Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Roermond 2017 (versie 1-8-2017)
Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Roermond 2017 (versie 1-8-2017)
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Roermond;
Gelet op de Financiële beheersverordening gemeente Roermond ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet.
Overwegende:
dat de gemeente Roermond als professionele opdrachtgever op integere, doelmatige en transpa- rante wijze opdrachten wil verlenen door te handelen binnen de kaders van het gemeentelijk in- koop- en aanbestedingsbeleid, in de geest van de uitgangspunten van dit inkoop- en aanbeste- dingsreglement en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
Besluit:
vast te stellen het “Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Roermond 2017”.
§ 1 BEGRIPSBEPALINGEN
ARTIKEL 1 DEFINITIES
1.1 Aanbesteden
Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij verschillende onderne- mers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen aan de gemeente.
1.2 Aanbestedingsdocument
De beschrijving van de aanbestedingsprocedure, het Programma van Eisen van het werk, de dienst of levering en/of het concept van de overeenkomst. Ook wel genoemd: Offerte- aanvraag, Bestek.
1.3 Aanbestedingswet 2012 (laatstelijk in 2016 gewijzigd). Regels en wetten op het gebied van aanbesteden.
1.4 Concessiehouder
Een ondernemer aan wie een concessieopdracht is gegund.
1.5 Concessieopdracht voor diensten
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder over- heidsopdracht voor werken, en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling.
1.6 Concessieopdracht voor werken
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die be- trekking heeft op:
a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een in bijlage Xxxx xxxxxxxxx 2014/23/EU aangewezen activiteit, of
b. een werk dan wel het verwezenlijken, met welke middelen dan ook, van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf die een beslissende invloed uitoefenen op het soort werk of op het ontwerp van het werk, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk dat het voorwerp van de opdracht vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling.
1.7 Dienst
Een dienst heeft betrekking op het uitvoeren van werkzaamheden (dienstverlening), die niet als levering of werk worden gedefinieerd.
1.8 Duurzaam inkopen
Het toepassen van milieu- én sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten.
1.9 Dynamisch aankoopsysteem
Een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt vol- doen aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf, dat is beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.
1.10 Enkelvoudig onderhandse procedure
Een wijze van marktbenadering waarbij slechts één ondernemer gevraagd wordt om een inschrijving (offerte) in te dienen.
1.11 Europese aanbesteding
Een procedure (niet-openbaar of openbaar) op basis van de Europese Richtlijn, waarop alle geïnteresseerden uit de Europese Unie hun interesse kunnen tonen om mee te dingen naar gunning van de opdracht of op kunnen inschrijven.
1.12 Gegadigde
Een natuurlijke of rechtspersoon die zich aanmeldt middels een aanvraag tot deelneming met het verzoek tot inschrijving te worden uitgenodigd.
1.13 Geschiktheidseisen/selectiecriteria
Eisen van kwalitatieve aard waaraan de gegadigde, respectievelijk de inschrijver moet vol- doen om voor inschrijving op of de gunning van een opdracht in aanmerking te kunnen komen.
1.14 Gunningcriteria
Criteria op basis waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld ter bepaling van de inschrij- ving die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.
1.15 Inkoop
Alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.
1.16 Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Geeft de beleidsuitgangspunten aan waar alle bij het inkoopproces betrokken medewerkers van de gemeente Roermond rekening mee moeten houden.
1.17 Inkooppakket
Een samenhangend geheel van producten en/of diensten en/of werken.
1.18 Inschrijver
Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aangeeft in aanmer- king te willen komen voor gunning van de opdracht.
1.19 Inschrijving
Het aanbod van een inschrijver waarin die aangeeft hoe en tegen welke prijs en kwaliteit hij de opdracht wil uitvoeren. Ook wel “offerte” of “aanbieding” genoemd.
1.20 Levering
Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.
1.21 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Producten, bouwwerken en/of diensten aanschaffen die nu en later goed zijn voor de inko- pende partij, mens en milieu (people, planit, profit).
1.22 Meervoudig onderhandse procedure
Een vraagtechniek waarbij meerdere (minimaal 3/maximaal 5) partijen uitgenodigd worden tot het doen van een inschrijving.
