Patrimonium en Uitrusting

3e Directie Dienst 34

Patrimonium en Uitrusting

Verslag aan de Provincieraad

betreft PROVINCIAAL DOMEIN PUYENBROECK

registratienr. 0512276

Horecaconcessie bvba 'Be My Guest in Ghent'; voortijdige beëindiging op vraag van concessionaris; juridische positie der partijen; modaliteiten minnelijke regeling

verslaggever de xxxx Xxxx Xxxxxxxx

Mevrouwen en mijne Heren,

Op 16 juni 2004 werd de horecaconcessie voor de cafetaria van het zwembad in het provinciaal domein Puyenbroeck toegewezen aan de bvba "Be My Guest in Ghent". (zie bijlage 1) De uitbating vatte aan op 1 juli 2004.

Op 17 mei 2005 richtte Xxxx Xxxxxxxxxx, zaakvoerder van bvba "Be My Guest in Ghent" een aangetekend schrijven aan de Provincie, waarin hij op basis van enkele schadeclaims de voortijdige beëindiging van de concessie- overeenkomst vordert, en aandringt op een dading. Dit schrijven werd, samen met de eerste evaluatie van de concessionaris, voorgelegd aan de Bestendige Deputatie, waarin u op 14 juli 2005 besliste, "het geheel te herzien in het kader van de vraag van de concessiehouder om tot een dading te komen; voorstel dading voor te leggen; einde 23/09/2005".

In het licht van de redactie van deze dading, en voorafgaandelijk aan het voorleggen van de ontwerpovereenkomst aan de provincieraad, gaf de dienst haar inzichten over de juridische positie van de Provincie in dit dossier.

Infra komen aan bod:

I. BEEINDIGING CONCESSIE BVBA 'BE MY GUEST IN GHENT'

1) Schadeclaims bvba 'Be My Guest in Ghent'

2) Bezwaren Provincie

A) Evaluatieverslag

B) Aanvullingen op het evaluatieverslag

- borgtocht

- openstaande facturen concessievergoeding

- openstaande factuur onderhoudsproducten

./...

3) Naar een dadingsovereenkomst

A) Overleg op 08 juli 2005

B) Vergadering van 30 augustus 2005 – voorstel van dading

C) Koelcel Interbrew

D) Plaatsbeschrijving van 30 augustus 2005

II. NIEUWE CONCESSIEHOUDER

1) Xxxxxxxxx opvolger volgens aanbesteding

2) Overleg van 19 augustus 2005

3) Voorstel van concessie-overeenkomst SAMENVATTING

**********

I. BEEINDIGING CONCESSIE BVBA 'BE MY GUEST IN GHENT'

1) Schadeclaims bvba "Be My Guest in Ghent"

Claim Goetgebuer	Standpunt Provincie
goederenlift niet geïnstalleerd; meerprijs aan InBev van 5% op zakencijfer € 4 010,78	middelsverbintenis: plaatsing "zo snel als mogelijk" (art. 7, 6° concessieokst.) bewijs van 5%? bewijs van zakencijfer? Prov. niets verschuldigd want heeft volgens goede huisvader haar best gedaan om lift zo snel mogelijk te plaatsen; bewijslast van tegendeel rust bij concessionaris; geen bewijs
stroompanne	Provincie is aanspreekpunt conces- siehouder (wegens onrechtstreekse betaling stroom aan Prov. via con- cessievergoeding), maar regres van Prov. mogelijk op aansprakelijke (nv Quintelier?) (zie ook ABA-polis Prov)

./...

verlies van stocks € 1 183,00	hoeveelheden niet echt controleer- baar, maar niet betwist, wegens aanwezigheid van xxx. Xxxxxxxxx Prov. is € 1 183,00 verschuldigd
warmte in cafetaria zwembad heeft cliënteel weg gehouden	is geen bewijs dat de klanten weg blijven! bovendien werd de cafetaria aan de sporthal ter uitbating gegeven als compensatie
ontbreken van signalisatie naar zwembad langs invalsweg	is betwistbaar – te bekijken op het terrein; geen contractuele verplichting van de Provincie
infodiensten werken niet mee voor activiteiten die plaats vinden op de sportsite	dient onderzocht te worden; maar is twijfelachtig! is ook geen contractuele verplichting van de Provincie
te weinig parking over voor zwembad- cliënteel tijdens evenement van paardenmennen; slechts 1/3 van de capaciteit bleef vrij	1/3 van de capaciteit is ruim voldoende voor de zwembad- bezoekers (nagaan bezoekers- aantallen)
drukst bezette bad dagen lang buiten werking wegens technisch defect	klopt, maar tegenpartij begroot zijn schade hier onvoldoende gespecifieerd
extra werkuren en kilometers wegens stroompanne € 1 000	Provincie niet aansprakelijk voor kilometers (Gent – PDP); werkuren aan de hoge kant bedrag kan niet gecontroleerd worden!
winstderving heden en toekomst wegens stroompanne en slechte signalisatie/medewerking infodiensten /defect bad € 2 000	begroting te hoog, want wegens slechte service blijven klanten sowieso al weg (cf. infra) bedrag kan niet geaccepteerd worden!
TOTAAL CLAIM: € 8 193,78	TOTAAL AANVAARDBAAR CLAIM: € 1 183,00 – regres

