APPLICATIEVOORWAARDEN
APPLICATIEVOORWAARDEN
Reed Business B.V.
Definities
1.1. Afnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie RB een Applicatieovereenkomst heeft gesloten.
Applicatie(s): databanken, (online) kennisbanken, (modules van) informatieproducten en/of andere uitgaven, inclusief online tools en computerprogrammatuur (met bijbehorende online updates) die door RB aan Afnemer ter beschikking worden gesteld.
Applicatieovereenkomst: de overeenkomst en/of rechtsbetrekking met betrekking tot het online ter beschikking stellen van een Applicatie door RB, waarvan de Applicatievoorwaarden een onlosmakelijk deel uitmaken.
Bevoegde Gebruikers: de medewerkers werkzaam binnen de juridische entiteit van Xxxxxxx die met toestemming van Xxxxxxx gebruik mogen maken van de Applicatie(s).
Kantooruren: het tijdvak van 08.30 tot 17.30 uur op maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland erkende feestdagen.
Klanten: de klanten van Afnemer voor wie Afnemer diensten verricht met behulp van de Applicatie(s).
Klantportaal: een Applicatie bestaande uit een besloten online omgeving die onder andere bestemd is voor de communicatie tussen Afnemer en zijn Klanten en voor het accorderen van documenten door Klanten die de Afnemer heeft opgesteld en binnen deze omgeving beschikbaar stelt ten behoeve van zijn Klanten. Niet elke Applicatie bevat een Klantportaal.
RB: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Reed Business B.V., alsmede van dochtervennootschappen daarvan en andere gelieerde vennootschappen die naar deze algemene voorwaarden verwijzen, hierna nader aan te duiden met 'RB'.
Toepasselijkheid
1.2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en offertes van RB met betrekking tot Applicaties en op alle Applicatieovereenkomsten.
1.3. Door met RB een Applicatieovereenkomst aan te gaan doet Xxxxxxx afstand van eventueel door hem gehanteerde voorwaarden hoe ook genaamd, zodat op al onze Applicatieovereenkomsten uitsluitend de door RB gehanteerde voorwaarden toepasselijk zijn. Indien binnen een Applicatie producten en diensten van derde partijen worden aangeboden, dan zijn op het gebruik van die producten en diensten aanvullende voorwaarden van toepassing. Afnemer zal kennis kunnen nemen van deze voorwaarden voorafgaand aan het afnemen van de producten en diensten.
Offertes, totstandkoming en wijziging Applicatieovereenkomst
1.4. Alle door RB gedane aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend. Eerst door de schriftelijke (order)bevestiging van RB of door feitelijke uitvoering door RB komt de Applicatieovereenkomst tot stand. Wijzigingen van opdrachten binden RB slechts voor zover deze wijzigingen schriftelijk door RB zijn bevestigd c.q. feitelijk door RB zijn uitgevoerd.
Gebruik van de Applicatie
1.5. De Applicatie wordt aan de Afnemer online ter beschikking gesteld door het verstrekken van de inloggegevens waarmee de Afnemer toegang krijgt tot de Applicatie. De inloggegevens mogen niet aan onbevoegde derden worden verstrekt.
1.6. Afnemer dient voor het gebruik van de Applicatie gebruik te maken van een webbrowser. RB vermeldt op de bij de Applicatie behorende website met welke browsers en browserversies gebruik gemaakt kan worden van de Applicatie, en welke hardware en software is vereist voor dit gebruik. RB zal deze informatie actueel houden, en raadt Afnemer aan om regelmatig de website van RB te raadplegen.
1.7. Afnemer mag de Applicatie gedurende de looptijd van de Applicatieovereenkomst door Bevoegde Gebruikers binnen zijn organisatie laten gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van de Applicatieovereenkomst en de eventueel op het gebruik van producten en diensten van derden toepasselijke aanvullende voorwaarden. Afnemer is gehouden om alle gebruiksaanwijzingen en/of instructies van RB met betrekking tot de Applicatie en/of het gebruik daarvan op te volgen en de toepasselijkheid van deze voorwaarden ook op te leggen aan de Bevoegde Gebruikers.
1.8. Binnen de Applicatie worden rechten en rollen toegewezen aan de Bevoegde Gebruikers die namens Afnemer gebruik maken van de Applicatie of, voor zover het het Klantportaal betreft, aan de Klanten die onder de verantwoordelijkheid van Afnemer gebruik maken van het Klantportaal. Afnemer is verantwoordelijk voor het beheer, zoals het toekennen en intrekken van de user accounts voor haar Bevoegde Gebruikers en, voor zover het het Klantportaal betreft, voor haar Klanten.
1.9. Gebruik van de Applicatie is gelimiteerd tot het in het aanbod dan wel de Applicatieovereenkomst vermelde aantal Bevoegde Gebruikers of een anderszins overeengekomen maximum.
