Herziene Financieringsvoorwaarden KWF Kankerbestrijding 2016
Herziene Financieringsvoorwaarden KWF Kankerbestrijding 2016
KWF Programma Ontwikkeling c Implementatie
December 2016
v 1.1
Herziene Financieringsvoorwaarden KWF Kankerbestrijding 2016
Versie december 2016
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle gefinancierde projecten van KWF Kankerbestrijding, die worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een Nederlands hoofdinstituut. Voor bepaalde vormen van financiering kunnen afwijkende of aanvullende voorwaarden gelden, in de regel in de vorm van aanvullende voorwaarden bij het toekenningsbesluit.
Artikel 1- Definities
1.1 Aanvullende Voorwaarden: extra voorwaarden of voorwaarden die afwijken van de Financieringsvoorwaarden, vastgelegd in het Toekenningsbesluit van een Project, of vastgelegd in de Schriftelijke verslaglegging van het eerste persoonlijk gesprek na toekenning, zoals omschreven in artikel 7.1.
1.2 Background Intellectueel Eigendomsrecht: het intellectueel eigendomsrecht inclusief kennis dat in het bezit is van de Deelnemende Organisatie voorafgaande aan de start van het Project.
1.3 Bestuurlijk verantwoordelijke: de persoon die een organisatie wettelijk of statutair in rechte kan vertegenwoordigen, zoals vastgesteld in de Kamer van Koophandel.
1.4 Cofinanciering: een bijdrage van een organisatie, niet zijnde een Deelnemende Organisatie, in de vorm van een financiële en/of materiële bijdrage voor de uitvoering van het Project opgenomen in de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting.
1.5 Consortium: tijdelijke organisatie van Deelnemende Organisaties, die organisatorisch kennis en expertise bundelen om een organisatie-overstijgend Project te realiseren en waarbinnen ook de financiële aspecten van het Project en de onderlinge samenwerking worden geregeld.
1.6 Consortiumovereenkomst: een overeenkomst tussen Deelnemende Organisaties waarin de afspraken over de organisatorische aspecten, de verdeling van intellectueel eigendomsrecht, de onderlinge betalingen en overige afspraken die gelden binnen het Consortium zijn vastgelegd. Deze overeenkomst is verplicht voor Deelnemende Organisaties aan een Consortium voor een Project binnen de financieringsvorm “consortia”.
1.7 Controleprotocol: het protocol voor de controlerende accountant.
1.8 Deelnemende Organisatie: een (buitenlandse) organisatie binnen het Projectteam die een actieve rol heeft in de uitvoering van het Project en de verantwoordelijkheid draagt voor haar activiteiten.
1.9 Disseminatie: het verspreiden en openbaren inclusief publiceren van de Resultaten.
1.10 Eigen bijdrage: een bijdrage van een Deelnemende Organisatie in de vorm van personele inzet en/of een financiële en/of materiële bijdrage voor de uitvoering van het Project opgenomen in de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting.
1.11 Eindrapportage: de inhoudelijke en financiële verantwoording na afloop van de looptijd van het Project.
1.12 Financieel contactpersoon: is namens het Hoofdinstituut de contactpersoon voor KWF Kankerbestrijding die het financiële beheer voert over het Project. De Financieel contactpersoon is in dienst van het Hoofdinstituut.
1.13 Financieel Reglement: het reglement voor de financiële verantwoording van een Project.
1.14 Financiering: de toegekende financiële bijdrage van KWF Kankerbestrijding aan het Project conform de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting. De Financiering is niet bestemd voor een for-profit Deelnemende Organisatie.
1.15 Financieringsvoorwaarden: de voorwaarden die KWF Kankerbestrijding stelt aan de ontvanger van de Financiering, vastgelegd in dit document.
1.16 Hoofdinstituut: de Deelnemende Organisatie, die werkgever is van de Projectleider en de ontvanger van de Financiering, die tevens optreedt als penvoerder voor het Project.
1.17 Implementatie: het proces- en planmatig invoeren van de Resultaten (van bewezen waarde) met als doel dat deze een structurele plaats krijgen in het beroepsmatig handelen, in het functioneren van organisaties of in de kankerbestrijding.
1.18 Project: het project op een gebied van de kankerbestrijding dat xxxxx is omschreven in het Projectvoorstel, dat door KWF Kankerbestrijding is goedgekeurd en door KWF Kankerbestrijding (gedeeltelijk) wordt gefinancierd.
1.19 Projectleider: de onderzoeker die namens het Hoofdinstituut het Projectvoorstel indient, op de startdatum van het Project gepromoveerd is, inhoudelijk eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van het Project en gedurende de looptijd van het Project krachtens een arbeidsovereenkomst is verbonden aan het Hoofdinstituut, waarin voldoende uren overeen zijn gekomen om de werkzaamheden als Projectleider te kunnen uitvoeren.
1.20 Projectteam: alle Deelnemende Organisaties (inclusief de medewerkers) die een actieve rol hebben in de uitvoering van het Project en baat hebben bij de Resultaten.
1.21 Projectvoorstel: de beschrijving van het Project, zoals door de Projectleider is ingediend bij KWF Kankerbestrijding voor het verkrijgen van Financiering.
1.22 Resultaat/Foreground Intellectueel Eigendomsrecht: alle uit het Project voortkomende uitvindingen, uitkomsten en kennis die vallen onder het intellectueel eigendomsrecht. Mogelijk kan dit beschermd worden ten behoeve van het exclusief gebruik door middel van bijvoorbeeld een octrooi.
1.23 Samenwerkingsovereenkomst: een overeenkomst die wordt gesloten tussen KWF Kankerbestrijding en de Deelnemende Organisaties aan een Consortium waarin wordt afgeweken van de Voorwaarden en die deze Voorwaarden vervangt.