Bij het tweede punt in de tabel (stroompanne) dient nog te worden opgemerkt dat de concessiehouder volgens art. 13 van de concessieovereen- komst, zich afdoende dient te verzekeren tegen brand en aanverwante risico's; bovendien dient hij in een bijzondere polis zijn burgerlijke aansprakelijkheid en die van de Provincie te laten dekken, alsook de objectieve aansprakelijkheid bij

./...

brand en explosie. Mogelijks is de schade voortvloeiend uit de stroompanne gedekt door deze verzekeringen, zodat de Provincie de € 1 183 niet dient voor te schieten op de aansprakelijke aannemer. Dienst sport deelde mee dat deze polis nog niet ter bewijs werd voorgelegd door de concessiehouder. In ieder geval is de Provincie niet de eindverantwoordelijke voor de € 1 183. De stroom- panne duurde van woensdag 2 maart 10.15u tot zaterdag 5 maart 12u. Dienst 32 gaf te kennen dat de nv Quintelier buiten het domein oeverversterkingswer- ken uitvoerde en palen heide, vlakbij /-boven de getroffen elektriciteitsleiding.

Toen werden nog geen stroompannes gedetecteerd. De stroomuitval was te wijten aan een defect buiten het domein, zodat de eigen hoogspanningscabine uitviel. Nadat het defect buiten het domein was verholpen, deelde Netmanage- ment aan de Provincie mee dat de hoogspanningscabine van het domein weer mocht geactiveerd worden. Bij dit manoeuver viel de stroom meteen terug uit in het domein, doordat de elektrische piek mogelijks de isolatie van een elektri- sche leiding in het domein beschadigde. Dienst 34 deed schadeaangifte bij verzekeraar Ethias, die de nv Quintelier reeds aanmaande tot betaling van de schadevergoeding a rato van € 14 886,68. Tot op heden werd nog geen minne- lijke regeling getroffen. Verwacht wordt dat deze zaak enige tijd zal aanslepen door complexe expertises.

Ter volledigheid merkt de dienst op dat door technische omstandig- heden geen aparte elektriciteitsmeters werden geplaatst voor de zwembad- cafetaria, zodat geen aparte facturering mogelijk is. Om zich een beeld te kunnen vormen van het mogelijk elektriciteitsverbruik, vergelijkt de dienst met het verbruik van de horecaconcessionaris in het provinciaal domein "De Gavers". (zie bijlage 4: tabel) De uitbater van de zwembadcafetaria in Geraardsbergen verbruikte het laatste jaar in totaal 129 760 kilowatt/uur, voor een bedrag van in totaal € 15 700,96. Dit komt op een maandelijks gemiddelde van 10 813 kilowatt/uur aan € 1 308,41. Hierbij kan worden opgemerkt dat enerzijds de horeca wat breder is (restaurant) en anderzijds de dienstverlening van deze concessionaris allesbehalve behoorlijk te noemen is (cf. gerechtelijke processen).

***********

2) Bezwaren Provincie

A) Evaluatieverslag

Aan de hand van vaststellingen vanwege xxx. Xx Xxxxxxxxx en andere medewerkers van de Provincie tijdens het gehele eerste jaar van de concessie, kan worden bewezen dat dhr. Goetgebuer ernstige tekortkomingen in de nale- ving van zijn eigen contractuele verplichtingen verzwijgt. Deze problemen werden beschreven in de evaluatie van het eerste jaar, zoals voorgelegd aan de Bestendige Deputatie in zitting van 14 juli 2005. De inbreuken zijn van die aard, dat zij de Provincie het recht verlenen, de waarborg a rato van de gele- den schade in te houden, en het contract van rechtswege te beëindigen, over- eenkomstig resp. de artikelen 2 en 5, 17 en 18 van de concessieovereenkomst.