1.10. Afnemer mag de Applicatie uitsluitend gebruiken (a) ten behoeve van de eigen bedrijfsactiviteiten van Afnemer, (b) voor zover dit niet leidt tot exploitatie van de Applicatie, en (c) voor zover hierdoor geen schade aan de rechtmatige belangen van RB dreigt of ontstaat en de normale exploitatie van de Applicatie niet in gevaar wordt gebracht. Het is Afnemer niet toegestaan om:
a) derden toegang tot de Applicatie te verschaffen of de Applicatie te laten gebruiken, met uitzondering van Klanten die toegang kunnen krijgen tot het Klantportaal;
b) de Applicatie te gebruiken op een wijze die verboden is op grond van wetten, regels of overheidsvoorschriften- of besluiten;
c) de rechten van derden te schenden;
d) op welke wijze dan ook onbevoegd toegang trachten te verkrijgen tot de Applicatie, data, accounts, of netwerken, om deze te verstoren;
e) op welke wijze dan ook de Applicatie te schaden of het gebruik ervan door Bevoegde Gebruikers te belemmeren;
f) gebruik te maken van screenscrapers of andere software met de bedoeling om de in de Applicatie opgeslagen data te capturen of aan te tasten;
g) de Applicatie te hacken, of deze dermate te belasten zodat een risico ontstaat op een denial of service of andere storing aan de Applicatie.
1.11. Voor zover technologie of software van derde partijen benodigd is voor het gebruik van de Applicatie, is Xxxxxxx zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van een gebruiksrecht daarop onder de voorwaarden die de betreffende derde partij daar aan stelt.
Beschikbaarheid en onderhoud
1.12. RB zal zich inspannen om de Applicatie zoveel mogelijk beschikbaar te hebben en te houden voor Afnemer.
1.13. RB zal het geplande onderhoud aan de Applicatie zoveel mogelijk buiten Kantooruren uitvoeren zodat Xxxxxxx hiervan geen hinder ondervindt. Indien het naar het oordeel van RB redelijkerwijs noodzakelijk is om het geplande onderhoud uit te voeren tijdens Kantooruren, dan zal RB Afnemer hiervan tijdig op de hoogte stellen. Het onderhoud aan producten en diensten van derden zal door of ten behoeve van die derden worden uitgevoerd, en zal door die derden tijdig worden aangekondigd.
1.14. RB behoudt zich het recht voor om de toegang tot de Applicatie op te schorten indien:
a) RB van mening is dat het gebruik van de Applicatie door Xxxxxxx een directe of indirecte bedreiging vormt voor het functioneren of de integriteit van de Applicatie, het netwerk van RB of het gebruik van de Applicatie door anderen;
b) als dit redelijkerwijs noodzakelijk is om ongeautoriseerde toegang tot in de Applicatie opgeslagen gegevens te voorkomen;
c) voor zover dit noodzakelijk is om aan wettelijke vereisten te voldoen;
d) als Afnemer zich niet houdt aan de voorwaarden van de Applicatieovereenkomst.
1.15. RB is niet verantwoordelijk voor de communicatiemiddelen, netwerken en andere middelen die nodig zijn om Afnemer in staat te stellen de Applicatie te gebruiken. Enige storing in de communicatie tussen Afnemer en de Applicatie buiten de infrastructuur van RB kan niet aan RB worden tegengeworpen. Voor wat betreft het vaststellen van de oorzaak van de storing en of de storing zich binnen of buiten de infrastructuur van RB heeft voorgedaan, accepteert Xxxxxxx dat RB’s technische rapportage daaromtrent doorslaggevend is.
Helpdesk
1.16. Onder de Applicatieovereenkomst heeft Xxxxxxx het recht om gedurende de in de Applicatieovereenkomst opgenomen termijn gebruik te maken van de helpdesk van RB.
Aanvullende diensten
1.17. Op verzoek van Xxxxxxx kan RB aanvullende diensten leveren aan Afnemer. In de Applicatie is zichtbaar welke aanvullende diensten RB kan leveren en welke kosten daaraan zijn verbonden. Tenzij partijen anders overeenkomen zijn op de aanvullende diensten de bepalingen uit de Applicatieovereenkomst van toepassing.
1.18. Indien Afnemer van RB als aanvullende dienst het gebruik van een verzamelcertificaat (PKI overheidscertificaat voor gezamenlijk gebruik) wenst af te nemen, geldt het volgende:
a. Afnemer mag het verzamelcertificaat uitsluitend gebruiken voor het doen van een specifiek met RB overeengekomen maximum aantal belastingaangiftes per jaar per klant en maximum aantal klanten;
b. op het gebruik van het verzamelcertificaat zijn de specificaties en beperkingen van toepassing zoals in de productomschrijving van het verzamelcertificaat is opgegeven;
c. uitsluitend Afnemer is verantwoordelijk voor het gebruik van het verzamelcertificaat. Enige storing of schade die door het gebruik van een dergelijk certificaat wordt veroorzaakt, daarbij inbegrepen het doen van onjuiste, onvolledige of niet tijdige aangiftes, kan niet aan RB worden tegengeworpen.
1.19 Indien Afnemer een Klantportaal van RB afneemt, kan zij gebruik maken van de accorderingsprocedure binnen het Klantportaal dat door RB wordt aangeboden. Deze procedure biedt Xxxxxxx de mogelijkheid om de accordering van haar Klanten met de door Afnemer opgestelde documenten op elektronische wijze te verkrijgen. Op het gebruik van deze accorderingsprocedure zijn de volgende aanvullende voorwaarden van toepassing:
a. Afnemer heeft zich ervan vergewist dat de door RB aangeboden accorderingsprocedure geschikt is voor het doel waarvoor Xxxxxxx deze wil gebruiken. De keuze voor deze methode en het gebruik hiervan door Xxxxxxx en haar Klanten is voor rekening en risico van Afnemer.
b. Afnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste (contact)gegevens van de Klanten die bevoegd zijn om in te loggen en gebruik te maken van de accorderingsmethode die binnen het Klantportaal wordt aangeboden.
c. Afnemer gaat ermee akkoord dat de administratie en loggegevens van RB als enig en volledig bewijs zullen gelden en dat zij dwingende bewijskracht hebben.
d. onverminderd het bepaalde in artikel 1.36, vrijwaart Afnemer RB voor elke aansprakelijkheid jegens en aanspraken van derden, waaronder maar niet beperkt tot Klanten, in verband met het gebruik van de binnen het Klantportaal aangeboden accorderingsprocedure.
