BIJLAGE 1 ALGEMENE VOORWAARDEN
BIJLAGE 1 ALGEMENE VOORWAARDEN
ARTIKEL 1 VOORWERP OVEREENKOMST
De Klant stelt SD Worx aan als lasthebber voor het vervullen van zijn wettelijke verplichtingen als werkgever ten aanzien van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (hierna “RSZ”) en de Administratie van de Directe Belastingen. Alle andere activiteiten zoals de loonberekening en tewerkstellingsadministratie die SD Worx in opdracht van de Klant verricht, worden beheerst door de wettelijke bepalingen inzake aanneming van werk en diensten.
ARTIKEL 2 DIENSTEN
SD Worx (of zijn Verbonden Ondernemingen) verstrekt aan de Klant (of zijn Verbonden Ondernemingen) de diensten (met inbegrip van eventuele software) zoals omschreven in een of meerdere Bijlagen of deelovereenkomsten ("Diensten"). Tenzij uitdrukkelijk anders overeen- gekomen, omvatten de Diensten geen juridisch, boekhoudkundig, reglementair of fiscaal advies van SD Worx aan de Klant. Een Verbonden Onderneming betekent elk bedrijf, onderneming of entiteit die als zodanig in de deelovereenkomst wordt geïdentificeerd of iedere Persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks een Partij controleert, door een Partij wordt gecontroleerd of samen met haar onder gemeenschappelijke controle staat, waarbij "controle" betekent het bezit, direct of indirect, of de macht om de richting van het managementbeleid van een persoon te bepalen of te laten bepalen, via het bezit van stemrechtverlenende effecten, contractueel of anderszins. In de context van de Overeenkomst worden alle entiteiten van de SD Worx-groep als elkaars Verbonden Ondernemingen beschouwd. Elke deelovereenkomst vormt een afzonderlijke overeenkomst die door verwijzing de bepalingen en voorwaarden van deze Algemene Voorwaarden bevat, tenzij uitdrukkelijk gewijzigd in dergelijke deelovereenkomst.
ARTIKEL 3 INFORMATIEBEVEILIGING
3.1 SD Worx stelt alles in het werk om de continuïteit van de Diensten te waarborgen. SD Worx behoudt zich echter het recht voor om indien noodzakelijk zonder vergoeding de toegang tot de Diensten te onderbreken gedurende een redelijke termijn voor onderhoud of installatie.
3.2 De Klant is verantwoordelijk voor het veilig beheer van de gebruikersaccounts en authenticatiemiddelen die worden verstrekt aan de Klant voor toegang tot SD Worx IT diensten. Gebruikersaccounts zijn uniek voor een bepaalde persoon en zullen niet worden gedeeld met andere personen of derden. SD Worx behoudt zich het recht voor om op elk moment de toegang van een gebruiker uit te schakelen indien het gebruikersaccount naar de mening van SD Worx gecompromitteerd is of indien de activiteiten niet in overeenstemming zijn met de bepalingen van de Aansluitingsovereenkomst of de voorwaarden van de geleverde Diensten.
ARTIKEL 4 VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT
De Klant verbindt zich ertoe:
a) onmiddellijk en in elk geval binnen de door de Partijen overeengekomen termijnen, alle noodzakelijke of nuttige informatie en gegevens tijdig, juist en volledig aan SD Worx te bezorgen;
b) de Overeenkomst in overeenstemming met de toepasselijke wetten uit te voeren;
c) alle nodige ondersteuning te bieden en om elk redelijk verzoek van SD Worx in verband met de Diensten te beantwoorden en na te komen;
d) aan SD Worx alle noodzakelijke faciliteiten te verstrekken voor de nakoming van zijn verplichtingen krachtens deze Overeenkomst (zoals toegang tot de gebouwen, kantoor- en computerfaciliteiten van de Klant) en SD Worx in staat te stellen alle informatie, gegevens en netwerken te raadplegen en te gebruiken, waarbij al het voornoemde beperkt is tot die faciliteiten en die toegang/dat gebruik zoals redelijkerwijs nodig voor de uitvoering van de Diensten; De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van de toegangsrechten van SD Worx tot voormelde faciliteiten, met inbegrip van het toekennen, opschorten en intrekken van die toegangsrechten waar nodig. Bovendien is de Klant op eigen kosten en op eigen risico verantwoordelijk voor de tijdige selectie, aankoop, configuratie, onderhoud en goede werking van alle
computersystemen, software en netwerken aan de kant van de Klant van het aansluitingspunt die nodig zijn om de Diensten te ontvangen;
e) de vaardigheden te verwerven en te behouden voor het gebruik van de Diensten conform de Overeenkomst en ervoor te zorgen dat er bekwaam en opgeleid personeel beschikbaar is dat de taken van de Klant krachtens de Overeenkomst moet uitvoeren;
f) aan SD Worx onmiddellijk elke fout, verzuim of niet-naleving mee te delen die hij in de verstrekte Diensten heeft vastgesteld.
De Klant is als enige verantwoordelijk voor alle door de Klant verstrekte klantgegevens, met inbegrip van maar niet beperkt tot de juistheid, volledigheid, wettigheid, kwaliteit en het tijdig verstrekken ervan.
ARTIKEL 5 VERPLICHTINGEN VAN SD WORX
SD Worx verbindt er zich toe om:
a) alle redelijke inspanningen te leveren om de Diensten professioneel, met de nodige zorg en vakkundigheid en in overeenstemming met alle op SD Worx toepasselijke wetten, uit te voeren;
b) de Diensten te verstrekken op basis van en binnen de grenzen bepaald door de klantgegevens die de Klant heeft verstrekt. Daarbij heeft SD Worx het recht te vertrouwen op de juistheid, volledigheid en wettigheid van dergelijke door de Klant verstrekte klantgegevens;
c) indien en voor zover SD Worx Diensten verleent op de systemen of in de gebouwen van de Klant, redelijke inspanningen te leveren om de Diensten te leveren in overeenstemming met het redelijke beveiligingsbeleid en de redelijke veiligheidsprocedures van de Klant, met inbegrip van de toepasselijke technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbescherming, zoals van toepassing op de relevante systemen en gebouwen en niet in strijd met de Overeenkomst, indien dit voorafgaandelijk wordt meegedeeld aan SD Worx en de relevante SD Worx-medewerkers. Indien dergelijke beleidslijnen en procedures van de Klant leiden tot bijkomende kosten voor SD Worx, zal SD Worx de bewezen bijkomende kosten doorrekenen aan de Klant na kennisgeving aan de Klant;
d) eventuele overeengekomen leveringstermijnen vast te stellen op basis van informatie die de Klant aan SD Worx heeft meegedeeld. Deze leveringstermijnen zijn indicatief en worden te goeder trouw door de Partijen overeengekomen en geraamd;
e) de contractuele, reglementaire en/of administratieve vergunningen en soortgelijke goedkeuringen te behouden en/of te verkrijgen die noodzakelijk zijn voor de levering van de Diensten;
f) redelijke inspanningen te leveren om de Klant tijdig te informeren als SD Worx redelijkerwijs meent dat het verder aanbieden/gebruiken van de Diensten de rechten van SD Worx of een andere persoon, of toepasselijke wetten of regels schendt.
ARTIKEL 6 NIET-AFWERVING
Gedurende de looptijd van de Overeenkomst en gedurende een (1) jaar onmiddellijk na de effectieve beëindigingsdatum van de Overeenkomst mag de Klant, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SD Worx, werknemers van SD Worx die rechtstreeks betrokken waren bij de uitvoering van Overeenkomst niet actief benaderen om bij hem te komen werken, ze aanwerven of er een beroep op doen, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks (bijvoorbeeld als adviseur, onafhankelijke contractant of anderszins), of een derde aanzetten om dit te doen. Bij schending van deze clausule betaalt de Klant SD Worx een bedrag gelijk aan een (1) jaar brutoloon voor de desbetreffende werknemer op het ogenblik van beëindiging van het arbeidscontract of aanwervingscontract, inclusief de krachtens het arbeidscontract verworven voordelen en de werkgeversbijdrage.
