Gemeente Utrecht en
Overeenkomst 'Accountantscontrole jaarrekening 2019',
kenmerk 1100115526
Gemeente Utrecht en
Deloitte Accountants B.V.
Gemeente Utrecht Interne Bedrijven Inkoop
Postadres Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
Bezoekadres Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx Email xxxxxx@xxxxxxx.xx
Overeenkomst voor Accountantscontrole jaarrekening 2019
Partijen:
1. De gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Mr. M (Merel) xxx Xxxx, in haar hoedanigheid van Raadsgriffier, hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’,
en
2. Deloitte Accountants B.V., statutair gevestigd te Rotterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. X.X.X. xxx Xxxx RA, in zijn hoedanigheid van Partner Public sector, hierna te noemen: ‘Opdrachtnemer’,
NEMEN IN AANMERKING DAT:
I Opdrachtgever in november 2018 een Europese aanbesteding is gestart met kenmerknummer 1100115526 voor de Accountantscontrole jaarrekening 2019;
II Opdrachtgever wenst een overeenkomst te sluiten met als inhoud Accountantscontrole jaarrekening 2019;
III Bij deze aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan;
IV Opdrachtnemer in staat is om de Diensten te leveren;
V Partijen de voorwaarden waaronder de Diensten geschieden, wensen vast te leggen in een overeenkomst.
EN KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:
De door Opdrachtnemer op basis van deze Overeenkomst ten behoeve van de gemeente Utrecht te leveren prestaties.
Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2016.
Onderhavige overeenkomst, inclusief de in artikel 2.3 van deze Overeenkomst genoemde documenten.
2 Voorwerp van de Overeenkomst
2.1 Deze Overeenkomst ziet op de uitvoering van het onderzoek van de jaarrekening van de gemeente Utrecht en de controle op specifieke regelingen, ex artikel 213 van de Gemeentewet.
1. Overeenkomst;
2. Geheimhoudingsverklaring (bijlage 1);
3. Verslag verificatiebespreking d.d. 7 februari 2019 (bijlage 2);
4. Nota van Inlichtingen d.d. 6 december 2018 (bijlage 3);
5. Inschrijvingsleidraad Opdrachtgever met kenmerk 1100115526 inclusief de documenten die een onlosmakelijk onderdeel van de inschrijvingsleidraad uit maken. Welke documenten dit zijn staat vermeld in de inschrijvingsleidraad (bijlage 4);
6. Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2016 (bijlage 5);
7. Inschrijvingsdocumenten Opdrachtnemer d.d. 4 november 2018 (bijlage 6);
3.1 Deze Overeenkomst is van kracht met ingang van 1 april 2019.
4.1 Opdrachtnemer garandeert dat:
4.1.1 de door of namens hem te leveren Diensten zullen voldoen aan de overeengekomen condities en kwalificaties als vastgelegd in deze Overeenkomst inclusief bijbehorende documenten en;
4.2 In het geval Opdrachtnemer, ook na schriftelijke aanmaning zijdens Opdrachtgever, waarbij een redelijke termijn wordt gesteld, niet (meer) voldoet aan zijn verplichting tot nakoming van een of meer van de verplichtingen zoals in dit artikel genoemd, is Opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd dit verzuim na voorafgaande kennisgeving hetzij zelf, hetzij door derden te doen verhelpen. De kosten samenhangend met het herstel van het verzuim zullen Opdrachtnemer in rekening worden gebracht. Opdrachtnemer is verplicht aan het herstel van het verzuim zijn medewerking te verlenen en desgewenst op eerste verzoek de daarvoor benodigde informatie te verstrekken.
5.2 U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: xxxxxxx@xxxxxxx.xx. Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan: Gemeente Utrecht
<vul organisatieonderdeel en afdelingsnaam in> t.a.v. crediteurenadministratie Xxxxxxx 00000
0000 XX Xxxxxxx
6 Wet arbeid vreemdelingen en wet op de identificatieplicht
a. documenten op grond van de Wet arbeid vreemdelingen, met inbegrip van de tewerkstellingsvergunningen
b. identificatiedocumenten in de zin van de Wet op de identificatieplicht en de Wet arbeid vreemdelingen.
Indien Opdrachtnemer vreemdelingen tewerk wenst te stellen, dient hij kopieën van de hiervoor genoemde documenten ter acceptatie te verstrekken aan Opdrachtgever. Het tewerkstellen van vreemdelingen door Opdrachtnemer is pas toegestaan na acceptatie van deze documenten door Opdrachtgever.
7 Contactpersonen en Rapportage
9 Arbeidsrechtelijke wet- en regelgeving
12.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend
Plaats: | Plaats: |
Datum | Datum |
Opdrachtgever, | Opdrachtnemer |
Mevrouw Mr. M. (Merel) van Hall | De heer drs. X.X.X. xxx Xxxx RA |
Raadsgriffier | Partner public sector |
Bijlagen:
Bijlage 1 Geheimhoudingsverklaring Bijlage 2 Verslag verificatiebespreking Bijlage 3 Nota van Inlichtingen
Bijlage 4 Inschrijvingsleidraad inclusief openbare bijlagen Bijlage 5 Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2016 Bijlage 6 Inschrijving Deloitte
Geheimhoudingsverklaring
Ten behoeve van de gemeente Utrecht,
Verklaring ten behoeve van aanbesteding van de 'Accountantscontrole jaarrekening 2019', kenmerk 1100115526.
Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van
functie: Partner......................................................................
dat
- onvoorwaardelijk en onherroepelijk strikte geheimhouding te betrachten omtrent alle informatie die gemeente Utrecht in het kader van onderhavige aanbesteding aan ondergetekende(n) ter beschikking heeft gesteld of nog ter beschikking zal stellen. Deze geheimhoudingsverplichting geldt eveneens tegenover het personeel van (het bedrijf dat) ondergetekende (rechtsgeldig vertegenwoordigd) of eventuele door ondergetekende in dit kader ingeschakelde derden;
- de ter beschikking gestelde informatie uitsluitend te gebruiken voor het doel waarvoor zij ter beschikking is gesteld, te weten het doen van een inschrijving;
- bij het gebruiken van de ter beschikking gestelde informatie de bij de Gemeente Utrecht geldende beveiligingsprocedures in acht zullen worden genomen;
- dat zijn/haar onderneming ermee bekend is dat het niet is toegestaan de ter inzage gegeven documenten te verspreiden of op andere wijze de inhoud hiervan of delen daaruit te vermenigvuldigen of te kopiëren;
- zich te verbinden de van gemeente Utrecht ontvangen informatie op geen enkele wijze commercieel of anderszins te zullen gebruiken of exploiteren, niet geheel of gedeeltelijk aan derden te verkopen of op andere wijze ten dienste van derden te stellen dan wel ter inzage te verstrekken;
- de ontvangen informatie uitsluitend ter kennis te brengen van die personeelsleden die daarvan kennis moeten dragen in het kader van het onder ad 2 omschreven doel;
− dat zij gemeente Utrecht vrijwaart tegen eventuele aansprakelijkstelling en de gevolgen daarvan, voortvloeiende uit het niet nakomen van de verplichtingen uit hoofde van deze verklaring;
- De in deze verklaring bedoelde verplichtingen van kracht blijven na ondertekening van deze verklaring, ook indien de ingediende inschrijving wordt afgewezen.
Aldus verklaard en ondertekend;
naam : drs. X.X.X. xxx Xxxx RA
handtekening : . .....................................................................
bedrijfsnaam : Deloitte Accountants B.V...................................................................…
datum : 25 februari 2019...................................................................…
Nota van Inlichtingen Accountantscontrole jaarrekening 2019-2022
Aanbesteding Accountantscontrole jaarrekening 2019-2022
Aanbestedende Dienst: Gemeente Utrecht
Referentie: 1100115526
Omschrijving:
De gemeente Utrecht (hierna: de gemeente) is voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2019 – 2022 en de controle op specifieke regelingen. De gemeente is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar, met een eenzijdige verlengingsoptie van drie maal één jaar. De op te starten aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012. De opdracht aan de accountant is het uitvoeren van het onderzoek van de jaarrekening van de gemeente Utrecht en de controle op specifieke regelingen, ex artikel 213 van de Gemeentewet inclusief SISA- bijlage.
Toelichting:
Naar aanleiding van uw vragen om toelichting en planning zijn aan het dashboard behorende bij deze aanbesteding nog enkele documenten toegevoegd, die u daar in kunt zien.
De sluiting van de kluis is na vragen van uw kant verschoven van 17 december a.s. naar vrijdag 21 december a.s. om
9.30 uur.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft hoofdstuk 4.5 accountantsverslag 2017
1 Vraag
In het accountantsverslag 2017 van uw accountant is in hoofdstuk 4.5 een passage gewijd aan de totstandkoming van de jaarrekening. Hoewel de huidige accountant in 2017 een verbetering heeft geconstateerd wordt ook aangegeven dat de huidige systematiek vraagt om een hogere urenbesteding van de accountant (veel coördinatie en afstemming). In het document ‘kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie d.d. 4-11-2018’ is aangegeven dat de kwaliteitscontrole op de aanlevering van stukken is decentraal belegd bij de businesscontrollers van de organisatie onderdelen.
•Kunt u aangeven welke instructies en richtlijnen er op centraal niveau zijn voor de aard en diepgang van de kwaliteitscontrole die door de businesscontrollers dient te worden uitgevoerd?
•Vanuit het perspectief van goed opdrachtgeverschap van de gemeente Utrecht is het naar onze mening wenselijk dat u als gemeente ook een (globale) inschatting heeft van de omvang van de benodigde extra uren en /of kosten vanwege het ontbreken van een centrale kwaliteitscontrole. Kunt u deze inschatting geven?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Centraal worden de planning en de formats besproken met de decentrale business controllers. In deze centrale bijeenkomst worden aandachtspunten vanuit accountant, provincie en management besproken (bijv. afwikkeling reserves, verbonden partijen). Voor het controledossier vindt tevens een aparte bijeenkomst plaats met de decentrale adviseurbusiness controllers: wat is er nodig, PBC lijst doorgenomen, uitleg.
De kwaliteitsborging vindt decentraal plaats door het bespreken van informatie in de diverse MT's van de organisatie onderdelen. Ook in het traject voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening vindt centrale coördinatie van de decentrale kwaliteitsborging plaats door bijv. reminders uit te sturen over deadlines voor aanlevering jaarstukken en administratievoering (juistheid boekingen, alle facturen binnen, overlopende posten, verplichtingen). Ook gedurende het jaar krijgen de business controllers lijsten van de balansposten en verplichtingen die zij moeten controleren. Op concernniveau vindt de consolidatie plaats en wordt een globale toets uitgevoerd. Dit is in lijn met het sturingsmodel zoals de gemeente dat hanteert en zoals dat in de aanbesteding is beschreven.
Het is naar onze mening niet zo dat deze wijze van uitvoering van de kwaliteitscontrole per definitie leidt tot een extra tijdsbesteding door de accountant ten opzichte van een puur centrale kwaliteitscontrole. Doordat de kwaliteitscontrole decentraal is belegd, wordt deze dicht op het proces uitgevoerd en leidt dit tot kwalitatief betere producten. Het vraagt wel meer tijd van de accountant voor coördinatie en het ophalen en afstemmen van informatie met meerdere contactpersonen in de organisatie. Wij hebben geen vergelijkingsmateriaal hoe dit zich verhoudt tot de tijdsbesteding van de accountant bij een andere invulling van de kwaliteitscontrole.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft planning- en controlcyclus
2 Vraag
In het document ‘kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie d.d. 4-11-2018’ is aangegeven dat de business controllers het primaire proces ondersteunen en control uitvoeren op de planning- en controlcyclus binnen het organisatieonderdeel. Kunt u schetsen hoe de planning- en controlcyclus van organisatieonderdelen er uitziet en hoe dit leidt tot een geconsolideerde rapportage? Is er een uniforme methodiek voor het opstellen van tussentijdse rapportages door organisatieonderdelen beschikbaar en met welke diepgang dienen tussentijds geconstateerde afwijkingen geanalyseerd en verklaard te worden? Kunt u ons hiervan een voorbeeld verstrekken?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
- Kunt u schetsen hoe de planning- en controlcyclus van organisatieonderdelen er uitziet en hoe dit leidt tot een geconsolideerde rapportage?
Jaarstukken en begroting: De P&C cyclus vindt plaats op programma- en paragraafniveau. Elk programma/paragraaf heeft een programma-/paragraafregiseur, die zorgt voor de afstemming met verschillende OO's voor zijn/haar programma. Input wordt geleverd in Lias (er is feitelijk geen sprake van consolidatie, aangezien de gemeente één administratie kent). Cijfers worden door financiën vanuit SAP in Lias verwerkt (bij de jaarrekening staan de begrotingscijfers al in Lias). Zie verder ook het uitgebreide antwoord op een andere vraag hieromtrent (inzake het accountantsverslag 2017 en de totstandkoming van de jaarrekening).
Voor verantwoording van de organisatieonderdelen naar de directie is een aparte managementcyclus: Twee jaarlijks vinden voortgangs- & realisatiegesprekken plaats tussen directieraad en IRM-ers, waarbij ook de concerncontroller en businesscontroller aanwezig zijn. De IRM-ers krijgen vanuit de BCS een leidraad voor de agenda en bepalen op basis daarvan hun input in de gesprekken. De directieraad krijgt vooraf informatie vanuit de BCS over mogelijke aandachtspunten (financieel, HRM, informatie en beleid). De uitkomsten vormen de basis voor de meldingen die in de 1e en 2e Berap en de voorjaarsnota aan de gemeenteraad worden gemeld. De rapportages zijn gebaseerd op afwijkingen t.o.v. de begroting en schatten de uitkomsten van de realisatie in. Wanneer daar aanleiding toe is, worden ontwikkelingen tussentijds door de IRM-ers besproken met de betreffende themadirecteur. De budgettaire afwijking tussen begroting en jaarrekening bevindt zich jaarlijks gemiddeld in een bandbreedte van 3-5% van de begrotingsomvang.
- Is er een uniforme methodiek voor het opstellen van tussentijdse rapportages door organisatieonderdelen beschikbaar
Er zijn vaste formats voor de 1e en 2e berap. Zie de beraps zelf. De input hiervoor komt uit de managementcyclus (zie hiervoor) welke door BCS wordt ingevuld in het format en vervolgens aangevuld door de paragraafregisseurs (investeringen en bedrijfsvoering).
- met welke diepgang dienen tussentijds geconstateerde afwijkingen geanalyseerd en verklaard te worden?
Diepgang is afhankelijk van de politieke gevoeligheid en de financiële omvang van afwijkingen (> € 500K of 10% van het programmabudget moeten worden toegelicht)
- Kunt u ons hiervan een voorbeeld verstrekken?
Voor voorbeelden zie 1e en 2e bestuursrapportage 2018 (link opgenomen in document 'Kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie').
Nr:
Categorie Aanbestedingsprocedure
Betreft transitiekosten
3 Vraag
Op welke wijze wilt u dat de eenmalige inwerkkosten van een nieuwe accountant worden meegenomen in de aanbieding van de inschrijfprijs. Uw huidige accountant heeft deze kosten namelijk niet.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Inwerkkosten maken integraal onderdeel uit van uw aanneemsom.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft eis 63
4 Vraag
Bij eis 63 in het document ‘Eisen aan de opdracht versie 4 november 2018’ stelt u dat bij de vaste aanneemsommen het principe van geen meerwerk geldt. Enerzijds begrijpen wij deze eis, maar anderzijds leert de ervaring dat gedurende de looptijd van een contract veranderingen plaatsvinden in bijvoorbeeld de wet- en regelgeving (bv. Afschaffen rechtmatigheidsverklaring in 2012 of het door u genoemde voorbeeld van de omgevingswet). Deze en andere ontwikkelingen (of zogenaamde scopewijzigingen) kunnen substantieel invloed hebben op de noodzakelijke werkzaamheden en dus de prijs van de dienstverlening. Het is naar onze mening onrealistisch om dit voor de komende 6 jaren (3 jaren + 3 verlengingsjaren) te vatten in een vast bedrag. Bent u bereid om voor scopewijzigingen afzonderlijke afspraken te maken en hiervoor een procedure af te spreken. Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente vindt het een reële aanname dat u de scopewijzigingen voor de komende 3 jaar in beeld heeft (bijvoorbeeld omgevingswet en rechtmatigheidsverantwoording). Deze worden geacht te worden meegenomen in de prijs (eis 63). Na 3 jaar blijft de oorspronkelijke prijs het uitgangspunt, waarbij wij alleen voor ontwikkelingen zijn die van invloed zijn op de scope van de werkzaamheden van de accountant voor de jaarrekeningcontrole bereid zijn om samen met de opdrachtnemer opnieuw te bekijken of deze scopewijzigingen een aanpassing van de aanneemsom rechtvaardigen.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft eis 63
5 Vraag
Bij eis 63 in het document ‘Eisen aan de opdracht versie 4 november 2018’ stelt u dat bij de vaste aanneemsommen het principe van geen meerwerk geldt en dat de inschrijver rekening dient te houden met het feit dat de gemeente Utrecht een dynamische organisatie is en dat derhalve bijvoorbeeld de mate waarin fraudegevallen voorkomen, aan verandering onderhevig is. Op grond van de Controlestandaarden dient de accountant bij een geconstateerde afwijking die het gevolg is van fraude, de inschatting van de risico's op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude te herevalueren, alsook het effect daarvan op de aard, timing en omvang van controlewerkzaamheden om op de ingeschatte risico's in te spelen. Kunt u (om op voorhand hiervan een inschatting te kunnen maken) ten aanzien van de door u genoemden fraudegevallen aangeven:
•Hoeveel fraudes zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan.
•Eventuele betrokkenheid van het management hierbij
•Financiële omvang van deze fraudes
•Wat de aard van deze fraudes is.
•Op welke wijze toezichthoudende organen worden geïnformeerd over fraudes?
•Wat het beleid van de gemeente Utrecht is om fraude te voorkomen en hoe wordt gehandeld bij geconstateerde fraudes?
•Hoe de geconstateerde fraudes van impact zijn op de door u opgestelde frauderisicoanalyse?
Kunt u bevestigen dat wij, bij een mogelijk in de toekomst geconstateerde fraude, u zelf verantwoordelijk bent voor een toereikend onderzoek naar aard en omvang van de fraude en dat u zelf ook de kosten draagt van het aanvullende onderzoek waarmee deze fraude toereikend geëvalueerd wordt? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
- De afgelopen jaren hebben zich 2-3 fraudezaken per jaar voorgedaan, waarbij onder fraude ook oplichting is verstaan.
- Bij deze zaken is geen betrokkenheid van management geweest.
- De financiële omvang varieert van nihil tot € 50.000 met een uitschieter van € 700.000. In de afgelopen jaren hebben zich geen materiële fraudes voorgedaan.
- De aard van de fraudes is heel divers: misbruik, belangenverstrengeling, verduistering, oplichting.
- Bij een vermoeden van een integriteitsinbreuk wordt de betrokken wethouder en de wethouder personeel standaard geïnformeerd. Bij de wethouders vindt de afweging plaats om het college te informeren. De raad wordt geïnformeerd indien hier aanleiding toe is.
Hiertoe is door de raad een handelingslijn vastgesteld. Indien een (potentiële) integriteitsschending grote directe gevolgen heeft voor burgers, een grote financiële impact heeft op de gemeente of leidt tot imagoschade, dan informeert het college de raad daarover. Ook wanneer publiciteit verwacht wordt kan er aanleiding zijn dat wel te doen, opdat de raad niet verrast wordt door berichtgeving van buiten. In dit soort gevallen zorgt het College voor adequate en tijdige informatie aan de raad. Het moment, de frequentie en de mate van vertrouwelijkheid is een afweging die per geval door het college wordt gemaakt. Daarnaast wordt m.i.v. 2018 de raad jaarlijks op hoofdlijnen geïnformeerd over het aantal en soort afgeronde integriteitsschendingen in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken.
- De gemeente heeft vrij uitgebreid integriteitsbeleid met o.a. integriteitsverklaring door medewerkers, vertrouwenspersonen, klokkenluidersmelding, diverse richtlijnen over o.a. geschenken, informatieveiligheid, gebruik gemeentelijke eigendommen. Verder heeft de gemeente een recent beleidsdocument 'Aandacht voor integriteit' waarin diverse acties en maatregelen staan beschreven op diverse thema's (aannamebeleid, bewustzijn, toepassen en leren in de praktijk, reactie op (vermoedens van) schending van integriteit, systemen en processen). Daarnaast worden beheersmaatregelen in het proces ook mede ingericht op het voorkomen van fraude. Geconstateerde fraudes worden volgens de geschetste lijnen gemeld en intern danwel door een gespecialiseerd bureau onderzocht. Waar nodig worden processen aangepast of sessie georganiseerd om bewustzijn te vergroten.
- Momenteel voert Concernaudit een evaluatie uit op de geconstateerde fraudes in de afgelopen jaren: is in de aard, oorzaak of andere factoren een rode draad te onderkennen en komen hier aandachtspunten uit naar voren voor bijv. de interne beheersing. Leerpunten en nieuwe fraudevormen worden meegenomen in de actualisatie van de frauderisicoanalyse die in 2019 plaatsvindt.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft document ‘kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie d.d. 4-11- 2018’; hoofdstuk 4
6 Vraag
In het document ‘kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie d.d. 4-11-2018’ is in hoofdstuk 4 bij concernaudit aangegeven dat de gemeente Utrecht een interne auditafdeling heeft van 10,5fte. Hierin is aangegeven dat Concernaudit niet verantwoordelijk is voor de uitvoering van interne controle in het primaire proces en dat geen financiële interne audit op de jaarrekening wordt uitgevoerd. In bijlage 2 overzicht procesbeheersing is tenslotte aangeven dat de 3e lijn concernaudit werkzaamheden uitvoert voor slechts een aantal processen en dat in veel gevallen nog aanvullende werkzaamheden nodig zijn door gemeente danwel accountant. Hierbij hebben wij de volgende vragen:
•Kunt u aangeven wat de ambities van Concernaudit zijn met betrekking tot beoordeling van de processen?
•Is hier een groeiplan voor beschikbaar gelet ook op de verwachte rechtmatigheidsverantwoording van het college met ingang van 2021?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Een expliciet groeiplan staat niet op papier, maar is wel ontwikkeld en zal onderdeel uitmaken van het jaarplan 2019. Op hoofdlijnen is de ambitie om in 2019 samen met de 2e lijn zichtbaar in control te komen op de belangrijkste financiële processen. In 2020 moet de 2e lijn vervolgens zelfstandig functioneren, waarbij concernaudit zich vervolgens positioneert als de 3e lijn en de uitkomsten consolideert ten behoeve van (o.a.) de rechtmatigheidsverantwoording. Het zichtbaar in control komen kan via 2 lijnen: (1) doorvoeren procesverbetering door 1e lijn, waarna concernaudit vervolgens samen met de 2e lijn een procesgerichte IC inricht en uitvoert op de beheersmaatregelen in het proces. (2) waar het niet haalbaar is om de beheersing in het proces zichtbaar te maken, gaat concernaudit samen met de 2e lijn een gegevensgerichte IC opzetten en uitvoeren. De bestaande en nog in te richten IC's in de 2e lijn worden in de komende jaren waar mogelijk ook zoveel mogelijk gedigitaliseerd (geautomatiseerde aansluitingen, data-analyse, etc.).
Voor inkopen, personeel en subsidies, zal concernaudit de interne controles blijven uitvoeren (inclusief rechtmatigheid), zoveel mogelijk met digitale controles. De subsidiecontrole (process mining) zal daarbij over 2018 ook worden uitgebreid met controle op de rechtmatigheidsaspecten.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eis 63
7 Vraag
U geeft aan dat een gemeente van deze omvang een dynamische organisatie is en dat derhalve bijvoorbeeld de mate waarin kan worden gesteund op de AO/IC of de mate waarin fraudegevallen voorkomen, aan verandering onderhevig is. Wij herkennen de dynamiek van een gemeente met meer dan 200.000 inwoners en dat dit van jaar tot jaar anders kan zijn. Wij verwachten echter wel dat een toereikende AO/IC en bij geconstateerde fraudegevallen een interne/externe (oorzaak)analyse. Kunnen wij hier van uitgaan?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Over de toereikendheid van de AO/IC is de nodige informatie opgenomen in de aanbestedingsstukken en is nog meer informatie beschikbaar in de managementletters 2017 en 2018 en het accountantsverslag 2017 (zie vraag 721819). Van een nader onderzoek door de gemeente naar geconstateerde fraudegevallen (oorzaak, omvang) kunt u inderdaad uitgaan.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eis 46
8 Vraag
De accountant houdt met zijn inschrijving rekening met het systeem van interne beheersing, inclusief de werkzaamheden van de interne auditfunctie. Kunt u ons de managementletter 2017 en 2018 en het accountantsverslag van 2017 beschikbaar stellen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De managementletter 2017 en 2018 en het accountantsverslag 2017 zijn openbaar beschikbaar en te benaderen via onderstaande links:
- ML 2017: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxx.xxxx?xxxxxxxxxxxx&xxxxxxxxxx0x00000-xx00- 4678-83b1-dfc67b806941&FoundIDs=&year=2017
- ML 2018: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxx.xxxx?xxxxxxxxxxxx&xxxxxxxxxx0xx0xxx-0x0x-0x0x- aa77-a892df4cff31&FoundIDs=
- AV 2017:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx?xxxx&xxxxx&xx&xxxxxx&xxxxxxxxxx&xxx0&xxxx0xxXXXxxX0X0xx 4PfAhWJYlAKHd7kCA8QFjABegQIBxAC&url=https%3A%2F%0Xxxx0.xxxxx.xx%2Fpublicdo wnload.aspx%3Fsite%3Dutrecht%26id%3D100416590&usg=AOvVaw360Fn1ZYKBJkZS9r2- YYii
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eis 19
9 Vraag
"Ten aanzien van het onderdeel verantwoordingstabel Provinciale subsidies hebben wij de volgende vragen: 1) Kunt u ons aangeven hoeveel subsidiabele projecten in 2018 (en de verwachting over 2019) verantwoord gaan worden en of er bij die ontvangen subsidies aanvullende kengetallen gelden?