Producten en diensten van derden
1.20 Binnen een Applicatie kunnen producten en diensten van derde partijen worden aangeboden. Op het gebruik van dergelijke producten en diensten zijn aanvullende voorwaarden van toepassing, waaronder voorwaarden voor het gebruik, de beschikbaarheid van dergelijke producten en diensten en duur en beëindiging van het gebruik daarvan. Afnemer zal kennis kunnen nemen van deze voorwaarden voorafgaand aan het afnemen van de producten en diensten.
1.21 Aan het gebruik van producten en diensten van derde partijen kunnen aanvullende kosten verbonden zijn. Deze aanvullende kosten zullen in dat geval aan Afnemer worden gepresenteerd voorafgaand aan het afnemen van de producten en diensten, zodat Xxxxxxx hier kennis van kan nemen alvorens de producten en diensten af te nemen.
Tarieven en prijzen
1.22. De door Xxxxxxx ingevolge het gebruik van de Applicatie verschuldigde bedragen zijn vermeld in de Applicatieovereenkomst en dienen periodiek bij vooruitbetaling door Xxxxxxx aan RB te worden voldaan, tenzij partijen anders overeenkomen.
1.23. Alle prijzen zijn exclusief B.T.W. tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. RB is gerechtigd elke wijziging van het B.T.W.-tarief aan Xxxxxxx door te berekenen.
1.24. RB is te allen tijde gerechtigd de overeengekomen tarieven en/of prijzen te wijzigen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Betaling
1.25. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dienen de facturen van RB netto contant binnen dertig dagen na de factuurdatum te zijn voldaan. Ieder recht op verrekening is uitgesloten.
1.26. Indien niet tijdig wordt betaald is Xxxxxxx in verzuim zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is. Afnemer is - onverminderd haar overige verplichtingen - vanaf de vervaldag van de factuur tot aan de dag der algehele voldoening over de nog openstaande bedragen een rente verschuldigd op jaarbasis van het telkens geldende toepasselijke wettelijke rentepercentage, verhoogd met 3%.
1.27. Bij niet of niet-tijdige betaling komen alle gerechtelijke proces- en executiekosten alsmede de administratiekosten en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Xxxxxxx. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen ten minste 10% van het factuurbedrag met een minimum van € 150.
Duur en beëindiging van de Applicatieovereenkomst
1.28. Een Applicatieovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van één jaar, en wordt daarna stilzwijgend verlengd met opvolgende termijnen van telkens één jaar tenzij een der partijen de Applicatieovereenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één maand voor het einde van de dan geldende looptijd. Indien een Applicatie voor een kalenderjaar wordt verstrekt, zoals de fiscale applicatie Nextens, wordt een abonnement geacht te zijn ingegaan per 1 januari van het lopende jaar, ook al wordt het abonnement later gedurende dat jaar aangegaan. De applicatie Nextens dient derhalve voor 1 december te worden opgezegd.
1.29. Bij het aflopen of opzeggen van de Applicatieovereenkomst in overeenstemming met artikel 1.28 hiervoor kunnen zich de volgende opties voordoen voor het raadplegen door Afnemer van de in de Applicatie opgeslagen eigen data van Afnemer:
a. Voor wat betreft de fiscale applicaties kan Afnemer tegen vergoeding toegang tot de Applicatie houden, uitsluitend om de daarin opgeslagen eigen gegevens te kunnen raadplegen; een dergelijk inzage abonnement wordt voor een kalenderjaar aangegaan en daarna stilzwijgend verlengd met opvolgende termijnen van telkens één jaar, tenzij één der partijen dit inzage abonnement opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één maand;
b. Afnemer kan ervoor kiezen de toegang tot de Applicatie in het geheel te beëindigen, in welk geval Xxxxxxx gedurende een periode van één maand na de beëindigingsdatum van de Applicatieovereenkomst de in de Applicatie opgeslagen eigen data c.q. informatie kan inzien en Afnemer de mogelijkheid wordt geboden de eigen data c.q. informatie te verwijderen. Voor wat betreft de HR applicaties geldt in afwijking van het voorgaande dat Afnemer in het geval Afnemer gebruik maakt van de Eigen Beleid functie verantwoordelijk is voor het verwijderen c.q. door RB doen verwijderen van de in de Applicatie opgeslagen eigen data c.q. informatie. Hieraan dient uitvoering te worden gegeven voor het einde van de Applicatieovereenkomst. Na het einde van de Applicatieovereenkomst is geen toegang tot de eigen data c.q. informatie meer mogelijk.