ARTIKEL 7 TERMIJN EN BEËINDIGING
7.1 De Overeenkomst wordt afgesloten voor een duur van drie (3) kalenderjaren verlengd met de periode begrepen tussen de ondertekening van de Overeenkomst en 1 januari eerstkomende. Het zal vervolgens telkens stilzwijgend voor de duur van één kalenderjaar worden verlengd, behoudens opzegging door één van de Partijen bij een ter post aangetekende brief, die uiterlijk op
30 juni moet verzonden worden. De verplichtingen van beide Partijen zullen in dit geval een einde nemen op 31 december van
hetzelfde jaar, met uitzondering van de hierna beschreven werkzaamheden waarvoor de Overeenkomst pas eindigt na de voltooiing ervan. Na 31 december van het jaar waarin werd opgezegd, kan SD Worx enkel nog werkzaamheden uitvoeren die betrekking hebben op het vorige jaar en die tot doel hebben deze periode af te sluiten, op voorwaarde dat de Klant aan SD Worx de nodige gegevens hiertoe verstrekt binnen de eerste 14 dagen van januari.
7.2 SD Worx kan de Overeenkomst eenzijdig beëindigen ingeval van ernstige inbreuken in hoofde van de Klant dewelke kunnen leiden tot intrekking van de erkenning van SD Worx als sociaal secretariaat zoals bepaald in de wet van 27 juni 1969. In dat geval zal SD Worx de Klant hiervan via aangetekend schrijven in kennis stellen.
7.3 De Overeenkomst neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, de vereffening of het faillissement van een Partij. Bij kennelijk onvermogen of faillissement eindigt de Overeenkomst van rechtswege op het ogenblik dat de betalingen aan SD Worx gestaakt worden. In geval van vroegtijdige eenzijdige beëindiging of van eenzijdige beëindiging zonder inachtneming van de opzeggingstermijn van zes maanden, zal de Klant die aldus de Overeenkomst beëindigt aan SD Worx een vergoeding verschuldigd zijn gelijk aan 80% van het gemiddelde van de recurrente beheerskosten en eventuele andere recurrente vergoedingen van de laatste 12 maanden, vermenigvuldigd met het aantal maanden van het resterende gedeelte van de looptijd van deze Overeenkomst. Er geldt een minimumvergoeding ten belope van de prijzen verschuldigd voor een periode van zes (6) maanden.
7.4 De Overeenkomst kan ook volledig of gedeeltelijk worden beëindigd middels kennisgeving wegens Overmacht zoals bepaald in Artikel 10. De beëindiging treedt in werking op het moment van ontvangst van dergelijke kennisgeving.
ARTIKEL 8 PRIJZEN EN FACTURATIE
8.1 De Klant verbindt er zich toe de beheers- en dossierkosten en de overeengekomen prijzen te betalen zoals in de Opgave Diensten en Prijzen omschreven of deelovereenkomsten en die deel uitmaakt van deze Aansluitingsovereenkomst. Dossierkosten worden eenmalig aangerekend bij de aansluiting. De beheers- kosten vormen een vergoeding voor de activiteiten die SD Worx volgens deze Overeenkomst verricht voor de Klant. Tenzij anders bepaald, vormen de beheerskosten een vast bedrag per werknemer. Het aantal werknemers in dienst bij de Klant wordt een eerste maal vastgesteld op het ogenblik van de ondertekening van de Overeenkomst.
8.2 De beheerskosten en de overeengekomen prijzen kunnen door SD Worx worden aangepast in geval van i) een wijziging van het aantal werknemers; ii) een wijziging in de door de Klant gebruikte betaalwijze; iii) een wijziging in de toepasselijke wetten die nieuwe verplichtingen meebrengt voor de Klant als werkgever en/of SD Worx als payrollverwerker van de Klant; en iv) een wijziging in de omvang van de Diensten. Alle prijzen krachtens deze Overeenkomst zijn onderworpen aan indexering. Alle overeengekomen prijzen zullen elke kwartaal worden aangepast om de stijgende werkingskosten te dekken. Deze prijsverhoging mag op jaarbasis niet meer bedragen dan de aanpassing aan de index van de consumptieprijzen +1%. De toepassing van deze indexering kan niet leiden tot een prijsverlaging.
8.3 Op de beheerskosten en de overeengekomen prijzen is BTW verschuldigd. Zij worden betaald met een bankvolmacht, tenzij anders is bepaald. Opdrachten die betrekking hebben op werkzaamheden over voorgaande, afgesloten periodes worden steeds afzonderlijk aangerekend. De beheers- en dossierkosten en de verschuldigde BTW worden per factuur aangerekend door SD Worx en zijn onmiddellijk betaalbaar zonder korting. Bij niet- betaling is vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder aanmaning verwijlrente verschuldigd ten belope van 1% per maand, berekend op het bedrag aan achterstallige beheerskosten en BTW. Alle administratieve kosten en kosten van minnelijke invordering die SD Worx maakt om de achterstallige beheerskosten te innen en elke andere schade die SD Worx lijdt door de wanprestatie, worden vanaf de 30ste dag na factuurdatum integraal doorgerekend aan de Klant, met een minimum van 10%
van de achterstallige beheerskosten en BTW of €100, al naargelang het hoogste bedrag.
8.4 Indien de Klant tegen de vereiste betaaldatum twee (2) onbetwiste of door hem te kwader trouw betwiste facturen niet betaalt of als SD Worx twijfels heeft over de solvabiliteit van de Klant, heeft SD Worx het recht om de Klant om de betaling van voorschotten te vragen. Wanneer de Klant de beheerskosten en de BTW niet betaalt, heeft SD Worx het recht, na schriftelijke verwittiging, alle verdere werkzaamheden voor de Klant te schorsen tot op de 14de dag volgend op de betaling ervan. Bij herhaling van niet-betaling kan SD Worx van rechtswege de Overeenkomst verbreken lastens de Klant. SD Worx zal de Klant schriftelijk op voorhand de datum mededelen met ingang waarvan deze Overeenkomst als ontbonden wordt beschouwd, waardoor de Klant de kans krijgt om de onbetaalde facturen alsnog te betalen. In geval van beëindiging zal een verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn conform Artikel
7.3. Alle gevolgen verbonden aan schorsing of schrapping van de Klant op grond van de bepalingen in dit Artikel, zijn ten laste van de Klant en vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Tijdens de schorsing blijven de beheerskosten verschuldigd. SD Worx Sociaal Secretariaat VZW zal de geleverde Diensten factureren voor rekening van SD Worx Belgium NV.
