PRIVACY CONVENANT SAMENWERKING ONDERWIJS – GEMEENTEN – JEUGDHULP

PRIVACY CONVENANT SAMENWERKING ONDERWIJS – GEMEENTEN – JEUGDHULP

De ondergetekenden:

1. Gemeenten

De gemeente Vlaardingen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder Jeugd en Onderwijs, J.J. Silos-Knaap,

De gemeente Schiedam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder Jeugd en Onderwijs, Zorg en Welzijn, X. xxx Xxxxx,

De gemeente Maassluis, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder Onderwijs en Jeugd, F.A. Voskamp,

verder afzonderlijk aangeduid als ‘Gemeente’ en gezamenlijk als ‘Gemeenten’,

2. Samenwerkingsverbanden

Stichting samenwerkingsverband Nieuwe Waterweg Noord V(S)O, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder, X. xxx xxx Xxxxxx,

Stichting samenwerkingsverband Schiedam, Vlaardingen, Maassluis, onderwijs dat past, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder, X. X. X. xxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxx,

verder afzonderlijk en gezamenlijk aangeduid, als ‘SWV’,

3. De bij de Samenwerkingsverbanden aangesloten schoolbesturen1:

die bij volmacht2 in dit Convenant rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door de Stichting Samenwerkingsverband Nieuwe Waterweg Noord V(S)O:

Stichting Lentiz Onderwijsgroep gevestigd te Vlaardingen

Stichting Openbare Scholengemeenschap Vlaardingen Schiedam gevestigd te Vlaardingen Stichting St. Jozefmavo gevestigd te Vlaardingen

Stichting Katholiek Onderwijs Sint-Xxxxxxx gevestigd te Schiedam Stichting Yulius Onderwijs gevestigd te Dordrecht

Wijzer in Opvang en Onderwijs gevestigd te Vlaardingen

Stichting Horizon Jeugdzorg en Onderwijs gevestigd te Rotterdam Stichting BOOR gevestigd te Rotterdam

en

die bij volmachtig in dit Convenant rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door de Stichting samenwerkingsverband Schiedam, Vlaardingen, Maassluis, onderwijs dat past:

Stichting Primo Schiedam gevestigd te Vlaardingen

Stichting voor Interconfessioneel (rk/pc) en Katholiek Onderwijs gevestigd te Schiedam Stichting Un1ek Onderwijs gevestigd te Vlaardingen

Stichting Islamitisch College gevestigd te Schiedam

1 De reden om de schoolbesturen apart te noemen is dat er ook een rechtstreekse relatie is tussen jeugdhulp en school(bestuur) die benoemd moet worden. Ook tussen SWV als aparte entiteit en aangesloten schoolbesturen is een relatie en dus uitwisseling van persoonsgegevens.

2 De schoolbesturen regelen binnen het SWV een schriftelijke machtiging aan de directeur-bestuurder van het SWV die bevoegd is om het Convenant te tekenen, zie Bijlage 4. Ondertekening van het Convenant gebeurt in het OOGO.

Stichting ter bevordering van het neutraal bijzonder onderwijs gevestigd te Vlaardingen Stichting Wijzer in Opvang en Onderwijs gevestigd te Vlaardingen

Stichting Monton gevestigd te Amersfoort

Vereniging LEV Scholengroep West Nederland gevestigd te Alphen aan den Rijn verder afzonderlijk aangeduid als ‘Schoolbestuur’ en gezamenlijk als ‘Schoolbesturen’

4. Jeugdhulpaanbieders3 waarmee de gemeente een contractuele relatie heeft en die betrokken zijn bij het verlenen van jeugdhulp aan jeugdigen;

hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ of ‘Schoolbestuur’ of ‘Schoolbesturen’ en gezamenlijk, inclusief

Gemeenten en SWV, te noemen ‘Partijen’,

de volgende overwegingen in aanmerking nemende:

• Gemeenten hebben de plicht om jeugdhulp en ondersteuning te bieden aan jeugdigen en hun ouders die dit nodig hebben. Op grond van de Leerplichtwet hebben de gemeenten de wettelijke taak om toe te zien op de naleving van de wet zodat het recht op onderwijs voor elk kind gewaarborgd is;

• Schoolbesturen hebben de verantwoordelijkheid om het onderwijs zo in te richten dat leerlingen een ononderbroken ontwikkelingsproces kunnen doorlopen. Het onderwijs wordt afgestemd op de voortgang in de ontwikkeling van een leerling;

• Er zijn leerlingen die in en buiten het onderwijs extra ondersteuning nodig hebben in het belang van een gezonde ontwikkeling. Er kan dan ook de inzet van jeugdhulp, leerplicht en/of jeugdgezondheidszorg nodig zijn;

• In het Thuiszitterspact4 zijn afspraken gemaakt over het reduceren van het aantal thuiszitters, in het kader van een sluitende regionale thuiszittersaanpak;

• Samenwerking tussen onderwijs, gemeente, jeugdhulp en ouders is nodig om de juiste begeleiding te kunnen geven aan de jeugdige en de hulp op de school, in de vrije tijd en/of in de thuissituatie goed op elkaar af te stemmen;

• Betrokkenheid van ouders en jeugdigen is essentieel in die samenwerking en hun toestemming is ook meestal nodig voor het delen van persoonsgegevens. Ouders/Jeugdigen worden daarom actief betrokken in het overleg tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp;

• Onderwijs, gemeente en jeugdhulp5 kunnen alleen effectief samenwerken als er ook persoonsgegevens van de jeugdige kunnen worden gedeeld;

• Zowel onderwijs, gemeente als jeugdhulp hebben te maken met al dan niet domeinspecifieke regelgeving rond privacy en dienen te allen tijde binnen de kaders van de AVG6 te blijven;

• In de samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp gaat het ook om uitwisseling van bijzondere persoonsgegevens waaraan de UAVG7 bijzondere eisen stelt;

• In de praktijk blijkt dat vaak niet helder is bij direct betrokkenen en professionals in zowel onderwijs, leerplicht als jeugdhulp of en hoe persoonsgegevens mogen worden uitgewisseld;

3 Deze aanbieders worden partij bij het Convenant zodra zij deel gaan uitmaken van het Casusoverleg en het ‘Toetredingsformulier aangesloten partij’ als opgenomen in Bijlage 1 hebben ondertekend en dit formulier ter kennis is gebracht aan de deelnemers van het Casusoverleg.

4 De ministeries OCW, VWS en V&J, de PO-raad, de VO-raad en de VNG hebben in 2016 een Thuiszitterspact gesloten.

5 Onder ‘onderwijs’ wordt zowel de school als het samenwerkingsverband verstaan; onder ‘gemeente’ vallen de toeleiding naar jeugdhulp en de leerplichtfunctie; onder jeugdhulp vallen de wijkteams, het CJG en de (overige) jeugdhulpaanbieders.

6 Algemene Verordening Gegevensbescherming.

7 Uitvoeringswet AVG.

• Voor schoolbesturen en samenwerkingsverbanden is het niet doenlijk om hierover met elke jeugdhulpaanbieder en gemeente afzonderlijk afspraken te maken in een privacy- convenant en dit geldt omgekeerd ook voor elke gemeente en jeugdhulpaanbieder;

• Met dit Convenant maken partijen afspraken over uitwisseling van (bijzondere) persoonsgegevens tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp waardoor in de regio Maassluis, Vlaardingen en Schiedam eenduidigheid ontstaat over de privacy-afspraken in de samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp;

• Het Convenant sluit aan op de wettelijke plicht van gemeenten om in het kader van het plan als bedoeld in artikel 2.2 van de Jeugdwet op overeenstemming gericht overleg te voeren met het samenwerkingsverband8 en op de wettelijke plicht van het samenwerkingsverband om op overeenstemming gericht overleg te voeren over het Ondersteuningsplan met de gemeente9;

• Het Convenant is één van de instrumenten dat wordt ingezet in het kader van het Thuiszitterspact, waarin is afgesproken om in elke regio een sluitende thuiszittersaanpak te realiseren;

• Dit convenant verder wordt aangehaald als ‘het Convenant’.

verklaren te zijn overeengekomen in het kader van het Op Overeenstemming Gericht Overleg (OOGO)10 als bedoeld in artikel 18a lid 9 WPO, artikel 17a lid 9WVO en artikel 2.2 lid 3 Jeugdwet:

Artikel 1. Definities

In dit Convenant en de daarbij behorende bijlagen wordt verstaan onder:

1.1. Absoluut verzuim: het schoolverzuim van de jeugdige, tussen 5 en 18 jaar, die niet staat ingeschreven bij een school of onderwijsinstelling en waarop geen vrijstelling op basis van de Leerplichtwet 1969 van toepassing is;

1.2. Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Partijen zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken;

1.3. AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

1.4. Betrokkene: het kind of de jeugdige waarop de samenwerking onderwijs-gemeente- jeugdhulp zich richt en die in dit Convenant wordt gedefinieerd als ‘jeugdige’; met de minderjarige jeugdige wordt ook de wettelijke vertegenwoordiger, zijnde de ouder of de voogd bedoeld, die de rechten van de betrokkene uitoefenen;

1.5. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG en artikel 22 lid 1 Uitvoeringswet AVG);

8 Artikel 2.2 lid 3 Jeugdwet bepaalt dat het plan, voor zover het de afstemming van en effectieve samenwerking met het onderwijs betreft, pas wordt vastgesteld nadat over het concept van het plan op overeenstemming gericht overleg heeft plaatsgevonden met het samenwerkingsverband.

9 Artikel 18a lid 9 WPO en artikel 17a lid 9 WVO.

10 Het Convenant kan als onderdeel van het zgn. OOGO-overleg over het Ondersteuningsplan van het samenwerkingsverband worden getekend.

1.6. Casusoverleg11: het multidisciplinair overleg tussen school en/of samenwerkingsverband, de jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s), de gemeente en jeugdhulp over individuele jeugdige(n) die zowel op school als in de vrije tijd en/of in de thuissituatie (extra) begeleiding en hulp c.q. behandeling nodig hebben, gericht op een integrale aanpak;

1.7. Casusregie: het uitvoeren van procesregie bij samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp, gericht op een integrale aanpak ten behoeve van een of meer jeugdigen;

1.8. Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch één der partijen;

1.9. Gemeente: de gemeente als partij bij het op overeenstemming gericht overleg met het samenwerkingsverband over het plan als bedoeld in artikel 2.2 van de Jeugdwet en het ondersteuningsplan als bedoeld in artikel 18a van de WPO en artikel 17a van de WVO, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders;

1.10 Jeugdhulp: alle vormen van eerstelijns en tweedelijns (gespecialiseerde) vormen van jeugdhulp als bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet, (waaronder ook jeugdreclassering en jeugdbescherming);

1.11 Jeugdige: de jeugdige die is ingeschreven bij een school voor primair of voortgezet (speciaal) onderwijs of niet is ingeschreven bij een school maar wel leerplichtig of kwalificatieplichtig is;

1.12 Leerplichtambtenaar: de ambtenaar van de gemeente(n) die partij is/zijn bij het Convenant en aangesteld is als ambtenaar belast met de uitvoering en handhaving namens de gemeente(n) van de Leerplichtwet12;

1.13 Onderwijszorg-arrangement: ondersteuning van de jeugdige vanuit een integrale hulpverlenings- en ondersteuningsaanpak door jeugdhulp en onderwijs, resulterend in een integraal aanbod van onderwijs en zorg;

1.14 Xxxxx(s): ouder(s) die belast is/zijn met het ouderlijk gezag;

1.15 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG);

1.16 Relatief verzuim:

- het ongeoorloofd verzuim van de leerplichtige of kwalificatieplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven maar minimaal zestien uur in vier weken verzuimt;13

- het vermoedelijk ongeoorloofd verzuim van de leerplichtige of kwalificatieplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven en die vaak voorkomend en/of zorgwekkend (ziekte)verzuim vertoont14 ;

1.17 Thuiszitter: de leerplichtige jeugdige tussen vijf en zestien jaar of een jeugdige van zestien of zeventien jaar waarop de kwalificatieplicht van toepassing is en waarbij sprake is van absoluut of relatief schoolverzuim;

1.18 Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel

11 Het casusoverleg kan plaatsvinden op meerdere niveaus (school en/of SWV) en met wisselende deelnemers en naar gelang de problematiek van de jongere.

12 De gemeente Vlaardingen – team Leerrecht - voert als centrumgemeente namens de gemeenten de leerplichttaken uit.

13 Voor het delen van persoonsgegevens door scholen aan leerplicht over ongeoorloofd verzuim geldt een wettelijke grondslag en hebben scholen een meldplicht. Dit geldt niet voor het geoorloofd verzuim in het kader van de M@ZL-aanpak; daarvoor geldt de grondslag algemeen belang (preventieve aanpak ter voorkoming van langdurige uitval).

14 Bij vaak voorkomend en zorgwekkend (ziekte) verzuim bestaat het risico van schooluitval. Bij ziekteverzuim zal eerst de Jeugdarts nader onderzoek moeten doen voordat een leerling door de school wordt aangemeld in het Casusoverleg.

van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG);

1.19 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 lid 8 AVG);

1.20 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Artikel 2. Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken

Partijen zijn Afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verstrekken aan elkaar in het kader van dit Convenant15.

Artikel 3. Doel Verwerking persoonsgegevens

3.1. Het verwerken van persoonsgegevens van jeugdigen door partijen vindt plaats met als doel het borgen van het recht op onderwijs van de jeugdige, het versterken van de zorg voor en de begeleiding van de individuele jeugdige door samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp.

