Privacy voorwaarden (inclusief verwerkersovereenkomst) Van der Wal & Bergsma
Privacy voorwaarden (inclusief verwerkersovereenkomst) Van der Wal & Xxxxxxx
1. Algemeen
In deze Privacy voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Algemene voorwaarden: de Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Opdrachtnemer, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze Privacy voorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
b. Opdrachtnemer: de maatschap Van der Wal & Bergsma gevestigd te Joure en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01163871, hierna ook te noemen "Opdrachtnemer" of "Xxx xxx Xxx & Bergsma".
c. Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Bijlage 1 en zoals nader gedefinieerd onder Persoonsgegevens.
d. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, hierna de Opdrachtgever eveneens genoemd Verantwoordelijke.
e. Verwerker: de Opdrachtnemer als hiervoor gedefinieerd.
f. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden (zoals hierna gedefinieerd) door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever en zoals ook nader gespecificeerd in een overeenkomst van opdracht respectievelijk opdrachtbevestiging tussen Xxx xxx Xxx & Bergsma en Opdrachtgever.
g. Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden en die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
h. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht door Opdrachtgever is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht ten behoeve van de Opdrachtgever. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de (advies)dienstverlening door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever op het gebied van accountancy, financiële administratie en boekhouding, fiscale dienstverlening (belastingaangiften en advisering), salarisadministratie en bedrijfsadvisering, dit in de meest brede zin des woords, zoals ook gespecificeerd op Bijlage 1.
i. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
j. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”) die in het kader van de Overeenkomst worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
k. Medewerkers: personen die werkzaam zijn bij de Opdrachtnemer, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
l. Sub-verwerker: een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
m. Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de
wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
n. Derden: anderen dan de Opdrachtnemer, Opdrachtgever en/of de Medewerkers.
o. Betrokkene(n): degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
2. Toepasselijkheid Privacy voorwaarden
1. Deze Privacy voorwaarden zijn van toepassing op iedere Verwerking die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer wordt gedaan voor Opdrachtgever als Verantwoordelijke.
2. Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens door de Verwerker zoals omschreven in Bijlage 1.
3. Dit zijn Privacy voorwaarden in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
4. Deze Privacy voorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Van der Wal & Bergsma, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
5. Deze Privacy voorwaarden treden in werking op de datum waarop de Overeenkomst van kracht wordt en eindigt op het moment dat de Verwerker geen Persoonsgegevens meer onder zich heeft die zij in het kader van de Onderliggende Opdracht voor de Opdrachtgever verwerkt.
3. Reikwijdte Privacy voorwaarden
1. Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Bijlage 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy voorwaarden.
2. Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze Privacy voorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Bijlage 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3. De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
4. De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
5. Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.
6. De Verwerking van de Gegevens zal de Verwerker niet langer of uitgebreider doen dan noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst. De Verwerking vindt plaats volgens schriftelijke instructies van de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtnemer op grond van de wet- of regelgeving verplicht is om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie naar de mening van de Opdrachtnemer een inbreuk maakt op de AVG stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.
4. Verplichtingen Verantwoordelijke en rechten Betrokkene
1. Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.
2. De Verwerking vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke. De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en neemt geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor de Verantwoordelijke verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan derden. De Verantwoordelijke moet er voor zorgen dat deze het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de Persoonsgegevens berust nooit bij de Verwerker. Als de Opdrachtnemer
3. Zowel de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de Verantwoordelijke vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. De Verwerker zorgt ervoor dat zij voldoen aan de op de Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die zijn gemaakt in de Overeenkomst.
4. Als Xxx xxx Xxx & Bergsma (rechtstreeks) verzoeken ontvangt van Xxxxxxxxxx(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens), dan kan het voorkomen dat Van der Wal & Bergsma deze verzoeken aan Opdrachtgever doorstuurt voor verdere afhandeling. Vanwege de aard van de onderliggende Overeenkomst, en de daarbij op Van der Wal & Xxxxxxx mogelijkerwijs rustende contextuele verwerkings-verantwoordelijkheid voor de verwerking, is het niet altijd passend als Van der Wal & Bergsma (rechtstreeks) aan haar gerichte verzoeken van Xxxxxxxxxx(n) om uitoefening van hun rechten zelf af zouden handelen. In dergelijke gevallen zendt Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx deze verzoeken door naar Opdrachtgever. Opdrachtgever handelt deze verzoeken zelf af, waarbij Xxx xxx Xxx & Bergsma de Opdrachtgever behulpzaam kan zijn als Van der Wal & Bergsma in het kader van de onderliggende Overeenkomst toegang heeft tot deze Persoonsgegevens.
