Algemene Inkoopvoorwaarden WerkSaam
Algemene Inkoopvoorwaarden WerkSaam
Het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland; gelet op de Aanbestedingswet 2012;
overwegende dat:
- deze Algemene Inkoopvoorwaarden betrekking hebben op Leveringen en Diensten waarbij WerkSaam de opdrachtgever is;
- deze Algemene Inkoopvoorwaarden niet van toepassing zijn op Werken en opdrachten waarbij Werken het hoofdvoorwerp van de opdracht vormen. In die gevallen wordt aangesloten bij de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) en de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Geïntegreerde Contracten 2005 (UAV-GC 2005);
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende Algemene Inkoopvoorwaarden WerkSaam:
I ALGEMEEN
Artikel 1. Definities
1. Artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland is van overeenkomstige toepassing op deze Algemene Inkoopvoorwaarden.
2. In deze Algemene Inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder:
a. Aflevering: het verschaffen van het bezit van de Goederen aan WerkSaam;
b. Contractant: de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van WerkSaam;
c. Dienst(en): de door Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van WerkSaam, niet zijnde Werken of Leveringen;
d. Goederen: alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek;
e. Levering(en): de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van WerkSaam te leveren Goederen;
f. Offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;
g. Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van WerkSaam voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG;
h. Overeenkomst: al hetgeen tussen WerkSaam en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen;
i. Partij(en): WerkSaam en/of de Contractant;
j. Personeel van Contractant: de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn;
k. Prestatie: de te verrichten Leveringen en/of Diensten;
l. Werkdag: kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door WerkSaam aangewezen brugdagen.
m. WerkSaam: de opdrachtgever, zijnde het openbaar lichaam WerkSaam Westfriesland.
Artikel 2. Toepasselijkheid
1. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten waarbij WerkSaam de opdrachtgever is.
2. Van deze Algemene Inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, als Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.
3. Als een bepaling van deze Algemene Inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, dan blijven de overige bepalingen van kracht en gaan Partijen in overleg om een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
4. Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn eigen algemene voorwaarden af.
Artikel 3. Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
1. WerkSaam kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving.
WerkSaam vergoedt geen kosten of schade die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. De Offerte van de Contractant is negentig dagen geldig of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De negentig dagen vangen aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.
3. Een Overeenkomst komt tot stand nadat WerkSaam een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte per e-mail of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 33b, eerste lid aanhef en onder e van de Wet gemeenschappelijke regelingen dat is genomen door of namens het dagelijks bestuur van WerkSaam en de aanvaarding ondertekend is door de voorzitter of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 33d, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de vertegenwoordiging van WerkSaam is opgedragen. Op verzoek van de Contractant legt WerkSaam een kopie van dit besluit over.
4. Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
5. Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.
II UITVOERING OVEREENKOMST
Artikel 4. Algemene verplichtingen Contractant
1. De Contractant komt zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met WerkSaam na, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.
2. De Contractant houdt WerkSaam op de hoogte van de uitvoering van de Overeenkomst en geeft desgevraagd inlichtingen. De Contractant is onder meer, maar niet uitsluitend, verplicht om WerkSaam direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.
3. Alleen met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van WerkSaam, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.
4. De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
5. De Contractant vrijwaart WerkSaam voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of WerkSaam krijgt opgelegd.
6. De Contractant leeft bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld na en neemt de overeenkomsten die WerkSaam met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht. Als de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, legt de Contractant dit eerst voor aan WerkSaam.
7. De Contractant is zelf verantwoordelijk om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en WerkSaam bij de uitvoering van de Overeenkomst.
8. Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door WerkSaam treedt de Contractant op als gemachtigde van WerkSaam. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.
Artikel 5. Algemene verplichtingen WerkSaam
1. WerkSaam verstrekt op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.
2. WerkSaam spant zich in zoals een goed opdrachtgever behoort en spant zich indien nodig in om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 6. Kwaliteit, keuring en garantie
1. De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.
2. WerkSaam mag de Prestaties keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Als WerkSaam bepaalde Prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, dan vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties.
Artikel 7. Geheimhouding
1. Partijen zijn verplichten om alles wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op geen enkele wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve als bekendmaking noodzakelijk is op basis van een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak.
2. Partijen verplichten de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden deze geheimhoudingsplicht na te leven.
3. Partijen hebben het recht om bij een overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding gebeurt met een aangetekende brief.
4. De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van WerkSaam Personeel van Contractant en/of door hem ingeschakelde derden een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
Artikel 8. Verwerkersovereenkomst
1. Als de primaire opdracht van WerkSaam aan Contractant is het verwerken van persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), dan wordt de Contractant als verwerker in de zin van de AVG aangemerkt.
2. De Contractant mag de persoonsgegevens die hij ter beschikking krijgt op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk anders gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij er afwijkende wettelijke verplichtingen zijn.
3. De Contractant treft in het bovenstaande bedoelde geval voldoende passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, toegang door onbevoegden of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, conform artikel 32 AVG.
4. De Contractant verleent WerkSaam zijn volledige medewerking om betrokkenen in de zin van artikel 4 AVG inzage in hun persoonsgegevens te laten krijgen, persoonsgegevens te laten verwijderen of te corrigeren, en/of aan te laten tonen dat persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn of, indien WerkSaam het standpunt van betrokkene beschrijdt, vast te leggen dat betrokkene zijn persoonsgegevens als incorrect beschouwd.
5. De in dit artikel genoemde maatregelen worden schriftelijk vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, waarbij in principe de basis-verwerkersovereenkomst van WerkSaam van toepassing is.
Artikel 9. Intellectueel eigendom
1. Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij WerkSaam, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE- rechten – voor zover nodig – om niet over aan WerkSaam. De Contractant werkt hier kosteloos aan mee.
2. Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan alles wat in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van WerkSaam en/of derden.
3. De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
4. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.
5. WerkSaam behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud.
6. De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren en de geleverde Diensten en alles wat daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle
bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door WerkSaam in de weg kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart WerkSaam tegen alle aanspraken van derden.