Meer specifiek draagt de verwerking van persoonsgegevens tussen partijen bij aan:

a. het realiseren van een ononderbroken ontwikkelingsproces voor de (thuiszittende) jeugdige;

b. het vinden van een passende plek in het onderwijs en/of de jeugdhulp voor de jeugdige;

c. het voorkomen dan wel opheffen van ernstige stagnatie in de leer-, psychosociale- en sociaal emotionele ontwikkeling van de jeugdige;

d. het voorkomen dan wel opheffen van ernstige fysieke- en/of psychische gezondheidsproblemen bij de jeugdige;

e. het voorkomen of oplossen van complexe multi-problematiek, problematiek waarbij de jeugdige te maken heeft met meerdere problemen die op meer dan één leefgebied spelen;

f. het voorkomen van (verder) crimineel en/of overlast gevend gedrag of verder afglijden van de jeugdige naar strafbaar gedrag; en

g. het mogelijk maken van samenwerking tussen partijen met het oog op de hierboven geformuleerde doeleinden.

3.2. Om het onder artikel 3.1 geformuleerde doel te bereiken verwerken partijen gezamenlijk de strikt noodzakelijke persoonsgegevens in het kader van het Casusoverleg.

3.3. Partijen verwerken de persoonsgegevens die zij in het kader van de samenwerking onder dit Convenant hebben verkregen niet voor andere (neven)doeleinden dan de doelen omschreven in artikel 3.1.

3.4. Bij het Verwerken van persoonsgegevens in het Casusoverleg worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:

a. Alleen die instanties die rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdige nemen deel aan het overleg (kan per fase en soort overleg verschillen);

15 Het is ook mogelijk dat partijen speciaal voor het Casusoverleg een gezamenlijk (digitaal) informatieverwerkingssysteem inrichten (gezamenlijk doel en middelen). In dat geval zijn ze Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijke en dienen nadere afspraken te worden gemaakt over de gegevensverwerking, gegevensbeheer en contactpersonen. Uitgangspunt is dat elke partij zijn eigen gegevensverwerking heeft op basis van de eigen professionele relatie met de jongere (als cliënt of leerling). In het Casusoverleg is sprake van het delen van de eigen gegevens met andere partners met inachtneming van de bepalingen uit het Convenant.

b. De jeugdige vanaf 12 jaar16 en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de jeugdige tot 16 jaar worden uitgenodigd om deel te nemen aan het Casusoverleg17;

c. Er is sprake van een strikte doelbinding door alleen persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn voor het tussen partijen overeengekomen doel in de samenwerking (zie Bijlage 3 Checklist inrichting Casusoverleg);

d. Als het doel van de verwerking van persoonsgegevens wijzigt, of, de casus gaat door naar een volgende fase, wordt als eerste opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden;

e. Een partij die in een bepaalde fase persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden;

f. Een partij die bij de behandeling van een casus kennisneemt van persoonsgegevens afkomstig van een andere partij mag deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de partij die de gegevens heeft ingebracht, dit afzonderlijk accordeert;

g. Naast toetreding door een jeugdhulpaanbieder in het Casusoverleg middels het ondertekenen van het toetredingsformulier (Zie Bijlage 1) is het mogelijk dat derden18 op verzoek van de deelnemers aan het Casusoverleg incidenteel participeren in, dan wel informatie verschaffen aan het Casusoverleg.

Artikel 4 Grondslagen voor het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens tussen partijen (onder meer ten behoeve van het Casusoverleg19)

4.1. Gemeente

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente waaronder het inbrengen van persoonsgegevens in het Casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde noodzakelijk in het algemeen belang c.q. voor de uitoefening van een openbaar gezagstaak.

De gemeente heeft in de Leerplichtwet de wettelijke taak om toe te zien op de naleving van de Leerplichtwet. Daartoe heeft de leerplichtambtenaar (artikel 16 Leerplichtwet) overleg nodig met de school, de ouders en (bij dreigend langdurig verzuim en bij absoluut verzuim) met het samenwerkingsverband om tot een aanpak te komen gericht op terugkeer naar het onderwijs.

Verder heeft de gemeente in het kader van decentralisatie sociaal domein onder andere de regie over de jeugdhulp gekregen, neergelegd in de Jeugdwet.

In artikel 2.7 Jeugdwet is geregeld dat de gemeente voor het treffen van een individuele voorziening zo nodig in overleg treedt met het schoolbestuur waar de jeugdige schoolgaand

16 Op basis van artikel 12 VN-verdrag inzake de rechten van het kind dienen kinderen gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan (hoorrecht). Vanaf 12 jaar oefent de jongere samen met de ouders de privacy-rechten uit en vanaf 16 jaar zelfstandig.

17 De school kan met toestemming van de ouders en jeugdige vanaf 12 jaar een hulpvraag indienen bij het Samenwerkingsverband, de gezinsspecialist en/of de jeugdhulpverpleegkundige van het CJG. De hulpvraag kan in een Vooroverleg Ondersteuningsteam (VOT) worden besproken. Betrokkenen worden dan niet uitgenodigd voor het overleg maar ontvangen een terugkoppeling van hetgeen is besproken.

Wanneer het nodig is om de leerling in een Ondersteuningsteam (OT) te bespreken, worden de ouders en jeugdigen vanaf 12 jaar uitgenodigd om deel te nemen. Ook kunnen andere relevante ketenpartners, zoals leerplichtambtenaar en jeugdhulpverlener worden uitgenodigd voor het OT.

18 Te denken valt aan instanties zoals Jeugdbescherming, Jeugdreclassering en politie. Gegevensdeling zal door hen moeten plaatsvinden met inachtneming van de voor deze instanties geldende privacy-bepalingen.

19 Alle partijen in het Casusoverleg kunnen casussen en daarmee ook persoonsgegevens inbrengen. Partijen kunnen hierover regionaal of lokaal concrete (maatwerk)afspraken maken. Omdat alle partijen persoonsgegevens kunnen inbrengen wordt in dit artikel voor elke partij afzonderlijk de grondslag voor het uitwisselen van persoonsgegevens geformuleerd.

is. Uitwisseling van persoonsgegevens kan in dit geval worden gebaseerd op artikel 6 lid 1 sub c AVG (het voldoen aan een wettelijke verplichting); in het kader van bijvoorbeeld ‘zorg in school’-arrangementen kunnen dus op deze grond persoonsgegevens worden uitgewisseld.

4.2. Samenwerkingsverband

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband in het Casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang.

Het algemeen belang is ermee gediend dat elke jeugdige een passende plek ontvangt gericht op het voorkomen of opheffen van leer-, psychosociale- en sociaal-emotionele

ontwikkelings-, ernstige fysieke- en/of psychische gezondheidsproblemen of complexe multi- problematiek al dan niet met overlast gevend gedrag; zie artikel 3 waarin deze doelen van de samenwerking tussen partijen zijn geformuleerd.

Samenwerkingsverbanden hebben een wettelijke taak om een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen te realiseren, gericht op het ononderbroken ontwikkelingsproces van de jeugdige. Hiertoe behoort ook het bevorderen van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs van jeugdigen die een onderwijszorg- arrangement nodig hebben en al dan niet thuiszitten. Samenwerkingsverbanden zijn verantwoordelijk voor een dekkend aanbod aan ondersteuningsvoorzieningen en ondersteunen de aangesloten schoolbesturen bij het nakomen van de zorgplicht en daarmee bij het vinden van een passende onderwijsplek voor de jeugdige.

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband ten behoeve van de aangesloten schoolbesturen is gelegen in de nakoming van de wettelijke verplichtingen uit artikel 18a lid 2,6 en 13 WPO en artikel 17a lid 2, 6 en 14 WVO, bij het realiseren van een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen van de aangesloten schoolbesturen.

4.3. Schoolbestuur

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens van jeugdigen die extra ondersteuning behoeven en/of waar een onderwijszorg-arrangement op van toepassing is, in een multidisciplinair Casusoverleg met partijen buiten de school is gelegen in het nakomen van de wettelijke taak als geregeld in artikel 8 lid 4 WPO en artikel 17b lid 1 WVO20. De persoonsgegevens van de leerling worden opgeslagen in het leerlingdossier van de school: leerlingenadministratie en het leerlingenvolgsysteem. Ook gegevens omtrent verzuim en begeleidingsplannen worden daarin vastgelegd.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens aan het samenwerkingsverband is gelegen in de wettelijke taak van het schoolbestuur om voor de leerling een zo passend mogelijke onderwijsplek te vinden waarbij het noodzakelijk kan zijn om hierbij het samenwerkingsverband in te schakelen. Het samenwerkingsverband ondersteunt de aangesloten schoolbesturen bij het zoeken naar een zo passend mogelijke plek in het onderwijs. Het gaat dan om leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte en om leerlingen die (langdurig) thuiszitten of dreigen thuis te komen zitten. Deze activiteiten kunnen op basis van artikel 18a lid 13 en artikel 17a lid 14 WVO bestaan uit:

- de beoordeling van de toelaatbaarheid van de jeugdige tot een speciale voorziening21,

20 In deze artikelen wordt geregeld dat het schoolbestuur zo nodig in overleg treedt met gemeente en zorginstellingen voor leerlingen die extra ondersteuning behoeven.

21 Dit kan zowel speciaal basisonderwijs, speciaal onderwijs of voortgezet speciaal onderwijs zijn als een tijdelijke, bovenschoolse voorziening.

- de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de jeugdige, of

- de toewijzing van een ondersteuningsarrangement aan de jeugdige.

Het verstrekken van persoonsgegevens van jeugdigen aan het samenwerkingsverband voor één van bovengenoemde doelen is gebaseerd op artikel 18a lid 13 WPO en artikel 17a lid 14 WVO.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens door het schoolbestuur aan de gemeente, via een melding bij het digitale verzuimloket van DUO, in het kader van relatief verzuim is gelegen in artikel 21a Leerplichtwet. De grondslag voor het inbrengen van persoonsgegevens van overig relatief verzuim22 in het Casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang. Het algemeen belang bestaat uit het bevorderen van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs van de leerling die thuiszit, in het kader van de wettelijke zorgplicht van het schoolbestuur om voor elke ingeschreven leerling een passende plek te vinden op de eigen dan wel een andere school.

4.4. Jeugdhulpaanbieder

Jeugdhulpaanbieders (de organisatie) verwerken persoonsgegevens op basis van een overeenkomst met de cliënt of op basis van algemeen belang. De van toepassing zijnde professionele standaard23 en de (daaruit voortkomende) geheimhoudingsplicht voor de (jeugd)hulpverlener, brengt met zich mee dat voor het delen van persoonsgegevens van cliënten met derden toestemming nodig is van de cliënt. Het beroepsgeheim van een jeugdhulpverlener (de professional) kan alleen worden doorbroken met toestemming van de cliënt. In artikel 7.3.11 Jeugdwet is geregeld dat de jeugdhulpverlener met toestemming van betrokkene informatie uit het dossier aan derden kan verstrekken.

Deze toestemming wordt schriftelijk vastgelegd in het Toestemmingsformulier, zie Bijlage 5. Het Toestemmingsformulier wordt bij de start van het Casusoverleg overlegd door de jeugdhulpverlener of door (de wettelijk vertegenwoordiger van) betrokkene zelf. De jeugdhulpverlener overlegt vooraf met betrokkene welke informatie wordt gedeeld met de andere partijen in het Casusoverleg.

4.5. Ouders

Ouders hebben veel kennis over de jeugdige en zijn ervaringsdeskundige. Hun kennis en ervaring is onmisbaar in het Casusoverleg. Het is aan ouders om zelf te bepalen welke informatie over de gezinssituatie en over de jeugdige, bijvoorbeeld onderzoeken door (medisch) specialisten, wordt gedeeld met de school; dit kan gaan om handicaps/beperkingen of andere gezondheidsinformatie. Hetzelfde geldt voor informatie over de gezinssituatie die een impact kan hebben op de gezondheid van de jeugdige en de mogelijkheden voor begeleiding en/of behandeling. Niet alleen de ouders worden uitgenodigd maar ook de jeugdige wordt gehoord (in het kader van de hoorplicht op basis van internationale verdragen24); ouders en minderjarigen tussen 12 en 16 jaar oefenen hun privacy-rechten gezamenlijk uit, vanaf 16 jaar oefent de minderjarige de privacy-rechten zelfstandig uit.

22 Het is van groot belang dat scholen actief beleid voeren om schoolverzuim terug te dringen door vaak voorkomend verzuim niet alleen goed te registreren maar hierop ook beleidsmatig te sturen. Het delen van geoorloofd (langdurig) verzuim met leerplicht in het casusoverleg is wettelijk niet verplicht maar wel van belang om gezamenlijk in het kader van een preventieve aanpak langdurig ongeoorloofd verzuim te voorkomen.

23 De professionele standaard bestaat uit geldende wet- en regelgeving, richtlijnen, kwaliteitsstandaarden en beroepscode.

24 Het recht van kinderen om gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan is vastgelegd in artikel 12 van het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.

Artikel 5. Verwerking en uitwisseling type persoonsgegevens

0.0.Xx het kader van de samenwerking in dit Convenant worden door partijen ten hoogste de volgende persoonsgegevens ten behoeve van het Casusoverleg (en het daarin op te stellen plan van aanpak) aan elkaar verstrekt:

a. voor en achternaam, geboortedatum adres en woonplaats van betrokkene;

b. het burgerservice nummer van betrokkene25;

b. naam van de laatst bekende school waar betrokkene onderwijs volgt of heeft gevolgd;

c. onderwijsgegevens van de jeugdige (onderwijsbelemmeringen en onderwijsbehoefte, extra ondersteuningsbegeleiding van school en/of samenwerkingsverband etc.);

d. gezondheidsgegevens van de jeugdige;

e. gegevens over de gezinssamenstelling en de gezinsomstandigheden;

f. gegevens over verzuim van de jeugdige;

g. interventies die door de gemeente en/of jeugdhulpaanbieder ten aanzien van betrokkene in het kader van de Methodische Aanpak Schoolverzuim (MAS) zijn of worden ingezet;

h. interventies die door de school en het samenwerkingsverband ten aanzien van betrokkene zijn of worden ingezet, gericht op terugkeer naar de eigen of een andere school binnen het samenwerkingsverband.

