep is het forum waarop het strategische niveau en het onderzoeksniveau overleg plegen. De centrale stuurgroep adviseert de Beleidsraad bij de inhoudelijke aansturing van de werking van het steunpunt.
3.4.2 Bevoegdheden van de centrale stuurgroep
De centrale stuurgroep oefent in het bijzonder volgende bevoegdheden uit :
1) de advisering van de Beleidsraad over het beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek;
2) de bewaking van het tijdskader;
3) de controle op de uitvoering van het jaarplan.
4) de voorbereiding van de evaluatie van de werking van het steunpunt
In het kader van deze bevoegdheden kan de centrale stuurgroep alle aanbevelingen geven die hij nodig acht. Indien deze aanbevelingen niet of niet tijdig worden opgevolgd, meldt de centrale stuurgroep dit aan de Beleidsraad.
3.4.3 Samenstelling van de centrale stuurgroep
De centrale stuurgroep bestaat ten minste uit de volgende leden:
1) een vertegenwoordiger van het functioneel bevoegd beleidsdomein uit de Beleidsraad;
2) vertegenwoordigers van het betreffende beleidsdomein;
3) de promotor-coördinator van het steunpunt;
4) vertegenwoordigers van het dagelijks bestuur van het steunpunt;
3.4.4 De voorzitter van de centrale stuurgroep
De centrale stuurgroep wordt voorgezeten door een voorzitter die door de functioneel aansturende minister wordt aangeduid onder de leden die in punt 1 en 2 van de opsomming onder deel 3.4.3 “Samenstelling van de centrale stuurgroep” vermeld worden.
3.4.5 De secretaris van de stuurgroep
De centrale stuurgroep wordt bijgestaan door een secretaris, aangewezen door de voorzitter.
De secretaris is niet stemgerechtigd. Hij oefent zijn werkzaamheden uit onder het gezag van de voorzitter van de centrale stuurgroep.
3.5 PLANNINGS- EN OPVOLGINGSINSTRUMENTEN
3.5.1 Het jaarplan en de begroting
3.5.1.1 Omschrijving
Jaarlijks ontvangt het steunpunt de opdracht tot het concreet uitwerken van een jaarplan op basis van de onderzoeksvragen die door de functioneel aansturende minister, op advies van het Overlegplatform Wetenschappelijk Onderzoek bepaald worden. Dit zijn de onderzoeksvragen die binnen het thematische onderzoeksbeleidsplan van de beheersovereenkomst vallen. Daartoe wordt het ontwerp van jaarplan aan de Beleidsraad WVG, voorgezeten door de minister, voorgelegd. De promotor- coördinator kan het ontwerp toelichten tijdens de Beleidsraad.
Daarnaast geeft het jaarplan aan welke extra onderzoeksopdrachten (binnen het meerjarenprogramma) er in het komende jaar gevraagd worden, in de mate dat deze bij de start van het werkjaar gekend zijn.
Het werkjaar loopt van 1 juli t.e.m. 30 juni van het jaar erop.
Op basis hiervan bezorgt het steunpunt in het voorjaar (en voor het eerste werkjaar bij de aanvang) aan de centrale stuurgroep een ontwerp van jaarplan en een ontwerpbegroting voor de betreffende periode. Het ontwerp van jaarplan geeft een gedetailleerde planning van de uitvoering van de diverse onderzoeksopdrachten en een prijsaanduiding voor de eventuele extra onderzoeken van het steunpunt voor het volgende werkjaar.
Het ontwerp van begroting geeft een gedetailleerde raming van de kosten en de baten van het steunpunt in relatie tot de operationele doelstellingen van het steunpunt. Wat de kosten betreft wordt een onderscheid gemaakt tussen kosten die in direct verband staan met het onderzoek en kosten die eerder van indirecte aard zijn zoals bv. kosten voor de coördinatie binnen het steunpunt, algemene valorisatie, enz. Deze opdeling wordt gemaakt zowel voor de werkingskosten als voor de personeelskosten.
3.5.1.2 Goedkeuringsprocedure van het jaarplan en de begroting
1) Het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting worden voor de aanvang van het werkjaar goedgekeurd door de Beleidsraad.