7. Als sprake is van aanspraken van derden, dan stelt de Contractant alles in het werk om in overleg met WerkSaam te bereiken dat WerkSaam het ongestoorde gebruik van het geleverde voort kan zetten.
8. Als de in het zevende lid genoemde vrijwaringverplichting geldt, dan vergoedt de Contractant alle schade van WerkSaam inclusief proceskosten, waaronder ook redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
Artikel 10. Wijziging Overeenkomst
1. WerkSaam mag de Overeenkomst schriftelijk wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.
2. In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.
Artikel 11. Uitrusting en materialen
1. De Contractant zorgt voor eigen rekening en risico voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van WerkSaam afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en verzekert deze voor eigen rekening en risico, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 12. Tijdstip van nakoming
1. De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.
2. De Contractant stelt WerkSaam schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.
Artikel 13. Toerekenbare tekortkoming
1. Als één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze Algemene Inkoopvoorwaarden, dan verzendt de andere Partij een aangetekende brief aan de tekortkomende Partij, voordat gebruik wordt gemaakt van de Partij toekomende wettelijke rechten, behalve als ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven. In die gevallen verkeert de nalatige Partij direct in verzuim.
2. Elke Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, als de andere Partij in verzuim is geraakt, behalve als ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd is met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding gebeurt met een aangetekende brief.
3. Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming van WerkSaam als en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid het noodzakelijk maakt om geen inlichtingen en gegevens te verstrekken respectievelijk om geen publiekrechtelijke medewerking te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 14. Niet toerekenbare tekortkoming
De Contractant kan zich richting WerkSaam enkel op overmacht beroepen, als de Contractant WerkSaam zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt.
Artikel 15. Aansprakelijkheid en verzekering
1. De Contractant vrijwaart WerkSaam tegen eventuele aanspraken van derden als sprake is van schade door deze derden geleden als gevolg van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten van de Contractant.
2. De Contractant is vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd voor het uitvoeren van de Overeenkomst en blijft adequaat verzekerd gedurende de uitvoering van de Overeenkomst.
3. De Contractant wijzigt het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van WerkSaam, tenzij WerkSaam hiervoor nadrukkelijke en schriftelijke toestemming heeft gegeven.
4. Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, sluit de Contractant af tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 16. Boete
1. Als een boetebepaling is overeengekomen, dan is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar.
2. De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van WerkSaam tot nakoming en het recht op schadevergoeding.
Artikel 17. Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze Algemene Inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, en op de totstandkoming en de interpretatie, is het Nederlands recht van toepassing.
2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
3. Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan kan elke Partij het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar WerkSaam gevestigd is.
III FINANCIELE BEPALINGEN
Artikel 18. Prijzen, meerwerk en minder werk
1. De Contractant voert de Overeenkomst uit tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in Euro’s.
2. Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan WerkSaam is toe te rekenen.
3. De Contractant neemt Meerwerk slechts in behandeling nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met WerkSaam.
4. Verrekening van meerwerk of minder werk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5. Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minder werk die niet in de Offerte zijn opgenomen, is de Contractant verplicht dit uitsluitend voor marktconforme tarieven aan te bieden.
Artikel 19. Facturering en betaling
1. Op de factuur vermeldt de Contractant:
a. de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen:
naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvK-nummer;
b. het factuuradres van de Contractant;
c. het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW;
d. een specificatie van de verrichte Leveringen en Diensten; en
e. eventuele nadere eisen in overleg met WerkSaam.
2. De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. WerkSaam betaalt de factuur binnen deze betalingstermijn.
3. Als de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst dan is WerkSaam bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.
IV BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN
Artikel 20. Leveringen
1. De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).
2. Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van WerkSaam. De Contractant stelt zijn vervoerder hiervan op de hoogte.
3. Als WerkSaam de Goederen gemotiveerd afkeurt, dan haalt de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen op.
4. De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door WerkSaam, tenzij schriftelijk anders is
overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van WerkSaam.
5. De Contractant verleent tenminste een garantie voor de Goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat WerkSaam de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant.
6. De Contractant garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd.
7. De Contractant stelt om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan WerkSaam ter beschikking.
8. De Contractant neemt voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door WerkSaam bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn weg door herstel of vervanging.
Artikel 21. Verpakking en transport
1. De Contractant zorgt voor een deugdelijke verpakking en voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
2. De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 22. Overdracht van eigendom en risico
1. De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op WerkSaam na acceptatie van de Goederen door WerkSaam.
2. De acceptatie van de Goederen geschiedt door middel van een schriftelijke verklaring van WerkSaam, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Als WerkSaam
de Xxxxxxxx niet accepteert, dan geeft WerkSaam gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.
V BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN
Artikel 23. Diensten
1. De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals dit is opgenomen in de Overeenkomst.
2. De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden.
3. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat WerkSaam de Diensten zonder meer goedkeurt. WerkSaam behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.
4. De goedkeuring van de Diensten gebeurt met een schriftelijke verklaring van WerkSaam. Als WerkSaam de Diensten niet goedkeurt, dan geeft WerkSaam gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.
Artikel 24. Personeel van Contractant
1. Als Diensten worden verricht in het gebouw en/of in de openbare ruimte van WerkSaam, dan leven de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden de huisregels na voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte.
2. Als gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft WerkSaam het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen.
3. Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van WerkSaam, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van WerkSaam. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden
gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).
4. Vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – en uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant.
5. De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten.
6. De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart WerkSaam tegen alle aanspraken terzake. De Contractant werkt - indien wettelijk vereist dan wel door WerkSaam wordt vereist - met een G-rekening. Als WerkSaam geconfronteerd wordt met een naheffing, dan worden deze kosten een–op-een verhaald op de Contractant.
VI EINDE OVEREENKOMST
Artikel 25. Opzegging
WerkSaam is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Als geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, dan kan WerkSaam de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.
Artikel 26. Ontbinding
1. Elke Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, als:
a. artikel 4 lid 4 van deze Algemene Inkoopvoorwaarden wordt geschonden;
b. de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen;
c. de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst;
d. ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd of uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;
e. de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt;
f. de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen.
2. Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.
3. Xxxxxxx van ontbinding door WerkSaam als bedoeld in lid 1 is WerkSaam geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan WerkSaam, xxxxxxxxxxx met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
Artikel 27. Vernietiging
Als één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dan gebeurt dit met een aangetekende brief.
VII SLOTBEPALINGEN
Artikel 28. Inwerkingtreding en wijziging
1. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten treden in werking met ingang van 1 januari 2018.
2. Van toepassing is steeds de laatste in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel gedeponeerde versie.
3. WerkSaam is te allen tijde bevoegd wijzigingen in deze Algemene Inkoopvoorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden op het door WerkSaam aangekondigde tijdstip in werking.
4. WerkSaam zendt de gewijzigde Algemene Inkoopvoorwaarden onverwijld aan Opdrachtnemer.
5. Als geen tijdstip van inwerkingtreding is meegedeeld door WerkSaam, dan treedt een wijziging jegens Opdrachtnemer in werking de dag nadat de wijziging aan Opdrachtnemer is meegedeeld, tenzij wijziging ten nadele van Opdrachtnemer is en deze binnen veertien kalenderdagen na voornoemde mededeling schriftelijk en beargumenteerd aan WerkSaam meedeelt de wijziging niet te aanvaarden.
6. Als de in het vijfde lid genoemde mededeling door Opdrachtnemer is gedaan, dan blijven de Algemene Inkoopvoorwaarden, zoals die golden ten tijde van het tot stand komen van de Overeenkomst, van toepassing op alle tussen Partijen gesloten Overeenkomsten.
7. Op Overeenkomsten die worden aangegaan na het tijdstip van mededeling van de wijziging door WerkSaam, zijn de gewijzigde Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing, ongeacht enige mededeling van Opdrachtnemer.
Artikel 25. Citeertitel
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn vastgesteld door het dagelijks bestuur van WerkSaam en worden aangehaald als: Algemene Inkoopvoorwaarden WerkSaam.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 9 november 2017.
De vicevoorzitter, De directeur,
D. te Grotenhuis M.J. Dölle
TOELICHTING
Algemene Inkoopvoorwaarden WerkSaam
ALGEMEEN
Deze toelichting is bedoeld als handreiking om deze Algemene Inkoopvoorwaarden te kunnen toepassen bij het inkopen van leveringen en diensten.
Deze toelichting is openbaar, maar maakt geen onderdeel uit van de Algemene Inkoopvoorwaarden van WerkSaam noch van overeenkomsten van WerkSaam. Deze toelichting doet geen afbreuk aan wat WerkSaam en opdrachtnemers met elkaar overeenkomen.
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn breed toepasbaar op het inkopen van verschillende soorten diensten en producten. Door de algemeenheid hiervan zullen in de overeenkomst bepalingen moeten worden opgenomen die voor een specifieke situatie nodig zijn.
Afspraken over de kernbedingen van de overeenkomst zoals prijs, looptijd en hoeveelheid maken geen deel uit van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Deze worden expliciet in de overeenkomst geregeld.
Contractanten hebben vaak hun eigen algemene leveringsvoorwaarden. Algemeen betekent niet meer dan dat WerkSaam of een Contractant deze voorwaarden zelf in het algemeen toepast. Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel verstandig.
Over de inhoud van deze voorwaarden hoeft in principe niet meer te worden onderhandeld. Een Overeenkomst komt met algemene voorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid, omdat de standaardbepalingen als bijlage worden bijgevoegd.
Van toepassing verklaren
Algemene voorwaarden moeten per opdracht expliciet van toepassing worden verklaard. Contractant moet zich akkoord verklaren met de algemene voorwaarden, of WerkSaam moet zich akkoord verklaren met de leveringsvoorwaarden van de Contractant. Deze instemming kan uitdrukkelijk of stilzwijgend plaatsvinden.
In de overeenkomst moet altijd expliciet vermeld worden welke algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en dat andere voorwaarden van de hand worden gewezen. Dit moet ook in de tekst van het offerteverzoek of het aanbestedingsdocument.
De Contractant moet weten of kunnen weten dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van WerkSaam van toepassing zijn. Als niet aan deze informatieplicht wordt voldaan, kan een
rechter de Algemene Inkoopvoorwaarden van WerkSaam nietig verklaren. In dat geval gelden de voorwaarden niet.
Aangeraden wordt de Algemene Inkoopvoorwaarden vooraf als bijlage bij de Offerte of het aanbestedingsdocument mee te sturen. De voorwaarden moeten ook op de website van WerkSaam worden gepubliceerd en gedeponeerd worden bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Zo’n publicatie heeft alleen rechtskracht als in de aanbestedingsdocumenten of in de Overeenkomst hiernaar wordt verwezen. WerkSaam moet de Algemene Inkoopvoorwaarden aan de Contractant geven, officieel ‘ter hand stellen’. Dat moet uiterlijk bij het tot stand komen van de Overeenkomst.
ARTIKELSGEWIJS, voor zover van toepassing
I ALGEMEEN
Artikel 1. Definities
Dit artikel geeft een omschrijving van de begrippen zoals die verder in de tekst van de Algemene Inkoopvoorwaarden worden gehanteerd. Deze begrippen worden steeds met een hoofdletter gebruikt. Daarmee wordt aangegeven dat de betekenis van dit begrip wordt vermeld in artikel 1.
Deze begrippen stemmen overeen met de begrippen in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van WerkSaam.
De begrippen Levering en Aflevering hebben aparte definities. Hierdoor is een verschil gemaakt tussen het aangaan van de Overeenkomst en de daadwerkelijke bezitsverschaffing van de Goederen aan WerkSaam, het moment dat de Goederen in handen zijn van WerkSaam (de Aflevering). Dit onderscheid is met name van belang bij het overgaan van de eigendom en het risico.