2) Op welke wijze documenteert u de oplevering, per subsidiabel project, bij de jaareindecontrole (wat is de inhoud van het opsteldossier)?
"
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
- Het gaat om 5 tot 8 subsidies per jaar waar bestedingen op plaats vinden. Ongeveer de helft betreft relatief kleine subsidies met een besteding < € 100K. 3 subsidies kennen een wat grotere omvang (€ 5 - € 10 miljoen). Zoals aangegeven in document 10 'Format verantwoordingstabel Provinciale subsidies als bijlage jaarrekening' fluctueert de omvang van de jaarlijkse uitgaven op de subsidies sterk. Gezien de omvang van de subsidies in relatie tot de materialiteit van de jaarrekening zullen de fluctuaties de omvang van de controlewerkzaamheden op de bijlage in de jaarrekening echter slechts beperkt beïnvloeden.
- De inhoud van het opsteldossier kan in samenspraak met de opdrachtnemer worden bepaald en opgenomen in de werkafspraken.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eis 54
10 Vraag
Op grond van eis 54 kan de Opdrachtgever personeel van de Opdrachtnemer laten vervangen. Om de onafhankelijkheid van de adviseurs te kunnen waarborgen en te zorgen voor een correcte uitvoering van de Opdracht, kan Opdrachtnemer niet akkoord gaan met dit artikel. Opdrachtnemer is bereid om in overleg te treden met betrekking tot vervanging van personeel maar dit kan nimmer als verplichting worden opgelegd door de Opdrachtgever. Wij stellen derhalve voor eis 54 als volgt aan te passen: “[…] onvoldoende gekwalificeerd personeel, dan treden partijen hierover in overleg waarbij het uitgesloten is dat de Gemeente Utrecht de accountant kan verplichten haar personeel te vervangen.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft Paragraaf 2.1
11 Vraag
U geeft aan dat er Nota van Inlichtingen ter beschikking wordt gesteld. Het is mogelijk dat wij naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen nog vragen hebben. Kunt u er daarom mee instemmen dat er nog een mogelijkheid bestaat voor het stellen van vragen naar aanleiding van de eerste Nota van Inlichtingen? Zo ja, wat zijn de termijnen die hieraan verbonden zitten?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Zoals u kunt lezen in paragraaf 2.1 van de Inschrijvingsleidraad kan de gemeente niet garanderen, dat zij vragen beantwoordt die gesteld zijn nadat de Nota van Inlichtingen is gegenereerd en gepubliceerd. Uiteraard doen wij ons best om vragen naar aanleiding van de nota van inlichtingen zo spoedig mogelijk te beantwoorden.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Social return
12 Vraag
Wij steunen als organisatie ook maatschappelijke initiatieven buiten uw gemeente. Gezien de Aw 2012 en jurisprudentie is het volgens ons altijd toegestaan Social Return ook buiten de lokale gemeente te verwezenlijken. Kunt u ermee instemmen dat steun aan maatschappelijke initiatieven buiten uw gemeente kwalificeren als Social Return op deze opdracht?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Na gunning gaat u met de projectleider social return van de gemeente Utrecht in overleg over de invulling van social return in het kader van onderhavige opdracht. De invulling van uw social returnopgave hoeft niet binnen de lokale gemeente verwezenlijkt te worden, al heeft de gemeente hier wel een voorkeur voor. De projectleider social return van de gemeente denkt graag mee in mogelijkheden en kansen voor invulling social return en verbindt u waar mogelijk graag met samenwerkingspartners in de stad.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Social return
13 Vraag
Gezien het voorwerp van de opdracht en de aard van de gevraagde dienstverlening verzoeken wij u ermee in te stemmen dat opleidingstrajecten en stages passend binnen onze hoogwaardige bedrijfsvoering (waaronder HBO en WO stages) kwalificeren als Social Return.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente Utrecht kent een breed palet aan invullingsmogelijkheden social return. Utrecht kijkt ook naar reeds gedane inspanningen social return waar het gaat om de inzet van personen uit de doelgroep voorafgaand aan de looptijd van de inkoopopdracht. Personen uit de doelgroep social return die tijdens de looptijd van de opdracht worden ingezet tellen mee voor de duur van de overeenkomst, max. 4 jaar. Social return mag worden ingevuld op de opdracht, maar mag ook worden ingevuld elders in uw bedrijfsvoering. De doelgroep social return is in Utrecht een brede. Iedereen met een actief lopende uitkering is doelgroep social return. Utrecht kent geen minimale werkloosheidsduur. Ook personen zonder uitkering, mits werkloos werkzoekend, zijn doelgroep. Leerlingen (BOL en BBL) vallen ook onder social return. Stagiaires t/m MBO-4 niveau tellen mee. Buiten deze invullingsmogelijkheden kunt u er ook voor kiezen producten en diensten in te kopen bij Sociaal Ondernemers of een SW- bedrijf. Zo draagt u met uw organisatie ook bij aan een meer inclusieve arbeidsmarkt. Voorts kunt u er voor kiezen kennis en expertise te delen met de doelgroep social return. Tot slot kunt u zich ook verbinden aan een (wijk-)initiatief door deze steun of hulp te bieden. De projectleider social return gaat na gunning van de opdracht graag over de invulling van social return met u in gesprek. Zie voor meer informatie de Handleiding social return.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 28
14 Vraag
Art 28 - Op grond van de geheimhoudingsverklaring is het inschrijver niet toegestaan informatie m.b.t. de aanbestedingsprocedure te openbaren indien zij daartoe een bevel/opdracht krijgt van bijvoorbeeld een rechter of toezichthouder (AFM). Gaat u ermee akkoord dat de geheimhoudingsverklaring aldus wordt aangepast, dat inschrijver niet gehouden is aan deze verklaring indien een rechtbank, het Openbaar Ministerie, overheidsinstanties of toezichthouders (voor de beroepsgroep) toegang vragen tot de informatie, mits inschrijver, voor zover wettelijk toegestaan en redelijkerwijze mogelijk, u daarvan op de hoogte brengt?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord. Artikel 28.4 wordt als volgt aangevuld:
"f. Openbaar of bekend gemaakt moet worden krachtens wettelijke bepalingen of gedrags- en beroepsregels, waarbij de Opdrachtnemer altijd gehouden is eerst de gemeente hiervan op de hoogte te brengen. In alle overige gevallen kan slechts met toestemming van de gemeente bepaalde informatie worden verstrekt."
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 26
15 Vraag
Art. 26 - Het op voorhand overdragen van alle intellectuele eigendomsrechten die samenhangen met de verrichte diensten belemmert ons in het aanvaarden van de professionele en vaktechnische verantwoordelijkheid voor die diensten. De intellectuele eigendomsrechten op de werkproducten dienen derhalve bij ons te blijven. Het fysieke eigendom van de werkproducten gaat wél over op de opdrachtgever. Daarnaast wordt aan de opdrachtgever een eeuwigdurend en wereldwijd gebruiksrecht verstrekt om de werkproducten te gebruiken in overeenstemming met het doel van de opdracht en de werkproducten. Daarom stellen wij voor dit artikel te vervangen door: "Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten van alle door haar verstrekte werkproducten en verleent aan opdrachtgever een eeuwigdurend, wereldwijd, niet-exclusief recht tot gebruik van de werkproducten uitsluitend voor het doel waarvoor de werkproducten zijn geleverd." Kunt u hier mee instemmen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 21 + conceptovk
16 Vraag
Art. 21 - Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het geding komt (boetebepalingen zijn strijdig met de VGBA en de Nadere Voorschriften inzake de Onafhankelijkheid). De afweging van de accountant of hij al dan niet een verklaring/rapport kan opleveren dient uitsluitend gebaseerd te zijn op de beroepsregelgeving (in dat kader kunnen vaktechnische motivaties een tijdige oplevering van de accountantsstukken in de weg staan) en mag niet beïnvloed worden door een mogelijke dreiging van het verbeuren van een boete. Het overeenkomen van boetes is niet noodzakelijk omdat in de contractsvoorwaarden een vangnet is opgenomen ten aanzien van aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en de daaruit voortvloeiende verplichting tot vergoeding van schade, in geval van schending van de verplichtingen uit de overeenkomst. Daarnaast bieden de tuchtregels voor u voldoende waarborgen. De tuchtregels zijn ingesteld ter bescherming van opdrachtgevers van accountants. Het indienen van een tuchtklacht is efficiënter en biedt een meer afschrikkende werking dan een boete, vanwege de publieke exposure die de tuchtklacht meebrengt. Kunt u met in acht neming van het voorgaande dit artikel laten vervallen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente gaat akkoord met het laten vervallen van de boetebepaling. In de conceptovereenkomst zal daarom artikel 9 vervallen. Artikel 21 uit de AV is een kan-bepaling waaraan door het vervallen van artikel 9 in de conceptovereenkomst geen opvolging is gegeven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 20
17 Vraag
"art. 20 - Graag zouden wij de aansprakelijkheid, zoals gebruikelijk is in de markt, als volgt willen beperken ""Opdrachtnemer zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van de betrokken professionele dienstverlener kan worden verwacht. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij directe schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar, tenzij er aan de zijde van opdrachtnemer sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid."" Kunt u aangeven hiermee akkoord te gaan?
"
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente gaat akkoord met een maximering van het aansprakelijkheidsbedrag in artikel
20.3 tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar. De overige formuleringen van artikel 20 blijven gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 18
18 Vraag
Art 18 - Graag zouden wij dit artikel willen aanvullen met: “Bij de uitvoering van de werkzaamheden is Opdrachtnemer afhankelijk van de tijdige aanlevering van de –juiste- benodigde gegevens en bescheiden. Indien Opdrachtgever dat achterwege laat, kan dat Opdrachtnemer niet worden aangerekend.” Kunt u hiermee instemmen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. In plaats hiervan wordt een aanvullende bepaling opgenomen in de overeenkomst:
“Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.”
“De opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 13, 14 en 15
19 Vraag
Art 13, 14 en art 15 - Verschillende artikelen en bepalingen uit de algemene voorwaarden zijn enkel van toepassing op de inkoop en leveringvan stoffelijke objecten. Wij gaan er van uit dat deze bepalingen niet van toepassing zijn op de inschrijving? Is dat juist? Zo ja, kunt u dit opnemen in de overeenkomst?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft dan ook Algemene Voorwaarden. Indien deze niet van toepassing zijn op de aard van de opdracht, dan zijn deze niet van toepassing.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 8 en 10.1
20 Vraag
Art. 8 en 10.1 - In dit artikel wordt het recht op betaling door Opdrachtgever afhankelijk gemaakt van de acceptatie van het resultaat. Deze bepaling past niet bij de professionele onafhankelijkheid van een accountant en is in strijd met de beroepsregels. Kunt u dit artikel in de Overeenkomst niet van toepassing verklaren?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Artikel 8.2 en 8.3 van de Algemene Voorwaarden worden vervangen door:
"8.2 De Gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte Prestaties te (laten) toetsen, bijvoorbeeld door de Rekenkamer Utrecht. Deze toetsing is gericht op het leveren van de dienst conform afspraak. De Gemeente Utrecht is nimmer gerechtigd de Wederpartij te verplichten tot inhoudelijke aanpassing van de geleverde rapportages of verklaring."
Artikel 10.1 gaat niet om inhoudelijk akkoord over de geleverde prestatie, maar wel of de prestatie conform afspraken is geleverd. De gemeente wil niet tot betaling worden gedwongen wanneer de wederpartij zijn afspraken (nog) niet is nagekomen. Dat is niet meer dan reëel. Deze bepaling blijft daarom gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 3
21 Vraag
art. 3: De wederpartij mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente Utrecht de personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, niet tijdelijk of definitief vervangen.
vraag art. 3 - Deze bepaling past niet bij de professionele onafhankelijkheid van een accountant en is in strijd met de beroepsregels. Kunt u dit artikel in de Overeenkomst niet van toepassing verklaren?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De bepaling wordt zo aangepast dat opdrachtnemer geen toestemming nodig heeft van de gemeente als het bij de uitvoering van de opdracht gaat om de (tijdelijke) vervanging van personeel in geval van ziekte of ontslag.
Er zal altijd in redelijkheid en billijkheid gekeken worden, waarom dit aan de orde is en er zal altijd overleg plaatsvinden. Echter bij een patstelling beslist de Opdrachtgever.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden, artikel 9
22 Vraag
Wij stellen het volgende voor: "Partijen zullen jaarlijks met elkaar in overleg treden over aanpassing van de tarieven in het licht van de in de markt waargenomen ontwikkelingen. Tenzij anders overeengekomen, zullen de tarieven jaarlijks (voor het eerst op 1 januari 20xx) worden herzien conform de ontwikkeling van de door het CBS gepubliceerde prijsindex voor zakelijke dienstverlening.” Kunt u hiermee instemmen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De eerste zin is niet akkoord. In de overeenkomst zal de indexeringsbepaling in overeenstemming met eis 66 t/m 69 uit het programma van eisen worden opgenomen.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden
23 Vraag
Wederpartij verleent de Gemeente Utrecht, als accountantsorganisatie, de mogelijkheid om een klacht in te dienen. Xxx u akkoord om onderstaande bepaling daartoe op te nemen? Zo nee, waarom niet? "De Gemeente Utrecht heeft de mogelijkheid een klacht omtrent de uitvoering van de Overeenkomst in te dienen bij het bestuur van Wederpartij. De klacht dient gemotiveerd en in leesbare vorm op schrift of op een andere gegevensdrager gesteld te zijn. De klacht dient te worden gericht aan het adres van Wederpartij. Wederpartij zal de klacht zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk in behandeling doen nemen en zal de Gemeente Utrecht zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk van het resultaat van de behandeling van de klacht in kennis doen stellen."
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord. Deze passage wordt opgenomen in de overeenkomst.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden
24 Vraag
Opdrachtnemer is als accountantsorganisatie verplicht bepaalde handelingen te verrichten in geval van fraude. In dat verband stellen wij voor onderstaande bepaling op te nemen. Gaat u hiermee akkoord? Zo nee, waarom niet? "De door Wederpartij te verrichten werkzaamheden zullen niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen. Indien de werkzaamheden naar het oordeel van Wederpartij aanwijzingen voor fraude opleveren, zal Wederpartij zulks onverwijld aan de Gemeente Utrecht melden, waarbij Wederpartij gehouden is tot naleving van de voorschriften inzake fraudemelding die voortvloeien uit de voor de bij de uitvoering van de opdracht betrokken beroepsbeoefenaren geldende gedrags- en beroepsregels. Het is de Gemeente Utrecht bekend dat Wederpartij, indien de opdracht strekt tot het verrichten van een wettelijke controle als bedoeld in de Wta en Wederpartij tijdens het verrichten van die wettelijke controle de beschikking krijgt over gegevens of informatie die het redelijk vermoeden rechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang als bedoeld in de Wta, krachtens de wet gehouden is dit te melden aan een opsporingsambtenaar, tenzij de Gemeente Utrecht tijdig maatregelen tot ongedaanmaking van de gevolgen van die fraude of ter voorkoming van herhaling van zodanige fraude neemt, en die maatregelen naar het oordeel van Wederpartij toereikend zijn."
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord. Deze passage wordt opgenomen in de overeenkomst.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden
25 Vraag
Opdrachtnemer is als accountantsorganisatie gebonden aan de Wet Toezicht Accountantsorganisatie (Wta). Bovendien zijn de beroepsbeoefenaren gehouden aan de gedrags- en beroepsregelgeving. Hiermee wordt in de algemene inkoopvoorwaarden geen rekening mee gehouden. Ter bevestiging dat schending van voornoemde regels niet de bedoeling is, stellen wij voor onderstaande bepaling op te nemen. Gaat u hiermee akkoord? Zo nee, waarom niet? “De Overeenkomst zal door Wederpartij worden uitgevoerd met inachtneming van:
(a) de voor Wederpartij als accountantsorganisatie als bedoeld in de Wta geldende wet- en regelgeving, en/of
(b) de voor de bij de uitvoering van de opdracht betrokken beroepsbeoefenaren geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de voor hen geldende gedrags- en beroepsregels. Wederpartij is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Dit is benoemd in het programma van eisen, dat onverwijld onderdeel uitmaakt van de overeenkomst, maar wij zijn bereid om dit expliciet in de overeenkomst op te nemen.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 28
26 Vraag
Opdrachtnemer is gehouden aan de voor haar beroepsgroep geldende gedrags- en beroepsregels. Dit betekent dat een uitzondering op de geheimhoudingsplicht mogelijk moet zijn wanneer dit voor de Opdrachtnemer verplicht is op grond van deze gedrags- en beroepsregels. Wij stellen dat ook voor om artikel 28.4 Algemene Voorwaarden als volgt aan te vullen:
“f. Openbaar of bekend gemaakt moet worden krachtens wettelijke bepalingen of gedrags- en beroepsregels.”. Kunt u hiermee instemmen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord met voorstel, onder toevoeging van "..,waarbij de Opdrachtnemer altijd gehouden is eerst de gemeente hiervan op de hoogte te brengen. In alle overige gevallen kan slechts met toestemming van de gemeente bepaalde informatie worden verstrekt."
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 26
27 Vraag
Artikel 26.1 beperkt het gebruik en de verspreiding van stukken niet. Wij zijn van mening dat het gebruik en de verspreiding van stukken in overeenstemming moet zijn met de aard van deze stukken. Een verklaring van getrouwheid moet bijvoorbeeld altijd ingetrokken kunnen worden door de opdrachtnemer wanneer deze niet (meer) correct blijkt te zijn op basis van nieuwe informatie. Een managementletter is bedoeld voor het management en is dus niet bedoeld voor verspreiding dan wel openbaarmaking. Een managementletter is bedoeld voor het management en is dus niet bedoeld voor verspreiding dan wel openbaarmaking. Kunt u er daarom mee instemmen dat artikel 26.1 en 26.2 worden vervangen door het volgende (met hernummering van het huidige artikel 26.3):
26.1 De rechten met betrekking tot alle (geestes-)producten, die het resultaat zijn van de door Wederpartij krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden - waaronder begrepen adviezen, rapporten, verslagen, plannen e.d. - berusten uitsluitend bij Wederpartij, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen.
26.2 De Gemeente Utrecht is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Wederpartij niet bevoegd tot openbaarmaking of vermenigvuldiging van voornoemde producten, noch tot gebruik daarvan voor een ander doel of terbeschikkingstelling daarvan aan andere personen, dan waarvoor of voor wie de betreffende producten zijn bestemd. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van voormelde handelingen. In afwijking van voornoemd verbod, kan de Gemeente Utrecht voornoemde producten aan een derde ter beschikking stellen, voor zover zulks vereist is ter verkrijging van diens deskundig oordeel over de door opdrachtnemer verrichte werkzaamheden en/of de resultaten daarvan, dan wel een onderdeel daarvan, mits:
(i) de terbeschikkingstelling geschiedt in het kader van een tussen de Gemeente Utrecht en Wederpartij bestaand geschil over de uitvoering van bedoelde werkzaamheden dan wel over de resultaten daarvan, waaromtrent tussen partijen ondanks redelijk gevoerd overleg binnen redelijke tijd geen oplossing is bereikt;
(ii) de derde lid is van een beroepsorganisatie die is ingesteld voor de discipline waartoe de betreffende werkzaamheden behoren en die als zodanig door opdrachtnemer voldoende representatief worden geacht;
(iii) de Gemeente Utrecht tevoren Wederpartij informeert over de identiteit van de in te schakelen derde, de aard van de aan deze derde te verstrekken opdracht en aangeeft welke producten hem ter beschikking zullen worden gesteld.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Artikel 26 wordt vervangen door: "Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten van alle door haar verstrekte werkproducten en verleent aan opdrachtgever een eeuwigdurend, wereldwijd, niet-exclusief recht tot gebruik van de werkproducten uitsluitend voor het doel waarvoor de werkproducten zijn geleverd."
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 25.2
28 Vraag
Wij menen dat artikel 25.2 onevenredig bezwarend is voor Opdrachtnemer terwijl er geen belang is voor Opdrachtgever. Onze verzekering ziet niet alleen op deze opdracht maar ook op opdrachten bij andere klanten. Het is derhalve niet mogelijk om toestemming te vragen aan klanten wanneer wij onze verzekeringsvoorwaarden willen wijzigen. Wij zien het belang van de opdrachtgever ook niet aangezien wij altijd dienen te voldoen aan het in artikel 25.1 Algemene Voorwaarden bepaalde. Een verlaging van het verzekerd bedrag neemt bijvoorbeeld niet per definitie met zich mee dat niet meer voldaan wordt aan artikel 25.1 Algemene Voorwaarden. Wij stellen derhalve voor artikel 25.2 buiten toepassing te laten met uitzondering van de laatste zin. Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 22.2
29 Vraag
U geeft aan dat het niet-nakomen dan wel tekortschieten van opdrachtnemer ingeschakelde derden, geen overmacht van opdrachtnemer kan zijn. Wij achten het redelijk dat wanneer een ingeschakelde derde een beroep op overmacht toekomt, dit ook als overmacht voor opdrachtnemer heeft te gelden. Wij stellen derhalve de volgende aanpassing voor: “[…] Wederpartij ingeschakelde Derden voor zover deze Derden geen beroep op overmacht toekomt, en/of liquiditeitsproblemen […]”. Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Nee. U blijft als opdrachtnemer verantwoordelijk en dus ook aansprakelijk, ook voor ingeschakelde derden. In geval van derden kan opdrachtnemer geen beroep doen op overmacht, als de derde een beroep doet op overmacht. Indien u een derde inschakelt voor (een deel van) de opdracht(en) van de gemeente, dient u vooraf toestemming te vragen aan de gemeente. Zie ook eis 84 in het document Eisen aan de opdracht.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 20 en artikel 26.2
30 Vraag
In onze branche is het gebruikelijk dat een opdrachtgever de opdrachtnemer vrijwaart tegen eventuele aanspraken van derden, omdat de opdrachtnemer immers de werkzaamheden voor de opdrachtgever verricht. Het is aan opdrachtgever de risico’s in te schatten en de eigen aansprakelijkheid jegens haar wederpartijen of derden te beperken. Ten slotte zou een vrijwaring van opdrachtnemer feitelijk leiden tot een onbeperkte aansprakelijkheid van opdrachtnemer, hetgeen naar onze mening onredelijk is. Wij stellen voor om artikel 20 Algemene Voorwaarden aan te vullen met de volgende tekst (en artikel 26.2 Algemene Voorwaarden hierop aan te laten sluiten), waarbij voor de vrijwaring wordt aangeknoopt bij de omvang van aansprakelijkheid als genoemd in het door ons voorgestelde artikel 20.1 van de Algemene Voorwaarden:
20.X De Gemeente Utrecht vrijwaart Wederpartij voor aanspraken van derden terzake van schade, welke verband houdt met of voortvloeit uit de door Wederpartij uitgevoerde Opdracht, indien en voor zover Wederpartij daarvoor krachtens het bepaalde in dit artikel niet jegens de Gemeente Utrecht aansprakelijk is. Het voorgaande is evenwel niet van toepassing, indien en voor zover de Opdracht strekt tot het verrichten van een wettelijke controle als bedoeld in de Wta.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. De gemeente gaat hier geen aanvullende bepalingen over opnemen.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 20
31 Vraag
De aansprakelijkheidsregeling wijkt af van de beperking die in de branche van Opdrachtnemer gebruikelijk is. Wij dienen vooraf goed in te kunnen schatten, welke risico’s verbonden zijn aan opdrachten, waarbij onze voorwaarden voor de aansprakelijkheidsverzekering daarop zijn aangepast (waarbij overigens zonder meer sprake is van een genoegzaam verzekerd zijn, maar bij afwijkende aansprakelijkheidsbeperkingen kan onze verzekeraar – op den duur – wel andere voorwaarden gaan stellen aan de verzekering, zoals dekking en premie). Daarnaast ontbreken regelingen over de verdeling aansprakelijkheid waarvan wij voorstellen om deze op te nemen. Wij stellen derhalve de volgende bepalingen voor ter vervanging van het huidige artikel 20:
20.1 Wederpartij is uitsluitend aansprakelijk voor schade van de Gemeente Utrecht, welke het rechtstreekse gevolg is van een aan Wederpartij toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de voor hem uit de Overeenkomst en/of Algemene Voorwaarden voortvloeiende verplichtingen, zulks met uitsluiting van het bepaalde in artikel 407 lid 2 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. De aansprakelijkheid van Wederpartij is beperkt tot een maximum van drie (3) maal het bedrag van het honorarium, dat door Wederpartij aan de Gemeente Utrecht in rekening is gebracht voor het verrichten van de werkzaamheden waarin de oorzaak van de schade is gelegen, waarbij alleen het honorarium in aanmerking wordt genomen dat betrekking heeft op de laatste twaalf (12) maanden waarin die werkzaamheden zijn verricht. Het voorgaande lijdt uitzondering ingeval van opzet of grove onzorgvuldigheid van Wederpartij.