5. Geheimhouding
1. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
2. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak al dan niet voortvloeiende uit de overeenkomst de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
3. De Opdrachtnemer zorgt ervoor dat alleen haar Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 6 en artikel 10 (Sub- verwerkers). Opdrachtnemer beperkt de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. De Opdrachtnemer zorgt er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
6. Geen verdere verstrekking
1. Als Opdrachtnemer een verzoek krijgt om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan zal Xxxxxxxxxxxxx dit alleen doen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordeelt de Opdrachtnemer eerst of zij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen.
2. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever op de hoogte van het verzoek als genoemd in lid 1. Opdrachtnemer zal proberen
dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de Opdrachtgever mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen. Als de Opdrachtnemer de Opdrachtgever op de hoogte mag stellen dan zal ook overleg plaatsvinden over de wijze waarop en welke gegevens ter beschikking zullen worden gesteld.
7. Beveiligingsmaatregelen
1. Verwerker zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Bijlage 2 genoemd.
2. De Opdrachtgever heeft zich goed geïnformeerd over de door Opdrachtnemer genomen beveiligingsmaatregelen en is van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de Verwerking door de Verwerker. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever informeren als één van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
3. Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
4. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is door Opdrachtnemer rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. De Opdrachtnemer biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen.
8. Toezicht op naleving
1. Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om na een daartoe strekkend verzoek eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de Privacy voorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zoals genoemd in artikel 7.
2. Als de Opdrachtgever de wijze waarop de Opdrachtnemer de beveiligingsmaatregelen naleeft wilt laten inspecteren, dan kan hiertoe een verzoek aan de Opdrachtnemer worden gedaan conform artikel 8.1, waarover vervolgens nadere afspraken gemaakt kunnen worden. De kosten van een inspectie of uit te voeren audit – ook bij eventuele Sub-verwerkers - zijn voor rekening van de Opdrachtgever en een kopie van het inspectierapport zal aan de Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld. Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
9. Datalek
1. Zo spoedig mogelijk nadat Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, c.q. de melding hierover van een Sub- bewerker heeft ontvangen, stelt Van der Wal & Bergsma de Opdrachtgever hiervan op de hoogte via de bekende contactgegevens van Opdrachtgever en zal Van der Wal & Xxxxxxx informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Van der Wal & Xxxxxxx heeft getroffen en zal treffen. Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx streeft ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit Xxxxxxx hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx daarover door haar Sub-verwerkers is geïnformeerd.
2. Xxx xxx Xxx & Bergsma zal Opdrachtgever zonodig ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.
3. De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke.
4. Het (bij)houden van een register van Datalekken is altijd de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke.
10. SubVerwerkers
1. De Opdrachtnemer kan andere verwerkers (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de Overeenkomst, bijvoorbeeld als deze Sub- verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover de Verwerker niet beschikt.
2. Als het inschakelen van Sub-Verwerkers tot gevolg heeft dat deze Persoonsgegevens gaan Verwerken dan zal de Opdrachtnemer die Sub-Verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze Privacy voorwaarden opleggen dan wel een subverwerkersovereenkomst aangaan met de subverwerker die zoveel mogelijk dezelfde plichten bevat als deze Privacy voorwaarden. Met ondertekening van de Overeenkomst geeft de Opdrachtgever tevens toestemming voor het inschakelen van de Sub-Verwerkers die bij deze Privacy voorwaarden horen. Op verzoek van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer een overzicht van de Sub-Verwerkers toesturen.
3. Voor het inschakelen van overige Sub-Verwerkers zal de Opdrachtnemer eerst om toestemming vragen van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever kan toestemming weigeren maar dit kan in sommige gevallen betekenen dat de Opdrachtnemer de Overeenkomst moet beëindigen. Of een opdracht om deze reden moet worden beëindigd, is ter uitsluitende beoordeling aan de Opdrachtnemer.
11. Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in de Wet bescherming Persoonsgegevens en de AVG is bepaald, voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door zijn werkzaamheid en met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze Privacy voorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door Opdrachtnemer onder deze Privacy voorwaarden.
2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de Opdrachtgever (als Verantwoordelijke of anderszins) niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De Opdrachtgever vrijwaart de Opdrachtnemer ook voor aanspraken van derden of Betrokkene(n) op grond van zulke schade en stelt Opdrachtnemer op eerste verzoek volledig schadeloos voor alle schaden en kosten. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden of Betrokkene(n) hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die de Opdrachtnemer in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan de Opdrachtnemer worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de Opdrachtgever. Het voorgaande geldt evenzo voor aanspraken van Betrokkene(n) of derden waarmee Opdrachtgever een samenwerking is aangegaan of waarvan Opdrachtgever de Gegevens verwerkt, als dit het gevolg is van onrechtmatig of nalatig handelen van de Opdrachtgever.