2) Op basis van deze goedkeuring wordt een subsidiebesluit opgemaakt, en mits de administratieve en begrotingscontrole gunstig doorlopen worden en de middelen jaarlijks vastgelegd zijn. Dit besluit wordt aan het steunpunt bezorgd.
3.5.1.3 Wijziging van het jaarplan en de begroting
Indien gedurende een werkjaar aanmerkelijke verschillen ontstaan tussen de geplande en het realiseerbare jaarplan en/of de begrote dan wel de reële inkomsten en uitgaven, die niet enkel via rapportering in de jaarverslaggeving of financiële verslaggeving geregeld kunnen worden en een bijsturing van de operationele doelstellingen van het steunpunt vereisen, bezorgt het steunpunt
onverwijld een gewijzigde ontwerpbegroting aan de centrale stuurgroep, met vermelding van de oorzaak van de verschillen ten opzichte van het eerdere jaarplan en/of begroting.
De aanpassingen aan het werkplan en/of begroting zijn slechts uitvoerbaar na bekrachtiging door de voorzitter van de stuurgroep.
3.5.2 Het jaarverslag en financieel verslag
3.5.2.1 Omschrijving
Jaarlijks bezorgt het steunpunt aan de centrale stuurgroep een jaarverslag en financieel verslag. Dit document:
1) geeft inzicht in de werkzaamheden en de doelmatigheid en doeltreffendheid daarvan in het afgelopen werkjaar;
2) omvat een overzicht van en de inzet van middelen;
3) een financieel verslag, waarbij een getrouw beeld wordt geschetst van de inkomsten en uitgaven van de diverse deelnemende instellingen.
Het jaarverslag en het financieel verslag worden opgesteld in het Nederlands.
3.5.2.2 Goedkeuringsprocedure van het jaarverslag en het financieel verslag
1) Het ontwerp van jaarverslag en financieel verslag wordt aan de voorzitter van de stuurgroep voorgelegd telkenmale uiterlijk 6 maanden na het afsluiten van het werkjaar. De voorzitter keurt beide documenten goed, of vraagt verduidelijking of aanpassing op advies van het Overlegplatform Wetenschappelijk Onderzoek. Hij rapporteert ook aan de Beleidsraad.
2) Conform artikel 5 van het Steunpuntenbesluit wordt op basis van deze beslissing het saldo van de financiering vereffend.
3) Aangezien een werkjaar eindigt op 30 juni, maar de afrekening van de instellingen veelal pas gebeurt op het einde van het kalenderjaar, kan in overleg een (afwijkende) timing voor het indienen van het jaarverslag en de betaling van het saldo afgesproken worden.
3.5.3 Beschikbaarheid van informatie
Het steunpunt verleent op eerste verzoek inzage in alle relevante documenten die opgevraagd worden door:
1) de functioneel aansturende minister,
2) de Beleidsraad,
3) de Centrale stuurgroep.
Dit verzoek gebeurt schriftelijk met in achtneming van luik 3.6.
3.5.4 Opvolging en aansturing van het onderzoek
Per onderzoekscluster en per onderzoek wordt gekeken hoe de aansturing best kan gebeuren, dit met het oog op een goede afstemming met de administratie en een goede doorstroming van de resultaten. Stuurgroepen per onderzoek zijn hierbij de meest aangewezen werkwijze, maar hier kan in overleg ook van afgeweken worden. Externen aan het beleidsdomein kunnen ook deelnemen aan deze stuurgroep mits geheimhouding van het onderzoek tot het vrijgegeven werd door de minister.
3.5.5 Globale evaluatie van het steunpunt
3.5.5.1 Omschrijving
In afwijking van art. 10, van het Steunpuntenbesluit wordt in de tweede helft van 2025 een evaluatie van het steunpunt doorgevoerd door de centrale stuurgroep en ter validering voorgelegd aan de Beleidsraad.
3.5.5.2 Procedure
Het Steunpunt WVG maakt elk jaar een zelfevaluatie. De resultaten worden besproken in de centrale stuurgroep.
