Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Opdrachtdocument VGC2022/DFBA/Aankoop/EDV/7
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de restauratie van het
kunstwerk ‘Stapeling’ in gemeenschapscentrum De Kriekelaar
CPV- code: 92311000-4
De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.
Uiterste indieningsdatum van de offerte: donderdag 28 april 2022 om 11u15.
De offerte wordt via e-mail gestuurd naar xxxxxxx@xxx.xx (meer info: punt 3.7 – Indiening van de offerte).
Inhoud
5
VRAGEN EN INLICHTINGEN BIJ DIT OPDRACHTDOCUMENT 5
HIËRARCHIE XXX XX XXXXXXXXXXX 0
7
1.1 BESCHRIJVING XXX XX XXXXXXXX 0
1.2 DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST 7
1.3 TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 7
1.3.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN 7
1.3.2 TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN 8
2 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN
9
2.1 SITUERING XXX XX XXXXXXXX 0
2.2 OMSCHRIJVING XXX XX XXXXXXXX 0
2.2.1 DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT 9
2.2.2 TIMING XXX XX XXXXXXXX 00
2.2.3 HUIDIGE CONDITIE VAN HET KUNSTWERK 10
2.2.4 KENMERKEN VAN HET KUNSTWERK 10
11
3.4 VOORWAARDEN VOOR SELECTIE 12
3.6.2 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE 16
3.6.3 DOCUMENTEN VOOR BEOORDELING OP BASIS VAN GUNNINGSCRITERIUM 1 T.E.M. 2 17
3.6.5 GEBRUIK VAN ONDERAANNEMERS 17
3.6.6 COMBINATIE VAN ONDERNEMERS 18
3.7 INDIENING XXX XX XXXXXXX 00
3.7.1 UITERSTE INDIENINGSDATUM EN UUR VOOR ONTVANGST OFFERTES 19
3.7.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES 19
3.7.3 ONDERTEKENING XXX XX XXXXXXXX 00
21
4.6 CONTROLE EN TOEZICHT OP DE OPDRACHT 21
4.7.1 NAZICHT EN OPLEVERING 22
24
BIJLAGE ONDERTEKENINGSBEVOEGDHEID PER RECHTSVORM 24
BIJLAGE VOLMACHT VOOR DE ONDERTEKENING VAN DE OFFERTE 24
BIJLAGE BEOORDELING GUNNINGSCRITERIA 24
VRAGEN EN INLICHTINGEN BIJ DIT OPDRACHTDOCUMENT
Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan gesteld worden via e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx. De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op 21 april 2022.
De aanbestedende overheid zal, ten laatste 6 kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden op de gestelde vragen via mail bezorgen aan alle kandidaat-inschrijvers.
PLAATSBEZOEK
De inschrijver is verplicht om een plaatsbezoek uit te voeren aan het gemeenschapscentrum De Kriekelaar om een geldige offerte te kunnen indienen.
Een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid begeleidt de geïnteresseerde firma’s bij hun
bezoek. De datum en uur van het plaatsbezoek is als volgt vastgelegd:
Dinsdag 19 april om 11 uur.
Kandidaat-inschrijvers bevestigen hun aanwezigheid uiterlijk 2 werkdagen voor de datum van het plaatsbezoek aan:
Els Xx Xxxxx – xxx.xxxxxxx@xxx.xx
ONDERHANDELINGEN
De hoogst gerangschikte inschrijvers (minimaal 3, voor zover er voldoende offertes worden ingediend) zullen uitgenodigd worden voor onderhandelingen.
De onderhandelingen hebben plaats in de lokalen van de opdrachtgever, Emile Jacqmainlaan 135 te 0000 Xxxxxxx of via een digitaal overleg, tussen 16 mei en 27 mei. De exacte dag en het uur worden aan de inschrijvers meegedeeld binnen de 5 dagen na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
HIËRARCHIE VAN DE VOORWAARDEN
De bepalingen van het opdrachtdocument hebben voorrang op alle andere bepalingen van het contract. In geval van inconsistentie tussen de algemene en de bijzondere voorwaarden van de opdrachtnemer
t.o.v. de clausules van dit opdrachtdocument, zullen de clausules van dit opdrachtdocument voorrang hebben.