Onder de definitie Offerte valt ook een inschrijving die wordt ingediend in een (Europese) aanbesteding. Dit geldt ook voor de definitie Offerteaanvraag waaronder ook de aanbestedingsstukken in een (Europese) aanbesteding vallen, zoals een aanbestedingsleidraad, een bestek of nota’s van inlichtingen.
Voor de definitie van het begrip Werkdag wordt aangesloten bij de Algemene termijnenwet. De Algemene termijnenwet is echter niet op alle Offerteaanvragen van toepassing. Het is daarom belangrijk om ook in de Offerteaanvraag zelf, in de Overeenkomst en op de website van WerkSaam te vermelden wat de algemeen erkende feestdagen zijn.
Artikel 2. Toepasselijkheid
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle Offerteaanvragen (waaronder aanbestedingen), Offerten en Overeenkomsten die hieruit voortvloeien met betrekking tot het leveren van Goederen of het verrichten van Diensten, waarbij WerkSaam de opdrachtgever is.
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn minder geschikt voor Leveringen of Diensten met betrekking tot informatie- en communicatie technologie (ICT), het verrichten van verzekeringsdiensten en het verrichten van accountancydiensten.
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing op Offerteaanvragen die betrekking hebben op Werken en Opdrachten waarbij Werken het hoofdvoorwerp van de opdracht vormen. Hier kan WerkSaam aansluiten bij de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) en de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Geïntegreerde Contracten 2005 (UAV-GC 2005).
Uit de memorie van toelichting bij de Aanbestedingswet blijkt dat ervoor is gekozen om onder de Europese drempelwaarden Werken enerzijds en Leveringen en Diensten anderzijds afzonderlijk te regelen. In de Algemene Inkoopvoorwaarden van WerkSaam is gekozen voor het aanhouden van dezelfde splitsing.
Van de Algemene Inkoopvoorwaarden kan worden afgeweken, als Partijen dit schriftelijk met elkaar overeenkomen. Afgeweken kan worden in de Offerteaanvraag of in de te sluiten Overeenkomst en bijbehorende bijlagen. Het is aan te raden dan expliciet te vermelden dat wordt afgeweken van de Algemene Inkoopvoorwaarden.
Eventuele Algemene Verkoopvoorwaarden die de Contractant van toepassing verklaart, zijn niet van toepassing op de Overeenkomsten die op het gebied van Leveringen en Diensten zijn gesloten. De Contractant stemt hier ook uitdrukkelijk mee in door het indienen van een Offerte.
Artikel 3. Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
Bij het intrekken of wijzigen van de Offerteaanvraag blijft WerkSaam ondanks artikel 3 lid 1 gebonden aan de beginselen van precontractuele trouw, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en - in het geval van een duidelijk grensoverschrijdend belang - ook aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.
Deze beginselen brengen onder andere met zich mee dat WerkSaam zorgvuldig moet motiveren waarom een Offerteaanvraag wordt ingetrokken of gewijzigd.
In het geval van een (Europese) aanbesteding moet WerkSaam nagaan of zij kan overgaan tot her-aanbesteding. Een her-aanbesteding kan normaal gesproken als een opdracht wezenlijk gewijzigd wordt.
Voor het aangaan van een Overeenkomst kan de aanvaarding van WerkSaam ook geschieden – gelet op het toenemende elektronisch dataverkeer - door het verzenden van een e-mail. Maar WerkSaam kan natuurlijk ook schriftelijk, dus per brief aanvaarden.
Ten aanzien van het vergoeden van kosten tijdens een Offerteaanvraag wordt bekeken wat gebruikelijk is in de markt. Het is afhankelijk van welk soort Leveringen of Diensten wordt gevraagd of WerkSaam besluit de kosten te vergoeden. Dit kan worden vastgelegd in de Offerteaanvraag.
Er is gekozen voor een termijn van negentig dagen. In (Europese) aanbestedingsprocedures is dit gebruikelijk, gelet op het feit dat eventueel een kort geding procedure aanhangig kan worden gemaakt en WerkSaam de definitieve gunning zal moeten uitstellen tot na deze procedure. Als WerkSaam bijvoorbeeld verwacht dat veel tijd nodig is voor de beoordeling,
dan is het verstandig om in afwijking van de Algemene Inkoopvoorwaarden in de Offerteaanvraag een langere termijn op te nemen. In voorkomende gevallen kan ook een kortere termijn worden opgenomen. Hierbij kan worden gedacht aan de vijfenveertig dagen termijn, zoals wordt gehanteerd in het ARW 2005.
In artikel 3 lid 5 wordt duidelijk gemaakt dat de Contractant die bijvoorbeeld vooruitlopend op de Overeenkomst verplichtingen aangaat, dit doet op eigen risico.
II UITVOERING OVEREENKOMST
Artikel 4. Algemene verplichtingen Contractant
Dit artikel beschrijft algemene verplichtingen van de Contractant in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Zo staat in artikel 4 lid 2 een waarschuwingsplicht voor de Contractant.
WerkSaam kan in de Overeenkomst nadere verplichtingen voor de Contractant uitwerken.
Artikel 5. Algemene verplichtingen WerkSaam
Dit artikel beschrijft algemene verplichtingen voor WerkSaam als opdrachtgever in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Ook hier geldt dat deze verplichtingen nader kunnen worden uitgewerkt in de Overeenkomst.
In artikel 5 lid 2 is een verplichting opgenomen dat WerkSaam zich zal gedragen als ”goed opdrachtgever”. WerkSaam spant zich in om haar medewerking te verlenen waaronder publiekrechtelijke medewerking, maar heeft dit gelet op haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet altijd in de hand. De Contractant moet hiervan bewust zijn.
WerkSaam schiet niet toerekenbaar tekort in de nakoming van haar verplichtingen, als haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid ertoe noopt dat geen inlichtingen en gegevens kunnen worden verstrekt. Meer in het bijzonder hoeven er geen inlichtingen of gegevens te worden verstrekt, als op WerkSaam enige verplichting tot geheimhouding rust op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld de Wet gemeenschappelijke regelingen, Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens). Verder is er geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming, alsWerkSaam door haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet de medewerking als bedoeld in artikel 5 lid 2 kan verlenen die nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Dit is in zoveel woorden ook opgenomen in artikel 13 lid 3.