1.24 Schriftelijk: per post, per e-mail of via enig ander elektronisch communicatiemiddel, waarmee het mogelijk is om informatie te verzenden die leesbaar en reproduceerbaar is, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
1.25 Technology Transfer Office (“TTO”): de afdeling die verantwoordelijk is voor de Valorisatieactiviteiten binnen een Deelnemende Organisatie.
1.26 Toekenningsbesluit: het besluit waarin KWF Kankerbestrijding zich bereid verklaart het Project (gedeeltelijk) te financieren onder de in dit besluit vermelde voorwaarden. Hieronder wordt ook verstaan een besluit waarin KWF Kankerbestrijding een eerder genomen Toekenningsbesluit wijzigt, opschort dan wel intrekt.
1.27 Valorisatieactiviteiten: alle activiteiten die gerelateerd zijn aan het beschermen en vermarkten van de Resultaten. Dit bestaat niet uitsluitend uit de registratie van het intellectueel eigendomsrecht, maar ook uit het licenseren of overdragen van het intellectueel eigendomsrecht aan zowel Deelnemende Organisaties als derden en het actief commercieel uitbaten van de Resultaten ten bate van de behandeling van patiënten.
1.28 Voortgangsrapportage: periodieke rapportage opgesteld door de Projectleider waarin de inhoudelijke en financiële voortgang van het Project wordt beschreven ten behoeve van monitoring door KWF Kankerbestrijding.
1.29 Voorwaarden: de Financieringsvoorwaarden inclusief het bijbehorende Financieel Reglement, het Controleprotocol en tevens eventuele Aanvullende Voorwaarden die KWF Kankerbestrijding stelt aan de Projectleider, het Hoofdinstituut, de Deelnemende Organisatie en de uitvoering van het Project.
1.30 Wetenschappelijke projectmedewerker: is onder andere de AIO/OIO, Post-doc, Medisch specialist of Arts-assistent, die een actieve rol heeft bij de uitvoering van het Project.
Artikel 2- Toekenningsbesluit
2.1 De Voorwaarden zijn van toepassing op Projecten met een Toekenningsbesluit met dagtekening met ingang van de maand december van het jaar 2016.
2.2 Het Project dient te worden uitgevoerd zonder enige inmenging van de tabaksindustrie in welke vorm dan ook. Tevens zal het Projectteam zich onthouden van de uitvoering van andere projecten waar een relatie met de tabaksindustrie dan wel de tabakslobby aan de orde is.
2.3 KWF Kankerbestrijding behoudt zich het recht voor het Toekenningsbesluit te wijzigen, op te schorten, dan wel in te trekken indien:
a. de bij het Toekenningsbesluit behorende Voorwaarden niet of niet tijdig worden nageleefd;
b. uit het verrichte onderzoek genoemd in artikel 6.1 is gebleken, dat de Financiering niet is uitgegeven of niet is of wordt besteed aan het in het Projectvoorstel omschreven doel en/of activiteiten;
c. er sprake is van gewijzigde omstandigheden, die een adequate of volledige uitvoering van het Project belemmeren;
d. zich de omstandigheid voordoet zoals is omschreven in artikel 6.5, artikel 8.2 of artikel 15.5;
e. geen goedkeuring door (de beoordelingscommissie van) de KWF Adviesraad is gegeven voor de Voortgangsrapportage of de Eindrapportage genoemd in artikel 7.
Dit houdt in dat KWF Kankerbestrijding bij het wijzigen, opschorten dan wel intrekken van het Toekenningsbesluit de (omvang van de) Financiering kan wijzigen, opschorten dan wel stopzetten en eventueel niet rechtmatig bestede gelden (voor het geheel of gedeeltelijk) als onverschuldigde betaling kan terugvorderen.
2.4 Ingeval zich een situatie voordoet zoals beschreven in artikel 2.3 dan zal KWF Kankerbestrijding een Schriftelijk, met redenen omkleed gewijzigd, opgeschort dan wel ingetrokken Toekenningsbesluit sturen aan de Projectleider en het Hoofdinstituut.
2.5 De Projectleider en het Hoofdinstituut kunnen gezamenlijk een Schriftelijk gemotiveerd bezwaar indienen bij KWF Kankerbestrijding binnen veertien (14) dagen na dagtekening van het (gewijzigde, opgeschorte, dan wel ingetrokken) Toekenningsbesluit. Na ontvangst van het bezwaar zal door KWF Kankerbestrijding een heroverweging plaatsvinden in overleg met de KWF Adviesraad, eventueel nadat een toelichting op het bezwaar is verstrekt. Het op het bezwaar genomen met redenen omkleed besluit door KWF Kankerbestrijding zal uiterlijk drie (3) maanden na ontvangst van het bezwaar worden medegedeeld en is bindend, zodat daartegen geen beroep meer kan worden ingesteld.
2.6 KWF Kankerbestrijding past de uitbetaling van de Financiering (per direct) aan aan het (herziene) Toekenningsbesluit. Indien het bezwaar genoemd in artikel 2.5 gegrond wordt verklaard wordt de Financiering (per direct) hieraan aangepast.
2.7 Indien sprake is van een persoonsgebonden Project voor jonge onderzoekers (“Young Investigator Xxxxx”) geldt dat de Financiering niet overdraagbaar is. De Financiering is
gekoppeld aan de persoon van de Projectleider (de Young Investigator) en kan niet worden overgedragen gedurende de looptijd van het Project. Indien de Projectleider de werkzaamheden beëindigt vóór afloop van de looptijd van het Project, heeft KWF Kankerbestrijding het recht tot het wijzigen, opschorten, dan wel intrekken van het Toekenningsbesluit op grond van artikel 2.3 c.
