Platform voor Freelance Musici

Empowering Freelance Musicians

Algemene voorwaarden

In dit document vind je:

- de aansluitovereenkomst

- het aansluitreglement

- het huishoudelijkreglement

- de gedragscode

- het reglement van bezwaar

- de statuten.

Zo heb je alles bij elkaar en een helder overzicht.

Platform voor Freelance Musici

Empowering Freelance Musicians

AANSLUITOVEREENKOMST STICHTING PLATFORM VOOR FREELANCE MUSICI

1 januari 2021

I. Stichting Platform voor Freelance Musici, een stichting, gevestigd te gemeente Amsterdam, met adres Loet X. Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 81419929 (hierna te noemen: de “Stichting”);

XX Xxxxxxxxxx(s), achternaam, geboren op te ,

met adres te (hierna te noemen: de “Aangeslotene”).

De Stichting en de Aangeslotene worden hierna gezamenlijk aangeduid als de “Partijen”. In aanmerking nemende dat:

A. de Aangeslotene te kennen heeft gegeven zich bij de Stichting te willen aansluiten (hierna te noemen: “Aansluiting”);

B. de Aangeslotene voldoet aan de aansluitingseisen zoals omschreven in het aansluitreglement (hierna te noemen: “Voorwaarden”);

C. de Aangeslotene bekend is met de statuten van de Stichting, het huishoudelijkreglement van de Stichting, de gedragscode van de Stichting en het reglement van bezwaar van de Stichting (hierna gezamenlijk genoemd: de “SPFM-Regels”, welke als bijlagen aan deze Aansluitingsovereenkomst worden gehecht. Deze bijlagen maken een onlosmakelijk onderdeel uit van deze overeenkomst (hierna te noemen: “Aansluitingsovereenkomst”); en

D. de Partijen de aansluiting van de Aangeslotene bij de Stichting wensen vast te leggen in deze Aansluitingsovereenkomst.

Komen overeen als volgt:

1. AANSLUITING

1.1. De Aangeslotene wordt aangesloten bij de Stichting onder de voorwaarden zoals vermeld in deze Aansluitingsovereenkomst.

2. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE AANGESLOTENE

2.1. De bepalingen van deze Aansluitingsovereenkomst en de SPFM-Regels zijn van toepassing op de relatie tussen de Aangeslotene en de Stichting.

2.2. Eventuele toekomstige wijzigingen van de SPFM-Regels zijn van overeenkomstige toepassing op de Aansluitingsovereenkomst en beheersen daardoor de relatie tussen de Stichting en de Aangeslotene.

2.3. De Aangeslotene heeft gedurende de Aansluiting de rechten en verplichtingen welke hem bij of krachtens de Aansluitingsovereenkomst en de SPFM-Regels zijn/worden toegekend of opgelegd.

2.4. De Aangeslotene is verplicht de Stichting tijdig te voorzien van alle informatie die noodzakelijk is voor een juiste registratie van zijn gegevens in de administratie en ter controle van de nakoming van zijn verplichtingen.

2.5. Persoonlijke gegevens dienen bij de aanmelding correct en volledig te worden vermeld. Wijzigingen dienen in de online omgeving van de website aangebracht te worden. Mogelijk nadelige gevolgen van onvolledig of onjuist verstrekte gegevens komen voor rekening en risico van de Aangeslotene.

3. FINANCIËLE BIJDRAGE EN BETALING

3.1. De prijs voor de Aansluiting bedraagt €120,- per jaar, hetgeen neerkomt op € 10,- per maand.

3.2. In de maand januari wordt de jaarlijkse financiële bijdrage geïnd via automatische incasso. Dit doen we één keer per jaar, omdat we een kleine stichting zijn, zonder budget voor uitgebreide incasso-programma’s. Wij vinden dat jouw geld beter direct in de realisering van de doelstellingen van de Stichting gestoken kan worden.

4. DUUR EN OPZEGGING VAN DE AANSLUITINGSOVEREENKOMST

4.1. De Aansluitingsovereenkomst treedt in werking op het moment dat de Aangeslotene een schriftelijke aansluitingsbevestiging heeft ontvangen van de Stichting.

4.2. De Aansluitingsovereenkomst kan worden opgezegd. Door opzegging door de Aangeslotene geschiedt per aangetekende brief of per e-mail. Opzeggen kan alleen per kalenderjaar (ingangsdatum 1 januari). Er geldt een opzegtermijn van 2 maanden. Een opzegging moet zodoende vóór 1 november door de Stichting zijn ontvangen. Er vindt geen restitutie van de financiële bijdrage plaats over het jaar waarin wordt opgezegd.

4.3. Opzegging van de Aansluitingsovereenkomst overeenkomstig lid 2 van dit artikel heeft het einde van de Aansluiting bij de Stichting tot gevolg.

4.4. De Aansluiting eindigt bij overlijden van de Aangeslotene. In geval van beëindiging vindt er restitutie van de financiële bijdrage plaats naar rato van het resterende deel van het betreffende jaar.