20.2 Wederpartij is niet aansprakelijk voor schade, die is veroorzaakt doordat de Gemeente Utrecht niet heeft voldaan aan haar informatieverplichting op grond van de Overeenkomst en/of deze Algemene Voorwaarden of doordat de door de Gemeente Utrecht verstrekte informatie niet voldoet aan hetgeen waarvoor zij krachtens de Overeenkomst en/of deze Algemene Inkoopvoorwaarden instaat, tenzij deze schade mede is veroorzaakt door opzet of grove onzorgvuldigheid van Wederpartij.
20.3 Wederpartij is voorts niet aansprakelijk voor schade, die is veroorzaakt door handelen of nalaten van door de Gemeente Utrecht bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden, tenzij die schade mede is veroorzaakt door opzet of grove onzorgvuldigheid van Wederpartij.
20.4 Wederpartij is evenmin aansprakelijk voor schade, welke slechts voorkomen had kunnen worden door een handelen of nalaten dat strijdig of onverenigbaar zou zijn geweest met de voor Wederpartij als accountantsorganisatie als bedoeld in de Wta geldende wet- en regelgeving dan wel met de voor de bij de uitvoering van de Opdracht betrokken beroepsbeoefenaren geldende gedrags- en beroepsregels, tenzij deze schade is veroorzaakt door opzet of grove onzorgvuldigheid van Wederpartij.
20.5 Wederpartij is steeds bevoegd de schade van de Gemeente Utrecht zoveel mogelijk te beperken of ongedaan te maken, waartoe de Gemeente Utrecht alle medewerking zal verlenen.
20.6 De in de voorgaande bepalingen van dit artikel neergelegde aansprakelijkheidsbeperkingen worden mede bedongen ten behoeve van de door Wederpartij bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden, die hierdoor een rechtstreeks beroep op die aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen doen.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. We gaan wel akkoord met een maximering van het aansprakelijkheidsbedrag in artikel 20.3 tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar. De overige formuleringen van artikel 20 blijven gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 17
32 Vraag
Momenteel is er geen tussentijdse opzeggingsmogelijkheid op de opdrachtnemer. Wij zijn van mening dat het in bepaalde gevallen voor opdrachtnemer mogelijk moet zijn om de opdracht tussentijds te beëindigen, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met onze zorgplicht. Wij stellen derhalve voor om het volgende lid aan artikel 17 toe te voegen: “Wederpartij is gerechtigd de Overeenkomst met in achtneming van een redelijke termijn op te zeggen indien zulks op grond van wet- en regelgeving waaronder de gedrags- en beroepsregels nodig is.” Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord. Dit geldt slechts in het geval u zich o.b.v. beroepsstandaarden genoodzaakt ziet om de opdracht terug te moeten geven (bijv. door beperkingen in de reikwijdte van de controle door het gemeentebestuur).
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 16
33 Vraag
Op grond van de artikelen 16.2, 16.3 en 16.4 dient opdrachtnemer de opdrachtgever in bepaalde gevallen te vrijwaren. Ons inziens kan deze vrijwaring slechts aan de orde zijn wanneer de boete of schade aan opdrachtnemer toerekenbaar is. Kunt u bevestigen dat de vrijwaring in de artikelen 16.2, 16.3 en 16.4 alleen van toepassing is wanneer er sprake is van toerekenbaarheid aan de opdrachtnemer? Zo nee, waarom niet?
Daarnaast menen wij dat artikel 16.6 momenteel onredelijk bezwarend is voor opdrachtnemer. Onze arbeidsrechtelijke afspraken zien wij als vertrouwelijke informatie welke wij niet zonder mee aan klanten kunnen verstrekken. Ons inziens dient er sprake te zijn van een redelijke vermoeden van opdrachtgever waarbij de opdrachtnemer de kans krijgt om dit vermoeden te weerleggen alvorens zij verplicht is om inzage te verlenen. Wij stellen de volgende aanpassing van artikel 16.6 voor: “Indien de Gemeente Utrecht het redelijke vermoeden heeft dat de Wederpartij niet voldoet aan hetgeen genoemd in lid 4, stelt de Gemeente Utrecht Wederpartij hiervan in kennis onder opgaaf van redenen. Wederpartij krijgt na de in kennis stelling een redelijke termijn van tenminste veertien (14) dagen om dat vermoeden te weerleggen. Indien het vermoeden in redelijkheid niet door Wederpartij weerlegd wordt, geeft Wederpartij desgevraagd aan de Gemeente Utrecht inzicht in de in lid 5 genoemde arbeidsrechtelijke afspraken en werkt mee aan controles en audits uitgevoerd door of in opdracht van de Gemeente Utrecht.” Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Art. 16.2, 16.3, 16.3: Niet akkoord. Wij achten dit een verantwoordelijkheid van opdrachtnemer. De gemeente blijft in deze gevallen gevrijwaard.
Art. 16.6: wordt aangepast in:
“Wederpartij verschaft desgevraagd aan de Gemeente Utrecht en bevoegde instanties toegang tot de in lid 5 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee, indien hier een wettelijke basis voor is en voor zover dat nodig is, aan controles en audits.”
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 13, artikel 14.3, artikel 14.4 en artikel 15
34 Vraag
Gezien de aard van de opdracht menen wij dat deze artikelen niet van toepassing is. Wij vragen u derhalve artikel 13, artikel 14.3, artikel 14.4 en artikel 15 Algemene Voorwaarden buiten toepassing te verklaren.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft dan ook Algemene Voorwaarden. Indien deze niet van toepassing zijn op de aard van de opdracht, dan zijn deze niet van toepassing.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 11
35 Vraag
Wanneer opdrachtnemer een kredietinstellingsgarantie moet overleggen brengt dit voor opdrachtnemer extra kosten met zich mee terwijl de toegevoegde waarde van die garantie in dit kader van beperkte waarde is voor de opdrachtgever. Daarnaast kunnen wij niet akkoord gaan met de mogelijkheid voor de opdrachtgever om de geleverde diensten te keuren aangezien dit in strijd is met de onafhankelijkheidsregels. Wij stellen derhalve voor om artikel 11 te schrappen.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
In artikel 11 staat dat indien een kredietinstellingsgarantie afgegeven moet worden, dit in de overeenkomst aangegeven moet zijn. Dit is niet het geval, dus u hoeft geen kredietinstellingsgarantie af te geven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 8 en artikel 10.1
36 Vraag
Dit artikel geeft de Opdrachtgever de mogelijkheid om de dienst te keuren, controleren of niet goed te keuren. Om de van toepassing zijnde gedrags- en beroepsregels, en dan met name die betrekking hebben op onafhankelijkheid, correct na te leven en voor de juiste totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst, achten wij het van groot belang dat de Opdrachtgever de Opdrachtnemer niet kan verplichten tot aanpassing van de geleverde diensten dan wel de geleverde diensten te laten aanpassen op kosten van de Opdrachtnemer. Xxxxxxxx gedrags- en beroepsregels staan acceptatie van een opdracht in de weg ingeval van strijd met deze regels. Wij stellen dan ook voor om artikel 8.2 Algemene Inkoopvoorwaarden te vervangen door het volgende:
“De Gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte Prestaties te (laten) toetsen, bijvoorbeeld door de Rekenkamer Utrecht. De Gemeente Utrecht is nimmer gerechtigd de Wederpartij te verplichten tot aanpassing van de geleverde diensten dan wel de geleverde diensten te laten aanpassen op kosten van de Opdrachtnemer.”
Daarnaast stellen wij voor om de artikel 8.3 Algemene Voorwaarden buiten toepassing te laten.
Tot slot stellen wij voor artikel 10.1 Algemene Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te laten aangezien facturatie niet afhankelijk kan zijn van acceptatie van de Diensten door de opdrachtgever.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Artikel 8.2 en 8.3 van de Algemene Voorwaarden worden vervangen door:
"8.2 De Gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte Prestaties te (laten) toetsen, bijvoorbeeld door de Rekenkamer Utrecht. Deze toetsing is gericht op het leveren van de dienst conform afspraak. De Gemeente Utrecht is nimmer gerechtigd de Wederpartij te verplichten tot inhoudelijke aanpassing van de geleverde rapportages of verklaring."
Artikel 10.1 gaat niet om inhoudelijk akkoord over de geleverde prestatie, maar wel of de prestatie conform afspraken is geleverd. De gemeente wil niet tot betaling worden gedwongen wanneer de wederpartij zijn afspraken (nog) niet is nagekomen. Dat is niet meer dan reëel. Deze bepaling blijft daarom gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Conceptovereenkomst, artikel 4.1.4. en Algemene Voorwaarden, artikel 5.1, artikel 14.1, artikel 18.2, artikel 19 en artikel 20.
37 Vraag
Deze artikelen passen niet bij de aard van de opdracht waarbij de kwaliteit van de prestatie voorop staat en er wettelijke gronden tot uitstel bestaan. Daarnaast wordt er geen rekening gehouden met het feit dat de oorzaak van vertraging ook kan liggen bij de Opdrachtgever of derden. Bovendien merken wij op dat het stellen van harde termijnen niet is toegestaan in verband met gedrags- en beroepsregels, waaronder met name onafhankelijkheidsregels. De accountant moet onafhankelijk tot zijn/haar oordeel kunnen komen en door middel van fatale termijnen (en de consequenties die overschrijding van de termijn met zich meebrengen) kan er druk op de accountant uitgeoefend worden. Op grond van de onafhankelijkheidsregels kunnen wij derhalve de huidige artikelen niet accepteren. Wij verzoeken u derhalve dringend om artikel 14.1 Algemene Voorwaarden buiten toepassing te laten. Daarnaast verzoeken wij u om de bewoording “en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd.” In artikel 5.1 Algemene Voorwaarden te schrappen. Ook verzoeken wij u om het volgende aan artikel 4.1.4. conceptovereenkomst toe te voegen: “Overeengekomen datum of data, het overeengekomen tijdstip, de overeengekomen leveringstermijn(en) of termijn voor de uitvoering van desbetreffende Diensten gelden als streeftermijnen.”
Verder verzoeken wij u om artikel 18.2 en artikel 19 Algemene Voorwaarden buiten toepassing te verklaren.
Tot slot verzoeken wij u om de bewoording: “De tekortkomende partij is in ieder geval in verzuim als fatale termijn(en) voor de uitvoering van de betreffende Prestaties zijn verstreken en de betreffende Prestatie niet of niet volledig zijn uitgevoerd.” uit artikel 20.1 Algemene Voorwaarden te schrappen.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft algemene voorwaarden. Daar waar het leveringen (art. 14.1) betreft, is een artikel niet van toepassing op de dienstverlening van de accountant.
Art. 18.2 en art. 19: Niet akkoord.
Voor wat betreft de termijnen wordt artikel 5.1 als volgt aangepast:
U committeert zich aan de gestelde deadlines, zoals deze voorafgaand aan de opdracht worden afgesproken. De deadlines worden gehanteerd als streeftermijnen. Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat de door of namens hem te verrichten prestaties zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties. De duur van de Overeenkomst kan behalve door de inspanning van het team dat met de uitvoering van de Overeenkomst is belast, worden beïnvloed door factoren buiten de invloedssfeer van de Opdrachtnemer. Indien termijnen in het gedrang komen, dient u dit tijdig aan te geven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 4
38 Vraag
Er ontbreekt een bepaling over de juistheid van informatie die opdrachtgever verstrekt in het kader van uitoefening van de opdracht. Voor de uitvoering van de opdracht is het van belang dat de juiste, volledige en betrouwbare informatie aangeleverd wordt en, ter garantie dat de informatie aan genoemde eisen voldoet, dat opdrachtgever hiervoor instaat. Wij stellen voor om de volgende leden aan artikel 4 toe te voegen:
4.2 De Gemeente Utrecht is gehouden Wederpartij op diens verzoek tijdig alle informatie te verstrekken, welke Wederpartij naar haar oordeel voor een correcte uitvoering van de overeenkomst nodig heeft dan wel krachtens de wet verplicht is in te winnen. De informatie dient te worden verstrekt in de vorm en op de wijze als door Wederpartij verzocht. Indien de informatie niet of niet tijdig worden verstrekt, is Wederpartij bevoegd de (verdere) uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten.
4.3 De Gemeente Utrecht is voorts gehouden Wederpartij uit eigen beweging tijdig alle informatie te verstrekken, waarvan de Gemeente Utrecht weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze voor een correcte uitvoering van de overeenkomst van belang is of kan zijn.
4.4 De Gemeente Utrecht staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Wederpartij verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is.
4.5 Indien de uitvoering van de overeenkomst wordt vertraagd doordat de Gemeente Utrecht voornoemde informatieverplichtingen niet nakomt dan wel de door de Gemeente Utrecht verstrekte informatie niet juist, volledig of betrouwbaar is, zijn de daaruit voortvloeiende (extra) kosten voor rekening van de Gemeente Utrecht en is Wederpartij bevoegd (extra) honorarium voor de daardoor noodzakelijk geworden (extra) werkzaamheden in rekening te brengen.
4.6 De door de Gemeente Utrecht verstrekte informatie wordt door Wederpartij niet langer bewaard dan nodig of dienstig is met het oog op de uitvoering van de overeenkomst, doch in ieder geval niet langer dan de wettelijk voorgeschreven bewaartijd voor boeken, bescheiden en gegevensdragers (zeven jaar).
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. In plaats hiervan wordt een aanvullende bepaling opgenomen in de overeenkomst:
“Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.”
“De opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 3
39 Vraag
Op grond van artikel 3.3 kan de Opdrachtgever personeel van de Opdrachtnemer laten vervangen. Om de onafhankelijkheid van de adviseurs te kunnen waarborgen en te zorgen voor een correcte uitvoering van de Opdracht, kan Opdrachtnemer niet akkoord gaan met dit artikel. Opdrachtnemer is bereid om in overleg te treden met betrekking tot vervanging van personeel maar dit kan nimmer als verplichting worden opgelegd door de Opdrachtgever. Wij stellen derhalve voor artikel 3.3 Algemene Voorwaarden als volgt aan te passen: “[…] onder opgave van redenen. Partijen zullen hierover in overleg treden waarbij het uitgesloten is dat de Gemeente Utrecht de Wederpartij kan verplichten haar personeel te vervangen. Aan de vervanging zijn geen (extra) kosten verbonden voor de gemeente Utrecht.” In aansluiting hierop stellen wij daarnaast voor om artikel 3.2 Algemene Inkoopvoorwaarden als volgt aan te vullen “[…] of definitief vervangen tenzij vervanging noodzakelijk is waaronder mede begrepen wordt noodzakelijk op grond van wet- en regelgeving en de gedrags- en beroepsregels.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De bepaling wordt zo aangepast dat opdrachtnemer geen toestemming nodig heeft van de gemeente als het bij de uitvoering van de opdracht gaat om de (tijdelijke) vervanging van personeel in geval van ziekte of ontslag.
Er zal altijd in redelijkheid en billijkheid gekeken worden, waarom dit aan de orde is en er zal altijd overleg plaatsvinden. Echter bij een patstelling beslist de Opdrachtgever.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene Voorwaarden, artikel 2.1
40 Vraag
Het dient voor ons per opdracht mogelijk te zijn om de voorwaarden te beoordelen. De aard van de opdracht kan namelijk met zich meebrengen dat er striktere of minder strikte gedrags- en beroepsregels gelden. Wij stellen derhalve voor om artikel 2.1 buiten toepassing te laten.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. De algemene voorwaarden gelden voor alle opdrachten voortvloeiend uit deze aanbesteding (en daarbij behorende de te sluiten overeenkomst).
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Conceptovereenkomst, artikel 10.3
41 Vraag
Wij begrijpen dat bevoegde instanties toegang moeten hebben tot de arbeidsrechtelijke afspraken. Ons inziens is het echter niet noodzakelijk dat de opdrachtgever inzicht krijgt in deze gegevens. Wij beschouwen deze gegevens als bedrijfsvertrouwelijke gegevens en kunnen deze derhalve niet aan klanten verstrekken. Wij vragen u daarom de bewoording “Opdrachtgever en” uit artikel 10.3 conceptovereenkomst te schrappen.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente wenst inzicht te hebben in arbeidsrechtelijke afspraken op het moment dat de gemeente redelijk vermoeden heeft van niet nakoming van het genoemde in artikel 16 van de Algemene Voorwaarden.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Conceptovereenkomst, artikel 9 en Algemene Voorwaarden, artikel 21
42 Vraag
Artikel 9 bevat een boetebepaling voor het niet nakoming of niet naleven van de gegeven opdrachten dan wel voorschriften en bepalingen zonder dat dit aan opdrachtnemer toerekenbaar hoeft te zijn. Dergelijke bepalingen kunnen wij niet accepteren aangezien deze strijdig zijn met onze onafhankelijkheidsregels. Een boetebeding kan gebruikt worden om druk uit te oefenen op de accountant. Immers, of de accountant al dan niet een verklaring afgeeft, is afhankelijk van het onafhankelijk oordeel van de accountant en de geldende wet- en regelgeving en gedrags- en beroepsregels. Hetzelfde geldt voor tijdig afronden van de controle, als de accountant dreigt de deadline niet te halen dan kan hij/zij zich geïntimideerd voelen door een dreigende boete. Hiermee bestaat het risico dat de accountant niet meer objectief, en dus niet meer onafhankelijk, acteert en de audit afrondt omwille van het voorkomen van een boete. Wij verzoeken u derhalve dringend artikel 9 conceptovereenkomst buiten toepassing te laten. In aansluiting hierop vragen wij u ook om artikel 21 Algemene Voorwaarden buiten toepassing te laten.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord met het laten vervallen van artikel 9 uit de conceptovereenkomst. Artikel 21 uit de Algemene Voorwaarden is een kan-bepaling waaraan door het vervallen van artikel 9 in de conceptovereenkomst geen opvolging is gegeven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Conceptovereenkomst, artikel 6
43 Vraag
Op grond van dit artikel is het voor de gemeente mogelijk om betalingen op te schorten. Ons inziens is het redelijk dat de gemeente slechts betalingen kan opschorten voor zover deze zien op de niet (behoorlijke) nakoming. Het deel van de factuur dat ziet op activiteiten die wel behoorlijk zijn nagekomen, dient ons inziens niet opschort te worden. Kunt u er derhalve mee instemmen dat artikel 6.1 als volgt wordt aangepast: “[…] op te schorten, voor zover de betaling betrekking heeft op dat deel van de Overeenkomst welke niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen.”?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft een vaste aanneemsom met vaste betalingsafspraken. Bij een tekortkoming zal de gemeente voor wat betreft de opschorting niet verder specificeren waar de tekortkoming op ziet.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Conceptovereenkomst, artikel 4.2
44 Vraag
Dit artikel kan leiden tot een zeer gunstige positie van de gemeente aangezien de kosten voor deze derde partij (voor herstel van het verzuim) niet per definitie aan te merken zijn als schade. Immers, aangezien de kosten inzake deze derde voor rekening van de opdrachtnemer komen, kan de gemeente goedkoper uit zijn dan wanneer de gehele opdracht uitgevoerd zou worden door opdrachtnemer. Dit is ons inziens onredelijk. Wanneer de opdracht door een tekortkoming in de nakoming van opdrachtnemer uitgevoerd dient te worden door een derde, is er alleen schade voor de gemeente wanneer deze derde duurder is dan hetgeen de gemeente had moeten betalen wanneer de opdracht was uitgevoerd door opdrachtnemer. Deze schade kan dan verhaald worden met inachtneming van de aansprakelijkheidsbeperking zoals overeengekomen in de overeenkomst dan wel algemene voorwaarden. Wij stellen derhalve voor artikel 4.2 conceptovereenkomst buiten toepassing te laten, kunt u hiermee instemmen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. Dat wat u beschrijft, is niet het doel van deze bepaling. Doel van de bepaling is dat de gemeente door moet kunnen met de opdracht als opdrachtnemer in gebreke blijft.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft geheimhouding
45 Vraag
Het is ons niet geheel duidelijk door wie de geheimhoudingsverklaring ondertekend wordt. Ons inziens is het de opdrachtnemer (als entiteit) die de geheimhoudingsovereenkomst dient te ondertekenen en niet onze medewerkers persoonlijk. Onze medewerkers zijn namelijk via hun arbeidsovereenkomst reeds gehouden aan strikte geheimhouding. Kunt u aangeven dat de geheimhoudingsverklaring slechts door opdrachtnemer (als entiteit) getekend hoeft te worden?
Daarnaast is er momenteel geen uitzondering op de geheimhouding opgenomen. Ons inziens is een uitzondering op de geheimhouding noodzakelijk indien opdrachtnemer op grond van wettelijke bepalingen of beroepsregels tot bekend- of openbaarmaking gehouden is of in het geval opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een arbitrale, gerechtelijke of tuchtprocedure, waarbij het gebruik van die informatie en/of resultaten van belang kan zijn voor de uitkomst
van de procedure. Kunt u hiermee instemmen?
Tot slot is bestaat er op grond van de geheimhoudingsverklaring een onbeperkte aansprakelijkheid voor opdrachtnemer. Ons inziens is een onbeperkte aansprakelijkheid van opdrachtnemer, ook voor ten aanzien van de geheimhouding, niet redelijk. Kunt u er derhalve mee instemmen dat de aansprakelijkheidsbeperking in de algemene voorwaarden (zie ook onze vraag hierover) ook geldt voor de vrijwaring in de geheimhoudingsovereenkomst? Zo nee, waarom niet?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De geheimhoudingsverklaring betreft alleen de aanbestedingsprocedure en hoeft slechts door de opdrachtnemer als entiteit te worden getekend.
Voor de uitvoering van de opdracht is de geheimhoudingsvoorwaarde aangepast, artikel 28.4 wordt als volgt aangevuld:
"f. Openbaar of bekend gemaakt moet worden krachtens wettelijke bepalingen of gedrags- en beroepsregels, waarbij de Opdrachtnemer altijd gehouden is eerst de gemeente hiervan op de hoogte te brengen. In alle overige gevallen kan slechts met toestemming van de gemeente bepaalde informatie worden verstrekt."
De aansprakelijkheid t.a.v. de geheimhouding is van een andere orde dan de aansprakelijkheid bij de opdrachtuitvoering. Wij zijn daarom niet akkoord met een aanpassing op dit onderdeel in de geheimhoudingsverklaring.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 26.1
46 Vraag
Artikel 26.1 – intellectueel eigendomsrechten
Artikel 26.1 is vanwege de specifieke aard van de accountantscontrole en de beroepsregels voor accountants niet uitvoerbaar. Deze bepaling brengt mee dat de opdrachtgever het (intellectuele) eigendomsrecht verkrijgt op de resultaten van de opdracht en dat opdrachtnemer xxxxxxx afstand doet van zijn persoonlijkheidsrechten (daaronder valt het recht om op te treden tegen eventuele bewerking/aanpassing van het product). Wij kunnen het intellectuele eigendomsrecht niet overdragen. Indien het intellectuele eigendomsrecht van de door de accountant ontwikkelde producten aan de opdrachtgever overgedragen zou worden, brengt dat mee dat de opdrachtgever het recht heeft de accountantsverklaring van opdrachtnemer te bewerken/aan te passen en te exploiteren. Een accountantsverklaring is daarmee niets waard omdat deze dan zou kunnen worden veranderd. Gezien het karakter van een accountantsverklaring en het maatschappelijk belang daarvan, kan het niet zo kan zijn dat een Gemeente gerechtigd is om accountantsverklaringen aan te passen en (voorts) vrijelijk te verspreiden. Nota bene; wij dragen vanuit onze discipline de vaktechnische verantwoordelijkheid voor onze verklaringen en overige rapportages. Wij kunnen deze verantwoordelijkheid uiteraard niet dragen als wij de rechten op onze verklaringen overdragen. Een gebruikrecht van de opdrachtgever op onze rapportage zou op dit punt voldoende moeten zijn, onder verwijzing naar de laatste 2 zinnen van de Gids Proportionaliteit die in april 2016 door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is uitgebracht. Kunt u akkoord gaan met het opnemen van de volgende bepaling Conceptovereenkomst ter vervanging van artikel 26.1?
“Artikel 26.1 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 is niet van toepassing en wordt vervangen door de volgende bepaling. (Intellectuele) eigendomsrechten die reeds voor de datum van deze overeenkomst aan de Opdrachtgever of de Opdrachtnemer in eigendom toebehoorden (of aan één van hen in licentie zijn gegeven) blijven aan de oorspronkelijke bezitter (c.q. aan de licentiegever) toebehoren. De Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van (intellectuele) eigendom voor met betrekking tot de producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van (intellectuele) eigendom heeft of geldend kan maken. Opdrachtgever heeft het recht de resultaten van de opdracht te gebruiken voor zijn eigen intern gebruik, voor zover passend binnen het doel van de opdracht.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Artikel 26 wordt vervangen door: "Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten van alle door haar verstrekte werkproducten en verleent aan opdrachtgever een eeuwigdurend, wereldwijd, niet-exclusief recht tot gebruik van de werkproducten uitsluitend voor het doel waarvoor de werkproducten zijn geleverd."