1.23 Midden- en kleinbedrijf (MKB)
Categorie onderneming Werknemers Jaaromzet of balanstotaal Middelgroot < 250 ≤ € 50 mln. ≤ € 43 mln.
Klein < 50 ≤ € 10 mln. ≤ € 10 mln.
Micro < 10 ≤ € 2 mln. ≤ € 2 mln.
1.24 Niet-openbare procedure
Een wijze van marktbenadering (Europees of nationaal) waarbij de marktpartijen via een openbare aankondiging opgeroepen worden hun interesse in uitvoering van de opdracht kenbaar te maken, waarbij de Opdrachtgever, uit de partijen die interesse hebben getoond, op basis van vooraf kenbaar gemaakte selectiecriteria een vooraf vastgesteld aantal onder- nemers zal selecteren om daadwerkelijk een inschrijving te doen.
1.25 Ondernemer
Aannemer, leverancier of dienstverlener.
1.26 Opdrachtwaarde
De geraamde waarde van de opdracht exclusief omzetbelasting, maar inclusief verlengin- gen en/of opties zoals in het aanbestedingsdocument genoemd.
1.27 Openbare aanbesteding
Een wijze van marktbenadering (Europees of nationaal) waarbij de marktpartijen via een openbare aankondiging opgeroepen worden om een inschrijving in te dienen, op basis van een beschikbaar gesteld aanbestedingsdocument.
1.28 Overeenkomst
Een overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan.
1.29 Perceel
Een afgebakend onderdeel van de opdracht waarop kan worden ingeschreven.
1.30 Procedure van de concurrentiegerichte dialoog
Procedure waarbij alle ondernemers naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming en waarbij de aanbestedende dienst of het speciale- sectorbedrijf een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, teneinde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde onderne- mers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven.
1.31 Procedure van het innovatiepartnerschap
Procedure waarbij alle ondernemers een verzoek tot deelneming mogen indienen naar aan- leiding van een aankondiging voor een opdracht die is gericht op de ontwikkeling en aan- schaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst welke niet reeds op de markt beschikbaar is en waarbij door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt.
1.32 Social Return
Afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer met als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt.
1.33 Standstill periode (Alcateltermijn/bezwaartermijn)
Dit houdt in dat aanbestedende diensten een termijn moeten aanhouden voordat zij een overeenkomst mogen sluiten. Bij Europese aanbestedingen geldt een termijn van ten min- ste 20 kalenderdagen. Voor overige : per uitvraag naar oordeel van de gemeente in te vul- len (wel een acceptabele termijn hanteren).
(Volgens de voorzieningenrechter dient ook bij onderhandse aanbestedingsprocedures een bezwaartermijn gesteld te worden en dient dit een redelijke en proportionele termijn te zijn. Advies: minimaal een week --dus 7 kalenderdagen--).
Deze termijn vangt aan, de dag na verzending van de mededeling van de gunningsbeslis- sing. Deze periode kan door inschrijvers worden gebruikt voor het instellen van een beroep in rechte tegen de voorgenomen gunning.
1.34 Uitsluitingsgronden
Criteria waaraan een gegadigde of inschrijver moet voldoen. Bij niet voldoen aan deze cri- teria komt hij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking.
1.35 Verzoek tot deelneming
Het verzoek van een gegadigde om te worden geselecteerd als inschrijver.
1.36 Werk
Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
§ 2 WERKINGSBEREIK, UITGANGSPUNTEN & BEVOEGDHEDEN
ARTIKEL 2 WERKINGSBEREIK
2.1 Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is van toepassing op opdrachten ver- strekt voor werken, leveringen en diensten door of namens de gemeente Roermond.
2.2 De gemeente kan bij het verstrekken van subsidies aan derden, als voorwaarde stellen dat deze derde het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid c.q. reglement toepast bij op- drachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt.
2.3 Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de gemeente Roermond nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk inkoop- aanbestedings-beleid c.q. -reglement.
2.4 Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is overeenkomstig de Aanbeste- dingswet 2012.