./...

Meer bepaald zijn volgende gebreken in hoofde van de concessie- houder voldoende om de eenzijdige intrekking door de Provincie te verantwoor- den (zie bijlage 2: nota BD in zitting van 14 juli 2005) – zoals vastgesteld in het evaluatieverslag:

"1.1 Openingsuren

- cafetaria zwembad (+1): is tijdens het 1e exploitatiejaar sporadisch te vroeg gesloten. "Te vroeg" wil zeggen in relatie tot de sportactiviteiten

Basis: art. 24, waarin staat "minimaal 1u na de sportactiviteiten in het sportcentrum dient de opening voorzien te worden"

-cafetaria zwemmersbar: slechts enkele dagen open geweest

-cafetaria sporthal: na overleg met gedeputeerde Xxxxxxxx op vraag van concessionaris geopend voor publiek. Sporadisch ook niet geopend (bv. in maand mei, brugdagen)

1.2. Klantvriendelijkheid/personeel

- bediening aan tafel is een contractuele verplichting (art.7.1.). Dit wordt weinig of niet gedaan.

- op één jaar tijd waren er niet minder dan 6 of 7 "locatieverantwoordelijken" voor Den Dorstige Kikker. De concessionaris zelf is erg weinig aanwezig.

- aantal personeelsleden: er wordt uitgegaan van 3 FTE en 1 PTE in Den Dorstige Kikker

Basis: concessiedossier van dhr. Goetgebuer

Maatregel vanuit scp (Sportcentrum Puyenbroeck): vraag om perma- nent up-to-date personeelsregister ter inzage te leggen in de horeca- uitbating

- bewijs goed zedelijk gedrag : bewijsstukken per personeelslid zijn niet in het bezit van scp of dienst 34

Basis: artikel 11, punt b

Maatregel vanuit scp: vraag documenten te mogen ontvangen

1.3. Hygiëne

De zuiverheid van de lokalen van de concessiehouder is sporadisch niet goed Basis: artikel 12, punt a

Maatregel vanuit scp: steekproefopvolging met registratie

1.4. Verzekeringen

Het beheer van het scp beschikt niet over de contractueel verplichte polissen voor brand en aanverwante risico's, en niet voor burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheid bij brand en explosie.

Basis: artikel 13

Maatregel vanuit scp: vraag documenten te mogen ontvangen

./...

1.5. Berichten en mededelingen aan het publiek

Het beheer van het scp krijgt deze niet vooraf ter goedkeuring voorgelegd.

Basis: artikel 21, punt a

Maatregel vanuit scp: vraag belangrijke documenten (betreffende openingsuren, sluitingen, gebruik cafetaria's, ...) ter goedkeuring voorgelegd te krijgen

1.6. Koelinstallatie

Het provinciebestuur beschikt niet over de technische bepalingen van de koelinstallatie, ondanks herhaald aandringen

Basis: artikel 16, punt d

Maatregel vanuit scp: vraag deze documenten te mogen ontvangen

1.7. Onderhoud meubilair

Het beheer van het scp stelt onzorgvuldig gebruik vast van delen van het ter beschikking gesteld meubilair (enkele tafels en stoelen van het buitenmeubilair hebben, ondanks herhaald aandringen, tijdens de winter buiten gestaan en het transport van de aluminium scheidingsgordijnen van het zwembad naar de sporthal gebeurde onzorgvuldig met permanente beschadigingen tot gevolg)

Basis: artikel 22, punt b en artikel 23

Maatregel vanuit scp: vervanging van beschadigd door identiek, nieuw materiaal door concessionaris

1.8. Betaling concessievergoeding

Na initiële onregelmatige betalingen werd dit begin 2005 geregulariseerd voor 2004 . Op heden is er voor 2005 slechts 1 factuur betaald (maart 2005).

Januari, februari, april, mei, juni 2005 zijn nog niet betaald.

Basis: artikel 18, punt a. Hierin staat gestipuleerd dat dit de bestendige deputatie het recht verschaft de concessie eenzijdig in te trekken zonder enige schadevergoeding.

Anderzijds dient opgemerkt te worden dat de facturen die dhr. Goetge- buer indient bij de dienst Sport ook vaak laat betaald worden wegens een te hoge werkdruk.