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 25.2
47 Vraag
Artikel 25.2 – wijzigen verzekeringscondities
In artikel 25.2 is bepaald dat toestemming van de opdrachtgever nodig is om de verzekeringscondities en -bedragen die opdrachtnemer met zijn verzekeraar is overeengekomen, te wijzigen. Wij zijn doorlopend verzekerd, maar de precieze verzekeringsvoorwaarden worden jaarlijks opnieuw afgestemd met onze verzekeraar. De voorwaarden en dekking wijzigen daarbij niet substantieel, maar bepaalde condities kunnen wel licht wijzigen. Het kan niet zo zijn dat wij onze cliënten toestemming moeten gaan vragen om deze nieuwe verzekeringsvoorwaarden aan te gaan. Dit laat uiteraard onverlet dat wij zullen blijven voldoen aan de minimum verzekeringseisen die de NBA bij wet aan de accountantskantoren heeft opgelegd (mede ter bescherming van hun cliënten), wij verwijzen in dat kader naar artikel 28 en 29 van de “Nadere voorschriften accountantskantoren terzake van assuranceopdrachten”. Kunt u met in acht neming van het bovenstaande akkoord gaan met het opnemen van de volgende bepaling in Conceptovereenkomst?
“Artikel 25.2 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 is niet van toepassing en wordt vervangen door de volgende bepaling. Opdrachtnemer is adequaat verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. De dekking voldoet aan de normen die in de bedrijfstak gebruikelijk zijn. Op verzoek van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer een bewijs van verzekering en een bewijs van premiebetaling overleggen.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 20.3
48 Vraag
Artikel 20.3 – beperking aansprakelijkheid
Ten aanzien van de aansprakelijkheid als opgenomen in artikel 20.2 merken wij op dat het in onze beroepsgroep gebruikelijk is om de aansprakelijkheid te beperken, waarbij de maximum aansprakelijkheid in redelijke verhouding staat tot het met de opdracht gemoeide honorarium. De beperking van de aansprakelijkheid als thans opgenomen in artikel 20.21 sluit hier niet bij aan, althans in zoverre dat sprake is van een beperking van de aansprakelijkheid die disproportioneel en vele malen hoger is dan een bedrag dat gelijk is aan driemaal de fee (de cap die binnen onze branche gebruikelijk is). Wij wijzen in dit kader op het Model Algemene Voorwaarden van de NBA dat bedoeld is voor de grote accountantskantoren, welk Model voorziet in de gebruikelijke aansprakelijkheidsbeperking van 3 maal het jaarhonorarium bij controle opdrachten (zie: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxx/xxxxx- algemene-voorwaarden/6-model-av-variant-2-nl.doc). Wij kunnen niet inschrijven indien deze bepaling niet in lijn met hetgeen gebruikelijk is in onze branche wordt gebracht. Kunt u met inachtneming van het voorgaande het volgende opnemen in de Conceptovereenkomst ter vervanging artikel 20.2?
“Artikel 20.2 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 is niet van toepassing en wordt vervangen door de volgende bepaling. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van hem mag worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat Opdrachtgever aan Opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. De totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever voor eventuele fouten die bij zorgvuldig handelen door Opdrachtnemer zouden zijn vermeden, is beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat Opdrachtgever heeft betaald en/of nog verschuldigd is voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. Indien de opdracht een langere doorlooptijd heeft dan twaalf maanden, dan is de totale aansprakelijkheid in het kader van de opdracht beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer heeft betaald en/of nog verschuldigd is over de eerste twaalf maanden voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. De beperking van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer geldt niet indien er aan zijn zijde sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid en/of indien enige dwingende (inter)nationale wet of (beroeps)regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente gaat akkoord met een maximering van het aansprakelijkheidsbedrag in artikel
20.3 tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar. De overige formuleringen van artikel 20 blijven gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 17.3
49 Vraag
Artikel 17.3 – ontbrekende bepaling
Het is redelijk dat alle reeds verrichte werkzaamheden en kosten die opdrachtnemer heeft gemaakt vergoed worden in het geval van een tussentijdse beëindiging van de overeenkomst. Kunt u instemmen met het opnemen van de volgende bepaling in de Conceptovereenkomst ter aanvulling van artikel 17.3 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016.
“Ter aanvulling op artikel 17.3 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 geldt de volgende bepaling. Indien Opdrachtgever tot tussentijdse beëindiging overgaat, heeft de Opdrachtnemer recht op vergoeding van de reeds verrichte werkzaamheden en kosten die Opdrachtnmer redelijkerwijs moet maken ten gevolge van de tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft een vaste aanneemsom met vaste betalingsafspraken. Bij tussentijdse beëindiging zal de gemeente de verrichte werkzaamheden vergoeden conform de prijsafspraken en de stand van zaken van de uitgevoerde werkzaamheden tot dat moment.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 16.6
50 Vraag
Artikel 16.6 – controle arbeidsvoorwaardelijke afspraken
In artikel 16.6 is opgenomen dat opdrachtnemer aan de gemeente toegang moet verschaffen tot de arbeidsvoorwaardelijke afspraken en mee moet werken aan controles en audits.
Uiteraard zullen wij voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving hieromtrent, echter wij kunnen gemeente (zonder wettelijke basis) geen onvoorwaardelijke toegang verschaffen en medewerking verlenen. Wij zijn wel bereid op eerste verzoek van gemeente en binnen redelijke grenzen medewerking te verlenen aan eventuele verzoeken van gemeente betreffende de arbeidsvoorwaardelijk afspraken. Met inachtneming van het voorgaande, kunt u instemmen met het opnemen van de volgende bepaling in de Conceptovereenkomst ter vervanging van artikel 16.6 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016. “Opdrachtnmer verschaft desgevraagd en binnen redelijke grenzen aan Opdrachtgever toegang tot de lid 5 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werk mee, indien hier een wettelijke basis voor is, aan controles en audits uitgevoerd door of in opdracht van Opdrachtgever.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente stemt in met de volgende aanpassing: “Wederpartij verschaft desgevraagd aan de Gemeente Utrecht en bevoegde instanties toegang tot de in lid 5 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee, indien hier een wettelijke basis voor is en voor zover dat nodig is, aan controles en audits.”
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 13 t/m 15
51 Vraag
Artikel 13 t/m 15 – Levering van goederen
Deze bepalingen zien op de levering van goederen en zijn derhalve niet van toepassing op accountantsdienstverlening. Om onduidelijkheid hieromtrent te voorkomen, kunt u instemmen met het buiten toepassing verklaren van artikel 13, 14 en 15 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 in de Conceptovereenkomst?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het betreft dan ook Algemene Voorwaarden. Indien deze niet van toepassing zijn op de aard van de opdracht, dan zijn deze niet van toepassing.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft algemene voorwaarden artikel 11
52 Vraag
Artikel 11 – voorschot
Het is in onze branche zeer ongebruikelijk dat wij aan cliënten een bankgarantie afgeven. Bovendien brengt dit aanzienlijke kosten voor opdrachtnemer mee. Kunt u instemmen met het buiten toepassing verklaren van artikel 11 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 in de Conceptovereenkomst?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
In artikel 11 staat dat indien een kredietinstellingsgarantie afgegeven moet worden, dit in de overeenkomst aangegeven moet zijn. Dit is niet het geval, dus u hoeft geen kredietinstellingsgarantie af te geven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Algemene voorwaarden artikel 8.2 en 8.3.
53 Vraag
Artikel 8.2 en 8.3 – toetsen prestaties
De in artikel 8.2 en 8.3 opgenomen mogelijkheid van de gemeente om de prestaties van opdrachtnemer te toetsen is voor ons niet acceptabel. Dit brengt namelijk met zich mee dat de opdrachtgever invloed kan uitoefenen op de diensten van opdrachtnemer en daarmee ook op de in houd van de door opdrachtnemer af te geven accountantsrapporten en
–verklaringen. Dit dient gelet op de aard van de opdracht voorkomen te worden. Uiteraard is er ruimte voor bespreking van en overleg over concept rapportages, maar onze beroepsregels eisen een objectieve en onafhankelijke functievervulling door de accountant en verhinderen een formele invloed van de opdrachtgever. Kunt u met inachtneming van het voorgaande akkoord gaan met het in de Conceptovereenkomst buiten toepassing verklaren van artikel 8.2 en 8.3 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Artikel 8.2 en 8.3 van de Algemene Voorwaarden worden vervangen door:
"8.2 De Gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte Prestaties te (laten) toetsen, bijvoorbeeld door de Rekenkamer Utrecht. Deze toetsing is gericht op het leveren van de dienst conform afspraak. De Gemeente Utrecht is nimmer gerechtigd de Wederpartij te verplichten tot inhoudelijke aanpassing van de geleverde rapportages of verklaring."
Artikel 10.1 gaat niet om inhoudelijk akkoord over de geleverde prestatie, maar wel of de prestatie conform afspraken is geleverd. De gemeente wil niet tot betaling worden gedwongen wanneer de wederpartij zijn afspraken (nog) niet is nagekomen. Dat is niet meer dan reëel. Deze bepaling blijft daarom gehandhaafd.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Vraag algemene voorwaarden artikel 5.1.
54 Vraag
Artikel 5.1 – garanties t.a.v. termijnen
Het is niet mogelijk om te garanderen dat de Prestaties volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd. Een dergelijke garantie past niet bij accountantsdiensten aangezien er vaktechnische motivaties kunnen zijn die een belemmering vormen voor het afgeven van een accountantsverklaring binnen het overeengekomen tijdschema. De uiterste termijnen volgen uit de wettelijke verplichtingen. Een accountant geeft pas een accountantsverklaring af als alle daartoe benodigde gegevens voorhanden zijn. Wij stellen voor de volgende bepaling op te nemen in de Conceptovereenkomst ter vervanging van artikel 5.1 van de Algemene voorwaarden Kunt u hiermee instemmen?
“Artikel 5.1 van de Algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2016 is niet van toepassing en wordt vervangen door de volgende bepaling. Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat de door of namens hem te verrichten Prestaties zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties. De duur van de Overeenkomst kan behalve door de inspanning van het team dat met de uitvoering van de Overeenkomst is belast, worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die Opdrachtnemer verkrijgt en de medewerking die (door Opdrachtgever) wordt verleend. Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond gelden derhalve als indicatie en worden derhalve niet als fatale termijnen beschouwd.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De bepaling wordt als volgt aangepast:
U committeert zich aan de gestelde deadlines, zoals deze voorafgaand aan de opdracht worden afgesproken. De deadlines worden gehanteerd als streeftermijnen. Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat de door of namens hem te verrichten prestaties zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties. De duur van de Overeenkomst kan behalve door de inspanning van het team dat met de uitvoering van de Overeenkomst is belast, worden beïnvloed door factoren buiten de invloedssfeer van de Opdrachtnemer. Indien termijnen in het gedrang komen, dient u dit tijdig aan te geven.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Ontbrekende bepalingen conceptovereenkomst
55 Vraag
Ontbrekende bepalingen conceptovereenkomst
Wij stellen voor om onderstaande bepalingen aanvullend in de Conceptovereenkomst op te nemen. Deze bepalingen zijn gebruikelijk in onze branche. Het is van belang dat deze bepalingen overeengekomen worden omdat het de opdrachtnemer in staat stelt het werk tijdig en naar behoren uit te voeren, waarbij de gedrags- en beroepsregels worden gerespecteerd. Kunt u hiermee akkoord gaan?
“Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.”
“De opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Ontbrekende bepalingen - aanhouden intern dossier
56 Vraag
Ontbrekende bepalingen – aanhouden intern dossier
Op grond van de wet en beroepsregels zijn wij als accountantsorganisatie verplicht in het kader van de opdracht gedurende de wettelijke bewaartermijn (van 7 jaar welke termijn start na afloop van de opdracht) een dossier aan te houden met daarin kopieën van relevante documenten. Kunt in instemmen met het opnemen van de volgende bepaling in de Conceptovereenkomst?
“Opdrachtnemer is gerechtigd ter zake van de uitvoering van de Diensten een dossier aanhoudt met daarin kopieën van relevante stukken. Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veilige bewaring van het dossier te waarborgen en de dossiers te bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen. De dossiers zijn eigendom van Opdrachtnemer en de Opdrachtgever heeft derhalve geen recht tot inzage in de dossiers.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Ontbrekende bepalingen - opzeggingsmogelijkheid opdrachtnemer
57 Vraag
Ontbrekende bepalingen – opzeggingsmogelijkheid opdrachtnemer
De conceptovereenkomst bevat geen opzeggingsmogelijkheid voor de opdrachtnemer. Op grond van de geldende wet- en regelgeving (zoals ter waarborging van onze onafhankelijkheid conform de Wet op het Accountantsberoep) dient de accountant een opzeggingsmogelijkheid te hebben die het hem mogelijk maakt op te zeggen als de geldend wet- en/of (beroeps)regelgeving daartoe noopt. Kunt u onderstaande bepaling opnemen in de Conceptovereenkomst:
“Partijen behouden zich het recht voor om de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te zeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, een en ander voor zover dit op grond van de wet- (in het bijzonder artikel 2:393 lid 2 BW) en regelgeving, waaronder de beroepsvoorschriften, is toegestaan.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Niet akkoord. De gemeente stelt voor het volgende artikel toe te voegen aan de conceptovereenkomst: “Wederpartij is gerechtigd de Overeenkomst met in achtneming van een redelijke termijn op te zeggen indien zulks op grond van wet- en regelgeving waaronder de gedrags- en beroepsregels nodig is.”
Dit geldt slechts in het geval u zich o.b.v. beroepsstandaarden genoodzaakt ziet om de opdracht terug te moeten geven (bijvoorbeeld door beperkingen in de reikwijdte van de controle door het gemeentebestuur).
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Artikel 10.3 concept overeenkomst
58 Vraag
Artikel 10.3 – controle arbeidsvoorwaardelijke afspraken
In artikel 10.3 is opgenomen dat opdrachtnemer aan de gemeente toegang moet verschaffen tot de arbeidsvoorwaardelijke afspraken en mee moet werken aan controles en audits.
Uiteraard zullen wij voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving hieromtrent, echter wij kunnen gemeente (zonder wettelijke basis) geen onvoorwaardelijke toegang verschaffen en medewerking verlenen. Wij zijn wel bereid op eerste verzoek van gemeente en binnen redelijke grenzen medewerking te verlenen aan eventuele verzoeken van gemeente betreffende de arbeidsvoorwaardelijk afspraken. Met inachtneming van het voorgaande, kunt u instemmen met het overeenkomstig aanpassen van artikel 10.3 te vervangen door de volgende bepaling.
“Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en binnen redelijke grenzen aan Opdrachtgever en bevoegde instanties toegang tot de lid 2 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee, indien hier een wettelijke basis voor is, aan controles en audits.”
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente stemt in met de volgende aanpassing: “Opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan Opdrachtgever en bevoegde instanties toegang tot de in lid 2 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee, indien hier een wettelijke basis voor is en voor zover dat nodig is, aan controles en audits.”
Zie ook de aanpassingen betreffende artikel 16.6 van de Algemene Voorwaarden.
Nr:
Categorie Contractvoorwaarden
Betreft Artikel 9 concept overeenkomst
59 Vraag
Artikel 9 - boete
In artikel 9 is een boetebepaling opgenomen. Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het geding komt (boetebepalingen zijn strijdig met de Verordening Gedragscode en de Nadere Voorschriften inzake de Onafhankelijkheid). De Gemeente kan het boetebedrag namelijk met het honorarium van de accountant verrekenen, waardoor de accountant geen, of een buitenproportioneel laag, honorarium ontvangt. Het uitvoeren van controlewerkzaamheden zonder dat daar een marktconform honorarium voor ontvangen wordt, is in strijd met de onafhankelijkheidsregels. Afgezien daarvan geldt dat wij in uitvoering van onze werkzaamheden afhankelijk zijn van informatie die door de opdrachtgever moet worden verstrekt en daarnaast kunnen vaktechnische motivaties aan een tijdige oplevering van de stukken in de weg staan. De afweging van de accountant of hij al dan niet een verklaring/rapport kan opleveren dient uitsluitend gebaseerd te zijn op de beroepsregelgeving (zoals gezegd kunnen vaktechnische motivaties een tijdige oplevering van de accountantsstukken in de weg staan) en mag niet beïnvloed worden door een mogelijk dreiging van het verbeuren van een boete. Het overeenkomen van boetes is niet noodzakelijk omdat in de contractvoorwaarden een vangnet is opgenomen ten aanzien van de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en de daaruit voortvloeiende verplichting tot vergoed van schade, in het geval van schending van de verplichtingen uit de overeenkomst. Daarnaast bieden de tuchtregels voor de Gemeente voldoende waarborgen. De tuchtregels zijn ingesteld ter bescherming van opdrachtgevers van accountants. Het indienen van een tuchtklacht is efficiënter en biedt een meer afschrikkend werking dan een boete vanwege de publieke exposure die de tuchtklacht meebrengt. Wij kunnen niet inschrijven indien de betreffende paragraaf van artikel 9 gehandhaafd blijft. Kunt u met inachtneming van het voorgaande instemmen met het verwijderen van artikel 9 uit de Conceptovereenkomst?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Akkoord met het laten vervallen van artikel 9 uit de conceptovereenkomst.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
60 Vraag
In uw document eisen aan de opdracht staat onder eis 63 dat in de aanneemsom rekening gehouden moet worden dat de mate waarin kan worden gesteund op de AO/IC of de mate waarin fraudegevallen voorkomen, aan verandering onderhevig is. Indien er fraudegevallen optreden in uw organisatie zullen deze per geval afzonderlijk moeten worden beoordeeld, eventuele vervolgwerkzaamheden worden uitgevoerd en in gevallen ook uitvoerig onderzoek. Dit is op voorhand niet te bepalen. Wij verzoeken u derhalve eventuele fraudegevallen uit de vaste aanneemsom te halen.
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Wij stemmen niet in met dit verzoek. U kunt er vanuit gaan dat zich bij een gemeente van deze omvang jaarlijks een aantal fraudegevallen zullen voordoen. Op basis van ervaringen uit de afgelopen jaren constateren wij dat de voorgevallen fraudes geen impact hebben gehad op de controleverklaring van de accountant. In de managementletter 2018 van de huidige accountant is ook aangegeven dat de gemeente adequaat handelt wanneer fraudegevallen zich voordoen. U kunt er vanuit gaan dat de gemeente zelf aanvullend onderzoek doet om de oorzaak en omvang van de fraude te achterhalen. Zie ook overige beantwoording op vragen inzake fraudegevallen. Xxx verwachten daarom dat u met werkzaamheden rondom fraudes rekening houdt in uw aanneemsom.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft Presentatie
61 Vraag
Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening is een betrokken team. In dat kader vinden wij het belangrijk dat u kennismaakt met de belangrijkste teamleden. In uw gunningscriteria is opgenomen dat de presentatie moet worden verzorgd door de controleleider en de eindverantwoordelijke accountant. Kunt u instemmen dat wij een eigen inschatting maken van de voor u belangrijkste teamleden en deze meenemen naar de presentatie (ook als dit meer teamleden betreft dan de controleleider en eindverantwoordelijk accountant), mits dit allen teamleden zijn die daadwerkelijk betrokken zullen zijn bij de uitvoering van de opdracht?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Nee. De twee genoemde personen zijn de belangrijkste in dit geval voor de communicatie tussen Raad, organisatie en accountant. Het betreft een gunningscriterium, dat transparant beoordeeld dient te worden.
Een kennismaking met de overige leden van het team is relevant na gunning.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
62 Vraag
In uw document eisen aan de opdracht staat onder eis 34 dat de planning van de gemeente Utrecht leidend is voor de controlewerkzaamheden. Kunt u ons een indicatieve planning verstrekken van het voorgenomen jaarrekeningtraject (inclusief de jaarplanning van de afdeling Concernaudit)?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De detailplanning en verkorte planning van het jaarrekeningtraject en de jaarplanning van Concernaudit zijn als aparte documenten opgenomen in de beveiligde map (dashboard) in TenderNed.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft Kennis van de organisatie
63 Vraag
In het overzicht procesbeheersing 2018 zijn diverse oranje vlakken weergegeven. Dit betreffen constateringen ten aanzien van uw interne processen. Kunnen wij voor onze offerte er vanuit gaan dat deze aandachtspunten in 2019 zijn opgelost?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
De gemeente Utrecht heeft de ambitie om continue verbeteringen door te voeren in de AO/IB. De aandachtspunten uit de oranje vlakken maken hier onderdeel van uit. Het is niet de bedoeling dat als uitgangspunt wordt genomen dat de aandachtspunten in 2019 volledig zijn opgelost en de AO/IB volledig op orde is. In een continue veranderende organisatie als de gemeente Utrecht zullen altijd wel aandachtspunten op de AO/IB bestaan. Hier moet, zoals aangegeven in eis 63, bij de bepaling van de aanneemsom rekening mee worden gehouden.
Nr:
Categorie Bestek/beschrijvend document
Betreft Kennis van de organisatie
64 Vraag
U heeft ons inzicht gegeven in de stand van zaken van de AO via het overzicht procesbeheersing 2018. Hierbij is het beeld weergegeven van de belangrijkste processen. Kunnen wij voor onze offerte ervan uit gaan dat de overige processen (niet opgenomen in het overzicht procesbeheersing 2018) een adequate interne beheersing kennen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
In het overzicht zijn alle in financieel opzicht materiële processen opgenomen. Dit zijn alle processen die nu door huidige accountant worden beoordeeld in het kader van de jaarrekeningcontrole.
Nr:
Categorie Aanbestedingsprocedure
Betreft Beoordeling offertes
65 Vraag
Het verwervingsteam beoordeelt de offertes. Hierbij wordt per gunningscriterium bepaald welke inschrijving als beste wordt beoordeeld, met daaraan gekoppeld 100 punten. Aan de overige inschrijvingen worden vervolgens punten toegekend, variërend van 99 punten tot 0 punten.
Kunt u in het proces waarborgen dat hierbij voldoende extreem wordt gescoord, zodat daadwerkelijk onderscheid wordt gemaakt in de score per inschrijving?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
U kunt ervan uitgaan, dat het team voldoende kennis en expertise bevat om de binnengekomen offertes naar waarde te beoordelen.
Nr:
Categorie Aanbestedingsprocedure
Betreft Invulformulieren
66 Vraag
In uw bestek is aangegeven dat invulformulieren zijn bijgevoegd en niet qua opmaak mogen worden aangepast. Kunt u aangeven welke invulformulieren dit betreffen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
In ieder geval betreft dit het bijgevoegde Prijsinvulformulier, het document Referentie-eis en indien dit voor u van toepassing is het document Uitvoeringsverklaring onderaannemer (hier vult u alleen aan/haalt weg, dat wat gevraagd wordt). Ook dient u de ingevulde UEA toe te voegen.
Nr:
Categorie Aanbestedingsprocedure
Betreft Samenstelling verwervingsteam
67 Vraag
Kunt u een nadere beschrijving geven van de samenstelling van het verwervingsteam/beoordelingsteam? Kunt u hierbij ook aangeven uit hoeveel leden het team bestaat?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
U kunt ervan uitgaan, dat het team voldoende kennis en expertise bevat om de binnengekomen offertes te beoordelen. Het team bestaat uit een mix van raadsleden en ambtenaren uit de organisatie.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
68 Vraag
In uw document eisen aan de opdracht staat onder eis 58 dat de accountant er mee in stemt om in maximaal 500 woorden te zullen aangeven hoe de kwaliteit van de informatieoverdracht tussen de leden van het controleteam is geborgd. Hierbij wordt verwezen naar gunningscriterium 3. Bij gunningscriterium 3 wordt verder niet gesproken over de uitwerking van de betreffende informatieoverdracht.
Kunt u aangeven in hoeverre u deze uitwerking bij gunningscriterium 3 verwacht?
Maakt dit daarnaast onderdeel uit van het maximaal aantal pagina’s voor gunningscriterium 3?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Eis 58 is niet juist geformuleerd en vervalt daarom. Bij gunningscriterium 3 hoeft derhalve niet te worden ingegaan op de informatie overdracht.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
69 Vraag
In uw document eisen aan de opdracht staat onder eis 54 dat, indien naar oordeel van de subcommissie Controle en Financiën, sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel de accountant verplicht tot onmiddelijke deugdelijke vervanging over gaat. Naar onze mening zou, in het geval sprake is van een dergelijke wens, dit eerst besproken moet worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, gekeken moet worden naar mogelijke oplossingen. Pas in het uiterste geval is vervanging van personen hierbij een mogelijkheid. Kunt u derhalve akkoord gaan met dat als er sprake is van dergelijke situaties dit besproken wordt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en samen tot een oplossing wordt gekomen?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Er zal altijd in overleg en naar redelijkheid en billijkheid gehandeld worden.
Eis 54 zal als volgt aangepast worden: “[…] onvoldoende gekwalificeerd personeel, dan treden partijen hierover in overleg waarbij het uitgesloten is dat de Gemeente Utrecht de accountant kan verplichten haar personeel te vervangen.”