1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT
1.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.
De opdracht betreft de restauratie van het kunstwerk ‘Stapeling’ in gemeenschapscentrum De
Kriekelaar.
De opdracht is uitgebreid omschreven in punt 2 “Technische en functionele bepalingen” van dit
opdrachtdocument.
De opdracht omvat één enkel perceel.
1.2 DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST
De opdracht gaat van start op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de gunningsbrief en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd en uiterlijk op 15 september 2022.
1.3 TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1.3.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.
a) regelgeving overheidsopdrachten
- wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
- koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017;
- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013;
- wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessie van 17 juni 2013;
- alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van verzending van de uitnodiging tot het indienen van een offerte;
- alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht.
De wetten en besluiten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
b) Milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Onder sociaal- en arbeidsrecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten wordt onder meer verstaan:
Het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader van het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;
De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
1.3.2 TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN
- het onderhavig opdrachtdocument VGC 2022/DFBA/Aankoop/EDV/7
- de goedgekeurde offerte
2 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN
2.1 SITUERING VAN DE OPDRACHT
Stapeling is een schilderwerk van Xxxxxxxx Xxx Xxxxx op de buitenkant van de liftkoker van Gemeenschapscentrum De Kriekelaar. Het betreft verschillende kleurvlakken en een goud- en zilvervlak op een grijze achtergrond, verdeeld over de voorkant en de twee zijkanten van de liftkoker. Het onderste vlak is bordverf waar op getekend kan worden.
2.2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De opdracht betreft herschilderen van ‘Stapeling’, een kunstwerk in de publieke ruimte van Xxxxxxxx Xxx Xxxxx, in exact dezelfde kleuren en formaten. Het doel is om het kunstwerk terug te brengen in exact dezelfde conditiestaat van bij de plaatsing in 2009.
2.2.1 DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT
• Ondergrond nakijken en herstellen waar nodig.
• Voorbereiden, uitvoeren en afwerken van het schilderwerk met een 0-tolerantiegraad voor afwijking van kleur en formaten (zie specificatie hieronder).
• Bij de keuze van de verfsoort en het bepalen van de kleuren dient er rekening gehouden te worden met:
- De kleuren dienen een zo lang mogelijke periode intact te blijven. De installatie is onderhevig aan fel zonlicht waardoor er een sterke kleurpigmentatie vereist is.
- Gebruik van zoveel mogelijk natuurlijke grondstoffen en materialen.
- De verfsoort, gebruikt bij de installatie, is:
▪ gekleurde vlakken: PAON Lin Xxxxx Xxxxxx-paint
▪ goud: iredescent Gold (fine)
▪ zilver: iredescent zilver (fine).
- Deze werden gekozen door de kunstenaar omwille van zijn specifieke kenmerken: extra mat - dekkend - duurzaam - sterke pigmentering (voor de kleurintensiteit) - sterk UV bestendig. De aanbestedende overheid tracht de exacte RAL-keuren te analyseren. Het resultaat van de analyse zal worden opgenomen in het pv ‘Verslag plaatsbezoek’. Om de juiste kleuren en kwaliteit te garanderen, adviseert de A.O. het gebruik van deze verfsoort voor de uitvoering van de opdracht.
2.2.2 TIMING VAN DE OPDRACHT
De opdracht moet klaar zijn ten laatste 15 september 2022.
2.2.3 HUIDIGE CONDITIE VAN HET KUNSTWERK
In het beton bevinden zich enkele barsten. De kleuren zijn vervaagd (niet meer de oorspronkelijke helderheid), het goud- en zilvervlak zijn geoxideerd.
2.2.4 KENMERKEN VAN HET KUNSTWERK
• Muurschildering: gekleurde vlakken in verschillende formaten en kleuren uit het herkenbare kleurenpallet van het oeuvre van de kunstenaar.
