Uitvoeringsovereenkomst
Uitvoeringsovereenkomst
Ondergetekenden:
1. Stichting Brabant C Fonds, statutair gevestigd te ‘s-Hertogenbosch, kantoorhoudende Xxxxxxxxx 00 i-k, 0000 XX Xxxxxxx en rechtsgeldig vertegenwoordigd door directeur-bestuurder X. xxx Xxxxxxxxxx, hierna te noemen ‘Brabant C’,
en
2. Stichting Breda Photo, statutair gevestigd te Breda, kantoorhoudende Xxxxxx 00, 0000 XX xx Xxxxx en rechtsgeldig vertegenwoordigd door penningmeester M.J. Horeman en bestuurslid R.H. Xxxxxxxxxx, hierna te noemen ‘projecthouder’,
overwegende
• dat Brabant C uitvoerder is van het Financieringsreglement Stichting Brabant C Fonds;
• dat Brabant C op 15 maart 2016 een positieve beschikking heeft afgegeven, onder voorbehoud van ondertekening van deze uitvoeringsovereenkomst, voor het project ‘Breda Photo Pictures The Future’, hierna te noemen ‘het project’. Een afschrift van deze beschikking is als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd en maakt daarvan onlosmakelijk onderdeel uit;
• dat de beschikking voor nadere afspraken en voorwaarden verwijst naar deze uitvoeringsovereenkomst.
Verklaren overeengekomen te zijn als volgt:
Artikel 1: De wijze van subsidiëring
De subsidie wordt in de vorm van een gift beschikbaar gesteld.
Artikel 2: Voorwaarden betaalbaarstelling
De maximaal beschikbare subsidie van € 135.000,- zal door Brabant C ineens op 90% worden bevoorschot aan de projecthouder:
• € 121.500,- binnen 20 werkdagen na ondertekening van deze overeenkomst
De uitkering van het voorschot en een eventueel restbedrag na subsidievaststelling vindt plaats door overmaking op het door u daartoe aangegeven IBAN-rekeningnummer NL 89 XXXX 0000 0000 48 ten name van Stichting Breda Photo onder vermelding van “Project Breda Photo Pictures The Future / Brabant C”.
Artikel 3: Tegenprestaties
Voor de honorering van de subsidie is projecthouder gebonden aan de volgende tegenprestaties:
a) Tegenprestaties in de vorm van de volgende activiteiten:
1. Het realiseren van het festival Breda Photo zoals beschreven in het projectplan bij de aanvraag.
2. Het ontwikkelen van het crowdfunding plan (zie ook de email van 16 februari 2016).
3. Het nemen van (artistieke en zakelijke) stappen van de organisatie van Breda Photo in 2016 zoals beschreven in het projectplan (inclusief aanvulling d.d. 5 februari 2016) om Breda Photo naar het ‘next level’ te brengen.
4. Verbindingen aangaan met maatschappelijke organisaties op de thema’s ‘Do It Yourself’ en ‘De Afwezige Overheid’. Dit dient gerealiseerd te zijn bij de verantwoording van het project van 2016.
b) Tegenprestaties in de vorm van kennisdeling, bestaande uit:
1. Op verzoek van Brabant C bijdragen aan relevante netwerkbijeenkomsten ter versterking van het cultuursysteem van Brabant.
c) Bijdragen aan de zichtbaarheid van Brabant C:
2. Uitnodigingen voor alle publieksactiviteiten die deel uitmaken van de verlening per e-mail opsturen naar Brabant C. Per geval maken partijen afspraken over het aantal genodigden.
3. Vermelden van Brabant C in alle publiciteitsuitingen (website, nieuwsbrieven, drukwerk, persberichten) van de activiteiten die Brabant C ondersteunt. Het logo dient goed leesbaar en in hoge resolutie gebruikt te worden. Het logo is beschikbaar als JPEG, PNG of EPS (ai) bestand via xxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxx.
4. Brabant C vermeldt aankomende activiteiten van het project graag in hun communicatie uitingen en daartoe vraagt Brabant C een korte omschrijving van de activiteit en enkele foto's.
5. In redelijkheid en in overleg met de projecthouder om niet bijdragen aan activiteiten xxx Xxxxxxx X.
Artikel 4: Voortgang
1. Partijen voeren regelmatig overleg over de voortgang van het project. Onderwerpen van overleg zijn ten minste:
• De beoogde ontwikkeling van Breda Photo op zowel zakelijk als artistiek gebied, meer specifiek:
o Het crowdfundingproject voor 2016
o Verbreding van de competenties in de organisatie gericht op een goed verankerde positie van Breda Photo in het internationale veld
o Internationale verbreding van het talentenprogramma
Partijen spreken af dat het eerste overleg plaatsvindt medio mei 2016. Verder gaat de uitnodiging voor overleg uit van projecthouder of Brabant C.