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
70 Vraag
In uw document eisen aan de opdracht staat onder eis 44 dat er twee keer per jaar overleg plaatsvindt met de gemeentelijke organisatie. Dit is een vrij breed begrip. Kunt u aangeven wie u bedoelt met de gemeentelijke organisatie?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Hier wordt gedoeld op een tweejaarlijks overleg met het netwerk business control of indien de situatie dat vereist met de directieraad.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
71 Vraag
Onderdeel van de controle is de controle van de verantwoording voor de meergemeentenfunctionaliteit. Hierbij dient ook een verantwoording te worden afgegeven voor de gemeenschappelijke regeling Lekstroom. Kunt u aangeven of dit één totaal verantwoording is voor de GR? Of wordt hier een verantwoording per deelnemende gemeente in de GR bedoeld?
Kunnen wij daarbij de verantwoording over 2017 krijgen als voorbeeld?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
Het voorbeeld van 2017 is opgenomen in het gepubliceerde document 11 'Verantwoordingen MGF Bbz 2017'. Het betreft één gezamenlijke verantwoording, waarbij de informatie wel per deelnemende gemeente is weergegeven.
Nr:
Categorie Eisen en criteria
Betreft Eisen aan de opdracht
72 Vraag
1.Onderdeel van de controle van de jaarrekening is mogelijk de controle van de aanvullende bijlage met projectkosten voor provinciale subsidies. U vraagt hiervoor een prijsopgave. Over de controle van de bijlage hebben wij de volgende vragen:
-Kunt u aan geven wat de basis is voor de controle van de bijlage? Dient de bijlage te worden gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SISA? Of geldt hiervoor een andere systematiek?
-Kunt u aangeven wat het uitgangspunt is voor de prijsopgave van het aantal provinciale subsidies? En kunt u hierbij ook een indicatie geven van de omvang van de subsidies?
-Welke ontwikkeling verwacht u in de komende jaren ten aanzien van het aantal te controleren subsidies via de afzonderlijke bijlage?
-U vraagt om een prijsopgave “vaste aanneemsom controle aanvullende bijlage met projectkosten per provinciale subsidie”. Kunt u aangeven of u hiermee bedoelt een bedrag per te controleren provinciale subsidie (dus een stuksprijs) of een totaalprijs voor de controle van de bijlage?
Antwoord Vrijgegeven: 06-12-2018
- De bijlage dient op dezelfde wijze als de jaarrekening te worden gecontroleerd op juistheid en rechtmatigheid. De nota verwachting van SISA is hier niet van toepassing.
- Het gaat om 4-8 subsidieprojecten per jaar, waarvan de helft om bedragen rond € 100K gaat en de andere helft grotere subsidies betreft (€ 5 - € 10 mln). Zoals aangegeven in document 10 'Format verantwoordingstabel Provinciale subsidies als bijlage jaarrekening' fluctueert de omvang van de jaarlijkse uitgaven op de subsidies sterk. Gezien de omvang van de subsidies in relatie tot de materialiteit van de jaarrekening zullen de fluctuaties de omvang van de controlewerkzaamheden van de bijlage in de jaarrekening echter slechts beperkt beïnvloeden. Wij verwachten daarom een vaste prijs voor de controle van deze bijlage, die niet afhankelijk is van het aantal projecten of de omvang van de verantwoorde bestedingen.
- Vanwege de regierol die de gemeente op een aantal onderwerpen wil invullen, zal het aantal subsidies in elk geval stabiel blijven en mogelijk iets toenemen.
- Wij bedoelen één totaalprijs voor de controle van de bijlage.
Inschrijvingsleidraad 'Accountantscontrole jaarrekening 2019', kenmerk 1100115526
d.d. 4 november 0000
Xxxxxxxx Xxxxxxx Interne Bedrijven Inkoop
Postadres Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
Bezoekadres Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx E-mail Xxxxxx@xxxxxxx.xx
Inhoudsopgave
1 Beschrijving opdracht 3
1.1 Doel en scope van de aanbesteding 3
1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure 3
1.3 Achtergrondinformatie bij de opdracht 3
1.4 Utrecht: Ruimte voor iedereen 5
1.5 Social Return 6
1.6 Eenmaal inschrijven 6
1.7 Eisen aan de opdracht 7
1.8 Overige informatie 7
2 Beschrijving inschrijvingsprocedure 8
2.1 Informatiefase 8
2.2 Voorbereiding inschrijving 8
2.3 Wijze van indienen van de inschrijving 8
2.4 De inschrijving 9
3 Beschrijving beoordelingsprocedure 10
3.1 Algemeen 10
3.2 Beoordelingsprocedure 10
3.3 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting 14
Documenten die behoren bij deze inschrijvingsleidraad, geplaatst zijn in TenderNed en onlosmakelijk onderdeel uitmaken van deze aanbesteding:
Document Eisen aan de opdracht Document Gunningcriteria Document Conceptovereenkomst
Document Algemene Voorwaarden Gemeente Utrecht 2016 Document Geheimhoudingsverklaring
Document Handleiding Social Return Document Referentie eis
Document Prijsinvulformulier
Document Uitvoeringsverklaring onderaannemer Document Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Bijlagen ter ondersteuning eisen en wensen:
Document Kennis van de organisatie en overzicht van ter inzage liggend materiaal Document Verantwoording MGF Bbz 2017
Document Format verantwoordingstabel Provinciale subsidies als bijlage Jaarrekeni…
1.1 Doel en scope van de aanbesteding
De gemeente Utrecht (hierna: de gemeente) is voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2019 – 2022 en de controle op specifieke regelingen. De gemeente is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. In de publicatie op xxx.XxxxxxXxx.xx (verder te noemen TenderNed) zijn de verschillende gunningscriteria en weging opgenomen, in de bijlage Gunningscriteria is de uitwerking hiervan weergegeven.
1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure
Deze aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012. Hierbij volgt de gemeente de openbare procedure omdat de waarde van de opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens ligt.
1.3 Achtergrondinformatie bij de opdracht
De gemeente wil een overeenkomst sluiten met één accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op:
i. het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Utrecht (de algemene certificerende functie);
ii. het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie;
iii. bestuurlijke ondersteuning van de Subcommissie Financiën en Control.
Onder de jaarrekening dient te worden verstaan: de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. Het verstrekken van specifieke deelverklaringen vormt geen onderdeel van de opdracht met uitzondering van de deelverklaringen die onder de SiSa-regeling vallen. Deze vormen onderdeel van de reguliere controleopdracht van de jaarrekening.
In de gunningseisen en wensen worden deze aspecten nader uitgewerkt.
i. De algemene certificerende functie
In het kader van de algemene certificerende functie voert de accountant de controle uit van de jaarrekening van de gemeente Utrecht en de controle op specifieke regelingen, ex artikel 213 van de Gemeentewet, met in achtneming van tenminste:
• het gestelde in de offerteaanvraag voor bedoelde accountantscontrole en het daarop gebaseerde contract;
• de regelgeving en controlestandaarden van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants;
• het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV);
• het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO);
• de Nota verwachtingen accountantscontrole met betrekking tot de controle van de verantwoordingen in het kader van “Single Information, Single Audit” en wel de geldende nota;
• de financiële en controleverordening van de gemeente Utrecht;
• nadere schriftelijk vastgelegde afspraken.
De controle is gericht op:
- de getrouwheid van de weergave van de baten en lasten in het verslagjaar;
- de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties;
- de totstandkoming van de jaarstukken conform de bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels (waaronder het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)).
De controle resulteert in controleverklaring en een bijbehorend verslag van bevindingen.
Onderdeel van de controle van de jaarrekening vormt het uitvoeren van een interim-controle. Deze is met name gericht op de kwaliteit van processen, risico-inventarisatie, administratieve organisatie en interne controle. De controlebevindingen uit de interim-controle worden gerapporteerd in een managementletter voor het college en een boardletter voor de gemeenteraad.
De accountant neemt periodiek deel aan bepaalde overlegstructuren.
ii. De natuurlijke adviesfunctie
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie. Dat wil zeggen: hij adviseert de Subcommissie Financiën en Control en de raad, het ambtelijk en bestuurlijk management zowel ongevraagd (op eigen initiatief) als gevraagd (op verzoek van de gemeente) voor zover betrekking hebbend op de taakuitvoering van de accountant. Deze functie is een gevolg van en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie. In dit kader kan bijvoorbeeld gedacht worden aan adviezen op basis van de controlebevindingen, of adviezen als logisch vervolg op de uitkomsten van de bespreking van de managementrapportages. Verder gaat het om adviezen die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied, bevindingen in andere gemeenten of die voortvloeien uit informatie van de Rijksoverheid. De adviezen kunnen het brede terrein beslaan van onder andere administratieve organisatie, interne controle, doelmatigheid, automatisering, informatievoorziening, fiscale zaken en risico's.
De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en op de gemeente Utrecht zijn toegesneden. De accountant wordt door ons dan ook gezien als ‘sparringpartner’ van de raad, het college, de directie en de ambtelijke organisatie. Wij verwachten dat de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol vervult en dat hij een uitgewerkte visie heeft op het functioneren van de gemeentelijke organisatie.
iii. Bestuurlijke ondersteuning van de Subcommissie Financiën en Controle
Ten aanzien van de accountantscontrole wordt de raad vertegenwoordigd door de subcommissie Controle en Financiën. Deze subcommissie bestaat uit raadsleden en treedt op als gedelegeerde opdrachtgever en als auditcommissie. De subcommissie verwacht van de accountant een proactieve houding naar de subcommissie toe. Dit houdt, naast het periodiek geplande overleg, in, het meedenken en adviseren vanuit het belang van de raad.
De subcommissie is belast met het contractmanagement.
Het college van burgemeester en wethouders (B&W) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de programmabegroting, die door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Zij draagt in dit verband verantwoordelijkheid voor:
- het opmaken van de jaarrekening die de financiële positie en de baten en lasten getrouw en rechtmatig dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);
- een zodanige interne beheersing als het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten.
Op het niveau van de ambtelijke organisatie is de concernmanager Financiën en Controle (F&C) verantwoordelijk voor het financieel beheer. Ten aanzien van de naleving van de overeenkomst over de jaarrekeningcontrole is deze concernmanager belast met het contractbeheer op operationeel niveau.
De concernmanager treedt binnen de ambtelijke organisatie op als contactpersoon/eerste gesprekspartner voor de accountant.
Daar waar “hij” staat, wordt zowel de mannelijke als de vrouwelijke accountant bedoeld.
1.4 Utrecht: Ruimte voor iedereen
In het coalitieakkoord 2018-2022: Ruimte voor iedereen, stelt de gemeente zich tot doel een duurzame stad te zijn die economische ontwikkeling, een gezond milieu en een sociaal hart met elkaar weet te verbinden. Samen werken we aan een klimaatneutrale stad in 2030. Dit scheelt bewoners en bedrijven energielasten, levert banen en bedrijvigheid op en is goed voor milieu en klimaat.
Speerpunten Duurzaamheid
• Onder het thema ‘Gezond Stedelijk Leven” zet de gemeente in op de verdere ontwikkeling van een gezonde en klimaatbestendige stad.
• De gemeente wil zo snel mogelijk klimaatneutraal zijn, en zet hierbij in op zonnepanelen, verduurzaming van onze eigen inkoop en vastgoed, een plan om stadsverwarming te verduurzamen en woningen van het gas af te krijgen.
• De gemeente heeft als doelstelling om in 2025 volledig uitstootvrij te bevoorraden in de binnenstad.
• Utrecht 100% circulair in 2050: in de circulaire economie behouden materialen en producten na gebruik hun waarde. Als deelnemer van de Green Deal Circulair Inkopen, het Grondstoffenakkoord en het convenant “Beton in een circulaire economie” heeft de gemeente als doel in 2022 33% van het inkoopvolume circulair in te kopen, met zo weinig mogelijk gebruik van schaarse grondstoffen. De gemeente houdt voeling met de ontwikkelingen in de markt en daagt de markt ook uit om op vernieuwende wijze aan de verduurzaming van de stad bij te dragen. Ziet u in deze opdracht kansen voor circulair inkopen die de gemeente niet heeft gezien, gebruikt u dan alstublieft de mogelijkheid tot het stellen van vragen.
• De gemeente koopt alleen hout in dat FSC-gecertificeerd of daaraan gelijkwaardig is.
• Utrecht is een 'Global Goals City' en zet zich in voor duurzame ontwikkelingsdoelen: de Global Goals. Binnen de mogelijkheden richt de gemeente zich op de mate waarin u als ondernemer
verantwoord en transparant onderneemt. Zowel in uw bedrijfsvoering als in de gehele keten (eerlijke handel).
• De gemeente wil de laagste werkloosheid van Nederland realiseren.
• De gemeente werkt aan de toegankelijkheid van de stad voor iedereen (Agenda 22). Daarbij past de gemeente de Utrecht Standaard Toegankelijk toe op het (ver-)bouwen van eigen gebouwen.
1.5 Social Return
De gemeente vindt het belangrijk dat iedereen kan meedoen in de samenleving en perspectief heeft op werk en inkomen, naar kennis en kunde. Door middel van het opnemen van social return in de inkopen, beoogt de gemeente dat haar investeringen, naast het ‘gewone’ rendement, ook een concrete sociale winst opleveren door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen op werkgelegenheid te bieden. Bij aanbestedingen met een waarde groter dan € 100.000,00 vraagt de gemeente aan opdrachtnemers om zich in te spannen voor social return.
De mogelijkheden die opdrachtnemers hebben om social return in te vullen zijn breed: van het creëren van extra arbeidsplaatsen, werkervarings- of stageplaatsen, producten en diensten inkopen bij een sociaal ondernemers tot het delen van kennis en expertise.
Het toepassen van social return is maatwerk, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen van de opdrachtnemer: we zoeken naar een ‘win-win-winsituatie’. De handleiding Social Return beschrijft de randvoorwaarden en de mogelijkheden voor het realiseren van social return bij de uitvoering van de opdracht. Kijk voor meer informatie op xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx en in het document 'Handleiding Social Return’.
1.6 Eenmaal inschrijven
Een onderneming mag zich slechts éénmaal inschrijven. Indien een onderneming meerdere malen inschrijft, hetzij zelfstandig of als deelnemer in een combinatie, zullen alle uitgebrachte inschrijvingen van deze onderneming terzijde worden gelegd en worden uitgesloten van de aanbesteding.
Ondernemingen die behoren tot dezelfde groep mogen alleen elk een inschrijving doen indien er géén sprake is van onderling gesloten overeenkomsten en/of feitelijke gedragingen welke de mededinging beperken. De betreffende ondernemingen tonen op verzoek van de gemeente aan dat de mededinging niet wordt beperkt. Indien ondernemingen die behoren tot dezelfde groep elk een inschrijving doen en door onderling gesloten overeenkomsten en/of feitelijke gedragingen de mededinging wordt beperkt, worden alle uitgebrachte inschrijvingen van alle ondernemingen die behoren tot dezelfde groep, hetzij zelfstandig of als deelnemer in combinatie, als onregelmatige inschrijvingen beschouwd en om die reden afgewezen.
1.8 Overige informatie
De gemeente wijst u er op dat dat de leden van een combinatie gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en dat elk lid van de combinatie eveneens hoofdelijk aansprakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
2 Beschrijving inschrijvingsprocedure
Vragen over de opdracht
U kunt via TenderNed doorlopend vragen stellen en/of opmerkingen maken over de aanbestedingsstukken. Dit kan uiterlijk tot de daarvoor aangegeven datum op TenderNed. De gemeente kan de gestelde vragen doorlopend beantwoorden. De antwoorden worden geanonimiseerd beschikbaar gesteld aan alle geregistreerde geïnteresseerde partijen.
Nota van inlichtingen
Tenminste tien kalenderdagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen stelt de gemeente een Nota van Inlichtingen op met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Deze Nota van Inlichtingen stelt de gemeente ter beschikking via TenderNed en deze nota is een integraal onderdeel van de aanbestedingsstukken. De gemeente garandeert niet dat zij de vragen beantwoordt die worden gesteld nadat de Nota van Inlichtingen is gegenereerd.
Mochten gegeven antwoorden strijdig zijn met elkaar dan meldt u dit zo spoedig mogelijk via TenderNed.
Onvoorwaardelijk
U verklaart zich door het indienen van uw inschrijving onvoorwaardelijk akkoord met alle aan de procedure en opdracht gestelde eisen.
Het is daarom belangrijk dat alle elementen uit uw voorgenomen inschrijving, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in uw ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling worden voorgelegd.
2.2 Voorbereiding inschrijving
De invulformulieren die u bij uw inschrijving moet uploaden zijn ter beschikking gesteld via TenderNed. U mag de opmaak en vorm van de (digitale) documenten niet aanpassen.
2.3 Wijze van indienen van de inschrijving
U dient uw inschrijving in door de gestelde eisen en gunningscriteria in TenderNed te beantwoorden en de gevraagde documenten te uploaden. Inschrijvingen die op een andere wijze, bijvoorbeeld via
e-mail, fax of persoonlijk overhandigd worden, accepteert de gemeente niet.
2.4 De inschrijving Indienen van de inschrijvingen
U dient uw inschrijving op de juiste wijze vóór de aangegeven tijd op de sluitingsdatum via TenderNed te uploaden en in de kluis te plaatsen. Na deze datum en dit tijdstip is het niet langer mogelijk om de stukken in de kluis te plaatsen en is het niet meer mogelijk om een inschrijving in te dienen. Het op tijd in de kluis plaatsen van de inschrijving is geheel uw verantwoordelijkheid, begin daarom ruim op tijd!
Opening van de inschrijvingen
Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen downloadt de gemeente de inschrijvingen uit de digitale kluis en start de beoordelingsprocedure.
Nadere informatie over het werken met TenderNed is opgenomen in een brochure: http://xxx.XxxxxxXxx.xx/sites/default/files/In%20zes%20stappen%20digitaal%20inschrijven%20op%2 0overheidsopdrachten%20via%20TenderNed_0.pdf.
Ook heeft TenderNed een digitale helpdesk via: xxxx://xxx.XxxxxxXxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxx.
Let op!
De gemeente raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van een inschrijving te verifiëren dat uw onderneming inderdaad juist is geregistreerd op xxx.XxxxxxXxx.xx en dat er een persoon bevoegd is om namens uw organisatie een inschrijving digitaal in te dienen. Indien
dit namelijk niet het geval is dient u zich, middels eHerkenning, eerst te registreren als onderneming op xxx.XxxxxxXxx.xx, dit proces kan meerdere dagen duren.
3 Beschrijving beoordelingsprocedure
Zowel het opstellen van de aanbestedingsstukken, als het beoordelen van de inschrijvingen vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd.
3.2 Beoordelingsprocedure
De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen. Fase 1: Geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden
Bij uw inschrijving levert u het 'Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ (hierna: UEA) in. In het UEA geeft u aan of u voldoet aan de in deze aanbestedingsprocedure gestelde geschiktheidseisen en of de van toepassing verklaarde uitsluitingsgronden op u en uw eventuele onderaannemers (waarop u zich beroept om te voldoen aan de geschiktheidseisen) van toepassing zijn.
Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan de geschiktheidseisen levert u tevens het ondertekende document 'uitvoeringsverklaring onderaannemer' in bij uw inschrijving.
Als u niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen of één van de uitsluitingsgronden op u (en eventuele onderaannemers waarop u zich beroept om te voldoen aan de geschiktheidseisen) van toepassing zijn, merkt de gemeente uw inschrijving aan als een onaanvaardbare inschrijving en wijst uw inschrijving af.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Hieronder vindt u een praktische uitleg over hoe u het Uniform Europees Aanbestedingsdocument invult:
1. Download het XML bestand met de benaming UAE - NAAM AANBESTEDING.XML. Dit bestand is te vinden onder het kopje Documenten -> Aanbestedingsdocumenten in deze aanbesteding.
2. U gaat vervolgens naar de internetpagina xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx en kiest een taal.
3. Nadat u gekozen heeft voor ‘ik ben een ondernemer’ kunt u middels de knop ‘een UEA importeren’ het eerder gedownloade document inladen.
4. U vult het document in.
5. Nadat u het document op de website heeft ingevuld drukt u op overzicht. Vervolgens kiest u voor downloaden in pdf-formaat.
6. U voegt dit document in pdf-formaat toe aan uw inschrijving.
Ernstige beroepsfouten
Het Uniform Europees aanbestedingsdocument vraagt u tevens of uw onderneming zich schuldig heeft gemaakt aan ernstige beroepsfouten. Hierbij het is het volgende van belang. De gemeente vindt dat uw onderneming in ieder geval een ernstige beroepsfout heeft begaan indien uw onderneming (waar ook haar medewerkers, vertegenwoordigers en ondergeschikten onder vallen) met kwade opzet voordeel verschaft of heeft verschaft aan een medewerker, ondergeschikte of vertegenwoordiger van de gemeente Utrecht.
De gemeente vindt dat uw onderneming verder in ieder geval ook een ernstige beroepsfout heeft begaan indien uw onderneming zich bij eerdere (overheids)opdrachten voor de gemeente Utrecht schuldig heeft gemaakt aan grove wanprestatie of (wan)gedrag dat ernstige twijfel doet rijzen aan de betrouwbaarheid van uw onderneming.
De gemeente kan bij deze aanbestedingsprocedure gebruik maken van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (hierna: Wet Bibob) om te toetsen of er bij een inschrijver sprake is van één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden, waaronder de hierboven genoemde ernstige beroepsfout. De gemeente kan hierover aan het Landelijk Bureau Bibob advies vragen.
Het advies dat het Landelijk Bureau Bibob op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen, is voor de gemeente niet bindend. De gemeente beoordeelt een inschrijver zelf, mede aan de hand van het advies.
De gemeente kan in geval van toepassing van de Wet Bibob aan een inschrijver verzoeken een vragenformulier als bedoeld in artikel 30, vijfde lid van de Wet Bibob in te vullen. Dit vragenformulier is erop gericht gegevens te verkrijgen, zodat het Landelijk Bureau Bibob onderzoek kan doen. U bent dan verplicht de voor het onderzoek noodzakelijke gegevens en bescheiden te verschaffen. Indien u weigert om (voldoende) gegevens te verschaffen, merkt de gemeente uw inschrijving aan als een onaanvaardbare inschrijving en zal uw inschrijving om die reden afwijzen.
Officiële bewijsstukken
De gemeente behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige gunningsbeslissing aan u, en eventuele onderaannemers, de officiële bewijsstukken die behoren bij de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te vragen, voor zover de desbetreffende bewijsstukken niet rechtstreeks en kosteloos door raadpleging van een nationale databank zijn te verkrijgen. U levert de gevraagde bewijsstukken binnen zeven kalenderdagen na verzoek aan.
Let op: De Gedragsverklaring Aanbesteden (hierna: GVA) dient als officieel bewijsstuk, vraag deze tijdig aan.
Referenties
De gemeente kan actief alle door u opgegeven referenties verifiëren bij de door u opgegeven referenten bij uw inschrijving. Hierbij zal worden gecontroleerd of u de door u opgegeven dienstverlening daadwerkelijk heeft uitgevoerd conform de gestelde kerncompetentie(s).
Bij verificatie van de referenties zal de gemeente de door u opgegeven referent per e-mail vragen om per e-mail en binnen 7 werkdagen te bevestigen dat uw referentie heeft voldaan aan de betreffende kerncompetentie(s). De gemeente benadert de referent op het door u in het formulier opgave referentieprojecten opgegeven e-mailadres van de referent. Eventueel verkeerd opgegeven (contactgegevens van de) referenten zijn voor uw rekening en risico.
Indien de referent niet binnen 7 werkdagen na versturing van de e-mail aan hem / haar per e-mail aan de gemeente heeft bevestigd dat aan de kerncompetentie(s) is voldaan, dan zal de gemeente aan u verzoeken om binnen 5 werkdagen aan te tonen dat de referentie voldoet aan de gestelde kerncompetentie(s). Indien u naar oordeel van de gemeente dan niet aantoont dat de u voldoet aan de gestelde kerncompetentie(s), dan voldoet uw inschrijving niet aan de minimumeisen omtrent de vakbekwaamheid en zal uw inschrijving ongeldig worden verklaard.
De gemeente kan in voorkomende gevallen beslissen om de reactietermijn van de referent of van u te verlengen. Dit zal de gemeente dan expliciet aan u mededelen.
In verband met de voortgang van dit verificatieproces verzoekt de gemeente u de contactpersoon van de door u op te geven referent op de hoogte te stellen dat de gemeente contact kan gaan opnemen met de referent.
Bij uw inschrijving overlegt u een ingevuld document 'opgave referentieprojecten' (Document referentie eis) waaruit blijkt dat u de daarin de genoemde diensten heeft uitgevoerd, in onderaanneming of in combinatie.
Fase 2: Constateren dat onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan
Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met alle eisen aan de procedure en de opdracht. Met de ontvangst van uw inschrijving constateert de gemeente dat u onvoorwaardelijk akkoord gaat met alle gestelde eisen. Waar in de eis om een verwijzing gevraagd wordt, kan deze verwijzing natuurlijk worden gegeven.
De gemeente behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige gunningsbeslissing uw akkoord op alle gestelde eisen te verifiëren.
De gemeente merkt een inschrijving waarin een inschrijver niet onvoorwaardelijk met álle eisen akkoord is gegaan, aan als een onregelmatige inschrijving en wijst die inschrijving om die reden af.
Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de informatiefase (zie hoofdstuk 2.1 'Informatiefase') te benutten.
Fase 3: Beoordeling op gunningscriteria
Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 1 en 2 goed doorgekomen zijn de in die inschrijvingen gegeven antwoorden op de geformuleerde gunningscriteria beoordeeld.