• Ondergrond: beton.
• Afmeting van het geschilderd oppervlak: hoogte: 18,74 m; breedte voorkant: 2,43 m; breedte zijkant (L/R):2,28 m
3 PLAATSING
3.1 AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx.
De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.
Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.
Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.
3.2 PLAATSINGSPROCEDURE
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij:
- zich niet bevindt in een van de verplichte uitsluitingsgronden;
- en heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.
De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte.
Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.
Indien slechts één inschrijver wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.
Indien meer dan één inschrijver weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze inschrijvers uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.
Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.
Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.
Na evaluatie van de finale offertes wordt de ondernemer aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van zijn impliciete verklaring op erewoord.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.
3.3 GUNNINGSWIJZE
De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
3.4 VOORWAARDEN VOOR SELECTIE
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitingscriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.
3.4.1 UITSLUITINGSGRONDEN
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst
- de verplichte uitsluitingsgronden
- de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden
Op de deelnemers die zich samen als een combinatie kandidaat stellen, alsook op onderaannemers en entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zien punt 3.4.2.1), mag tevens geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn.
Voor de Belgische leverancier vraagt het bestuur het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1 KB plaatsing.
Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die zich samen als een combinatie kandidaat stellen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zien punt 3.4.2.1).
Indien een verplichte of facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, mag de inschrijver bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft het bestuur, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de leverancier uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
De niet-naleving van strafrechtelijke sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure.
Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:
- het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen mannen en vrouwen;
- de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk V bis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
3.5 GUNNINGSCRITERIA
De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.
De gunningscriteria zijn de volgende:
Gunningscriterium 1: deskundigheid en ervaring Weging 30 pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van een portfolio met 2 à 3 gelijkaardige opdrachten die werden gerealiseerd en een voorstel van het team dat daadwerkelijk aan de opdracht zou werken, met vermelding van hun vaardigheden en specifieke ervaring in gelijkaardige projecten.
Gunningscriterium 2: plan van aanpak Weging 40 Pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van een plan van aanpak waarin de inschrijver beschrijft hoe hij deze opdracht zou aanpakken. Hierbij dient hij aandacht te besteden aan o.a. te gebruiken werktechnieken en materialen en aan te geven welke verf zal gebruikt worden met technische fiche. De voorkeur wordt gegeven aan een zo duurzaam mogelijke aanpak, met behoud van de initiële kleuren van het kunstwerk en met langdurige garantie voor behoud van de kleuren.
De punten voor de gunningscriteria 1 en 2 worden toegekend op basis van de intrinsieke waarde van de offerte van de bewuste inschrijver en de vergelijking met de offertes van de andere inschrijvers.
Er wordt een score tussen 0 en 5 toegekend op basis van de volgende 5-punten schaal. Om kleine verschillen aan te duiden kan de aanbestedende overheid werken met halve punten (Voorbeeld: 3,5 is tussen middelmatig en goed). De score wordt vervolgens herrekend naar de opgegeven weging van het gunningscriterium.
Beoordeling | Specificatie | Score |
Zeer goed | Het voorstel van de inschrijver overschrijdt op overtuigende wijze de vereisten van het opdrachtdocument en biedt meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 5 |
Goed | Het voorstel van de inschrijver biedt een meer dan afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument met één of enkele elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 4 |
Middelmatig | Het voorstel van de inschrijver biedt een afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument | 3 |
Ondermaats | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op één of enkele elementen | 2 |
Slecht | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op meerdere elementen | 1 |
Gunningscriterium 3: Prijs Weging 30 pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de totaalprijs voor de restauratie van het kunstwerk ‘Stapeling’ in gemeenschapscentrum De Kriekelaar, inclusief btw, aan de hand van volgende formule:
P= 30 x Pl/Po waarbij:
P= het aantal behaalde punten
30 = het aantal toe te kennen punten
Pl= de prijs van de laagst geprijsde offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte
Deze prijs moet alles inclusief zijn: overleg, transport, uitvoering, afwerking, materiaal. De inschrijver voegt bij zijn offerte een detail van de prijssamenstelling.
