Algemene voorwaarden NVVB als organisator van congressen
Algemene voorwaarden NVVB als organisator van congressen
Artikel 1. Partijen
Als partijen voor wie deze algemene voorwaarden worden aangemerkt:
Gebruiker: De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) in haar hoedanigheid van organisator van congressen, workshops, (thema)bijeenkomsten, masterclasses en soortgelijke bijeenkomsten.
Wederpartij: Diegene die conform aanbieding, offerte of overeenkomst afspraken maakt met Xxxxxxxxx als standhouder, sponsor en/of deelnemer. Onder deelnemer wordt begrepen diegene die met Gebruiker door inschrijving via afspraak, mail, fax,
internet een overeenkomst is aangegaan. Hieronder worden ook begrepen de afspraken die een deelnemer aangaat met de wederpartij van gebruiker waar het deelname betreft aan door gebruiker georganiseerde bijeenkomsten.
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen de NVVB, de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken, hierna te noemen ‘Gebruiker’, en een Wederpartij waarop Gebruiker deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2.2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten met Gebruiker, voor de uitvoering waarvan door Xxxxxxxxx derden dienen te worden betrokken.
2.3. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens geschreven voor de medewerkers van Xxxxxxxxx en zijn directie.
2.4. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overigens in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. Gebruiker en de Wederpartij zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.
2.6. Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen.
2.7. Indien zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan dient deze situatie te worden beoordeeld naar de geest van deze algemene voorwaarden.
2.8. Indien Gebruiker niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat Gebruiker in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Pagina 1 van 6
Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1. Alle door Xxxxxxxxx uitgebrachte aanbiedingen en offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de aanbieding of offerte een bepaalde termijn is opgenomen.
3.2. De overeenkomst tussen Xxxxxxxxx en Wederpartij komt tot stand door schriftelijke bevestiging door Xxxxxxxxx.
3.3. Later in het kader van de overeenkomst gemaakte nadere afspraken tussen Gebruiker en Wederpartij maken onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst.
3.4. Bedragen die deel uitmaken van de overeenkomst zijn exclusief omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.
Artikel 4. Inhoud van de aanbieding, offerte en overeenkomst
In de aanbieding, offerte en overeenkomst wordt ten aanzien van de inhoud het navolgende vastgelegd:
a. naam van de Wederpartij;
b. de aanvangs- en de einddatum van de door Gebruiker te organiseren bijeenkomst;
c. de kosten, exclusief omzetbelasting;
d. de door Xxxxxxxxxxx uit te voeren werkzaamheden/te verrichten diensten;
e. het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
f. eventuele bijzondere –waaronder nader op te nemen- voorwaarden;
g. beschrijving van eventueel bij derden af te nemen goederen en diensten;
h. termijnen en wijze van betaling;
i. beëindiging overeenkomst.
x. xxxxxxxx ingevolge van het niet nakomen van verplichtingen.
Artikel 5. Wijzigingen en aanvullingen
5.1. Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht indien zij schriftelijk tussen Gebruiker en Wederpartij zijn vastgelegd.
5.2. Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de Wederpartij voorgelegd zodra deze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. De kosten van meerwerk en budgetoverschrijding komen voor rekening van Xxxxxxxxxxx tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 6. Betaling
6.1. Betaling van de facturen van Xxxxxxxxx door Wederpartij, dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen vijftien dagen na factuurdatum.
6.2. Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is Wederpartij in verzuim waarna Wederpartij 1% rente boven de wettelijke vertragingsrente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. Wederpartij is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd.
Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassotarief:
• over de eerste € 5.000,- 15%
• over het meerdere tot € 10.000,- 10%
• over het meerdere tot € 20.000,- 10%
• over het meerdere tot € 60.000,- 5%
• over het meerdere boven € 60.000,- 3%
Daarnaast komen alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige
Pagina 2 van 6
bijstand voor rekening van Xxxxxxxxxxx.
6.3. Door Wederpartij gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de Wederpartij dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
6.4. Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is Gebruiker gerechtigd om van Wederpartij volledige schadevergoeding te vorderen indien Wederpartij niet voldoet aan de verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst.
Artikel 7. Annulering overeenkomst
7.1. Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door Wederpartij dient schriftelijk te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van ontvangst van het schrijven door Gebruiker.
7.2. Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 7.3 vallende deel van de kosten het navolgende:
a. Bij annulering vanaf 8 tot 4 weken voor de bijeenkomstdatum is Wederpartij gehouden 50% van de kosten aan Gebruiker te voldoen.
b. Bij annulering vanaf 4 weken tot 2 weken voor de bijeenkomstdatum is Wederpartij gehouden om 75% van de kosten te voldoen aan Gebruiker.
c. Bij annulering vanaf 2 weken tot en met de einddatum van de activiteit is Wederpartij gehouden om 100% van de kosten te voldoen aan Gebruiker.
d. Naast bovenstaande kosten worden bij annulering door Wederpartij ook alle gemaakte directe kosten (drukwerk, portokosten en zaalhuur) alsmede niet meer te annuleren kosten van derden die aan Gebruiker worden doorberekend, voldaan.
e. Deelnemers als bedoeld in artikel 1 laatste volzin, kunnen tot 15 dagen voor de bijeenkomst annuleren. Daarna is annulering niet meer mogelijk. Annuleringskosten bedragen € 25,-. Deelnemers kunnen indien de opzet van de bijeenkomst dit toestaat na overleg met en toestemming door Xxxxxxxxx een vervanger zenden.