1.30. Niettegenstaande het bepaalde in artikel 1.28 hiervoor is RB gerechtigd de Applicatieovereenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechtelijke tussenkomst, door middel van een aangetekende brief schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien:
a. Afnemer toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de Applicatieovereenkomst, waaronder begrepen de tijdige betaling van verschuldigde vergoedingen, of indien Afnemer de Applicatie buiten het kader van de bepalingen van de Applicatieovereenkomst gebruikt dan wel anderszins inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van RB;
b. Afnemer surseance van betaling of haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard dan wel een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of op enig onderdeel van haar vermogen beslag wordt gelegd;
c. Afnemer haar activiteiten staakt, ophoudt haar statutaire doel na te streven, tot liquidatie besluit, anderszins haar rechtspersoonlijkheid verliest, of haar bedrijf overdraagt of fuseert;
Indien RB de Applicatieovereenkomst ontbindt volgens dit artikel 1.30 blijft Afnemer gehouden de verschuldigde vergoedingen te voldoen, onverminderd het recht van RB op verdergaande schadevergoeding, nakoming of andere aan haar toekomende rechten en rechtsmiddelen, en is RB niet gehouden reeds betaalde vergoedingen (al dan niet gedeeltelijk) te restitueren.
Overmacht
1.31. Indien naar het redelijk oordeel van RB als gevolg van overmacht, waaronder wordt verstaan een buiten haar macht liggende omstandigheid, nakoming door RB zonder tekortkoming niet mogelijk is of zal zijn, heeft zij het recht de Applicatieovereenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, dan wel de uitvoering van de Applicatieovereenkomst tijdelijk op te schorten, zonder tot enige schadeloosstelling gehouden te zijn.
1.32. Onder overmacht wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan oorlogsgevaar, oorlog, opstand, molest, stakingen, boycot, bedrijfsstoring, storingen in het verkeer of transport, storingen in (data)netwerken, maatregelen van overheidswege, schaarste aan grondstoffen, natuurrampen, brand, atoomkernreacties, machinebreuk en overigens alle omstandigheden, waaronder gehele of gedeeltelijke nakoming van de Applicatieovereenkomst door RB naar redelijkheid en billijkheid niet gevergd kan worden.
1.33. Indien RB bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Afnemer gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
Aansprakelijkheid
1.34. De aansprakelijkheid van RB, van de personeelsleden van RB en van de personen voor wie RB verantwoordelijk en/of aansprakelijk is:
a. in alle gevallen uitgesloten, behalve voor zover er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van het hoogste leidinggevende personeel van RB; en
b. indien RB desalniettemin aansprakelijk mocht worden geacht, in alle gevallen van letselschade en fysieke schade aan goederen (waaronder begrepen vernietiging of onbruikbaarmaking van de desbetreffende goederen) en welke aan haar toerekenbaar is, beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van het gedeelte van de Applicatieovereenkomst waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit, terwijl RB nimmer aansprakelijk zal zijn voor indirecte schade (waaronder begrepen wordt alle schade die geen directe schade is, welke derhalve mede omvat vertragingsschade en winstderving).
1.35. Alle door RB samengestelde (redactionele) informatie, waaronder begrepen adviezen, ideeën, meningen en/of instructies en informatie in de Applicatie en informatie die wordt verstrekt in het kader van aanvullende diensten, is op zorgvuldige wijze en naar beste weten samengesteld, evenwel kunnen RB en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid of volledigheid van de informatie. RB en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op bedoelde informatie. Afnemer wordt met nadruk aangeraden deze informatie niet geïsoleerd te gebruiken maar af te gaan op haar professionele kennis en ervaring en de te gebruiken informatie te controleren. De inhoud van advertenties is samengesteld door of namens adverteerders en wordt door RB niet beoordeeld op de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid daarvan. RB aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor de inhoud en vormgeving van advertenties. Bij Applicaties waarbij Xxxxxxx zelf informatie kan toevoegen aan de Applicatie, is Afnemer volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inhoud en het gebruik van die toegevoegde informatie.
1.36. Afnemer vrijwaart RB voor elke aansprakelijkheid jegens derden voortvloeiend uit zijn opdracht, alsmede voor elke aansprakelijkheid jegens derden in verband met het gebruik of het niet kunnen gebruiken door Afnemer van de Applicatie en/of door RB uitgegeven publicaties en andere informatieve producten. Afnemer vrijwaart RB voor elke aansprakelijkheid jegens en aanspraken van Klanten c.q. andere derden, in verband met het gebruik van de door Xxxxxxx zelf toegevoegde informatie aan de Applicatie.
1.37. Bezwaren tegen de (order)bevestiging dienen schriftelijk vóór de uitvoering van de Applicatieovereenkomst door RB doch in ieder geval binnen acht dagen na de datum van de verzending van de (order) bevestiging ter kennis van RB te worden gebracht, waarna alle rechten van Afnemer jegens RB vervallen.
1.38. Gebreken in de uitvoering van de Applicatieovereenkomst door RB dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk doch in ieder geval binnen acht dagen na het tijdstip van ontdekking van een gebrek in de prestatie, dan wel binnen acht dagen na het tijdstip waarop het gebrek in de prestatie had behoren te worden ontdekt, ter kennis van RB te worden gebracht, waarna alle rechten van Afnemer jegens RB vervallen.