De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld.
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan.
3.6 OPMAAK VAN DE OFFERTE
3.6.1 OFFERTEFORMULIER
De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier (deel 5 -bijlage 1) te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met het formulier.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden die in strijd zijn met de bepalingen van het opdrachtdocument, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.
De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands.
Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk document/bestand.
A. Administratieve gegevens
B. Financiële gegevens
C. Technische en functionele gegevens
D. Bij te voegen documenten
De bestanden worden benoemd als volgt:
Administratief_<naam inschrijver> Financieel_<naam inschrijver> Technisch_<naam inschrijver> Bijlage_1_<naam inschrijver>
En voor elke bij te voegen bijlage een apart bestand.
3.6.2 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE
3.6.2.1 Bewijsstukken handtekenbevoegdheid
Om een geldige offerte in te dienen moet de offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon. Het ontbreken van een geldige handtekening moet worden beschouwd als een substantiële onregelmatigheid die tot nietigheid van de offerte leidt.
In deel 5 bijlage 2 “ondertekenbevoegdheid offerte” kan worden gekeken welke documenten nodig zijn voor het correct ondertekenen van de offerte.
Opgelet: de ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap.
In de bewijsstukken markeert de inschrijver de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering (benoeming bestuurders of vennoten, bevoegdheid vertegenwoordiging vennootschap t.a.v. derden …)
3.6.2.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden
In het kader van de uitsluitingsgronden (artikels 67 tot en met 70 van de Wet Overheidsopdrachten) voegt de kandidaat of inschrijver bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister dat maximaal 6 maanden oud is, de bewijsstukken in het kader van de sociale en fiscale schulden worden door de aanbestedende overheid digitaal opgevraagd via Telemarc.
Voor de buitenlandse ondernemingen dienen de goedkeurende jaarrekeningen van de twee laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd.
Indien de inschrijver nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, bezorgt hij een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor (of door de persoon of het organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent).
3.6.3 DOCUMENTEN VOOR BEOORDELING OP BASIS VAN
GUNNINGSCRITERIUM 1 T.E.M. 2
De inschrijver voegt de informatie en eventuele documenten toe die vereist zijn voor de beoordeling van zijn offerte op basis van de gunningscriteria 1 en 2.
• Gunningscriterium 1: deskundigheid en ervaring
• Gunningscriterium 2: plan van xxxxxx
3.6.4 PRIJS
3.6.4.1 Prijsbepaling
Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro, en afgerond tot 2 cijfers na de komma.
Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.
Ook verplaatsingskosten zijn inbegrepen in de globale prijs.
3.6.4.2 Prijsherziening
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.
3.6.5 GEBRUIK VAN ONDERAANNEMERS
De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.
Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht.
Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).
In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op de onderaannemer. De aanbestedende overheid kan controleren of er gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. Bij aanwezigheid van uitsluitingsgronden kan de aanbestedende overheid de opdrachtnemer verzoeken de onderaannemer te vervangen.
Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier (bijlage ‘Offerteformulier’).
3.6.6 COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.
Zij kunnen:
samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;
of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.
Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
De deelnemers aan een combinatie dienen hun administratieve gegevens te vermelden op het offerteformulier (deel 5 - bijlage 1).
Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
3.6.7 VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
3.6.8 COMMUNICATIE
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.
3.7 INDIENING VAN DE OFFERTE
3.7.1 UITERSTE INDIENINGSDATUM EN UUR VOOR ONTVANGST OFFERTES
Het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes is donderdag 28 april 2022 om 11u15.
Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening van de offerte. Een offerte die na dit tijdstip aankomt wordt niet aanvaard.
3.7.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.
Offertes worden bezorgd uiterlijk op donderdag 28 april 2022 om 11u15u via e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx.
Na het indienen van de offertes bestaat de mogelijkheid dat de aanbestedende overheid vragen naar bijkomende verduidelijkingen stelt aan de inschrijver. De antwoorden op deze vragen zijn bindend voor beide partijen.