4.5. De Aansluiting eindigt voorts door ontzetting. Een nieuwe Aansluiting kan hierna niet worden aangegaan. Er vindt geen restitutie van de financiële bijdrage plaats.

5. GESCHILLEN

5.1. Op dit Aansluitreglement is Nederlands recht van toepassing.

5.2. Geschillen tussen partijen voortvloeiende uit deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud.

Stichting Platform voor Freelance Musici Door:

Plaats: Datum:

Door:

Plaats:

Datum:

Bijlagen:

• het aansluitreglement van de Stichting

• de statuten van de Stichting

• het reglement van de Stichting

• de gedragscode van de Stichting

• Reglement van bezwaar van de Stichting

Aansluitreglement

Ingangsdatum: 1 januari 2021

Stichting Platform voor Freelance Musici

Empowering Freelance Musicians

Artikel 1 - Aansluitmogelijkheden en financiële bijdrage

Je kan je op twee manieren bij het PvFM aansluiten:

1. PvFM’er

2. Vriend

1. PvFM’er

Je bent als deelnemer aangesloten bij de Stichting Platform voor Freelance Musici. Een PvFM’er ontvangt actuele informatie en tips, kan vragen stellen, onderwerpen aandragen, heeft toegang tot de informatiebank, toegang tot de werkgroepen en de deelnemersvergadering.

De prijs voor het deelnemerschap bedraagt €120,- per jaar, hetgeen neerkomt op € 10,- per maand.

Betaling

In de maand januari wordt de jaarlijkse financiële bijdrage geïnd door het versturen van een Ideallink. Dit doen we één keer per jaar, omdat we een kleine stichting zijn, zonder budget voor uitgebreide incasso-programma’s. Wij vinden dat jouw geld beter direct in de realisering van de doelstellingen van het PvFM gestoken kan worden.

Je verplicht je tot de betaling van deze bijdrage door het ondertekenen van dit document.

2. Vriend

Naast de mogelijkheid van een deelnemerschap, is het ook mogelijk om te doneren aan het PvFM. Dit kan op incidentele basis, of meer structureel. Een ‘Vriend’ is een structurele donateur.

De structurele donatie wordt per kalenderjaar via Ideal geïnd. Dit doen we één keer per jaar, omdat we een kleine stichting zijn, zonder budget voor uitgebreide incasso-programma’s.

Wij vinden dat jouw geld beter direct in de realisering van de doelstellingen van het PvFM gestoken kan worden.

De incidentele donaties kunnen via Ideal gedaan worden, of direct overgemaakt worden op rekening:

NL 48 TRIO 0320 1609 63 ten name van Stichting Platform voor Freelance Musici.

Als je geld doneert voor een speciale actie, ga je er automatisch mee akkoord dat eventuele resterende middelen, beschikbaar komen voor de verdere realisering van de doelstelling van het PvFM.

Artikel 2 - Aanvang deelnemerschap

Je bent PvFM’er zodra het bestuur je aanmelding als deelnemer heeft geaccepteerd. Op het deelnemerschap zijn zowel de statuten, het reglement, de gedragscode van het PvFM als het aansluitreglement van toepassing.

Persoonlijke gegevens dienen bij de aanmelding correct en volledig te worden vermeld. Wijzigingen dienen in de online omgeving van de website aangebracht te worden. Mogelijk nadelige gevolgen van onvolledig of onjuist verstrekte gegevens komen voor rekening en risico van de deelnemer.

Artikel 3 – Aansluitingseisen

Om je aan te kunnen sluiten bij het PvFM als PvFM’er dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

1- Je onderschrijft de doelstellingen van de Stichting PvFM (deze vind je in de Statuten).

In het kort houdt dit in: betere arbeidsvoorwaarden voor Freelance Musici, meer onderlinge solidariteit, een groter maatschappelijk draagvlak en alles wat deze doelstellingen dichterbij kan brengen.

2- Je voldoet aan de criteria genoemd in artikel 2 van het Huishoudelijk reglement (je bent ouder dan 16, een freelance musicus en je onderschrijft de doelstellingen)

3- Je betaalt je jaarlijkse contributie

4- Je vind het goed dat wij je vertegenwoordigen (bv. Bij Collectieve Belangen Organisaties, als we spreken met pers of ministeries of bijvoorbeeld in gesprekken met andere vakbonden.)

Artikel 4 Beëindigen deelnemerschap

Het deelnemerschap eindigt:

a. Door opzegging door de PvFM’er per aangetekende brief of per e-mail. Opzeggen kann alleen per kalenderjaar (ingangsdatum 1 januari). Er geldt een opzegtermijn van 2 maanden. Een opzegging moet zodoende vóór 1 november door het PvFM zijn ontvangen. Er vindt geen restitutie van de financiële bijdrage plaats over het jaar waarin wordt opgezegd.

b. Bij overlijden van het deelnemer. In geval van beëindiging vindt er restitutie van de financiële bijdrage plaats naar rato van het resterende deel van het betreffende jaar.

c. Door ontzetting. Een nieuw deelnemerschap kan hierna niet worden aangegaan. Er vindt geen restitutie van de financiële bijdrage plaats.