2.5 Afwijken van enige regel in dit reglement is en voor zover niet elders anders bepaald (arti- kel 6.10, 6.11, 6.12) enkel mogelijk indien een belang van de gemeente Roermond zulks vordert en het college van B&W of gemandateerde, daarmee voorafgaand en gemotiveerd kennis heeft genomen en met de voorgenomen afwijking heeft ingestemd. (Artikel 3.6, In- koop- en aanbestedingsbeleid).
2.6 Het voorstel aan het college van B&W (of gemandateerden) om af te mogen wijken van de voorgeschreven inkoopprocedure dient vergezeld te gaan van het advies van de inkoopad- viseur zoals bedoeld in artikel 5 lid 2van dit reglement.
2.7 Dit inkoopreglement heeft (slechts) interne werking (binnen de gemeente) en beoogt, on- verlet de eventuele openbaarmaking daarvan, in beginsel geen externe rechtsgevolgen tot stand te brengen. Derden kunnen in dat verband geen beroep doen op de inhoud van dit inkoopreglement.
ARTIKEL 3 UITGANGSPUNTEN
3.1 Bij aanbesteden wordt rechtmatig en doelmatig gehandeld.
3.2 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden in acht genomen:
a. Transparantie; De gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure door middel van een passende mate van openbaarheid.
b. Objectiviteit; Voor het selecteren van gegadigden en het gunnen van opdrachten wor- den objectieve criteria gebruikt.
c. Non-discriminatie en gelijkheid; Xxxxxxxxxx/inschrijvers worden op gelijke en niet dis- criminerende wijze behandeld.
d. Proportionaliteit; De eisen die aan een gegadigde/inschrijver of een inschrijving worden gesteld staan in redelijke verhouding tot de te verstrekken opdracht. Het proportiona- liteitsbeginsel wordt conform de Gids Proportionaliteit behorende bij de Aanbestedings- wet 2012 toegepast.
3.3 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht geno- men, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motive- ringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel, het ‘fair play’ beginsel en het verbod op ‘detour- nement de pouvoir’ oftewel een wettelijke bevoegdheid mag alleen gebruik worden voor het doel waarvoor die bevoegdheid is afgegeven.
3.4 Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor gegadigden/inschrijvers zoveel als mogelijk beperkt (bij voorkeur digitaal aanleveren).
3.5 Bij het bepalen van de aan de gegadigde/inschrijver te stellen eisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheid voor het midden- en kleinbedrijf om deel te nemen aan een aanbesteding.
3.6 Bij het aanbesteden staat het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/kwali- teitsverhouding voorop.
ARTIKEL 4 BEVOEGDHEDEN
4.1 De bevoegdheid tot het verstrekken van opdrachten is geregeld in de mandaat- en vol- machtregeling van de gemeente Roermond.
§ 3 DE INKOOP
ARTIKEL 5 ADVISERING EN DIENSTVERLENING
5.1 De inkoopadviseur brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over inkopen en aanbeste- dingen.
5.2 De inkoopadviseur brengt advies uit ten aanzien van:
a. Een melding van een opdracht zoals bedoeld in artikel 12 lid 1 van dit reglement;
b. Het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de uitgangspunten van het inkoop- beleid en de regels van het aanbestedingsreglement;
c. Het omzetten van doelen uit het bestuurs- en zakelijk beleid naar een inkoopvisie en missie;
d. Het ontwikkelen van inkoopdoelen;
e. Het uitvoeren van een inkoop diagnose;
f. De te voeren inkoop- en aanbestedingsstrategie;
g. De wijze van aanbesteden;
h. Het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.
5.3 Van de adviezen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de bevoegde of gemandateerde functionaris.
§ 4 AANBESTEDEN
ARTIKEL 6 BEPALEN TOE TE PASSEN AANBESTEDINGSPROCEDURE
6.1 De gemeente past bij al haar aanbestedingen de volgende vigerende wet- en regelgeving toe:
De Europese aanbestedingsrichtlijn, 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU, 2007/66/EG. Deze zijn geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in de Aanbestedingswet 2012;
Zowel bij aanbestedingen boven als onder de Europese Drempel de Gids Proportionaliteit en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Daarnaast bij Werken wordt ook nog het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) toegepast
6.2 Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van de artikelen 2.14 tot en met 2.22 van de Aanbestedingswet 2012.
