Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Delft*
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Delft*
* Gebaseerd op VNG model inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Inhoudsopgave
I ALGEMEEN
Artikel 1 Definities
Artikel 2 Toepasselijkheid
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
II UITVOERING OVEREENKOMST
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Artikel 7 Geheimhouding Artikel Artikel 8 Intellectueel eigendom Artikel 9 Wijziging Overeenkomst Artikel 10 Uitrusting en materialen Artikel 11 Tijdstip van nakoming Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering Artikel 15 Boete
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
III FINANCIËLE BEPALINGEN
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk Artikel 18 Facturering en betaling
IV BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN
Artikel 19 Leveringen
Artikel 20 Verpakking en transport
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
V BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN
Artikel 22 Diensten
Artikel 23 Personeel van Contractant
VI EINDE OVEREENKOMST
Artikel 24 Opzegging
Artikel 25 Ontbinding
Artikel 26 Vernietiging
Algemeen
Artikel 1 Definities
Aflevering: | het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente |
Contractant: | de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente |
Diensten (Dienst): | de door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen |
Gemeente: | de gemeente Delft, zetelend Xxxxx 00, 0000 XX te Delft |
Goederen: | alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek |
Leveringen (Levering): | de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen |
Offerte: | een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek |
Offerteaanvraag: | een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet1 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG |
Overeenkomst: | al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen |
Partijen/Partij: | de Gemeente en/of de Contractant |
Personeel van Contractant: | de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtensde Overeenkomstonderzijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn |
Prestatie: | de te verrichten Leveringen en/of Diensten |
Werkdag: | kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen |
1 Thans ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer onder het nummer 32 440.
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1. Deze algemeneinkoopvoorwaarden zijnvan toepassingop de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten.
2.2. Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.
2.3. Indieneenbepaling van deze algemeneinkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een
nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
2.4. Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdruk- kelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
3.1. De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voorzover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.2. De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.
3.3. Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de
Contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt
als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de
vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant legt de Gemeente een kopie van dit besluit over.
3.4. Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
3.5. Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.
II Uitvoering overeenkomst
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant
4.1. De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomstinnauwesamenwerking metde Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.
4.2. De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.
4.3. Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de
Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.
4.4. De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de
Contractantverbonden rechtspersoon en de onderhen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1)prijsvorming, (2) hetafstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
4.5. De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeldinartikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.
4.6. De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.
4.7. De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.
4.8. Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente
5.1. De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.
5.2. De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
6.1. De Contractantgarandeert dat degeleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeengeldendenormenenaan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.
6.2. De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Gemeente bepaalde Prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties.
Artikel 7 Geheimhouding
7.1. Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
7.2. Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.
7.3. Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te
ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
7.4. De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudings- verklaring te laten ondertekenen.
Artikel 8 Intellectueel eigendom
8.1. Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE- rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze
(aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
8.2. Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/ofderden.
8.3. De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
8.4. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.
8.5. De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud.
8.6. De Contractant garandeert datdegekochte Goederen en toebehorenalsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten
en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
8.7. In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.
8.8. In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
Artikel 9 Wijziging Overeenkomst
9.1. De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.
9.2. In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.
Artikel 10 Uitrusting en materialen
10.1. De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
10.2. De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
11.1. De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de
desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.
11.2. De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
12.1. Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling
ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.
12.2. Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middelvan een aangetekend schrijven.
12.3. Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor deuitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
13.1. De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op overmacht beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
14.1. De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van derden terzake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten van de Contractant.
14.2. De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst.
14.3. De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.
14.4. Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 15 Boete
15.1. Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar.
15.2. De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding.
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
16.1. Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.
16.2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
16.3. Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerte- aanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is.
III Financiële bepalingen
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
17.1. De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in Euro’s.
17.2. Niet redelijkerwijs inde Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen.
17.3. Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente.
17.4. Verrekening van meerwerk of minder werk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
17.5. Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minder werk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minder werk uitsluitend marktconforme tarieven aan te bieden.
Artikel 18 Facturering en betaling
18.1. Op de factuur vermeldt de Contractant;
• de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvK- nummer;
• het factuuradres van de Contractant;
• het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; en
• eventuele nadere eisen in overleg met de Gemeente.
18.2. De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter
als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen.
18.3. Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.
IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen
Artikel 19 Leveringen
19.1. De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).
19.2. Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen.
19.3. Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen.
19.4. De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.
19.5. De Contractant verleent tenminste een garantie voor de Goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant.
19.6. De Contractant garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd.
19.7. De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen.
19.8. De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.
Artikel 20 Verpakking en transport
20.1. De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van
de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
20.2. De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
21.1. De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele
installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente.
21.2. De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.
V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 22 Diensten
22.1. De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst.
22.2. De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden.
22.3. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.
22.4. De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente. Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.
Artikel 23 Personeel van Contractant
23.1. Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de Gemeente, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden
Vereniging Van nederlandse gemeenten
gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven.
23.2. Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens
omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen.