Artikel 3- Verantwoordelijkheid Hoofdinstituut
3.1 Het Hoofdinstituut treedt op als penvoerder en is aanspreekpunt voor KWF Kankerbestrijding, de Deelnemende Organisaties en andere betrokken
(buitenlandse) organisaties buiten het Projectteam voor de uitvoering van het Project.
3.2 Het Hoofdinstituut is ervoor verantwoordelijk dat het Toekenningsbesluit door alle Deelnemende Organisaties wordt ondertekend en dat het Projectteam de verplichtingen nakomt die voor het Projectteam voortvloeien uit de Voorwaarden, zoals onder andere het verzorgen van de Voortgangsrapportages.
3.3 Het Hoofdinstituut is ervoor verantwoordelijk dat de uitvoering van het Project grotendeels plaatsvindt in Nederland. Dit is ter beoordeling van KWF Kankerbestrijding.
3.4 Het Hoofdinstituut ontvangt de Financiering en is ervoor verantwoordelijk dat (een gedeelte van) de Financiering aan de daarvoor in aanmerking komende Deelnemende Organisatie(s) wordt uitgekeerd.
3.5 Het Hoofdinstituut draagt zorg voor het voeren van een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de Financiering conform de Voorwaarden en is financieel eindverantwoordelijk voor het Project. Het Hoofdinstituut wordt hierin bijgestaan door de Financieel contactpersoon.
3.6 Het Hoofdinstituut is verantwoordelijk voor het realiseren van de Cofinanciering en de Eigen bijdrage van het Projectteam. KWF Kankerbestrijding financiert uitsluitend de in het Toekenningsbesluit vermelde personele en overige kosten tot het maximale bedrag conform de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting.
3.7 Het Hoofdinstituut ziet erop toe dat het Projectteam het Project uitvoert volgens alle toepasselijke nationale en internationale wetten, regelingen en gedragscodes, waaronder de Gedragscode Goed Gebruik 2011, de Gedragscode Gezondheidsonderzoek, de Gedragscode Wetenschapsbeoefening 2014 en de Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling 2012. Het Hoofdinstituut garandeert dat het Projectteam in het bezit is van alle wettelijke vereiste autorisaties en documentatie, zoals de goedkeuringen van de Medisch Ethische toetsingscommissie (METc), de Centrale Commissie Dierproeven (CCD) en de Centrale Commissie Medisch Onderzoek (CCMO) alvorens gestart wordt met het mensgebonden- of proefdieronderzoek en alle andere documenten die van belang zijn voor een goede uitvoering van het Project. Indien sprake is van een afwijking in toepassing van dit artikel door een lid van het Projectteam is het Hoofdinstituut verplicht KWF Kankerbestrijding hierover zo spoedig mogelijk te informeren.
3.8 Voor het Hoofdinstituut geldt een verplichting tot redelijke inspanning ervoor zorg te dragen dat het Projectteam het Project volgens FAIR Data principes
(Findable, Accessible, Interoperable and Re-usable) uitvoert.
3.9 Het Hoofdinstituut is verantwoordelijk voor het direct doorgeven van relevante wijzigingen betreffende de (gedelegeerd) Bestuurlijk verantwoordelijke(n) en de Financieel contactpersoon van het Hoofdinstituut aan KWF Kankerbestrijding.
3.10 Indien en voor zover de door KWF Kankerbestrijding gefinancierde activiteiten schadelijke gevolgen voor (een) Deelnemende Organisatie(s) of derden met zich mee kunnen brengen – zoals bijvoorbeeld bij patiëntenonderzoek – dien(t)(en) de
Deelnemende Organisatie(s) zich afdoende tegen de risico’s van eventuele aanspraken te verzekeren en wordt KWF Kankerbestrijding van elke aansprakelijkheid terzake gevrijwaard.
Artikel 4- Aanstelling personeel en looptijd van het Project
4.1 De looptijd van een Project bedraagt een periode van maximaal het aantal maanden zoals vermeld in het Toekenningsbesluit gerekend vanaf de startdatum van het Project.
4.2 Voorafgaand aan de start van het Project dient de Financieel contactpersoon de aangestelde Wetenschappelijke projectmedewerker(s) Schriftelijk aan te melden bij KWF Kankerbestrijding. De startdatum is gelijk aan de datum van de aanstelling van de eerst startende Wetenschappelijke projectmedewerker op het Project.
4.3 Wanneer uitsluitend niet-wetenschappelijk personeel en/of materiële kosten worden opgevoerd in de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting, dan wordt de startdatum van het Project vastgesteld in overleg met KWF Kankerbestrijding.
4.4 Het Project dient uiterlijk zes (6) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit te zijn gestart en de Projectleider dient dan aan alle startcondities te hebben voldaan. De startdatum is altijd de 1e van een maand.
4.5 Indien het voor de Projectleider niet mogelijk blijkt te zijn om uiterlijk binnen de periode zoals vermeld in het vorige lid met het Project te starten, of aan alle startcondities te voldoen, dan kan de Projectleider een met gegronde redenen omkleed Schriftelijk verzoek indienen tot uitstel van de startdatum of het voldoen aan de startcondities met maximaal zes (6) maanden tot een periode van maximaal één (1) jaar na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit. Het verzoek tot uitstel van de startdatum of het voldoen aan de startcondities moet uiterlijk vijf (5) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit worden ingediend. Voor uitstel van de startdatum of het voldoen aan de startcondities is de Schriftelijke goedkeuring van KWF Kankerbestrijding vereist. Indien deze goedkeuring niet wordt verleend door KWF Kankerbestrijding of niet aan de voorwaarden voor het starten van een Project is voldaan volgt de intrekking van het Toekenningsbesluit op grond van artikel 2.3 a. De Projectleider kan vervolgens opnieuw een Projectvoorstel indienen bij KWF Kankerbestrijding.