1.9. Er moet gesteld worden dat de concessionaris in moeilijke omstandigheden heeft moeten werken wegens:

a. het ontbreken van de beloofde goederenlift

b. de vele technische problemen (in hoofdzaak elektriciteit en verwarming)

Conclusie evaluatie

Een aantal van de gemelde problemen, zoals het ontbreken van attesten en bewijsstukken, zijn makkelijk op te lossen en mogen een goede samenwerking niet belemmeren. Het niet-naleven van essentiële bepalingen van de conces- sieovereenkomst (openingsuren, hygiëne, betaling concessievergoeding,

./...

onderhoud…) kan echter niet aanvaard worden. Dit soort overtredingen moet schriftelijk vastgelegd en meegedeeld worden aan de concessionaris die zo snel mogelijk voor een definitieve oplossing moet zorgen. Eventueel kan de bestendige deputatie beslissen om de contractueel voorziene maatregelen te nemen. Anderzijds mag ook de concessionaris tekortkomingen van het provinciebestuur of andere problemen melden. Ook in deze gevallen moet er zo snel mogelijk gereageerd worden zodat schadeclaims vermeden worden."

De dienst merkt op dat onder 1.7 "buitenmeubilair" in werkelijkheid "binnenmeubilair" bedoeld werd.

B) Aanvullingen op het evaluatieverslag:

- De borgtocht a rato van € 50 000 werd betaald in de vorm van een bankwaarborg (zie kopie in bijlage 3). De borgtocht van € 25 000 voor het investeringsplan werd niet betaald, omdat er geen beduidend investeringsplan was gezien de hoge afwerkingsgraad van de te exploiteren ruimten. De bvba had wel een koel- en diepvriescel geplaatst, zeer snel na het begin van de concessie. Gezien het contract inhoudt dat deze borg onmiddellijk wordt teruggestort na de uitvoering van het investeringsplan, werd het niet nodig geacht deze borg te storten om ze onmiddellijk terug te storten.

- Intussen bevestigde dienst 113 Sport dat dhr. Xxxxxxxxxx bijkomend zijn concessievergoeding voor januari 2005 betaalde. Dit betekent dat hij wat betreft deze post nog een bedrag van € 36 300 (maandelijkse concessiever- goeding t.b.v. € 6 050 incl. btw voor de maanden februari, april, mei, juni, juli en augustus 2005) verschuldigd is aan de Provincie.

- Voor de volledigheid kan de nog openstaande factuur worden ver- meld voor de aankoop van onderhoudsproducten a rato van € 17,87.

*****************

3) Naar een dadingsovereenkomst

Ter voorbereiding van een mogelijke dading nam de bevoegde gede- puteerde contact op met dhr. Xxxxxxxxxx voor een onderhoud op 08 juli, terwijl op 19 augustus een overleg plaats vond omtrent de mogelijke gevolgen (zie onder II. Nieuwe Concessiehouder). Op 30 augustus vonden de laatste onder- handelingen tussen de Provincie en dhr. Goetgebuer plaats.

A) Overleg op 08 juli 2005

./...

Van het overleg bij de bevoegde gedeputeerde met dhr. Xxxxxxxxxx, op 08 juli 2005, van 9 tot 10.20u, maakte xxx. Xx Xxxxxxxxx van dienst 113 Sport volgend verslag: (zie bijlage)

"Aanwezig:

Dhr. Verleyen, bevoegde gedeputeerde Dhr. Goetgebuer, concessionaris

Xx Xxxxxxxxx, beheer sportcentrum

Onderwerp: aangetekend schrijven van dhr. Xxxxxxxxxx van 4 juli 2005 met melding van een incident en vraag voor een onderhoud

Verslag:

• Dhr. Xxxxxxxxxx geeft, na vraag van de gedeputeerde, toe dat een over- namebemiddelaar is aangesteld voor de begeleiding van de eventuele overname van zijn persoonlijke aandelen in de genoemde bvba. Hij stelt dat deze bemiddelaar op eigen houtje is overgegaan tot de publicatie van het aanbod in de krant en vraagt om deze kwestie gescheiden te houden van de inhoudelijke discussie m.b.t. de concessie in het sportcentrum Puyenbroeck (verder scp).