Huishoudelijk reglement

Ingangsdatum: 1 januari 2021

Stichting Platform voor Freelance Musici Empowering Freelance Musicians

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

STICHTING PLATFORM VOOR FREELANCE MUSICI

Empowering Freelance Musicians

Inleiding

Dit reglement is een huishoudelijk reglement van de Stichting Platform voor Freelance Musici gevestigd te Amsterdam en vastgesteld door het bestuur te 1 januari 2021 nadere regels zijn geformuleerd in de statuten van de stichting

Indien bepalingen van dit reglement strijdig zijn met de Statuten dan prevaleren de bepalingen van de Statuten boven dit reglement. Verwijzing naar artikelen van de Statuten zullen als zodanig worden aangegeven, bij gebreke waarvan een verwijzing naar een artikel in dit reglement wordt bedoeld.

Algemene inleiding

De oprichting heeft plaatsgevonden op 31 december 2020

Het PvFM heeft zich tot doel gesteld het behartigen van de belangen van haar deelnemers, zoals vastgesteld in de statuten, alsmede het verbeteren van de positie op de arbeidsmarkt van personen die actief zijn als freelance musicus, welk doel nader is uitgewerkt in de Statuten.

Het PvFM hecht er waarde aan en zal stimuleren dat haar deelnemers en de daaruit voortkomende werkgroepen invloed kunnen uitoefenen op het beleid van de Stichting en sturing kunnen geven aan de wijze waarop aan de doelstelling vorm wordt gegeven. Daartoe acht zij een huishoudelijk reglement in aanvulling op de Statuten noodzakelijk zodat meer inzicht wordt verkregen op welke wijze de Stichting wordt bestuurd, wie welke verantwoordelijkheden heeft en welke communicatielijnen er worden gehanteerd.

Het onderhavige reglement zal periodiek worden geëvalueerd, waarbij eventuele noodzakelijke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd door het bestuur nadat deze zijn goedgekeurd door de RvT, conform art. 15 lid 4 Statuten PvFM.

Definities

Freelance Musicus:

een musicus die betaald wordt voor zijn/haar werk en daarbij ofwel een tijdelijk arbeidscontract heeft, danwel verloond wordt, danwel in een pay-rollconstructie werkt, of als zelfstandige een opdracht vervult.

Bestuur:

Het bestuur van de stichting PvFM

Bezwaarcommissie:

een commissie van 3 mensen met een juridische achtergrond, benoemd door de Raad van Toezicht, die indien nodig ad-hoc bij elkaar geroepen wordt.

Statuten:

De statuten van de stichting, zoals opgenomen in de KvK

Deelnemer:

Een aangeslotene bij de Stichting.

Organen van de Stichting

Artikel 1

De Stichting kent de navolgende organen: het Bestuur, de Raad van Toezicht, werkgroepen en de deelnemersvergadering.

Deelnemers van de Stichting

Artikel 2

De Stichting heeft in haar doelomschrijving de nadruk gelegd op het behartigen van de belangen van freelance musici. Gelet op deze doelstelling verlangt de stichting een bepaalde

kwaliteit van haar deelnemers. Het bestuur beslist over de toelating van een deelnemer en kan deelnemers opzeggen en ontzetten.

Het lidmaatschap staat open voor natuurlijke personen die de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt en die voldoen aan de door de Stichting gestelde vereisten. Deze bestaat eruit dat een deelnemer een freelance musicus moet zijn, die de doelstellingen van de stichting onderschrijft en belooft deze na te streven en daarbij bij het bestuur de indruk wekt dat het aspirant deelnemer de belangen van het geheel van de achterban niet zal schaden. Aspirant deelnemers die lid willen worden en minderjarig zijn behoeven de schriftelijke goedkeuring van de wettelijke vertegenwoordigers.

Het deelnemersschap geldt voor één jaar, waarna het behoudens tijdige opzegging telkens stilzwijgend voor één jaar wordt verlengd.

Sympathisanten, ook diegenen niet voldoen aan de gestelde kwaliteit voor deelnemerschap, kunnen ‘Vriend’ worden, zodat zij ondanks het ontbreken van deze kwaliteit toch de doelstellingen van de stichting kunnen ondersteunen, door een periodieke donatie.

Het is ook mogelijk om eenmalig of zonder relatie met het PvFM een donatie te doen aan de stichting.

Xxxxx een besluit tot niet toelating van een aspirant deelnemer staat geen bezwaar open. Tegen het ontzeggen van de toegang tot de sociale kanalen, voor een zgn. ‘volger’, staat geen bezwaar open. Tot ontzetting uit het deelnemerschap van een deelnemer staat bezwaar open bij de bezwaarcommissie. Dit is een commissie van 3 mensen met een juridische achtergrond, benoemd door de Raad van Toezicht, die indien nodig bij elkaar geroepen wordt. Dit bezwaar moet binnen één maand na datum van het besluit van niet- toelating worden ingesteld. De deelnemer heeft het recht om gehoord te worden door de bezwaarcommissie.