3.7.3 ONDERTEKENING VAN DE OFFERTES
In de bijgevoegde bijlage ‘Ondertekeningsbevoegheid per rechtsvorm’ kan u de verschillende mogelijkheden vinden voor de correcte ondertekening van de offerte, gelieve dit document met de nodige aandacht te bekijken.
Opgelet! De ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!
Enkele praktische instructies:
toegelaten bestandsformaten zijn:
.doc of .docx
.xls of .xlsx
.zip
De maximaal toegestane grootte van een offerte/aanvraag tot deelneming, of meer bepaald de som van alle bestanden waaruit die is samengesteld, is beperkt tot 350MB per dossier.
De maximaal toegestane grootte van een individueel bestand is gelimiteerd op 80MB.
Emile Jacqmainlaan 135 – 0000 Xxxxxxx Tel.: x00(0)000.00.00 Ons kenmerk: VGC2022/DFBA/Aankoop/EDV/7 | Pagina 20 van 24 |
Het maximaal aantal bestanden dat je kan uploaden per dossier is gelimiteerd op 50 bestanden. Wil je een bestand uploaden dat grote is dan de toegestane limiet, probeer het dan te verkleinen door het te comprimeren in een ZIP- bestand.
4 UITVOERING VAN DE OPDRACHT
4.1 TERMIJNEN
De opdracht gaat van start op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de gunningsbrief en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd en uiterlijk op 15 september 2022.
4.2 PLAATS
De opdracht wordt uitgevoerd op volgend adres:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxxxx
4.3 AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
4.4 VERZEKERING
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
4.5 BORGTOCHT
Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.
4.6 CONTROLE EN TOEZICHT OP DE OPDRACHT
4.6.1 VERTRAGINGSBOETES
Bij het verstrijken van de uitvoeringstermijn kan de aanbestedende overheid zonder ingebrekestelling een boete opleggen.
Bovendien kan de opdrachtnemer ook verantwoordelijk gesteld worden voor de schade die de aanbestedende overheid aan derden verschuldigd zou zijn op grond van de vertraging bij de uitvoering. (artikel 46 van het KB uitvoering).
De boete bedraagt 1% van de uitvoeringsprijs, excl. btw, per dag vertraging, met een maximum van 5%.
“Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid is verschuldigd in het kader van de uitvoering van de opdracht, wordt in eerste instantie ingehouden op de door de opdrachtnemer om welke reden ook opeisbare bedragen..”
4.7 EINDE VAN DE OPDRACHT
4.7.1 NAZICHT EN OPLEVERING
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.
Wanneer de diensten beëindigd worden stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt haar tot de oplevering over te gaan. De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan.
Indien de aanbestedende overheid geen expliciet akkoord geeft voor oplevering na het verlopen van de verificatietermijn, betekent dit dat hij akkoord gaat met de oplevering.
De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. De hier bedoelde oplevering is definitief.
4.8 BETALINGSMODALITEITEN
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
De opdrachtnemer bezorgt zijn factuur in elektronische vorm. Dit kan via e-facturatie of via e-mail naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
Wanneer de factuur via e-mail wordt verstuurd, wordt ze in PDF-formaat aangeleverd (1 bestand per factuur).
Voor informatie over e-facturatie kunnen we u de webinars aanbevelen die de Vlaamse overheid hierover heeft georganiseerd: Webinar e-facturatie 23 maart | Vlaanderen Intern.
De inschrijver waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, kunnen als niet ontvangen beschouwd worden.
De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden.
De factuur wordt opgesteld in euro.
Betaling is slechts mogelijk na verstrekte en aanvaarde prestaties. (cf. art. 7, eerste lid Wet Overheidsopdrachten) Dit betekent dat betalingen slechts kunnen gebeuren nadat de aanbestedende overheid heeft vastgesteld dat de prestaties zijn gerealiseerd en deze vervolgens heeft aanvaard of goedgekeurd.
4.9 GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.