5.2.Bij de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit Convenant, houden partijen zich aan de wettelijke kaders van de voor iedere Partij toepasselijke wet- en regelgeving. 5.3.Persoonsgegevens worden slechts ingebracht indien dit noodzakelijk is voor het bereiken

van de doelen zoals verwoord in artikel 3, passend bij een goede vervulling van ieders eigen taak, en de goede uitvoering van de samenwerking in het Casusoverleg.

5.4.Ten aanzien van de ondersteuning die de jeugdige in de thuissituatie wordt geboden zullen partijen zich zoveel mogelijk beperken tot het geven van zgn. buitenkant-informatie26.

5.5.Partijen verwerken persoonsgegevens voor de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden enkel in de informatiesystemen van de eigen organisatie27 en borgen dat het beveiligingsbeleid voldoet aan de AVG-eisen (zie Bijlage 2).

5.6.Partijen beëindigen de gegevensverwerking ten aanzien van het Casusoverleg indien:

- ten aanzien van de jeugdige het onderwijszorg-arrangement beëindigd is;

- uit de gegevens van de school blijkt dat de jeugdige die thuis zat, na terugkeer in het onderwijs gedurende een jaar feitelijk en onafgebroken28 aan dit onderwijs deelneemt;

- de jeugdige niet langer zijn woon- of verblijfplaats heeft in een gemeente die partij is bij dit Convenant noch is ingeschreven bij één van de schoolbesturen die partij zijn bij dit Convenant;

- de jeugdige is overleden.

5.7.Onverminderd het bepaalde in dit artikel, kan een Partij persoonsgegevens verstrekken aan een andere partij (waaronder een aangesloten partij die het Toetredingsformulier in Bijlage 1 heeft ondertekend) in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3 voor zover deze uitwisseling noodzakelijk is voor deze Partij bij:

a. het uitvoering geven aan interventies en acties die in het Casusoverleg zijn afgesproken;

b. het voeren van de Casusregie op het plan van aanpak als dat in het Casusoverleg is afgesproken;

c. het toebedelen van de casus aan een specifieke partij ten behoeve van verdere afhandeling, zoals het aanbrengen van de casus bij een andere overlegtafel.

25 Samenwerkingsverbanden mogen op dit moment nog geen BSN registeren. Tussen gemeente en school is uitwisseling van BSN wel mogelijk.

26 Deze informatie geeft niet aan wat de ondersteuning precies inhoudt maar wel dat er ondersteuning in de thuissituatie plaats vindt.

27 Dit kan anders zijn als een gezamenlijk (digitaal) informatiesysteem is ingericht en partijen Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijke zijn.

28 Onder “onafgebroken” wordt hier verstaan dat de leerling minder dan 4 (ziekte)verzuimdagen in 12 weken heeft of minder dan 7 aaneengesloten schooldagen afwezig is geweest (M@ZL-criteria).

De grondslag conform de AVG voor het verstrekken van persoonsgegevens als hierboven verwoord, wordt ontleend aan de eigen taak en/of de taak van de partij die de activiteiten onder a t/m c uitvoert.

Artikel 6. Verwerking (bijzondere) persoonsgegevens en geheimhouding

Indien voor het inbrengen en/of verstrekken van (bijzondere) persoonsgegevens zoals bedoeld in de artikel 5 toestemming nodig is voor het doorbreken van geheimhoudingsbepalingen zoals bijvoorbeeld verwoord in de Wgbo (artikel 7:457 BW), Jeugdwet (artikel 7.3.11) en artikel 88 Wet Big, de beroepscode voor de jeugd- en gezinsprofessional (artikel J), beroepscode NIP artikel 71 t/m 87 (psycholoog), of beroepscode NVO artikel 11 (pedagoog), de Reclasseringsregeling 1995 artikel 37, dan:

a. wordt deze gevraagd op het moment dat duidelijk is dat het inbrengen of verstrekken noodzakelijk is ten behoeve van het Casusoverleg;

b. worden deze persoonsgegevens uitsluitend verstrekt voor zover hiervoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger;

c. legt de Partij die de toestemming heeft verkregen deze schriftelijk vast en informeert betrokkene dat hij zijn toestemming altijd weer kan intrekken;

d. draagt de Partij die toestemming heeft verkregen bij intrekking van die toestemming er zorg voor dat er geen verdere verstrekkingen meer plaats vinden;

e. maakt elke Partij een eigen afweging conform de voor hem geldende professionele standaard, indien toestemming niet verkregen wordt en hij ervan overtuigd is dat zich hier een conflict van plichten voordoet, of goed hulpverlenerschap het verstrekken van persoonsgegevens verlangt (zie Bijlage 6 Afwegingskader delen informatie zonder toestemming).

Artikel 7 Dataminimalisatie

7.1 Partijen verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk met het oog op de door Partijen in artikel 3 van dit Convenant gezamenlijk geformuleerde doeleinden.

7.2 In het Casusoverleg verwerken Partijen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van een integraal plan van aanpak c.q. onderwijszorg- arrangement.

7.3 Enkel de afgevaardigden van Partijen in het Casusoverleg hebben toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van het Casusoverleg. Binnen de eigen organisatie hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens van betrokkene voor zover dat nodig is ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 3 van dit Convenant geformuleerde doeleinden.

Artikel 8 Kwaliteit

Partijen dragen er zorg voor dat de persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn. De Partij die persoonsgegevens ten behoeve van het Casusoverleg verstrekt, blijft verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en nauwkeurigheid van die persoonsgegevens.

Artikel 9 Bewaren en Vernietigen

9.1 Elke Partij is zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens uit het Casusoverleg in relatie tot de eigen acties en afspraken uit het Casusoverleg, uit hoofde van de eigen professionele/wettelijke verantwoordelijkheid jegens betrokkene29.

29 Voor de school betekent dit dat gegevens uit het Casusoverleg terug zijn te vinden in het leerlingdossier van de leerling, voor zover nodig voor het onderwijsproces. De jeugdhulpverlener zal afspraken en acties voor de eigen client vastleggen in het cliëntdossier. De

9.2 De persoonsgegevens die betrekking hebben op het Casusoverleg worden door elke Partij afzonderlijk bewaard, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen van elke Partij afzonderlijk.

Artikel 10 Beveiliging

10.1 Partijen dragen zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, een en ander zoals omschreven in Bijlage 2. Die maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend, maatregelen met betrekking tot de toegang tot persoonsgegevens, alsook het gebruik van beveiligde verbindingen voor de verstrekking van persoonsgegevens.

10.2 Wanneer persoonsgegevens aan andere partijen worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequaat beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens. Indien daarbij gebruik wordt gemaakt van elektronische gegevensuitwisseling gebeurt dit door middel van versleuteling van de persoonsgegevens en gebruik making van meer-factorauthenticatie30.

10.3 Indien Partijen gebruik maken van een gezamenlijk informatiesysteem draagt de partij die dit systeem beheert en uitvoert31 zorg voor de adequate beveiliging van persoonsgegevens die worden verwerkt in dit systeem. De Verwerkersverantwoordelijken sluiten hiervoor een Verwerkersovereenkomst met de Verwerker.

Artikel 11 Geheimhouding

11.1 Een ieder die op grond van dit Convenant kennis neemt van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet- en regelgeving of de van toepassing zijnde professionele standaard bekendmaking noodzakelijk maakt.

11.2 Partijen dragen er zorg voor dat iedere medewerker die in de uitvoering van het Convenant of dit Convenant in aanraking komt met persoonsgegevens geheimhouding van die gegevens waarborgt.

11.3 Wettelijke geheimhoudingsplichten zijn onverminderd van toepassing op eenieder die Bijzondere persoonsgegevens in het kader van de eigen taakuitoefening ontvangt.

11.4 De Partijen in dit Convenant mogen de persoonsgegevens afkomstig van organisaties die aan een geheimhoudingsplicht als onder meer bedoeld in de Wet Geneeskundige behandelovereenkomst (artikel 7:457 BW), Reclasseringsregeling 1995, Jeugdwet of Wet Maatschappelijke Ondersteuning zijn gebonden, slechts verwerken voor het specifieke doel van de casus waarvoor deze zijn verstrekt. De persoonsgegevens mogen alleen verder worden verwerkt door de ontvangende Partijen met toestemming van de verstrekkende organisatie en indien het doel van de verdere verwerking verenigbaar is met dit doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de persoonsgegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende partijen, is niet toegestaan.

11.5 Wanneer de grond voor het verstrekken van de persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming van betrokkene als bedoeld artikel 6 lid 1 onder a AVG en/of artikel 9 lid 2 onder a AVG en betrokkene trekt deze toestemming in, laat de verstrekkende Partij dit aan de ontvangende Partij weten, waarbij ook de toestemming voor Verwerking en

verdere Verwerking voor de ontvangende Partij vervalt32.

leerplichtambtenaar legt de afspraken en acties die betrekking hebben op de wettelijke taak om toe te zien op de naleving van de Leerplichtwet vast in het Jeugd Volg Systeem (JVS).

30 Meer-factorauthenticatie is een vorm van (toegangs-)beveiliging waarbij de gebruiker zich met een combinatie van minimaal twee verschillende typen authenticatiefactoren moet authentiseren om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het wachtwoord van het bestand niet via dezelfde pc wordt verstuurd maar via een ander device wordt verzonden, bijvoorbeeld middels een sms-bericht door middel van een mobiele telefoon.

31 Eén van de partijen van die dit Convenant kan het gezamenlijke informatiesysteem beheren en uitvoeren.

32 Tot het moment van intrekken van de toestemming is sprake van een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 12 Informatieverstrekking aan betrokkenen

12.1. Vóór het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de samenwerking wordt betrokkene door de verstrekkende Partij, dan wel de Partij die de Casusregie voert, geïnformeerd33 over het voornemen diens persoonsgegevens te verwerken in het kader van samenwerking ten behoeve van het Casusoverleg in dit Convenant.

12.2 Deze informerende Partij maakt het tijdstip waarop en de wijze van informeren kenbaar aan de overige bij een Casus betrokken partijen.

12.3 Alle deelnemende Partijen zorgen op hun eigen website voor vermelding van deelname aan het Casusoverleg, met vermelding van contactgegevens van het aanspreekpunt (initiatiefnemer, regisseur) en voor een verwijzing naar dit Convenant.

12.4 De initiatiefnemer of regisseur van het Casusoverleg nodigt de betrokkene (jongere vanaf 12 jaar en de ouder(s) als wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige jeugdige tot 16 jaar) uit tot deelname aan het Casusoverleg.

12.5 De onder artikel 12.1 bedoelde informatieverstrekking bevat ten minste de volgende informatie:

a. De doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens in het Casusoverleg zoals beschreven in artikel 3;

b. De Partijen die deelnemen aan het Casusoverleg;

c. De termijn waarvoor de persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard zoals omschreven onder artikel 9, dan wel de criteria voor het bepalen van die termijn;

d. De rechten van betrokkene met betrekking tot de Verwerking van diens persoonsgegevens zoals geformuleerd onder artikel 13;

e. Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, dat betrokkene het recht heeft deze te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens die heeft plaatsgevonden vóór intrekking van de toestemming;

f. Dat betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens onder dit Convenant bij de deelnemers van het Casusoverleg en bij de Autoriteit persoonsgegevens;

g. Nadere uitleg indien de persoonsgegevens moeten worden verstrekt of verder verwerkt op grond van een wettelijke of contractuele verplichting;

h. Nadere uitleg indien betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken;

i. De contactgegevens van de Partij bij wie de betrokkene terecht kan voor meer informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens, dan wel waar hij zijn rechten geldend kan maken.

Artikel 13 Rechten van de Betrokkenen

13.1 Iedere betrokkene34, en de wettelijk vertegenwoordiger van de betrokkene jonger dan 16 jaar, heeft conform de artikelen 15 tot en met 21 van de AVG:

a. Het recht zich schriftelijk tot een Partij35 te wenden met het verzoek tot inzage in de persoonsgegevens die worden verwerkt en op hem betrekking hebben;

b. Het recht van rectificatie, beperking of bezwaar;

c. Het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;

33 De betrokkene dient te weten wie welke informatie over het kind deelt en registreert. Zie Bijlage 3 Checklist Inrichting Casusoverleg. In het Convenant wordt ervan uitgegaan dat ouders en/of jeugdige zelf ook deel uitmaken van het Casusoverleg.

34 Tot 12 jaar wordt dit recht uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene. Tussen 12 en 16 jaar geldt dit recht voor betrokkene en wettelijk vertegenwoordiger allebei en vanaf 16 jaar door betrokkene zelf. De onderwijswetgeving (artikel 11 WPO) geeft de wettelijk vertegenwoordiger van de leerling die nog niet meerderjarig (18 jaar) is, recht op informatie over de vordering van de leerling.

35 Zie ook Bijlage 3 Checklist inrichting Casusoverleg. Het is gewenst dat ouders een aanspreekpunt hebben voor het Casusoverleg (initiatiefnemer, regisseur) waartoe ze zich kunnen wenden.

d. Het recht op overdracht van zijn gegevens (dataportabiliteit36);

e. Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

13.2 De partij die een verzoek als bedoeld in 13.1 heeft ontvangen zal dit verzoek met de andere Partijen in het Casusoverleg opnemen en bespreken. Verzoeker zal binnen een maand worden geïnformeerd over de uitvoering van een verzoek. Indien een verzoek wordt afgewezen wordt dit schriftelijk en duidelijk gemotiveerd kenbaar gemaakt37.

13.3 Indien betrokkene jonger is dan 12 jaar heeft hij het recht om gehoord te worden door een of meer deelnemers uit het Casusoverleg als het gaat om de ondersteuning, begeleiding of behandeling die nodig is38. Jeugdigen vanaf 12 jaar hebben het recht om zelf, naast hun ouders, te participeren in het Casusoverleg.

Artikel 14 Verstrekking aan derden

14.1 Persoonsgegevens die in het kader van dit Convenant worden verwerkt, worden niet verstrekt aan anderen dan deelnemers aan het Casusoverleg. Indien verstrekking aan derden nodig is om de doeleinden van artikel 3 van dit Convenant te bereiken wordt hiervoor toestemming gevraagd van betrokkene.