Artikel 6. Kwaliteit, keuring en garantie
Op grond van artikel 6 garandeert de Contractant dat de door hem geleverde Goederen of de door hem te verrichten Diensten voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde eisen, algemeen geldende normen en voorschriften uit wet of verdrag.
WerkSaam kan de Prestaties van de Contractant keuren en inspecteren. Hierbij neemt WerkSaam in acht dat dit niet ten koste moet gaan van de samenwerking met de Contractant. In dit artikel is gekozen om geen termijn op te nemen, omdat dit zal verschillen per Prestatie.
Een nadere invulling wordt gegeven in de artikelen 20 en 23.
Artikel 7. Geheimhouding
Om de naleving van dit artikel te bevorderen en eventuele misverstanden te voorkomen is het aan te raden dat WerkSaam en Contractant voorafgaand aan de uitvoering van de Overeenkomst aangeven welke stukken vertrouwelijk zijn en eventueel vertrouwelijk kunnen worden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Het is daarom verstandig om dit artikel ook op te nemen in de Overeenkomst.
Daarnaast moet de Contractant de voor hem werkzame personen of ingeschakelde derden verplichten de geheimhouding na te leven. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden voorzien in het op eerste verzoek verstrekken van een geheimhoudingsverklaring. Omdat geheimhouding zeer essentieel kan zijn, hebben Partijen het recht bij schending van de geheimhouding de Overeenkomst per direct op te schorten of te ontbinden. Partijen moeten zelf, gelet op de ernst van de overtreding en de gevolgen die daaruit voortvloeien, afwegen of zij van hun recht gebruik willen maken. In dit artikel is een overtreding van de geheimhouding niet gesanctioneerd met een boete. Het kan echter bij sommige Leveringen of Diensten wel van belang zijn dit te doen. WerkSaam kan een dergelijke boete opnemen in de Overeenkomst die met de Contractant wordt gesloten.
Het opleggen van een boete direct aan Personeel van Contractant is niet wenselijk, omdat het voor de Contractant in dat geval lastig is Personeel van Contractant te vinden voor het uitvoeren van de Overeenkomst.
Artikel 8. Bewerkersovereenkomst
Persoonsgegevens zijn privacygevoelig en daarom is het verwerken van persoonsgegevens aan strenge eisen gebonden. Deze staan in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), welke per 25 mei 2018 wordt vervangen door de nieuwe Europese privacyverordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt het volgende verstaan: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Kortom: er is al vrij snel sprake van verwerking van persoonsgegevens.
In opdracht van WerkSaam worden ook door andere partijen persoonsgegevens verwerkt. Deze andere partijen heten ‘bewerker’ (Wbp) of ‘verwerker’ (AVG). WerkSaam blijft echter verantwoordelijk en aansprakelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens; dit heet ‘verantwoordelijke’ (Wbp) of ‘verwerkingsverantwoordelijke’ (AVG).
Daarom is in zowel artikel 14 van de Wbp als in artikel 28 van de AVG bepaald dat WerkSaam verplicht is in die situaties een bewerkersovereenkomst te sluiten met de partij die de gegevens van WerkSaam verwerkt.
Belangrijk uitgangspunt is dat de verwerker voldoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerkingen aan de vereisten voldoen en de bescherming van de rechten van de betrokken personen is gewaarborgd.
De Wbp en de AVG bevatten uitgebreide voorschriften over de inhoud van de bewerkersovereenkomst.
In hoofdlijnen moet het volgende er in beschreven worden ten aanzien van de verwerking: het onderwerp, de duur, de aard, het doel, de omgang met de data bij beëindiging, het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen, de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke, de mogelijkheid voor de verwerkingsverantwoordelijke om te kunnen controleren of de verwerker zich houdt aan de gemaakte afspraken.
Gezien het belang van een goede en (juridisch) volledige bewerkersovereenkomst, heeft het dagelijks bestuur van WerkSaam in haar vergadering van 14 september 2017 een basis- bewerkersovereenkomst vastgesteld, welke voldoet aan alle daaraan gestelde eisen in de Wbp en de AVG. Deze basis-bewerkersovereenkomst wordt in principe gebruikt als een derde partij in opdracht van WerkSaam persoonsgegevens verwerkt.
Artikel 9. Intellectueel eigendom
In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is gekozen voor het uitgangspunt dat intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit de Overeenkomst, berusten bij WerkSaam. In veel gevallen is een dergelijke (vergaande) bepaling niet nodig of niet haalbaar voor de Contractant (bijvoorbeeld in het geval van het leveren van software). In artikel 9 is daarom expliciet opgenomen dat per Overeenkomst kan worden afgeweken van dit uitgangspunt.
Maar wanneer ‘slechts’ een gebruikslicentie als uitgangspunt wordt genomen, kan er discussie ontstaan over de reikwijdte van de licentie.
Zo’n discussie kan zich bijvoorbeeld voordoen als WerkSaam resultaten van de opdracht (zonder dat dit duidelijk is overeengekomen) wil delen met andere overheidsorganisaties. Als WerkSaam wil afwijken van het uitgangspunt zoals opgenomen in deze Algemene Inkoopvoorwaarden, dan kan de onderstaande clausule worden opgenomen in de Overeenkomst:
“WerkSaam verkrijgt een onbeperkt gebruiksrecht met betrekking tot alle resultaten voorvloeiende uit de Overeenkomst. Dit gebruiksrecht omvat mede het recht om de resultaten – ook buiten het kader van de Overeenkomst waaruit de resultaten voortvloeien – onbeperkt te verveelvoudigen, te wijzigen, openbaar te maken en toe te passen.”
Op grond van artikel 25 lid 3 Auteurswet kan geen afstand worden gedaan van het recht om zich te verzetten tegen een aantasting die de goede naam van de auteur schaadt. Daarom is in artikel 9 lid 3 opgenomen dat de Contractant voor zover mogelijk afstand doet van alle eventuele persoonlijkheidsrechten die in het kader van de Overeenkomst rusten op de tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken. Als van een (niet exclusief) gebruiksrecht wordt uitgegaan in plaats van overdracht, ligt het voor de hand dat deze bepaling vervalt.