4.6 Gedurende de looptijd van het Project dient ten minste één Wetenschappelijke projectmedewerker voor 0,5 FTE per jaar te zijn aangesteld bij een Deelnemende Organisatie.
4.7 Indien sprake is van een persoonsgebonden Project voor jonge onderzoekers geldt dat de Projectleider ten minste voor 0,5 FTE per jaar, gedurende de looptijd van het Project, moet zijn aangesteld bij het Hoofdinstituut.
4.8 Indien sprake is van een Uniek Hoog Risico Project geldt het vereiste dat ten minste één Wetenschappelijke projectmedewerker voor 0,5 FTE per jaar moet zijn aangesteld, gedurende de looptijd van het Project, niet.
4.9 Indien sprake is van een buitenlandstage van een Wetenschappelijke projectmedewerker, gedurende de looptijd van het Project, blijft de betreffende medewerker in dienst van de Nederlandse not-for-profit Deelnemende Organisatie. De startdatum van de buitenlandstage moet liggen in de eerste helft van de looptijd van het Project. De buitenlandstage moet ten minste één (1) maand en mag maximaal vierentwintig (24) maanden duren en moet in zijn geheel vallen binnen de maximale looptijd van het Project gerekend vanaf de startdatum.
4.10 Het Toekenningsbesluit dient door de Projectleider en de (gedelegeerd) Bestuurlijk verantwoordelijke(n) van zowel het Hoofdinstituut als de Deelnemende Organisatie(s) ondertekend en retour gestuurd aan, ontvangen en bevestigd door KWF Kankerbestrijding te worden. Het betreft een origineel ondertekend – dus geen digitaal ondertekend - exemplaar van het Toekenningsbesluit.
Artikel 5- De Financiering
5.1 KWF Kankerbestrijding levert een financiële bijdrage aan het Project en vergoedt niet het gehele Project. Indien sprake is van Cofinanciering en/of Eigen bijdrage dan
dient dit in de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting specifiek zichtbaar te worden gemaakt.
5.2 KWF Kankerbestrijding gaat over tot uitbetaling van de Financiering indien aan de Voorwaarden en alle, in het Toekenningsbesluit beschreven, startcondities is voldaan en het Project is gestart.
5.3 Financiering van het Project door KWF Kankerbestrijding wordt toegekend conform de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting (inclusief
BTW). Daarmee is de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting per Project de basis voor de financiële verantwoording van de werkelijk gemaakte kosten en dient de inrichting hiervan aan te sluiten op de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting.
5.4 De kosten die voor financiering (subcategorieën binnen de projectbegroting) in aanmerking komen zijn:
a. Personele kosten en persoonlijk budget;
b. Open access publicatiekosten;
c. Materiaalkosten;
d. Apparatuurkosten1;
e. Kosten serviceverlenende partijen;
f. Reis- en verblijfkosten buitenlandstage;
g. Kosten activiteiten patiëntenparticipatie.
Voor een nadere uitwerking van de kosten die voor financiering in aanmerking komen, wordt verwezen naar de artikelen 6 tot en met 15 van het Herzien Financieel Reglement 2016 (versie december 2016).
5.5 Personele kosten worden in de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting gebaseerd op de CAO-Nederlandse Universiteiten (salarisschalen NWO) voor zowel het wetenschappelijke als ondersteunend personeel van bij het Project betrokken (internationale) Deelnemende Organisaties.
5.6 De kosten die niet voor financiering in aanmerking komen, zijn:
a. Indirecte kosten zoals personele lasten, zoals die van projectbegeleiding, de overheadkosten op centraal-, facultair- en/of vakgroep niveau;
b. De inzet van FTE van zowel Wetenschappelijke projectmedewerkers als niet- wetenschappelijke projectmedewerkers, die aangesteld zijn op het Project, voor het verrichten van administratieve- of onderwijstaken, het leidinggeven aan andere projecten of taken in het kader van patiëntenzorg;
c. Huisvestings- en kantoorkosten;
d. Werkgevers en intentieverklaringen;
e. Kosten voor aanvraag, instandhouding en overdracht van octrooien;
1 KWF Kankerbestrijding kan (op advies van de KWF Adviesraad) besluiten om in uitzonderlijke omstandigheden apparatuurkosten te vergoeden.
f. Kosten van infrastructurele voorzieningen, zoals de inrichting van laboratoria tenzij deze in de projectbegroting onder apparatuurkosten is goedgekeurd en toegekend;
g. Kosten voor aanschaf en afschrijving voor algemene laboratorium apparatuur2 (bijvoorbeeld een Flow cytometer en microscopen);
h. Generieke software;
i.Kosten voor desktop computers, laptops, notebooks en dergelijke voor administratieve doeleinden;
x.Xxxxxx verbonden aan accountantscontroles;
k. Kosten aanvragen projectvergunning Centrale Commissie Dierproeven (CCD).
5.7 De Financiering wordt ter beschikking gesteld aan het Hoofdinstituut en zal gedurende de looptijd van het Project niet worden aangepast, tenzij sprake is van een situatie zoals is beschreven in artikel 2.3.
5.8 KWF Kankerbestrijding zal 90% van de Financiering als voorschot uitbetalen (per kwartaal achteraf uitgekeerd gerekend vanaf de startdatum) en 10% van de Financiering reserveren. Indien de goedgekeurde projectbegroting geheel is besteed, zal de gereserveerde 10% worden uitgekeerd nadat de Eindrapportage door KWF Kankerbestrijding, op basis van het advies van de (beoordelingscommissie van de) KWF Adviesraad, is goedgekeurd.