1.39. De Applicatie is niet gegarandeerd vrij van fouten of zonder onderbreking. RB zal zich inspannen om de beschikbaarheid van de Applicatie te laten overeenstemmen met de bepalingen van de Applicatieovereenkomst, alsmede om eventuele storingen of fouten in berekeningen zo snel mogelijk te (doen) verhelpen nadat deze aan RB zijn gemeld. Storingen met betrekking tot een Applicatie en fouten in berekeningen binnen de Applicatie kunnen evenwel niet leiden tot aansprakelijkheid van RB jegens Afnemer. RB is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor storingen in netwerken van derden door middel waarvan de toegang tot de Applicatie wordt verkregen.
1.40. RB staat er niet voor in dat de Applicatie voldoet aan de specifieke eisen en doelstelling van Afnemer. Voor wat betreft de fiscale Applicaties zal RB in geen geval aansprakelijk zijn voor het niet of niet tijdig kunnen doen van belastingaangiftes of enige onjuistheid in die belastingaangiftes, ongeacht de oorzaak daarvan.
1.41. RB is niet aansprakelijk voor verminkte of verloren gegane data c.q. informatie als gevolg van het gebruik van de Applicatie. RB maakt wel periodiek een back-up van alle in de Applicatie opgeslagen data c.q. informatie, welke kan worden ingezet in geval van verminkte of verloren gegane data c.q. informatie. Het maken van deze back-up doet niet af aan de verantwoordelijkheid van Afnemer voor het zelfstandig bewaren van de voor de Applicatie aangeleverde data c.q. informatie en de verkregen output.
1.42. De aansprakelijkheid voor producten en diensten van derde partijen wordt bepaald door de aanvullende voorwaarden van de derde partij, die van toepassing zijn op die producten en diensten. RB is niet aansprakelijk voor die producten en diensten en eventuele schade die uit het gebruik daarvan voor Afnemer voortvloeit.
Intellectuele Eigendomsrechten
1.43. De intellectuele eigendomsrechten en soortgelijke rechten, waaronder auteursrechten, merkenrechten, octrooirechten, naburige rechten, rechten tot bescherming van prestaties inclusief databankrechten zowel ten aanzien van de Applicatie in zijn geheel (met inbegrip van de daarbij behorende software) als ten aanzien van ieder individueel gegeven dat daar onderdeel van uitmaakt, alsmede alle door RB uitgegeven publicaties en andere informatieve producten, berusten bij RB en/of haar licentiegevers. Afnemer erkent deze rechten en zal zich van iedere inbreuk daarop onthouden. Niets uit de publicaties c.q. informatieve producten van RB mag zonder uitdrukkelijke, voorafgaande, schriftelijke toestemming van RB worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, beeldplaat, magnetische schijf of band, opslag in een voor derden toegankelijk raadpleegsysteem, of op welke andere wijze dan ook, elektronisch, mechanisch of anderszins.
1.44 De toegang tot en het gebruik van de Applicatie door de Afnemer houdt geen overdracht van auteursrecht of enig ander intellectueel eigendomsrecht in.
1.45 De eigendomsrechten in de eigen data die Afnemer in de Applicatie verwerkt en opslaat blijven bij Afnemer berusten.
Geheimhouding
1.46 Alle door partijen over en weer verstrekte informatie, waaronder de Applicatie, software, verstrekte documentatie, alle informatie omtrent de producten en diensten van RB en informatie van derden, en de gegevens die Afnemer in de Applicatie verwerkt en opslaat wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie. Partijen zullen de informatie van de ander te allen tijde:
a. strikt vertrouwelijk behandelen en deze niet openbaar maken of verstrekken aan derden tenzij de partij die de informatie onder zich heeft hiertoe is verplicht op grond van een gerechtelijk bevel, op bevel van een toezichthouder of op grond van een wettelijk voorschrift;
b. slechts gebruiken voor het doel waarvoor de vertrouwelijke informatie is verstrekt.
Verwerking persoonsgegevens en geaggregeerde gegevens
1.47 RB (Reed Business B.V.) legt persoonsgegevens vast van natuurlijke personen voor de uitvoering van de Applicatieovereenkomsten en wanneer deze personen in het kader van dienstverlening contact hebben met RB. Deze gegevens worden gebruikt om een Applicatieovereenkomst uit te voeren en om personen te informeren over voor hen relevante producten en diensten van RB, haar werkmaatschappijen en zorgvuldig geselecteerde derden. Als de natuurlijke persoon op deze informatie geen prijs stelt, kan dit schriftelijk worden doorgeven aan: Reed Business B.V., t.a.v. Adresregistratie, Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx of per e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx
1.48 Afnemer erkent en gaat ermee akkoord dat de diensten die RB levert onder de Applicatieovereenkomst ook het volgende kunnen omvatten (i) het verzamelen van statistische en andere informatie met betrekking tot de prestaties, de werking en het gebruik van de Applicatie, en (ii) het gebruik van gegevens in geaggregeerde en/of geanonimiseerde vorm ten behoeve van de veiligheid en de bedrijfsvoering of voor onderzoeks- en ontwikkelingsdoeleinden of andere zakelijke doeleinden, op voorwaarde dat dergelijke informatie en gegevens Afnemer of een betrokkene niet identificeren of dienen om deze te identificeren.