De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de 'economisch meest voordelige inschrijving', op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, door middel van de gunningscriteria. Aan ieder gunningscriterium is door het verwervingsteam een weegfactor toegekend, deze weegfactor kan per gunningscriterium verschillen, een gunningscriterium kan onderverdeeld zijn in subcriteria. Voor de beschrijving van de gunningscriteria en de daarbij behorende weegfactor per gunningscriterium verwijst de gemeente u naar het bijgevoegde document Gunningscriteria.
Bij een gunningscriterium kan de gemeente een maximum stellen aan het door u te verstrekken antwoord/gegevens. Indien u dit maximum overschrijdt, zal de gemeente het deel van het antwoord/gegevens na het gestelde maximum niet meenemen in de beoordeling. Indien de gemeente bijvoorbeeld zegt dat uw antwoord niet meer dan 1200 woorden mag zijn, dan zal zij uw antwoord/gegevens vanaf 1200 woorden niet meenemen in de beoordeling.
Het door het verwervingsteam toebedeelde aantal punten (bij kwalitatieve gunningscriteria) of het berekende aantal punten (bij kwantitatieve dan wel absolute gunningscriteria) wordt omgerekend in een score. Deze score komt tot stand door het toebedeelde / berekende aantal punten te vermenigvuldigen met de aan het gunningscriterium toegekende weegfactor.
Kwalitatieve gunningscriteria
Indien de gemeente bij gunningscriteria vraagt naar niet kwantificeerbare gegevens, bijvoorbeeld een Plan van Aanpak, worden deze gunningscriteria gekwalificeerd als kwalitatieve gunningscriteria.
Aan de hand van de verstrekte antwoorden/gegevens bij elk gunningscriterium, beoordeelt het verwervingsteam de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvingen voldoen aan het gunningscriterium ten opzichte van de inschrijving die het verwervingsteam als de beste heeft beoordeeld. Het beoordelingsproces loopt als volgt:
Het verwervingsteam bepaalt per gunningscriterium eerst welke inschrijving ten opzichte van de andere inschrijvingen als beste wordt beoordeeld. In deze aanbesteding geldt dat voor de gunningscriteria 1, 2 en 3. Het verwervingsteam kent deze inschrijving bij dat gunningscriterium 100 punten toe.
Het verwervingsteam kent vervolgens voor dat gunningscriterium punten toe aan de overige inschrijvingen, op een schaal variërend van 99 punten tot 0 punten.
Het aantal punten voor de overige inschrijvingen hangt af van de mate waarin het verwervingsteam de inschrijving als minder beoordeelt ten opzichte van de beste inschrijving voor dit gunningscriterium. Het is mogelijk dat het verwervingsteam twee of meer van de overige inschrijvingen op een gunningscriterium een zelfde score toekent.
Na het beoordelen van de gunningcriteria 1, 2 en 3 worden alle inschrijvers uitgenodigd voor het houden van een presentatie. Inschrijvers die na berekening van de scores op de overige gunningcriteria geen kans maken op gunning van de opdracht, ongeacht het resultaat van de presentatie, wordt gevraagd of zij wel of niet willen deelnemen aan de presentatie. De keuze aan het wel dan niet deelnemen aan de presentatie ligt geheel bij de inschrijver.
Kwantitatieve gunningscriteria.
Indien de gemeente bij gunningscriteria vraagt naar kwantificeerbare gegevens, bijvoorbeeld een prijs of andere getalswaarden, worden deze gunningscriteria gekwalificeerd als kwantitatieve gunningscriteria.
Bij deze kwantitatieve gunningscriteria bepaalt de gemeente de verdeling van punten voor de inschrijvingen als volgt:
Voor een gunningscriterium waarin een lagere waarde beter beoordeeld wordt dan een hogere waarde (bijvoorbeeld de prijs waarvoor wordt ingeschreven), krijgt de inschrijving met de laagst aangeboden waarde 100 punten. De overige inschrijvingen krijgen punten volgens de volgende formule:
Punten = 100 * (laagst aangeboden prijs / prijs inschrijving).
Voor de gunningscriteria waarin een hogere waarde beter beoordeeld wordt dan een lager waarde (bijvoorbeeld een garantietermijn), krijgt de inschrijving met de hoogst aangeboden waarde 100 punten. De overige inschrijvingen krijgen punten volgens de volgende formule:
Punten = 100 * ( waarde inschrijving / hoogst aangeboden waarde). Absolute gunningscriteria
De gemeente kan ervoor kiezen om een gunningscriterium zo op te stellen dat er wordt gescoord aan de hand van een vooraf vastgestelde puntenschaal. Hierbij verbindt de gemeente punten aan de verschillende gradaties van de te scoren eigenschap. In een dergelijke situatie staat de puntenschaal vermeld bij het betreffende gunningscriterium.
Fase 4: Berekening totaalscore
Door de scores van alle gunningscriteria bij elkaar op te tellen verkrijgt het verwervingsteam de totaalscore per inschrijving. De inschrijving met de hoogste totaalscore is de economisch meest voordelige inschrijving.
Fase 5: Afronding oordeel
Op grond van alle beschikbare informatie komt het verwervingsteam tot een totaaloordeel en rangorde en een eerste keuze van een inschrijving. Dit is de inschrijving met de hoogste totaalscore (hierna te noemen: de uitgekozen inschrijving).
Van inschrijvingen waarvan de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijving waarvan het aantal punten bij gunningscriterium 5 Prijs het hoogste is, in de rangorde als hoogste van die gelijkgeëindigde inschrijvingen geplaatst. Indien vervolgens het aantal punten bij gunningscriterium 5 Prijs van die inschrijvingen ook weer gelijk is, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijkgeëindigde inschrijvingen.
Fase 7: Bekendmaking resultaat van de beoordeling
De gemeente nodigt de inschrijver die de uitgekozen inschrijving heeft ingediend uit voor een gesprek over zijn inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst.
Fase 8: Bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing
De inschrijvers die (vooralsnog) niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komen, ontvangen een bericht voorzien van motivering via TenderNed. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de Voorzieningenrechter in Utrecht. De termijn hiervoor is gesteld op twintig kalenderdagen na de verzenddatum van het bericht van afwijzing. Deze termijn is een vervaltermijn, waarna de inschrijvers niet meer in rechte kunnen opkomen tegen het besluit.
3.3 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting
Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie van de uitgekozen inschrijving vast op welke in of bij die inschrijving geleverde informatie geverifieerd moet worden, dan wel welke documenten of nadere informatie de inschrijver alsnog moet overleggen. Tevens stelt het verwervingsteam vast welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten partijen nog onderling moeten afstemmen, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden.
Blijkt tijdens de bespreking dat de inschrijving onjuiste informatie bevat of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan tegen de uitgekozen inschrijving, dan zal de gemeente de betreffende inschrijving alsnog afwijzen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten overeenkomst. Gevallen als deze zullen de volgende consequenties hebben:
- In het geval dat blijkt dat de gemeente dat een inschrijving wegens onregelmatigheid of onaanvaardbaarheid van de desbetreffende inschrijving had moeten afwijzen, maar dit niet heeft gedaan, zal de gemeente in dat geval besluiten de procedure uit 3.1 opnieuw te doen (met de inschrijvers die niet reeds eerder af zijn gevallen in fase 1of 2 en zonder de alsnog afgewezen inschrijving),
- In geval van de gemeente de uitgekozen inschrijving om een andere reden afwijst, zal zij een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver beleggen.
Geen van deze opties sluit de mogelijkheid voor de gemeente uit om te beslissen de gehele procedure te stoppen.
07/11/2018
AANKONDIGING VAN EEN OPDRACHT
Diensten
Richtlijn 2014/24/EU
AFDELING I: AANBESTEDENDE DIENST
I.1) NAAM EN ADRESSEN
Officiële benaming:
Gemeente Utrecht
Nationale identificatie:
71663234
Postadres:
Xxxxxxxxxxxx 0 Xxxxxx:
XXXXXXX
NUTS-code:
NL
Postcode:
0000 XX
Xxxx:
NL
Contactpersoon:
Xxxxxx Xxxxxx Telefoon:
x00 000000000
E-mail:
Fax:
-
Internetadres(sen)
Hoofdadres:
xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx Adres van het kopersprofiel:
-
I.2) GEZAMENLIJKE AANBESTEDING
-
I.3) COMMUNICATIE
De aanbestedingsstukken zijn rechtstreeks, volledig, onbeperkt en gratis beschikbaar op:
07/11/2018
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx/ c46385619488efd0e55434bddfe32f7f
Nadere inlichtingen zijn te verkrijgen op
het hierboven vermelde adres
Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming moeten worden ingediend
via elektronische weg op:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx/ c46385619488efd0e55434bddfe32f7f
het hierboven vermelde adres
I.4) SOORT AANBESTEDENDE DIENST
Publiekrechtelijke instelling
I.5) HOOFDACTIVITEIT
• Algemene overheidsdiensten
07/11/2018
II.1) OMVANG VAN DE AANBESTEDING
II.1.1) Benaming
Accountantscontrole jaarrekening 2019-2022
Referentienummer: 1100115526
II.1.2) CPV-code(s)
Hoofdcategorie:
79211000 - Boekhoudingsdiensten Subcategorie:
-
II.1.3) Type opdracht
Diensten
II.1.4) Korte beschrijving
De gemeente Utrecht (hierna: de gemeente) is voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2019 – 2022 en de controle op specifieke regelingen. De gemeente is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest
voordelige inschrijving. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar, met een eenzijdige verlengingsoptie van drie maal één jaar. De op te starten aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012. De opdracht aan de accountant is het uitvoeren van het onderzoek van de jaarrekening van de gemeente Utrecht en de controle op specifieke regelingen, ex artikel 213 van de Gemeentewet inclusief SISA-bijlage.
II.1.5) Geraamde totale waarde
Waarde zonder btw: - Munt: -
II.1.6) Inlichtingen over percelen
Verdeling in percelen: neen
07/11/2018
II.2) BESCHRIJVING
II.2.1) Benaming
-
Perceel nr.: -
II.2.2) Aanvullende CPV-code(s)
-
II.2.3) Plaats van uitvoering
NUTS-code:
NL NEDERLAND
NUTS-code:
NL310 Utrecht
Voornaamste plaats van uitvoering:
Utrecht
II.2.4) Beschrijving van de aanbesteding:
(aard en omvang van de werken, leveringen of diensten, of vermelding van de behoeften en vereisten)
Zie inschrijvingsleidraad.
II.2.5) Gunningscriteria
De onderstaande criteria
Kwaliteitscriterium Naam: Plan van Aanpak Weging: 25
Kwaliteitscriterium Naam: Innovatie Weging: 15
Kwaliteitscriterium
Naam: Aansluiting op besturingsmodel Weging: 20
Kwaliteitscriterium Naam: Presentatie
07/11/2018
Weging: 10
Prijs Weging: 30
II.2.6) Geraamde waarde
Waarde zonder btw: - Munt: -
II.2.7) Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteem
Aanvang: 01/04/2019 Einde: 31/03/2022
Deze opdracht kan worden verlengd: ja Beschrijving van verlengingen:
De opdracht kan eenzijdig worden verlengd met drie maal één jaar.
II.2.10) Inlichtingen over varianten
Varianten worden geaccepteerd: neen
II.2.11) Inlichtingen over opties
Opties: ja
Beschrijving van opties:
Geen.
II.2.12) Inlichtingen over elektronische catalogi
-
II.2.13) Inlichtingen over middelen van de Europese Unie
De aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14) Nadere inlichtingen:
-
07/11/2018
AFDELING III: JURIDISCHE, ECONOMISCHE, FINANCIËLE EN TECHNISCHE INLICHTINGEN
III.1) VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING
III.1.1) Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister
Lijst en beknopte beschrijving van de voorwaarden:
- Uitsluitingsgronden - Uniform Europees Aanbestedingsdocument NIEUW (zonder handtekening)
III.1.2) Economische en financiële draagkracht
Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:
-
Eventuele minimumeisen:
-
III.1.3) Technische en beroepsbekwaamheid
Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:
- Vakbekwaamheid Diensten Leveringen
Eventuele minimumeisen:
-
III.1.5) Informatie over voorbehouden opdrachten
-
III.2) VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT DE OPDRACHT
III.2.1) Inlichtingen over een bepaalde beroepsgroep
-
III.2.2) Voorwaarden inzake de uitvoering van de opdracht:
-
07/11/2018
III.2.3) Inlichtingen over het personeel dat verantwoordelijk zal zijn voor de uitvoering van de opdracht
-
07/11/2018
IV.1) BESCHRIJVING
IV.1.1) Type procedure
Openbare procedure
IV.1.3) Inlichtingen over een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
-
IV.1.4) Inlichtingen over een beperking van het aantal oplossingen of inschrijvingen tijdens de onderhandeling of de dialoog
-
IV.1.6) Inlichtingen over elektronische veiling
-
IV.1.8) Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)
De opdracht valt onder de GPA: ja
IV.2) ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN
IV.2.1) Eerdere bekendmaking betreffende deze procedure
Nummer van de aankondiging in het PB S: 2018/S 130-296523
IV.2.2) Termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragen
Datum: 17/12/2018 Plaatselijke tijd: 11:00
IV.2.3) Geraamde datum van verzending van uitnodigingen tot inschrijving of deelneming aan geselecteerde gegadigden:
Datum: -
IV.2.4) Talen die mogen worden gebruikt bij het indienen van inschrijvingen of aanvragen tot deelneming:
• NL
07/11/2018
IV.2.6) Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen
Looptijd in maanden: 3 (vanaf de datum van ontvangst van de inschrijving)
IV.2.7) Omstandigheden waarin de inschrijvingen worden geopend
Datum: 17/12/2018 Plaatselijke tijd: 11:00 Plaats:
-
Inlichtingen over gemachtigde personen en de openingsprocedure:
-
07/11/2018
AFDELING VI: AANVULLENDE INLICHTINGEN
VI.1) INLICHTINGEN OVER PERIODICITEIT
Periodieke opdracht: neen
VI.2) INLICHTINGEN OVER ELEKTRONISCHE WORKFLOWS
-
VI.3) NADERE INLICHTINGEN
Tot en met 6 december kunt u uw vragen stellen via de vraag/antwoordmodule in TenderNed. De gemeente streeft ernaar tussentijds reeds vragen te beantwoorden.
Na toezending van de ingevulde en rechtsgeldig ondertekende geheimhoudingsverklaring via de berichtenmodule in TenderNed kunt u de overige documenten inzien, die niet openbaar beschikbaar zijn gesteld.
U krijgt dan toegang tot een nieuw aangemaakt dashboard in TenderNed met de betreffende documenten.
Alle informatie in dit dashboard is vertrouwelijk en mag alleen voor het doel van de onderhavige aanbesteding worden gebruikt.
VI.4) BEROEPSPROCEDURES
VI.4.1) Beroepsinstantie
Officiële benaming:
Rechtbank Midden-Nederland Postadres:
Xxxxxxx 00000 Xxxxxx:
XXXXXXX
Postcode:
3500 DA
Land:
NL
E-mail:
xxxxxx@xxxxxxx.xx Telefoon:
-
Internetadres:
Fax:
-
07/11/2018
VI.4.2) Voor bemiddelingsprocedures bevoegde instantie
-
VI.4.3) Beroepsprocedure
Precieze aanduiding van de termijn(en) voor beroepsprocedures:
-
VI.4.4) Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen
Officiële benaming:
Interne Bedrijven, Juridische Zaken & Inkoop Postadres:
Xxxxxxx 00000 Xxxxxx:
XXXXXXX
Postcode:
0000 XX
Xxxx:
NL
E-mail:
xxxxxx@xxxxxxx.xx Telefoon:
-
Internetadres:
Fax:
-
VI.5) DATUM VAN VERZENDING VAN DEZE AANKONDIGING
07/11/2018
Xxxxx aan de opdracht 'Accountantscontrole jaarrekening 2019'
kenmerk 1100115526
x.x. xxxxxx 0 xxxxxxxx 0000
Xxxxxxxx Xxxxxxx Interne bedrijven Inkoop
Postadres Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
Bezoekadres Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx E-mail: xxxxxx@xxxxxxx.xx
Inhoudsopgave
1. Inleiding 3
1.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure 3
1.2 Eisen aan presentatie 4
1.3 Eisen aan begripsbepalingen 4
1.4 Algemene eisen 5
1.5 Eisen aan kaders 6
1.6 Eisen aan kwaliteitsborging 6
1.7 Eisen aan SISA 6
1.8 Eisen aan controle accenten 7
1.9 Eisen aan toleranties 7
1.10 Xxxxx aan planning en controle werkzaamheden 7
1.11 Eisen aan rapportage 7
1.12 Eisen aan communicatie 8
1.13 Eisen aan Samenwerking met Concernaudit en de verbijzonderde interne controlefunctie 10
1.14 Eisen aan eventuele controle van een specifieke regeling 10
1.15 Eisen aan de natuurlijke adviesfunctie 10
1.16 Eisen aan de samenstelling controleteam 10
1.17 Eisen aan duurzaamheid 11
1.18 Commerciële eisen 11
1.19 Juridische eisen 14
In dit document zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde opdracht Accountantscontrole worden gesteld.
Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE eisen aan de opdracht.
1.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure
Eis 1
Eis 2
Eis 3
Eis 4
Eis 5
Eis 6
Eis 7
Eis 8
Eis 9
De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.
Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico.
U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt, in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook.
De gemeente Utrecht gaat ervan uit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via Tenderned (xxx.xxxxxxxxx.xx) bevoegd is om uw onderneming daadwerkelijk te vertegenwoordigen.
De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.
Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.
U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde beoordelingsmethodiek.
Vanuit uw onderneming wordt geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of
Eis 10
Eis 11
Eis 12
hulppersonen; in een dergelijk geval blijft u verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen.
Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod.
U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding.
Alle door uw onderneming overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden.
Eis 13
Eis 14
U gaat ermee akkoord dat u uw inschrijving presenteert aan het verwervingsteam, conform gunningscriterium 4. De presentaties staan gepland op maandag 21 januari 2018. U wordt verzocht deze datum in uw agenda vrij te houden. Zie verder ook gunningscriterium 4.
U gaat ermee akkoord dat de persoon die de presentatie gaat houden ook daadwerkelijk in persoon belast zal worden met de controle van de jaarrekening en als adviseur voor de leden van de subcommissie Controle en Financiën met betrekking tot de jaarrekeningcontrole zal optreden.
1.3 Eisen aan begripsbepalingen
Eis 15
U bent zich bewust van en gaat akkoord met de in deze Eisen aan de opdracht beschreven begripsbepalingen en definities:
• Opdrachtgever: de gemeente Utrecht, waarbij de subcommissie Controle en Financiën, namens de Gemeenteraad van de Gemeente Utrecht belast is met de uitvoering van de overeenkomst.
• Auditcommissie: subcommissie Controle en Financiën.
• Accountant: de inschrijver, de opdrachtnemer, dan wel u.
• U: de inschrijver, de accountant, dan wel de opdrachtnemer.
• Accountantscontrole van de gemeenterekening: wettelijke controle op de getrouwheid van de gemeenterekening (inclusief de SISA-verantwoordingsbijlage) en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Nota verwachtingen accountantscontrole met betrekking tot SISA
Voor deze controle voert de Autoriteit Financiële Markten (AFM) het toezicht van de accountantsorganisatie de Wet Toezicht Accountantsorganisaties uit.
• Rechtmatigheid: voldoen aan de wettelijke kaders en regelgevingen. Hieronder vallen alle wetten en regelgevingen van hogere overheden (bijvoorbeeld Europese richtlijnen, richtlijnen in het kader van de SISA (Single Information Single Audit)) en die van de gemeente zelf (bijvoorbeeld raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen en de lijst
van wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, die de gemeenteraad jaarlijks vaststelt).
• Goedkeuringstolerantie: de kwantitatieve grens voor het afgeven van een al dan geen goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening.
• Rapporteringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van de tijdens de controle van de gemeenterekening geconstateerde (procedurele) fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen.
• Controle-accenten: bepaalde onderwerpen (bepaalde posten in de gemeenterekening; speerpunten) door de gemeenteraad aangegeven waaraan door de accountant meer in detail aandacht dient te besteden of uitgebreider daarover te laten rapporteren. De raad kan onderwerpen jaarlijks vaststellen.
• Natuurlijke adviesfunctie: gevraagd (op verzoek van de gemeente) of ongevraagd (op eigen initiatief) advies geven aan het ambtelijk en het bestuurlijk management (gemeenteraad en college van B&W), dat betrekking heeft op de controle van de gemeenterekening.
• Verantwoording: het document bevattend de jaarstukken als bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), dat bestaat uit het jaarverslag en de gemeenterekening van de gemeente Utrecht.
• Gemeenterekening: de jaarrekening van de gemeente Utrecht en onderdeel van de verantwoording. De gemeenterekening bevat ook de SISA-verantwoordingsbijlage.
• Management letter (hier): een rapport van bevindingen van de accountant aan het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) van Utrecht over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van de organisatie, die aandacht behoeven. De accountant kan de management letter ook gebruiken voor het doen van aanbevelingen.
• Board letter (hier): een rapport van bevindingen van de accountant aan de gemeenteraad van Utrecht over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van de organisatie. De accountant kan de board letter ook gebruiken voor het doen van aanbevelingen.
• Verslag van bevindingen (hier): een rapport van bevindingen van de accountant aan de gemeenteraad van Utrecht over de belangrijkste bevindingen bij de jaarrekening. De accountant kan het verslag van bevindingen ook gebruiken voor het doen van aanbevelingen.
Eis 16
Eis 17
Eis 18
U heeft kennis genomen van en gaat akkoord met de inhoud van het document ‘Kennis van de organisatie en overzicht van ter inzage liggend materiaal’. Dit om een beeld daarover te krijgen.
De werkzaamheden ten behoeve van de controleverklaring bij de jaarrekening zijn inclusief de regelingen die voor gemeente Utrecht onderdeel uitmaken van de SISA-controle
en -verklaring.
De gemeente Utrecht voert een meergemeentenfunctionaliteit uit voor de Bbz ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regeling Lekstroom (ten behoeve van de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vianen) en de gemeenten De Ronde Venen en Stichtse
Eis 19
Eis 20
Eis 21
Eis 22
Vecht. De gemeente Utrecht legt hierover verantwoording af aan de genoemde partijen conform de opstelling van de SiSa-bijlage met betrekking tot Bbz. U geeft in het ‘Prijsinvulformulier’ een aparte opgave van de kosten van de controle van deze verantwoordingen. Ter informatie zijn hiertoe de verantwoordingen 2017 opgenomen in het document ‘Format verantwoordingstabel Provinciale subsidies’.
De gemeente Utrecht streeft ernaar dat werkzaamheden ten behoeve van de controleverklaring bij de jaarrekening inclusief de regelingen die door de Provincie worden gesubsidieerd zullen zijn. Een overzicht van de uitgaven per project zullen via een aparte bijlage onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze bijlage zal de controles van de individuele subsidieverantwoordingen aan de Provincie vervangen. U geeft in het ‘Prijsinvulformulier’ een aparte opgave van de kosten van de controle van deze bijlage als onderdeel van de jaarrekeningcontrole. (Bijlage voorbeeld van deze lijst 2017.)
Afhankelijk van de prijsopgave voor de controle van de bijlage van Provinciale subsidies, beslist de gemeente of de verantwoording in deze vorm zal worden gedaan. Zo niet, dan zal het bepaalde uit Eis 49 van toepassing zijn.
De accountant is bekend met en volgt de ontwikkelingen op het gebied van SISA.
De accountant is bekend met het gebruik van het softwarepakket SAP en volgt de ontwikkelingen op het gebied van SAP.
Eis 23
Eis 24
De accountant voert de controle uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. De gemeente Utrecht zal de daaruit voor de accountant voortvloeiende verplichtingen vanuit het dwingend rechterlijke kader respecteren.
Wijzigingen in de beroepsregels van de accountant zijn geen reden voor het aanpassen van de aanneemsom en leiden niet tot extra (controle)kosten.
1.6 Eisen aan kwaliteitsborging
Eis 25
Eis 26
De accountant beschikt over een kwaliteitsborgingssysteem dat minimaal voldoet aan de eisen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en toont dit aan tijdens de verificatie van de inschrijving na voorlopige gunning.
Interim-controle is een onderdeel van de aanpak van de jaarrekeningcontrole van de accountant. U gaat hiermee akkoord.
Eis 27
Eis 28
De accountant gaat ermee akkoord dat de SISA-regelingen integraal onderdeel uitmaken van de interim-controle.
De accountant is zich ervan bewust dat het aantal te controleren
SISA-verantwoordingsbijlagen bij de gemeenterekening jaarlijks kan fluctueren. Door veranderende regelgeving kunnen onderzoeken van verantwoordingen in het kader van SISA komen te vervallen dan wel worden toegevoegd. Een en ander leidt niet tot een vermindering of vermeerdering van de controlekosten.
1.8 Eisen aan controle accenten
Eis 29
De accountant gaat ermee akkoord dat binnen de reguliere controle- en rapportagewerkzaamheden de accountant rekening zal houden met specifieke wensen van de Gemeenteraad. Concreet betekent dit dat de subcommissie Controle en Financiën jaarlijks, passend binnen de reguliere controle-opdracht, maximaal vijf controle-accenten (speerpunten) kan aangeven, die de accountant betrekt in zijn controle en hierover rapporteert in de board letter c.q. het verslag van bevindingen.