14.2 Indien een verstrekking van persoonsgegevens aan derden plaatsvindt, is dat een individuele afweging van elke Partij op grond van zijn eigen wet- en regelgeving. Alleen de Partij die de persoonsgegevens heeft ingebracht in het Casusoverleg is gerechtigd hierover een beslissing te nemen.

14.3 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden vindt zo veel mogelijk plaats via pseudonimisering of anonimisering tenzij voor het doel van de verstrekking het nodig is dat sprake is van tot een individu te herleiden persoon.

Artikel 15 Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming

15.1 Partijen registeren hun verwerkingen van persoonsgegevens onder dit Convenant in een eigen register van verwerkingsactiviteiten.

15.2 De Functionarissen Gegevensbescherming van de afzonderlijke Partijen hebben recht op inzage tot de Verwerkingen en register van Verwerkingen, alsook inzage in enige andere informatie, voor zover dit noodzakelijk is voor diens toezichthoudende werkzaamheden.

15.3 De Functionarissen Gegevensbescherming van elke Partij houden toezicht op de naleving van de eigen Partij op de verplichtingen in dit Convenant en zijn bevoegd ter zake advies uit te brengen dan wel onregelmatigheden in de gegevensverwerking te rapporteren aan de afgevaardigde van de eigen Partij in het Casusoverleg.

Artikel 16 Aansprakelijkheid

16.1 Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Convenant en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Convenant gemaakte afspraken.

16.2 Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van betrokkenen, of derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de

36 Dit recht geldt niet als de grondslag voor de verwerking het algemeen belang is. Er moet sprake zijn van specifieke toestemming of een overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens.

37 Alleen bij uitzondering kan inzage worden geweigerd. Artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG bevat een aantal uitzonderingsgronden (openbare veiligheid, voorkomen strafbare feiten, bescherming rechten en vrijheden van anderen). De partij tot wie het verzoek is gericht moet argumenten geven voor de weigering en laten zien dat een zorgvuldige afweging van betrokken belangen is gemaakt.

38 Het recht van kinderen om gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan is vastgelegd in artikel 12 van het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.

aangesproken Partij in de nakoming van het bepaalde in dit Convenant en de bijbehorende Bijlagen39.

16.3 Wanneer meerdere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerker bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, en verantwoordelijk zijn voor schade die door die Verwerking is veroorzaakt, wordt elke Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker voor de gehele schade aansprakelijk gehouden teneinde te garanderen dat de schade van betrokkene daadwerkelijk wordt vergoed.

16.4 Een Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door Verwerking is veroorzaakt wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.

16.5 Onverminderd het gestelde in lid 4 kan iedere Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker die de volledige vergoeding heeft betaald vervolgens bij de andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers die bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, het deel van de schadevergoeding verhalen dat overeenkomt met hun deel van de aansprakelijkheid voor de schade. Een Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker kan door andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers worden vrijgesteld van onderlinge betaling van schadevergoeding indien hij bewijst dat hij op geen enkele

wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.

Artikel 17 Wijzigingen

17.1 De bepalingen in dit Convenant kunnen door de Partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd.

17.2 Wijziging van het Convenant vergt het opnieuw ondertekenen door Partijen van het gewijzigde Convenant.

Artikel 18 Toetreding

18.1 Toetreding van een derde tot dit Convenant kan enkel wanneer Partijen in het Casusoverleg vooraf overeenstemming hebben bereikt over toetreding van de betreffende organisatie.

18.2 De derde kan als Partij toetreden tot het Convenant middels het ondertekenen van het Toetredingsformulier als bedoeld in Bijlage 1.

18.3 De Partij die een ondertekend Toetredingsformulier van een toetredende derde heeft ontvangen informeert hierover de overige deelnemers van het Casusoverleg. De toetreding wordt schriftelijk vastgelegd in het verslag van het Casusoverleg.

Artikel 19 Duur, opzegging, beëindiging

19.1 Dit Convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door Partijen en wordt tenminste aangegaan voor een periode van twee jaar, waarna het Convenant automatisch iedere keer met een periode van één jaar wordt verlengd, behoudens schriftelijke opzegging door Partijen.

19.2 Verplichtingen die naar hun aard hiertoe zijn bestemd blijven ook na beëindiging van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding en de beveiliging van persoonsgegevens.

19.3 Dit Convenant komt van rechtswege te vervallen op het moment dat de verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit Convenant geregeld is in wetgeving. Alsdan is die betreffende wet- en regelgeving van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.

39 Indien een hulpverlener een beroepsfout maakt waar schade uit voortvloeit is in principe de werkgever hiervoor verantwoordelijk (werkgeversaansprakelijkheid). In dit Convenant wordt daarom niet de individuele hulpverlener aansprakelijk gesteld maar diens werkgever die Partij is bij dit Convenant.

Artikel 20 Monitoring, toezicht, audit, wetenschappelijk onderzoek en evaluatie

20.1 In het kader van een opdracht tot uitvoering van een wetenschappelijk onderzoek

zijn Partijen gezamenlijk opdrachtgever en worden de specifieke bepalingen uit wet- en regelgeving alsmede de interne voor Partijen geldende voorschriften voor wetenschappelijk onderzoek van Partijen in acht genomen.

20.2 Partijen zullen dit Convenant twee jaar na inwerkingtreding evalueren.

Artikel 21 Toepasselijk recht

21.1 Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1: Toetredingsformulier Jeugdhulpaanbieder als aangesloten partij tot Convenant

(de toetredende partij stuurt dit ondertekende formulier aan de gemeente waarmee een contractuele relatie wordt onderhouden en/of aan de initiatiefnemer(s) van het Casusoverleg)

{NAAM ORGANISATIE}, statutair gevestigd te { PLAATS }en kantoorhoudend aan { ADRES }hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door {NAAM }. {FUNCTIE }, hierna te noemen “aanbieder”

overwegende dat:

• Aanbieder door de gemeenten Maassluis, Vlaardingen of Schiedam (of door de jeugdige/ouders via een persoonsgebonden budget) is gecontracteerd als jeugdhulpaanbieder en in dat kader betrokken is bij de hulpverlening aan jeugdigen als bedoeld in het Privacy Convenant Onderwijs-Gemeenten-Jeugdhulp waar de gemeenten Maassluis, Vlaardingen of Schiedam partij is (hierna te noemen “het Convenant”);

• Aanbieder gevraagd is deel te nemen aan Xxxxxxxxxxxx over een of meer jeugdigen in het kader van de samenwerking Onderwijs-Jeugdhulp;

• De gemeente heeft verzocht om toetreding van ondergetekende aan het Convenant zodra aanbieder samenwerkt met onderwijs ten aanzien van een of meer jeugdigen die hulp en ondersteuning nodig hebben en daarbij persoonsgegevens uitwisselt;

• Deelname aan het Convenant gelet op de maatschappelijke taak die aanbieder zichzelf in het kader van de jeugdhulpproblematiek toedicht en gelet op de verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid van ondergetekende een bijdrage levert aan de doelstelling zoals geformuleerd in artikel 3 van het Convenant;

• Aanbieder door de gemeenten Maassluis, Vlaardingen of Schiedam of het Casusoverleg een exemplaar van het getekende Convenant heeft ontvangen;

verklaart daartoe het volgende:

• Ondergetekende onderschrijft de in het Convenant geformuleerde doelstellingen, verplicht zich de bepalingen in het Convenant te zullen naleven met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en professionele standaard en verklaart zich in dit kader bereid met partijen samen te werken in het Casusoverleg.

Aldus ondertekend te { PLAATS }op { DATUM }

{NAAM ORGANISATIE}

{NAAM TEKENINGSBEVOEGDE FUNCTIONARIS }

Bijlage 2: Beveiligingsbeleid persoonsgegevens

Partijen dienen een beleid op te stellen dat toeziet op de bescherming van persoonsgegevens. Hiervoor kan aansluiting worden gezocht bij het informatiebeveiligingsbeleid, doch daar dient dan expliciet aandacht te worden besteed aan de technische en organisatorische maatregelen ten behoeve van de bescherming van persoonsgegevens.

Zie de site van de Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie hierover: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx

Gemeenten volgen hierbij de vanaf 1 januari 2020 verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Schoolbesturen en samenwerkingsverbanden volgen hierbij de Aanpak IBP van Kennisnet.

Er zijn kwaliteitsnormen opgesteld voor de toepassing van beveiliging van persoonsgegevens. Een algemene kwaliteitsnorm is de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017.

Voor de zorgsector is een afzonderlijke kwaliteitsnorm van toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat voor de informatiebeveiliging in de zorg uit van: XXX-0000 xx XXX 7513.

Bijlage 3 Checklist Inrichting Casusoverleg

Hieronder volgen een aantal aandachtspunten bij de inrichting van het multidisciplinaire Casusoverleg:

1. Deelnemers

- welke functionarissen van welke organisatie zijn de deelnemers aan het overleg?

- functioneert het casusoverleg op schoolniveau, wijkniveau of niveau SWV?

2. Doelstelling

- wat is het doel van het Casusoverleg? Is doelstelling vastgelegd in gezamenlijk document? (bv bewerkstelligen terugkeer naar school bij thuiszitters, organiseren van passende begeleiding en jeugdhulp in school en/of thuissituatie)

- wat is de doelgroep: is dat de definitie van jeugdige conform definitie in het Convenant of anders of breder?

- beschikt het Casusoverleg ook over doorzettingsmacht, dat wil zeggen het bepalen van een passend ondersteuningsaanbod (jeugdhulp/onderwijs)?

3. Procesregisseur en werkwijze

- wie is initiatiefnemer, regisseur?

- wie bewaakt de opvolging van acties/is casusregisseur?

- wie is aanspreekpunt voor ouders/jeugdigen voor wat betreft gegevensverwerking?

4. Ouders/jongeren

- worden ouders/jeugdigen vooraf betrokken bij het casusoverleg, door uitleg over doel, de mogelijke deelnemers, en de privacy-rechten?

- worden ouders/jeugdigen uitgenodigd voor het overleg en ontvangen zij verslagen?

- is de schriftelijke toestemming van ouders/jeugdigen voor het delen van bijzondere persoonsgegevens goed geregeld (zie Bijlage 5, Toestemmingsformulier)

5. Beheer persoonsgegevens

- beheert de deelnemer die een behandelrelatie heeft met betrokkene zelf persoonsgegevens gerelateerd aan het casusoverleg?

- worden er verslagen van het Casusoverleg gemaakt? Worden daar namen of pseudoniemen in genoemd? Xxx wordt verslag op beveiligde manier gedeeld?

6. Fasen van verwerking persoonsgegevens

- persoonsgegevens worden in elke fase verwerkt, maar verschillen ook per fase.

Per fase moet worden afgesproken welke persoonsgegevens daarvoor nodig zijn; voor het opstellen van ‘1 kind, 1 plan’ zullen meer persoonsgegevens nodig zijn om uit te wisselen dan voor de fase van monitoring. Uitgangspunt is dat niet meer persoonsgegevens worden gedeeld dan strikt nodig voor het afgesproken doel.

Fasen:

- Intake/aanmelding

- wie meldt aan en beslist welke partij(en) nodig zijn?

- is aanmelden mondeling of schriftelijk?

- beoordeling (bepalen eerste beeld en verrijken informatie uit intake)

- is betrokkene bij andere deelnemers bekend? Wat weten we van deze jeugdige?

- welke aanvullende info moeten we bij wie opvragen?

- ouders/jeugdige uitnodigen en ‘uitvragen’

- 1 kind, 1 plan opstellen

- samen met ouders/jeugdige gezamenlijk plan opstellen

- concrete, haalbare doelen opstellen voor jeugdige/ouders/school/jeugdhulp

- concrete acties benoemen (interventies, behandelstappen etc.)

- monitoring plan van aanpak

- vanuit casusoverleg volgt een casusregisseur de opvolging van het plan van aanpak

- tussentijds rapporteren aan casusoverleg over voortgang uitvoering

- indien nodig plan van aanpak aanpassen

- periodiek met ouders/jeugdige voortgang bespreken en acties eventueel aanpassen

- evaluatie plan van xxxxxx

- na afloop van onderwijszorg-arrangement/uitvoering plan evalueren met ouders/jeugdige of doelen zijn bereikt en welke resultaten zijn geboekt

- tot 6 maanden na afloop plan/arrangement leerling blijven volgen vanuit casusoverleg en terugkoppeling vanuit school.

- afsluiting persoonsdossier.

BIJLAGE 4 VOLMACHT SCHOOLBESTUUR

(briefpapier volmachtgever)

VOLMACHT

Het bestuur van {NAAM SCHOOLBESTUUR }

Hierna te noemen: volmachtgever

heeft kennis genomen van het opgestelde Privacy convenant samenwerking onderwijs-jeugdhulp dat op 29 september 2021 zal worden ondertekend in het Op Overeenstemming Gericht Overleg (OOGO) tussen het Samenwerkingsverband Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X(X)X / Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx, Maassluis, onderwijs dat past en de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam.

Volmachtgever verklaart

• in te stemmen met het opgestelde Privacy convenant samenwerking onderwijs-gemeenten - jeugdhulp;

• in de eigen schoolorganisatie dit Privacy convenant toe te passen en ervoor zorg te dragen dat eigen professionals bekend zijn met de afspraken uit het Convenant;

• hierbij de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X(X)X / Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx, Maassluis, onderwijs dat past volmacht te geven om namens volmachtgever in het OOGO besluiten te nemen over het Convenant en het Convenant te ondertekenen.