1.49 In dit artikel hebben de termen “verwerkingsverantwoordeljjke”, “betrokkene”, “persoonsgegeven(s)”, “inbreuk op persoonsgegevens”, “verwerking” en “verwerker” de betekenissen als daaraan toegekend in de Wetgeving inzake Gegevensbescherming en ingeval de relevante Wetgeving inzake Gegevensbescherming de term ‘gegevensverantwoordelijke’ of ‘gegevensverwerker’ gebruikt dient te worden gelezen als verwerkingsverantwoordelijke, respectievelijk verwerker. “Wetgeving inzake gegevensbescherming” betekent alle wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming waaronder die van het Verenigd Koninkrijk (“VK”), Zwitserland, de Europese Economische Ruimte (“EER”) en de Europese Unie (“Unie”) die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens die voortvloeit uit het gebruik van de Applicatie, waaronder de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 20116 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot
intrekking van Xxxxxxxxx 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (“AVG”) van 25 mei 2018.
1.50 In het kader van het gebruik van een Applicatie door Xxxxxxx verkrijgt RB persoonsgegevens in de zin van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming van Afnemer. Afnemer en RB zullen met inachtneming van het in artikel 1.51 t/m 1.62 bepaalde optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens respectievelijk verwerker voor de verwerking van deze persoonsgegevens in de zin van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming. Afnemer verklaart en garandeert dat hij aan alle toepasselijke verplichtingen uit hoofde van de Wetgeving inzage Gegevensbescherming heeft voldaan bij het verstrekken van persoonsgegevens aan RB, met inbegrip van het verstrekken van vereiste kennisgevingen en het verkrijgen van de vereiste toestemmingen en autorisaties voor de verwerking van deze persoonsgegevens door RB, en dat hij verantwoordelijk is voor zijn beslissingen en handelingen met betrekking tot het gebruik en andere verwerking van de persoonsgegevens. Afnemer zal aan RB alle data en informatie verstrekken die RB redelijkerwijs nodig heeft voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de Applicatieovereenkomst. RB mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van de door of namens Xxxxxxx verstrekte persoonsgegevens.
1.51 De verwerking van persoonsgegevens door RB is onderwerpen aan het recht van de Unie of van een lidstaat, zoals in de Applicatieovereenkomst bepaald. RB draagt er zorg voor de onderstaande verplichtingen na te leven. RB wordt hierna ook nader aangeduid met ‘Verwerker’, waaronder naast RB (Reed Business B.V.) en haar dochtervennootschappen en andere gelieerde vennootschappen tevens door RB ingeschakelde derden, cloudproviders, verwerkers en subverwerkers worden verstaan. RB maakt passende contractuele afspraken met deze derden om hen op de hoogte te stellen van de in artikel 1.51 t/m 1.62 bepaalde verplichtingen, voor zover van toepassing op deze derden. RB zal in het bijzonder:
a. de persoonsgegevens alleen verwerken op gedocumenteerde instructies van Afnemer, inclusief met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij de wetgeving van de Unie of een lidstaat die op dergelijke persoonsgegevens van toepassing is daartoe verplicht, in dat geval zal RB Afnemer voor de verwerking van die wettelijke verplichting op de hoogte stellen, tenzij deze wetgeving dergelijke informatie verbiedt om belangrijke redenen van openbaar belang;
b. ervoor zorgen dat personen die bevoegd zijn om de persoonsgegevens te verwerken zich gebonden hebben aan geheimhouding of onder een passende wettelijke verplichting tot geheimhouding vallen;
c. alle maatregelen nemen die vereist zijn op grond van artikel 32 (“Beveiliging van de verwerking” van de AVG;
d. voldoen aan de in de artikelen 1.51 en 1.55 genoemde voorwaarden voor het inschakelen van een andere verwerker;
e. rekening houdend met de aard van de verwerking, Afnemer bijstaan met passende technische en organisatorische maatregelen voor zover dit mogelijk is voor het voldoen aan de verplichting van Afnemer om te reageren op verzoeken tot het uitoefenen van de rechten van de betrokkene zoals bepaald in Hoofdstuk III van de AVG;
f. Afnemer bijstaan bij het waarborgen van de naleving van de verplichtingen uit hoofde van artikelen 32 tot en met 36 van de AVG, met inachtneming van de aard van de verwerking en de informatie die RB beschikbaar heeft;
g. naar de keuze van Xxxxxxx en/of bij het aflopen of beëindigen van de Applicatieovereenkomst, alle persoonsgegevens tegen betaling door Xxxxxxx laten bewaren door RB gedurende de toepasselijke bewaartermijn op grond van artikel 52 Algemene Wet Rijksbelastingen dan wel verwijderen of aan Afnemer teruggeven na het einde van het gebruik van de Applicatie met betrekking tot de verwijderen en bestaande kopieën verwijderen, tenzij de Unie of een lidstaat of andere toepasselijke wetgeving de opslag van persoonsgegevens voorschrijft (wat, voor alle duidelijkheid, niet van toepassing is op geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens).
h. Afnemer alle informatie ter beschikking stellen om aan te tonen dat hij voldoet aan de in artikel 28 van de AVG neergelegde verplichtingen en om door Xxxxxxx zelf of door Afnemer aan te stellen gerenommeerde auditor uitgevoerde audits, waaronder inspecties, mogelijk te maken en eraan bij te dragen;
i. Afnemer onmiddellijk te informeren als, naar het oordeel van RB, een instructie van Xxxxxxx aan RB inbreuk maakt op de AVG of op andere bepalingen van de Unie of een lidstaat inzake gegevensbescherming.