De achtergrond van artikel 9 lid 5 is artikel 15 b Auteurswet. Hierin staat dat geen inbreuk wordt gemaakt op een door de openbare macht openbaar gemaakt werk, tenzij het auteursrecht is voorbehouden. Dit kan bijvoorbeeld bij wet, met een mededeling op het werk zelf of met de openbaarmaking daarvan.
Artikel 9 lid 6 bevat een vrijwaringsverplichting voor het geval de Contractant Goederen of Diensten heeft geleverd waarop bijzondere lasten of beperkingen van derden rusten.
WerkSaam wordt door dit artikel door de Contractant gevrijwaard, als derden deze lasten of beperkingen gaan claimen.
In intellectueel eigendom procedures is volledige proceskostenvergoeding het wettelijke uitgangspunt conform artikel 1019 h Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Ook in deze Algemene Inkoopvoorwaarden is dit daarom als uitgangspunt genomen.
Artikel 10. Wijziging Overeenkomst
Een Overeenkomst kan op grond van deze Algemene Inkoopvoorwaarden alleen worden gewijzigd na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling van de Overeenkomst. WerkSaam moet hierbij ook het (Europese) aanbestedingsrecht in achtn nemen, voor zover het gaat om opdrachten boven de Europese drempelwaarden, aangezien het wezenlijk wijzigen van een opdracht zou kunnen leiden tot een nieuwe opdracht die opnieuw zal moeten worden aanbesteed. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij meerwerk en minder werk zoals omschreven in artikel 18.
Artikel 11. Uitrusting en materialen
Als in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst de Contractant bepaalde materialen en uitrusting gaat inzetten, geldt als uitgangspunt dat dit geheel voor rekening en risico van de Contractant is.
Artikel 12. Tijdstip van nakoming
Als in de uitvoering van de Overeenkomst wordt gewerkt met deelleveringen, dan moet WerkSaam de termijnen voor de deellevering vermelden in de Overeenkomst of de Offerteaanvraag. Als de Contractant eventuele vertragingen verwacht, dan zal hij WerkSaam daarvan schriftelijk op de hoogte brengen.
Artikel 13. Toerekenbare tekortkoming
In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is het uitgangspunt dat een ingebrekestelling wordt verzonden met een aangetekende brief. Dit verzekert dat de ingebrekestelling direct bij de persoon binnen de organisatie komt die betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst. Een Partij kan een Overeenkomst direct ontbinden, als de andere Partij in verzuim is geraakt. Wel houdt de Partij daarbij rekening met de omstandigheden van het geval en de ernst van het verzuim.
Zie voor artikel 13 lid 3 hetgeen is vermeld in de toelichting onder artikel 5.
Artikel 14. Niet toerekenbare tekortkoming
Als de Contractant zich wil beroepen op overmacht, dan moet hij direct contact opnemen met WerkSaam. Dit kan per e-mail of telefoon.
De Contractant zal vervolgens controleren of het bericht bij de persoon die betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst is aangekomen en zijn beroep op overmacht schriftelijk moeten bevestigen.
In dit artikel is niet opgenomen wat onder ‘overmacht’ wordt verstaan, omdat dit afhangt van de omstandigheden van het geval. Dit weerhoudt Partijen er echter niet van om in de Overeenkomst een artikel op te nemen. Een dergelijk artikel geeft de gevallen weer die niet kwalificeren als overmacht. Dit kan bij de uitvoering van de Overeenkomst Partijen helpen op het moment dat een bepaalde situatie zich voordoet en een Partij een beroep wil doen op overmacht. Onder overmacht zou bijvoorbeeld niet kunnen worden verstaan: ziekte (behoudens bijvoorbeeld pandemie), voorspelde stakingen, gebrek aan Personeel van de Contractant, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van Contractant en eventuele andere omstandigheden.
Artikel 15. Aansprakelijkheid en verzekering
Het uitgangspunt van deze Algemene Inkoopvoorwaarden is dat voor de aansprakelijkheid wordt aangesloten bij het Burgerlijk Wetboek (hierna ook: ‘BW’): Het uitgangspunt is dat de door benadeelde geleden schade wordt vergoed. Voor een wijziging in dit uitgangspunt zijn bepalingen opgenomen in het aansprakelijkheidsrecht. In artikel 6:101 BW staat
bijvoorbeeld dat als er sprake is van eigen schuld, de veroorzaakte schade voor eigen rekening dient te komen. Ook kan de rechter een schadevergoedingsverplichting matigen op grond van artikel 6:109 BW en voor bepaalde schadevergoedingsverplichtingen kan er een wettelijke limiet bestaan op grond van artikel 6:110 BW. Daarnaast geldt ook hier dat de redelijkheid en billijkheid ex artikel 6:248 lid 2 BW zal meewegen bij de verplichting tot het vergoeden van schade. Gelet op het voorgaande, is er dus geen sprake van een ‘onbeperkte’ schadeplichtigheid.
Het aansluiten bij de aansprakelijkheidsbepalingen van het Burgerlijk Wetboek is niet disproportioneel. Dit is bevestigd in tweet uitspraken: Rechtbank Haarlem d.d. 5 december 2005, zaaknr. 117486 / KG XX 00-000 (XXX XX0000) xx Xxxxxxxxx Utrecht d.d. 21 maart 2007, xxxxxx. 000000 / XX XX 07- 59 (Bouwrecht 2006/7, p. 665-668).
Toch is het aan te raden in bepaalde gevallen de aansprakelijkheid nog verder te beperken. Hiertoe kan een artikel worden opgenomen in de Overeenkomst dat de aansprakelijkheid beperkt per gebeurtenis tot een bepaald bedrag. Ook kan de aansprakelijkheid worden beperkt tot de maximale waarde van de opdracht (exclusief BTW). Nadeel van een dergelijke regeling is dat eventuele bijkomende schade voor rekening van WerkSaam komt. Voordeel kan zijn dat het zich vertaalt in een gunstigere Offerte door de Contractant. Ook kan dit een bevorderend effect hebben op de toegang voor het bedrijfsleven tot overheidsopdrachten.