De eindevaluatie wordt het geheel van de jaarlijkse evaluaties en zal dan ook een overzicht van de werking en de resultaten van het steunpunt bieden. Daartoe worden de verschillende elementen in een eindrapport samengebracht .
3.6 BRIEFWISSELING EN COMMUNICATIE
Elke briefwisseling en rapportering in verband met deze beheersovereenkomst gebeurt via de promotor-coördinator en de voorzitter van de stuurgroep. .
Algemeen beleidsmatige en bestuurlijke vragen omtrent de werking van het Steunpuntenprogramma, alsook vragen omtrent de inhoudelijkheid van de dienstverlenende taken van het steunpunt, worden gericht aan de voorzitter van de stuurgroep die indien gewenst hierover overleg pleegt met de functioneel aansturende minister.
4. FINANCIERING VAN HET STEUNPUNT
4.1 JAARLIJKSE FINANCIERING DOOR DE GEMEENSCHAP
4.1.1 Voorziene financiering
4.1.1.1 Vaste werkingsmiddelen (MJP)
Jaar | Financieringsbron | Bedrag (in euro) | |
2021 | Financiering door aansturende minister | functioneel | € 600 000 |
GB0-1GCF2BA-WT GB0-1GC054 | |||
2022 | Financiering door aansturende minister | functioneel | € 600 000 |
[GB0-1GCF2BA-WT GB0-1GC054 | |||
2023 | Financiering door aansturende minister | functioneel | € 600 000 |
GB0-1GCF2BA-WT GB0-1GC054 | |||
2024 | Financiering door aansturende minister | functioneel | € 600 000 |
GB0-1GCF2BA-WT GB0-1GC054 | |||
2025 | Financiering door aansturende minister | functioneel | € 600 000 |
[GB0-1GCF2BA-WT GB0-1GC054 | |||
Met deze vaste werkingsenveloppe worden de onderzoeken uit het meerjarenprogramma gefinancierd. De middelen worden gelijkmatig over de diverse clusters verdeeld. Per cluster kunnen nog extra middelen toegekend worden, zoals voorzien in punt 4.1.1.2.
4.1.1.2 Financiering van extra onderzoeken binnen meerjarenprogramma (MPJ-EF)
Binnen de vaste werkingsmiddelen voor het meerjarenprogramma kunnen (extra) middelen voorbehouden worden voor ad hoc onderzoeken. Mits de toepassing van de administratieve en begrotingscontrole voor het bedrag van de verhoging, kan het budget voor dat jaar aangepast worden. Deze middelen kunnen exclusief voorzien worden voor de onderzoeken van de betreffende cluster van het jaarplan. Deze extra middelen worden in overleg tussen de stuurgroep SWVG en het steunpunt en in verhouding tot het gevraagde afgesproken en vastgelegd.
4.1.1.3 Extra Onderzoek met extra financiering (EF)
Daarnaast kan er extra financiering voorzien worden, voor extra opdrachten buiten het jaarplan, die in de loop van het werkjaar aangevraagd worden. De goedkeuring van deze onderzoeken volgen dezelfde procedure van het jaarplan zoals beschreven in punt 3.5.1. De Beleidsraad keurt principieel de onderzoeksvraag goed, het steunpunt maakt een onderzoeksvoorstel met financieringsvoorstel. Zij kunnen ook beslissen om geen voorstel uit te werken.
Deze onderzoeksvoorstellen met extra financiering worden voor de administratieve en begrotingscontrole beschouwd als niet-gereglementeerde subsidies.
De extra opdrachten kunnen zowel door het beleidsdomein WVG gevraagd worden, als door de sectorale steunpunten, de Vlaamse Raad WVG, waarvoor de Vlaamse overheid, hier als tussenpersoon fungeert.
4.1.2 Indexering van de financiering
Conform art. 4 van het Steunpuntenbesluit kan de jaarlijkse financiering, aangepast worden, conform de begrotingsinstructies voor aanpassing aan de gezondheidsindex.