7.3. Indien Wederpartij een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is zij, indien door Gebruiker voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen naast het verschuldigde volgend uit 7.2 gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke Gebruiker aan deze derden verschuldigd zal zijn.
Artikel 8. Niet nakoming, opschorting en ontbinding
8.1. Gebruiker heeft, indien Wederpartij haar betalingsverplichting jegens gebruiker niet na komt, of indien gebruiker redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever tekort zal schieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens gebruiker, het recht:
a. van Wederpartij zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
b. de verplichtingen uit de overeenkomst met Wederpartij - zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen Gebruiker en Wederpartij - op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
c. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden
8.2. Gebruiker heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien het Gebruiker na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat
Pagina 3 van 6
tijdens, voor of na de bijeenkomst schade kan ontstaan voor Gebruiker in welke vorm dan ook, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.
Artikel 9. Overmacht
9.1. Gebruiker is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de Wederpartij indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.
9.2. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop Gebruiker geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Gebruiker niet in staat is zijn verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van Xxxxxxxxx of van derden worden daaronder begrepen. Xxxxxxxxx heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen indien de omstandigheid die (verdere) nakoming van de overeenkomst verhindert, intreedt nadat Xxxxxxxxx zijn verbintenis had moeten nakomen. Hieronder worden in ieder geval ook begrepen situaties van oorlog, oorlogsgevaar, terroristische aanslagen, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van Xxxxxxxxx, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door de Gebruiker ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken.
9.3. Gebruiker kan gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
9.4. Voor zoveel Gebruiker ten tijde van het intreden van overmacht zijn verplichtingen uit de overeenkomst inmiddels gedeeltelijk is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is Gebruiker gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. De Wederpartij is gehouden deze factuur te voldoen als ware er sprake van een afzonderlijke overeenkomst.
9.5. Wederpartij kan zich niet op overmacht beroepen in het geval belangrijke sprekers niet verschijnen, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen alsmede in het geval zich vergelijkbare omstandigheden voordoen.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
10.1. Indien Gebruiker aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.
10.2. Gebruiker is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Gebruiker is uitgegaan van door of namens de Wederpartij verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
10.3. De aansprakelijkheid van Gebruiker is in ieder geval steeds beperkt tot het bedrag der uitkering van zijn verzekeraar in voorkomend geval.
10.4. Gebruiker is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade.
10.5. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de
Pagina 4 van 6
gebrekkige prestatie van Gebruiker aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Gebruiker toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Wederpartij aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
10.6. Gebruiker is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
10.7. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Xxxxxxxxx of zijn leidinggevende of ondergeschikten.
10.8. Gebruiker is niet aansprakelijk voor voor schade ten gevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van door derden aan Gebruiker of Wederpartij ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten.
10.9. Gebruiker is niet aansprakelijk voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is Wederpartij verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.
10.10. Wederpartij is aansprakelijk voor alle schade aan zaken en personen, die voor gebruiker, het personeel van Xxxxxxxxx het bureau NVVB of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van Wederpartij, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met Gebruiker heeft afgesloten.
10.11. Wederpartij vrijwaart Xxxxxxxxx tegen aanspraken van derden in geval van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door Xxxxxxxxx ten behoeve van Wederpartij te verrichten diensten.
10.12. Gebruiker kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet deugdelijk functioneren van door gebruiker ingeschakelde/ingehuurde derden alsmede aan technische mankementen, die audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken hebben.
Artikel 11. Informatieverstrekking
Wederpartij is gehouden Gebruiker tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.
Artikel 12. Vergunningen
Alle voor de bijeenkomst benodigde vergunningen dienen in overleg tussen Gebruiker en Wederpartij te worden aangevraagd. De Wederpartij draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunningen.
Artikel 13. Vertrouwelijkheid
13.1. Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
Pagina 5 van 6
13.2. Adressen welke door Gebruiker en Wederpartij wederzijds ter beschikking worden gesteld zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Deze adressen mogen ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden of andere verwerkingen zoals in voornoemde wet aangegeven.
Artikel 14. Uitvoeringsrechten
Wederpartij draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.
Artikel 15. Geschillen
In geval van geschillen waarbij de algemene voorwaarde geen uitsluitsel geven kunnen partijen het geschil alleen voorleggen aan de bevoegde rechter in Den Haag.
Artikel 16. Toepasselijk recht
Op iedere overeenkomst tussen Gebruiker en Wederpartij is Nederlands recht van toepassing.
Zoetermeer, november 2012
X. Xxxxxx
Directeur bureau NVVB
Pagina 6 van 6