3. De in de Overeenkomst en daarbij behorende algemene voorwaarden van Xxx xxx Xxx & Bergsma overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Privacy voorwaarden, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Privacy voorwaarden en /of de Overeenkomst nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
12. Duur en beëindiging
1. Deze Privacy voorwaarden zijn geldig zolang Opdrachtnemer de opdracht heeft van Opdrachtgever om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Zolang door Xxxxxxxxxxxxx Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Opdrachtgever zijn deze Privacy voorwaarden op deze relatie van toepassing.
2. Indien Opdrachtnemer op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Opdrachtnemer zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
3. De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de Onderliggende opdracht zijn voor rekening van de Opdrachtgever. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als de Opdrachtgever als Verantwoordelijke daarom vraagt dan geeft de Opdrachtnemer daarover vooraf een kosteninschatting.
4. Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kan Verantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig.
5. Opdrachtnemer zal uitsluitend een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als zij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving gerechtigd of verplicht zijn.
13. Nietigheid en wijzigingen
1. Indien één of meerdere bepalingen uit deze Privacy voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze Privacy voorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
2. Aanvullingen en wijzigingen op deze Privacy voorwaarden zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd. Opdrachtnemer is bevoegd wijzigingen in deze Privacy voorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van in werking treden. Opdrachtnemer zal de gewijzigde Privacy voorwaarden tijdig aan de opdrachtgever toezenden. Indien geen tijdstip van in werking treden is medegedeeld, treedt een wijziging jegens de opdrachtgever in werking zodra hem de wijziging door Opdrachtnemer is medegedeeld.
3. Een wijziging in de verwerkte Persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of andere eisen kan voor Opdrachtnemer aanleiding zijn om deze Privacy voorwaarden aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de Overeenkomst, of wanneer Opdrachtnemer niet kan voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Opdrachtnemer reden zijn om de Overeenkomst te beëindigen.
14. Overige bepalingen
1. Op deze Privacy voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen in verband met de Privacy voorwaarden of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter.
3. Indien en voor zover de Opdrachtnemer in afwijking van het gestelde in deze Privacy voorwaarden als Sub-Verwerker of als Verantwoordelijke dient te worden aangemerkt zullen de bepalingen in deze Privacy voorwaarden zoveel mogelijk als wettelijk is toegestaan ook van toepassing zijn op de relatie tussen de Opdrachtnemer als Sub-Verwerker of als Verantwoordelijke en de Opdrachtgever (als Verwerker). De Opdrachtnemer wordt uitsluitend als Verantwoordelijke aangemerkt indien zij vanwege de Werkzaamheden doel en middelen voor de verwerking bepaalt.
4. Deze Privacy voorwaarden zijn hoger in rang dan andere door Opdrachtnemer met de Opdrachtgever gesloten overeenkomsten. Als de Opdrachtgever algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op deze Privacy voorwaarden. De bepalingen uit deze Privacy voorwaarden gaan boven de bepalingen in de algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
Joure, Februari 2020
Bijlagen:
1. Gegevens en doeleinden
2. Beveiligingsmaatregelen
Bijlage 1
GEGEVENS EN DOELEINDEN
De Opdrachtgever laat Van der Wal & Xxxxxxx de volgende Gegevens verwerken in het kader van de Overeenkomst, waaronder maar niet uitsluitend in ieder geval kunnen vallen de Werkzaamheden zoals vermeld in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op het gebied van:
- accountancy, financiële administratie en boekhouding
- fiscale dienstverlening (belastingaangiften en advisering)
- salarisadministratie (waaronder begrepen aangiften loonbelasting) en advies inzake personeel en verzuimbegeleiding,
- bedrijfsadvisering in de meest brede zin des woords, waaronder begrepen advisering inzake bedrijfsopvolging, overnames, ondernemingsstructuur en begeleiding startende ondernemers
- financiële en fiscale planning
- advisering betreffende financieringen
- diverse informatievoorziening en marketinguitingen zoals het versturen van nieuwsbrieven,
het voorgaande in de meest brede zin des woords:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) BSN
(3) Telefoonnummer
(4) E-mailadres
(5) Geboortedatum en geslacht
(6) Woonplaats, postcode en huisnummer
(7) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(8) Financiële en inkomensgegevens, zowel zakelijk als privé
(9) NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke
(10) Kadastergegevens en Kamer van Koophandel informatie en uittreksels
(11) Overige overeenkomsten, statuten en akten
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van Van der Wal & Bergsma.