5.9 Indien na afloop van de looptijd van het Project sprake is van niet bestede, dan wel niet rechtmatig bestede gelden, van de betreffende subcategorieën, worden deze door KWF Kankerbestrijding verrekend met de gereserveerde 10% of, indien de niet bestede dan wel niet rechtmatige bestede gelden hoger zijn dan de gereserveerde 10%, worden deze verrekend met de eerstvolgende betaling van lopende Projecten bij het Hoofdinstituut. Indien er geen lopende Projecten zijn om mee te verrekenen, dient het Hoofdinstituut de niet bestede dan wel niet rechtmatig bestede gelden binnen 30 dagen na schrijven van KWF Kankerbestrijding te retourneren op bankrekening XX00XXXX0000000000 van KWF Kankerbestrijding o.v.v. “Retour plus projectnummer”. Voor alle situaties geldt dat verrekening/terugvordering plaatsvindt nadat de Eindrapportage door KWF Kankerbestrijding, op basis van het advies van de (beoordelingscommissie van de) KWF Adviesraad, is goedgekeurd.
5.10 De maximale duur van de Financiering beloopt een periode van maximaal de looptijd van het Project zoals is vermeld in het Toekenningsbesluit en gerekend vanaf de startdatum van het Project.
5.11 Indien een Project gerekend vanaf de startdatum een looptijd heeft van ten minste vierentwintig (24) maanden, dan kan uiterlijk twaalf (12) maanden voor de afloop van de looptijd van het Project een Schriftelijk verzoek worden ingediend door de Projectleider bij KWF Kankerbestrijding voor een verlenging van de looptijd met een periode van maximaal twaalf (12) maanden.
Artikel 6- Projectbeheer
6.1 KWF Kankerbestrijding behoudt zich het recht voor om onderzoek te verrichten, dan wel te laten verrichten bij de Deelnemende Organisaties naar de wijze van besteding van de Financiering. Deelnemende Organisaties zullen onverwijld alle gevraagde
2 KWF Kankerbestrijding kan (op advies van de KWF Adviesraad) besluiten om in uitzonderlijke omstandigheden deze kosten te vergoeden.
medewerking verlenen aan dit onderzoek. Op grond van de uitkomst van dit onderzoek kan KWF Kankerbestrijding het Toekenningsbesluit wijzigen conform artikel 2.3 b.
6.2 De Financieel contactpersoon draagt er zorg voor dat de (aangestelde) Wetenschappelijke projectmedewerker(s) van alle Deelnemende Organisaties aangemeld worden zoals is vermeld in artikel 4.2 en geeft tevens eventuele personeelswijzigingen door inclusief een tijdelijke uitval van een Wetenschappelijke projectmedewerker wegens onder andere zwangerschapsverlof of langdurige ziekte. Dit dient de Financieel contactpersoon Schriftelijk te melden aan KWF Kankerbestrijding.
6.3 De Financieel contactpersoon en de Projectleider hebben de plicht om direct wijzigingen in de samenstelling van het Projectteam of significante wijzigingen in de uitvoering van het Project Schriftelijk te melden aan KWF Kankerbestrijding. Dit betekent dat het Toekenningsbesluit kan worden gewijzigd conform artikel 2.3 c.
6.4 Indien de Projectleider de uitvoering van het Project in overeenstemming met het Hoofdinstituut wenst voort te zetten in dienst van een ander instituut, dan is hiervoor de Schriftelijke goedkeuring van KWF Kankerbestrijding vereist. Dit betekent dat het Hoofdinstituut wordt gewijzigd en het Toekenningsbesluit zal worden gewijzigd conform artikel 2.3 c. Een goedkeuring van de (beoordelingscommissie van de) KWF Adviesraad kan hier deel van uitmaken. Een verzoek hiertoe moet door de Projectleider uiterlijk drie (3) maanden voor de verhuizing van de Projectleider naar een ander instituut Schriftelijk worden ingediend bij KWF Kankerbestrijding.
6.5 De Financieel contactpersoon en/of het Hoofdinstituut stelt KWF Kankerbestrijding direct Schriftelijk in kennis zodra de eventuele Cofinanciering en/of Eigen bijdrage wijzigt dan wel wegvalt of dat de Projectleider respectievelijk het Hoofdinstituut voor het Project van derden extra gelden ontvangt respectievelijk toegezegd krijgt. Deze omstandigheid vormt een reden voor KWF Kankerbestrijding om het door haar genomen Toekenningsbesluit opnieuw te bezien. Een en ander op grond van
artikel 2.3 d.
Artikel 7- Rapportages
7.1 In een eerste persoonlijk gesprek, na dagtekening van het Toekenningsbesluit, tussen KWF Kankerbestrijding en de Projectleider worden contact- en evaluatiemomenten en milestones vastgelegd die deel uitmaken van de monitoring van de voortgang van het Project. De voortgang van het Project wordt vastgelegd in Voortgangsrapportages. Daarnaast worden de momenten bepaald waarop een definitieve beslissing wordt genomen of de Financiering kan worden voortgezet. Voor het nemen van dit besluit wordt getoetst of het Project aan alle eisen voldoet voor deze voortzetting. De afspraken gemaakt in het persoonlijk gesprek worden Schriftelijk vastgelegd en zijn onderdeel van de Voorwaarden.
7.2 Een Voortgangsrapportage wordt op verzoek van KWF Kankerbestrijding ingediend door de Projectleider via het daarvoor beschikbaar gestelde formulier.
7.3 Een Eindrapportage wordt uiterlijk drie (3) maanden na afloop van de looptijd van het Project bij KWF Kankerbestrijding ingediend door de Projectleider via het daarvoor beschikbaar gestelde formulier. Uitstel van indiening van de Eindrapportage tot uiterlijk twaalf (12) maanden na afloop van de looptijd van het Project is alleen mogelijk na Schriftelijke goedkeuring door KWF Kankerbestrijding van een daartoe door de Projectleider Schriftelijk ingediend verzoek. Een verzoek tot uitstel van het indienen van de Eindrapportage dient ten minste één (1) maand voor afloop van de looptijd van het Project Schriftelijk te worden ingediend bij KWF Kankerbestrijding. Uitstel wordt onder andere niet verleend voor het publiceren van Resultaten en voor
het uitvoeren van uitgebreide data-analyses. Voor het afronden van projectactiviteiten dient verlenging van de looptijd van het Project te worden aangevraagd zoals beschreven in artikel 5.11.