23.3. Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).
23.4. Vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant.
23.5. De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten.
23.6. De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut
Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken terzake. De Contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een–op-een verhaald op de Contractant.
Vereniging Van nederlandse gemeenten
VI Einde overeenkomst
Artikel 24 Opzegging
24.1. De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de
Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.
Artikel 25 Ontbinding
25.1. Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:
• artikel 4.4 algemene inkoopvoorwaarden wordt geschonden;
• de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon ofonderneming heeft genomen;
• de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst;
• ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;
• de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt;
• de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen.
25.2. Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.
Vereniging Van nederlandse gemeenten
25.3. Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de
Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
Artikel 26 Vernietiging
26.1. Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.
Vereniging Van nederlandse gemeenten
Toelichting
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Inleiding
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna ook: ‘VNG’) heeft samen met haar leden (gemeenten) een Model Algemene
Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten ontwikkeld (hierna ook: ‘VNG Model AIv’). De VNGheeftdaarbij ook het bedrijfsleven gehoord.
Bij veel gemeenten, met name bij kleinere gemeenten, bestaat de behoefte dat de VNG een gestandaardiseerde set inkoopvoorwaarden ontwikkelt. Gemeenten hebben aangegeven behoefte te hebben aan een pragmatische en beknopte set. Ook bij het bedrijfsleven bestaat deze behoefte: het bedrijfsleven wil niet bij elke gemeente te maken krijgen meteenandere set inkoopvoorwaarden.
Door het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is een convenant gesloten met de VNG over het aanvullend beleid onder de Aanbestedingswet1. In dit convenant is afgesproken dat de VNG een model Inkoopbeleid en een model Algemene Inkoopvoorwaarden zal ontwikkelen. Via deze modellen wil de VNG gemeenten stimuleren om
1 Thans ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer onder het nummer 32 440.
aandacht te hebben voor inkopen en aanbesteden en hen ondersteunen bij de vormgeving daarvan.
Het VNG Model AIv is een algemene set van inkoopvoorwaarden bestemd voor gemeenten die inkopen via het een-op-een aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener of leverancier, een
overeenkomst sluiten via een meervoudig onderhandse offerteaanvraag of een (Europese) aanbestedingsprocedure. Het doel van het VNG Model AIv is om een gebalanceerde set inkoopvoorwaarden te realiseren die een-op-een kan worden overgenomen door gemeenten.
Deze toelichting is bedoeld als handreiking voor gemeenten om dit VNG Model AIv te kunnen toepassen bij het inkopen van leveringen en diensten. Deze toelichting is openbaar, maar maakt geen onderdeel uit van de algemene inkoopvoorwaarden (die worden gebaseerd op het VNGModel AIv) vaneenbepaalde gemeentenochvan overeenkomsten van gemeenten. Deze toelichting doet geen afbreuk aan wat gemeenten en opdrachtnemers met elkaar overeenkomen.
Het VNG Model AIv is een algemeen model en breed toepasbaar op het inkopen van verschillende soorten diensten en producten. Door de algemeenheid van dit model zullen in de overeenkomst bepalingen moeten worden opgenomen die voor een specifieke situatie nodig zijn. Concrete voorbeelden hiervoor worden aangereikt in deze
toelichting. Belangrijk is dat het VNG Model AIv rekening houdt met de belangen van de gemeenten en de opdrachtnemers. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting.
I Algemeen
Artikel 1 Definities
Dit artikel geeft een omschrijving van de begrippen zoals die verder in de tekst van het VNG Model AIv worden gehanteerd. Deze begrippen zullen steeds met hoofdletter worden gebruikt. Daarmee wordt aangegeven dat de betekenis van dit begrip wordt vermeld in artikel 1. Deze begrippen stemmen overeen met de begrippen in het Model Inkoopbeleid van de VNG.
De begrippen ‘Levering’ en ‘Aflevering’ hebben aparte definities in het Model AIv. Hierdoor is een verschil gemaakt tussen het aangaan van de Overeenkomst en de daadwerkelijke bezitsverschaffing van de Goederen aan de Gemeente, het moment dat de Goederen in handen zijn van de Gemeente (de ‘Aflevering’). Dit onderscheid is met name van belang bij het overgaan van de eigendom en het risico.
Onder de definitie ‘Offerte’ valt ook een inschrijving die wordt ingediend in een (Europese) aanbesteding. Dit geldt eveneens voor de definitie
‘Offerteaanvraag’ waaronder ook de aanbestedingsstukken in een (Europese) aanbesteding, zoals een aanbestedingsleidraad, een bestek
of nota’s van inlichtingen, vallen. Gekozen is voor de termen ‘Offerte’ en ‘Offerteaanvraag’, aangezien dit bij veel Gemeenten de meest gangbare termen zijn.
De begrippen ‘Partijen’ en ‘Partij’ kunnen zowel voor de Gemeenten als de Contractant worden gebruikt. De context waarin deze begrippen worden gebruikt moet dus zorgvuldig worden bezien.