ARTIKEL 9 AANSPRAKELIJKHEID
SD Worx is aansprakelijk indien wordt aangetoond dat het zijn verbintenissen niet is nagekomen ingevolge een foutieve handelwijze. In dat geval kan de Klant de door hem opgelopen en bewezen schade op SD Worx verhalen. De schadevergoeding blijft beperkt tot hetgeen onmiddellijk en rechtstreeks het gevolg is van de foutieve handelwijze van SD Worx. Een Partij kan geen aanspraak maken op vergoeding van andere schade die zou volgen uit de foutieve handelwijze van de andere Partij, zoals verlies van inkomsten, onderbreking of stagnatie van de bedrijfsactiviteiten, toename van personeelskosten en/of de kosten van de personeelsafvloeiing, schade bestaande uit of als gevolg van aanspraken van derden, gebrek aan verwachte besparingen of voordelen en verlies van gegevens, winst, tijd of inkomsten, verlies van orders, verlies van klanten, stijging van overheadkosten, gevolgen van een staking, ongeacht de oorzaken hiervan. Indien de tekortkoming verholpen kan worden, kan de andere Partij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De maximale aansprakelijkheid van SD Worx krachtens deze Overeenkomst zal in ieder geval niet hoger zijn dan de jaarlijkse waarde van de Overeenkomst voor de uitvoering van de Diensten. In het geval van een deelovereenkomst, wordt de maximale aansprakelijkheid van SD Worx beperkt per deelovereenkomst tot de jaarlijkse waarde van die deelovereenkomst. Indien de totale maximale aansprakelijkheid van SD Worx zoals bepaald in dit Artikel is bereikt, hebben beide Partijen het recht om de Overeenkomst zonder enige verbrekingsvergoeding te beëindigen met een opzeggingstermijn van ten minste zes (6) maanden. Het recht op schadevergoeding jegens SD Worx vervalt onherroepelijk twaalf (12) maanden nadat de vermeende fout zich heeft voorgedaan; de Klant moet binnen de voornoemde termijn een kennisgeving van ingebrekestelling sturen met een gedetailleerde beschrijving van de vermeende fout. Niets in deze Overeenkomst sluit de aansprakelijkheid van een van de Partijen uit of beperkt deze in geval van: (a) bedrog of opzet van een Partij; (b) elke aansprakelijkheid die wettelijk niet beperkt of uitgesloten kan worden; (c) de verplichting van de Klant om de facturen die verschuldigd zijn ingevolge Artikel 8 naar behoren te betalen; of (d) de aansprakelijkheid van een Partij voor persoonlijk letsel of overlijden als gevolg van nalatigheid of bedrog van de Partij of van haar bestuurders, Verbonden Ondernemingen, bestuurders, werknemers of onderaannemers. Deze paragraaf doet geen afbreuk aan de respectieve verplichtingen van de Partijen om enigerlei verlies of schade zo veel mogelijk te beperken. SD Worx is niet aansprakelijk voor niet-naleving van zijn verplichtingen krachtens de Overeenkomst indien dergelijke niet-naleving het gevolg is van: a) de niet-naleving door de Klant van de bepalingen van de Overeenkomst; b) het niet verstrekken van nauwkeurige, volledige en wettelijke klantgegevens door de Klant; c) opschorting van de Diensten door SD Worx in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst; d) een geval van Overmacht.
ARTIKEL 10 OVERMACHT
10.1 Een Partij is bevrijd van zijn verbintenissen in geval van Overmacht. Overmacht is elke gebeurtenis of omstandigheid buiten de redelijke controle van een Partij die het voor de getroffen Partij onmogelijk maakt om haar verplichtingen krachtens de
Overeenkomst (tijdig) uit te voeren. Voorbeelden van Overmacht zijn oorlog, terrorisme, oproer, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten, gebreken in de apparatuur van de andere Partij, defecten in de telecommunicatie- en IT-apparatuur van derden, de onmiddellijke beëindiging door een leverancier van de samenwerking tussen SD Worx en deze leverancier, zonder dat deze beëindiging het gevolg is van een materiële tekortkoming van SD Worx.
10.2 Wanneer een Partij haar verplichtingen krachtens de Overeenkomst te laat of niet nakomt wegens Overmacht, dan zal deze Partij de andere Partij zo snel mogelijk op de hoogte brengen van de details van het geval van Overmacht, de redelijkerwijs verwachte gevolgen ervan voor de desbetreffende verplichtingen en de geschatte duur. De getroffen Partij zal alle redelijke inspanningen leveren om de gevolgen van het geval van Overmacht op de uitvoering van haar verplichtingen krachtens de Overeenkomst te beperken. Zodra als redelijkerwijs mogelijk na het einde van het geval van Overmacht zal de getroffen Partij de andere Partij in kennis stellen en zal de Overeenkomst verder uitgevoerd worden onder de voorwaarden die onmiddellijk vóór het geval van Overmacht van kracht waren.
10.3 Indien Overmacht een Partij belet om haar verplichtingen krachtens de Overeenkomst gedurende een ononderbroken periode van meer dan drie (3) maanden na te komen, dan kan de andere Partij het desbetreffende deel van de Overeenkomst beëindigen in overeenstemming met Artikel 7.4.
ARTIKEL 11 INTELLECTUELE EIGENDOM
11.1 Elke Partij dient alle intellectuele eigendomsrechten van de andere Partij of van enige derde partij te eerbiedigen.
11.2 Niets in de Overeenkomst kan worden opgevat of uitgelegd als een overdracht van intellectuele eigendomsrechten van de ene Partij aan de andere Partij. Geen enkele Partij zal intellectuele eigendomsrechten van een Partij, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van die Partij, vervreemden, verpanden of overdragen aan derden.
11.3 Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Overeenkomst, zijn en blijven alle informatie, technieken, methoden en modellen die door SD Worx gebruikt worden voor het verstrekken van de Diensten te allen tijde eigendom van SD Worx. SD Worx behoudt zich het recht voor de tijdens het verstrekken van de Diensten verworven kennis, ervaring en knowhow te gebruiken voor zijn eigen voordeel en/of ten behoeve van derden.
ARTIKEL 12 SOFTWARE
SD Worx verleent aan de Klant, bij wijze van dienstverlening, een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar recht toe om de software te gebruiken ("Gebruiksrecht") voor de termijn van de Overeenkomst. SD Worx garandeert niet dat de software of geleverde Diensten die computersoftware gebruiken, volledig vrij zijn van fouten of ononderbroken zullen werken. De Klant erkent dat het verstrekken van updates, upgrades of nieuwe versies van dergelijke software naar eigen goeddunken van SD Worx geschiedt en zal blijven geschieden. SD Worx behoudt zich het recht voor om de toegang tot de Diensten gedurende een redelijke periode volledig of gedeeltelijk te beperken voor onderhouds- of installatiedoeleinden.
ARTIKEL 13 VERTROUWELIJKE INFORMATIE
13.1 “Vertrouwelijke Informatie” betekent niet-publieke of gevoelige informatie, gegevens of materialen die behoren tot, betrekking hebben op of in het bezit of onder controle zijn van een Partij en die in enigerlei formaat door of namens een Partij ('Bekendmakende Partij") wordt openbaar gemaakt of beschikbaar gesteld aan de andere Partij ("Ontvangende Partij"), ongeacht dergelijke informatie specifiek als vertrouwelijk werd bestempeld. Vertrouwelijke informatie omvat geen informatie, gegevens of materialen die: a) reeds tot het openbare domein behoort, zonder dat dit te wijten is aan een inbreuk op de overeenkomst; b) rechtmatig van een derde Partij werd verkregen zonder dat door deze Partij enige verplichtingen tot geheimhouding werden geschonden; c) zelfstandig werd ontwikkeld door werknemers of agenten van de ene Partij zonder gebruik van of verwijzing naar de Vertrouwelijke informatie van de andere Partij; of d) op het ogenblik van de bekendmaking reeds bekend bleek te zijn bij de Ontvangende Partij. De bovengenoemde vrijstellingen gelden niet voor Vertrouwelijke informatie die als 'persoonsgegevens' kan worden aangemerkt.