Eis 30
Eis 31
Eis 32
Eis 33
De accountant gebruikt voor zijn oordeelsvorming in de controleverklaring over de gemeenterekening van Utrecht de goedkeuringstoleranties zoals verwoord in het BADO, namelijk:
• ten aanzien van fouten in de gemeenterekening 1% van de omvangsbasis en
• ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis.
• De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente.
De accountant stemt ermee in dat voor de rapporteringtolerantie voor zowel fouten als onzekerheden een grens van € 500.000 wordt gehanteerd. Indien de fouten en/of onzekerheden bestuurlijk relevant zijn mag de accountant deze onder de grens van
€ 500.000 rapporteren.
De accountant volgt voor zijn oordeelsvorming in de controleverklaring over de SISA- verantwoordingsbijlage in de gemeenterekening van Utrecht de instructies die door het Rijk worden gegeven in de Nota verwachtingen accountantscontrole met betrekking tot SISA.
Indien de accountant gedurende een controle afwijkingen constateert die leiden tot het afgeven van een niet-goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de subcommissie Controle en Financiën en zendt hij een afschrift van zijn mededeling aan de concern manager Financiën en Control en aan het college van B&W.
1.10 Eisen aan planning en controle werkzaamheden
Eis 34
De basis voor de planning van de accountantscontrole is de planning van de gemeente Utrecht over de totstandkoming, de bespreking en de publicatie van de verantwoording. De accountant stemt er mee in de planning van de controlewerkzaamheden hier op te zullen afstemmen, de planning af te stemmen met de raad, het college en de organisatie en hiervoor heldere werkafspraken te maken met de organisatie.
Eis 35
De accountant stemt in met het leveren van tenminste de volgende producten ten behoeve van de raad via de subcommissie Controle en Financiën:
• de controleverklaring bij de jaarrekening en het verslag van bevindingen (waaronder board letters) betreffende de jaarrekeningcontrole in overeenstemming met daartoe opgestelde planning;
• rapportages over uitgevoerde incidentele opdrachten.
Eis 36
Eis 37
De accountant stemt ermee in met het leveren van tenminste de volgende producten ten behoeve van het college van B&W:
• de management letter naar aanleiding van de interim-controle;
• rapportages van uitgevoerde incidentele opdrachten.
De accountant gaat ermee akkoord dat hij in het verslag van bevindingen in ieder geval zal ingaan op de volgende punten:
• de door of namens de raad opgegeven controle-accenten;
• gesignaleerde tekortkomingen, risico’s en positieve ontwikkelingen ten aanzien van het financieel beheer en de financiële organisatie met, waar nodig en mogelijk, suggesties (adviezen) voor concrete maatregelen;
• de controleopdracht, de controleaanpak in hoofdlijnen en de hierbij gehanteerde kaders, zoals de gehanteerde goedkeuring- en rapporteringtolerantie;
• de geconstateerde fouten en/of onzekerheden ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid van de gemeenterekening en van de SISA-verantwoordingsbijlage boven de vigerende rapporteringtoleranties, alsmede de invloed daarvan op de strekking van de controleverklaring;
• de bevindingen over niet-financiële rechtmatigheid en geconstateerde kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang. Ook indien deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende controleverklaring;
• de ontwikkeling en analyse resultaat en vermogen (resultaat, financiële structuur en weerstandsvermogen);
• de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouw en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De bevindingen en de adviezen over de interne beheersing en over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, voor zover deze zijn onderzocht, vallen hieronder;
• de mate waarin gebruik is gemaakt van de interne beheersorganisatie, waaronder (de rapportages van) de interne auditfunctie en de (verbijzonderde) interne controlefuncties;
• in hoeverre aanbevelingen in verslagen van bevindingen over voorgaande jaren tot de gewenste verbeteringen hebben geleid. Indien aanbevelingen niet zijn opgevolgd, dan vermeldt de accountant ook de oorzaak daarvan.
Eis 38
Eis 39
De accountant bespreekt voorafgaand aan de controle zijn controleplan, inclusief de eventueel verwachte knelpunten en de controle-accenten, met de subcommissie Controle en Financiën respectievelijk de concern manager Financiën en Control. Hij rapporteert tevens minimaal ieder kwartaal over de voortgang van de controle aan de subcommissie.
De accountant gaat ermee akkoord gespecificeerd schriftelijke opgave te zullen doen van informatie die benodigd is voor de uitvoering van de controle-opdracht: naar inhoud en termijnen van de door de gemeente Utrecht op te leveren stukken (zogenoemd “Prepared by Client List”). Dit laat onverlet de eigen actie van de accountant om controle-informatie waar nodig zelf te verzamelen in de organisatie en (digitaal) te raadplegen.
Eis 40
Eis 41
Eis 42
Eis 43
Eis 44
Eis 45
De accountant legt naar aanleiding van interim-controle ter bespreking voor:
• de concept-management letter aan de concern manager Financiën en Control respectievelijk het college van B&W;
• de concept-board letter aan de subcommissie Controle en Financiën;
• de management letter en de board letter zijn met elkaar in overeenstemming en bevatten geen tegenstrijdigheden.
De accountant bespreekt vóór 15 oktober van het betreffende controlejaar naar aanleiding van de uitgevoerde interim-controle de board letter, voorzien van een reactie van het college van B&W, met de subcommissie Controle en Financiën. De accountant conformeert zich aan de planning van de totstandkoming, de bespreking en de publicatie van de gemeenterekening.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de publicatie en aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen, voorzien van de reactie van het college van B&W met de subcommissie Controle en Financiën.
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole stemt de accountant ermee in dat er – naast de bovengenoemde gebruikelijke overleggen ten aanzien van de te leveren producten - overleg plaatsvindt tussen de accountant en de subcommissie Controle en Financiën. In dit overleg komen onder meer aan de orde:
• de inhoud en omvang van de opdracht c.q. de uitvoering van de overeenkomst op basis van deze offerteaanvraag;
• de onderlinge communicatie;
• de planning van de controlewerkzaamheden;
• de afspraken met het college van B&W en de ambtelijke organisatie, in het bijzonder met de concern manager Financiën en Control en Intern bedrijf Financiën (IBF);
• de samenstelling van het controleteam;
• de kwaliteit van de opgeleverde producten;
• de tijdigheid van de opgeleverde producten;
• verbeterafspraken.
De accountant neemt op verzoek periodiek deel aan bepaalde overlegstructuren. Deze overlegstructuren zijn als volgt gedefinieerd:
• de bijeenkomsten/vergaderingen van de subcommissie Controle en Financiën: deelname volgens agenda van de subcommissie. Voor dit overleg stelt de subcommissie jaarlijks een planning op en verstrekt deze aan de accountant;
• de bijeenkomsten van de gemeenteraad: deelname minimaal eenmaal per jaar. Daarnaast heeft de accountant overleg met:
• de concern manager Financiën en Control: deelname minimaal viermaal per jaar;
• de manager Concernaudit: deelname minimaal tweemaal per jaar;
• de gemeentelijke organisatie: deelname minimaal tweemaal per jaar. Deelname van de accountant aan overlegstructuren leidt niet tot extra kosten.
1.13 Eisen aan Samenwerking met Concernaudit en de verbijzonderde interne controlefunctie
Eis 46
Eis 47
De accountant houdt met zijn inschrijving rekening met het systeem van interne beheersing, inclusief de werkzaamheden van de interne auditfunctie binnen de organisatie van de gemeente Utrecht. Een en ander is op hoofdlijnen weergegeven in het document ‘Eisen aan de opdracht Accountantscontrole van de jaarrekening 2019 ev’ veren in document ‘Kennis van de organisatie en overzicht van ter inzage liggend materiaal’.
De accountant maakt onder andere gebruik van de beschikbare producten van de interne auditfunctie en past de omvang, de aard en de tijdfasering van zijn werkzaamheden ten aanzien van risico-inschattingen en aanvullende controledienstverlening daarop aan.
1.14 Eisen aan eventuele controle van een specifieke regeling
Eis 48
Eis 50
De accountant is zich ervan bewust dat de controle van een verantwoording over een specifieke regeling anders dan in het kader van SISA niet valt onder de jaarrekeningcontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, over welke controle de offerteaanvraag en de daarop te baseren overeenkomst gaat.
De accountant gaat ermee akkoord dat voor een overige opdracht voor een accountantsonderzoek van een verantwoording over een specifieke regeling de accountant voor de betreffende opdracht vooraf dient te offreren. Tevens gaat de accountant ermee akkoord dat de opdrachtgever zich het recht voorbehoudt offertes op te vragen bij meerdere partijen. De opdracht om een accountantsonderzoek van de verantwoording over een specifieke regeling uit te voeren kan dan ook aan een derde worden verstrekt. De accountant heeft in geen enkel geval recht op compensatie.
Indien de accountant door het college van B&W wordt verzocht de verantwoording over een specifieke regeling te onderzoeken voor één of meerdere onderwerpen, dan dient de accountant zich ook aan de nader overeen te komen afspraken, inclusief de planning, te houden. De opdrachtgever geeft dan ook geen garantie voor een bepaald aantal door de accountant uit te voeren onderzoeken van verantwoordingen over specifieke regelingen.
1.15 Eisen aan de natuurlijke adviesfunctie
Eis 51
Eis 52
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, voor zover betrekking hebbend op de controle van de gemeenterekening en/of een uitgevoerd accountantsonderzoek van een verantwoording over een specifieke regeling.
De adviezen van de accountant zijn concreet, praktisch en oplossingsgericht en op de betrokken problematiek toegesneden en worden schriftelijk uitgebracht aan de subcommissie Controle en Financiën in de boardletter en het verslag van bevindingen en aan het college van B&W in de managementletter.
1.16 Eisen aan de samenstelling controleteam
Eis 53
De accountant waarborgt bij de samenstelling van het controleteam voldoende menskracht en tijdige beschikbaarheid van de benodigde deskundigheid en ervaring voor het uitvoeren van een doelmatige en doeltreffende controle van de gemeenterekening.
Eis 54
Eis 55
Eis 56
Eis 57
Eis 58
De accountant gaat ermee akkoord dat, indien naar oordeel van de subcommissie Controle en Financiën sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, de subcommissie bevoegd is om de verwijdering van dit personeel te gelasten en is de accountant verplicht tot onmiddellijke deugdelijke vervanging over te gaan. Voor de gemeente Utrecht geldt het beginsel van zorgvuldigheid. Vervanging van personeel heeft geen financiële gevolgen voor de gemeente Utrecht.
De accountant waarborgt bij wisseling in de samenstelling van het controleteam een goede kennisoverdracht c.q. kennismanagement binnen het controleteam voor een doelmatige en doeltreffende controle van de gemeenterekening. Dit houdt ook in dat een wisseling in de samenstelling van het controleteam geen extra interne belasting en/of extra kosten voor de gemeente Utrecht met zich mee zal brengen. Het controleteam dat de interim-controle uitvoert zal uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uitvoeren.
De accountant spreekt de intentie uit dat minimaal de verantwoordelijke partner of de eerstverantwoordelijke voor de uitvoering van de controle, gedurende de contractperiode dezelfde personen blijven. Na verloop van tijd wordt echter wel een gestructureerde roulatie in de controleteams verwacht.
In geval van wijziging in het controleteam heeft de subcommissie Controle en Financiën de mogelijkheid om na twee wisselingen van de desbetreffende partner of eerstverantwoordelijke het lopende contract binnen zes maanden na deze wisseling zonder rechtelijke tussenkomst eenzijdig te ontbinden zonder daarvoor de accountant ook maar enige vorm van schadevergoeding, hoe dan ook genoemd, verschuldigd te zijn.
De accountant stemt ermee in om in maximaal 500 woorden te zullen aangeven hoe de kwaliteit van de informatieoverdracht tussen de leden van het controleteam is geborgd. Zie ook gunningscriterium 3.
Eis 59
U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Handleiding Social Return'.
Eis 60
Eis 61
Eis 62
Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde aanneemsommen zijn in euro's, exclusief btw.
De kostenopbouw vindt plaats conform het in document 'Prijsinvulformulier' beschreven schema.
De accountant geeft vaste aanneemsommen voor:
• de controle van de jaarrekening (inclusief alle benodigde verklaringen en rapportages) van de gemeente Utrecht per boekjaar;
• controle verantwoording meergemeentenfunctionaliteit Bbz;
• controle aanvullende bijlage met projectkosten per Provinciale subsidie
De accountant vult de aanneemsommen in op het prijsinvulformulier. Zie ook gunningscriterium 5.
Eis 63
Eis 64
Eis 65
Bij de vaste aanneemsommen geldt het principe ‘geen meerwerk’. U houdt in uw aanneemsommen derhalve onder andere rekening met:
• de werkelijke c.q. bestaande situatie van de administratieve organisatie, en dus niet op een veronderstelde ideale situatie. De accountant heeft hiertoe kennis genomen van de interne organisatie van de gemeente Utrecht en de vigerende interne beheersingsorganisatie (waaronder administratieve organisatie, inclusief interne controlemaatregelen), zoals geschetst in document ‘Kennis van de organisatie en overzicht van ter inzage liggend materiaal’;
• het feit dat een gemeente van deze omvang een dynamische organisatie is en dat derhalve bijvoorbeeld de mate waarin kan worden gesteund op de AO/IC of de mate waarin fraudegevallen voorkomen, aan verandering onderhevig is
• aankomende veranderingen in wet- en regelgeving (bijv. omgevingswet) en het uitgangspunt dat zich geen grote taakverschuivingen voordoen
De aanneemsommen voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Utrecht zijn vast en zijn inclusief alle kosten zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, inzet van controleteam, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.
De accountant verstrekt in juni en december aan de subcommissie Controle en Financiën respectievelijk aan het college van B&W een specificatie van de gedeclareerde kosten van alle controle-, beoordelings-, samenstellings-, assurance- respectievelijk adviesopdrachten die door uw accountantsorganisatie en daaraan gelieerde organisaties zijn uitgevoerd ten behoeve van en in opdracht van de gemeente Utrecht (subcommissie Controle en Financiënc.q. de gemeenteraad, het college van B&W of de ambtelijke organisatie). Deze specificatie dient daarnaast inzicht te geven in de opdrachtgever, de betreffende regeling, de omschrijving van de opdracht, de gemaakte afspraken, het boekjaar waarop de dienstverlening betrekking hebben.
Indexering
Eis 66
Eis 67
Eis 68
Alle prijzen en tarieven zijn op basis van prijspeil Q3 2018 en zijn in ieder geval vast tot 1 april 2020.
Eenmaal per jaar kunnen de prijzen waarmee u heeft ingeschreven geïndexeerd worden. Voor het eerst kan dit plaatsvinden per 1 april 2020.
Het te hanteren indexeringspercentage, bestaande uit twee decimalen, komt als volgt tot stand:
(indexcijfer nieuw – indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100
Indexcijfer oud: CBS Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport, index 2015=100: 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal Q3 2018.
Indexcijfer nieuw: CBS Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport, index 2015=100: 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal Q3 2019.
Indien de indexcijfers niet zijn vastgesteld, worden de laatste definitief gepubliceerde cijfers gehanteerd.
Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake.
Eis 69
Uw voornemen voor prijsverhoging wordt minimaal zes weken voor de ingangsdatum bekend gemaakt aan uw contactpersoon van de gemeente Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na toestemming van de gemeente Utrecht.
facturatie en betaling
Eis 70
Eis 71
Eis 72
Eis 73
Eis 74
U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: xxxxxxx@xxxxxxx.xx. Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan: Gemeente Utrecht
< vul organisatieonderdeel en afdelingsnaam in> tav crediteurenadministratie Xxxxxxx 00000
0000 XX Xxxxxxx
Iedere factuur bevat een bestel- en regelnummer (10 posities) dat door de gemeente Utrecht bij de opdracht / bestelling is aangegeven.
U mailt één bestelnummer per factuur vanaf één vaststaand e-mailadres, dit omdat de gemeente gebruik maakt van een inkoopsysteem waarbij niet meerdere bestelnummers op één factuur kunnen gekoppeld kunnen worden.
Indien in de opdracht is aangegeven dat de verplichting een verzamelverplichting betreft, dan kunt u voor opdrachten die binnen week zijn verricht/bestellingen die binnen één week zijn uitgeleverd een verzamelfactuur versturen. In dat geval sorteert u de factuurregels op uitleverdatum.
Op elke factuur vermeldt u:
▪ Het bestelnummer verstrekt door de gemeente Utrecht;
▪ Factuurdatum;
▪ Eenduidige omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
▪ Het jaar waarop de factuur betrekking heeft;
▪ Welke deelfactuur het betreft in geval van deelfacturatie (voorschotten);
▪ Afdelingsnaam en naam besteller en/of opdrachtgever;
▪ Het afleveradres (het adres waar de leveringen of diensten hebben plaatsgevonden;
▪ Het Kamer van Koophandelnummer van uw onderneming;
▪ Uw bankrekeningnummer;
▪ Het btw-nummer van uw onderneming;
Eis 75
Eis 76
Eis 77
U stemt in met de navolgende wijze van betaling t.b.v. de jaarrekeningcontrole en de eventuele controle van de provinciale subsidies:
• 30% van de aanneemsom bij aanvang van de werkzaamheden;
• 50% na aanronding van de interim-controle;
• 20% na afronding van de jaarrekeningcontrole.
U stemt in met de navolgende wijze van betaling t.b.v. de controle verantwoording meergemeentenfunctionaliteit Bbz
• 50% van de aanneemsom bij aanvang van de werkzaamheden;
• 50% na afronding van de werkzaamheden.
Betaling vindt plaats door gemeente Utrecht binnen dertig (30) dagen nadat de factuur is ontvangen.
In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer en het bestelnummer van de corresponderende debetfactuur.
Xxx 00
Xx xxxxxxxx Xxxxxxx onderzoekt mogelijkheden ter verbetering van het facturatie-, autorisatie- en betalingsproces, waar onder E-facturatie en andere digitale toepassingen. U bent bereid en in staat om hierin (kosteloos) mee te werken.
Eis 79
Eis 80
Eis 81
Eis 82
Eis 83
Eis 84
Eis 85
Eis 86
Eis 87
Eis 88
U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden. Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn.
U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde concept(raam)overeenkomst.
De accountant gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van drie jaar en vermoedelijk ingaat op 1 april 2019. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van drie keer één jaar. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren 2019, 2020 en 2021.
Optioneel heeft de overeenkomst betrekking op de boekjaren 2022, 2023 en 2024.
De accountant heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. De accountant draagt er zorg voor dat personen die zijn belast met het opstellen van de inschrijving en kennis nemen van de hiervoor benodigde informatie over de gemeente Utrecht op de hoogte zijn van de geheimhoudingsplicht.
Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving.
Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer.
Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.
U realiseert zich, dat de gemeente Utrecht ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij nakoming van de overeenkomst haar bevoegdheden tot publiekrechtelijke rechtshandelingen.
U garandeert dat deze zich gedurende de looptijd van de overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn vastgelegd in de conventies:
• inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105);
• inzake vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111);
• inzake afschaffing van kinderarbeid (138, 182);
• inzake de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98).
De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM) en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen (zoals BuPo en Esocul) die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn. Er wordt geen verdere toespitsing gemaakt.
De accountant voert alleen werkzaamheden in het kader van de te sluiten overeenkomst uit, na schriftelijke opdracht van de opdrachtgever.
Document Gunningscriteria 'Accountantscontrole jaarrekening 2019’
Kenmerk 110011526
d.d. 25 oktober 0000
Xxxxxxxx Xxxxxxx Interne Bedrijven Inkoop
Postadres Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
Bezoekadres Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx E-mail Xxxxxx@xxxxxxx.xx
Om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen worden de volgende gunningscriteria met bijbehorende weegfactor gehanteerd.
Gunningscriterium | Weegfactor | |
Gunningscriterium 1 | ||
Gunningscriterium 2 | ||
Gunningscriterium 3 | ||
Gunningscriterium 4 | ||
Gunningscriterium 5 |
1.1 Gunningscriteria met betrekking tot kwaliteit
Gunningscriterium 1 Plan van Aanpak/Dienstverleningsplan
U schrijft een Plan van Aanpak (maximaal 10 A4, lettergrootte punt 9, exclusief bijlagen) voor de uit te voeren dienstverlening gebaseerd op de Eisen aan de opdracht. U gaat daarbij in op de risico’s en kansen van de door u voorgestelde aanpak.
Daarnaast neemt u minimaal de volgende aspecten mee:
• De wijze waarop u de controle inricht en welke controletechnieken u toepast.
• Samenstelling en kwalificatie van het controleteam. Voeg de competentieprofielen van minimaal drie leden van het controleteam toe; partner, eerst verantwoordelijk en lid.
• De wijze waarop u de raad ondersteunt in uitvoering controlerende rol.
• De wijze waarop u zorgt voor een goede samenwerking met organisatie en bestuur.
• Uw verwachtingen over de ambtelijke organisatie in relatie tot de interim- en eindejaarscontrole. Voeg als bijlage een op te leveren stukkenlijst bij.
• De wijze waarop u omgaat met mogelijke stagnatie van controlewerkzaamheden, ongeacht wie daarvan de veroorzaker is.
Hoe meer uw aanpak is gericht op ondersteuning en toegevoegde waarde voor gemeente Utrecht en hoe beter zij hiermee haar doelstellingen kan realiseren, hoe hoger u scoort.
Weegfactor: 25%
Gunningscriterium 2 Innovatie
Geef uw visie (maximaal 2 A4, lettergrootte punt 9) op de ontwikkelingen op het gebied van digitaliseren van controles en op welke wijze dit een rol kan en zal spelen bij de jaarrekeningcontrole van gemeente Utrecht. Onderdeel hiervan is uw visie op het gebruik maken van geautomatiseerde controles, waaronder data-analyses en process minings die door Concernaudit worden uitgevoerd, bij de uitvoering van de jaarrekeningcontrole. Licht toe hoe u dergelijke innovatieve interne audits
gebruikt bij de jaarrekeningcontrole om organisatiegerichte en gegevensgerichte controles te vervangen of te beperken.
Hoe meer uw visie aansluit bij de (digitale) werkwijze van gemeente Utrecht, hoe meer punten u ontvangt.
Weegfactor: 15%
Gunningscriterium 3 Aansluiting op besturingsmodel
De gemeente Utrecht kent een decentraal besturingsmodel, waarbinnen naast hard controls ook soft controls een belangrijke rol spelen. Zie ook het document ‘Overzicht van ter inzage liggend materiaal en informatie over de interne organisatie en het systeem van interne beheersing’. Beschrijf (maximaal 3 A4, lettergrootte punt 9) welke impact dit besturingsmodel volgens u heeft op uw aanpak van de accountantscontrole en hoe u uw aanpak laat aansluiten op dit besturingsmodel van de gemeente Utrecht.
Hoe meer uw aanpak van de controle aansluit op het besturingsmodel van gemeente Utrecht, hoe hoger het aantal punten u scoort.
Weegfactor: 20%
Gunningscriterium 4 Presentatie
Na het beoordelen van alle gunningcriteria worden alle inschrijvers uitgenodigd voor het houden van een presentatie. Inschrijvers die na berekening van de scores op de overige gunningcriteria geen kans maken op gunning van de opdracht, ongeacht het resultaat van de presentatie, wordt gevraagd of zij wel of niet willen deelnemen aan de presentatie. De keuze aan het wel dan niet deelnemen aan de presentatie ligt geheel bij de inschrijver.
De presentatie dient te worden verzorgd door de controleleider en de eindverantwoordelijke accountant. Tijdens de presentatie krijgen de controleleider en de eindverantwoordelijke accountant de gelegenheid uw Plan van Xxxxxx/Dienstverleningsplan mondeling toe te lichten. In de presentatie mogen uitdrukkelijk geen wijzigingen in uw aanbieding worden gedaan. De tijd die u voor uw presentatie krijgt, bedraagt in totaal maximaal 45 minuten, opgebouwd uit een introductie van 5 minuten, 25 minuten voor de inhoud en een extra tijd van 15 minuten, waarin u vragen van het verwervingsteam kunt beantwoorden. Presentaties vinden plaats zonder aanwezigheid van andere inschrijvers.
Hoe meer de controleleider en de eindverantwoordelijke accountant blijk geven van het gevoel voor verhoudingen en blijk geven van een goed inlevingsvermogen in de werkwijze van de gemeente Utrecht, met uw taalgebruik en attitude aansluiten bij de gemeente en voldoende blijk geven van de noodzakelijke inhoudelijke kwaliteit, hoe beter u scoort.
Weegfactor: 10%
1.2 Commerciële gunningscriteria
Gunningscriterium 5 Prijs
U geeft uw vaste tarief voor de controle en vult deze in op het Document Prijsinvulformulier. De prijs voor de controle van de jaarrekening inclusief SiSa bijlage, is een vaste aanneemsom.
U vult uw vaste tarief in voor de controle op de verantwoording meergemeentenfunctionaliteit Bbz (zie eis 18
U vult uw tarief in wat u extra rekent als de gemeente ervoor kiest om een aanvullende bijlage met projectkosten per provinciale subsidie onderdeel laat uitmaken van de jaarrekeningcontrole (zie eis 19).