Voor de definitie van het begrip ‘Werkdag’ wordt aangesloten bij de Algemene termijnenwet. De Algemene termijnenwet is echter niet op alle Offerteaanvragen van toepassing. Het is daarom belangrijk om ook in de Offerteaanvraag zelf, in de Overeenkomst en op de website van de Gemeente te vermelden wat de algemeen erkende feestdagen zijn. Ook de plaatselijke feestdagen en de door de Gemeente aangewezen brugdagen dienen in de Offerteaanvraag, de Overeenkomst en op de website van de Gemeente te worden vermeld.
Artikel 2 Toepasselijkheid
Dit VNG Model AIv is bedoeld om van toepassing te verklaren op alle Offerteaanvragen (waaronder aanbestedingen), Offerten en
Overeenkomsten die hieruit voortvloeien met betrekking tot het leveren van Goederen of het verrichten van Diensten.
“Op alle Offerteaanvragen, Offerten en Overeenkomsten zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. U treft deze […] aan.”
Het VNG Model AIv is minder geschikt voor Leveringen of Diensten met betrekking tot informatie- en communicatie technologie (ICT), het verrichten van verzekeringsdiensten en het verrichten van accountancydiensten.
Indien een Gemeente dit VNG Model AIv toch op dit soort opdrachten van toepassing wil verklaren, dient zij te zorgen voor aanvullingen in de Offerteaanvraag en/of Overeenkomst die voor dergelijke specifieke opdrachten noodzakelijk zijn.
Het VNG Model AIv is niet van toepassing op Offerteaanvragen die zien op werken en opdrachten waarbij werken het hoofdvoorwerp van de opdracht vormen. Hier kan een Gemeente aansluiten bij de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) en de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Geïntegreerde Contracten 2005 (UAV-GC 2005). Uit de memorie van toelichting bij de Aanbestedingswet2 blijkt dat ervoor is gekozen om onder de Europese
drempelwaarden werken enerzijds en leveringen en diensten anderzijds afzonderlijk te regelen. In het VNG Model AIv is gekozen voor het aanhouden van dezelfde splitsing.
Van het VNG Model AIv kan worden afgeweken, indien Partijen dit schriftelijk met elkaar overeenkomen. Afgeweken kan worden in de Offerteaanvraag of in de te sluiten Overeenkomst en bijbehorende bijlagen. Het is aan te raden dan expliciet te vermelden, dat wordt afgeweken van de algemene voorwaarden.
Eventuele algemene verkoopvoorwaarden die de Contractant van toepassing verklaart, zijn niet van toepassing op de Overeenkomsten die op het gebied van Leveringen en Diensten zijn gesloten. De Contractant stemt hier ook uitdrukkelijk mee in door het indienen van een Offerte.
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
Bij het intrekken of wijzigen van de Offerteaanvraag blijft de Gemeente ondanks artikel 3.1 gebonden aan de beginselen van precontractuele trouw, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en - in het geval van een duidelijk grensoverschrijdend belang - ook aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Deze beginselen brengen
onder andere met zich mee dat een Gemeente zorgvuldig zal moeten motiveren waarom zij een Offerteaanvraag intrekt of wijzigt. In het geval van een (Europese) aanbesteding dient de Gemeente na te gaan of zij kan overgaan tot heraanbesteding. Een heraanbesteding kan normaal gesproken, indien een opdracht wezenlijk gewijzigd wordt.
2 Thans ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer onder het nummer 32 440.
Voor het aangaan van een Overeenkomst kan de aanvaarding van de Gemeente ook geschieden – gelet op het toenemende elektronisch dataverkeer - door het verzenden van een e-mail. Indien de Gemeente (nog) niet werkt met e-mail, kan de Gemeente nog steeds schriftelijk per brief aanvaarden.
Ten aanzien van het vergoeden van kosten tijdens een Offerteaanvraag wordt bekeken wat gebruikelijk is in de markt. Het is afhankelijk van welk soort Leveringen of Diensten wordt gevraagd of de Gemeente besluit de kosten te vergoeden. Dit kan worden vastgelegd in de Offerteaanvraag.
Als gestanddoeningstermijn is gekozen voor een termijn van negentig dagen. In (Europese) aanbestedingsprocedures is dit gebruikelijk, gelet op het feit dat eventueel een kort geding procedure aanhangig kan worden gemaakt en de Gemeente de definitieve gunning zal moeten uitstellen tot na deze procedure. Indien de Gemeente bijvoorbeeld verwacht veel tijd nodig te hebben voor de beoordeling, dan is het verstandig om in afwijking van de algemene voorwaarden in de Offerteaanvraag een langere termijn op te nemen. In voorkomende gevallen kan ook een kortere termijn worden opgenomen. Hierbij
kan worden gedacht aan de vijfenveertig dagen termijn, zoals wordt gehanteerd in het ARW 2005.