6.3 Voor een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering.
6.4 Op basis van de overeenkomstig lid 2 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de juiste aanbestedingsprocedure gevolgd te worden (Zie inkoop- en aanbestedingsbeleid).
6.5 Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de eigen gemeente uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de eigen gemeente gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheids- eisen kan voldoen.
6.6 Kan aan lid 5 van dit artikel niet worden voldaan, dan wordt door de budgethouder hiervan met opgave van redenen een melding gemaakt in het inkoopdossier.
6.7 Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen/diensten => € 40.000,-- en voor werken => € 150.000,--, wordt minimaal één leverancier en/of ondernemer uit de gemeente Roermond uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven zijn in Roermond die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen., en zo niet dan eerst een bedrijf uit de gemeente Roermond.
6.8 Het niet kunnen voldoen aan het uitnodigen van een lokaal bedrijf bij een meervoudig on- derhandse aanbesteding wordt gemeld aan de budgethouder en bij mogelijk politiek gevoe- lige kwesties tevens voorgelegd aan de portefeuillehouder. De melding wordt opgenomen in het inkoopdossier.
6.9 Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure teneinde inschrijving voor MKB mogelijk te maken.
6.10 1. De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toe passen indien:
a. bij toepassing van de openbare, niet-openbare of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of geen of geen geschikte verzoeken tot deelneming zijn ingediend, de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Europese Commissie op haar verzoek een verslag van de oor- spronkelijke procedure wordt overgelegd,
b. de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht, om- dat:
1° de aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of een unieke artistieke prestatie,
2° mededinging om technische redenen ontbreekt, of
3° uitsluitende rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten, moeten worden beschermd en geen redelijk alternatief of substituut bestaat, of
c. voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedu- re, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling we- gens dwingende spoed niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurte- nissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.
2. Voor de toepassing van het eerste lid, onderdeel a, wordt:
a. een inschrijving ongeschikt geacht indien zij niet relevant is voor de overheidsopdracht, omdat zij, zonder ingrijpende wijzigingen, kennelijk niet voorziet in de in de aanbeste- dingsstukken omschreven behoeften en eisen van de aanbestedende dienst;
b. een verzoek tot deelneming ongeschikt geacht indien de betrokken onderneming over- eenkomstig artikel 2.86 of artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012 moet of kan worden uitgesloten of niet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheidseisen voldoet.
3. Het eerste lid, onderdeel b, onder 2° en 3° is uitsluitend van toepassing indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van mededinging niet het ge- volg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de aanbesteding.
6.11 De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepas- sen:
a. voor de levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen,
b. voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn:
1° voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, of
2° voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, indien verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen die niet verenigbaar zijn met de technische eigenschappen van reeds verworven leveringen of zich bij gebruik en onderhoud van de te verwerven leveringen onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze overheidsopdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar,
c. voor op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen, of
d. voor de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteiten stopzet, bij curatoren of vereffe- naars van een faillissement of een vonnis of bij de toepassing van de schuldsanerings- regeling natuurlijke personen of een in andere nationale regelgeving bestaande verge- lijkbare procedure.
6.12 De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen voor een overheidsopdracht voor diensten indien die overheidsopdracht voortvloeit uit een procedure van het uitschrijven van een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag dient te worden gegund en de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitno- digt.
6.13 De aanbestedende dienst kan voor nieuwe werken of diensten tot drie jaar volgend op de gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen, voor zover die werken of diensten bestaan uit herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende diensten worden toever- trouwd aan de ondernemer waaraan de oorspronkelijke overheidsopdracht werd gegund en:
1° deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject waarvoor de oorspron- kelijke opdracht is gegund met toepassing van een procedure als bedoeld in paragraaf
2.2.1.2 tot en met paragraaf 2.2.1.6 (AW 2012) of met toepassing van de procedure voor sociale en andere specifieke diensten,
2° de aanbestedende dienst reeds bij het basisproject waarvoor de oorspronkelijke op- dracht is gegund de omvang van de aanvullende werken of diensten en de voorwaarden waaronder deze worden gegund, vermeldde,
3° de aanbestedende dienst reeds in de aankondiging van de aanbesteding van het basis- project vermeldde dat een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast, en
4° de aanbestedende dienst bij toepassing van afdeling 2.1.2 (AW 2012) het totale voor de volgende werken of diensten geraamde bedrag in aanmerking heeft genomen voor de raming van de waarde van de overheidsopdracht.