Namens volmachtgever,

{NAAM }

{ FUNCTIE }

{ DATUM }

(handtekening)

Bijlage 5 Toestemmingsformulier informatie-uitwisseling in (multidisciplinair) Casusoverleg1

Voor het uitwisselen van (bijzondere) persoonsgegevens tussen jeugdhulp, gemeente en het onderwijs is toestemming van de ouders en/of jeugdige nodig wanneer er voor de uitwisseling van persoonsgegevens geen andere wettelijke grondslag is voor het verwerken van persoonsgegevens (bijv. wettelijke taak, algemeen belang of uitvoering van een overeenkomst). Dit geldt ook voor het verstrekken van gezondheidsgegevens door ouders en/of jeugdige zelf aan deelnemers van het Casusoverleg. Daarvoor dient dit formulier2.

Jeugdige en/of ouders worden tijdig geïnformeerd over de datum en tijd van een (multidisciplinair) Casusoverleg en worden hiervoor uitgenodigd. Xxxx is dat ouders en/of jeugdige zoveel als mogelijk aanwezig zijn bij de besprekingen, vanwege hun eigen rol in de zorg en begeleiding van de jeugdige. Voorafgaand aan de start van het Casusoverleg verstrekken (één van) de deelnemende partijen of de ouders/jeugdige zelf dit toestemmingsformulier.

In het kader van het versterken van de zorg voor en de begeleiding van

{NAAM LEERLING }

{GEBOORTEDATUM }

geven xxxxx(s) en/of jeugdige toestemming voor het bespreken van de ondersteuningsbehoeften en hulpvragen van de leerling door de school en partners uit de hulpverlening.

Doel van het gesprek is om samen te bepalen wat er nodig is om

{ BESCHRIJF HIER WAT NODIG IS }

De partners waarmee het gesprek wordt gevoerd zijn:

☐De leerkracht / mentor van de leerling

☐De intern begeleider / zorgcoördinator van de school

☐De schoolleider

☐De jeugdarts / jeugdverpleegkundige

☐De gezinsspecialist

☐De orthopedagoog of psycholoog van de school / het samenwerkingsverband

☐De casusregisseur van het wijkteam

☐De leerplichtambtenaar

☐Medewerker van zorgaanbieder

☐Xxxxxx, { NAMELIJK }

De soorten gegevens dit zullen worden uitgewisseld zijn:

☐NAW-gegevens

☐Schoolprestatie gegevens

☐Verzuimgegevens

☐Gezondheidsgegevens

☐Xxxxxx, { NAMELIJK }

1 Dit toestemmingsformulier is gebaseerd op het toestemmingsformulier uit de Handreiking Gegevensuitwisseling, NJI, 2019.

2 Het geven van toestemming is vrij. U hebt ook het recht op inzage en correctie van de gegevens die worden geregistreerd van uw kind.

De toestemming zoals vastgelegd in dit formulier is geldig voor de duur van het ondersteuningstraject van de jeugdige. Gegeven toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken. De uitwisseling van informatie tot op het moment van intrekking is rechtmatig.

Indien er een nieuw vraagstuk wordt besproken, een andere externe partner wordt betrokken of er noodzaak ontstaat tot het uitwisselen van andere gegevens dan in dit toestemmingsformulier vermeld, dan wordt hiervoor apart toestemming aan u gevraagd.

{ DATUM }

{ PLAATS }

{ NAAM 1E GEZAGDRAGENDE OUDER/VOOGD }

(handtekening)

{ NAAM 2E GEZAGDRAGENDE OUDER/VOOGD }

(handtekening)

{ NAAM LEERLING } (vanaf 16 jaar): …………………………………………………………………

(handtekening)

Vanaf 16 jaar is jeugdige bevoegd zelf te beslissen en is de handtekening van ouders niet meer nodig. Wel is betrokkenheid van ouders wenselijk i.v.m. hun verantwoordelijkheid voor de opvoeding en gezondheid van de jeugdige.

Tussen 12 en 16 jaar is kennisneming van de opvatting van de leerling belangrijk, toestemming is vereist voor hulpverleners die een behandelrelatie met de jeugdige hebben.

Bijlage 6 Afwegingskader delen van informatie zonder toestemming jeugdige/ouders

Beroepsgeheim

Naast algemene privacyregels die een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens bewaken, hebben alle professionals die hulp, behandeling, zorg of ondersteuning bieden aan jeugdigen en/of zijn ouders, een beroepsgeheim. Doel van dit beroepsgeheim is de drempel tot de hulp zo laag mogelijk te maken, zodat iedereen zich vrij voelt om zich met zijn zorgen en problemen tot de hulpverlening te wenden.

Xxxx van het beroepsgeheim is dat de professional toestemming van betrokkene nodig heeft om informatie over hem met anderen te delen. Het beroepsgeheim dwingt hulpverleners om open over hun zorg met betrokkene te spreken en hen te vertellen waarom ze het delen van informatie met anderen nodig is. Dit sluit ook aan bij de doelstelling van de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning, namelijk het benutten van de eigen kracht van burgers en de burger zoveel mogelijk de eigen regie laten houder over zijn leven en over de hulp die hij al dan niet krijgt. Niet praten over de cliënt maar met de cliënt.

Het beroepsgeheim ontstaat door de aard van de relatie met de cliënt, ongeacht bij wie de professional in dienst is of wat de functienaam van de professional is. De hulpverlener die op enigerlei wijze hulp, begeleiding of ondersteuning biedt, heeft door het type relatie met de cliënt, een beroepsgeheim.

Het beroepsgeheim van medische hulpverleners is vastgelegd in artikel 88 Wet BIG en artikel 7:457 BW (Wgbo). Het beroepsgeheim van jeugdhulpverleners staat in artikel 7.3.11 Jeugdwet. Alle andere hulpverleners die begeleiding, hulp of ondersteuning bieden, vallen onder het zgn. algemene beroepsgeheim. Dit algemene beroepsgeheim wordt afgeleid uit de algemene privacy bepalingen van artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Dit laatste artikel bepaalt dat het door hulpverleners openbaar maken van een geheim van een cliënt onder voorwaarden strafbaar is. Vaak hebben beroepsverenigingen hun beroepsgeheim nader uitgewerkt in een beroepscode.

Toestemming

De professional mag informatie die valt onder het beroepsgeheim alleen delen met anderen als dit noodzakelijk is en hij daarvoor toestemming heeft van de cliënt. De wet stelt geen eisen aan de vorm van de toestemming. Geadviseerd wordt om voor de toestemming het toestemmingsformulier in bijlage 5 te gebruiken.

Aan wie moet toestemming worden gevraagd?

De Wgbo en de Jeugdwet geven duidelijke leeftijdsgrenzen voor het vragen van toestemming. Is de jeugdige nog geen 12 jaar, dan moet de toestemming worden gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige. Is de jeugdige 12 jaar of ouder, dan moet aan hem zelf toestemming worden gevraagd voor het verstrekken van zijn gegevens aan anderen. Indien de informatie ook betrekking heeft op zijn ouders of over de gezinssituatie is ook toestemming nodig van de ouders.

Indien sprake is van gescheiden ouders die beiden gezaghebbend zijn, dan is toestemming nodig van beide gezaghebbende ouder. Echter, als professional mag je er in de regel van uitgaan dat de gezaghebbende ouder die toestemming geeft voor de verstrekking van gegevens, dat in- of expliciet mede doet uit naam van de andere gezaghebbende ouder.

Op deze regel gelden drie uitzonderingen. Je hebt ook toestemming van de andere gezaghebbende ouder nodig als de gegevens die je wilt verstrekken:

- ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor het kind en/of voor de gezag hebbende ouder(s);

- (ook) gaan over de andere gezaghebbende ouder of juist deze gezaghebbende ouder raken;

- gevoelig liggen bij de andere gezaghebbende ouder en er daarom redenen zijn om te veronderstellen dat hij/zij het niet met deze verstrekking eens zou kunnen zijn.

Wanneer een van de twee gezaghebbende ouders geen toestemming verleent, weegt de wil van de weigeraar het zwaarst. De professional moet dan handelen alsof er geen toestemming is verleend.

Verstrekken van informatie zonder toestemming

Het beroepsgeheim is niet absoluut. Ook als de hulpverlener geen toestemming kan vragen of als hij geen toestemming krijgt voor het verstrekken van informatie, kan het vanwege zwaarwegende belangen van de jeugdigen en/of zijn ouders, noodzakelijk zijn om toch informatie uit te wisselen. De professional maakt een eigen afweging, conform de voor hem geldende professionele standaard, of zich een conflict van plichten voordoet of goed hulpverlenerschap het verstrekken van persoonsgegevens verlangt (artikel 6 aanhef en onder e van het Convenant).

Is het verstrekken van informatie over de cliënt of het gezin noodzakelijk in verband met de veiligheid van de cliënt of een ander, dan kan sprake zijn van een conflict van plichten. De hulpverlener zit dan als het ware in de knel omdat twee plichten met elkaar botsen: de plicht om te zwijgen omdat er geen toestemming is én de plicht om iemand de hulp te bieden die hij dringend nodig heeft. In zo’n situatie kan de plicht om hulp te bieden, door informatie te delen met een ander, het zwaarst wegen.

Afwegingskader

Het beantwoorden van de volgende vragen, leidt tot een zorgvuldige besluitvorming:

1. Welk zwaarwegend (vitaal) belang van de cliënt of van een ander wil ik behartigen door de gegevens te verstrekken?

2. Kan dit belang ook worden behartigd zonder dat ik gegevens verstrek?

3. Is het, gelet op de veiligheid van alle betrokkenen, echt niet mogelijk en verantwoord om in gesprek te gaan en om toestemming te vragen en zo ja: heb ik me voldoende ingespannen om deze toestemming te krijgen?

4. Weegt de veiligheid van de cliënt of een ander; of de noodzaak om hem anderszins te beschermen of hulp te bieden, op tegen het belang dat de cliënt heeft bij geheimhouding?

5. Als ik besluit te spreken: aan wie moet ik dan welke informatie geven om de situatie van de cliënt of een ander daadwerkelijk te verbeteren?

Een besluit om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken, dient zorgvuldig te worden vastgelegd zodat duidelijk is waarom het niet mogelijk was om toestemming te vragen of te krijgen, welke afweging er is gemaakt, wie hierover is geraadpleegd, aan wie de gegevens zijn verstrekt, welke gegevens zijn verstrekt en of de cliënt is geïnformeerd over het verstrekken van de gegevens.

ALGEMENE TOELICHTING

Inleiding

Voor de ontwikkeling van jeugdigen is het van belang dat zij goed onderwijs krijgen aangeboden en waar nodig de juiste ondersteuning krijgen. Onderwijs is vaak ‘vindplaats’ en ook steeds vaker de plaats waar hulp wordt geboden. De school is bij uitstek de plek waar professionals signaleren dat er mogelijk belemmeringen in de ontwikkeling zijn, door ontwikkelings- of gezinsproblemen. Een nauwe samenwerking tussen onderwijs en jeugdhulp is nodig om jeugdigen, zo tijdig mogelijk, de juiste hulp en ondersteuning te bieden op school, in de vrije tijd en in de thuisomgeving.

In 2016 hebben de Ministeries van OCW en VWS het zogenaamde Thuiszitterspact gesloten met de PO-Raad, de VO-Raad, het Ministerie van Justitie en Veiligheid en VNG om het aantal thuiszitters omlaag te brengen. De ambitie was dat in 2020 geen enkel kind langer dan drie maanden thuis zou zitten zonder passend aanbod van onderwijs en/of zorg. Het terugdringen van het aantal thuiszitters is niet alleen een zaak van het onderwijs. Thuiszitten is een gevolg van problemen die vaak ook een andere achtergrond hebben zoals psychische problemen of problematiek in de thuissituatie. Er bestaat dan ook behoefte aan overleggen waar de verbinding wordt gelegd tussen onderwijs, zorg, veiligheid en leerplicht. De rol van de leerplichtambtenaar verschuift van een repressieve (handhavende) taak naar een rol in het voortraject. De invoering van de Methodische Aanpak Schoolverzuim (MAS) heeft hieraan bijgedragen, waarbij meerdere partijen in een integrale aanpak het verzuim proberen te verminderen.

Met dit Convenant worden afspraken vastgelegd tussen gemeenten, jeugdhulpaanbieders, samenwerkingsverbanden en schoolbesturen over het verwerken van persoonsgegevens van jeugdigen (en eventueel hun ouders) in de samenwerking tussen deze partijen. Het Convenant zet wettelijke bepalingen niet opzij, er kunnen dus geen zaken in het Convenant geregeld worden die wettelijk niet zijn toegestaan.

De doelgroep van dit convenant wordt gevormd door:

• jeugdigen die onderwijs volgen en jeugdhulp ontvangen;

• jeugdigen die onderwijs ontvangen en waarvan vermoedens bestaan dat jeugdhulp wellicht wenselijk is voor henzelf of in het gezin;

• jeugdigen die onderwijs dienen te volgen maar ‘thuiszitten’ en jeugdhulp

ontvangen of waar jeugdhulpvragen aan de orde zijn.

Dit Convenant heeft tevens tot doel een betere samenwerking tussen onderwijs en jeugdhulp tot stand te brengen.

Wettelijke kaders

Grondrecht op privacy

In artikel 8 van het Europese Verdrag van de Rechten van de Mens (EVRM) is bepaald dat iedereen recht heeft op respect voor zijn of haar privéleven, familie- en gezinsleven, woning en correspondentie. Ingevolge het tweede lid van dit artikel is geen inmenging van enig openbaar gezag toegestaan in de uitoefening van dit recht, dan voor zover bij wet voorzien en indien voldaan is aan een aantal voorwaarden zoals opgesomd in het tweede lid van dit artikel. Ook in nationale wetgeving (artikel 10 van de Grondwet) is bepaald dat een ieder recht heeft op eerbiediging van zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Het grondrecht op privacy strekt zich ook uit tot de bescherming van persoonsgegevens. Zo wordt in artikel 8 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie bepaald dat een ieder recht heeft op bescherming van de hem of haar betreffende persoonsgegevens en in het tweede lid dat deze gegevens eerlijk verwerkt moeten worden.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG heeft de oude Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen. In de AVG staan de rechten en plichten genoemd met betrekking tot privacy. De AVG heeft rechtstreekse werking. In de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) zijn de bepalingen uit de AVG nader uitgewerkt.