13.2 De Partijen verbinden zich ertoe de openbaarmaking van en toegang tot Vertrouwelijke informatie te beperken tot hun Verbonden Ondernemingen, bestuurders, afgevaardigd bestuurders, werknemers, onderaannemers, agenten en/of externe adviseurs (i) die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van het desbetreffende deel van de Overeenkomst; (ii) voor wie de Vertrouwelijke informatie in dit kader cruciaal is en (iii) op voorwaarde dat ze zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht die in grote lijnen gelijk is aan de bepalingen van dit Artikel.
13.3 De Partijen erkennen dat de Vertrouwelijke Informatie altijd de eigendom zal blijven van de Partij die ze meedeelt. De geheimhoudingplicht vervalt twee (2) jaar na beëindiging van de Overeenkomst of geldt zolang ze al Vertrouwelijke informatie wordt aangemerkt. Bij de beëindiging van deze Overeenkomst dient elke Partij aan de andere Partij alle originelen en kopieën van de desbetreffende Vertrouwelijke Informatie terug te geven op verzoek, tenzij door de toepasselijke wetgeving anders bepaald.
13.4 Zowel SD Worx als de Klant duiden elk voor zich één of meer contactpersonen aan. Het opvragen en/of verstrekken van gegevens, alsook elke kennisgeving krachtens deze Overeenkomst, zal enkel via deze contactpersonen gebeuren.
13.5 Behoudens schriftelijk verzet van de Klant, kan SD Worx, als verwerkingsverantwoordelijke, de werknemersgegevens verwerken voor de verbetering van haar diensten en voor wetenschappelijke, statistische of historische onderzoeks- doeleinden, waarvan de resultaten eventueel beschikbaar zullen gesteld worden. SD Worx garandeert dat de werknemersgegevens in dat geval anoniem verwerkt worden. Als verwerkings- verantwoordelijke blijft SD Worx volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor deze verwerkingsactiviteiten. Ook in het geval van derdenbeslag, loonoverdracht of een rechtmatig bevel van de overheid kunnen de gegevens worden aangewend voor doelstellingen die niet in deze overeenkomst zijn opgenomen. SD Worx informeert de Klant dat zijn contactgegevens voor prospectiedoeleinden kunnen worden doorgegeven aan het Sociaal verzekeringsfonds Xerius. De Klant verklaart zich hiermee akkoord.
ARTIKEL 14 ALGEMENE BEPALINGEN
14.1 Overdracht
Geen van beide Partijen zal enige van haar rechten of verplichtingen krachtens de Overeenkomst afstaan of op andere wijze overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, die niet onredelijkerwijs wordt ingehouden, uitgesteld of aan bepaalde voorwaarden onderworpen. Niettegenstaande het voorgaande kan SD Worx, een Verbonden Onderneming en/of een SD Worx partner in elk geval zijn rechten en verplichtingen krachtens de Overeenkomst of de Overeenkomst zelf, geheel of gedeeltelijk, overdragen aan een Verbonden Onderneming of een andere onderneming die deel uitmaakt van de SD Worx-groep en die de Overeenkomst kan uitvoeren, op voorwaarde dat de Klant schriftelijk op de hoogte wordt gesteld.
14.2 Prioriteit
Als er enige dubbelzinnigheid, inconsistentie of conflict is tussen de bepalingen en voorwaarden in een van de documenten die deel uitmaken van de Overeenkomst, dan zullen de Algemene Voorwaarden voorrang hebben, tenzij anders overeengekomen in een Bijlage of deelovereenkomst.
14.3 Referentie
SD Worx heeft het recht om de naam en het logo van de Klant met betrekking tot zijn dienstverlening als referentie te gebruiken.
14.4 Toepasselijk recht en jurisdictie
Deze Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenkomst met het Belgisch recht, tenzij anders overeengekomen in een deelovereenkomst. Deze Overeenkomst zal te goeder trouw door beide Partijen worden nageleefd. Alle geschillen in verband met de uitvoering van deze Overeenkomst zullen door Partijen in minnelijk overleg worden beslecht. Indien zij niet tot een akkoord komen, zullen alle geschillen als gevolg van of in verband met deze Overeenkomst
vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van Antwerpen, België.
14.5 Ondertekening
In het geval een ondertekende kopie via elektronische weg wordt aangeleverd (bvb. d.m.v. een elektronische handtekening of e-mail met
een “.pdf” of “.jpeg” gegevensbestand of via een andere exacte kopie), schept de daarin opgenomen handtekening een geldige en bindende verplichting voor de partij die de handtekening uitvoert (of voor wiens rekening de handtekening wordt uitgevoerd) met dezelfde waarde, kracht en uitwerking als het origineel.
BIJLAGE 2 VOORWAARDEN SOCIAAL SECRETARIAAT
Bepalingen in verband met de lastgeving
ARTIKEL 1 OPTREDEN VAN SD WORX TEN AANZIEN VAN DE RIJKSDIENST VOOR SOCIALE ZEKERHEID EN ADMINISTRATIE VAN DE DIRECTE BELASTINGEN
1.1 De Klant verleent SD Worx een bijzondere volmacht om in zijn naam en voor zijn rekening alle verplichtingen te vervullen tegenover de RSZ en de Administratie van de Directe Belastingen. Een kopie van deze volmachten maakt integrerend deel uit van deze aansluitingsovereenkomst. Deze lastgevingen gebeuren binnen de grenzen van enerzijds de artikelen 270 tot 275 van het Wetboek van Inkomstenbelasting en anderzijds binnen de grenzen van de wet van 27 juni 1969 en het KB van 28 november 1969 met betrekking tot de erkenning, de verplichtingen en de rechten van de sociale secretariaten van werkgevers. De Klant die in het buitenland gevestigd is, maar als werkgever in België werknemers tewerkstelt, is verplicht om in België een bijkomende lasthebber aan te duiden. Deze lasthebber moet in België een woonplaats kiezen waarheen de RSZ de officiële documenten kan zenden en waar betekeningen kunnen worden verricht. Zolang de Klant deze lasthebber niet heeft aangeduid, wordt de uitvoering van deze overeenkomst geschorst.
1.2 Voor eventueel teveel aan de RSZ doorgestorte socialezekerheidsbijdragen kan SD Worx slechts worden aangesproken gedurende dezelfde termijn als de verjaringstermijn van de vordering tot terugbetaling van deze socialezekerheidsbijdragen. Na het verstrijken van deze termijn kan SD Worx voor deze teveel betaalde socialezekerheids- bijdragen onder geen enkel beding nog aansprakelijk worden gesteld.
1.3 In overeenstemming met het artikel 31quater van de Wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers regelt deze overeenkomst (1) de inhoud en (2) de draagwijdte in de tijd van het mandaat betreffende de formaliteiten inzake sociale zekerheid waartoe de Werkgever gehouden is ten aanzien van de instellingen van sociale zekerheid:
(1) De Klant geeft SD Worx mandaat in het kader van de verplichtingen inzake sociale zekerheid (zoals DIMONA, DMFA, ASR Sector Werkloosheid en ASR Sector Uitkeringen) conform afspraken tussen Partijen.
(2) Overeenkomstig de bindende afspraken binnen de Unie van erkende Sociale Secretariaten, verbindt SD Worx zich ertoe om, na afloop van deze overeenkomst, voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder haar mandaat vielen nog effectief de nodige technische transacties te verrichten. Het voorgaande is niet van toepassing indien de Klant met een andere mandataris afspreekt dat deze mandataris effectief de nodige technische transacties zal verrichten voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder het mandaat van SD Worx vielen.
Deze principes zijn mutatis mutandis van toepassing voor de verplichtingen in het kader van de sociale documenten alsook voor de technische transacties in het kader van de fiscale verplichtingen verbonden aan de loonberekening.