6.14 De aanbestedende dienst die de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepast doorloopt de volgende stappen. De aanbestedende dienst:
a. onderhandelt met de betrokken ondernemers;
b. maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening;
c. deelt de gunningsbeslissing mee;
d. kan de overeenkomst sluiten;
e. maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend.
6.15 Op alle aanbestedingen betreffende Werken zijn de ARW 2016 van toepassing en op Leve- ringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden Roermond van toepassing verklaard. Bij aanbestedingen betreffende ICT zullen de) de Gemeentelijke Inkoopvoor- waarden bij IT (GIBIT) worden toegepast. Daarbij worden de leveringsvoorwaarden danwel andere branche voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen, voor zover niet anders in de aanbestedingsprocedure is bepaald.
ARTIKEL 7 BIJZONDERE DOELGROEPEN
7.1 De gemeente kan de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voorbehouden aan soci- ale werkvoorzieningen of ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben middels een voorbehouden op- dracht, zoals nader omschreven in artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 2012.
7.2 Indien het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt gemaakt, wordt dit voor- behoud in de aankondiging van aanbesteding nadrukkelijk vermeld.
7.3 Een beslissing inzake het toepassen van het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit arti- kel wordt in het inkoopdossier vastgelegd.
7.4 De deelnemende gemeenten hebben ervoor gekozen om ‘social return’ in beginsel op te nemen als eis bij alle aanbestedingen van werken, leveringen en of diensten. Hierbij wordt de drempel van € 50.000,- als uitgangspunt genomen, dus social return geldt voor alle aanbestedingen boven dit bedrag.
In de bestekvoorwaarden wordt als verplichting opgenomen dat 5% van de totale aan- neemsom of 7% van de loonsom bij kapitaalintensieve opdrachten ingezet moet worden om werkplekken te realiseren voor mensen een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.
7.5 Het college kan ter uitvoering van lid 4 van dit artikel nadere regels opstellen.
ARTIKEL 8 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN
8.1 In haar streven naar een duurzame bedrijfsvoering nemen de deelnemende gemeenten bij haar aanbestedingen duurzaamheideisen op in haar aanbestedingen, voor zover objectieve criteria zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel ontwikkeld en gepubliceerd zijn.
8.2 De deelnemende gemeenten gebruiken bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld door Agentschap NL (vh SenterNovem) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM, zoals deze gepubliceerd worden op xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx.
8.3 Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.
ARTIKEL 9 UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN GUNNING
9.1 Voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging van aanbesteding of het versturen van een uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitings- gronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria bepaald.
9.2 De uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria worden in de aankondiging van aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het aanbestedingsdocument bekend gemaakt.
9.3 Bij het hanteren van uitsluitingsgronden wordt het verplichte ‘Uniform Europees Aanbeste- dingsdocument (UEA) (voorheen ‘uniforme eigen verklaring’) toegepast.
9.4 De zwaarte van de toegepaste geschiktheidseisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). Daarbij dient de Gids Pro- portionaliteit (Aanbestedingswet 2012) als leidraad te worden gehanteerd.
Een aanbestedende dienst geeft in de aankondiging van de overheidsopdracht of in de uit- nodiging tot inschrijving aan welke van de in het eerste lid bedoelde gegevens en welke andere bewijsstukken overgelegd dienen te worden.
Indien de ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde bewijsstukken over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere bescheiden die de aanbestedende dienst geschikt acht. De navolgende uitgangspunten worden in acht genomen:
a. Aan een combinatie worden geen hogere eisen gesteld dan aan een enkele onderne- mer.
b. Indien een geschiktheidseis met betrekking tot de omzet van een ondernemer wordt gesteld in de drie jaren voorafgaand aan de dag van aanbesteding mag per jaar maxi- maal 300% van de opdrachtwaarde bedragen voor zover de opdracht binnen 12 maan- den uitgevoerd wordt. Ter zake een meerjarige opdracht mag de omzeteis niet meer bedragen dan 300% van de opdrachtwaarde van één opdrachtjaar.
c. De bij een geschiktheidseis ter zake overleggen van referentieprojecten mag maximaal 1 referentieproject gevraagd worden. De gevraagde waarde van een referentieproject mag maximaal 60% van de geraamde opdrachtwaarde zijn. De referentieprojecten die- nen naar aard, complexiteit en competenties voldoende overeen te komen met de op- dracht en dienen niet langer dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding opgeleverd te zijn.