Hoe lager uw totaalprijs, hoe hoger u scoort. Weegfactor: 30%
Conceptovereenkomst 'Accountantscontrole jaarrekening 2019',
kenmerk 1100115526
Gemeente Utrecht en
<xxx>
Gemeente Utrecht Interne Bedrijven Inkoop
Postadres Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
Bezoekadres Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx Email xxxxxx@xxxxxxx.xx
Overeenkomst voor Accountantscontrole jaarrekening 2019
Partijen:
1. De gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <…….> in <zijn/haar> hoedanigheid van <…….>, hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’,
en
2. <…….>, statutair gevestigd te <…….>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <…….>, in <zijn/haar> hoedanigheid van <…….>, hierna te noemen: ‘Opdrachtnemer’,
NEMEN IN AANMERKING DAT:
I Opdrachtgever in november 2018 een Europese aanbesteding is gestart met kenmerknummer 1100115526 voor de Accountantscontrole jaarrekening 2019;
II Opdrachtgever wenst een overeenkomst te sluiten met als inhoud Accountantscontrole jaarrekening 2019;
III Bij deze aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan;
IV Opdrachtnemer in staat is om de Diensten te leveren;
V Partijen de voorwaarden waaronder de Diensten geschieden, wensen vast te leggen in een overeenkomst.
EN KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:
De door Opdrachtnemer op basis van deze Overeenkomst ten behoeve van de gemeente Utrecht te leveren prestaties.
Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2016.
Onderhavige overeenkomst, inclusief de in artikel 2.3 van deze Overeenkomst genoemde documenten.
2 Voorwerp van de Overeenkomst
2.2 De Diensten vinden plaats overeenkomstig de naar aanleiding van de aanbestedingsdocumenten van Opdrachtgever (kenmerk 1100115526 ), opgestelde inschrijvingsdocumenten van Opdrachtnemer (<datum inschrijving>) en de voorwaarden en bepalingen van deze Overeenkomst inclusief bijbehorende documenten.
1. Overeenkomst;
2. Geheimhoudingsverklaring (bijlage 1);
3. Verslag verificatiebespreking d.d. <datum verif> (bijlage 2);
4. Nota van Inlichtingen d.d. <datum nvi inschrijvingsfase>;
5. Inschrijvingsleidraad Opdrachtgever met kenmerk 1100115526 inclusief de documenten die een onlosmakelijk onderdeel van de inschrijvingsleidraad uit maken. Welke documenten dit zijn staat vermeld in de inschrijvingsleidraad;
6. Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2016;
7. Inschrijvingsdocumenten Opdrachtnemer d.d. <datum inschrijving>;
3.1 Deze Overeenkomst is van kracht met ingang van 1 april 2019.
4.1 Opdrachtnemer garandeert dat:
4.1.1 de door of namens hem te leveren Diensten zullen voldoen aan de overeengekomen condities en kwalificaties als vastgelegd in deze Overeenkomst inclusief bijbehorende documenten en;
4.2 In het geval Opdrachtnemer, ook na schriftelijke aanmaning zijdens Opdrachtgever, waarbij een redelijke termijn wordt gesteld, niet (meer) voldoet aan zijn verplichting tot nakoming van een of meer van de verplichtingen zoals in dit artikel genoemd, is Opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd dit verzuim na voorafgaande kennisgeving hetzij zelf, hetzij door derden te doen verhelpen. De kosten samenhangend met het herstel van het verzuim zullen Opdrachtnemer in rekening worden gebracht. Opdrachtnemer is verplicht aan het herstel van het verzuim zijn medewerking te verlenen en desgewenst op eerste verzoek de daarvoor benodigde informatie te verstrekken.
5 [optioneel] Gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid
6.2 U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: xxxxxxx@xxxxxxx.xx. Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan: Gemeente Utrecht
<vul organisatieonderdeel en afdelingsnaam in> t.a.v. crediteurenadministratie Xxxxxxx 00000
0000 XX Xxxxxxx
7 Wet arbeid vreemdelingen en wet op de identificatieplicht
a. documenten op grond van de Wet arbeid vreemdelingen, met inbegrip van de tewerkstellingsvergunningen
b. identificatiedocumenten in de zin van de Wet op de identificatieplicht en de Wet arbeid vreemdelingen.
Indien Opdrachtnemer vreemdelingen tewerk wenst te stellen, dient hij kopieën van de hiervoor genoemde documenten ter acceptatie te verstrekken aan Opdrachtgever. Het tewerkstellen van vreemdelingen door Opdrachtnemer is pas toegestaan na acceptatie van deze documenten door Opdrachtgever.
8 Contactpersonen en Rapportage
10 Arbeidsrechtelijke wet- en regelgeving
13.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend
Plaats: | Plaats: |
Datum | Datum |
Opdrachtgever, | Opdrachtnemer |
<Naam tekeningsbevoegde> | <Naam tekeningsbevoegde> |
<functie> | <functie> |
Bijlagen:
Bijlage 1 Geheimhoudingsverklaring
Bijlage 2 Verslag verificatiebespreking d.d. <datum verif>
Handleiding Social Return
De gemeente investeert samen met haar opdrachtnemers in de sociale infrastructuur van gemeente en regio. Een van de instrumenten om dit te doen is social return. Social return maakt het mogelijk dat investeringen die de gemeente doet naast het ‘gewone’ rendement, ook een concrete sociale winst opleveren.
Bij deze aanbesteding dient 5% van de opdrachtsom ingezet te worden voor social return. De gemeente heeft voor de invulling van social return gekozen voor de bouwblokkenmethode. Kenmerkend voor deze bouwblokkenmethode is de structuur. Blokken met een transparante waardebepaling, kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste social return verplichting. De bouwblokkenmethode is niet alleen gericht op het uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook om social return op creatieve wijze in te vullen in uw organisatie.
U kunt kiezen voor:
• het inzetten van werkloos werkzoekenden en jongeren (tot 27 jaar)
• het plaatsen van orders bij sociale werkvoorzieningen
• Het invullen op een sociaal ondernemende manier, door een samenwerking met een sociaal ondernemer of door een sociaal ondernemend idee. Voor meer informatie zie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/ of mail naar xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
• het delen van kennis, expertise, middelen
• het verbinden met een lokaal wijkinitiatief
De prioriteit ligt wel bij het bieden van werkgelegenheid aan werkloos werkzoekenden. De projectleider social return adviseert en faciliteert u bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen. U bepaalt vervolgens zelf welke invulling u geeft aan social return.
Bouwblokken
Om de waarde van de inspanningen voor de social return verplichting te meten, wordt de gerealiseerde waarde van de projecten uitgedrukt in inspanningswaarde. Deze inspanningswaarde staat niet in relatie tot de werkelijke uitgave aan uitkeringen en loon. Dit heeft te maken met de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die u moet leveren om de doelgroep in te zetten op betaald werk.
In onderstaande tabel kunt u zien hoe de bouwblokken zijn opgebouwd:
Soort en eventuele duur van de uitkering | Inspanningswaarde social return op basis van een jaarcontract fulltime (40 uur per week) | ||
Werk/Arbeid | |||
1 | Participatiewet < 2 jaar | € | 30.000,00 |
2 | Participatiewet > 2 jaar | € | 40.000,00 |
3 | WW < 1 jaar | € | 15.000,00 |
4 | WW > 1 jaar | € | 20.000,00 |
5 | WIA/WAO | € | 30.000,00 |
6 | Doelgroepen banenafspraak (Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten) | € | 35.000,00 |
7 | WSW-inzet (detachering, diensten), niet zijnde in dienst nemen van WSW’ers. Bij in dienst nemen van een WSW’er geldt ‘doelgroep banenafspraak’ | Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf | |
8 | Vast dienstverband | € 10.000,00 extra op bovenstaande bedragen | |
9 | 50+ | € 5.000,00 extra op bovenstaande bedragen | |
10 | BBL traject | € | 15.000,00 |
11 | BOL traject | € | 10.000,00 |
12 | Maatschappelijke activiteit of hulp, steun, kennis bieden aan een lokaal initiatief | Per medewerker €100,00 per besteed uur of factuur ingezette activiteit. | |
13 | In dienst nemen van een niet- uitkeringsgerechtigde | € | 10.000,00 |
Toelichting op tabel
• De Participatiewet is op 1 januari 2015 in werking getreden en is de opvolger van de Wet sociale werkvoorziening (WSW), Wet werk en bijstand (WWB) en een deel van de Wajong.
• WIA: Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen.
• WAO: Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering.
• WSW: Wet sociale werkvoorziening.
• Doelgroepen banenafspraak: Het betreft hier de doelgroepen die meetellen in het kader van de banenafspraak (de gemaakte afspraak om 125.000 banen te creëren voor arbeidsbeperkten), de zogenaamde garantiebanen. Het gaat hier dan onder andere om personen met een Wajong indicatie, WSW-indicatie, WIW-/ID-baan en personen die behoren tot de doelgroep van de Participatiewet en niet in staat zijn zelfstandig het wettelijk minimumloon te verdienen.
• BBL: Beroepsbegeleidende leerweg (werken en leren).
• BOL: Beroepsopleidende leerweg (voltijdopleiding).
• Niet-uitkeringsgerechtigde: niet-werkende mensen die geen uitkering ontvangen.
Invulling social return
Bij de invulling van social return zijn verschillende situaties denkbaar:
• U neemt een persoon in dienst na ingangsdatum van de overeenkomst
In dit geval kan deze persoon opgevoerd worden voor de duur van de opdracht.
Voorbeeld 1
De opdrachtduur is zes maanden en u neemt een persoon in dienst een maand na startdatum opdracht. Deze persoon kan dan voor de resterende opdrachtduur van vijf maanden (zes maanden –
een maand) voor social return opgevoerd worden.
Voorbeeld 2
De opdrachtduur is 24 maanden en u neemt een persoon meteen bij de start van de opdracht in dienst. Deze persoon kan voor de duur van de opdracht, 24 maanden, opgevoerd worden voor social return. Neemt u deze persoon vervolgens ook in vaste dienst, dan kunt u hiervoor € 10.000,00 extra
opvoeren (conform bouwblok 8).
• U heeft al iemand in dienst voor ingangsdatum van de overeenkomst
In dit geval kan deze persoon opgevoerd worden voor de duur van de opdracht minus de tijd dat deze persoon al bij u in dienst is. Hierbij geldt de restrictie dat iemand niet langer dan twaalf maanden opgevoerd kan worden.
Voorbeeld 3
De opdrachtduur is zes maanden en u heeft bij de start van de overeenkomst al een persoon twee maanden in dienst. Deze persoon kan voor de resterende duur van de opdracht, zijnde vier maanden,
opgevoerd worden.
Voorbeeld 4
De opdrachtduur is achttien maanden en u heeft bij de start van de overeenkomst al een persoon drie maanden in dienst. Deze persoon kan niet twaalf maanden, maar maximaal negen maanden
opgevoerd worden.
Proces na gunning
Als u de opdracht definitief gegund krijgt, neemt u na gunning, binnen één week contact op met de projectleider social return van de gemeente Utrecht via xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx. In samenspraak met de projectleider social return stelt u een plan van aanpak op over de manier waarop u de verplichting invult. Het plan bestaat uit de navolgende onderdelen:
1 Opdrachtsom of, in het geval dat deze nog niet bekend is, de verwachte opdrachtsom.
2 Keuze welke bouwblokken worden ingezet.
3 Wijze en timing van tussenevaluatie(s), inclusief bewijsstukken.
4 Wijze en timing van eindevaluatie, inclusief bewijsstukken.
Het resultaat van deze fase is een plan dat concreet en realiseerbaar is. U zorgt ervoor dat dit plan, binnen drie weken na gunning van de opdracht, gereed is en is goedgekeurd door de projectleider social return. De projectleider social return kan deze termijn op uw beargumenteerd verzoek schriftelijk verlengen tot maximaal twaalf weken.
Meer informatie
Met vragen over social return en de bouwblokken kunt u terecht bij xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Kennis van de organisatie en overzicht relevante informatie
1. Algemeen
Deze bijlage geeft inzicht in de organisatie en het besturingsmodel van de gemeente Utrecht. Er wordt diepgaander ingegaan op de inrichting van control binnen de gemeente en de verhoudingen en verantwoordelijkheden. Als nadere achtergrondinformatie over de interne organisatie en het systeem van interne beheersing bij de gemeente Utrecht is tevens een overzicht opgenomen van relevante documenten. Een groot deel van deze documenten zijn openbaar beschikbaar en voorzien van een hyperlink. De overige documenten (die niet openbaar beschikbaar zijn gesteld) kunt u alleen inzien na toezending van de ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring via de berichtenmodule in TenderNed. Vervolgens krijgt u toegang tot een nieuw aangemaakt dashboard in TenderNed met de betreffende documenten.
2. Decentraal besturingsmodel
De politieke en maatschappelijke dynamiek vraagt om een wendbare organisatie. Leidende principes daarbij zijn: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. De schaalsprong die de stad maakt, vraagt ook om de volgende schaalsprong van de organisatie. Wat in de stad Utrecht nodig is, moet centraal staan in het dagelijks handelen. Gemakkelijker en vanzelfsprekender organiseren rondom de opgaven die zich aandienen. Door middel van innovatie slimme oplossingen bedenken. Van alle experimenten leren, er resultaten mee boeken en die borgen.
De ondersteuning van politieke prioriteiten wordt op hoog niveau binnen de ambtelijke organisatie belegd. Zo wordt het college integraal geadviseerd. De sturing van de organisatie moet daarnaast een zo groot mogelijke realisatiekracht hebben. Bij de inrichting is gekozen voor een model dat beleid en uitvoering organisatorisch scheidt.
Xxxxx verantwoordelijkheid van medewerkers wordt gestimuleerd en de manager in het primaire proces is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken opgaven op zijn terrein. Daarbij worden verschillende wijzen van sturing gehanteerd (hiërarchisch, functioneel, horizontaal, operationeel en opgavegericht).
De leden van de Directieraad sturen hiërarchisch op de Integraal Resultaat Managers (IRM-ers). Opgaven zijn gedefinieerd die over de diverse organisatie eenheden heen lopen. Iedere IRM-er stuurt een MT van een organisatie onderdeel aan. Business control is dicht bij de uitvoering gepositioneerd. Voor de informatievoorziening vergt dit decentrale sturingsmodel relatief veel afstemming en is een goede kwaliteit in de basis essentieel.
In het Bestuurs- en Management Concept (welke ter inzage is te raadplegen) staat e.e.a. meer in detail uitgewerkt.
3. Concernmanagement Financiën versus Business Control
Concernmanagement Financiën & Control (F&C) gaat allereerst over de werking van het financiële en control systeem, waarbij een balans wordt gevonden tussen versterking van gemeentebrede sturing aan de ene kant en het ondersteunen van de primaire processen aan de andere kant.
Concernmanagement Financiën & Control kent functies die gepositioneerd zijn bij de Bestuurs- en Concern Staf (BCS), bij het primair proces en bij de Interne Bedrijven (IB). De taken zijn hierbinnen als volgt verdeeld:
• Interne Bedrijven: het voeren van de financiële administratie en aanpalende administraties zoals de uren- en de verplichtingenadministratie en verstrekken van informatie daarover aan belanghebbenden. Er is sprake van één centraal financieel systeem, dat in SAP wordt gevoerd. De gemeente Utrecht maakt gebruik van verschillende modules van SAP, bijvoorbeeld de module voor vastgoed, urenverantwoording en inkoop. Daarbij is de functionaliteit van SAP ten behoeve van de financiële administratie leidend. Auditors hebben/krijgen raadpleegbevoegdheid voor alle gegevens(bestanden). Xxxxxx en ervaring zijn dan ook wenselijk.
Bij IB zijn diverse zogenoemde “shared service centers” ondergebracht (o.a. Financiën, Automatisering, HRM). Het hoofd van Intern Bedrijf Financiën (IBF), als onderdeel van IB is verantwoordelijk voor de financiële administratie en de kwaliteit daarvan binnen de gestelde kaders. Het hoofd IBF valt hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering en functioneel onder de concernmanager F&C.
• Primair proces: business controllers in het primaire proces ondersteunen het management van een betreffend organisatieonderdeel in analyse en advies over het primair proces. Ze maken deel uit van het MT van het betreffende organisatieonderdeel. De business controller adviseert eigenstandig de managers in het primair proces van zijn/haar organisatieonderdeel over het financieel beleid en bedrijfsvoeringsonderdelen, voert control uit op de planning- en control-cyclus binnen het organisatieonderdeel en grote, complexe projecten. De controller analyseert en adviseert vanuit een eigenstandige rol over zaken die betrekking hebben op de sturing en de beheersing van de primaire processen.
Onder “beheersing” verstaan we ook de (werking van de) interne controles en de (werking van de) werkprocessen. Dit maakt ook integraal deel uit van de analyse en advisering van de controller. Het betekenis geven, het analyseren en het prognosticeren zijn taken voor de controller. De business controller zorgt ook voor samenhang tussen de financiële administratie en de informatievoorziening daarover en stemt deze continu af met Interne Bedrijven.
• BCS: F&C-medewerkers richten de financiële bedrijfsvoering (regie), adviseren de directie en het college van B&W. Ze houden toezicht op de werking van het financiële systeem en opereren op het snijvlak tussen het toezicht op het financiële & control-systeem en het voeren van de regie over dat systeem. Zij hebben de volgende taken:
- Het adviseren op de interne allocatie van middelen en de kansen en bedreigingen in de omgeving. Hier onder valt onder meer het signaleren en sturen op interne en externe ontwikkelingen van financieel belang (inclusief de externe belangenbehartiging), het toezien op de werking van het financiële systeem en het bewaken van de belangenafweging en het ondersteunen van het beheersen van grote projecten.
- Het ontwikkelen en vastleggen van kaderstelling, gericht op het doelmatig inrichten van processen op het gebied van de financiële beleidskaders en de financiële bedrijfsvoering en het toezien op de naleving van de gemaakte afspraken.
- Het voeren van regie en het toezicht op de financiële bedrijfsvoering, waaronder de uitvoering van de (financiële)bedrijfsvoeringagenda, de inrichting van de gemeentebrede administratie en de opdrachtgeversrol richting Interne bedrijven.
- Het voeren van regie en het toezicht op de planning- en control-cyclus.
- Het analyseren en adviseren (control) over concernbrede aangelegenheden, zowel beleids- als bedrijfsvoering. Het concern dient een analyse en advies te kunnen maken van gemeentebrede informatie die beschikbaar komt via de gemeentebrede administraties (uit Interne Bedrijven; denk aan personeelsformatie en inkoop).
De concernmanager Financiën en Control (F&C) is op ambtelijk niveau verantwoordelijk voor het financieel beheer van de gemeente Utrecht, waaronder de jaarstukken. De procesverantwoordelijkheid voor de jaarstukken ligt bij het hoofd IB Financiën: hij is verantwoordelijk voor het overleggen van de te controleren jaarrekening met bijbehorende specificatie van de balansposten (balansdossiers). De gegevens zijn in principe centraal beschikbaar. Van bepaalde balansposten zoals ten aanzien van grondexploitatie en projecten zal de fysieke documentatie bij de betreffende diensten liggen. Het is veelal ondoenlijk om bepaalde dossiers te kopiëren. Denk bijvoorbeeld aan bouwcontracten. IB Financiën zorgt ervoor dat voor zover doelmatig de benodigde documenten ter onderbouwing van een balanspost beschikbaar zijn.
4. Concernaudit
Binnen de BCS is ook de interne auditafdeling van de gemeente Utrecht, Concernaudit, gepositioneerd. De manager Concernaudit valt hiërarchisch onder de concerncontroller en heeft een directe lijn met de wethouder Personeel en organisatie en de Subcommissie Financiën en Control. De opdracht van
Concernaudit is in de door het College van B&W vastgestelde Auditcharter vastgesteld als ‘het uitvoeren van audits, waaraan de gemeentelijke organisatie redelijke zekerheid kan ontlenen en die in de vorm van verbeteradviezen meerwaarde toevoegen aan de organisatie'. In de Auditcharter is tevens vastgelegd dat Concernaudit uitvoering geeft aan de opdracht die is neergelegd in artikel 213a van de Gemeentewet. De verantwoordelijkheden ten aanzien van financiën & control en audit zijn bestuurlijk gesplitst in een wethouder F&C en een wethouder audit. Het jaarplan audit wordt bestuurlijk in het college van B&W vastgesteld en in de subcommissie Financiën en Control besproken.
Concernaudit is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van interne controle in het primaire proces.
Sinds april 2017 is de tot dan toe relatief kleine auditafdeling (5 FTE) samengevoegd met het interne controleteam tot het team Concernaudit (10,5 FTE) en is een professionaliseringsslag gemaakt. De doelstelling van Concernaudit is dus hoofdzakelijk intern gericht op de verbetering van de beheersing van de processen en het uitvoeren van 213a-onderzoeken. Op hoofdlijnen voert zij hiervoor de volgende activiteiten uit:
• Regierol organisatie onderdelen in control (zie onderstaand);
• Toepassing van innovatieve controletechnieken (zie onderstaand);
• Roulerende audits op frauderisico’s (op basis van de gemeentebrede frauderisicoanalyse);
• Uitvoering 213a onderzoeken
Omdat de gemeente ook steeds meer activiteiten door derde partijen laat uitvoeren, werkt Concernaudit ook aan nieuwe vormen van controle en verantwoording die op deze ontwikkeling aansluiten. Bijvoorbeeld via een toezichtsmodel op verbonden partijen en het uitvoeren van burgeraudits.
Concernaudit voert geen financiële interne audit uit op de jaarrekening. De kwaliteitscontrole op de aanlevering van stukken is decentraal belegd bij de businesscontrollers van de organisatie onderdelen.
4.1 Visie organisatie onderdelen in control
In de visie van de gemeente Utrecht speelt de 2e lijn een belangrijke rol in het (zichtbaar) in control zijn van de organisatieonderdelen. Dit betekent dat de uitvoering van interne controles een taak is van business control binnen de organisatie onderdelen.
Om de visie op organisatie onderdelen in control te kunnen realiseren heeft Concernaudit met name in 2018 de bestaande processen geanalyseerd om inzicht te verkrijgen in de huidige stand van de beheersing. De beheersmaatregelen in het primaire proces of de (2e -lijns) interne controles worden momenteel nog niet in alle processen voldoende zichtbaar uitgevoerd of vastgelegd. Dit betekent ook dat de externe accountant nog niet op alle processen kan steunen. In Bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de stand van zaken van de procesbeheersing zoals mede bij de interim-controle 2018 door de accountant beoordeeld, aangevuld met informatie over de interne controles (2e en 3e lijn).
De volgende stap voor het komende jaar is om samen met business control te komen tot de opzet en uitvoering van interne controleplannen voor de (middel)grote organisatie onderdelen. Concernaudit zal hierbij een regierol spelen bij de aansturing en begeleiding van de uitvoering interne controles. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de audit applicatie NARIS, die sinds het voorjaar 2018 in gebruik is. De inrichting en uitvoering van de interne controles zal plaatsvinden met oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording die de gemeente naar verwachting vanaf 2021 zal moeten afleggen.
Concernaudit zal de hiervoor door business control uitgevoerde interne controles reviewen en consolideren.
Ten aanzien van de vier grootste uitgaande geldstromen zal de interne controle zoveel mogelijk worden uitgevoerd door middel van digitale controles.
4.2 Innovatieve controletechnieken
Concernaudit heeft zichzelf het doel gesteld om de interne controles op de vier grootste uitgaande geldstromen eind 2019 zoveel mogelijk te hebben gedigitaliseerd. Concernaudit streeft naar digitalisering van de controles omdat:
1. het efficiënt is: door het gebruik van beschikbare digitale technieken, worden repetitieve controlehandelingen sneller uitgevoerd;
2. het de controle effectiever en grondiger maakt (hogere dekkingsgraad);
3. het nauwkeurig is en uitsluitsel geeft over de totale massa;
4. ingezoomd kan worden op afwijkingen van het voorgeschreven werkproces (effectieve risicoselectie);
In onderstaand overzicht is weergegeven welke controles reeds zijn geautomatiseerd (m.n. met de tool IDEA) en welke het komende jaar nog worden geautomatiseerd. Waar van toepassing is ook aangegeven waar het toepassen van de gedigitaliseerde controles mogelijk tot gevolg heeft dat een aantal traditionele controles niet meer zullen worden uitgevoerd.
Proces | Reeds toegepaste digitale controles | Digitale controles in ontwikkeling | Op termijn te vervallen interne controles |
Inkopen en betalen | • data-analyse op de totale spend van de gemeente tbv risico selectie Europese aanbestedingen (spendanalyse) • Process mining tbv controle functiescheiding (bestelling, factuurafhandeling en betaling) en procesverloop • Functiescheiding mutaties stamgegevens crediteuren | • koppeling tussen de spendanalyse en de aanbestedingsinformatie op Tendernet | • (deel van de) lijncontroles op inkopen |
Personeel | • Juistheid en tijdigheid indiensttredingen personeel • Juistheid en tijdigheid uitdiensttredingen personeel • Autorisaties mutaties functionarissen salarisadministratie | • Juiste autorisatie personeelsmutaties • Inhoudelijke juistheid / rechtmatigheid hoogte van overige mutaties (bijv. gratificatie, ouderschapsverlof) | • Lijncontroles personeel |
Subsidieverstrekking | • Process mining tbv controle functiescheiding en procesverloop | Nog in ontwikkeling | - |
Sociale uitkeringen | - | Nog in ontwikkeling | • Grootschalige handmatige VIC |
Nadere informatie over de werkzaamheden van Concernaudit is te vinden in het ter inzage liggende Jaarplan Concernaudit 2018.