ARTIKEL 2 UITBREIDING VAN DE LASTGEVING
Ten aanzien van de Federatie Pensioendienst en van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering treedt SD Worx op als lasthebber van de Klant voor de betaling van de bijzondere bijdrage die deze laatste als werkgever verschuldigd is aan deze instellingen. Ten aanzien van derden (werknemers van de Klant, overheidsinstellingen...) treedt SD
Worx in voorkomend geval op als lasthebber van de Klant voor de recuperatie van onverschuldigd betaalde bedragen die aan deze derden werden toegekend ingevolge een foutieve uitvoering van de opdracht van de Klant door SD Worx. Daartoe verleent de Klant aan SD Worx onherroepelijk volmacht om een gerechtelijke procedure te voeren en dadingen of andere schikkingen aan te gaan. De Klant verbindt er zich toe zijn vordering ten aanzien van SD Worx op te schorten gedurende de periode dat deze laatste de onverschuldigde betalingen tracht te recupereren. Het is de uitdrukkelijke wil van de contracterende Partijen om het lastgevingn dus de vertegenwoordiging van de Klant door SD Worx, te beperken tot de gevallen die in deze overeenkomst limitatief zijn opgesomd.
Verplichtingen van de Klant
ARTIKEL 3 HET GEVEN VAN INLICHTINGEN
De vertegenwoordiging van de Klant door SD Worx en het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden gebeurt overeenkomstig de inlichtingen die de Klant aan SD Worx verstrekt. De Klant verbindt er zich toe alle nodige inlichtingen tijdig en juist aan SD Worx te bezorgen. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid, de juistheid en de tijdige mededeling van deze inlichtingen berust uitsluitend bij de Klant. In geval van elektronische Dimona aangifte via SD Worx zal de Klant de aangifte van een nieuwe tewerkstelling minstens 24 uur voor de aanvang van de tewerkstelling registreren in het SD Worx systeem, bij gebreke waaraan de mededeling als laattijdig beschouwd wordt. SD Worx is er niet toe gehouden controle uit te oefenen op de inhoud, de volledigheid en de juistheid van de gegevens die de Klant aan hem verstrekt. Foutieve, onvolledige of laattijdige verstrekte gegevens van de Klant die aanleiding geven tot het vaststellen van een inbreuk op de wetgeving, maken een persoonlijke fout uit van de Klant en SD Worx zal deze werkzaamheden slechts vervullen binnen de perken van de verstrekte inlichtingen. SD Worx neemt ten overstaan van de officiële organismen, van derden of van de werknemers van de Klant, geen enkele verantwoordelijkheid op zich over de juistheid van de inlichtingen die hem door de Klant worden verstrekt.
ARTIKEL 4 HET VERSTREKKEN VAN FINANCIËLE MIDDELEN
Teneinde de bedragen te kunnen doorstorten aan de RSZ, de Federatie Pensioendienst, het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering en de Administratie van de Directe Belastingen zal de Klant tijdig aan SD Worx de nodige financiële middelen verstrekken. Daartoe ontvangt de Klant een factuur van SD Worx. SD Worx zorgt er voor dat de doorbetaling aan de RSZ en de Administratie van de Directe Belastingen binnen de wettelijke termijnen gebeurt. Elke wijziging in deze wettelijke voorziene vervaldata, zal aanleiding geven tot een automatische aanpassing van deze contractuele bepalingen. Indien de Klant niet tijdig de bovenvermelde financiële middelen verstrekt aan SD Worx, is hij persoonlijk verantwoordelijk voor de gevolgen van het niet tijdig overmaken van de bedragen aan de RSZ en/of de Administratie van de Directe Belastingen. SD Worx is niet verplicht hiervoor bijzondere aanmaningen of verwittigingen te versturen. De eventuele sancties of boeten die het gevolg zouden zijn van het niet tijdig verstrekken van de financiële middelen, vallen volledig ten laste van de Klant. Indien SD Worx opdracht krijgt bedragen uit te betalen aan de werknemers van de Klant of aan derden, zal de Klant tijdig aan SD Worx de nodige financiële middelen ter beschikking stellen.
Hiertoe verleent de Klant aan SD Worx eventueel een bankvolmacht. Zolang de nodige financiële middelen niet aan SD Worx ter beschikking gesteld worden, zal deze niet tot betaling overgaan. Indien daaruit sancties of schade-eisen voortvloeien, is de Klant hiervoor aansprakelijk.
De Klant dient tevens de administratieve meerkosten, die uit laattijdige terbeschikkingstelling voortkomen, te vergoeden aan SD Worx.
ARTIKEL 5 DE LOONOPDRACHT
5.1 Om de inlichtingen waarvan sprake in deze overeenkomst aan SD Worx te verstrekken, zal de Klant uitsluitend gebruik maken van de software die SD Worx hem daartoe ter beschikking stelt. Het inbrengen van deze gegevens kan, mits voorafgaand uitdrukkelijk akkoord van SD Worx, ook via e-mail aan SD Worx gebeuren. De kosten die aan de gegevensinvoer verbonden zijn, zijn ten laste van de Klant en maken het voorwerp uit van een aparte overeenkomst.
5.2 Afwijkende of onvolledige invoer van gegevens wordt door SD Worx niet als geldige loonopdracht aanvaard. Afwijkende documenten worden wel aanvaard voor de opdrachten in verband met uitdiensttredingen van werknemers en voor correcties op voorgaande loonopdrachten ten gevolge van de controle die de Klant heeft uitgeoefend op de loonberekening. In elk geval moeten deze bijzondere opdrachten schriftelijk worden bevestigd door de Klant om geldig te zijn.
ARTIKEL 6 CONTROLE VAN DE RESULTATEN EN VAN DE LOONBEREKENING
Na elke loonberekening ontvangt de Klant van SD Worx de resultaten van deze berekening onder de vorm van gestandaardiseerde loonstaten. Dit document geeft per werknemer een overzicht van de loonberekeningen per betalingsperiode. Wanneer de Klant meent dat het resultaat van de berekening niet overeenstemt met zijn opdracht en/of de gegevens die hij aan SD Worx heeft meegedeeld, beschikt hij over een periode van 30 kalenderdagen om hierop te reageren. Deze termijn vangt aan bij ontvangst van de loonstaten. Bij afwezigheid van enige reactie binnen deze periode, wordt het akkoord van de Klant met deze loonstaten op onweerlegbare wijze vermoed. Dit vermoeden geldt zowel ten overstaan van SD Worx als ten aanzien van derden zoals de inspectiediensten van de overheid, de werknemers van de Klant enz. Enkel de verbeteringen door SD Worx aanvaard, zullen dan nog zonder bijkomende kosten worden uitgevoerd.
Verplichtingen van SD Worx
ARTIKEL 7 UITVOEREN VAN DE LOONOPDRACHT
SD Worx rekent de opgegeven brutolonen van de werknemers om naar nettolonen in opdracht van de Klant. Voor de vaststelling van het brutoloon dat in aanmerking moet worden genomen bij de loonberekening kan SD Worx zich niet in de plaats stellen van de Klant. Via de website (xxx.xxxxxx.xxx) en/of ‘My SD Worx’ bezorgt SD Worx aan de Klant schriftelijke informatie over de loonbarema's en de minimumlonen die bepaald worden bij collectieve arbeidsovereenkomst in de paritaire comités voor zover SD Worx in het bezit is van deze informatie. De Klant is echter zelf verantwoordelijk voor de vaststelling en de opvolging van het brutoloon, zoals onder meer indexaties en baremaverhogingen. De Klant kan inlichtingen inwinnen bij SD Worx. SD Worx adviseert eveneens de Klant over het paritair comité waaronder deze laatste zou kunnen ressorteren, dit aan de hand van de hoofdactiviteiten die de Klant verricht en meedeelt aan SD Worx. Het advies van SD Worx is louter indicatief. SD Worx kan niet worden aangesproken voor de gevolgen van de beslissing van de overheid om een ander paritair comité bevoegd te verklaren voor de Klant.