9.5 Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheidseisen wordt nadrukkelijk rekening ge- houden met de mogelijkheden tot inschrijving voor het midden- en kleinbedrijf voor zover dit niet in strijd is met bedrijfseconomische belangen van de deelnemende gemeenten.
9.6 Opdrachten moeten gegund worden op basis van:
• Beste prijs-kwaliteitverhouding (beste PKV): dit betreft het gunningscriterium ‘econo- misch meest voordelige inschrijving’ zoals dat was opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.
• Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (laagste KBK): naast de aanschafprijs van een product wordt ook een ander kostencriterium meegewogen, zoals de kosten die zijn verbonden aan de gehele levenscyclus van een product. Deze moet gemoti- veerd worden in de aanbestedingsstukken.
• Laagste prijs (LP): alleen de aanschafprijs is bepalend. Deze moet gemotiveerd wor- den in de aanbestedingsstukken.
Deze kunnen variëren naar de aard van de opdracht zoals onder andere uitvoeringtermij- nen, uitvoeringsaspecten, technische aspecten, ervaring en esthetische aspecten.
9.7 Indien gebruik wordt gemaakt van een beoordelingsmethodiek inzake de selectie van ge- gadigden en de gunning van de opdracht, dan wordt deze methodiek overeenkomstig lid 2 van dit artikel bekend gemaakt.
ARTIKEL 10 INTEGRITEITSTOETS
10.1 De gemeente kan de integriteit van gegadigden toetsen.
10.2 Bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt steeds een ‘Uni- form Europees Aanbestedingsdocument (UEA)’ gevraagd.
10.3 Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van ge- gadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht.
10.4 Om de integriteit te toetsen kan de aanbestedende dienst om het GVA (GedragsVerklaring Aanbesteden) vragen die op het tijdstip van indien van het verzoek tot deelneming of in- schrijving niet ouder is dan 2 jaar.
Een ondernemer kan met een GedragsVerklaring Aanbesteden aantonen dat de door een aanbestedende dienst gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelij- ke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels, op hem niet van toepassing zijn. Het opvragen van een GedragsVerklaring Aanbesteden is on- der de Aanbestedingswet 2012 niet verplicht, maar als een aanbestedende dienst hiervoor kiest dan moet deze het vastgestelde model gebruiken.
Aanvragen worden rechtstreeks bij het ministerie van Veiligheid en Justitie/Dienst Justis/ Afd.COVOG ingediend.
10.5 De gemeente Roermond sluit een gegadigde die geen gedragsverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen, uit van verdere deelname aan een aanbesteding.
ARTIKEL 11 PUBLICATIE AANKONDIGINGEN
11.1 De publicatie van de aankondiging van een openbare aanbesteding al dan niet met vooraf- gaande selectie (Nationaal én Europees) dient altijd te worden geplaatst op xxx.xxxxxxxxx.xx
11.2 De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden (bijvoorbeeld door plaatsing van de documenten op xxx.Xxxxxxxxx.xx).
§ 5 AANVULLENDE PARAGRAAF “AANSPRAKELIJKHEIDSBEPERKING”
ARTIKEL 12 AANGEPASTE AANSPRAKELIJKHEID
Art 12.1 van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Roermond bepaalt dat de contrac- tant de gemeente vrijwaart tegen eventuele aanspraken van derden terzake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de contractant van de overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde goederen of diensten van de contractant.
Dit betreft een ongelimiteerde vorm van aansprakelijkheid. Op grond van de Gids Proportionaliteit, die onderdeel uitmaakt van de Aanbestedingswet 2012, wordt een onbeperkte aansprakelijkheid vermoed disproportioneel te zijn, evenals een aansprakelijkheidseis voor onbepaalde duur.