In artikel 3.5 wordt duidelijk gemaakt dat de Contractant die bijvoorbeeld vooruitlopend op de Overeenkomst verplichtingen aangaat, dit doet op eigen risico.
II Uitvoering overeenkomst
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant
Dit artikel geeft algemene verplichtingen weer die op de Contractant rusten in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Zo is in artikel 4.2 een waarschuwingsplicht voor de Contractant opgenomen.
De Gemeente kan in de Overeenkomst nadere verplichtingen voor de Contractant uitwerken.
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente
Dit artikel somt algemene verplichtingen op die op de Gemeente als opdrachtgever rusten in het kader van de uitvoering van de
Overeenkomst. Ook hier geldt dat deze verplichtingen nader kunnen worden uitgewerkt in de Overeenkomst.
In artikel 5.2 is een verplichting opgenomen dat de Gemeente zich zal gedragen als ”goed opdrachtgever”. De Gemeente zal zich inspannen om haar medewerking te verlenen waaronder publiekrechtelijkemedewerking, maar heeft dit gelet op haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet altijd in de hand. De Contractant dient zich hiervan bewust te zijn.
De Gemeente schiet derhalve niet toerekenbaar tekort in de nakoming van haar verplichtingen, indien haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid ertoe noopt dat geen inlichtingen en gegevens kunnen worden verstrekt. Meer in het bijzonder behoeven er geen inlichtingen of gegevens te worden verstrekt, indien op de Gemeente enige verplichting tot geheimhouding rust op grond van enig wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld de Gemeentewet, Wetopenbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens). Voorts is er geen
sprake van enige toerekenbare tekortkoming, indien de Gemeente door haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet de medewerking als bedoeld in artikel 5.2 kan verlenen die nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Dit is in zoveel woorden ook opgenomen in artikel 12.3.
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Op grond van artikel 6 garandeert de Contractant dat de door hem geleverde Goederen of de door hem te verrichten Diensten zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde eisen, algemeen geldende normen en voorschriften uit wet of verdrag.
De Gemeente kan de Prestaties van de Contractant keuren en inspecteren. Hierbij neemt zij in acht dat dit niet ten koste moet gaan van de samenwerking met de Contractant. In dit artikel is gekozen om geen termijn op te nemen, aangezien dit zal verschillen per Prestatie. Daarnaast kan dit verschillen per Gemeente.
Een nadere invulling wordt gegeven in de artikelen 19 en 22.
Artikel 7 Geheimhouding
Om de naleving van dit artikel te bevorderen en eventuele misverstanden te voorkomen is het aanbevelingswaardig dat Gemeente en Contractant voorafgaand aan de uitvoering van de Overeenkomst aangeven welke stukken vertrouwelijk zijn en eventueel vertrouwelijk kunnen worden
in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Het is daarom verstandig om dit artikel ook op te nemen in de Overeenkomst.
Daarnaast moet de Contractant de voor hem werkzame personen of ingeschakelde derden verplichten de geheimhouding na te leven. Het VNG Model AIv voorziet in het op eerste verzoek verstrekken van een geheimhoudingsverklaring. Omdat geheimhouding zeer essentieel kan zijn, hebben Partijen het recht bij schending van de geheimhouding de Overeenkomst per direct op te schorten of te ontbinden. Partijen moeten zelf, gelet op de ernst van de overtreding en de gevolgen die daaruit voortvloeien, afwegen of zij van hun recht gebruik willen maken. In dit artikel is een overtreding van de geheimhouding niet gesanctioneerd met een boete. Het kan echter bij sommige Leveringen of Diensten wel van belang zijn dit te doen. De Gemeente kan een dergelijke boete opnemen in de Overeenkomst die zij met de Contractant sluit.
Het opleggen van een boete direct aan Personeel van Contractant zal meestal niet wenselijk zijn, aangezien het voor de Contractant in dat geval lastig is Personeel van Contractant te vinden voor het uitvoeren van de Overeenkomst.
Artikel 8 Intellectueel eigendom
In het VNG Model AIv is gekozen voor het uitgangspunt dat intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente. In veel gevallen is een dergelijke (vergaande) bepaling niet nodig of niet haalbaar voor de Contractant (bijvoorbeeld in het geval van het leveren van software). In artikel 8 is derhalve expliciet opgenomen dat per Overeenkomst kan worden afgeweken van dit uitgangspunt.
Echter, wanneer “slechts” een gebruikslicentie als uitgangspunt wordt genomen, kan er discussie ontstaan over de reikwijdte van de licentie.
Eendergelijke discussie kan zich bijvoorbeeld voordoen in hetgeval een Gemeente resultaten van de opdracht (zonder dat dit duidelijk is
overeengekomen) wil delen met andere overheidsorganisaties. Mocht de Gemeente willen afwijken van het uitgangspunt zoals opgenomen in het VNG Model AIv, dan kan de onderstaande clausule worden opgenomen in de Overeenkomst.