Het PvFM hanteert een Reglement van Bezwaar.

De bezwaarcommissie beslist op het bezwaar binnen drie maanden, behoudens verlenging nadat het bezwaar is ingesteld. De deelnemer wordt van dit besluit onverwijld schriftelijk op de hoogte gebracht.

Zowel de deelnemer als de stichting kan het deelnemerschap opzeggen. Opzegging door de stichting geschiedt door het stichtingsbestuur indien de deelnemer niet langer voldoet aan de aan het deelnemerschap gestelde vereisten. Tegen een opzegging door het Stichtingsbestuur staat bezwaar open bij de bezwaarcommissie binnen een maand na het besluit. Een opzegging door het bestuur dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering. Het bezwaar wordt door de bezwaarcommissie behandeld overeenkomstig het genoemde reglement in dit artikel.

Opzegging van het deelnemerschap door een deelnemer kan slechts geschieden tegen het einde van een kalenderjaar, met een opzegtermijn van minimaal twee maanden. Opzegging met onmiddellijke ingang kan slechts geschieden indien redelijkerwijs van het deelnemer niet gevergd kan worden het deelnemerschap te laten voortduren. Voorts is opzegging met

onmiddellijke ingang mogelijk binnen één maand nadat de deelnemer er kennis van heeft genomen, dan wel in redelijkheid er kennis van had kunnen nemen dat de verplichtingen van de deelnemer zijn verzwaard. De deelnemer kan zijn lidmaatschap tevens met onmiddellijke ingang opzeggen na een besluit tot omzetting van de Stichting in een andere rechtsvorm of fusie of splitsing al bedoeld in titel 2.7 van het Burgerlijk Wetboek.

De deelnemer onderschrijft de gedragscode van het PvFM. Het belang van de groep gaat voor het individuele belang of het belang van een andere groep. Het PvFM zet zich in voor collectieve belangen en kan niet ingezet worden voor individuele problemen of conflicten, tenzij dit probleem of conflict een collectieve implicatie heeft. Het bestuur van de stichting besluit hierover.

Het is niet toegestaan om informatie te delen, die alleen voor deelnemers bestemd is.

Artikel 3

Het bestuur houdt een register bij van alle deelnemers waarin de namen, adressen, elektronische gegevens, geboortedata en eventueel door de deelnemers zelf verstrekte gegevens van hun opdrachtgevers, dan wel ondernemingen of organisaties waar zij anders dan in dienstbetrekking werkzaam zijn, alsmede hun lidmaatschapsnummer van CBO’s, worden opgenomen. Dit alles onder vermelding van de datum waarop zij het deelnemerschap hebben verkregen.

ledere deelnemer is verplicht opgave te doen van de hiervoor genoemde gegevens en wijzigingen in deze gegevens onverwijld aan het bestuur door te geven, middels een zelf te vervullen wijziging in de online omgeving.

Deelnemers kunnen middels een gemotiveerd verzoek aan het bestuur inzage vragen in het register ten kantore van de stichting. Tegen een afwijzing van een verzoek tot inzage door het bestuur staat beroep open bij de bezwaarcommissie binnen één maand na het besluit tot afwijzing, middels een bezwaarschrift, conform het Reglement van Bezwaar. Een afwijzing dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering. Het verstrekken, de registratie en het gebruik van de in het register opgenomen gegevens geschiedt te allen tijde met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens.

De vergaderingen

Artikel 4

De Stichting kent een aantal formele vergaderingen te weten de vergaderingen van:

• Het bestuur

• De Raad van Toezicht

Daarnaast kent de Stichting een aantal informele vergaderingen:

• De jaarlijkse deelnemersraad

• De Werkgroep vergaderingen

• De ad hoc vergaderingen van de bezwaarcommissie

Het PvFM evalueert en toetst regelmatig haar eigen functioneren en doet dat minimaal jaarlijks samen met de Raad van toezicht. Naar aanleiding van de evaluaties wordt gekeken in hoeverre het functioneren van het Stichtingsbestuur dient te worden aangepast. De resultaten van de evaluatie en de naar aanleiding daarvan ondernomen stappen worden openbaar gemaakt in het beleidsplan.

Het bestuur

Artikel 5

Het bestuur bestaat uit minimaal 2 en maximaal 5 bestuurders inclusief de voorzitter.

Elk lid van het bestuur heeft bij de benoeming verklaard: "Dat hij/zij kennis heeft genomen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en erkent dat de Statuten en dit Reglement een bestanddeel vormen van de algehele organisatiestructuur en werkwijze van de Stichting";

“Dat hij/zij toepassing zal geven en zich gebonden acht aan de verplichtingen die uit de Statuten en het huishoudelijk Reglement van de Stichting voortvloeien”

Bestuurders worden bij voorkeur uit de deelnemers benoemd doch kunnen ook buiten de deelnemers worden benoemd. Het bestuur draagt er actief zorg voor voldoende binding met de werkvloer te hebben. De bestuursleden vervullen de functie van voorzitter in de werkgroepen. Benoeming en schorsing van het bestuurder wordt gedaan door de RvT conform art. 5 jo. art. 9 Statuten van de Stichting PvFM.