ARTIKEL 8 UITBETALING VAN DE LONEN EN LOON- AFREKENING
In opdracht van de Klant kan SD Worx de door hem berekende lonen uitbetalen aan de werknemers van de Klant. Overeenkomstig de instructies van de Klant gebeurt de betaling door overschrijving op een bank- of postrekening van de werknemer. Vóór elke definitieve betaling aan de werknemers bereidt SD Worx een gestandaardiseerde loonafrekening voor. Deze loonafrekeningen worden aan de Klant bezorgd. De eventuele betaling van de lonen door SD Worx gebeurt in functie van het tijdstip waarop de Klant een geldige loonopdracht aan SD
Worx bezorgt en op voorwaarde dat de Klant hiertoe tijdig de nodige financiële middelen verstrekt. SD Worx is dan ook niet aansprakelijk indien de lonen door toedoen van de Klant slechts effectief kunnen worden betaald buiten de periode voorzien in het arbeidsreglement van de Klant of in de wettelijke bepalingen ter zake. De betaling van de lonen en het voorbereiden van de loonafrekening door SD Worx, beogen niet de wettelijke verplichtingen van de Klant op dit vlak uit te doven. Voor elke vordering van derden blijft de Klant als werkgever volledig aansprakelijk. De Klant vrijwaart SD Worx voor elke vordering die tegen SD Worx zou worden ingesteld op dit vlak.
ARTIKEL 9 UITVOEREN VAN SPECIFIEKE PROGRAMMERINGS- OPDRACHTEN
De opdracht die SD Worx van de Klant ontvangt kan in sommige gevallen specifieke programmering bij SD Worx vereisen. De voorwaarden waarop en de prijs waartegen dit voor de Klant mogelijk is, maken het voorwerp uit van een afzonderlijke bestelbon.
ARTIKEL 10 DIVERSE OPDRACHTEN
In opdracht van de Klant verricht SD Worx een aantal formaliteiten voor de Klant enerzijds ten aanzien van een aantal openbare of erkende particuliere instellingen die met het beheer van een sector van de sociale zekerheid zijn belast en anderzijds betreft het formaliteiten die geen betrekking hebben op de sectoren van de sociale zekerheid, maar wel in rechtstreeks verband staan tot de verplichtingen als werkgever. Deze formaliteiten worden opgesomd in Opgave Diensten en Prijzen.
ARTIKEL 11 DOCUMENTEN
11.1 Sociale documenten
In opdracht van de Klant bereidt SD Worx de opmaak van sociale documenten voor. Het opstellen van de individuele rekening wordt door SD Worx voorbereid aan de hand van de gegevens van de loonberekeningen. SD Worx bezorgt de individuele rekeningen aan de Klant, die ze zelf verspreidt. Het opstellen van individuele rekeningen door SD Worx beoogt niet de wettelijke verplichtingen van de Klant op dit vlak uit te doven.
11.2 Elektronische terbeschikkingstelling van documenten
De documenten worden elektronisch ter beschikking gesteld van de Klant en in voorkomend geval van de werknemer van de Klant. Het elektronisch ter beschikking stellen van documenten door SD Worx aan werknemers van de Klant beoogt niet de wettelijke verplichtingen van de Klant uit te doven.
ARTIKEL 12 JURIDISCHE BEGELEIDING
In het kader van de opdracht tot loonberekening en tewerkstellings- administratie biedt SD Worx aan de Klant een mondelinge begeleiding. Deze begeleiding heeft in het bijzonder tot doel de Klant bij te staan in de juridische aspecten van de loonberekening en tewerkstellings- administratie. De Klant kan eveneens de website (xxx.xxxxxx.xxx) en/of ‘My SD Worx’ gratis raadplegen voor volgende informatie: loon- en indexinformatie; algemene sociaaljuridische en fiscaal-juridische informatie; sectorale informatie; model arbeidsovereenkomsten. SD Worx kan niet worden aangesproken voor het feit dat deze informatie niet volledig zou zijn, of interpretaties weergeeft die achteraf niet bevestigd worden door de rechtspraak.
ARTIKEL 13 HANDELSWIJZE VAN SD WORX BIJ DE BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
Na het einde van de overeenkomst bereidt SD Worx voor de werknemers van de Klant, alle sociale documenten voor, volgens de wettelijke verplichtingen en termijnen, en overhandigt deze aan de Klant. SD Worx verstrekt tevens aan de Klant alle administratieve gegevens die hij nodig heeft om de uitvoering van zijn wettelijke tewerkstellingsformaliteiten verder te zetten. Baten die SD Worx ingevolge de uitvoering van de overeenkomst op rechtstreekse of onrechtstreekse wijze zou hebben bekomen, blijven verworven, ongeacht de wijze waarop de overeenkomst beëindigd wordt.
BIJLAGE 3 OVEREENKOMST INZAKE GEGEVENSVERWERKING
ARTIKEL 1 DRAAGWIJDTE EN DOELSTELLING
In verband met en met tot doel de diensten conform de overeenkomst uit te voeren geeft de Klant SD Worx de opdracht om dergelijke persoonsgegevens in zijn naam te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst. De persoonsgegevens zullen verwerkt worden met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen:
a) Personeelsadministratie
b) Xxxxxx xxx xxxx/salaris en van overige arbeidsvoorwaarden
c) Voldoen aan sociale en fiscale wetten
d) Xxxxxx van competenties en opleidingen
e) Xxxxxx van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers
f) Plannen, verdelen en indelen van werk en arbeidsplaatsen
g) Specifiek wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek per instructie van de Klant
h) Het verlenen van toegang tot informatiesystemen of gebouwen
i) Specifieke verbetering of aanpassing van de diensten per instructie van de Klant
j) Het naleven van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, vereisten betreffende informatiebeveiliging en service level agreements
k) Claim management met en tussen de Klant, SD Worx, de betrokkene(n) en/of derde Partijen, tevens na de beëindiging van de overeenkomst voor welke reden dan ook
l) Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de Partijen in de betreffende overeenkomst of elk ander document van de overeenkomst.
Voor alle duidelijkheid zullen persoonsgegevens verwerkt worden na de beëindiging van de overeenkomst voor de doelstellingen bepaald in (c) en (k).
ARTIKEL 2 SPECIFICATIE VAN DE GEGEVENSVERWERKING
2.1 De Partijen leven de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming na, (A) Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘GDPR’); (B) samen met andere Wetten die voortvloeien uit deze Verordening, (A en B samen “EU Wetgeving inzake Gegevensbescherming”) en/of (C) alle andere wetten van elk ander land met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens of privacy). Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, is SD Worx niet verantwoordelijk voor de naleving van enige wetgeving die van toepassing is op de Klant of de sector van de Klant en die niet geldt voor SD Worx.
2.2 Voor de uitvoering van de diensten is SD Worx een verwerker die optreedt namens de verantwoordelijke, te weten de Klant. Als verwerker zal SD Worx uitsluitend handelen op instructies van de Klant. De overeenkomst, is de volledige instructie van de Klant aan SD Worx in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk gegeven worden en door de Partijen worden overeengekomen.