1.52 Het onderwerp van de verwerking door RB zijn de verstrekte persoonsgegevens die verwant zijn aan de Applicatie onder de Applicatieovereenkomst. De duur van de verwerking is de duur van het gebruik van de Applicatie onder de Applicatieovereenkomst. De aard en het doel van de verwerking houdt verband met het gebruik van de Applicatie door Xxxxxxx onder de Applicatieovereenkomst. De soorten verwerkte persoonsgegevens zijn zoals uiteengezet in de Applicatieovereenkomst, inclusief documenten die behoren tot de Applicatieovereenkomst, zoals werkopdrachten, bestelformulieren of andere documenten en andere soorten persoonsgegevens die aan de Applicatie verboden zijn. De categorieën van betrokkenen zijn de Klanten van Afnemer.
1.53 RB zal de persoonsgegevens enkel verwerken ter nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de Applicatieovereenkomst, voor zover de verwerking noodzakelijk is om de Applicatie aan te bieden voor gebruik door Afnemer, om op verzoek en ten behoeve van Afnemer rapportages te draaien met de door Afnemer verstrekte data en informatie, aanvullende diensten te leveren, ondersteuning te verlenen dan wel problemen met de dienstverlening op te lossen. RB zal de persoonsgegevens voor geen andere doeleinden opslaan, bewaren of verwerken behoudens indien dit vereist is op grond van een wettelijk voorschrift. RB zal de persoonsgegevens niet verstrekken aan derden tenzij RB hiertoe is verplicht op grond van een gerechtelijk bevel, op bevel van een toezichthouder of op grond van een wettelijk voorschrift.
1.54 De Applicatieovereenkomst vormt de volledige en definitieve gedocumenteerde instructies van Xxxxxxx aan RB voor de verwerking van persoonsgegevens. Aanvullende of alternatieve instructies dienen afzonderlijk voor partijen te worden overeengekomen. RB zal ervoor zorgen dat haar personeel dat zich bezighoudt met de verwerking van persoonsgegevens alleen persoonsgegevens zal verwerken volgens de gedocumenteerde instructies van Afnemer, tenzij de Unie, een lidstaat of andere toepasselijke wetgeving dit vereist.
1.55 Binnen een Applicatie kunnen door RB producten en diensten van derde partijen worden aangeboden. Indien de derde partij in het kader van het gebruik van dergelijke producten en diensten door Afnemer persoonsgegevens in de zin van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming van Afnemer verkrijgt, dan zal die derde partij optreden als (sub-)verwerker voor de verwerking van deze persoonsgegevens in de zin van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.
RB zal niet zomaar andere derde partijen inschakelen zonder de specifieke en voorafgaande toestemming van Xxxxxxx. Afnemer geeft hierbij een algemene toestemming om andere verwerkers in te schakelen voor de verwerking van persoonsgegevens onder de Applicatieovereenkomst. RB zal een lijst van deze verwerkers bij welke lijst RB van tijd tot tijd kan actualiseren. RB zal deze lijst beschikbaar stellen op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xxx-xxxxxxxxxx/. Ten minste veertien dagen voordat een nieuwe verwerker toestemming krijgt om persoonsgegevens te verwerken, zal RB de lijst op de website van RB actualiseren en Afnemer een mechanisme ter beschikking stellen om kennisgeving van die update te krijgen. Afnemer kan zonder boete bezwaar maken tegen de wijziging door RB hiervan binnen veertien dagen na ontvangst van de kennisgeving van RB in kennis te stellen. RB zal zich redelijkerwijs inspannen om de Applicatie te wijzigen, te veranderen, of te verwijderen om verwerking van persoonsgegevens door een dergelijke nieuwe verwerker waartegen de klant redelijkerwijs bezwaar maakt, te vermijden. RB zal Xxxxxxx berichten in geval RB niet in staat is om de Applicatie aan Afnemer te leveren zonder van de sub-verwerkers te veranderen als die waarin was voorzien en of dit van invloed is op alle Applicatie(s) onder de Applicatieovereenkomst of slechts een deel daarvan. Onverminderd de bepalingen ten aanzien van beëindiging of terugbetaling in de Applicatieovereenkomst kan elke partij, gedurende een periode van negentig dagen na deze kennisgeving, de Applicatieovereenkomst beëindigen door kennisgeving aan de andere ter zake, en zal RB Afnemer dan een pro rata restitutie van vooruitbetaalde vergoedingen voldoen voor wat betreft de resterende looptijd van de Applicatieovereenkomst met betrekking tot de Applicatie.
De derde partij zal bij het verwerken van de persoonsgegevens zijn gehouden aan de relevante bepalingen in de op dergelijke producten en diensten toepasselijke aanvullende voorwaarden van die derde partij. Afnemer zal kennis kunnen nemen van deze voorwaarden voorafgaand aan het afnemen van de producten en diensten. In ieder geval is een derde partij die wordt ingeschakeld door RB gebonden aan dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming als in dit artikel genoemd door middel van een contract of een andere rechtshandeling krachtens het recht van de Unie of een lidstaat welke met name passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer legt op een zodanige wijze dat de verwerking zal voldoen aan de eisen van de AVG. In het geval deze (sub-)verwerker niet voldoet aan deze verplichtingen inzake gegevensbescherming blijft RB (met inachtneming van het overige bepaalde in de Applicatieovereenkomst) volledig aansprakelijk jegens Afnemer voor de nakoming van de verplichtingen van de andere verwerker.
