LEXENCE KANTOORKLACHTENREGELING
LEXENCE KANTOORKLACHTENREGELING
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
• klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
• klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris: de persoon die is belast met de afhandeling van de klacht;
• Equity partners: aandeelhouders van Lexence;
• verantwoordelijk Equity partner: de Equity partner waaraan de persoon waarop de klacht betrekking heeft rapporteert;
• bestuur: het bestuur van Lexence;
• Lexence: Lexence N.V., een naamloze vennootschap opgericht naar Nederlands recht ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 34191068.
Artikel 2 Toepassingsbereik
2.1 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Lexence en de cliënt.
2.2 Iedere advocaat van Lexence draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
• het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
• het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
• behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
• medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
• verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
4.1 Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
4.2 Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbank.
Artikel 5 Interne klachtprocedure
5.1 Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar het verantwoordelijk lid van het bestuur, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
5.2 De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
5.3 Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.4 De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5.5 De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
5.6 Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden
7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2 Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
7.3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 Klachtregistratie
8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp en dient de klacht in bij de Compliance Officer.
8.2 Het bestuur rubriceert de klacht in overleg met de klachtenfunctionaris. De klacht wordt naar haar aard gerubriceerd volgens onderstaande categorieën:
1. klachten over werkwijze van/bejegening door de beklaagde;
2. klachten over juridisch inhoudelijke aspecten van de dienstverlening;
3. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening;
4. klachten over praktijkvoering in het algemeen.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
8.3 Het bestuur brengt periodiek verslag uit aan de Equity partners over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
8.4 Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen met de Equity partners besproken en ter besluitvorming voorgelegd.