“De Gemeente verkrijgt een onbeperkt gebruiksrecht met betrekking
tot alle resultaten voorvloeiende uit de Overeenkomst. Dit gebruiksrecht omvat mede het recht om de resultaten – ook buiten het kader van
de Overeenkomst waaruit de resultaten voortvloeien – onbeperkt te verveelvoudigen, te wijzigen, openbaar te maken en toe te passen.”
Op grond van artikel 25 lid 3 Auteurswet kan geen afstand worden gedaan van het recht om zich te verzetten tegen een aantasting die de goede naam van de auteur schaadt. Derhalve is in artikel 8.3 opgenomen dat de Contractant voor zover mogelijk afstand doet van alle eventuele persoonlijkheidsrechten die in het kader van de Overeenkomst rusten
op de tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken. Als van een (niet exclusief) gebruiksrecht wordt uitgegaan in plaats van overdracht, ligt het voor de hand dat deze bepaling vervalt.
De achtergrond van artikel 8.5 is artikel 15 b Auteurswet. Hierin staat dat geen inbreuk wordt gemaakt op een door de openbare macht openbaar gemaakt werk, tenzij het auteursrecht is voorbehouden. Dit kan bijvoorbeeld bij wet, blijkens mededeling op het werk zelf of bij de openbaarmaking daarvan.
Artikel 8.6 bevat een vrijwaringsverplichting voor het geval de Contractant Goederen of Diensten blijkt te hebben geleverd waarop bijzondere lasten ofbeperkingen van derden rusten. De Gemeente wordt door dit artikel door de Contractant gevrijwaard, indien derden deze lasten of beperkingen gaan claimen.
In intellectueel eigendom procedures is volledige proceskosten- vergoeding het wettelijke uitgangspunt conform artikel 1019 h Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Ook in het VNG Model AIv is dit derhalve als uitgangspunt genomen.
Artikel 9 Wijziging Overeenkomst
Een Overeenkomst kan op grond van het VNG Model AIv enkel worden gewijzigd na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling van de Overeenkomst. De Gemeente zal hierbij ook het (Europese) aanbestedingsrecht in acht moeten nemen, voor zover het gaat om opdrachten boven de Europese drempelwaarden, aangezien het wezenlijk wijzigen van een opdracht zou kunnen leiden tot een nieuwe opdracht die opnieuw zal moeten worden aanbesteed. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij meerwerk en minder werk zoals omschreven in artikel 17.
Artikel 10 Uitrusting en materialen
Indien in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst de Contractant bepaalde materialen en uitrusting gaat inzetten, geldt als uitgangspunt dat dit geheel voor rekening en risico van de Contractant is.
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
Indien in de uitvoering van de Overeenkomst wordt gewerkt met deelleveringen, zal de Gemeente de termijnen voor de deellevering moeten vermelden in de Overeenkomst of de Offerteaanvraag. Indien de Contractant eventuele vertragingen verwacht, zal hij de Gemeente daarvan schriftelijk op de hoogte brengen.
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
In het VNG Model AIv is het uitgangspunt dat een ingebrekestelling wordt verzonden door middel van een aangetekend schrijven. Dit verzekert dat de ingebrekestelling direct bij de persoon binnen de organisatie komt die betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst.
Een Partij kan een Overeenkomst direct ontbinden, als de andere Partij in verzuim is geraakt. Wel houdt de Partij daarbij rekening met de omstandigheden van het geval en de ernst van het verzuim.
Zie voor artikel 12.3 hetgeen is vermeld in de toelichting onder artikel 5.
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
Indien de Contractant zich wil beroepen op overmacht, moet hij direct contact opnemen met de Gemeente. Dit kan per e-mail, telefoon of fax. De Contractant zal vervolgens controleren of het bericht bij de persoon die betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst is aangekomen en zijn beroep op overmacht schriftelijk moeten bevestigen.
In dit artikel is niet opgenomen wat onder “overmacht” zal worden verstaan, aangezien dit zal afhangen van de omstandigheden van het geval. Dit weerhoudt Partijen er echter niet van om in de Overeenkomst een artikel op te nemen. Een dergelijk artikel geeft de gevallen weer die niet kwalificeren als overmacht. Dit kan bij de uitvoering van de
Overeenkomst Partijen helpen op het moment dat een bepaalde situatie zich voordoet en een Partij een beroep wil doen op overmacht. Onder overmacht zou bijvoorbeeld niet kunnen worden verstaan: ziekte (behoudens bijvoorbeeld pandemie), voorspelde stakingen, gebrek aan Personeel van de Contractant, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van Contractant en eventuele andere omstandigheden.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
Het uitgangspunt van het VNG Model AIv is dat voor de aansprakelijkheid wordt aangesloten bij het Burgerlijk Wetboek (hierna ook: ‘BW’): Het uitgangspunt is dat de door benadeelde geleden schade wordt vergoed. Voor een wijziging in dit uitgangspunt zijn bepalingen opgenomen in het aansprakelijkheidsrecht. In artikel 6:101 BW staat bijvoorbeeld dat als er sprake is van eigen schuld, de veroorzaakte schade voor eigen rekening dient te komen. Ook kan de rechter een schadevergoedingsverplichting matigen op grond van artikel 6:109 BW en voor bepaalde schadevergoedingsverplichtingen kan er een wettelijke limiet bestaan op grond van artikel 6:110 BW. Daarnaast geldt ook hier dat de redelijkheid en billijkheid ex artikel 6:248 lid 2 BW zal meewegen bij de verplichting tot het vergoeden van schade. Gelet op het voorgaande, is er dus geen sprake van een “onbeperkte” schadeplichtigheid.