7.4 Bij het niet tijdig indienen van de gevraagde rapportage en/of het niet ontvangen van een goedkeuring van de gevraagde rapportage door de (beoordelingscommissie van de) KWF Adviesraad heeft KWF Kankerbestrijding het recht (een deel van) de Financiering in te trekken conform de artikelen 2.3 a en 2.3 e. Indien het de Eindrapportage betreft zal KWF Kankerbestrijding de gereserveerde 10% vermeld in artikel 5.8 inhouden.
7.5 Bij het niet tijdig indienen van de Eindrapportage heeft KWF Kankerbestrijding het recht de financiering van nieuwe projectvoorstellen afkomstig van de Deelnemende Organisatie(s) op te schorten totdat de Eindrapportage is ingediend en goedgekeurd. Dit geldt tevens indien er nog Eindrapportages van eerdere Projecten die niet tijdig zijn ingediend en nog moeten worden ingediend.
Artikel 8- Financiële verantwoording
8.1 Het Hoofdinstituut dient ieder jaar voor 1 juni een financiële verantwoording in bij KWF Kankerbestrijding, waarbij de Projecten duidelijk zijn gesplitst in enerzijds lopende en anderzijds afgeronde Projecten. Het Hoofdinstituut is vrij om de financiële verantwoording van afgeronde Projecten eerder bij KWF Kankerbestrijding in te dienen. Voor een nadere uitwerking van de splitsing in de lopende en afgeronde Projecten wordt verwezen naar artikel 21 van het Herzien Financieel Reglement 2016 (versie december 2016).
8.2 De afgeronde en voortijdig beëindigde Projecten dienen vergezeld te gaan van een goedkeurende controleverklaring van een accountant met certificerende bevoegdheid. De controleverklaring dient uiterlijk achttien (18) maanden na afloop van de looptijd van het Project te zijn ingediend bij KWF Kankerbestrijding. Indien er geen controleverklaring of geen goedkeurende controleverklaring is ontvangen, behoudt KWF Kankerbestrijding zich het recht voor de totale Financiering terug te vorderen. Een en ander op grond van artikel 2.3 d.
8.3 De accountant – met certificerende bevoegdheid – van het Hoofdinstituut controleert de juistheid van de besteding van de Financiering, de Cofinanciering en/of Eigen bijdrage van het Projectteam in overeenstemming met het Herzien Controleprotocol KWF Kankerbestrijding 2016 (versie december 2016). De kosten verbonden aan de accountantscontrole komen niet voor financiering in aanmerking.
8.4 De (gedelegeerd) Bestuurlijk verantwoordelijke van het Hoofdinstituut ondertekent de financiële verantwoording.
8.5 KWF Kankerbestrijding behoudt zich te allen tijde het recht voor om op kosten van KWF Kankerbestrijding een review op de verrichte accountantscontrole dan wel een extra accountantscontrole uit te laten voeren.
Artikel 9- Medewerking Projectteam
9.1 Het Projectteam verleent op verzoek van KWF Kankerbestrijding medewerking aan activiteiten van KWF Kankerbestrijding die gericht zijn op de werving van gelden voor de financiering van onderzoek en/of gericht zijn op de voorlichting over onderzoeksresultaten.
9.2 De Projectleider of andere bij het Projectteam betrokken Wetenschappelijke projectmedewerkers treden op verzoek van KWF Kankerbestrijding op als referent ten behoeve van de beoordeling van andere Projectvoorstellen.
Artikel 10- Fondsenwerving
10.1 De Projectleider en/of het Hoofdinstituut informeren KWF Kankerbestrijding direct over voornemens voor eigen fondsenwerving of medewerking aan fondsenwerving van andere organisaties door Deelnemende Organisaties.
10.2 De Projectleider en het Hoofdinstituut dragen er zorg voor dat de fondsenwervende activiteiten vermeld in artikel 10.1 niet conflicteren met de fondsenwervende activiteiten van KWF Kankerbestrijding, noch met haar doelstelling en missie.
Artikel 11- Informatie en Geheimhouding
11.1 De Projectleider verstrekt KWF Kankerbestrijding gevraagd en ongevraagd alle voor KWF Kankerbestrijding relevante informatie met betrekking tot het Project.
11.2 De Deelnemende Organisatie die vertrouwelijke informatie – als zodanig bekend gemaakt – die door KWF Kankerbestrijding is verstrekt, openbaar wil maken, dient hiervoor vooraf Schriftelijke toestemming van KWF Kankerbestrijding te verkrijgen.
11.3 De Projectleider, het Projectteam, het Hoofdinstituut en andere Deelnemende Organisaties verklaren zich akkoord met de publicatie van de projectgegevens3 op de website van KWF Kankerbestrijding, op internationale kankeronderzoek websites, waaronder de website ‘International Cancer Research Partnership’ (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx), in het jaarverslag en andere publicaties van KWF Kankerbestrijding.
11.4 KWF Kankerbestrijding behoudt zich het recht voor de codering voor de classificatie van het Project gehanteerd door de Projectleider aan te passen aan de codering van
de classificatie van het Project volgens de regels van de ‘International Cancer Research Partnership’.