2.3 De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige sollicitanten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de Klant, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft ondermeer volgende persoonsgegevens:
a) Persoonlijke gegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, enz.
b) Contactgegevens zoals o.a. adres, e-mailadres en telefoonnummer(s)
c) Burgerlijke staat en informatie over verwanten
d) Betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN)
e) Werknemersnummer
f) Functie(beschrijving)
g) Xxxxxxxx arbeidsovereenkomst, met inbegrip van het brutoloon, vergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden
h) Nummer sociale zekerheid (indien vereist voor aangiftes bij de overheid), zoals bvb. Rijksregisternummer (INSZ) in België of Burgerservicenummer (BSN) in Nederland
i) Onkosten
j) Tijdsregistratie en informatie betreffende afwezigheden
k) Kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties
l) Gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages
m) Informatie betreffende de persoonlijke ontwikkeling en evaluatie
n) Gegevens ter verificatie om de diensten te kunnen gebruiken zoals gebruikersnaam, pc-naam, IP adres enz.
o) Acties gesteld door de gebruikers bij de Klant tijdens het gebruik van de diensten
p) Xxxx andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de Partijen in de betreffende overeenkomst, of elk ander document van de overeenkomst.
2.4 SD Worx zal verzoeken van betrokkenen, kennisgevingen van gegevenslekken, audit-, onderzoeks- en andere verzoeken rechtstreeks melden aan de Klant of rechtstreeks aan de relevante verwerkingsverantwoordelijke. De Klant zal vervolgens dergelijke aanvragen of meldingen intern doorgeven aan de relevante verwerkingsverantwoordelijke.
ARTIKEL 3 RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
Rekening houdend met de aard van de verwerking, en enkel in zoverre de Klant de relevante informatie of middelen niet tot zijn beschikking heeft, zal SD Worx de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de GDPR vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden.
ARTIKEL 4 BEKENDMAKING
4.1 SD Worx zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde Partij, tenzij (1) indien de Klant hiervoor de instructies geeft, (2) zoals beschreven in de overeenkomst of (3) indien vereist voor de verwerking van persoonsgegevens door goedgekeurde subverwerkers overeenkomstig Artikel 6 of (4) indien dit vereist is bij wet. Indien de Klant SD Worx de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde stakeholder, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de Klant om met die derde stakeholder schriftelijke overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens, en zal de Klant SD Worx schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van SD Worx aan de derde stakeholder, tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van SD Worx.
4.2 SD Worx verklaart en garandeert dat het personeel dat bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken zich er toe verbonden heeft om de vertrouwelijkheid te verzekeren of statutair verplicht is tot geheimhouding.
ARTIKEL 5 VERWIJDERING EN TERUGGAVE VAN PERSOONSGEGEVENS
5.1 Bij beëindiging van de overeenkomst zal SD Worx alle persoonsgegevens op zijn systemen (behoudens enige back-ups voor hersteldoeleinden die niet langer dan zes (6) maanden worden bewaard) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien SD Worx vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is SD Worx bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal SD Worx deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
5.2 Op schriftelijk verzoek van de Klant niet later dan dertig (30) kalenderdagen voor de laatste effectieve dag van de overeenkomst, zal SD Worx aan de Klant een kopie bezorgen van de actieve persoonsgegevens op zijn systemen op de laatste effectieve dag van de Overeenkomst. Indien de Klant deze persoonsgegevens wil ontvangen in een ander formaat dan beschikbaar op SD Worx’ systemen, is artikel 13 van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking van toepassing.
ARTIKEL 6 GEBRUIK VAN SUBVERWERKERS
6.1 De Klant erkent en stemt er expliciet mee in dat SD Worx persoonsgegevens mag doorgeven aan subverwerkers voor de uitvoering van de diensten voor zover deze doorgifte gebeurt overeenkomstig de bepalingen van voorliggend Artikel.
6.2 Elke subverwerker aan wie SD Worx persoonsgegevens doorgeeft, zal alleen persoonsgegevens mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die SD Worx aan hem heeft toevertrouwd en zal dergelijke persoonsgegevens voor geen andere doeleinden mogen gebruiken. SD Worx blijft volledig aansprakelijk voor de naleving door dergelijke subverwerker van diens verplichtingen onder dergelijke overeenkomst.
6.3 SD Worx zal de Klant vooraf informeren over alle subverwerkers die persoonsgegevens zullen verwerken in verband met de uitvoering van de diensten en informeert de Klant als zij een nieuwe subverwerker inschakeld. Hierna heeft Klant dertig (30- dagen tijd om redelijk verzet aan te tekenen tegen SD Worx’ gebruik van deze nieuwe subverwerker. Door ondertekening van onderhavige Overeenkomst, geeft de Klant toestemming voor het gebruik van de subverwerkers opgenomen in de lijst met subverwerkers zoals bezorgd aan de Klant of zoals beschikbaar op de SD Worx website of ‘My SD Worx’ op de datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst. SD Worx zal met elke dergelijke subverwerker schriftelijke overeenkomsten afsluiten die verplichtingen bevatten die niet minder beschermend zijn dan de verplichtingen in deze Overeenkomst.
6.4 SD Worx voert elke internationale doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, inclusief gebruik van EU Modelclausules. De Klant geeft SD Worx hierbij uitdrukkelijk een mandaat om EU Modelovereenkomsten in zijn naam te tekenen met en af te dwingen jegens de relevante subverwerker. De Modelcontractbepalingen worden beheerst door deze Overeenkomst.
ARTIKEL 7 TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
7.1 SD Worx implementeert en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onvoorziene, ongeoorloofde of onwettige vernietiging, verlies, wijzigingen, verstrekking of toegang conform de technologische ontwikkelingen. Tijdens de duur van deze Overeenkomst, bezorgt SD Worx op verzoek van de Klant een actuele beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische beschermingsmaatregelen aan de Klant alsook andere informatie betreffende de beveiligingsmaatregelen en het beveiligingsbeleid van SD Worx waar de Klant redelijkerwijs om vraagt.
7.2 De Klant is zelf verantwoordelijk om na te gaan of de door SD Worx genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen voor SD Worx Diensten voldoen aan de vereisten van de Klant. De Klant erkent en gaat ermee akkoord dat de door SD Worx geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen een mate van beveiliging bieden die in overeenstemming is met het risico dat aan de verwerking van persoonsgegevens is verbonden, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking.
ARTIKEL 8 VERANTWOORDELIJKE PRIVACY- EN GEGEVENSBESCHERMING
SD Worx heeft een “Data Protection Officer” aangesteld die verantwoordelijk is voor aangelegenheden in verband met privacy en gegevensbescherming. Deze Data Protection Officer kan worden bereikt op het volgende adres: SD Worx People Solutions NV, t.a.v.: Data Protection Officer, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxx; xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx
ARTIKEL 9 GEGEVENSLEK
Bij een gegevenslek, en ongeacht de oorzaak, zal SD Worx de Klant zonder onredelijke vertraging nadat hij er kennis van heeft gekregen op
de hoogte brengen. Beide Partijen gaan ermee akkoord om volledig mee te werken aan dergelijk onderzoek en elkaar bijstand te verlenen om de toepasselijke vereisten en procedures betreffende de melding en mededeling van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming na te komen.
ARTIKEL 10 GEGEVENSBESCHERMINGSEFFECT- BEOORDELING
Indien de Klant een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GBEB”) of een voorafgaande raadpleging per toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming uitvoert, zal SD Worx, voor zover de relevante informatie of middelen niet anderszins ter beschikking van de Klant staan, de Klant assisteren, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die SD Worx ter beschikking staat.
ARTIKEL 11 KENNISGEVINGEN
Tenzij dit wettelijk verboden is, zal SD Worx de Klant zo snel als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte brengen indien SD Worx of enige van zijn subverwerkers met betrekking tot persoonsgegevens van de Klant:
- een vraag, een dagvaarding of een verzoek voor inspectie of audit van een bevoegde overheidsinstantie ontvangt in verband met de verwerking.