Mocht daar in een inkoop/aanbestedingsprocedure aanleiding toe zijn dan kan in afwijking van de algemene inkoopvoorwaarden de aansprakelijkheid worden beperkt.
De VNG heeft een handvat gegeven in de vorm van een voorbeeld-artikel voor de aansprakelijk- heidsbeperking:
1. De in het kader van de opdracht door de contractant te vergoeden schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van:
• € 150.000,- voor opdrachten waarvan de waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-;
• € 300.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-;
• € 500.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-;
• € 1.500.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-;
• € 3.000.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 500.000,-.
2. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen:
a. ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding;
b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van contractant of personeel van de contractant;
c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 8 van de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de Gemeente.”
Bovenstaande (uitzonderlijke) beperking wordt dan expliciet als aanvulling op de algemene in- koopvoorwaarden toegevoegd.
Dit kan vorm gegeven worden door middel van het opnemen van een aanvullende zinsnede m.b.t. de aansprakelijkheidsstelling:
‘Op deze offerteaanvraag en een eventueel daaruit voortvloeiende opdracht zijn de Algemene In- koopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Roermond van toepassing. Deze zijn volledigheidshalve bijgevoegd. Als beperking van de aansprakelijkheid zoals opgenomen in
artikel 14 van deze Algemene Inkoopvoorwaarden, zal voor deze opdracht bijgevoegd ‘artikel aan- sprakelijkheidsbeperking’ van toepassing zijn.
Eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.’
Hierdoor wordt voldaan aan de Gids Proportionaliteit voor wat betreft de aansprakelijkheid en staat in gevallen waarin bovengenoemd artikel niet proportioneel wordt geacht, de mogelijkheid open ervan af te wijken. In de gevallen waarin enkel de Algemene Inkoopvoorwaarden met daarin de ongelimiteerde aansprakelijkheid van toepassing worden verklaard, staat voor inschrijvers de mo- gelijkheid open hierover een opmerking in te dienen ter wijziging, wanneer het disproportioneel wordt geacht.
ARTIKEL 13 KLACHTAFHANDELING BIJ AANBESTEDING
13.1 Klachten in het kader van onderhavige aanbesteding worden gemeld bij het “KlachtenMeld- punt Aanbestedingen” (KMA) van het InkoopCentrumZuid.
13.2 Klachten kunnen uitsluitend per email worden ingediend op het volgende adres: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
§ 6 VERANTWOORDING
ARTIKEL 14 MELDING EN VERANTWOORDING INKOOP/AANBESTEDING IN DJUMA
12.1 Van elke inkoop/aanbesteding wordt een (elektronisch) inkoopdossier aangemaakt in DJUMA (Inkopen & Aanbesteden).
12.2 Op basis van de aanmaak in DJUMA en in overleg met betreffende vakafdeling geeft inkoop advies zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 sub a t/m d van dit reglement.
12.3 Op dit advies is artikel 5 lid 3 van dit reglement van toepassing.
12.4 Iedere inkoop/aanbesteding met een waarde vanaf € 10.000,-- wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier (checklist rechtmatigheid), ten behoeve van de peri- odieke rapportages en de interne controle.
Het verantwoordingsformulier bevat o.m. gegevens over het aantal offertes, de namen van de gevraagde leveranciers, de naam van de opdrachtnemer, het gunningsbedrag en in wel- ke mate duurzaamheid en/of social return is toegepast. Het betreffend formulier wordt vastgelegd in het inkoopdossier in DJUMA.
12.5 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde (sub)budgethouder is verantwoor- delijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.
ARTIKEL 15 CONTRACTBEHEER
14.1 De voor een aanbesteding verantwoordelijke (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het laten registreren van de overeenkomst die uit de aanbesteding voortvloeit in het con- tractenregister in DJUMA.
§ 7 INWERKINGTREDING & CITEERTITEL
ARTIKEL 16 INWERKINGTREDING
Het Inkoop- en aanbestedingsreglement van de deelnemende gemeenten treedt in werking op de dag na publicatie van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond
ARTIKEL 17 CITEERTITEL
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Roermond 2017’.
Reglement is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond dd. ……………………………..