Het aansluiten bij de aansprakelijkheidsbepalingen van het Burgerlijk Wetboek is niet disproportioneel. Dit is bevestigd in een tweetal uitspraken: Rechtbank Haarlem d.d. 5 december 2005, zaaknr. 117486 / KG XX 00-000 (XXX XX0000) xx Xxxxxxxxx Utrecht d.d. 21 maart 2007, xxxxxx. 000000 / XX XX 07- 59 (Bouwrecht 2006/7, p. 665-668).
Toch kan het aanbevelenswaardig zijn in bepaalde gevallen de aansprakelijkheid nog verder te beperken. Hiertoe kan men een artikel opnemen in de Overeenkomst dat de aansprakelijkheid beperkt per gebeurtenis tot een bepaald bedrag. Ook kan de aansprakelijkheid worden beperkt tot de maximale waarde van de opdracht (exclusief BTW). Nadeel van een dergelijke regeling is dat eventuele bijkomende schade voor rekening van de Gemeente komt. Voordeel kan zijn dat het zich vertaalt in een gunstigere Offerte door de Contractant. Tevens kan dit een bevorderend effect hebben op de toegang voor het bedrijfsleven tot overheidsopdrachten.
Zoals in de Gids Proportionaliteit wordt aangegeven, is het bij de keuze voor een verdere aansprakelijkheidsbeperking belangrijk dat de risico’s die de Gemeente loopt en de mate van verzekerbaarheid van die risico’s goed in kaart worden gebracht. De aansprakelijkheid dient daarop te worden aangesloten.
Hieronder volgen twee voorbeelden van artikelen die de aansprakelijkheid beperken. Deze artikelen zijn ontleend aan de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten respectievelijk de Model Dienstverleningsovereenkomst Arvodi-2011.
“De in het kader van de Overeenkomst door de Contractant te vergoeden schade is beperkt:
a. voor Overeenkomsten waarvan de waarde minder bedraagt dan EUR 1 miljoen: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis maar niet meer dan EUR 1 miljoen;
b. voor Overeenkomsten waarvan de waarde EUR 1 miljoen of meer bedraagt: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis, maar niet meer dan de waarde.”
“1. De in het kader van de Overeenkomst door de Contractant te vergoeden schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van:
• € 150.000,- voor Overeenkomsten waarvan de waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-;
• € 300.000,- voor Overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan
€ 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-;
• € 500.000,- voor Overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan
€ 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-;
• € 1.500.000,- voor Overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-;
• € 3.000.000,- voor Overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 500.000,-.
2. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen:
a. ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding;
b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Contractant of Personeel van de Contractant;
c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel [..] van de Algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente.”
De Contractant zal zich adequaat moeten verzekeren tegen de risico’s voortvloeiend uit de uitvoering van de Overeenkomst. Wat adequaat is, zal afhangen van de aard van de Prestaties die moeten worden geleverd. Voorbeelden van verzekeringen zijn:
• productaansprakelijkheid; of
• beroepsaansprakelijkheid (xxxxxx’x die voortvloeien uit beroepsfouten); of
• bedrijfsaansprakelijkheid (onder meer aansprakelijkheid voor de schade toegebracht aan personen of Goederen die eigendom zijn van de Gemeente).
Het is belangrijk dat de Gemeente per Overeenkomst bekijkt welke verzekeringen belangrijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en deze vermeldt in de Offerteaanvraag. Ook kan van de Contractant worden verwacht dat hij aangeeft wat gebruikelijke verzekeringen zijn in de markt.
Artikel 15 Boete
In het VNG Model AIv is geen boetebepaling opgenomen, aangezien een boetebepaling moet worden afgestemd op het soort Leveringen of Diensten. Daarnaast is het niet in alle gevallen noodzakelijk. Wel kan een dergelijke boetebepaling worden opgenomen in de Overeenkomst die wordt gesloten tussen de Gemeente en de Contractant. De hoogte van de boete zal – onder andere – afhangen van de aard van de te leveren Prestaties. Naarmate uitvoeringvanbepaaldeDiensten ofLeveringvan
Goederen meer risico’s (bijvoorbeeld voorinwoners) met zich meebrengt, kan de hoogte van de boete een belangrijke stimulans zijn voor de Contractant om de Overeenkomst goed uit te voeren.