4.1.3 Betalingsmodaliteiten
4.1.3.1 Betaalkalender
De jaarlijkse financiering van het jaarplan (inclusief eventuele extra financiering binnen het jaarplan=MJP-EF) van het steunpunt wordt vereffend conform de bepalingen als vermeld in art. 5 van het Steunpuntenbesluit, zijnde:
Voor de onderzoeken uit het onderzoeksbeleidsplan (punt 4.1.1.1.1. en 4.1.1.1.2.) geldt volgende financiering
1) een eerste voorschot ten bedrage van 40 percent wordt uitbetaald ten laatste 30 dagen na de goedkeuring van het jaarplan;
2) een tweede voorschot ten bedrage van 30 percent wordt uitbetaald ten laatste op 1 maart van het daaropvolgende jaar;
3) het resterend saldo wordt uitbetaald na goedkeuring van het jaarverslag en het financieel verslag over het betreffende werkingsjaar.
Voor de extra onderzoeksopdrachten met extra financiering (buiten het meerjarenprogramma= EF, punt 4.1.1.1.3.) voorzien we volgende planning:
1) bij de start van het onderzoek wordt 80 percent uitbetaald;
2) het saldo van 20 percent wordt betaald samen met het saldo van het werkingsjaar waarin het onderzoek afliep.
4.1.3.2 Begunstigde
De jaarlijkse financiering wordt uitbetaald aan de initiator. De initiator betaalt de ontvangen financiering binnen een redelijke termijn uit aan de deelnemende instellingen volgens de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst, zoals bepaald in luik 2.2 van deze beheersovereenkomst.
De gegevens voor de uitbetaling aan de initiator: Naam van de instelling:
Adres van de instelling:
KBO-nummer van de instelling:
Rekeningnummer van de instelling:
4.2 AANWENDING VAN DE FINANCIERING DOOR HET STEUNPUNT
4.2.1 Algemene bepalingen
De jaarlijkse financiering wordt door het steunpunt aangewend voor personeelskosten, werkingskosten, uitrustingskosten, onderaannemingskosten, centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten, die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van het Steunpunt.
4.2.2 Onderaanneming
4.2.3 Reserves
4.2.3.1 Omschrijving en limieten
In toepassing van artikel 9, 3° van het steunpuntenbesluit van 15 september 2006 kan het steunpunt een reserve opbouwen. Het bedrag van de totale opgebouwde reserve mag jaarlijks volgende limieten niet overschrijden:
1) in het eerste werkingsjaar : 40 percent van de in het betrokken jaar toegekende financiering;
2) in de volgende werkingsjaren, behalve het laatste werkingsjaar: 20 percent van de in het betrokken jaar toegekende werkingsenveloppe;
3) tijdens het laatste jaar kan geen reserve worden overgedragen.
De reserve wordt van een jaar naar het daarop volgende jaar overgedragen en bijgevolg op deze wijze berekend: de reserve is het verschil tussen de – som van de totale inkomsten van het steunpunt en de reserveoverdracht van het voorgaande jaar – en de totale kosten van het steunpunt.
4.2.3.2 Aanwending en rapportering
De reserve en reserveoverdracht worden duidelijk vermeld in de begroting en het financieel verslag.
4.2.3.3 Overschrijding van de limieten voor de reserve
Het steunpunt voegt hiertoe een motivatie bij het jaarverslag en financieel verslag waaruit duidelijk blijkt waarom de limieten voor de reserve worden overschreden en waarvoor deze verder gebruikt zullen worden.
Indien het steunpunt geen overschrijding van de limieten voor de reserveoverdracht vraagt of wanneer deze niet goedgekeurd werd, wordt het bedrag waarmee de reservelimiet wordt overschreden, in mindering gebracht op het saldo van de werkingsenveloppe van het betreffende jaar.
Indien er een reservebedrag blijkt in het laatste erkenningsjaar wordt dit bedrag in mindering gebracht op het saldo van de werkingsenveloppe van dat laatste erkenningsjaar, dat uitbetaald of teruggevorderd wordt volgens de uitbetalingsmodaliteiten in punt 4.1.3.