Zoals in de Gids Proportionaliteit wordt aangegeven, is het bij de keuze voor een verdere aansprakelijkheidsbeperking belangrijk dat de risico’s die WerkSaam loopt en de mate van verzekerbaarheid van die risico’s goed in kaart worden gebracht. De aansprakelijkheid moet daarop worden aangesloten.
De Contractant zal zich adequaat moeten verzekeren tegen de risico’s voortvloeiend uit de uitvoering van de Overeenkomst. Wat adequaat is, hangt af van de aard van de Prestaties die moeten worden geleverd.
Voorbeelden van verzekeringen zijn:
- productaansprakelijkheid;
- beroepsaansprakelijkheid (risico’s die voortvloeien uit beroepsfouten);
- bedrijfsaansprakelijkheid (onder meer aansprakelijkheid voor de schade toegebracht aan personen of Goederen die eigendom zijn van WerkSaam).
Het is belangrijk dat WerkSaam per Overeenkomst bekijkt welke verzekeringen belangrijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en deze vermeldt in de Offerteaanvraag. Ook kan van de Contractant worden verwacht dat hij aangeeft wat gebruikelijke verzekeringen zijn in de markt.
Artikel 16. Boete
In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is geen boetebepaling opgenomen, omdat een boetebepaling moet worden afgestemd op het soort Leveringen of Diensten. Daarnaast is het niet in alle gevallen noodzakelijk. Wel kan een dergelijke boetebepaling worden opgenomen in de Overeenkomst die wordt gesloten tussen WerkSaam en de Contractant. De hoogte van de boete zal – onder andere – afhangen van de aard van de te leveren Prestaties. Naarmate uitvoering van bepaalde Diensten of Levering van Goederen meer
risico’s (bijvoorbeeld voor inwoners) met zich meebrengt, kan de hoogte van de boete een belangrijke stimulans zijn voor de Contractant om de Overeenkomst goed uit te voeren.
Een voorbeeld van een boetebepaling in de Overeenkomst kan zijn:
“De Contractant is bij het niet naleven van [..] een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van EUR [..] aan WerkSaam, zonder rechterlijke tussenkomst. Deze bepaling laat alle andere rechten en vorderingen onverlet, waaronder de mogelijkheid om eventuele daadwerkelijke schade te verhalen.”
Artikel 17. Toepasselijk recht en geschillen
In dit artikel is geen bepaling opgenomen ten aanzien van arbitrage of mediation. Dit kan eventueel wel worden opgenomen in de Overeenkomst die tussen Partijen wordt gesloten. Van Partijen wordt verwacht dat zij voor het aanhangig maken van een geschil eerst proberen om het geschil minnelijk op te lossen.
Het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten zodat Nederlands recht van toepassing is. Vooral in Europese aanbestedingen kan dit van belang zijn, aangezien WerkSaam vooraf niet weet uit welk land de Contractant afkomstig is.
III FINANCIELE BEPALINGEN
Artikel 18. Prijzen, meerwerk en minder werk
Voor de vergoeding van de Contractant wordt aangesloten bij de prijzen die genoemd worden in de Offerte van de Contractant. In de Offerteaanvraag moet WerkSaam kiezen voor een bepaalde tariefafspraak, bijvoorbeeld op basis van nacalculatie of op basis van een vaste prijs.
De meetlat voor de te leveren Prestaties moet worden vastgelegd in de Overeenkomst. Aan de hand van dit kader moet de vraag worden beantwoord of sprake is van meerwerk of minder werk. In dit geval is ook belangrijk dat gelet op het (Europese) aanbestedingsrecht sprake zou kunnen zijn van een nieuwe opdracht. Want als de oorspronkelijke opdracht wezenlijk wordt gewijzigd, dan kan aanbestedingsrechtelijk sprake zijn van een nieuwe opdracht.
Voor de verrekening van meerwerk of minder werk moeten Partijen vooraf duidelijke afspraken maken. In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is het uitgangspunt: de tarieven zoals opgenomen in de Offerte. Hier kan in de Overeenkomst van worden afgeweken.
Artikel 19. Facturering en betaling
In deze Algemene Inkoopvoorwaarden staat een aantal eisen opgenomen ten aanzien van de factuur. In de Overeenkomst kan WerkSaam haar eigen eisen die zij nog wenst toe te voegen vermelden. Dit kan ook in de Offerteaanvraag.
Voor de betalingstermijn is aangesloten bij Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. In artikel 4 van deze Richtlijn 2011/7/EU is als uitgangspunt voor overheden een betalingstermijn van dertig dagen opgenomen.
IV BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERING VAN GOEDEREN
Artikel 20. Leveringen
Uitgangspunt in deze Algemene Inkoopvoorwaarden is Incoterm DDP (Delivered Duty Paid). Er zijn in totaal dertien Incoterms (internationale leveringsvoorwaarden) die de meest
gebruikelijke (leverings-) voorwaarden in het internationale handelsverkeer regelen. Deze voorwaarden worden veel gebruikt in de internationale handel. De Incoterm DDP betekent dat de Goederen door de Contractant worden afgeleverd op de overeengekomen plaats en tijd en dat de Contractant alle kosten en risico’s draagt die verbonden zijn aan de Aflevering van de Goederen.