• Dhr. Xxxxxxxxxx klaagt de feiten, vernoemd in zijn aangetekend schrijven, nogmaals aan. Xx Xxxxxxxxx geeft zijn versie van de feiten; deze komen niet overeen met de beweringen van dhr. Goetgebuer. Xxx. gedeputeerde vraagt hierbij of we meer moeten zoeken achter deze brief, met name een reden voor nieuwe schadeclaims. Immers, deze nieuwe schadeclaims kunnen, gecombineerd met een goede zomeromzet, de valorisatie van zijn onderneming tijdelijk doen pieken, in functie van een eventuele overname van de bvba "Be my Guest in Ghent" na de zomer.

• Dhr. Xxxxxxxxxx stelt dat hij geen intenties van dien aard heeft, maar dat het voor hem zeer moeilijk wordt om alsnog gelukkig te worden in Puyen- broeck en een goed draaiende cafetaria-uitbating op poten te zetten. Hij stelt voor om de overeenkomst na de zomer te beëindigen en in construc- tieve sfeer uit elkaar te gaan. Dhr. gedeputeerde en Xx Xxxxxxxxx kunnen zich hierin vinden op voorwaarde dat hij de lopende uitbating tot 23 sep- tember (sluiting buitenbad) volgens de regels van de kunst en met de juiste beroepsernst verderzet.

• Dhr. gedeputeerde stelt voor om een dading op te stellen met de volgende bepalingen:

• dhr. Goetgebuer/bvba "Be my Guest in Ghent" trekt alle schadeclaims ten aanzien van het provinciebestuur in;

• dhr. Goetgebuer/bvba "Be my Guest in Ghent" verzekert de horeca- exploitatie volgens de regels van de kunst tot en met 23 september;

• dhr. Goetgebuer/bvba "Be my Guest in Ghent" betaalt alle openstaan- de facturen aan het provinciebestuur tegen 31 augustus ten laatste;

• het provinciebestuur laat de maandelijkse concessievergoeding vallen voor het zomerseizoen;

• alle betrokken partijen doen een maximale inspanning om een vlotte overgang mogelijk te maken voor de nieuwe concessiehouder (voor- namelijk m.b.t. de geplaatste automaten, de koelcel en de diepvries- cel).

./...

• Xxx. gedeputeerde vraagt om hiervoor een dading uit te werken met de betrokken provinciale diensten (dienst 34 en scp).

Nabespreking:

Xxx. gedeputeerde stelt voor om zo snel als juridisch mogelijk de tweede gerangschikte van de concessieselectie aan te schrijven met de vraag om de concessie over te nemen."

Hieropvolgend formuleerde de dienst haar bezwaren zoals hierboven vermeld onder 2).

B) Vergadering van 30 augustus 2005 – voorstel van dading

Om de dadingsovereenkomst concreet op te stellen, onderhandelde bevoegde gedeputeerde in bijzijn van Xx Xxxxxxxxx van de dienst Sport en Xxxxxxx Xx Xxxx van dienst 34 met dhr. Xxxxxxxxxx, in Puyenbroeck, op 30 augustus 2005, van 11 tot 13.10u.

Uit dit gesprek met de concessiehouder blijkt dat hij niet verder wenst te gaan dan volgende afspraken (zie ontwerp van xxxxxxxxxxxxxxxxxxx in bijlage):

"Partijen xxxxxx na algemeen overleg aan het geschil een einde te stellen door wederzijdse toegevingen:

De concessiehouder trekt alle schadeclaims ten aanzien van de concessie- gever in.

De concessiehouder verzekert de horeca-exploitatie volgens de regels van de kunst tot en met 23 september 2005.

De concessiehouder erkent de tegensprekelijke deskundige plaatsbeschrijving van 30 augustus 2005 te hebben bijgewoond, en aanvaardt een definitieve aanvullende plaatsbeschrijving op 23 september 2005, zijnde de laatste dag van exploitatie door de concessiehouder.

De concessiegever verzaakt aan zijn schuldvordering betreffende de maande- lijkse concessievergoeding voor de maanden juli, augustus en september 2005.

Volgens art. 10 van bijgevoegde concessie-overeenkomst dat stelt dat de concessiehouder zijn verbruik van elektriciteit, water en gas afzonderlijk ver- goedt, wordt wegens ontstentenis van aparte meters overeengekomen dat de concessiehouder een forfaitaire vergoeding van € 3 000 betaalt voor de volledige concessietermijn van 1 juli 2004 tot en met 23 september 2005.