1.56 Afnemer kan binnen de Applicatie ten behoeve van gegevensuitwisseling gebruik maken van de geboden mogelijkheid om koppelingen aan te brengen met producten
c.q. diensten van derden. Indien daarbij persoonsgegevens van Afnemer aan RB worden verstrekt, wordt RB als verwerker beschouwd en Afnemer als verwerkingsverantwoordelijke. Afnemer is verantwoordelijk voor een dergelijke gegevensuitwisseling en voor de afspraken met de betreffende derde. Eventuele problemen die mochten ontstaan bij de ontsluiting van gegevens en de koppeling met de Applicatie, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van RB en ontslaan Afnemer niet van haar verplichtingen jegens RB.
1.57 RB draagt er zorg voor dat voor zover persoonsgegevens afkomstig uit de VK, Zwitserland of de EER door RB worden doorgegeven aan een andere (sub)verwerker in een land of grondgebied xxxxxx XX, Xxxxxxxxxxx of de EER waarvoor de Europese Commissie of de bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit geen bindend adequaatheidsbesluit heeft genomen, een dergelijke doorgifte onderworpen is aan een passend doorgiftemechanisme dat een passend beschermingsniveau onder de AVG biedt.
1.58 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijk en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, treffen de partijen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waaronder, onder meer, als passend wordt beschouwd:
a. De pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
b. Het vermogen om de voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en herstellingsvermogen van verwerkingssystemen en – diensten te waarborgen;
c. Het vermogen om de beschikbaarheid van en toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen ingeval van een fysiek of technisch voorval; en
d. Een proces voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de verwerking te waarborgen.
Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt met name rekening gehouden met de risico’s die naar voren komen door verwerking, in het bijzonder als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Partijen nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat een natuurlijke persoon die handelt onder het geval van een van beide partijen die toegang heeft tot persoonsgegevens, deze niet verwerkt anders dan op instructie van Afnemer, tenzij de wetgeving van de Unie of de lidstaten hem of haar daartoe verplicht.
1.59 RB zal Xxxxxxx onverwijld na kennis te hebben genomen van een inbreuk op persoonsgegevens informeren en zal op redelijke wijze reageren op verzoek van Xxxxxxx om nadere informatie, teneinde Afnemer bijstand te verlenen bij het voldoen aan de verplichtingen van Afnemer uit hoofde van artikelen 33 en 34 AVG.
1.60 RB zal, voor zover wettelijk is toegestaan, Afnemer onverwijld op de hoogte stellen van verzoeken van betrokkene die RB ontvangt en in redelijkheid met de Afnemer samenwerken om aan de verplichtingen van Afnemer op grond van de AVG met betrekking tot deze verzoeken te voldoen. Afnemer is verantwoordelijk voor de redelijke kosten die voortvloeien uit de door RB gegeven bijstand aan Afnemer om aan dergelijke verplichtingen te voldoen.
1.61 Op grond van artikel 30(2) van de AVG zal RB registers bijhouden en, voor zover van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens namens Xxxxxxx, deze desgewenst aan Afnemer beschikbaar stellen.
1.62 Audits:
a. Zijn uitsluitend beperkt tot verwerking van persoonsgegevens door RB onder de Applicatieovereenkomst;
b. Worden uitgevoerd door Xxxxxxx of door een gerenommeerde derde-auditor gekozen door Xxxxxxx;
c. Zijn onderworpen aan de uitvoering van passende geheimhoudingsverbintenissen;
d. Worden niet meer dan eenmaal per jaar uitgevoerd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat dat de Applicatieovereenkomst niet wordt nageleefd, mits hiervan binnen dertig (30) dagen schriftelijk kennisgeving is gegaan en een plan voor deze beoordeling is ingediend; en
e. Worden uitgevoerd op een onderling overeengekomen tijdstip en een overeengekomen wijze.
Diversen
1.63 RB is gerechtigd de uit de Applicatieovereenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder nadere toestemming van Xxxxxxx over te dragen aan een onderneming waarmee zij in een groep is verbonden, of over te dragen aan een derde in het kader van een overdracht van (een deel van) de onderneming van RB.
1.64 RB is gerechtigd de onderhavige voorwaarden en/of haar producten en diensten, waaronder de Applicatie, te wijzigen. RB zal dergelijke wijzigingen tijdig en op passende wijze bekend maken. Wijzigingen zullen na bekendmaking ook gelden ten aanzien van reeds afgesloten Applicatieovereenkomsten.
1.65 Bij wijziging van de naam- en/of adresgegevens dient Xxxxxxx zowel de oude als de nieuwe gegevens schriftelijk tenminste veertien dagen voor de ingangsdatum van de wijziging aan RB door te geven.
1.66 Indien en voor zover een bepaling van de Applicatieovereenkomst wordt vernietigd, dan treedt in de plaats van het vernietigde beding een beding dat wel is toegestaan maar de belangen van RB zo goed mogelijk beschermt.
Geschillen en toepasselijk recht
1.67 Alle geschillen met betrekking tot de door RB gesloten Applicatieovereenkomsten worden gebracht voor de bevoegde rechter te Amsterdam.
1.68 Op alle met RB gesloten Applicatieovereenkomsten is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.
Algemene voorwaarden Reed Business bv Handelsregister Amsterdam 33.293.475
december 2019