Het bestuur is belast met de na volgende hoofdtaken:

- De realisatie van de doelstellingen van de Stichting; Het ontwikkelen van de strategie en visie en het beleid dat moet leiden tot realisatie van de doelstellingen en het resultaat hiervan;

- Het zorgdragen voor een deugdelijke financiële administratie en gezonde financiële positie:

-> Het verzorgen en voorbereiden van de financiële verslaglegging;

->Het zorgdragen en opstellen van de begroting van de Stichting;

- Het naleven van wet- en regelgeving;

Verantwoording aan RvT

Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht en geeft deze alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren als raad van toezicht. Het bestuur doet dit gevraagd, ongevraagd en tijdig.

Belangenverstrengeling

Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaffen de voorzitter daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken toezichthouder(s) en/of bestuurder(s) of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. De raad van toezicht geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.

Als op basis van een melding geconstateerd wordt dat er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling zorgt de betrokken bestuurder of toezichthouder ervoor dat deze belangenverstrengeling zich niet voordoet of zo snel mogelijk wordt opgeheven. De raad van toezicht ziet hierop toe en neemt maatregelen wanneer de betrokken bestuurder of toezichthouder hierin nalatig is.

Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt de betrokken bestuurder of toezichthouder niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.

Besluiten tot het aangaan van transacties of relaties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of toezichthouders (kunnen) spelen, behoeven vooraf goedkeuring door de raad van toezicht. De raad van toezicht legt deze besluiten schriftelijk en met een motivering vast en rapporteert hierover in het jaarverslag.

Het bestuur rapporteert aan de raad van toezicht over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten.

Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert zo vaak als zij dit nodig acht, doch minimaal twee maal per jaar.

Besluiten van het bestuur kunnen zowel in vergadering als buiten vergadering worden genomen. Iedere bestuurder heeft één stem, conform art. 6.11 Statuten SPvFM. Besluiten anders dan in vergadering kunnen slechts rechtsgeldig worden genomen mits alle bestuurders - aantoonbaar - hebben ingestemd met deze wijze van besluitvorming en de stemming schriftelijk of langs elektronische weg worden vastgelegd.

Deelnemersraad

Artikel 6

De Stichting heeft een deelnemersraad, die minimaal een keer per jaar georganiseerd wordt.

De deelnemersraad bestaat uit het bestuur en de deelnemers die bij de vergadering willen zijn. Indien er te veel deelnemers aanwezig willen zijn, dan technisch mogelijk is, worden er meerdere vergaderingen georganiseerd. De voorzitter van de deelnemersraad wordt per keer aangewezen door het bestuur.

De deelnemersraad heeft een adviserende functie, met een zwaarwegende stem. In de praktijk zal het bestuur er niets aan gelegen laten om de uitkomsten uit de deelnemersraad door te zetten in beleid, maar het houdt de bevoegdheid om af te wijken van de adviezen van de deelnemersraad.

De oproep voor een deelnemersvergadering zal kenbaar worden gemaakt op de interne website van de Stichting en in de nieuwsbrief.

De deelnemers van de deelnemersraad kunnen zelfstandig agendapunten voorstellen. Het bestuur behoudt de bevoegdheid om een agendapunt niet aan te nemen.

Het bestuur is belast met het tijdig uitroepen van een deelnemersraadvergadering. Naast de minimale verplichte vergadering per jaar kan het bestuur extra vergaderingen vaststellen.

De deelnemers kunnen een extra vergadering voorstellen, het bestuur is hieraan niet gehouden.

De uitnodiging zal de datum, tijdstip alsmede de plaats van de te houden vergadering vermelden. Tevens bevat het een oproep tot het aandragen van agendapunten.

Raad van Toezicht

Artikel 7

De Raad van Toezicht heeft primair tot taak het handelen van het bestuur te controleren (waaronder mogelijke belangenverstrengeling). Ze is daarnaast verantwoordelijk voor het goedkeuren van de jaarrekening, het behandelen van het jaarverslag, het accorderen van het beleidsplan, het verlenen van decharge aan het Stichtingsbestuur voor hun bestuur over het afgelopen jaar en het goedkeuren van de begroting voor het komende boekjaar. Tevens is ze verantwoordelijk voor het toezicht op het naleven van de Governance Code Cultuur en evalueert dit jaarlijks. De Raad van toezicht heeft tot taak het gevraagd en ongevraagd verstrekken van advies aan het stichtingsbestuur. De leden van de raad van toezicht hebben gezamenlijk en ieder afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid om alle informatie te vragen die zij nodig hebben om hun rol goed te kunnen vervullen. De raad van toezicht kan informatie vragen aan het bestuur, aan overige functionarissen van de organisatie en aan de externe accountant. Xxxx nodig en in overleg met het bestuur, kan de raad van toezicht zelf contact kan hebben met deze relaties.