- van plan is persoonsgegevens te verstrekken aan enigerlei bevoegde overheidsinstantie buiten het bereik van de diensten van de overeenkomst. Op verzoek van de Klant zal SD Worx aan de Klant een kopie van de aan de bevoegde instantie verstrekte documenten verstrekken.
- een instructie krijgen die naar SD Worx’ mening een schending uitmaakt van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming en/of deze overeenkomst.
ARTIKEL 12 COMPLIANCE & AUDIT
12.1 SD Worx zal de Klant op diens verzoek alle informatie ter beschikking stellen die redelijkerwijs nodig is om haar nakoming van haar verplichtingen onder deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking aan te tonen.
12.2 De Klant heeft het recht om redelijkerwijs te controleren of SD Worx haar verplichtingen onder deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking naleeft. De Klant kan hiervoor op schriftelijk verzoek en met inachtneming van een voorafgaande kennisgeving van dertig (30) kalenderdagen op eigen kosten een audit laten uitvoeren door erkende auditprofessionals:
a) eenmaal elke twaalf (12) maanden, op voorwaarde dat een dergelijke bijkomende audit niet onredelijkerwijs een ongunstige invloed heeft op de normale werking en activiteiten van SD Worx en niet onverenigbaar is met de toepasselijke wetgeving, noch met de instructies van bevoegde autoriteiten.
b) Indien een bevoegde toezichthoudende autoriteit daarom verzoekt overeenkomstig de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming.
c) na een gegevenslek.
12.3 Voor de start van een dergelijke audit zullen de Klant en SD Worx samen de reikwijdte, timing en duur van de audit overeenkomen.
12.4 De Klant zal SD Worx prompt op de hoogte stellen van tijdens de audit geïdentificeerde tekortkomingen. De Klant zal aan SD Worx kosteloos een ontwerp van het auditrapport verstrekken. SD Worx kan wijzigingen in dit ontwerp voorstellen en opmerkingen van het management toevoegen voordat de Klant de definitieve versie opstelt.
12.5 Tijdens dergelijke audit zal SD Worx redelijke medewerking en bijstand verlenen aan de auditors. De Klant kan geen vergoeding vragen voor de door de Klant gemaakte kosten met betrekking tot de audit.
ARTIKEL 13 BIJSTAND
SD Worx mag de Klant factureren tegen de dan geldende prijzen voor de tijd en materialen voor enige bijstand verleend op verzoek van Klant zoals bepaald in Artikelen 5.2, 10 en 12 van deze overeenkomst inzake gegevensverwerking. Deze prijzen zullen op verzoek aan de Klant ter beschikking worden gesteld en in ieder geval vóór de aanvang van dergelijke bijstand.
BIJLAGE 4 GEBRUIKSREGELS
1.1 De Klant stemt ermee in om de handelingen hieronder niet te stellen en/of trachten te stellen, en ervoor te zorgen dat zijn werknemers en contractanten die de Diensten van hem mogen gebruiken de handelingen hieronder niet zullen stellen en/of trachten te stellen, tenzij en voor zover dergelijke beperking niet is toegestaan krachtens de geldende Wetten:
a) de Diensten gebruiken voor een illegaal doel of op een wijze die illegaal, aanstootgevend of belastend zou zijn voor SD Worx of een derde;
b) de software volledig of gedeeltelijk kopiëren, reproduceren of op welke manier ook dupliceren, wijzigen, reverse engineering toepassen, demonteren, decompileren, vertalen, de broncode trachten ontdekken, of in een andere software integreren, of afgeleide werken creëren op basis van de Diensten;
c) de Diensten of Intellectuele eigendomsrechten van SD Worx of een derde toekennen, overdragen, in sublicentie geven, in rekening brengen of anderszins in handelen, belasten of beschikbaar stellen aan een derde;
d) een geheimhoudingsvermelding, handelsmerk, auteursrechtvermelding of andere aanwijzingen van eigendom die in of op informatie, gegevens of materialen te vinden zijn die door of namens SD Worx in verband met de Diensten worden verstrekt, verwijderen, bedekken, wijzigen of onleesbaar maken;
e) beveiligingsmaatregelen van SD Worx met betrekking tot de Diensten omzeilen, schrappen, terzijde schuiven, uitschakelen of wijzigen;
f) een robot, spider of ander automatisch toestel, manueel proces of toepassing of datamining- of extractiehulpmiddel gebruiken om toegang te hebben tot de Diensten, ze te monitoren, kopiëren of gebruiken;
g) de Diensten of andere software gebruiken in combinatie met items die niet door SD Worx zijn verstrekt, goedgekeurd of erkend;
h) een actie ondernemen die een onredelijke of disproportioneel zware last op de Diensten leggen; of
i) naar een deel van de software of Diensten verwijzen, of enige documentatie of kennis daarvan in verband met de ontwikkeling van software of een ander product of dienst die de functionaliteit, look & feel of andere functies heeft die vergelijkbaar zijn met de Software of andere aspecten van de Diensten.
1.2 De Klant aanvaardt dat hij (en zijn gebruikers) geen klantgegevens uploaden of anderszins doorsturen naar of via de Diensten of andere software van SD Worx die: (a) auteursrechten, octrooien, handelsmerken, handelsgeheimen, recht op privacy, reclamerecht of andere eigen rechten van een persoon of entiteit niet naleven of schenden; (b) frauduleus, misleidend, schandaliserend, lasterlijk, smadelijk, haatdragend, aanvallend, grof of onwettig bedreigend zijn; (c) pornografisch, obsceen of vulgair zijn of minderjarigen uitbuiten; (d) een malware bevatten of omvatten; (e) zich uitgeven voor een andere persoon of entiteit, of de band van de Klant met een persoon verkeerd voorstellen; (f) illegale activiteiten steunen of een intentie bespreken om een illegale daad te plegen; of (g) toepasselijke wetten anderszins schenden.
1.3 De Klant spant zich redelijkerwijs in om te vermijden dat malware in de Diensten of andere software van SD Worx terechtkomt. Indien door de Klant verstrekte klantgegevens malware bevatten of indien de Klant (of een andere persoon die de toegangsmethoden van de Klant gebruikt) malware in de Diensten of andere software van SD Worx invoert, betaalt de Klant SD Worx onmiddellijk terug voor alle schade, verliezen, kosten en onkosten om dergelijke malware te verwijderen en anderszins de negatieve gevolgen voor SD Worx en andere personen, met betrekking tot dergelijke malware, te verhelpen.
1.4 De Klant licht SD Worx onmiddellijk in wanneer hij kennis krijgt van (a) het werkelijke of vermoedelijk ongeoorloofde gebruik van de aan de Klant toegewezen wachtwoorden/toegangsmethoden en/of van diefstal, verlies of andere beveiligingsinbreuken in verband hiermee; (b) het werkelijke of vermoedelijk ongeoorloofde gebruik of misbruik van Diensten; (c) de werkelijke of vermoedelijke inbreuk of andere schending van rechten van SD Worx (of zijn licentiegevers) in of aan Diensten; (d) andere handelingen of nalatigheden van een persoon of entiteit die de rechten van SD Worx in de Diensten in gevaar kan brengen of schaden of de veiligheid van de Diensten kan bedreigen; en (e) elke vordering, aanspraak of claim tegen de Klant of een andere persoon, of een dagvaarding of andere vergelijkbaar juridisch document die jegens de Klant of een andere persoon wordt betekend, dat betrekking heeft op deze Overeenkomst, de software of Diensten.
1.5 SD Worx behoudt zich het recht voor om eenzijdig te beslissen om een dergelijke overtreding waarvan het door de Klant op de hoogte wordt gesteld, te onderzoeken, te vervolgen of op een andere manier actie te ondernemen.