Indien de overschrijding van de reservelimiet hoger is dan het bedrag van het saldo wordt het overblijvend bedrag teruggevorderd van het steunpunt.
4.2.4 Centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten
De bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 juli 1993 tot regeling van de vergoeding van de centrale beheerskosten en de algemene exploitatiekosten van de universiteiten en hogescholen binnen de Vlaamse Gemeenschap/het Vlaams gewest, verbonden aan de uitvoering van wetenschappelijke activiteiten die door de Gemeenschap gefinancierd worden, zijn van voor de universiteiten en hogescholen van toepassing.
De centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten samen vertegenwoordigen ten hoogste tien percent van de totale uitgaven, met uitzondering van onderaannemingskosten. Het gebruik ervan dient niet door verantwoordingsstukken te worden bewezen. Het bedrag van de centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten wordt apart vermeld in de begroting en het financieel verslag.
Voor de partnerinstellingen worden er geen centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten verrekend.
4.3.1 Algemeen
Het steunpunt garandeert de inzet van eigen middelen in ruime zin ter ondersteuning van de werking. Inkomsten die resulteren uit de werking van het steunpunt (zoals de organisatie van een conferentie, de verkoop van boeken of publicaties, …) of een financiële inbreng van de deelnemende instellingen worden bestemd voor de werking van het steunpunt en eenduidig in het jaarverslag vermeld en verrekend.
4.3.2 Huisvesting
Het steunpunt wordt gehuisvest in een omgeving die adequaat en relevant is voor de activiteiten van het steunpunt. Daarbij wordt gewaakt over een duidelijke herkenbaarheid voor het publiek.
Het steunpunt is gevestigd te: [Contactgegevens van het steunpunt]
5.1.1 Omschrijving
Achtergrondkennis is de kennis die een deelnemende instelling maakt, ontwikkelt of ontwerpt vóór of buiten de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Hieronder worden tevens de feitelijke kennis en de intellectuele eigendomsrechten van een deelnemende instellingen begrepen.
5.1.2 Eigendomsbepaling
Achtergrondkennis is te allen tijde eigendom van de aan het steunpunt deelnemende instelling die de kennis maakt, ontwikkelt of ontwerpt. De eigenaar is vrij om voor eigen rekening en risico octrooi aan te vragen op zijn achtergrondkennis.
5.1.3 Gebruik door de andere deelnemende instellingen en de Gemeenschap
5.1.3.1 In het kader van de beheersovereenkomst
Een deelnemende instelling kan aan de andere deelnemende instelling of de Gemeenschap een kosteloos, niet-exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht verlenen op haar achtergrondkennis, en dit voor de duur van deze beheersovereenkomst.
Het beschikbaar stellen van de achtergrondkennis aan de andere deelnemende instelling of aan de Gemeenschap is uitsluitend bedoeld voor het gebruik binnen een gezamenlijk project en voor de aanwending ten behoeve van het beleid van de Gemeenschap .
5.1.3.2 Buiten het kader van de beheersovereenkomst
Indien een deelnemende instelling of de Gemeenschap achtergrondkennis wil gebruiken in commercialiseringstrajecten, dan wel hiervoor verbintenissen wil aangaan met derden, dient deze deelnemende instelling of de Gemeenschap met de eigenaar van onderhavige kennis in onderhandeling te treden over de voorwaarden van een licentieovereenkomst. Deze bepaling geldt zowel tijdens als na de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
5.2 VERTROUWELIJKE INFORMATIE
De ondertekenende partijen verbinden zich tot de streng vertrouwelijke behandeling van de gegevens en informatie aangaande al dan niet voor octrooi in aanmerking komende opzoekingen, ontwikkelingen en resultaten of als vertrouwelijk bestempelde gegevens waarvan men in het kader van deze beheersovereenkomst kennis neemt. Voor zover als nodig maken de ondertekenende partijen zich daartoe sterk voor de personeelsleden van hun diensten.