De raad van toezicht benoemt, mede op advies van het bestuur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar.

De Raad van toezicht bestaat uit minimaal drie en maximaal zes deelnemers. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid. Deelnemers van de Raad van toezicht mogen geen lid zijn van de stichting en geen andere functies binnen de stichting bekleden, dan wel in de afgelopen vijf jaar hebben bekleed. Het bestuur en de raad van toezicht vergewissen zich van de onafhankelijkheid van hun leden. Bestuurders en toezichthouders hebben geen zakelijke of artistieke belangen of relaties met de organisatie anders dan als bestuurder of toezichthouder. Zij aanvaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht geen (neven)functies die gezien de aard of het tijdsbeslag raken aan hun functioneren.

De Raad van toezicht is benaderbaar voor het bestuur, de deelnemersraad en voor individuele deelnemers. De Raad van toezicht is vrij verzoeken tot advies naast zich neer te leggen, mits daarvan aan de verzoekende partij tijdig melding wordt gemaakt.

De Raad van toezicht vergadert zo dikwijls de meerderheid of de voorzitter dit nodig acht. Minimaal eenmaal per jaar is er een gezamenlijke vergadering met het bestuur, conform artikel 12 van de Statuten.

Alle besluiten van de Raad van toezicht worden bij volstrekte meerderheid genomen.

Belangenverstrengeling

5. Xxxx nodig en in overleg met het bestuur, kan de raad van toezicht zelf contact kan hebben met deze relaties.

Werkgroepen

Artikel 8

De Stichting tracht bij de uitvoering van haar doelstelling gebruik te maken van de kennis en kunde van haar deelnemers. leder lid wordt de mogelijkheid gegeven zijn/haar kennis en kunde aan te wenden voor de Stichting mits deze aansluit bij het beleid en de missie, visie, strategie en doelstelling van de Stichting. Hiertoe kan de stichting werkgroepen instellen.

De werkgroepen ondersteunen het bestuur in het nastreven van de doelen van de stichting. De werkgroepen bestaan uit freelance musici die een gemeenschappelijk werkveld hebben.

De werkgroepen kunnen eigen initiatieven ontplooien en de stichting vertegenwoordigen, indien ze aangewezen worden door het bestuur als vertegenwoordiger van de stichting.

Iedere werkgroep wordt voorgezeten door een bestuurslid. De werkgroepen kunnen gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur. Het bestuur zal er alles aan gelegen laten om de adviezen van de werkgroepen op te volgen, doch heeft het bestuur de uiteindelijke zeggenschap.

Werkgroepen zijn toegankelijk voor alle deelnemers, al kan het bestuur, of de verzamelde werkgroep zelf, een deelnemer de toegang ontzeggen.

Bezwaar staat open voor de werkgroep, conform het Reglement van Bezwaar.

Communicatie binnen de stichting

Artikel 9

De stichting draagt er zorg voor dat de deelnemers tijdig en deugdelijk worden geïnformeerd over het functioneren van de Stichting, de lopende activiteiten en periodiek over bereikte resultaten. De Stichting publiceert dit in de nieuwsbrief en op de website.

De communicatie binnen de Stichting zal primair plaatsvinden via elektronische weg doch ook via andere communicatiemiddelen.

De Stichting draagt er zorg voor dat de deelnemers in staat worden gesteld in contact te treden met de Stichting. De Stichting heeft als uitgangspunt dat informatie passief en actief kan worden verkregen.

Inzet deelnemers

Artikel 10

Indien het gaat om het toetreden van een nieuwe deelnemer aan een werkgroep, hoort het bestuur de betreffende werkgroep.

Betaalde inzet van deelnemers zal uitsluitend plaatsvinden na selectie en goedkeuring door het bestuur.

Het is deelnemers verboden zich als vertegenwoordiger van de Stichting uit te geven, danwel gebruik te maken van het Stichtingslogo, indien dit niet volgt uit expliciete toestemming.

Deelnemers kunnen in aanraking komen met vertrouwelijke gegevens. Deelnemers handelen conform hetgeen gesteld is in de statuten, huishoudelijk reglement en het privacybeleid van het PvFM.

Deelnemers aan de deelnemersraad, het bestuur, actieve deelnemers van werkgroepen die in aanraking komen met gegevens die privacygevoelig kunnen gevraagd worden een geheimhoudingsverklaring te tekenen.

De standaard geheimhoudingsverklaring is in te zien op de website.

Bezwaar

Artikel 11

De Stichting draagt zorg voor een klimaat waarbinnen de deelnemers en haar organen onder strikte vertrouwelijkheid kunnen communiceren met de Stichting.

Tegen besluiten van het bestuur staat bezwaar open, conform het Reglement van Bezwaar.