Alle openstaande schulden (de concessievergoedingen voor alle andere maanden dan juli, augustus en september 2005, alsook de vorderingen in

./...

hoofde van de concessiegever desgevallend voortvloeiend uit de tegenspreke- lijke plaatsbeschrijving van 30 augustus 2005, en alle andere rechten voort- vloeiend uit de overige bepalingen van de concessie-overeenkomst) blijft de concessiehouder verplicht in extenso in te lossen bij de concessiegever tegen ten laatste 23 september 2005, op straffe van maandelijkse verwijlinteresten a rato van 7% per jaar.

Alle betrokken partijen doen een maximale inspanning om een vlotte overgang mogelijk te maken voor de nieuwe concessiehouder (voornamelijk m.b.t. de geplaatste automaten, de koelcel en de diepvriescel).

Partijen gaan akkoord dat deze dading geldt als beslechting van alle geschillen met betrekking tot de hierboven genoemde concessieovereenkomst van 16 juni 2004.

Bij niet uitvoering kan de andere partij aan de rechter de uitvoering of de ont- binding van de dading vragen en het oorspronkelijke geschil aan de rechter voorleggen."

Toen de dienst bij dhr. Goetgebuer aandrong op de ondertekening van de ontwerpovereenkomst, eiste hij dat eerst een regeling zou getroffen worden betreffende de door hem geplaatste koelcel – ook al is de Provincie geen partij bij de door hem gesloten overeenkomst met Interbrew – uit zogenaamde "billijkheid". (zie infra c))

C) Koelcel Interbrew

In een telefonisch onderhoud van de dienst met dhr. Koen Anno van de nv Interbrew, op 31 augustus 2005, blijkt dat de concessiehouder de koelcel liet plaatsen door de nv Interbrew, met een leningscontract. Onderhandelingen met de mogelijke opvolger van de concessiehouder (zie infra onder II.) om de koelcel over te nemen, zouden reeds ver gevorderd zijn. De nv Interbrew zou de koelcel tegen restwaarde overlaten aan de opvolger, met name tegen kost- prijs van € 13 000 te verminderen met 20% (5-jarige afschrijving). (zie e-mail van 31 augustus 2005 in bijlage)

De Provincie is een derde t.o.v. deze overeenkomsten van de nv Inter- brew, en werd overigens niet voorafgaandelijk gevraagd om toestemming van het plaatsen van de koelinstallatie. Bovendien stipt de dienst aan dat, krach- tens art. 22 c) van de concessie-overeenkomst, bij het einde van de exploitatie, de Provincie van rechtswege en zonder enige vergoeding eigenaar is van de installatie die onroerend wordt door bestemming en door incorporatie (de koel- cel werd op maat gemaakt en ingemetst in het gebouw). De dienst wees de nv Interbrew op deze clausule.

Aan dienst Sport gaf de dienst nadrukkelijk order om erop toe te zien dat de koelcel niet zou worden verwijderd.

D) Plaatsbeschrijving

./...

Eveneens op 30 augustus 2005 gebeurde een tegensprekelijke plaats- beschrijving van de uitgebate horecagedeelten van het spc, door een deskun- dige van de firma Bressers, in bijzijn van xxx. Xxxxx Xxx Xxxx van dienst Sport en (althans van 9.30 tot 11u) van dhr. Goetgebuer.

Voorlopig deelde xxx. Xxxxx Xxx Xxxx van de dienst Sport volgende resultaten van de plaatsbeschrijving mee:

"De telling van xxxxxxxx leverde volgend resultaat op:

Buitentafels 62

Buitenstoelen 252

Bartafels 10

Barkrukken 7

Zwembadzitblok 20

Zwembadstoel 24

Zwembadtafel 5

oranje stoeltjes 9

Binnentafels 28

Binnenstoelen 100

Extra: 10 gele zetels met groene overtrek 2 lage glazen tafels

4 groene zetels

1 binnentafel staat zeer labiel

3 buitentafels ontbreken 1 onderpoot

14 tafels en 54 stoelen zijn in gebruik op de 5e verdieping."

Dienst Sport toetst de inventaris aan de leveringsbon van het meubi- lair, in samenwerking met de dienst 31 Gebouwen.

Op het eerste gezicht zouden nauwelijks bouwfysische schadeposten zijn gerapporteerd.

*******************

II. NIEUWE CONCESSIEHOUDER

./...

1) Xxxxxxxxx opvolger volgens aanbesteding

Op 16 juni 2004 wees de Provincie de concessie van de cafetaria van het spc toe aan de bvba "Be My Guest in Ghent". (zie bijlage) Tweede gerang- schikte kandidaat in deze aanbesteding was de bvba Sport P.D.B.W., met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxx 00 W 3, vertegenwoordigd door xxx. Xxx Xx Xxxx, xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx en mevr. Xxxxx Xxxxx.