De eventuele leden van het dagelijks bestuur of van de stuurgroep, die geen personeelslid zijn van de ondertekenende partijen, dienen bij hun aanstelling een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen, waarvan de tekst luidt als volgt:
“[Naam van het lid] verbindt zich er toe om alle gegevens en informatie die [hij/zij] in het kader van de aanstelling in de schoot van het [dagelijks bestuur/de stuurgroep] krijgt, alsook de opzoekingen, ontwikkelingen en resultaten ervan (of zij voor octrooi in aanmerking komen of niet) enkel en alleen voor de uitvoering van de [hem/haar] toevertrouwde opdracht te gebruiken, ze geheim te houden en ze niet te verspreiden of publiek te maken.”
Het steunpunt zal de Gemeenschap inlichten betreffende:
1) een contractuele beperking die van toepassing kan zijn op een bestaand recht van derden op beschikbaar gestelde achtergrondkennis;
2) een beperking die voortvloeit uit een wettelijke of daarmee vergelijkbare regeling die gevolgen heeft voor de beschikbaarheid van informatie;
3) rechten, of licenties daarop betrekking hebbend, die een nadelig effect hebben op de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
Het steunpunt zal na ondertekening van deze beheersovereenkomst geen overeenkomst aangaan met derden indien dit de regelingen van luik 5.1 beperkt, behoudens voor zover de ondertekende partijen hierover een akkoord hebben.
5.4 ACTIEVE INFORMATIEVERSTREKKING NAAR HET BREDE PUBLIEK
5.4.1 Eerste bekendmaking
Onderzoeksresultaten worden in eerste instantie bekendgemaakt door de functioneel aansturende minister, tenzij deze afstand doet van dit recht.
5.4.2 Goedkeuring van publicatie
Publicaties op grond van de onderzoeksactiviteiten van het steunpunt kunnen slechts geschieden na goedkeuring van de functioneel aansturende minister, die zich hierin laat bijstaan door de stuurgroep.
De functioneel aansturende minister is er toe gerechtigd om te beslissen dat bepaalde onderzoeks- resultaten niet, of slechts na het verstrijken van een bepaalde termijn, kunnen worden bekendgemaakt. De functioneel aansturende minister kan de stuurgroep gelasten met de beslissing over de goedkeuring van een publicatie. De functioneel aansturende minister, bijgestaan door de Beleidsraad, en de stuurgroep kunnen in samenspraak met het steunpunt de goedkeuringsprocedure praktisch uitwerken.
De volgende procedure wordt voorzien:
1) Het steunpunt bezorgt de publicatie ter goedkeuring tegelijk aan de functioneel aansturende minister en aan de voorzitter van de centrale stuurgroep.
2) De voorzitter van de centrale stuurgroep wint advies in bij de contactpersonen betreffende het onderzoek.
3) Het advies tot vrijgave wordt aan de minister bezorgd.
4) De functioneel aansturende minister deelt zijn beslissing over de goedkeuring mee aan het steunpunt en aan de voorzitter van stuurgroep.
5.4.3 Voorwaarden voor mededeling
Elke mededeling of bekendmaking over de voortgang van de werkzaamheden van het steunpunt, ongeacht de vorm of de informatiedrager, vermeldt het programma “Steunpunten voor Beleidsrelevant Onderzoek” en de door de Vlaamse overheid verstrekte steun.
Indien de mededeling of bekendmaking wordt verricht door het steunpunt, wordt uitdrukkelijk vermeld dat daarin de mening van de auteur en niet die van de Vlaamse overheid wordt weergegeven en dat de Gemeenschap niet aansprakelijk is voor het gebruik dat kan worden gemaakt van de in deze mededeling of bekendmaking opgenomen gegevens.
In zijn publicaties zal het steunpunt de huisstijl van de Vlaamse overheid toepassen. Concreet betekent dit dat er sjablonen worden opgemaakt voor het steunpunt, de website de basis webcomponenten van de Vlaamse overheid moet gebruiken, … Al de bouwstenen en sjablonen worden ter beschikking gesteld. Meer info op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx of u kan ook terecht bij het team Communicatie xxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx .
5.4.4 Informatieverstrekking door het steunpunt
Met inachtneming van punt 5.4.1 en 5.4.2 verbreedt het steunpunt het publieke begrip van de wetenschap door middel van de bekendmaking, op de website van het steunpunt, van de onderzoeksactiviteiten, op een voor niet-specialisten bevattelijke wijze.
Na de beëindiging van het steunpunt dient de website van de Initiator[en] melding te maken van de door het steunpunt geleverde onderzoeksactiviteiten.
5.4.5 Informatieverstrekking door de Gemeenschap
De Gemeenschap mag met alle geschikte middelen en zolang dit noodzakelijk is, algemene gegevens verspreiden over de doelstellingen, de totale geraamde kosten, de duur en de voortgang van de werkzaamheden van het steunpunt, de financiële bijdrage van de Gemeenschap en de voorgrondkennis, zoals deze onder andere in de jaarverslagen zijn neergelegd.
Daarenboven wordt de officiële naam van het steunpunt en van de deelnemende instelling die de werkzaamheden verricht, steeds bekendgemaakt.
Op verzoek en voor zover hij vrij is dit te doen, verleent de deelnemende instelling aan de Gemeenschap een niet-exclusief en onherroepelijk recht, vrij van licentiegelden, tot reproductie en verspreiding van voor wetenschappelijke en technische tijdschriften bestemde artikelen, van teksten van lezingen en andere door het steunpunt opgestelde documenten, al dan niet in vertaling.
5.5 VLAAMS OPENBARE STATISTIEKEN
Vlaamse openbare statistieken die opgesteld worden in het kader van deze beheersovereenkomst, en die opgenomen zijn in het Vlaams statistisch programma (zoals jaarlijks goedgekeurd door de Vlaamse Regering) worden ontwikkeld, geproduceerd en verspreid in overeenstemming met de Europese praktijkcode en volgens de goedgekeurde protocollen van Statistiek Vlaanderen. De Vlaamse
Statistische Autoriteit ondersteunt de betrokken VO-entiteiten en hun steunpunten bij de toepassing van deze protocollen
5.6 SAMENWERKING MET ANDERE STEUNPUNTEN.
Bij de opmaak van het jaarplan overlegt het steunpunt met de voorzitter van de centrale stuurgroep of er samenwerking moet opgezet worden met andere steunpunten bij de uitwerking van het jaarplan.
Het steunpunt is er bij de uitvoering van de beheersovereenkomst toe gehouden de bestaande wettelijke, decretale en reglementaire voorschriften en de ethische normen die betrekking hebben op de activiteiten die het verzekert, na te leven.
6.2 BEHOORLIJK PERSONEELSBELEID
6.2.1 Waarborgen voortvloeiend uit het Europese Handvest voor onderzoekers
Het steunpunt zal in de nodige waarborgen voorzien opdat:
1) de medewerkers binnen de door het steunpunt behandelde thematiek een ruime vrijheid van onderzoek genieten, onverminderd de noodzakelijke beperkingen die voortspruiten uit bijzondere omstandigheden in verband met het onderzoek, de bescherming van intellectuele eigendom, of operationele beperkingen ;
2) in de schoot van het steunpunt duidelijkheid bestaat omtrent de aan de betrokken disciplines eigen erkende ethische beginselen en praktijken ;
3) de medewerkers bekend zijn met de strategische en operationele doelstellingen van hun onderzoeksomgeving.
6.2.2 Waarborgen voortvloeiend uit de Europese Gedragscode voor de rekrutering van onderzoekers
Het steunpunt zal bij de rekrutering van medewerkers transparante en gediversifieerde selectievoorwaarden hanteren, die op voorhand worden bekendgemaakt.
Bij het selectieproces zullen de verdiensten kwalitatief en kwantitatief worden beoordeeld. Naast bibliometrische gegevens zal rekening worden gehouden met criteria die verband houden met activiteiten zoals bijdragen tot octrooien, ontwikkelingen of vindingen, beleidsrelevant onderzoek, supervisie, teamwerk, kennisoverdracht, beheer van onderzoek en innovatie, publieksvoorlichting.