Vergoedingen

Artikel 12

De Stichting is voornemens binnen een aantal jaren toe te werken naar een vergoedingensysteem voor de inzet van deelnemers bij het werk van de Stichting. De Stichting zorgt dat dit vergoedingensysteem voor een ieder toegankelijk is. Het vergoedingssysteem zal in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde (fiscale)wetgeving en met hetgeen bedoeld wordt in de “Fair Practice Code".

De stichting heeft nu nog geen inkomsten, maar zal zodra deze toereikend zijn beginnen met het implementeren van het vergoedingssysteem.

Begroting

Artikel 13

Het bestuur is belast met het opstellen van de jaarlijkse begroting van de Stichting. De jaarlijkse begroting dient jaarlijks voor 1 november te worden ingediend behoudens bijzondere omstandigheden op basis waarvan de Raad van Toezicht uitstel kan verlenen.

De jaarlijkse begroting wordt door de Raad van Toezicht vastgesteld.

De raad van toezicht benoemt, mede op advies van het bestuur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar in de vergadering van de raad van toezicht verslag uit van zijn bevindingen. De externe accountant krijgt vanuit de organisatie geen opdrachten die zijn onafhankelijke controlewerkzaamheden in gevaar zouden kunnen brengen. Het bestuur rapporteert jaarlijks aan de raad van toezicht over de relatie met de externe accountant en eventuele ontwikkelingen daarin.

Het bestuur zal jaarlijks zorgdragen voor het geven van een controleopdracht aan de registeraccountant.

De Stichting ziet erop toe dat in geval van inschakeling van derden ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden voor de Stichting, altijd op basis van meer dan één offerte een keuze zal worden gemaakt, tenzij de aard van de werkzaamheden zich daartegen verzet.

Indien bij het einde van een boekjaar een begrotingsoverschot wordt vastgesteld zal dit worden toegevoegd aan de algemene reserves.

Gedragscode

Artikel 14

De Stichting ziet erop toe dat binnen de Stichting doch ook naar buiten toe de Stichting volgens een gedragscode dient te handelen (zie ‘Gedragscode PvFM’). De Stichting draagt zorg voor het opstellen van een dergelijke gedragscode en zorgt dat deze gedragscode voor elke lid toegankelijk is.

Handelen in strijd met de gedragscode kan leiden tot opzegging van het deelnemerschap.

Tegenstrijdig belang

Artikel 15

De Stichting ziet er op toe dat indien zich er een (schijnbaar) tegenstrijdig belang voordoet, dit kenbaar wordt gemaakt en dat de persoon of het orgaan zich zal onthouden van handelingen die door dit tegenstrijdig belang kunnen worden beïnvloed of de Stichting zou kunnen schaden. Dit alles ongeacht de plicht van het orgaan of de persoon uit eigener beweging tegenstrijdige belangen te melden, conform artikel 17 ‘Gedragsregels PvFM’

Indien blijkt dat een persoon of orgaan niet tijdig uit eigener beweging de aanwezigheid van een tegenstrijdig belang heeft gemeld besluit het bestuur dan wel de Raad van Toezicht over de te nemen stappen.

Het niet tijdig melden van een tegenstrijdig belang kan leiden tot schorsing, ontslag of beëindiging van het deelnemerschap. Een dergelijk besluit dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering en staat open voor bezwaar, conform het Reglement van Bezwaar.

Gedragscode

Ingangsdatum: 1 januari 2021

Stichting Platform voor Freelance Musici

Empowering Freelance Musicians

Gedragscode PvFM

1. het PvFM gaat uit van goede omgangsvormen. We spreken we elkaar op heldere toon aan, staan open voor feedback, luisteren naar elkaar en geven elkaar de gelegenheid tot het stellen vragen voor verduidelijking en willen van elkaar leren. Respect voor de ander staat voorop. Het volgende gedrag wordt in ieder geval niet getolereerd: schelden, kleineren, intimideren, dreigementen, geweld (zowel schriftelijk, verbaal als fysiek), het niet respecteren van de gestelde grenzen door het PvFM of deelnemers van het PvFM.

2. Het PvFM beschermt en hecht waarde aan haar goede naam en reputatie, het bestuur wordt hierbij gezien als deel van het PvFM, omdat deze de spreekbuis en het gezicht van het PvFM zijn. Alle betrokkenen zijn zich bewust van dit belang en zullen het platform niet schaden.

3. Het collectieve belang van het PvFM gaat voor het individuele belang of het belang van een andere groep;

4. Het PvFM voorkomt de schijn van belangenverstrengeling (conform het huishoudelijk reglement onder artikel 5).

5. (De schijn van) tegenstrijdige belangen moeten worden gemeld door de betrokken personen en/of organen. De persoon of het orgaan zich zal onthouden van handelingen die door dit (schijnbare) tegenstrijdige belang kunnen worden beïnvloed, of de Stichting zouden kunnen schaden.

6. het PvFM zet zich in voor de collectieve belangen van freelance musici en kan niet ingezet worden voor individuele problemen of conflicten, tenzij dit probleem of conflict een collectieve implicatie heeft.