Naast de AVG en de UAVG zijn er ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens de zogenoemde materiewetten van toepassing (zoals de onderwijswetgeving, Jeugdwet en de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst). De privacyregels die in deze materiewetten zijn opgenomen gaan voor op de regels in de AVG. Als er geen specifieke bepaling opgenomen is in de wet dan gelden de regels uit de AVG.

De centrale doelstelling van de uitwisseling van persoonsgegevens is het mogelijk maken van een ononderbroken ontwikkelingsproces van de jeugdige. Die doelstelling is zowel in het onderwijs als bij de leerplicht en in de jeugdhulp het gezamenlijke belang dat wordt nagestreefd. De AVG bepaalt daarbij dat er sprake moet zijn van voldoende wettelijke waarborgen zodat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Het Convenant benoemt een aantal belangrijke vuistregels die onderwijs, gemeenten en jeugdhulpaanbieders in acht moeten nemen om de persoonlijke levenssfeer van de jeugdige en zijn ouders waar mogelijk te beschermen, bijvoorbeeld door niet meer persoonsgegevens uit te wisselen dan nodig is voor het doel van de samenwerking.

TOELICHTING BIJ DE ARTIKELEN

Artikel 1. Definities

In dit artikel zijn de definities opgenomen die nadere uitleg behoeven. Enkele begrippen zijn anders omschreven dan in de materiewetten of zoals algemeen gebruikelijk is. Dit geldt bijvoorbeeld voor de begrippen ‘jeugdige’, ‘jeugdhulp’, ‘relatief verzuim’ en ‘thuiszitter’. Deze begripsomschrijvingen gelden dan ook uitsluitend voor dit Convenant.

In het Convenant staat de jeugdige centraal. Het begrip ‘jeugdige’ is gedefinieerd als: de jeugdige die is ingeschreven bij een school voor primair of voortgezet (speciaal) onderwijs of niet is ingeschreven bij een school maar wel leerplicht of kwalificatieplichtig is.

Artikel 2. Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken

De Verwerkingsverantwoordelijke is degene die ‘doel en middelen’ bepaalt voor de Verwerking. Met andere woorden, de Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt hoe en waarom er persoonsgegevens worden verwerkt. De Verwerkingsverantwoordelijke is de (rechts)persoon die letterlijk de verantwoordelijkheid heeft voor het naleven van de privacyregels (artikel 5 lid 2 AVG). Dat wil zeggen dat de Verwerkingsverantwoordelijke de beginselen zoals genoemd in artikel 5 lid 1 AVG moet naleven (rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, noodzakelijkheid, juistheid, integriteit en vertrouwelijkheid).

In de samenwerking tussen onderwijs – gemeente – jeugdhulp zijn de deelnemers aan het Casusoverleg (afzonderlijk) Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarover zij op grond van hun professionele relatie met de betrokkene kunnen beschikken en die zij in het Casusoverleg delen met de andere deelnemers.

Een Verwerking is elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder vallen: het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen van persoonsgegevens. Het uitwisselen van informatie over de jeugdige in het Casusoverleg valt dus onder het begrip ‘Verwerking’.

Artikel 3. Doel Verwerking persoonsgegevens

Volgens artikel 5 lid 1 sub a AVG mogen alleen persoonsgegevens worden verwerkt voor een

‘welbepaald’, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel (doelbinding). Het doel waarvoor gegevens worden uitgewisseld, bepaalt welk gebruik is toegestaan en welk gebruik niet. Er mogen bijvoorbeeld niet meer persoonsgegevens uitgewisseld worden dan nodig is voor een specifiek doel en persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het doel.

In het eerste lid van dit artikel is precies omschreven wat het doel van de Verwerking is, namelijk:

Het borgen van het recht op onderwijs van de jeugdige, het versterken van de zorg voor en de begeleiding van de individuele jeugdige door samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp. Alleen de strikt noodzakelijke gegevens in het kader van het Casusoverleg mogen worden verwerkt (lid 2). De persoonsgegevens mogen niet worden gebruikt voor een ander doel dan is omschreven in het eerste lid (lid 3).

In het vierde lid zijn de uitgangspunten van het verwerken van persoonsgegevens in het Casusoverleg opgenomen, zoals:

- alleen de instanties die betrokken zijn bij de jeugdige nemen deel aan het overleg;

- de jeugdige vanaf 12 jaar en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de jeugdige worden uitgenodigd voor het overleg (behalve bij het VOT);

- alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het overleg worden gedeeld.

Ouders / jeugdige

De rol van ouders in de samenwerking onderwijs, gemeente en jeugdhulp is evident. Als zij niet achter de aanpak staan of ontevreden zijn over de aanpak dan is een duurzame oplossing niet mogelijk. Ouders zijn niet alleen wettelijk vertegenwoordiger van hun kind maar ook ervaringsdeskundige. Ouders hebben soms al veel hulpverleningstrajecten doorlopen, en beschikken over veel kennis ten aanzien van de specifieke situatie van de jeugdige en de thuissituatie. In het Convenant wordt daarom als uitgangspunt genomen dat ouders die het ouderlijk gezag hebben altijd uitgenodigd worden voor deelname aan het Casusoverleg. Niet alleen de ouders worden uitgenodigd ook de jeugdige (vanaf 12 jaar) kunnen deelnemen aan het overleg. Jeugdigen vanaf 16 jaar oefenen hun rechten zelfstandig uit.

Casusoverleg

De samenwerking onderwijs, gemeente en jeugdhulp kent vele vormen en verschillende actoren. Het varieert van een gezinsspecialist op school, contact tussen een school en jeugdverpleegkundige van het CJG, overleg tussen school, samenwerkingsverband en leerplichtambtenaar over de aanpak van ongeoorloofd verzuim tot overleg tussen school en Jeugdbescherming, Jeugdreclassering en/of jeugdhulpaanbieder.3 In het Convenant hanteren we voor al deze uiteenlopende overleggen het

centrale begrip ‘Casusoverleg’. Het ‘Casusoverleg’ is het multidisciplinair overleg tussen, bijvoorbeeld school, samenwerkingsverband, leerplicht en jeugdhulpverlener waarin een of meer individueel (thuiszittende) leerlingen worden besproken.

Kenmerk is dat het overleg wordt gevoerd door iemand van de school met ouder(s)/leerling en één of meerdere partners van buiten het onderwijs. Het Casusoverleg vindt periodiek plaats in het Ondersteuningsteam (OT) maar kan ook buiten het OT plaatsvinden.

3 Deze opsomming is niet limitatief maar zijn voorbeelden van overlegvormen.

Ondersteuningsteam

Iedere school heeft een OT. Wanneer een school zorgen heeft over een leerling en gesprekken en afspraken van de school met de ouder(s)/leerling niet tot het gewenste resultaat leiden, kan de leerling besproken worden in het OT. Ouders en jeugdigen vanaf 12 jaar worden uitgenodigd voor het OT. Bij een gesprek in het OT zijn, naast de ouder(s)/jeugdige, de volgende disciplines aanwezig:

- vanuit de school: de zorgcoördinator (VO) of intern begeleider (Bao), mentor (VO) of leerkracht en directeur van de school (Bao);

- de onderwijsondersteuningsspecialist vanuit het Samenwerkingsverband;

- de gezinsspecialist die gekoppeld is aan de school.

Het Vooroverleg Ondersteuningsteam (VOT) vormt hierop een uitzondering. De school kan met toestemming van de ouder(s) en jeugdige vanaf 12 jaar een hulpvraag indienen bij het Samenwerkingsverband, de gezinsspecialist en/of jeugdverpleegkundige van het CJG. De hulpvraag kan in een VOT worden besproken. Betrokkenen worden dan niet uitgenodigd voor het overleg maar ontvangen een terugkoppeling van hetgeen is besproken. Wanneer het nodig is om de leerling in het Ondersteuningsteam (OT) te bespreken, worden de ouder(s) en jeugdige vanaf 12 jaar uitgenodigd om deel te nemen. Ook kunnen andere relevante ketenpartners, zoals de leerplichtambtenaar, jeugdverpleegkundige en jeugdhulpverlener worden uitgenodigd voor het OT.

Afstemming extra ondersteuning - jeugdhulp

In de onderwijswetgeving en de Jeugdwet zijn bepalingen opgenomen die betrekking hebben op de afstemming tussen partijen met betrekking tot jeugdigen die extra ondersteuning of jeugdhulp nodig hebben of ontvangen. In artikel 8 lid 4 van de Wet op het Primair onderwijs (Wpo) en artikel 17b lid 1 van de Wet op het voorgezet onderwijs (Wvo) is het volgende bepaald:

Ten aanzien van leerlingen die extra ondersteuning behoeven, is het onderwijs gericht op individuele begeleiding die is afgestemd op de behoeften van de leerling. Zo nodig treedt het bevoegd gezag daarbij in overleg met:

a. het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de leerling zijn woonplaats heeft als bedoeld in artikel 1.1. van de Jeugdwet,

b. een instantie die jeugdgezondheidszorg uitvoert als bedoeld in artikel 5 van de Wet publieke gezondheid,

c. een instantie die maatschappelijke ondersteuning biedt als bedoeld in artikel 1 eerste lid, onder g, 2, van de Wet maatschappelijke ondersteuning,

d. een zorgaanbieder als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder j, van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (lees: jeugdhulpaanbieder) of

e. een zorgaanbieder die geneeskundige geestelijke gezondheidszorg levert welke behoort tot de prestaties omschreven bij of krachten de Zorgverzekeringswet.

In artikel 2.7 lid 1 van de Jeugdwet is bepaald:

Het college treedt bij het treffen van een individuele voorziening zo nodig in overleg met het bevoegd gezag van een school als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het primair onderwijs, artikel 1 van de

Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 1 van de Wet op de expertisecentra of van een instelling als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wet educatie en beroepsonderwijs, waar de jeugdige schoolgaand is.

Artikel 4. Grondslagen voor het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens tussen partijen (onder meer ten behoeve van het Casusoverleg)

In dit artikel zijn de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens van de aan de samenwerking deelnemende partijen opgenomen.

De verwerking van persoonsgegevens is alleen mogelijk (en rechtmatig) als aan één van de voorwaarden wordt voldaan uit artikel 6 van de AVG. De AVG kent 6 grondslagen:

a. de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. Er moet sprake zijn van een vrije, specifieke en ondubbelzinnige wilsuiting;

b. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

c. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkersverantwoordelijke rust;

d. de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

e. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag die aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;

f. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dat die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

Partijen stellen ieder voor zich vast op grond van welke wettelijke grondslag zij persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in dit Convenant verwerken. Artikel 6 AVG geeft hiertoe verschillende mogelijkheden. Verwerking kan bijvoorbeeld rechtmatig zijn als wordt voldaan aan:

- het voldoen aan een wettelijke plicht die op een partij rust;

- het vervullen van een taak van algemeen belang;

- gegeven toestemming door de betrokkene.

De wetgever heeft voor bepaalde taken van gemeente, samenwerkingsverband en schoolbestuur een wettelijke grondslag gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens. In een aantal situaties is voor het vervullen van de wettelijke taak van een partij het zonder meer nodig om persoonsgegevens te verwerken. Een school is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om verzuimgegevens door te geven aan leerplicht. In situaties waarin dit niet evident uit de wettelijk taak voortvloeit, is gekozen voor de grondslag ‘algemeen belang’. Er is namelijk een groot publiek belang gemoeid met het voorkomen van schoolverzuim of het terugdringen van het aantal thuiszitters.

Jeugdzorghulpverleners dienen op grond van wetgeving een professionele standaard te hanteren (het geheel van normen en waarden in een vakgebied). De professionele standaard gebiedt geheimhouding van persoonsgegevens van de cliënt (vaak uitgewerkt in beroepscodes). Het beroepsgeheim kan alleen met toestemming van betrokkene verbroken worden. In uitzonderingsgevallen kan het beroepsgeheim worden verbroken (conflict van plichten).Zie Bijlage 6.

Wijkteam

De wijkteams voeren een wettelijke taak uit van de gemeente: toeleiding naar jeugdhulp. In artikel

2.7. Jeugdwet is geregeld dat de gemeente (lees: wijkteam) voor het treffen van een individuele voorziening zo nodig in overleg treden met het schoolbestuur. Bij verwerking van persoonsgegevens voor de toeleiding naar jeugdhulp is de grondslag ‘uitvoering van een taak in het algemeen belang’ van toepassing. In dit geval kan ‘toestemming’ niet als grondslag worden gebruikt vanwege de afhankelijke positie van de hulpvrager. De hulpvrager is namelijk afhankelijk van de gemeente voor zijn aanspraken op jeugdhulp. Hij zal zich daarom niet vrij voelen in het al dan niet geven van toestemming maar het geven van toestemming veeleer zien als een voorwaarde voor het behandelen van zijn aanvraag.

De vuistregel is dat voor de uitvoering van een wettelijke taak geen toestemming nodig is. De

grondslag in het kader van de AVG is dan artikel 6 lid 1 sub e “noodzakelijk voor de goede uitvoering van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag”. Toestemming vragen leidt dan eerder tot verwarring en misverstanden. En wat doe je als de betrokkene geen toestemming geeft? Het is beter om goed uit te leggen wat je doet en met welk doel.

Wanneer de wijkteammedewerker bij het Casusoverleg betrokken is als jeugdhulpaanbieder is de

grondslag ‘toestemming’ van toepassing voor het doorbreken van het beroepsgeheim. De verschillende rollen van het wijkteam kunnen in het Casusoverleg ‘door elkaar lopen’. Het is dan ook belangrijk dat aan de cliënt duidelijk wordt gemaakt vanuit welke rol de wijkteammedewerker deelneemt aan het Casusoverleg.

Artikel 5. Verwerking en uitwisseling van persoonsgegevens

In dit artikel zijn de kaders voor het uitwisselen van persoonsgegevens in het Casusoverleg neergelegd. In het eerste lid is bepaald welke gegevens ten hoogste mogen worden uitgewisseld.