6.2.3 Non-discriminatiebeginsel
Ongeacht de rechtspositionele status van de medewerker of de aard van de bezoldiging zal bij de rekrutering van medewerkers of bij het nemen van rechtspositionele beslissingen aangaande medewerkers nimmer sprake zijn van enige discriminatie in de zin van artikel 7 van de Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie.
6.2.4 Overheidsopdrachtenwetgeving
De ondertekenende partijen achten de gunning van werken, leveringen en diensten ten bate van de werking van het steunpunt onderhevig aan de overheidsopdrachtenregelgeving.
Mocht zulks door enige rechterlijke instantie worden tegengesproken, dan zal niettemin de geest van de overheidsopdrachtenregelgeving worden nageleefd.
Het Belgisch recht is van toepassing op deze beheersovereenkomst.
De nietigheid van een clausule van deze beheersovereenkomst brengt niet de nietigheid van de beheersovereenkomst zelf mee. In voorkomend geval zullen de ondertekenende partijen ervoor zorgen de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule, die binnen de wettelijke perken, hetzelfde effect heeft als die welke nietig werd verklaard.
Geen van de ondertekenende partijen zal aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verbintenissen van deze beheersovereenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan. Overmacht duidt op alle gebeurtenissen die onafhankelijk zijn van de wil der partijen.
De Gemeenschap/ kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten van het steunpunt in uitvoering van deze beheersovereenkomst. Het steunpunt vrijwaart de Gemeenschap tegen elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband.
De verbintenissen van de verantwoordelijken, zoals neergelegd in deze beheersovereenkomst, zijn inspanningsverbintenissen.
De Gemeenschap ontleent krachtens deze beheersovereenkomst jegens de verantwoordelijken van een universiteit of hogeschool geen aanspraken die afbreuk doen aan de gemeenrechtelijke, aansprakelijkheidsbescherming dewelke hij als personeelslid van een hogeschool of universiteit geniet, te weten het principe van de quasi-immuniteit van de personeelsleden in de hoedanigheid van uitvoeringsagent van de hogeschool of universiteit c.q. de beschermingsbeginselen zoals neergelegd in artikel 18 van de Arbeidsovereenkomstenwet c.q. de Wet van 10 februari 2003 betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen.
Alle geschillen die uit of met betrekking tot deze beheersovereenkomst mochten ontstaan zullen definitief worden beslecht volgens het Arbitragereglement van CEPINA.
Het scheidsgerecht zal uit één arbiter bestaan.
De zetel van de procedure is Brussel.
De taal van de arbitrage is het Nederlands. Het toepasselijk recht is het Belgisch recht.
7.6 UITDRUKKELIJK ONTBINDEND BEDING
Ieder van de ondertekenende partijen is gerechtigd de beheersovereenkomst van rechtswege, zonder verdere ingebrekestelling, en met onmiddellijk effect ontbonden te verklaren indien de andere partij een schending begaat van de contractuele verplichtingen die opgenomen zijn in deze beheersovereenkomst en nalaat deze schending te corrigeren of te beëindigen na ontvangst van een schriftelijke aanmaning waarin de nalatige partij verzocht wordt de schending te corrigeren of te beëindigen binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van deze aanmaning.
.
8. SLOTBEPALING EN ONDERTEKENING
8.1 AANPASSING VAN DE BEHEERSOVEREENKOMST
Elke ondertekenende partij kan om een aanpassing van deze beheersovereenkomst verzoeken.
Dergelijke aanpassing zal slechts geldig zijn indien zij het voorwerp uitmaakt van een door de ondertekenende partijen ondertekend addendum.
Deze overeenkomst wordt opgemaakt in vier exemplaren te Brussel, op [datum] Iedere ondertekenende partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
De Vlaamse Gemeenschap:
Xxxxxx Xxxx
Vlaams minister van Xxxxxxx, Volksgezondheid, Gezin en Armoedebestrijding
De initiator:
[naam en functie van de ondertekenaar] [naam van de instelling die als initiator optreedt]
Bijlage 1: Goedgekeurd thematisch onderzoeksbeleidsplan : Steunpunt Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Dit wordt toegevoegd na het doorlopen van de erkenningsprocedure.
29