7. Reclame en acquisitie is niet toegestaan op de sociale kanalen van het PvFM.

8. Het is niet toegestaan om informatie te delen, die alleen voor deelnemers bestemd is.

9. Het PvFM volgt hetgeen vastgelegd is in de Wet Persoonsgegevens (WPB).

10. Het PvFM bestuurt vanuit de doelstelling van het PvFM.

11. Het PvFM laat de verantwoordelijkheid daar waar die hoort. Dit houdt in dat iedereen zich zo goed mogelijk op de hoogte stelt van die regels die er zijn, zijn/haar rechten en plichten kent, zich verantwoordelijk opstelt en daarin een hulpvaardige, integere en zakelijke houding aanneemt.

12. Het PvFM voert haar taken uit op een integere en respectvolle wijze.

13. Het PvFM streeft actief naar diversiteit als afspiegeling van de maatschappij en als afspiegeling van de diverse vakgebieden in de freelance muzieksector.

14. Het PvFM heeft op dit moment geen medewerkers, maar zodra ze deze wel heeft zorgt ze ervoor dat medewerkers zonder gevaar voor hun (rechts)positie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.

15. Het PvFM is open over procedures en hun besluitvorming. Zij streeft ernaar om zoveel mogelijk informatie toegankelijk te maken.

16. Het PvFM staat open voor constructieve feedback. Bezwaar aantekenen tegen bestuursbesluiten is mogelijk.

17. Bij het uitvoeren van haar taken zal het PvFM actief informatie ophalen uit het veld en is transparant in wat zij daar mee heeft gedaan. Dit gebeurt onder meer via de Facebookpagina, werkgroepen, onderzoeken, bijeenkomsten of expertmeetings.

18. Het PvFM behandelt vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.

19. Het PvFM evalueert en toetst aan eerder gemaakte afspraken regelmatig haar eigen functioneren en doet dat minimaal jaarlijks ook samen met de Raad van toezicht. Naar aanleiding van evaluaties wordt gekeken in hoeverre het functioneren van het PvFM dient te worden aangepast. De resultaten van de evaluatie en de naar aanleiding daarvan ondernomen stappen worden openbaar gemaakt.

20. Bestuur en raad van toezicht zorgen dat zij vanuit het belang van de organisatie conflicten binnen het bestuur, binnen de raad van toezicht of tussen het bestuur en de raad van toezicht onderling actief beheersen en zo snel mogelijk oplossen.

21. Slotbepaling: de gedragscode is van toepassing met ingang van 1 januari 2021

Reglement van Bezwaar

Ingangsdatum: 1 januari 2021

Stichting Platform voor Freelance Musici Empowering Freelance Musicians

Reglement van Bezwaar

§1 Benoemen bezwaarcommissie

Na ontvangst van een bezwaarschrift, dat door het bestuur niet onderschreven wordt, benoemt het bestuur zo spoedig mogelijk een bezwaarcommissie. Het bestuur kan een bezwaarschrift ook niet-ontvankelijk of ongegrond verklaren.

De commissie wordt aangewezen door de Raad van Toezicht en bestaat uit drie mensen met een juridische achtergrond, waarvan minimaal één deelnemer in het PvFM.

De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Indien de commissie dit noodzakelijk acht kan zij deelnemers aan de commissie toevoegen en/of deskundig advies vragen.

§2 Taken commissie

De commissie heeft tot taak het bezwaar inhoudelijk te onderzoeken en een schriftelijk gemotiveerd advies aan het bestuur uit te brengen. De commissie bepaalt zelf de wijze waarop zij het bezwaar onderzoekt en kan om nadere informatie verzoeken bij betrokkenen.

§3 Behandeling bezwaar

De commissie zal zo spoedig mogelijk na ontvangst van het bezwaarschrift een datum en tijdstip bepalen waarop de behandeling van het bezwaarschrift zal plaatsvinden. Indien de commissie het noodzakelijk acht nadere toelichting te ontvangen van betrokkenen, zal zij via e-mail of telefonisch contact opnemen. Een mondelinge behandeling behoort tot de mogelijkheden, maar is niet noodzakelijk.

De eventuele mondelinge behandeling van het bezwaar betreft een besloten zitting. Van de mondelinge behandeling wordt een verslag gemaakt. Het verslag zal worden toegevoegd aan het door de commissie te geven advies.

De wijze van verwerking van het bezwaar wordt bepaald door de commissie en staat niet open voor beroep.

§4 Advies

De commissie stelt een gemotiveerd advies op ten behoeve van het bestuur. Het bestuur heeft de bevoegdheid het advies integraal over te nemen, gedeeltelijk over te nemen, dan wel een contrair besluit te nemen.

Indien het bestuur geheel of gedeeltelijk afwijkt van het advies van de commissie dient zij dit deugdelijk te motiveren.

Na instemming van de Raad van Toezicht, wordt het besluit zo spoedig mogelijk kenbaar gemaakt aan de betrokkenen.

Statuten

Stichting Platform voor Freelance Musici

Document Metadata

Table of Contents

Platform voor Freelance Musici

Document Metadata