Verder geldt dat:

- partijen zich aan de wettelijke kaders houden van de voor iedere partij toepasselijke wet- en regelgeving (lid 2);

- slechts persoonsgegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het doel zoals verwoord in artikel 3 en passend bij een goede vervulling van ieders eigen taak, en de goede uitvoering van de samenwerking (leden 3 en 7);

- partijen zich zoveel mogelijk beperken tot zgn. ‘buitenkantinformatie’ (lid 4);

- persoonsgegevens enkel in de informatiesystemen van de eigen organisatie worden verwerkt, en de organisaties borgen dat het beveiligingsbeleid voldoet aan de AVG- eisen (lid 5);

- de gegevensverwerking ten aanzien van het Casusoverleg wordt beëindigd indien dit niet meer noodzakelijk is (lid 6).

Buitenkantinformatie

Zoveel mogelijk wordt alleen ‘buitenkant-informatie’ uitgewisseld (vierde lid). Dit wordt ook wel ‘dat- informatie’ genoemd. De jeugdhulpverlener geeft dan bijvoorbeeld aan dat de jeugdige bij hem in behandeling is zonder te vermelden wat de inhoud van de behandeling is. Alleen als de jeugdige en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger expliciet toestemming verleent, kan ook ‘wat-informatie’ worden uitgewisseld (indien dit noodzakelijk is voor het doel).

Artikel 6. Verwerking (bijzondere) persoonsgegevens en geheimhouding

Beroepsgeheim

Naast algemene privacyregels die een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens bewaken, hebben alle professionals die hulp, behandeling, zorg of ondersteuning bieden aan jeugdigen en/of zijn ouders, een beroepsgeheim. Doel van dit beroepsgeheim is de drempel tot de hulp zo laag mogelijk te maken, zodat iedereen zich vrij voelt om zich met zijn zorgen en problemen tot de hulpverlening te wenden.

Xxxx van het beroepsgeheim is dat de professional toestemming van betrokkene nodig heeft om informatie over hem met anderen te delen. Het beroepsgeheim dwingt hulpverleners om open over hun zorg met betrokkene te spreken en hen te vertellen waarom ze het delen van informatie met anderen nodig is. Dit sluit ook aan bij de doelstelling van de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning, namelijk het benutten van de eigen kracht van burgers en de burger zoveel mogelijk de eigen regie laten houden over zijn leven en over de hulp die hij al dan niet krijgt. Niet praten over de cliënt maar met de cliënt.

Het beroepsgeheim ontstaat door de aard van de relatie met de cliënt, ongeacht bij wie de professional in dienst is of wat de functienaam van de professional is. De hulpverlener die op enigerlei wijze hulp, begeleiding of ondersteuning biedt, heeft door het type relatie met de cliënt, een beroepsgeheim.

Het beroepsgeheim van medische hulpverleners is vastgelegd in artikel 88 Wet BIG en artikel 7:457 BW (Wgbo). Het beroepsgeheim van jeugdhulpverleners staat in artikel 7.3.11 Jeugdwet. Alle andere hulpverleners die begeleiding, hulp of ondersteuning bieden, vallen onder het zgn. algemene beroepsgeheim. Dit algemene beroepsgeheim wordt afgeleid uit de algemene privacy bepalingen van artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Dit laatste artikel bepaalt dat het door hulpverleners openbaar maken van een geheim van een cliënt onder

voorwaarden strafbaar is. Vaak hebben beroepsverenigingen hun beroepsgeheim nader uitgewerkt in een beroepscode.

Toestemming

De professional mag informatie die valt onder het beroepsgeheim alleen delen met anderen als dit noodzakelijk is en hij daarvoor toestemming heeft van de cliënt. De wet stelt geen eisen aan de vorm van de toestemming. Geadviseerd wordt om voor de toestemming het toestemmingsformulier in Bijlage 5 te gebruiken.

Aan wie moet toestemming worden gevraagd?

• Jeugdigen jonger dan 12 jaar: wettelijk vertegenwoordiger

• Jeugdigen van 12 tot 16 jaar: jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger

• Jeugdigen vanaf 16 jaar: jeugdige. Indien de informatie ook betrekking heeft op zijn ouders of over de gezinssituatie is ook toestemming nodig van de ouders.

Indien sprake is van gescheiden ouders die beiden gezaghebbend zijn, dan is toestemming nodig van beide gezaghebbende ouder. Echter, als professional mag je er in de regel van uitgaan dat de gezaghebbende ouder die toestemming geeft voor de verstrekking van gegevens, dat in- of expliciet mede doet uit naam van de andere gezaghebbende ouder. Op deze regel gelden drie uitzonderingen. Je hebt ook toestemming van de andere gezaghebbende ouder nodig als de gegevens die je wilt verstrekken:

- ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor het kind en/of voor de gezag hebbende ouder(s);

- (ook) gaan over de andere gezaghebbende ouder of juist deze gezaghebbende ouder raken;

- gevoelig liggen bij de andere gezaghebbende ouder en er daarom redenen zijn om te veronderstellen dat hij/zij het niet met deze verstrekking eens zou kunnen zijn.

Wanneer een van de twee gezaghebbende ouders geen toestemming verleent, weegt de wil van de weigeraar het zwaarst. De professional moet dan handelen alsof er geen toestemming is verleend.

Verstrekken van informatie zonder toestemming

Het beroepsgeheim is niet absoluut. Ook als de hulpverlener geen toestemming kan vragen of als hij geen toestemming krijgt voor het verstrekken van informatie, kan het vanwege zwaarwegende belangen van de jeugdigen en/of zijn ouders, noodzakelijk zijn om toch informatie uit te wisselen. De professional maakt een eigen afweging, conform de voor hem geldende professionele standaard, of zich een conflict van plichten voordoet of goed hulpverlenerschap het verstrekken van persoonsgegevens verlangt (artikel 6 aanhef en onder e).

Is het verstrekken van informatie over de cliënt of het gezin noodzakelijk in verband met de veiligheid van de cliënt of een ander, dan kan sprake zijn van een conflict van plichten. De hulpverlener zit dan als het ware in de knel omdat twee plichten met elkaar botsen: de plicht om te

zwijgen omdat er geen toestemming is én de plicht om iemand de hulp te bieden die hij dringend nodig heeft. In zo’n situatie kan de plicht om hulp te bieden, door informatie te delen met een ander, het zwaarst wegen. Hierbij kan onderstaand Afwegingskader worden gehanteerd.

Afwegingskader

Het beantwoorden van de volgende vragen, leidt tot een zorgvuldige besluitvorming:

1. Welk zwaarwegend (vitaal) belang van de cliënt of van een ander wil ik behartigen door de gegevens te verstrekken?

2. Kan dit belang ook worden behartigd zonder dat ik gegevens verstrek?

3. Is het, gelet op de veiligheid van alle betrokkenen, echt niet mogelijk en verantwoord om in gesprek te gaan en om toestemming te vragen en zo ja: heb ik me voldoende ingespannen om deze toestemming te krijgen?

4. Weegt de veiligheid van de cliënt of een ander; of de noodzaak om hem anderszins te beschermen of hulp te bieden, op tegen het belang dat de cliënt heeft bij geheimhouding?

5. Als ik besluit te spreken: aan wie moet ik dan welke informatie geven om de situatie van de cliënt of een ander daadwerkelijk te verbeteren?

Een besluit om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken, dient zorgvuldig te worden vastgelegd zodat duidelijk is waarom het niet mogelijk was om toestemming te vragen of te krijgen, welke afweging er is gemaakt, wie hierover is geraadpleegd, aan wie de gegevens zijn verstrekt, welke gegevens zijn verstrekt en of de cliënt is geïnformeerd over het verstrekken van de gegevens. Zie ook bijlage 6.

Artikel 7. Dataminimalisatie

Een belangrijk beginsel van de AVG is dat bij het verwerken van persoonsgegevens niet meer gegevens mogen worden gebruikt dan nodig is om het doel waarvoor ze gebruikt zullen worden te bereiken. De AVG spreekt in artikel 5 lid 1 onder c over minimale gegevensverwerking (dataminimalisatie).

Dataminimalisatie houdt in de kern in dat niet meer persoonsgegevens dan nodig worden verwerkt. Gegevens die niet nodig zijn, mogen niet worden verwerkt. Dit principe komt ook terug in artikel 6 van de AVG. Elke grondslag, met uitzondering van ‘toestemming’, heeft als vereiste dat de

gegevensverwerking noodzakelijk moet zijn (bijv. noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang). Wanneer er meer gegevens dan voor die grondslag noodzakelijk worden verwerkt, is een aanvullende grondslag (toestemming) nodig.

Het beginsel van dataminimalisatie lijkt vanzelfsprekend; verwerk niet meer gegevens dan noodzakelijk. Tegelijkertijd kan dit in de praktijk complex zijn. Dataminimalisatie heeft namelijk niet alleen betrekking op gegevens die binnen de eigen organisatie worden verwerkt, maar ook op gegevens die van andere partijen worden ontvangen. Bij het ontvangen van gegevens van anderen in het Casusoverleg moet bijvoorbeeld steeds een beoordeling plaatsvinden of die gegevens mogen worden geregistreerd in het eigen dossier van de betrokkene.

Dit artikel geeft hiervoor een aantal aanknopingspunten:

1. partijen verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk met het oog op het in artikel 3 geformuleerde doel;

2. alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van een integraal plan van aanpak c.q. onderwijs-zorgarrangement;

3. alleen de afgevaardigden van partijen en de professionals binnen de eigen organisatie hebben toegang tot die persoonsgegevens zover dit nodig is ten behoeve van het doel zoals geformuleerd in artikel 3.

Artikel 8. Kwaliteit

De AVG bevat een algemene norm over de kwaliteit van gegevensverwerking. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt dan moeten zij voor het doel toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn.

Niet bovenmatig

Je mag niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor het doel zoals geformuleerd

in artikel 3. Zoveel mogelijk wordt ‘buitenkant-informatie’ uitgewisseld. Dit wordt ook wel ‘dat-

informatie’ genoemd. De jeugdhulpverlener geeft dan bijvoorbeeld aan dat de jeugdige bij hem in behandeling is zonder te vermelden wat de inhoud van de behandeling is. Alleen als de jeugdige

en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger expliciet toestemming verleent, kan ook ‘wat-informatie’

worden uitgewisseld (indien dit noodzakelijk is voor het doel).

Toereikend

Je mag niet te veel (niet bovenmatig) maar ook niet te weinig persoonsgegevens verwerken. Dat wil zeggen dat alle gegevens moeten worden verwerkt die voor het doel noodzakelijk zijn. Als er te weinig gegevens worden uitgewisseld, kan namelijk ten onrechte een onvolledig beeld van de betrokkene ontstaan.

Ter zake dienend

Alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel mogen worden verwerkt. De verwerkte persoonsgegevens moeten verder juist en nauwkeurig zijn.

Artikel 9. Bewaren en vernietigen

Elke partij van het Casusoverleg is zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens uit het Casusoverleg in relatie tot de eigen acties en afspraken.

De persoonsgegevens die betrekking hebben op het Casusoverleg worden door elke partij afzonderlijk bewaard, met in achtneming van de wettelijke bewaartermijn van elke partij afzonderlijk.

Het bewaren van persoonsgegevens is gebonden aan regels. Voor sommige typen persoonsgegevens gelden wettelijke termijnen. Welke (wettelijke) termijn geldt, hangt af van de wet waar de persoonsgegevens onder vallen. Voor de gemeentelijke toegangstaak zijn de bewaartermijnen opgenomen in de selectielijst 2020 van de Archiefwet.

Hieronder volgt een overzicht van de wettelijke bewaartermijnen die voor de partijen gelden.

Scholen

In verschillende onderwijswetten zijn specifieke regels opgenomen over het bewaren van persoonsgegevens. Hierbij is meestal per wet en per bewaartermijn een aparte afweging opgenomen waarom die informatie persé bewaard moet blijven. Een leerlingdossier bestaat onder meer uit informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling zoals uitslagen van toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingdossier administratieve gegevens zoals verzuim, in- en uitschrijvingsgegevens en gegevens van leerlingen en hun ouders die nodig zijn voor het berekenen van het formatiebudget.

In principe geldt voor leerlinggegevens een bewaartermijn van 2 jaar nadat de leerling de school verlaten heeft. Er zijn echter bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving die een langere termijn voorschrijven. Zo geldt bijvoorbeeld voor het primair- en voortgezet onderwijs dat gegevens over verzuim en in- en uitschrijvingen 5 jaar bewaard moeten blijven nadat de leerling is uitgeschreven. Ook de adviezen en beslissingen van de Permanente Commissie Leerlingenzorg zijn hiervan een voorbeeld. Deze gegevens over leerlingen die naar een school voor speciaal onderwijs zijn doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren

Er gelden onder andere (langere) wettelijke bewaartermijnen voor bijvoorbeeld:

• gegevens van een oud-leerling in de leerlingenadministratie: 5 jaar na vertrek;

• gegevens over verzuim en in- en uitschrijving: 5 jaar na vertrek;

• gegevens van een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is verwezen: 3 jaar na vertrek;

Samenwerkingsverband

Hoe het samenwerkingsverband moet omgaan met leerlingengegevens is vastgelegd in de wet. In artikel 18a lid 13 Wpo en artikel 17a lid 14 Wvo staat hierover het volgende:

Het samenwerkingsverband is bevoegd gegevens over gezondheid als bedoeld in artikel 4, onderdeel 15, van de AVG te verwerken met betrekking tot leerlingen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van taken, bedoeld in het zesde lid, onderdelen b tot en met d.

Verderop staat: Het samenwerkingsverband bewaart de gegevens tot 3 jaar na afloop van:

a. de beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling tot het onderwijs aan een speciale school voor basisonderwijs in het samenwerkingsverband of tot het speciaal onderwijs,

b. de advisering of ondersteuningsbehoefte van de leerling aan het bevoegd gezag van de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven, of

c. de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school voor zover het voor die toewijzing nodig was gegevens van de leerling als bedoeld in de eerste volzin te verwerken.