11.5 De Projectleider, het Projectteam, het Hoofdinstituut en andere Deelnemende Organisaties verklaren zich akkoord met het gebruik van de gegevens van het Projectvoorstel door de leden van de (beoordelingscommissies en de Prioriteringsvergadering van de) KWF Adviesraad en referenten voor de beoordeling van het Projectvoorstel alsmede ten behoeve van portefeuilleanalyses. De leden van de (beoordelingscommissies en de Prioriteringsvergadering van de)
KWF Adviesraad en de referenten zijn eraan gehouden om zorgvuldig met de (persoons)gegevens van het Projectvoorstel om te gaan, onder andere door het in acht nemen van de vertrouwelijkheid en het vermijden van belangenverstrengeling.
11.6 De Projectleider ziet erop toe dat er geen vertrouwelijke gegevens worden opgenomen in de in artikel 11.3 genoemde projectgegevens, die mogelijke toekomstige bescherming van de Resultaten in de weg staan.
Artikel 12- Publicaties r Presentaties r Naamgebruik en Logogebruik
12.1 De Projectleider en het Hoofdinstituut zullen de zichtbaarheid van KWF Kankerbestrijding als (mede) financier van het Project bij het Projectteam, derden en het algemeen publiek garanderen.
12.2 De Projectleider en het Hoofdinstituut dragen er zorg voor dat bij de uitvoering, verslaglegging en alle publicaties, persberichten en presentaties van de Resultaten van het Project wordt opgenomen, dat het Project wordt uitgevoerd middels een financiële bijdrage van KWF Kankerbestrijding en dat de vermelding van de naam en het gebruik
3 Onder projectgegevens vallen de titel van het Project, de naam van de Projectleider en samenstelling van het Projectteam, het Hoofdinstituut, de Cofinanciers en Adviseurs en de Nederlandse en Engelse samenvattingen van het Project.
van het logo van KWF Kankerbestrijding conform de richtlijnen van KWF Kankerbestrijding geschiedt.
12.3 De Projectleider en het Hoofdinstituut stellen KWF Kankerbestrijding waar mogelijk en in ieder geval direct na openbaarmaking in kennis van alle publicaties, persberichten en presentaties van de Resultaten van het Project.
12.4 De Projectleider en het Hoofdinstituut dragen er zorg voor dat publicatie van Resultaten van het Project niet conflicteert met de strategie rondom het intellectueel eigendomsrecht zoals beschreven in het Projectvoorstel. Zie hiervoor ook artikel 14.
12.5 De Projectleider draagt er zorg voor, indien de Resultaten niet reeds in een open access journal gepubliceerd zijn, dat een kopie van de voor publicatie goedgekeurde finale versie van artikelen gerelateerd aan het Project zo spoedig mogelijk, echter uiterlijk twaalf (12) maanden na publicatie, beschikbaar wordt gesteld in een online open access repository.
12.6 De Projectleider en het Hoofdinstituut dragen er zorg voor dat de naam en het logo van KWF Kankerbestrijding vermeld worden bij de werving van personeel ten behoeve van het Project.
Artikel 13- Privacy
Het Projectteam zal te allen tijde handelen in overeenstemming met de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het Privacy statement van KWF Kankerbestrijding stellen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en privacy van alle betrokkenen bij het Project. Deze verplichting strekt zich tevens uit tot de persoonlijke gegevens die worden ontvangen van derden. Het Privacy statement KWF Kankerbestrijding is beschikbaar via de website xxx.xxx.xx.
Artikel 14- Intellectueel Eigendomsrecht en Valorisatieactiviteiten
14.1 Voor Deelnemende Organisaties geldt de verplichting tot een redelijke inspanning voor Disseminatie, Implementatie en toepassing van Resultaten door professionals (inclusief anti-shelving en een optimale beschikbaarheid van de Resultaten voor patiënten, onderzoekers, zorgverleners en anderen).
14.2 Het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht rust bij de organisatie van de medewerker die op het moment van het voortbrengen van het Resultaat diens werkgever is.
14.3 Indien een Resultaat is voortgebracht door meerdere medewerkers met verschillende werkgevers dan is er sprake van een gedeeld Foreground Intellectueel Eigendomsrecht welke verdeling is gebaseerd op de bijdrage van de medewerkers aan de totstandkoming van het Resultaat.
14.4 De primaire verantwoordelijkheid voor Valorisatieactiviteiten ligt bij de houder van het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht. Indien sprake is van een gedeeld Foreground Intellectueel Eigendomsrecht wordt in goed onderling overleg bepaald wie voor de Valorisatieactiviteiten verantwoordelijk is. KWF Kankerbestrijding wordt hierover geïnformeerd zodra dit mogelijk is.
14.5 Leden van het Projectteam betrekken hun TTO gedurende en na afloop van de looptijd van het Project bij het schrijven van ontwikkelplannen en het uitvoeren van Valorisatieactiviteiten.
14.6 De houder van het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht heeft het recht het Resultaat te beschermen en te dissemineren voor eigen rekening en risico.
14.7 De Disseminatie van Resultaten mag de bescherming van het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht niet in de weg staan.
14.8 De leden van het Projectteam en de betrokken TTO’s leggen afspraken vast over de uitsteltermijn van publicaties ten behoeve van de bescherming van Foreground Intellectueel Eigendomsrecht. De Disseminatie of Implementatie mag niet meer dan honderdtwintig (120) dagen worden uitgesteld, gerekend vanaf de voorgenomen datum van Disseminatie of Implementatie.
14.9 Deelnemende Organisaties verstrekken elkaar om niet het gebruiksrecht van Background Intellectueel Eigendomsrecht voor zover nodig voor de uitvoering van het Project conform de afspraken die zijn vastgelegd voorafgaande aan de indiening van het Projectvoorstel.
14.10 Deelnemende Organisaties verstrekken elkaar om niet het gebruiksrecht van ieders voortgebracht Resultaat gedurende en zover nodig voor de uitvoering van het Project. De Resultaten mogen tevens voor niet-commerciële onderzoeksactiviteiten en onderwijs worden gebruikt zowel tijdens als na afloop van de looptijd van het Project.