2) Overleg van 19 augustus 2005

Op 19 augustus 2005 vond een eerste overleg plaats met de mogelijke opvolger van de bvba "Be My Guest in Ghent", met name dhr. Xxxxxx Xxx- xxxxxxx en mevr. Xxxxx Xxxxx. Zij zijn geïnteresseerd in de overname van de concessie van het sportcentrum Puyenbroeck in eigen beheer, via een bvba.

Dit overleg hield in essentie het volgende in:

"De bestaande concessieovereenkomst dient als basis en kan in grote lijnen behouden blijven. Volgende aanpassingen dienen wel aangebracht te worden:

- duur overeenkomst: de huidige overeenkomst startte officieel op 1 juli 2004 en was afgesloten voor een periode van 9 jaar . De nieuwe bvba zou de reste- rende termijn van 8 jaar voor haar rekening nemen met een evaluatie na het eerste en het derde jaar en een uitstapmogelijkhjeid voor beide partijen (zie artikel 8 van de huidige overeenkomst);

- de bvba blijft bij een voorstel van concessievergoeding van € 3 500 per maand (excl. btw) zoals opgegeven in de oorspronkelijke offerte (de huidige concessionaris betaalt € 5 000 per maand, excl. btw);

- de borgtocht van € 50 000 als waarborg van goede afloop blijft gehandhaafd. De oorspronkelijk voorziene borg van € 25 000 voor de realisatie van het investeringsplan vervalt omdat er nauwelijks investeringen zijn;

- het voorwerp van de concessie (zie artikel 7 van de huidige overeenkomst) wijzigt als volgt :

- de cafetaria van de sporthal vervangt de cafetaria op de eerste verdieping. Deze laatste ruimte krijgt een nieuwe functie. De kant van het zwembad wordt afgeschermd en daar worden automaten voor koffie, frisdranken en snoep geplaatst. Dit wordt opgenomen in de concessie. De rest van de ruimte kan gebruikt worden als evenementen (en/of VIP)- bar. Als de cafetaria van de sporthal niet gebruikt kan worden wegens de voorziene verbouwingswerken wordt de cafetaria op de eerste verdieping voor de duur van de werken ter beschikking gesteld;

- de uitbating van de zwemmersbar is niet verplicht, maar kan wel in overleg. De kandidaten zouden gedurende een beperkte periode proberen een uitbating te voorzien.

./...

Afhankelijk van het resultaat kan de uitbating verder gezet worden of kan de provincie een eigen initiatief nemen;

- de buitenbar wordt enkel uitgebaat tijdens het zomerseizoen;

- het verkooppunt op de weide tijdens het zomerseizoen blijft behouden;

- de concessionaris plaatst en beheert volgende automaten:

1. in het afgeschermde deel op de 1e verdieping aan de evenementenbar

2. aan de sporthal

3. in de ontspanningsruimte van de verblijfsaccomodatie (5e verdieping);

- de berging blijft behouden. De dienstlift maakt geen deel meer uit van de concessie aangezien er geen cafetaria meer is op de eerste verdieping. Uiteraard kan het liftje gebruikt worden (bv. bij evenementen);

- het onderhoud van de sanitaire voorzieningen op de eerste verdieping valt niet meer onder de bevoegdheid de nieuwe concessionaris. Dat geldt voortaan wel voor het sanitair van de sporthal.

- kosten gas, water, elektriciteit en water: in de huidige overeenkomst staat dat deze ten laste van de concessionaris vallen. De voorziene aparte meters werden echter nooit geplaatst en er werd ook geen forfait aangerekend. De kandidaat-overnemers zijn bereid hun aandeel te betalen indien er een sluitend systeem komt met aparte meters. Een eventueel forfaitair bedrag wordt in vraag gesteld omdat de kosten moeilijk in te schatten zijn. De kosten voor telefonie worden eerst door de provincie betaald en dan terug gevorderd van de concessionaris (gebeurt nu ook).

- de verplichting om een televisietoestel te plaatsen en zo veel mogelijk af te stemmen op sportuitzendingen gaat in op het moment dat de provincie de kabelaansluiting in de cafetaria van de sporthal gerealiseerd heeft."