In deze Algemene Inkoopvoorwaarden behoudt WerkSaam zich het recht voor om de Goederen gemotiveerd af te keuren. In dit artikel is geen termijn opgenomen, omdat dit kan verschillen afhankelijk van de te leveren Goederen. Op grond van artikel 7:23 BW moet WerkSaam echter binnen bekwame tijd, nadat zij heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken dat Xxxxxxxx niet voldoen aan de Overeenkomst, de Contractant op de hoogte stellen. De maatstaf ‘bekwame tijd’ wordt ingevuld aan de hand van de omstandigheden van het geval, zoals de aard van de Goederen, de deskundigheid van de Partijen, de onderlinge verhouding tussen Partijen en de juridische kennis van Partijen (parlementaire geschiedenis InVW. 7, p.156/7 en Hoge Raad d.d. 25 april 1986, NJ 1968 251, Pekingeendenarrest). Ondanks dat dus geen termijn is opgenomen moet WerkSaam na de Aflevering binnen bekwame tijd keuren of de Goederen voldoen aan de Overeenkomst.
Als de Goederen door WerkSaam opnieuw worden afgekeurd, dan levert dit een toerekenbare tekortkoming van de Contractant op.
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden voorzien in een garantie voor Goederen van twaalf maanden. Maar het kan bij bepaalde producten wenselijk zijn om een langere of kortere garantietermijn op te nemen afhankelijk van de aard van de Goederen. Ook voorzien deze Algemene Inkoopvoorwaarden in een garantietermijn voor het leveren van eventuele onderdelen bij de gekochte Goederen. Deze termijn is gesteld op vijf jaar. Ook hierbij kan het wenselijk zijn om een eventuele kortere of langere garantietermijn overeen te komen.
Als WerkSaam de Goederen wenst te keuren voorafgaand aan de Aflevering dan kan dat op basis van artikel 6 lid 2. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn dat WerkSaam voorafgaand aan de Aflevering de Goederen bij de Contractant keurt. Als WerkSaam het Goed afkeurt, dan is de Contractant nog niet toerekenbaar tekortgeschoten, omdat de Contractant de Goederen nog niet heeft geleverd. Dit kan wel het geval zijn, als de Contractant niet binnen de gestelde termijn alsnog de juiste Goederen levert.
Het goedkeuren van de Goederen door WerkSaam doet niet af aan de garantietermijn en de conformiteit uit artikel 7:17 BW. Eventuele gebreken die niet zichtbaar zijn en niet met het oog waarneembaar, vallen nog steeds onder de garantieverplichting van de Contractant en de verplichting tot het leveren van de Goederen die aan de Overeenkomst beantwoorden.
Artikel 21. Verpakking en transport
In dit artikel is niets geregeld ten aanzien van de eventuele duurzaamheid van de verpakkingen en van het transport. WerkSaam kan dit wel opnemen in de Offerteaanvraag en Overeenkomst. Hierbij moet WerkSaam aangeven wat zij onder duurzame verpakkingen en duurzaam transport verstaat.
Artikel 22. Overdracht van eigendom en risico
Zoals ook in artikel 20 lid 1 is geregeld, gaat de eigendom over op het moment van Aflevering (Levering conform Incoterm DDP) en na eventuele installatiewerkzaamheden die moeten worden verricht door de Contractant.
Uitgangspunt in het Burgerlijk Wetboek is dat de koper het risico draagt vanaf het moment van Aflevering van de Goederen (artikel 7:10 lid 1 BW). In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is hiervan afgeweken, aangezien het risico pas overgaat op het moment dat WerkSaam de Xxxxxxxx accepteert.
Onder acceptatie moet niet worden verstaan de goedkeuring van Goederen. De acceptatie van de Goederen is enkel een garantie om te zorgen dat de Contractant de Goederen aflevert, eventueel installeert en vervolgens een schriftelijke verklaring vraagt die de Aflevering van de Goederen bevestigt. Deze schriftelijke verklaring regelt niets over de status van de Goederen en kan niet worden gebruikt als goedkeuring van de Goederen.
V BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN
Artikel 23. Diensten
Ook voor het verrichten van Diensten is van belang dat deze worden uitgevoerd zoals overeengekomen in de Overeenkomst. Hierbij is van belang dat nauwkeurig wordt
omschreven wat van Partijen wordt verwacht en dat in de Offerteaanvraag en in de Overeenkomst neer te leggen.
Artikel 6 is een algemene regel. Artikel 23 ziet slechts op Diensten en gaat nader in op wat van de Contractant kan worden verwacht.
Artikel 24. Personeel van Contractant
In de Overeenkomst of Offerteaanvraag werken Partijen nader uit wat de procedure is als blijkt dat personen die worden ingezet door de Contractant moeten worden vervangen. In deze Algemene Inkoopvoorwaarden is een regeling opgenomen, maar in de Overeenkomst moeten specifieke bepalingen worden opgenomen voor het inzetten of inhuren van Personeel van Contractant. Voorbeelden hiervan zijn dat: (1) geen arbeidsovereenkomst tot stand zal komen door het inhuren of inzetten van Personeel van Contractant; en (2) een non-concurrentiebeding zal moeten worden opgenomen.
VI EINDE OVEREENKOMST
Artikel 25. Opzegging
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden voorzien in twee mogelijkheden om de Overeenkomst (tussentijds) te beëindigen: (1) opzegging (artikel 25); en (2) ontbinding (artikel 26).
WerkSaam kan de Overeenkomst opzeggen, maar moet hierbij een redelijke opzegtermijn in acht nemen. In de jurisprudentie wordt een redelijke termijn ingevuld door objectieve maatstaven en argumenten die een Partij kan aanvoeren om een termijn te verlengen of te verkorten.
Artikel 26. Ontbinding
Het ontbinden van een Overeenkomst kan als de andere Partij tekort schiet in de nakoming van haar verbintenissen die voortvloeien uit de Overeenkomst, tenzij de tekortkoming de ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt (artikel 6:265 BW). Het gevolg van de ontbinding is dat de Overeenkomst wordt beëindigd.
Ontbinding van de Overeenkomst gebeurt met het sturen van een aangetekende brief. In het geval van ontbinding is WerkSaam geen vergoeding schuldig voor Xxxxxxxxxx die nog niet door de Contractant zijn verricht.
Artikel 27. Vernietiging
Dit artikel regelt enkel het feit dat, als één van de Partijen zich beroept op vernietiging door een buitengerechtelijke verklaring, deze verklaring de vorm moet hebben van een aangetekende brief.