Projecthouder neemt in elk geval het initiatief wanneer zich omstandigheden voordoen die van wezenlijke invloed zijn op uitvoering en resultaat van de gesubsidieerde activiteiten, en op de hoogte van de verleende subsidie (afwijking groter dan 10% of groter dan € 25.000,-). Uitnodigingen voor overleg worden minimaal 14 dagen voor het beoogde overleg plaats vindt verstuurd per mail of per post, met vermelding van datum, locatie, tijdstip en agendapunten. Van ieder overleg worden besluiten schriftelijk vastgelegd.
2. Partijen blikken met deze overeenkomst ook vooruit naar een vervolgbesluit voor de fase 2017 en 2018. Brabant C zal in de beoordeling van businessplan voor die fase de adviescommissie opnieuw om advies vragen en de opbrengst van de tegenprestaties genoemd in art. 3 onder a. nrs. 2 en 3, uitdrukkelijk in het besluit betrekken. Bij positieve beoordeling leidt dit tot een aanvulling op deze overeenkomst.
Artikel 5: Vaststelling subsidie
1. Na afloop van het project doet de projecthouder aan Brabant C een aanvraag tot vaststelling van de subsidie. Projecthouder toont bij de aanvraag tot vaststelling aan in hoeverre de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen en voorwaarden is voldaan, op de volgende wijze:
• Een inhoudelijk verslag:
a. Het verslag beschrijft de aard, omvang en uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend.
b. Het verslag bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de eventuele verschillen.
c. Het verslag reflecteert op de geleverde prestaties van het project op het gebied van financiën, duurzaamheid en draagvlak.
d. Het verslag beschrijft in hoeverre en op welke manier het project heeft bijgedragen aan de versterking van het cultuursysteem en de (internationale) uitstraling van de Provincie.
• Een financieel verslag:
a. Het financieel verslag moet in parallelle kolommen de begroting op basis waarvan de subsidie is verleend -inclusief eventueel later door Brabant C geaccordeerde aanpassingen- en de realisatie van uitgaven en inkomsten bevatten. Substantiële afwijkingen ten opzichte van de begroting (per begrotingspost meer dan 10% en tenminste € 5.000, en per begrotingspost minder dan 10% en tenminste 15.000) moeten hierbij worden toegelicht. Projecthouder gebruikt voor de begroting en de realisatie hetzelfde format.
b. Het financieel verslag bevat een kwalitatieve en kwantitatieve omschrijving van bijdragen van derden aan het project.
• Bij subsidie hoger dan € 65.000,-: een controleverklaring door een in Nederland gevestigde register accountant, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, overeenkomstig het daartoe door Brabant C opgestelde controle-protocol. Dit protocol heeft projecthouder ontvangen als bijlage bij de beschikking.
2. Na beoordeling van het inhoudelijk en financieel verslag stelt Brabant C de gerealiseerde subsidiabele kosten en de hoogte van de subsidie vast en keert een eventueel resterend subsidiebedrag uit of vordert (een deel van) het uitgekeerde bedrag in. Het uiteindelijke subsidiebedrag bedraagt nooit meer dan het maximaal verleende bedrag en nooit meer dan 30% van de gerealiseerde subsidiabele kosten.
Artikel 6: Nederlands recht
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Artikel 7: Geschillen
Geschillen over deze overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de in Tilburg bevoegde rechter. Aldus overeengekomen en getekend in tweevoud, te Tilburg, d.d. 26 april 2016
Namens Brabant C, Namens projecthouder,
ir. X.X.X. xxx Xxxxxxxxxx M.J. Horeman
directeur-bestuurder penningmeester
Ten behoeve van deze overeenkomst zijn de volgende bijlagen in bezit Brabant C:
• inschrijving KvK, op het moment van toezending niet ouder dan 3 maanden
• projectplan zoals ingediend bij Brabant C en besproken door de Adviescommissie
• begroting zoals ingediend bij Brabant C en besproken door de Adviescommissie, met eventueel later door Brabant C geaccordeerde aanpassingen
• verklaring bankrekeningnummer
• samenwerkingsverklaring (indien van toepassing)
• machtiging (indien van toepassing)