3) Voorstel van concessie-overeenkomst

De dienst stelt voor om de concessie-overeenkomst met betrekking tot de exploitatie van het horecacomplex spc aan te vullen met volgend adden- dum, in het kader van de toewijzing van de concessie aan de opvolgers, vanaf 24 september 2005: (zie bijlage)

"Deze overeenkomst is een addendum op de concessieovereenkomst die door de provincieraad werd goedgekeurd op 16 juni 2004 m.b.t. de exploi- tatie van het horecacomplex in het Provinciaal Sportcentrum "Puyenbroeck" in Wachtebeke.

./...

De uitbating werd toegewezen aan de bvba "Be my Guest in Ghent" met de xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx als zaakvoerder. In onderling akkoord wordt beslist deze samenwerking stop te zetten op 23 september 2005. De forma- liteiten worden vastgelegd in een dadingsovereenkomst.

De uitbating gaat over naar een nieuwe concessionaris. De oorspron- kelijke concessieovereenkomst blijft van kracht, met uitzondering van de volgende wijzigingen/aanvullingen :

- Duur overeenkomst: de nieuwe concessionaris neemt de resterende termijn van 8 jaar van de bestaande overeenkomst voor zijn rekening. Er komt een evaluatie na het eerste en het derde jaar en een uitstapmogelijkheid voor beide partijen (zie artikel 8 van de huidige overeenkomst);

- De nieuwe concessionaris betaalt een maandelijkse concessievergoeding van

€ 3 500 (excl. btw) zoals opgegeven in de oorspronkelijke offerte;

- De borgtocht van € 50 000 als waarborg van goede afloop blijft gehandhaafd en wordt dus ook gesteld door de nieuwe bvba. De oorspronkelijk voorziene borg van € 25 000 voor de realisatie van het investeringsplan vervalt omdat er nauwelijks investeringen zijn;

- Het voorwerp van de concessie (zie artikel 7 van de huidige overeenkomst) wijzigt als volgt :

- de cafetaria van de sporthal vervangt de cafetaria op de eerste verdieping. Deze laatste ruimte krijgt een nieuwe functie. De kant van het zwembad wordt afgeschermd en daar worden automaten voor koffie, frisdranken en snoep geplaatst. Dit wordt opgenomen in de concessie. De rest van de ruimte kan gebruikt worden als evenementen (en/of VIP)- bar. Als de cafetaria van de sporthal niet gebruikt kan worden wegens de voorziene verbouwingswerken wordt de cafetaria op de eerste verdieping voor de duur van de werken ter beschikking gesteld;

- de uitbating van de zwemmersbar is niet verplicht, maar kan wel in overleg. De kandidaten zouden gedurende een beperkte periode proberen een uitbating te voorzien. Afhankelijk van het resultaat kan de uitbating verder gezet worden of kan de provincie een eigen initiatief nemen;

- de buitenbar wordt enkel uitgebaat tijdens het zomerseizoen;

- het verkooppunt op de weide tijdens het zomerseizoen blijft behouden;

- de concessionaris plaatst en beheert volgende automaten:

1. in het afgeschermde deel op de 1e verdieping aan de evenementenbar

2. aan de sporthal

./...

3. in de ontspanningsruimte van de verblijfsaccomodatie (5e verdieping);

- de berging blijft behouden. De dienstlift maakt geen deel meer uit van de concessie aangezien er geen cafetaria meer is op de eerste verdieping;

- het onderhoud van de sanitaire voorzieningen op de eerste verdieping valt niet meer onder de bevoegdheid van de nieuwe concessionaris. Dat geldt voortaan wel voor het sanitair van de sporthal.

- De verplichting om een televisietoestel te plaatsen en zo veel mogelijk af te stemmen op sportuitzendingen gaat in op het moment dat de provincie de kabelaansluiting in de cafetaria van de sporthal gerealiseerd heeft."

********************

SAMENVATTING

Indien de Provincieraad hiermee kan instemmen, wordt u gevraagd bijgaand ontwerp van besluit goed te keuren, waarin de raad wordt verzocht om de Bestendige Deputatie te machtigen, de Provincie te vertegenwoordigen in het sluiten van:

1) de xxxxxxxxxxxxxxxxxxx met de bvba "Be My Guest in Ghent" (ontwerp bijgevoegd);

2) de concessie-overeenkomst met de bvba "Sport P.D.P.W." (ontwerp addendum bijgevoegd).

Gent,

Namens de Bestendige Deputatie :

de Provinciegriffier, de Gouverneur-Voorzitter,

Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xxxxx