Een voorbeeld van een boetebepaling in de Overeenkomst kan zijn:
“De Contractant is bij het niet naleven van [..] een onmiddellijk opeisbare boeteverschuldigdvan EUR[..]aande Gemeente, zonderrechterlijke tussenkomst. Dezebepalinglaat alle andererechten en vorderingen onverlet, waaronder de mogelijkheid om eventuele daadwerkelijke schadeteverhalen.”
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
In dit artikel is geen bepaling opgenomen ten aanzien van arbitrage of mediation. Dit kan echter wel worden opgenomen in de Overeenkomst die tussen Partijen wordt gesloten. Van Partijen wordt verwacht dat zij voor het aanhangig maken van een geschil eerst trachten om het geschil minnelijk op te lossen.
Het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten zodat Nederlands recht van toepassing zal zijn. Vooral in Europese aanbestedingen kan dit van belang zijn, aangezien de Gemeente vooraf niet weet uit welk land de Contractant afkomstig is.
III Financiële bepalingen
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
Voor de vergoeding van de Contractant wordt aangesloten bij de prijzen die genoemd worden in de Offerte van de Contractant. In de Offerteaanvraag dient de Gemeente te kiezen voor een bepaalde
tariefafspraak, bijvoorbeeld op basis van nacalculatie of op basis van een vaste prijs.
De meetlat voor de te leveren Prestaties dient te worden vastgelegd in de Overeenkomst. Aan de hand van dit kader moet de vraag worden beantwoord of sprake is van meerwerk of minder werk. In dit geval is ook belangrijk dat gelet op het (Europese) aanbestedingsrecht sprake zou kunnen zijn van een nieuwe opdracht. Immers, indien de oorspronkelijke opdracht wezenlijk wordt gewijzigd, kan aanbestedingsrechtelijk sprake zijn van een nieuwe opdracht.
Voor de verrekening van meerwerk of minder werk dienen Partijen vooraf duidelijke afspraken te maken. In dit VNG Model AIv is het uitgangspunt: de tarieven zoals opgenomen in de Offerte. Hier kan in de Overeenkomst van worden afgeweken.
Artikel 18 Facturering en betaling
In het VNG Model AIv staat een aantal eisen opgenomen ten aanzien van de factuur. In de Overeenkomst kan de Gemeente haar eigen eisen die zij nog wenst toe te voegen vermelden. Dit kan ook in de Offerteaanvraag.
Voor de betalingstermijn is aangesloten bij Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. In artikel 4 van deze Richtlijn 2011/7/EU is als uitgangspunt voor overheden een betalingstermijn van dertig dagen opgenomen.
IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen
Artikel 19 Leveringen
Uitgangspunt in het VNG Model AIv is Incoterm DDP (Delivered Duty Paid). Er zijn in totaal dertien Incoterms (internationale leveringsvoorwaarden) die de meest gebruikelijke (leverings-) voorwaarden in het internationale handelsverkeer regelen.
Deze voorwaarden worden veel gebruikt in de internationale handel.
De Incoterm DDP betekent dat de Goederen door de Contractant worden afgeleverd op de overeengekomen plaats en tijd en dat de Contractant alle kosten en risico’s draagt die verbonden zijn aan de Aflevering van de Goederen.
In het VNG Model AIv behoudt de Gemeente zich het recht voor om de Goederen gemotiveerd af te keuren. In dit artikel is geen termijn opgenomen, aangezien dit kan verschillen afhankelijk van de te leveren Goederen. Op grond van artikel 7:23 BW zal de Gemeente echter binnen bekwame tijd, nadat zij heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken dat Xxxxxxxx niet voldoen aan de Overeenkomst, de Contractant op de hoogte moeten stellen. De maatstaf “bekwame tijd”
wordt ingevuld aan de hand van de omstandigheden van het geval, zoals de aard van de Goederen, de deskundigheid van de Partijen, de onderlinge verhouding tussen Partijen en de juridische kennis van Partijen (parlementaire geschiedenis InVW. 7, p.156/7 en Hoge Raad
d.d. 25 april 1986, NJ 1968 251, Pekingeendenarrest). Ondanks dat dus geen termijn is opgenomen zal de Gemeente na de Aflevering binnen bekwame tijd moeten keuren of de Goederen voldoen aan de Overeenkomst. Als de Goederen door de Gemeente opnieuw worden afgekeurd, zal dit een toerekenbare tekortkoming van de Contractant opleveren.
Het VNG Model AIv voorziet in een garantie voor Goederen van twaalf maanden. Het kan echter bij bepaalde producten wenselijk zijn om een langere of kortere garantietermijn op te nemen afhankelijk van de aard van de Goederen. Ook voorziet het VNG Model AIv in een garantietermijn voor het leveren van eventuele onderdelen bij de
gekochte Goederen. Deze termijn is gesteld op vijf jaar. Ook hierbij kan het wenselijk zijn om een eventuele kortere of langere garantietermijn overeen te komen.