Samenwerkingsverbanden moeten bekostigingsinformatie 7 jaar bewaren (artikel 172 lid 3 Wpo, artikel 130a lid 3 Wvo). Ook de TLV-beschikkingen bevatten bekostigingsinformatie. De netto- bekostiging van het samenwerkingsverband wordt immers bepaald door het aantal TLV- beschikkingen (inclusief de duur en hoogte van het bekostigingsniveau) dat het samenwerkingsverband heeft afgegeven. Daarom moet het samenwerkingsverband de TLV- beschikkingen 7 jaar bewaren. Echter, informatie over de gezondheid van de leerling moet (in elk geval 3 jaar na de afgifte) uit de beschikking worden verwijderd.

De eis dat gezondheidsinformatie niet langer dan 3 jaar bewaard mag blijven geldt niet voor scholen. Voor scholen geldt de verplichting dat gegevens in de leerlingenadministratie na het verlaten van de school nog 5 jaar moet worden bewaard.

Leerplicht

Bij leerplicht gelden de volgende bewaartermijnen:

- toegekend verlof: 1 jaar na het einde van de periode waarvoor verlof geldt;

- ontheffing leerplicht en ontheffing kwalificatieplicht: 19 resp. 21 jaar na de geboortedatum van de leerling;

- gegevens met toezicht op de leerplicht en kwalificatieplicht: tot de leerling 23 jaar is geworden.

Gemeente en wijkteam (toeleiding naar zorg)

Bij de inzet van jeugdhulp kan onderscheid worden gemaakt tussen het toegangsdossier en het jeugdhulpdossier. Onder dit kopje gaat het om het toegangsdossier dat betrekking heeft op de

toeleiding naar zorg. De bewaartijd van het toegangsdossier is opgenomen in de selectielijst van de Archiefwet. Voor verschillende processen gelden dan verschillende bewaartermijnen. Zo mogen gegevens van een ingetrokken aanvraag bijvoorbeeld maar 6 weken worden bewaard en de gegevens van een afgewezen aanvraag 5 jaar. De gemeente (lees: wijkteam), die verantwoordelijk is voor de toegang naar jeugdhulp, moet zich dus altijd de vraag stellen waarom het dossier is aangelegd. De AVG bepaalt namelijk dat gegevens niet langer bewaard mogen blijven dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze nodig zijn. Hoe lang dit is, is mede afhankelijk van wat er met de gegevens is gebeurd.

Hieronder zijn de bewaartermijnen weergegeven die betrekking hebben op de toeleiding naar zorg:

- ingetrokken aanvraag: 6 weken;

- geweigerde aanvraag: 5 jaar;

- niet doorgaan ondersteuningsplan: 1 jaar;

- aanvraag/ondersteuningsplan die leidt tot hulpverlening: 20 jaar (Jeugdwet) en resp. 15 jaar (Wmo).

Jeugdhulpaanbieder

De bewaartermijn voor een dossier jeugdhulp of jeugdbescherming is evenals het zorgdossier dat valt onder de Wgbo minimaal 20 jaar na afloop van de zorg, of langer als dit nodig is voor de hulpverlening. De Jeugdwet en de Wgbo kennen sinds 1 januari 2020 een bewaartermijn van 20 jaar maar die termijn geldt alleen als in die periode geen terecht verzoek tot vernietiging wordt gedaan.

De bewaartermijn van zorgdossiers is verlengd van 15 naar 20 jaar en ook het moment waarop de bewaartermijn aanvangt is gewijzigd. De bewaartermijn gaat in vanaf de laatste wijziging in het dossier. Dit betekent dus één bewaartermijn van alle gegevens in het dossier, bepaalde (medische) gegevens blijven dus langer dan 20 jaar bewaard.

Het voorschrift voor het vernietigen van (delen van) het dossier maakt deel uit van paragraaf 7.3 Jeugdwet. De memorie van toelichting vermeldt dat in deze paragraaf bepalingen zijn opgenomen over de wijze waarop de jeugdhulpverlener en de medewerker van de gecertificeerde instelling omgaan met jeugdigen en ouders met wie zij te maken krijgen bij het verlenen van onder meer jeugdhulp. De bepalingen zien achtereenvolgens op het geven van uitleg aan de jeugdige en de ouder over wat volgens de hulpverlener hun situatie is en hoe die zou moeten worden opgepakt, het toestemmingsvereiste, de dossiervorming, de privacy en de vertegenwoordiging. Waar mogelijk is, aldus de toelichting, aangesloten bij bestaande zorgwetgeving om te voorkomen dat aanbieders die zowel op het jeugd- als op het volwassendomein acteren, met verschillende wettelijke regimes worden geconfronteerd. De bepalingen in deze paragraaf zijn daarom afgeleid van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo).

De Raad voor de Kinderbescherming bewaart het kind dossier, met persoonsgegevens van kind en ouders en documenten zoals een raadsrapport, tot het kind 24 jaar is.

Heeft de rechter een ondertoezichtstelling (OTS) of voogdij uitgesproken dan blijft het dossier bestaan tot uiterlijk 30 jaar nadat de jongere meerderjarig is geworden.

Artikel 10. Beveiliging

In dit artikel zijn bepalingen opgenomen over passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Het verstrekken van persoonsgegevens moet door partijen op een adequate beveiligde manier plaatsvinden. Het gebruik van email dient zoveel mogelijk vermeden te worden. Indien dit bij uitzondering niet anders kan, dient passende versleuteling (encryptie) van de persoonsgegevens plaats te vinden voor verstrekking middels bijvoorbeeld het toekennen van een wachtwoord aan een bestand of met gebruik van een meer-factoauthenticatie. Zie ook bijlage 2.

Artikel 11. Geheimhouding

In dit artikel zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot de geheimhouding van persoonsgegevens die in het Casusoverleg worden/zijn verstrekt. Wettelijke geheimhoudingsplichten zijn onverminderd van toepassing op eenieder die Bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) in het kader van de eigen taakuitoefening ontvangt. Partijen mogen de persoonsgegevens afkomstig van organisaties die aan een geheimhoudingsplicht zijn verbonden, slechts verwerken voor het specifieke doel van de Casus waarvoor zij zijn verstrekt.

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens die in het Casusoverleg worden gedeeld, is gehouden tot geheimhouding. Het is niet nodig dat partijen een zgn. geheimhoudingsverklaring ondertekenen omdat in de ter zake doende materiewetgeving en beroepscodes de geheimhouding is geregeld. Het opzettelijk schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 Wetboek van strafrecht.

Artikel 12. Informatieverstrekking aan betrokkenen

Het recht op informatie is vastgelegd in de artikelen 13 en14 AVG. Een betrokkene moet op de hoogte gesteld worden van het feit dat verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt in het Casusoverleg. De betrokkene dient op behoorlijke, begrijpelijke en transparante wijze te worden geïnformeerd. Vóór het verstrekken van persoonsgegevens in het Casusoverleg wordt de betrokkene door de verstrekkende partij of de partij die de casusregie voert, geïnformeerd. Het doel van de informatieverstrekking is om transparantie aan betrokkene te garanderen over de gegevensverzameling en de verwerking, zodat de betrokkene zijn rechten kan uitoefenen overeenkomstig de beginselen van behoorlijke en transparante verwerking.

In het derde lid is bepaald dat alle partijen op hun eigen website zorgen voor vermelding van deelname aan het Casusoverleg, met vermelding van contactgegevens van het aanspreekpunt en voor verwijzing naar dit Convenant. In het vijfde lid is opgenomen welke informatie ten minste onder de informatieverstrekking valt.

Het verdient aanbeveling om één van de partijen te belasten met de informatieplicht aan betrokkene zodat er ook één contactpersoon is vanuit het Casusoverleg. Het ligt voor de hand dit bij de scholen neer te leggen die de casusregie voeren in het OT.

Artikel 13. Rechten van betrokkenen

Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (betrokkenen) hebben de volgende rechten:

• het recht op informatie

• het recht op inzage

• het recht op rectificatie

• het recht op gegevenswissing (vergetelheid)

• het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)

• het recht op bezwaar

• het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profilering

Recht op informatie

Zie bij artikel 12.

Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Betrokkenen hebben het recht te weten of hun betreffende persoonsgegevens worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke. De AVG bevat een opsomming van de informatie waarvoor het recht van inzage geldt. De verwerkingsverantwoordelijke moet betrokkenen een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Betrokkene heeft recht op rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. De rectificatie moet meteen plaatsvinden. De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing / vergetelheid (artikel 17 AVG)

De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht persoonsgegevens van de betrokkene zonder onredelijke vertraging te wissen, onder andere indien:

• persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

• de betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;

• betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die prevaleren;

• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.

De betrokkene heeft het recht te eisen dat alle informatie, die direct of indirect herleidbaar is, wordt verwijderd. Dat betekent dat de organisatie die de persoonsgegevens heeft verwerkt ook moet zorgen dat gegevens die elders terecht zijn gekomen daar verwijderd worden. Het wissen van gegevens is niet altijd verplicht bijvoorbeeld wanneer ze nog nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt.

Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

Het recht op beperking houdt in dat de persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt mogen worden en niet gewijzigd mogen worden. Het feit dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt is, moet door de verwerkingsverantwoordelijke duidelijk in het bestand zijn aangegeven zodat dit ook duidelijk is voor ontvangers van de persoonsgegevens. Wanneer de beperking weer wordt opgeheven, moet de betrokkene hiervan op de hoogte worden gebracht.

Een verwerking moet onder andere worden beperkt wanneer betrokkene aanvoert dat de verwerkte gegevens niet juist zijn of de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen en verzoekt om beperking.

Recht op overdraagbaarheid / dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

Het recht op dataportabiliteit houdt in dat een betrokkene het recht heeft zijn persoonsgegevens van een verwerkingsverantwoordelijke te verkrijgen in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Een betrokkene moet zo de mogelijkheid hebben zijn persoonsgegevens zonder obstakels over te kunnen dragen aan een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld bij het wisselen van hulpverlener. Het recht op dataportabiliteit bestaat alleen wanneer de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst én de verwerking geautomatiseerd is.

Recht op bezwaar (artikel 21 AVG)

Een betrokkene kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van dit recht van bezwaar (dat niet vergelijkbaar is met bezwaar op grond van de Awb) tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, als voldaan is aan de in de verordening genoemde eisen. Als een betrokkene bezwaar maakt staakt de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.

Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profilering (artikel 22 AVG)

Bij dit recht kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de automatische weigering van een online ingediende aanvraag zonder menselijke tussenkomst.

Wie kunnen deze rechten uitoefenen?

• Jeugdigen tot 12 jaar: de wettelijke vertegenwoordiger

• Jeugdigen van 12 tot 16 jaar: de jeugdige en de wettelijke vertegenwoordiger

• Jeugdigen vanaf 16 jaar: jeugdige

De jeugdige die jonger is dan 12 jaar heeft het recht om gehoord te worden door een of meerdere deelnemers aan het Casusoverleg als het gaat om ondersteuning, begeleiding of behandeling die nodig is (lid 3). Het recht van kinderen om gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan, is vastgelegd in artikel 12 van het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.

Artikel 14. Verstrekking aan derden

Het uitgangspunt in dit artikel is dat persoonsgegevens die in het kader van het Convenant worden verwerkt, niet worden verstrekt aan anderen dan de deelnemers van het Casusoverleg. Dat kan alleen indien dit nodig is voor het bereiken van het in artikel 3 geformuleerde doel én de jeugdige/ouders hier toestemming voor verlenen.

Artikel 15. Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming

Partijen registreren hun verwerkingen van persoonsgegevens onder dit Convenant in een eigen register van verwerkingsactiviteiten. De Functionarissen Gegevensbescherming (FG) van elke partij houden toezicht op de naleving van de eigen partij.

Het verwerkingsregister is een registratie van de persoonsgegevens die binnen de organisatie worden verwerkt. Het register van de verwerkingsverantwoordelijke moet onder andere de volgende gegevens bevatten:

• de verwerkingsdoelen en de grondslagen voor verwerking

• een beschrijving van de categorieën van betrokkenen

• een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens

• een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

• de naam van de Functionaris Gegevensbescherming

De AVG verplicht overheden en publieke organisaties zoals scholen en jeugdhulpaanbieders een FG aan te stellen. De rol van de FG is essentieel voor de bescherming van persoonsgegevens. De FG is toezichthouder en controleert of de organisatie de AVG juist toepast. Daarnaast heeft de FG een adviserende taak.

Artikel 16. Aansprakelijkheid

Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van betrokkenen, of derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de aangesproken partij.

Het is raadzaam om gezamenlijk te bepalen hoe omgegaan wordt met aansprakelijkheid op grond van de uitvoering van dit Convenant.

Artikel 17. Wijzigingen

In dit artikel is opgenomen dat partijen in gezamenlijk overleg de bepalingen in het Convenant kunnen wijzigen. Bij wijzigingen moeten alle partijen het gewijzigde convenant ondertekenen.

Artikel 18. Toetreding

Dit artikel regelt de toetreding van een derde tot dit Convenant. De derde kan als partij toetreden door ondertekening van het Toetredingsformulier.

Artikel 19. Duur, opzegging, beëindiging

Het Convenant wordt aangegaan voor twee jaar, waarna het Convenant automatisch iedere keer voor een periode van één jaar wordt verlengd. Wanneer een partij schriftelijk opzegt, gelden na beëindiging van het Convenant voor de opzeggende partij nog steeds verplichtingen zoals geheimhouding en beveiliging van persoonsgegevens.

Artikel 20. Monitoring, toezicht, audit, wetenschappelijk onderzoek en evaluatie

Twee jaar na de inwerkingtreding wordt het Convenant door partijen geëvalueerd.

Artikel 21. Toepasselijk recht

Op dit Convenant is het Nederlands recht van toepassing.