14.11 Licensering en overdracht van Foreground Intellectueel Eigendomsrecht tussen Deelnemende Organisaties of derden geschiedt tegen een marktconforme vergoeding met uitzondering van het bepaalde in artikel 14.10.
14.12 Deelnemende Organisaties zijn verplicht KWF Kankerbestrijding op de hoogte te stellen van iedere vorm van bescherming van Foreground Intellectueel Eigendomsrecht, het niet in stand houden van een bescherming en/of het vermarkten van een Resultaat en de eventuele revenuen die zij daaruit genereren. KWF Kankerbestrijding heeft het recht daartoe rapportages op te vragen.
14.13 Indien sprake is van revenuen voortkomend uit het Resultaat voor een Deelnemende Organisatie en eventuele dochterondernemingen - na aftrek van de kosten voor de bescherming van het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht - is de Deelnemende Organisatie verplicht tenminste dertig procent (30%) van de revenuen te herinvesteren in het oncologisch onderzoek dat wordt uitgevoerd binnen de Deelnemende Organisatie.
14.14 In aansluiting op artikel 14.13 heeft KWF Kankerbestrijding het recht om bij (uitzicht op) revenuen voortkomend uit het Resultaat, tijdens, dan wel uiterlijk binnen twee (2) jaar na afloop van de looptijd van het Project, te besluiten de Financiering terug te vorderen op basis van de gegenereerde revenuen na aftrek van de kosten voor de bescherming van het Foreground Intellectueel Eigendomsrecht. Bij dit besluit zal KWF Kankerbestrijding de condities tot terugvordering vaststellen.
14.15 Iedere vorm van aansprakelijkheid van KWF Kankerbestrijding wordt uitgesloten, indien deze aansprakelijkheid voortvloeit uit een gebruik van c.q. inbreuk op Background- en/of Foreground Intellectueel Eigendomsrecht van (een) Deelnemende Organisatie(s) en derden tijdens of na de uitvoering van het Project.
Artikel 15- Aanvullende voorwaarden financieringsvorm “consortia”
15.1 Een Consortiumovereenkomst is verplicht voor Projecten binnen de financieringsvorm ”consortia”. Een (concept) Consortiumovereenkomst moet voldoen aan de Voorwaarden, wordt aantoonbaar opgesteld in samenspraak met de TTO’s en wordt na de goedkeuring door KWF Kankerbestrijding ondertekend door alle Deelnemende Organisaties. KWF Kankerbestrijding is geen partij bij de Consortiumovereenkomst, maar verkrijgt wel volledige inzage in de (concept c.q. gewijzigde) Consortiumovereenkomst om te beoordelen of deze overeenkomst in overeenstemming is met de Voorwaarden. KWF Kankerbestrijding stelt als handvat een model voor een (concept c.q. gewijzigde) Consortiumovereenkomst beschikbaar via de website xxx.xxx.xx.
15.2 Een of meerdere reeds bestaande contracten kunnen volstaan als
Consortiumovereenkomst mits deze voldoet/voldoen aan de Voorwaarden en door KWF Kankerbestrijding is/zijn goedgekeurd. Indien deze contracten niet volledig voldoen aan de Voorwaarden dan heeft KWF Kankerbestrijding het recht om aanvullende eisen te stellen aan de Deelnemende Organisaties.
15.3 De door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde Consortiumovereenkomst of een of meerdere reeds bestaande contracten wordt/worden na afloop van de looptijd van het Project aangevuld met de Schriftelijke vastlegging van de Resultaten en de verdeling van het eigendom van de Resultaten in de vorm van een addendum. Dit addendum maakt onderdeel uit van de Eindrapportage en moet worden goedgekeurd door KWF Kankerbestrijding.
15.4 De concept Consortiumovereenkomst of een of meerdere reeds bestaande contracten moet(en) uiterlijk vier (4) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit ter goedkeuring worden voorgelegd aan KWF Kankerbestrijding. Na goedkeuring door KWF Kankerbestrijding moet de Consortiumovereenkomst door alle Deelnemende Organisaties ondertekend worden, alvorens het Project kan starten. In het geval van een of meerdere reeds bestaande contracten, dien(t)en deze goedgekeurd te zijn door KWF Kankerbestrijding en aan eventuele aanvullende eisen die door KWF Kankerbestrijding worden gesteld te zijn voldaan, alvorens het Project kan starten.
15.5 Eventuele wijzigingen in de Consortiumovereenkomst of in een of meerdere reeds bestaande contracten of in het in artikel 15.3 genoemde addendum moeten uiterlijk twee (2) maanden voor de beoogde ingangsdatum van de wijzigingen ter goedkeuring worden voorgelegd aan KWF Kankerbestrijding. KWF Kankerbestrijding stelt het Hoofdinstituut Schriftelijk op de hoogte over de uitkomst van de beoordeling en eventuele aanvullende eisen die door KWF Kankerbestrijding worden gesteld. KWF Kankerbestrijding behoudt zich bij de beoordeling het recht voor het Toekenningsbesluit te wijzigen, op te schorten, dan wel in te trekken op grond van artikel 2.3 d.
15.6 In het geval de aard van een Project dusdanig is dat een Consortiumovereenkomst niet kan voldoen aan de Voorwaarden kan KWF Kankerbestrijding bepalen dat er voor het Project een Samenwerkingsovereenkomst moet worden gesloten waar KWF Kankerbestrijding als partij deel van uitmaakt.
Artikel 16 – Toepasselijk recht
Op het Toekenningsbesluit en de Voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
Bijlagen:
Herzien Financieel Reglement KWF Kankerbestrijding 2016 (versie december 2016) Herzien Controleprotocol KWF Kankerbestrijding 2016 (versie december 2016)