Indien de Gemeente de Goederen wenst te keuren voorafgaand aan de Aflevering kan dat op basis van artikel 6.2. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn dat de Gemeente voorafgaand aan de Aflevering
de Goederen bij de Contractant keurt. Indien de Gemeente het Goed afkeurt, is de Contractant nog niet toerekenbaar tekortgeschoten, aangezien de Contractant de Goederen nog niet heeft geleverd. Dit zal wel het geval kunnen zijn, indien de Contractant niet binnen de gestelde termijn alsnog de juiste Goederen levert.
Het goedkeuren van de Goederen door de Gemeente doet niet af aan de garantietermijn en de conformiteit uit artikel 7:17 BW. Eventuele gebreken die niet zichtbaar zijn en niet met het oog waarneembaar, vallen nog steeds onder de garantieverplichting van de Contractant en de verplichting tot het leveren van de Goederen die aan de Overeenkomst beantwoorden.
Artikel 20 Verpakking en transport
In dit artikel is niets geregeld ten aanzien van de eventuele duurzaamheid van de verpakkingen en van het transport. De Gemeente kan dit wel opnemen in de Offerteaanvraag en Overeenkomst. Hierbij dient de Gemeente aan te geven wat zij onder duurzame verpakkingen en duurzaam transport verstaat.
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
Zoals ook in artikel 19.1 is geregeld, gaat de eigendom over op het moment van Aflevering (Levering conform Incoterm DDP) en na eventuele installatiewerkzaamheden die moeten worden verricht door de Contractant.
Uitgangspunt in het Burgerlijk Wetboek is dat de koper het risico draagt vanaf het moment van Aflevering van de Goederen (artikel 7:10 lid 1 BW). Inhet VNG Model AIv is hiervan afgeweken, aangezien het risico pas overgaat ophetmomentdat de Gemeente de Goederen accepteert. Onder acceptatie moet niet worden verstaan de goedkeuring van Goederen. De acceptatie van de Goederen is louter een garantie om te zorgen dat de Contractant de Goederen aflevert, eventueel installeert en vervolgens een schriftelijke verklaring vraagt die de Aflevering van de Goederen bevestigt. Deze schriftelijke verklaring regelt niets over de
status van de Goederen en kan nimmer worden gebruikt als goedkeuring van de Goederen.
V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 22 Diensten
Ook voor het verrichten van Diensten is van belang dat deze worden uitgevoerd zoals overeengekomen in de Overeenkomst. Hierbij is van belang dat nauwkeurig wordt omschreven wat van Partijen wordt verwacht en dat in de Offerteaanvraag en in de Overeenkomst neer te leggen.
Artikel 6 is een algemene regel. Artikel 22 ziet slechts op Diensten en gaat nader in op wat van de Contractant kan worden verwacht.
Artikel 23 Personeel van Contractant
In de Overeenkomst of Offerteaanvraag werken Partijen nader uit wat de procedure is als blijkt dat personen die worden ingezet door de Contractant moeten worden vervangen. In het VNG Model AIv is een regeling opgenomen, maar in de Overeenkomst zullen specifieke
bepalingen moeten worden opgenomen voor het inzetten of inhuren van Personeel van Xxxxxxxxxxx. Voorbeelden hiervan zijn dat: (1) geen arbeidsovereenkomst tot stand zal komen door het inhuren of inzetten van Personeel van Contractant; en (2) een non-concurrentiebeding zal moeten worden opgenomen.
VI Einde overeenkomst
Artikel 24 Opzegging
Het VNG Model AIv voorziet in twee mogelijkheden om de Overeenkomst (tussentijds) te beëindigen: (1) opzegging (artikel 24); en (2) ontbinding (artikel 25). De Gemeente kan de Overeenkomst opzeggen, maar
zal hierbij een redelijke opzegtermijn in acht moeten nemen. In de jurisprudentie wordt een redelijke termijn ingevuld door objectieve maatstaven en argumenten die een Partij kan aanvoeren om een termijn te verlengen of te verkorten.
Artikel 25 Ontbinding
Het ontbinden van een Overeenkomst kan indien de andere Partij tekort schiet in de nakoming van haar verbintenissen die voortvloeien uit de Overeenkomst, tenzij de tekortkoming de ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt (artikel 6:265 BW). Het gevolg van de ontbinding is dat de Overeenkomst wordt beëindigd.
Ontbinding van de Overeenkomst geschiedt door het sturen van een aangetekend schrijven. In het geval van ontbinding is de Gemeente geen vergoeding schuldig voor Prestaties die nog niet door de Contractant zijn verricht.
Artikel 26 Vernietiging
Dit artikel regelt enkel het feit dat, indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door een buitengerechtelijke verklaring deze verklaring de vorm dient te hebben van een aangetekend schrijven.