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Van der Wal & Bergsma vanuit de wet mogelijk verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Xxx xxx Xxx & Bergsma om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
De Opdrachtgever geeft expliciet haar toestemming aan Xxx xxx Xxx & Bergsma om Gegevens te kunnen delen met derden zoals bijvoorbeeld de belastingdienst, bankinstellingen, pensioenfondsen, het UWV en/of verzekeraars voor zover nodig ter uitvoering van de Overeenkomst, uit een wettelijke verplichting voortvloeit of anderszins ingevolge de AVG is toegestaan. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Van der Wal & Bergsma verwerkt geen bijzondere gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zal Van der Wal & Xxxxxxx dit specifiek met de Opdrachtgever opnemen in de Overeenkomst.
Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op de manier die met de Opdrachtnemer is afgesproken in de Overeenkomst. Dit verwerken doet Van der Wal & Xxxxxxx niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze Overeenkomst. De verwerking
vindt plaats volgens instructies van de Opdrachtgever, tenzij Xxx xxx Xxx & Bergsma op grond van de wet- of regelgeving verplicht is om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)).
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) de Werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening van Xxx xxx Xxx & Bergsma, in het kader waarvan Opdrachtgever een opdracht heeft verstrekt aan Van der Wal & Bergsma en een Overeenkomst is aangegaan;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Xxxxxxxxx dan wel Sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een Sub-verwerker;
(4) de hosting, ook door een Sub-verwerker.
Categorieën van betrokkenen
De Gegevens die verwerkt worden betreffen de volgende categoriën van betrokkenen:
(1) Personeelsleden van Verantwoordelijke
(2) Ondernemers / eigenaren van besloten vennootschappen, eenmanszaken, vennootschap onder firma, maatschappen e.d.
(3) Bestuurders van stichtingen, verenigingen en andere rechtspersonen
(4) Particulieren ten behoeve van belastingaangiften en advisering, alsmede hun partners en minderjarige kinderen.
Voor zover nodig ter uitvoering van de Overeenkomst, uit een wettelijke verplichting voortvloeit of anderszins ingevolge de AVG is toegestaan verleent de Opdrachtgever (natuurlijke personen) tevens toestemming voor de verwerking van Xxxxxxxx van haar minderjarige kinderen tot 16 jaar.
BIJLAGE 2
Beveiligingsmaatregelen
Van der Wal & Xxxxxxx heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
Van der Wal & Xxxxxxx heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen:
• Logische toegangscontrole door middel van periodiek te wijzigen wachtwoorden
• Gebruik van tokenauthenticatie
• Digitale wachtwoordenkluis
• Schermbeveiliging met wachtwoord
• Beveiligingsbeleid met onder andere firewall, spamfilter en virusscanner
• Veilige wijze van opslaan van gegevensbestanden alsmede backup- en recovery procedures
• Zakelijke laptops beveiligd met wachtwoord, tokenauthenticatie en schijfencryptie
• Interne richtlijnen gebruik electronica, internet en social media door werknemers en clean desk policy
• Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten en met derden
• Addendi op (arbeids-)contracten terzake van meldplicht datalekken door werknemers en derden aan Werkgever en/of Opdrachtgever
• Beveiligde website voorzien van certificaat
• Gebruik disclaimer in e-mailberichten en publicatie op website
• Gecertificeerd vernietigen van documenten met persoonsgegevens
• Voor zover vereist een Sub-verwerkersovereenkomsten met derden
Bewaartermijnen
Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld, waarbij echter minimaal de geldende wettelijke bewaartermijnen zullen worden gehanteerd. Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx zal zich in deze aan de bepalingen van de AVG houden en mag daarbij ook persoonsgegevens in een archief bewaren als dit bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Voor zover mogelijk voldoet Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar Van der Wal & Bergsma heeft te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. De wettelijke bewaartermijn is vaak 7 jaar en in sommige gevallen langer dan 7 jaar.
Gezien de wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kan Van der Wal & Bergsma over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de Opdrachtgever tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van de Overeenkomst. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zal Xxx xxx Xxx & Xxxxxxx aan dit verzoek meewerken. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor Van der Wal & Bergsma of de sub-verwerker dan kan Van der Wal & Xxxxxxx die kosten in rekening brengen.